Đề tài Tổ chức hoạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty Xây dựng 99 - Tổng công ty Xây dựng Trường Sơn - Bộ quốc phòng

n xuất kinh doanh của đơn vị như sản lượng, doanh thu - hiện tại các doanh nghiệp đều thiếu vốn hoạt động. Các đơn vị được Nhà nước xét duyệt để cấp bổ sung vốn lưu động cho đơn vị. Khi lập hồ sơ được các cấp có thẩm quyền phê duyệt, thẩm định và Bộ Quốc phòng duyệt cấp. Năm 2003 Công ty Xây dựng 99 được cấp 800 triệu vốn lưu động từ ngân sách Nhà nước. 2. Kế toán nguồn vốn chủ sở hữu - Nguồn vốn kinh doanh được kế toán chi tiết theo từng nguồn hình thành (như ngân sách, vốn doanh nghiệp, Tổng công ty cấp ….) - Kế toán ghi giảm tăng vốn kinh doanh, nộp trả vốn cho Nhà nước, Tổng công ty. - Trên cấp vốn lưu động, cố định Nợ TK 111, 112,211 CóTK 411 nguồn vốn kinh doanh - Bổ xung từ lợi nhuận Nợ TK 421 - Lãi chưa phân phối Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh - Bổ xung từ quỹ đầu tư phát triển Nợ TK 414 - Quĩ phát triển kinh doanh Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh - Bổ xung từ các công trình XDCB Nợ TK 441 - Nguồn vốn đầu tư XDCB Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh VIII. Báo cáo kế toán 1. Cơ quan báo cáo. Là doanh nghiệp hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân - Công ty tự trang trải cân đối thu chi. Cơ lợi nhuận bảo toàn và phát triển vốn. Theo quy định tài chính báo cáo kế toán được lập theo quý và gửi các cơ quan chủ quản, cấp trên như: Bộ quốc phòng (Cục Tài chính) Bộ Tài chính (Cục quản lý vốn) Tổng Công ty Xây dựng Trường Sơn Lưu tại doanh nghiệp 2. Báo cáo tài chính gồm - Bảng cân đối kế toán - Thuyết minh báo cáo tài chính - Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuển tiền tệ Một số phụ lục chi tiết kèm theo Phần IV Thực tế kế toán vật liệu công cụ dụng cụ ở Công ty xây dựng 99 I.Vật liệu, công cụ và dụng cụ và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp. 1. Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đối với công tác tổ chức kế toán nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất,là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm.trong doanh nghiệp nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lưu động. Sau khi hoàn thành một chu kỳ sản xuất nguyên vật liệu bị biến đổi về hình thái hiện vật và chuyển toàn bộ giá trị của nó vào sản phẩm sản xuất ra mà đối với nghành xây lắp thì đó là các công trình nhà cửa, cầu cống, đường xá… Chi phí về vật liệu chiếm khoảng 65% trong cơ cấu giá thành các công trình xây lắp và là một bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất trong các doanh nghiệp xây lắp. Do vai trò và vị trí của vật liệu trong sản xuất như thế nên các doanh nghiệp xây lắp cần thiết phải tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu. Qua đó có thể giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, hạ giá thành sản phẩm. Công cụ, dụng cụ ở các doanh nghiệp là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn qui định về giá trị, giá trị sử dụng để trở thành tài sản cố định. Công cụ dụng cụ cũng giống như các loại tài sản khác cần phải được tổ chức quản lý, hạch toán. CCDC có những loại có giá trị lớn nhưng thời gian sử dụng ngắn, có thể tham gia vào một hoặc nhiều chu kỳ sản xuất, chuyển dịch dần dần có loại giá trị nhỏ thời gian sử dụng dài, có loại giá trị nhỏ thời gian sử dụng ngắn tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của nó chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm. Mặt khác công cụ, dụng cụ được doanh nghiệp mua về để sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Do vậy, giá trị tiêu hao của nó cũng cấu thành nên giá trị sản phẩm và liên quan đến chi phí ở các bộ phận. Mặc dù đặc điểm, tính chất quá trình chuyển hoá giá trị nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ vào giá trị sản phẩm dịch vụ nói chung và sản phẩm xây lắp nói riêng có khác nhau song chúng đều là những yếu tố chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm. Do đó việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa thiết thực và hiệu quả trong công việc quản lý và kiểm soát tài sản của doanh nghiệp. Hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ là việc ghi chép, phân tích đầy đủ về tình hình thu mua, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Trong các doanh nghiệp việc tổ chức công tác kế toán NVL (CCDC) có những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Tổ chức ghi chép đầy đủ, chính xác tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL (CCDC) về các mặt: số lượng, giá trị, chủng loại và giá cả. - áp dụng đúng đắn các phương pháp kỹ thuật hạch toán NVL (CCDC), hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận XDCB trong doanh nghiệp đồng thời thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu NVL (CCDC), mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết để theo dõi tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, chỉ đạo thực hiện kế toán chặt chẽ. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL (CCDC), phát hiện và ngăn ngừa trường hợp lãng phí vật tư; thiếu hụt, mất mát cũng như ứ đọng vật tư đều có thể ảnh hưởng theo dõi sát thực tế tình hình nhập, xuất vật tư. - Tham gia kiểm kê và đánh giá lại NVL theo chế độ Nhà nước qui định, lập báo cáo NVL (CCDC) phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý. 2. Phương pháp nhập trước xuất trước. Bước 1: Xác định đơn giá của tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Bước 2: Căn cứ vào số lượng xuất lần một đẻ lấy số lượng thứ tự của tồn đầu kỳ và lần nhập trong kỳ. Nhưng lấy của lần nào thì phải tính theo đơn giá của lần đó. Bước 3: Cứ lần lượt tương tự như lần một, nếu số nhập bằng số xuất thì lấy trọn trong lần nhập đó. Còn nếu xuất nhỏ hơn nhập vẫn lấy của lần nhập đó và số thừa của lần nhập đó chuyển sang cho lần xuất sau. Nếu xuất lớn hơn lần nhập đó thì lấy hết lần nhập đó cộng thêm các lần nhập sau… cứ thế cho đến tính được giá trị của lần xuất cuối cùng . Số tồn kho cuôí kỳ chính là số lượng chưa sử dụng hết (xuất hết) của các lần nhập sau cùng, còn giá trị thì căn cứ vào số lượng và đơn giá tương ứng của các lần nhập sau cùng. Trên thực tế có thể nhập, xuất kho không theo thứ tự như giả thiết, nhưng khi tính toán thì tính theo giả thiết (theo quy ước). Theo phương pháp này, nếu giá cả có xu hướng tăng thì giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ gần sát với giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ. Do vậy, giá trị hàng tồn kho tương đối cao, trị giá xuất sử dụng sẽ nhỏ đi cho nên giá thành sẽ giảm, lợi nhuận trong kỳ sẽ tăng. III. Tổ chức kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ 1. Tổ chức chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu : Căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tư để xác định các chứng từ kế toán cần sử dụng ở doanh nghiệp. Theo quy định kế toán hiện hành các doanh nghiệp sử dụng các chứng từ bắt buộc đẻ hạch toán chi tiết VLCCDC : - Phiếu nhập kho : Mẫu số 01 - VT - QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT - Phiếu xuất kho : Mẫu số 02 - VT - QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT - Thẻ kho : Mẫu số 06 - CĐCTKT - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm HH : Mẫu số 08 - CĐCTKT Ngoài ra, tùy theo từng doanh nghiệp có thể có các nghiệp vụ phát sinh riêng như điều chuyển vật tư nội bộ thì sử dụng thêm "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" - Mẫu số 03 - VT - CĐCTKT Ngoài các chứng từ bắt buộc nói trên, DN có thể sử dụng thêm một số chứng từ hướng dẫn như : Nếu vật tư sử dụng liên tục, nhiều lần theo định mức thì có thể sử dụng thêm "Phiếu xuất vật tư theo hạn mức" - Mẫu số 04 - VT hoặc "Biên bản kiểm nghiệm vật tư" - Mẫu số 05 - VT và "Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ" - Mẫu số 07 - VT để giúp kế toán và người quản lý có thêm được những thông tin và chỉ tiêu cần thiết. Khi tổ chức hạch toán ban đầu ở các doanh nghiệp cần phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ. Sự thống nhất các bộ phận liên quan như vật tư, kế hoạch nghiệp vụ ... là rất cần thiết. Đối với các loại chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu đúng với nội dung phương pháp lập, còn người lập chứng từ thì phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý hợp pháp của các chứng từ đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Từ đó, quy định từng chứng từ vật tư cụ thể được luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận thủ kho, phụ trách vật tư, nghiệp vụ kế toán và bộ phận lưu trữ chứng từ vật tư. Tổ chức tốt khâu hạch toán ban đầu vật tư sẽ thuận lợi cho công tác hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật tư. 2. Tổ chức mở tài khoản kế toán và hạch toán vật tư : II. Đặc điểm vật liệu sử dụng và phương pháp kế toán vật liệu, công cụ và dụng cụ ở công ty 1. Đặc điểm vật liệu và đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ ở Công ty Vật liệu sử dụng trong xây dựng nói chung là rất đa dạng. Theo các báo cáo về hạch toán chi phí, báo cáo về vật tư của Công ty thì có đến 30.000 loại vật liệu khác nhau. Đây là những loại vật liệu xây dựng mà tính chất lý, hoá của chúng rất khác nhau. Do vậy, yêu cầu bảo quản, dự trữ các loại vật liệu cũng có những nét riêng biệt. Giống như các tổ chức xây dựng khác, Công ty sử dụng các loại vật liệu phổ biến như : đá, cát, sỏi, xi măng, sắt, thép... Mỗi loại vật liệu này gồm nhiều chủng loại khác nhau như : cát đen, cát vàng, xi măng (có xi măng trắng, xi măng thường -xi măng Bỉm Sơm, xi măng Triều Tiên...), thép có các loại f 6, f 12..., gạch có gạch vỡ, gạch xây, gạch lá nem, gạch lá dừa, gạch men kính... Đơn vị tính của các loại vật liệu xây dựng khác nhau thì khác nhau. Có thể quy định đơn vị tính vật liệu là một quy ước chung. Các loại sắt, thép, đinh... tính bằng kg (kilôgam), các loại cát, vôi, đá 1 x 2 tính bằng m3, các loại xi măng tính bằng tấn, các loại gạch tính bằng viên, riêng gạch vỡ chỉ có thể tính bằng m3, cũng có khi vôi cát tính theo xe chuyên chở (như xe công nông), thép dây tính bằng mét... Công cụ, dụng cụ trong Công ty có nhiều loại như dụng cụ, đồ nghề, khuôn mẫu đúc, đồ dùng và dụng cụ quản lý (bàn, tủ, phích nước, ấm chén). Ngoài ra, theo quy định một số công cụ không phụ thuộc vào giá trị và thời gian vẫn hạch toán như công cụ, dụng cụ ở các công trình xây dựng là các lán trại tạm thời, đà giáo, giàn giáo, dụng cụ gá lắp... chuyên dùng. Đây là những tư liệu lao động nên có thể tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh mà vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu giống như tài sản cố định. Công ty sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ. Giá thực tế của vật liệu bao gồm giá gốc (giá bán buôn tại nơi sản xuất), các chi phí tháo dỡ, vận chuyển, bảo quản từ nơi mua về tới kho công trường, các khoản hao hụt do vận chuyển và bảo quản theo định mức. các phí tổn cho công tác tiếp liệu nếu có (như chi phí tiếp nhận vật liệu và nhập kho tạm dọc đường). Khi xuất kho vật liệu, công cụ, dụng cụ kế toán đánh giá theo phương pháp bình quân gia quyền. Tại thời điểm cuối kỳ (cuối tháng) kế toán tính giá thực tế bình quân và điều chỉnh giá vật liệu xuất kho theo giá thực tế bình quân. Còn trong kỳ vật liệu xuất cũng được ghi chép theo giá thực tế. Đơn giá thực tế bình quân = Trị giá TT của VL tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Công thức tính toán như sau : Số lượng VL (CCDC) xuất dùng Đơn giá thực tế bình quân Trị giá TT VL (CCDC) xuất trong kỳ x = Ví dụ : Trị giá sản xuất xi măng tại Công ty như sau : - 1/12 : Tồn kho 12 tấn x 700.000 đ/T = 8.400.000,đ - 8/12 : Nhập 29 tấn x 700.000 đ/T = 20.300.000,đ - 10/12 : Xuất 6 tấn - 15/12 : Xuất 10 tấn - 25/12 : Nhập 6,5 tấn x 800.000 đ/T = 5.200.000,đ - 29/12 : Xuất 15 tấn Giá thực tế bình quân của xi măng trong tháng được tính như sau : 891.446,3 đ/T = 8.400.000 + 20.300.000 + 5.200.000 12 + 29 + 6,5 (6 + 10 + 15) x 713.684,2 = 22.124.210 đ Tổng giá trị thực tế XM xuất kho = 2. Phương pháp kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ Công ty sử dụng hiện nay Theo chế độ kế toán mới có 2 phương pháp hạch toán vật liệu, CCDC là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc áp dụng các phương pháp này tuỳ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, tình hình vật tư sử dụng ở doanh nghiệp. Do phải sử dụng khối lượng chủng loại vật tư lớn với quy cách, mẫu mã rất khác nhau lại xuất dùng thường xuyên nên Công ty xây dựng 99 áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán vật tư. Theo phương pháp này, kế toán theo dõi tình hình mua và nhập kho vật tư trong kỳ trên tài khoản 611 - Mua hàng chứ không phải tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu và tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ. Ngoài ra, kế toán ở Công ty còn sử dụng tài khoản 141 - chi tiết TK 1413 - "Thanh toán với công trường". Nội dung và kết cấu của tài khoản này như sau : Bên Nợ : Công ty ứng tiền mặt, vật tư cho công trường Bên Có : Công trường thanh toán tạm ứng, hoàn chứng từ khoán Dư Nợ : Những khoản công trường còn phải thanh toán với Công ty Dư Có : Thể hiện công trường thanh toán nhiều hơn số tạm ứng trong trường hợp Công ty chưa cung ứng kịp thời hoặc công trường mua vật tư chịu của người bán để đảm bảo thực hiện tiến độ thi công, nghiệm thu công trình. Từ tài khoản này kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với công trường. Sổ này được mở cho từng công trường. Ngoài ra, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Công ty kế toán còn mở rất nhiều sổ chi tiết khác như sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, sổ theo dõi lương, thưởng, TSCĐ, sổ ngân hàng, sổ quỹ... Để theo dõi chi tiết vật tư, kế toán ở Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. Kế toán vật tư mở sổ chi tiết vật tư theo từng thứ (danh điểm) vật tư. Việc tổ chức kế toán vật tư ở Công ty tuỳ thuộc vào hình thức sổ kế toán. Có nhiều hình thức tổ chức sổ kế toán như hình thức Nhật ký chứng từ, Nhật ký chung... Công ty hiện đang sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên trình tự tổ chức kế toán vật tư có thể khái quát như sau : Tổ chức kế toán vật tư theo hình thức chứng từ ghi sổ (CTGS) III. Trình tự hạch toán tổng hợp và chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ ở Công ty 1. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ : Vật liệu, công cụ, dụng cụ ở Công ty phần lớn là được nhập từ bên ngoài (mua ngoài). Các công trường của Công ty sử dụng các vật liệu, công cụ, dụng cụ đó để tiến hành công việc xây dựng của mình. Do đặc điểm có sự di chuyển địa điểm trong quá trình sản xuất kinh doanh của ngành xây lắp nên Công ty thực hiện chế độ khoán gọn tới từng công trường hay tổ, đội sản xuất. Các công trường thường ở xa Công ty, hơn nữa lại hoạt động tách biệt nhau. Do vậy mỗi công trường đều có 1 nhân viên kế toán theo dõi tình hình biến động, hiện có vật tư ở kho tại công trường. Vật tư tại các công trường được hình thành từ 2 nguồn : - Vật tư do công ty điều : thường chiếm 60 - 70% lượng vật tư. - Vật tư do công trường mua ngoài Kế toán nhập, xuất, tồn kho vật tư ở Công ty cũng được chia làm 2 trường hợp tương ứng với hai nguồn hình thành vật tư ở công trường. 1.1. Vật tư Công ty điều : Là vật tư do Công ty mua về và chở thẳng tới chân công trình Quá trình nhập, điều vật tư được kế toán công ty theo dõi trên sổ kế toán công ty mở cho các công trường. Đầu kỳ, kế toán kết chuyển trị giá vật liệu, công cụ tồn kho đầu kỳ (nếu có) ghi bút toán : Nợ TK 611 Có TK 152, 153 Khi mua vật liệu, công cụ, dụng cụ về nhập kho, trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng, bộ phận cung ứng lập "Phiếu nhập kho". Sau khi lập xong phiếu được chuyển xuống kho làm căn cứ kiểm nhận nhập rồi chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Căn cứ hoá đơn bán hàng kế toán ghi : Nợ TK 611 - Trị giá thực tế Nợ TK 133 - thuế VAT Có TK 331 - Vật liệu, CCDC nhập kho Khi thanh toán tiền hàng kế toán ghi : Nợ TK 331 Có TK 111, 112, 311 Mẫu số 7 Phiếu nhập kho Số : 12 Ngày 2/4/2004 Người nhập : Nguyễn Hữu Chi Nhập vào kho : Công ty TT Tên hàng Đơn vị Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực nhập 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Thép f 6 kg 200 5.500 1.100.000 2 Thép f 8 kg 200 5.500 1.100.000 3 Thép f 10 kg 450 5.000 2.250.000 4 Thép f 12 kg 610 4.760 2.903.600 5 Thép f 16 kg 350 4.650 1.627.500 Chi phí v/c 100.000 Cộng 9.081.100 Bằng chữ : (Chín triệu không trăm tám mươi mốt ngàn một trăm đồng chẵn) Người nhập Đơn vị Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng Các hoá đơn vật liệu và các phiếu nhập kho vật liệu được tập hợp vào bảng kê chứng từ nhập, mỗi chứng từ ghi 1 dòng theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ. Giá trị vật tư được phản ánh theo giá thực tế, đồng thời được phân tích theo từng tài khoản đối ứng để thuận tiện cho công việc cộng số liệu lập chứng từ ghi sổ. Mẫu số 8: Bảng kê chứng từ phát sinh bên có TK 331 Từ ngày 2/4 đến ngày 30/4/2004 Số hiệu CT Nội dung Tổng số tiền Các TK ghi bên Nợ SH NT 611 2114 01 2/4 Anh Dân nhập sắt vào kho 9.080.000 9.080.000 02 10/4 Anh Biển mua 1 xe ô tô vận tải 324.500.000 324.500.000 03 15/4 Anh Hưng mua xi măng 25.723.000 25.723.000 04 18/4 Chị Hai nhập kính các loại 4.020.000 4.020.000 05 24/4 Chị Hai nhập cửa hoa 19.400.000 19.400.000 06 29/4 Anh Hùng nhập vật tư điện 5.500.000 5.500.000 Cộng 388.223.000 63.723.000 324.500.000 Căn cứ vào bảng kê chứng từ nhập này kế toán Công ty lấy số liệu tổng cộng lập chứng từ ghi sổ phản ánh bút toán thu mua và nhập vật liệu. Chứng từ ghi sổ được vào sổ đăng ký CTGS để lấy số hiệu, sau đó vào sổ cái của các tài khoản có liên quan. Các chứng từ có thể được tập hợp từng tháng hoặc 1 quý tuỳ theo định kỳ Công ty quy định (có thể 3 - 5 hay 10 ngày). Mẫu số 9A : Chứng từ ghi sổ Mẫu số 01 - SKT Ngày 30/4/2004 Số : 30 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Mua nhập kho vật tư của Công ty 6111 63.723.000 331 63.723.000 Khi công trường tiến hành công tác xây lắp sẽ phát sinh những nhu cầu về tiền mặt, vật tư. Công trường tiến hành lập phiếu xin lĩnh vật tư gửi Công ty. Tại kho Công ty nếu số vật tư yêu cầu của công trường được đáp ứng đủ thì kế toán Công ty viết phiếu điều vật tư. Phiếu xin lĩnh vật tư phải được chủ nhiệm công trình duyệt. Mẫu số 9B : Chứng từ ghi sổ Mẫu số 01 - SKT Ngày 30/4/2004 Số : 30 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Mua nhập kho vật tư của Công ty 152 60.538.850 Thuế VAT 133 3.186150 331 63.723.000 Sau khi làm xong thủ tục điều vật tư cho các công trường, kế toán ghi CTGS phản ánh bút toán dưới đây rồi vào Sổ đăng ký CTGS để lấy số hiệu : Nợ TK 141 (1413) Có TK 611 Căn cứ vào các CTGS kế toán Công ty ghi Sổ chi tiết thanh toán với công trường - TK 1413. Sổnày được mở chi tiết cho từng công trường, cuối mỗi trang sổ có dòng cộng luỹ kế. Số liệu ở dòng này sẽ được ghi sang đầu trang sau, cuối tháng tiến hành cộng sổ. Do vậy, dòng luỹ kế ở trang cuối cùng của sổ chi tiết TK 1413 sẽ là dòng tổng cộng của toàn bộ số lượng vật tư (hay tiền) điều cho mỗi công trường. Quy trình hạch toán trên chứng từ, sổ sách cho nghiệp vụ trên như sau : Lập phiếu lĩnh vật tư, phiếu điều vật tư cho công trường, sau đó ghi sổ chi tiết TK 1413. Mẫu số 10 : Phiếu xin lĩnh vật tư (Nội bộ một công trường) Người xin lĩnh : Anh Chi Bộ phận công tác : Đổ bê tông móng - Cầu Trọng QL6 Loại vật tư : TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Thực xuất 1 Xi măng P400 T 0,5 2 Cát vàng m3 1 3 Đá 1 x 2 m3 4 4 Gỗ cốp pha m3 1 5 Thép f 16 kg 300 6 Thép f 6 kg 100 Cộng : 6 khoản Ngày 7 tháng 4năm 2004 Cán bộ kỹ thuật Thủ kho Người xin Chủ nhiệm công trường duyệt Mẫu số 11 Công ty xây dựng 99 Phiếu điều vật tư Người xin : Nguyễn Văn Thành - Công trường : Cầu Trọng - Quốc lộ 6 - Lý do sử dụng : Đổ bê tông chống ẩm - Các loại vật tư : Cộng : TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Thực xuất 1 Xi măng P 400 T 0,5 0,5 2 Cát vàng m3 1,0 1 3 Đá 1 x 2 m3 4,0 4 4 Gỗ cốp pha m3 1,0 1 5 Thép f 16 kg 300 300 6 Thép f 6 kg 100 100 Ngày tháng năm 1999 Giám đốc Người xin Mẫu số 12 : Sổ chi tiết thanh toán với công trường Tài khoản : 1413 Công trường : Cầu Trọng Quốc lộ 6 Đơn vị tính : 1000đ CTGS Nội dung Tiền mặt Ngân phiếu Chi khác Vật tư điều SH NT 22 27/4 Mua lốp xe 1.000 24 30/4 Thanh toán xăng dầu xe 650 28 5/4 Anh Hiển ứng 10.000 29 - nt - 20.000 31 - nt - 30.000 35 Điều kính 14.434,5 39 Điều công cụ lao động 4.625 Điều xi măng 106.338,75 Cộng luỹ kế 40.000 20.000 1.650 225.398,25 1.2. Vật tư do công trường mua ngoài : Trong quá trình xây dựng, các công trường ứng tiền của Công ty để tự chủ động trong việc cung ứng vật tư theo nhu cầu của các công trình, hoặc hci tiêu cho các khoản cần thiết như bồi dưỡng công nhân làm ca đêm (khi cần tiến độ thi công gấp rút)... Lúc đó kế toán căn cứ vào phiếu xin tạm ứng của công trường để viết phiếu chi, đồng thời ghi bút toán : Nợ TK 141 (1413) Có TK 111 Mẫu số 13 Đơn vị....... Mẫu số 03-TT Ban hành theo QĐ số: 186-TC/CĐKT ngày 14/3/1995 BTC Giấy đề nghị tạm ứng Họ và tên : Trần Văn Tuấn Đơn vị công tác : Công trường Cầu trọng QL6 Đề nghị tạm ứng : 2.000.000 đ Viết bằng chữ : (Hai triệu đồng chẵn) Lý do tạm ứng : Mua vật tư Ngày 20 tháng 4 năm 2004 Người xin tạm ứng Phụ trách công tác Người duyệt tạm ứng Khi vật tư mua về, công trường làm thủ tục nhập kho của công trường, viết phiếu nhập kho rồi gửi lên kế toán Công ty. Kế toán vật tư ghi bút toán phản ánh nghiệp vụ ứng tiền vào CTGS, Sổ chi tiết thanh toán với công trường (đã nêu mẫu) : Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 141 (1413) Khi xuất vật tư cho các tổ, đội sản xuất kế toán công trường lập phiếu xuất kho trên cơ sở phiếu xin lĩnh vật tư được duyệt. Cuối kỳ (tháng) tiến hành kiểm kê thực tế để tính ra số vật tư tồn kho. Đồng thời, kế toán công trường tập hợp chứng từ nhập, xuất vật tư gửi lên phòng kế toán Công ty kèm theo báo cáo nhập, xuất vật tư ở công trường. Mẫu số 14 : Báo cáo nhập, xuất vật tư Tháng 4/2004 Công trường Cầu Trọng Ql6 TT Tên vật tư Đơn vị Tồn tháng trước Số lượng nhập Số lượng xuất Tồn tháng này C.ty Mua ngoài C.ty Nội bộ 1 Xi măng Bỉm Sơn tấn 11 2 4 15,8 1,2 2 Gạch chỉ xây viên 5.500 17.900 23.400 0 3 Cát vàng m3 12,5 26,5 34,5 4,5 Kế toán Công ty căn cứ vào số liệu trên chứng từ gốc và số tồn kho đầu tháng (hoặc đầu kỳ - 3 tháng) để tính ra giá thực tế bình quân của cả tháng. Do vật tư có nhiều chủng loại nên kế toán cần phải phân loại thì mới tính toán được. Việc phân loại được thực hiện bằng cách mở cột chữ T, mỗi cột là một loại vật liệu. Một bên cột phản ánh số lượng nhập, tồn đầu tháng, còn bên kia phản ánh số tiền. Sau đó tính ra giá thực tế bình quân đơn vị tính theo công thức quy định đã nêu rồi tính giá trị vật liệu tồn kho cuối tháng bằng cách nhân (x) giá thực tế vừa tính được với số lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo kết quả kiểm kê được. Khi đó kế toán ghi : Nợ TK 152, 153 Có TK 611 Trên cơ sở đó tính giá thực tế vật liệu xuất kho làm căn cứ ghi sổ cho TK 611 rồi lên bảng tổng hợp chi phí vật tư dùng trong tháng của toàn bộ Công ty. Thể hiện ở TK 611, tổng trị giá xuất kho được tính bằng cách lấy tổng số phát sinh bên Nợ trừ giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ (tháng). Sau đó kế toán ghi bút toán : Nợ TK 621 Có TK 611 : Tổng giá trị vật tư xuất trong kỳ Công việc tính toán trên được thể hiện ở ví dụ sau : Xi măng Bỉm Sơn Xi măng trắng Đá 1 x2 12T 10.040.700 2.100 kg 3.570.000 150m3 8.400.000 29 25.723.000 400 680.000 120 60.720.000 6,5 5.980.000 2.500 4.250.000 133,2 7.459.000 47,5 42.343.700 Zđv : 1.700 403,2 22.579.200 Zđv : 891.446,3 Zđv : 56.000 Cát vàng Cát đen Gạch men kính 90 m3 4.680.00 140m3 5.600.000 440 v 268.000 125,4 6.520.000 91 3.640.000 440 v 268.000 215,4 11.200.000 65,4 2.616.000 Zđv : 280 Zđv : 51.996,3 Zđv : 40.000 Thép f 10 Gạch xây loại á Vôi củ 450 2.250.000 53.900 16.709.000 23,76T 6.652.800 550 2.750.000 31.360 10.348.000 23,76 6.652.000 1000 5.000.000 85.260 27.057.000 Zđv : 280 Zđv : 5.000 Zđv : 317,3 Mẫu số 15 : Bảng tổng hợp chi phí vật tư công ty điều Tháng 4/2004 TT Tên vật tư Đ/v tính Khối lượng Z thành ĐV Thành tiền Ghi chú 1 Xi măng BS kg 25 891.446,3 22.268.157 2 Xi măng trắng kg 2.000 1.700 3.400.000 3 Đá 1 x 2 m3 350 65.000 19.600.000 4 Cát vàng m3 215,4 519.996,3 11.200.000 5 Cát đen m3 296,4 40.000 11.856.000 6 Gạch xây LA viên 85.260 317,3 27.057.800 7 Thép f 10 kg 1.000 5.000 5.000.000 8 Vôi củ tấn 23,76 280 6.652.800 9 Gạch men kính viên 440 650 286.000 Cộng 106.338.757 Bảng tổng hợp chi phí vật tư được tập hợp theo 2 nguồn Công ty điều và công trường mua ngoài. Căn cứ để vào bảng này là các phiếu xuất kho nên số liệu trên bảng này phải khớp với số liệu trên các chứng từ xuất vật tư về mặt số lượng. Số liệu tổng cộng về mặt giá trị ở bảng này phải đúng bằng số cộng luỹ kế ở sổ chi tiết thanh toán với công trường (cột vật tư điều). Sổ chi tiết chỉ ghi giá trị, còn bảng này kế toán Công ty có thể dễ dàng kiểm tra nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi sổ chi tiết. Hơn nữa, số liệu ở bảng này còn giúp cho kế toán tính giá thành một cách thuận lợi, nhanh chóng. Như đã nói ở phần trên, các phiếu nhập kho được tập hợp vào bảng kê riêng. Các chứng từ xuất kho vật liệu, CCDC cũng được tập hợp trên bảng kê riêng. Nhưng các chứng từ nhập kho vật tư được ghi hàng ngày vào Sổ cái Tk 611, còn đến cuối kỳ mới tiến hành ghi sổ tổng số vật tư xuất kho trong kỳ. Giá trị vật liệu, CCDC xuất kho theo giá thành thực tế phản ánh trên bảng tổng hợp chi phí vật tư Công ty điều và công trường mua ngoài được dùng làm căn cứ để lập các chứng từ ghi số. Từ chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái của các tài khoản liên quan. Giá thực tế của vật liệu xuất kho được chi tiết theo từng hạng mục công trình hay công trình sẽ sử dụng để ghi vào các sổ tập hợp chi phí sản xuất và các phiếu tính giá thành sản phẩm. Đối với số vật liệu, dụng cụ chi ra không thể tính riêng cho từng công trình hoặc hạng mục công trình như chi phí ván khuôn, đà giáo... kế toán phải phân bổ theo khối lượng bê tổng hoặc theo M2, M3 sản phẩm hoàn thành. Nếu phân bổ theo số lần luân chuyển sử dụng kế toán ghi : Bút toán 1 Nợ TK 142 "Tổng giá trị" Có TK 611 "Giá xuất" Bút toán 2 Nợ TK 621, 627, 642 Có TK 142 Mẫu số 16 : Chứng từ ghi sổ Ngày 30/4/2004 Mẫu số 01 - SKT Số 24 mẫu số 01 -SKT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 Điều vật tư cho các công trường 1413 106.338.757 6111 106.338.757 Mẫu số 17 : Đăng ký chứng từ ghi sổ Ngày 30/4/2004 Mẫu số 01 - SKT Số 24 mẫu số 01 -SKT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 Điều vật tư cho các công trường 1413 106.338.757 6111 106.338.757 Mẫu số 18 : Sổ cái Tên tài khoản : Mua hàng .... Số hiệu 6111 Tháng 4 năm 2004 Đơn vị : 1000 đ CTGS Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Tiểu khoản SH NT Nợ Có 6111 6112 Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 30 30/12 Mua nhập kho 331 184.561 24 31/12 Điều vật tư 1413 106.338,757 Cộng 184.561 106.338,757 Trình tự hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ của Công ty được khái quát như sau : Trình tự hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ của Công ty TK 621 TK 141.3 TK 611 TK 152.153 (4) (1) (3) (5) TK 111,112,331,311 (2) TK 1331 (2) (5a) (5b) (5c) TK 111 TK 611 Ghi chú : (1) Kết chuyển vật liệu, CCDC tồn kho đầu kỳ (2) Công ty mua vật tư nhập kho (3) Công ty cung ứng vật tư cho công trường (4) Kết chuyển vât liệu, CCDC theo kết quả kiểm kê cuối kỳ (5) Xuất vật tư công ty điều cho các công trường (a) Công ty ứng tiền mặt theo yêu cầu của các công trường (b) Công trường tự mua vật tư (c) Xuất vật tư đã mua vào công trường 3. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ ở Công ty Việc hạch toán chi tiết vật tư ở Công ty xây dựng 99 được kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ, vật tư, số lượng, chất lượng. Sau khi lập phiếu nhập kho, thủ kho ghi thẻ kho với số thực nhập. Khi xuất kho, thủ kho căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư của công trường làm thủ tục xuất kho. Hàng ngày (có khi là 10 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất vật tư lên phòng kế toán Công ty. Cuối kỳ, thủ kho tiến hành kiểm kê số lượng vật liệu, dụng cụ tồn kho cuối kỳ, từ đó tính ra số lượng vật tư xuất kho ghi vào thẻ kho. Mẫu số 19 : Thẻ kho Ngày lập thẻ : 30/4/2004 Tờ số : 1 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm hàng hoá : Xi măng Bỉm Sơn Đơn vị tính : tấn Ngày Chứng từ Số lượng Ký xác nhập Số phiếu Ngày Diễn giải nhận của xuất N X tháng N X Tồn kế toán 1/4 Tồn kho đầu tháng 12 8/4 03 8/4 A. Long mua vật tư 29 41 24/4 04 Nhập vật tư 6,5 47,5 11 10/4 Xuất cho công trình 41 6,5 12 15/4 13 29/4 Tồn kho cuối tháng 6,5 Tại phòng kế toán mở sổ chi tiết vật liệu theo từng thứ vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho công trường để theo dõi về mặt số lượng, giá trị vật liệu. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất do thủ kho chuyển lên kế toán vật tư ghi sổ chi tiết vật liệu. Đối với các phiếu nhập kho kế toán vẫn ghi bình thường theo mỗi lần nhập. Còn đối với các phiếu xuất kho kế toán kẹp riêng vào 1 tập. Cuối kỳ, sau khi kiểm kê kho có được số lượng tồn thực tế cuối kỳ kế toán tính ra tổng trị giá vật tư xuất kho trong kỳ của mỗi thứ. Căn cứ vào số liệu tính được kế toán mới ghi vào sổ chi tiết vật liệu. Từ đó lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt giá trị của từng loại. Mẫu số 20 : Sổ chi tiết vật liệu Kho quản lý : Công ty Tên vật liệu : Xi măng bỉm sơn Đơn vị tính : 1000đ Chứng từ Diễn giải Đơn Nhập Xuất Tồn SH NT giá SL ST SL ST SL ST Tồn đầu tháng 886.725 12 10.640,7 03 8/4 A.Long mua vật tư 887.000 29 25.723 41 36.363,7 04 25/42 Nhập kho vật tư 920.000 6,5 5.980 47,5 42343,5 11 10/4 Xuất kho vật tư cho công trình 891.446,3 41 36.549,2 6,5 5.794,3 Cộng phát sinh 35,5 31.703 41 36.549,2 Tồn cuối tháng 6,5 5.794,3 Mẫu số 21 Bảng tổng hợp xuất, nhập, tồn kho vật liệu Tháng 4/2004 TT Tên vật tư Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng 1 Xi măng BS 10.640.700 31.703.000 27.634.835 14.708.865 2 Xi măng trắng 3.400.000 3.400.000 3 Cát đen 11.856.000 11.856.000 4 Cát vàng 11.200.000 11.200.000 5 Thép f 10 2.250.000 2.750.000 5.000.000 6 Gạch xây 27.057.800 27.057.800 7 Gạch men kính 220.000 400.000 268.000 334.000 8 Vôi củ 6.652.800 6.652.800 9 Đá 1 x 2 10.320.000 22.579.200 32.040.000 859.200 10 Đinh 7 cm 14.000 14.000 Tổng cộng 50.502.500 84.561.000 III. Tình hình quản lý, sử dụng vật tư ở công ty nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Vốn lưu động của các doanh nghiệp xây lắp nói chung và của Công ty xây dựng 99 nói riêng là một bộ phận sản xuất chỉ tham gia một lần vào quá trình sản xuất và chuyển toàn bộ giá trị vào sản phẩm xây dựng được sản xuất ra. Vốn lưu động của tổ chức xây dựng bao gồm 2 bộ phận lớn ; Vốn sản xuất lưu động và vốn lưu thông (Vốn nằm trong giai đoạn bán sản phẩm và thanh toán). Vốn sản xuất lưu động lại bao gồm 2 bộ phận : Bộ phận dự trữ cho sản xuất (bao gồm toàn bộ giá trị vật liệu chính, vật liệu phụ, nguyên liệu, cấu kiện xây dựng và các vật rẻ tiền mau hỏng nằm trong dữ trữ) và bộ phận các đối tượng còn đang nằm trong quá trình sản xuất xây lắp. Hiện nay, ở Công ty xây dựng 99 bộ phận dự trữ cho sản xuất rất ít so với tổng số vốn lưu động. Toàn bộ vật tư được xuất dụng theo nhu cầu sản xuất của các tổ, đội đã lập theo từng thời gian, theo định mức vật tư cho từng việc. Điều này đã hạn chế được tới mức tối đa nguyên vật liệu xuất dùng không đúng mục đích sử dụng, ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Hơn nữa, việc sử dụng vật tư ở Công ty quản lý tương đối chặt nên rất hiếm khi xảy ra trường hợp mất cắp. Công ty có một đội ngũ kỹ thuật viên có trình độ cao. Họ luôn tìm những phương án tốt nhất trong việc sử dụng vật tư. Đối với các công trình xây dựng ở địa phương có sẵn nguyên liệu cần sử dụng thì việc mua chúng ở nơi khác sẽ không được tính đến. Tuy nhiên chất lượng vật tư cũng cần được quan tâm, có thể nói đó là yêu cầu số một mà khâu thu mua vật tư cần phải quán triệt. Công ty luôn tìm cách sử dụng nguyên vật liệu có sẵn ở địa phương thay thế mà giá cả, chất lượng vẫn đủ tiêu chuẩn, lại không phải chịu chi phí chuyên chở nhiều. Từ đó tiết kiệm được số vốn lưu động dự trữ làm cho lợi nhuận tăng lên chút ít. Song song với việc sử dụng nguyên vật liệu thay thế, Công ty còn tích cực áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật tiên tiến nhằm làm giảm chi phí vật tư trong giá thành đơn vị sản phẩm. Tổ chức quá trình vận chuyển, cung cấp vật tư kỹ thuật ở Công ty cũng có những đóng góp đáng kể trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Đối với các loại vật liệu xây dựng có khối lượng lớn, cung cấp hàng loạt, các loại cấu kiện cồng kềnh như xi măng, xà gồ, cát... Công ty tổ chức vận chuyển cung cấp thẳng đến chân công trình. Theo cách này, Công ty đã giảm được chi phí và tiết kiệm thời gian vận chuyển. Còn đối với các loại vật liệu xây dựng có nhu cầu tiêu thụ nhỏ hoặc các loại vật liệu cần được tiến hành sắp xếp đồng bộ hoá ở kho trước khi cấp phát Công ty tổ chức vận chuyển cung cấp thông qua kho trung gian. Các loại vật liệu cho công tác trang trí, hoàn thiện (đồ điện, gạch ốp lát, dụng cụ nước...), các đồ sắt loại nhỏ cũng được Công ty cung cấp theo hình thức này. Thực hiện cung cấp như thế đã làm giảm bớt nhu cầu về vốn lưu động cho Công ty. Nhờ đó hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty tăng lên. Việc quản lý vật tư ở Công ty được chi tiết theo từng công trình hoặc hạng mục công trình. Các kho ở công trường đều có thủ kho là người chịu trách nhiệm trực tiếp đối với số vật tư trong kho. Việc ghi chép sổ thực nhập, thực xuất cũng được tiếp hành đều đặn, đầy đủ. Song việc quản lý vật tư cũng không tránh khỏi những sơ xuất. Bởi vì việc quản lý vật tư phụ thuộc nhiều vào trách nhiệm cá nhân mà đôi khi vì lợi ích riêng nó sẽ bị vượt quá giới hạn cho phép. Trong các tổ chức xây dựng có rất nhiều các chỉ tiêu đặc trưng cho hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Song người ta đặc biệt chú ý đến chỉ tiêu sau : Ví dụ : Có tài liệu về Công ty như sau (đơn vị : Triệu đồng) Năm Giá thành dự toán công tác xây lắp đã hoàn thành Vốn lưu động bình quân 2003 10.000 6.000 2004 14.500 10.450 Những tồn tại trong việc tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty và hướng giải quyết nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động IV. Sự cần thiết phải hoàn thiện một bước công tác tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Xây dựng 99 Từ thuở "bình minh" ngành xây dựng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là những nhân tố quyết định nên sản phẩm xây dựng. Không có vật tư xây dựng thì không thể tiến hành sản xuất xây dựng được. Hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ trong xây dựng nói chung cũng không kém phần quan trọng. Vì thế, phải luôn luôn tìm cách hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ cho phù hợp với sự phát triển của xã hội và thời đại. Sản xuất xây dựng có những nét riêng biệt, đặc trưng xuyên suốt các tổ chức xây dựng, kể cả Công ty Xây dựng 99. Chu kỳ sản xuất (tức là thời gian xây dựng công trình) thường dài làm cho vốn đầu tư XDCB và vốn sản xuất của Công ty dễ bị ứ đọng lâu tại các công trình. Do đó, Công ty sẽ gặp phải các tác động ngẫu nhiên xuất hiện theo thời gian làm phát sinh thêm những khoản chi phí có liên quan đến thời hạn xây dựng công trình. Hơn nữa, sản xuất xây dựng phải tiến hành ngoài trời nên chịu nhiều ảnh hưởng của thời tiết, có nhiều điều kiện làm việc nặng nhọc, tỷ lệ công việc nặng nhọc lớn hơn so với những ngành khác. Do chịu ảnh hưởng của thời tiết nên quá tình thi công của các công trình ở công trường thường bị gián đoạn, làm cho năng lực sản xuất của Công ty không được sử dụng điều hoà theo các quý, gây khó khăn cho việc lựa chọn trình tự thi công, đòi hỏi phải dự trữ vật tư nhiều hơn. Trong khi vốn đầu tư mua sắm vật tư chiếm tỷ trọng lớn, vật tư xây dựng lại nhiều loại với quy cách, mẫu mã khác nhau. Nếu ghi chép hạch toán không cẩn thận sẽ tính sai chi phí vật tư dẫn đến sai lầm trong tính toán giá thành xây lắp gây tổn thất lớn cho Công ty. Việc hạch toán vật tư ở Công ty cần được chi tiết hơn nữa. Với các công cụ, dụng cụ rẻ tiền mau hỏng cần theo dõi đến khi hỏng hóc, không dùng được nữa. Với các vật liệu xây dựng khác phải có hệ thống danh điểm phù hợp nhằm phục vụ cho quá trình hạch toán vật tư ở Công ty là hết sức cần thiết. V. Những tồn tại chủ yếu trong việc tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ ở Công ty xây dựng 99 Công ty xây dựng 99 là một tổ chức xây dựng có nhiều tiềm năng phát triển mạnh mẽ. Số lượng công trình do Công ty nhận thầu mỗi năm tăng lên đáng kể. Với sự sáng tạo, trình độ quản lý phù hợp với cơ chế thị trường cùng với đội ngũ công nhân lành nghề, kỹ thuật xây dựng tiên tiến Công ty đã tìm được chỗ đứng vững chắc trên thị trường cạnh tranh gay gắt và xu hướng phát triển như vũ bão hiện nay. Cùng với sự trưởng thành và lớn mạnh của Công ty, công tác quản lý và công tác kế toán, đặc biệt là khâu kế toán vật tư đã không ngừng được hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của hoạt động sản xuất kinh doanh. Các phòng ban, tổ, đội sản xuất trong Công ty đã phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán nói chung và kế toán vật tư nói riêng được tiến hành nhịp nhàng, trôi chảy. Phòng cung ứng vật tư là nơi trực tiếp tổ chức thu mua, nhập kho vật tư đã có nhiều cố gắng trong việc tìm nguồn hàng, tổ chức tốt công tác vận chuyển cung cấp vật tư cho các công trình, đảm bảo cung ứng đầy đủ vật tư cho quá trình thi công không bị gián đoạn ảnh hưởng đến thời gian xây dựng. Các kho vật tư của Công ty được sắp xếp phân tán nhưng có hệ thống hợp lý, đội ngũ thủ kho của Công ty có trình độ chuyên môn vững, tinh thần trách nhiệm cao nên việc tổ chức nhập kho, tổ chức cấp phát tiến hành khá tốt. Kho vật tư của Công ty được bảo quản một cách khoa học, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật tư. Việc kết hợp nhịp nhàng giữa bộ phận cung ứng và bảo quản vật tư của Công ty là rất quan trọng. Nếu không sẽ gây nên những tác hại lớn đến kho vật tư. Chẳng hạn Công ty tiến hành thu mua nhập kho cát đen gặp đúng thời điểm trời mưa thì số lượng cát hao hụt sẽ không phải là ít, có khi còn lớn hơn nhiều so với hao hụt trong định mức. Việc tổ chức kế toán ở Công ty xây dựng 99 đã bảo đảm tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán với các bộ phận liên quan, cũng như giữa các nội dụng của công tác hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ. Số liệu kế toán được phản ánh trung thực rõ ràng, chính xác tình hình hiện có, biến động của vật tư. Hiện nay Công ty áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ) để tính trị giá xuất kho vật tư. Vì Công ty hạch toán vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ nên trị giá vật tư xuất kho tính theo phương pháp này là rất thích hợp. Công tác kiểm kê vật tư và tính giá đều được thực hiện vào cuối kỳ kế toán nên đã đảm bảo sự ăn khớp về thời gian cũng như phương pháp thực hiện theo đúng chế độ hiện hành. Công ty xây dựng 99 luôn chấp hành đúng chính sách, chế độ kế toán của Nhà nước. Theo chỉ thị của Bộ tài chính từ ngày 1/1/1996 Công ty đã tiến hành tổ chức công tác kế toán mới ban hành. Công ty tiến hành mở các sổ kế toán phù hợp để phản ánh và giám đốc kịp thời, đầy đủ, hợp lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhờ đó, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật tư nói riêng đã góp phần nỗ lực bảo vệ tài sản Công ty. Song giống như bất kỳ một sự vật hiện tượng nào đều tồn tại hai mặt của một quá trình, việc tổ chức công tác kế toán vật liệu. CCDC ở Công ty cũng thế. Bên cạnh những mặt tốt, công tác kế toán vật tư ở Công ty hiện nay còn có những mặt hạn chế cần phải sớm được khắc phục ngay. 1. Hiện nay ở Công ty chưa áp dụng quy định về lập "Sổ dánh điểm vật liệu" Trong công tác hạch toán, mỗi loại vật liệu, CCDC ở Công ty được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị của mỗi loại vật liệu CCDC. Để tạo điều kiện thuận lợi, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về cả mặt số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu trên cơ sở phân loại vật tư Công ty phải xây dựng "Sổ danh điểm vật liệu" xác định thống nhất tên gọi, ký hiệu, quy cách, đơn vị tính vật liệu. 2. Ghi chép sổ sách bị trùng lặp : Việc hạch toán tổng hợp vât liệu, CCDC được Công ty áp dụng theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Về lý thuyết thì áp dụng phương pháp này giảm được khối lượng ghi chép, đỡ tốn công sức. Nhưng thực tế ở Công ty công tác kế toán vật liệu, CCDC lại được phân thành hai trường hợp : Vật tư công ty điều và vật tư công trình mua ngoài. Việc hạch toán cả hai trường hợp đều phải thôgn qua tài khoản 141 - Tạm ứng (TK 1413). Tài khoản này được chi tiết theo từng công trình. Hạch toán như thế sẽ giúp cho Công ty theo dõi được chi tiết chi phí vật tư của từng công trường, kế toán tính giá thành thuận lợi hơn trong việc tính toán nhưng đối với kế toán vật tư lại vất vả trong việc ghi chép. Nhất là cuối mỗi kỳ, kế toán vật tư phải tính ra số tồn kho vật tư, lập báo cáo tổng hợp chi phí vật tư sử dụng trong kỳ thì việc tính toán, ghi chép rất nhiều và tốn công sức vì phải tập hợp theo hai trường hợp : Vật tư công ty điều và do mua ngoài. Hơn nữa, hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC Công ty áp dụng theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này đơn giản, dễ nhưng ghi chép bị trùng lặp. Công ty lại sử dụng rất nhiều loại vật tư (hơn 30.000 loại) có những quy cách, mẫu mã khác nhau thì sự trùng lặp trong ghi chép tăng lên là đáng kể. Như vậy công việc sẽ trở nên nhàm chán, không gây hứng thú, nhiều khi còn làm giảm năng suất lao động cá biệt trong Công ty. Trong khi đó, việc tạo nên sự hứng thú, hăng sau trong công việc lại là một nhân tố tích cực thúc đẩy hiệu quả làm việc mà doanh nghiệp nào cũng cần phải có nhưng lại rất khó có được. Hơn nữa sự trùng lặp trong ghi chép có khi còn làm cho kế toán Côgn ty không cập nhật được chứng từ để quản lý. 3. Khâu hạch toán ban đầu tổ chức chưa được tốt Do đặc điểm của Công ty là một tổ chức xây dựng gồm nhiều công trình thi công trên khắp mọi miền đất nước nên khâu tổ chức hạch toán ban đầu còn gặp nhiều trục trặc. Quá trình luân chuyển chứng từ còn chậm, thậm trí còn có trường hợp xuất kho rồi mới ghi phiếu xuất. Tuy nhiên trường hợp này rất ít xảy ra song nếu không ngăn chặn sẽ xảy ra những tổn thất đáng tiếc. 4. Chứng từ công ty sử dụng để điều vật tư cho các công trường chưa đáp ứng được với yêu cầu quản lý Ban lãnh đạo Công ty cũng như các cơ quan hữu quan cần những thông tin đầy đủ và chính xác tình hình quản lý, sử dụng về tài sản nói chung, về vật tư nói riêng của Công ty. Nhưng hiện nay các phiếu điều vật tư chỉ có thể cho biết chính xác về mặt số lượng. Do vậy, cần thiết phải bổ sung thêm hay chỉnh lý lại các chứng từ về công trường để có thêm những thông tin về giá trị của vật tư. Trước tình hình như vậy, việc tìm cách giải quyết cụ thể để hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu, CCDC nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong sản xuất của Công ty được ban lãnh đạo Công ty đặc biệt quan tâm. Nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán vật liệu, CCDC, tăng cường quản lý sản xuất kinh doanh ở Công ty, sau thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty và với những lý luận ít ỏi được trang bị trên ghế nhà trường tôi xin đề xuất một vài phương hướng cụ thể. VI. Những giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở công ty xây dựng 99 1. Những giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán vật liệu, CCDC 1.1. Xây dựng sổ danh điểm vật liệu Trong Công ty số lượng, chủng loại vật liệu rất lớn. Do vậy cần thiết phải có quy đinh số hiệu cho từng thứ vật liệu đó và mở sổ danh điểm vật liệu quản lý những vật liệu. Đối với vật liệu và công cụ xuất kho nên sử dụng giá hạch toán thay cho giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ. Đồng thời, Công ty nên xây dựng khung giá hạch toán cho tất cả các loại vật liệu, CCDC để thuận tiện cho công tác ghi chép sổ sách hàng ngày, nhất là đối với bộ phận hạch toán chi tiết. Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng theo như mẫu sau : Mẫu số 21 : Sổ danh điểm vật liệu TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật liệu Danh điểm vật liệu ĐV tính Giá hạch toán Ghi chú 1 Xi măng thường 1521.001.01 Tấn 886.000 2 Xi măng trắng 1521.001.02 Kg 2.000 3 Cát đen 1521.108.01 m3 40.000 4 Đá 1.2 1521.088.12 m3 56.000 ... Trong số danh điểm trên, ví dụ "Xi măng thường" có số danh điểm 1521.0001.01 thì 1521 : Chỉ loại vật liệu chính 001 : Chỉ nhóm xi măng 01 : Chỉ thứ (cỡ, quy cách) vật liệu ... Việc xây dựng sổ danh điểm vật liệu có tác dụng và ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý và hạch toán, đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá và tự động hoá công tác tính toán ở Công ty. 2.1. Tổ chức tốt khâu hạch toán ban đầu tới từng kho của mỗi công trường Việc quy định tự luận chuyển chứng từ phải được xác định rõ ràng tới từng người chịu trách nhiệm. Hiện nay, tại mỗi công trường của Công ty đều có một nhân viên kế toán và thủ kho. Như vậy nhân viên kế toán này phải có trách nhiệm thu thập đầy đủ các chứng từ, đồng thời kiểm tra và đôn đốc việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận liên quan theo đúng quy định của Công ty. Khi đó mới có thể thực hiện đúng định kỳ giao nộp chứng từ công trường cho kế toán Công ty. Trên cơ sở đó kế toán Công ty lên các bảng biểu, ghi sổ sách đầy đủ nhằm cung cấp thông tin cho quản lý một cách kịp thời và cập nhận được chứng từ để quản lý. 1.3. Xây dựng lại kết cấu Phiếu điều vật tư cho công trường Hiện nay, Phiếu điều vật tư cho các công trường ở Công ty chỉ theo dõi được về mặt số lượng. Để thuận tiện hơn cho trong công tác quản lý và giúp cho kế toán có thể đối chiếu được các chứng từ, sổ sách một cách dễ dàng theo tôi Phiếu điều vật tư của Công ty có thể bổ sung thêm cột "Thành tiền". Cột này cho biết giá trị của số lượng vật tư đã điều. Mẫu cũ : Phiếu điều vật tư TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Xin xuất Thực xuất 1 2 3 4 5 1 Xi măng P400 T 0,5 0,5 2 Cát vàng m3 1 1 3 Gỗ cốp pha m3 1 1 4 Đá 1 x 2 m3 4 4 5 Thép 16 Kg 300 300 Mẫu mới : TT Tên vật tư Đơn vị Số lượng Giá hạch Thành tiền Xin xuất Thực xuất toán 1 2 3 4 5 6 7 1 Xi măng P400 T 0,5 0,5 886.000 443.000 2 Cát vàng m3 1 1 50.000 50.000 3 Gỗ cốp pha m3 1 1 12.000 12.000 4 Đá 1 x 2 m3 4 4 56.000 224.000 5 Thép 16 kg 300 300 5.000 1.500.000 Cộng 2.229.000 1.4. Cơ giới hoá kế toán và ứng dụng tin học vào công tác kế toán Công tác kế toán phải được từng bước cơ giới hoá trên cơ sở ứng dụng phương tiện tính toán hiện đại và phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty. Hiện nay, ở Công ty có nhiều điều kiện thuận lợi để ứng dụng máy vi tính vào việc hạch toán vật liệu, CCDC. Nếu Công ty sử dụng máy tinh trong công tác kế toán vật liệu, CCDC thì sẽ nâng cao được tính chính xác của số liệu, cung cấp các số liệu kịp thời, nhanh chóng. Nhờ vào đó việc hạch toán vật tư của Côgn ty theo hai trường hợp vật tư Công ty điều và công trường mua ngoài được thuận lợi, giảm được đáng kể khối lượng và phải ghi chép theo phương pháp thủ công như hiện nay, đặc biệt là hạn chế được sự trùng lặp. Muốn thế đội ngũ nhân việ kế toán của Công ty phải được đào tạo một cách thích hợp thông qua việc học sử dụng máy, nâng cao nghiệp vụ... 2. Các phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong công ty Theo tôi, muốn nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong sản xuất Công ty phải áp dụng các biện pháp đồng bộ ở các khâu sau : - Khâu cung ứng : Phải đảm bảo cung cấp kịp thời và đồng bộ cho sản xuất các loại nguyên vật liệu để quá trình thi công được liên tục, đảm bảo cung cấp phù hợp với tiến độ thi công các công trình, không dự trữ quá mức vật liệu xây dựng làm ứ đọng vốn lưu động, đồng thời Công ty phải làm tốt công tác xuất, nhập và bảo quản vật liệu ở kho. Phải quan tâm đến tình hình thời tiết vì ảnh hưởng của thời tiết là rất lớn đến việc dữ trữ, bảo quản vật liệu. - Khâu sản xuất : Phải nghiên cứu, áp dụng các thành tựu koa học kỹ thuật mới vào sản xuất, thường xuyên Công ty phải hoàn thiện công nghệ sản xuất để rút ngắn thời gian xây dựng. Các công trường phải biết cách tiết kiệm nguyên vật liệu để giảm chi phí cho 1 đơn vị sản phẩm và 1 ngày tiêu dùng. Tuy nhiên cũng cần áp dụng các phương pháp tổ chức sản xuất và lao động khoa học, quản lý kinh tế có hiệu quả, đảm bảo chất lượng cho sản phẩm (các công trình xây dựng). Ngoài ra ở khâu kế hoạch của Công ty cần thực hiện công tác kế hoạch hoá có chất lượng, nghiên cứu xác định các định mức tiến bộ về dự trữ và chi phí vật tư, từ đó áp dụng vào thực tế cho thích hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm làm tăng nhanh vòng quay vốn lưu động trong sản xuất. Kết luận Qua thời gian nghiên cứu lý luận kết hợp với việc tìm hiểu thực tế tại Công ty xây dựng 99 em thấy Công ty là một doanh nghiệp trẻ đang trên đà phát triển mạnh mẽ. Hoà nhập với sự đổi mới và cải tiến hệ thống công tác tổ chức kế toán chung của Nhà nước ta, hiện nay công tác tổ chức kế toán của Công ty cũng đang được hoàn thiện dần từng bước. Với mục đích đó đề tài hoàn thiện công tác tổ chức kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ ở Công ty xây dựng số 99 của em hy vọng xin được đóng góp một phần nhỏ bé của mình. Tuy nhiên, vì thời gian thực tập và nghiên cứu lý luận ngắn ngủi và do trình độ còn hạn chế nên sẽ không tránh kỏi các mặt hạn chế, thiếu sót. Em mong muốn nhận được sự góp ý chân thành của các thầy cô trong Khoa Kế toán, trường đại học Kinh tế quốc dân và bạn đọc. Xin chân thành cảm ơn cô giáo Trần Thị Phượng, cảm ơn ban lãnh đạo công ty xây dựng 99 và các anh, chị trong phòng kế toán tài vụ ở Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài tốt nghiệp này. Những kiến thức tiếp thu được trong quá trình thực tập tại Công ty sẽ giúp tôi tự tin hơn khi bước vào cuộc sống thực tế đầy bỡ ngỡ. Một lần nữa xin chân thành cảm ơn! Mục lục Trang Nhận xét của cơ quan thực tập Hà Nội, ngày ……….tháng……….năm 2004