Đề tài Tổ chức kế toán, nguyên vật liệu – Công cụ dụng cụ ở xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kim Động – Hưng Yên

c mở và được dùng cho cả năm, cho từng kho. Mỗi thứ vật liệu được ghi vào một dòng trong sổ và ghi một lần trong tháng. Sổ đối chiếu luân chuyển Năm: Tên hàng Danh điểm vật tư hàng hoá Đvt Dư đầu tháng 01 Luân chuyển trong tháng 01 Dư đầu tháng 02 Luân chuyển trong tháng 02 .... Dư 31/12 SL ST Nhập Xuất SL ST Nhập Xuất .... SL ST SL ST SL ST SL ST SL ST .... Khi nhận được các chứng từ nhập xuất kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, phân loại chứng từ theo từng thứ hoặc có thể lập bảng kê nhập, bảng kê xuất, cuối tháng tổng hợp số liệu đã ghi trong chứng từ hay bảng kê nhập, bảng kê xuất theo chỉ tiêu số lượng và giá trị để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển sau đó tính ra số tồn kho cuối tháng. Số liệu về tình hình nhập xuất tồn kho trong sổ đối chiếu luân chuyển được đối chiếu với số liệu trên thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp. Ta có thể minh hoạ qua sơ đồ sau:Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất *Ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng - Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. -Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành được vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. - Điều kiện áp dụng: áp dụng cho những doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập xuất và chủng loại không lớn. 3.1.3.3. Phương pháp ghi sổ số dư: * Nội dung: - ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật tư giống như phương pháp ghi thẻ song song đồng thời sử dụng sổ số dư để cuối tháng ghi chuyển số tồn kho cuat từng thứ vật tư từ thẻ kho vào sổ số dư theo chỉ tiêu số lượng. Sổ số dư do kế toán mở và mở cho từng kho, dùng cho cả năm để ghi số tồn kho cuối tháng theo từng thứ theo dõi hai chỉ tiêu số lượng, số tiền. Thủ kho ghi cột số lượng, phòng kế toán ghi cột số tiền. Sau khi vào cột số lượng, thủ kho chuyển sổ số dư cho phòng kế toán. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất để ghi chép hàng ngày hay định kỳ tình hình nhập xuất theo chỉ tiêu giá trị theo từng nhóm nguyên vật liệu, theo từng kho và sử dụng bảng tổng hợp nhập xuất tồn để phản ánh tổng số vật tư luân chuyển trong tháng, số tồn kho cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Khi nhận được chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ, phân loại tổng hợp theo nhóm ghi vào bảng kê nhập, bảng kê xuất, lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất. Cuối tháng ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Khi nhận được sổ số dư thủ kho gửi đến kế toán tính ra số tiền của từng thứ nguyên vật liệu theo gía hạch toán, cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu phần ghi trên sổ số dư với bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Có thể khái quát theo sơ đồ sau: Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Sổ số dư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Sổ số dư Năm...... Đơn giá Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Số dư đầu năm Số dư tháng 1 ............... Số dư cuối năm SL ST SL ST SL ST SL ST * Ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng. - Ưu điểm: + Giảm khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi tiêu giá trị còn thủ kho ghi số lượng. + Công việc kế toán dàn đều trong tháng nên thực hiện được việc kiểm tra kiểm soát. - Nhược điểm: + kế toán chỉ ghi chỉ tiêu giá trị nên không thể biết được số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật tư hàng hóa muốn biết phải xem thẻ kho . + Việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn rất khó khăn - Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có chủng loại vật tư hàng hoá lớn, việc xuất nhập xảy ra thường xuyên, doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống giá hạch toán và có đội ngũ kế toán vững vàng. 3.2. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: 3.2.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là việc nhập xuất vật tư được thực hiện thường xuyên liên tục căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho để ghi vào tài khoản vật tư tương ứng. Mọi trường hợp tăng vật tư phải có đầy đủ thủ tục chứng từ để làm cơ sở cho việc ghi tăng vật tư trong sổ kế toán. Các chứng từ ghi tăng vật tư bao gồm các chứng từ bắt buộc: Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu 08-VT) Phiếu mua hàng (Mẫu 13-BH) Hoá đơn thuế giá trị gia tăng Ngoài ra còn có thể sử dụng các chứng từ hướng dẫn như: Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT) Các chứng từ bắt buộc phải được lập kịp thời, đúng mẫu quy định và đầy đủ các yếu tố nhằm đảm bảo tính pháp lý khi ghi sổ kế toán. Việc luân chuyển chứng từ phải có kế hoạch cụ thể để đảm bảo ghi chép cụ thể kịp thời. Để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản dưới đây: * TK 151: Hàng mua đang đi đường. TK này phản ánh trị giá vật tư doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và còn đang đi đường cuối tháng trước và tháng này đã nhập kho. Kết cấu của tài khoản này như sau: - Bên nợ ghi: + Trị giá vật tư hàng hoá đang đi đường ( hàng đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp) + Kết chuyển trị giá vật tư hàng hoá đang đi đường cuối tháng từ tài khoản 611 sang (phương pháp kiểm kê định kỳ) - Bên có ghi: +Trị giá vật tư hàng hoá đang đi đường tháng trước tháng này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay + Kết chuyển trị giá hàng đang đi đường đầu kỳ sang bên nợ TK 611 ( phương pháp kiểm kê định kỳ) *TK 152: Nguyên vật liệu. TK này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên liệu vật liệu theo trị giá vốn thực tế . Kết cấu của tài khoản này như sau: - Bên nợ ghi: +Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ + Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại. +Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ từ TK611sang (phương pháp kiểm kê định kỳ). - Bên có ghi: + Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu giảm trong kỳ do xuất dùng + Số tiền giảm giá, trả lại nguyên vật liệu khi mua + Số tiền điều chỉnh nguyên vật liệu khi đánh giá lại. + Trị giá nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê. + Kết chuyển trị gía vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ sang Tk 611 (phương pháp kiểm kê định kỳ). - Số dư Nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. .3.2.1.1 Kế toán tăng nguyên vật liệu. Nhập vật tư do mua ngoài: *Trường hợp 1: Hàng và hoá đơn cùng về: - Trường hợp này, vật tư về nhập kho có hoá đơn cùng về, kế toán căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho để ghi theo giá mua chưa có thuế GTGT. Nợ TK 152 :Nguyên liệu, vật liệu Có TK 111,112,141,331... - Nếu vật tư mua về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp thì trị giá vật tư nhập kho theo tổng giá thanh toán như trên hoá đơn. *Trường hợp 2: Hàng về chưa có hoá đơn - Nếu vật tư mua đã về, hoá đơn chưa về, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng mua hàng tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho. Khi nhận được phiếu nhập kho, kế toán chưa ghi ngay mà lưu vào tập hồ sơ “hàng chưa có hoá đơn”. - Nếu trong tháng có hoá đơn về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổ bình thường giống trường hợp 1. - Nếu đến cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổ theo giá tạm tính: Nợ TK 152- Nguyên liệu vật liệu Có TK liên quan (331,...) Sang tháng sau, khi hoá đơn về, tiến hành điều chỉnh giá thực tế bằng các cách: + Cách 1: Xoá bút toán đã ghi theo giá tạm tính tháng trước; đồng thời căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho ghi bình thường như trường hợp 1. + Cách 2: Ghi chênh lệch giữa giá thực tế với giá tạm tính. Nếu giá thực tế > giá tạm tính thì ghi bình thường. Nếu giá thực tế < giá tạm tính thì ghi số âm. * Trường hợp 3: Hàng đang đi đường - Khi nhận được hoá đơn, kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu vào tập hồ sơ “ hàng đang đi đường”. -Trong tháng nếu hàng đã về nhập kho thì kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho ghi sổ bình thường như trường hợp 1. - Nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi tăng trị giá hàng đang đi đường. Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường. Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK liên quan (111,112,331...). Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho để ghi: Nợ TK 152- Nguyên liệu vật liệu. Có TK 151- Hàng mua đang đi đường. * Trường hợp 4: Nhập khẩu nguyên vật liệu. + Căn cứ vào phiếu nhập kho của vật tư kế toán ghi: Nợ TK 152- Nguyên liệu vật liệu. Có TK 331- Phải trả cho người bán. Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp ngân sách + Căn cứ vào chứng từ phản ánh thuế giá trị gia tăng của vật tư nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp ngân sách. * Trường hợp 5: Phản ánh các chi phí thu mua. Căn cứ vào chứng từ phản ánh chi phí thu mua kế toán ghi : Nợ TK 152- Nguyên liệu vật liệu. Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111,112,331.... * Trường hợp 6: Các khoản chiết khấu, giảm giá vật tư: Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 331- phải trả người bán (nếu chưa thanh toán) Nợ TK 111 (112) (nếu đã thanh toán) Có TK 152 (các khoản chiết khấu, giảm giá) Có TK 515- Doanh thu hoạt động tài chính (khoản chiết khấu thanh toán). Có TK133: (giảm thuế GTGT được khấu trừ). Nhập vật tư do tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công chế biến Căn cứ vào trị giá vốn thực tế nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu. Có TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Nhập vật tư do nhận vốn góp liên doanh. Căn cứ vào chứng từ kế toán kế toán ghi theo giá đã được hội đồng liên doanh xác định: Nợ TK 152- Nguyên liệu vật liệu. Có TK 411- Nguồn vốn kinh doanh Nhập vật tư do được biếu tặng. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 152- Nguyên liệu vật liệu. Có TK 711- Thu nhập khác. Nhập vật tư đã xuất ra sử dụng không hết đem nhập lại kho: Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 152- Nguyên liệu vật liệu. Có TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Có TK 627- Chi phí sản xuất chung. Có TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. 3.2.1.2. Kế toán giảm nguyên vật liệu: Khi xuất nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, dịch vụ, xây dựng cơ bản hoặc dùng cho công tác quản lý; căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tính ra trị giá vốn thực tế xuất kho cho từng đối tượng sử dụng để ghi: Nợ TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung. Nợ TK 641- Chi phí bán hàng. Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang. Có TK 152- Nguyên vật liệu. Khi xuất nguyên vật liệu gửi đi bán hoặc giao bán trực tiếp, căn cứ vào trị giá vốn thực tế xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 157- Hàng gửi đi bán. Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán. Có TK 152- Nguyên vật liệu. Xuất kho nguyên vật liệu góp vốn liên doanh với đơn vị khác: Nợ TK 128- Đầu tư ngắn hạn khác. Nợ TK 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản (chênh lệch giảm) Có TK 152- Nguyên vật liệu. Hoặc Có TK 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản (chênh lệch tăng) 4) Xuất kho nguyên vật liệu cho vay tạm thời, căn cứ vào trị giá vốn thực tế xuất kho, kế toán ghi : Nợ TK 138 (1388) (cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời). Nợ TK 136 (1368) (cho vay nội bộ). Có TK 152. 3.2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của vật tư trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của vật tư, tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ. Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho, xuất kho hàng ngày được phản ánh theo dõi trên tài khoản “mua hàng”. Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức: Số lượng vật tư xuất kho Số lượng vật tư tồn đầu kỳ Số lượng vật tư nhập trong kỳ Số lượng vật tư tồn cuối kỳ TK sử dụng: 152.-Nguyên vật liệu Ngoài ra còn sử dụng thêm TK 611- mua hàng. Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế của vật tư tăng, giảm trong kỳ. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên nợ ghi : + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho đầu kỳ. + Trị giá vốn thực tế của vật tư tăng trong kỳ. Bên có ghi: + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho cuối kỳ. + Trị giá vốn thực tế của vật tư giảm trong kỳ. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: Đầu kỳ kết chuyển trị giá vốn thực tế của vật tư tồn đầu kỳ và đang đi đường, kế toán ghi: Nợ TK 611- Mua hàng. Có TK 152. Có TK 151. Trong kỳ các trường hợp nhập vật tư mua ngoài,căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn, kê toán ghi trị giá mua của hàng nhập: Nợ TK 611- Mua hàng Nợ TK133- Thuế GTGT được khấu trừ (nếu thuế đầu vào được khấu trừ) Có TK liên quan (111,112,331...) + Phản ánh các chi phí thu mua vật tư căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK 611- Mua hàng Nợ TK 133- Thúê GTGT được khấu trừ (nếu thuếGTGT được khấu trừ) Có TK liên quan (111,112,331...) + Phản ánh số thuế nhập khẩu( nếu hàng nhập khẩu) Nợ TK 611- Mua hàng Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước. + Phản ánh khoản chiết khấu thanh toán được hưởng Nợ TK 111,112 (nếu đã trả tiền) Nợ TK 331 (nếu chưa trả tiền) Có TK 515- Doanh thu hoạt động tài chính. + Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá và hàng mua trả lại, căn cứ vào chứng từ kế toán ghi Nợ TK 111,112 (nếu đã trả tiền) Nợ TK 331 (nếu chưa trả tiền) Có Tk 611 (ghi giảm giá trị hàng mua) Có TK 133 (ghi giảm thuế GTGT của hàng mua trả lại) + Trị giá vật tư nhập kho do nhận vốn góp liên doanh của đơn vị khác do được cấp phát căn cứ vào chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 611- Mua hàng. Có TK411- Nguồn vốn kinh doanh + Trị giá vật tư nhập kho tự chế, thuê ngoài gia công chế biến căn cứ chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 611- Mua hàng Có TK 631- Gía thành sản xuất. 3). Cuối kỳ tiến hành kiểm kê xác định trị giá vốn thực tế vật tư tồn kho cuối kỳ và trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho để kết chuyển vào các TK liên quan. + Căn cứ vào kết quả kiểm kê, kết chuyển trị giá hàng đang đi đường và trị giá vốn thực tế cuả vật tư, kế toán ghi: Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường. Nợ TK 152- Nguyên vật liệu Có TK 611- Mua hàng + Căn cứ vào kết quả tính toán trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho và mục đích sử dụng từng loại vật tư, kế toán ghi: Nợ TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Nợ TK 641-Chi phí bán hàng Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 611- Mua hàng Phương pháp kế toán: 3.3. Hệ thống sổ sách sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu: 3.3.1. Với doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ: * Nguyên tắc cơ bản: Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế và lập báo cáo tài chính. * Hệ thống sổ như sau: Về Nhật ký chứng từ gồm: -Nhật ký chứng từ số 1- ghi có TK 111 -Nhật ký chứng từ số 2- ghi có TK 112 -Nhật ký chứng từ số 3- ghi có TK 113 -Nhật ký chứng từ số 4- ghi có TK 311,315, 341,342 -Nhật ký chứng từ số 5- ghi có TK 331 -Nhật ký chứng từ số 6- ghi có TK 151 Nhật ký chứng từ số 7- ghi có TK 142,152, 153,154,214,241,334,335,338,611,621, 622,627,631 -Nhật ký chứng từ số 8- ghi có TK 155,156,157,159,131,511,512 ,531,532,62,641, 642,711,721 ,811,821,911 -Nhật ký chứng từ số 9- ghi có TK 211,212,213 -Nhật ký chứng từ số 10- ghi có TK 121,128,129,136,138,139,141,144,221,222 ,228,229,244,333,336, 344,411,412, 413,414,415,421,431,441,451,461 Về bảng kê gồm: -Bảng kê số 1 – ghi Nợ TK 111 -Bảng kê số 2 – ghi Nợ TK 112 -Bảng kê số 3 – Bảng tính giá thành thực tế nguyên vật liệu -Bảng kê số 4 – Tập hợp cho phí sản xuất theo phân xưởng -Bảng kê số 5 – Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí đầu tư xây dựng cơ bản -Bảng kê số 6 – Bảng kê chi phi trả trứơc, chi phí phải trả -Bảng kê số 8 – Bảng kê nhập xuất tồn kho thành phẩm, hàng hoá -Bảng kê số 9 – Bảng tính giá thực tế thành phẩm hàng hoá -Bảng kê số 10 – Bảng kê hàng gửi đi bán -Bảng kê số 11 – Bảng kê thanh toán với người mua Sổ cái Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ và thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sổ cái Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 3.3.2. Với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái: * Đặc trưng cơ bản: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký sổ cái. * Hệ thống sổ sách: Nhật ký sổ cái Các sổ thẻ kế toán chi tiết Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký sổ cái Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 3.3.3. Với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung * Đặc trưng cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phaỉ ghi sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từ nghiệp vụ phát sinh. Hệ thống sổ sách: Sổ nhật ký chung Sổ cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết Sổ thẻ kế toán chi tiết Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu. 3.3.4. Với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ: * Đặc trưng cơ bản: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng tưg ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hặc cả năm ( Theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. * Hệ thống sổ sách Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Báo cáo tài chính Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nvl tại Cn KTCT Thuỷ lợi huyện Kim Động A. Đặc điểm nvl đặc điểm NVL vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất. Nhưng do tính chất đặc thù của XN là DN hoạt động nửa công ích nửa dịch vụ, phần chi phí lớn nhất cho một quá trình sản xuất là điện năng, ngoài ra XN còn sử dụng nhiều loại VL khác để các trạm bươm hoạt động phục vụ cho nhu cầu qunả lý phục vụ sản xuất như: Nhiên liệu, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, thiết bị máy móc, XDCB. Các loại NVL CCDC xí nghiệp mua từ các xí nghiệp nhà máy, các tập thể, cá nhân đại lý dịch vụ bên ngoài. Do vậy tổ chức công kế toán NVL là một trong những bộ phận quan trọng của công tác kê toán. 2. Phân loại NVL CCDC tại XN Để quản lý tốt và tiết kiệm chi phí cho quá trình SX. XN phân loại như sau: Vật liệu phụ: Nhiên liệu : xăng, dầu, mỡ Phụ tùng thay thế : Vòng bi, pulông. Các loại vật liệu khác Toàn bộ số vật liệu công cụ dụng cụ được XN bảo quản, dự trữ tại kho vật tư của XN Đánh gía NVL Giá thực tế NVL của XN là giá nhập kho bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ Qua thời gian thực tập tại xí nghiệp KTCTTL Kim Động em xin sử dụng số liệu thực tế kế toán NVL CCDC B. Kế toán, nhập xuất VLCCDC 1. Thủ tục nhập: Toàn bộ VL CCDC được XN tổ chức hội đồng mua sắm bao gồm: Đ/c Phó Giám đốc, PT kỹ thuật và bộ phận kỹ thuật cơ điện, mua kiểm tra kỹ thuật, số lượng, chất lượng, giá hợp lý để nhập kho. Có biên bản kiểm tra bàn giao nhập kho và các giấy tờ thủ tục có liên quan khác 2. Thủ tục xuất: Các trạm bơm, các cụm, các phòng ban có nhu cầu sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa thay thế máy móc thiết bị ., có giấy đề nghị, có biên bản kiểm tra xác nhận của bộ phận kỹ thuật giám đốc duyệt toán lập phiếu xuất kho . Tất cả các thủ tục nhập xuất kho vật tư được kế toán và thủ kho vào sổ theo dõi cả về số lượng và giá trị và giá trị, cuối tháng lên bảng kê đối chiếu giữa sổ kế toán, thẻ kho và các tài khoản. Cuối mỗi quý kế toán lập báo cáo xuất nhập vật tư tồn kho đồng thời tiến hành kiểm kê kho thực tế nếu có chênh lệch thừa thiếu báo cáo phụ trách kế toán và giám đốc xem xét xử lý kịp thời theo đúng chê độ hiện hành. XN sử dụng giá thực tế xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh Giá TT VL xuất kho = SL VL xuất trong kỳ x Đg TT đích danh VL xuất trong kỳ II.1 Trình tự hạch toán NVL Tháng 10/ 2007 có số liệu nhập kho Sau khi thống nhất giá cả và phương thức giao hàng thanh toán ngày 5/10/2007 có phiếu nhập kho Theo HĐGTGT 09252 của xí nghiệp thuỷ lợi Thanh Bình – Hải Dương gồm 8 loại vật tư phụ tùng thay thế với số tiền là :25.900.000đ được thủ kho hội đồng mua bán và giám đốc ký duyệt. Kế toán lập phiếu nhập vật tư số 57 ( 5/10/2007) hàng giao tại kho ông Hàm XN Tương tự tháng 10/2007 XN còn có các phiếu xuất kho Phiếu xuất kho số 58 số tiền: 1.200.000 Phiếu nhập kho số 59 số tiền: 1.400.000 Phiếu nhập kho số 60 số tiền : 2.750.000 Đơn vị: ct-ktct thuỷ lợi Phiếu nhập kho Mẫu Số: 01 VT Địa chỉ: Kim Động-Hưng Yên Ngày 05 tháng 10 năm 2007 QĐ số: 15/2006/QĐ/CĐKT Nợ: TK 152 Ngày 20/3/2006 của BTC Có: TK 331 Số: 57 Họ tên người giao hàng : Phạm Thị Minh Hằng Theo số. Ngày 03 tháng 10 năm 2007 của XNCT TL Thanh Bình, Hải Dương. Nhập tại kho: Ông Hàm Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C/từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 8 Máy mồi chân không Cánh quạt 1000m3/h Pulông cắt đăng 1000 Gioăng cắt đăng Pu lu bơni Sắt tròn Pulông cắt đăng Lắp bệ 1000 Cộng: Bộ Bộ Cái Cái Cái Kg Cái Bộ 2 5 300 3000 20 20 190 5 2 5 300 3000 20 20 190 190 2.800.000 300.000 5.000 500 160.000 60.000 15.000 450.000 5.600.000 1.500.000 1.500.000 1.500.000 3.200.000 1.200.000 2.850.000 2.250.000 25.900.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai mươi năm triệu chín trăm nghìn đồng chẵn. Nhập ngày 05 tháng 10 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Ngày 06/10/2000 Căn cứ phiếu đề nghị xin lĩnh vật tư của trạm bơm Thọ Hội đã có tổ trưởng trạm bơm xác nhận và cụm trưởng, biên bản kiểm tra máy móc thiết bị công trình của phòng cơ điện, phòng kỹ thuật đã được giám đốc ký duyệt. Kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho số 129 như sau: Đơn vị: ct-ktct thuỷ lợi Phiếu xuất kho Mẫu Số: 01 VT Địa chỉ: Kim Động-Hưng Yên Ngày 08 tháng 10 năm 2007 QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Nợ: TK 621 Ngày 01-11-1995 của BTC Có: TK 152 Số: 129 Họ tên người giao hàng : Nguyễn Thị Hưng địa chỉ (bộ phận) trạm bơm Đồng Lý Lý do xuất kho: Sửa chữa, thay thế. Xuất tại kho: Ông Hàm Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 Bi 309 Bi 409 Bạc Pa sít túp Bỗu dầu Dầu điêzen Cao su cắt đăng1000 Pulông Cộng: Vòng Vòng Cái Cái Lít Cái Cái 2 2 1 1 2 50 1 2 2 1 1 2 50 1 85.000 92.000 28.000 262.000 3.800 600 2.800 170.000 184.000 28.000 262.000 7.600 30.000 2.800 684.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Sáu trăm tám mươi tư ngàn đồng chẵn Nhập ngày 05 tháng 10 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Tình hình mua sắm vật tư trong tháng 11 năm 2008 như sau: Sau khi đã hoàn tất các thủ tục kế toán lập phiếu nhập kho số 71 như sau Đơn vị: ct-ktct thuỷ lợi Phiếu nhập kho Mẫu Số: 03 VT Địa chỉ: Kim Động-Hưng Yên Ngày 10 tháng 11 năm 2007 QĐ số: 1111- TC/QĐ/CĐKT Nợ: TK 152=1.580.000 Ngày 1/11/1995 của BTC Có: TK 331=1.580.000 Số: 71 Họ tên người giao hàng : Nguyễn Xuân Trường Theo số HĐ 30 Ngày 7 tháng 11 năm 2007 của.. Nhập tại kho: Ông Hàm Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C/từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 áp tô mát Pulông Gioăng cắt đăng Vòng bi Cái Cái m Vòng 2 100 250 3 2 100 250 3 250.000 2.800 2.000 100.000 500.000 280.000 500.000 300.000 Cộng: 1.580.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Một triệu năm trăm tám mươI nghìn đồng chẵn. Nhập ngày 10 tháng 11 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Ngoài ra trong tháng 11 năm 2007 còn có một số phiếu nhập kho sau: Phiếu nhập kho số 62 số tiền = 670.000đ Phiếu nhập kho số 63 số tiền = 2.030.000đ Phiếu nhập kho số 64 số tiền = 1.100.000đ Trong tháng 11 có phiếu xuất kho sau: Phiếu xuất kho số 133 số tiền = 356.400đ Phiếu xuất kho số 134 số tiền = 750.000đ Phiếu xuất kho số 135 số tiền = 250.000đ Phiếu xuất kho số 136 số tiền = 1.200.000đ Trích phiếu xuất kho số 133 Đơn vị: ct-ktct thuỷ lợi Phiếu xuất kho Mẫu Số: 01 VT Địa chỉ: Kim Động-Hưng Yên Ngày 15 tháng 11 năm 2007 QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Nợ: TK 621 Ngày 01-11-1995 của BTC Có: TK 152 Số: 133 Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Xuân Tám địa chỉ (bộ phận) TB Toàn Thắng Lý do xuất kho:Thay thế. Xuất tại kho: Ông Hàm Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 Dây điện Bóng điện Pulông cống 16x220 Vòng bi máy 4000m3/h M Cái Cái Vòng 100 3 12 1 100 3 12 1 2.000 2.800 4.000 100.000 200.000 8.400 48.000 100.000 Cộng: 356.400 Cộng thành tiền (bằng chữ): Ba trăm năm mươisáuđồng chẵn Nhập, ngày 15 tháng 11 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Trong tháng 12 năm 2007 có tình hình nhập, xuất vật liệu như sau: Tình hình nhập trong tháng có các phiếu nhập kho Phiếu nhập kho số 75 số tiền = 4.838.000đ Phiếu nhập kho số 76 số tiền = 1.750.00đ Phiếu nhập kho số 77 số tiền = 1.015.000đ Phiếu nhập kho số 78 số tiền = 2.350.000đ Phiếu nhập kho sô 79 số tiền = 720.000đ Đơn vị: ct-ktct thuỷ lợi Phiếu nhập kho Mẫu Số: 03 VT Địa chỉ: Kim Động-Hưng Yên Ngày 10 tháng 12 năm 2007 QĐ số: 15/2006/QĐ - BTC Nợ: TK 152 Ngày 20/03/2006 của BTC Có: TK 331 Số: 75 Họ tên người giao hàng : Nguyễn Xuân Trường Theo số HĐ 15 Ngày 8 tháng 12 năm 2007 của Cụng ty TBPT Hải Dương Nhập tại kho: Ông Hàm Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C/từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 5 Dầu Điêren Dầu AK Mỡ H3 Mỡ K2 át tô mát lít Kg Kg Kg Cái 100 50 80 100 1 100 50 80 100 1 3.800 11.200 20.600 12.500 1.000.000 380.000 560.000 1.648.000 1.250.000 1000.000 Cộng: 4.838.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Bốn triệu tám trăm ba mươi tám nghìn đồng chẵn. Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Nhập ngày 10 tháng 12 năm 2007 Căn cứ vào các giấy đề nghị xin lĩnh vật tư được duyệt: Tháng 12 năm 2007 xí nghiệp có các phiếu xuất kho sau: Phiếu xuất kho số 137 = 1.012.800đ Phiếu xuất kho số 138 = 1.355.000đ Phiếu xuất kho số 139 = 1.455.000đ Đơn vị: ct-ktct thuỷ lợi Phiếu xuất kho Mẫu Số: 01 VT Địa chỉ: Kim Động-Hưng Yên Ngày 12tháng 12 năm 2007 QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Nợ: TK 621 Ngày 01-11-1995 của BTC Có: TK 152 Số: 137 Họ tên người nhận hàng : Đặng Thị Lựu địa chỉ (bộ phận) TB – Quang Vinh Lý do xuất kho:Thay thế, sửa chữa, bảo dưỡng máy Xuất tại kho: Ông Thiện Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 Máy mồi chân không Cánh quạt 1000m3/h Sắt tròn Lắp bê Đầu Điêren Mỡ 113 Pulông cắt đăng 1000 Cái Cái Kg Bộ Lít Kg Cái 1 1 5 1 20 3 5 1 1 5 1 20 3 5 2.800.000 300.000 60.000 450.000 3.800 20.600 5.000 2.800.000 300.000 300.000 450.000 76.000 61.800 25.000 Cộng: 4.012.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Ba trăm năm mươisáuđồng chẵn Nhập, ngày 15 tháng 11 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Các thủ tục Nhập – Xuất kho trên được tiến hành như sau: + Thủ tục nhập: Căn cứ vào kế hoạch SXKD của Xí nghiệp nhu cầu về sử dụng vật tư thông qua các hợp đồng mua sắm cùng tổ cung ứng mua về xí nghiệp đều tiến hành làm thủ tục kiểm nhận về số lượng cũng như chất lượng mới nhập kho. Trình tự nhập kho như sau: Tại kho = thủ kho kiểm nhận số thực tế nhận cùng BCKT kiểm nhận chất lượng, số lượng VL Phòng cung ứng căn cứ biên bản kiểm nhận và hoá đơn để viết phiếu nhập kho Liên 1: Lưu ở nơI lập phiếu Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đõ chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán Liên 3: Lưu ở bộ phận sử dụng vật tư CLCCDC + Thủ tục xuất kho : Vật tư khi mua về đều sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm và quản lý doanh nghiệp Khi có nhu cầu dùng đến vật tư để cung cấp cho các công trình, trạm bơm. Căn cứ vào các giấy đề nghị xin lĩnh vật tư được ký duyệt, tuỳ thuộc voà chủng loại vật tư cần lĩnh phòng cung ứng kiểm tra số vật tư ở trong kho có đủ với số lượng xin lĩnh hay không, nếu đủ sẽ làm thủ tục xuất kho Trình tự như sau: Các trạm bơm công trình, tổ dịch vụ xin vật tư Phòng cung ứng căn cứ nhu cầu và số lượng vật tư và viết phiếu xuất kho Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu Liên 2: Thủ kho giữ để ghi voà thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán Liên 3: Lưu ở bộ phận sử dụng vật tư ở kho: Sau khi nhận được phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật tư cho bộ phận xin lĩnh và căn cứ vào số thực xuất để ghi vào cột xuất trong phiếu xuất kho - Căn cứ phiếu nhập xuất vật tư, cuối kỳ kế toán lập bản kê nhập, xuất vật tư - Căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật tư kế toán ghi số ngày vào cột chứng từ Đối với phiếu nhập kho: căn cứ vào danh mục từng loại vật tư kế toán tách riêng nguyên vật liệu rồi ghi vào cột nợ TK152 tổng số tiền từng phiếu nhập được ghi vào cột có TK 111, 112, 331,vv Đối với phiếu xuất kho : kế toán căn cứ vào chứng từ ghi vào cột chứng từ của bản kê và tổng số tiền từng phiếu ghi vào cột nợ TK 621 và tách riêng NVL vào cột có TK 152 Bảng kê nhập vật tư Tháng 10/2007 Số 10 Chứng từ Nội dung Số tiền TK ghi nợ TK ghi có Ngày Số 152 331 5.10 57 Bà Hằng XN CK TL Thanh Bình HD 25.900.000 25.900.000 25.900.000 9.10 58 Mua NVL 1.200.000 1.200.000 1.200.000 12.10 59 Mua NVL 1.400.000 1.400.000 1.400.000 14.10 60 Mua NVL 2.750.000 2.750.000 2.750.000 Cộng phát sinh tháng 10/2007 31.250.000 31.250.000 31.250.000 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người lập bảng Bảng kê nhập vật tư Tháng 10/2007 Số 11 Chứng từ Nội dung Số tiền TK ghi nợ TK ghi có Ngày Số 152 331 10.11 71 ông Trường mua vật tư nhập kho 1.580.000 1.580.000 1.580.000 12.11 72 Mua vật tư nhập kho 670.000 670.000 670.000 22.11 73 Mua vật tư nhập kho 2.030.000 2.030.000 2.030.000 24.11 74 Mua vật tư nhập kho 1.100.000 1.100.000 1.100.000 Cộng phát sinh tháng 11/2007 5.380.000 5.380.000 5.380.000 Ngày 30 tháng 11 năm 2007 Người lập bảng Bảng kê nhập vật tư Tháng 12/2007 Số 12 Chứng từ Nội dung Số tiền TK ghi nợ TK ghi có Ngày Số 152 331 10.12 75 ông Trường mua vật tư nhập kho 4.838.000 4.838.000 4.838.000 17.12 76 Mua vật tư nhập kho 1.750.000 1.750.000 1.750.000 21.12 77 Mua vật tư nhập kho 1.015.000 1.015.000 1.015.000 26.11 78 Mua vật tư nhập kho 2.350.000 2.350.000 2.350.000 28.12 79 Mua vật tư nhập kho 720.000 720.000 720.000 Cộng phát sinh tháng 12/2007 10.673.000 10.673.000 10.673.000 Ngày 30 tháng 12 năm 2007 Người lập bảng Bảng kê xuất vật tư Tháng 10/2007 Số 13 Chứng từ Nội dung Số tiền TK ghi nợ TK ghi có Ngày Số 621 152 8.10 129 Xuất NVL cho sản xuất SP 684.000 684.000 684.000 11.10 130 Xuất NVL cho sản xuất SP 1.072.000 1.072.000 1.072.000 17.10 131 Xuất NVL cho sản xuất SP 1.100.000 1.100.000 1.100.000 23.10 132 Xuất NVL cho sản xuất SP 9.500.000 9.500.000 9.500.000 Cộng phát sinh tháng 10/2007 12.356.000 12.356.000 12.356.000 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người lập bảng Bảng kê xuất vật tư Tháng 11/2007 Số 14 Chứng từ Nội dung Số tiền TK ghi nợ TK ghi có Ngày Số 621 624 331 15.11 129 Xuất vật liệu cho SX 356.400 356.400 356.400 17.11 130 Xuất vật liệu cho quản lý 750.000 750.000 750.000 750.000 21.11 131 Xuất vật liệu cho quản lý 250.000 250.000 250.000 250.000 23.11 132 Xuất vật liệu cho SX 1.200.000 1.200.000 1.200.000 Cộng phát sinh tháng 11/2007 2.556.400 1.556.400 1000.000 2.556.400 Ngày 31 tháng 11 năm 2007 Người lập bảng Bảng kê xuất vật tư Tháng 12/2007 Số 15 Chứng từ Nội dung Số tiền TK ghi nợ TK ghi có Ngày Số 621 642 331 12.12 137 Xuất vật liệu cho SX 4.012.800 4.012.800 4.012.800 18.12 138 Xuất vật liệu cho quản lý 1.355.000 1.355.000 1.355.000 29.12 139 Xuất vật liệu cho SX 1.455.000 1.455.000 1.455.000 Cộng phát sinh tháng 11/2007 6.822.800 5.467.800 1.355.000 6.822.800 Ngày 30 tháng 12 năm 2007 Người lập bảng Chứng từ ghi sổ số:68 ngày 31 tháng 12 năm 2007 ĐVT: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất kho NVL cho SX và quản lý 621 642 152 5.467.800 1.355.000 6.822.800 (kèm theo bảng phân bổ) người lập kế toán trưởng Dưới đây là một số chứng từ ghi sổ của xí nghiệp trong quý 4 năm 2007 Xí nghiệp KTCT Thuỷ Lợi Chứng từ ghi sổ Kim Động – Hưng Yên Số: 53 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nhập kho VL Nợ Có 152 331 31.250.000 31.250.000 Người lập Kế toán trưởng Xí nghiệp KTCT Thuỷ Lợi Chứng từ ghi sổ Kim Động – Hưng Yên Số: 54 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Xuất kho nguyên vật liệu Nợ Có 621 152 12.356.000 12.356.000 Người lập Kế toán trưởng Xí nghiệp KTCT Thuỷ Lợi Chứng từ ghi sổ Kim Động – Hưng Yên Số: 60 Ngày 30 tháng 11 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nhập kho nguyên vật liệu Nợ Có 152 331 5.380.000 5.380.000 Người lập Kế toán trưởng Xí nghiệp KTCT Thuỷ Lợi Chứng từ ghi sổ Kim Động – Hưng Yên Số: 61 Ngày 30 tháng 11 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Xuất kho nguyên vật liệu Nợ Có 621 642 152 153 1.556.400 1.000.000 2.348.000 208.400 Người lập Kế toán trưởng Xí nghiệp KTCT Thuỷ Lợi Chứng từ ghi sổ Kim Động – Hưng Yên Số: 67 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Xuất kho nguyên vật liệu Nợ Có 152 331 10.673.000 10.673.000 Người lập Kế toán trưởng - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ kế toán, căn cứ vào các chỉ tiêu trên sổ chứng từ ghi sổ định kỳ hàng tháng. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh té phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh. Đầu trang sổ phải ghi số cộng tổng trang trước chuyển sang, cuối tháng, cuối năm cộng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. Sau khi lập chứng từ ghi sổ kế toán đăng ký vào sổ nhật ký chứng từ đồng thời vào sổ cuối kỳ Sổ cái TK 152, 621: Sổ cái TK 152 là sổ phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động nhập, xuất vật liệu trong kỳ sản xuất. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó CTGS được dử dụng để ghi vào sổ cái TK và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan Cuối kỳ ( tháng, quý ), cuối liên độ kế toán phải khoá sổ, cộng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính Trích một số sổ cá TK như sau: Sổ cái tài khoản 152, quý 4/2007 Nguyên liệu, vật liệu Trang 12 NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ 7.210.000 53 31.10 Nhập kho NVL tháng 10/2007 331 31.250.000 54 31.10 Xuất kho NVL cho sản xuất 621 12.356.000 60 30.11 Nhập kho NVL 331 5.380.000 61 30.11 Xuất kho NVL cho SX và QL 621 642 2.555.000 67 31.12 Nhập kho NVL 331 68 31.12 Xuất kho NVL cho SX và QL 621 642 5.467.800 1.355.000 Cộng phát sinh 47.303.000 Số dư cuối kỳ 62.777.800 21.735.200 Người ghi sổ kế toán trưởng Sổ cái tài khoản 621 Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp Trang 12 NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 54 31.10 Xuất NVL cho SX tháng 10/2007 152 12.356.000 61 30.11 Xuất kho NVL cho SX tháng 11/2007 152 1.556.400 68 31.12 Xuất NVL cho SX tháng 12/2007 152 5.467.800 Kết chuyển CP NVL 154 19.380.200 Cộng PS số dư CK 19.380.200 19.380.200 Người ghi sổ kế toán trưởng Sổ chi tiết vật liệu Tk 152 – kho xn ( ông Hàm ) Tên vật liêu : máy mồi chân không Chứng từ Diến giải Tài khoản đối ứng đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3= 1x2 4 5= 4x1 6 7 8 Số dư ĐK 19.600.000 Bà Hằng XN CTTL Thanh Bình Hải Dương nhập 2.800.000 2 5.600.000 7 Xuất TB Đông Xá 2.800.000 1 2.800.000 Xuất TB Mai Vân 1 2.800.000 Xuất TB Nghĩa Dân 1 2.800.000 Cộng ps số dư CK 2 5.600.000 8.400.000 16.800.000 thẻ kho Ngày lập thẻ: 1 -1 -2007 Tờ số : 01 - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư : máy mồi chân không Đơn vị tính: Bộ Mã số: Số tt Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày tháng nhập xuất Số lượng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 1 5/10 12/2 57 137 Từ đầu kỳ Bà Hằng XN CTTL Thanh Bình Hải Dương nhập Xuất TB Đông xá Xuất TB Mai Vân Xuất TB Nghĩa Dân Cộng SD CK 2 1 1 1 3 7 6 Bảng tổng hơp chi tiết Vật liêu, sản phẩm, hàng hoá TK 152 stt Tên quy cách vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Số tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối ky 1 Máy mồi chân không 19.600.000 5.600.000 8.400.000 16.800.000 2 Cánh quạt máy 1000m3/h 1.500.000 3 Bi 309 5.600.000 1.200.000 4.400.000 4 Bi 409 5 Mỡ 113 6.180.000 412.000 5.768000 Cộng 31.380.000 7.100.000 10.012.000 26.968.000 Phần III Hoàn thiên tổ chức kế toán nguyên vật liêu Một số nhận xét và kiến nghị về tổ chức kế toán NVL và phương pháp nâng cao hiệu quả sử dụng NVL tại XNKTCTTL Kim Động I/ Đánh giá chung về công tác kế toán tại xí nghiệp cơ khí Quang Trung xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kim Động là một trong những doanh nghiệp Nhà nước có quá trình phát triển gắn liền với tiến trình phát triển kinh tế của đất nước. Xí nghiệp đã gặp rất nhiều khó khăn trước sự chuyển đổi của nền kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng XHCN. Nhưng xí nghiệp đã nhanh chóng thích ứng được với cơ chế mới, phục hồi sản xuất, từng bước chiếm lĩnh thị trường trong nước và trở thành một trong những xí nghiệp lớn mạnh của ngành cơ khí Việt Nam. Để có được thành công đó xí nghiệp đã phải nỗ lực vượt bậc trong tất cả các khâu và đặc biệt quan trọng đó là sự góp phần của công tác kế toán. Trước xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế đòi hỏi xí nghiệp cần phải ngày càng hoàn thiện hơn nữa khắc phục dần những hạn chế còn tồn tại. 1. Ưu điểm (*) Về bộ máy kế toán: Để phù hợp với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng tài chính - kế toán. Việc vận dụng hình thức này có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, đảm bảo chức năng cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Thêm vào đó đội ngũ nhân viên của phòng kế toán đều là những người có năng lực, có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, kiến thức thực tế sâu rộng và tinh thần trách nhiệm cao. Mỗi nhân viên kế toán phụ trách một số phần hành công việc khác nhau nên tạo điều kiện đi sâu vào công việc được giao, chuyên môn hoá cao phát huy hết khả năng của mình. Cũng vì vậy mà yêu cầu các nhân viên kế toán phải có sự kết hợp chặt chẽ, nhuần nhuyễn, linh hoạt tạo một môi trường làm việc đoàn kết và hiệu quả. Do vậy, phòng kế toán đã làm tốt những nhiệm vụ được giao và làm tham mưu đắc lực cho ban giám đốc về công tác điều hành quản lý. (*) Về phương pháp trình tự hạch toán và hệ thống sổ sách chứng từ: Doanh nghiệp đã áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký chứng từ để hạch toán đã mang nhiều thuận lợi, phù hợp với quy mô của xí nghiệp đảm bảo tính chuyên môn hoá cao, phù hợp với sự phân công lao động kế toán tại xí nghiệp. (*) Về công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ +> Công tác thu mua nguyên vật liệu: Phòng kế hoạch và phòng kế toán vẫn luôn kết hợp chặt chẽ để đề ra kế hoạch thu mua hợp lý, không có tình trạng tồn đọng nguyên vật liệu hay thiếu hụt vật liệu phục vụ cho sản xuất, tạo điều kiện hợp lý cho việc quản lý và luân chuyển chứng từ một cách thông suốt, hạn chế sai sót, tăng cường tính kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận. Mặt khác, xí nghiệp còn thiết lập được mối quan hệ lâu năm với đơn vị cung ứng vật tư nên giá cả tương đối ổn định. Đồng thời ban kiểm nhận vật tư của xí nghiệp hoạt động rất hiệu quả đảm bảo số lượng, chất lượng, chủng loại vật liệu mua về. +> Khâu sử dụng vật liệu: Phòng KCS và phòng kỹ thuật phối hợp đề ra định mức sử dụng vật liệu căn cứ vào tình hình sản xuất thực tế và các yêu cầu về vật liệu của từng loại sản phẩm hàng hoá. Vì vậy sẽ tiết kiệm đáng kể về chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm +> Về tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu: - Các thủ tục nhập, xuất kho được thực hiện tương đối chặt chẽ. Các chứng từ được thiết lập đầy đủ, quy trình luôn chuyển chặt chẽ, thuận lợi cho việc xuất kho và ghi chép kế toán. - Giá nhập kho nguyên vật liệu được xác định theo giá thực tế, giá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, đã tuân thủ nguyên tắc và chế độ hiện hành. - Hàng tồn kho ở xí nghiệp được bảo quản trong điều kiện hiện đại và khoa học, thuận tiện cho việc nhập, xuất kho và kiểm tra. Công tác kế toán nguyên vật liệu tại kho được thự hiện một cách nghiêm túc và thường xuyên. - Xí nghiệp đã sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chí tiết vật tư đã giúp cho việc ghi chép đơn giản, dễ hiểu, dễ đối chiếu kiêm tra và phát hiện ra sai sót. +> Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nguyên vật liệu. Phương pháp này phù hợp với tình hình biến động rất thường xuyên của vật liệu, cung cấp những thông tin kịp thời, chính xác về nguyên vật liệu. Hơn nữa, phòng kế toán có sự hỗ trợ của máy tính trong công tác kế toán nên việc lựa chọn phương pháp kê khai thường xuyên là hoàn toàn đúng đắn. Bên cạnh những ưu điểm và kết quả đã đạt được, công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kim Động còn nhiều tồn tại cần khắc phục để hoàn thiện hơn nữa bộ máy kế toán. 2. Những khó khăn tồn tại Khối lượng vật liệu sử dụng ở xí nghiệp là rất lớn bao gồm nhiều loại. Mỗi loại đều có những tính chất, công dụng, quy cách khác nhau; do đó, việc phân loại vật liệu công cụ một cách có khoa học là rất cần thiết. Tuy nhiên, công việc này trong xí nghiệp chưa đạt được những hiệu quả như yêu cầu. Xí nghiệp chưa lập sổ danh điểm vật tư để sắp xếp các loại vật liệu dẫn đến khó khăn trong công tác quản lý. Việc sử dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ tuy có nhiều ưu điểm và thuận lợi mhưng đây là một hình thức phức tạp nên cần phải có nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao và tính cẩn trọng trong công việc. Các nhân viên kế toán còn phải kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán, như vậy có ưu điểm là thu gọn bộ máy kế toan nhưng lại có nhược điểm là khó khăn trong việc thự hiện các chế độ chánh sách kế toán, làm giảm hiệu quả công việc. II/ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kim Động Để theo dõi chặt chẽ và quản lý khoa học tình hình biến động của từng loại vật liệu, doanh nghiệp nên lập sổ danh điểm vật tư để có thể theo dõi chính xác và thuận lợi hơn từng loại vật tư. Do đặc điểm sản xuất của xí nghiệp chủ yếu theo các đơn đặt hàng nên khối lượng vật liệu tồn kho rất lớn. Chỉ cần giá cả vật liệu trên thị trường có sự thay đổi nhỏ cũng có thể làm ảnh hưởng tới việc quản lý và sử dụng vốn tại xí nghiệp. Nên việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cần thiết. Cùng với những điều đó thì công tác quản lý nhân sự luôn luôn là cần thiết. Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kim Động nên đẩy mạnh công tác công đoàn, đặt ra những chế độ khen thưởng thiết thực cho công nhân vên để khuyến khích tinh thần làm việc nâng cao hiệu suất lao động. Ví dụ điển hình rất đáng được các xí nghiệp khác học hỏi đó là thời gian vừa qua xí nghiệp đã tổ chức ăn trưa ngay tại xí nghiệp cho cán bộ công nhân viên, điều đó rất thuận lợi cho công việc và còn tiết kiệm thời gian cho cán bộ. Hiện nay khoa học công nghệ ngày càng phát triển và đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực. Trong đó kế toán máy vi tính sẽ giúp cán bộ kế toán cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ đồng thời tiết kiệm chi phí cả về thời gian và tiền bạc. Nên việc áp dụng rộng rãi kế toán máy là rất tiện lợi trong việc điều hành bộ máy kế toán của xí nghiệp. Hiện nay phòng kế toán của xí nghiệp đã được trang bị 2 máy vi tính và 1 máy in nhưng kế toán chỉ sử dụng máy tính chủ yếu trong việc lập báo cáo quyết toán, lên bảng tổng kết tài sản, báo cáo tiêu thụ, bảng biểu về nguyên vật liệuđây là một hạn chế. Công việc nhiều nên việc áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán là rất cần thiết, tiết kiệm thời gian, lao động. Mặt khác hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán tiện ích như Efect, E-Asplus 3.0giúp ích rất nhiều trong công việc kế toán. Do vậy xí nghiệp nên áp dụng cài đặt các trương trình đó vào công việc của mình sao cho công việc quản lý hữu hiệu nhất. Khi áp dụng các chương trình phần mềm đó thì nên chú ý mã hoá toàn bộ các đối tượng: khách hàng, người bán, vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Sau đó căn cứ vào các chứng từ kế toán nhập số liệu vào máy. Ta có sơ đồ như sau: Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ mã hoá nhập trong dữ liệu vào máy Nhật ký chung Sổ cái tài khoản Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối thử Chứng từ mã hoá các bút toán điều chỉnh, bút toán khoá sổ Sổ cái tài khoản Báo cáo kế toán : ghi hàng ngày : ghi cuối kỳ : đối chiếu, kiểm tra Kết luận Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kim Động là một doanh nghiệp nhà nước đang hoạt động ngày càng có hiệu quả. Quy mô của xí nghiệp đang phát triển mở rộng dần. Hiện nay, xí nghiệp đang là xí nghiệp cung cấp máy móc thiết bị quan trọng trong ngành công nghiệp Việt Nam. Có được những thành công trên đó là nhờ vào sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp đặc biệt là bộ máy quản lý và tổ chức hạch toán kế toán của xí nghiệp đã hoạt động hiệu quả, hợp lý, luôn chủ động nắm bắt cá thông tin chính xác, kịp thời về thị trường. Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp, em khẳng định xí nghiệp không những chỉ áp dụng đúng mà còn vận dụng một cách sáng tạo chế độ kế toán hiện hành. Thông qua đó em hiểu thêm sự quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu. Việc hạch toán tốt nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả sử dụng của vốn lưu động. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng và kế toán nói chung là công việc quan trọng không thể thiếu được trong quản lý sản xuất kinh doanh. Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kim Động đã vận dụng và tổ chức một cách có hiệu quả kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mang lại một ý nghĩa to lớn góp phần nâng cao chất lượng sản xuất. Tuy nhiên, bên cạnh những có gắng và ưu điểm mà xí nghiệp đã đạt được vẫn còn có những hạn chế cần khắc phục. Xí nghiệp cần phải cố gắng để ngày càng hoàn thiện hơn nữa nhằm hỗ trợ sự phát triển kinh tế đất nước và hoàn thiện chế độ kế toán Việt Nam. Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của giáo viên hướng dẫn và ban lãnh đạo xí nghiệp đã giúp em hoàn thành bản báo cáo này. Em xin chân thành cảm ơn!