Đề tài Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp dược phẩm Trung Ương I

mua, TSCĐ, kế toán về vốn và tiêu thụ. Kế toán tiền mặt kiêm kế toán tập hợp cpsx PXSX chính Kế toán TGNH kiêm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Hai kế toán nguyên vật liệu Kế toán giá thành PX thuốc viên và PX thuốc kháng sinh Kế toán giá thành PX thuốc tiêm kiêm kế toán nguyên vật liệu khác Kế toán thanh toán với người bán kiêm kế toán tập CPSX- PXSX phụ . 2.1.4.2.Hình thức kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Bắt đầu từ ngày 01/ 01/ 1996, Xí nghiệp đã áp dụng chế độ kế toán mới. Lúc đầu còn gặp nhiều khó khăn, bởi vì, một mặt xí nghiệp phải củng cố bộ máy quản lý, đổi mới trang thiết bị, máy móc, tổ chức lại tình hình kinh doanh để có thể đứng vững trong thị trường cạnh tranh; mặt khác, xí nghiệp lại phải xâydựng lại hệ thống kế toán, cách thức ghi chép, chuyển sổ sách, số liệu từ hệ thống tài khoản cũ sang hệ thống tài khoản mới do Bộ Tài Chính ban hành. Tuy nhiên, bằng sự nỗ lực, cố gắng hết mình của Ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên kế toán, XNPDPTWI đã dần đưa công tác kế toán mới đi vào hoạt động. Để phù hợp với khối lượng công việc, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phù hợp với đặc điểm sản xuất- kinh doanh hiện nay, XNDPTWI đã áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ” và áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ10: Tổ chức hạch toán kế toán ở XNdpTwI Chứng từ gốc và các bảng phân bổ N.K.C.T Bảng kê Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp số phát sinh Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.2 Tình hình thực tế về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp dược phẩm TƯ I: 2.2.1. Tổ chức kế toán thành phẩm 2.2.1.1. Đặc điểm thành phẩm Quy trình công nghệ sản xuất của xí nghiệp là quy trình sản xuất kiểu liên tục. Mỗi phân xưởng có một dây chuyền sản xuất khác nhau, trong mỗi dây chuyền sản xuất lại được tổ chức theo các tổ sản xuất, mỗi tổ sản xuất chịu trách nhiệm hoàn thành từng phần việc của thành phẩm. Toàn bộ sản phẩm của xí nghiệp sau khi hoàn thành phải qua thử nghiệm. Sau khi đã được bộ phận KSC kiểm tra và công nhận là phù hợp với các tiêu chuẩn, định mức kỹ thuật, đảm bảo chất lượng qui định, sản phẩm mới được công nhận là thành phẩm và được phép nhập kho, đem bán hoặc chuyển giao cho khách hàng. Do sản phẩm của xí nghiệp sản xuất ra nhằm để phục vụ cho nhu cầu khám chữa bệnh của người dân nên thành phẩm xí nghiệp cung cấp cho xã hội không có nửa thành phẩm hay lao vụ hoàn thành. Thành phẩm mà xí nghiệp sản xuất chủ yếu phục vụ con người nên chất lượng của thành phẩm có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ của con người, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và trách nhiệm của xí nghiệp. Phân chia theo các phân xưởng sản xuất xí nghiệp có 3 loại thành phẩm là thuốc viên, thuốc tiêm và thuốc kháng sinh. Trong mỗi loại lại bao gồm nhiều loại khác nhau như: Rimifon, Vitamin C,... đối với thành phẩm là thuốc viên; thuốc tiêm gồm các loại như: Vitamin B6, Glucoza 30%, Gentamicyn... còn thuốc kháng sinh tiêm gồm các loại: Nước cất, Cefotaxim... Ngoài ra xí nghiệp còn liên doanh với Trung Quốc để sản xuất một số loại thuốc: Penicillin G 500.000UI, Benzylpenicillin K... Thành phẩm mà hiện nay mà xí nghiệp đang tiêu thụ đều là do xí nghiệp tự sản xuất ra trên cơ sở nhập khẩu nguyên liệu từ nước ngoài . Để đáp ứng nhu cầu thị hiếu ngày càng phong phú, đa dạng, xí nghiệp không ngừng đổi mới trang thiết bị, máy móc, dây chuyền công nghệ, nhập khẩu thiết bị, máy móc từ nước ngoài với mục đích sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng cao. Đây có thể coi là những bước đi mạnh dạn và năng động của xí nghiệp trong việc phát triển sản xuất. 2.2.1.2. Đánh giá thành phẩm. Đánh giá thành phẩm là việc xác định trị giá vốn của thành phẩm theo những nguyên tắc nhất định. Đây là khâu rất quan trọng trong tổ chức kế toán thành phẩm. Có rất nhiều phương pháp đánh giá thành phẩm khác nhau. Việc lựa chọn phương pháp đánh giá hợp lý sẽ là tiền đề để hạch toán thành phẩm thuận tiện, chính xác, tạo điều kiện quản lý thành phẩm chặt chẽ đồng thời nâng cao vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kế toán thành phẩm trong xí nghiệp. Đối với thành phẩm nhập kho: Xuất phát từ đặc điểm thành phẩm của xí nghiệp, từ tình hình thực tế các nghiệp vụ phát sinh, từ ý nghĩa, vai trò của thành phẩm mà xí nghiệp đã sử dụng giá thực tế để đánh giá thành phẩm nhập kho.Giá thành công xưởng Giá thực tế của thành phẩm nhập kho chính là giá thành công xưởng bao gồm: - Chi phí nguyên vật liệu: Gồm toàn bộ nguyên vật liệu chính (1521), nguyên vật liệu phụ (1522), vật liệu khác (1527)... để sản xuất ra một loại sản phẩm. - Chi phí tiền nhân công (334): Là toàn tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất ra sản phẩm đó. - Chi phí sản xuất chung (627): Gồm các chi phí liên quan đến việc tổ chức, quản lý sản xuất và phục vụ sản xuất trong một phân xưởng sản xuất. Ngoài ra, tính vào giá thành công xưởng của sản phẩm nhập kho còn bao gồm các khoản chi phí khác (1121) như: Tiền điện, tiền nước,.. Giá thành công xưởng Tổng hợp chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung chính là giá thành công xưởng hay trị giá của thành phẩm nhập kho. Muốn tính giá thành đơn vị sản phẩm, ta lấy giá thành công xưởng chia cho số lượng sản phẩm nhập kho theo công thức: Số lượng thành phẩm nhập kho Giá thành đơn vị thành phẩm = Trị giá thực tế của TP từng lần nhập kho Số lượng TP nhập kho = Giá thành đơn vị TP x Giá thành công xưởng (trị giá thành phẩm nhập kho) được phản ánh trên Sổ tính giá thành của từng phân xưởng. Trích Sổ tính giá thành phân xưởng viên. (Mẫu biểu số 01) Tháng 09 năm 2000 Nhìn trên Sổ tính giá thành phân xưởng thuốc viên ta thấy: Thuốc viên Ampicillin, số lượng nhập kho là 2.752.000 viên. = 162,86 đ/ viên 448.190.682 Giá thành công xưởng: 448.190.682 đ. Đây chính là trị giá nhập kho của Ampicillin. -> Giá thành đơn vị của Ampicillin = 2.752.000 Đối với các sản phẩm khác, việc tính toán cũng được tiến hành tương tự. Cộng giá thành công xưởng của từng loại sản phẩm trong phân xưởng viên sẽ được trị giá nhập kho của phân xưởng thuốc viên trong tháng. Trị giá nhập kho của phân xưởng viên trong tháng 09 năm 2000 là 5.339.655.023 đ. Đây chính là cơ sở để ghi vào Bảng kê số 8, nhập- xuất- tồn kho thành phẩm, hàng hoá. Đối với thành phẩm xuất kho: Việc tính trị giá thành phẩm xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Công thức tính trị giá thành phẩm xuất kho: Trị giá thực tế của thành phẩm tồn đầu kỳ Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ Số lượng thành phẩm nhập trong kỳ Trị giá thực tế của thành phẩm nhập trong kỳ Đơn giá bình quân = + + Sau đó, tính trị giá của thành phẩm xuất kho bằng cách lấy số lượng thành phẩm xuất kho nhân với đơn giá bình quân. Ví dụ: Trích Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm tháng 09/ 2000 của phân xưởng thuốc tiêm: Thuốc tiêm Glucoza30% 5ml nhọn có trị giá xuất kho được xác định căn cứ vào những số liệu sau: Số lượng tồn đầu tháng : 54.900 ống. Trị giá thực tế tồn đầu tháng : 13.521.897đ Số lượng nhập trong tháng : 177.900 ống. Trị giá thực tế nhập trong tháng: 31.061.646đ Số lượng xuất kho trong tháng : 131.900đ 13.521.897 + 31.061.646 54.900 + 177.900 191,510 đ/ ống -> Đơn giá bình quân = = -> Trị giá xuất kho của Glucoza30%5ml nhọn là: 131.900 x 191,510 = 25.260.177đ 2.2.1.3. Kế toán chi tiết thành phẩm a) Thủ tục nhập- xuất kho: Sản phẩm của xí nghiệp sau khi hoàn tất ở bước công nghệ cuối cùng sẽ được bộ phận KCS kiểm tra, kiểm nghiệm. Những sản phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lượng, qui cách qui định sẽ được nhập kho, thủ kho sẽ ghi vào “Sổ nhập kho thành phẩm” (ghi vào cột số lượng), đồng thời có sự xác nhận và ký chịu trách nhiệm giữa người nhập (là nhân viên ở phân xưởng) và thủ kho, sau đó, thủ kho sẽ lập “ Phiếu nhập kho”. Phiếu nhập kho được lập làm 2 liên: - Một liên phân xưởng chuyển cho Phòng kế hoạch để ghi sổ theo dõi và quản lý thành phẩm. Sau đó, phòng kế hoạch sẽ chuyển sang cho phòng kế toán. - Một liên được giao cho thủ kho để ghi thẻ kho, sau đó cũng chuyển về cho phòng kế toán. Mẫu biểu số 02 Trích: Sổ nhập kho thành phẩm Tên thành phẩm: Ampi 0,5(casule) vỉ thẳng Tên người nhập Ngày nhập Số lượng ĐVT Thủ kho Người nhập Chị Hoa (PX viên) 04/ 09 396.000 Viên Chị Hoa (PXviên) 05/ 09 378.000 Viên Chị Hoa (PX viên) 06/ 09 304.000 Viên Chị Hoa (PX viên) 26/ 09 486.000 Viên Chị Hoa (PXviên) 27/ 09 537.000 Viên Cộng 2.101.000 Viên Mẫu biểu số 03 Phiếu nhập kho Số 06 Ngày 06 tháng 09 năm 2000 Họ tên người nhập: Chị Hoa (PX viên) Nhập vào kho: Kho thành phẩm. Ghi có tài khoản:............. Tên hàng ĐVT Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực nhập Ampicillin 0,5 Capsule vt Viên 304.000 304.000 16k x36h x50v 10v Cộng Số tiền ( viết bằng chữ):.......................... Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đối với phần xuất kho: Khi xuất kho thành phẩm cho các chi nhánh, cửa hàng tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp, nhân viên phòng kế hoạch lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Nếu xuất bán không thanh toán qua ngân hàng, “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” sẽ được lập thành 4 liên: - Một liên giao cho nhân viên từ các cửa hàng đến lấy hàng xuống phòng kế toán làm thủ tục xuất kho. - Kế toán giữ lại 2 liên. - Một liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho và hoàn tất thủ tục xuất kho cũng như có căn cứ để xuất kho thành phẩm. Định kỳ 2-3 ngày sau khi nhận được các chứng từ này, thủ kho nộp lại cho phòng kế toán. Trường hợp xí nghiệp bán hàng mà phải thanh toán qua ngân hàng thì “Phiếu xuât kho kiêm vận chuyển nội bộ” được lập thêm liên thứ 5 để giao cho kế toán tiền gửi ngân hàng hoàn tất thủ tục gửi ngân hàng. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu biểu số 04) Phương pháp kế toán chi tiết thành phẩm. Tại Xí nghiệp dược phẩm trung ương I, việc hạch toán thành phẩm được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. - ở kho: Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho thành phẩm để thủ kho ghi thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở cho một loại thành phẩm và được ghi theo từng tháng. Cuối tháng, thủ kho sẽ tiến hành cộng số phát sinh trong tháng theo từng cột nhập- xuất và tính ra số tồn kho cuối tháng.Thẻ kho do kế toán lập và có mẫu như mẫu biểu số 05. - ở phòng kế toán: Căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho, kế toán cũng ghi vào thẻ kho. Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa các chứng từ, giữa thẻ kho của phòng kế toán và thẻ kho của thủ kho, trên cơ sở “Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm” của tháng trước, kế toán lập “Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm” của tháng này. Báo cáo này được lập để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng loại thành phẩm theo từng phân xưởng trên cả hai chỉ tiêu số lượng và số tiền. Báo cáo được lập từng tháng và đến cuối tháng, kế toán sẽ tính ra được số tổng cộng của từng phân xưởng trong tháng là bao nhiêu (chỉ tính được phần giá trị chứ không thể tính được phần số lượng bởi vì báo cáo được lập để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho của nhiều loại thành phẩm ở nhiều phân xưởng sản xuất khác nhau). Sau đó, từ số liệu tổng công trên “Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm” trong tháng, kế toán sẽ lập Bảng kê số 8- Theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho thành phẩm của tháng đó. (Mẫu biểu số 07) Mẫu biểu số 07 Trích Bảng kê số 8 Sau đó, cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán có liên quan để ghi vào Sổ Cái TK 155- Thành phẩm. Sổ Cái TK 155 được mở để theo dõi tình số thành phẩm nhập, xuất, tồn kho trong tháng( Số tổng hợp) Sổ Cái TK 155 (Mẫu biểu số 08) 2.2.2. Kế toán bán hàng. 2.2.2.1. Các phương thức bán hàng. Một đặc điểm nổi bật trong khâu tiêu thụ của Xí nghiệp dược phẩm Trung Ương I là xí nghiệp chỉ tiêu thụ những thành phẩm do chính xí nghiệp sản xuất ra. Xí nghiệp không mua sản phẩm của các đơn vị khác về để bán. Hiện nay, xí nghiệp có quan hệ bạn hàng với rất nhiều doanh nghiệp lớn và nổi tiếng như: Công ty dược phẩm Traphaco, Công ty dược phẩm TƯ I, Công ty dược phẩm Đà Nẵng.... và các đại lý, hiệu thuốc lớn trong cả nước. Để thúc đẩy hoạt động tiêu thụ, xí nghiệp tổ chức 4 cửa hàng trên địa bàn thành phố Hà Nội và có rất nhiều đại lý, chi nhánh trên khắp cả nước. Xí nghiệp có quan hệ thanh toán với 4 ngân hàng: Ngân hàng Công thương Đống Đa, Ngân hàng đầu tư và phát triển, Ngân hàng Ngoại thương, Ngân hàng Indovina.Hiện nay, phương thức bán hàng chủ yếu của xí nghiệp là bán hàng theo phương thức gửi hàng. Có nghĩa là, ở xí nghiệp có bộ phận bán hàng riêng. Khi sản phẩm sản xuất xong sẽ được đưa đến các cửa hàng do các bộ phận này đảm nhiệm để tiêu thụ. Bộ phận bán hàng này sẽ hưởng lương của xí nghiệp. Các cửa hàng này chỉ bán duy nhất sản phẩm của xí nghiệp. Khi khách đến mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên: Liên 1: Do phòng kinh doanh giữ Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Dùng để thanh toán. Nhân viên bán hàng căn cứ vào liên 3 để ghi sổ. Trên cơ sở đó,nhân viên bán hàng sẽ lập Bảng kê bán hàng đồng thời gửi toàn bộ hoá đơn bán hàng trong tháng cùng Bảng kê đã lập về cho kế toán tiêu thụ. Mẫu Hoá đơn GTGT(Xem mẫu biểu số 09) Tại các cửa hàng, chi nhánh bán sản phẩm của xí nghiệp, các nhân viên sẽ áp dụng các hình thức bán hàng khác nhau như: Bán buôn, bán lẻ, bán hàng thu tiền ngay, bán hàng chưa thu tiền..... Dù là bán hàng theo hình thức trả chậm hay thu tiền ngay; bán buôn hay bán lẻ, bán kí gửi đại lý hay tiêu thụ nội bộ... thì đều được theo dõi chung trên Sổ tiêu thụ còn trị giá vốn của các loại sản phẩm, nguyên vật liệu... khi xuất bán đều được theo dõi chung trên Bảng kê số 10- Hàng gửi đi bán (Mẫu biểu số 10). 2.2.2.2. Phương pháp xác định trị giá vốn. Để tính trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ của hàng bán tại các chi nhánh, đại lý, quầy hàng của xí nghiệp, kế toán tiến hành tính trị giá vốn của từng loại sản phẩm được, đã được thanh toán hoặc được khách hàng chấp nhận thanh toán theo phương pháp bình quân gia quyền. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu tổng hợp trên Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm để kế toán ghi vào Bảng kê số 10. Trên Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm tháng 9/2000 cho biết tình hình nhập- xuất- tồn kho của thuốc viên Amocyllin 0,25 nhộng qua các thông số sau: Số lượng tồn đầu tháng: 616.040 viên. Trị giá tồn đầu tháng : 129.120.872đ. Số lượng nhập trong tháng: 520.000 viên. Trị giá nhập : 110.083.094đ. Kế toán tiến hành tính trị giá xuất của thuốc viên Amocyllin 0,25 nhộng theo phương pháp bình quân gia quyền: 129.120.872 + 110.803.094 211,193 đ/ viên 616.040 + 520.000 = Đơn giá xuất kho = Cũng trên Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm trong tháng, số lượng Amocyllin 0,25 nhộng xuất ra là 323.000 viên. Vậy trị giá xuất kho của Amocyllin trong tháng 9/ 2000 là: 323.000 x 211,139 = 68.215.416 đ. Đối với các sản phẩm khác ở từng phân xưởng, việc tính trị giá xuất kho cũng được tiến hành tương tự. Sau đó, kế toán tính ra tổng trị giá vốn xuất kho của từng phân xưởng. Tổng cộng trị giá vốn của các phân xưởng chính là trị giá xuất kho của xí nghiệp trong tháng. Trên cơ sở số liệu của Báo cáo này, kế toán sẽ ghi vào Bảng kê số 8- Nhập xuất tồn kho thành phẩm, hàng hoá và Bảng kê số 10- Hàng gửi đi bán Do ở xí nghiệp sản phẩm tiêu thu đều dưới hình thức gửi bán nên đều được theo dõi trên Bảng kê số 10.Bảng kê số 10 được mở để theo dõi trị giá vốn của nguyên vật liệu, thành phẩm .... xuất gửi bán. Tuy nhiên điều khác biệt của xí nghiệp là trên Bảng kê số 10 vừa theo dõi cả giá vốn và giá bán cuả thành phẩm, NVL, .... đem bán. Cơ sở số liệu và phương pháp lập Bảng kê số 10: * Phần “ Diễn giải”: Ghi giá vốn và giá bán của nguyên vật liệu, thành phẩm, đã bán. * Phần “ Ghi Nợ TK157, ghi Có các TK...” là trị giá vốn và giá bán của nguyên vật liệu chính (1521), nguyên vật liệu khác (bao bì.... ), sản phẩm phụ (1542), thành phẩm (155) đã bán trong tháng. Số liệu này được lấy từ Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm Bảng kê số 2- Nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu và Sổ tiêu thụ trong tháng.(Lấy số tổng cộng) - Cột số 13- Cột giá trị là số thuế GTGT đầu ra phải nộp trong tháng. Cơ sở số liệu của cột này căn cứ vào hoá đơn GTGT và Sổ tiêu thụ trong tháng. - Cột cộng Nợ TK 157 là tổng trị giá vốn và toàn bộ số tiền bán hàng hoá, nguyên vật liệu.... thu được trong tháng. Số tiền này chính là doanh thu bán hàng trong tháng và số này phải khớp với cột số 10 hoặc cột số 15 trên Sổ tiêu thụ. - Phần “Ghi Có TK 157, ghi Nợ các TK khác” phản ánh số tiền khách hàng đã thanh toán (cột số 21- Giá trị ) hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán (cột số 23- Giá trị ). Số liệu trên hai cột này được lấy từ Sổ tiêu thụ, Sổ theo dõi thanh toán với người mua. - Cột số 24- Cộng Có TK 157 là số liệu tổng cộng của hai cột 21 và 23. 2.2.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng của xí nghiệp là toàn bộ số tiền thu được từ việc bán các loại thành phẩm, bán nguyên vật liệu, bán các sản phẩm phụ (nước cất) trong đó, doanh thu do bán các loại thuốc là chủ yếu. Căn cứ vào hoá đơn, Bảng kê do các quầy hàng, chi nhánh gửi về, kế toán tiến hành kiểm tra giá bán, số lượng, số tiền, thuế GTGT....tập hợp hoá đơn theo từng quầy hàng. - Nếu khách hàng trả ngay bằng tiền mặt: Trường hợp này thường xảy ra đối với những khách hàng mua nguyên vật liệu hoặc sản phẩm phụ của xí nghiệp, thường mua với một khối lượng nhỏ và trả tiền ngay. Khi đó, căn cứ trên hoá đơn GTGT, kế toán sẽ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 111: Tổng số tiền khách hàng thanh toán. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra. Có TK 511: Doanh thu bán hàng. Ví dụ: Hoá đơn GTGT số 72679 ngày 5/9/2000 của Xí nghiệp cổ phần taxi mua nước cất : - Số tiền hàng :100.000đ - Thuế GTGT (10%) :10.000đ - Tổng số tiền thanh toán: 110.000đ Khi đó, kế toán sẽ ghi sổ như sau: Nợ TK 111:110.000 Có TK 3331: 10.000 Có TK 511:100.000 * Nếu khách hàng chưa trả tiền: Căn cứ vào hoá đơn GTGT do các quầy hàng, chi nhánh gửi về, kế toán sẽ ghi sổ như sau: Nợ TK 131: Tổng số tiền thanh toán. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra. Có TK 511: Doanh thu bán hàng. Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 42350 của chị Hoa, Công ty dược phẩm Trung Ương I ngày 10/ 9/ 2000 mua thành phẩm chưa trả tiền. - Doanh số mua chưa có thuế: 11.152.800đ. Thuế GTGT đầu ra (5%): 557.640đ Tổng số tiền thanh toán:11.710.440đ. Khi đó, kế toán sẽ ghi sổ như sau: Nợ TK 131: 11.710.440 Có TK 3331: 557.440. Có TK 511: 11.152.800 Dù là bán hàng theo hình thức trả tiền ngay hay khách hàng chưa trả tiền thì trên cơ sở hoá đơn do các chi nhánh, đại lý gửi về, kế toán đều ghi vào Sổ tiêu thụ. Sổ này được mở để theo dõi tình hình bán hàng( tiêu thụ thành phẩm, nguyên vật liệu, các sản phẩm phụ...) trong từng tháng theo chỉ tiêu giá trị. Thực chất, ở xí nghiệp, Sổ tiêu thụ được coi như Sổ nhật ký bán hàng, theo dõi tình hình bán hàng theo từng quầy, chi nhánh theo thời gian phát sinh các nghiệp vụ mua hàng từ đầu tháng đến cuối tháng. Đồng thời đây cũng có thể coi là Sổ chi tiết doanh thu bởi vì trên sổ theo dõi cả doanh thu do bán các loại thành phẩm, doanh thu do bán nguyên vật liệu và bán các sản phẩm phụ. Cuối tháng, kế toán tính ra số tổng cộng để ghi vào nhật ký chứng từ số 8. Trích Sổ tiêu thụ- Tháng 09 năm 2000 (Mẫu biểu số 11). 2.2.2.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. a. Kế toán hàng bán bị trả lại. Sản phẩm mà xí nghiệp tiêu thụ là các loại dược phẩm phục vụ cho nhu cầu phòng và chữa bệnh của người dân nên chất lượng của sản phẩm có ảnh hưởng rất lớn đến đời sống, sức khoẻ của con người. Do vậy, sản phẩm của xí nghiệp trước khi đem đi tiêu thụ đều phải được kiểm tra chất lượng một cách chặt chẽ, cẩn thận. Chỉ có những sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng cho phép thì mới được phép tiêu thụ. Tuy nhiên, việc sản phẩm của xí nghiệp bị trả lại là điều không thể tránh khỏi. Hàng có thể bị trả lại trong một số trường hợp sau đây: - Hàng bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển (phần nhiều khách mua hàng mua hàng của xí nghiệp ở các tỉnh xa). Hiện nay xí nghiệp cũng có tổ chức rất nhiều chi nhánh, cửa hàng trên khắp cả nước. - Hàng bị hỏng, kém chất lượng do xuất đi bán song trong một thời gian dài vẫn chưa tiêu thụ được nên cũng bị trả lại. Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, căn cứ vào hoá đơn, kế toán cho nhập kho sản phẩm đồng thời hạch toán giảm giá vốn. Kế toán sẽ ghi: Nợ TK 152, 155,... Có TK 632. Đồng thời, kế toán sẽ hạch toán trực tiếp hàng bán bị trả lại vào TK 511( ghi giảm doanh thu bán hàng) và ghi bằng bút toán đỏ theo định khoản: Nợ TK131: Nếu trừ vào khoản phải thu của khách hàng. Có TK511: Ghi giảm doanh thu bán hàng trong kỳ. Ví dụ: Hoá đơn số 42300 ngày 24/ 9/ 2000 ( ghi huỷ) có số hàng bán bị trả lại trị giá 1.200.000 đ, trị giá vốn của số hàng này là 800.000 đ. Sau khi được sự đồng ý của Giám đốc nhập kho cũng như trên cơ sở xem xét, kiểm tra số hàng hoá đó kế toán sẽ ghi giảm doanh thu bán hàng và ghi giảm khoản phải thu của khách hàng (ghi âm hoặc ghi bằng bút toán đỏ) ngay trong tháng 9 năm 2000 theo định khoản: Nợ TK 131: (1.200.000) Có TK 511: (1.200.000) Dồng thời kế toán phản ánh số hàng nhập kho theo trị giá vốn: Nợ TK 155: 800.000 Có TK 632: 800.000 Trường hợp, hàng hoá xuất đi bán trong tháng song đến tháng sau hoặc đến vài tháng sau hàng trả lại xí nghiệp, khi đó, kế toán sẽ ghi giảm doanh thu bán hàng của ngay tháng đó nếu có hàng bị trả lại. Đối với những hàng trả lại mà bị hỏng không bán được thì trước hết sẽ cho nhập kho. Sau đó, xí nghiệp sẽ tiến hành họp ban để quyết định huỷ số sản phẩm đó đi. Việc tiêu huỷ sản phẩm hỏng được tiến hành 1- 2 lần trong một năm và phải có người làm chứng kiến để chứng tỏ số thuốc đó không còn nữa. Theo em, việc xử lý sản phẩm hỏng như vậy là hoàn toàn hợp lý. b. Kế toán giảm giá hàng bán: Việc giảm giá hàng bán của xí nghiệp sẽ do nhân viên bán hàng của xí nghiệp quyết định. Bởi vì đội ngũ bán hàng này sẽ được giao khoán một số lượng hàng nhất định và được hưởng một tỷ lệ chiết khấu trên số hàng hoá bán ra. Nếu cửa hàng nào không bán được số hàng giao khoán đó thì sẽ bị phạt.Do đó các nhân viên bán hàng sẽ phải rất linh hoạt trong viẹc giảm giá cho khách hàng để làm sao vừa đảm bảo thu hồi vố có lãi và lại đạt được chỉ tiêu đề ra. Việc giảm giá có thể xảy ra trong một số trường hợp sau: - Khách hàng mua sản phẩm với một khối lượng lớn. - Có sự biến động giá cả trên thị trường do có thuốc ngoại tràn vào thị trường hoặc do cạnh tranh giá bán với các xí nghiệp khác... - Xí nghiệp thường giảm giá đối với những khách mua hàng là khách quen của xí nghiệp. Việc giảm giá được tiến hành rất linh hoạt, có thể giảm 1%, 2%, 5%... Cũng có trường hợp tỷ lệ giảm giá là 10%. Kế toán căn cứ vào số tiền giảm giá cho khách hàng đối với số thành phẩm được giảm giá để hạch toán giảm trừ trực tiếp vào doanh thu bán hàng và ghi sổ kế toán số tiền sau khi đã giảm trừ theo định khoản: Nợ TK 131: Số tiền người mua phải thanh toán sau khi đã tính trừ khoản giảm giá. Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp sau khi đã tính trừ Có TK 511: doanh thu bán hàng còn lại sau khi đã tính trừ khoản giảm giá. Ví dụ: Hoá đơn GTGT số 44032 Ngày 17/ 09/ 2000 của Anh Dũng- Hiệu thuốc Trần Quốc Toản- Nam Định: Số tiền hàng: 38.718.800 đ Số tiền giảm giá: 5% -> Số tiền phải thanh toán: 38.718.800- 38.718.800 x 5%= 36.782.860 đ Khi đó, kế toán sẽ ghi sổ là: Nợ TK 131: 38.622.003 Có TK 511: 36.782.860 Có TK 3331: 1.839.143 Như vậy, để hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng, kế toán không hạch toán riêng rẽ mà hạch toán trực tiếp để ghi giảm doanh thu trong kỳ. Do đó, kế toán sẽ không sử dụng TK 531, TK 532 để theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu trong kỳ (nếu có). 2.2.2.5. Kế toán thanh toán với người mua. Hiện nay, hình thức bán hàng chưa thu tiền là hình thức bán hàng được áp dụng ở hầu hết các doanh nghiệp nói chung và ở Xí nghiệp dược phẩm Trung Ương I nói riêng. Trước hết, căn cứ vào các hoá đơn do các quầy hàng, chi nhánh gửi về, kế toán ghi vào Sổ tiêu thụ. Sau đó, đối với các hoá đơn chưa thanh toán (ghi Nợ TK 131) kế toán sẽ mở Sổ chi tiết để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng. Sổ theo dõi thanh toán với khách hàng (người mua) sẽ theo dõi khách hàng theo từng lần mua hàng cũng như từng lần thanh toán. Mẫu Sổ theo dõi thanh toán (Xem Mẫu biểu số 13) Sau đó, từ số liệu tổng cộng trên Sổ theo dõi thanh toán với từng người mua, kế toán sẽ lập Bảng kê số 11- Phải thu khách hàng (Mẫu biểu số 14). Căn cứ để lập Bảng kê số 11: - Cột “Số dư đầu tháng”: Chính là số tiền khách hàng còn phải trả cho xí nghiệp (ghi thường) hoặc số tiền mà đơn vị (khách hàng) ứng trước (ghi trong ngoặc). Số liệu của phần này được lấy từ cột “Số dư cuối tháng” của Bảng kê số 11 tháng trước. - Phần “Ghi Có TK 131, ghi Nợ các TK...”: Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng trong tháng. Số liệu của phần này được lấy từ Bảng kê số 1, Bảng kê số 2, NKCTsố 5, Sổ theo dõi thanh toán (trường hợp khách hàng vừa là người mua hàng, vừa là người bán hàng cho xí nghiệp) trên cơ sở đối chiếu với các phiếu thu tiền mặt (TGNH) của tháng đó. - Phần “Số dư cuối tháng”: Phản ánh số tiền khách hàng còn phải trả cho xí nghiệp hoặc số tiền khách hàng ứng trước còn lại cuối kỳ. Số dư cuối tháng= Số dư đầu tháng+ Cộng Nợ TK131- Cộng Có TK 131. Cuối tháng, kế toán khoá sổ, lấy số liệu tổng cộng để ghi vào NKCT số 8. Bảng kê số 11 (Mẫu biểu số 14) 2.2.2.6. Kế toán thuế GTGT đầu ra: Hiện nay, ở Xí nghiệp dược phẩm Trung Ương I đang tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ thuế. Nghĩa là: Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào. Trong đó: Thuế GTGT đầu ra phải nộp là toàn bộ số thuế GTGT mà xí nghiệp bán các sản phẩm, hàng hoá, nguyên vật liệu...trong kỳ. Căn cứ vào các hoá đơn GTGT, Bảng kê bán hàng các chứng từ bán hàng, sau khi đã kiểm tra thuế suất, thuế GTGT,... để kế toán ghi Sổ tiêu thụ cũng như lập Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra. đây là cơ sở để xác định số thuế đầu ra phải nộp. Sau khi bù trừ với số thuế GTGT đầu vào sẽ xác định được số thuế phải nộp trong tháng. Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra (Mẫu biểu số 15) 2.2.2.7. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN. Kế toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng ở các đơn vị sản xuất- kinh doanh là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và các chi phí phục vụ cho việc tiêu thụ thành phẩm. Tại Xí nghiệp dược phẩm Trung Ương I, việc tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng do kế toán tiêu thụ đảm nhiệm. Nội dung của chi phí bán hàng tại xí nghiệp bao gồm: - Chi phí nhân viên: Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng. - Chi phí vật liệu, bao bì: Chi phí về bao bì, bao gói, nẹp, băng dính... dùng cho công tác bán hàng. - Chi phí dụng cụ- đồ dùng: Chi phí công cụ, đồ dùng,.... dùng cho bán hàng. - Chi phí khấu hao TSCĐ: Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng như: nhà kho, phương tiên vận tải,... - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí như thuê vận chuyển, bốc dỡ sản phẩm, chi phí thuê kho, bến bãi, chi phí điện, nước, điện thoại.... phục vụ hoạt động bán hàng. - Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí ngoài các khoản chi phí đã kể trên: chi quảng cáo, tiếp thị... Căn cứ vào các hoá đơn về chi phí bán hàng do các bộ phận kế toán có liên quan (kế toán nguyên vật liệu, kế toán tiền lương, kế toán TSCĐ....) chuyển sang, chi phí bán hàng trong tháng 9 năm 2000 được kế toán tập hợp và phân bổ như sau: -> Trích Bảng tính và phân bổ tiền lương, tiền lương của nhân viên bán hàng trong tháng là: 40.799.600đ. Khi đó, kế toán sẽ ghi sổ là: Nợ TK 641: 40.799.600 Có TK334:40.799.600 -> Theo Bảng phân bổ vật liệu, công cụ, chi phí vật liệu, bao bì tập hợp được là:1.331.100đ. kế toán sẽ ghi sổ là Nợ TK 641: 1.331.100 Có TK 152(7): 1.331.100 -> Chi phí khấu hao TSCĐ trên Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ trong tháng 9 năm 2000 là:1045.228đ. Khi đó, kế toán hạch toán là: Nợ TK 641: 1.045.228 Có TK 214:1.045.228 -> Các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong tháng được tập hợp trên NKCT số 1 (ghi Có TK 111) là 137.001.826đ. kế toán hạch toán là: Nợ TK 641:137.001.826 Có TK 111:137.001.826 Vậy toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong tháng 9 năm 2000 tập hợp được là 180.177.826đ. Sau khi đã tập hợp được chi phí bán hàng trong tháng, kế toán sẽ phân bổ chi phí bán hàng theo từng phân xưởng. Tiêu thức phân bổ là số hòm thành phẩm từng phân xưởng giao nhập kho. Số hòm thành phẩm giao nhập kho trong tháng là 7100 hòm. Chi phí bán hàng cho một hòm là: 180.177.826/ 7100 = 25.377đ. Chi phí bán hàng phân bổ cho từng phân xưởng sản xuất trong tháng 09 năm 2000 theo bảng sau: STT Tên phân xưởng Số hòm thành phẩm giao kho CPBH được phân bổ. 1 Phân xưởng tiêm 1.306 33.142.362 2 Phân xưởng viên 5.232 132.772.464 3 Phân xưởng kháng sinh tiêm 479 12.155.583 4 Phân xưởng kháng sinh (LD) 83 2.107.354 Cộng 7.100 180.177.754 Kế toán chi phí QLDN. Chi phí QLDN là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và những chi phí phục vụ khác lên quan đến hoạt động chung của cả doanh nghiệp. Tại xí nghiệp dược phẩm Trung Ương I, chi phí QLDN gồm những khoản chi phí sau: - Chi phí nhân viên quản lý: Gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý. - Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm các loại nguyên vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của các phòng ban trong xí nghiệp. - Chi phí đồ dùng văn phòng: Khoản chi về dụng cụ, đồ dùng văn phòng cho công tác quản lý toàn xí nghiệp. Chi phí khấu hao TSCĐ: khấu hao nhà cửa, văn phòng làm việc...dùng cho hoạt động quản lý. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các khoản chi phí như tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại....dùng cho hoạt động toàn xí nghiệp. - Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí ngoài các chi phí kể trên. Việc tập hợp và phân bổ chi phí QLDN ở xí nghiệp cũng do kế toán tiêu thụ đảm nhiệm trên cơ sở số liệu của các bộ phận kế toán có liên quan chuyển sang. Căn cứ vào hoá đơn, chứng từ có liên quan, chi phí QLDN phát sinh trong tháng 9 năm 2000 được tập hợp và phân bổ như sau: Chi phí nhân viên quản lý: Nợ TK 642: 131.688.550 Có TK 334:131.688.550. Chi phí vật liệu quản lý: Nợ TK 642: 50.162.230 Có TK 152: 50.162.230 Chi tiết: 1521 ( vật liệu chính ): 6.818.988 1522 (vật liệu phụ):7.172.950 1523 (nhiên liệu): 252.732 1524 (phụ tùng thay thế): 146.474 1527 (vật liệu khác): 2.092.092 1542 (sản phẩm phụ): 33.678.992 Chi phí đồ dùng văn phòng: Nợ TK 642: 11.100.708 Có TK 1531: 11.100.708 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Nợ TK 642: 59.075.548 Có TK 214: 59.075.548 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Nợ TK 642: 71.286.648 Có TK 112: 71.286.648 - Chi phí bằng tiền khác: Nợ TK 642:159.369.423 Có TK 1541.5: 76.872 Có TK 1541.4: 536.111 Có TK 111:153.951.976 Có TK 331: 11.470.664 - Các khoản ghi giảm chi phí QLDN phát sinh trong tháng bao gồm: + Khoản chênh lệch tỷ giá: 3.889.200 đ + Khoản thu hồi do bán phế liệu: 2.777.000 Kế toán hạch toán giảm chi phí như sau: Nợ TK 642: (6.666.200) Có TK3112: (3889.200) Có TK 111:(2.777.000) Vậy chi phí QLDN tập hợp được trong tháng 09 năm 2000 là 482.683.105 đ. Sau khi tập hợp được chi phí QLDN trong tháng, kế toán sẽ phân bổ khoản chi phí này theo số giờ côNg: Tổng số giờ công phát sinh trong tháng là 56.534,5 giờ. -> Đơn giá chi phí QLDN cho một giờ công là: 482.683.105/ 56.534,5 giờ = 8.538 đ/ giờ Sau đó, kế toán phân bổ chi phí QLDN cho từng phân xưởng, theo bảng sau: Tên phân xưởng. Số giờ công Chi phí QLDN được phân bổ Phân xưởng tiêm 13.336 giờ 113.826.768 Phân xưởng viên 39.294 giờ 335.492.172 Phân xưởng kháng sinh tiêm 3157 giờ 26.954.446 Phân xưởng kháng sinh (LD) 747,5 giờ 6.373.699 Cộng 56.534,5 giờ 483.683.105 2.2.3. Kế toán xác định kết quả bán hàng. Xác định kết quả sản xuất- kinh doanh nói chung, kết quả bán hàng nói riêng là khâu cuối cùng để doanh nghiệp xác định xem trong kỳ đó doanh nghiệp mình kinh doanh ra sao, lãi hay lỗ. Căn cứ vào kết quả kinh doanh của kỳ trước mà có phương hướng sản xuất-kinh doanh trong kỳ tới. Để hạch toán kết quả sản xuất- kinh doanh nói chung và kết quả bán hàng nói riêng, kế toán sử dụng TK 911- Xác định kết quả kinh doanh. Trên cơ sở tập hợp được trị giá vốn của nguyên vật liệu,thành phẩm,.... xuất bán trong kỳ (trên Bảng kê số 10), tập hợp các chi phí có liên quan: chi phí bán hàng, chi phí QLDN (trên Bảng kê số 5), doanh thu tiêu thụ các loại sản phẩm, hàng hoá, nguyên vật liệu,.... trên Sổ tiêu thụ- theo dõi hoạt động bán hàng để kế toán xác định kết quả bán hàng của xí nghiệp trong tháng 09 năm 2000 như sau: -> Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511: 7.065.014.560 Có TK 911: 7.065.014.560 -> Kết chuyển trị giá vốn hàng xuất bán: Nợ TK 911: 6.087.571.188 Có TK 632: 6.087.571.188 Trong đó: TK 632 (nguyên vật liệu chính): 160.692.426 TK 632 (nguyên vật liệu khác): 6.102.000 TK 632 ( sản phẩm phụ): 78.644 TK 632 (thành phẩm): 5.920.698.118 Trong đó, trị giá vốn của NVL, sản phẩm phụ đem bán sẽ được theo dõi trên NKCT số 7- Phần xuất bán. -> Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911: 180.177.754 Có TK 641: 180.177.754 -> Kết chuyển chi phí QLDN: Nợ TK 911: 482.683.105 Có TK 642: 482.683.105 * Kết quả bán hàng=DTBH- Trị giá vốn- CPBH- CPQLDN = 7.065.014.560 - 6.087.571.188 - 180.177.754 - 482.683.105 = 314.582.513 đ (lãi) -> Kết chuyển lãi: Nợ TK 911: 314.582.513 Có TK 421: 314.582.513 Sau đó, kết quả kinh doanh của tháng 9 năm 2000 sẽ được phản ánh trên NKCT số 8 (Mẫu biểu số 19), bao gồm doanh thu bán hàng và doanh thu hoạt động tài chính ( 380.079.408 đ), trong đó, doanh thu bán hàng trong tháng là 314.582.513 đ. Kết quả này sẽ được phản ánh trên NKCT số 10. Tuy nhiên, ở xí nghiệp không lập NKCT số 10 nên để tiện theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh trong tháng, kế toán theo dõi ngay trên NKCT số 8( ghi có TK 421, ghi Nợ TK 911). Đồng thời, trên NKCT số 8, kế toán chỉ xác định hoạt động kinh doanh thông qua việc kết chuyển các khoản chi phí và thu nhập có liên quan. Mặt khác, trên NKCT số 8, ở cột ghi Có TK 157 kế toán không ghi giá vốn của hàng gửi bán mà lại ghi giá bán (ghiNợ TK 111, 131; ghi Có TK 157) có thuế GTGT. Điều này là không đúng với quy định. Trong khi đó, phần ghi Nợ TK 111, 131; ghi Có TK 511 kế toán lại không ghi doanh thu bán hàng trong kỳ mà chỉ kết chuyển doanh thu bán hàng trong tháng sang TK 911 để xác định kết quả. Việc ghi chép như vậy là chưa hợp lý. Sau đó, trên cơ sở các số kế toán đã tổng hợp được, kế toán ghi vào các Sổ Cái có liên quan để xác định kết quả. Theo nguyên tắc, để xác định kết quả thì phải hạch toán theo sơ đồ sau: Sơ đồ: Hạch toán kết quả kinh doanh TK 911 TK 1527 TK 511 TK 6322 Trị giá NVL chính xuất bán Trị giá TP xuất bán Trị giá SP phụ xuất bán Trị giá NVL khác xuất bán TK 421 TK 155 TK 1542 TK 1521 TK 641, 642 TK 711, 721 K/c CPBH, CPQLDN Kết chuyển lãi HĐ khác Kết chuyển DT thuần Kết chuyển lãi Kết chuyển trị giá vốn Tuynhiên, ở xí nghiệp, việc hạch toán kết quả kinh doanh lại không theo trình tự sơ đồ đã trình bày ở trên mà kế toán lại bỏ đi TK 632, TK 911 và hạch toán kế quả từ các TK 1521, TK 1527, TK 1542, TK 155 sang luôn TK 511. Do đó, ở xí nghiệp không có Sổ Cái TK 911 và Sổ cái TK 632.Toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ sẽ được theo dõi trên Sổ Cái TK 511. Còn các khoản thu nhập khác như thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập bất thường (Nếu có) sẽ được ghi theo bút toán đảo ngược (Ghi trong ngặc). Điều này có thể giải thích như sau: -Kết chuyển trị giá vốn, kế toán ghi: Nợ TK 511 Có TK 1521, 1527, 155, 1542 Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí QLDN: Nợ TK 511 Có TK 641, 642 Kết chuyển lãi: Nợ TK 511 Có TK 421 Khi kết chuyển các khoản thu nhập khác, kế toán sẽ ghi trong ngoặc theo định khoản: Nợ TK 511 Có TK 711, 721. Sổ Cái TK 511 được ghi theo mẫu sau( Mẫu biểu số 20) Chương III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp dược phẩm Trung Ương I. 1. Nhận xét- Đánh giá chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp dược phẩm Trung Ương I Kể từ khi thành lập đến nay, Xí nghiệp dược phẩm Trung Ương I phải đương đầu với biết bao khó khăn, thử thách. Tuy nhiên, xí nghiệp đã từng bước khắc phục những khó khăn, cải tiến phương thức quản lý, cải tiến hoạt động sản xuất, kinh doanh để đứng vững và không ngừng phát triển trong cơ chế thị trường. Góp một phần không nhỏ vào thành công ấy phải kể đến hoạt động của bộ máy kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng. Cùng với sự phát triển của xí nghiệp, bộ máy kế toán cũng từng bước hoàn thiện hơn. Các nhân viên kế toán luôn luôn được đào tạo, nâng cao trình độ. Mặt khác, mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm một hoặc một số phần hành kế toán nhất định nên mỗi người đều làm cẩn thận, tập trung hết mình vào công việc được giao. Bên cạnh đó, do các phần hành kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau nên giữa các nhân viên kế toán cũng có sự kết hợp rất nhịp nhàng, linh hoạt. Không chỉ các bộ phận kế toán mà giữa phòng kế toán và các phòng ban khác cũng có mối quan hệ qua lại với nhau, để hỗ trợ, phối hợp cùng nhau thực hiện nhiệm vụ chung của toàn xí nghiệp . Thêm vào đó, kể từ năm 1997, phòng kế toán được trang bị máy vi tính, điều này làm giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán. Việc tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý, rõ ràng qua các khâu, đảm bảo thực hiện tốt công tác kế toán. Tổ chức hệ thống sổ kế toán và luân chuyển sổ sách hợp lý, đảm bảo nguyên tắc, chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp cũng như trình độ đồng đều của các nhân viên kế toán. Bên cạnh các mẫu sổ theo chế độ quy định, kế toán còn sáng tạo ra nhiều mẫu sổ khác cho thuận tiện, phù hợp với quá trình hạch toán. Có thể nói, việc tổ chức, phân công công tác kế toán ở xí nghiệp như hiện nay là hoàn toàn phù hợp. Hiện nay, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng do một nhân viên kế toán đảm nhiệm. Bộ phận kế toán này còn đảm nhiệm công tác kế toán thanh toán với người mua. Chính điều này đảm bảo tính thống nhất, khớp đúng giữa các số liệu kế toán của hai phần hành này. Cùng hỗ trợ với kế toán bán hàng còn có kế toán thành phẩm. Giữa bộ phận kế toán bán hàng, kế toán thành phẩm và các bộ phận kế toán khác trong xí nghiệp cũng có sự đối chiếu so sánh số liệu để hỗ trợ nhau. Do đó kế toán bán hàng đã phản ánh đầy đủ và chính xác tình hình tiêu thụ sản phẩm, tình hình thanh toán với khách hàng của từng quầy hàng, chi nhánh, đại lý của xí nghiệp. Có thể nhận xét chung về tình hình tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương I như sau: - Cung cấp thông tin kịp thời cho công tác quản lý, giúp Giám đốc có kế hoạch chính xác kịp thời về hoạt động sản xuất kinh doanh. - Công tác kế toán bán hàng của Xí nghiệp đảm bảo cho việc thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước theo đúng chế độ quy định. - Hệ thống sổ sách, chứng từ đầy đủ, rõ ràng, việc luân chuyển chứng từ là hoàn toàn hợp lý. Công việc kế toán bán hàng đảm bảo tính thống nhất. - Có sự liên quan chặt chẽ giữa các phần hành kế toán với nhau. Thường xuyên có sự đối chiếu so sánh, trao đổi giữa kế toán bán hàng với các phần hành kế toán khác. 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp dược phẩm Trung Ương I Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực, trong quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở xí nghiệp, với những tác động chủ quan và khách quan thì còn tồn tại những hạn chế là điều không thể tránh khỏi. Trên cơ sở kiến thức đã được học trong nhà trường cũng như thời gian nghiên cứu, tìm hiểu thực tập tại xí nghiệp, em xin nêu ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàNg của xí nghiệp trong thời gian tới. Thứ nhất: Về việc hạch toán khoản giảm giá hàng bán Hiện nay, ở xí nghiệp, khoản giảm giá hàng bán chưa được hạch toán một cách riêng rẽ mà khi phát sinh sẽ được kế toán hạch toán giảm luôn vào doanh thu bán hàng mà không theo dõi qua TK532. Việc hạch toán như vậy là không đúng quy định bởi vì sẽ không biết được tổng số tiền giảm giá chi khách hàng trong tháng là bao nhiêu. Đồng thời, khi giảm giá choi khách hàng sẽ giảm thuế nhưng nếu không hạch toán riêng rẽ thì sẽ rất khó khăn trong việc tính thuế, tinnhs các khoản phải thu, các khoản phải trừ cho khách hàng và cũng sẽ khó khăn trong việc kiểm tra sổ sách, số liệu. Việc hạch toán như vậy là chưa hợp lý. Theo em, trong thời gian tới, xí nghiệp nên hạch toán riêng khoản giảm giá hàng bán trên TK 532. Nghĩa là, trong trường hợp phát sinh các khoản giảm giá hàng bán như: - Hàng kém phẩm chất, quy cách Hàng bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển Hàng bị tồn đọng, lâu ngày không bán được ...... Khi đó, kế toán sẽ hạch toán vào TK 532- Giảm giá hàng bán đồng thời sẽ ghi giảm thuế và ghi giảm khoản phải thu của khách hàng theo định khoản: Nợ TK 532 Nợ TK 3331 Có TK 131, 111 Sau đó, cuối tháng, kết chuyển sang TK 511 để ghi giảm doanh thu. Ví dụ: Hoá đơn GTGT số 44032 ngày 17/ 9/ 2000 của Anh Dũng, Hiệu thuốc Trần Quốc Toản- Nam Định: Số tiền hàng: 38.178.800 đ Số tiền giảm giá: 5% Khi hạch toán vào TK 532, kế toán sẽ ghi như sau: Nợ TK 532: 1.935.940 Nợ TK 3331: 1.935.940 Có TK 1313.871.880 Cuối tháng, kết chuyển sang TK 511 để ghi giảm doanh thu: Nợ TK 511: 1.935.940 Có TK 532: 1.935.940 Thứ hai: Về việc hạch toán hàng bán bị trả lại: Hiện nay,ở xí nghiệp, hàng bán bị trả lại khi phát sinh sẽ ghi giảm trừ doanh thu bán hàng mà không theo dõi qua TK 531. Cụ thể, nếu trong tháng có hàng bị nhập trở lại thì kế toán ghi giảm giá vốn và ghi giảm doanh thu bán hàng của tháng đó. Nếu hàng hoá xuất đi từ tháng trước song đến tháng sau mới trả lại thì kế toán sẽ ghi giảm doanh thu của tháng có hàng bán bị trả lại. Hạch toán như vậy, trường hợp hàng bán bị trả lại trong tháng quá lớn sẽ làm giảm doanh thu trong tháng và phản ánh không chính xác kết qủa kinh doanh của tháng đó. Mặt khác hàng bán bị trả lại không được hạch toán trên sổ tiêu thụ hay bất kỳ một sổ kế toán nào nên nhìn vào đó ta không thể biết được thông tin gì về trị giá hàng thực xuất, hàng thực nhập. Theo em, trongthời gian tới , xí nghiệp nên hạch toán riêng rẽ nghiệp vụ này. Hàng bán bị trả lại khi phát sinh thì có thể hạch toán theo sơ đồ sau: TK 511 TK 111, 112, 131 TK 531 Kết chuyển để ghi giảm doanh thu Trị giá hàng bị trả lại TK 3331 TK 155 TK 632 Số hàng trả lại nhập kho theo trị giá vốn TK 641 Chi phí liên quan đến việc nhận lại hàng Ví dụ: Hoá đơn số 42300 Ngày 24/ 9/ 2000 (ghi huỷ) có số hàng bán bị trả lại trị giá 1.200.000. Nếu hạch toán vào TK 531 thì kế toán sẽ ghi như sau: Bút toán 1: Hạch toán số hàng trả lại nhập kho theo trị giá vốn: Nợ TK 155: 800.000 Có TK 632: 800.000 Bút toán 2: Phản ánh trị giá hàng bị trả lại: Nợ TK 531: 1.200.000 Nợ TK 3331: 600.000 Có TK 131: 1.260.000 Thứ ba: Về việc lập và sử dụng Sổ bán hàng Hiện nay, xí nghiệp mở “Sổ tiêu thụ” để theo dõi tình hình bán nguyên vật liệu, bán sản phẩm phụ và thành phẩm. Trên Sổ tiêu thụ cũng có ghi rõ tổng doanh thu (chưa có thuế GTGT) cũng như số tiền do bán NVL, thành phẩm thu được trong kỳ, số thuế GTGT đầu ra, tổng số tiền thanh toán...Tuy nhiên, theo em điều chưa hợp lý trên Sổ tiêu thụ của xí nghiệp hiện nay là chưa tách riêng ra doanh thu bán hàng đối với từng hình thức bán hàng( bán hàng thu tiền ngay và bán hàng chưa thu tiền). Nhìn trên Sổ tiêu thụ (cột số 12 và cột số 13) là doanh thu bằng tiền mặt và doanh thu chưa thu tiền bao gồm cả thuế GTGT. Còn trên cột số 8 là doanh thu chưa có thuế nhưng đó là doanh thu bằng tiền mặt và doanh thu chưa thu tiền. Chính vì thế mà trên Bảng kê số 11, kế toán lấy doanh thu đã có thuế để ghi vào Nợ TK 131: 7.410.257.910 Có TK 511: 7.410.257.910 Đồng thời kế toán cũng lấy số liệu này để ghi vào Bảng kê số 10 (phần giá bán). Nếu hạch toán như vậy là không đúng. Do vậy, trong thời gian tới, Sổ tiêu thụ nên thay đổi như sau: Nên tách riêng thành hai trang sổ, mỗi trang ghi riêng từng phương thức bán hàng thu tiền ngay và chưa thu tiền Trên sổ nên để riêng rẽ doanh thu thu tiền ngay (doanh thu chưa thu tiền) đối với từng phương thức. Nghĩa là trên sổ sẽ phản ánh theo định khoản: Nợ TK 111: Tổng số tiền thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra Còn trang sổ kia sẽ phản ánh theo định khoản: Nợ TK 131: Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra Kế toán nên mở Sổ chi tiết bán hàng để theo dõi riêng tình hình bán sản phẩm, bán NVL... Trên Sổ chi tiết bán hàng phải phản ánh được các khoản giảm trừ để trên cơ sở đó ghi vào NKCT số 8. Cụ thể, Sổ bán hàng có thể được mở theo mẫu sau: - Mẫu biểu số 21- Sổ bán hàng (Ghi Nợ TK 111) - Mẫu biểu số 22- Sổ bán hàng (Ghi Nợ TK 131) Mẫu biểu số 23- Sổ chi tiết bán hàng. Thứ tư: Về việc lập và sử dụng NKCT số 8 Trên NKCT số 8 (như đã trình bày ở chương II) kế toán ghi: Nợ TK 111: 4.740.169 Nợ TK 131: 7.410.257 Có TK 157: 7.414.998.079 Nhưng thực chất đây chính là doanh thu bán hàng trong kỳ. Do vậy trên cột ghi Nợ TK 111, 131 / ghi Có TK 511 kế toán lại không ghi doanh thu bán hàng trong kỳ mà chỉ kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả (7.065.014.560 đ). Việc ghi chép như vậy là không chính xác. Vì thé nếu trên Sổ tiêu thụ tách riêng ra được phần doanh thu bán hàng thu tiền ngay và doanh thu chưa thu tiền (chưa có thuế GTGT) thì việc ghi vào NKCT số 8 sẽ thuận tiện và chính xác hơn. Mặt khác, NKCT số 8 lại ghi Có TK 421 (được phản ánh trên NKCT số 10) như vậy là không đúng với quy định. Theo em, trong thời gian tới: Phần ghi Có TK 421 sẽ chuyển sang theo dõi trên NKCT số 10 Nên bổ sung TK 155 để Ghi Có TK 155/ ghi Nợ TK 156- phản ánh trị giá vốn thành phẩm xuất bán. Phần ghi Có TK 157 chỉ ghi trị giá vốn của hàng gửi bán. NKCT số 8 nên sửa đổi theo mẫu biểu số 25. Thứ năm: Về việc sử dụng Bảng kê số 11 và Bảng kê số 5 Chính vì trên Sổ tiêu thụ chưa hạch toán riêng rẽ được doanh thu chưa có thuế đối với từng phương thức bán hàng nên ở phần ghi Nợ TK 131/ ghi Có TK 511, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng bao gồm cả thuế GTGT (7.410.257.910). Do đó, theo em, trong thời gian tới việc ghi vào Bảng kê số 11 cũng nên thay đổi lại theo đúng như quy định. Đối với Bảng kê số 5: Theo em việc hạch toán hai khoản giảm chi phí QLDN trên Bảng kê số 5 như hiện nay là trùng lặp bởi vì ghi Có TK 111 đã được phản ánh trên NKCT số 1 còn ghi Có TK 311 sẽ được phản ánh trên NKCT số 4. Thêm vào đo, trên Bảng kê số 5 đã ghi ở NKCT số 1 lại còn thêm cột TK 111 là không cần thiết. Theo em nếu muốn hạch toán hai khoản giảm chi phí QLDN chỉ cần ghi trên Bảng kê số 1(ghi thường) hoặc ghi trên NKCT số 1, NKCT số 4 (ghi trong ngoặc hoặc ghi bằng bút toán đỏ là được ) Thứ sáu: Về việc lập và sử dụng bảng kê số 10- Hàng gửi đi bán Về nguyên tắc, Bảng kê số 10 được mở để theo dõi trị giá vốn của hàng gửi bán. Tuy nhiên xí nghiệp lại theo dõi cả giá bán trên Bảng kê này. Trên cơ sở Bảng kê số 10 để ghi và NKCT số 8 thay vì ghi vào doanh thu bán hàng. Trên Bảng kê số 10 kế toán lại ghi cả thuế GTGT, ghi Nợ TK 111, 131. Việc ghi chép như vậy là không đúng với quy định. Do đó trong thời gian tới, Bảng kê số 10 nên thay đổi như sau: - Chỉ ghi trị giá vốn của hàng gửi bán Bỏ cột TK 111, 131 vì không cần thiết và không đúng theo quy định Bảng kê số 10 nên tổ thức theo mẫu số 26 Thứ bẩy: Về việc lập và sử dụng các Sổ Cái Hiện nay, xí nghiệp không có Sổ Cái TK 632, 911. Để kết chuyển trị giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí QLDN, kết chuyển lãi, các khoản thu nhập, theo dõi kết quả, kế toán ghi vào Sổ Cái TK 511. Việc hạch toán như vậy: Không đúng theo nghuyên tắc hạch toán Rất khó hiểu và dễ nhầm lẫn Trong thời gian tới, xí nghiệp nên mở thêm các Sổ Cái sau : + Sổ Cái TK 511 để theo dõi các khoản giảm doanh thu (Ghi Nợ TK 511, Ghi Có các TK 531, 532, 3333, ...911) + Sổ Cái TK 632 để the dõi trị giá vốn của NVL, thành phẩm đem bán + Sổ Cái TK 911(Ghi Nợ TK 911, Ghi Có TK 511, 632, 641, 642, 421). Mẫu Sổ Cái TK 511 (Mẫu biểu số 27). Mẫu Sổ Cái TK 632 (Mẫu biểu số 28) Sổ Cái TK 911 (mẫu biểu số 29) Kết Luận Sau 3 tháng thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương I, trên cơ sở những kiến thức lý luận được trang bị trên nhà trường đã giúp em phần nào thấy được tầm quan trọng của tổ chức công tác kế toán nói chung, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng trong các đơn vị sản xuất. Tầm quan trọng của tổ chức công tác kế toán thì mọi doanh nghiệp đều có thể nhận thức được song phải làm sao để tổ chức được hoạt động kế toán có hiêu quả nhất, đáp ứng một cách tốt nhất yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và phù hợp với điều kiện của từng đơn vị đó mới là vấn đề cần đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp. Nắm được điều đó, việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương I được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, được giám sát một cách chặt chẽ nên đã phát huy được hiệu quả tích cực. Bên cạnh đó, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng có những tồn tại cần khắc phục . Do đó, em xin mạnh dạn đưa ra ý kiến của mình để hoàn thiện hơn nữa công tác bán hàng và xác định kết qủa bán hàng tại xí nghiệp Tuy nhiên, với thời gian thực tập không nhiều, kiến thức lý luận còn nhiều hạn chế nên luận văn đề tài “ Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương I ” của em không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy hướng dẫn, các cô chú trong phòng kế toán của Xí nghiệp để đề tài này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Văn Dung, các cô chú trong phòng kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương I đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện cho em hoàn thành luận văn này.