Đề tài Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp đầu máy Hà Nội

ng quý và cuối năm cán bộ kế toán phải lập báo cáo tài chính gồm 4 loại: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả SXKD Báo cáo thuyết minh tài chính Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Do hoạt động SXKD chính của xí nghiệp không hạch toán kết quả nên trong Báo cáo kết quả hoạt động SXKD phần kết quả Lãi lỗ chỉ dùng để phản ánh kết quả của hoạt động sản xuất phụ. Xí nghiệp là một thành viên của công ty vận tải hành khách dường sắt Hà Nội nên ngoài 4 loại báo cáo trên, Xí nghiệp còn phải lập một báo cáo về chi phí sản xuất để nộp lên cho công ty vận tải hành khách dường sắt Hà Nội Mẫu báo cáo chi phí sản xuất Ngoài ra, định kỳ 10 ngày cán bộ kế toán phải lập báo cáo nội bộ trình lên Ban giám đốc gồm: Báo cáo thu chi và tồn quỹ tiền mặt Báo cáo tình hình vật tư 2.2. Thực trạng về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 2.2.1Đặc điểm nguyên vật liệu. 2.2.1.1 Đặc điểm vật liệu của Xí nghiệp Là một xí nghiệp thành viên của Ngành Vận tải đường sắt, Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội vừa có nhiệm vụ tổ chức vận dụng đầu máy để kéo tàu theo đúng yêu cầu của công tác chạy tàu vừa có nhiệm vụ sửa chữa các loại đầu máy. Do đó, vật liệu của Xí nghiệp rất phong phú và đa dạng về chủng loại. Có những loại vật liệu chiếm tỉ trọng lớn, thường xuyên sử dụng như dầu than, nhưng cũng có những loại vật liệu chỉ chiếm tỉ trọng nhỏ nhưng rất đa dạng như zoăng cao su, lò xo, bánh răng động cơ, thép tròn, thép chữ L, ắc quy, gỗ, dây cu-roa; đơn vị tính cũng rất phức tạp như cái (lò xo), kg (than), lít (dầu), m3 (gỗ) 2.2.1.2 Phân loại vật liệu ở Xí nghiệp Mỗi loại vật liệu có nội dung kinh tế và chức năng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, có tính chất lý hoá khác nhau. Do đó, để quản lý tốt vật liệu bảo đảm phục vụ cho sản xuất, Xí nghiệp thực hiện phân chia vật liệu thành từng loại khác nhau: Nguyên vật liệu chính: bao gồm vật tư (dùng để thay thế và sửa chữa các loại máy móc thiết bị) và dầu (dầu diezel dùng để chạy đầu máy). Nhiên liệu: gồm các loại dầu (các loại dầu dùng cho sửa chữa đầu máy) và than. Phụ tùng thay thế: các vật tư dùng để thay thế, sửa chữa đầu máy. Phế liệu: là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh sử dụng lại hoặc bán ra ngoài Vật tư phụ tùng của Xí nghiệp rất đa dạng và phong phú về chủng loại và có số lượng khá lớn bao gồm : - Vật tư phụ tùng cho đầu máy Tiệp (D12E). - Vật tư phụ tùng cho đầu máy Nga (TY7 và TGM8). - Vật tư phụ tùng cho đầu máy Trung Quốc (hơi nước và Đông Phong). Do đặc điểm kỹ thuật cấu tạo của các loại đầu máy về cơ bản là giống nhau nên vật tư phụ tùng có thể chia thành các nhóm lớn sau : - Vật tư phụ tùng ở bộ phận động cơ. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận truyền động thủy lực. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận điều khiển. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận chạy. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận truyền động điện. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận bơm hãm bánh xe. Nếu xét về đặc điểm hạch toán và quản lý thì vật tư ở Xí nghiệp được phân thành hai loại: Vật liệu: gồm nguyên vật liệu chính, phụ tùng thay thế, phế liệu Nhiên liệu chạy tàu. 2.2.2 Tổ chức chứng từ nguyên vật liệu 2.2.2.1Chứng từ sử dụng Chứng từ gốc: Hoá đơn bán hàng, Hóa đơn GTGT (của người bán), Biên bản giao nhận vật tư (đối với những vật tư tự gia công). Biên bản kiểm nhận vật tư, Biên bản nghiệm thu vật tư Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) Phiếu lĩnh vật tư (Mẫu số 06-VT) Biên bản nghiệm thu nhiên liệu khoáng vật thể rắn và lỏng 2.2.2.2Tổ chức luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu 2.2.2.2.1 Tổ chức luân chuyển chứng từ nhập kho Khi phát sinh nhu cầu vật liệu: Tiếp liệu viên (tại phòng Vật tư) trình danh sách vật liệu cần mua và bản báo giá cho Giám đốc và Trưởng phòng ký duyệt sau đó xuống phòng Tài vụ viết Giấy tạm ứng để lĩnh tiền mua vật tư (nếu trả tiền luôn). Khi hàng đã về, tiếp liệu viên xuất trình các chứng từ cần thiết để nghiệm thu vật liệu. Ban kiểm nghiệm gồm người phụ trách cung tiêu, thủ kho, người giao hàng căn cứ vào các chứng từ gốc để tiến hành kiểm tra vật tư dưới sự chứng kiến của tiếp liệu viên và thủ kho rồi lập Biên bản nghiệm thu vật tư. Căn cứ vào Biên bản nghiệm thu vật tư, tiếp liệu viên lập Phiếu nhập kho gồm 2 liên (một liên được giao cho tiếp liệu viên giữ). Thủ kho nhận 1 liên của Phiếu nhập kho, nhận hàng, ghi vào Thẻ kho rồi chuyển lên phòng Kế toán. Kế toán nguyên vật liệu sẽ ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu chứng từ. Mẫu số 1: Đơn vị: XNĐMHN Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Mẫu số: 05-VT Ngày 14 tháng 3 năm 2003 Số: 1257 Căn cứ: Hoá đơn Số 1892 ngày 14 tháng 3 năm 2003 Của: Công ty VL điện và DCCK - Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà Phạm Văn Kiên - Trưởng ban Ông, bà Lê Văn Tiến - ủy viên Ông, bà Phạm Thị Hải - ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách 1 Sơ mi xi lanh động cơ 100 100 0 ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Đủ tiêu chuẩn Đại diện tài vụ Người mua hàng Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số 2: Phiếu nhập kho Số: 1257 Ngày 14 tháng 3 năm 2003 Had và tên người giao hàng: PhạmVăn Hưng Theo Hoá đơn số 1892 Của Công ty VL điện và DCCK Nhập tại kho: Tiệp STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Sơ mi xi lanh động cơ 15751 Cái 100 100 1.161.000 116.100.000 Cộng 116.100.000 Nhập, ngày 14 tháng 3 năm 2003 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Nhiên liệu của Xí nghiệp do Phân xưởng nhiên liệu có trách nhiệm mua sắm, bảo quản và điều phối đến các trạm nhiên liệu. Hiện nay, Phân xưởng nhiên liệu quản lý 8 trạm nhiên liệu thuộc 5 tuyến đường mà Xí nghiệp đảm nhận chạy tàu. Nhiên liệu mua về sẽ được chuyển thẳng đến các trạm hoặc nhập kho nhiên liệu tại Hà Nội rồi sau đó được chuyển đến các trạm nhiên liệu. Khi nhiên liệu được đưa tới các trạm, sau khi kiểm nghiệm, tiếp liệu viên không tiến hành lập Phiếu nhập kho mà lập Biên bản nghiệm thu nhiên liệu khoáng vật thể rắn lỏng trên đó ghi số lượng theo Phiếu vận chuyển và số thực nhập. Biên bản nghiệm thu này cùng với hoá đơn sẽ là căn cứ để kế toán ghi sổ nguyên vật liệu. Mẫu số 3: Biên bản nghiệm thu nhiên liệu khoáng vật thể rắn và lỏng Đơn vị: Trạm Thanh Hoá Ngày 10 tháng 3 năm 2003 Số hiệu vật liệu Ga gửi Số toa xe Số phiếu vận chuyển Tên nhiên liệu và nhãn hiệu Trọng lượng Giá tiền Theo Phiếu vận chuyển Theo thực tế Theo giá của người cung ứng Theo giá mục lục Giá 1 tấn Thành tiền Giá 1 tấn Thành tiền Vinh 332/20 5143 Than 40.000 40.000 Người giao Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.22.2 Tổ chức luân chuyển chứng từ xuất kho: Khi có nhu cầu sử dụng vật tư: Đơn vị có nhu cầu sẽ viết Phiếu lĩnh vật tư (2 liên, 1 liên được Phòng kế hoạch lưu, 1 liên chuyển lên phòng vật tư để duyệt). Người lĩnh vật tư đem Phiếu lĩnh vật tư đã được duyệt xuống kho để lĩnh vật tư. Thủ kho sau khi kiểm tra sẽ xuất vật tư, ghi số thực xuất vào Phiếu lĩnh và Thẻ kho. Định kỳ 3-5 ngày, kế toán nguyên liệu sẽ thu nhận chứng từ, tính ra giá trị vật tư xuất kho (giá hạch toán) và phản ánh vào Phiếu lĩnh vật tư, cuối kỳ tiến hành ghi sổ kế toán và bảo quản lưu chứng từ. Mẫu số 4: Phiếu lĩnh vật tư Số: 1274 Mẫu số: 06-VT Khổ: 3 x 9 Ngày 21 tháng 3 năm 2003 Tên đơn vị lĩnh: tổ động cơ Lý do lĩnh: Sửa chữa máy 646 Lĩnh tại kho: Tiệp Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin lĩnh Thực phát 15751 Sơ mi xi lanh động cơ 6 6 1.161.000 6.966.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Sáu triệu chín trăm sáu mươi sáu nghìn đồng. Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người nhận Phụ trách đơn vị Việc xuất nhiên liệu cũng được tiến hành tương tự như xuất các loại vật tư khác. Người lĩnh nhiên liệu là những công nhân lái máy. Đối với than và dầu diezel chạy đầu máy thì khi xuất, phân xưởng nhiên liệu sẽ lập Phiếu lĩnh vật tư còn khi xuất dầu bôi trơn thì lập Giấy yêu cầu hàng ngày. Các chứng từ này do phân xưởng nhiên liệu quản lý, định kỳ sẽ được chuyển lên phòng kế toán. Đồng thời việc xuất nhiên liệu còn được thể hiện trên tờ cơ báo do tài xế giữ, cơ báo này phản ánh các thông tin về đầu máy trong hành trình chạy máy bao gồm cả việc sử dụng nhiên liệu. 2.2.3. Tính giá nguyên vật liệu Tính giá vật liệu là việc xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc và phương pháp khác nhau. 2.2.3.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tại Xí nghiệp, khi nhập kho vật liệu kế toán ghi sổ theo giá thực tế. Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản) - Chiết khấu mua hàng (nếu có) Đối với vật liệu tự gia công chế biến: Giá thực tế vật liệu nhập kho tự chế biến = Giá trị thực tế của vật liệu xuất chế biến + Chi phí chế biến Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Giá thực tế vật liệu nhập kho thuê ngoài gia công chế biến = Giá trị của vật liệu xuất chế biến + Chi phí thuê ngoài chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ 2.2.3.2 Tính giá vật liệu xuất kho 2.2.3.2.1 Đối với vật tư phụ tùng Do vật tư phụ tùng có khối lượng lớn và chủng loại đa dạng, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên nên việc xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho hàng ngày rất khó khăn. Do đó Xí nghiệp sử dụng giá hạch toán để phản ánh tình hình nhập xuất hàng ngày. Cuối kỳ, kế toán sẽ điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá trị vật liệu thực tế xuất kho = Giá hạch toán vật liệu xuất kho x Hệ số giá Trong đó: Hệ số giá = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ Giá hạch toán vật liệu nhập kho trong kỳ + 2.2.3.2.1Đối với nhiên liệu Để tính giá trị nhiên liệu xuất kho, kế toán áp dụng phương pháp giá đơn vị bình quân. Theo phương pháp này, trong kỳ khi xuất nhiên liệu kế toán chỉ phản ánh số lượng, đến cuối kỳ sau khi tính được đơn giá bình quân cho các loại nhiên liệu, kế toán sẽ tính ra giá thực tế của nhiên liệu dùng trong kỳ theo công thức: Giá trị nhiên liệu thực tế xuất kho = Đơn giá bình quân x Số lượng nhiên liệu xuất kho trong kỳ Trong đó: Đơn giá bình quân = Giá thực tế nhiên liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế nhiên liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ 2.2.4 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu Công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu của Xí nghiệp được thực hiện theo phương pháp sổ số dư. 2.2.4.1 Tại kho: * Đối với vật tư phụ tùng: Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu, căn cứ vào chứng từ nhập xuất như Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu nhập kho, Phiếu lĩnh vật tư, thủ kho tiến hành phản ánh lên Thẻ kho theo số thực nhập, thực xuất. Định kỳ 3 đến 5 ngày, thủ kho giao toàn bộ chứng từ nhập xuất cho kế toán vật liệu. Mẫu số 4: Đơn vị: XNĐM HN Thẻ kho Mẫu số O6 - VT Tên kho: Tiệp Ngày lập thẻ: 1.3.2003 Số thẻ: 15751 Số tờ: 01 Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư: Sơ mi xi lanh động cơ Ngày tháng Chứng từ Lý do nhập xuất Số lượng Chữ ký của kế toán khi thu chứng từ Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D 1 2 3 4 Tháng 3.2003 0 14.3 1257 Công ty VL điện và CKDC 100 100 21.3 1274 Đại tu 646 6 94 30.3 1324 Đại tu 649 6 58 * Đối với nhiên liệu: Tình hình nhập xuất và tồn kho tại các trạm nhiên liệu được thông báo thường xuyên hàng ngày và trực tiếp cho Phân xưởng nhiên liệu để điều phối kịp thời. Khi phát sinh các nghiệp vụ xuất nhiên liệu, thủ kho tại các trạm nhiên liệu sẽ phản ánh lên Bảng kê khai nhiên liệu dầu mỡ đã nhập xuất và Bảng thanh toán xuất than dầu mỡ (được lập định kỳ 10 - 15 ngày) (trang bên). Bảng kê khai nhiên liệu dầu mỡ đã nhập xuất thể hiện tình hình nhập xuất và tồn kho nhiên liệu tại các trạm nhiên liệu, Bảng thanh toán xuất than dầu mỡ phản ánh việc sử dụng nhiên liệu tại các trạm trong tháng được phân bổ theo từng đầu máy và theo từng công việc, được chuyển vào lên phòng kế toán định kỳ 10 ngày. Liên hiệp Đường sắt Việt nam Xí nghiệp đầu máy hà nội Trạm nhiên liệu Bảng thanh toán xuất than, dầu mỡ trạm nhiên liệu Đồng Mỏ Từ ngày 1 tháng 3 đến ngày 15 tháng 3 năm 2003 Loại dầu Đầu máy D.C (lít) HYPOY B14OEP (lít) HDY50 (lít) HLP32 (lít) Mỡ (kg) Cát (kg) Giẻ lau (kg) 407 2.070 31 67.5 12 14 416 420 6 14 3 2 444 2.067 22.5 70 9 1 9 453 886 14 29 4 3 466 377 5 13.5 2.5 2 488 3.890 52 133.5 22 1 22 494 1.967 54.5 66.5 19 18 Cộng 22.419 303.5 749.5 112.5 3 1500 108 Ngày 15 tháng 3 năm 2003 Phụ trách tài vụ Quản đốc 2.2.4.2 Tại phòng kế toán: Hàng ngày hay định kỳ 3 đến 5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép, ký xác nhận số hàng tồn và thu nhận chứng từ nhập xuất vật tư, đối chiếu số tồn trên Thẻ kho với số dư của Sổ số dư tại phòng kế toán. Sau khi hoàn chỉnh chứng từ, kế toán tiến hành tính ra giá trị vật tư xuất kho (giá hạch toán) rồi phản ánh ngay trên Phiếu lĩnh vật tư cuối tháng. Sổ số dư quý 1 năm 2003 Số danh điểm Tên và quy cách vật tư Đơn vị tính Còn lại ngày 31.3.2003 Đơn giá Số lượng Thành tiền Kho Tiệp 15741 Trục bánh xe đầu máy Cái 150.000 18 2.700.000 15742 Cusinee Paliê P2 cổ số 1-6 - 65.000 29 1.885.000 15743 Bạc chân đầu bằng nhôm - 1.100.000 19 20.900.000 15744 Biên chính + phụ - 3.200.000 18 57.600.000 15745 Trục khuỷu đại tu - 165.000 168 27.720.000 15746 Bạc biên cốt 1 - P1 - 40.000 474 18.960.000 15751 Sơ mi xi lanh động cơ - 1.161.000 58 67.338.000 2.2.5Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 2.2.5.1Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán Để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng tài khoản: TK 152 “Nguyên vật liệu” Bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế biến hoặc thuê ngoài gia công, được cấp, phát hiện thừa khi kiểm kê. Bên Có: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, chiết khấu mua hàng được hưởng, trả lại người bán hoặc được giảm giá, phát hiện thiếu hụt khi kiểm kê Dư Nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. TK 152 được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2. TK 152.1: Nguyên vật liệu chính Gồm TK 152.1 - Vật tư TK 152.1- Dầu (Dầu diesel dùng để chạy đầu máy) TK 152.3: Nhiên liệu Gồm TK 152.3 - Than TK 152.3 - Dầu (Dầu diesel để sửa chữa đầu máy) TK 152.4: Phụ tùng thay thế TK 152.7: Phế liệu thu hồi Ngoài ra để theo dõi nguyên vật liệu kế toán còn sử dụng TK 151 “Hàng mua đi đường” và các TK theo dõi thanh toán như TK 1111, TK 141, TK 331. Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu ở Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội là phương pháp kê khai thường xuyên. 2.2.5.2 Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Xí nghiệp là hình thức sổ “Nhật ký chung”. Do yêu cầu phân công lao động kế toán theo phần hành và do sử dụng chương trình kế toán máy nên khi nhập dữ liệu, kế toán lập Chứng từ ghi sổ cho từng phần hành kế toán. Khi đã có dữ liệu, máy sẽ tự xử lý và đưa dữ liệu vào Nhật ký Chung cũng như các biểu bảng sổ sách và các báo cáo quyết toán. Trình tự hạch toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp: Chứng từ gốc Bảng phân bổ vật liệu Sổ nhật ký chung Bảng kê số 4 Báo cáo chi phí sản xuất Sổ cái TK 152, 153 2.2.5.2.1 Quá trình thu mua, nhập kho nguyên vật liệu Vật liệu của Xí nghiệp nhập kho do các nguồn: Mua ngoài nhập kho Vật tư gia công nội bộ nhập kho Vật tư xuất sử dụng không hết Vật tư vay mượn của đơn vị bạn. * Đối với vật liệu mua ngoài: vật liệu mua ngoài có nhiều hình thức thanh toán như người đi mua vật tư nhận tạm ứng hay Xí nghiệp trực tiếp trả cho người bán khi nhận hàng hoặc trả tiền sau. Khi hàng về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn mua vật liệu và phiếu nhập kho, kế toán lập chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu nhập kho Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (của Liên hợp I) Có TK 331: Số tiền phải trả cho nhà cung cấp Có TK 1111, 1121, 141: số tiền thanh toán luôn Khi được hưởng chiết khấu mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 331, 1111, 1121 Có TK 152 Trích mẫu chứng từ ghi sổ: XNLHVTĐSKVI XNĐMHN Chứng từ ghi sổ Số: 6203/3 Trang: 1 Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có 177 14.3.2003 Phạm Quốc Hưng. Vật tư nhập kho HĐ 1892. Thuế GTGT 10% 152 133 1 1 1111 240.000 24.000 4615 15.3.2003 Công ti Hoá dầu. Mua dầu. Thuế GTGT 10%. 152 133 1 1 331 20.215.700 2.021.570 3345 16.3.2003 Cty VL điện và DCCK. Mua VT Thuế GTGT 10%. 152 133 1 1 331 3.835.000 383.500 7115 16.3.2003 Ng Thị Tích. Mua VT PN 1326 - 20.3.2003. Thuế GTGT 10%. 152 133 1 1 141 5.188.500 518.850 Cộng 32.427.120 Chứng từ ghi sổ là cơ sở để kế toán phản ánh vào Nhật ký chung và Sổ cái TK 152. XNLHVTĐSKVI XNĐMHN Nhật ký chung Tháng 3 năm 2003 Mẫu số: S 04-DN Trang: 031 N VS Chứng từ Diễn giải Đã ghi SC SHTK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Đem sang 23.539556945 23.539556945 25 177 14.3.2003 Phạm Quốc Hưng. Vật tư nhập kho HĐ 1892. X 1521 1331 1111 240.000 24.000 264.000 28 4615 15.3.2003 Công ti Hoá dầu. Mua dầu X 1521 1331 331 20.215.700 2.021.570 22.237.270 28 3345 16.3.2003 Cty VL điện và DCCK. Mua VT X 1521 1331 331 3.835.000 383.500 4.218.500 28 7115 16.3.2003 Ng Thi Tích. Mua VT PN 1326 - 20.3.2001. X 1521 1331 141 5.188.500 518.850 5.707.350 Cộng chuyển trang sau 30.352.257.283 30.352.257.283 XNLHVTĐSKVI XNĐMHN Sổ cái Tháng 3 năm 2003 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Trang: 008 Số hiệu: 152 N VS Chứng từ Diễn giải Số trg NKC TKĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 2.791.000.512 25 177 14.3.2003 Phạm Quốc Hưng. Vật tư nhập kho HĐ 1892. Số CTGS: 5103 031 1111 240.000 28 4615 15.3.2003 Công ti Hoá dầu. Mua dầu Số CTGS: 5103 031 331 20.215.700 28 3345 16.3.2003 Cty VL điện và DCCK. Mua VT. Số CTGS: 5103 031 331 3.835.000 28 7115 16.3.2003 Ng Thị Tích. Mua VT PN 1326 – 20.3.2003 Số CTGS: 5103 031 141 5.188.500 Cộng dồn số phát sinh 321.259.498 * Đối với vật liệu gia công nội bộ nhập kho: căn cứ vào Biên bản nghiệm thu và Phiếu nhập kho, kế toán lập chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152: giá thực tế vật liệu nhập kho Có TK 154 * Đối với vật liệu xuất kho sử dụng không hết nhập lại kho ghi giảm chi phí: căn cứ vào Phiếu nhập kho, kế toán lập chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152 Có TK 621, 6272 * Đối với vật liệu vay mượn của đơn vị bạn, căn cứ vào Phiếu nhập kho, kế toán lập chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152 Có TK 3388 Quy trình hạch toán vào Nhật ký chung và Sổ cái cũng tương tự như đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài. 2.2.5.2.2 Quá trình xuất dùng nguyên vật liệu Trong kỳ, khi xuất nguyên vật liệu chính, phụ tùng, kế toán phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng (giá hạch toán) ngay trên Phiếu lĩnh vật tư; đối với nhiên liệu, định kỳ các trạm nhiên liệu sẽ gửi các chứng từ xuất và báo cáo tình hình sử dụng nhiên liệu trong tháng lên phòng kế toán. Cuối kỳ kế toán phải tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho để có số liệu ghi vào sổ kế toán tổng hợp và báo cáo. Đối với nhiên liệu, căn cứ vào Báo cáo tình hình sử dụng nhiên liệu, kế toán lập Bảng tính giá nhiên liệu. Bảng tính giá nhiên liệu Quý I năm 2003 Stt Loại nhiên liệu Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Than mể Tấn Tồn kho đầu kỳ 11,2 276.200 3.093.440 Cộng 11,2 276.200 3.093.440 2 Than Đồi hoa và T.bình Tấn Tồn kho đầu kỳ 409,1 261.534 106.993.559 XN TD Xuân hoà T1/2003 300,00 261.905 78.571.500 XN TD Xuân hoà T2/2003 318,50 289.658 92.256.000 XN TD Xuân hoà T3/2003 331,20 276.200 91.477.500 Cộng 1.358,80 271.783 369.298.559 7 Dầu diesel Lít Tồn kho đầu kỳ 76.254,10 3.656 278.773.616 Nhập T1/2003 tại Hà Nội 1.071.061,00 3.661 3.921.154.321 Nhập T2/2003 tại Hà Nội 738.858,00 3.661 2.704.959.138 Nhập T3/2003 tại Hà Nội 754.858,00 3.661 2.761.554.537 Nhập T1/2003 tại Mạo Khê 35.145,00 3.753 131.911.450 Nhập T2/2003 tại Mạo Khê 42.158,00 3.749 158.048.000 Nhập T3/2003 tại Mạo Khê 42.138,00 3.750 158.010.700 Nhập T1/2003 tại Ninh Bình 10.548,00 3.741 39.460.068 Nhập T2/2003 tại Ninh Bình 10.408,00 3.741 39.160.788 Nhập T3/2003 tại Ninh Bình 15.609,00 3.741 58.617.729 Cộng 2.796.616,10 3.666 10.251.650.347 Giá dầu bình quân 3.070.379,10 3.674 11.281.031.787 Đối với vật tư phụ tùng, việc điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế được thực hiện trên Bảng kê số 03 (trang bên). Giá trị hạch toán của vật tư phụ tùng nhập kho trong quý căn cứ vào số liệu trên Nhật ký chứng từ số 5. Trích mẫu Nhật ký chứng từ số 5: Nhật ký chứng từ số 5 (giá hạch toán) Quý I năm 2003 Số PN Ngày tháng Mã số Tên đơn vị bán hàng TK 1521 TK 1524 TK 1531 1221 4.1.03 003 Cty VL điện và DCCK 74.760000 1223 5.1.03 003 Cty VL điện và DCCK 5.065.000 1225 10.1.03 005 Công ty Hoá dầu 1.006.600 Tổng cộng 2.421.883.075 5.854.334.212 66.821.089 Cuối mỗi quý, căn cứ vào Phiếu lĩnh vật tư kế toán tiến hành phân bổ vật tư theo các khoản mục chi phí của ngành (các tài khoản loại 6 được chi tiết theo từng công việc) (theo giá hạch toán). Công việc này được thực hiện trên bảng phân bổ số 2. Bảng phân bổ số 2 - Phân bổ vật tư vào giá thành (Theo giá hạch toán) TK Có TK Nợ TK 152.1 - Vật tư Giá hạch toán TK 152.1 - Dầu Giá hạch toán TK 152.4 - Phụ tùng Giá hạch toán 06a 29.956.503 4.070.162 5.240.500 06b 40.154.863 171.717.214 386.477.682 07a 4.939.607 12.302 13.176.475 07b 14.647.381 3.191.165 868.500 Cộng 621 218.883.790 1.306.294.876 2.906.723.432 25a 39.181.880 185.500 25b 58.597.649 22.000 25c 114..206.956 4.142.478 23.841.010 26 9.095.244 3.798.037 360.836 27 29 12.455.950 16.709.786 996.744 Cộng 6272 414.887.514 24.650.301 25.546.090 Cộng 621 và 6272 623.771.304 1.330.945.177 2.932.269.522 Sau khi phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí (theo giá hạch toán) dựa vào Bảng tính giá vật liệu kế toán tính được giá trị thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ bằng cách lấy giá hạch toán nhân với hệ số giá (đối với nguyên vật liệu chính, phụ tùng) và lấy đơn giá thực tế bình quân của nhiên liệu nhân với số lượng nhiên liệu đã xuất trong quý (đối với nhiên liệu). Từ đó, kế toán lập Bảng phân bổ vật liệu vào giá thành (trang bên) Bảng phân bổ vật liệu vào giá thành là cơ sở để kế toán tập hợp chi phí sản xuất cho từng đối tượng trên bảng kê số 04 và từ đó lập báo cáo chi phí sản xuất cho toàn Xí nghiệp trong quý; đồng thời cũng là cơ sở để kế toán lập chứng từ ghi sổ để phản ánh vào Nhật ký chung và Sổ cái tài khoản 152. Chứng từ ghi sổ được lập theo từng nội dung kinh tế riêng. * Đối với số nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất, kế toán lập chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 621, 627 (6272) Có TK 152 * Đối với vật liệu xuất kho cho đơn vị bạn mượn tạm thời, kế toán lập chứng từ ghi sổ: Nợ TK 138 (1388) Có TK 152 * Đối với vật liệu xuất bán ra ngoài, kế toán lập chứng từ ghi sổ: Nợ TK 632 (632 phụ) Có TK 152 Trích mẫu chứng từ ghi sổ vật liệu xuất dùng cho hoạt động sản xuất: XNLHVTĐSKVI XNĐMHN Chứng từ ghi sổ Số:2333/3 Trang: 1 Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. Chỉnh bị đầu máy 621 06a 1521 29.983.464 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. Chỉnh bị đầu máy 621 06b 1521 40.491.002 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003.Cấp nước, nhiên liệu 621 07a 1521 4.944.053 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003.Cấp nước nhiên liệu 621 07b 1521 14.660.564 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. Lái máy 621 08a 1521 1.505.960 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. Lái máy 621 08b 1521 1.136.574 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. Lái máy 621 08c 1521 198.900 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. Sửa chữa dưới cấp 3 621 11 1521 50.111.900 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. Ky đầu máy HN 621 13a 1521 28.218.900 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. Ky đầu máy TY 621 14a 1521 18.481.975 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. Ky đầu máy Tiệp 621 14b 1521 29.647.494 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. Duy tu nhà xưởng 6272 25a 1521 39.217.144 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. Duy tu mạng điện 6272 25b 1521 58.650.387 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. Duy tu máy móc 6272 25c 1521 114.309.742 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. Phương tiện v/c 6272 26 1521 9.103.430 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. Bổ trợ sản xuất 6272 29 1521 12.467.160 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. Quản lý sản xuất 6272 31 1521 62.209.306 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. 6272 36 1521 92.179.674 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. 6272 37 1521 99.089 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. 6272 38 1521 915.123 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. 6272 39 1521 1.463.166 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. 6272 40 1521 24.646.692 Cộng 634.341.699 Trích mẫu trang Nhật ký chung: XNLHVTĐSKVI XNĐMHN Nhật ký chung Tháng 3 năm 2003 Mẫu số: S 04-DN Trang: 032 N VS Chứng từ Diễn giải Đã ghi SC SHTK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Đem sang 30.352.257.283 30.352.257.283 30 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 X 621.06a 29.983.464 X 1521 29.983.464 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 X 621.06b 40.491.002 X 1521 40.491.002 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 X 621.07a 4.944.053 X 1521 4.944.053 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 X 621.07b 14.660.564 1521 14.660.564 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 X 621.08a 1.505.960 X 1521 1.505.960 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. X 621.08b 1.136.574 X 1521 1.136.574 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. X 621.08c 198.900 X 1521 198.900 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003. X 621.11 50.111.900 X 1521 50.111.900 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 X 627.25a 39.217.144 X 1521 39.217.144 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 X 6272.25b 58.650.387 X 1521 58.650.387 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 X 6272.25c 114.309.742 X 1521 114.309.742 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 X 6272.38 915.123 X 1521 915.123 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 X 6272.39 1.463.166 X 1521 1.463.166 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 X 6272.40 24.646.692 X 1521 24.646.692 Cộng chuyển trang sau 30.986.598.982 30.986.598.982 Trích mẫu Sổ cái: XNLHVTĐSKVI XNĐMHN Sổ cái Tháng 3 năm 2003 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Trang 011 Số hiệu: 152 Chứng từ Diễn giải Số trg NKC TKĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số đem sang 2.428.913.574 1.527.070.133 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 032 621.06a 29.983.464 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 621.06b 40.491.002 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 621.07a 4.944.053 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 621.07b 14.660.564 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 621.08a 1.505.960 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 621.08b 1.136.574 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 621.08c 198.900 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 621.11 50.111.900 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 621.13a 28.218.900 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 621.14a 18.481.975 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 621.14b 29.647.494 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 627.25a 39.217.144 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 6272.25b 58.650.387 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 6272.25c 114.309.742 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 6272.26 9.103.430 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 6272.29 12.467.160 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 6272.31 62.209.306 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 6272.36 92.179.674 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 6272.37 99.089 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 6272.38 915.123 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 6272.39 1.463.166 1006 30.3.2003 Phân bổ VT vào Z QI/2003 6272.40 24.646.692 Số CTGS: 2333 Cộng số phát sinh 2.428.913.574 2.161.411.832 2.2.5.3Hạch toán nghiệp vụ kiểm kê: Vào cuối mỗi quý, kế toán cùng thủ kho sẽ tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu tại các kho. Kết thúc cuộc kiểm kê, kế toán sẽ lập biên bản kiểm kê. Trích mẫu biên bản kiểm kê: XNLHĐS KV I Xí nghiệp đầu máy hà nội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Biên bản kiểm kê Ngày 31 tháng 3 năm 2003 + Tên kho: Tiệp + Danh sách tổ kiểm kê gồm: Ông Phạm Sỹ Lành - Tổ trưởng Ông Nguyễn Văn Vanh - Đại diện phòng Vật tư Bà Nguyễn Diệu Hương - Đại diện phòng Tài vụ Ông Nguyễn Tiến Dũng - Thủ kho + Kết quả kiểm kê: Tổng số thẻ kiểm kê: 29 thẻ từ 15741 đến 15769 Trong đó: Số thẻ thừa: 0 Số thẻ thiếu: 01 Mã số thẻ: 15746 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bạc biên cốt 1 - P1 Số lượng thiếu: 04 cái Đơn giá: 40.000đ Giá trị thiếu: 120.000đ + Quyết định xử lý: Hạch toán tăng chi phí sản xuất trong quý. Đại diện phòng Tài vụ Đại diện phòng Vật tư Thủ kho Dựa vào kết quả kiểm kê và các quyết định xử lý số vật liệu thừa hay thiếu mà kế toán thực hiện các bút toán cụ thể. *Vật tư hao hụt phát hiện trong kiểm kê quyết định ghi tăng chi phí, kế toán lập chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 621, 6272 Có TK 152 Trích mẫu chứng từ ghi sổ: XNLHVTĐSKVI XNĐMHN Chứng từ ghi sổ Số:2341/3 Trang: 1 Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có 1007 30.4.2003 Phát hiện thiếu vật tư kiểm kê cuối quý 621 1521 120.000 Cộng 120.000 Từ chứng từ ghi sổ nghiệp vụ kiểm kê sẽ được phản ánh vào Nhật ký chung, từ đó vào Sổ cái tương tự như các nghiệp vụ nhập và xuất nguyên vật liệu. Trích mẫu trang Nhật ký chung: XNLHVTĐSKVI XNĐMHN Nhật ký chung Tháng 3 năm 2003 Mẫu số: S 04-DN Trang: 034 N VS Chứng từ Diễn giải Đã ghi SC SHTK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Đem sang 32.485.124.584 32.485.124.584 30 1007 30.3.2003 Phát hiện thiếu vật tư kiểm kê cuối quý X 621 1521 120.000 120.000 Cộng chuyển trang sau 32.512.356.102 32.512.356.102 Trích mẫu Sổ cái: XNLHVTĐSKVI XNĐMHN Sổ cái Tháng 3 năm 2003 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Trang 012 Số hiệu: 152 Chứng từ Diễn giải Số trg NKC TKĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số đem sang 2.428.913.574 2.161.411.832 1007 30.3.2003 Phát hiện thiếu vật tư kiểm kê cuối quý 034 621 120.000 Cộng số phát sinh 2.428.913.574 2.178.411.832 Số dư cuối kỳ 3.058.502.334 * Sau khi kiểm kê phụ tùng ở các kho phế liệu, nhiên liệu, vật tư nhập lại kho phụ tùng, kế toán lập chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 1524 Có TK 1521, 1523, 1527 chương 3 - Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 3.1 Nhận xét đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội Xã hội ngày càng phát triển đòi hỏi phương pháp quản lý và công tác tổ chức kế toán cũng phải cải tiến để tự hoàn thiện. Một tổ chức kế toán có thể phù hợp trong giai đoạn hiện thời nhưng lại không thích ứng được với những đòi hỏi của giai đoạn mới. Do đó, sự hoàn thiện tổ chức kế toán luôn luôn là yêu cầu cấp thiết đối với mọi doanh nghiệp; nó đòi hỏi người quản lý phải nghiên cứu, tìm tòi nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán của đơn vị mình để hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. Có thể nói công tác hạch toán vật liệu đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên cả bình diện trực tiếp và gián tiếp. Trước hết yếu tố nguyên vật liệu chiếm một tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí do đó hạch toán vật liệu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp. Hơn nữa tổ chức tốt công tác hạch toán và quản lý vật liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất. Chính vì vậy hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu là một điều rất cần thiết. Là một đơn vị vừa có nhiệm vụ vận dụng vừa có nhiệm vụ sửa chữa đầu máy nên nhu cầu vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội rất lớn, chủng loại vật liệu đa dạng và phong phú, do đó công tác quản lý vật liệu rất phức tạp, đòi hỏi công tác hạch toán vật liệu phải không ngừng nâng cao để đáp ứng được yêu cầu quản lý. Năm 1986 là một cột mốc lớn trong tiến trình lịch sử của đất nước ta: Từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang cơ chế thị trường. Điều này đã tạo ra những vận hội và thời cơ lớn cho các doanh nghiệp hoạt động, tuy nhiên nó cũng đặt ra cho mỗi một tổ chức những khó khăn và thách thức đòi hỏi phải vượt qua để tồn tại và phát triển. Hòa theo sự phát triển của đất nước, nhận thức rõ nhiệm vụ của mình trong công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, Xí nghiệp đầu máy Hà nội đã có những phương hướng, biện pháp chuyển mình nhằm xóa bỏ bao cấp chuyển sang hạch toán kinh doanh theo cơ chế thị trường, nâng cao số lượng và chất lượng vận tải. Trong những năm qua, xí nghiệp đã đạt được nhiều kết quả rất đáng kể dù mặt bằng sản xuất và nhà xưởng chật hẹp, hệ thống máy móc thiết bị đã lạc hậu và xuống cấp không đảm bảo độ chính xác gia công phụ tùng cho đầu máy diezel. Thành tích đó phải kể đến sự chỉ đạo sát sao của Liên hiệp Đường sắt Việt nam và Liên hợp I, sự cố gắng phấn đấu nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp và đặc biệt là sự trưởng thành của đội ngũ cán bộ quản lý của xí nghiệp. Ngày 1.1.1996 theo Quyết định số 1141TC/QĐ/QĐKT của Bộ Tài chính, Xí nghiệp đã tiến hành thực hiện cải cách chế độ kế toán. Mặc dù thời gian bắt đầu gặp nhiều khó khăn như xây dựng lại hệ thống sổ kế toán, cách thức ghi chép, chuyển số từ tài khoản kế toán cũ sang số dư tài khoản kế toán mới nhưng dần dần công tác kế toán cũng đi vào nề nếp và khoa học, thông tin kế toán cung cấp có hiệu quả, phục vụ cho yêu cầu quản lý của Xí nghiệp. Để phù hợp với quy mô, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, yêu cầu hạch toán của ngành và để đảm bảo tính thống nhất về hình thức sổ kế toán trong toàn ngành, Xí nghiệp đã chuyển từ hình thức sổ kế toán “Nhật ký chứng từ” sang sử dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung”. Cùng với quá trình đổi mới công tác kế toán trong toàn ngành cũng như áp dụng thành tựu khoa học công nghệ thông tin mà chủ yếu là ứng dụng các phần mềm kế toán, công tác kế toán tại Xí nghiệp đã bước sang một giai đoạn mới: công việc của các nhân viên chủ yếu là xử lý chứng từ và nhập chứng từ, việc cân đối tài khoản, lên bảng biểu là do máy thực hiện dưới sự kiểm tra của cán bộ kế toán. Mặc dù đã có sự giúp đỡ của máy vi tính nhưng khối lượng công tác kế toán ở Xí nghiệp vẫn rất lớn do số lượng chứng từ nhiều, mật độ nghiệp vụ xảy ra lớn. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung như hiện nay của xí nghiệp đã đảm bảo được sự lãnh đạo thống nhất, tập trung đối với công tác kế toán trong xí nghiệp, đảm bảo cho kế toán phát huy vai trò và chức năng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, chuyên môn hoá và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ kế toán, giúp cho việc cung cấp thông tin một cách kịp thời và chính xác. Phòng kế toán của Xí nghiệp với đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán năng động, có trình độ, kinh nghiệm về nghề nghiệp, nhạy bén với sự đổi mới của thị trường, được giao nhiệm vụ cụ thể phù hợp với năng lực của mình luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ, cung cấp thông tin kế toán một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác giúp cho lãnh đạo Xí nghiệp đưa ra được những quyết định và chính sách quản lý kịp thời nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Ưu điểm lớn nhất trong công tác hạch toán đặc biệt là hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp là tính hiệu quả và tính chính xác. Phòngkế toán luôn có sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban, phân xưởng trong Xí nghiệp đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán tiến hành trôi chảy, kịp thời. Các phần hành kế toán được phối hợp nhịp nhàng, thực hiện đúng chế độ quy định hiện hành, các tài khoản chi tiết được mở hợp lý theo từng khoản mục cụ thể phù hợp với hoạt động của ngành đường sắt. Việc tổ chức chứng từ ban đầu cùng với hạch toán chi tiết rất cụ thể, giúp cho hoạt động quản lý cũng như hạch toán tổng hợp vật liệu đạt hiệu quả. Chứng từ ban đầu gồm nhiều loại phù hợp với đặc điểm của vật liệu, phù hợp với yêu cầu quản lý vật liệu theo kho và trạm nhiên liệu. Công tác tổ chức hạch toán tổng hợp vật liệu tại Xí nghiệp rất khoa học, ít trùng lặp, tiết kiệm lao động kế toán, đáp ứng được yêu cầu hạch toán của đơn vị cấp trên. Nhìn chung, hoạt động của phòngkế toán tài vụ đã đảm bảo đáp ứng kịp thời, chính xác các thông tin về sự biến động của vốn và tình hình tài chính cho Ban giám đốc. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đã đạt được công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp vẫn còn một số tồn tại nhất định: Kỳ lập kế hoạch và kỳ hạch toán tiến hành theo quý: Trong môi trường nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh quyết liệt như hiện nay, việc nắm bắt thông tin kế toán và đưa ra quyết định đúng đắn là việc có tầm quan trọng rất lớn đối với mỗi doanh nghiệp đặc biệt là đối với một doanh nghiệp có quy mô lớn như Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội. Là một Xí nghiệp thành viên của Xí nghiệp Liên hợp I, kỳ hạch toán của Xí nghiệp được tiến hành theo quý nên việc cung cấp thông tin của kế toán bị hạn chế rất nhiều về mặt thời gian. Vì vậy việc nắm bắt tình hình để đưa ra quyết định một cách chính xác và kịp thời của Ban Giám đốc sẽ gặp khó khăn. Hơn nữa, việc hạch toán theo quý sẽ gây ảnh hưởng đến việc theo dõi tình hình nguyên vật liệu và chi phí sản xuất cũng như việc đề ra những biện pháp kịp thời đối với hoạt động sản xuất trong kỳ và những kỳ kế toán sau. 2. Sự không đồng nhất trong công tác tính giá nguyên vật liệu xuất kho Hiện nay, Xí nghiệp sử dụng đồng thời hai phương pháp trong tính giá nguyên vật liệu xuất kho là phương pháp giá hạch toán (đối với vật tư phụ tùng) và giá thực tế bình quân gia quyền (đối với nhiên liệu). Khi thực hiện đồng thời hai phương pháp tính giá như vậy xét về góc độ đặc điểm của vật liệu và nhiên liệu thì khá hợp lý. Tuy nhiên, đối với nhiên liệu khi sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá trị nhiên liệu xuất kho thì chỉ đến cuối kỳ mới tính được tổng giá trị nhiên liệu. Như vậy không phản ánh được tình hình biến động nhiên liệu về giá trị một cách thường xuyên, do đó phần nào ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin quản lý. 3. Chưa xây dựng Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật liệu trong hạch toán chi tiết vật liệu Trong quá trình hạch toán chi tiết vật liệu kế toán chỉ thực hiện kiểm tra đối chiếu chứng từ nhập xuất và thẻ kho, tính giá vật tư xuất kho theo giá hạch toán trên Phiếu lĩnh vật tư mà không phản ánh trên Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật liệu. Thiếu bảng luỹ kế này thông tin về tình hình biến động nhập xuất vật liệu không được kịp thời. Hơn nữa sẽ thiếu cơ sở để đối chiếu với số liệu trên Sổ số dư và Bảng kê tính giá vật liệu của kế toán tổng hợp. 4. Chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng phục vụ sản xuất được hạch toán trên cùng một tài khoản Việc mã hoá các tài khoản một mặt nhằm giản tiện cho công tác hạch toán, mặt khác là để phân biệt từng loại vật liệu, tài sản, chi phí Hiện nay, tại Xí nghiệp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí công cụ dụng cụ tại các phân xưởng sản xuất được theo dõi riêng trên từng tài khoản. Tuy nhiên chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ dùng chung trong Xí nghiệp lại được tập hợp chung vào TK 6272 “Chi phí vật liệu”. Việc tập hợp hai loại chi phí: chi phí vật liệu và chi phí công cụ dụng cụ vào cùng một tài khoản như vậy là chưa hợp lý. Vì vậy, Xí nghiệp nên tập hợp riêng giá trị của hai loại chi phí này trên hai tài khoản khác nhau nhằm tạo sự thuận lợi và cho việc hạch toán. 5. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp chưa thống nhất Hình thức kế toán tổng hợp tại Xí nghiệp hiện nay là hình thức “Nhật ký chung” thống nhất trong toàn ngành. Tuy nhiên khi nhập dữ liệu vào máy tính thì cán bộ kế toán lập “Chứng từ - ghi sổ”, sau khi nhập dữ liệu máy sẽ tự động chuyển dữ liệu vào Nhật ký chung rồi từ đó vào Sổ cái các tài khoản. Bên cạnh đó, do ảnh hưởng của hình thức sổ Nhật ký chứng từ trước đây nên trong quá trình hạch toán tổng hợp kế toán vẫn sử dụng các Nhật ký chứng từ và bảng kê.Việc sử dụng Chứng từ - ghi sổ để vào dữ liệu tại Xí nghiệp là hợp lý do quy mô hoạt động lớn, lao động kế toán được phân công theo từng phần hành. Sự kết hợp giữa Chứng từ - ghi sổ và Nhật ký chung trong hệ thống sổ kế toán không ảnh hưởng gì lớn trong công tác kế toán. Tuy nhiên, việc sử dụng đồng thời cả Chứng từ - ghi sổ, Nhật ký chứng từ và Nhật ký chung không đảm bảo được tính thống nhất trong hạch toán tổng hợp cũng như gây khó khăn trong việc đối chiếu và kiểm tra. Do đó, Xí nghiệp cần xem xét để cải tiến lại hệ thống sổ kế toán tổng hợp đảm bảo cho sự thống nhất, đơn giản và thuận tiện cho việc hạch toán cũng như công tác kiểm tra. Phát hiện ra những thiếu sót và bất hợp lý trong công tác hạch toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng là điều hết sức cần thiết, tuy nhiên việc điều chỉnh lại cho hợp lý không phải là chuyện đơn giản và dễ thực hiện đặc biệt là đối với một Xí nghiệp có quy mô lớn như Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội vì nó kéo theo nhiều sự chuyển đổi không chỉ trong hệ thống sổ sách mà còn cả phương pháp hạch toán. Tuy nhiên, để công tác quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì không có cách nào khác là không ngừng hoàn thiện công tác hạch toán. Dưới góc độ của một sinh viên lần đầu được làm quen với công tác kế toán thực tế, trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế, em xin được đưa ra một số ý kiến nhằm góp phần bổ sung và hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội. 3.2 - Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 3.2.1. Về kỳ lập kế hoạch và kỳ hạch toán: Để khắc phục được những khó khăn khi hạch toán theo quý, Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội cùng với những thành viên khác trong Xí nghiệp nên kiến nghị với Xí nghiệp Liên hợp I xem xét để tiến hành hạch toán theo tháng đảm bảo cho thông tin kế toán kịp thời đáp ứng được những yêu cầu trong điều kiện cạnh tranh như hiện nay. 3.2.2. Về phương pháp tính giá vật liệu Để đảm bảo được tính thống nhất trong việc tính giá vật liệu cũng như thuận tiện cho việc theo dõi tình hình biến động của nhiên liệu kế toán nên xây dựng hệ thống giá hạch toán như đối với vật tư phụ tùng, đến cuối kỳ sẽ tính hệ số giá và tiến hành điều chỉnh. Theo phương pháp giá hạch toán, trong kỳ khi nhập nhiên liệu, kế toán sẽ ghi sổ theo giá hạch toán (có thể là một giá cố định do Xí nghiệp đề ra phù hợp với giá trên thị trường hoặc giá kế hoạch hay giá tại thời điểm đầu kỳ hạch toán). Đến cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành tính hệ số giá theo công thức: Hệ số giá = Giá thực tế nhiên liệu tồn kho đầu kỳ Giá hạch toán nhiên liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế nhiên liệu nhập kho trong kỳ Giá hạch toán nhiên liệu nhập kho trong kỳ + Sau đó tiến hành điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế: Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ = Giá hạch toán vật liệu xuất kho trong kỳ x Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu (hệ số giá) Trong đó: Giá hạch toán vật liệu xuất kho trong kỳ = Số lượng vật liệu xuất kho x Đơn giá hạch toán của vật liệu 3.2.3. Về công tác hạch toán chi tiết vật liệu: Để hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết vật liệu tạo điều kiện cho việc đối chiếu và kiểm tra số liệu giữa các chứng từ nhập xuất với sổ số dư cũng như Bảng kê tính giá vật liệu của kế toán tổng hợp, Xí nghiệp nên xây dựng Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật liệu. Mẫu Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật liệu: Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật liệu Tháng năm Kho: Nhóm vật liệu Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Từ ngày đến ngày Từ ngày đến ngày Từ ngày đến ngày Từ ngày đến ngày 3.2.4. Về tài khoản sử dụng trong hạch toán chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất. Để giải quyết sự bất hợp lý khi hạch toán chi phí nguyên vật liệu và chi phí công cụ dụng cụ vào cùng tài khoản 6272, Xí nghiệp nên tập hợp riêng hai loại chi phí này trên hai tài khoản khác nhau. Cụ thể: chi phí nguyên vật liệu sẽ được tập hợp vào TK 6272 “Chi phí vật liệu” còn chi phí công cụ dụng cụ sẽ được tập hợp trên TK 6273 “Chi phí dụng cụ sản xuất”. Kết cấu của TK 6273 cũng tương tự như TK 6272: Bên Nợ: tập hợp chi phí công cụ dụng cụ thực tế phát sinh trong kỳ; bên Có: ghi giảm chi phí công cụ dụng cụ và kết chuyển chi phí công cụ dụng cụ thực tế trong kỳ. 3.2.5 Về hệ thống sổ kế toán tổng hợp sử dụng trong công tác hạch toán Để thống nhất hệ thống sổ kế toán và giảm bớt một khâu trung gian trong quá trình hạch toán tại Xí nghiệp có thể tổ chức hạch toán như sau: kế toán bỏ qua Chứng từ ghi sổ, xây dựng thêm các nhật ký đặc biệt như Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng bên cạnh Nhật ký chung. Như vậy, khi phát sinh các nghiệp vụ kế toán sẽ phản ánh trực tiếp lên các nhật ký này rồi từ đó vào Sổ cái các tài khoản. Nhật ký thu tièn là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của đơn vị. Sổ này mở cho các nghiệp vụ thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng cho từng loại loại tiền hoặc từng nơi thu tiền. Nhật ký chi tiền là nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền của Xí nghiệp. Sổ này mở riêng cho chi tiền mặt, chi tiền gửi ngân hàng và mở cho từng loại tiền hoặc từng nơi chi tiền. Nhật ký mua hàng là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng nhóm hàng tồn kho theo hình thức mua chịu hoặc đặc tiền trước (không sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ mua tài sản cố định, xây dựng cơ bản). Trích mẫu Nhật ký mua hàng: NTGS Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ tài khoản Phải trả người bán (Ghi Có TK 331) SH NT 152 153 TK khác Số tiền SH 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số trang trước mang sang Cộng mang sang trang sau Nhật ký bán hàng là nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của Xí nghiệp như bán nguyên vật liệu theo hình thức bán hàng thu tiền sau hoặc hàng mua đặt trước tiền hàng. Việc ghi chép trên các loại nhật ký khác nhau vừa đảm bảo cho tính thống nhất về hình thức sổ trong toàn Liên hợp vừa phù hợp với sự phân công lao động kế toán theo từng phần hành của Xí nghiệp. Lời kết luận Trong sự phát triển của nền kinh tế thị trường, kế toán thật sự là một công cụ quản lý kinh tế. Việc củng cố và hoàn thiện tổ chứckế toán nói chung cũng như kế toán nguyên vật liệu nói riêng đang là yêu cầu bức thiết đối với mỗi doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường. Nhận thức được điều này trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội luôn coi trọng công tác hạch toán nguyên vật liệu, coi đây là một khâu trung tâm của toàn bộ công việc kế toán. Là một sinh viên được trang bị kiến thức khoa học, hiểu và nhận thức được bản chất cũng như tầm quan trọng của công tác kế toán nên trong quá trình thực tập và nghiên cứu đề tài “Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội” em đã học hỏi thực tế, kết hợp giữa kiến thức đã được học và thực tế để cố gắng hoàn thành bản chuyên đề này. Tuy nhiên, do sự hạn chế của kiến thức cũng như thời gian thực tập và kinh nghiệm thực tế nên trong bài viết này không tránh khỏi sai sót. Do đó em mong được sự thông cảm và góp ý của các thầy cô. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Trần Văn Dung đã nhiệt tình hướng dẫn em hoàn thành bản luận văn tốt nghiệp. Hà Nội, tháng 4 năm 2004 Mục lục Trang Lời mở đầu 1 Phần I – Lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 2 I - Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 2 1. Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh 2 2. ý nghĩa, nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp 2 II - Phân loại và tính giá vật liệu ở các doanh nghiệp 3 1. Phân loại vật liệu 3 2. Tính giá vật liệu 4 III - Tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu 8 1. Chứng từ kế toán sử dụng 8 2. Tổ chức luân chuyển chứng từ vật liệu 9 IV - Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 10 1. Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu 10 2. Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu 11 V - Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 15 1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 15 2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 23 3. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu 25 4. Hệ thống sổ sử dụng trong kế toán vật liệu 27 Phần II - Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 29 I - Khái quát chung về Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 29 1. Quá trình hình thành và phát triển 29 2. Chức năng nhiệm vụ 30 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 31 4. Đặc điểm về bộ máy kế toán của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 33 II - Thực trạng về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 35 1. Đặc điểm nguyên vật liệu. 35 2. Tổ chức chứng từ nguyên vật liệu 36 3. Tính giá nguyên vật liệu 39 4. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu 40 5. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 43 Phần III - Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 54 I - Nhận xét đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 54 II - Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 58 Lời kết luận 62 ý kiến nhận xét của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội