Đề tài Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM Huy Minh

2004 Năm 2005 Chênh lệch Số tuyệt đối Tỷ lệ % 1. Giá trị sản lượng Tr.đ 33.589 35.763 +2.174 +6,5 2. Tổng doanh thu Tr.đ 31.132 32.889 +1.757 +5,6 3. Nộp ngân sách Tr.đ 1.077 1.137 +60 +5,6 4. Lợi nhuận Tr.đ 373,5 394,6 +21.1 +5,6 5.Thu nhập BQ Tr.đ 1,2 1,3 +0.1 +8,3 6. Lao động BQ Người 250 260 +10 +4 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Bộ máy quản lý của công ty TNHH TM Huy Minh được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, thực hiện nghiêm ngặt chế độ một thủ trưởng và chịu trách nhiệm cá nhân, các phó giám đốc, trưởng phòng được tập hợp theo chức năng giúp thủ trưởng nghiên cứu, phân tích tình hình, tìm ra những biện pháp có hiệu quả nhất trong mọi lĩnh vực. + Giám đốc công ty: Là người chỉ huy có trách nhiệm, quyền lực cao nhất trong công ty. Có năng lực quản lý công ty một cách toàn diện, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty. Giám đốc quản lý theo chế độ một thủ trưởng điều hành mọi hoạt động của công ty theo kế hoạch, pháp luật và các chính sách, nghị quyết của đại hội công nhân viên chức và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về toàn bộ hoạt động của công ty. + Phó giám đốc công ty: Là người hỗ trợ cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các công việc được giao và được Giám đốc uỷ quyền thực hiện các công việc khi Giám đốc đi vắng. + Các phòng chức năng bao gồm: Phòng tổ chức hành chính. Phòng kỹ thuật kinh doanh. Phòng kinh tế. Phòng tài chính kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Giám đốc Phó giám đốc Phòng TC - KT Phòng Kinh tế Phòng KT - KD Phòng TCLĐ - HC Đội xây dựng Tổ xe và phục vụ Tổ cơ giới và sửa chữa Tổ gia công cơ khí Các tổ sản xuất II. Tổ chức công tác kế toán ở công ty TNHH TM Huy Minh. 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Là một Doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa, hạch toán độc lập nên toàn bộ công tác kế toán của xông ty bao gồm kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết và lập báo cáo Tài chính đều được thực hiện tại phòng kế toán của công ty. * Bộ máy tổ chức ở phòng kế toán bao gồm: + Trưởng phòng kế toán: Là người phụ trách chung trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát hoạt động kinh tế. Giúp Ban Giám đốc có hướng chỉ đạo toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. + Phó phòng kế toán ( Kế toán tổng hợp): Phụ trách tổng hợp tất cả các số liệu, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính. + Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt. + Kế toán viên: Thu, chi tiền mặt, tiền gửi và xử lý hạch toán các chứng từ. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Trưởng phòng ( Kế toán trưởng) Phó phòng ( Kế toán tổng hợp) Thủ quỹ Kế toán viên 2. Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng. Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh quy mô, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ kế toán, công việc kế toán được thực hiện bằng tay kết hợp với máy tính nên công ty đã áp dụng hình thức nhật ký chứng từ. Hình thức này vừa đơn giản vừa dễ làm vừa tránh được ghi chép trùng lặp. * Hệ thống sổ sách của công ty: + Sổ nhật ký chứng từ: Đây là sổ kế toán cơ bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty theo trình tự thời gian và làm căn cứ ghi sổ cái. + Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp để hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu của sổ cái được dùng để ghi vào bảng cân đối sổ phát sinh và bảng cân đối kế toán. + Các sổ (thẻ) chi tiết: Được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng hạch toán mà trên sổ cái không phản ánh hết được. * Trình tự ghi sổ: + Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chứng từ. Sau đó, căn cứ vào số liệu của sổ nhật ký chứng từ kế toán ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Cuối quý cộng số liệu của sổ cái để ghi vào bảng cân đối số phát sinh. + Các chứng từ gốc sau khi được kế toán tổng hợp ghi vào sổ nhật ký chứng từ sẽ được chuyển cho các bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào các sổ kế toán chi tiết. Cuối quý tổng cộng số liệu trên các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc Thẻ và sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu II. Tình hình thực tế về công tác hạch toán NVL tại công ty TNHH TM Huy Minh. Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu, sử dụng tại Công ty TNHH TM Huy Minh bao gồm nhiều chủng loại, chúng khác nhau về công dụng, tính năng lý hóa, phẩm cấp chất lượng. Mặt khác, chúng thường xuyên biến động. Vì vậy, để quản lý và hạch toán được chính xác kịp thời chi phí NVL để tính ra giá thành sản phẩm một cách khoa học và hợp lý thì XN sử dụng phương pháp phân loại theo nội dung kinh tế để phân loại NVL cụ thể: - NVL chính bao gồm: Sắt, thép, xi măng... chiếm tỷ trọng lớn khoảng 65% - 75% trong tổng chi phí NVL đưa vào sản xuất. - VL phụ bao gồm: Cốp pha, đinh, gỗ... chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng chi phí NVL đưa vào sản xuất sản phẩm, là đối tượng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm như VL chính nhưng có tác dụng làm chất lượng sản phẩm tăng lên. - Nhiên liệu bao gồm: Than, củi, khí đốt, xăng, dầu... là loại VL có tác dụng cung cấp nhiệt lượng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vận tải máy móc. - Phụ tùng thay thế bao gồm: Các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị như vòng bi, dây cu roa, mô tơ... - Phế liệu thu hồi: Là những loại VL loại ra trong quá trình sản xuất và được thu hồi để sử dụng vào việc khác hoặc đem tái chế như: dây đồng, dây điện, đầu gỗ vụn, ... Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty TNHH TM Huy Minh. 2.1 Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho. Tại công ty TNHH TM Huy Minh nguyên vật liệu chủ yếu dung cho sản xuất chủ yếu được mua ngoài. Kế hoạch nhập nguyên vật liệu được lập và duyệt theo kế hoạch sản xuất của từng phân xưởng sản xuất theo từng tháng, quý. Khi nhập kho NVL công ty sử dụng giá thực tế nhập kho để ghi sổ. Giá thực tế NVL = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua - Chiết khấu giảm nhập kho (chưa có thuế GTGT) giá (nếu có) VD: theo hoá đơn GTGT số 0053618 ngày 2/7/2005, Cty đã mua 4900kg Thép lò xo F 0,7 của Công ty TNHH TM Cường Thịnh đơn giá mua chưa có thuế GTGT là 27000 đồng. Vậy giá thực tế của 4900kg thép lò xo F 0,7 nhập kho là: 4900 x 27000 =132.300.000 đồng 2.2 Đánh giá NVL xuất kho. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty số lần xuất kho là liên tục, số lượng nhập kho nhiều do đó Công ty đã áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ để xác định giá trị NVL xuất kho. Trị giá NVL tồn + Trị giá NVL nhập đầu kỳ trong kỳ Đơn giá bình quân = -------------------------------------------------------- NVL xuất kho Số lượng NVL tồn + Số lượng NVL Nhập đầu kỳ trong kỳ Giá thực tế NVL = Đơn giá thực tế bình x Khối lượng thực tế Xuất kho quân NVL xuất kho NVL xuất kho VD: Tính giá NVL xuất kho của 4000kg Thép F 0,7 xuất cho phân xưởng II theo phiếu xuất kho số 2255 ngày 5/7/2005. Số lượng (kg) Đơn giá(đồng) Thành tiền Tồn đầu kỳ 1000 26.800 26.800.000 PNK 10/22/KD 4.900 27.000 132.300.000 Từ công thức trên ta có thể tính giá thực tế của 4000kg Thép lò xo F 0.7 xuất kho như sau: 26.800.000 + 132.300.000 Đơn giá BQ1kg NVL Thép = ------------------------------------- = 26.966 (đồng) lò xo F 0,7 xuất kho 1000 + 4900 Trị giá thực tế xuất kho của 4.000kg = 4000 x 26.966 = 107.864.000 (đồng) Thép lò xo F 0,7 3.Thủ tục chứng từ nhập xuất kho NVL. 3.1. Thủ tục nhập kho. Tại Công ty TNHH TM Huy Minh việc mua NVL do cán bộ cung tiêu Phòng kinh doanh đảm nhiệm, khi có nhu cầu về NVL cho sản xuất, Phòng kinh doanh sẽ tổ chức cho cán bộ đi thu mua. NVL mua về đến Công ty đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi nhận nhận được hoá đơn, giấy báo nhận hàng của người bán gửi đến hay do nhân viên cung tiêu mang về, Phòng kinh doanh phải đối chiếu với hoá đơn để quyết định có chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với người bán. Khi vật liệu về đến Công ty đối với loại NVL cần phải kiểm tra thì phòng KCS sẽ tiến hành lập Ban kiểm nghiệm vật tư kiểm tra về số lượng, chất lượng quy cách vật liệu. Ban kiểm nghiệm vật tư gồm có người nhập, người phụ trách vật tư và thủ kho. Người nhập và người phụ trách vật tư kiểm tra về mặt số lượng và quy cách NVL, thủ kho có trách nhiệm kiểm tra về số lượng NVL. Kết quả kiểm nghiệm sẽ được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư (biểu mẫu 2). Đồng thời phải ghi rõ họ tên quy cách vật tư kiểm nghiệm. Biên bản kiểm nghiệm ghi rõ ngày, tháng, năm và có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Với phiếu nhập kho: Căn cứ vào hoá đơn GTGT (xem biểu 1) và biên bản kiểm nghiệm vật tư (biểu mẫu 2), Phòng kinh doanh viết phiếu nhập kho vật tư, phiếu nhập kho được chia thành 3 liên: Một liên lưu ở quyển phiếu nhập kho. Một liên ở Phòng kế toán (làm căn cứ thanh toán với người bán). Một liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho. 3.2. Thủ tục xuất kho. Tại Công ty NVL được dùng chủ yếu cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Khi có nhu cầu về NVL cho sản xuất Phòng kinh doanh sẽ lập định mức NVL cho từng phân xưởng của Công ty. Căn cứ vào định mức tổ trưởng phân xưởng cầm phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức xuống kho. Sau mỗi lần xuất kho thủ kho ghi sổ thực xuất vào thể kho. Cuối tháng thủ kho có nhiệm vụ thu lại phiếu của đơn vị lĩnh vật tư đã xuất và số hạn mức còn lại của tháng đối chiếu với thẻ kho. Căn cứ vào yêu cầu xuất bộ phân sử dụng NVL từng phân xưởng lập kế hoạch ghi rõ tên, lượng vật tư đưa lên Phòng kinh doanh. Sau khi xem xét tình hình sử dụng NVL thấy hợp lý theo yêu cầu sản xuất sẽ lập phiếu xuất kho (biểu mẫu 4). Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Một liên lưu ở Phòng kinh doanh Một liên thủ kho giữ lại Một liên giao cho người lĩnh. Sau mỗi lần xuất kho thủ kho được ghi số thực vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho có nhiệm vụ thu lại phiếu lĩnh vật tư để đối chiếu với thẻ kho Định kỳ phiếu xuất kho được chuyển lên Phòng Kế toán để ghi sổ và lưu. Trong phiếu xuất kho ghi cả số lượng, đơn giá, thành tiền. Phiếu xuất kho được lập riêng cho từng hay nhiều NVL cùng loại và phải được Giám đốc Công ty ký duyệt trước. Kế toán chi tiết NVL tại Công ty. Công ty hiện nay đang áp dụng phương pháp thẻ song song( Sơ đồ 1) được tiến hành giữa kho và Phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ sổ sách liên quan như phiếu nhập – xuất kho, thẻ kho, việc ghi chép được tiến hành như sau: Tại kho: hàng ngày thủ kho căn cứ vào số liệu tổng hợp của các chứng từ như: phiếu nhập kho, phiếu xuất khocủa Phòng kinh doanh ghi vào cột tương ứng trong thẻ kho (xem biểu 5). Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu, cuối tháng thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập – xuất để lập báo cáo tồn kho. Tại Phòng kế toán: Định kỳ thủ kho mang chứng từ nhập, xuất báo cáo tồn kho lên phòng kế toán, kế toán có nhiệm vụ đối chiếu số lượng trên các phiếu với số liệu trên thẻ kho, nếu khớp đúng thì xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời kế toán phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ,kiểm tra trong việc chấp hành các quy định trong việc lập và xét duyệt đối với mỗi loại chứng từ Kế toán. Kế toán NVL và sổ chi tiết vật liệu(xem biểu 6) cho từng loại theo từng kho và được cho từng tài khoản căn cứ vao phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu tiến hành ghi vào báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu (biểu mẫu 7). Mỗi sổ chi tiết được phản ánh vào một dòng của báo cáo. Sau khi tính ra số lượng vật tư tồn kho của từng loại NVL kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu với báo cáo tồn kho vật liệu của thủ kho phải khớp với nhau về số lượng. 5.Kế toán tổng hợp NVL tại Công ty. Để phản ánh tình hình Nhập xuất vật liệu Công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 152, 111, 112, 133, 331, 621, 627, 641, 642 5.1Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. Tại Công ty TNHH TM Huy Minh, Vật liệu mua ngoài có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hay phương thức trả chậmKhi mua căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho, kế toán định khoản: Nợ TK 152: giá thực tế NVL nhập kho Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331, 111, 112 : Tổng giá thanh toán. Trường hợp mua VL chưa thanh toán với người bán: Trong quá trình nhập NVL để theo dõi chi tiết cho từng phần nhập kho và theo dõi thanh toán cho từng người bán, Công ty sử dụng sổ chi tiết “ phải trả cho người bán” (biểu mẫu 8). Hàng ngày khi có nhiệm vụ mua NVL, kế toán căn cứ vào chứng từ, phiếu nhập mà chưa thanh toán cho người bán để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán cho từng người bán. Cuối mỗi tháng, sau khi hoàn thành nhà cung cấp để ghi vào sổ nhật ký chứng từ (xem biểu 9). VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 10/22/KD (xem biểu 3) và hóa đơn GTGT số 0053618 (xem biểu 1) Công ty mua 4.900kg Thép lò xo F 0,7 với hoá đơn 27.000 đồng của Công ty TNHH TM Cường Thịnh. Công ty chưa thanh toán cho đơn vị bán. Kế toán định khoản: Nợ TK 152.1: 132.300.000 Nợ TK 133.1: 13.230.000 Có TK 331 ( Công ty Cường Thịnh): 145.530.000 Sang tháng sau Công ty dùng tiền mặt trả cho Công ty TNHH TM Cường Thịnh, Căn cứ vào phiếu chi kế toán định khoản: Nợ TK 331: 145.530.000 Có TK 111: 145.530.000 Nếu mua VL thanh toán trực tiếp cho người bán bằng tiền mặt: Hàng ngày kế toán NVL căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT và các chứng từ lên quan để ghi vào sổ Nhật ký chứng từ (xem biểu 10). VD: Tổng hợp các hoá đơn GTGT, PNK trị giá thực tế NVL nhập kho mà công ty đã trả ngay bằng tiền mặt trong tháng 7 năm 2005 đã được kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ (xem biểu 10) với giá trị 1.250.000.000 đồng. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152.1: 1.250.000.000 Nợ TK 133.1: 125.000.000 Có TK 111: 1.375.000.000 5.2 Kế toán tổng hợp xuất NVL. Tại Công ty TNHH TM Huy Minh, NVL xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm, ngoài ra còn xuất kho cho các trường hợp khác như: xuất cho quản lý, cho bán hàng. Để phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình biến động của NVL để phục vụ cho công tác quản lý tại công ty, Kế toán tổng hợp xuất NVL phảI phản ánh chính xác vào sổ kế toán phù hợp. Tại phòng kế toán khi có phiếu xuất kho NVL kế toán tiến hành lên bảng chi tiết xuất vật tư. - Trường hợp xuất NVL cho sản xuất: Kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho tập hợp được ngày 31/7/2005 kế toán lập định khoản như sau: Nợ TK 621: 4.112.357.000 sx cầu dao 20A: 256.771.000 sx công tắc kép: 80.173.515 sx cầu dao hộp: 148.296.000 . Có TK 152: 4.112.357.000 - Trường hợp xuất NVL cho sản xuất chung kế toán ghi: Nợ TK 627 Có TK 152 VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho tập hợp được ngày 31/7/2005 kế toán ghi: Nợ TK 627: 269.105.800 TK 627.2: 85.678.000 TK627.3: 183.427.400 Có TK 152: 85.678.000 Có TK 153: 183.427.400 - Trường hợp xuất dùng cho người bán hàng kế toán ghi: Nợ TK 641 Có TK 152 VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho tập hợp được ngày 31/7/2005 kế toán ghi: Nợ TK 641: 48.540.000 TK 641.2: 37.240.000 TK 641.8: 11.300.000 -Trường hợp xuất NVL cho quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 Có TK 152 VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho tập hợp được ngày 31/7/2005 kế toán ghi: Nợ TK 642: 25.730.000 Có TK 152: 25.730.000 Căn cứ vào các phiếu xuất kho mà kế toán NVL tiến hành lên bảng kê chi tiết xuất vật tư (xem biểu 12). Từ bảng kê chi tiết xuất vật tư kế toán NVL tiến hành tập hợp toàn bộ NVL xuất kho để lập bảng phân bổ NVL( xem biểu 13) cho từng bộ phận, từng phân xưởng sử dụng. Cuối tháng trường hợp mua vật liệu chưa trả cho người bán kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ, căn cứ vào các chứng từ liên quan khác kế toán trực tiếp ghi vào sổ cái TK 152, sổ cái TK 331 (biểu 14, 15). ChƯƠNG III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu tại công ty TNHH TM Huy Minh. I. Nhận xét và đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác kế toán NVL ở Công ty TNHH TM Huy Minh: 1. Nhận xét đánh giá chung: Công ty TNHH TM Huy Minh được thành lập năm 1976, trải qua gần 40 năm xây dựng và phát triển, đến nay Công ty đã thực sự lơn mạnh cả về mặt số lượng và chất lượng. Từ chỗ cơ sở vật chất ban đầu không lớn, máy móc thiết bị công nghệ lạc hậu, mặt hàng chưa đa dạng đến nay Công ty đã luôn tìm tòi hướng phấn đấu đi lên, từng bước khẳng định chỗ đứng của mình tronh nền kinh tế thị trường. Với phương châm “Chất lượng hành đầu, giá bán cạnh tranh “, Công ty đã đưa ra nhiều sản phẩm với nhiều chủng loại phong phú đa dạng chất lượng cao. Thực tế cho thấy Công ty đã năng động trong việc chuyển đổi cơ chế, đặc biệt chú trọng đến công tác tiêu thụ sản phẩm với quan điểm “Tiêu thụ được nhiều sản phẩm cũng đồng nghĩa với việc sản phẩm có được thị trường chấp nhận “. Vì vậy Công ty đã không ngừng cải thiện và nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên. Có được những thành tích đó trước tiên phải kể đến sự năng động sáng tạo của Ban giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng kế toán nói chung cũng như kế toán NVL nói riêng. NVL chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm. Vì vậy với nhiệm vụ của mình kế toán NVL là một trong những mắt xích quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, nâng cao cạnh tranh của sản phẩm. Qua thời gian hai tháng thực tập em nhận thấy công tác kế toán NVL của Công ty có những ưu và nhựoc điểm sau: -Tổ chức kế toán:Cơ cấu tổ chức tương đối gọn nhẹ phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán. Phòng kế toán được trang bị máy vi tính. Do đó Công ty áp dụng hình thức Nhật ký Chứng từ là rất khoa học. -Quản lý nguyên vật liệu: Được quản lý tốt ở tất cả các khâu:thu mua, dự trữ, bảo quản, cũng như sử dụng. -Khâu sử dụng: Tại các phân xưởng việc nhập xuất vật tư đều được ban lãnh đạo thông qua. Công tác quản lý thường xuyên, hàng tồn kho phù hợp với tình hình thực tế, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên sự biến động cuả NVL. Ưu điểm: - Tổ chức kế toán:Cơ cấu tổ chức tương đối gọn nhẹ phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán. Phòng kế toán được trang bị máy vi tính. Do đó Công ty áp dụng hình thức Nhật ký Chứng từ là rất khoa học. -Quản lý nguyên vật liệu: Được quản lý tốt ở tất cả các khâu:thu mua, dự trữ, bảo quản, cũng như sử dụng. -Khâu sử dụng: Tại các phân xưởng việc nhập xuất vật tư đều được ban lãnh đạo thông qua. Công tác quản lý thường xuyên, hàng tồn kho phù hợp với tình hình thực tế, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên sự biến động cuả NVL. Hạn chế: -Việc hạch toán thừa thiếu nguyên vật liệu:ở Công ty không sử dụng để hạch toán thừa thiếu NVL điều này là không hợp lý, vì nếu có xảy ra phát hiện thừa thiếu NVL thì sẽ khó khăn trong công tác kế toán và xác định kết qủa kinh doanh của Công ty. -Về lập dự phòng giảm giá hành tồn kho: Vi Công ty sản xuất với khối lượng NVL sử dụng là rất lớn và nhiều chủ loại. Nhưng Công ty lại không tiến hành lập bất cứ một khoản dự phòng nào. Do vậy khi có sự biến động lớn về nguồn NVL đầu vào thì sẽ ảnh hưởng lớn đến tình hình sản xuất và kinh doanh của Công ty. -Về hạch toán thừa thiếu NVL: ở Công ty không sử dụng tài khoản để hạch toán thừa thiếu NVL điều này là không tốt vì nếu có phát hiện thừa, thiếu NVL thì sẽ khó khăn trong công tác kế toán và xác định kết quả kinh doanh của Công ty. II-một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh huy minh Sau một thời gian thực tập tại Công ty, đựoc sự giúp đỡ tận tình của các Cô Chú trong phòng kế toán em đã phần nào nắm bắt được những ưu đIểm cũng như nhược điểm trong công tác kế toán của Công ty. Từ nhận thức đó em xin mạnh dạn đưa ra một vàiý kiến đề xuất hy vọng đóng góp phần nào trong việc nâng cao công tác kế toán vật liệu tại Công ty TNHH HUY MINH. 1. ý kiến thứ nhất: Hoàn thiện kế toán tổng hợp nhập vật liệu. Để theo dõi, phản ánh kịp thời các loại NVL mà Công ty đã mua hay chấp nhận thanh toán, đã thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng chưa nhập kho, Công ry nên sử dụng: TK 151- “Hàng mua đang đi đường” Tàikhoản này có kết cấu như sau: Bên nợ: Phản ánh trị giá vật tư đang đi đường cuối tháng chưa về hoặc về tới Công ty nhưng đang chờ làm thủ tục nhập kho. Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hoặc chuyển giao trực tiếp cho các bộ phận sử dụng. Dư nợ: Giá trị vật tư đã mua nhueng còn đang đi trên đường. Phương pháp kế toán: Nừu cuối tháng NVL vẫn chưa về nhưng thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, căn cứ vào hoá đơn, kế toán ghi: Nợ TK 151- Hàng mua đang đI trên đường. Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331, 111, 112 Sau khi NVL về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu. Có TK 151- Hàng mua đang đi trên đường. 2. ý kiến thứ hai: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Công ty TNHH HUY MINH với khối lượng NVL lớn và sản phẩm nhiều và đa dạng. Đồng thời giá cả NVL phụ thuộc rất lớn vào cung cầu của thị trường nên chỉ cần một biến động nhỏ của thị trường sẽ gây ảnh hưởng lớn đến giá cả NVL đầu vào, ảnh hưởng đến chi phí về NVL của Công ty dẫn đến làm đội giá thành sản phẩm. Vì vậy, để hanh chế bớt nhưng thiệt hại không đáng có và chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xẩy ra rủi ro do các ảnh hưởng ngoàI mong muốn , thì Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồng kho để quá trình sản xuất và kinh doanh của Công ty diễn ra một cách liên tục và có hiệu quả. Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật tư, hàng hoá thành phẩm bị giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm. Tài khoản sử dụng là TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Phương pháp hạch toáng TK 159: -khi trích lập dự phòng kế toán định khoảng: Nợ TK 632- Giá vốn hàng hoá Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho -Khi hoàn nhập dự phòng kế toán định khoản: Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632- Giá vốn hàng bán 3. ý kiến thứ ba: Xây dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu. Để sản xuất ra sản phẩm, Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn NVL gồm nhiều loại , mỗi loại có những công dụng , tính chất khác nhau. Để phục vụ tốt cho công tác quản lý và kế toán, Công ty cần lập sổ danh đIểm NVL tạo đIều kiện thuận tiện cho việc tổ chức kiểm tra đối chiếu giữa the kho, sổ chi tiết NVL. Đối với sổ danh đIểm vật liệu mã vật liệu được xây dựng trên cơ sở tàI khoảng cấp 2 đối voéi vật liệu: -Vật liệu chính: 1521 -Vật liệu phụ: 1522 -Phụ tùng thay thế: 1523 -1521.1: Thép tròn F CT3 -1521.2: Thép tròn F CT3 .. Như vậy Công ty có thể xây dựng sổ danh điểm: (Xem biểu 16) 4. ý kiến thứ tư: Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Hiện nay Công ty đang sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Đây là phương pháp đơn giản nhưng có lại không phù hợp với công tác kế toán ở Công ty, vì vậy, Công ty nên sử dụng phương pháp sổ số dư thay cho phương pháp chi the song song, vì ngoai việc khắc phục được sự ghi chép trùng lăp trong quá trình ghi chép số liệu, phương pháp sổ số dư còn có ưu đIểm khác phù hợp với đặc điểm Công ty, như chủng loại vật tư phong phú, nghiệp vụ nhập – xuất- tồn lớn. 5. ý kiến thứ năm: Việc sử lý các khoản hao hụt mất mát NVL. Hiện nay Công ty chưa tiến hành kiểm kê để xác định giá trị vật liệu thừa thiếu tại thời đIểm cuối năm tài chính. Theo em cuối năm Cong ty lên tiến hành kiểm kê NVL để xác định chính xác giá trị vật liệu hiện có tại Công ty. Để phản ánh thừa, thiếu NVL, kế toán sư dụng hai tài khoảng sau: TK 1381- Tài sản thiếu chờ xử lý. TK3381- TàI sản thừa chờ xử lý. - Phương pháp kế toán: Căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi: + Nếu phát hiện thừa: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. Có TK 3381 - Tài sản thừa chờ xử lý Khi có quyết định xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ sử lý Có TK 711, 642 + Nếu phát hiện thiếu : Nợ Tk 1381 – Tài sản thiếu chờ sử lý Có TK 152 – Nguyên liệu , vật liệu. kết luận Một lần nữa ta khẳng định rằng, kế toán NVL có tác dụng và vai trò to lớn trong quản lý kinh tế. Thông qua công tác kế toán NVL giúp cho đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản tốt vật tư, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp chi phí NVL trong giá thành, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, ngăn ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phí gây thiệt hại tài sản của doanh nghiệp. Sau hai tháng thực tập tại công ty TNHH TM Huy Minh những kết quả nghiên cứu được trong thời gian thực tập đã giúp em vận dụng giữa lý thuyết và thực tế, từ đó nắm bắt được thực trạng công tác kế toán của công ty. Do thời gian thực tập và trình độ hiểu biết còn hạn chế nên bài luận văn của em không thể tránh những thiếu sót. Em rất mong được sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến và bổ sung của các thầy cô giáo, các cô chú trong phòng kế toán của công ty để bài luận văn của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Thức Minh cùng toàn thể các thầy cô giáo trong khoa kế toán và ban Giám đốc, các cô chú phòng Kế toán của công ty TNHH TM Huy Minh đã quan tâm tạo điều kiện chỉ bảo giúp đỡ em hoàn thành luận văn này./. Hà nội, ngày 20 tháng 07 năm 2006. Sinh viên thực hiện Nguyễn Tuấn Anh Sơ đồ 1 Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ KT chi tiết Bảng kê tổng hợp N- X- T Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 2 Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ số dư Bảng kê nhập Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn : Ghi hàng ngày : Đối chiếu kiểm tra : Ghi cuối tháng Sơ đồ 3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối ngày. : Đối chiếu kiểm tra Biểu mẫu 3 Phiếu nhập kho Đơn vị: .. 12/05/2005 Mẫu số: 01 – VT Cty TNHH TM Huy Minh QĐ số1141/TC/CĐKT Địa chỉ:.. Ngày 02/11/1996 của BTC Nợ: 152 Có: 331 Họ và tên người giao hàng: Công ty TNHH TM Cường Thịnh Theo: hoá đơn GTGT số 0053618 ngày 2 tháng 7 năm 2005 Nhập tại kho: Anh Tuấn. TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép lò xo F 0,7 Kg 4.900 4.900 27.000 132.300.000 Cộng 132.300.000 Số tiền bằng chữ: Một trăm ba mươi hai triệu ba trăm nghìn đồng chẵn./. Ngày.tháng . năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu mẫu 4 Phiếu xuất kho Đơn vị: .... 16/05/2005 Mẫu số: 02 – VT Cty TNHH TM Huy Minh QĐ số1141/TC/CĐKT Ngày 02/11/1996 của BTC Nợ: 621 Có: 152 Họ và tên người xuất hàng: Trần Trọng Nghĩa. Lý do xuất: Công trình nhà ở Việt Hưng – Gia lâm. Xuất tại kho: Cty TNHH TM Huy Minh. TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Chứng Từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép f 0,7 Kg 4000 4000 682.727 107.864.000 .. Số tiền bằng chữ: Một trăm linh bảy triệu tám trăm sáu mươi tư nghìn đồng chẵn./. Ngày tháng . năm 2005 Thủ trưởng đơn vị phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Biểu mẫu 5 Thẻ kho Đơn vị:...Số thẻ:...Số tờ. Mẫu số: 02 – VT Tên kho:.. Ngày lập thẻ: Tháng 7 năm 2005 QĐ số1141/TC/CĐKT Tên vật tư: Thép f 0,7 Ngày 01/11/2005 của BTC Đơn vị tính: Tấn NT chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 1.000 2/7 10/22/KD 2/7 Nhập Cty TNHHTM Cường Thịnh 4.900 5.900 5/7 2255 5/7 Xuất cho phân xưởng 1 4.000 1.900 14/7 19/7/KD 14/7 Nhập Cty TNHH TM Cường Thịnh 5.000 6.900 15/7 2257 15/7 Xuất cho phân xưởng 1 3.000 3.900 18/7 2258 18/7 Xuất cho phân xưởng 2 2.100 1.800 Tồn cuối tháng 1.800 Cộng 9.900 9.100 Biểu mẫu 8 Sổ chi tiết thanh toán với người bán TK 331 Tháng 7 năm 2005 Tên khách hàng: Công ty TNHH TM Cường Thịnh Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 80.000.000 Số phát sinh Mua thép lò xo F 0,7 152 133 267.300.000 26.730.000 Mua thếp trắng không rỉ BM1 F 1 152 133 342.000.000 34.200.000 Mua thép tròn CT3 F 18 152 133 86.053.000 8.605.300 Mua đồng vàng cán B 104 152 133 261.000.000 26.100.000 Trả tiền kỳ trước 111 112 456.000.000 435.500.000 .. . Cộng phát sinh 900.500.000 1.051.658.300 Số dư cuối kỳ 231.158.300 Ngày .tháng.năm.. Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu mẫu 1 Hoá đơn ( GTGT) Đơn vị:....... Mẫu số: 02 Cty TNHH Cường Thịnh Liên 2: (Khách hàng) Ký hiệu: BLXD/2000 40A TháI Hà- Đống Đa- HN Ngày 2/07/2005 Số: 0136522 Tên khách hàng: A.Tuấn Chứng từ số: ...... Địa chỉ: Cty TNHH TM Huy Minh Nguồn hàng:....... Mã số thuế: 0500447942 TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Thép lò xo F 0,7 Kg 4.900 27.000 132.300.000 Thuế suất GTGT: 5% Cộng tiền hàng: 132.300.000 Tiền thuế GTGT: 13.230.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 145.530.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn mươi năm triệu năm trăm ba mươi nghìn đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Biểu mẫu 9 NhậT Ký Chứng Từ TK: 331- Phải trả cho người bán Tháng 7 năm 2005 Đơn vị tính: triệu đồng TT Đơn vị bán hàng Dư đầu tháng Ghi có TK 331, ghi Nợ các TK khác Cộng có TK 331 Ghi Nợ TK 331, ghi có các Tk khác Cộng nợ TK 331 Dư cuối tháng Nợ Có 152 133 111 112 Nợ Có 1 Công ty TNHH TM Cường Thịnh 80 956,053 95,6053 1051,6583 465 435 900,5 231,1583 2 DNTN Tân Hoa Kỳ 95 753 75,3 828,3 650 650 273,3 3 Nguyễn văn Nhậm 60 570 57 627 600 600 87 .. . . . .. Cộng 427 4182,9 418,29 4601,19 2310 2050 4360 668,19 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu mẫu 10 Nhật Ký chứng Từ TK: 111- Tiền mặt Tháng 7 năm 2005 Đơn vị tính: triệu đồng TT NT Ghi có Tk 111, ghi Nợ các TK khác Cộng có TK 111 152 331 141 627 .. 1 6/7 327,85 465 6,8 5 2 8/7 85,23 15,5 3,2 3 12/7 67,08 600 8 4 15/7 3,5 5 19/7 232 4 .. . . . Cộng 1250 .. 2310 136,3 84,762 4209 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu mẫu 12 Bảng kê chi tiết xuất vật tư Tháng 7 năm 2005 TT Chứng Từ TKĐƯ Nội Dung Số tiền SH NT 1 31/7 621 Xuất dùng cho sản xuất 4.112.357.000 2 31/7 627 Xuất dùng cho QL phân xưởng 269.105.800 3 31/7 641 Xuất dùng cho bán hàng 48.540.000 4 31/7 642 Xuất dùng cho QL 25.730.000 Cộng 4.455.732.000 Người lập sổ (Ký, họ tên) Biểu mẫu 13 Bảng phân bổ NVL, Công cụ dụng cụ Tháng 7 năm 2005 TT TK ghi Có TK ghi Nợ TK152 TK153 Tổng cộng 1 TK 621- CFNVLTT - sản xuất cầu dao 20A - sản xuất công tắc kép - sản xuất cầu dao hộp - . 4.12.357.000 256.771.000 80.173.515 148.296.000 . 4.12.357.000 256.771.000 80.173.515 148.296.000 . 2 TK627-CFSXC -TK 627.2- CFVL,BB -TK 627.3- CFDCSX 85.678.400 85.678.400 183.427.400 183.427.400 269.105.800 85.678.400 183.427.400 3 TK 641- CFBH - TK 6412- CFVL, BB - TK 6418- CFBTK 48.540.000 37.240.000 11.300.000 48.540.000 37.240.000 11.300.000 4 TK 642- CFQLDN 25.730.000 25.730.000 Cộng 4.272.305.000 183.427.400 4.455.732.800 Người lập sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu mẫu 14 Sổ cái TK 152 Tháng 7 năm 2005 Dư đầu tháng Nợ Có 470.276.936 Ghi có các TK đối ứng nợ TK này Tháng 7 Từ NKCT số 1 1.250.000.000 Từ NKCT số 2 598.730.000 Từ NKCT số 5 4.182.900.000 Cộng phát sinh Nợ 6.031.630.000 Cộng phát sinh Có 4.455.732.800 Số dư cuối tháng Nợ 2.046.174.136 Có Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu mẫu 15 Sổ cái TK 331 Tháng 7 năm 2005 Dư đầu tháng Nợ Có 427.000.000 Ghi Nợ các TK đối ứng Có TK này Tháng 7 Từ NKCT số 5 4.601.190.000 Cộng phát sinh Có 4.601.190.000 Cộng phát sinh Nợ 4.360.000.000 Dư cuối tháng Nợ Có 668.190.000 Biểu mẫu 2 Biên bản kiểm nghiệp vật tư, hàng hoá Ngày 2 tháng 7 năm 2005 Hoá đơn số: 053618 Ban kiểm nghiệp vật tư gồm: Ông: Hoàng Văn Tuấn Đại diện phòng kinh doanh (trưởng ban) Ông: Phạm Minh Tiến Đại dện KCS Uỷ Viên Bà: Đào Thị Lan Thủ kho – Uỷ viên TT Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư MS Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Đúng Sai 1 Thép lò xo F 0,7 Cân Kg 4.900 4.900 0 Thủ kho Đại diện KSC Trưởng ban (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Biểu mẫu 11 Nhật ký chứng từ Tài khoản: 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng 7 năm 2005 TT NT Ghi có TK 112, ghi nợ các TK khác Cộng có TK 112 331 152 113 . 1 6/7 435.000.000 2 9/7 48.631.000 4.863.100 3 12/7 650.000.000 4 14/7 30.810.000 3.810.000 5 18/7 167.350.000 167.350.000 . . Cộng 2.050.000.000 598.730.000 598.730.000 . 3.482.770.000 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) I- Quá trình hoạt động và đặc điểm kinh doanh của Công ty. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: Công ty cổ phần đầu t A.S.E.M đợc thành lập ngày 29 tháng 06 năm 2000 theo giấy phép kinh doanh số 0103015597, Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và đầu t Thành phố Hà Nội cấp ngày 29/1/2000 với số vốn kinh doanh ban đầu là: 1.500.000.000 đồng. Tổng số cán bộ công nhân viên lúc ban đầu là 35 ngời, 60% số cán bộ công nhân viên của Công ty có trình độ đại học trở lên. Cho đến nay tổng số cán bộ công nhân viên là 85 ngời trong đó: Lãnh đạo: 5 ngời; Cán bộ có trình độ Đại học: 35 ngời; Hợp đồng ngắn hạn, thời vụ 25 ngời. Tổng nguồn vốn: 6.000.000.000 đồng Thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên (2005-2006): 950.000 đồng/ngời/tháng. Để mở rộng quy mô kinh doanh trong các năm vừa qua Công ty đã mở một số chi nhánh tại các tỉnh nh: Hoà Bình; Hà Tây; Quảng Ninh . 2. Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh: a) Chức năng, ngành nghề kinh doanh: Công ty cổ phần đầu t A.S.E.M là đơn vị cổ phần đầu t xây dựng và hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản tiền Việt Nam và tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng, có trụ sở đặt tại Thôn Nhang xã Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội. Công ty Cổ phần đầu t A.S.E.M có chức năng nhiệm vụ sau: - Kinh doanh máy móc thiết bị, vật liệu điện; - Kinh doanh các sản phẩm công nghiệp ..... b) Nhiệm vụ: Là một doanh nghiệp cũng nh mọi doanh nghiệp khác, Công ty có nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nớc, thực hiện tốt các chế độ chính sách cuả Nhà nớc, từng bớc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, hoàn thành kế hoạch và chỉ tiêu đã đề ra, tạo công ăn việc làm và tăng thu nhập cho đội ngũ công nhân viên chức. Xây dựng các phơng án kinh doanh theo kế hoạch và mục tiêu chiến lợc của Công ty. Đồng thời lên phơng án tìm kiếm khách hàng cũng nh duy trì mối quan hệ với khách hàng lâu năm. c) Đối tợng và địa bàn kinh doanh của Công ty: Đối tợng kinh doanh chính của Công ty là: - Kinh doanh máy móc thiết bị, vật liệu điện; - Kinh doanh các sản phẩm công nghiệp ..... Địa bàn kinh doanh của Công ty: Khách hàng của Công ty chủ yếu là các Công ty lớn, các nhà sản xuất, các khu công nghiệp xây dựng các công trình điện Là một Công ty chuyên kinh doanh máy móc, thiết bị vật t ngành điện nên địa bàn kinh doanh của Công ty trải rộng khắp các tỉnh Miền Bắc. d) Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty: Trải qua hơn 6 năm hoạt động kinh doanh Công ty đã rút ra đợc nhiều kinh nghiệm trong quá trình tổ chức lực lợng lao động, ngày càng phát huy đợc tính chủ động sáng tạo của các phòng chức năng trong việc quản lý nhân lực một cách hợp lý. Đội ngũ cán bộ, nhân viên trong sản xuất kinh doanh từng bớc đợc nâng cao về nghiệp vụ, chuyên môn và kinh nghiệm kinh doanh. Công ty giải quyết đợc nhiều việc làm cho nhiều ngời lao động và mở nhiều lớp đào tạo trình độ nghiệp vụ cho công nhân viên. Chính vì vậy, Công ty cổ phần đầu t A.S.E.M có đợc đội ngũ lao động rất có trình độ, tay nghề và nhiệt huyết với công việc. II- Tổ chức bộ máy quản lý Công ty: Là một Công ty cổ phần nên Công ty cổ phần đầu t A.S.E.M có cơ cấu bộ máy quản lý nh sau: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Đầu T A.S.E.M CT HĐQT Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc Dự án - Đầu T Kế toán trởng Phòng kinh doanh Phòng tổ chức tổng hợp Phòng kế hoạch - tài vụ Chi nhánh tỉnh Quảng Ninh Chi nhánh tỉnh Hng Yên Chi nhánh tỉnh Hoà Binh Chi nhánh Tỉnh Hà Tây Thị trờng Thị trờng Thị trờng Thị trờng Thị trờng Cũng nh các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ khác trong cả nớc, cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty đợc kết hợp với hai hình thức: Trực tuyến- Chức năng. Cơ cấu tổ chức bộ máy kiếu này rất linh hoạt và có hiệu qủa phù hợp với hoạt động kinh doanh đa dạng của Công ty. * Ban giám đốc: - Chủ tịch Hội đồng Quản Trị - Giám đốc Công ty: Đại diện cho Hội đồng quản trị và Ban giám đốc Công ty điều hành chung mọi hoạt động của Công ty, quản lý Công ty theo chế độ một thủ trởng có quyền quyết định và điều hành phơng thức hoạt động của Công ty theo chính sách và luật pháp của Nhà nớc và nghị quyết của Hội đồng cổ đông, chịu trách nhiệm trớc pháp luật và Hội đồng cổ đông về kết quả sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty. - Các phó giám đốc: Là ngời giúp việc cho giám đốc, trực tiếp phụ trách các phòng ban, đợc uỷ quyền giải quyết các công việc của Công ty khi giám đốc đi vắng. Công ty có 4 phó giám đốc: Phó giám đốc kiêm kế toán trởng: Phó giám đốc kỹ thuật; phó giám đốc dự án- đầu t; Phó giám đốc kinh doanh phụ trách chơng trình đợc thông tin về cơ sở. Riêng phó giám đốc kiêm kế toán trởng là ngời chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác kế toán của Công ty. Kế toán trởng có quyền hạn nghĩa vụ theo quy định của cơ quan Tài chính cấp trên và theo quy định của pháp luật. * Phòng kinh doanh. - Tổng hợp theo dõi và phân tích tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty báo cáo cho ban giám đốc quản lý. - Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính, thống kê các số liệu báo cáo cơ quan cấp trên. - Đàm phán trình giám đốc Công ty ký hợp các đồng mua bán thiết bị vật t và các sản phẩm theo ngành nghề kinh doanh của Công ty. - Trực tiếp làm thủ tục nhận và bàn giao hàng hoá cho kho của Công ty. * Phòng tổ chức tổng hợp: Giúp giám đốc tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Có nhiệm vụ quản lý bảo vệ lao động của Công ty, tuyển dụng, đào tạo đội ngũ cán bộ cho Công ty. * Phòng kế hoạch - tài vụ: Có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán theo quy định của Nhà nớc. Thực hiện kế hoạch tài chính, quản lý tài sản của Công ty, thanh quyết toán vốn, lơng và các chế độ khác cho công nhân viên và bạn hàng, đảm bảo về tài chính vốn cho sản xuất kinh doanh. Thực hiện chức năng giám sát thu nhập xử lý cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính giúp ban giám đốc lập phơng án kinh doanh tối u. Chơng 2: Tình hình thực hiện công tác kế toán của Công ty Cổ phầN ĐầU TƯ A.S.E.M I- Tình hình tổ chức công tác kế toán 1. Hình thức tổ chức công tác kế toán. Trên cơ sở chế độ hiện hành về tổ chức công tác kế toán và để phù hợp với tình hình quản lý tổ chức thực tế của công ty, sử dụng tốt năng lực của đội ngũ kế toán, đảm bảo thông tin nhanh gọn, chính xác và kịp thời, Công ty đã thực hiện công tác kế toán hỗn hợp (kết hợp giữa hình thức tập trung với hình thức phân tán). Công ty Cổ phần đầu t A.S.E.M thực hiện kế toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, theo phơng pháp này nhân viên của phòng kế toán có nhiệm vụ thu thập các chứng từ có liên quan của các phòng ban trong tháng và ghi chép sổ sách một cách đầy đủ. Cuối tháng, phòng kế toán tập hợp lại và ghi chép thành các chứng từ chi tiết để báo cáo với cấp trên. 2. Tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trởng Kế toán tổng hợp Thủ Quỹ Kế toán tiền lơng BHXH-YT Kế toán bán hàng Kế toán Mua hàng Kế toán BáN Hàng Kế toán Kho - Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm toàn bộ số liệu về quản lý tài sản, vật t, hàng hoá, tiền vốn...tham mu cho Ban Giám đốc các kế hoạch kinh doanh về vốn trong Công ty, ký duyệt các chứng từ phát sinh hàng ngày. Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc, Hội đồng quản trị và Nhà nớc về thực hiện chế độ báo cáo Tài chính theo quy định của Bộ Tài chính. - Thủ quỹ: Thanh toán các chứng từ thu – chi đã đợc Giám đốc, Kế toán trởng ký duyệt đồng thời quản lý quỹ của Công ty. - Kế toán mua hàng: phối hợp với thủ kho nắm bắt tình hình hàng hoá trong kho và lên kế hoạch mua hàng. Các chứng từ mua hàng đợc kế toán mua hàng tập hợp lại và nộp cho kế toán trởng. Đồng thời theo dõi tình hình phải trả cho ngời bán. - Kế toán bán hàng: Theo dõi tình hình hàng hoá bán ra trong kỳ và công nợ phải thu của khách hàng. - Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập –xuất – tồn kho hàng hoá. Cuối mỗi tháng lập báo cáo hàng tồn kho. - Kế toán tiền lơng, BHXH, BHYT: có trách nhiệm lập bảng tính lơng cho cán bộ công nhân viên, lập bảng phân bổ BHXH, BHYT. 3. Hình thức kế toán. Để phù hợp với công tác tổ chức và hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp nhỏ và vừa, Công ty Cổ phần đầu t A.S.E.M đã vận dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và theo định khoản kế toán phát sinh. Sổ nhật ký chuyên dùng Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Đối chiếu kiểm tra 4. Các chính sách kế toán của doanh nghiệp. Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Các chính sách kế toán của Công ty Cổ phần đầu t A.S.E.M đợc thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành. Theo chính sách sau: - Mọi số liệu ghi trong sổ kế toán bắt buộc phải đợc chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp pháp và hợp lệ (lập theo biểu mẫu quy định của Nhà nớc). - Công ty áp dụng phơng pháp hạch toán và kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ. - Công ty sử dụng phơng pháp tính trị giá vốn và xuất kho theo phơng pháp bình quân gia quyền, áp dụng phơng pháp tính khấu hao theo phơng pháp đờng thẳng. - Hình thức kế toán áp dụng cho Công ty cổ phần đầu t A.S.E.M là hình thức Nhật ký chung... II - Tình hình tổ chức thực hiện công tác kế toán tại Công ty 1. Hạch toán ban đầu. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan vào chứng từ kế toán. Chứng từ đợc dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán phải là chứng từ hợp pháp hợp lệ. a) Chứng từ sử dụng của Công ty: - Hoá đơn giá trị gia tăng, bảng kê hàng hoá bán lẻ. - Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. - Phiếu thu, phiếu chi, phiếu yêu cầu thanh toán. - Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng. - Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lơng - Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ, chi phí chờ phân bổ b) Tổ chức luân chuyển chứng từ của Công ty: Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trởng đơn vị quy định. Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán của Công ty bao gồm các bớc sau: - Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào chứng từ. - Kiểm tra chứng từ kế toán. - Ghi sổ kế toán. - Lu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Khi hàng hoá mua đợc nhập kho, kế toán mua hàng có nhiệm vụ thu thập hoá đơn giá trị gia tăng đầu vào của hàng hoá, phiếu nhập kho và cuối tháng lập thành một bảng kê nộp cho kế toán trởng. Khi hàng hoá xuất bán, thủ kho có nhiệm vụ báo cáo với kế toán bàn hàng về số lợng hàng hoá xuất kho thông qua phiếu xuất để kế toán bán hàng xuất hoá đơn giá trị gia tăng cho hàng hoá bán ra. Cuối tháng, kế toán bán hàng cũng có nhiệm vụ lập bảng kê hoá đơn xuất ra để khấu trừ thuế của tháng đó. Bên cạnh đó, các nhân viên khác của phòng kế toán cũng có nhiệm vụ thu thập các chứng từ khác có liên quan đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Với trình tự thu thập thông tin, chứng từ có liên quan nh trên đã giúp cho doanh nghiệp có đợc nguồn thông tin nhanh chóng, kịp thời về tình hình tài chính của bản thân doanh nghiệp. Tuy nhiên, với hình thức luân chuyển chứng từ nh vậy đã làm một số nhân viên trong phòng kế toán quá máy móc, cha biết phối hợp công việc với các nhân viên khác để đạt hiệu quả cao hơn. 2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất. a) Tài khoản sử dụng: TK111, TK112, TK131, TK1331, TK1332, TK153, TK156, TK211, TK214, TK242, TK311, TK331, TK3331, TK3334, TK334, TK411, TK421, TK511, TK632, TK635, TK641, TK642, TK911, b) Vận dụng hệ thống tài khoản trong hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu tại Công ty: * Nghiệp vụ mua hàng: - Khi mua hàng nhập kho căn cứ vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho: Nợ TK 152, 153, 156: Trị giá hàng mua cha có thuế GTGT Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 331, 112, 111....: Số tiền theo giá thanh toán - Các khoản chi phí phát sinh khi mua: Nợ TK 156 (1562): Chi phí cha có thuế GTGT Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 331, 112, 111 ....: Số tiền theo giá thanh toán * Nghiệp vụ bán hàng: + Phản ánh doanh thu: Nợ TK111, 112, 131 Có TK511 Có TK3331 + Kết chuyển giá vốn: Nợ TK632 Có TK156 + Nếu phát sinh chi phí bán hàng (chi phí vận chuyển, bốc dỡ) kế toán căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ khác ghi: Nợ TK641 Nợ TK133 Có TK111 + Phát sinh chiết khấu thanh toán: Do khách hàng thanh toán tiền hàng trớc thời hạn, khi khách hàng thanh toán nếu doanh nghiệp giảm trừ chiết khấu thanh toán cho khách hàng: Nợ Tk635 Nợ TK111,112 Có TK131 * Kế toán TSCĐ: - Khi mua TSCĐ kế toán căn cứ hoá đơn mua hàng và các chứng từ liên quan ghi nh sau: Nợ TK211: Nguyên giá TSCĐ Nợ TK133(1332): Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 111,112,331 ...Tổng số tiền theo giá thanh toán của TSCĐ - Chi phí phát sinh khi mua TSCĐ: Nợ TK 211: Chi phí phát sinh Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK111, 112, 331... Tổng số tiền theo giá thanh toán * Kế toán tính lơng và trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định: Tính lơng cho CBCNV: Nợ TK 641: Lơng phải trả bộ phận bán hàng Nợ TK 642: Lơng phải trả bộ phận quản lý Có TK 334: Tổng số lơng phải trả CBCNV - Khi trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ: Nợ TK 641: 19% tổng số lơng phải trả CBCNV bộ phận bán hàng Nợ TK 642: 19% tổng số lơng phải trả CBCNV bộ phận Quản lý Nợ TK 334: 6% tổng số lơng của CBCNV Công ty Có TK 338 (3381,3382,3383): 25% tổng quỹ lơng của CBCNV * Kế toán xác định kết quả kinh doanh: - Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 Có TK 632 - Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911 Có TK641 Có TK 642 - Kết chuyển chi phí khác: Nợ TK 911 Có TK 821 - Kết chuyển doanh thu bán hàng: Nợ TK 511 Có TK 911 - Kết chuyển doanh thu tài chính: Nợ TK 515 Có TK 911 - Kết chuyển lãi: Nợ TK 911 Có TK 421 - Kết chuyển lỗ: Nợ TK 421 Có TK 911 c) Sơ đồ hạch toán: 3. Tình hình tổ chức hệ thống sổ kế toán của Công ty. Sổ sách kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phơng pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán. Sổ kế toán gồm 2 loại: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. * Các sổ sách kế toán đợc sử dụng: - Nhật ký chung - Sổ cái nhật ký chung - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ tiền gửi ngân hàng - Sổ chi tiết hàng hoá - Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng, * Ưu, nhợc điểm: Từ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian trong sổ nhật ký chung đã làm cho công việc ghi chép các sổ kế toán khác trở nên dễ dàng hơn, thuận tiện hơn. Tuy nhiên, với việc ghi chép nh vậy đã không có sự đối chiếu giữa các sổ để phát hiện những nghiệp vụ kinh tế bị bỏ sót. 4. Tình hình tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. Công tác lập báo cáo tài chính là một công việc quan trọng với mỗi doanh nghiệp. Báo cáo tài chính trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn, công nợ, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong từng thời kỳ, nhằm cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong năm tài chính đã qua và những dự đoán trong tơng lai. Thông tin của báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng trong việc đề ra những quyết định về quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh. Báo cáo tài chính cung cấp thông tin một cách chính xác cho nhà quản trị phục vụ mục đích quản lý kinh doanh dới các góc độ khác nhau. Vào mỗi kỳ cuối tháng, phòng kế toán có nhiệm vụ lập các báo cáo tài chính và tình hình hàng tồn kho của Công ty trình cho Ban Giám đốc. Các báo cáo tài chính cần lập gồm: - Bảng công nợ của khách hàng - Doanh thu của từng mặt hàng - Phải thanh toán với ngời bán - Bảng chi tiết hàng hoá Và cuối năm, kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính gồm 4 biểu báo cáo, đó là: - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Bảng cân đối kế toán. - Báo cáo lu chuyển tiền tệ. - Thuyết minh báo cáo tài chính. Sau đó trình lên Hội đồng quản trị , Ban giám đốc thông qua thì mới gửi lên cơ quan Thuế.