Đề tài Tổ chức hạch toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty Công trình và Thương mại Giao thông vận tải

g kinh tế và chức năng của vật liệu đối với quá trình sản xuất, bao gồm các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là bộ phận cấu thành chủ yếu hình thành nên sản phẩm, bao gồm các loại xi măng, sắt thép, đá các loại... và các thiết bị đặc chủng khác. - Vật liệu phụ: là bộ phận phụ trợ cần thiết cho quá trình sản xuất, tuy không cấu thành nên sản phẩm mới nhưng nó góp phần làm tăng chất lượng của VL chính và sản phẩm, tạo điều kiện cho SX được tiến hành bình thường. VL phụ của Công ty bao gồm dầu, mỡ, sơn, que hàn, ôxy, đất đèn, nhựa đường, khí Axêtilen... - Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu chạy máy... - Phụ tùng thay thế: Là các loại chi tiết phụ tùng máy móc mà Công ty mua sắm dự trữ cho việc sửa chữa, thay thế các loại máy móc thiết bị của Công ty như: ắc quy, gioăng cao su, chổi than, dâu cu doa, cánh quạt gió... - Vật tư luân chuyển: Thép hình, cọc ván theo, thanh vạn năng... - Phế liệu thu hồi: sắt vụn, thép vụn, đầu que hàn. Tuy vật liệu của Công ty được chia thành các loại như trên nhưng tuỳ thuộc vào quá trình sản xuất của Công ty mà có thể lúc này thì vật liệu là vật liệu chính nhưng khi chuyển sang mục đích sử dụng khác thì nó không còn là vật liệu chính nữa. Hay nói cách khác, là tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng mà vật liệu được phân chia thành nhiều loại khác nhau. VD: Thép dùng trong kết cấu bê tông thì được coi là NVL chính, còn khi nó được sử dụng để phục vụ, hỗ trợ như ván khuôn, giàn giáo thì lại được coi là NVL phụ. Tính giá vật liệu tại Công ty: Vật liệu công ty mua vào trong đó đặc biệt là vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, cả trong nước và nước ngoài nên đòi hỏi việc tính giá nguyên vật liệu phải chính xác. Để đánh giá vật liệu trước đây công ty sử dụng hai loại giá là giá thực tế và giá hạch toán. - Giá thực tế VL-CCDC mua ngoài là giá mua ghi trên hoá đơn và chi phí thu mua thực tế gồm chi phí vận chuyển, bốc vác, bảo quản, phân loại trừ đi các khoản chiết khấu giảm giá (nếu có) và thuế. - Giá hạch toán là giá cố định được Công ty qui định đầu mỗi niên độ kế toán. Để xác định được giá hạch toán, đầu năm kế toán dựa vào giá hoá đơn của những lần nhập cuối năm trước làm cơ sở. Trên thực tế, những năm gần đây giá NVL & CCDC khá ổn định, ít biến động nên giá hạch toán thường bằng giá hoá đơn. Do đó từ năm 1998 cho đến nay Công ty sử dụng giá thực tế đích danh để đánh giá VL. a. Đối với vật liệu nhập kho: Vật liệu dùng cho sản xuất của Công ty chủ yếu được mua ngoài. Kế hoạch nhập VL được lập và duyệt theo từng tháng, quí dựa vào kế hoạch và tiến độ sản xuất tháng quí của Công ty. Đối với VL mua ngoài thì chi phí vận chuyển bốc dỡ tính vào giá thực tế VL nhập kho. Nếu Công ty mua VL mà chi phí vận chuyển do bên bán chịu thì giá thực tế nhập kho chính là giá ghi trên hoá đơn GTGT (giá mua chưa có thuế GTGT). Nếu chi phí vận chuyển bốc dỡ do Công ty chịu thì được cộng vào giá thực tế nhập kho. Giá trị thực tế VL nhập kho = Giá thực tế ghi trên hoá đơn GTGT (chưa có thuế GTGT) + Chi phí vận chuyển bốc dỡ (nếu có) Phế liệu thu hồi nhập kho: Giá thực tế nhập vật liệu tính theo giá ước tính. Nguyên vật liệu không dùng hết nhập kho: Giá nguyên vật liệu không dùng hết nhập kho được tính theo giá thực tế xuất nguyên vật liệu. b. Đối với VL xuất kho: Phương pháp tính giá vật liệu được áp dụng tại công ty là phương pháp nhập trước, xuất trước( FIFO). Ngoài việc xác định chính xác giá thực tế của vật liệu nhập kho, kế toán còn cần xác định giá thực tế của từng loại vật liệu khi xuất kho, vật liệu nào nhập trước thì được xuất trước. Bởi vậy, giá trị vật liệu tồn kho chính là giá thực tế vật liệu của lần nhập cuối cùng tính tại thời điểm xác định số tồn kho. Trị giá thực tế VL - CCDC xuất kho = Số lượng VL - CCDC xuất kho x Đơn giá thực tế VL - CCDC nhập kho 2.2 Quy Trình Hạch toán chi tiết vật liệu ở Công ty Công trình và thương mại GTVT Hạch toán chi tiết VL là một bộ phận quan trọng trong tổ chức công tác kế toán VL - Một đặc điểm cơ bản ở Công ty Công trình và Thương mại GTVT là khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu khá lớn. Vì vậy, việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ ở công ty cũng rất phức tạp. Hiện nay, phương pháp kế toán chi tiết VL đang được áp dụng tại công ty là phương pháp ghi thẻ song song, việc ghi sổ được tiến hành ở 2 nơi đó là ở kho và ở phòng kế toán. Các căn cứ để ghi sổ là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn (GTGT) và các chứng từ khác. 2.2.1. Thủ tục nhập xuất kho VL Căn cứ vào mức chi phí, phòng kế hoạch kỹ thuật lập kế hoạch thu mua vật tư cho cả 3 quí, tháng có chữ ký của GĐ, phòng Kế hoạch kỹ thuật vật tư căn cứ vào kế hoạch vật tư đã được ký, cán bộ cung ứng vật tư tiến hành ký kết hợp đồng mua và tiếp nhận hàng mua. a. Thủ tục nhập kho: ở công ty Công trình và TMGTVT việc thu mua vật liệu do cán bộ cung tiêu của phòng vật tư thiết bị đảm nhiệm. Khi có nhu cầu về VL - CCDC, phòng vật tư thiết bị tổ chức cho cán bộ đi mua. Mọi VL - CCDC khi mua về đến công ty đều phải được tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. VL - CCDC khi nhập kho phải dựa theo kế hoạch sản xuất của công ty và đồng thời dựa theo thiết kế của từng hạng mục công trình mà công ty được giao. Khi VL - CCDC mua về theo đúng kế hoạch, về đến kho thì cán bộ cung tiêu cùng thủ kho và cán bộ phòng kỹ thuật kiểm tra đo đếm về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại và đơn giá. Đặc biệt là kiểm tra kỹ về nhãn mác, nơi sản xuất, thời hạn sử dụng, thời gian bảo hành, các hoá đơn hợp pháp kèm theo... sau đó ghi vào sổ lưu theo dõi. Khi đạt yêu cầu phòng vật tư tiến hành làm thủ tục nhập kho và cho thủ kho nhập số vật liệu đó đồng thời ghi vào thẻ kho. Mỗi loại vật liệu được ghi riêng vào một thẻ kho. Trong trường hợp nguyên vật liệu nào cần phải thí nghiệm, kiểm tra, kiểm định lại, phòng vật tư thiết bị cùng với phòng kỹ thuật giải quyết các thủ tục ngay trước khi mang đi sử dụng. Phiếu nhập kho phải được lập thành 3 liên: - Một liên lưu ở phòng vật tư thiết bị. - Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán vật liệu ghi vào sổ chi tiết. - Một liên giao cho cán bộ vật tư (người cung tiêu) kèm theo hoá đơn khi thanh toán. Tất cả các chứng từ đều phải đầy đủ chữ kỹ theo quy định hiện hành. Sau khi tiến hành tất cả các thủ tục nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu trong kho một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo theo yêu cầu từng loại, từng thứ vật liệu tiện cho việc theo dõi nhập, xuất kiểm tra vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất. Có thể khái quát quá trình tự nhập kho vật liệu ở công ty Công trình và TMGTVT theo sơ đồ sau: Hoá đơn Kho Phòng vật tư làm thủ tục và viết phiếu nhập kho Ban kiểm nghiệm vật tư Vật liệu Bảng số 1. Hoá đơn ( GTGT) Liên 2: Giao cho khách hàng Mẫu số 01 GTGT- 3LL Ngày 8 tháng 11 năm 2006 Ký hiệu: BA 199-B Số: 2301 Đơn vị bán: Công ty TNHH Tân Mai Địa chỉ: 33 C Cát Linh, Hà nội Số TK: 36110089 Điện thoại: 04.7332790 Mã số: 0100109001 Họ và tên người mua hàng: Lưu Khắc Sơn Địa chỉ: Công ty Công trình và Thương mại GTVT Số tài khoản: 73001-00011 Hình thức thanh toán: Mã số: 29 00 325 42-1 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Xi măng Chinpon PC 30 Tấn 80 722.727 57.818.160 Cộng tiền hàng: 57. 818.160 Thuế xuất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 5.781.816 Tổng cộng tiền thanh toán: 63.599.976 Số tiền viết bằng chữ = Sáu mươi ba triệu năm trăm chín mươi chín nghìn chín trăm bảy mươi sáu. Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán vật tư căn cứ vào Hoá đơn (GTGT) do cán bộ thu mua đem về sẽ lập Phiếu nhập (Bảng số 14). Phiếu nhập bao gồm ba liên (đặt giấy than viết một lần): một liên để lưu, một liên chuyển cho kế toán thanh toán, còn một liên chuyển cho thủ kho để ghi Thẻ kho. Bảng số 2 Đơn vị: Công ty Công trình và Thương mại GTVT Mẫu số Kèm theo 01 chứng từ gốc phiếu nhập Số: 134 Ngày 8 tháng 11 năm 2006 Họ tên người nhập: Lưu Khắc Sơn Đơn vị công tác: Phòng kế hoạch vật tư STT Tên tài sản Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng Chinpon Hai Phong Tấn 80 722.727 57.818.160 Tổng 57. 818.160 Cộng tiền (viết bằng chữ): Năm mươi bảy triệu tám trăm mười tám nghìn một trăm sáu mươi đồng Người nhập Thủ kho Kế toán Phụ trách kế toán * Phần thuế GTGT trên hoá đơn sẽ được kế toán phản ánh riêng trên sổ cái TK 133. - Thuế GTGT được khấu trừ hàng hoá dịch vụ, sau khi kế toán nhận được hoá đơn bán hàng và phiếu nhập của thủ kho gửi lên. b. Thủ tục xuất kho: Trong quá trình sản xuất, VL - CCDC được xuất kho với nhiều mục đích khác nhau, có thể xuất kho VL - CCDC để phục vụ cho sản xuất, hay xuất trả người cho thuê... Do đó khi tiến hành xuất kho VL - CCDC phải tuân theo những thủ tục nhất định. Khi có nhu cầu cần dùng đến VL - CCDC các bộ phận cần sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư rồi đưa nên phòng vật tư thiết bị. Tuỳ vào nhu cầu đó có hợp lý hay không và số lượng hiện còn ở trong kho mà phòng vật tư thiết bị sẽ làm thủ tục để xuất kho VL - CCDC. Phiếu xuất kho được lập làm 2 liên. - Một liên lưu ở phòng vật tư thiết bị. - Một liên giao cho đối tượng sử dụng mang xuống kho, thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho vào cột thực xuất kho, đồng thời ghi vào thẻ kho và cuối tháng tập hợp chứng từ chuyển cho phòng kế toán. Bên cạnh đó, trước khi viết phiếu xuất kho thì VL - CCDC xuất kho phải được dựa trên thiết kế được giám đốc duyệt cho từng hạng mục công trình và đơn vị phải căn cứ vào kế hoạch và tiên lượng vật tư để duyệt theo nguyên tắc: đảm bảo về số lượng, chủng loại, quy cách. Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ % giá trị sử dụng còn lại (nếu là vật tư luân chuyển). ở kho khi nhận được phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu công cụ dụng cụ cho đối tượng cần sử dụng và căn cứ vào số thực xuất để ghi vào cột thực xuất của phiếu xuất kho. Khi xuất vật tư phải đúng đối tượng, sử dụng ngay, chữ ký nhận trong phiếu xuất phải là người có trách nhiệm trước giám đốc. Đồng thời các chứng từ của phiếu xuất kho phải đầy đủ chữ ký theo quy định hiện hành. Quá trình xuất vật tư: Khi phát sinh nhu cầu sử dụng vật tư, nhân viên bộ phận cần sử dụng vật tư sẽ xin lĩnh vật tư tại phòng kế hoạch vật tư. Kế toán vật tư xem Giấy xin lĩnh vật tư (Bảng số ) có hợp lệ hay không rồi lập Phiếu xuất vật tư (Bảng số ), phiếu này cũng bao gồm ba liên: một liên để lưu, một liên chuyển cho đơn vị xin lĩnh vật tư, còn một liên chuyển cho thủ kho. Bảng số 3: Công ty Công trình và TMGTVT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Giấy xin lĩnh vật tư Số: 3 Họ và tên: Lại Minh Tuấn Đơn vị: Xí nghiệp xây đựng cầu đường Dùng vào việc: phục vụ sản xuất trong tháng STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Xi măng Chinpon Hai Phòng Tấn 80 2 3 4 5 6 7 Duyệt Ngày 22 tháng 11 năm 2006 Người xin lĩnh Bảng số 4: Công ty Công trình và Thương mại GTVT phiếu xuất kho Số: 5 Ngày 22 tháng 11 năm 2006 Họ tên người nhận hàng: Lại Minh Tuấn địa chỉ( bộ phận): Đội 4 Lý do xuất kho: phục vụ sản xuất trong tháng Xuất tại kho: Chị Cúc Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 XimăngChinphon Hai phong Tấn 80 80 722727 57.818.160 2 3 4 5 6 Cộng 57.818.160 Cộng thành tiền bằng chữ: Năm bảy triệu tám trăm mười tám nghìn một trăm sáu mươi đồng. Người lĩnh Kế toán Thủ kho Thủ trưởng đơn vị VL khi đã xuất kho đem về đơn vị sử dụng nếu trường hợp thiếu hụt hay mất mát xảy ra người trực tiếp lĩnh vật tư sẽ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm. 2.3 Hạch toán thu mua & nhập kho VL tại công ty a. Tài khoản sử dụng Phương pháp hạch toán hàng tồn kho sử dụng tại công ty Công trình và Thương mại GTVT là phương pháp kê khai thường xuyên. Để tổng hợp quá trình nhập, xuất VL công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 152 – Nguyên vật liệu, vật liệu chính TK 1522- Vật liệu phụ TK1523- Nhiên liệu TK 1524- Phụ tùng thay thế TK 1528- Vật liệu khác TK 331 - Phải trả cho người bán Nhập vật liệu TK 133 - Thuế GTGT TK 111 - Tiền mặt TK 112 - TGNH ................ TK 621 - Chi phí NL, VL trực tiếp TK 642 - Chi phí quản lý DN Xuất vật liệu TK 627 - Chi phí sản xuất chung TK 142 - Chi phí chờ kết chuyển. Đối với vật liệu nhập kho kế toán sử dụng các sổ sau: - Sổ chi tiết TK 331 "Phải trả cho người bán" - Nhật ký chứng từ số 5. Đối với VL xuất kho: Do công ty sử dụng giá thực tế để tính khi nhập xuất VL do đó công ty không sử dụng bảng tính giá thành thực tế VL mà chỉ sử dụng bảng phân bổ số 2 "Phân bổ NVL" 2.3..1. Hạch toán tổng hợp nhập VL Vật liệu nhập vào công ty chủ yếu là mua ngoài, quan hệ thanh toán với người bán của công ty phần lớn cũng là quan hệ với các nhà cung cấp. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, do sự phong phú, đa dạng về sản phẩm và tính cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp nên nhu cầu về nguồn hàng của công ty luôn được đáp ứng kịp thời, không có trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về, mặt khác kế toán chỉ ghi định khoản khi hàng hoá mua nhập đủ trong kho. Với hình thức nhật ký chứng từ thì việc hạch toán tổng hợp nhập VL ở công ty hiện nay đang sử dụng là sổ chi tiết số 2 TK 331 - Phải trả cho người bán, và nhật ký chứng từ số 5 - Ghi có TK 331. Công ty không sử dụng NKCT số 6 - "Ghi có TK 151" - Hàng mua đang đi đường. Vì khi mua VL - CCDC hàng và hoá đơn cùng về công ty chứ không có trường hợp hoá đơn về trước, hàng về sau hoặc hàng về trước, hoá đơn về sau. * Sổ chi tiết TK 331 "Phải trả cho người bán". Để theo dõi quan hệ thanh toán với người cung cấp, công ty sử dụng sổ chi tiết TK 331. Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập xuất VL - CCDC và quá trình thanh toán với người cung cấp của công ty. Đối với những người bán thường xuyên thì kế toán phản ánh riêng trên một sổ chi tiết. Sổ chi tiết TK 331 chỉ ghi theo giá thực tế của VL - CCDC nhập kho. Ví dụ: Sổ chi tiết thanh toán với công ty TNHH Tân Mai được ghi như sau: - Cách ghi sổ: + Cột 1, 2: ghi số hiệu chứng từ và ngày tháng của chứng từ. + Cột 3: ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến số VL - CCDC mua trong tháng. + Cột 4: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng. + Cột 5: Thời hạn được chiết khấu (nếu có) + Cột 6, 7: Ghi số phát sinh bên Nợ (Có) của TK 331 trong tháng. + Cột 8, 9: Ghi số dư Nợ (Có) TK 331 trong tháng. * Phương pháp lập, cơ sở số liệu và cách ghi như sau: - Số phát sinh đầu tháng: căn cứ vào số dư cuối tháng trước để ghi vào đầu tháng này. - Số phát sinh trong tháng: căn cứ vào các hoá đơn (GTGT), phiếu nhập kho của từng người bán để ghi vào phần ghi có TK 331 nếu chưa thanh toán với người bán: Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133 Có TK 331 Khi thanh toán thì kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111, 112, 311... - Số dư cuối tháng: Được tính trên cơ sở số dư đầu tháng, tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và được chuyển sang làm số dư đầu tháng sau: Biểu số 5 Đơn vị: Công trình và TMGTVT Sổ chi tiết TK 331 - Phải trả cho người bán Tên người bán: Công ty TNHH Tân Mai Tháng 11/ 2006 Đơn vị tính: 1000 Đ CT Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Thời gian được hưởng chiết khấu Số phát sinh Số dư Ghi chú S N Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 SDĐK 71.080. 01 Nhập 80 tấn xi măng Chinpon 152 57.818,16 08 4/1 Dùng tiền mặt thanh toán 111 51.850 Cộng 51.850 57.818,160 76.265. Phương pháp ghi: Kế toán căn cứ vào số liệu dòng tổng cộng trong sổ chi tiết TK 331 để ghi đầy đủ theo các nội dung cần thiết vào NKCT số 5, cụ thể như sau: + Phần ghi có TK 331, nợ các tài khoản: Lấy số liệu của dòng cộng cuối tháng của từng đơn vị bán trên sổ chi tiết để ghi vào phần tương ứng nhằm theo dõi tổng số tiền mà công ty phải thanh toán cho người bán. + Phần ghi Nợ TK 331, Có các tài khoản: Căn cứ vào dòng cộng cuối quý phần tương ứng của sổ chi tiết TK 331 cùng tháng để ghi vào các cột phù hợp theo từng người bán. Nếu công ty thanh toán bằng tiền mặt ghi vào cột TK 111, nếu trả bằng TGNH ghi vào TK 112, nếu vay để trả ghi vào TK 311... + Căn cứ vào số liệu trên cột số dư đầu tháng và cột cộng Có TK 331, cột cộng Nợ TK 331 để tính ra cột số dư cuối tháng. Cột số dư cuối tháng bao gồm một cột ghi Nợ và một cột ghi Có. + Cuối nhật ký chứng từ số 5 là dòng tổng cộng: Cộng tất cả các dòng trong một cột và ghi xuống dòng tổng cộng trong cột đó. Thông qua NKCT số 5 công ty sẽ biết được tổng quát tình hình thanh toán giữa công ty với các đơn vị cung cấp vật tư. Sau khi phản ánh xong NKCT số 5 kế toán khoá sổ và lấy số liệu tổng cộng để ghi vào sổ cái TK 331. Sau đây là NKCT số 5. Biểu số 6: Đơn vị: Công ty Nhật ký chứng từ số 5 Công trình và thương mại GTVT Ghi có: TK 331 Tháng 11/2006 ĐVT: 1.000Đồng CT Mã chứng từ Diễn giải Số tiền 1331 141 152 1531 621 627... 02 CNKH1 Chuyển nợ ông Quân sang ông Toàn (Quân vay đi công tác) 5.000 5.000 16 CNKH2 Công ty Tân Mai 42252-29/11/2006.10% - xi măng 1.363,640 1.363.640 17 CNKH2 Thuế vật tư - phụ tùng 13.260 13.260 Cộng 19.623,940 14.623,490 5.000. Người lập biểu Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi họ tên) 2.3.2. Hạch toán tổng hợp xuất VL: NVL tại công ty chủ yếu là xuất kho dùng cho nhu cầu sản xuất. Bởi vậy, kế toán tổng hợp nhập, xuất VL có nhiệm vụ phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác số VL xuất dùng cho từng hạng mục công trình. Hiện nay, tại công ty giá thực tế đích danh được sử dụng để ghi sổ chi tiết khi nhập, xuất VL. Do công ty không sử dụng giá hạch toán nên không lập bảng kê số 3 "bảng tính giá thành vật liệu mà chỉ dùng bảng phân bổ số 2 "bảng phân bổ NVL". Bảng phân bổ số 2 dùng để phản ánh giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng (ghi Có TK 152, ghi Nợ các tài khoản khác). Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bố số 2: các cột dọc phản ánh các loại VL. xuất dùng trong tháng tính theo giá thực tế, các dòng ngang phản ánh đối tượng sử dụng VL. Cơ sở để lập bảng phân bổ số 2: căn cứ vào các bảng kê xuất VL-CCDC của các công trình, từ đó kế toán tập hợp chi phí tính tổng trị giá thực tế VL xuất dùng cho từng công trình. Biểu số 7. Trích bảng kê xuất kho vật liệu công trình Cầu Anh Sơn tháng 11/ 2006 STT Ngày Tên và quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Đối tượng sử dụng TK Nợ TK Có 1 Trỏ bơm 470 m?3/h cái 2 1.250.000 2.500.000 Cầu Anh Sơn 142 152 2 Pasitip tẩm chì 13x13 kg 5 60.000 300.000 Cầu Anh Sơn 142 152 3 Đầu cọc BT 40x40 m 19,8 25.000 495.000 Cầu Anh Sơn 142 152 Cộng 3.295.000 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) Ký, ghi họ tên) Bảng số 8 : Bảng phân bổ vật tư Bảng phân bổ vật tư xuất kho TK Có Cộng TK Nợ Đối tượng sử dụng 152 621 Cầu Anh Sơn 16.452.000 16.452.000 Tổng 621 16.452.000 16.452.000 621 Cầu An Thái 156.676.400 156.676.400 Đáp Cầu 104.865.620 104.865.620 Tổng 621 261.542.020 261.542.020 Tổng cộng 277.994.020 277.994.020 Sau đó kế toán tổng hợp lấy số liệu ở các NKCT, bảng phân bổ vật liệu, các tài khoản liên quan... để lập sổ cái tổng hợp TK 152. - Cách ghi sổ: bao gồm các cột: Cột 1: Ghi số thứ tự Cột 2: Diễn giải Cột 3: Ghi có các tài khoản Cột 4, 5: Ghi tổng số tiền phát sinh Nợ, phát sinh Có của TK. - Phương pháp ghi sổ: + Dư đầu kỳ: Được lấy từ dòng dư cuối kỳ của tháng trước. + Số phát sinh trong kỳ: Kế toán lấy số liệu tổng hợp từ các NKCT, các tài khoản liên quan đến TK 152, bảng phân bổ vật liệu, mỗi tài khoản được ghi trên một dòng. + Số dư cuối kỳ được tính theo công thức. Dư cuối kỳ = Dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng trong kỳ - Số phát sinh giảm trong kỳ. Bảng số 9 Sổ cái tổng hợp TK: 152 Tháng 11/2006 Đơn vị: 1000đ CT Diễn giải TK đối ứng Số tiền S N Nợ Có SDĐK 36.000 1 8 Nhập kho vật liệu 331 57.818, 160 4 9 Chi phí vận chuyển 111 200 5 22 Xuất vật liệu vào sản xuất 621 57.818, 160 8 23 Xuất vật liệu vào QLDN 642 1.200 Tổng số phát sinh 58.018.16 SDCK 94.018,16 59.018 2.3.4 Kế toán thuế GTGT được áp dụng tại công ty Công trình và TMGTVT. Hiện nay công ty thuộc diện chịu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Các đơn vị tổ chức sản xuất kinh doanh khi áp dụng phương pháp này đều phải sử dụng hoá đơn GTGT. Khi lập hoá đơn phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định và ghi rõ: giá bán chưa có thuế, kể cả phu thu và chi phí ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT phải chịu, tổng giá thanh toán với người mua. * Phương pháp tính như sau: Số thuế phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào Thuế GTGT đầu ra = Giá tính thuế của hàng hoá dịch vụ bán ra x Thuế suất thuế của hàng hoá, dịch vụ tương ứng GTGT Thuế GTGT = Tổng số thuế GTGT đã thanh toán được ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng hoá, dịch vụ hoặc từ chứng từ nộp thuế GTGT hàng hoá nhập khẩu * Phương pháp lập tờ khai: Hàng tháng các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải lập tờ khai tính thuế GTGT theo quy định của nhà nước cho cơ quan thuế chậm nhất là trong 10 ngày của tháng tiếp theo. Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh căn cứ vào bản kê hoá đơn mua bán hàng hoá, dịch vụ để kê khai vào các chỉ tiêu tương ứng. Chỉ tiêu năm được xác định theo thực tế (nếu hạch toán riêng) hay phân bổ theo tỷ lệ doanh thu. Các doanh nghiệp phải lập bảng phân bổ giải trình kèm theo bảng kê khai thuế. Trong trường hợp không phát sinh thuế đầu vào, thuế đầu ra là các doanh nghiệp vẫn phải kê khai, nộp tờ khai thuế cho cơ quan thuế. Các doanh nghiệp phải kê khai đầy đủ, đúng mẫu tờ kê khai thuế và phải chịu trách nhiệm về tờ khai. 2.3.7. Hạch toán Kiểm kê và đánh giá các NVL: Việc kiểm kê kho vật tư nhằm phát hiện và xử lý chênh lệch đó giữa số tồn kho thực tế và số tồn kho trên sổ sách. Tại Công ty Công trình và TMGTVT, việc kiểm kê kho vật tư được thực hiện 3 tháng một lần. Thủ tục kiểm kê được tiến hành như sau: Sau khi được giám đốc phê duyệt thành lập, ban kiểm kê bắt đầu công tác kiểm kê. Trước tiên, ban kiểm kê ra quyết định khoá sổ sách. Số tồn kho trên sổ sách được xác định đem đối chiếu với số tồn kho thực tế do ban kiểm kê đưa ra để xem có chênh lệch hay không. Đồng thời, ban kiểm kê cũng phải xác định được nguyên nhân thừa thiếu vật tư để có biện pháp xử lý thích hợp. Việc kiểm kê được thực hiện xong, ban kiểm kê sẽ lập Biên bản kiểm kê vật tư. 2.3.8. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty Công trình và Thương mại GTVT, hàng năm lượng vật liệu tồn kho có giá trị không phải là nhỏ nhưng công ty lại không hề lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trường hợp nếu bất ngờ có giảm giá hàng tồn kho với giá trị lớn thì sẽ ảnh hưởng xấu đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. V. Phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Công trình và Thương mại GTVT 1- Phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật liệu 1.1 - Phân tích tình hình thực hiện công tác cung ứng vật liệu Hàng năm, hàng quý, phòng kế hoạch vật tư của công ty đều lập kế hoạch mua vật tư căn cứ trên kế hoạch sản xuất của năm hay quý đó. Do việc sản xuất của công ty thường là theo đơn đặt hàng, ít có trường hợp sản xuất không theo đơn đặt hàng nên kế hoạch sản xuất của công ty được xây dựng khá phù hợp với thực tế sản xuất. Ta có thể thấy được tình hình cung ứng vật tư tại Công ty Công trình và Thương mại GTVT thông qua tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối lượng vật liệu: Tỷ lệ % hoàn thành Tổng mức vật liệu sử dụng thực tế kế hoạch sử dụng = ---------------------------------------------------------------- x100 vật liệu quý I/2006 Tổng mức Giá trị tổng sản lượng thực tế vật liệu x ---------------------------------------- sử dụng kế hoạch Giá trị tổng sản lượng kế hoạch Tỷ lệ % hoàn thành 9.491. 160.324 kế hoạch sử dụng = -------------------------------------------- x100 vật liệu quý I/2006 18.491.160 324 8.700.000.000 x ------------------- 18.000.000.000 = 106,34% Tổng mức Tổng mức Giá trị tổng sản lượng thực tế Số tuyệt đối = vật liệu - vật liệu x ---------------------------------------- sử dụng TT sử dụng KH Giá trị tổng sản lượng kế hoạch 18.491.160 324 Số tuyệt đối = 9.491. 160.324 - 8.700.000.000 x -------------------- 18.000.000.000 = 188 734 808 đồng Theo tính toán ở trên, lượng vật liệu cần cung ứng tăng 106,34% so với kế hoạch. Điều này chứng tỏ khả năng cung ứng vật liệu tại công ty đạt hiệu qủa tốt, đảm bảo cung cấp vật liệu cho sản xuất. Để đạt được điều này, công ty đã xây dựng được một đội ngũ các nhà cung cấp có khả năng đảm bảo hàng hoá với giá cả hợp lý và chất lượng bảo đảm; và ngay cả khi nhu cầu hàng hoá của công ty là đột biến cũng vẫn được đáp ứng tức thời. Những vật tư mua vào của công ty luôn đáp ứng được về chất lượng bởi theo quy định đã đặt ra của công ty là không cho phép nhập các loại vật tư, hàng hoá với phẩm chất kém. Việc sản xuất của công ty luôn được thực hiện liên tục, không có tình trạng ngừng sản xuất vì lý do thiếu vật liệu hay vì chất lượng vật liệu không đảm bảo. Nhờ vậy mà uy tín của công ty ngày càng được nâng cao và khách hàng đến với công ty ngày nhiều. Tuy nhiên, chính do vượt mức kế hoạch cung ứng vật tư như đã nêu trên đã dẫn đến tình trạng vật liệu bị dư thừa, vốn sản xuất bị ứ đọng, cụ thể trong quí II/ 2006 là 188 .734 .808 đồng. 1.2 - Phân tích tình hình thực hiện công tác dự trữ vật liệu Như trên đã nêu, công tác cung ứng VL được thực hiện tốt, luôn đảm bảo cung cấp đầy đủ VL, phục vụ cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp đề phòng trường hợp việc cung ứng gặp phải những khó khăn bất khả kháng, phòng kế hoạch vật tư cũng đã xây dựng định mức dữ trữ thường xuyên đủ dùng cho từng tháng, Công tác quản lý và bảo quản VL tại Công ty được thực hiện tốt: từ khâu mua hàng về nhập kho đến việc xuất kho VL các thủ tục của công ty đều được thực hiện nghiêm ngặt. Công ty hiện có hai kho vật tư, kho được trang bị đầy đủ các thiết bị đo lường, các phương tiện bảo quản và hệ thống sổ sách được ghi chép đầy đủ. Các loại VL trong kho được sắp xếp một cách hợp lý, phù hợp các yêu cầu về bảo quản nên rất thuận tiện cho việc nhu cầu nhập, xuất kho bất cứ lúc nào cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý. Chính vì vậy, mặc dù ba tháng công ty mới thực hiện kiểm kê một lần nhưng tình trạng thiếu hụt hay dư thừa vật tư là rất ít. Ta có thể thấy được tình hình dự trữ vật tư tại Công ty như sau: 1.3 - Phân tích tình hình sử dụng vật liệu Tình hình sử dụng vật tư tại Công ty CT& TMGTVT có thể được đánh giá thông qua các chỉ tiêu sau: Tỷ lệ % hoàn thành Tổng mức vật liệu sử dụng thực tế kế hoạch sử dụng = ---------------------------------------------------------------- x100 vật liệu quý I/2000 Tổng mức Giá trị tổng sản lượng thực tế vật liệu x ---------------------------------------- sử dụng kế hoạch Giá trị tổng sản lượng kế hoạch Tỷ lệ % hoàn thành 9.185.933.730 kế hoạch sử dụng = -------------------------------------------- x100 vật liệu quý II/2006 18.465.426.000 9.000.000.000 x ------------------- 18.000.000.000 = 99,49% Tổng mức Tổng mức Giá trị tổng sản lượng thực tế Số tuyệt đối = vật liệu - vật liệu x ---------------------------------------- sử dụng TT sử dụng KH Giá trị tổng sản lượng kế hoạch 18.465.426.000 Số tuyệt đối = 9.185.933.730- 9.450.000 000 x -------------------- 18.000.000.000 = - 15.593.090 đồng Thông qua các số liệu trên về tình hình sử dụng vật liệu của quý II/2006 một điều rõ ràng nhận thấy công ty không những vượt kế hoạch đặt ra về giá trị tổng sản lượng mà còn giảm được hao phí về vật liệu. Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch sử dụng vật liệu của quý II/2006 đạt 99,49%, điều này có nghĩa là công ty đã sử dụng có hiệu quả hơn, tiết kiệm hơn số lượng vật liệu mà kế hoạch đạt ra cho sản xuất. Cụ thể, công ty đã tiết kiệm được 15 593 090 đồng. Có thể khẳng định vật liệu xuất sử dụng cho sản xuất tại công ty đạt hiệu quả cao. Như vậy, qua phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật tư tại Công ty Công trình và TMGTVT cho thấy công tác tổ chức quản lý vật tư được thực hiện chặt chẽ, vật tư được cung ứng đầy đủ, đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, vật tư sử dụng tiết kiện và có hiệu quả, song một điểm cần chú ý ở đây là số lượng vật tư dự trữ cao so với thực tế sản xuất và lượng dự trữ vật tư không đồng đều giữa các thời điểm trong kỳ sản xuất. 1.4 - Phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động Vốn lưu động là biểu hiện bằng tiền của tài sản lưu động và tài sản trong lưu thông. Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cần phải sử dụng hợp lý vốn lưu động sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Thông qua phân tích các chỉ tiêu về vốn lưu động ta sẽ có được cái nhìn tổng quát nhất về hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Công trình và TMGTVT trong so sánh giữa quý I/ 2002 với quý II/2006 : Trước tiên, ta phân tích chỉ tiêu sức sinh lời của vốn lưu động - đây là chỉ tiêu phản ánh chung nhất về tình hình sử dụng vốn lưu động : Công thức : Sức sinh lợi Lợi nhuận thuần của = -------------------------------------------- vốn lưu động Giá trị vật liệu tồn kho bình quân Bảng số 31: Bảng tính toán sức sinh lợi của vốn lưu động Chỉ tiêu Quý I/2002 Quý II/2006 Vốn lưu động đầu quý 3.685.442 307 3820. 139. 871 Vốn lưu động cuối quý 2.902. 759. 689 3.613. 256.094 Vốn lưu động bình quân trong quý 3.294. 118. 998 3716. 697.984 Lợi nhuận thuần 578. 362. 518 617. 261. 286 Sức sinh lợi của vốn lưu động 0,18 0,17 Trong quý I/2002, sức sinh lợi của vốn lưu động là 0,18 tức là một đồng vốn lưu động tạo ra 0,18 đồng lợi nhuận ; Còn quý II/2006, chỉ tiêu này là 0,17 hay một đồng vốn lưu động tạo ra được 0,17 đồng lợi nhuận, thấp hơn so với cùng kỳ năm trước 0,01 đồng, chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động bị giảm xuống. Tiếp theo ta sẽ phân tích một số chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển vốn lưu động thường dùng như số vòng quay của vốn lưu động, thời gian một vòng quay của vốn lưu động. - Số vòng quay của vốn lưu động : Số vòng quay Tổng số doanh thu thuần của = --------------------------------- vốn lưu động Vốn lưu động bình quân Số vòng quay 16.832. 316.000 của vốn lưu động = --------------------- = 5,11 quý I/2002 3.294.118.998 Số vòng quay 18.465.426.000 của vốn lưu động = --------------------- = 4,97 quý I/2002 3.716.697.984 Số vốn lưu động quay được 4,97 vòng trong quý II/2006, ít hơn so với số vòng quay của vốn lưu động trong quý I/2002 – 0,14 vòng chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động bị giảm sút. Đồng thời chỉ tiêu này còn phản ánh khả năng sản xuất của vốn lưu động: quý I/2002 một đồng vốn đem lại 5,11 đồng doanh thu, còn quý II/2006 một đồng vốn đem lại ít hơn: 4,97 đồng doanh thu. - Thời gian một vòng quay của vốn lưu động : Thời gian một vòng quay Thời gian kỳ phân tích của = ---------------------------------------- vốn lưu động Số vòng quay của vốn lưu động Thời gian một kỳ phân tích (một quý) là 90 ngày Thời gian một vòng quay 90 của vốn lưu động = --------- = 17,61 ngày quý I/2002 5,11 Thời gian một vòng quay 90 của vốn lưu động = --------- = 18,11 ngày quý II/2006 4,97 Chỉ tiêu này thể hiện số ngày cần thiết để cho vốn lưu động quay được một vòng: số liệu tương ứng quý I/2002 và quý II/2006 là 17,61 ngày và 18,11 ngày. Thời gian một vòng luân chuyển quý II/2006 lớn hơn cùng kỳ năm trước là 0,5 ngày thể hiện tốc độ luân chuyển của vốn lưu động của quý II/2006 chậm hơn so với quý I/ 2002. 2. Phân tích mối quan hệ giữa tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Công trình và TMGTVT Thông qua các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động như trên: Sức sinh lời của vốn lưu động, số vòng quay của vốn lưu động và thời gian một vòng quay của vốn lưu động quý I/2002 và quý II/2006, em nhận thấy mặc dù trong quý II/2006, doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty đều tăng lên đáng kể nhưng do vốn lưu động bình quân cũng tăng lên khá nhiều nên hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong quý II/2006 thấp hơn so với cùng kỳ năm 2002. Điều này là do ảnh hưởng của nhiều yếu tố trong đó có yếu tố vật liệu. Nhìn chung tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật liệu tại Công ty Công trình và TMGTVT đều đảm bảo yêu cầu phục vụ cho sản xuất. Thậm chí trong quý II/2006 vật liệu sử dụng tiết kiệm và hiệu quả hơn so với quý I/2002. Tuy nhiên, do tình hình cung ứng và dự trữ vật liệu đều tăng lên, gây ra tình trạng dư thừa vật liệu, khiến vốn lưu động bị ứ đọng và do đó làm chậm tốc độ chu chuyển vốn cũng như làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Đây là một trong những hạn chế mà công ty cần điều chỉnh để không chỉ nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động mà còn tạo điều kiện mở rộng sản xuất kinh doanh. Phần III: Một số ý kiến nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán VL tại Công ty Công trình và TMGTVT. I. Những nhận xét đánh giá về công tác hạch toán VL ở công ty. 1. Nhận xét đánh giá chung. Trải qua 27 năm thành lập và phát triển, Công ty Công trình và TMGTVT vẫn luôn khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế quốc dân, nhất là trong nền kinh tế thị trường mở cửa hiện nay, công ty đã nhanh chóng tổ chức lại sản xuất, tham gia các hoạt động đấu thầu, không ngừng phấn đấu, tăng cường liên doanh liên kết với các công ty trong nước và công ty liên doanh với nước ngoài nhằm tạo sức mạnh trong việc tham gia đấu thầu xây lắp các công trình và đã thắng thầu cũng như hoàn thành nhiều công trình lớn phục vụ cho đất nước. Để đứng vững trên thị trường, tạo lập được uy tín của mình và để có kết quả khả quan như hiện nay, không thể không nói đến sự chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty và sự vươn lên của những cán bộ - công nhân viên ở đây. Tập thể lãnh đạo công ty đã nhận ra những mặt yếu kém không phù hợp với cơ chế mới nêu đã có nhiều giải pháp kinh tế có hiệu quả, mọi sáng kiến luôn được phát huy nhằm từng bước khắc phục những khó khăn hoà nhịp với nền kinh tế thị trường. Bản thân công ty luôn phải tự tìm ra các nguồn vốn để sản xuất, tự mình tìm ra các nguồn nguyên vật liệu để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất, đồng thời là một công ty luôn nhạy bén với sự thay đổi và sự cạnh tranh trên thị trường. Công ty luôn chú trọng đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng cường công tác quản lý nói chung cũng như NVL nói riêng. Một trong những yêu cầu quan trọng mà công ty đề ra là phải tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. 2. Nhận xét đánh giá cụ thể về công tác hạch toán VL tại Công ty Công trình và TMGTVT. Công tác kế toán VL ở công ty được tiến hành dựa trên căn cứ khoa học và đặc điểm tình hình thực tế của công ty có vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành. Do đặc điểm vật liệu của công ty đa dạng và phong phú về chủng loại, các nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thường xuyên, do đó công ty đã sử dụng giá thực tế vào công tác hạch toán kế toán. NLVL được đánh giá theo giá thực tế đã tạo thuận lợi cho việc ghi chép những biến động của VL, tăng cường chức năng kiểm tra của kế toán nhằm sử dụng hợp lý tiết kiệm có hiệu quả vật liệu trong sản xuất. Như ta đã biết VL là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Do đó việc tổ chức quản lý và sử dụng tốt khoản mục chi phí này sẽ góp phần thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm mà công ty đề ra. Điều này được thể hiện ở sự chú trọng từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản, cho đến khâu sử dụng vật liệu. Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác quản lý VL ở công ty tôi nhận thấy công tác quản lý và hạch toán ở công ty có nhiều ưu điểm cần phát huy cụ thể như: a. Ưu điểm - Về bộ máy quản lý: cùng với sự phát triển của công ty, sự lớn mạnh không những thể hiện qua cơ sở vật chất kỹ thuật, mà còn thể hiện ở trình độ quản lý kinh tế đó là công tác kế toán nói chung và công tác kế toán VL nói riêng, không ngừng được hoàn thiện và nâng cao. Kế toán VL ở công ty đã phản ánh và giám đốc chặt chẽ tài sản, tiền vốn của công ty, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho giám đốc, cho công tác quản lý, phân tích được các hoạt động kinh tế thường xuyên giúp cho việc chỉ đạo nhập xuất kho VL một cách ổn định và nhanh chóng. Với một đội ngũ kế toán được đào tạo khá vững, am hiểu như hiện nay là phù hợp với chức năng và nhiệm vụ đã được phân công mọi công việc trong phòng kế toán luôn được đảm bảo và báo cáo kế toán được theo đúng kỳ báo cáo kế toán. - Về hình thức hạch toán NVL ở công ty: đây là khâu đặc biệt được công ty coi trọng, ngay từ chứng từ ban đầu cũng được quy định rất chặt chẽ, được lập kịp thời, nội dung ghi đầy đủ rõ ràng, sổ sách được lưu chuyển theo dõi và lưu trữ khá hợp lý không chồng chéo. Tổ chức ghi chép theo dõi thường xuyên liên tục, thông qua các chứng từ như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu kiểm tra chất lượng... và các loại sổ như: sổ chi tiết VL, sổ chi tiết thanh toán với người bán... đã phản ánh đúng thực trạng sự biến động NVL ở công ty. Hạch toán vật liệu tổng hợp cũng được chia làm 2 phần bao gồm: hạch toán VL nhập và hạch toán VL xuất. Việc phân định như vậy sẽ tiện cho công tác kiểm tra theo dõi về giá trị VL nhập xuất kho. Bên cạnh đó việc hạch toán chi tiết VL theo phương pháp thẻ là phù hợp với công ty, phù hợp với trình độ của kế toán viên cũng như thủ kho; giúp cho việc theo dõi đối chiếu giữa thủ kho với phòng kế toán được nhanh chóng dễ dàng và thuận tiện. Đồng thời đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời VL cho sản xuất, đúng tiến độ, đúng kế hoạch. - Về khâu sử dụng: mọi nhu cầu sử dụng VL đều được đưa qua phòng vật tư để xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các nhu cầu đó, nhằm sử dụng tiết kiệm và quản lý tốt VL. -Việc sử dụng hệ thống sổ kế toán: Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ theo hệ thống tài khoản thống nhất mới ban hành. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Việc vận dụng hình thức này của công ty về cơ bản là đúng với quy định về mẫu sổ. Để phục vụ tốt cho việc hạch toán VL công ty đã mở sổ chi tiết TK 331 "Phải trả người bán" dùng để theo dõi thanh toán với đơn vị bán, đồng thời mở nhật ký chứng từ số 5 ghi có TK 331 và bảng phân bổ số 2 "Bảng phân bổ VL " tất cả đều được mở theo mẫu số quy định. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm cần phát huy ở trên, công tác hạch toán VL còn có những hạn chế. b. Nhược điểm: Công ty Công trình và TMGTVT là đơn vị xây dựng các công trình giao thông trên phạm vi toàn quốc do đó vật liệu để đưa vào sử dụng rất phong phú đa dạng về chủng loại, thường được mua với khối lượng lớn, một số đơn vị bán lại ở rất xa nơi công trình đang thi công. Bởi vậy quá trình vận chuyển từ kho người bán đến khi nhập vào kho nằm tại các công trường, đơn vị hay xuất tại kho công ty đến các công trường thường chiếm mọi thời gian dài, quá trình vận chuyển phức tạp do đó không tránh khỏi những hư hỏng, mất mát trên đường. - Bên cạnh đó việc bảo quản NVL cũng không phải dễ, một số loại VL không để được ở ngoài trời, có những loại vật liệu mua về phải dùng ngay, bảo quản tốt không được để quá thời hạn cho phép, nếu không sẽ bị hư hỏng (xi mang các loại) và gây nguy hiểm (bình ôxy, khí Axetylon). - Tất cả các trường hợp hao hụt VL trong quá trình vận chuyển vào trong kho vừa gây mất mát, ứ đọng vốn vừa là một khoản chi phí gây thiệt hại cho công ty, làm giảm lợi nhuận của công ty. - Trong công tác kế toán chi tiết VL ở công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ, phương pháp này tuy việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu nhưng việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán lại trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác do việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên đã làm hạn chế chức năng kiểm tra của công tác kế toán. II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán VL tại Công ty Công trình và TMGTVT. Qua phần nhận xét chung và nhận xét cụ thể ở trên ta có thể nhận thấy việc quản lý VL ở công ty bên cạnh những mặt tích cực trong quá trình hạch toán kế toán VL còn có một số vấn đề chưa hợp lý. Do đó để hoàn thiện những vấn đề chưa hợp lý này tôi xin đưa ra một số ý kiến để việc hạch toán quản lý VL được tốt hơn, phù hợp với tình hình thực tế tại công ty nhưng vẫn phải đảm bảo chế độ kế toán hiện hành. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán VL trước hết phải được đáp ứng các yêu cầu sau: - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng chế độ kế toán hiện hành. Kế toán không chỉ là công cụ quản lý nền kinh tế của nhà nước, việc tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị kinh tế được phép vận dụng và cải tiến cho phù hợp với tình hình quản lý tại đơn vị, không bắt buộc phải dập khuôn theo chế độ, nhưng trong khuôn khổ nhất định vẫn phải tôn trọng chế độ mới về quản lý tài chính. - Hoàn thiện công tác kế toán tại cơ sở phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh. Hệ thống kế toán ban hành bắt buộc các doanh nghiệp phải áp dụng, nhưng được quyền vận dụng trong một phạm vi nhất định cho phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp nhằm mang lại hiệu quả cao. Công tác kế toán luôn phải đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý. - Hoàn thiện nhưng phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí vì mục đích của doanh nghiệp là kinh doanh có lợi nhuận cao. Trên cơ sở những yêu cầu của việc hoàn thiện và tình trạng của việc quản lý VL ở công ty, tôi mạnh dạn đưa ra một số ý kiến góp phần khắc phục những tồn tại trong công việc quản lý VL- ở công ty. Thông thường chi phí VL thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Do vậy việc phấn đấu giảm chi phí NVL có ý nghĩa rất lớn đối với việc hạ thấp giá thành. Mà chi phí NVL trong giá thành sản phẩm chủ yếu phụ thuộc vào hai yếu tố đó là: lượng NVL tiêu hao và giá NVL. Tuy nhiên chi phí NVL không chỉ phụ thuộc vào khâu sản xuất mà nó còn liên quan đến các khâu khác như khâu mua, vận chuyển, bảo quản... Để giảm thấp chi phí NVL trong điều kiện cho phép công ty cần phải quản lý tốt các khâu: 1. Cải tiến về việc quản lý VL - Về tình hình cung cấp vật tư: công ty nên lựa chọn và tìm đến những khách hàng gần có đủ khả năng cung cấp VL, tài chính lành mạnh và những khách hàng cung cấp thường xuyên tín nhiệm. Vì VL của công ty rất phong phú về chủng loại do đó công ty cần xây dựng sổ danh điểm VL. Như vậy, lúc cần đến loại VL gì sẽ đáp ứng được ngay mà công tác quản lý được chặt chẽ, dễ hiểu, dễ tìm. Công ty nên hoàn thiện việc sắp xếp vật liệu theo một thứ tự, mã được xây dựng theo số tự nhiên từ 1 đến 9. Cụ thể trong sổ danh điểm vật liệu: 4 chữ số đầu quy định loại vật liệu chính, vật liệu phụ hai chữ số tiếp theo chỉ nhóm vật liệu, ví dụ: xi măng, sắt thép... chữ số tiếp theo chỉ loại VL và còn có thể có nhiều chữ số đằng sau nữa để biểu hiện quy cách VL. - Về tình hình sử dụng VL: định mức tiêu hao là vấn đề quan trọng có ý nghĩa quyết định đến chi phí vật tư của công ty. Vì thế khi xây dựng hệ thống định mức tiêu hao, VL phải được xây dựng dựa trên yêu cầu kỹ thuật, công nghệ của sản phẩm kết hợp với thực tế và kinh nghiệm sản xuất thực tế của chỉ tiêu định mức của các doanh nghiệp tiên tiến trong nước và quốc tế. Công ty cần xây dựng định mức hao hụt tự nhiên trong vận chuyển bảo quản. Ngoài ra phải sử dụng hợ lý tiết kiệm chi phí VL trên cơ sở các định mức, nên có chế độ thưởng với những ai tiết kiệm chi phí trong sản xuất... và chế độ phạt với những ai cố tình làm sai, làm ẩu dẫn tới làm hỏng và mất mát VL. - Về kiểm tra mặt giám sát giá trị của VL: Bộ phận tài chính cần tham gia ý kiến ngay từ đầu vào việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển bốc dỡ. Thông qua việc thanh toán cần kiểm tra lại giá mua VL, các chi phí vận chuyển bốc dỡ. Bộ phận tài chính cần kết hợp với các bộ phận khác định kỳ thực hiện phân tích tình hình mua sắm, dự trữ vật tư và chi phí vật tư cho sản xuất nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng, giảm chi phí vật tư và đề xuất những biện pháp thích ứng trong kỳ tới. 2. Cải tiến việc hạch toán chi tiết VL Kế toán chi tiết VL được áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song. Qua nghiên cứu tình hình thực tế của công ty xét trên các mặt quản lý nói chung và trình độ của kế toán, thủ kho nói riêng tôi nhận thấy là phù hợp. Tuy nhiên việc áp dụng phương pháp này dãn đến đối chiếu chậm vì mọi công việc đều dồn vào cuối tháng. Do đó, để lãnh đạo công ty nắm được tình hình tăng giảm VL, tình hình luân chuyển vốn lưu động một cách kịp thời, phòng kế toán nên cập nhật hàng ngày các loại phiếu nhập và phiếu xuất kho để kế toán vào sổ chi tiết xong còn lên bảng tổng hợp tình hình nhập xuất VL. Nếu để dồn vào cuối tháng mới hạch toán tổng hợp, như vậy sẽ gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin, báo cáo quyết toán bị chậm. 3. Cải tiến sổ sách chứng từ kế toán: Trong công tác kế toán hiện nay ở công ty, việc mở tài khoản tổng hợp TK 152 - NL, VL mà không mở các TK cấp 2 để theo dõi chi tiết từng nhóm, từng loại vật liệu là không phù hợp với yêu cầu quản lý và không đúng với chế độ kế toán. Công ty cần phải sửa đổi lại để theo dõi được một cách chính xác, chi tiết cụ thể các loại VL thông qua việc mở các tài khoản cấp 2 để theo dõi. VD: Để theo dõi NL, VL chính thì ghi vào TK 152 - NL, VL chính; Để theo dõi vật liệu phụ ghi vào TK 1522 - Vật liệu phụ... + áp dụng lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức: ở công ty đã xây dựng được định mức tiêu hao vật tư cho từng loại vật liệu phù hợp với tình hình thực tế của công ty, nhưng trên thực tế việc xuất vật tư đưa vào sử dụng không dựa trên mức tiêu hao mà xuất theo yêu cầu của sản xuất. Như vậy có thể dẫn đến tình trạng gây lãng phí vật tư. Để tiết kiệm và sử dụng một cách đúng mức vật tư cho từng hạng mục công trình và để biết được số liệu cần dùng là bao nhiêu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục theo tôi công ty có thể áp dụng phương pháp theo định mức đối với các loại vật tư chủ yếu thông qua việc sử dụng "phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức". Để làm chứng từ hạch toán phiếu này có thể lập cho từng loại hoặc nhiều loại vật liệu theo mẫu sau: Biểu số 13: Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Tháng 11/2006 Tên đơn vị lĩnh: Công trường Quang Trung Tên vật tư: Xi măng PC 40 Nội dung sử dụng: Đổ trụ bê tông P2. Ngày tháng Nhu cầu trong tháng Đơn vị Thực tế lĩnh Ký hiệu Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng PC 40 Kg 10.000 812,82 8.128.200 Cộng 8.128.200 Phiếu này do phòng kế toán lập trước ngày đầu tháng hay khi có lệnh sản xuất căn cứ vào nhu cầu vật tư xác định trên cơ sở định mức tiêu hao và kế hoạch sản xuất. Phiếu được lập thành2 bản, người phụ trách phòng kế hoạch ký rồi chuyển cho phòng vật tư thiết bị. Một bản chuyển cho thủ kho, một bản đơn vị thi công sử dụng. Khi lĩnh vật tư phải mang phiếu này xuống kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất và ký vào cả 2 bản. Sau đó mỗi lần xuất kho thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh tính ra tổng số VL đã xuất đối chiếu với thẻ kho rồi ký tên vào cả hai bản. Một bản chuyển cho phòng vật tư, một bản chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Sử dụng "phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức" tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp số liệu chi tiết kịp thời phục vụ công tác hạch toán nói chung và công tác quản lý VL nói riêng. 4. Cải tiến việc lập báo cáo vật tư cuối kỳ: ở công ty, trong kỳ số liệu VL xuất dùng, phục vụ cho quá trình sản xuất là theo kế hoạch. Do vậy, trong quá trình sản xuất tại các đơn vị thi công vẫn còn tình trạng lượng tiêu hao vật liệu CCDC thực tế ít hơn so với kế hoạch dẫn đến cuối kỳ vẫn còn VL ở các đơn vị thi công chưa được sử dụng. Các đơn vị cần lập phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ gửi cho phòng kế toán để theo dõi lượng vật tư tồn cuối kỳ đồng thời làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng VL. Sau mỗi hạng mục công trình, các đơn vị thi công phát hiện thấy số VL còn tồn tại, căn cứ vào từng loại VL và khả năng sử dụng VL ở các kỳ tiếp theo mà các đơn vị phân chia số lượng VL còn tồn lại thành 2 loại như sau: - Nếu số lượng vật tư không cần sử dụng ở kỳ tiếp theo thì lập phiếu nhập kho (mẫu 02 - VT) đồng thời nhập lại kho công ty để quản lý và sử dụng vào việc khác. - Nếu số VL vẫn còn tiếp tục sử dụng ở kỳ tiếp theo thì các đơn vị thi công lập phiếu báo cáo vật tư cuối kỳ làm 2 liên: + Một liên giao cho phòng vật tư. + Một liên giao cho phòng kế toán. Phương pháp lập phiếu báo cáo vật tư cuối kỳ như sau: Khi lập phải ghi rõ họ tên, bộ phận sử dụng (các đơn vị thi công), phiếu báo cáo vật tư cuối kỳ bao gồm các cột như sau: Cột thứ tự, cột nhãn hiệu, quy cách; cột mã số; cột đơn vị tính; cột số lượng, cột lý do sử dụng. Công ty có thể lập phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ theo mẫu sau: Bảng số 10 Phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ Ngày .... tháng.... năm ..... Bộ phận sử dụng............. STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị Số lượng Lý do sử dụng A B C 1 2 3 1 Xi măng 152.01 Kg 2 Sắt 1521.02 Kg 3 Que hàn 1522.01 Kg Phụ trách bộ phận (Ký tên) Kết luận Nguyên vật liệu thuộc nhóm hàng tồn kho của tài sản cố định giá trị của vật liệu có ảnh hưởng đến vốn lưu động. Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nên việc quản lý quá trình thu mua, xuất dùng, vận chuyển, bảo quản dự trữ là một nhu cầu tất yếu, công tác quản lý nhằm sử dụng vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm, có hiệu quả góp phần làm giảm giá thành, đảm bảo chất lượng sản phẩm và tăng lợi nhuận cho công ty. Đối với ngành xây dựng nói chung và đối với công ty Công trình và Thương mại Giao thông vận tải nói riêng đặc điểm sản xuất cũng như điều kiện thi công, công trình ở đâu thì nguyên vật liệu, vật tư được được tập hợp ở đó do vậy công tác hạch toán vật liệu là vấn đề quan tâm của các nhà quản lý. Trong thời gian thực tập, nghiên cứu thực tế tại công ty Công trình và Thương mại Giao thông vận tải tôi đã được sự giúp đỡ nhiệt tình về mọi mặt của các cô chú trong phòng kế toán đã hướng dẫn tôi hoàn thành bản báo cáo này.