Đề tài Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Nhà Xuất Bản Âm Nhạc Dihavina

thực tế được hưởng, không bao gồm giá trị vật tư hàng hoá nhận gia công. Đối với hàng hoá nhận bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giá hưởng hoa hồng thì hạch toán vào doanh thu bán hàng phần hoa hồng bán hàng mà doanh nghiệp được hưởng. Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp thì doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính về phần lãi tính trên khoản trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác định. Những sản phẩm hàng hoá được xác định là tiêu thụ, nhưng vì lý do về chất lượng, về qui cách kỹ thuật... người mua từ chối thanh toán, gửi trả lại người bán hoặc yêu cầu giảm giá và được doanh nghiệp chấp nhận, hoặc người mua hàng với khối lượng lớn được chiết khấu thương mại thì các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng này được theo dõi riêng biệt. Trường hợp doanh nghiệp đã viết hoá đơn bán hàng và đã thu tiền bán hàng nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho người mua hàng, thì trị giá số hàng này không được coi là tiêu thụ. Đối với trường hợp cho thuê tài sản, có nhận trước tiền cho thuê của nhiều năm thì doanh thu cung cấp dịch vụ ghi nhận của năm tài chính là số tiền cho thuê được xác định trên cơ sở lấy toàn bộ tổng số tiền thu được chia cho số năm thuê tài sản. Đối với doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước, được Nhà nước trợ cấp, trợ giá theo qui định thì doanh thu trợ cấp, trợ giá là số tiền được Nhà nước chính thức thông báo hoặc thực tế trợ cấp, trợ giá. * Chứng từ kế toán sử dụng: Chứng từ kế toán được sử dụng bao gồm: - Hoá đơn GTGT( mẫu 01 – GTKT) - Hoá đơn bán hàng ( mẫu 02 – GTKT) - Bản thanh toán hàng đại lý, ký gửi ( mẫu 14 – BH) - Thẻ quầy hàng ( mẫu 15- BH) - Các chứng từ thanh toán ( Phiếu thu, séc chuyển khoản, Séc thanh toán, uỷ nhiệm thu....) - Tờ khai thuế GTGT( mẫu 07A/GTGT) ... * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK5111 - Doanh thu bán hàng Trong đó: TK51111 - Doanh thu bán hàng của NXB tại Hà Nội TK51112 - Doanh thu bán hàng của Văn phòng Hồ Chí Minh TK51113 - Doanh thu bán hàng của Văn phòng Buôn Mê Thuột TK51114 - Doanh thu bán hàng của Văn phòng Đà Nẵng TK131 - Phải thu của khách hàng Trong đó: TK1311 - Phải thu của khách hàng của NXB tại Hà Nội TK1312 - Phải thu của khách hàng của Văn phòng Hồ Chí Minh TK1313 - Phải thu của khách hàng của Văn phòng Buôn Mê Thuột TK1314 - Phải thu của khách hàng của Văn phòng Đà Nẵng và một số tài khoản liên quan khác như: TK111, TK112... TK 333 TK111,112,131,136 TK 511,512 Chiết khấu thương mại, doanh thu hàng bán trả lại, hoặc giảm giá hàng bán TK 333(33311) Cuối kỳ K/C chiết khấu thương mại, doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ Thuế Xuất khẩu, Thuế TTĐB phải nộp NSNN, thuế GTGT phải nộp(ĐV áp dụng PP Trực tiếp ) TK 911 Cuối kỳ k/c doanh thu thuần Cuối kỳ k/c doanh thu thuần Đơn vị áp dụng Phương pháp trực tiếp Đơn vị áp dụng Phương pháp khấu trừ TK 521,531,532 Trình tự kế toán: 1.2.4 Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng như: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế GTGT nộp theo phương pháp trực tiếp và thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, được tính vào doanh thu ghi nhận ban đầu, để xác định doanh thu thuần, làm cơ sở tính kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán. Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn. Giảm giá hàng bán là khoản doanh nghiệp giảm trừ cho người mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai qui cách hoặc lạc hậu thị hiếu. Giá trị hàng bán bị trả lại là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán. Thuế tiêu thụ đặc biệt là loại thuế gián thu tính trên khoản thu của một số mặt hàng doanh nghiệp Nhà nước qui định nhằm thực hiện sự điều chỉnh của Nhà nước đối với người tiêu dùng. Thuế xuất khẩu là thuế tính trên doanh thu của các sản phẩm bán ra ngoài lãnh thổ Việt Nam. Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp là thuế gián thu tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hoá dịch vụ phát sinh trong quá trình sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng và người tiêu dùng là người chịu thuế. 1.2.5 Kết quả bán hàng 1.2.5.1 Chi phí bán hàng Để phục vụ cho quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá được thuận lợi đạt được những mục tiêu danh lợi đã đặt ra, doanh nghiệp phải bỏ ra các chi phí để thực hiện công tác tiếp thị quảng cáo, bao gói, chi phí bảo hành, vận chuyển thành phẩm, hàng hoá... gọi chung là chi phí bán hàng. Nói một cách cụ thể hơn chi phí bán hàng là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm. Theo qui định hiện hành, chi phí bán hàng của doanh nghiệp được phân thành các loại sau: Chi phí nhân viên. Chi phí vật liệu bao bì. Chi phí dụng cụ đồ dùng. Chi phí khấu hao tài sản cố định. Chi phí bảo hành sản phẩm hàng hoá. Chi phí dịch vụ mua ngoài. Chi phí bằng tiền khác. Chi phí bán hàng là chi phí thời kỳ nên khi phát sinh chi phí bán hàng trong kỳ phải tiến hành phân loại và tổng hợp theo qui định. Cuối kỳ hạch toán, chi phí bán hàng cần được phân bổ, kết chuyển để xác định kết quả sản xuất kinh doanh. * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh chi phí bán hàng phat sinh trog kì và kết chuyển chi phí bán hàng vào giá vốn kỳ bán, kế toán sử dụng TK641 – Chi phí bán hàng. * Trình tự kế toán: TK152,111. Các khoản giảm Chi phí BH hàng Kết chuyển để XĐ kết quả HĐSXKD Chi phí về NVL,CCDC cho lĩnh vực bán hàng Chi phí về nhân viên bán hàng TK641 TK133 TK111,331 TK911 TK152,153,142. Chi phí dịch vụ, chi phí khác Chi phí về bảo hành SP,HH TK214 Chi phí về khấu hao TSCĐ bán hàng TK334,338 TK111,112,352 1.2.5.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung toàn doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản cụ thể có nội dung công dụng khác nhau. Theo qui định hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp được chia thành các loại sau: Chi phí nhân viên quản lý. Chi phí vật liệu quản lý. Chi phí đồ dùng văn phòng. Chi phí khấu hao tài sản cố định. Thuế, phí, lệ phí. Chi phí dự phòng. Chi phí dịch vụ mua ngoài. Chi phí bằng tiền khác. *Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình tập hợp và phân bổ chi phí QLDN, kế toán sử dụng TK 642- Chi phí QLDN. * Trình tự kế toán: TK642 Kết chuyển để XĐ kết quả HĐSXKD TK333 TK214 TK152,153,142. Chi phí về nhân viên QLDN Chi phí về NVL,CCDC cho lĩnh vực QLDN TK111,331 TK133 TK911 Chi phí dịch vụ, chi phí khác Các khoản giảm Chi phí QLDN Thuế, phí phải nộp NN Chi phí về khấu hao TSCĐ QLDN Trích dự phòng nợ phải thu khó đòi TK334,338 TK139 1.2.5.3 Kế toán xác định kết quả bán hàng Kết quả bán hàng là kết quả chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần (doanh thu thuần) với giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ. Trong đó, doanh thu thuần là doanh thu bán hàng sau khi đã trừ đi các khoản làm giảm doanh thu như: giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu. Kết quả bán hàng = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ .1.3. Trình tự kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng TK635 TK111,112 (9) 0 0 TK111,112 TK156 TK6326 TK911 TK521,531,532,333 TK511 TK111,112 (4a) (4b) TK157 (1b) (1c) (1a) (12) TK641 TK333(1) (2) (5) TK133 TK642 (15) (16) TK3387 (3a) TK515 (3b) TK421 (14) (18a) (18b) (13) (17) (11) (3c) (7) (8) (6) Sơ đồ 1.1: Trình tự kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên) Chú ý: Trong trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là doanh thu bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán). Khi đó để ghi nhận doanh thu bán hàng, kế toán ghi như sau: Nợ TK111,112 Có TK511 - Tổng giá thanh toánCuối kỳ xác định số thuế GTGT đầu ra: Nợ TK511 Có TK333(1) - Số thuế GTGT Các nghiệp vụ khác vẫn tương tự như trường hợp doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế. Diễn giải trình tự sơ đồ 1.1 như sau: (1a) Phản ánh trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ theo phương thức bán hàng trực tiếp. (1b) Khi đưa hàng đi gửi đại lý. (1c) Phản ánh trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ theo phương thức gửi hàng (2) Bán hàng thu tiền ngay. (3a) Bán hàng theo phương thức trả góp. (3b) Hàng kỳ kết chuyển tiền lãi bán hàng trả góp. (3c) Doanh thu hoạt động tài chính phát sinh. (4a) Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại thực tế phát sinh. (4b) Kết chuyển các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần. (5) Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. (6) Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. (7) Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng cuối kỳ chờ kết chuyển. (8) Đầu kỳ sau khi có hàng tiêu thụ kết chuyển số chi phí quản lý doanh nghiệp này. (9) Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng cuối kỳ chờ kết chuyển. (10) Đầu kỳ sau khi có hàng tiêu thụ kết chuyển số chi phí bán hàng này. (11) Tập hợp chí phí tài chính phát sinh trong kỳ. (12) Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn hàng tiêu thụ sang TK911. (13) Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả. (14) Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính để xác định kết quả. (15) Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng sang TK911. (16) Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK911. (17) Cuối kỳ kết chuyển chi phí hoạt động tài chính sang TK911. (18a) Kết chuyển lỗ. (18b) Kết chuyển lãi. Sơ đồ 1.2: Trình tự kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) TK635 TK642 TK511 TK111,112 TK521,531,532,333 TK151,156,157 TK6326 TK911 TK111,112 (4a) (4b) TK611 (1b) (1a) (12) TK641 TK333(1) (2) TK111,112 (5) TK133 (6) (15) (16) TK3387 (3a) TK515 (3b) TK421 (14) (18a) (18b) (13) (1c) (9) (7) (17) (11) (3c) Diễn giải trình tự kế toán sơ đồ 1.2: (1a) Đầu kỳ kết chuyển trị giá vốn hàng tồn đầu kỳ. (1b) Kết chuyển giá vốn hàng bán được tiêu thụ trong kỳ. (1c) Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn hàng tồn cuối kỳ. (2) Bán hàng thu tiền ngay. (3a) Bán hàng theo phương thức trả góp. (3b) Hàng kỳ kết chuyển tiền lãi bán hàng trả góp. (3c) Doanh thu hoạt động tài chính phát sinh. (4a) Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại thực tế phát sinh. (4b) Kết chuyển các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần. (5) Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. (6) Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. (7) Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng cuối kỳ chờ kết chuyển. (9) Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng cuối kỳ chờ kết chuyển. (11) Tập hợp chí phí tài chính phát sinh trong kỳ. (12) Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn hàng tiêu thụ sang TK911. (13) Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả. (14) Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính để xác định kết quả. (15) Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng sang TK911. (16) Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK911. (17) Cuối kỳ kết chuyển chi phí hoạt động tài chính sang TK911. (18a) Kết chuyển lỗ. (18b) Kết chuyển lãi. 1.4 Hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán áp dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Mỗi hình thức kế toán khác nhau thì hệ thống sổ kế toán sẽ khác nhau tuỳ đặc điểm kinh doanh và điều kiện của mình mà doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức kế toán sau: Hình thức Nhật ký chứng từ. Hình thức Nhật ký chung. Hình thức Nhật ký sổ cái. Hình thức Chứng từ ghi sổ. Với hình thức nhật ký chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sử dụng những sổ kế toán sau: Sổ chi tiết các TK511, TK512, TK131, TK911... Sổ cái các TK511, TK512, TK632, TK911... Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký đặc biệt Các báo cáo tài chính như: Báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán. CHƯƠNG 02: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI NHÀ XUẤT BẢN ÂM NHẠC 2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quản lý sản xuất kinh doanh tại Nhà Xuất Bản 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Nhà Xuất Bản Âm Nhạc - Tên đơn vị : Nhà Xuất Bản Âm Nhạc - Tên giao dịch quốc tế : DIHAVINA - Nhà Xuất Bản Âm Nhạc thành lập ngày 24- 07- 1957 theo Nghị định số: 47\VH-NĐ do Bộ trưởng Bộ Văn Hóa Hoàng Minh Giám ký. - Trụ sở tại 61 Lý Thái Tổ – Hà Nội. Điện thoại 8256286 ; Fax 9360630. + Năm 1959 Bộ Văn Hóa quyết định tách ra làm 2 Nhà Xuất Bản - Nhà Xuất Bản Âm Nhạc. - Nhà Xuất Bản Mỹ Thuật. + Ngày 15-02-1962 theo quyết định số : 836/VH- QĐ hợp nhất ba Nhà xuất bản Văn hóa Nghệ thuật, Âm nhạc , Mỹ thuật thành Nhà Xuất Bản Văn Hóa Nghệ Thuật. + Ngày 3-02-1966 quyết định số : 09/VH- QĐ của Bộ Văn Hóa đởi tên Nhà Xuất bản Văn hóa Nghệ thuật thành Nhà xuất bản Mỹ thuật - Âm nhạc. + Ngày 28-09-1970 theo quyết định số 76/VH-QĐ của Bộ Văn Hóa đổi tên lại là Nhà xuất bản Văn hóa Nghệ Thuật. + Ngày 15-06-1971 theo quyết định số 76/VH-QĐ của Bộ Văn Hóa đổi tên lại là Nhà xuất bản Văn hóa thuộc Bộ Văn Hóa. + Ngày 12-02-1974 theo quyết định so 83/VH-QĐ của Bộ Văn Hóa thành lập Phòng nghiên cứu sản xuất đĩa hát thuộc Nhà xuất bản Văn Hóa (Tiền thân của DIHAVINA). + Ngày 31-08-1978 theo quyết định số : 15/VHTT của Bộ Văn Hóa Thông tin hợp nhất ba nhà xuất bản : Nhà xuất bản Văn hóa, Văn hóa Dân tộc và phổ thông. Vẵn lấy tên là Nhà xuất bản Văn Hóa. + Ngày 23-09-1978 theo quyết định số : 163 VHTT-QĐ của Bộ Văn Hóa Thông tin, phòng nghiên cứu sản xuất đĩa hát thành Xưởng Đĩa hát và Băng nhạc thuộc NHà Xuất Bản Văn Hóa. + Ngày 02-11-1979 theo quyết định số : 161VHTT-QĐ của Bộ Văn Hóa Thông tin chuyển thành Xí nghiệp Đĩa và Băng âm thanh thuộc Công ty sản xuất và cung ứng Vật phẩm Văn Hóa và Thông tin (DIHAVINA). + Ngày 10-10-1986 theo quyết định số : 256 VH-QĐ của Bộ Văn Hóa hợp nhất Xí nghiệp Đĩa và Băng âm thanh và Ban biên tập âm nhạc Nhà xuất bản Văn hóa thành Nhà xuất bản Âm nhạc và Đĩa hát, tên giao dịch là DIHAVINA trực thuộc Bộ Văn Hóa. + Ngày 22-06-1993 theo quyết định số : 784 VH-QĐ của Bộ Văn Hóa Thông tin thành Nhà Xuất Bản Âm Nhạc. + Ngày 06-07-1995 theo quyết định số : 2343 TC-QĐ của Bộ Văn Hóa Thông tin hợp nhất Nhà xuất bản Âm nhạc và Công ty Video Việt Nam thành Nhà Xuất Bản Âm Nhạc. Tên giao dịch quốc tế DIHAVINA. Nhiệm vụ của Nhà Xuất Bản : + Biên tập và xuất bản : Các sản phẩm in trên giấy, nhạc nốt tờ roi, tập ca khúc, nhạc không lời, dân ca các dân tộc Việt Nam và nớc ngoài. + Các loại sách âm nhạc: Nhạc lý, kỹ thuật thanh nhạc, nhạc khí, các công trình nghiên cứu âm nhạc, lịch sử âm nhạc, sách phổ thông âm nhạc, giáo trình âm nhạc ... + Làm chương trình gốc, sản xuất và kinh doanh các loại đĩa (băng) âm thanh, đĩa(băng) hình. + Tổ chức các dịch vụ nghệ thuật và dịch vụ kỹ thuật trong nước và nước ngoài về: nhạc in, thu thanh, thu hình, Audio và Video VCD. + Tổ chức kinh doanh các loại thiết bị âm thanh, ánh sáng nhạc cụ phục vụ biểu diễn nghệ thuật các loại thiết bị nghe nhìn. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh Phòng biên tập băng đĩa: Có nhiệm vụ chọn lọc sắp xếp các chơng trình tuyển lựa các giọng ca ca sỹ để thu thanh. Sau đó cắt dựng thành băng gốc. Phân xưởng sản xuất băng đĩa: được chia làm 3 bộ phận: + Bộ phận cắt băng: Có nhiệm vụ cắt băng theo độ dài của từng gốc,bảo đảm không thừa không thiếu. + Bộ phận in băng : Có nhiệm vụ in các chơng trình từ băng gốc sang các băng do bộ phận cát băng chuyển sang. + Bộ phận in đĩa: Có nhiệm vụ in từ đĩa gốc sang. Ban biên tập sách nhạc: Có nhiệm vụ lựa chọn sắp xếp các bản nhạc phù hợp với giấy mực, ảnh bìa để tạo ra một quyển sách hoàn chỉnh.. Các phân xưởng này đều dưới sự lãnh đạo của Ban Giám Đốc thông qua các trưởng phó phòng ban. Quy mô sản xuất của Nhà Xuất Bản Âm Nhạc thuộc loại vừa , các sản phẩm tạo ra nhằm đáp ứng riêng nhu cầu thị hiếu âm nhạc lành mạnh, mang tính nghệ thuật cao, đậm đà bản sắc dân tộc của nền văn hóa truyền thống 2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý : Bộ máy quản lý của Nhà xuất bản Âm nhạc đợc tổ chức theo kiểu gọn nhẹ, đảm bảo sẵn sàng xuất bản có hiệu quả và quản lý tốt nhất. Nhà xuất bản Âm nhạc thực hiện chế độ một thủ trởng, đứng đầu là Giám đốc. Giám đốc là ngời có quyền lực cao nhất, chịu mọi trách nhiệm với Nhà nớc với tập thể CBCNV Nhà xuất bản. Phó giám đốc, kế toán trởng có nhiệm vụ giúp việc cho Giám đốc. Chức năng của từng phòng ban: Phòng Tổ chức hành chính: Tham mu giúp việc cho Giám đốc về các vấn đề quản lý hồ sơ và nhân sự của Nhà xuất bản, văn th, y tế, quản trị đời sống, hội nghị, tiếp khách, định mức lao động tiền lương. Phong kế hoạch cung tiêu co nhiệm vụ cung ứng vật t, ký kết hợp đồng kinh tế, làm thủ tục thanh toán các hợp đồng kinh tế Viết lệnh sản xuất và theo dõi thành phẩm của Nhà xuất bản. Lập kế ho¹ch dài hạn hàng năm của Nhà xuất bản. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ và giới thiệu các xuất bản phẩm của Nhà xuất bản Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức Nhà Xuất Bản Âm Nhạc : Ban giám đốc Tæ chøc hµnh chÝnh Ban biªn tËp b¨ng ®Üa-nh¹c Phßng thu thanh Bé phËn c¾t b¨ng Phòng Kế hoạch Phòng Kinh doanh Phòng Tài chính kế toán Ban biên tập nhạc 2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 2.1.4.1 Bộ máy kế toán: Theo hình thức kế toán tập trung Các văn phòng đại diện do có quy mô nhỏ nên chỉ thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ, toàn bộ khối lượng công việc kế toán được thực hiện ở phòng kế toán của Nhà xuất bản. Sơ đồ cơ cấu tổ chức kế toán: KÕ to¸n tr­ëng kiªm kÕ to¸n TSC§ Kế toán tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng Kế toán thanh toán, công nợ KÕ to¸n tæng hîp + Kế toán trưởng: Theo dõi chi tiết việc bán hàng và cấp, phát hoá đơn: Phụ trách quản lý chung công việc kế toán của phòng và trực tiếp làm công tác tài chính. + Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng kkêm kiểm kê, thủ quỹ kiêm kế toán tiền lương. + kế toá thanh toán công nợ và các dịch vụ khác. + Kế toán tổng hợp làm các loại báo cáo tài chính, quyết toán thuế GTT. 2.1.4.2 Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức nhật ký chung Hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Hệ thống sổ sách kế toán đã được thiết kế và định sẵn, đảm bảo thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành . 2.1.4.3 Phần mềm kế toán áp dụng tại Nhà xuất Bản: Để đảm bảo xử lý nhanh chứng từ, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời Nhà Xuất Bản áp dụng phần mềm kế toán MISA-SME phiên bản 7.9 2.2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại đơn vị 2.2.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Hiện nay Nhà Xuất Bản áp dụng phương thức bán hàng chủ yếu là: Bán hàng theo phương thức bán hàng trực tiếp, cụ thể là: bán trực tiếp cho người mua thông qua phòng kinh doanh hoặc qua các văn phòng đại diện của Nhà Xuất Bản tại TP Hồ Chí Minh, Buôn Mê Thuột, Đà Nẵng, khách hàng thanh toán bằng tiền ngay hoặc chấp nhận thanh toán. Để đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm đồng thời cũng để phù hợp với khả năng thanh toán của mọi khách hàng, Nhà Xuất Bản đã đa dạng hoá các phương thức thanh toán để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng. Các phương thức bán hàng chủ yếu của Nhà Xuất Bản là: bán hàng thu tiền ngay và bán hàng trả chậm. Bán hàng thu tiền ngay áp dụng đối với trường hợp bán trực tiếp. Tiền thu được có thể là tiền mặt, tiền gửi ngân hàng... Bán hàng trả chậm áp dụng đối với khách hàng có quan hệ thường xuyên và có độ tin cậy ở Nhà Xuất Bản, chủ yếu áp dụng với các đại lý. Khi nhận được hàng, khách hàng chưa trả hoặc trả một phần tiền hàng và ghi nợ. 2.2.2 Các đối tượng quản lý liên quan đến phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Các đối tượng quản lý liên quan đến phần hành này tại Nhà Xuất Bản gồm: Danh mục chứng từ gồm: hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có... Danh mục tài khoản: TK131 (Phải thu của khách hàng), TK511 (Doanh thu bán hàng), TK632 (Giá vốn hàng hoá), TK 641 (Chi phí bán hàng), TK642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), TK911 (Xác định kết quả kinh doanh). Danh mục vật tư, hàng hoá: Danh mục này quản lý cả vật tư, thiết bị, hàng hoá của NXB. Danh mục khách hàng: Danh mục này quản lý danh sách khách hàng của Nhà Xuất Bản. Chương trình kế toán trên phần mềm kế toán MISA-SME phiên bản 7.9 bao gồm mười một phân hệ đó là phân hệ mua hàng, bán hàng, quản lý kho, quản lý quỹ, ngân hàng, thuế, giá thành, hợp đồng, tiền lương, tài sản cố định và sổ cái. Phòng kế toán cập nhật số liệu chứng từ gốc vào phân hệ bán hàng, Phần mềm sẽ tự động định khoản và kết xuất ra các sổ, báo cáo kế toán liên quan. Biểu số 2.5: Phân hệ bán hàng 2.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng Chứng từ sử dụng: Chứng từ gốc chủ yếu được sử dụng trong kế toán doanh thu tiêu thụ là hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng... Hoá đơn GTGT: Nhà Xuất Bản là doanh nghiệp chuyên kinh doanh băng đĩa nhạc nên không thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng, nhưng chứng từ gốc được sử dụng trong phần hành kế toán này vẫn là hoá đơn GTGT. Hoá đơn được sử dụng làm căn cứ để lập bảng kê định khoản kế toán bán hàng và các sổ kế toán liên quan, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ kế toán liên quan. Hoá đơn GTGT do kế toán doanh thu lập và chia thành ba liên: một liên là khách hàng giữ, một liên phòng kế toán giữ, liên còn lại được lưu giữ tại quyển gốc. Phiếu thu: Được lập khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Phiếu thu được chia làm hai liên: một liên giao cho khách hàng giữ, liên còn lại lưu tại phòng kế toán. Giấy báo có của Ngân hàng: Khi người mua chuyển tiền hàng qua tài khoản tiền gửi ngân hàng, Nhà Xuất Bản sẽ nhận được giấy báo có của Ngân hàng. Mẫu số: 01GTKT- LL GP/2004B 0094436 Mẫu hoá đơn bán hàng được sử dụng trong kế toán bán hàng HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ngày 24 tháng 03 năm 2008 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Anh Thư Tên đơn vị: Công ty TNHH Phương Nam........................................ Địa chỉ: Sở Dầu - Hồng Bàng - Hải Phòng.................................................... Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt... MS: 0100120833 STT Tên hàng hoá dich vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1. Đĩa CĐ tuyển chọn tiếng hát Thanh Thanh Hièn 434 30.000 13.020.000 Cộng tiền hàng 13.020.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 13.020.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu không trăm hai mươi đồng chẵn.. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Quy trình nhập liệu hoá đơn bán hàng được Phòng kế toán cập nhật vào máy như sau: Vào Phân hệ Bán hàng\Hóa đơn Chứng từ: Ngày chứng từ (24/03/2008) Số chứng từ (BHĐ1568) Khi vào hoá đơn mới, MISA-SME phiên bản tự động đánh số tăng lên 1 so với chứng từ vào ngay trước đó. Tên: Chọn mã khách hàng (Đã được khai báo trong phần Soạn thảo\Khách hàng). Chương trình tự động hiển thị tên công ty, địa chỉ, mã số thuế và người đại diện. Ngày hóa đơn: Ngày phát sinh hoá đơn (24/03/2008). Số hoá đơn GTGT: Nhập số hoá đơn trên hoá đơn GTGT Loại tiền: Chọn loại tiền thanh toán (VND) TK phải thu: Chương trình tự động hiển thị sẵn TK phải thu của khách hàng là TK 131 do kế toán đã thiết lập từ trước. Mã hàng: chọn mã hàng hóa cần hiển thị Diễn giải: Chương trình tự hiển thị tên hàng hóa (lượng: Nhập số lượng xuất bán Đơn giá: người sử dụng tự gõ vào (13.000.000) TK: Tài khoản đối ứng (TK51111) Thành tiền: Chương trình tự động tính bằng cách lấy số lượng nhân với đơn giá sau khi kế toán nhập số lượng và đơn giá. Do phần mềm kế toán MISA là phần mềm không chịu thuế GTGT đầu ra nên không thực hiện kê khai thuế trong chương trình. Sau khi nhập xong đưa con trỏ đến nút Cất, chương trình sẽ tự động ghi sổ hóa đơn này và kết xuất số liệu của chứng từ đã nhập vào các sổ, báo cáo kế toán liên quan. Trong trường hợp nhập sai, kế toán phải Bỏ ghi và Sửa lại chứng từ đã nhập. Khái quát trình tự ghi sổ quá trình bán hàng tại Nhà Xuất Bản: Với phần mềm MISA-SME phiên bản 7.9 sau khi nhập hoá đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có vào phần mềm, chương trình sẽ tự động kết xuất các thông tin trong hoá đơn vào các sổ, báo cáo kế toán liên quan và người sử dụng có thể in các sổ, báo cáo kế toán này vào thời điểm bất kỳ. Để xem được các báo cáo như trên, kế toán vào menu In báo cáo, chọn Nhóm báo cáo là Bán hàng và chọn báo cáo, nhập thời gian bất kỳ cần xem sau đó nhấn nút Xem. Nếu kế toán muốn xuất khẩu ra Word hoặc Excel thì chọn Xuất khẩu và chọn kiểu kết xuất chương trình sẽ tự động kết xuất các sổ, báo cáo ra chương trình Word hoặc Excel. SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 51111 DOANH THU BÁN HÀNG CỦA NHÀ XUẤT BẢN TẠI HÀ NỘI Quý I năm 2008 Thứ tự Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ngày Số Nợ Có Phát sinh trong kỳ 1 03/01 1564 Đĩa CD tuyển chọn tiếng hát Thanh Thanh Hiền: Hồng Bàng ; Hải Phòng 1111 13.020.000 2 03/01 1565 Đĩa VCD Tổ quốc đời đời nhớ ơn Người: Audio Hồ Gươm 1121 9.350.000 3 06/01 1566 Đĩa CD Ghi ta hoà tấu: Cửa hàng 42 Hàng Bài 1111 300.000 4 10/01 1567 VCD Chầu Văn: Đại lý 549 Đại Cồ Việt 1311 9.350.000 . .. .. 36 12/02 1568 VCD Bé vẽ ông mặt trời: Công ty TNHHTM Thành Nam 1311 13.000.000 . . . . .. 76 25/03 1569 CD Chát với Moza: Cửa hàng thế giới nhạc 1311 9.350.000 77 31/03 Kết chuyển doanh thu thuần 9111 969.750.000 Cộng phát sinh cuối kỳ 969.770.000 969.770.000 Số dư cuối kỳ Ngày...tháng.năm Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị SỔ CÁI TÀI KHOẢN 5111 DOANH THU BÁN HÀNG CỦA NHÀ XUẤT BẢN TẠI HÀ NỘI Quý I năm 2008 Thứ tự Diễn giải TK đối ứng Ghi Nợ Ghi Có Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 1 1311 265.150.000 2 1111 128.600.000 3 1121 576.000.000 4 9111 969.750.000 Tổng cộng phát sinh trong kỳ 969.750.000 969.750.000 Số dư cuối kỳ Ngàythángnăm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.2.4. Kế toán khoản giảm trừ doanh thu bán hàng Do đặc thù sản phẩm của Nhà Xuất Bản là đĩa nhạc nên các khoản giảm trừ doanh thu là rất hiếm xảy ra vì giá bán sản phẩm đó đã được niêm yết trên toàn quốc. 2.2.5. Kế toán thanh toán với khách hàng. Trong vấn đề tiêu thụ sản phẩm, bên cạnh việc theo dõi doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu thì việc theo dõi các khoản phải thu của khách hàng là rất quan trọng. Có khách hàng thì Nhà Xuất Bản mới tiêu thụ được sản phẩm tuy nhiên không phải khách hàng nào cũng chấp nhận thanh toán ngay. Do vậy, kế toán cũng phải theo dõi và đôn đốc công nợ phải thu. Chứng từ sử dụng: Căn cứ để kế toán ghi sổ phải thu của khách hàng là: : Hoá đơn GTGT Phiếu thu: Được lập khi khách hàng trả nợ bằng tiền mặt Giấy báo có của Ngân hàng: Được lập khi khách hàng trả nợ bằng chuyển khoản hoặc bằng séc. Tài khoản kế toán Tài khoản mà kế toán Nhà Xuất Bản sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng là TK 131 - Phải thu của khách hàng và mở chi tiết đối với từng văn phòng đại diện của Nhà Xuất Bản. Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các khoản phải thu của khách hàng. TK131 - Phải thu của khách hàng Trong đó: TK1311 - Phải thu của khách hàng của Nhà Xuất Bản tại Hà Nội TK1312 - Phải thu của khách hàng của Văn phòng Hồ Chí Minh TK1313 - Phải thu của khách hàng của Văn phòng Buôn Mê Thuột TK1314 - Phải thu của khách hàng của Văn phòng Đà Nẵng Ngoài ra kế toán cũng sử dụng một số tài khoản khác như: TK5111 - Doanh thu bán hàng, TK 1111 - Tiền mặt, TK1121 - Tiền gửi ngân hàng Sổ kế toán Để theo dõi chi tiết tới từng khách hàng trong việc thanh toán tiền hàng, kế toán theo dõi trên sổ công nợ khách hàng tài khoản 131. Đồng thời để phản ánh tổng hợp hình hình công nợ kế toán sử dụng sổ cái tài khoản 131 Quy trình nhập liệu Quy trình nhập liệu hoá đơn GTGT được trình bày như ở phần trước: Quy trình thanh toán: Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán sẽ lập phiếu thu trong Quản lý quỹ\ Phiếu thu, sau đó nhập liệu vào máy như giao diện sau: Tên: Chọn mã khách hàng, chương trình sẽ tự động hiện tên và địa chỉ của khách hàng đã được khai báo trước. Số phiếu thu kế toán nhập vào ở phần “Số” (PT13605) Kế toán ghi định khoản: Nợ TK 1111/Có TK 1311 và nhập số tiền vào cột số tiền, sau đó nhấn nút Cất và có thể in ngay được phiếu thu vừa nhập vào. Hoặc kế toán có thể vào phân hệ Bán hàng\Thu tiền, lựa chọn khách hàng phải thu và tài khoản thanh toán tương ứng: Nhập Số thu của khách hàng, chọn nút “Cất”, chương trình sẽ tự động ghi sổ và kết xuất số liệu vào các sổ chi tiết công nợ phải thu, và sổ cái TK 1311 Để xem các báo cáo này, kế toán vào In báo cáo\ Bán hàng và chọn báo cáo cần xem. TRÍCH SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI THU Quý I năm 2005 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Ngày Số Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 2/01 Phòng GDĐT Thị xã Bảo Lộc 51111 9.350.000 3/01 Văn phòng UBND tỉnh An Giang 51111 9.350.000 4/01 Công ty TNHH Thiên Sinh Thái 11211 13.000.000 . . . .. . 12/02 1568 Công ty TNHH Kỹ thuật Thành Nam 51111 13.000.000 .. . .. .. 25/02 . Ban quản lý dự án 51111 9.350.000 .. .. . . . . 31/03 PT13605 Công ty TNHH Kỹ thuật Thành Nam 11111 13.000.000 Cộng phát sinh cuối kỳ 265.150.000 186.100.000 Số dư cuối kỳ 79.050.000 Sổ chi tiết công nợ phải thu là sổ chi tiết để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán của khách hàng. Chương trình cho phép kế toán lựa chọn xem chi tiết một khách hàng, một nhóm khách hàng hay toàn bộ các khách hàng của công ty. Sổ này được theo dõi theo số dư đầu kỳ, số phát sinh nợ, số phát sinh có, số dư cuối kỳ. SỔ CÁI TÀI KHOẢN 131 PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG CỦA NHÀ XUẤT BẢN TẠI HÀ NỘI Quý I năm 2008 Thứ tự Diễn giải TK đối ứng Ghi Nợ Ghi Có Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 1 51111 265.150.000 2 11111 57.500.000 3 11211 128.600.000 Tổng cộng phát sinh trong kỳ 265.150.000 186.100.000 Số dư cuối kỳ 79.050.000 2.2.6. Kế toán giá vốn hàng bán Nhà Xuất Bản là doanh nghiệp chuyên sản xuất và thiết kế phần mềm kế toán, để tập hợp giá vốn của hàng bán ra kế toán thực hiện tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh như chi phí tiền lương cho nhân viên phòng phần mềm và các chi phí khác phục vụ cho việc sản xuất và cung cấp phần mềm Chứng từ sử dụng: Trong quá trình tính trị giá vốn kế toán sử dụng các loại chứng từ như: Phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn GTGT... Tài khoản sử dụng: Tại Nhà Xuất Bản , để phản ánh trị giá vốn hàng bán kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK632 – Giá vốn hàng bán Trong đó: TK 6321 – Giá vốn hàng bán của Nhà Xuất Bản tại Hà Nội TK 6322 – Giá vốn hàng bán của văn phòng TP Hồ Chí Minh TK 6323 - Giá vốn hàng bán của văn phòng Buôn Ma Thuột TK 6324 – Giá vốn hàng bán của Văn phòng Đà Nẵng TK154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Trong đó: TK1541 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của Nhà Xuất Bản tại Hà Nội TK1542 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Văn phòng TP Hồ Chí Minh TK1543 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang VP Buôn Ma Thuột TK1544 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Văn phòng Đà Nẵng Ngoài ra kế toán cũng sử dụng một số tài khoản khác như TK 152,153, 9111, Sổ kế toán sử dụng Để theo dõi trị giá vốn của hàng bán, kế toán sử dụng Sổ chi tiết TK 6321 và Sổ cái TK 6321. Quy trình nhập liệu kế toán giá vốn hàng bán Để phù hợp với tính chất đặc thù của công việc sản xuất băng đĩa kế toán đã tập hợp toàn bộ các chi phí liên quan vào TK 1541, sau đó thực hiện kết chuyển vào TK 6321 không qua TK 155. Khi đó chương trình cho phép kế toán lập bút toán kết chuyển từ TK 1541 sang TK 6321. Giao diện nhập liệu kế toán giá vốn hàng bán Cuối kỳ kế toán, sau khi tập hợp các chi phí vào TK 1541 chương trình sẽ tự động kết chuyển các chi phí từ TK 1541 sang TK 6321. SỔ CÁI TÀI KHOẢN 6321 GIÁ VỐN HÀNG BÁN CỦA NHÀ XUẤT BẢN TẠI HÀ NỘI Quý I năm 2008 Thứ tự Diễn giải TK đối ứng Ghi Nợ Ghi Có Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 1 1541 215.618.710 2 91111 215.618.710 Tổng cộng phát sinh trong kỳ 215.618.710 215.618.710 Số dư cuối kỳ 2.2.7. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.7.1. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và các chi phí khác phục vụ cho việc tiêu thụ thành phẩm được thuận tiện và nhanh chóng. Chi phí bán hàng của Nhà Xuất Bản gồm: Chi phí tiền lương cho nhân viên phòng kinh doanh và phòng tư vấn Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ Chi phí công cụ, dụng cụ, bao bì. Chi phí khấu hao, sửa chữa TSCĐ Chi phí công tác Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí hội nghị khách hàng, quảng cáo Thông thường ở Nhà Xuất Bản , chi phí bán hàng chỉ liên quan đến kỳ sản xuất kinh doanh nên chi phí bán hàng tập hợp cho toàn bộ hàng bán ra trong kỳ. Chứng từ sử dụng Các chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng như phiếu chi, giấy báo có từ ngân hàng, hoá đơn mua hàng, các chứng từ tiền lương và trích khấu hao TSCĐ liên quan đến việc bán hàng Tài khoản sử dụng Để phản ánh chi phí bán hàng tại Nhà Xuất Bản kế toán sử dụng các khoản sau: TK 641 - Chi phí bán hàng Trong đó: TK 641HN - Chi phí bán hàng của Nhà Xuất Bản tại Hà Nội TK 641HCM - Chi phí bán hàng của Văn phòng TP Hồ Chí Minh TK 641BMT - Chi phí bán hàng của Văn phòng Buôn Mê Thuột TK 641ĐN - Chi phí bán hàng của Văn phòng Đà Nẵng Trình tự kế toán Trong quá trình tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong tháng, kế toán sẽ nhập các chứng từ liên quan như: Phiếu chi, giấy báo có từ Ngân hàng, hoá đơn mua hàng, chứng từ tiền lương và trích khấu hao TSCĐ liên quan đến việc bán hàng, máy tự động xử lý số liệu và kết chuyển vào các sổ sau: Sổ chi tiết TK 641, Sổ cái tài khoản 641 Ví dụ: Đối với phiếu chi tiền mặt PC004581 ngày 09/02/2005, kế toán căn cứ vào số liệu này để cập nhật vào máy, máy sẽ tự động định khoản và xử lý số liệu kết chuyển vào các sổ liên quan. SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 641HN CHI PHÍ BÁN HÀNG CỦA NHÀ XUẤT BẢN TẠI HÀ NỘI Quý I năm 2008 Thứ tự Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ngày Số Nợ Có Phát sinh trong kỳ 1 02/01 PC Chi phí tiếp khách 1111 1.250.160 2 03/01 PC Chi phí in bao bì sản phẩm 1121 4.518.000 3 05/01 Thường quyết toán tạm ứng chi phí tổ chức hội thảo 1411 540.000 .. . .. . .. . .. 23 24/03 Chi phí tiền lương cho nhân viên kinh doanh 334 42.930.255 24 28/03 Chi phí tiền lương cho nhân viên tư vấn 334 10.230.152 25 31/03 Khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng 214 20.300.000 26 31/03 Kết chuyển chi phí bán hàng của Nhà Xuất Bản tại Hà Nội 91111 219.768.567 Cộng phát sinh trong kỳ 219.768.567 219.768.567 Số dư cuối kỳ Sổ cái tài khoản 641 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641 Quý I năm 2008 Thứ tự Diễn giải TK đối ứng Ghi Nợ Ghi Có Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 1 1111 13.455.190 2 1121 14.532.156 3 1411 15.000.000 4 214 20.300.000 5 334 156.481.221 6 91111 219.768.567 Tổng cộng phát sinh trong kỳ 219.768.567 219.768.567 Số dư cuối kỳ 2.2.7.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp của NXB gồm: Chi phí tiền lương cho ban giám đốc, phòng kế toán, phòng Đối ngoại Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ Chi phí khấu hao, sửa chữa TSCĐ Chi phí công tác Chi phí dịch vụ mua ngoài Thông thường ở NXB chi phí quản lý doanh nghiệp chỉ liên quan đến kỳ sản xuất kinh doanh nên chi phí quản lý sẽ tập hợp cho toàn bộ hàng bán ra trong kỳ. Chứng từ sử dụng Các chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng như Phiếu chi, Giấy báo có của Ngân hàng, hoá đơn mua hàng, các chứng từ tiền lương và trích khấu hao TSCĐ liên quan đến việc quản lý Tài khoản sử dụng Để phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp tại NXB kế toán sử dụng các khoản sau: TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Trong đó: TK 642HN - Chi phí quản lý doanh nghiệp của NXB tại Hà Nội TK 642HCM - Chi phí quản lý doanh nghiệp của Văn phòng TP Hồ Chí Minh TK 642BMT - Chi phí quản lý doanh nghiệp của Văn phòng Buôn Mê Thuột TK 642ĐN - Chi phí quản lý doanh nghiệp của Văn phòng Đà Nẵng Trình tự kế toán Trong quá trình tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng, kế toán sẽ nhập các chứng từ liên quan như: Phiếu chi, Giấy báo có từ Ngân hàng, Hoá đơn mua hàng, các chứng từ tiền lương và trích khấu hao TSCĐ liên quan đến việc quản lý, máy tự động xử lý số liệu và kết chuyển vào các sổ sau: Sổ chi tiết TK 642, Sổ cáí tài khoản 642 Ví dụ: Đối với phiếu chi tiền mặt PC004582 ngày 12/02/2005, kế toán căn cứ vào số liệu này để cập nhật vào máy, máy sẽ tự động định khoản và xử lý số liệu kết chuyển vào các sổ liên quan. Sổ chi tiết tài khoản 642 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 642 CHI PHÍ QUẢN LÝ NHÀ XUẤT BẢN Quý I năm 2008 Thứ tự Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ngày Số Nợ Có Phát sinh trong kỳ 1 05/01 Pc16560 Chi phí tiếp khácH 1111 1.850.000 2 13/01 16561 Chi phi xăng xe đi lại T01 1111 6.618.000 3 12/02 16562 Chi phí điện thoại 1111 5.200.000 .. .. . .. . .. 10 28/03 CKT 20 Chi phí tiền lương của ban giám đốc 334 35.230.100 11 31/03 CKT21 Khấu hao TSCĐ phục vụ quản lý 214 10.850.000 12 31/03 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 91111 150.256.000 Cộng phát sinh trong kỳ 150.256.000 150.256.000 Số dư cuối kỳ Sổ cái tài khoản 642 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 642 CHI PHÍ QUẢN LÝ CỦA NHÀ XUẤT BẢN TẠI HÀ NỘI Quý I năm 2008 Thứ tự Diễn giải TK đối ứng Ghi Nợ Ghi Có Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 1 1111 30.033.700 2 1121 14.532.000 4 214 10.850.000 5 344 105.690.300 6 91111 150.256.000 Tổng cộng phát sinh trong kỳ 150.256.000 150.256.000 Số dư cuối kỳ 2.2.8. Kế toán xác định kết quả bán hàng. Mục đích của mọi quá trình sản xuất là lợi nhận, đó là mục tiêu của mọi doanh nghiệp trong quá trình phát triển, là căn cứ để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp đó. Công tác hạch toán nhằm xác định xem doanh nghiệp hoạt động lãi hay lỗ, lợi nhuận được bao nhiêu. Đối với sản xuất kinh doanh, việc hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm là giai đoạn cuối cùng của sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc hạch toán kết qủa kinh doanh là khâu quan trọng nhất, và nó cho thấy thành quả lao động của doanh nghiệp, từ các bộ phận sản xuất trực tiếp đến các phòng ban chức năng trong đó có một phần quan trọng của bộ máy kế toán. Kết quả hoạt động kinh doanh là biểu hiện số tiền lãi hay lỗ từ các loại hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Tại NXB, việc xác định kết quả tiêu thụ được thực hiện vào cuối mỗi quý theo công thức sau: Kết quả bán hàng = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - (CPBH + CPQLDN tính ) cho hàng bán ra trong kỳ Trong đó: Doanh thu thuần = Doanh thu tiêu thụ - Các khoản giảm trừ DT Trong đó các khoản giảm trừ doanh thu không phát sinh. Chứng từ sử dụng: Các phiếu kế toán liên quan Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Trong đó: TK 9111: Xác định kết quả kinh doanh của NXB tại Hà Nội TK 9112: Xác định kết quả kinh doanh của Văn phòng TP Hồ Chí Minh TK 9113: Xác định kết quả kinh doanh của Văn phòng Buôn Mê Thuột. TK 9114: Xác định kết quả kinh doanh của Văn phòng Đà Nẵng Trình tự kế toán Các nghiệp vụ kế toán được cập nhật trong kỳ sẽ tự động được kết xuất ra các sổ, báo cáo kế toán liên quan. Phần mềm kế toán MISA-SME phiên bản 7.9 sẽ căn cứ vào các sổ kế toán đó để kết chuyển tự động xác định kết quả kinh doanh. Chương trình sẽ căn cứ vào sổ cái tài khoản 5111, 6321, 641, 642 để lấy số liệu kết chuyển sang tài khoản 9111. Kết chuyển doanh thu bán hàng Nợ TK 5111 969.750.000 Có TK 9111 969.750.000 Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 9111 215.618.710 Có TK 6321 215.618.710 Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 9111 219.768.567 Có TK 641 219.768.567 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 9111 150.256.000 Có TK 642 150.256.000 Phần mềm kế toán MISA-SME sẽ tự động tính lợi nhuận trong kỳ. Nợ TK 9111 384.106.723 Có TK 4212 384.106.723 Màn hình giao diện Sau đó kế toán nhấn nút “Lập chứng từ”, chương trình sẽ tự động sinh ra một cộtchứng từ kết chuyển tài khoản trong Chứng từ nghiệp vụ khác. SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 9111 XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA NHÀ XUẤT BẢN TẠI HÀ NỘI Quý I năm 2008 Thứ tự Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ngày Số Nợ Có Phát sinh trong kỳ 1 31/03 CTK 000305 Kết chuyển doanh thu thuần 51111 969.750.000 2 31/03 CTK 000305 Kết chuyển giá vốn hàng bán 6321 215.618.710 3 31/03 CTK 000305 Kết chuyển chi phí bán hàng 641HN 219.768.567 4 31/03 CTK 000305 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 642HN 150.256.000 5 31/03 CTK 000305 Kết chuyển lãi lỗ 4212 384.106.723 Cộng phát sinh trong kỳ 969.750.000 969.750.000 Số dư cuối kỳ TRÍCH SỔ NHẬT KÍ CHUNG Quý I năm 2008 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày, tháng Nợ Có Số trang trước chuyển sang 4.527.138.274 4.527.138.274 03/01/2008 03/01/2008 Đĩa CĐ tuyển chọn tiếng hát Thanh Thanh Hiền; Hồng Bàng; Hải Phòng X 5111 1111 13.000.000 13.000.000 03/01/2008 03/01/2008 Đĩa VCD Tổ quốc đời đời nhớ ơn Người: Audio Hồ Gươm X 5111 1121 9.350.000 9.350.000 03/01/2008 CTK 000123 03/01/2008 Chi phí tiếp khách X 6411 1111 1.250.160 1.250.160 05/01/2008 CTK 000126 05/01/2008 Chi phí tiếp khách X 6421 1111 1.850.000 1.850.000 06/01/2008 06/01/2008 Đĩa CD hoà tấu Ghi ta: Cửa hàng 42 Hàng Bài X 5111 1111 300.000 300.000 10/01/2008 10/01/2005 VCD Chầu văn: Đại lý 549 Đại Cồ Việt X 5111 1311 13.000.000 13.000.000 13/01/2008 S0566 13/01/2008 Chi phí in bao bì sản phẩm X 6411 1121 4.518.000 4.518.000 15/01/2008 15/01/2008 VCD “Đời đời nhơ ơn Bác” UBND tỉnh An Giang X 51111 1311 9.350.000 9.350.000 18/01/2008 PC 16566 18/01/2008 Chi phí xăng xe đi lại T01 X 642A 1111 6.618.000 6.618.000 . . . . 31/03/2008 CTK000305 31/03/2008 Kết chuyển doanh thu thuần X 91111 51111 969.750.000 969.750.000 31/03/2008 31/03/2008 Kết chuyển giá vốn hàng bán của NXB tại Hà Nội X 6321 91111 215.618.710 215.618.710 31/03/2008 CTK000305 31/03/2008 Kết chuyển chi phí bán hàng của NXB tại HN X 641HN 91111 219.768.567 219.768.567 31/03/2008 CTK 000305 31/03/2008 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp tại Hà Nội X 642HN 91111 150.256.000 150.256.000 31/03/2008 CTK 000305 31/03/2008 Kết chuyển lãi lỗ quý I của NXB tại Hà Nội X 4212 91111 384.106.723 384.106.723 Cộng số phát sinh 7.727.464.213 7.727.464.213 CHƯƠNG 03: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI NHÀ XUẤT BẢN Nói chung công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại NXB đã cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng, theo dõi sát sao tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kỷ luật thanh toán và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, phục vụ quản lý sản xuất. Do đó việc cung cấp số liệu giúp công tác quản lý đạt được những kết quả nhất định phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị. Công tác kế toán bán hàng đã ghi chép đầy đủ khối lượng thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ bán ra tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng. Việc bán hàng đảm bảo theo dõi tình hình bán hàng và theo dõi tiền hàng đến từng khách hàng. Như vậy sẽ giám sát chặt chẽ tình hình thanh toán, ứ đọng vốn đồng thời cũng phù hợp với chế độ tài chính hiện hành và yêu cầu theo dõi công nợ của NXB. Bên cạnh đó, công tác xác định kết quả bán hàng của NXB đơn giản khoa học, hợp lý đảm bảo phản ánh chính xác doanh thu bán hàng, tổng kết tính toán được kết quả kinh doanh toàn NXB. 3.1 Ưu điểm Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Những thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Các phương thức và phương tiện thanh toán NXB đang sử dụng cũng phù hợp với điều kiện kinh tế nước ta hiện nay. Nhà Xuất Bản luôn thực hiện tốt các chính sách, chế độ kế toán thanh toán của Nhà nước, các chính sách về thuế, phí và lệ phí đồng thời chấp hành đúng kỷ luật thanh toán. Đây là cơ sở để NXB tạo dựng và giữ vững uy tín khách hàng, góp phần làm hoạt động sản xuất kinh doanh của NXB đạt hiệu quả cao hơn Hơn nữa việc sử dụng hệ thống mạng nội bộ và áp dụng phần mềm kế toán MISA giúp cho kế toán cập nhật các nghiệp vụ được thuận tiện và kịp thời, giúp giảm bớt khối lượng công việc kế toán. Đồng thời trên phần mềm kế toán MISA-SME 7.9 các hệ thống sổ sách theo hình thức kế toán Nhật ký chung đã cơ bản hoàn thiện, giúp cho Nhà Xuất Bản thuận tiện trong công việc kế toán.. Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm kể trên mà bộ máy kế toán Nhà Xuất Bản đã đạt được thì vẫn còn những bất cập mà kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Nhà Xuất Bản cần khắc phục. 3.2 Nhược điểm Sử dụng phần mềm chưa có hiệu quả trong công tác tài chính kế toán , có nhiều mẫu chứng từ,báo cáo vẫn phải nhập bằng tay - Đối với các khoản dự phòng. Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán các doanh nghiệp cần lập dự phòng. Ở Nhà Xuất Bản chưa lập dự phòng nợ phải thu khó đòi trong khi các khoản công nợ của Nhà Xuất Bản khá nhiều, điều này sẽ làm cho Nhà Xuất Bản gặp rất nhiều rủi ro. - Để đạt được sự thuận lợi trong việc theo dõi cụ thể chi tiết các mặt hàng được bán và việc quản lý được dễ dàng hơn Nhà Xuất Bản nên vận dụng kế toán quản trị bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 3.3 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Nhà Xuất Bản Qua thời gian thực tập, trên cơ sở lý luận đã được học tại trường, kết hợp với thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Nhà Xuất Bản em xin đưa ra một số đề xuất nhỏ nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng như để hạn chế phần nào những tồn tại trong công tác kế toán ở Nhà Xuất Bản như đã nêu ở trên. Trong quá trình tiêu thụ thành phẩm hàng hoá phát sinh quan hệ thanh toán với khách hàng. Để thực hiện chính sách đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, Nhà Xuất Bản đã đưa ra hai phương thức thanh toán: trả ngay và trả chậm. Trong khi đó dư Nợ trên TK131 là khá lớn. Các khách hàng có khách hàng thanh toán sòng phẳng đúng thời hạn qui định nhưng cũng có khách hàng chây ì trốn không trả nợ. + Phải có tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu từng đơn vị nợ hoặc người nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. + Để có căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi doanh nghiệp phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của đơn vị nợ về số tiền còn nợ chưa trả, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ... Căn cứ để ghi nhận khoản nợ phải thu khó đòi là: + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ hai năm trở nên, kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ. + Trường hợp đặc biệt, tuy thời gian quá hạn chưa đến hai năm, nhưng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc người nợ có các dấu hiệu khác như bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử... thì cũng được ghi là một khoản nợ khó đòi. KẾT LUẬN Trên đây là toàn bộ nội dung chuyên đề với đề tài: “Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Nhà Xuất Bản ”. Qua thời gian nghiên cứu em thấy rằng, trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, tổ chức kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng ngày càng tỏ rõ vai trò quan trọng của nó đối với việc cung cấp thông tin cho quản trị doanh nghiệp. Việc hạch toán chính xác, đầy đủ chi phí bán hàng, xác định được doanh thu bán hàng chi tiết đến từng loại hình kinh doanh, từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ là điều kiện cần thiết để cung cấp nhanh chóng thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cho các nhà quản trị doanh nghiệp nhằm giúp họ có thể đưa ra quyết định kịp thời với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua việc nghiên cứu công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Nhà Xuất Bản Âm nhạc Dihavina , em đã hiểu thêm nhiều điều mới mẻ và có nhận thức sâu sắc về vai trò của công tác kế toán đối với việc quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp. Với đề tài này em mong muốn được đóng góp một phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Nhà Xuất Bản. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thu Hoài và các anh chị phòng tài chính kế toán Nhà Xuất Bản đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Hà nội, tháng 03 năm 2008 TÀI LIỆU THAM KHẢO Chuẩn mực kế toán Việt Nam - Đợt 1&2&3 Giáo trình kế toán tài chính – NXB Tài Chính năm 2001 Giáo trình kế toán doanh nghiệp – NXB Thống Kê năm 2004 Hệ thống kế toán doanh nghiệp – NXB Tài Chính năm 2000 Hướng dẫn thực hành kế toán mới Thông tư 89/2002/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Thông tư 23/2005/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài Chính NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN