Đề tài Tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động

bộ máy kế toán Do đặc kểm là một đơn vị kinh doanh thường mại, các hoạt động mua bán diễn ra thường xuyên liên tục với khối lượng lớn và xảy ra ngay tại các đơn vị trực thuộc nên công ty đã lựa chọn hình thức kế toán vừa phân tán vừa tập trung. Sự phân tán được thể hiện ở mỗi đoan vị trực thuộc đều có kế toán làm nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ mua bán, xuất nhập kho, thống kê, hạch toán các nội dung, chỉ tiêu được phân cấp quản lý. Để tiện cho việc kịp thời theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc được chủ động, linh hoạt trong quá trình kinh doanh, toàn bộ các chứng từ được lập ở các đơn vị trực tiếp kinh doanh. Sau đó, những chứng từ này được tập hợp và gửi về phòng kế toán công ty. Sự tập trung được thể hiện ở việc phòng kế toán công ty sau khi nhận được toàn bộ những chứng từ co các kế toán đơn vị trực thuộc gửi lên sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu toàn bộ, vào nhập ký tổng hợp, vào sổ cái, lên báo cáo. Để phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo kinh doanh của công ty , chặt chẽ từ công ty xuống các cửa hàng, trạm Đứng đầu bộ máy kế toán của công ty là kế toán trưởng, người tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán, công tác kế toán , thống kê trong doanh nghiệp. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp về mặt nghiệp vụ của các nhân viên phân hành, kế toán cơ sở , đôn đốc , giám sát tình hình sử dụng vốn của công ty. Đồng thời, kế toán trưởng cũng sà người trực tiếp báo cáo các thông tin kế toán lên giám chuyển dịch cơ cấu kinh tế ngànhốc, các cơ quan có thẩm quyền cũng như chịu trách nhiệm trước phát luật về các thông tin, số liệu đã báo cáo. Công ty có hai kế toán phó chịu sự lãnh đạo của kế toán trưởng và phải chịu trách nhiệm trong phạm vi kế toán tổng hợp và kiêm kiểm toán viên nội bộ; một kế toán phó khác chịu trách nhiệm tính thuế phải nộp cho cơ quan thế và các kết quả tài chính cho chuyển dịch cơ cấu kinh tế ngành đơn vị trực thuộc cũng như chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác kế toán ở trạm bảo hộ lao động. Cả hai kế toán phó đều phải tập trung các chứng từ do các đơn vị trực thuộc gửi lên cho phòng kế toán công ty và tiến hành hạch toán vào nhật ký chứng từ, sau đó vào sổ cái để làm căn cứ lập báo cáo tài chính của công ty . Toàn bộ phòng kế toán được chia ra 4 bộ phận : kế toán quỹ và ngân hàng, kế toán tồn kho bán hàng và công nợ bán, kế toán công nợ mua, kế toán tài sản cố định và tổng hợp. Ngoài ra, còn có bộ phận kế toán phân tán dưới các cửa hàng, các trạm. Một kế toán làm nhiệm vụ về quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển vay vốn và thanh toán. Cán bộ kế toán phần này cuối kỳ phải đối chiếu với ngân hàng về số tiền trên tài khoản cỉa công ty gửi tài ngân hàng. Một kế toán theo dõi các nghiệp vụ về hàng hoá như theo dõi tổng hợp tình hình nhập xuất tồn hàng hoá và các nghiệp vụ bán hàng như phản ánh koanh thu và thanh toán của người mua Một kế toán theo dõi công nợ với người bán và kiêm nhiệm chức năng thủ quỹ Kế toán phó kiêm kế toán tổng hợp đảm nhiệm các nghiệp vụ về tài sản cố định, tiền lương, bảo hiểm xã hội, tập hợp chi phí, tính toán kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính. Một nhân viên làm việc thống kê Nhìn chung, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức hợp lý với các kế toán viên có nhiều kinh nghiệm trong nghề nghiệp nên công tác kế toán được thực hiện chín xác, kịp thời. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán kiêm kiểm toán viên bộ Kế toán phó Nhân viên thống kê Kế toán quỹ và ngân hàng Kế toán công nợ mua kiêm thủ quỹ Kế toán bán hàng, kho và công nợ bán Kế toán chi phí, TSCĐ, tổng hợp Kế toán phòng nghiệp vụ Kế toán trạm bảo hộ lao động Kế toán trạm bách hoá Kế toán cửa hàng số 1 Kế toán cửa hàng số 2 4.2. Hệ thống chứng từ Mỗi phần hành kế toán, đơn vị sử dụng những mẫu chứng từ khác nhau, ở phần bán hàng ( tiêu thụ hàng hoá ) đơn vị sử dụng một số chứng từ như: Hoá đơn GTGT, biên bản thừa thiếu hàng hoá , phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo nợ của ngân hàng, tờ kê chi tiết nhập xuất, bản kê... 4.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng tuân theo hệ thống tài khoản do bộ tài chính ban hành Căn cứ vào tình hình thực tế của công ty , kế toán công ty đã sử dụng các tài khoản sau cho các phần hành kế toán : Các tài khoản thuộc bộ phận kế toán quỹ và ngân hàng: TK 111,112,113 Các tài khoản thuộc bộ phận kế toán tồn kho: TK 151,156 Các tài khoản thuộc bộ phận kế toán TSCĐ, tiền lương, chi phí: TK 211, 214, 142, 335, 333, 334, 338, 411, 431, 415, 416, 642, 911 Tại các cửa hàng theo dõi trên các tài khoản 111, 131, 331, 133, 156, 141, 511, 632, 641 cho từng cửa hàng Ngoài ra, công ty coàn mở các tài khoản cấp 2 phù hợp với hoạt động của công ty 4.4. Tổ chức sổ kế toán Hình thức sổ tổng hợp mà công ty lựa chọn là Nhật ký – chứng từ. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc ( đã kiểm tra ), kế toán phân hành ghi vào các NK – CT. Đối với các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng không thể hạch toán chi tiết trên sổ NK- CT thì căn cứ vào chứng từ gốc kế toán vào các bảng kê. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê để chuyển vào NK- CT có liên quan. Đối với các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các đối tượng cần thanh toán phân bổ như KHTSCĐ , công cụ đồ dùng, tiền lương... thì căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập bảng phân bổ đến cuối tháng chuyển vào bảng kê hoặc NK – CT có liên quan đồng thời đối chiếu số liệu giữa NK – CT với bảng kê. Sau đó căn cứ vào NK – CT để ghi sổ cái. Theo hình thức NK – CT , trình tự ghi sổ kế toán của công ty được khái quất theo sơ đồ sau : Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ số 8 Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 511,632,156.. Báo cáo tài chính Bảng kê số 1,5,8,10.... 4.5. Hệ thống báo cáo kế toán Cuối mỗi liên độ kế toán, doanh nghiệp lập báo cáo kế toán tổng hợp thông qua : Bảng cân đối kế toán , nhằm tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo dõi chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp để phản ánh tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp tại thời điểm nhất định. Công ty luôn ghi chép cập nhật, kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán giữa các sổ sách có liên quan, bảo đảm khớp và đúng để lập bảng cân đối kịp thời. Báo cáo kết quả kinh doanh : Định kỳ kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính theo từng quý và theo từng năm. Hàng năm, công ty phải lập báo cáo quyết toán cả năm vào phục vụ cho công tác quản lý và kiểm tra nội bộ còn tài chính, cơ quan thuế.... Ngoài hai báo cáo trên công ty còn sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính để phục vụ cho mục đích kinh donah của mình cuãng như làm tròn nhiệm vụ và quyền hạn của công ty trong phạm vi kinh doanh cho phép. II. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động. Bất kỳ doanh nghiệp nào khi ra đời và hoạt động đều đặt ra một lố quy ước chung cho đoan vị mình sao cho phù hợp với cơ chế quản lý của nhà nước và phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh để đem lại kết qủa cao nhất Qua thời gian thực tập tại công ty , em nhận thấy có một số vấn đè làm nổi bật phương thức kinh doanh của công ty như sau : Kế toán , áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên, tài khửan kế toán và phương pháp hạch toán và theo hướng dẫn của kế toán trưởng một cách thống nhất từ phòng kế toán xuống các bộ phận, ngoài chứng từ bắt buộc công ty còn sử dụng một số chứng từ tự lập khác. Việc hạch toán tổng hợp được tiến hành cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và theo dõi cho từng loại hàng hoá ở từng bộ phận, hạch toán kết quả kinh doanh được hạch toán chung cho toàn công ty theo từng quý. Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Về phương thức tiêu thụ hàng hoá ở công ty . Quá trình bán hàng của công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động được thực hiện theo hai phương thức là bán buôn và bán lẻ thu tiền trực tiếp Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Đối với nghiệp vụ bán buôn tại kho ( bán trực tiếp hoặc chuyển thẳng chờ chấp nhận ), trên cơ sở hợp đồng đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng cán bộ phòng kinh doanh lập hoá đơn GTGT ( cho hầu hết các mặt hàng ) và phiếu xuất kho. Hoá đơn giá trị gia tăng bao gồm 3 liên : Liên 1 : Lưu tại quyển Liên 2 : Giao cho khách hàng Liên 3 : Dung để thanh toán Hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho là các chứng từ phản ánh số lượng và giá trị hàng xuất bán. Đó cũng là căn cứ để thủ kho xuất hàng , ghi thẻ kho và các sổ sách có liên quan trong quá trình bán hàng Đối với nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng co tham gia thanh toán, kế toán vẫn hạch toán hàng nhập kho nên chứng từ sử dụng cũng là hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho Đối nới nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá, nhân viên bán hàng nộp tiền và báo cáo bán hàng cho kế toán. Sau đó kế toán căn cứ vào báo cáo bán hàng để ghi sổ kế toán. Ngoài ra, cần một chứng từ khác do nhân viên bán hàng lập cho từng mặt hàng để phản ánh lượng nhập, xuất tồn tại quầy, nó cũng là căn cứ để kế toán kiểm ta chính xác số lượng hàng tồn tại quầy Về giá cả : Giá bán được tính trên cơ sở trị giá hàng mua vào cộng các chi phí phát sinh và có lãi. Để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh hoặc mua với khối lượng lớn, công ty cũng áp dụng hình thức chiết khấu, giảm giá. Tuy nhiên việc chiết khấu giảm giá cho khách hàng ngay khi bán hàng hoặc khi ký kết hợp động được trừ trực tiếp trên hoá đơn và doanh thu thực tế được phản ánh vào tài khoản 532 và 811 Về phương thức thanh toán: Đới với phương thức bán buôn thì hình thức thanh toán có thể là thanh toán trước, thanh toán ngay, hoặc thanh toán chậm, đối với phương thức bán lẻ thì thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, bằng tiền gửi ngân hàng. 1. Hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá qua kho. 1.1 Hạch toán chi tiết. Hạch toán chi tiết hàng xuất kho được áp dụng theo phương pháp thẻ song song. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi thẻ kho, thẻ kho dùng để theo dõi lượng hàng hoá của từng nghiệp vụ bán theo từng dòng. Thẻ kho được mở cho từng kho và từng loại hàng hoá tránh mất mát hao hụt. định kỳ thủ kho kiểm tra đối chiếu số lượng thực tế với số lượng trên thẻ kho và số liệu kế toán kho. Khi xuất bán: căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, phòng kinh doanh viết hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho gửi cho phòng kế toán để kế toán trưởng duyệt và ký. Sau đó, trình giám đốc ký duyệt và giao cho khách hàng đi lấy hàng Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho, thủ kho xuất kho giao hàng và ghi vào thẻ kho. Hàng ngày kế toán kiểm ta chứng tử, ký và ghi các bút toán sau. Bút toán 1: phản ánh doanh thu bàn hàng Nợ TK 11,112,131 Có TK 511 Có TK 3331 Bút toán 2: phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632 Có TK 156 (1561) Ví dụ: ngày 19/12/2001 , cửa hàng số 1 của công ty xuất bán hai loại giấy gồm giáy phô tô A4 ngoại và giấy photo A0 với giá trị xuất là 9,883.489(đồng). Trị giá bán chưa có thuế GTGT là 10.032.234 (đồng). Tiền hàng người mua chưa trả . cửa hang số 1 lập hoá đơn GTGT số 93117 và phiếu xuất kho số 117, xuất trình kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, sau dó giao cho khách hàng đi lấy hàng. Căn cứ vào hoá đơn và phiếu xuất kho kế toán ghi Nợ TK 131 : 11.035457 Có TK 511 : 10.032.234 Có TK 333(1) : 1003223 Nợ TK 623 : 9833489 Có TK 1561 : 9833489 Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên : Liên 1 : Lưu tại quyển Liên 2 : Giao cho khách hàng Liên 3 : Dùng để thanh toán  Hoá đơn gtgt Mẫu số 01 – GTKT - 3LL Liên 3 ( dùng để thanh toán ) EK/01 - B Ngày 19/12/2001 N0 : 093117 Đơn vị bán hàng : Cửa hàng số 1 – Công ty tạp phẩm và BHLĐ Địa chỉ : 11B – Cát Linh Số TK : ----------------------- Điện thoại : Mã số : 0100107525 Họ tên người mua hàng : Anh Thanh Đơn vị : Viện khoa học công nghệ XD Địa chỉ : Nghĩa Tân – Cầu Giấy Số TK :-------------------- Hình thức thanh toán: Thanh toán chậm Mã số : 01004408233 STT Tên hàng hoá , dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Giấy Poto A4 ngoại Ram 190 28636.364 5.440.909 2 Giấy Poto A0 Ram 25 183.653 4.591.325 Hai loại Cộng tiền hàng 10.032.234 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 10.03223 Tổng cộng tiền thanh toán 11.035457 Số tiền viết vằng chữ : Mười một triệu không trăm ba mươi năm nghìn bốn trăm văm mươi bảy đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký họ tên) (Ký họ tên) (Ký, đóng dấu , ghi rõ họ tên)Phiếu xuất kho được lập thành 4 Liên Liên 1: Lưu tại quyển Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Giao cho kế toán tồn kho Liên 4: Giao cho kế toán công nợ Đơn vị: Công ty TP và BHLĐ Kho I Mẫu số 02VT Phiếu xuất kho Số 93117 Ngày 19/12/2001 Họ tên người nhận hàng : Anh Thanh Địa chỉ : Nghĩa Tân - Cầu Giấy Lý do xuất kho : Xuất bán Xuất tại kho : 11 Cát Linh - Kho I Đơn vị: Đồng STT Tên quy cách hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đ. giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Giấy PhotoA4 ngoại Ram 190 190 28636,364 5.440.909 2 Giấy Photo Ao Ram 25 25 83653 4.591.325 Cộng 10.032.234 Viết bằng chữ: Mười triệu không trăm ba hai nghìn hai trăm ba tư đồng Phụ trách bộ phận (Đã ký) Người giao hàng (Đã ký) Thủ kho (Đã ký) Hàng ngày, có nhiều phiếu xuất kho được lập. Để thuận tiện cho công tác thống kê, kế toán lập các tờ kê chi tiết hàng xuất kho. Tờ kê này được mở ở các đơn vị trực thuộc và cho từng nhóm hàng theo từng tháng. Mỗi cặp hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho được ghi 1 dòng trên tờ kê chi tiết co liên quan. Tờ kê này chỉ theo dõi về mặt giá trị, không theo dõi về mặt số lượn. Tờ kê chi tiết bao gồm 2 phần Phần chính : Phản ánh tình hình xuất kho hàng hoá ghi có TK 156 và Nợ TK 632 theo giá mua Phần phụ : dùng để theo dõi doanh thu bán hàng ( kông có thuế GTG ), ghi có TK 511, ghi Nợ các TK 111, 112, 131. Trên tờ kê phần phụ được ghi cùng dòng với phần chính. Phần phụ có tác dụng như sổ chi tiết bán hàng nen công ty khong mở thêm sổ này. Đối với việc bán hàng theo phương thức qua kho, khi kiểm nhận bán giao, co mặt cả hai bên bán và bên mua. Vì vậy, khi giao gàng và thanh toán tiền hàng cũng đồng thời kết thúc nghiệp vụ bán hàng. Không phát sinh nghiệp vụ thừa thiếu, hàng kém phẩm chất sai quy cách trả lại. Số liệu kế toán trên các tờ kê chi tiết hàng xuất kho ( không có thuế GTGT ) là căn cứ để kế toán đơn vị trực thuộc tập hợp vào Bảng kê số 4 – tài khoản 1561 cho đơn vị mình. Mỗi tờ kê được được ghi một dòng trên bảng kê theo số tổng cộng ở cuối tờ. Bảng kê số 4 của các đơn vị trực thuộc được mở cho từng nhóm hàng. Kết cấu bao gồm Phần diễn giải : Liệt kê các hàng hoá Phần I : ghi có TK 1561, Nợ TK 632 phản ánh tình hình xuất hàng đi tiêu thụ và xuất khác ( căn cứ vào tờ kê chi tiết hàng xuất kho ) Phần II : ghi có TK 511, ghi nợ các TK phản ánh doanh thu bán hàng ( căn cứ vào tờ kê chi tiết hàng xuất kho ) Về thực chất phần II chính là NK- CT số 8 – TK 511 được ghi kép trên cùng một hệ thống sổ. Việc đối chiếu, kiểm tra số liệu hạn chế sai sót. 1.2 Hạch toán tổng hợp Đến hạn quy định các đơn vị nộp bảng kê lên phòng kế toán tổng hợp, lập bảng kê số 4 – TK 1561 cho toàn công ty. Kết cấu như sau: Cột đơn vị: Ghi tên các đơn vị trực thuộc Phần ghi Có TK 156 và phần ghi Có TK 511 số tổng công cuối cùng trên các bảng kê số 4 của từng đơn vị là cơ sở để ghi vào mỗi dòng của bảng kê số 4 cho toàn công ty. Bảng kê số 4 – TK 1561 Tháng 12/2001 Đơn vị: Đồng Đơn vị DĐK Ghi Có TK 156, Nợ TK Ghi Có TK 511, Nợ TK Dư CK 632 Cộng có 111 112 131 Cộng có CH 1 2966817704 2966817704 2988743264 … … … … Cộng 38174278412 38174278412 21124274090 38535429826 Số liệu trên bảng kê số 4 – TK 1561 là căn cứ để ghi sổ cái TK 1561 cho toàn công ty. Sổ cái TK 1561 có kết cấu như sau: Phần số dư đầu năm: phản ánh trị giá hàng hoá tồn kho đầu năm Phần phát sinh Nợ: phản ánh trị giá hàng nhập trong tháng Phần phát sinh Có: phản ánh trị giá hàng xuất bán trong tháng trên cơ sở tổng phát sinh Có của TK 1561 Sổ cái tài khoản 156 Năm 2001 Đơn vị: Đồng Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Nợ TK 156, Có TK … … T10 T11 T12 111 45499170 70219910 45499801 331 19798089544 32965869 37879592354 3333 117901795 70828999 349784316 641 1 Cộng PS Nợ 19961490509 33106637778 38274876472 Cộng PS Có 21203867376 29299870212 38174278412 Dư Nợ 21168007309 24904554965 25120872104 (Trích sổ cái TK 156) Cuối tháng, kế toán tổng hợp phản ánh doanh thu trên NK – CT số 8 ( Trình bày ở phần xác định kết quả). NK – CT số 8 được mở cho toàn công ty theo từng tháng và ghi có TK 511, 632, 641,642, 421 đối ứng với các tài khoản có liên quan. NK – CT số 8 có kết cấu như sau: Căn cứ để ghi cột có TK 511 là các bảng kê 1, 2, 11 Cột ghi có TK 632 phản ánh trị giá vốn hàng bán trong kỳ được kết chuyển sang TK 911 (công ty không có nghiệp vụ hàng bán bị trả lại nên không có bút toán ghi giảm giá vốn). Cột ghi có TK 641, 642 phản ánh các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển sang TK 911 và các khoản ghi giảm chi phí. Cột có TK 911 phản ánh doanh thu thuần kết chuyển Cột ghi có TK 421 phản ánh lãi thu đươc trong kỳ. Nhật ký chứng từ số 8 và bảng kê 1, 2, 11 là cơ sở để ghi tổng hợp vào sổ cái TK 511. Sổ cái TK 511 Năm 2001 Ghi Nợ TK 511, Có TK … … T10 T11 T12 911 21437366830 29506089095 38535429826 Cộng PS Nợ 21437366830 29506089095 38535429826 Cộng PS Có 21437366830 29506089095 38535429826 (trích sổ cái TK 511) Sổ Cái TK 632 Năm 2001 Ghi Nợ TK 511, Có TK … … T10 T11 T12 1561 21203867376 29299870212 38174278412 Cộng PS Nợ 21203867376 29299870212 38174278412 Cộng PS Có 38174278412 (trích sổ cái TK 632) Nhật ký chứng từ số 10 được mở để theo dõi tài khoản 3331 (thuế GTGT đầu ra) cho toàn công ty. Ví dụ trong tháng 12, số thuế GTGT đầu ra của công ty thu hộ Nhà nước như sau: Nhật ký – chứng từ số 10 Ghi Có TK 3331 Tháng 12 năm 2001 Đơn vị: đồng Số hiệu TK Ghi có TK Ghi Nợ 3331 111 Tiền mặt 1641708829 112 Tiền gửi ngân hàng 51433771 113 Tiền đang chuyển 58975949 131 Phải thu khách hàng 1415516831 Cộng 3167635380 2. Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng, kế toán phản ánh bút toán Nợ TK 111, 112 Có TK 131 Do công ty có nhiều mặt hàng, khách hàng đông nên không thể mở sổ chi tiết thanh toán với người mua cho từng khách hàng, kế toán chỉ liệt kê sau đó tập hợp mỗi khách hàng vào một dòng trên bảng kê 11 của đơn vị mình. Bảng kê này gửi lên phòng kế toán công ty để kế toán tổng hợp lập bảng kê 11 cho toàn công ty. Bảng kê 11 của từng đơn vị có kết cấu như sau: Số dư đầu kỳ: phản ánh các khoản khách hàng còn nợ công ty hoặc ứng trước đầu kỳ Phần ghi Nợ TK 131: phản ánh số tiền mua hàng thanh toán chậm phát sinh trong tháng của từng khách hàng Phần ghi Có TK 131: phản ánh số tiền nợ đã thanh toán cho công ty của từng đơn vị khách hàng. Căn cứ để ghi phần này là các bảng kê số 1, 2. Phần số dư cuối kỳ: phản ánh số tiền khách hàng còn nợ cuối kỳ. Bảng kê số 11 của toàn công ty dùng để theo dõi tài khoản 131 của từng đơn vị trực thuộc theo kết quả bảng kê số 11 của các đơn vị đó. Mỗi dòng trên bảng kê số 11 của toàn công ty là số tổng cộng của mỗi bảng kê số 11 của đơn vị trực thuộc và đây cũng là căn cứ để ghi sổ cái TK 131. 2. Trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán Trong trường hợp này, hàng xuất khẩu khỏi kho của bên cung cấp được giao cho bên mua ngay. Nhưng công ty vẫn hạch toán nhập kho sau đó mới hạch toán sang TK 632 trị giá mua lô hàng. Cụ thể, khi giao hàng cho khách hàng, mặc dù hàng không qua kho nhân viên kinh doanh vẫn viết phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn bán hàng. Và quy trình luân chuyển tương tự như trường hợp bán buôn tại kho. 3. Trường hợp bán lẻ hàng hoá. Định kỳ 5 ngày 1 lần, sau khi nhận được giấy nộp tiền, và báo cáo bán hàng do mậu dịch viên gửi lên, kế toán tiến hành ghi sổ: BT1, phản ánh doanh thu Nợ TK 111 Có TK 511 Có TK 3331 BT2, phản ánh giá vốn Nợ TK 632 Có TK 1561 Mỗi báo cáo bán hàng được tập hợp trên một hoá đơn GTGT và quy trình luân chuyển tương tự như hai trường hợp trên. Ví dụ: Ngày 20/12/2001 nhận được báo cáo bán hàng tại Quầy Phương gửi lên như sau: Quầy Phương Báo cáo bán hàng từ 15/12/2001 đến 20/12/2001 Đơn vị: đồng STT Tên, quy cách hàng hoá ĐVT Số lượng Trị giá bán Đơn giá bán Thuế GTGT Thành tiền 1 2 3 Giấy viết Phích RĐ Phích RĐ Quần áo BHLĐ Thếp Cái Bộ 110 30 3 1.200 30.000 85.000 120 3.000 8.500 145.200 990.000 280.500 Cộng 1.415.700 Căn cứ vào báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền kế toán ghi a, Nợ TK 111: 1.415.700 Có TK 511: 1.287.000 Có TK 3331: 128.700 b, Nợ TK 632: 1.125.000 Có TK 1561: 1.125.000 Số tổng cộng này được phản ánh trên 1 tờ hoá đơn GTGT và quy trình luân chuyển tương tự như bán buôn. 4. Hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá 4.1 Hạch toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng ở công ty là những chi phí phục vụ cho hoạt động bán hàng của công ty bao gồm: - Chi phí tiền lương nhân viên bán hàng, bảo hiểm xã hội, BHYT, KPCĐ - Chi phí vận chuyển bốc dỡ - Chi phí đồ dùng phục vụ cho hoạt động bán hàng - Chi phí KHTSCĐ dùng cho hoạt động kinh doanh hàng hoá - Chi phí khác bằng tiền Khi phát sinh các chi phí, căn cứ vào chứng từ kế toán ghi Nợ TK 641 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 141, 156, 214, 331, 334, 338 … Nếu các khoản chi mà bên mua chịu khi nhận lại tiền căn cứ vào phiếu thu kế toán ghi Nợ TK 111, 112 Có TK 641 Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào TK 911. Khi phát sinh chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng kế toán ở từng bộ phận căn cứ vào chứng từ gốc như bảng tính lương, phiếu chi, bảng tính khấu hao … để phản ánh vào sổ CPBH. Cuối tháng kế toán đơn vị tiến hành cộng sổ rồi nộp chứng từ ban đầu lên phòng kế toán tổng hợp để kế toán làm sổ tổng hợp cho toàn công ty. Sau đó kế toán vào sổ cái TK 641, là cơ sở để tổng hợp kết chuyển vào TK 911. Sổ cái TK 641 Năm 2001 Ghi Nợ TK 641, ghi Có TK … … … T10 T11 T12 111 76.600.505 112 16.431.143 131 457 141 14.501.220 153 7.923.725 331 2.310 3341 173.780.044 3342 37.380.000 338 12.000.000 511 496 641 43.030.149 Cộng PS Nợ 295.595.751 Cộng PS Có 295.595.751 (trích sổ cái TK 641 – năm 2001 toàn công ty) 4.2 Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Nội dung tương tự như chi phí bán hàng, ngoài ra kế toán công ty hạch toán thuế thu trên vốn sử dụng ngân sách Nhà nước và chi phí lãi vay vào chi phí quản lý doanh nghiệp trên 2 TK cấp 2 là 6425 và 6426. Sổ chi phí quản lý doanh nghiệp Toàn công ty tháng 12/2001 Chứng từ Diễn giải Tổng số chi Nợ TK 642 SH NT Lương BHXH 334 338 8.876.848 8.610.855 18.876.848 8.610.855 Cộng 27.487.703 3.050.000 8.610.855 (trích sổ CPQLDN toàn công ty T12/2001) Sổ cái TK 642 Năm 2001 Ghi Nợ TK 642, Có TK … … T10 T11 T12 334 338 18.876.848 8.610.855 Cộng PS Nợ 27.487.703 Cộng PS Có 27.487.703 (trích sổ cái TK 642 toàn công ty T12/2001) 4.3 Xác định kết quả tiêu thụ Kế toán kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 trên NK – CT số 8 Nợ TK 511 Có TK 911 Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ căn cứ vào sổ cái TK 632 Nợ TK 911 Có TK 632 Căn cứ vào sổ cái TK 641, 642 kết chuyển CPBH và CPQLDN sang TK 911 a, Kết chuyển CPBH Nợ TK 911 Có TK 641 b, Kết chuyển CPQLDN Nợ TK 911 Có TK 642 Cuối quý, sau khi đã kết chuyển toàn bộ CPBH, CPQLDN, doanh thu thuần, giá vốn hàng bán của quý vào TK 911, kế toán xác định kết quả tiêu thụ như sau: Lãi gộp = DTT – GVHB Lãi thực = Lãi gộp – CPBH – CPQLDN Sổ cái TK 911 Năm 2001 Ghi Nợ TK 911, Có TK … … … T12 632 641 642 421 38.174.278.412 295.595.751 27.487.703 Cộng PS Nợ 38.497.361.866 Cộng PS Có 38.535.429.826 (trích sổ cái TK 911) Cuối tháng, căn cứ vào NK – CT số 8 và NK – CT tài khoản 421, kế toán lập Báo cáo KQKD cho toàn công ty. Báo cáo kết quả kinh doanh Quý IV năm 2001 Đơn vị: đồng STT Chỉ tiêu Số tiền 1 Tổng doanh thu 89.478.885.751 2 Giá vốn hàng bán 88.678.016.000 3 Chi phí bán hàng 412.176.173 4 Chi phí QLDN 58.084.221 5 Lợi tức từ hoạt động kinh doanh 340.609.357 (trích BCKQKD của công ty quý IV năm 2001) Phần III Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động I. Đánh giá về công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty tạp phâm và bảo hộ lao động. Là một doanh nghiệp nhà nước trải qua thời kỳ dài của cơ chế kế hoạch hoá tập trung. Khi chuyển sang cơ chế thị trường công ty vẫn tự đứng vững và phát triển, kết quả kinh doanh không ngừng được nâng cao. Điều này chứng tỏ Công ty luôn có những thay đổi để tự hoàn thiện về mọi mặt đặc biệt là bộ máy kế toán. Những ưu điểm trong quá trình quản lý tổ chức hạch toán Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Với mạng lưới gồm nhiều trạm, cửa hàng trực thuộc, hoạt động bán hàng được diễn ra liên tục, đa dạng và phức tạp đòi hỏi công tác kế toán phải được tổ chức khoa học, việc công ty áp dụng hình thức kế toán nửa tập trung nửa phân tán là rất phù hợp. Theo hình này, kế toán các đơn vị trực thuộc tiến hành theo dõi ghi chép, phản ánh nghiệp vụ thường xuyên phát sinh trong quá trình kinh doanh trong đơn vị và định kỳ nộp các chứng từ và số liệu tổng hợp lên phòng kế toán tổng hợp của công ty. Nhờ đó, các thông tin về hoạt động kinh doanh của từng đơn vị được cập nhật, tạo điều kiện cho việc kiểm tra giám sát tại chỗ của kế toán. Về công tác tổ chức lao động kế toán: công ty đã lựa chọn đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ và kinh nghiệm để đảm bảo thực hiện tốt công tác hạch toán kế toán của đơn vị. Cụ thể cán bộ nhân viên trong công ty có tới 60% trình độ đại học, 25% trình độ trung cấp. Bộ máy kế toán của Công ty khá gọn nhẹ, hiệu quả, một người có thể kiêm nhiệm nhiều chức năng một lúc, đảm bảo hạch toán chính xác và đúng các phần hành kế toán, giúp cho việc đối chiếu kết quả được thực hiện nhanh chóng, thuận lợi. Bên cạnh đó, kế toán trưởng và kế toán tổng hợp được Công ty tuyển chọn là những người có trình độ học vấn cao, có kinh nghiệm lâu năm trong nghề, hiểu biết nhiều về chế độ tài chính kế toán. Đây cũng là một ưu điểm về mặt nhân sự của Công ty giúp cho hoạt động kế toán của công ty luôn đi đúng hướng, tránh rủi ro xảy ra. Về việc tổ chức hệ thống sổ kế toán: Công ty triển khai áp dụng những mẫu sổ, mẫu báo cáo, chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ thống nhất từ các đơn vị trực thuộc đến toàn công ty. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Hình thức này tỏ ra phù hợp với lao động kế toán thủ công tại đơn vị thương mại có nhiều nghiệp vụ phát sinh hàng ngày, nhờ đó thúc đẩy việc chuyên môn hoá công tác kế toán tại Công ty. Sổ sách công ty được sử dụng hợp lý, khoa học không chỉ phù hợp với khả năng trình độ của nhân viên kế toán, thuận lợi cho công tác quản lý. Các mẫu sổ đôi chút có cải tiến để thích hợp với phương pháp hạch toán của Cônt y nhưng vẫn đảm bảo rõ ràng, chính xác. Vấn đề về công tác hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hoá. Công ty đã tổ chức phần hành kế toán này một cách đơn giản, linh hoạt nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý một số lượng hàng hoá lớn, phong phú, đa dạng hàng ngày được bán ra trong Công ty. Quá trình hạch toán nhìn chung là hợp lệ. Các chứng từ kế toán sử dụng phần lớn được lập rõ ràng, chính xác, đúng qui định, phản ánh đầy đủ những thông tin về nội dung kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh. Tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh. Trong công tác hạch toán kế toán vận dụng các tài khoản trên cơ sở đặc điểm, phạm vi của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và xuất phát từ yêu cầu quản lý. Do đó, tài khoản cấp 2 được mở khá phù hợp với công tác kế toán của Công ty. Kế toán nghiệp vụ bán hàng cũng tỏ ra linh hoạt trong việc vận dụng hệ thống sổ sách phù hợp với địa điểm kinh doanh của đơn vị mình. Những hạn chế cần được khắc phục Mặc dù công ty đã rất cố gắng về mọi mặt để thực hiện tốt nhiệm vụ kinh doanh những cũng không thể tránh khỏi những hạn chế cần khắc phục. Về nghiệp vụ hạch toán hàng tồn kho: Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán nghiệp vụ này. Cụ thể, hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, xuất thu kho tiến hành ghi thẻ kho sau đó thủ kho chuyển chứng từ ban đầu lên phòng kế toán để ghi vào thẻ kho có kết cấu tương tự như ở kho. Theo em, việc lập hai thẻ kho giống nhau ở kho và phòng kế toán là sự trùng lặp không cần thiết và không tuân thủ đúng nguyên tắc của phương pháp thẻ song song. Nếu kế toán chỉ lập thẻ kho mà không mở thẻ chi tiết hàng hoá thì phòng kế toán sẽ chỉ theo dõi về mặt số lượng mà không xác định được giá trị tồn kho của từng mặt hàng. Bên cạnh việc lập thẻ kho, kế toán mở tờ kê chi tiết nhập, xuất chỉ phản ánh về mặt giá trị không phản ánh về mặt số lượng. Điều này sẽ gây khó khăn cho kế toán trong việc đối chiếu giữa số lượng và giá trị của từng mặt hàng tồn kho vì phải theo dõi và đối chiếu trên hai sổ cùng một lúc. Về vấn đề hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển hàng hoá có tham gia thanh toán: Trong nghiệp vụ này, hàng hoá được vận chuyển thẳng từ kho của người bán đến cho người mua. Trên thực tế, hàng hoá không về nhập kho nhưng kế toán Công ty vẫn hạch toán nhập kho lô hàng và sau đó mới kết chuyển trị giá mua của lô hàng vào TK 632. Như vậy, nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng tại công ty đã không được phản ánh đúng với ý nghĩa kinh tế của nó, gây khó khăn cho công tác xác định và phân bổ chi phí mua hàng, chi phí bảo quản, dự trữ hàng tồn kho. Mặt khác, nó cũng gây cho kế toán những khó khăn phức tạp không cần thiết trong việc phân biệt trên sổ sách đâu là nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho, đâu là nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán để từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động của từng nghiệp vụ. Về việc luân chuyển chứng từ: Công ty có nhiều đơn vị trực thuộc nên việc luân chuyển chứng từ không tránh khỏi chậm trễ. Các nhân viên bán hàng tại cửa hàng bán lập báo cáo bán hàng gửi về Công ty theo thực tế không đúng qui định khi thì 7 ngày, khi thì nửa tháng, thậm chí hàng tháng. Việc luân chuyển chậm trễ ngày làm cho công việc cuối kỳ vất vả, có thể hạch toán không chính xác. Điều này ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo, thiếu hụt thông tin cho quản lý kinh doanh. Về nghiệp vụ chiết khâu giảm giá hàng bán công ty không sử dụng TK 811 và TK 932 để phản ánh số chiết khấu, giảm giá mà trừ thẳng vào doanh thu bán hàng trên hoá đơn. Việc hạch toán như vậy vẫn đảm bảo phản ánh đúng doanh thu nhưng lại không đúng so với chế độ kế toán và không đảm bảo thông tin chính xác cho người quản lý. Về nghiệp vụ hạch toán chí phí quản lý doanh nghiệp: Công ty sử dụng tài khoản 6426 để hạch toán chi phí lãi vay. Theo em, chi phí lãi vay hạch toán vào tài khoản 6426 như vậy là chưa đúng quy định của chế độ hạch toán hiện hành. Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải khu khó đòi: Công ty vẫn chưa áp dụng hai hình thức này vào công tác hạch toán. Điều này sẽ gây khó khăn cho công ty vì khối lượng hàng hoá trong kho của Công ty rất lớn trong khi giá cả trên thị trường lại thường xuyên biến động. Và cũng do chưa áp dụng nghiệp vụ dự phòng thu khó đòi nên nhiều khoản đã đứng trước nguy cơ mất trắng mà không có một khoản thu nhập nào để bù đắp. Về việc ghi chép sổ sách: Từ thực tế ở công ty ta thấy, trong việc sử dụng hệ thống sổ sách để phản ánh nghiệp vụ quá trình bán hàng, công ty vẫn sử dụng một số sổ cũ cho nên tên gọi và nội dung phản ánh nhiều khi không phù hợp với mẫu sổ hiện này ví dụ như bảng kê số 4. Bảng kê số 4 tại công ty vẫn sử dụng để theo dõi tài khoản 156. Nhưng hiện nay theo chế độ sổ sách mới bảng kê số 4 dùng để theo dõi bên có của tài khoản khách như tài khoản 152, 153, 154... Còn bảng kê số 8 mới dùng để theo dõi tài khoản 156. Mặt khác, với việc tổ chức phần phụ bảng kê số 4, kế toán công ty đã ghi chép nhật ký chứng từ số 8 trên cùng một hệ thống sổ. Với cách làm này đối với các đơn vị trực thuộc tiện cho việc đối chiếu và không phải mở hệ thống sổ sách công kềnh. Tuy nhiên kế toán mở bảng kê tổng hợp cho toàn công ty từ số 8 lại dẫn đến sự trùng lặp do nhật ký chứng từ số 8 mở tới hai lần, gây mất thời gian, tốn kém chi phí sổ sách mà lại không theo dõi được các khoản giảm trừ doanh thu. Về vận dụng hạch toán theo hình thức NJ- CT và vận dụng máy vi tính vào công tác hạch toán. Có thể hình thức này phù hợp với công việc kế toán thủ công như hiện nay nhưng nếu công ty muốn áp dụng máy vi tính vào trong quá trình hạch toán thì hình thức này nhìn chung là không thuận tiện. Trên đây là một số vấn đề còn tồn tại trong công tác hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty mà theo em có thể khắc phục được. Sau đây em xin đưa ra một số để xuất nhằm không ngừng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại Công ty. II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động. 1. Kiến nghị về công tác kế toán Trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng trở nên gay gắt. Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán. Do đó, để góp phần làm cho công tác kế toán tại công ty được hoàn thiện hơn em xin đưa ra một số ý kiến nhằm khắc phục những khuyết điểm còn tồn tại trong công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty, để hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng thu được kết quả cao. Về công tác hạch toán hàng tồn kho: để giảm bớt sự trùng lắp trong công tác hạch toán hàng tồn kho ở phòng kế toán và tại kho, để đảm bảo theo dõi biến động của hàng hoá cả về mặt số lượng và giá trị kế toán kho hàng không cần mở thẻ chi tiết như trước nữa. Thay vào đó, kế toán mở thẻ chi tiết kho hàng với nội dụng và kết cấu như sau: Thẻ chi tiết hàng hoá mở cho từng loại hàng hoá là hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Mỗi hoá đơn ghi một dòng trên thẻ cả về mặt số lượng và giá trị (ghi theo giá thực tế) Phần chứng từ: ghi số phiếu nhập xuất và ngày tháng lập Phần trích yếu: phản ánh nội dung của nghiệp vụ Phân tài khoản đối ứng chi tiết cho từng phương thức thanh toán, trả trước, trả ngay,... Phần nhập: căn cứ để ghi vào là các hoá đơn mua hàng (hoá đơn GTGT và phiếu nhập) Phần xuất: căn cứ để ghi vào phần này là hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) và các phiếu xuất kho. Phần tồn: được phản ánh sau mỗi lần nhập, xuất Với sổ này kế toán có thể phản ánh tình hình biến động của hàng hoá cả về mặt số lượng và giá trị một cách vừa tổng hợp vừa chi tiết, tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sánh số liệu giữa kế toán và kho. Về hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh của từng nghiệp vụ bán hàng, phải hạch toán đúng bản chất của từng nghiệp vụ. Vì vậy, nghiệp vụ bán buôn có tham gia thanh toán của Công ty nên hạch toán theo đúng chế độ như sau: Khi giao hàng cho khách hàng kế toán ghi Nợ TK 1111 Có TK 511 Có TK 3331 Kết chuyển giá vốn lô hàng đã tiêu thụ Nợ TK 632 Nợ TK 1331 Có TK 1111 Về việc luân chuyển chứng từ Việc luân chuyể chứng từ chậm không thể do nguyên nhân khách quan mà còn do nguyên nhân chủ quan từ các đơn vị kinh doanh. Do vậy, phòng kế toán nên đưa ra các qui định chặt chẽ về luân chuyển chứng từ nhất là qui định thời gian thanh toán chứng từ phải chính xác, phải có biện pháp xử lý khi không thực hiện đúng qui định như dùng hình thức thưởng phạt rõ ràng. Về các khoản chiết khấu giảm giá hàng bán: Công ty nên phản ánh rõ hơn các khoản mục này nhằm đáp ứng cho nhu cầu quản lý, Cụ thể: + Khi chấp nhận giảm giá cho khách hàng kế toán ghi Nợ TK 532 Nợ TK 1331 Có TK 111, 112, 131 + Cuối kỳ, kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu Nợ TK 511 Có TK 532 + Khi chiết khâu cho khách hàng do thanh toán nhanh, kế toán ghi Nợ TK 811 Có TK 111, 112, 131 Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần và chi phí hoạt động tài chính vào tài khoản 911. Về nghiệp vụ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Để phù hợp với cơ chế hiện hành, công ty nên phản ánh lãi tiền vay trên TK 811, còn tài khoản 6426 công ty nên sử dụng để phản ánh nghiệp vụ dự phòng. Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi : Để tránh những rủi ro do yếu tố khách quan đem lại công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi. Việc lập dự phòng hay hoàn nhập dự phòng được thực hiện vào cuối mỗi liên độ kế toán. Chỉ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với những hàng hoá mà giá trị thực tế của chúng giảm trên thị trường và chỉ lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi. Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng hoá i Số lượng hàng tồn kho của hàng i Mức chênh lệch giảm giá của hàng tồn kho i Số dự phòng phải thu cần lập cho năm tới của khách hàng đáng ngờ i Tỷ lệ mất nợ có thể Nợ phải thu từ khách hàng đáng ngờ i ` Cuối mỗi năm, kế toán công ty phải lập danh sách những hàng tồn kho bị giảm giá trên thị trường và danh sách các khoản nợ khó đòi để làm căn cứ trích dự phòng. Các khoản dự phòng trên hạch toán như sau: TK 6426 TK 139, 159 TK 721 Lập dự phòng Hoàn nhập DP Về việc ghi chép sổ sách: Để hoàn thiện việc áp dụng chế độ kế toán mới ở công ty kế toán nên áp dụng các mẫu sổ sách theo đúng qui định. Thay vì bảng kê số 4 công ty nên ghi sang bảng kê số 8 còn phần doanh thu bán hàng sẽ được theo dõi trên sổ chi tiết bán hàng, cuối tháng sẽ tổng hợp vào nhật ký chứng từ số 8, như vậy công ty sẽ theo dõi được các khoản giảm trừ doanh thu. + Bảng kê số 8 của công ty nên có kết cấu như sau: Phần diễn giải phản ánh các loại hàng hoá kinh doanh tại từng đơn vị. Phần dư đầu kỳ: phản ánh trị giá hàng tồn kho đầu tháng. Phần ghi nợ TK 1561: phản ánh trị giá hàng mua vào trong kỳ Phần ghi có TK 1561: phản ánh trị giá hàng xuất trong kỳ Phần dư cuối kỳ: phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ Căn cứ vào sổ này là tờ kê chi tiết nhập, xuất + Sổ chi tiết bán hàng: được mở cho từng đơn vị để theo dõi doanh thu bán hàng. Số liệu ghi vào phần này là số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng. Về việc vận dụng hạch toán theo NK - CT và việc vận dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Sử dụng máy vi tính vào công tác hạch toán có những ưu điểm sau: Giảm bớt công việc ghi chép và tính toán tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời chính xác về tình hình tiêu thụ và xác định kết qủa tiêu thụ. Giải quyết những hạn chế về mặt thời gian những khó khăn trong việc tính toán số liệu lớn, trong việc cộng dồn... dễ xảy ra sai sót. Đắc điểm công tác hạch toán tiêu thu của công ty tương đối rõ ràng nhưng do áp dụng hình thức NK- CT nên việc áp dụng máy vi tính vào công tác hạch toán tiêu thụ nhìn chung là không thuận tiện. Vì vậy khi điều kiện cơ sở vật chất được cải thiện, đặc biệt là sử dụng kế toán máy vào công tác kế toán nói dung và công tác kế toán phần hành tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng cần có sự thay đổi cho phù hợp về sổ sách kế toán và tổ chức bộ máy kế toán. Khi có thể thay thế kế toán máy cho toàn bộ công tác kế toán thủ công như hiện nay, công ty nên chuyển sang hình thức nhật ký chung. Vì hình thức này phù hợp với kế toán máy và khối lượng sổ sách kế toán cũng được giảm nhẹ hơn so với hiện nay. Sơ đồ hạch toán theo hình thức NKC Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ NK đặc biệt Bảng cân đối số đủ và số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu kiểm tra 2. Kiến nghị về công tác quản lý. Công tác kế toán mặc dù đã thực hiện tốt nhưng công tác quản lý không chặt chẽ, không có khoa học thì hiệu quả kinh doanh không thể tốt được. Do đó, bên cạnh việc hoàn thiện bộ máy kế toán, công ty cần chú trọng đến công tác quản lý. Cụ thể, trong việc hạch toán quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, các nhà lãnh đạo cần tăng nhanh quá trình tiêu thụ, tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động, tiết kiệm chi phí. Để có được điều đó công ty cần phải đảm bảo chất lượng hàng hoá bán ra phải tốt, giới thiệu sản phẩm hàng hoá và chính sách giá ưu đãi, có thưởng đối với khách hàng mua hàng với số lượng lớn. Và các nhà lãnh đạo cũng cần tổ chức tốt việc sắp xếp nhân sự và phân công trách nhiệm trong quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Cần có sự phối hợp nhip nhàng giữa các phòng ban, các bộ phận trong công ty. Mặt khác, công ty cần có biện phát giảm chi phí ở các khoản: chi phí bảo quản, chí phí vận chuyển, chí phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. + Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp: nhà quản lý có tác động rất lớn đến việc giảm chi phí này như ban hành nội dung về sử dụng tài sản phục vụ quản lý, định mức tiêu hao về chi phí văn phòng phẩm, nhiên liệu, dịch vụ mua ngoài, hội nghị, giảm số lượng nhân viên làm quản lý bằng việc áp dụng máy móc kỹ thuật cao. + Đối với chi phí bán hàng: việc giảm chi phí này không phải lúc nào cũng tốt, tuy nhiên vẫn cần có biện pháp giảm chi phí bán hàng sao cho phù hợp với lượng bán ra như việc trả lương theo khối lượng hàng bán được, qui định những định mức liên quan đến bán hàng... + Là đơn vị kinh doanh thương mại nên hệ thống cửa hàng, kho bãi, thiết bị chính là bộ mặt chung của toàn công ty. Một mặt, những cửa hàng, kho hàng là điểm thu hút đầu tiên sự quan tâm của khách hàng, đặc biệt là khách hàng giao dịch lần đầu. Mặt khác, những tài sản này góp phần giúp doanh nghiệp bảo quản hàng hoá, tránh những hao hụt, thất thoát trong quá trình dự trữ. Do đó, công ty cần thường xuyên nâng cấp, sửa chữa, mua sắm các tài sản thiết bị mới nhằm giảm chi phí tăng hiệu quả kinh doanh. Kết luận Cơ chế quản lý kinh tế đã và đang đặt ra hàng loạt vấn đề và nhiều yêu cầu cho công tác hạch toán kế toán. Theo nguyên tắc hạch toán trong cơ thế thị trường thì các doanh nghiệp phải tự quyết định tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của mình. Các doanh nghiệp muốn phát triển kinh doanh bền vững, lâu dài, ổn định phải thiết lập cho mình một hệ thống tổ chức hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán tiêu thụ nói riêng trên cơ sở dựa vào các quy định của nhà nước và đặc điểm của từng doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Có như vậy thì cá số liệu, tài liệu kế toán đặc biệt là các thông tin về hoạt động tiêu thụ, kết quả về hoạt đông kinh doanh mới đảm bảo đủ tin cậy để đánh giá thực trạng tài chính, thực trạng kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, nó cũng là công cụ sắc bén cho việc điều hanh quản lý và ra các quyết định của chủ doanh nghiệp, các khách hàng, nhà đầu tư. Qua thời gian thực tập tại Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động, em đã bước đầu làm quem với công việc kế toán, tìm hiểu các hình thức tổ chức cũng như phương pháp hạch toán về quá trình tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty. Về cơ bản, hoạt động của quá trình này đã đáp ứng được những yêu cầu quản lý, nhanh chóng nắm bắt những chế độ, qui định mới về hạch toán kế toán của nhà nước, vận dụng chúng một cách linh hoạt và hiệu quả với điều kiện thực tế tại công ty. Bên cạnh đó, vẫn còn một số tồn tại làm ảnh hưởng đến tính linh hoạt và hiệu quả của công tác hạch toán tại công ty. Tuy nhiên, những nhược điểm này vẫn có thể khắc phục nhằm giúp bộ máy kế toán thực hiện tốt nhất vai trò của mình. Do thời gian nghiên cứu và trình độ còn hạn chế, chuyền đề không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự chỉ bảo và đóng góp ý kiến của thầy giáo hướng dẫn và các cô chú trong phòng kế toán của công ty để chuyên đề hoàn thành tốt hơn. Cuối cùng em xin trân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Trần Đức Vinh và các cô, chú cán bộ phòng kế toán công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động đã giúp em hoàn thành bài viết này. Mục lục Lời nói đầu B. Nội dung Phần I: Lý luận chung về tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động 1 I. Khái niệm, đặc điểm giai đoạn tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại 1 1. Một số vấn đề chung về hoạt động kinh doanh thương mại trong nước 1 2. Khái niệm và đặc điểm 3 2.1. Quy trình tiêu thụ hàng hoá 3 2.2. Các phương thức thanh toán 5 3. Các phương thức thanh toán 8 II. Hạch toán nghiệp vụ hàng hoá theo phương thức kê khai thường xuyên 11 1. Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng 11 2. Trình tự hạch toán 14 2.1. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 14 2.2. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp của các mặt hàng thuộc diện chịu thuế TTĐB hay thuế xuất khẩu 24 III. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở các doanh nghiệp áp dung phương pháp kiểm kê định kỳ 25 1. Tài khoản sử dụng 25 2. Phương pháp hạch toán 26 IV. Hạch toán dự phòng giảm giá HTK và phải thu khó đòi 26 1. Hạch toán dự phòng giảm giá HTK 26 2. Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi 27 V. Hạch toán thuế GTGT phải nộp 28 VI. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá 30 1. Hạch toán giá vốn hàng bán 30 2. Xác định giá vốn hàng bán 33 3. Kế toán chi phí bán hàng 35 4. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 37 5. Kế toán kết quả tiêu thụ 39 VII. Hệ thống sổ kế toán sử dụng để hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá 40 Phần II: Thực trạng công tác tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty tạp phẩm và Bảo hộ lao động 44 I. Đặc điểm chung của Công ty tạp phẩm và Bảo hộ lao động 44 1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp 44 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh 45 3. Đặc điểm tổ chức hoạt động quản lý 46 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 48 II. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động 53 1. Hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá qua kho 54 1.1. Hạch toán trực tiếp 54 1.2. Hạch toán tổng hợp 62 2. Hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán 69 3. Hạch toán nghiệp vụ bán lẻ 69 4. Hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá 70 4.1. Hạch toán chi phí bán hàng 70 4.2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp 73 4.3. Xác định kết quả tiêu thụ 74 Phần III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty tạp phẩm và Bảo hộ lao động 78 1. Những ưu điểm trong quá trình quản lý tổ chức hạch toán 78 2. Những hạn chế cần khắc phục 79 II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty tạp phẩm và Bảo hộ lao động 82 1. Kiến nghị về công tác kế toán 82 2. Kiến nghị về công tác quản lý 87 C. Kết luận Tờ kê chi tiết hàng xuất kho Mặt hàng: Giấy Photo Tháng 12/2001 Đơn vị: Đồng Đơn vị nhận hàng Số nhóm hàng Số phiếu XK Tổng giá trị hạch toán hàng XK Phần chính Phần phụ: ghi có TK 511, Nợ TK Nợ TK 632 Có TK 156 111 112 131 Cộng có . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anh Thanh 117 98883489 98883489 98883489 10.032.234 10.032.234 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng 634.201.800 634.201.800 634.201.800 668.857.027 668.857.027 Bảng kê số 4 – TK 1561 Tháng 12/2001 Dư đầu kỳ : 355025232 Đơn vị: đồng Diễn giải Ghi có TK 156, ghi Nợ TK Ghi Có TK 511, Nợ TK Dư cuối kỳ 632 Cộng Có 111 112 131 Cộng Có Kho Tính 634201800 634201800 668.857.027 -1406504130 Kho BHLĐ 49609679 49609679 47.381.667 -106670144 Kho Sửa TP 687253526 687253526 695.992.382 728432237 Kho Vui 3367928 53367928 36.432.115 159724741 Quầy Quyến 2064619 22064619 23.304.388 74416873 Kho Sơn 825625200 825625200 818.991.514 1051240410 Kho Quỳnh 50240628 50240628 50.708.853 992325444 Kho Phương 644454324 644454324 64.705.328 224490508 Cộng 2966817704 2966817704 1032784304 907641384 1048317576 2.988.743.264 4743804487 (trích Bảng kê số 4 tại cửa hàng số 1) Bảng kê só 11 Tháng 12 năm 2001 Đơn vị : đồng STT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK 131, Có TK Ghi Có TK 131, Nợ TK Nợ Có 511 3331 Cộng Nợ 641 1111 1121 1131 Cộng Có 1 Viện KHCN 640093633 668857027 39822035 708679062 845281000 845281000 2 Điện lực TN 18004808 00713304 10071330 110784634 65215000 75000640 40215640 3 Điện lực Hoà Bình 87307120 4650000 465000 5115000 152995500 152995500 4 Điện lực Bắc Niinh 50086950 8599500 8599500 … … … … … … … … … … … … Cộng Nợ 50086950 2638544843 2988743264 223069056 3211812320 439 3203154744 198303000 105910640 3507368823 (trích Bảng kê 11 của CH 1 tháng 12/2001) Sổ cái TK 131 Năm 2001 Đơn vị : đồng Ghi Nợ TK 131, Có TK … … T10 T11 T12 111 718.657.767 584.869.425 639.688.733 112 13.470.084 131 300.000.000 331 333 790.984.703 1.037.469.581 1.415.516.411 511 8.931.927.887 13.973.909.529 18.984.067.120 641 69 59 1.826 711 41.236.363 2.600.000 31.000.000 Cộng Nợ 10.512.806.789 15.612.318.687 21.124.274.090 Cộng Có 14.906.003.950 15.847.073.183 23.773.982.875 Số dư Nợ 13.004.248.045 12.519.356.525 11.450.420.265 Số dư Có 8.281.537.665 8.031.400.640 9.611.993.163 Sổ chi phí bán hàng Toàn công ty tháng 12 năm 2001 Chứng từ Diễn giải các khoản chi Tổng số tiền chi Ghi Nợ TK 642 NT SH vận chuyển Lương Ăn trưa BHXH Trừ dần CCDC CPDV mua ngoài CP bằng tiền khác 111 76606505 8260500 112 16431143 131 457 141 14501220 153 7923725 14501220 331 2310 3341 173780044 173780044 3342 37380000 37380000 338 12000000 12000000 511 496 641 43030149 -40330149 Cộng 295595751 44778826 173780044 37380000 12000000 7923725 -575540 20308200 (trích sổ CPBH toàn công ty tháng 12 năm 2001) Nhật ký chứng từ số 8 Tháng 12 năm 2001 Đơn vị: đồng Diễn giải Ghi Nợ TK Ghi Có TK 511 632 641 642 911 BK số 1 1111 18460873297 BK số 2 1121 1090489057 131 18984067120 511 38535429826 641 496 642 911 38174278412 295595751 27487703 Cộng 38535429826 38174278412 295595751 27487703 38535429826