Đề tài Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại - Khảo sát thực tế tại công ty TNHH Xuân Lộc

2 và 3 sau đó chuyển liên 2 về Phòng kế toán để kế toán viết hoá đơn (GTGT). Hoá đơn(GTGT) của đơn vị được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại gốc. - Liên 2: Giao cho khách. - Liên 3: Giao cho kế toán theo dõi Ngày 3/5/2006 Xuất hàng cho Công ty Licogi, sau khi viết phiếu xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập Hoá đơn (GTGT) giao cho khách: (Biểu số 4). Biểu số 4: Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 03 tháng 5 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL BC/99 - B N0: 41292 Đơn vị bán hàng: Công ty Xuân Lộc Địa chỉ:612 Đê La Thành - Hà Nội Điện thoại: 8.622469 Họ tên người mua hàng: A Vang Đơn vị: Công ty Licogi 19 Địa chỉ: Thanh Xuân Bắc - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán Số TK: 4311 30 00 0496 - NH TMCP Quốc tế MS: 01 0050926 3-1 Số TK: MS: 01 0010641 9-1 STT Tên hàng hoá Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1. Thép f13 LD Kg 3984,3 4.363,63 17.386.011 2. Thép f18 LD - 30.058,2 4.363,63 131.162.863 3. Thép f25 LD - 71.846,7 4.363,63 313.512.415 Cộng tiền hàng: 462.061.289 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 46.206.128 Tổng cộng tiền thanh toán: 508.267.417 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm linh tám triệu, hai trăm sáu mươi bảy ngàn bốn trăm mười bảy đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) 3. Kế toán chi tiết hàng hoá: Hiện nay Công ty Xuân Lộc đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ cho công tác tổng hợp hàng hoá và phương pháp thẻ song song cho phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá. Hai mặt kế toán này phải được tiến hành song song và thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Muốn vậy phải có sự kết hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, từ đó phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý và tạo ra mối liên hệ mật thiết ở tất cả các khâu. Hạch toán chi tiết áp dụng phương pháp thẻ song song được tiến hánh trên các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho hàng hoá. - Phiếu xuất kho hàng hoá. - Hoá đơn (GTGT). 3.1. Nội dung phương pháp thẻ song song ở Công ty được tiến hành như sau: 3.1.1. Hạch toán chi tiết ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng chủng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Số liệu ghi vào thẻ kho là lấy vào các chứng từ nhập,xuất kho hàng ngày, mỗi chứng từ ghi một dòng. Mỗi loại hàng hoá được theo dõi chi tiết trên một trang thẻ kho riêng và được sắp xếp theo từng chủng loại, độ dài của hàng hoá để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép kiểm tra, đối chiếu số liệu và phục vụ yêu cầu quản lý. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất hàng hoá, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, ghi số lượng thực nhập, xuất vào chứng từ. Cuối ngày thủ kho sử dụng các chứng từ đó ghi số lượng hàng hoá nhập, xuất vào thẻ kho. Sau khi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp các chứng từ lập sổ giao nhận chứng từ rồi chuyển nhượng chứng từ đó cho phòng kế toán định kỳ 05 ngày một lần và cuối tháng kế toán hàng hoá và thủ kho phải tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết hàng hoá để đảm bảo khớp đúng giữa tồn kho thực tế và sổ sách. Biểu số 5: Đơn vị: Công ty Xuân Lộc Thẻ kho Ngày lập thẻ: 1/5/2006 Tờ số: 01 Mẫu số 06 - VT Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT Ngày 01/11/95 của BTC - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép f6LD - Đơn vị tính: Kg - Mã số: TT Chứng từ Trích yếu Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 62.602,7 1 043965 1/5 Nhập của Chi nhánh C.ty Kim khí TP HCM 43.391 105.993,7 2 41290 2/5 Xuất bán 2.500 103.493,7 3 41291 3/5 Xuất bán 3.500 99.993,7 4 043974 8/5 Nhập của Chi nhánh 15.298 115.291,7 5 41300 8/5 Xuất bán 15.000 100.291,7 6 043975 20/5 Nhập của Chi nhánh 15.188 115.479,7 7 043978 24/5 Nhập của Chi nhánh 14.361 129.840,7 Xuất bán ..... Cộng tháng 5 88.238 101.123,5 49.717,2 3.1.2. Hạch toán chi tiết tại phòng kế toán: Tại phòng kế toán, kế toán hàng hoá có nhiệm vụ mở sổ chi tiết hàng hóa cho từng chủng loại hàng hoá tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Khi nhận được các chứng từ xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra lại tính hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi vào sổ chi tiết hàng hoá. Mỗi phiếu nhập xuất được ghi một dòng trên thẻ chi tiết hàng hoá tương ứng với loại hàng hoá. Trên chứng từ trên thẻ chi tiết hàng hoá kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Cuối tháng kế toán sẽ tiến hành cộng các sổ chi tiết hàng hoá đối chiếu với thẻ kho để ghi vào sổ tổng hợp và kế toán chi tiết. Số dư TK 156 phải trùng với số dư chi tiết của từng loại hàng hoá cộng lại. Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá ở Công ty tnhh Xuân lộc Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Sổ chi tiếthàng hoá Sổ tổng hợpNXT hàng hoá Đối chiếu Số liệu Cuối tháng Hàng ngày Hàng ngày Trích sổ chi tiết hàng hóa: Biểu số 6: Tên hàng hoá: Thép f6 LD Trang: 02 Quy cách, phẩm chất: Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Dư đầu tháng 4/2006 62.602,7 248.088.680 043965 1/5 Nhập CN HCM 4.000 43.391 173.564.000 41290 3/5 Xuất bán 2.500 41291 3/5 Xuất bán 3.500 043974 8/5 Nhập CN HCM 4.000 15.298 61.192.000 41295 8/5 Xuất bán 15.000 043975 20/5 Nhập 3.940 15.188 59.840.720 043978 24/5 Nhập 3.940 14.361 56.582.340 ..... ..... Cộng 88.238 351.179.060 101.123.,5 401.743.440 49.717,2 197.524.300 4. Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho hàng hoá tại Công ty Xuân Lộc: Hiện tại Công ty Xuân Lộc đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, toàn Công ty đang sử dụng các tài khoản sau: TK 156: Hàng hoá TK 1561: Giá mua hàng hoá TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa TK 632: Giá vốn hàng hoá. TK 111, 112, 331, 641, 642, 141,... 4.1. Kế toán tổng hợp mua hàng: Tại Công ty Xuân Lộc áp dụng hình thức thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Vậy trong phạm vi đề tài này tôi xin trình bày thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. - Khi mua hàng hoá, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất nhập, xuất để tiến hành tổng hợp hàng hoá. - Nếu hàng và hoá đơn cùng về, đơn vị thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 111 Ngày 15/5/2006 Công ty Xuân Lộc mua thép của Công ty kim khí Quảng ninh, thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 1561: 250.000.000 đ Nợ TK 133: 25.000.000 đ (Ghi vào sổ theo dõi thuế GTGT) Có TK 111: 275.000.000 đ (Ghi vào NKCT số 1) Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, chứng từ chi tiền ghi vào NKCT số 1 (ghi có TK 111, ghi nợ các TK) (Biểu số 7) - Nếu hàng và hoá đơn cùng về, đơn vị thanh toán ngay bằng TGNH, kế toán ghi: Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 112 Ngày 3/5/2006 Công ty Xuân Lộc mua thép của Công ty thép Posco thanh toán ngay bằng uỷ nhiệm chi, kế toán ghi: Nợ TK 1561: 589.468.000 đ Nợ TK 133: 58.946.800 đ (Ghi vào sổ theo dõi thuế GTGT) Có TK 112: 648.414.800 đ (Ghi vào NKCT 2) Căn cứ vào giấy báo nợ và hoá đơn mua hàng kế toán ghi vào NKCT số 2 (Ghi có TK 112, ghi nợ các TK) (Biểu số 8) - Nếu mua hàng trả chậm, kế toán ghi: Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 331 Ngày 8/5/2006 mua 67.838 kg thép của chi nhánh Công ty kim khí TP Hồ Chí Minh chưa thanh toán tiền. Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, kế toán ghi: Nợ TK 1561: 274.215.800 đ Nợ TK 133: 27.421.580 đ Có TK 331: 301.637.380 đ (Ghi vào NKCT số 5) Chi phí vận chuyển 67.838kg thép từ Hải Phòng về Hà Nội 60đ/kg Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 1562: 3.700.000 đ Nợ TK 133: 370.000 đ Có TK 111: 4.070.000 đ (Ghi vào NKTC số 1) - Trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về. Tại Công ty không xảy ra trường hợp trên vì thực tế trong nền kinh tế thị trường đối với việc nhập hàng hóa phải nhanh chóng, kịp thời. Vì vậy Công ty không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường”. * Nhật ký chứng từ số 1: (Ví dụ xem biểu số 7) Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 111 đối ứng nợ các TK có liên quan. Cơ sở để ghi vào NKCT số 1 là chứng từ gốc (Hoá đơn, phiếu chi). Cuối tháng kế toán tiến hành khoá sổ NKCT 1, xác định tổng số phát sinh bên có TK 111 đối ứng nợ của các TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKTC số 1 để ghi vào sổ cái. * Nhật ký chứng từ số 2: (Ví dụ xem biểu số 8) Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 112 đối ứng nợ các TK có liên quan. Cơ sở để ghi vào NKCT số 2 là các giấy báo nợ của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc có liên quan. Cuối tháng, kế toán khoá sổ NKCT số 2, xác định tổng số phát sinh bên có TK 112 đối ứng nợ của các TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 2 để ghi vào sổ cái. * Ngoài việc phản ánh trên các sổ chi tiết hàng hoá, các NKCT, các trường hợp chưa thanh toán còn được phản ánh ở các sổ chi tiết thanh toán. (Biểu số 9) Ví dụ: Ngày 5/5/2006 trả Công ty Kim khí TP Hồ Chí Minh số tiền mua hàng tháng trước bằng tiền mặt 414.714.513 đ, kế toán ghi: Nợ TK 331: 414.714.513 Có TK 111: 414.714.513 Cơ sở để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán là các hoá đơn bán hàng của đơn vị bán, NKCT số 1, NKCT số 2 và các chứng từ liên quan. Biểu số 9: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Đối tượng: Chi nhánh Công ty Kim khí TP. Hồ Chí Minh Chứng từ Diễn giải TK Đ.ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 970.622.456 93 5/5 Trả công ty 111 414.714.513 94 8/5 Nt 111 112.284.676 43974 8/5 Mua hàng 156 274.215.800 Thuế GTGT 133 27.421.580 98 15/5 Trả chi nhánh 111 175.997.000 99 22/5 Nt 111 267.626.267 107 30/5 Nt 111 3.258.341 Cộng 973.880.797 301.637.380 298.379.039 Dư đầu tháng: 970.622.456 đ Dư cuối tháng: 298.379.039 đ * Từ các sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán, kế toán lấy số liệu để ghi vào NKCT số 5 (Biểu số 10) * Cách ghi NKCT số 5: - Phần dư đầu tháng: Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước - Phần ghi có TK 331, ghi nợ TK khác: Căn cứ vào các sổ chi tiết TK 331, cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết, lấy dòng tổng cộng có TK 331 ghi vào dòng đơn vị bán theo cột ứng tiền của NKCT số 5. - Phần theo dõi thanh toán, ghi nợ TK331 đối ứng có ghi các TK khác: Căn cứ vào sổ chi tiết TK 331, cuối tháng kế toán lấy dòng tổng cộng nợ TK 331 để ghi vào dòng tương ứng với NKCT số 5. - Phần dư cuối tháng: kế toán cũng căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với từng người bán, cuối tháng rút số dư từng người và điền vào dòng tương ứng trên NKCT số 5. Cụ thể theo dõi phải trả chi nhánh Công ty Kim khí TP Hồ Chí Minh như sau: Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Phát sinh có - Phát sinh nợ. = 970.622.456 + 301.637.380đ - 973.880.797đ = 298.379.039đ 4.2. Kế toán tổng hợp xuất kho hàng hoá Hàng ngày khi xuất kho, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất kho ghi chi tiết lượng hàng xuất trong ngày. Cuối tháng, căn cứ vào số lượng hàng tồn, hàng nhập trong tháng, kế toán tiến hành tính giá bình quân của từng chủng loại hàng hoá, sau khi tính được giá bình quân, kế toán tính được trị giá vốn của hàng hoá xuất bán. - Xuất kho hàng hoá giao cho người mua hàng: Khi bán hàng hoá của Công ty cho người mua hàng, kế toán theo dõi chi tiết từng chủng loại hàng hoá xuất kho để ghi vào sổ chi tiết vật tư, hàng hoá. Cuối tháng, kế toán tính được tổng trị giá vốn hàng hoá xuất kho trong tháng và ghi vào sổ theo định khoản: Nợ TK 632: 5.009.191.040 đ Có TK 156: 5.009.191.040 đ Ví dụ: Trong tháng 5/2006 Công ty Xuân Lộc xuất bán được 101.123,5kg thép f6 LD. Đơn giá bình quân của thép f6LD là 3.972,8 (Tính được ở VD trang 28). Vậy trị giá vốn thực tế thép f6LD xuất kho trong tháng 5/2006: 101.123,5 kg x 3.972,8 đ = 401.743.440đ * Cuối kỳ kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng hoá (Vận chuyển, bốc xếp) cho khối lượng hàng hoá tiêu thụ trong tháng . Ví dụ: Số dư đầu kỳ TK 1562: 22.703.900 đ Chi phí vận chuyển, bốc xếp trong tháng: Số lượng: 1.240.399 kg thành tiền: 86.827.930 đ Phân bổ chi phí cho số hàng xuất bán : 86.601.700đ Kế toán định khoản: Nợ TK 632: 86.601.700 Có TK 1562: 86.601.700 * Giá vốn của hàng hoá sẽ được phản ánh vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hoá (Theo dõi biểu số 11). Căn cứ vào các NKCT, kế toán số liệu để ghi vào sổ cái (Biểu số 12,13) Biểu số 12: Sổ cái TK 1561 (Tháng 5/2006) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 30/4 Dư đầu tháng 1.344.898.300 31/5 Mua hàng bằng tiền mặt 111 1.247.618.550 31/5 Mua hàng bằng TGNH 112 1.589.468.000 31/5 Mua hàng chưa thanh toán 331 2.154.032.100 31/5 Xuất bán hàng theo giá vốn 632 5.009.191.040 Cộng 4.991.118.650 5.009.191.040 Dư cuối tháng 1.326.825.910 Biểu số 13: Sổ cái TK 1562 (Tháng 5/2006) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 8/4 Dư đầu tháng 22.703.900 31/5 Chi phí vận chuyển, bốc xếp trả bằng tiền mặt 111 86.827.930 31/5 Phân bổ cho số lượng hàng xuất bán 632 86.601.700 Cộng 86.827.930 86.601.700 Dư cuối tháng 22.930.130 B. Kế toán tiêu thụ hàng hoá I. Tình hình tổ chức hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở công ty TNHH Xuân Lộc. 1. Tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá ở Công ty Xuân Lộc: Để có thể hoạt động kinh doanh và tồn tại trong nền kinh tế thị trường, Công ty Kim Khí Hồng Hà đáp áp dụng nhiều hình thức bán hàng khác nhau bao gồm cả bán buôn và bán lẻ, bán công trình. Đối với nghiệp vụ bán hàng tại công ty thì cơ sở cho mỗi nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở Công ty thường dựa vào các HĐKT đã ký kết hoặc đơn đặt hàng của khách hàng. Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điểm chính sau: Tên đơn vị mua hàng, Số TK, chủng loại hàng, số lượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hoá, thời gian và địa điểm giao hàng. Thời hạn thanh toán. Bên bán căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thanh toán. Hiện nay, trong kinh doanh công ty cũng luôn củng cố, phát huy việc bán hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng. Vì theo hình thức này, hoạt động kinh doanh của Công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật, do đó, công ty có thể chủ động lập kế hoạch mau và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của Công ty. Để phản ánh đầy đủ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, công ty Xuân Lộc sử dụng một số tài khoản như sau: TK 511: Doanh thu bán hàng TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ TK 521: Chiết khấu bán hàng TK 531: Hàng bán bị trả lại TK 532: Giảm giá hàng bán TK 632: Giá vốn hàng bán TK 111: Tiền mặt TK 112: TGNH TK 133: Thuế GTGT đầu vào TK 3331: Thuế GTGT đầu ra TK 156: Hàng hoá TK 1561: Giá mua của hàng hoá TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá. Việc tiêu thụ hàng hóa của Công ty có nhiều phương thức thanh toán khác nhau. 2. Các phương thức thanh toán tiền hàng: Hiện nay Công ty TNHH Xuân Lộc áp dụng các hinh thức thanh toán chủ yếu: - Hình thức bán hàng thu tiền ngay: Theo hình thức này, hàng hoá được tiêu thụ đến đâu tiền thu ngay đến đó như tiền mặt, séc, ngân phiếu... - Hình thức bán hàng chưa được thu tiền: Theo hình thức này khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền. - Hình thức bán hàng theo hợp đồng đã ký: Theo hình thức này khách hàng sẽ thanh toán tiền theo Hợp đồng đã ký với Công ty, áp dụng chủ yếu cho các công trình lớn. - Hình thức hàng đổi hàng: Khi đổi hàng được tiến hành thanh toán bù trừ. Hình thức này chiếm tỷ trọng nhỏ trong doanh thu của Công ty. 3. Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Xuân Lộc: Các trường hợp được coi là tiêu thụ: Căn cứ vào Hợp đông đã ký kết, đến thời điểm giao hàng đã ghi trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng Công ty chuẩn bị hàng để giao hàng cho khách. Chứng từ giao hàng là hoá đơn (GTGT) (Biểu số 4). Hoá đơn do kế toán lập làm 03 liên sau đó chuyển đến kế toán trưởng và thủ trưởng ký duyệt. - Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, TGNH, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 511 Có TK 333.1 Ví dụ: Hoá đơn (GTGT) số 42315 ngày 19/5/2006 xuất bán hàng cho chị Hà - Công ty Hà Minh thép f6 + f8. Số lượng: 41.000 kg thu được số tiền 180.400.000 đ, kế toán ghi: Nợ TK 111: 180.400.000 Có TK 511: 164.000.000 Có TK 333.1: 16.400.000 Ngày 20/5/2005 theo Hoá đơn (GTGT) số 41316 xuất bán thép f18LD cho Công ty xây dựng 34, Công ty thanh toán ngay bằng TGNH, kế toán ghi: Nợ TK 112: 45.091.090 Có TK 511: 40.991.900 Có TK 333.1: 4.099.190 - Xuất kho hàng hoá cho khách hàng theo HĐKT đã ký kết, kế toán phản ánh số doanh thu chưa thu được tiền như sau: Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 333.1 Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 Ví dụ: Theo Hoá đơn (GTGT) số 41292 ngày 3/5/2006 xuất bán cho anh Vang - Công ty Licogi 19: 105.889,2 kg thép f13 á f25. Số tiền bán hàng ghi trên hoá đơn: 508.267.417 Kế toán phản ánh số doanh thu chưa thanh toán theo bút toán: Nợ TK 131: 508.267.417 Có TK 511: 462.061.289 Có TK 333.1: 46.206.128 Đồng thời với việc phản ánh doanh thu kế toán sẽ tiến hành phản ánh giá vốn theo định khoản: Nợ TK 632 Có TK 156 Ví dụ: Cuối tháng kế toán tổng hợp được trị giá vốn của toàn bộ số hàng hoá xuất kho trong tháng 5/2006, kế toán ghi: Nợ TK 632: 5.009.191.040 Có TK 1561: 5.009.191.040 Tổng hợp được chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho số lượng hàng hoá xuất bán tháng 5/2006: Nợ TK 632: 86.601.700 Có TK 1562: 86.6014.700 Biểu số 14: Sổ cái TK 632 (tháng 5/2006) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 31/5 Giá vốn hàng hoá 1561 5.009.191.040 31/5 Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho số hàng hoá tiêu thụ 1562 86.601.700 31/5 Kết chuyển sang xác định kết quả kinh doanh 911 5.095.792.740 Cộng 5.095.792.740 5.095.792.740 4. Kế toán giảm giá hàng hoá: Trong nhiều trường hợp vì có những khách mua hàng với khối lượng lớn, tính theo một tỉ lệ nào đó trên giá bán, Công ty thực hiện việc bớt giá cho người mua ngay sau lần mua hàng. Kế toán phản ánh số tiền giảm giá theo định khoản: Nếu khách hàng đã thanh toán tiền mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 532 Có TK 111, 112 Nếu khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 532 Có TK 131 Cuối tháng kế toán chuyển giảm giá hàng bán theo định khoản: Nợ TK 511 Có TK 532 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt số 50 ngày 28/5/2006 về số tiền giảm giá hàng bán cho chị Hà là: 1.800.000, kế toán ghi sổ: Nợ TK 532: 1.800.000 Có TK 111: 1.800.000 Cuối tháng kết chuyển giảm giá hàng bán, ghi: Nợ TK 511: 1.800.000 Có TK 532: 1.800.000 Công ty không có chiết khấu bán hàng và hàng bán bị trả lại. * Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiêu thụ hàng hoá, Công ty Xuân Lộc đã sử dụng các loại sổ sách khác nhau để theo dõi, quản lý việc tiêu thụ hàng hoá như: - Báo cáo bán hàng - Sổ theo dõi tiêu thụ - Phiếu nộp tiền, phiếu thu, phiếu chi - Sổ chi tiết TK 131 - Bảng kê số 11 - Sổ cái TK 511, 632 * Số chi tiết tiêu thụ: (Biểu số 15) - Cơ sở lập sổ chi tiết tiêu thụ: Căn cứ vào các chứng từ hoá đơn (GTGT). - Phương pháp lập: + Cột hoá đơn ngày: Ghi theo số thứ tự theo hoá đơn, ngày ghi trên hoá đơn. + Cột họ tên khách hàng: Ghi tên của từng khách hàng tương ứng với từng hoá đơn. + Cột hàng hoá: Được chia làm 3 phần theo tiêu thức số lượng, đơn giá thành tiền. + Cột TK 511: Ghi số tiền thanh toán trên từng hoá đơn. + Cột TK 111: Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt thì ghi vào cột này tương ứng với số tiền đã trả. + Cột TK 131: Ghi số tiền khách hàng chưa thanh toán. + Cột TK 112: Ghi số tiền khách hàng trả bằng TGNH. * Để theo dõi quá trình vận động của tiền hàng, kế toán phải quản lý chặt chẽ việc thanh toán và thu hồi tiền bán hàng. - Trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt kế toán lập phiếu thu tiền mặt: Biểu số 16: Đơn vị: Công ty Xuân Lộc Phiếu thu Ngày 20 tháng 5 năm 2006 Quyển số: 08 Số: 432 Nợ: 111 Có: 511 + 3331 Họ tên người nộp tiền: Chị Hà Địa chỉ: Công ty TNHH Hà Minh Lý do nộp: Thanh toán tiền mua hàng theo hoá đơn số 41315 ngày 19/5/2006 Số tiền: 180.400.000 (Bằng chữ) Một trăm tám mươi triệu bốn trăm ngàn đồng. Kèm theo:............... Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ)............................ Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ - Từ phiếu thu, kế toán định khoản: Nợ TK 111 : 180.400.000 Có TK 511 : 164.000.000 Có TK 3331: 16.400.000 - Từ phát sinh trên kế toán vào Bảng kê số 1. B4iểu số 17: Bảng kê số 1 STT Ngày Ghi Nợ TK 111, ghi Có các TK Số dư cuối ngày 112 511 3331 311 .... Cộng nợ TK 111 1 1/5 51.787.270 5.178.727 56.965.997 2 7/5 255.100.000 25.510.000 280.610.000 43 20/5 164.000.000 16.400.000 180.400.000 4 21/5 350.000.000 350.000.000 5 29/5 253.850.000 25.385.000 300.000.000 579.235.000 .... .... .... ... .... Cộng 443.530.000 2.243.881.780 224.388.178 300.000.000 ... .... - Trường hợp khách hàng thanh toán bằng TGNH, kế toán vào Bảng kê số 2. Biểu số 18: Bảng kê số 2 STT Ngày Ghi Nợ TK 112, ghi Có các TK Số dư cuối ngày 111 511 3331 131 .... Cộng nợ TK 112 1 3/5 20.000.000 2.000.000 22.000.000 2 9/5 45.091.419 4.509.141 49.600.560 3 20/5 200.000.000 40.991.900 4.099.190 245.091.090 4 21/5 140.000.000 67.285.000 207.285.000 5 24/5 569.807.930 569.807.930 ..... .... .... .... ... .... Cộng 470.000.000 458.207.419 45.820.741 647.092.930 ... .... - Trường hợp khách hàng ký nhận nợ, kế toán sẽ mở chi tiết công nợ TK 131 theo từng khách hàng để theo dõi. * Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người mua: Để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng, Công ty mở sổ theo dõi chi tiết TK 131 để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng như sau: - Cơ sở số liệu: Căn cứ vào chứng từ hoá đơn (GTGT) các hợp đồng kinh tế. - Phương pháp lập: Để tiện cho việc theo dõi, đối với những khách hàng có quan hệ thường xuyên với Công ty, kế toán mở riêng cho mỗi khách hàng một quyển sổ. Đối với những khách hàng có quan hệ không thường xuyên với Công ty thì mở cho nhiều khách hàng trên một quyển sổ. + Cột số liệu, ngày tháng: Ghi số hoá đơn và ngày tháng xuất. + Cột diễn giải: Ghi tên, số lượng đơn giá từng chủng loại hàng. + Cột TK đối ứng: Ghi phần đối ứng với nợ TK 131, có TK liên quan. + Cột số phát sinh: Phát sinh nợ: Căn cứ vào sổ theo dõi tiêu thụ, kế toán tập hợp số tiền của khách hàng ghi vào cột tương ứng cho thích hợp. Phát sinh có: Căn cứ vào số tiền khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt, TGNH, vật tư hàng hoá... để ghi. + Cột số dư: Số dư nợ: Bằng dư nợ đầu kỳ + phát sinh nợ trong kỳ - phát sinh có trong kỳ. Số dư có: Bằng số dư có đầu kỳ + phát sinh có trong kỳ - phát sinh nợ trong kỳ. Biểu số 19: Tên đơn vị: công ty Licogi 19 Chi tiết công nợ TK 131 Tháng 5/2006 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 1.064.724.068 41291 2/5 Thép f25 511 89.041.170 Thuế 3331 8.904.117 41292 3/5 Thép f13 á f25 511 462.061.289 Thuế 3331 46.206.128 41298 5/5 Thép f13 á f19 511 147.656.511 Thuế 3331 14.765.651 24/5 Thanh toán 112 569.807.930 Cộng 768.634.866 569.807.930 1.263.551.004 Dư đầu tháng: 1.064.724.068 Dư cuối tháng: 1.263.551.004 Cuối tháng kế toán tổng hợp từ sổ chi tiết công nợ ghi vào bảng kê số 11. * Bảng kê số 11 (Biểu số 20): - Cơ sở dữ liệu: Cuối tháng kế toán tổng hợp từ sổ chi tiết TK 131 để ghi vào bảng kê số 11. Bảng kê số 11 phản ánh số phát sinh bên nợ, bên có TK đối ứng có hoặc nợ các TK liên quan. - Phương pháp lập: + Cột tên và địa chỉ người mua: Kế toán lấy tên và địa chỉ từ các sổ chi tiết TK 131. + Phần dư đầu tháng: Lấy phần dư cuối tháng trước của bảng kê số 11 chuyển sang. + Phần ghi nợ TK 131, ghi có các TK + Phần số dư cuối tháng. Kế toán đều tiến hành cộng từ sổ chi tiết TK 131 của từng khách hàng tương ứng để chuyển sang. * Sổ cái TK 511: Biểu số 21: Sổ cái TK 511 (tháng 5/2006) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Doanh thu bán hàng bằng TM 111 2.243.881.780 Doanh thu bán hàng bằng TGNH 112 458.207.419 Doanh thu khách chưa thanh toán 131 2.455.825.211 Kết chuyển giảm giá hàng bán 532 1.800.000 Kết chuyển doanh thu sang xác định kết quả kinh doanh 911 5.156.114.410 Cộng 5.157.914.410 5.157.914.410 II. Xác định kết quả kinh doanh: 1. Kế toán chi phí bán hàng: ở Công ty TNHH Xuân Lộc chi phí bán hàng gồm: Chi phí quảng cáo tiếp thị, chi tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng. Các chi phí này phát sinh trong tháng thường được chi bằng tiền mặt và tập hợp vào TK 641 “Chi phí bán hàng”, cuối tháng được kết chuyển toàn bộ vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”để xác định kết quả kinh doanh trong tháng theo định khoản: Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 641: Chi phí bán hàng Ví dụ trong tháng 5/2006 Tổng số chi phí bán hàng được tính là: 9.600.000 đ được phản ánh chi tiết trên sổ chi phí bán hàng như sau: Biểu số 22: Sổ chi tiết chi phí bán hàng: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Nợ Có 68 20/5 Tiền lương phải trả cho nhân viên BH 641 334 6.200.000 6.200.000 75 31/5 Chi phí quảng cáo 641 111 2.500.000 2.500.000 Chi phí dịch vụ khác 641 111 900.000 900.000 Cộng 911 641 9.600.000 9.600.000 Căn cứ vào sổ này cuối thàng kế toán kết chuyển chi phí bán hàng theo định khoản: Nợ TK 911: 9.600.000 Có TK 641: 9.600.000 Số liệu này được làm căn cứ để ghi vào NKCT số 8. Toàn bộ chi phí bán hàng này được phân bổ hết cho số lượng hàng hoá tiêu thụ. 2.Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí QLDN của Công ty TNHH Xuân Lộc gồm các khoản tiền lương nhân viên quản lý, trả lãi vay Ngân hàng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí văn phòng... được tập hợp vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Cuối tháng kế toán kết chuyển một lần sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Ví dụ: Trong tháng 5/2006 tổng chi phí quản lý doanh nghiệp là: 16.500.000 đ Biểu số 23: Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Nợ Có 50 5/5 Tiền lương phải trả cán bộ quản lý 642 334 8.500.000 8.500.000 52 6/5 Điện sinh hoạt 642 111 450.000 450.000 25/5 Lãi vay 642 111 3.300.000 3.300.000 60 26/5 Điện thoại 642 111 925.000 925.000 65 28/5 Thuế môn bài 642 111 1.950.000 1.950.000 Các khoản phải chi bằng tiền khác 642 111 1.375.000 1.375.000 Cộng 911 642 16.500.000 16.500.000 Cuối tháng, số liệu này được kết chuyển một lần sang TK 911: Nợ TK 911: 16.500.000 Có TK 642: 16.500.000 3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh: Hàng thàng kế toán tiến hành xác định kết quả kinh doanh trong kỳ theo công thức: Kết quả kinh doanh = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí QLDN Doanh thu thuần = Doanh thu - (doanh thu hàng trả lại + giảm giá hàng bán + chiết khấu). Trình tự kế toán xác định kết quả kinh doanh: a. Nợ TK 111 : 2.468.269.958 Có TK 511 : 2.243.881.780 Có TK 3331 : 224.388.178 b. Nợ TK 112 : 504.028.133 Có TK 511 : 458.207.419 Có TK 3331 : 45.820.714 c. Nợ TK131 : 2.701.407.732 Có TK 511 : 2.455.825.211 Có TK 3331 : 245.582.521 d. Nợ TK 511 : 1.800.000 Có TK 532 : 1.800.000 e. Nợ TK 511 : 5.156.114.410 Có TK 911 : 5.156.114.410 f. Nợ TK 632 : 5.095.792.740 Có TK 156 : 5.095.792.740 g. Nợ TK 911 : 5.121.892.740 Có TK 632 : 5.095.792.740 Có TK 641 : 9.600.000 Có TK 642 : 16.500.000 Kế toán phản ánh kết qủa kinh doanh trên NKCT số 8. * Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu số 24) Biểu số 24: Nhằm phản ánh kết quả kinh doanh của DN Cơ sở số liệu: Dựa vào sổ theo dõi tiêu thụ, các NKCT 1,2, sổ chi phí bán hàng, chi phí QLDN... Phương pháp lập: Phần ghi Nợ TK 111, 112, ghi Có TK 131 dựa vào bảng kê số 11. Phần ghi Nợ TK 111, 112, 131, ghi Có TK 511 dựa vào sổ theo dõi tiêu thụ. Phần ghi Nợ TK 632, ghi Có TK 1561, 1562. Phần ghi Nợ TK 911, ghi Có TK 632, 641, 642 dựa giá vốn hàng hoá xuất kho và sổ chi phí bán hàng, chi phí QLDN. Kết quả kinh doanh của Công ty trong tháng 5 được xác định như sau: Kết quả = (5.157.914.410 - 1.800.000) - 5.095.792.740 - 9.600.000 - 16.500.000 = 34.221.670 đ. * Sổ cái TK 911 Biểu số 25 Sổ cái TK 911 (Tháng 5/2006) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Kết chuyển doanh thu 511 5.156.114.410 Kết chuyển giá vốn 632 5.095.792.740 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 9.600.000 Kết chuyển chi phí QLDN 642 16.500.000 Lãi kinh doanh 421 34.221.670 Cộng 5.156.114.410 5.156.114.410 Phần III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả I. Nhận xét chung về công tác quản lý kế toán bán hàng và xác định kết quả tại công ty tnhh Xuân Lộc: Trong điều kiện mở cửa với nền kinh tế thị trường. Ban lãnh đạo Công ty đã linh hoạt đưa ra nhiều biện pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn. Nhận thức đúng quy luật kinh tế thị trường, từ đó vận dụng sáng tạo vào thực tế, Công ty đã hiểu được “Bán hàng là sức sống”, cho nên trong vấn đề quản lý, bộ phận kế toán của Công ty đã quan tâm thích đáng tới việc kế toán bán hàng, doanh thu bán hàng và xác định kết quả. Cùng với sự phát triển của Công ty, trình độ quản lý của Công ty cũng không ngừng được củng cố và nâng cao. Để tồn tại và phát triển đòi hỏi Công ty phải chú trọng đến vấn đề quản lý thu mua hàng hoá, tìm nguồn hàng có mức giá hợp lý, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành hàng hóa tạo sức cạnh tranh trong tiêu thụ. Với hàng hoá Công ty có một hệ thống kho, được xây dựng kiên cố, chắc chắn để đảm bảo hàng hóa tránh khỏi tác động của thiên nhiên như han, rỉ,... chống mất mát hao hụt tự nhiên. Hệ thống kho được bố trí một cách khoa học, hợp lý theo từng loại, từng nhóm, từng thứ hàng hoá tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý kiểm tra số lượng hàng hoá nhập, xuất, tồn của từng chủng loại hàng hoá. Ngoài ra các cửa hàng cũng có kho hàng hoá của riêng mình. Công ty đã đặc biệt coi trọng tới khâu bán hàng. Phòng kế hoạch, phòng thị trường đã được mở rộng để tìm kiếm thị trường, khách hàng nhằm đẩy mạnh khối lượng hàng hóa bán ra. Cùng với phòng thị trường là các nhân viên tiếp thị tại cửa hàng ngày ngày tìm kiếm mở rộng thị trường phục vụ cho người tiêu dùng. Về công tác kế toán: Kế toán hàng hoá ghi chép tình hình biến động hàng hoá được kết hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp hàng hoá. Hệ thống kế toán hàng hoá ghi chép rõ ràng đầy đủ, chính xác và hợp lý, phương pháp kế toán chi tiết thẻ song song đã mang lại hiệu quả cao trong hạch toán hàng hoá. Việc tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng và công tác kế toán nói chung đã đáp ứng được yêu cầu của Công ty đề ra: Đảm bảo tình thống nhất về mặt phạm vi phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý rõ ràng, dễ hiểu. Trong quá trình hạch toán đã hạn chế những trùng lắp trong ghi chép mà vẫn đảm bảo tính thống nhất của nguồn số liệu ban đầu. Do đó việc tổ chức công tác kế toán ở Công ty là phù hợp với điều kiện một doanh nghiệp có phạm vi hoạt động rộng. Việc áp dụng các hình thức kế toán NKCT cho thấy đơn vị đã biết khai thác khả năng về chuyên môn đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán toàn Công ty, giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán, giảm lao động trong phòng kế toán mà vẫn cung cấp nhanh nhất, chính xác những thông tin kinh tế phục vụ cho quản lý điều hành doanh nghiệp nói chung và tình hình tiêu thụ của Công ty nói riêng. II. Nhận xét cụ thể: 1. Kế toán bán hàng: - Phân loại hàng hoá: công ty chưa lập được hệ thống mã số cho từng chủng loại hàng hoá để phòng kế toán và các phòng ban có thể sử dụng được thống nhất, tránh nhầm lẫn trong việc kết hợp quản lý hàng hoá trên máy vi tính. Phương pháp tính giá vốn hàng hoá xuất kho: Hiện nay công ty đang tính trị giá vốn của hàng hoá xuất kho theo phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền. Theo phương pháp này trong thang giá thành thực tế của hàng hoá xuất kho chưa được ghi sổ mà cuối tháng khi kế toán tập hợp được trị giá của hàng hoá nhập kho thì mới tính được đơn giá bình quân, khi đó mới tính được trị giá vốn của hàng hoá xuất kho. áp dụng theo phương pháp này thì việc phản ánh số tiền tồn kho hàng hoá sẽ không liên tục mà phải đến cuối tháng kế toán mới phản ánh được. Lập dự phòng giảm giá: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là thực hiện nguyên tắc thận trọng trong kế toán, giữ cho rủi ro tài chính nằm trong giới hạn cho phép, có thể kiểm soát. Nhưng hiện nay Công ty vẫn chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 2. Tình hình theo dõi công nợ: Công ty có rất nhiều bạn hàng, ngoài những khách hàng đến mua hàng và thanh toán ngay. Công ty còn có hàng loạt các khách hàng thường xuyên, bạn hàng quen thuộc thường đến nhận hàng trước và thanh toán sau. Chính điều này đặt cho kế toán Công ty trách nhiệm rất nặng nề: Thường xuyên phải kiểm tra, theo dõi một lượng tài sản khá lớn của mình nhưng vẫn còn đang trong quá trình thanh toán. Công ty đã tìm ra và hoàn thiện các biện pháp thích hợp, từ mềm dẻo đến cứng rắn để thu hồi nợ. Các biện pháp đó phải đảm bảo cả hai nguyên tắc: Lợi ích của Công ty không bị vi phạm, đồng thời không bị mất bạn hàng. Cơ chế bán hàng của Công ty là cơ chế mở, luôn coi “khách hàng là thượng đế”. Do đó khách hàng đến mua hàng được phục vụ tận tình chu đáo. Hiện nay Công ty vẫn chưa lập được dự phòng các khoản phải thu khó đòi, đây là điểm cần khắc phục. 3. Về nghiệp vụ bán hàng, xác định doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: Xuất phát từ đặc điểm công tác bán hàng, Công ty TNHH Xuân Lộc đã vận dụng linh hoạt lý luận kế toán vào thực tế, đưa ra hệ thống sổ sách ghi chép quá trình bán hàng phản ánh chính xác doanh thu bán hàng. Ngiệp vụ bán hàng của Công ty xảy ra từng ngày, từng giờ nhưng Công ty đã làm tốt việc theo dõi tình hình thanh toán của từng hoá đơn. Đây là kết quả của quá trình làm việc cần cù có sáng tạo và trách nhiệm của bộ phận kế toán. Công ty TNHH Xuân Lộc đã xác định kết quả sản xuất kinh doanh (lỗ, lãi) đến từng chủng loại hàng hoá. Tập hợp đầy đủ và chính xác các khoản chi phí bán hàng và chi phí QLDN phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh.Nhưng hiện nay vì số chi phí bán hàng và chi phí QLDN còn thấp nên Công ty chưa áp dụng phân bổ chi phí cho số lượng hàng hoá xuất bán. Công ty chưa có các hình thức chiết khấu bán hàng để khuyến khích tiêu thụ. III. Một số ý kiến góp phần hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả ở Công ty TNHH Xuân Lộc: Trong thời gian thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế về kế toán và xác định kết quả ở Công ty TNHH Xuân Lộc tôi nhận thấy: về cơ bản công tác kế toán đã đi vào nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ của Nhà nước, phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty hiện nay. Bên cạnh đó Công ty TNHH Xuân Lộc không tránh khỏi những tồn tại, những vấn đề chưa hoàn toàn hợp lý và chưa thật tối ưu. Sau đây tôi xin đưa ra một số ý kiến, giải pháp nhằm với mong muốn hoàn thiện hơn công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả ở Công ty. 1. ý kiến về bộ máy kế toán và phân công trong bộ máy kế toán: Phòng kế toán của Công ty gồm 8 người, với trình độ cao kinh nghiệm lâu năm thực sự là một lợi thế của Công ty. Việc bố trí công việc của các thành viên trong phong khá hợp lý. Tuy nhiên để nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán thì có thể vài năm một lần kế toán viên nên đổi phần việc của mình cho người khác. Qua đó, mỗi người sẽ có một tầm nhìn khái quát hơn về kế toán, hiểu sâu sắc hơn từng phần hành công việc đồng thời khi quay trở lại công việc cũ họ sẽ làm tốt hơn nữa việc làm đó sẽ tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc tránh trường hợp thực hiện trùng lặp giữa các phần hành riêng. 2. ý kiến về hoàn thiện kế toán chi tiết hàng hoá: Công ty nên đặt hệ thống mã số cho từng chủng loại hàng hoá để tiện cho công tác quản lý của đơn vị, đồng thời tiện cho công tác hạch toán kế toán trên máy vi tính. Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Từ những đặc điểm kinh doanh của Công ty đòi hỏi phải tiến hành lập dự phòng như thế nào ? Tác động về tài chính: Dự phòng giảm phần vốn lưu động thực sự nằm trong luân chuyển, dự phòng quá lớn không cần thiết sẽ làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Dự phòng quá nhỏ so với yêu cầu sẽ không đủ bù đắp thâm hụt do giảm giá, dẫn đến tình trạng mất cân bằng vốn lưu động, ảnh hưởng tới kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty nên mở TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính.Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thực hiện theo đúng các quy định của cơ chế quản lý tài chính hiện hành. Việc lập dự phòng phải tính cho từng thứ hàng hoá tồn kho nếu có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên, có thể xảy ra trong niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng, giá trị hàng tồn kho xác định khoản giảm giá hàng tồn kho cho niên độ kế toán tiếp theo. Nợ TK 159 Có - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập vào kết quả SXKD - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã tính vào CPQL doanh nghiệp SD: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán nếu có những chứng cứ chắc chắn về giá trị thực tế của hàng tồn kho thấp hơn giá trị có thể bán được trên thị trường, kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo các quy định của cơ chế tài chính hiện hành, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí QLDN Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán sau: + Trường hợp số dự phòng cần lập cho năm sau nhỏ hơn số dự phòng cần lập của năm trước, ghi: Nợ TK 159 Có TK 721 - Các khoản thu nhập bất thường + Trường hợp số dự phòng cần lập cho năm sau lớn hơn số dự phòng cần lập của năm trước, ghi: Nợ TK 642 Có TK 159 3. ý kiến về giá vốn hàng hoá: Hiện nay Công ty đang tính trị giá vốn của hàng hoá xuất kho theo phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền. áp dụng theo phương pháp này thì việc phản ánh số tiền tồn kho hàng hoá sẽ không được liên tục mà phải đến cuối tháng kế toán mới phản ánh được. Vì vậy Công ty nên áp dụng theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này kế toán trừ sổ chi tiết hàng hoá cũng có thể rút được số lượng hàng tồn kho và số tiền tồn của hàng hoá. Phản ánh kịp thời chính xác tình hình luân chuyển hàng hoá của doanh nghiệp. 4. ý kiến hoàn thiện về lập dự phòng phải thu khó đòi: Trong hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Xuân Lộc có những khoản phải thu mà người nợ có hoặc không có khả năng trả nợ. Nhưng Công ty vẫn chưa có kế hoạch lập dự phòng phải thu khó đòi. Vì vậy Công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi để phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán. Cuối niên độ kế toán doanh nghiệp phải có dự kiến số nợ có khả năng khó đòi, tính trước vào chi phí kinh doanh trong kỳ hạch toán. Số tính trước này được gọi là dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Việc xác định số lập dự phòng về các khoản phải thu khó đòi và việc xử lý xoá nợ khó đòi phải theo quy định của cơ chế tài chính. Doanh nghiệp mở TK 139 - Dự phòng phải thu kho đòi Nợ TK 139 Có - Các khoản nợ phải thu khó đòi không thu được phải xử lý xoá nợ. - Kết chuyển số chênh lệch về dự phòng đã lập không sử dụng còn lại đến cuối niên độ kế toán lớn hơn số phải trích lập dự phòng cho niên độ sau. - Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí. DC: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi còn lại vào cuối kỳ - Căn cứ vào quy định của cơ chế tài chính, cuối niên độ kế toán, tính dự phòng các khoản phải thu khó đòi, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí QLDN Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi - Khi hoàn nhập các khoản dự phòng phải thu khó đòi theo quy định, ghi: Nợ TK 139 Có TK 721 - Nếu có khoản phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được, doanh nghiệp làm thủ tục xoá nợ, ghi: Nợ TK 139 Có TK 131 Có TK 138 - Phải thu khác Đồng thời ghi vào bên nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý. (TK ngoài bảng) Đối với những khoản phải thu khó đòi đã xử lý xoá nợ, nếu khách hàng trả lại, khi thu tiền, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 721 Đồng thời ghi vào bên có TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý. (TK ngoài bảng) Khi tính số dự phòng phải thu khó đòi của niên độ sau: Trường hợp số dự phòng cần lập của niên độ sau ít hơn số dự phòng đã lập của niên độ trước thì số chênh lệch ghi: Nợ TK 139 Có TK 721 Trường hợp số dự phòng cần lập của niên độ sau nhiều hơn số dự phòng đã lập còn lại của niên độ trước thì số phải lập dự phòng bổ xung ghi: Nợ TK 642 Có TK 139 5. ý kiến hoàn thiện về kế toán bán hàng: Công ty có chính sách khuyến khích khách hàng để tăng doanh thu bán hàng nhằm tăng lợi nhuận, cụ thể như giảm giá cho các khách hàng mua với số lượng lớn hay thực hiện việc chiết khấu bán hàng. Để hạch toán các nghiệp vụ này Công ty phải sử dụng các tài khoản sau: TK 521: Chiết khấu bán hàng. TK 532: Giảm giá bán hàng. Khi phát sinh chiết khấu, giảm giá hàng bán kế toán ghi định khoản như sau: Nợ TK 521 Nợ TK 532 Có TK 131 Hoặc Có TK 111, 112 Đồng thời kế toán điều chỉnh doanh thu: Nợ TK 511 hoặc 512 Có TK 531 Có TK 532 Khi nộp tiền bán hàng cho Ngân hàng, hiện nay kế toán không ghi qua tài khoản 113 mà chỉ khi nhận được giấy báo có của Ngân hàng kế toán ghi thẳng sang TK 112. Chỉ đến cuối tháng, nếu Ngân hàng chưa báo có kế toán mới ghi qua TK 113. Như vậy trong những thời điểm nhất định trong tháng, kế toán chưa phản ánh đầy đủ tiền vốn trong Công ty. Theo tôi, khi nộp tiền vào ngân hàng, căn cứ vào giấy nộp tiền đã được Ngân hàng ký nhận, kế toán ghi định khoản như sau: Nợ TK 113 Có TK 111 - Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 112 Có TK 113 6. ý kiến về hình thức sổ kế toán: Theo chế độ kế toán hiện hành, các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán. Mỗi hình thức đều có những ưu điểm riêng và điều kiện áp dụng thích hợp. Qua nghiên cứu tình hình thực tế, tôi nhận thấy hình thức sổ kế toán NKCT mà doanh nghiệp đang áp dụng do kết hợp nhiều chỉ tiêu trên một trang sổ, một số động tác ghi chép nên mẫu sổ trở nên phức tạp và không thuận tiện cho việc áp dụng trên máy vi tính. Để thuận lợi cho việc áp dụng máy vi tính, Công ty nên sử dụng hình thức nhật ký chung thay cho hình thức NKCT. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kết toán chi tiết Chứng từ gốc Đối chiếu Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Trên đây là một số phương hướng nhằm hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tại Công ty TNHH Xuân Lộc. Tuy nhiên để những phương hướng đó được thực hiện thì cần phải có những biện pháp sau: Công ty phải thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên kế toán toàn công ty. Công ty phải trang bị cơ sở vật chất đầy đủ cho phòng kế toán. Công ty phải có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh chế độ kế toán về tài khoản sử dụng, các quan hệ đối ứng tài khoản và chế độ sổ sách kế toán. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp với nhau. Để đứng vững trên thị trường và không ngừng phát triển là một vấn đề hết sức khó khăn. Nhưng chính sự biến động này của nền kinh tế đã giúp nhiều doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Việc hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả là rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp tổ chức hoạt động tiêu thụ hàng hoá của mình một cách có hiệu quả hơn, đồng thời nó giúp doanh nghiệp có thể quản lý tốt hơn hoạt động tiêu thụ của mình, đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước và nâng cao đời sống CBNV. Do thời gian thực tập chưa nhiều, nên các vấn đề đưa ra trong chuyên đề này chưa có tính khái quát cao, việc giải quyết chưa hẳn đã hoàn toàn thấu đáo và không tránh khỏi thiếu sót. Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp chỉ bảo của các thầy cô giáo ,các đồng chí trong phòng kế toán để chuyên đề của tôi được tốt hơn nữa. Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình hiệu quả của Ban lãnh đạo Công ty, phòng kế toán Công ty TNHH Xuân Lộc , các thầy cô giáo trong khoa kế toán và đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của cô giáo hướng dẫn Thạc Sỹ Phạm Thị Minh Hồng chỉ bảo tôi hoàn thành chuyên đề này. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Tạp chí kế toán 2. Kế toán doanh nghiệp tài chính - NXB Tài chính 3. Hướng dẫn thực hành hạch toán kế toán - NXB Thống kê 4. Hệ thống văn bản hướng dẫn thực hiện Luật thuế GTGT - NXB Tài chính 5. Một số tài liệu kinh tế - tài chính khác. mục lục Biểu số 7: Nhật ký chứng từ số 1 Ghi có TK 111 Tháng 5/2006 Ngày Ghi có TK 111, ghi nợ các TK 112 131 133 1561 1562 133 331 641 642 ... Cộng có TK 111 5/5 67.000.000 414.714.513 8.500.000 490.214.513 6/5 20.000.000 112.284.676 132.284.676 8/5 65.000.000 3.700.000 370.000 69.070.000 12/5 140.000.000 140.000.000 15/5 250.000.000 25.000.000 275.000.000 20/5 22.323.082 6.200.000 28.523.082 22/5 71.000.000 247.356.000 24.735.600 267.626.267 610.717.867 25/5 540.000.000 54.000.000 594.000.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 583.000.000 ... ... 1.247.618.550 86.827.930 133.444.648 1.767.694.621 9.600.000 16.500.000 ... ... Biểu số 8 Nhật ký chứng từ số 2 Ghi có TK 112 Tháng 5/2006 Ngày Diễn giải Ghi có TK 112, ghi nợ các TK 111 1561 133 311 331 641 642 ... Cộng có TK 112 3/5 Mua thép của Cty thép Posco 589.468.000 58.946.800 648.414.800 6/5 Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt 20.000.000 20.000.000 12/5 Trả tiền cho Cty gang thép Thái Nguyên 300.000.000 300.000.000 15/5 Trả tiền cho Cty kim khí HN 200.000.000 200.000.000 22/5 Trả tiền cho Cty Vinausteel 80.582.000 80.582.000 ………… ………… ………… ………… ………… …… …… … ………… Cộng 215.000.000 1.589.468.000 58.946.800 300.000.000 880.582.000 … ………… Biểu số 10 Đơn vị: Công ty TNHH Xuân Lộc Nhật ký chứng từ số 5 Tháng 5/2006 Ghi có TK 331 Số Tên đơn vị Dư đầu tháng Ghi có TK 331, ghi nợ các TK Theo dõi thanh toán Số dư cuối TT Nợ Có 156 133 Cộng có 331 111 112 331 Cộng nợ 331 Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 Chi nhánh TP HCM 970.622.456 274.215.800 27.421.580 301.637.380 973.880.797 973.880.797 298.379.039 2 Công ty kim khí Hà Nội 450.000.450 600.200.000 60.020.000 660.220.000 950.000.000 950.000.000 160.220.450 3 Công ty kim khí Q. Ninh 1.135.374.440 398.368.200 39.836.820 438.205.020 580.582.000 580.582.000 992.997.460 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 2.635.997.346 2.154.032.100 215.403.210 2.369.435.310 1.767.694.621 880.582.621 2.602.147.546 2.377.156.035 Biểu số 11 Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn Tháng 5/2006 TK 156 Chủng loại Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tôn cuối tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền 6 LD 62.602,7 3.963 248.088.680 88.238 3.980 351.179.060 101.123,5 3.972,8 401.743.440 49.717,2 3.972,8 197.524.300 8 LD 65.473,2 4.059 265.811.400 81.565 3.969 323.716.180 78.211,1 4.009,3 313.575.010 68.827,4 4.009,3 275.952.570 10 LD 24.931,7 4.008 99.919.400 17.550 4.115 72.218.250 26.943,1 4.052 109.174.400 15.538,5 4.052 62.963.250 16 LD 39.215,3 3.982 156.170.200 105.861 4.007 431.624.990 121.194,4 4.051,6 491.031.230 23.881,94 4.051,6 96.763.960 18 LD 30.181 3.917 118.223.900 58.110 4.065 238.217.150 33.755,7 4.014,4 133.511.150 54.535,2 4.014,4 218.929.900 ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... Cộng 333.881 4.028 1.344.898.300 240.399 4.023,8 4.991.118.650 1.244.710 4.024,3 5.009.191.040 329.570 4.026 1.326.825.910 Biểu số 15 Sổ chi tiết tiêu thụ tài khoản 511 Tháng5/2006 Chứng từ Tên khách hàng Thép f6 LD + 8 LD Thép f18 LD ... 511 3331 111 112 131 SH NT Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền ... 41292 3/5 Công ty Licogi 30.058,2 131.162.863 131.162.863 13.116.286 144.279.149 41315 19/5 Cty Hà Minh 41.000 164.000.000 164.000.000 16.400.000 180.400.000 41343 29/5 Cty Minh Phượng 20.000 80.200.000 80.200.000 8.020.000 88.202.000 41345 30/5 Cty Hoàng Phong 19.000 75.050.000 75.050.000 7.505.000 82.555.000 ..... ..... ..... ..... ..... ... ..... ..... ..... ..... Cộng 101.123,5 409.500.000 70.058,2 285.729.863 5.157.914.410 515.791.441 2.468.269.958 504.028.160 2.701.407.732 Biểu số 20 Bảng kê số 11 - PHải thu của khách hàng Tháng 5/2006 Số TT Diễn giải Dư đầu tháng Ghi nợ TK 131, ghi có các TK Ghi có TK 131, ghi nợ các TK Số dư cuối tháng 511 3331 Công nợ 111 112 ... Cộng có 1 Cty Licogi 1.064.724.068 698.758.970 69.875.897 768.634.866 569.807.930 569.807.930 1.263.511.004 2 Cty M. Phương 92.871.815 315.820.000 31.582.000 347.402.000 92.871.815 92.871.815 347.402.000 3 Cty Hà Minh 350.000.000 350.000.000 350.000.000 0 ... ... Cộng 1.907.595.883 2.455.825.211 245.582.521 2.701.407.732 1.488.365.815 847.092.930 2.335.458.745 2.273.544.870 Biểu số 24 Nhật ký chứng từ số 8 Stt Các TK ghi có 156 111 511 3331 532 632 641 642 911 Cộng Các TK ghi nợ 1 TK 111-Tiền mặt 2.243.881.780 224.388.178 2.468.269.958 2 TK 112- TGNH 458.207.419 45.820.741 504.028.160 3 TK 131-Phải thu của khách 2.455.825.211 245.582.521 2.701.407.732 4 TK 511-Doanh thu bán hàng 1.800.000 5.156.114.410 5.157.914.410 5 TK 532-Giảm giá hàng bán 1.800.000 1.800.000 6 TK 632-Giá vốn 5.095.792.740 5.095.792.740 7 TK 911-Xác định kết quả kinh doanh 5.095.792.740 9.600.000 16.500.000 5.121.892.740 Cộng 5.095.792.740 1.800.000 5.157.914.410 515.791.441 1.800.000 5.095.792.740 9.600.000 16.500.000 5.156.114.410