Đề tài Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở Nhà máy quy chế Từ Sơn

Đặc điểm sản phẩm và bán hàng tại Nhà máy quy chế Từ Sơn. Bán hàng là một khâu hết sức quan trọng và quyết định cuối cùng đối với một doanh nghiệp. Việc tiêu thụ sản phẩm kết thúc một quá trình sản xuất chuyển hoá từ vốn hiện vật sang vốn tiền tệ bắt đầu một chu kỳ sản xuất mới. Việc tiêu thụ sản phẩm nhanh hay chậm giúp cho doanh nghiệp rút ngắn được chu kỳ sản xuất, tăng nhanh vòng quay của vốn và đem lại hiệu quả kinh tế cao. Do vậy, bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng rất chú trọng đến khâu bán hàng và có nhiều biện pháp tài chính phù hợp để đẩy nhanh quá trình bán hàng. Để có thể giám sát kịp thời, chính xác đầy đủ về số lượng và giá trị của sản phẩm, theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của sản phẩm từ đó phục vụ đắc lực cho các quyết định quản lý của Nhà máy, hàng ngày hay định kỳ sau khi nhận được các chứng từ do ban kho chuyển nên kế toán nên mở sổ chi tiết sản phẩm. Sổ này được đóng thành quyển và có đánh số trang chi tiết cho từng nhóm sản phẩm. Sản phẩm của Nhà máy có thể được chia thành 12 nhóm chính sau: Bu lông tinh Bu lông thô Bu lông mạ nhung Bu lông cường độ cao Đai ốc tinh Đai ốc bán tinh Vòng đệm các loại Vít các loại Gudông Phụ tùng xe máy Phụ tùng xe đạp 12. Tắc kê ô tô Sản phẩm của Nhà máy phục vụ chủ yếu cho các ngành công nghiệp như điện, lắp ráp, xây dựng và khai thác mỏ ... Thị trường bán sản phẩm của Nhà máy chủ yếu là thị trường trong nước. Hiện nay, để đẩy mạnh việc bán sản phẩm, Nhà máy đã sử dụng một số chính sách tài chính nhằm khuyến khích khách hàng như chi thưởng cho khách hàng (tiền tàu xe) nếu khách hàng mua với khối lượng lớn ... Hiện nay, Nhà máy chủ yếu áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp bao gồm bán thu tiền ngay và giao hàng được người mua chấp nhận nhưng chưa thanh toán. Bán hàng trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho (hay trực tiếp tại các phân xưởng không qua kho) của Nhà máy. Số hàng khi bàn giao cho khách hàng được chính thức coi là bán hàng và Nhà máy mất quyền sở hữu về số hàng này. Người mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà Nhà máy đã giao. Nhà máy áp dụng một mức giá chung cho tất cả khách hàng. Việc sản xuất kinh doanh của Nhà máy chủ yếu được thực hiện theo các đơn đặt hàng (ĐĐH). Căn cứ vào ĐĐH của khách hàng, Nhà máy lập bảng báo giá gửi cho khách hàng. Khi khách hàng đến nhận hàng căn cứ vào bảng báo giá, kế toán bán hàng lập Hoá đơn GTGT. 2.2. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại nhà máy. 2.2.1. Chứng từ và quy trình luân chuyển bán hàng. * Chứng từ và sổ kế toán Nhà máy sử dụng. - Hoá đơn GTGT. - Giấy báo có của ngân hàng - Phiếu thu - Sổ chi tiết TK 131, sổ theo dõi doanh thu. - Bảng kê số 11 - Nhật ký chứng từ số 8. ** Hoá đơn GTGT là loại hoá đơn được sử dụng đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp GTGT theo phương pháp khấu trừ khi bán hàng hoá, dịch vụ. Hoá đơn GTGT do Bộ tài chính phát hành, khi lập doanh nghiệp phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định: - Giá bán (chưa có GTGT) - Thuế GTGT - Tổng giá thanh toán (đã có GTGT) Hoá đơn GTGT của Nhà máy do phòng tài chính - kế toán lập, làm 3 liên Liên 1: Phòng tài chính - kế toán giữ lại Liên 2: Gửi cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua. Liên 3: Gửi cho thủ kho để làm căn cứ xuất kho. Từ các hoá đơn GTGT, kế toán tổng hợp chứng từ ghi vào sổ theo dõi doanh thu, theo trình tự thời gian, mỗi hoá đơn được ghi 1 dòng. Để theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán với người mua kế toán sử dụng 2 loại sổ: Sổ chi tiết TK 131, sổ theo dõi doanh thu. Trình tự phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng để phục vụ cho công tác xác định kết quả bán sản phẩm của nhà máy trên sổ sách kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau. Sổ chi tiết các TK156, 632, Chứng từ gốc 511,521,531,532,641,642,911 Bảng kê số 8, 9, 10, 11 NKCT số 8 (Ghi Có TK156, 511,...911) số 10 (ghi có TK421) Sổ cái TK155, 511, 911,... Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. * Tài khoản kế toán sử dụng. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ cũng như đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, để hạch toán các nghiệp vụ KTPS hàng ngày, Nhà máy sử dụng hệ thống TK kế toán đúng theo chế độ kế toán hiện hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Trong kế toán các nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng hiện nay ở nhà máy kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: - TK511 "Doanh thu bán sản phẩm và cung cấp dịch vụ". - TK3387 "Doanh thu chưa thực hiện". -TK911: "Xác định kết quả kinh doanh". - TK632 :"Giá vốn hàng bán". - TK531: "Hàng bán bị trả lại". - TK532: "Giảm giá hàng bán. - TK641: "Chi phí bán hàng". - TK642: "Chi phí quản lý doanh nghiệp". - TK3331: "Thuế GTGT đầu ra phải nộp". - TK131: "Phải thu khách hàng". - TK155: "Thành phẩm". Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan như: TK111, 112, 153,... Kết cấu và nội dung phản ánh của các tài khoản được kế toán thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành. * Kế toán chi tiết các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá trình bán hàng. Nhà máy thiết kế và sử dụng một số mẫu sổ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, cũng như điều kiện và trình độ của các nhân viên kế toán trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc chung. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng của nhà máy được theo dõi và phản ánh các sổ chi tiết sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua. Từ việc xem xét hệ thống tài khoản kế toán và công tác kế toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng có thể thấy sự hợp lý, logic trong việc sử dụng sổ sách kế toán với việc sử dụng các tài khoản như đã trình bày ở trên. 2.2.3. Các phương thức bán hàng. Bán hàng là quá trình trao đổi, thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Tuỳ thuộc vào phương thức bán hàng mà quá trình này ở mỗi doanh nghiệp diễn ra có những điểm riêng khác. Trong nền kinh tế thị trường, phương thức bán hàng không chỉ có tính chất quyết định đối với công tác luân chuyển, bảo quản sản phẩm mà còn có vai trò không nhỏ trong việc thúc đẩy quá trình lưu thông sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp. Phương thức bán hàng phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng sẽ góp phần làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp, đẩy mạnh bán hàng tiến tới làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Quán triệt điều này, Nhà máy quy chế Từ Sơn đã tổ chức bán hàng theo phương thức bán hàng giao trực tiếp. Tuỳ thuộc vào yêu cầu của khách hàng mà khối lượng sản phẩm xuất bán mỗi lần có thể nhiều, ít khác nhau. Thực hiện hình thức thanh toán này, tuỳ thuộc vào thoả thuận giữa nhà máy và khách hàng mà khách hàng có thể thanh toán theo 1 trong 2 hình thức: Trả tiền ngay hoặc trả chậm. * Bán hàng thu tiền ngay. Ví dụ: Xem xét trường hợp ngày 15/12/2004 bán Bulon cho Công ty xây lắp điện 1. Hoá đơn GTGT số 0082554. Trị giá xuất kho: 12.306.560. Trị giá lô hàng (chưa có thuế GTGT): 12.608.320. Thuế GTGT 5%: 630.416. Tổng giá thanh toán: 13.238.736. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) và phiếu thu tiền mặt, kế toán ghi bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng và báo cáo bán hàng chi tiết (xem bảng số 1&2) theo định khoản. (1) Nợ TK111 13.238.736. Có TK511 12.608.320. Có TK33311 630.416. Bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng phản ánh doanh thu thực tế của từng hoá đơn trong mỗi hoá đơn theo dõi doanh thu của từng loại sản phẩm bán hàng trong tháng. Số liệu trong bảng này để ghi vào cột "số lượng xuất" của sổ chi tiết thành phẩm (xem bảng số 3). Báo cáo bán hàng chi tiết được mở theo từng tháng cho tất cả các sản phẩm được xác định là đã bán hàng trong tháng nhằm theo dõi tình hình bán hàng cũng như doanh thu có thuế GTGT trong tháng theo từng mặt hàng. hoá đơn gtgt Ngày 15 tháng 12 năm 2004 Số: 0082554 Đơn vị bán hàng: Nhà máy quy chế Từ Sơn. Địa chỉ: Thị trấn Từ Sơn - Từ Sơn - Bắc Ninh. Điện thoại: 0241 831.912 Số TK: Mã số: 0100100671-005 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Tiến Đồng. Đơn vị: Công ty xây lắp điện 1. Địa chỉ: 18 Lý Văn Phúc - Đống Đa - Hà Nội. Số TK: Mã số thuế: 0100906101-001. Hình thức thanh toán: Tiền mặt. Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đ.vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Bu lông mạ nhung M27x100 Bộ 656 19.220 12.608.320 Cộng tiền hàng 12.608.320 Tiền thuế GTGT 5% 630.416 Tổng cộng tiền thanh toán 13.238.736 Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu, hai trăm ba tám ngàn, bẩy trăm ba sáu đồng. Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị  nhà máy quy chế Từ Sơn Phiếu xuất kho Ngày 15/12/2004 Số: 54 Họ tên người nhận hàng: Anh Nguyễn Tiến Đồng Đơn vị: Công ty xây lắp điện 1. Stt Tên sản phẩm, dịch vụ Đ.vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Bu lông mạ nhung M27x100 bộ 656 18.760 12.306.560 Cộng 12.306.560 Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu, ba trăm linh sáu ngàn, năm trăm sáu mươi đồng. Người nhận Kế toán ghi sổ Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu từ bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng vào bảng kê doanh thu bán hàng, là căn cứ ghi vào cột có TK511 và Nhật ký chứng từ số 08. Trên cơ sở sổ chi tiết thành phẩm và phiếu xuất kho, kế toán phản ánh trị giá vốn xuất sản phẩm bán theo định khoản sau: (2) Nợ TK632 12.306.560. Có TK155 12.306.560. Như vậy, để theo dõi doanh thu của cùng một hoạt động bán hàng, kế toán phải phản ánh đồng thời trên cả bảng kê chi tiết doanh thu và báo cáo bán hàng chi tiết. Bên cạnh đó, việc phản ánh này còn kéo dài thời gian so sánh đối chiếu số liệu trên các sổ. Bởi nhìn vào báo cáo bán hàng chi tiết người ta có thể biết được số lượng, giá cả, doanh thu của sản phẩm bán nhưng lại không biết khách hàng là ai, đã thanh toán hay chưa. Ngược lại, khi nhìn vào bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng sẽ thấy được doanh thu, khách hàng là ai, đã thanh toán hay chưa nhưng lại không biết ngay được số lượng sản phẩm bán cũng như giá cả của nó. Bảng số 1: Bảng kê chi tiết TK511 - doanh thu bán hàng Từ ngày 01/10/2004 đến 31/12/2004. Đơn vị tính: Đồng Ngày Chứng từ Diễn giải TK nợ TK có SPS VL SPHH Đơn vị KH 1/10/04 0087195 HĐBH có thuế GTGT 5% 131 511 1.006.880 Bu lông mạ tinh M26x60 Công ty XNK xây dựng Vimeco 1/10/04 0087196 HĐBH có thuế GTGT 5% 131 511 15.025.536 Bu lông mạ tinh M24x65 Công ty XNK xây dựng Vimeco ... ... ... ... ... ... ... ... 15/12/04 0082554 HĐBH có thuế GTGT 5% 111 511 12.608.320 Bu lông mạ nhung 27x100 Công ty xây lắp điện 1 16/12/04 0082555 HĐBH có thuế GTGT 5% 131 511 8.262.800 Bu lông mạ nhung M26x60 Công ty xây lắp điện 1 3.902.872 Bu lông mạ nhung M26x65 ... ... ... ... ... ... … … … Cộng 5.943.902.120 Bảng số 2: Báo cáo bán hàng chi tiết TK511 - doanh thu bán hàng Từ ngày 01/10/2004 đến 31/12/2004. Đơn vị tính: Đồng Ngày Chứng từ Diễn giải Tên VLSPHH Đ.vị tính Số lượng bán Giá bán Doanh số ... ... ... ... ... ... ... ... 15/12/04 0082554 HĐBH có thuế GTGT 5% Bu lông mạ nhung M27x100 bộ 656 19.220 12.608.320 16/12/04 0082555 HĐBH có thuế GTGT 5% Bu lông mạ nhung M26 x 60 bộ 728 11.350 8.262.800 Bu lông mạ nhung M26 x 65 bộ 328 11.899 3.902.872 ... ... ... ... … … Cộng 5.943.902.120 Bảng số 3 Sổ chi tiết thành phẩm Từ ngày 01/10/2004 đến 31/12/2004 Nhóm thành phẩm: Bu lông mạ nhung Đơn vị tính: Đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Quy cách sản phẩm Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số dư đầu kỳ 129.115 275.254.375 SPS trong kỳ 13/10 02 Nhập M6 x 20 154 823 1.046 1.157.138 13.296 11.338.388 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 15/12 54 Xuất M27x100 632 18.760 656 12.306.560 10.296 13.236.888 16/12 55 Xuất M24x60 632 10.255 728 7.465.640 Xuất M24x65 632 10.750 328 3.526.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 172.348 359.509.537 189.275 400.316.675 112.188 234.447.273 hoá đơn gtgt Ngày 16 tháng 12 năm 2004 Số: 0082555 Đơn vị bán hàng: Nhà máy quy chế Từ Sơn. Địa chỉ: Thị trấn Từ Sơn - Từ Sơn - Bắc Ninh. Điện thoại: 0241 831.912 Số TK: Mã số: 0100100671-005 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Tiến Đồng. Đơn vị: Công ty xây lắp điện 1. Địa chỉ: 18 Lý Văn Phúc - Đống Đa - Hà Nội. Số TK: Mã số thuế: 0100906101-001. Hình thức thanh toán: Trả sau 20 ngày. Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đ.vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Bu lông mạ nhungM24x60 bộ 728 11.350 8.262.800 02 Bu lông mạ nhungM24x65 bộ 328 11.899 3.092.872 Cộng tiền hàng 12.165.672 Tiền thuế GTGT 5% 608.284 Tổng cộng tiền thanh toán 12.773.956 Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu, bảy trăm bảy ba ngàn, chín trăm sáu năm đồng. Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị nhà máy quy chế Từ Sơn Phiếu xuất kho Ngày 16/12/2004 Số: 55 Họ tên người nhận hàng: Anh Nguyễn Tiến Đồng Đơn vị: Công ty xây lắp điện 1. Stt Tên sản phẩm, dịch vụ Đ.vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Bu lông mạ nhung M26x60 bộ 728 10.255 7.465.640 02 Bu lông mạ nhung M26x65 bộ 328 10.750 3.526.000 Cộng 10.991.640 Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu, chín trăm chín mốt ngàn, sáu trăm bốn mươi đồng. Người nhận Kế toán ghi sổ Thủ kho Thủ trưởng đơn vị * Đối với bán hàng theo hình thức trả chậm. Theo hình thức này, sau khi khách hàng nhận hàng và chấp nhận thanh toán thì sản phẩm xuất bán được coi là bán hàng. Việc thanh toán sẽ được thực hiện căn cứ vào những điều khoản thoả thuận, hợp đồng kinh tế ký kết giữa khách hàng và doanh nghiệp, thời điểm thanh toán được giới hạn trong một thời gian nhất định có thể là sang tháng hoặc khi lấy lô hàng tiếp theo. Bán sản phẩm theo hình thức này, nhà máy sẽ bán được nhiều hơn so với hình thức thu tiền ngay, đồng thời lại phù hợp với điều kiện của phần lớn các khách hàng góp phần đẩy mạnh bán hàng. Tuy nhiên nhà máy cần phải chú trọng công tác quản lý các khoản nợ phải thu tránh tình trạng nợ quá nhiều gây ứ đọng vốn. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi báo cáo bán hàng chi tiết và bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng, đồng thời mở thêm sổ chi tiết thanh toán với người mua TK131 theo định khoản sau: Nợ TK131 - Tổng giá thanh toán. Có TK511-Doanh thu bán hàng trả ngay(không bao gồm thuế GTGT). Có TK3331(1) - Thuế GTGT đầu ra phải nộp. Đồng thời căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT kế toán phản ánh trị giá vốn hàng bán theo định khoản sau: Nợ TK632 - Giá vốn hàng bán. Có TK155 - Trị giá thành phẩm xuất. Khi khách hàng thanh toán nợ, căn cứ vào phiếu thu tiền hoặc giấy báo có của ngân hàng, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán với khách hàng theo định khoản sau: Nợ TK111, 112 - Số tiền khách hàng thanh toán. Có TK131 - Ghi giảm số phải thu ngườimua. Và ghi vào bảng kê số 1 và số 2. Ví dụ: Ngày 16/12/2004, Nhà máy quy chế Từ Sơn xuất bán cho anh Nguyễn Tiến Đồng - Công ty xây lắp điện 1, hoá đơn GTGT số 0082555. Trị giá xuất kho: 10.991.640. Trị giá lô hàng (chưa có thuế GTGT): 12.165.672 Thuế GTGT 5% 608.284 Tổng giá thanh toán 12.773.956 Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0082555 ngày 16/12/2004, kế toán ghi. Nợ TK131 12.773.956 Có TK511 12.165.672 Có TK33311 608.284 Và căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán phản ánh giá vốn hàng bán theo định khoản. Nợ TK632 10.991.640 Có TK155 10.991.640 Đồng thời mở thêm sổ chi tiết thanh toán với người mua TK131 (xem bảng số 4). Sổ này được mở chi tiết theo từng khách hàng để theo dõi tình hình thanh toán giữa khách hàng với nhà máy. Sổ chi tiết thanh toán với người mua của nhà máy được ghi như sau: - Căn cứ vào hoá đơn GTGT đối với khách hàng chưa thanh toán ngay, kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người mua, mỗi hoá đơn ghi trên một dòng và phản ánh số còn phải thu vào cột phát sinh nợ. - Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng hoặc phiếu thu, kế toán ghi vào cột phát sinh có. Trong đó: + Căn cứ để ghi vào dòng số dư đầu kỳ là số dư cuối kỳ trên sổ chi tiết thanh toán với người mua của cùng khách hàng đó ở kỳ trước. + Số liệu ghi vào dòng số dư cuối kỳ được tính như sau: Nếu dư đầu kỳ là dư nợ thì DCK = Dđk + PSnợ - PScó. Nếu dư đầu kỳ là dư có thì DCK = Dđk - PSnợ + PScó. Ví dụ: Xem xét sổ chi tiết thanh toán với người mua như sau: Bảng số 4: Sổ chi tiết thanh toán với người mua. Tài khoản 131. Tên khách hàng: Công ty xây lắp điện 1. Từ ngày 01/10 đến ngày 31/12/2004. N,T ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ 228.507.202 2. Số phát sinh trong kỳ ... 0082555 16/12 A.Đồng mua bu lông 511 12.165.672 333 608.284 PT114 17/12 A.Đồng nộp tiền mặt 25.000.000 ... ... ... ... … ... ... ... ... Cộng SPS 37.172.462 25.000.000 3. Số dư cuối kỳ 240.679.664 Cuối tháng, căn cứ vào dòng tổng cộng của sổ chi tiết phải thu khách hàng, kế toán lập bảng kê 11 "Bảng tổng hợp phải thu của khách hàng - 131". Số liệu trên bảng kê 11 được ghi chép vào nhật ký chứng từ số 8 "Bảng kê chi tiết TK511 - doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ", phần ghi có TK511. Như vậy, đồng thời với việc hạch toán doanh thu, kế toán thực hiện phản ánh công nợ phải thu của khách hàng trên sổ chi tiết thanh toán với người mua nhằm theo dõi một cách chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng, giúp cho việc thanh toán nợ của khách hàng được diễn ra nhanh gọn, chính xác. Bảng số 5: Bảng tổng hợp phải thu khách hàng (131) Từ ngày 01/10/2004 đến 31/12/2004 Tài khoản 131 "Phải thu khách hàng" Đơn vị tính: Đồng Stt Đơn vị KH Dư nợ đầu kỳ Dư có đầu kỳ PS Nợ PS Có Dư nợ cuối kỳ Dư có cuối kỳ 1 Công ty xây lắp điện 4 43.467.828 37.734.969 - 81.202.797 2 Công ty xây lắp điện 1 228.507.202 37.172.462 25.000.000 240.679.664 3 Công ty cơ khí Việt á 39.938.066 37.734.969 9.649.718 7.852.815 .... .... .... ... .... .... ... 89 Công ty TNHH Hải Thăng 12.000.000 12.000.000 Cộng 6.264.814.588 101.975.992 5.564.738.171 7.843.736.993 4.016.789.021 132.949.247 2.2.4. Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán. Hiện nay, nhà máy đang áp dụng phương pháp tính trị giá vốn hàng bán theo phương pháp giá thực tế đích danh, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Trị giá của sản phẩm xuất bán trong kỳ thuộc phân xưởng nào thì được tính theo trị giá thực tế xuất kho của phân xưởng đó. Trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho trong kỳ thuộc phân xưởng i = Số lượng thành phẩm xuất kho (thuộc phân xưởng i) trong kỳ x Giá đơn vị của thành phẩm thuộc phân xưởng i Khi xuất bán, kế toán căn cứ vào số lượng thành phẩm xuất bán ghi trên hoá đơn và giá thực tế xuất kho để tính ra trị giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp thực tế đích danh. Căn cứ vào Sổ chi tiết thành phẩm (cột số lượng và thành tiền xuất) và phiếu xuất kho số 54, kế toán phản ánh trị giá vốn hàng bán: Nợ TK632 12.306.560 Có TK155 12.306.560 Như vậy, từ vào sỏ chi tiết thành phẩm, kế toán đã xác định trị giá xuất kho của hàng đã bán trong kỳ. Cuối quý, căn cứ vào số liệu của sổ chi tiết thành phảm, toàn bộ giá vốn hàng xuất bán trong quý IV/2004 được xac định: Nợ TK632 4.725.811.022. Có TK155 4.725.811.022 Số liệu tính toán sẽ được ghi vào Sổ cái TK632 để ghi vào Sổ cái tài khoản tổng hợp. Sổ này được đóng thành quyển và mở cho cả năm. Cuối năm, lập báo cáo quyết toán, kế toán sẽ sử dụng số liệu trên sổ cái tài khoản tổng hợp. Sổ cái TK511 "Doanh thu bán hàng" Quý IV năm 2004 SDĐK: 0 Đơn vị tính: Đồng N, T ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 31/12 Tiền bán hàng 131 5.943.902.120 31/12 Kết chuyển doanh thu thuần 911 5.943.902.120 Cộng số phát sinh 5.943.902.120 5.943.902.120 Số dư cuối kỳ 0 0 Sổ cái TK632 "giá vốn bán hàng" Quý IV năm 2004 SDĐK: 0 Đơn vị tính: Đồng N, T ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 31/12 Giá vốn bán hàng 155 4.725.811.022 31/12 Kết chuyển xác định kết quả 911 4.725.811.022 Cộng số phát sinh 4.725.811.022 4.725.811.022 Sô dư cuối kỳ 0 0 2.2.5. Kế toán chi phí bán hàng. * Nội dung chi phí bán hàng: - Chi phí nhân viên bán hàng: Tiền lương và các khoản trích theo lương. - Chí phí vật liệu phục vụ bán hàng: + Vật liệu chính (152.1): Lấy thép chằng buộc các thùng, hòm hàng + Vật liệu phụ (152.2): Chủ yếu là bao bì đóng gói như hòm gỗ đựng sản phẩm, bao tải dứa, túi nilông, đai nẹp... - Chi phí công cụ, dụng cụ - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê bốc vác... - Chi phí bằng tiền khác: Chi thưởng cho khách hàng tiền tàu xe, chi phí tiếp khách… * Tài khoản sử dụng: Để tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, kế toán sử dụng TK641 - chi phí bán hàng. Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng vào TK911 để xác định kết quả sản xuất kinh doanh của quý. Nhà máy sử dụng các tài khoản cấp 2: TK641(1): Chi phí nhân viên bán hàng. TK641(2): Chi phí vật liệu. TK641(3): Chi phí công cụ dụng cụ. TK641(7): Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK641(8): Chi phí bằng tiền khác. nhằm quản lý chi tiết từng nội dung chi phí bán hàng. * Sổ kế toán sử dụng: Kế toán sử dụng bảng kê số 5 để tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. - Kết cấu: Bao gồm các cột số thứ tự, các cột dọc phản ánh số phát sinh bên Có của TK 152, 153, 334, 338... - Phương pháp lập: Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và nhật ký chứng từ số 1 để cuối quý kế toán tổng hợp chi phí bán hàng trên bảng kê số 5 (Xem bảng số 6). Dòng cộng phát sinh chi phí bán hàng được ghi vào cột Có TK 641, dòng Nợ TK 911 trên NKCT số 8 để xác định kết quả bán hàng trong quý theo định khoản: Nợ TK911: 375.496.174. Có TK641: 375.496.174 Sơ đồ kế toán CPBH TK 111 TK 641 TK 911 Nhật ký chứng từ số 1 Cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 trên NKCT số 8 TK 152, 153 Bảng phân bổ NVL, CCDC TK 334, 338 Bảng phân bổ tiền lương 2.2.6. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh trong quá trình quản lý và phục vụ sản xuất có liên quan đến hoạt động của toàn doanh nghiệp. * Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: - Chi phí nhân viên quản lý: Tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý - Chi phí vật liệu quản lý: + Vật liệu chính (152.1): Xuất thép phục vụ cho công việc sửa chữa TSCĐ như văn phòng nhà máy,.... + Vật liệu khác (152.5): Chủ yếu là vật liệu xây dựng như vôi, cát, gạch dùng cho sửa chữa thường xuyên về nhà làm việc, văn phòng, nhà kho.... - Chi phí đồ dùng văn phòng (153): Dụng cụ đo cho phòng phân xưởng chuẩn bị sản xuất, ta rô bàn gen, trục kiểm... - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, thuế nhà đất, lệ phí cầu, phà... - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí điện, nước, điện thoại dùng cho quản lý... - Chi phí bằng tiền khác: Chi phí tiếp khách, chi công tác phí,.... - Dự phòng phải thu khó đòi. * Tài khoản sử dụng: TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Nhà máy sử dụng các tài khoản cấp 2 sau: TK642(1): Chi phí nhân viên quản lý. TK642(2): Chi phí vật liệu quản lý. TK642(3): Chi phí công cụ dụng cụ. TK642(4): Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý. TK642(5): Chi phí thuế phí, lệ phí. TK642(6): Chi phí dự phòng. TK642(7): Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK642(8): Chi phí bằng tiền khác. * Sổ kế toán sử dụng: Để tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng bảng kê số 5. Căn cứ để lập bảng kê số 5 là các NKCT số 1, 2, 5, 10. Bảng phân bổ NVL, CCDC, bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ khấu hao. Cuối quý kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp trên bảng kê số 5. Dòng cộng phát sinh trên bảng kê số 5 được ghi vào cột Có TK 642 dòng Nợ TK 911 trên NKCT số 8 theo định khoản: Nợ TK911 614.596.786 Có TK642 614.596.786 sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK 111, 112 TK 642 TK 911 NKCT số 1,2 Cuối kỳ kết chuyển trên trên NKCT số 8 TK 152, 153 Bảng phân bổ NVL, CCDC TK 214 Bảng phân bổ khấu hao TK 334, 338 Bảng phân bổ tiền lương TK 331, 138 NKCT số 5, 10 Bảng số 6: Bảng kê số 5 Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Quý IV năm 2004 TK ghi Có 152.1 152.2 152.3 152.5 153 214 334 338 NKCT NKCT NKCT NKCT Tổng cộng TK ghi Nợ số 1 số 2 số 5 số 10 TK 641-CFBH 52.816.415 85.977.759 25.500.000 3.352.000 207.850.000 375.496.179 + CF nhân viên 25.500.000 3.352.000 + CF vật liệu 52.816.415 85.977.759 + CF = tiền khác 207.850.000 - TK 642 - CFQLDN 14.890.700 4.670.589 5.853.000 15.750.198 14.761.017 120.987.000 170.800.000 72.226.834 90.744.882 93.812.466 203.812.566 10.100.000 614.596.786 + CF nhân viên QL 170.800.000 72.226.834 + CF VLQL 14.890.700 4.670.589 5.853.000 15.750.198 + CF đồ dùng VP 14.761.017 + CF KHTSCĐ 120.987.000 + CF dv mua ngoài 90.744.882 93.812.466 + CF = tiền khác 203.812.566 + Dự phòng phải thu khó đòi 10.100.000 Tổng cộng: 67.707.115 90.648.378 5.353.000 15.750.198 14.761.017 120.987.000 196.300.000 75.578.834 298.594.882 93.812.466 203.812.566 10.100.000 990.092.965 2.2.7. Kế toán thuế GTGT đầu ra. Nhà máy Quy chế Từ Sơn có sản phẩm là các mặt hàng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, do đó Nhà máy đã và đang tổ chức thực hiện luật thuế này. - Về phương pháp tính và nộp thuế. Nhà máy áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. Do đó doanh thu bán hàng của Nhà máy là toàn bộ số tiền bán hàng không bao gồm thuế GTGT. Khi viết hoá đơn GTGT, nhân viên bán hàng lập hoá đơn phải ghi rõ các khoản: Giá bán, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán hay số phải thu của khách hàng. - Về cách tính thuế GTGT đầu ra. Số thuế GTGT đầu ra của Nhà máy được tính theo công thức. Số thuế GTGT đầu ra phải nộp = Giá bán chưa có thuế GTGT x Thuế suất thuế GTGT theo quy định Để theo dõi thuế GTGT phải nộp của hàng bán trong kỳ, kế toán mở sổ theo dõi số thuế GTGT phải nộp. Sổ này gồm 3 phần. Phần 1: "Thuế GTGT đầu ra" - Phản ánh số tiền thuế GTGT đầu ra của hàng bán trong kỳ. Phần 2: "Thuế GTGT đã nộp" - Phản ánh số tiền thuế GTGT đã nộp trong kỳ dưạ trên các phiếu chi, giấy báo nợ… Phần 3: "Thuế GTGT còn phải nộp" - Phản ánh số thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ, cách tính như sau: Số thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ = Số thuế GTGT còn phải nộp đầu kỳ + Số thuế GTGT phải nộp phát sinh trong kỳ - Số thuế GTGT đã nộp trong kỳ - Số thuế GTGT được khấu trừ Căn cứ để ghi sổ theo dõi thuế GTGT phải nộp là các hoá đơn bán hàng, các chứng từ nộp thuế và bảng kê số 1, 2… Bảng kê hoá đơn, chứng từ Mẫu số 02/GTGT hàng hoá dịch vụ bán ra Tháng 12/2004 Chứng từ Tên khách hàng Mã số thuế của khách hàng Doanh số bán chưa thuế GTGT Thuế GTGT Ghi chú Số Ngày … … … … … … … 0082554 15/12 C.Ty xây lắp điện 1 0100100671-005 12.608.320 630.416 0082555 16/12 C.Ty xây lắp điện 1 0100100671-005 12.165.672 608.284 0082556 16/12 NM cao su 75 0500238515 10.342.800 517.140 … … … … … … … Cộng 1.382.709.375 69.135.475 2.2.8. Kế toán xác định kết quả bán hàng của Nhà máy. Hàng quý, kế toán xác định kết quả bán hàng theo công thức: Kết quả = Doanh thu thuần - Giá vốn bán hàng - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Trong đó: Doanh thu thuần = Tổng doanh thu - Các khoản giảm trừ. * Tài khoản sử dụng: TK 511, 641, 642, 632, 911, 421 và các TK liên quan. * Sổ kết toán sử dụng: Để phản ánh toàn bộ quá trình bán hàng và xác định kết quả sản xuất kinh doanh kế toán sử dụng các sổ sau: + NKCT số 8. + Sổ cái TK 131, 511, 632, 641, 642, 911 ● Cơ sở và phương pháp ghi NKCT số 8: - Căn cứ vào bảng kê số 11 phần ghi Có để ghi vào cột ghi có TK131. - Căn cứ sổ chi tiết bán hàng dùng cho TK511 phần ghi Có để ghi vào các cột ghi có TK511. - Căn cứ vào sổ chi tiết dùng chung cho các tài khoản 632, 641, 642, 711, 811, 911 phần ghi Có để ghi vào các cột ghi có tài khoản 632, 641, 642, 711, 811, 911. Cuối quý khóa sổ NKCT số 8, xác định tổng số phát sinh bên Có của các TK trên đối ứng Nợ các TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 8 để ghi sổ cái (Xem bảng số 7) Căn cứ lập sổ cái: Dựa vào NKCT số 8 và các NKCT liên quan. Phương pháp lập: - Số dư đầu năm: Căn cứ vào sổ cái các TK năm 2003 dòng SDCN chuyển sang. - Số phát sinh Nợ: Được phản ánh chi tiết theo từng TK đối ứng Có lấy từ các NKCT có liên quan. - Số phát sinh Có: lấy từ dòng tổng cộng của nhật ký chứng từ số 8 ghi Có các TK 131, 511, 632, 641, 642, 711, 811, … Sổ cái ghi vào ngày cuối quý sau khi đã khoá sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ. Cuối quý, căn cứ vào số liệu Sổ cái các TK, kế toán lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh quý 4 năm 2004 (Xem bảng số 8). Bảng số 7 Nhật ký chứng từ số 8 TK ghi Có TK ghi Nợ 131 511 632 641 642 711 811 911 Tổng cộng TK 111 427.379.351 652.208.427 12.785.365 1.092.373.143 TK 112 7.020.787.890 7.020.787.890 TK 131 5.291.693.693 5.291.693.693 TK 511 5.943.902.120 5.943.902.120 TK 711 12.451.267 12.451.267 TK911 4.725.811.022 395.496.174 614.596.786 5.735.903.982 Cộng 7.448.167.241 5.943.902.120 4.725.811.022 395.496.174 614.596.786 12.785.365 12.451.267 5.943.902.120 25.097.112.095 Đã ghi sổ cái ngày 15 tháng 01 năm 2005. Người ghi sổ. Kế toán trưởng. Thủ trưởng đơn vị. (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, đóng dấu) Bảng số 8 : kết quả hoạt động kinh doanh Quý 4 năm 2004 Phần 1: Lãi, lỗ ĐVT: đồng Chỉ tiêu Mã số Quý này Luỹ kế từ đầu năm Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 5.943.902.120 25.480.359.782 Các khoản giảm trừ (03=04+05+06+07) 03 - Chiết khấu thương mại 04 - Giảm giá hàng bán 05 - Hàng bán bị trả lại 06 - Thuế TTĐB, thuế XNK, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp phải nộp 07 1. DT thuần về BH và cung cấp dịch vụ (10=01-03) 10 5.943.902.120 25.480.359.782 2. Giá vốn hàng bán 11 4.725.811.022 21.616.334.006 3 Lợi nhuận gộp về BH và cung cấp dịch vụ (20=10-11) 20 1.218.091.098 3.864.025.776 4. Doanh thu hoạt động tài chính 21 2.091.178 15.018.046 5. Chi phí hoạt động tài chính 22 228.458.024 619.777.338 Trong đó lãi vay phải trả 23 228.458.024 619.777.338 6. Chi phí bán hàng 24 375.496.174 1.071.506.947 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 614.596.786 2.117.396.130 8. Lợi tức từ HĐKD [30=20+(21-22)-(24+25) 30 1.631.292 70.363.407 9. Thu nhập khác 31 12.785.365 38.225.340 10. Chi phí khác 32 12.451.267 12.774.073 11. Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 40 334.098 25.774.073 12. Tổng lợi nhuận trước thuế 50 1.965.390 96.137.480 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp (28%) 51 550.309,2 26.918.494 14. Lợi nhuận sau thuế (60=50-51) 60 1.415.080,8 69.218.986 Chương 3 một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả sản xuất kinh doanh ở Nhà máy Quy chế Từ Sơn. 3.1. Nhận xét chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở Nhà máy Quy chế Từ Sơn. 3.1.1. Ưu điểm; Bằng sự nỗ lực của bản thân với sự vận dụng kịp thời các đường lối, chính sách của Nhà nước, trải qua hơn 40 năm thử thách và phương pháp, đến nay Nhà máy đã đạt được những thành công to lớn và đã có những đóng góp đáng kể vào sự phát triển của nền công nghiệp nước nhà. Là một doanh nghiệp Nhà nước khi chuyển sang một cơ chế mới, Nhà máy đã gặp phải không ít những khó khăn đặc biệt trong môi trường cạnh tranh như hiện nay. Trong điều kiện đó, Ban lãnh đạo Nhà máy đã thấy được những mặt còn tồn tại và kịp thời đưa ra nhiều giải pháp kinh tế kỹ thuật có hiệu quả nhằm khắc phục khó khăn và hoà nhập nhịp số của Nhà máy với nhịp sống của thị trường đưa Nhà máy ngày càng đi lên và đứng vững trên thị trường. Với sự nhạy bén đó, đến nay Nhà máy đã đi vào hoạt động ổn định và phát triển. Nhà máy đã có bộ máy quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng không ngừng được hoàn thiện và ngày càng đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh. Về cơ bản Nhà máy luôn chấp hành tốt các chính sách, chế độ kế toán tài chính của Nhà nước và Bộ Tài chính ban hành, tổ chức mở và ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo cho việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý của Nhà máy. Đặc biệt trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả sản xuất kinh doanh, kế toán đã tuân thủ đúng chế độ và vận dụng linh hoạt các chính sách chế độ kế toán phù hợp với điều kiện thực tế của Nhà máy. Bộ máy kế toán của Nhà máy được tổ chức một cách khoa học, hợp lý phù hợp với yêu cầu của công việc và nghiệp vụ chuyên môn của mỗi người. Tập thể cán bộ công nhân viên trong Nhà máy nói chung và phòng kế toán nói riêng luôn cố gắng và có tinh thần trách nhiệm cao hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đặc biệt, trong kỳ Nhà máy không có trường hợp nào phải giảm giá do hàng kém chất lượng, hàng bán bị trả lại rất ít phát sinh, 1 năm chỉ một hoặc hai lần thậm chí không có. Điều đó chứng tỏ Nhà máy đã làm tốt công tác quản lý chất lượng sản phẩm. Đi sâu tìm hiểu công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả sản xuất kinh doanh ở Nhà máy, em thấy: Nhìn chung công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả sản xuất kinh doanh của Nhà máy được tổ chức một cách khoa học, hợp lý dựa trên các chính sách chế độ kế toán mới và vận dụng linh hoạt, kịp thời các chính sách, chế độ đó phù hợp với điều kiện cụ thể của Nhà máy. Về hệ thống tài khoản kế toán và chứng từ sử dụng: Nhà máy đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và các chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 186 TC/CĐKT ngày 14/3/1995 của Bộ Tài chính phù hợp với tình hình thực tế của Nhà máy, đảm bảo các chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và tính pháp lý cao. Về hệ thống sổ sách kế toán: Nhìn chung, Nhà máy đã thực hiện được tốt việc mở và ghi chép các sổ sách kế toán theo quy định. Đặc biệt, Nhà máy đã mở và ghi chép sổ chi tiết TK 131 phản ánh tình hình thanh toán với người mua chi tiết cho từng khách hàng, thuận tiện cho việc theo dõi các khoản còn phải thu của từng khách hàng trong kỳ. Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh Nhà máy đã mở Bảng kê số 5 tập hợp và phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giúp cho việc xác định kết quả sản xuất kinh doanh được gọn nhẹ và dễ dàng. Đây là điểm mà Nhà máy cần phát huy. 3.1.2. Hạn chế Bên cạnh những ưu điểm cần phát huy, qua nghiên cứu em thấy một số vấn đề cần trao đổi: - Về việc mở sổ và ghi chép sổ theo dõi doanh thu, Nhà máy mới chỉ phản ánh được doanh thu bán hàng mà chưa theo dõi chi tiết mặt hàng bán được trong kỳ. Sổ doanh thu mới chỉ theo dõi chung cho tất cả các loại sản phẩm mà chưa theo dõi chi tiết cho từng loại sản phẩm đảm bảo yêu cầu quản trị doanh thu. Mặt khác, toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ được tập hợp và phân bổ hết cho số hàng bán trong kỳ là hợp lý. Tuy nhiên để theo dõi chi tiết và xác định kết quả cho từng nhóm sản phẩm và đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp nên chăng phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm sản phẩm bán. - Về đẩy mạnh chiến lược Marketing trong quá trình bán hàng. Hiện này trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt, khách hàng của nhà máy Quy Chế Từ Sơn hầu như chỉ là những khách hàng truyền thống làm hạn chế khả năng bán hàng cũng như mở rộng thị trường. Một mảng quan trọng của Marketing là các hoạt động quảng cáo nhưng hoạt động này hầu như không được nhà máy áp dụng: không hề quảng cáo trên báo chí hay các phương tiện thông tin quảng cáo truyền thống, mà chỉ giới hạn ở cửa hàng giới thiệu sản phẩm hoặc được thực hiện khi khách hàng đến mua hàng ở nhà máy tại nơi bán hàng. Do đó việc tìm kiến khách hàng tiềm năng cần được chú trọng hơn. - Về các ưu đãi đối với khách hàng: nhà máy có bộ phận Marketing chuyên nghiên cứu và tìm hiểu thị trường nhưng để tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, nhà máy chưa áp dụng một số biện pháp tài chính nhằm khuyến khích và thu hút khách hàng, tạo tâm lý yên tâm, thoải mái khi mua hàng như: chiêt khấu thanh toán khi khách hàng thanh toán sớm tiền hàng, chiết khấu thương mại khi khách hàng mua với số lượng lớn,…. - Về việc sử dụng hình thức kế toán trong điều kiện áp dụng tin học: Hiện nay, nhà máy Quy Chế Từ Sơn đang áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ đề ghi sổ. Trước kia, đây là hình thức kế toán được xem là tối ưu nhất do nó phù hợp với những đơn vị lớn, khối lượng công việc kế toán nhiều, điều kiện kế toán thủ công. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và tin học, máy vi tính đã được sử dụng nhiều vào công việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán. Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ là kết hợp ghi sổ theo trình tự thời gian với trình tự ghi sổ, phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán tổng hợp riêng biệt. Đồng thời, cứ mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, khi vào sổ Nhật ký chứng từ đều được phân loại dựa trên tiêu thức bên có các tài khoản. Chính những đặc điểm này làm hạn chế khoảng mở trong việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế trên sổ sách kế toán. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả sản xuất kinh doanh ở Nhà máy Quy chế Từ Sơn: Từ việc phân tích những ưu nhược điểm trong tổ chức công tác hạch toán. bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Nhà máy Quy chế Từ Sơn, kết hợp với những kiến thức đã được học, em xin trình bày và đi sâu vào một số ý kiến cụ thể nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của Nhà máy Quy chế Từ Sơn Thứ nhất: Về việc mở đại lý bán hàng. Bên cạnh việc áp dụng một số biện pháp hành chính nhằm đẩy mạnh việc bán sản phẩm, Nhà máy nên mở các đại lý, ký gửi, tích cực tham giá các hội trở triển lãm, hội chợ kinh tế kỹ thuật .... Việc mở rộng hình thức bán hàng sẽ giúp cho Nhà máy đẩy mạnh tốc độ bán sản phẩm từ đó rút ngắn được chu kỳ sản xuất, tăng vòng quay của vốn và từ đó đó tăng lợi nhuận cho Nhà máy. Bán hàng theo phương thức đại lý, ký gửi là phương thức mà bên chủ hàng xuất hàng giao cho bên nhận đại lý ký gửi để bán. Bên đại lý sẽ hưởng thù lao hoa hồng và không phải nộp thuế GTGT nếu bán đúng giá. Kế toán sử dụng TK 157. Hàng gửi đi bán: phản ánh giá trị sản phẩm hàng hóa theo phương thức chuyển hàng hay nhờ bán đại lý, ký gửi. Số hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Nợ TK 157: trị giá hàng gửi bán. Có TK155: trị giá thành phẩm xuất kho. Khi xuất hàng gửi đại lý, kế toán chưa phản danh doanh thu mà đến khi đơn vị nhận đại lý bán thu được tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì doanh thu mới được ghi nhận. Lúc này, đồng thời với việc phản ánh giá vốn của hàng đã bán. Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157: Số hàng gửi đã bán. Kế toán phản ánh doanh thu theo định khoản sau: Nợ TK 111, 112, 131:Tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT) Có TK 511: Doanh thu của hàng đã bán. Có TK 3331: GTGT của hàng đã bán. Đồng thời, kế toán phản ánh hoa hồng trả chođại lý. Nợ TK 641: Hoa hồng trả cho đại lý. Có TK 131. Thứ hai: Về việc lập sổ chi tiết tiêu thụ và phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm sản phẩm. Nhà máy mở sổ doanh thu theo dõi chung cho các loại sản phẩm mà chưa phản ánh chi tiết đến từng loại sản phẩm. Cuối kỳ, để xác định doanh thu tiêu thụ của từng nhóm, kế toán phải tổng hợp số liệu dựa vào các hoá đơn GTGT. Làm như vậy công việc sẽ bị dồn vào cuối tháng mà không đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý cho các nhà quản trị doanh nghiệp. Để đảm bảo cung cấp thông đáp ứng yêu cầu quản lý và sản xuất, giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp có những quyết định đúng đắn, đưa ra phương hướng, kế hoạch sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả cao, nhà máy cần theo dõi số lượng thành phẩm tiêu thụ trong kỳ theo từng nhóm sản phẩm. Sổ này được đóng thành quyển và có đánh số trang chi tiết cho từng nhóm thành phẩm. Cuối kỳ. để xác doanh thu tiêu thụ, nhà máy có thể lập bảng tổng hợp tiêu thụ thành phẩm. Sổ theo dõi thành phẩm tiêu thụ Từ ngày 01/10/2004 đến ngày 31/12/2004 Nhóm thành phẩm: Bulông mạ nhung Ngày Chứng từ Diễn giải Quy cách Đ.v. tính Số lượng bán Giá bán Doanh số … … … … … … … … 15/12 0082554 HĐBH có thuế GTGT 5% M27x100 Bộ 656 19.220 12.608350 16/12 0082555 HĐBH có thuế GTGT 5% M26x60 Bộ 728 11.350 8.262.800 HĐBH có thuế GTGT 5% M26x65 Bộ 328 11.899 3.902.872 … … … … … … … … Cộng 207.748.813 Việc lập theo mẫu sổ này giúp kế toán giảm bớt khối lượng công việc khi phải theo dõi bảng kê và báo cáo bán hàng chi tiết TK511 “Doanh thu bán hàng”. Nhà máy mở bảng kê số 5 để tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ là hoàn toàn hợp lý và đúng chế độ kế toán. Tuy nhiên, để giúp cho việc xác định kết quả kinh doanh của từng nhóm sản phẩm nên chăng kế toán phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm thành phẩm tiêu thụ. Công thức phân bổ: Chi phí bán hàng (chi phí QLDN) phân bổ cho từng nhóm sản phẩm tiêu thụ trong kỳ = Chi phí bán hàng (chi phí QLDN) phát sinh trong kỳ X Doanh thu của từng nhóm sản phẩm tiêu thụ Doanh thu thực hiện trong kỳ Ví dụ: phân bổ chi phí bán hàng cho nhóm sản phẩm Bulong mạ nhung tiêu thụ trong kỳ: Chi phí bán hàng phân bổ cho Bulong mạ nhung tiêu thụ trong kỳ = 375.496.174 X 207.748.813 5.943.902.120 ≈ 13.124.187 Thứ ba: Các ý kiến khác ● Về việc sử dụng thêm TK 521 "Chiết khấu thương mại". Việc không sử dụng TK521 "Chiết khấu thương mại" giúp giảm bớt một phần giảm trừ doanh thu nhưng đưa lại cho Nhà máy không ít bất lợi, làm hạn chế khả năng tiêu thụ sản phẩm, giảm khả năng cạnh tranh trên thương trường do không khuyến khích khách hàng mua với số lượng lớn. Mặc dù việc sử dụng TK 521 sẽ đưa lại cho Nhà máy một khoản thiệt hại nhất định so với hiện tại. Cùng một lượng hàng bán như nhau, nhưng khi cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại thì số tiền bán hàng thực tế Nhà máyt thu được sẽ nhỏ hơn doanh thu ghi sổ. Nhưng bù lại, lượng hàng tiêu thụ được sẽ tăng lên nhiều do khách hàng tăng lượng mua trong khoảng thời gian nhất định. Dẫn đến doanh thu bán hàng tăng, lượng hàng tồn kho giảm xuống, điều tất yếu là chi phí bảo quản cũng giảm trong khi đó số vòng quay của sản phẩm tăng lên rõ rệt. Đem so sánh phần thiệt hại do việc sử dụng tài khoản chiết khấu thương mại và những lợi ích thực tế khi sử dụng nó mang lại, ta thấy hiệu quả thu về cao hơn phần chi phí bỏ thêm ra. Khi sử dụng TK521 "Chiết khấu thương mại" thì khi hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán hạch toán theo trình tự sau. Khi khách hàng mua hàng với só lượng lớn và được hưởng chiết khấu thương mại theo các điều khoản về chiết khấu thương mại trên hợp đồng kinh tế, kế toán ghi: Nợ TK 52 1 - Chiêt khấu thương mại Nợ TK 3331 (1) - Thuế GTGT được khấu trừ tương ứng Có TK111, 112 - Tổng số chiết khấu đã thanh toán Có TK 131 - Ghi giảm khoản phải thu người mua Cuối kỳ kết chuyển số chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ sang TK511 "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" để xác định doanh thu thuần, kế toán ghi: Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có Tk 521 - Tổng số chiết khấu thương mại Nhà máy cần thông tin thêm cho khách hàng về các điều khoản để được hưởng chiết khấu như: Số lượng mua là bao nhiêu, nếu mua hàng với với khối lượng như thế nào trong một khoảng thời gian nhất định… thì sẽ được hưởng chiết khấu là bao nhiêu %. ● Về việc khuyến khích khách hàng thanh toán sớm tiền hàng. Số dư nợ cuối kỳ của TK 131 "Phải thu khách hàng" chiếm hơn 2/3 tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Nhà máy gây ứ đọng vốn, giảm số vòng luân chuyển của vốn bằng tiền, ảnh hưởng không tốt cho việc thanh toán nhanh. Để giảm bớt tình trạng này, Nhà máy nên sử dụng hình thức chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm tiền hàng. Việc tăng thêm chi phí này sẽ làm giảm lợi nhuận của Nhà máy nhưng đảm bảo các khoản phải thu khách hàng được diễn ra sớm, giảm chi phí dự phòng nợ khó đòi. Tuy nhiên, khi áp dụng thêm chi phí này, Nhà máy cần có thoả thuận với khách hàng như: Sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán với tỷ lệ bao nhiêu % và trong khoảng thời gian bao lâu, kế toán phản ánh chi phí này vào TK 635 " Chi phí tài chính'' Nợ TK 635 - Chi phí tài chính Có TK 111, 112 - Chi phí đã thanh toán Có TK131 - Ghi giảm phải thu khách hàng Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ chiết khấu thanh toán phát sinh trong kỳ vào TK 911 "Xác định kết quả kinh doanh" theo định khoản: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 635 - Tổng chiết khấu thanh toán. 69 ● Về việc lập dự phòng phải thu khó đòi. Trong kinh doanh không thể nói rằng lúc nào doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, đặc biệt trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Do đó tình trạng làm ăn thua lỗ, trì trệ rất có thể xảy ra, thậm trí có thể dẫn đến phá sản ... Vì vậy sẽ không đảm bảo được khả năng thanh toán. Nhà máy lại chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng. Do vậy để tránh được biến động lớn ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy, Nhà máy nên lập dự phòng khoản nợ phải thu khó đòi. Kế toán sử dụng TK139 - Dự phòng phải thu khó đòi. Dự phòng phải thu khó đòi là việc đơn vị trích trước và chi phí doanh nghiệp một khoản chi để khi có khoản nợ khó đòi, không đòi được thì tình hình tài chính của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng. Việc hạch toán được tiến hành theo trình tự sau: - Khi trích lập dự phòng phải thu khó đòi cho năm kế hoạch kế toán ghi: Nợ TK 642(6). Có TK 139. + Trường hợp dư dự phòng phải thu khó đòi năm trước lớn hơn số dự phòng cần lập cho năm kế hoạch thì số chênh lệch phải được hoàn lại, kế toán ghi: Nợ TK 139 - Số chênh lệch. Có TK 642 (6). + Trường hợp dư dự phòng phải thu khó đòi năm trước nhỏ hơn số dự phòng cần lập cho năm kế hoạch thì số chênh lệch tăng lớn hơn được ghi: Nợ TK 642(6). Có TK 139 - Khi doanh nghiệp xoá nợ cho những đối tượng phải thu khó đòi thì doanh nghiệp phải có biên bản xử lý của hội đồng doanh nghiệp về xoá nợ cho các đối tượng phải thu khó đòi kèm theo giấy tờ liên quan như: Các giấy tờ của toà án về xử lý phá sản, xác nhận của chính quyền địa phương về người nợ đã chết hoặc bỏ trốn, giấy tờ của công an xã nhận người nợ bị truy nã, truy tố... Đó là những giấy tờ mang tính pháp lý, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật. + Khi kế toán căn cứ vào văn bản xử lý xoá nợ, kế toán ghi: Nợ TK 642(6)- Số nợ được xoá đã trừ phần được lập dự phòng. Nợ TK139 - Số dự phòng đã lập. Có TK 131, 138 - Số tiền phải thu được xoá nợ. + Đồng thời số nợ đã được xử lý được theo dõi trên TK004 "Nợ khó đòi đã xử lý", kế toán tiếp tục theo dõi thu hồi. Nợ TK 004. (chi tiết theo đối tượng). Sau này nếu thu được số nợ phải thu khó đòi trước đây đã xoá sổ, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 - Số tiền nhận được. Có TK 711 Đồng thời ghi đơn Có TK 004 (chi tiết theo đối tượng). Kết luận Hiện nay, trước sức ép cạnh tranh ngày càng trở lên gay gắt của thị trường, hơn bao giờ hết, vai trò của tiêu thụ sản phẩm ngày càng trở nên quan trọng hơn đối với sự tồn tại của mỗi doanh nghiệp. Thực hiện tốt công tác tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá cũng chính là đã đảm bảo điều kiện cho sự sống còn của doanh nghiệp. Để thực hiện tốt công tác bán hàng thì việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là không thể thiếu. Là một doanh nghiệp nhà nước có hoạt động sản xuất kinh doanh phong phú và đa dạng, những năm qua, cùng với sự đổi mới sâu sắc về cơ chế quản lý kinh tế, nhà máy Quy Chế Từ Sơn đã không ngừng đổi mới, hoàn thiện mình để bắt kịp với xu thế phát triển chung của nền kinh tế, đồng thời vươn lên từng bước khẳng định vị thế và uy tín của mình trên thương trường. Đóng góp vào sự thành công ấy, phải kể đến đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán của nhà máy trong đó có kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đã cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý và sản xuất. Qua thời gian thực tập tại nhà máy Quy Chế Từ Sơn, em đã đi sâu tìm hiểu tình hình thực hiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của nhà máy, kết hợp với những kiến thức đã học ở trường, trong phạm vi khoá luận này, em đã đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện phần kế toán này. Tuy nhiên, để hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng, tổ chức kế toán nói chung trong các doanh nghiệp đạt hiệu quả như mong muốn thì đòi hỏi hệ thống kế toán Việt Nam phải thực sự hoàn thiện, đổi mới sao cho phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế. Riêng đối với bản thân nhà máy, để công tác kê toán được hoàn thiện, phục vụ có hiệu quả cho công tác quản lý thì việc hoàn thiện nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ kế toán là điều không thể thiếu. Do thời gian có hạn cũng như những hạn chế nhất định về mặt kiến thức, khoá luận này không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, vậy nên rất mong sự góp ý và chỉ bảo của thầy cô, các anh chị và các bạn để bài viết được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của Thạc sỹ Nghiêm Thị Thà và sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong phòng Tài vụ đã cung cấp số liệu cần thiết giúp cho bản khoá luận này được hoàn thành. Bắc Ninh, tháng 5 năm 2005 Sinh viên thực hiện Lê Thị Hà Tài liệu tham khảo Kế toán doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán VN. NXB Tài chính, Hà Nội tháng 12/2003. Nghiêm Văn Hợi. Lý thuyết và thực hành kế toán Tài chính. NXB Tài chính Hà Nội 2004 Nguyễn Văn Công. Giáo trình phân tích HĐKD. NXB thống kê, Hà Nội 01/2003, Phan Quang Niệm. Chuẩn mực kế toán VN- 6 chuẩn mực kế toán mới và hướng dẫn thực hiện. NXB Tài chính Hà Nội 12/2003 Bộ Tài chính. Giáo trình kế toán tài chính. NXB Tài chính năm 2003 học viện Tài chính. Hệ thống hoá các VBPL về KT doanh nghiệp. NXB Tài chính. Hà Nội 2004. Nguyễn Văn Công. Tham khảo khoá luận tốt nghiệp khoá trước.