Đề tài Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng công ty rau quả nông sản

t kho trong kỳ. Giá vốn hàng xuất kho của các loại hàng hoá của tổng công ty chỉ được tính trên cơ sở giá mua thực tế của hàng hoá mua vào, còn chi phí mua hàng được tập hợp vào chi phí bán hàng – Trị giá mua thực tế là giá mua của hàng hoá trên hóa đơn mua hàng chưa có thuế GTGT ( Đối với hàng nhập khẩu, trị giá mua là giá CIF ghi trên hợp đồng nhập khẩu).Trên cơ sở đó, máy tính tiếp tục thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, giá vốn, các khoản chi phí để xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ cho mỗi phương án kinh doanh. Là đơn vị kinh doanh và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng của Tổng Công Ty không bao gồm thuế GTGT và được chia thành: Doanh thu bán hàng xuất khẩu Doanh thu bán hàng trong nước Doanh thu bán hàng nội bộ Hiện nay, doanh thu bán hàng xuất khẩu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng doanh thu của Tổng Công Ty đạt tỷ lệ cao. Để phản ánh doanh thu bán hàng, Tổng Công Ty sử dụng: TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK này được mở chi tiết như sau: TK 5111 : Doanh thu bán hàng xuất khẩu TK 5112 : Doanh thu bán hàng trong nước TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ. TK 131: Phải thu của khách hàng. Tổng Công Ty mở các TK chi tiết cho TK 131 như sau: TK 1311: phải thu của khách hàng trong nước. TK 1312: Phải thu của khách hàng nước ngoài TK 331: Phải trả người bán. TK này được chi tiết thành 2 TK cấp 2 : TK 3311: Phải trả người bán trong nước. TK 3312: Phải trả người bán nước ngoài. TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước. Tổng Công Ty sử dụng các TK sau: TK 3331: Thuế GTGT. TK này được chi tiết thành 2 TK cấp 3: TK 33311: Thuế GTGT đầu ra TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu TK 33311: Thuế xuất khẩu TK 33312: Thuế nhập khẩu Ngoài ra Tổng Công Ty còn sử dụng các TK khác: TK 111, TK 112,... Trình tự hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu: Đối với hàng Xuất Khẩu: + Các nghiệp vụ XK là do các phòng nghiệp vụ thực hiện, Hiện nay Tổng Công Ty đang tiến hành hoạt động kinh doanh XK dưới hai hình thức: XK trực tiếp và XK ủy thác, trong đó XK trực tiếp là chủ yếu. Tổng Công Ty chủ yếu xuất khẩu hàng theo phương thức chuyển hàng từ kho của bên bán ra thẳng cảng xuất khẩu. Khi nhận được thông báo hoàn thành thủ tục hải quan và vận đơn do hãng tàu biển xác nhận hàng đã giao lên tàu và xuất khẩu ( hàng được xác nhận là xuất khẩu), các phòng gửi bộ chứng từ xuất khẩu cho phòng kế toán để lập hóa đơn GTGT cho lô hàng xuất khẩu. Doanh thu hàng xuất khẩu là tổng giá trị ngoại tệ của lô hàng ghi trên hóa đơn thương mại ( giá FOB). Sau đó kế toán quy đổi ra tiền Việt Nam theo giá hạch toán. BT1>Sau khi hàng đã được xác định là xuất khẩu kế toán phản ánh doanh thu hàng xuất khẩu: Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán Có TK 5111: Doanh thu hàng xuất khẩu Đồng thời kế toán ghi đơn : Nợ TK 007: theo nguyên tệ BT2> Phản ánh thuế xuất khẩu: Nợ TK 5111 Có TK 33331: Thuế xuất khẩu phải nộp Sau khi tập hợp, phân loại chứng từ, kế toán tiến hành nhập các dữ liệu vào máy vi tính. Quá trình nhập chứng từ vào máy như sau: Từ màn hình nền của phần mềm kế toán ACSGROUP, chọn menu “chương trình quản lý bán hàng”\ “ Bán hàng”\ “ Hóa đơn bán hàng” Chương trình sẽ hiện ra chứng từ nhập lần cuối cùng trên màn hình cập nhật chứng từ. Nhấn nút “thêm” để màn hình trở về trạng thái trống ban đầu để nhập chứng từ mới. Chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ. Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình. Sau đó ấn nút “ Lưu” để lưu chứng từ. Khi chương trình thực hiện xong thì hiện lên thông báo “ Đã thực hiện xong”. Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh chương trình tự động chạy và cho phép kết xuất in ra các sổ sách kế toán tương ứng: Sổ cái và sổ chi tiết TK 632 ( biểu số:2.), sổ cái và sổ chi tiết TK 511, sổ nhật kí chung (biểu số 2.). Cuối kỳ kế toán tiến hành định khoản tổng hợp và lập phiếu kế toán. Việc hạch toán như trên được áp dụng trong cả trường hợp mua bán ngay và trả chậm. Đây là phương án được Tổng Công Ty lựa chọn để khử chứng từ trùng liên quan đến bán hàng hàng hoá thanh toán ngay bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng khi khách hàng thanh toán, căn cứ vào phiếu thu hay giấy báo có, kế toán ghi: Nợ Tk 111,112 Có TK 131 VD1: Căn cứ vào hóa đơn số 43554 ngày 02/02/2005 Tổng Công Ty đã xuất cho khách hàng MARTIN MATHEW một lô hàng dứa miếng, trị giá lô hàng là 120000000đ, tổng giá thanh toán là 8800 USD. Ngân hàng nước ngoài thanh toán số tiền trên bằng cách chuyển vào tài khoản của Tổng Công Ty tại ngân hàng Việt Nam. Tỷ giá ngày 02/02/2005 là: 15799đ/USD Tỷ giá ngày 15/03/2005 là : 15801đ/USD Kế toán quy đổi ra tiền Việt Nam là : 8800*15799 = 139031200đ Định khoản: Nợ TK 1311: 139031200 Có TK 5111: 139031200 Đồng thời kế toán ghi đơn: Nợ TK 007: 8800USD - Đối với hàng bán trong thị trường nội địa: Hàng bán trong nước bao gồm cả hàng Tổng Công Ty nhập từ các đơn vị trực thuộc Tổng Công Ty quản lý, các đơn vị ngoài Tổng Công Ty quản lý nhưng được Tổng Công Ty đầu tư về vốn, về giống và kỹ thuật. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, kế toán định khoản: + Trường hợp bán hàng nhập khẩu: Nợ TK 1312: Tổng giá thanh toán Có Tk 5112: Doanh thu bán hàng trong nước Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp + Trường hợp bán hàng kinh doanh nội địa: Nợ TK 1311: Tổng giá thanh toán Có TK 5112: Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp VD2: Căn cứ vào hóa đơn 45926 ngày 15/02/2005, xuất bán 36000 kg chuối sấy khô cho công ty xuất khẩu thực phẩm Tân Bình, kế toán định khoản : Nợ TK 1312: Có Tk 5112 Có TK 333113 + Trường hợp bán hàng nội bộ: Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán Có TK 512: doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp VD: ngày 18/02/2005, căn cứ hóa đơn số 45928, Tổng Công Ty xuất kho dưa chuột lọ giao cho công ty thực phẩm Đồng Giao giá 50000000đ, thuế GTGT 5%, kế toán ghi: Nợ TK 131: 52000000 Có TK 512: 50000000 Có TK 3331: 2500000 Có TK 333112: 66672000 Hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán tập hợp,phân loại chứng từ và nhập dữ liệu vào máy vi tính. Lấy hóa đơn 45926 làm ví dụ, quá trình nhập chứng từ vào máy như sau: Từ màn hình nền của phần mềm kế toán ACSGROUP, chọn menu “chương trình bán hàng”\ “Bán hàng”\ “Hóa đơn bán hàng”. - Chương trình sẽ hiện lên chứng từ nhập lần cuối cùng. Nhấn nút “thêm” để màn hình trở về trạng thái trống ban đầu để nhập chứng từ mới. Chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ. Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình. Sau đó ấn nút “ Lưu” để lưu chứng từ. Khi chương trình thực hiện xong thì hiện lên thông báo “ Đã thực hiện xong”. Sau khi thông tin được nhập vào máy thì theo chương trình đã cài đặt máy tính tự động chuyển vào các sổ kế toán liên quan, bao gồm sổ cái TK 511, sổ cái TK 131, sổ cái TK 333,…. Kế toán doanh thu ở Tổng Công Ty không đề cập đến các khoản giảm trừ doanh thu ( chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại) vì các khoản này không phát sinh do các lí do sau: + Trước khi hàng được nhập về và đưa đi tiêu thụ thì đều đã được kiểm tra, kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, mẫu mã. + Hàng mua về là theo yêu cầu của khách hàng nên hạn chế tối đa việc giao nhầm hàng, nhầm chủng loại, chất lượng. + Công ty có kinh nghiệm nhiều năm kinh doanh các mặt hàng nên có được bạn hàng tốt ở cả khâu mua vào và bán ra. Trong kì, các khoản giảm trừ doanh thu hầu như không phát sinh nên không có nghiệp vụ kế toán về giảm trừ doanh thu. 2.2.3. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc liên quan như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có của ngân hàng, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, các bộ phận kế toán có liên quan sắp xếp, kiểm tra, phân loại, hoàn chỉnh chứng từ, sau đó nhập dữ liệu vào máy vi tính. Để kế toán chi phí bán hàng: Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản đã sử dụng TK 641 “ Chi phí bán hàng” để theo dõi. Nội dung chi phí bán hàng nói chung là đúng theo quy định của Nhà Nước. Nhưng do đặc thù kinh doanh riêng nên khi xác định phạm vi chi phí bán hàng, Tổng Công Ty bổ sung thêm một số khoản mục. Đồng thời TK 641 được chi tiết cho từng khoản mục cụ thể nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của Tổng Công Ty. Cụ thể: TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng. TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 6415: Cước vận tải hàng TK 6416: Phí hải quan, kiểm dịch, hun trùng, giám định TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428: Chi phí bằng tiền khác Mỗi tài khoản trên lại được mở chi tiết các tài khoản cấp 3 theo từng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, sau đó được chi tiết các tài khoản cấp 4 cho từng nhóm hàng xuất khẩu, nhập khẩu và kinh doanh nội địa. Chẳng hạn TK 641 được chi tiết thành: TK 6411: Chi phí bán hàng của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu I TK 6412: chi phí bán hàng của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu II. TK 6413: Chi phí bán hàng của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu III. …… Sau đó TK 6411 lại được chi tiết thành các TK: TK 64111: Chi phí nhân viên TK 64112: Chi phí bốc vác, bảo quản, lưu kho TK 64113: Hoa hồng ủy thác ………….. * Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp: Trong quá trình kinh doanh Tổng Công Ty phải chi ra những khoản chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành doanh nghiệp. Là một văn phòng quản lý các đơn vị thành viên trên khắp cả nước đồng thời tiến hành hoạt động kinh doanh thương mại nên các chi phí quản lý doanh nghiệp ở Tổng Công Ty rất đa dạng bao gồm nhiều khoản có nội dung khác nhau. Để kế toán các khoản chi phí phục vụ cho công tác quản lý Tổng Công Ty sử dụng TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” theo đúng quy định của Nhà Nước. TK 642 được mở 8 TK cấp hai: TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định Tk 6425: Thuế, phí và lệ phí TK 6426: Chi phí dự phòng TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428: Chi phí bằng tiền khác. Các TK cấp hai này cũng được chi tiết thành các tài khoản cấp ba theo nội dung chi phí cụ thể, chẳng hạn: TK 64211:Lương TK 34215: chi phí ăn giữa ca TK 64231: Sửa chữa nhỏ …….. Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản thực hiện định khoản một số nghiệp vụ chủ yếu như sau: - Đối với chi phí bán hàng: khi phát sinh chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan để định khoản: Nợ TK 641: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh Có TK lq ( 111,112,141,…) VD: Căn cứ vào phiếu chi số 250 ngày 15/02/2005, chi vận chuyển lô dứa miếng PA 275-04 ( biểu mẫu số 2.5), kế toán hạch toán khoản chi phí này vào chi phí bán hàng theo định khoản: Nợ TK 64171 2000000 Có TK 1111 2000000 Khi nhận được phiếu chi kế toán phụ trách thanh toán cập nhập vào chương trình “Quản lý tài chính”/Vào menu “ Quỹ – Ngân hàng”/ Vào “ Phiếu chi tiền mặt (VND)”, khai báo các thông tin cần thiết vào màn hình nhập liệu sau khi kích chuột vào nút “ Thêm” trên màn hình. Màn hình nhập liệu có dao diện như biểu số 2.6. Khi nhập liệu xong ấn nút “Lưu” để lưu số liệu. Máy tính sau khi được nhập số liệu tự động xử lí vào các sổ có liên quan: sổ chi tiết tiền mặt, sổ cái TK 111, sổ cái TK 641, sổ nhật kí chung… Khi cần sử dụng mẫu sổ nào chỉ cần vào menu “ kế toán tổng hợp” trong chương trình “Quản lý tài chính” để tìm kiếm. Chẳng hạn, muốn xem số liệu trên sổ cái tài khoản 641 ta làm như sau: Từ màn hình nền của chương trình “quản lý tài chính”/ vào menu “ Kế toán tổng hợp”/ vào “sổ cái chi tiết”. Nhập vào ô TK số 641, đồng thời nhập vào ô từ ngày số “01/01/2005” và nhập vào ô ngày đến số “ 30/03/2005” trên màn hình sẽ hiển thị toàn bộ dữ liệu đã được nhập vào máy từ ngày 01/01/2005 đến ngày 30/03/2005 của TK 641 theo biểu số 2.7. * Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp: Khi có chi phí phát sinh kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để phản ánh chi phí đó vào chi phí quản lý doanh nghiệp theo định khoản: Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK lq (111,112,141,…) VD: Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt số 291 ngày 22/03/2005 về khoản tiền chi mua vé máy bay ( mẫu biểu tương tự như biểu số 2.5), kế toán định khoản như sau: Nợ TK 64284: Công tác phí trong nước Có TK 1111: Tiền mặt VND Với các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán thực hiện nhập liệu tương tự như kế toán chi phí bán hàng và kết quả máy tính cũng đưa vào các sổ liên quan theo chương trình quản lý của Tổng Công Ty. ở Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản, kế toán không tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng còn lại cuối kỳ và hàng bán ra trong kỳ mà kết chuyển toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh của kỳ đó. Chi phí bán hàng đã được tập hợp theo từng phòng kinh doanh và được chi tiết cho từng loại hoạt động. Do vậy cuối kỳ, kế toán chỉ tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng cho các loại hoạt động theo doanh thu bán hàng của hoạt động đó theo công thức: Ci = C x Di/D Trong đó: Ci :Chi phí bán hàng phân bổ cho hoạt động i C : Tổng chi phí bán hàng cần phân bổ Di : Doanh thu bán hàng hoạt động i D: Tổng doanh thu bán hàng phát sinh trong kỳ. 2.2.4. Kế toán xác định kết quả bán hàng. ở Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản kết quả bán hàng được xác định như sau: Lãi quản lý (Lỗ) Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Chi phí bán hàng Chi phí doanh nghiệp - - - = Với số liệu năm 2004, kết quả bán hàng của Tổng Công Ty là: Doanh thu thuần:270,341,192,024 Giá vốn hàng bán tập hợp được là:239,148,287,760 Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp được Tổng Công Ty coi là chi phí thời kỳ nên kết chuyển hết cho số hàng đã bán: Chi phí bán hàng tập hợp được là:8,429,257,958 Chi phí quản lý doanh nghiệp tập hợp được là:15,160,057,304 Lợi nhuận thuần: 270,341,192,024-239,148,287,760 - 8,429,257,958 -7,160,057,304 = 7,603,589,002 Để hạch toán, Tổng Công Ty sử dụng TK 911- Xác định kết quả kinh doanh. TK này được mở chi tiết như sau: TK 9111- Xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu tự doanh TK 9112- Xác định kết quả kinh doanh hàng nhập khẩu tự doanh TK 9113- Xác định kết quả kinh doanh hàng kinh doanh nội địa TK 9114- Xác định kết quả kinh doanh hàng ủy thác TK 91141- Xác định kết quả kinh doanh hàng ủy thác xuất khẩu TK 91142- Xác định kết quả kinh doanh hàng ủy thác nhập khẩu Ngoài ra kế toán còn sử dụng TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối. TK này cũng được mở chi tiết cho từng loại hình kinh doanh tương tự như TK 911: TK4211- Lợi nhuận chưa phân phối hàng xuất khẩu tự doanh TK 4212- Lợi nhuận chưa phân phối hàng nhập khẩu tự doanh TK 4213- Lợi nhuận chưa phân phối kinh doanh nội địa TK 4214- Lợi nhuận chưa phân phối hàng ủy thác TK 42141- Lợi nhuận chưa phân phối hàng ủy thác xuất khẩu TK 42142- Lợi nhuận chưa phân phối hàng ủy thác nhập khẩu Cuối quí , theo yêu cầu quản lý xác định kết quả kinh doanh của Công ty, theo lập trình đã cài đặt cho máy, từ các số liệu đã nhập về doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp máy tính tự xử lí ra kết quả kinh doanh cuối kỳ trên các sổ kế toán tổng hợp: sổ cái TK 911, sổ nhật kí chung. Muốn xem số liệu trên các sổ này vào chương trình “ Quản lý tài chính”/ vào menu “kế toán tổng hợp” sau đó vào các sổ cần xem xét máy sẽ tự động đưa ra số liệu yêu cầu. Chương III hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại tổng công ty rau quả nông sản 3.1. Nhận xét chung về tình hình bán hàng của Tổng công ty rau quả nông sản Để hoạt động kinh doanh của Tổng Công Ty ngày càng phát triển và xứng đáng với tầm vóc của một Tổng Công Ty lớn nhất nước trong lĩnh vực rau quả Tổng Công Ty cần có biện pháp trước mắt cũng như lâu dài để tăng doanh thu bán hàng. Trong những năm vừa qua Tổng Công Ty đã áp dụng thành công các biện pháp làm tăng doanh thu như sau: Một là: Nhóm các biện pháp làm tăng doanh thu thông qua việc thực hiện quảng cáo và giới thiệu hàng hoá nhằm mở rộng thị trường. Cụ thể, Tổng Công Ty đã xây dựng chương trình trọng điểm quốc gia, được chính phủ phê duyệt 4 chương trình: Xây dựng webside, các đoàn khảo sát thị trường, hội chợ Anuga, Sial và Chicago, các lớp tập huấn với tổng kinh phí 6.863 triệu đồng trong đó chính phủ hỗ trợ 3.739 triệu đồng. Thực hiện các chương trình xúc tiến thương mại: tổ chức cho 04 đoàn cán bộ lãnh đạo, cán bộ xuất nhập khẩu tham gia hội chợ và đi khảo sát thị trường ở Nga, Đức, Trung Quốc và Mỹ. Kết quả đã kí được nhiều hợp đồng với trên 16.000 tấn rau quả nông sản các loại (dứa chế biến các loại, ngô bao tử, pure đu đủ, tinh bột sắn, hải sản) trị giá trên 10 triệu USD. Đã tổ chức bồi dưỡng về nghiệp vụ ngoại thương, xúc tiến thương mại cho 46 học viên của 13 doanh nghiệp, đã tiến hành xây dựng một Webside của Ngành rau quả giai đoạn 1. Đang xây dựng Catalogue của Tổng Công Ty, tìm hiểu và cung cấp các tài liệu về thị trường, sản phẩm cho các đơn vị và phòng ban. Phát hành bản tin thi trường rau quả 2 tháng/kì. Hai là: Nhóm các biện pháp quản lý hàng tồn kho. Là một doanh nghiệp thương mại nên vốn nằm trong hàng tồn kho của Tổng Công Ty là khá lớn. Nhằm bảo toàn vốn hàng tồn kho, Tổng Công Ty không ngừng quan tâm đến việc xây dựng và hiện đại hóa hệ thống nhà kho. Bên cạnh đó lượng hàng tồn kho cũng liên tục được điều chỉnh để vừa đáp ứng nhu cầu cung cấp hàng hoá cho khách hàng vừa giảm thiểu lượng hàng tồn trong kho. Do đặc thù hoạt động của Tổng Công Ty là trong lĩnh vực rau quả nông sản- là mặt hàng yêu cầu cao về chất lượng sản phẩm, vì vậy Tổng Công Ty không chỉ chú trọng đến việc quản lý về số lượng hàng tồn kho mà còn có sự quan tâm đầy đủ đến chất lượng hàng tồn nữa. Tổng Công Ty đã tiến hành kiểm tra công tác sản xuất chế biến, vệ sinh an toàn thực phẩm, việc thực hiện các quy trình chế biến, tiêu chuẩn sản phẩm tại các đơn vị. Giúp đỡ đào tạo chuyên môn cho 03 đơn vị thành viên. Ngoài ra, trung tâm KCS của Tổng Công Ty còn tiến hanh kiểm tra 2000 tấn sản phẩm xuất khẩu, kiểm tra 350 mẫu các sản phẩm thí nghiệm, sản xuất thử, chào hàng. Việc cấp chứng thư hàng xuất khẩu và kiểm mẫu đảm bảo thời gian và độ chính xác. Đồng thời, trung tâm còn kịp thời có ‎y kiến đóng góp cho các đơn vị sản xuất. Nhờ thực hiện các biện pháp trên, Tổng Công Ty đã đảm bảo được nhu cầu của khách hàng đồng thời tạo niềm tin của khách hàng vào sản phẩm của Tổng Công Ty, đặc biệt là các bạn hàng nước ngoài. Đó là tiền đề quan trọng trong việc mở rộng thị trường, tăng doanh thu trong những năm tiếp theo. Bên cạnh những thành tựu to lớn mà Tổng Công Ty đã đạt được trong thời gian qua, tình hình bán hàng của Tổng Công Ty vẫn còn có một số vướng mắc cần phải quan tâm, đó là chỗ đứng nào cho nông sản Việt Nam trên thị trường thế giới? Hiện nay đây không chỉ là vấn đề của riêng mặt hàng nông sản, tuy nhiên là một nước mà rau quả nông sản chiếm một tỉ trọng chủ yếu trong kim ngạch xuất khẩu của cả nước thì vấn đề thương hiệu cho mặt hàng này lại càng được quan tâm. Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản là một công ty đầu ngành trong lĩnh vực này lại càng phải có sự quan tâm thích đáng tới vấn đề thương hiệu. Một thực trạng đang diễn ra là tuy là mặt hàng xuất khẩu chủ yếu nhưng kim ngạch xuất khẩu rau quả nông sản của nước ta vẫn không cao so với một số nước trong khu vực mặc dù chất lượng hàng của ta không thua kém gì họ, thậm chí một số mặt hàng còn có chất lượng cao hơn. Nguyên nhân là do ta chưa có một thương hiệu cụ thể nào cho hàng rau quả nông sản mà chủ yếu xuất khẩu bằng thương hiệu của khách hàng. Đó là vấn đề xuất khẩu, còn một hạn chế nữa trong công tác tiêu thụ hàng nông sản là vấn đề tiêu thu trong nước. Hiện nay, người Việt Nam có tâm lí chuộng đồ ngoại, mặt khác thì các công ty cũng chưa thật sự chú y tới thị trường này,vì vậy mà tuy hàng Việt Nam chất lượng nhưng lượng hàng tiêu thụ được trong nước vẫn chưa thật cao. Thị trường trong nước với hơn 80 triệu dân thực sự là một thị trường rộng lớn cho mặt hàng rau quả nông sản nói riêng và cho các hàng hoá khác nói chung mà các nhà sản xuất kinh doanh cần phải quan tâm. Để đẩy mạnh hơn nữa hoạt động bán hàng của mình, Tổng Công Ty cần quan tâm đến một số giải pháp sau: Thứ nhất, xây dựng một thương hiệu cho hàng nông sản, từ đó tìm chỗ đứng cho hàng Việt trên thị trường thế giới. Thứ hai, xúc tiến các hoạt động nghiên cứu thị trường như gửi các đoàn khảo sát đến các nước tìm hiểu thị trường để có phương án tiếp cận các thị trường mới, mở rộng các thị trường truyền thống. Tập trung phát triển các thị trường trọng điểm: Trung Quốc, Nga, Mỹ và EU. Tiếp tục khẳng định các mặt hàng chủ lực của Tổng Công Ty như dứa, hạt điều, tiêu, lạc nhân…. Thứ ba, nghiên cứu tìm hiểu thị trường trong nước để có cách tiếp cận hợp lí, từ đó nhằm khai thác hiệu quả nhất thị trường tiềm năng này. 3.2. Nhận xét chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản 3.2.1. Những ưu điểm trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản Là công cụ quản lý, công tác Kế toán nói chung, Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản không ngừng được hoàn thiện. Qua tìm hiểu tình hình thực tế cho thấy tổ chức Kế toán của Tổng Công Ty về cơ bản đã đảm bảo tuên thủ theo đúng những quy định về kế toán của Nhà Nước và Bộ Tài Chính ban hành và phù hợp với điều kiện thực tế của Tổng Công Ty thời điểm hiện nay. Công tác kế toán đã đáp ứng yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để phản ánh và giám đốc toàn bộ tài sản, tiền vốn của Tổng Công Ty sát sao và hữu hiệu. Trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, kế toán Tổng Công Ty đã tổ chức một cách linh hoạt vừa đơn giản, vừa đáp ứng yêu cầu quản lý với số lượng hàng hoá phong phú, đa dạng. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Tổng Công Ty có những ưu điểm sau: -Về khâu tổ chức hạch toán ban đầu: cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu phản ánh rõ ràng, chính xác, đầy đủ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài các chứng từ theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính như: hóa đơn GTGT, Phiếu thu, phiếu chi,…Tổng Công Ty còn sử dụng một số chứng từ khác theo yêu cầu sử dụng thông tin không vi phạm quy định, chế độ của Nhà Nước về kinh tế tài chính. Quá trình luân chuyển chứng từ là quá trình qua nhiều bước, nhiều thủ tục nên luôn được kiểm tra, giám sát chặt chẽ và xử lý kịp thời. Việc lưu trữ chứng từ kế toán đã được sử dụng theo đúng quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của nhà Nước. Các trường hợp đáng tiếc như mất chứng từ gốc không xảy ra vì mọi chứng từ đều được nhập vào máy tính để bảo quản. -Về hình thức kế toán Tổng Công Ty đang sử dụng: Hiện nay hình thức kế toán được lựa chọn để sử dụng ở Tổng Công Ty là hình thức Nhật Ký Chung. Hình thức này rất phù hợp với đặc điểm hoạt động và quy mô của Tổng Công Ty do hình thức sổ sách đơn giản, dễ làm, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hoá cán bộ kế toán, dễ dàng cho việc vi tính hoá công tác kế toán ở đơn vị. Tổng Công Ty là một trong những đơn vị sớm đưa việc áp dụng kế toán máy vào tổ chức công tác kế toán ở Tổng Công Ty. Chính vì thế Tổng Công Ty đã sớm khai thác được thế mạnh của kế toán trên máy vi tính như: lưu trữ số liệu một cách an toàn, các đối tượng kế toán được mã hoá cụ thể làm việc tìm kiếm, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng; các sổ sách kế toán đều được thực hiện trên máy đảm bảo độ chính xác cao, tiết kiệm các bước luân chuyển chứng từ như trong kế toán thủ công nên tiết kiệm được thời gian. Về công tác tổ chức bộ máy kế toán:Việc tổ chức bộ máy kế toán tập trung là phù hợp với đặc điểm hoạt động của Tổng Công Ty. Việc tổ chức kế toán như vậy tránh được tình trạng nhiều lãnh đạo, việc ra quyết định có thể chồng chéo khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu kinh tế của Tổng Công Ty. Đội ngũ kế toán là những cán bộ có kinh nghiệm, nhiệt tình, có trách nhiệm. Tổng Công Ty lựa chọn các cán bộ trẻ có năng lực ham học hỏi và sảng tạo trong việc áp dụng các tiến bộ của khoa học làm đơn giản hoá công tác kế toán mà vẫn đảm bảo chất lượng công tác. Công việc được phân công,phân nhiệm rõ ràng từ đó phát huy tính chủ động, độc lập cũng như tính trung thực của các kế toán viên. Về hệ thống tài khoản sử dụng: Tại thời điểm năm 2004, Tổng Công Ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 1141/Tổng C- CĐKế toán đã sửa đổi bổ sung đến tháng 11/2000. Hệ thống tài khoản này được vặn dụng linh hoạt với tình hình thực tiễn của Tổng Công Ty. Chẳng hạn, Tổng Công Ty kinh doanh ở cả hai hoạt động là bán hàng trong nước và xuất khẩu nên các tài khoản đều được mở tài khoản cấp 2 theo hai hoạt động này: TK 131 chi tiết thành 2 TK cấp 2:TK1311 “ phải thu của khách hàng trong nước” và TK 1312 “ phải thu của khách hàng nước ngoài”; TK 331 chi tiết thành 2 TK cấp 2: TK 3311 “ phải trả người bán trong nước” và TK 3312 “ phải trả người bán nước ngoài”…Hay do mặt hàng Tổng Công Ty kinh doanh là mặt hàng nông sản, thực phẩm nên khi XNK đều phải được kiểm dịch, hun trùng, giám định theo yêu cầu của khách hàng. Do vậy, được phép của Bộ Tài Chính, Tổng Công Ty mở thêm TK 6416 – “Chi phí hải quan, kiểm dịch,hun trùng, giám định” tạo sự thống nhất trong hệ thống tài khoản cũng như phân bổ đúng chi phí bán hàng cho các đối tượng liên quan. Hiện nay Tổng Công Ty đang sử dụng hệ thống tài khoản theo hướng dẫn của thông tư 89/QĐ-BTC. 3.2.2. Một số tồn tại trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng Công ty Rau quả Nông sản Tuy công tác kế toán tại Tổng Công Ty đã không ngừng được hoàn thiện từ khi Tổng Công Ty được thành lập cho đến nay nhằm đáp ứng một cách tốt nhất yêu cầu quản lý kinh tế tài chính tại Tổng Công Ty cũng như yêu cầu cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin. Nhưng do hoạt động của Tổng Công Ty liên tục thay đổi, và các yêu cầu về quản lý kinh tế tài chính của nhà nước ngày càng chặt chẽ nên kế toán của Tổng Công Ty nói chung vẫn còn một số hạn chế,cụ thể là: Một là, về tổ chức công tác kế toán: Do đội ngũ cán bộ kế toán của Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản còn hạn chế về số lượng. Tuy rằng bộ máy kế toán tương đối gọn nhẹ, mỗi cán bộ kế toán có nhiệm vụ đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau, nhưng chính điều đó đã dẫn đến tình trạnh kế toán còn làm tắt một số công việc dẫn đến khó khăn khi Tổng Công Ty mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh. Đồng thời việc kiêm nhiệm cùng một lúc nhiều công việc có thể làm các kế toán viên không thể làm việc có hiệu quả nhất, tình trạng khối lượng công việc lớn trong điều kiện thời gian và sức lực có hạn dễ dẫn tới sao sót, nhầm lẫn trong công việc. Hai là, về công tác bán hàng : bán hàng là khâu cuối cùng và quan trọng trong quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp. Để tăng lượng hàng bán, doanh nghiệp phải có các chính sách tiêu thụ thích hợp , mặt khác cần tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn quá lớn dẫn đến giảm khả năng thanh toán cũng như khả năng tiếp tục đầu tư kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy có nghĩa là, việc chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại cho khách hàng là hết sức cần thiết. Tuy nhiên ở Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản các biện pháp này vẫn chưa được áp dụng. Theo em, để thu hồi nhanh tiền bán hàng và tạo tâm lí thoải mái cho khách hàng,Tổng Công Ty nên có khoản chiết khấu thương mại cho các khách hàng mua hàng với khối lượng lớn và có chiết khấu thanh toán cho những khách hàng sớm trả tiền hàng. Ba là, về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Tổng Công Ty chưa có sự tách biệt rõ ràng giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chẳng hạn, chi phí nhân viên, chi phí khấu hao tài sản cố định được hạch toán hết vào chi phí quản lý doanh nghiệp còn chi phí bán hàng lại không có khoản chi phí này. Cách hạch toán như trên tuy có giúp kế toán Tổng Công Ty giảm bớt khối lượng công việc và cũng không ảnh hưởng đến tổng chi phí kinh doanh nhưng không phản ánh chính xác từng loại chi phí. Từ đó ảnh hưởng đến công tác phân tích, công tác quản lý và kế hoạch. Hơn nữa TK 6411- Chi phí nhân viên bán hàng và TK 6414- Chi phí khấu hao TSCĐ mặc dù được mở chi tiết đến tài khoản cấp ba lại bị bỏ không sử dụng. Riêng về chi phí bán hàng, theo chế độ kế toán thì chỉ những chi phí lưu thông, chi phí tiếp thị và các chi phí khác phát sinh trong quá trình tiêu thụ mới được hạch toán vào TK 641. Còn những chi phí liên quan đến thu mua hàng hóa, trừ tiền hàng và thuế nhập khẩu phát sinh trước lúc nhập kho hoặc tiêu thụ trực tiếp phải hạch toán vào TK 1562- Chi phí mua hàng hóa. Nhưng trên thực tế ở Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản một số chi phí liên quan đến thu mua hàng nhập khẩu như phí ngân hàng, điện phí,… lại được phản ánh vào TK 641 chứ không phải vào TK 1562 ( như ví dụ ở phần kế toán chi phí bán hàng ). Cuối kỳ các chi phí này được kết chuyển toàn bộ để xác định kết quả kinh doanh không phân biệt chi phí cho hàng đã tiêu thụ hay chưa. Hạch toán như vậy sẽ gây kho khăn trong việc tìm ra các biện pháp giảm thiểu các khoản chi phí cụ thể phát sinh trong quá trình mua hàng và bán hàng cũng như khó khăn trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh hợp lí. 3.3. Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản: 3.3.1. Yêu cầu cơ bản của việc hoàn thiện: + Tôn trọng đúng các chính sách, chế độ của nhà Nước về kế toán. Cùng với quá trình phát triển kinh tế đất nước, cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế, hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng được hoàn thiện và phát triển. Hoạt động bán hàng và kế toán bán hàng phải dựa vào chính sách chế độ của Nhà Nước. Việc hoàn thiện kế toán ở đây hoàn toàn tôn trọng đúng những quy định về kế toán, đặc biệt tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán đã ban hành. Việc hoàn thiện kế toán chỉ là giải quyết các mâu thuẫn, những yếu tố chưa khoa học trong những quy định về kế toán doanh nghiệp. + Phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau do đó yêu cầu quản lý cũng khác nhau. Do vậy, việc hoàn thiện đầu xuất phát từ thực trạng và yêu cầu quản lý tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản. Từ đó có thể liên hệ với những công ty có hoạt động tương tự. + Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác, Yêu cầu này đòi hỏi công tác kế toán của doanh nghiệp phải đáp ứng được thông tin cho mọi đối tượng một cách kịp thời, chính xác, giúp các đối tượng ra các quyết định đúng đắn. Cụ thể ở bài viết này mọi việc hoàn thiện đều tuân thủ nghiêm túc chính sách, chế độ kế toán hiện hành, chỉ sửa đổi cho phù hợp với ý nghĩa nội dung vốn có. Nghĩa là các chỉ tiêu hoàn thiện vẫn mang ý nghĩa,nội dung như cũ, phương pháp lập không thay đổi do đó vẫn đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ. + Đảm bảo tính khả thi, tiết kiệm và hiệu quả. Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là lợi nhuận cho nên không thể thực hiện một phương án nào mà không tính đến tính khả thi và hiệu quả mà nó mang lại. Có như thế thì công tác kế toán mới đáp ứng được yêu cầu đổi mới nền kinh tế nước ta và cũng được cải cách triệt để và toàn diện. Luận văn này đưa ra một số giải pháp dựa trên nguyên tắc đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nêu trên nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản. Để thực hiện được các giải pháp đó Tổng Công Ty phải có các điều kiện: + Tổng Công Ty phải có một đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán nắm vững chuyên môn nghiệp vụ kế toán, đặc biệt là kế toán ngoại thương. Trong đội ngũ phải có những hạt nhân vững chắc mà trước hết là kế toán trưởng. + Do hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng Công Ty là hoạt động XNK, nghĩa là phải thường xuyên giao dịch với người nước ngoài nên kế toán viên phụ trách phần hành liên quan đến hoạt động này phải tương đối thông thạo ngoại ngữ. + Trong điều kiện cách mạng khoa học kỹ thuật trên thế giới đang diễn ra mạnh mẽ, việc ứng dụng tin học trong tổ chức kế toán sẽ đảm bảo được tính chính xác, kịp thời, chất lượng của các thông tin kế toán là thích ứng với việc quản lý điều hành hoạt động kinh doanh trong cơ chế thị trường hiện nay. 3.3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản: 3.3.2.1. Hoàn thiện kế toán bán hàng: Trước hết là hoàn thiện kế toán giá vốn hàng bán. Tổng công ty rau quả nông sản có hoạt động xuất khẩu là chủ yếu, khi hạch toán hàng gửi bán xuất khẩu, khi xuất kho hàng hoá kế toán không phản ánh vào TK 157 mà chỉ ghi khi hàng được xác định là đã bán kế toán phản ánh luôn vào TK 632- Giá vốn hang bán theo định khoản: Nợ TK 6321 Có TK 15611 Theo trị giá vốn hàng xuất bán. Việc hạch toán này vừa chưa đúng với chế độ kế toán vừa gây khó khăn cho việc quản lý hàng hoá, có sự chênh lệch giữa số liệu ghi trên sổ sách và số thực tế, đặc biệt là nếu thời gian từ lúc hàng gửo đi bán đến lúc hàng đã làm xong thủ tục hải quan và được coi là xuất khẩu kéo dài. Vì vậy, khi xuất kho hàng hoá cuất khẩu, căn cứ vào trị giá vốn hàng xuất bán đã tính được kế toán định khoản: Nợ TK 157: trị giá vốn hàng xuất bán Có TK 1561 Khi hàng đã được xác định là xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 632: trị giá vốn hàng xuất bán Có TK 157 Cụ thể: như ví dụ 1, kế toán ghi: Nợ TK 157: chỉ ghi số lượng xuất, còn trị giá vốn được xác định theo đơn giá bình quân gia quyền vào cuối kỳ. Có TK 1561 Khi xuất khẩu lô dứa miếng này, kế toán ghi: Nợ TK 6321: theo trị giá vốn hàng xuất được xác định vào cuối kỳ. Có TK 157 Đối với hàng vận chuyển thẳng thay vì hạch toán qua kho Tổng công ty nên hạch toán như sau: - Trường hợp hàng mua gửi bán thẳng: + Khi hàng về bến cảng, được gửi đi cho khách hàng, trên cơ sở phiếu báo nhận hàng, hoá đơn mua hàng, kế toán định khoản: Nợ TK 1572 Có TK 3312, 111, 112 + Khi khách hàng nhận được hàng, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, ngoài việc phản ánh doanh thu kế toán cần phản ánh giá vốn theo định khoản: Nợ TK 6322 Có TK 1572 + Trường hợp mua bán thẳng: khi nhận được thông báo chấp nhận thanh toán của khách hàng, kế toán phản ánh giá vốn: Nợ TK 6322 Nợ TK 1331 Có TK 3312 Thứ hai, hoàn thiện kế toán các khoản giảm trừ doanh thu và chiết khấu thanh toán. Do hiện nay Tổng công ty không áp dụng các khoản giảm trừ doanh thu và các khoản chiết khấu thanh toán nên chưa sử dụng các tài khoản liên quan. Để tăng tinh linh hoạt trong hoạt động bán hàng, đẩy nhanh hơn nưa tốc độ tiêu thụ hàng hoá, Tổng công ty nên áp dụng biện pháp chiết khẩu thương mại cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn và có chiết khấu thanh toán cho khách hàng sớm trả tiền hàng để thu hồi nhanh tiền hàng, tranh ứ đọng vốn và tạo tâm lý thoải mái cho khách hàng. Để hạch toán các khoản này kế toán cần khai báo thêm vào danh mục tài khoản trên máy vi tính TK 521- Chiết khấu thương mại. Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan kế toán định khoản như sau: + Khi phát sinh chiết khấu thanh toán: Nợ TK 635: Chi phí hoạt động tài chính Có TK lq ( 111,112,131,…) + Khi phát sinh chiết khẩu thương mại: Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331: Thuế GTGT được giảm tương ứng Có TK lq ( 111,112, 131,…) Cuối kỳ kết chuyển sang TK doanh thu: Nợ TK 511 Có TK 521 Kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng lần cuối cùng có ghi khoản chiết khấu thương mại và chứng từ phản ánh khoản chiết khấu thanh toán chấp nhận cho khách hàng để nhập vào máy theo định khoản như trên, còn các bút toán kết chuyển máy sẽ tự tính và đưa ra kết quả trên các sổ theo yêu cầu. Thứ ba, hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng. Đa số các hợp đồng bán hàng của Tổng Công Ty đều dưới hình thức bán trả chậm hoặc trả một phần tiền hàng, số còn lại sẽ được trả sau theo thời hạn ghi trong hợp đồng. Do đó kế toán cần theo dõi thường xuyên, chi tiết tình hình thanh toán với từng khách hàng. Kế toán ở Tổng công ty đã làm được điều này với kế toán trong nước. Còn lại chỉ mở một số sổ chi tiết để theo dõi công nợ của toàn bộ khách hàng nước ngoài. Điều này dễ dẫn đến nhầm lẫn giữa số phải thu của khách hàng này với khách hàng khác gây thất thoát hoặc chậm trễ trong quá trình thu hồi tiền hàng. Vì vậy Tổng công ty nên mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán cho từng khách hàng nước ngoài theo mẫu tương tự như khách hàng trong nước. Mặt khác nhiều trường hợp khách hàng chấp nhận trả tiền nhưng quá thời hạn ghi trong hợp đồng mà họ vẫn chưa thanh toán, việc này ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả bán hàng. Để hạn chế tình trạng này Tổng công ty cần nghiên cứu kỹ tình hình tài chính và khả năng thanh toán của khách hàng, đặc biệt là với các khách hàng mới. Bên cạnh đó để hạn chế tổn thất về tài chính khi không đòi được các khoản nợ, Tổng công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi. Dự phòng phỉa thu khó đòi được lập cho từng khách hàng và chỉ được lập khi có đầy đủ bằng chứng xác minh là khó đòi. Khi trích lập, toàn bộ khoản trích được hạch toán vào TK 6426 theo định khoản: Nợ TK 6426 Có TK 139 Cuối kỳ kế toán năm, căn cứ vào khoản nợ phải thu không chắc chắn là đòi được, kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập cho năm sau. Nếu số dự phòng phải trích lập lớn hơn số đã trích lập chưa sử dụng hết thì số chênh lệch trích lập thêm được hạch toán vào chi phí ( tương tự định khoản trên) Ngược lại, nếu số dự phòng cần trích lập nhỏ hơn số dư của TK 139 thì số chênh lệch được hoàn nhập và ghi giảm chi phí: Nợ TK 139 Có TK 6426 Nếu số dự phòng phải thu khó đòi xác định chắc chắn không đòi được, căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi ghi: Nợ TK 139 Có TK 131,138 Đông thời ghi vào bên nợ TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý. Những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, sau đó đòi được, căn cứ vào trị giá thực tế của khoản nợ thu hồi được: Nợ TK 111.112 Có TK 711 Đồng thời ghi vào bên có TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý. 3.2.2.2 Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:  Việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cần có sự tách biệt rõ ràng. Khấu hao tài sản cố định thuộc bộ phận bán hàng phải được hạch toán vào chi phí bán hàng chứ không nên gộp vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Như vậy khi trích khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng, căn cứ vào bảng trích và phân bổ khấu hao, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 6411 Có TK 214 Về chi phí bán hàng, Tổng công ty không nên gộp chi phí mua hàng vào chi phí bán hàng mà phải đưa chi phí mua hàng vào để hạch toán vào giá vốn theo định khoản: Nợ TK 1562: Chi phí mua hàng hoá Có TK lq ( 111,112,331…) Hạch toán như vậy vừa đúng theo quy định của nhà nước vừa đảm bảo tính chính xác khi hạch toán kết quả cho từng mặt hàng. 3.2.2.3 Hoàn thiện kế toán xác định kết quả bán hàng: Toàn bộ chi phí bán hàng được tập hợp theo từng phương án nhưng chi phí quản lý doanh nghiệp tập hợp toàn bộ cho Tổng công ty để cuối kỳ xác định kết quả kinh doanh. Việc hạch toán như vậy đã đáp ứng được yêu cầu của kế toán tài chính là cung cấp thông tin một cách tổng hợp khái quát về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu của kế toán quản trị là đưa ra thông tin chi tiết cụ thể phục vụ cho công tác quản lý nội và và cho quá trình ra quyết đinh. Về kế toán quản trị bán hàng và xác định kết quả bán hàng, Tổng công ty đã tiến hành theo dõi hoạt động ở từng phòng kinh doanh, cụ thể là chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ cho từng phòng kinh doanh để xác định kết quả hoạt động của từng phòng trong từng thời kỳ từ đó nhận ra những khó khăn và hạn chế của từng phòng để có biện pháp khuyến khích cũng như hỗ trợ kịp thời. Tuy nhiên là một đơn vị kinh doanh thương mại tổng hợp với các mặt hàng kinh doanh đa dạng việc hạch toán và theo dõi kết quả cho từng mặt hàng cũng là điều hêt sức cần thiết. Vì mỗi nhóm hàng có những đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý khác nhau, nguồn doanh thu, chi phí và lợi nhuận tạo ra cũng khác nhau.Do vậy để có quyết định thích hợp trong việc xây dựng chiến lược về mặt hàng kinh doanh nhà quản trị còn cần biết thông tin nhóm hàng nào kinh doanh có lãi và lãi bao nhiêu? Nhóm hàng nào kinh doanh không có lãi hoặc bị lỗ? Muốn vậy Tổng công ty cần phải mở sổ chi tiết theo dõi ghi chép các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh theo nhóm hàng. Định kỳ, kế toán cần lập báo cáo theo mẫu biểu số 3.1. Kết luận Ngày nay, với sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế, sự chuyên môn hoá trong các hoạt động ngày càng sâu sắc. Kinh doanh thương mại đã khẳng định được vị trí không thể thiếu trong nền kinh tế chứ không đơn thuần chỉ là một hoạt động hỗ trợ cho các nhà sản xuất như trước kia. Lĩnh vực này đã là cầu nối nền kinh tế của một quốc gia nói riêng và của thế giới nói chung thành một khối thị trường thống nhất, vì vậy mà người ta không ngừng tìm kiếm và hoàn thiện hơn nữa các công cụ quản lý nhằm phát huy được hết thế mạnh của ngành này. Bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vấn đề sống còn của một doanh nghiệp sản xuất và là toàn bộ cốt lõi của kinh doanh thương mại, vì vậy tìm kiếm và hoàn thiện các công cụ quản lý trong lĩnh vực kinh doanh thương mại là làm việc đó đối với hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng, trong đó công cụ quan trọng nhất là kế toán. Với những kiến thưc đã học được ở trường và thực tế tìm hiểu ở Tổng Công Ty rau quả nông sản em đã hoàn thành cuốn luận văn với đề tài ““ Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng công ty rau quả nông sản”. Luận văn đã trình bày những vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại, đồng thời đã trình bày thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Tổng công ty rau quả nông sản. Từ đó em mạnh dạn đề xuất một số nhận xét, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả ở Tổng công ty. Em hy vọng rằng các kiến nghị này sẽ được Tổng Công Ty xem xét trong tổ chức công tác kế toán nói chung và trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Ngô Thế Chi và các cán bộ phòng kế toán Tổng Công Ty rau quả Nông sản đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành bài viết nay. Hà Nội, Ngày….Tháng….Năm…. Sinh Viên Mai Thị Bích Thuận Tài liệu tham khảo Giáo trình kế toán tài chính – Trường đại học Tài chính kế toán Hà nội- NXB Tài Chính 1999 Giáo trình kế toán quản trị – Trường đại học tài chính kế toán Hà Nội- NXB Tài Chính 1999 Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam-NXB Tài Chính Kế toán doanh nghiệp xuất nhập khẩu- PGS.TS Ngô Thế Chi- NXB Tài Chính Kế toán doanh nghiệp: lý thuyết, bài tập mẫu và lời giải – PGS.TS Đỗ Văn Công – NXB Tài Chính, Hà Nội 2004 Kế toán quản trị doanh nghiệp thương mại – PGS.TS Trần thế Dũng, TS Nguyễn Quang Hùng – NXB Thống Kê. Thông tư 105 , thông tư 89 và một số tài liệu khác của Tổng công ty rau quả nông sản Tổng công ty rau quả,nông sản Sổ cái tài khoản Từ ngày 01/01/2005 Đến ngày 31/03/2005 Tài khoản 5111 Doanh thu bán hàng hóa Mã 15603 MXK3017 Dứa miếng(275-04) 29/03/2005 Chứng từ Tên Về khoản TK đối ứng Phát sinh Số Ngày Nợ Có N43554/3 02/02/2005 MARTIN MATHEW Dứa miếng inv 03/MM,PA275 131203 139,031,200 N43557/3 20/02/2005 MARTIN MATHEW Dứa miếng,inv 04,PA275 131203 138,925,600 28/02/2005 Database Administrator Doanh thu bán hàng (kết chuyển tháng 1/2005) 9111 277,956,800 Số dư đầu kỳ Tổng cộng Số phát sinh trong kì 277,956,800 277,956,800 Số dư cuối kì Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Hóa đơn mua hàng (VNĐ) N 38458/3 15/03/2005 Tên khách hàng CT TPXK Hưng Yên Phương thức thanh toán Thanh toán ngay N 38458/3 15/03/2005 Địa chỉ Đơn vị 026 CT CPTPXK Hưng Yên Về khoản: Dưa chuột dầm,PA 56 Tài khoản Loại Đối tượng Nội dung TL thuế GTGT 10% Khấu trừ Khách hàng 331103 1311 327 056-2005/KD3 XK dưa chuột Có HĐ Số hóa đơn 38458 Ngày 15/03/2005 KH hóa đơn: KY/2004B X Tính xuôi Tên công ty: CT TPXK Hưng Yên Địa chỉ TK GTGT 1331103 01 01 00 Mã hàng hóa ĐV tính Lượng Đơn giá Tiền Thuế GTGT Tổng tiền 1561 15603 056-05 Kg 6,6 348,840,000 34,884,000 383,328,000 056-2005 (056-2005/KD3/ XK dưa chuột) Cộng 348,840,000 34,884,000 383,328,000 Thêm Xóa Lưu In Thoát Số liệu mới Phiếu xuất GTGT 514 Số: N43518/3 Tên khách hàng CT GN Hải Phòng Phương thức thanh toán Thanh toán ngay Ngày: 25/02/2005 Địa chỉ Hải Phòng Về khoản: Hạt da bao tử,PA 023 Tài khoản Loại Đối tượng Nội dung TL thuế GTGT 10% Khấu trừ Khách hàng 131103 1311 327 023-2005/KD3 dưa bao tử Có HĐ Số hóa đơn 43518 Ngày 25/02/2005 KH hóa đơn: HS/2004B X Tính xuôi Tên công ty: CT GN Hải Phòng Địa chỉ TK GTGT 3331103 01 01 00 Mã hàng hóa ĐV tính Lượng Đơn giá Tiền Thuế GTGT Tổng tiền 5111 15603 MNK4001 Kg 6 26,209,000 023-2005 023-2005/KD3 NK hạt dưa chuột Cộng Thêm Xóa Lưu In Thoát Số liệu mới Hóa đơn bán hàng Xuất Khẩu 235 94261 28/03/2005 Tên khách hàng MARTIN MATHEW CO.,LTD Phương thức thanh toán Trả chậm 94261 28/03/2005 Địa chỉ CHILE Về khoản: Dứa miếng (275-04) Tài khoản Loại Đối tượng Dự án Nội dung Khấu trừ Khách hàng 131203 1312 074 044-02 275-2005/KD3/XK dứa miếng Loại tiền USD Số hóa đơn 94261 Ngày 28/03/2005 KH hóa đơn: LY/2004B TL thuế GTGT % Được khấu trừ Tên công ty: MARTIN MATHEW CO.,LTD Địa chỉ  CHILE TK GTGT 3331103 01 01 00 Doanh số thuế Mã hàng hóa ĐV tính Lượng Đơn giá Tiền Thuế GTGT Tổng tiền 5111 15605 044-02 275-04 Thùng 1,000 8,800 8,800 044-2005/KD3 XK dứa miếng 139,031,200 139,031,200 Cộng Ngoại tê 8,800 8,800 VNĐ 139,031,200 139,031,200 Thêm Xóa Lưu In Thoát Số liệu mới Tổng công ty rau quả nông sản sổ cái tài khoản Từ ngày 01/01/2005 Đến ngày 30/06/2005 Tài khoản 641 Chi phí bán hàng Mã 641 003 Phòng 3 29/03/2005 Chứng từ Tên Về khoản Tk đối ứng Phát sinh Số Ngày Nợ Có CT2 23/02/2005 Phí NN dứa P3-PA275 +312-04 11224 622,441 CT2 23/02/2005 Phí TT P3- PA275-04 11224 278,045 CT2 25/02/2005 NHNN Phí chuyển tiền hàng 11212 81,461 Database Administrator 9111 Số dư đầu kì Tổng cộng Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kì Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Tổng Công Ty Rau quả Nông Sản sổ cái tài khoản Từ ngày 01/01/2005 Đến ngày 30/06/2005 Tài khoản 1312 Phải thu của khách hàng ngoài nước Mã 1312 034 MARTIN MATHEW CO.,LTD 29/03/2005 Chứng từ Tên Về khoản TK đối ứng Phát sinh Số Ngày Nợ Có N43629/3 02/02/2005 MARTIN MATHEW Dứa miếng inv 03/MM,PA275 5111 139,031,200 N43557/3 20/02/2005 MARTIN MATHEW Dứa miếng inv 04/MM,PA275 5111 138,925,600 CT1 23/02/2005 Dứa P3-inv:02,07/MM/05. PA275-04 11224 120,854,700 Số dư đầu kì Tổng cộng Số phát sinh trong kỳ 277,956,800 120,854,700 Số dư cuối kỳ 57,102,100 Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc báo cáo kết quả kinh doanh theo nhóm hàng ĐV tính:1000đ STT Các chỉ tiêu Long nhãn Hạt điều ……………… Tổng cộng 1 2 3 4 5 6 7 Doanh thu thuần Chi phí khả biến Trong đó -Giá vốn hàng bán - Biến phí khác Số dư đảm phí Tỷ lệ % Định phí Lợi nhuận Tỷ lệ % Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng công ty rau quả Nông sản Bảng tổng hợp tài khoản Từ 01/01/2005 đến 31/01/2005 Tài khoản 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản Tên Đầu kỳ Phát sinh Cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 64211 64215 64222 64231 64232 64233 64271 64272 64273 64281 64283 64284 64285 64283 64289 642911 642912 642913 Lương Chi phí ăn giữa ca Sửa chữa nhỏ Văn phòng phẩm In ấn tài liệu Báo chí Tiền điện Tiền nước Điện thoại, bưu điện Tiếp khách nội, ngoại Hội nghị Công tác phí trong nước Công tác phí ngoài nước Tàu xe đi phép Khác Chi phí quảng cáo Chi phí ngân hàng Chi phí khác 12,467,100 2,430,000 11,314,520 5,408,681 132,800 17,118,850 226,500 33,478 7,327,510 69,768,023 18,940,455 9,191,818 53,266,500 730,000 44,065,346 15,531,890 1,140,196 130,000 2,430,000 11,314,520 5,408,681 132,800 17,118,850 226,500 33,478 7,327,510 57,882,023 18,940,455 9,191,818 53,266,500 730,000 15,531,890 1,140,196 130,000 12,467,100 44,065,346 Cộng 269,223,667 200,805,221 68,418,446 Ngày........tháng.......năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Đơn vị:………. Phiếu nhập kho Bộ phận:……... Ngày..16..tháng..12..năm..2004… Nợ :………. Số:...117.. Có :………. - Họ, tên người giao hàng: CT TPXK Tân Bình - Theo………..số……ngày…..tháng…..năm 200….của………………… ……….PA 312-2004, HĐ số 0439/VE-TB……………………………… Nhập tại kho:……………………………………………………………… STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm,hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Dứa miếng Tỷ giá 15770đ/$ Cait 1000 (18.300 kg) VAT 7.45$ 7450$ 745$ 8.195$ Cộng: 129.235.150đ Cộng thành tiền ( viết bằng chữ):… Một trăm hai chín triệu hai trăm ba mươi nhăm ngàn một trăm năm mươi đồng……………………………………………………… Nhập, ngày..20..tháng..12..năm..2004 Thủ trưởng đơn Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)  Hóa đơn Mẫu số: 01 GTKT-3LL giá trị gia tăng QX/2004N Liên 2: Giao cho khách hàng 0094261 Ngày…28…tháng…3…năm…2005…. Đơn vị bán hàng: ….Tổng Công ty Rau quả Nông sản……………… Địa chỉ: ….. Số 2- Phạm Ngọc Thạch - Đống Đa- Hà Nội…………… Số tài khoản:………………0101385740……………………………… Họ và tên người mua hàng :…………… MARTIN MATHEW ……… Đơn vị :………… MARTIN MATHEW CO.,LTD ……………………… Địa chỉ : …………………CHILE…………………………………........... Số tài khoản: …………………………………………………………… Hình thức thanh toán:…LC…Mã số thuế:………………………………… Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đv tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=(1)*(2) 1 Dứa miếng Kg 1,000 8,800USD Cộng tiền hàng: 8,800USD Thuế suất thuế GTGT: 0% Tiền thuế GTGT: 0 Tổng cộng tiền thanh toán: 8,800USD Số tiền viết bằng chữ: Tám nghín tám trăm đola Mỹ Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Kí, ghi rõ họ tên) ( Kí, ghi rõ họ tên) ( Kí, ghi rõ họ tên)