Đề tài Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà

đồng. - Đối với trường hợp chi Xí nghiệp đưa vật liệu đến các đơn vị nhận gia công chế biến thì dùng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng xuất nhập khẩu lập thành 2 liên (đối với di chuyển nội bộ giữa các kho trong Xí nghiệp, thành ba liên đối với việc chuyển đến các đơn vị nhận gia công chế biến). Khi xuất kho và người vận chuyển ký vào phiếu trong trường hợp lập thành 2 liên thì một liên giao cho người thủ kho nhập để vào thẻ kho sau đó gửi lên cho phòng xuất khẩu, một liên giao cho thủ kho xuất để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển đến cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Trường hợp lập thành 3 liên thì một liên giao cho người vận chuyển làm chứng từ đi đường và thanh toán nội bộ, hai liên còn lại tương tự như trường hợp trên. Biểu 6  Mẫu số 03 - Vật tư - 3LL Ban hành theo QĐ số 1141TC/C Ngày 1/1/1995 của BTC PHIẾU XUẤT KHO AA - 02 - B Kiêm vận chuyển nội bộ Quyển số 126 Ngày 17 tháng 11 năm 2003 Số 126 Liên 3 dùng thanh toán nội N0 0031778 Căn lệnh điều động số ngày. tháng. năm 2003 của Xí nghiệp may Minh Hà về việc mang đi gia công ngoài. Họ và tên người vận chuyển: Trần Văn Thảo - hợp đồng số. Phương tiện vận chuyển: Phòng XNK - Xí nghiệp may Minh Hà. Xuất tại kho: Công cụ Xí nghiệp may Minh Hà. Nhập tại kho: Cơ sở sản xuất cơ điện dệt thuê Nam Định. Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư MS ĐVT Số lượng Đơn giá bình quân Thành tiền Thực xuất Thực nhập Phục hồi bản kim văng ý Cái 1780 1780 Ngày xuất 17/11/2003 Người lập quỹ (Đã ký) Thủ kho xuất (Đã ký) Người vận chuyển (Đã ký) Thủ kho nhận (Đã ký) Khi xuất hiện nghiệp vụ nhượng bán vật tư cho các đơn vị khác, Xí nghiệp sử dụng dụng hoá đơn kiêm Phiếu xuất kho, Phiếu này lập thành ba liên, một liên giao cho khách hàng, một liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán, liên còn lại giao cho phòng vật tư. Biểu số 7  0 6 0 0 0 0 1 7 3 5 -1 HOÁ ĐƠN KIÊM PHIẾU XUẤT KHO Liên dùng để thanh toán N0 0666877 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp may Minh Hà Địa chỉ: Vĩnh Trị - Yên Trị Điện thoại: Mã số: Họ và tên người mua: Đặng Văn Nghĩa Đơn vị: Xí nghiệp chế tạo thiết bị cơ điện Hà Nội. Địa chỉ: Số tài khoản: Hình thức thanh toán: . Mã số: ST T Tên hàng hoá dịch vụ ĐV T Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Sợi N 54/1 cotton Kg 50 30.909 1.545.450 Cộng tiền hàng: 1.545.450 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 1.545.45 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.699.995 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu sáu trăm chín mươi chín nghìn chín trăm chín năm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) 3.2. Hạch toán chi tiết vật liệu. Để phù hợp với đặc điểm vật liệu kho tàng của Xí nghiệp và để công tác kế toán đạt hiệu quả cao Xí nghiệp đã hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ só dư. Trình tự hạch toán cụ thể ở Xí nghiệp như sau: 3.2.1. Quy trình hạch toán ở kho. Hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện trên thẻ kho. Thẻ kho do thủ kho lập khi có chứng từ nhập, xuất, thủ kho sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, chính xác của chứng từ, đối chiếu số vật liệu nhập hoặc xuất ghi trên chứng từ rồi ghi số thực tế nhập, thực tế xuất trên chứng từ vào thẻ kho, tính ra số vật liệu tồn kho trên thẻ kho với số liệu có trong kho. Các chứng từ nhập, xuất vật liệu hàng ngày được thủ kho sắp xếp, phân loại riêng cho từng thứ, loại và định kỳ gửi lên phòng kế toán để ghi sổ. Biểu 8 Đơn vị: Xí nghiệp may Minh Hà Bộ phận kho bông  THẺ KHO Ngày lập thẻ  Mẫu số 03 - vật tư - 3LL Ban hành theo QĐ số 1141TC/C Ngày 1/1/1995 của BTC Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm hàng háo Bông gầm ý. Đơn vị: Kg Mã số Ngà y Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của KTT N Số phiếu NT Nhập Xuất Tồn x N x Tòn đầu tháng 0 7 10/1 1 Chị Anh 10.333, 4 3 15/1 1 Chị Liên 1908 5 21/1 1 Chị Hoa 8426,4 Tồn cuối kỳ 10.333, 4 10.333, 4 0 3.2.2. Quy trình hạch toán ở phòng kế toán. Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập xuất, kế toán vật liệu kiểm tra các chứng từ rồi nhập số liệu vào máy tính. Máy sẽ in ra để xem tính có đúng không, nếu tính đúng thì máy sẽ tiếp tục tính giá cho các Phiếu xuất theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn cho từng loại vật liệu. Cuối tháng kế toán in các "bảng kê chứng từ nhập, xuất vật liệu", "báo cáo nhập xuất tồn kho vật liệu" và "Sổ số dư" cho từng kho. Trong bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất vật liệu bao gồm hai phần. Phần liệt kê các chứng từ xuất, phần liệt kê các chứng từ xuất, phần liệt kê các chứng từ nhập. Bảng này liệt kê tất cả các chứng từ nhập, xuất trong tháng theo thứ tự từng chứng từ phát sinh, từng danh điểm vật tư, kèm theo số lượng và đơn giá của từng chứng từ. Biểu số 9 BẢNG LIỆT KÊ CÁC CHỨNG TỪ NHẬP - XUẤT - TỒN KHO VẬT LIỆU Tháng 11/2003 Kho bông Record # TK Nợ Đơn giá Số lượng Thành tiền 01 331 13.908,68 150.000 2.086.302.000 02 331 16.050 199.974 3.209.582.700 03 331 2.250 10.333,4 23.250.150 04 331 15.437,52 195.169 3.012.925.341 . Cộng 263.329 9.159.581.115 Record # TK Nợ Đơn giá Số lượng Thành tiền 01 6211 50.368,68 4.999.046 2.513.628.828 02 6211 40.594,6 39.241,7 1.593.0011.115 03 6211 2.250 10.333,4 23.250.150 04 6211 7.781,13 27.038,6 108.112.862 .. Cộng 573.378 8.737.092.721 Bảng tổng hợp xuất kho vật liệu được mở cho từng kho, chi tiết cho từng danh điểm, từng loại vật liệu, mỗi danh điểm vật tư được theo dõi trên một dòng của bảng. Nó theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn trong tháng. (Xem biểu 10) Số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu cùng với số liệu trên bảng liệt kê các chứng từ nhập xuất kho vật liệu được kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho. Từ số liệu trên thẻ kho, kế toán vật liệu lập sổ số dư vào cuối tháng. Sổ số dư được lập để theo dõi cho một năm, mỗi danh điểm trên vật tư được theo dõi trên một dòng. Khi lập xong sổ số dư ta sẽ đối chiếu với bảng tổng hợp nhập xuất tồn. (Xem biểu 11) 4. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc không thể thiếu được trong công tác kế toán vật liệu. 4.1. Tài khoản sử dụng. Xí nghiệp may Minh Hà loà đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô lớn. Do vậy vật liệu có vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm và tài sản dự trữ. Xí nghiệp bao gồm các phân xưởng sản xuất lớn, các nghiệp vụ nhập, xuất vật tư nhiều, chính vì vậy muốn theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư cho từng phân xưởng và tình hình tồn kho vật tư tại mọi thời điểm, Xí nghiệp đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp vật liệu. Phục vụ cho công việc hạch toán tổng hợp vật liệu xí nghiệp có sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152: nguyên vật liệu được chi tiết thành các tiểu tài khoản sau:  + 152.1: Nguyên vật liệu chính. + 152.2: Nguyên vật liệu phụ + 152.3: Nhiên liệu + 152.4: Phụ tùng thay thế + 152.5: Phế liệu. - Tài khoản 154, 621, 6272 được chi tiết như sau: + TK 154.1, 621.1, 6272.1 - Phân xưởng sợi A. + TK 154.2, 621.2, 621.1 - Phân xưởng sợi B. + TK 154.3, 621.3, 627.3 - Phân xưởng sợi ý. + TK 154.4, 621.4, 627.4 Phân xưởng sợi dệt. + TK 154.5, 621.5, 6272.5 - Phân xưởng sợi nhuộm. + TK 154.6, 621.6, 6272.6 - Phân xưởng sợi cơ điện. + TK 154.8, 621.8, 6272.8 - Phân xưởng sợi may. Ngoài ra còn có các tài khoản khác như: 133; 3331; 331; 641;642 4.2. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. Vật liệu của xí nghiệp hầu hết được nhập kho từ nguồn mua bên ngoài do bên đặt hàng giao (may giao công cho nước ngoài, trong nước, hoặc gia công se sợi cho đơn vị khác), vật liệu xuất dùng không hết nhập lại nhưng thực tế trường hợp này ít xảy ra. Các nghiệp vụ làm tăng vật liệu được hạch toán như sau: 4.2.1. Trường hợp vật liệu do bên đặt hàng giao. Giá trị nguyên vật liệu của bên đặt gia công không thuộc quyền sở hữu của mình, nó không thuộc giá trị của mình cho nên khi nhận vật liệu của bên đặt hàng giao kế toán không theo dõi chỉ tiêu giá mà chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng. Do đó nó không phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp. 4.2.2. Trường hợp vật liệu mua ngoài. Với trường hợp này thì kế toán phải phản ánh đúng đắn đầy đủ chính xác các chỉ tiêu liên quan đến nghiệp vụ phát sinh như: giá hoá đơn, thuế GTGT, chi phí mua hàng và mọi yêu cầu khác của nhà cung cấp như hình thức thanh toán, thời hạn Trong thực tế điều kiện về vốn cũng như yêu cầu thị trường nên rất ít trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về, do vậy xí nghiệp không sử dụng tài khoản 151 - Hàng đang đi đường. * Trường hợp mua vật liệu chưa trả tiền cho người bán. Nội dung khái quát: vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của xí nghiệp tiến hành mua ngoài về nhập kho. Xí nghiệp đi và sản xuất ổn định, quan hệ với bạn hàng là truyền thống nên thường ký hợp đồng thanh toán trả chậm. Khi mua vật liệu chưa thanh toán với nơi cung cấp thì để theo dõi tình hình thanh toán nợ, kế toán sử dụng tài khoản 331, sổ chi tiết tài khoản 331 và nhật ký chứng từ số 5. Giá trị vốn; thực tế; vật liệu mua; ngoài nhập kho = Giá hoá đơn; của nhà; cung cấp + Chi phí liên quan ; (hao hụt định mức, chi phí vận chuyển) - Chứng từ sử dụng bao gồm: Hoá đơn bán hàng. Hoá đơn GTGT. Phiếu nhập kho. Chứng từ thanh toán. Biên bản kiểm nghiệm. - Tài khoản liên quan: tài khoản 152; 331; 133 - Quy trình ghi sổ: Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người cung cấp, phiếu nhập kho cũng như hợp đồng thanh toán sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ kế toán khi vào sổ chi tiết tài khoản 331 theo định khoản: Nợ TK 152. Nợ TK 133 Có TK 331. + Nội dung sổ: Sổ chi tiết tài khoản 331 là một loại sổ kế toán chi tiết được mở để theo dõi tình hình thanh toán chi tiết từng công nợ với từng đối tượng mà xí nghiệp có quna hệ mua bán gồm cả số phát sinh có và phát sinh nợ. Sổ chi tiết tài khoản 331 được đóng thành từng quyển trong 1 tháng. Tất cả các đơn vị bán đều được theo dõi trên một sổ, mỗi người được ghi trên một phần trang và mỗi hoá đơn ghi một dòng và được ghi theo thứ tự thời gian phát sinh. + Phương pháp lập: Cột dư đầu tháng: căn cứ vào sổ chi tiết cuối tháng trước chuyển sang tương ứng. Số dư nợ thể hiện số tiền mà xí nghiệp ứng trước, số dư có thể hiện số tiền mà xí nghiệp còn phải thanh toán. Phần ghi có tài khoản 331 - Nợ các tài khoản khác: căn cứ vào hoá đơn mua hàng đã về nhập kho và phiếu nhập tương ứng để ghi vào tài khoản vật liệu phù hợp. Phần ghi nợ tài khoản 331 - Có các tài khoản khác: căn cứ vào chứng từ như giấy báo chi, giấy báo Nợ thể hiện số thanh toán với khách hàng nào thì ghi vào cột tài khoản 111; 112 cùng dòng với lần mua nào đó của các khách hàng đó. Cột dư cuối tháng: căn cứ vào từng hoá đơn của từng khách hàng để tính ra số dư theo dòng: Sóo dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Có TK 331 - Cột Nợ TK331. Ví dụ: Theo hoá đơn 07 ngày 10/11/2003 của xí nghiệp dệt may Châu Giang Hà Nam. Chưa thanh toán tiền. Tổng số tiền ghi trên hoá đơn của xí nghiệp = 23.150 đồng, thuế GTGT 10% = 2.325.015 đồng. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 23.250.150 Nợ TK 3331: 2.352.015 Có TK 331: 25.575.265. Theo hoá đơn số 10 ngày 8/11/2003 xí nghiệp tiếp tục mua với tổng số tiền ghi trên háo đơn = 82.636.000 đồng. Thuế GTGT 10% = 8.263.6000 đồng. Tổng số tiền thanh toán = 90.899.600 đồng. Nợ TK 152: 82.636.000 Nợ TK 1331: 8.263.600 Có TK 331: 90.899.600 Cuối tháng kế toán ghi sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng đối tượng. Toàn bộ số liệu ở dòng tổng cộng của người bán trên sổ sẽ được ghi sang nhật ký chứng từ số 5. (Xem biểu 12) Nhật ký chứng từ sóo 5 được sử dụng để theo dõi tổng hợp quan hệ thanh toán với người bán của xí nghiệp. Nhật ký chứng từ số 5 được mở theo tháng cho tất cả các đơn vị bán. Mỗi đơn vị có mối quan hệ thanh toán với xí nghiệp được theo dõi trên 1 dòng của nhật ký chứng từ số 5. - Căn cứ ghi: Sổ chi tiết tài khoản 331. Nhật ký chứng từ số 5 tháng trước. - Kết cấu: nhật ký chứng từ số 5 cũng có hai phần chính tương tự như sổ chi tiết thanh toán với người bán. - Phương pháp ghi: + Cột diễn giải: Ghi tên đơn vị người bán, mỗi dòng một đơn vị bán có quan hệ thanh toán với xí nghiệp. + Cột số dư đầu tháng: Ghi số dư có của tháng trước của tài khoản 331 chi tiết cho từng người bán. + Phần ghi có tài khoản 331, Nợ tài khoản 152; 1331: Căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản 331 đã được tổng hợp số tiền hàng nhập kho trong tháng của từng khách hàng bán để ghi vào một dòng trên nhật ký chứng từ số 5. + Phần ghi nợ TK 331, có TK 111, 112 Căn cứ vào sổ chi tiết TK 331 đã được tổng hợp số tiền đã trả cho người bán theo những đơn vị bán hàng để ghi vào một dòng trên NKCT số 5. Dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư có đầu tháng, tổng số phát sinh có TK 331, tổng số phát sinh nợ TK 331 để tính ra số dư có cuối tháng. Ví dụ: Trong tháng 11/2003 xí nghiệp có quan hệ thanh toán với xí nghiệp thương mại HP như sau: Số dư có TK 331 cuối tháng 10 là 31955144 đồng. Trong tháng xí nghiệp đã có quan hệ thanh toán mua một số phụ tùng thay thế với xí nghiệp thương mại HP, tổng cộng số tiền là 15884000 đồng, trong đó giá ghi trên hoá đơn là 14440000 đồng, tổng thuế GTGT được khấu trừ là 1444000 đồng. Xí nghiệp đã dùng tiền gửi ngân hàng để thanh toán cho Xí nghiệp thương mại HP là 11500000 đồng. Cuối tháng Xí nghiệp còn nợ Xí nghiệp thương mại HPsố tiền là: 31955144 +15884000 - 11500000 = 36339144 đồng. Số liệu trên nhật ký chứng từ số 5 phải trùng khớp với số liệu các sổ chi tiết TK 331 của từng người bán và được dùng để ghi bảng kê số 3 và sổ cái TK 152 theo từng TK liên quan. (Xem biểu 13) * Trường hợp mua vật liệu bằng tiền mặt: Ngoài trường hợp Xí nghiệp mua nguyên vật liệu theo hình thức trả chậm, có một số trường hợp Xí nghiệp mua vật liệu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. Hàng ngày kế toán vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu chi tiền mặt ghi vào NKCT số 1 theo định khoản. Nợ TK 152 Nợ TK 133 (nếu có thuế GTGT được khấu trừ) Có TK 111. Ví dụ: Trích nhật ký chứng từ sóo 1 tháng 11 năm 2003 như sau: Ngày 116/11/2003 Xí nghiệp thanh toán khoản mua dầu bằng tiền mặt: 5060000 đồng. Nợ TK 152.3: 4.600.000 đồng. Nợ TK 133: 460.000 đồng Có TK 111: 5.060.000 đồng. - Nội dung: NKCT số 1 dùng để phản ánh số phát sinh có TK 111 "tiền mặt" đối ứng nợ các TK liên quan. - Kết cấu và phương pháp ghi sổ: Nhật ký chứng từ số 1 gồm có các cột thứ tự, ngày của chứng từ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên có của TK 111 tiền mặt đối ứng nợ với các TK có liên quan và cột cộng TK 111. Cơ sở để ghi NKCT số 1 (phần I có TK 111) là báo cáo các qũy kèm theo các chứng từ gốc (phiếu ghi hoá đơn), mỗi báo cáo qũy được ghi vào một dòng trên NKCT số 1, xác định tổng số phát sinh bên có TK 111 đối ứng Nợ các TK liên quan và lấy số tổng cộng của nhật ký chứng từ số 1 để ghi vào bảng kê số 3 và sổ cái TK 152. (Xem biểu 14) * Trường hợp mua vật liệu bằng tiền gửi ngân hàng: Khi nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng, hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi sổ nhật ký chứng từ số 2 theo định khoản. Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 112 Ví dụ: Trích NKCT số 2 tháng 11/2003. Ngày 10/11/2003 Xí nghiệp thanh toán khoản mua sợi (nguyên vật liệu chính) bằng tiền gửi Ngân hàng: 22.491.700 đồng. Nợ TK 152 (1): 20.700 đồng Có TK 112: 22.491.000 đồng. - Nội dung: NKCT số 2 dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 112 "Tiền gửi Ngân hàng" đối ứng nợ với các TK liên quan. - Kết cấu và phương pháp ghi sổ: Nhật ký chứng từ số 2 gồm có các cột số thứ tự, số liệu, ngày tháng của chứng từ ghi sổ, diễn giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên có của tài khoản 112 đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan và cột cộng có tài khoản 112. Cơ sở ghi: Căn cứ vào giấy báo nợ của Ngân hàng theo các chứng từ gốc có liên quan. Cuối tháng khoá sổ nhật ký chứng từ số 2, xác định tổng số phát sinh bên có TK 112 đối ứng nợ của các tài khoản có liên quan và lấy số tổng cộng của nhật ký chứng từ số 2 để ghi vào bảng kê số 3 và sổ cái TK 152. (Xem biểu số 15) * Trường hợp vật liệu của Xí nghiệp xuất dùng phục sản xuất. Đối với trường hợp này Xí nghiệp sử dụng nhật ký chứng từ số 7. Nội dung: Dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và dùng để phản ánh số phát sinh bên có các TK liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm: TK 152, 153, 154, 621, 627 và một số TK đã phản ánh ở các nhật ký chứng từ khác nhưng có liên quan chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong kỳ và dùng để ghi nợ các TK 154, 621, 622, 627 (Xem biểu số 16) - Số liệu tổng cộng của phần I nhận ký chứng từ số 7 được sử dụng để ghi vào bảng kê 3, sổ cái TK 152, sổ cái TK 621 - Tóm lại toàn bộ giá trị nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ được phản ánh ở rất nhiều sổ kế toán như NKCT số 1, NKCT số 2, NKCT số 5, NKCT số 7. Thực tế doanh nghiệp sử dụng hệ thống giá hạch toán để theo dõi tình hình hoạt động hàng ngày nên việc tính giá thực tế nguyên vật liệu vật liệu trong tháng được thực hiện trên bảng số 3. - Căn cứ để lập bảng kê 3 chủ yếu là các nhật ký chứng từ số 1,2, 5, 7 - Phương pháp lập: + Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số tồn trên bảng kê 3 cuối tháng trước chuyển sang. + Số phát sinh tăng: Căn cứ vào dòng cột của từng cột trên các nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 7 để ghi vào cột tương ứng các tài khoản cụ thể. Căn cứ vào dòng cột của các TK 152 (TK 1521, 1522) Trên nhật ký chứng từ sóo 1 để ghi vào cột giá thực tế của các tài khoản tương ứng. Tương tự căn cứ vào nhật ký chứng từ số 5 (Xem biểu số 17) 4.3. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu. 4.3.1. Đối tượng kế toán tập hợp chi phí. Trong điều kiện thực hiện sản xuất hàng hoá theo nguyên tắc hạch toán kinh doanh, giá trị vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm được xác định là một trong những yếu tố chính cấu thành nên chi phí sản xuất và tính vào giá thành sản phẩm. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu trong doanh nghiệp phải phản ánh kịp thời, phân bổ chính xác giá thực tế vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng cũng như đối tượng tập hợp chi phí. Chứng từ sử dụng: - Bảng kê xuất. - Bảng phân bổ nguyên vật liệu. - Bảng kê số 3. - Nhật ký chứng từ số 7. Tài khoản sử dụng: Vì Xí nghiệp chỉ có nhiệm vụ sản xuất sản phẩm nên vật liệu của Xí nghiệp chủ yếu xuất dùng cho việc sản xuất sản phẩm. Để tiến hành tổng hợp xuất vật liệu, kế toán dùng tài khoản 621 (chi phí NL, VL trực tiếp). Chi phí NVL trực tiếp thường chiếm tỷ lệ lớn trong giá thành sản phẩm. Chính vì vậy hiện nay ở Xí nghiệp đối tượng tập hơp chi phí sản xuất là theo từng công đoạn sản xuất (Công nghệ kéo sợi - Công nghệ dệt - Công nghệ nhuộm - Công nghệ may). Khi xuất kho nguyên vật liệu theo nhu cầu của đối tượng sử dụng trên cơ sở các chứng từ xuất kho vật liệu như: phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho kế toán tiến hành phân loại từng nhóm vật liệu và đóoi tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí, sau đó kế toán lập bảng kê xuất kho vật liệu mở cho từng đối tượng sử dụng. Biểu số 18 BẢNG KÊ XUẤT KHO VẬT LIỆU DÙNG CHO 6211 Tháng 11/2003 (Phân xưởng sợi A) Chứng từ Diễn giải 1521 1522 152 3 1524 . Cộng Số Ngày 21670 1/11 Xuất NVL cho SX 30.210.146 967.463 . . 26978 10/11 Xuất NVL cho SX 15.789.463 621.478 . . . 29076 20/11 Xuất NVL cho SX 78.493.786 1.478.963 . . .. Cộng 3.493.231.1 76 25.597.16 0 Trên cơ sở bảng tổng hợp xuất vật tư của từng kho kế toán tập hợp lại và cuối tháng đưa ra bảng phân bổ vật liệu * Bảng phân bổ vật liệu (bảng phân bổ số 2). - Nội dung: dùng để phản ánh giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và theo giá hạch toán và phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng (ghi có TK 152, Nợ các tài khoản có liên quan). Biểu số 19 BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 11/2003 TK Có TK Nợ 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 Thành tiền Thành tiền Thành tiền Thành tiền 621 8.789.515.277 1.074.228.975 435.217.040 621.1 3.493.231.176 25.597.160 621.2 2.524.362.193 139.001.338 621.3 2.771.921.908 32.757.480 621.4 227.578.660 621.5 715.654.823 18.244.040 621.5 lò hơi 416.973.000 621.6 58.739.514 6272 32.015.905 292.061.407 26.591 6272.1 7.208.682 105.678.835 29.591 6272.1 SC 4.922.123 105.678.835 6272.1 K 2.286.559 6272.2 49.224.873 25.974.954 6272.2 SC 3.644.858 25.974.954 6272.2 K 1.280.015 6272.3 5.846.755 13.194.295 6272.3 SC 5.173.737 13.194.295 6272.3 K 3.373.018 6272.4 9.651.616 135.794.623 6272.4 SC 14.806.767 135.794.623 6272.4 K 24.458.383 6272.5 13.041.450 8.831.779 6272.5 SC 7.124.839 3.073.099 6272.5K 1.290.090 6272.5 lò hơi 6.426.221 4.601.080 6272.5 trạm nước 1.157.600 6272.6 7.269.248 2.573.161 6272.8 676.813 13.760 6273 6272.1 6272.2 6272.3 6272.4 6272.5 6272.5 trạm nước 6272.6 632 100.058.199 642.2 5.422.309 266.326 642.2 SC 135.426 642.2 K 5.286.883 266.326 642.3 73.775.429 154 55.663.432 154.1 1.811.997 154.2 12.750.000 331 30.000 3361 90.099.000 241.5 Cộng 8.789.515.277 1.127.481.653 435.217.040 391.457.633 173.860.219 - Kết cấu: các cột dọc phản ánh các loại vật liệu xuất dùng cho sản xuất trong tháng theo giá cả hạch toán và giá thực tế, các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng nguyên vật liệu. - Căn cứ dựa vào các bảng kê xuất NVL để lập bảng phân bổ vật liệu, sử dụng số liệu ở bảng phân bổ để đưa vào bảng kê số 3. Gái trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thành thực tế phản ánh trong bảng phân bổ số 2 theo từng đối tượng sử dụng được dùng làm căn cứ để ghi vào bên có các TK 152, 153 của các bảng kê, nhật ký chứng từ và sổ kế toán liên quan. Số liệu của bảng phân bổ số 2 đồng thời được sử dụng để tínhg giá thành sản phẩm dịch vụ. (Xem biểu số 19) Cuối tháng trên cơ sở các nhật ký chứng từ và bảng phân bổ vật liệu kế toán lập sổ cái TK 152. Sổ cái được mở cho từng tiểu tài khoản của TK 152. Cuối tháng trên cơ sở nhật ký chứng từ và bảng phân bổ vật liệu kế toán lập sổ cái TK 152. Sổ cái được mở chi tiết cho từng tiểu TK của 152. (Xem biểu số 20) Biểu số 20  SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152.1 Năm 2003 Dư đầu tháng 11/2003 Nợ Có 19.307.740.234 Ghi Nợ TK 152.1 Ghi Có TK Tháng 1 Tháng 2 . Tháng 11 Tháng 12 111.1 11.250.000 112 55.447.000 154 23.860.745 331 9.079.264.630 Phát sinh Có 8.789.515.277 Phát sinh Nợ 9.169.822.375 Dư nợ 19.688.047.332 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152.2 Năm 2003 Dư đầu tháng 11/2003 Nợ Có 8.725.411.897 Ghi Nợ TK 152.1 Ghi Có TK Tháng 1 Tháng 2 . Tháng 11 Tháng 12 111.1 94.248.000 112 35.675.550 331 1.339.222.669 Phát sinh Có 1.127.481.653 Phát sinh Nợ 1.384.323.019 Dư nợ 8.982.253.263 Biểu số 20  SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152.3 Năm 2003 Dư đầu tháng 11/2003 Nợ Có 22.933.762 Ghi Nợ TK 152.1 Ghi Có TK Tháng 1 Tháng 2 . Tháng 11 Tháng 12 111.1 4.600.000 112 13.320.000 331 432.044.190 Phát sinh Có 435.217.040 Phát sinh Nợ 449.924.190 Dư nợ 37.640.912 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152.4 Năm 2003 Dư đầu tháng 11/2003 Nợ Có 5.053.828.964 Ghi Nợ TK 152.1 Ghi Có TK Tháng 1 Tháng 2 . Tháng 11 Tháng 12 111.1 3.841.500 112 20.075.860 331 405.002.504 154 2.395.418 Phát sinh Có 391.457.633 Phát sinh Nợ 431.315.282 Dư nợ 5.093.686.613 Biểu số 20  SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152.5 Năm 2003 Dư đầu tháng 11/2003 Nợ Có 61.624.822 Ghi Nợ TK 152.1 Ghi Có TK Tháng 1 Tháng 2 . Tháng 11 Tháng 12 111.1 4.770.000 112 8.942.550 154 163.178.039 627 17.693.308 642 3.509.291 Phát sinh Có 173.860.219 Phát sinh Nợ 198.093.188 Dư nợ 85.857.791 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 621 Năm 2003 Ghi Nợ TK 152.1 Ghi Có TK Tháng 1 Tháng 2 . Tháng 11 Tháng 12 152.1 8.789.515.277 152.2 1.074.228.975 152.3 435.217.040 331 1.456.350.000 Phát sinh Nợ 11.755.311.292 Phát sinh nợ 11.755.311.292 PHẦN III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở XÍ NGHIỆP MAY MINH HÀ. I. MỘT SỐ NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở XÍ NGHIỆP MAY MINH HÀ. Xí nghiệp may Minh Hà là một đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập. Trải qua hơn 07 năm xây dựng và trưởng thành, qua bao khó khăn đến nay đã từng bước lớn mạnh về mọi mặt. Trưởng thành và phát triển trong nền kinh tế thị trường đã tạo đà cho bước đi của Xí nghiệp, đây là hướng đi hoàn toàn đúng đắn, dựa trên nhu cầu của thị trường và nền tảng vật chất của Xí nghiệp để ngày càng phát triển nhu cầu của thị trường và nền tảng vật chất của Xí nghiệp để ngày càng phát triển và đứng vững trong sự cạnh tranh gay gắt của thị trường. Xí nghiệp đã cung cấp cho thị trường những sản phẩm có giá trị kinh tế góp phần khẳng định vị trí của mình. Để đạt được kết quả như vậy, một phần là nhờ Xí nghiệp đã thực hiện tốt công tác quản lý sản xuất nói chung và quản lý tốt nguyên liệu nói riêng. Qua thời gian nghiên cứu tìm hiểu thực tế công tác kế toán quản lý vật liệu ở Xí nghiệp, em nhận thấy công tác quản lý và hạch toán vật liệu có những ưu, nhược điểm sau: 1. Ưu điểm: Tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp được xây dựng trên mô hình tập chung là phù hợp với đặc điểm, quy mô sản xuất của Xí nghiệp. Các phòng ban phân xưởng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo công tác hạch toán nhất là nguyên vật liệu diễn ra nhịp nhàng đều đặn. - Về tổ chức dự trữ và bảo quản: Xí nghiệp đã xác định được định mức dự trữ vật liệu cần thiết đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị dán đoạn, lãng phí vì giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể cho số dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. Hệ thống kho tàng được tổ chức hợp lý khoa học. Từ đó kế toán có điều kiện thuận lợi trong công tác hạch toán kiểm tra. - Về hệ thống sổ kế toán, tài khoán kế toán: Nhìn chung công tác kế toán của Xí nghiệp đã đi vào nề nếp ổn định với hệ thống sổ sách kế toán tương đối đầy đủ, chi tiết rõ ràng. Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán mới tương đối phù hợp. Hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán NKCT, hình thức này phù hợp với đặc điểm của Xí nghiệp, nó khắc phục việc ghi chép trùng lặp, cung cấp thông tin kịp thời. Đối với kế toán nguyên vật liệu Xí nghiệp áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phù hợp với tình hình thực tế của Xí nghiệp, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động của vật, tiền vốn - Về khâu thu mua và sử dụng vật liệu: Xí nghiệp đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch mua vật liệu phục vụ cho sản xuất, kiểm nhận vật liệu thu mua chặt chẽ đảm bảo chất lượng, số lượng, chủng loại vật liệu. Quan hệ lâu năm với bạn hàng nên giá cả ổn định. Từ đó việc cung cấp nguyên vật liệu đpá ứng đủ cho sản xuất, không gây tình trạng dư thừa vật liệu hay làm gián đoạn sản xuất. Vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý, sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước. Do đó, vật liệu đáp ứng được kịp thời cho yêu cầu sản xuất, tránh lãng phí. Nhìn chung công tác kế toán vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà được thực hiện khá hiệu quả, đảm bảo theo dõi được tình hình thu mua vật liệu trong quá trình sản xuất và gia công. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên vẫn còn một số vấn đề tồn tại cần được khắc phục hoàn thiênj trong công tác kế toán vật liệu. 2. Những hạn chế trong công tác kế toán vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà. 2.1. Về việc phân loại vật liệu: Vật liệu của Xí nghiệp rất đa dạng, phong phú, nhiều chủng loại. Trong mỗi loại lại có nhiều thứ khác nhau nhưng Xí nghiệp chưa sử dụng sổ danh điểm vật tư. Như vậy, sẽ không phân biệt được một cách tỷ mỉ từng loại nguyên vật liệu theo yêu cầu riêng trong quá tỉnfh sản xuất kinh doanh, cũng như việc gây khó khăn trong công tác kiểm kê cuối tháng. 2.2. Về sổ chi tiết TK 331 phải trả cho kế toán. Khi phát sinih các nghiệp vụ nhập vật liệu đồng thời với các công việc khác, kế toán vật liệu đã tiến hành ghi số chi tiết thanh toán với người bán nhưng ở Xí nghiệp chưa tách riêng từng khách hàng, vẫn phản ánh chung trên một sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán. Với số lượng đơn vị quan hệ bán cho Xí nghiệp nhiều, vì thế nó không tiện cho việc theo dõi với những khách hàng thường xuyên và kế toán mất nhiều thời gian và vất vả cho công tác tập hợp số liệu của từng đơn vị bán để ghi vào nhật ký chứng từ số 5. 2.3. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vật liệu. Trong quá trình sản xuất sản phẩm có sử dụng nhiều loại hoá chất, nếu để lâu sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Do đó, giảm giá trị gây thiệt hại cho tài chính của Xí nghiệp. Mặt khác, sự biến động về giá cả các loại vật liệu trên thị trường cũng ảnh hưởng đến Xí nghiệp, tuân thủ theo nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho vật liệu ở Xí nghiệp mỗi niên độ kế toán là rất cần thiết. Vì vậy Xí nghiệp có thể nghiên cứu xem xét để có thể lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đungs quy định. 2.4. Về việc lập ban kiểm nhận vật tư phân xưởng. Khi nguyên vật liệu về nhận kho đã đượ c kiểm nhận, nhưng do nguyên vật liệu còn nguyên đai, nguyên kiện nên không thể kiểm tra chi tiết. Vì vậy khi đưa xuống sản xuất, gây ra tình trạng công nhân phân xưởng phát hiện thiếu trong quá trình sản xuất, điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình sản xuất. 2.5. Về vấn đề hiện đại hoá công tác kế toán. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, công tác quản trị doanh nghiệp đòi hỏi phải có được thông tin một cách đầy đủ và nhanh chóng. Hiện nay, tại phòng kế toán việc hạch toán nói chung và công tác nguyên vật liệu nói riêng vẫn chưa được thực hiện toàn bộ bằng kế toán máy. Do đó, quá trình ghi chép hạch toán có thể dẫn đến sai sót và việc cung cấp thông tin cho quản lý không được kịp thời nhanh chóng. II. NHỮNG Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở XÍ NGHIỆP MAY MINH HÀ. Trong quá trình thực tập ở Xí nghiệp may Minh Hà, trên cơ sở lý luận được học và thực tế ở Xí nghiệp thì bên cạnh những ưu điểm cần phát huy, còn có những hạn chế nhất định cần được cải thiện cho phù hợp với yêu cầu quản lý kinh tế nói chung và của Xí nghiệp nói riêng. Vì vậy em xin đưa ra một số ý kiến với mong muốn đây là những ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp. 1. Ý kiến về lập sổ danh điểm vật tư. Để phục phụ cho việc tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho, tiến tới thành lập kế toán quản trị phục phụ cho việc ra quyết định chính xác, đặc biệt trong điều kiện sử dụng tin học vào công tác kế toán, Xí nghiệp cần phải lập sổ danh điểm vật liệu. Mỗi nhóm vật liệu sẽ ghi trên một trang sổ. Trong mỗi nhóm vật liệu sẽ ghi đầy đủ các loại vật liệu nhóm đó. Ví dụ, VLC gồm các loại như sợi NE, sợi cốt tông, sợi PE, sợi PC VLP bao gồm: Chỉ các loại hoá chất trong mỗi loại vật liệu lại gồm các chủng loại kích cỡ khác nhau như chỉ may 20/2 có các màu được ký hiệu như 20/2 - 9771 hoặc 20/2- 1814 Sổ danh điểm vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu của loại vật liệu, nhóm vật liệu, chủng loại vật liệu. Chúng được chia thành từng phần, mỗi nhóm vật liệu được mã hoá theo số liệu riêng (mã vật tư. Cách mã hoá danh điểm vật tư phổ biến là kết hợp giữa số liệu TK và việc phân chia cho mỗi loại được đánh số liên tục theo quy ước của loại đó. Giữa các nhóm để trống để dự phòng các nhóm vật liệu mới. Sổ danh điểm được mở thống nhất trong phạm vị toàn Xí nghiệp nhằm đảm bảo các bộ phận trong Xí nghiệp phối hợp chặt chẽ và thống nhất trong công tác quản lý vật liệu. Sổ này sẽ có tác dụng giúp cho công tác hạch toán được dễ dàng thuận lợi và là điều kiện cần thiết để tiến hành cơ giới hoá công tác hạch toán vật liệu. Căn cứ vào loại vật liệu và số lượng vật liệu thực tế ở Xí nghiệp, em xin lập sổ danh điểm vật liệu cho; Xí nghiệp với mục đích giúp công tác hạch toán vật liệu được khoa học dễ dàng thuận tiện, tránh nhầm lẫn. (Xem biểu số 21) 2. Ý kiến về sổ chi tiết thanh toán với người bán. Việc theo dõi thanh toán với người bán là rất cần thiết. Đối với người bán có quan hệ thường xuyên, kế toán đều theo dõi chung trên một quyển sổ. Theo cách ghi này tất cả các nhà cung cấp có quan hệ mua bán với Xí nghiệp đều được chung trên một trang sổ. Số lượng hoá đơn thì nhiều, việc ghi chép nhiều thiếu dòng, sau đó kế toán lại ghi thêm một phần khác vào trang sau làm cho việc tổng hợp theo dõi rất khó và không hệ thống. Việc ghi sổ NKCT số năm mất thời gian, rất vất vả cho kế toán khi tra tìm, cộng đồn các chứng từ của từng người bán để có số tổng hợp ghi vào NKCT số 5. Các cuộc hạn chế đó theo em nên mở số chi tiết thanh toán với người bán trên những trang sổ nhất định, ghi chi tiết mua chủng loại vật liệu gì, theo dõi chi tiết từng lần Xí nghiệp thanh toán với người bán. Cuối tháng số phát sinh theo từng một tài khoản có liên quan và tính số dư cho từng người bán cụ thể. Riêng xí nghiệp nào có quan hệ mua bán với Xí nghiệp may Minh Hà thường xuyên với số lượng nhiều thì nên mở sổ chi tiết thanh toán với người bán riêng cho Xí nghiệp đó để tiện việc ghi chép và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, qua đó cũng thấy được tổng số của từng người bán để làm căn cứ ghi NKCT số 5. Với cách mở sổ nưh vậy, tin rằng kế toán sẽ ghi được kịp thời, rất tiện đối chiếu với khách hàng khi có nhu cầu, đối chiếu với kế toán thanh toán. Nó giúp cho Xí nghiệp theo dõi một cách chính xác rõ ràng đối với từng đối tượng một cách chi tiết giúp cho côpng ty theo dõi được việc phải trả với khách hàng không bị lẫn. (Xem biểu số 22) 3. Ý kiến về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Theo nguyên tắc thận tọng trong kế toán thì khi có các bằng chứng có thể (hoặc chưa chắc chắn) về sự việc có thể phát sinh các khoản lỗ hoặc phí tổn khi giá trị dự tính của vật liệu giảm sút do hư hỏng thì cần phải lập dự phòng giảm giá cho vật liệu. Công việc lập dự phòng được tiến hành như sau: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho vật liệu được ghi vào cuối niên độ kế toán khi lập báo cáo tài chính. - Việc lập dự phòng giảm giá được tính cho từng thứ vật liệu và được thực hiện thống nhất trong toàn Xí nghiệp. - Đối với vật liệu dự trữ cho sản xuất không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu giá bán các sản phẩm được sản xuất từ các loại vật liệu dự kiến là cao hơn giá gốc. - Theo thông tư 89/2003/TT -BTC ngày 09 tháng 10 năm 2003 về việc "lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho". Cuối kỳ kế otán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, ghi: Nợ TK 632- giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có TK 632 - giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) - Cuối niên độ kế toán phải hoàn nhập toàn bộ các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ trước và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho đến cuối niên độ tiếp theo. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh ở tài khoản 159 "dự phòng giảm giá hàng tồn kho" 4. Ý kiến về việc lập ban kiểm nhận vật tư về phân xưởng. Quá trình quản lý và sử dụng vật liệu của Xí nghiệp tương đối chặt chẽ. Tuy nhiên, có tình trạng như đã nêu là vật liệu xuống đến phân xưởng vẫn phát hiện thiếu hụt gây ảnh hưởng lớn đến sản xuất. Để đảm bảo đưa vật liệu vào sản xuất, cần có chất lượng tốt cung cấp đủ cho nhu cầu sản xuất, tránh sự thiếu hụt khi về đến phân xưởng. Xí nghiệp nên tiếp tục lập ban kiểm nhận NVL tại phân xưởng và hết sức chú trọng đến khâu này. Trong quá trình kiểm nhận ghi rõ số lượng thực nhập theo chứng từ vào biên bản kiểm nhận, xác định lượng thừa thiếu, ghi rõ nguyên nhân làm căn cứ để quy trách nhiệm. 5. Ý kiến về vấn đề hiện đại hoá công tác kế toán. Trong giai đoạn hiện nay, giai đoạn bùng nổ thông tin. Sự phát triển của khoa học công nghệ đã có những thành tựu đáng kể đang được ứng dụng rất rộng rãi trong đời sống nói chung và trong quản lý kinh tế nói riêng. Do đó để có thể nắm bắt được những thông tin nhạy bén, kịp thời nhằm đưa ra những quyết định chính xác, hợp lý. Xí nghiệp cần hiện đại hoá công tác kế otán để phù hợp với yêu cầu thực tế. Hay nói cách khác, xí nghiệp cần nhanh chóng nghiên cứu triển khai ứng dụng đồng bộ việc hạch toán kế toán bằng chương trình kế toán máy phù hợp. Từ đó giảm bớt số lượng sổ sách kế toán, công tác hạch toán kế toán được nhanh hơn, chính xác hơn. Việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo thường xuyên hơn để ban lãnh đạo xí nghiệp có thể nhanh chóng đưa ra những quyết định hợp lý nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất cho xí nghiệp. Vừa qua theo quyết định số 149/2001/QĐ - BTC về việc ban hành và công bố 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt một). Trong đó, có nêu bốn phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho (phương pháp tính theo giá đích danh, phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước - xuất trước, phương pháp nhập sau - xuất trước) thì xí nghiệp cần phải nhanh chóng tổ chức triển khai chuẩn mực và tuỳ vào tình hình thực tế của mình để chuyển sang áp dụng phương pháp nào trong các phương pháp vừa nêu cho phù hợp. KẾT LUẬN Một lần nữa chúng ta có thể khẳng định công tác kế toán vật liệu, công cụ - dụng cụ có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế nói chung và quản lý tài chính nói riêng. Kế toán vật liệu giúp cho các doanh nghiệp sản xuất theo dõi được chặt chẽ vật liệu, công cụ, dụng cụ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị xuất nhập tồn kho. Thông qua đó Xí nghiệp có thể sử dụng hợp lý, tiết kiệm được các loại vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, góp phần vào tăng tích luỹ, tái sản xuất xã hội. Sau thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế Xí nghiệp may Minh Hà, em càng nhận thức được ý nghĩa kế toán vật liệu trong việc tổ chức sản xuất của Xí nghiệp. Những kết quả nghiên cứu thực tế ở Xí nghiệp đã giúp em củng cố những kiến thức đã học vào thực tiễn và thực hiện chuyên đề thực tập. Trong điều kiện cho phép khả năng, trình độ bản thân, chuyên đề thực tập giải quyết được yêu cầu sau. - Về lý luận: Chuyên đề thự ctập trình bày khái quát hệ thống vấn đề lý luận, cơ bản về kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. - Về thực tế: Chuyên đề thực trình bày thực tế công tác quản lý và quy trình kế toán vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà trên cơ sở phân tích thực tế, em đề xuất những vấn đề cơ bản và những biện pháp hoàn thiện công tác kế toán vật liệu nói riêng và quản lý hạch toán kế toán nói chung. Trên đây là toàn bộ chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài "Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà". Do trình độ có hạn, kinh nghiệm thực tế chưa có nên không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự chỉ bảo, giúp đỡ của thầy giáo Thạc sỹ Nguyễ Vũ Việt để em hoàn thành chuyên đề thực tập. Biểu số 21 Ký hiệu Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ĐVT Ghi chú Nhóm vật liệu Sổ danh điểm 152.1 Nguyên vật liệu chính 1521.110 Sợi 20/1 PC Kg 152.1.111 Sợi 34/1 PC Kg 152.1.112 Sợi 76/1 PC Kg . 152.1.120 Sợi 20 Cotton Kg 152.1.121 Sợi 21 Cotton Kg 152.1.122 Sợi 32 Cotton Kg . 152.1.130 Sợi 20 PE Kg 152.1.131 Sợi 54 PE Kg 152.1.132 Sợi 34 PE Kg . 152.2 Nguyên vật liệu phụ 152.2.210 Xút (NaOH) Lít 152.2.211 Amoniac Lít 152.2.212 Axtfoocmic Lít . 152.2.220 Chỉ 2000m/c Cuộn 152.2.221 Chỉ 4000m/c Cuộn 152.2.222 Chỉ 5000m/c Cuộn . 152.3 Nhiên liệu 152.3.310 Dầu Diesel Lít 152.3.311 Dầu máy nắn khi - RC 100 Lít . 152.3.320 Mỡ C Kg 152.3.321 Mỡ chịu nhiệt L Kg . 152.4 Phụ tùng thay thế 152.4.410 Bánh răng Z38 m 1,75 Cái 152.4.411 Bánh răng Z63 m 1,75 Cái 152.4.420 Tay đập tre Cái 152.4.421 Tay đập gỗ Cái . 152.5 Phế liệu 152.5.510 Sợi rối các loại Kg 152.5.511 Sợi đầu dây truyền Kg Biểu 10  BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Tháng 11/2003 Kho bông Loại bông Số dư đầu tháng Số nhập trong tháng Số xuất trong tháng Số dư cuối tháng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Bông Việt Nam 722.966,00 5.651.529.976 545.143,0 308.810.041 51.399.980,0 8.115.020.505 754.109,00 5.845.319.512 Bông sơ N 724.366,00 15.651.529.976 557.351,0 8.340.582.816 52.488.620,0 8.140.784.261 756.831,00 15.851.328.530 Bông gầm ý 10.333,4 232.510.150 10.333,4 232.510.150 Bông Liên Xô 1.875,0 8.522.625 53.300,0 2.513.606 1.322,00 6.009.019 Xơ 240.680,00 3.018.850.510 65.974,0 752.088.500 48.492,0 596.308.460 258.162,00 3.174.630.550 Sợi 13.080,00 486.175.259 13.080,00 486.175.259 Sợi nụ 20/1 cotton 2.449,50 92.204.636 2.449,50 92.204.636 Chải kỹ 100,00 11.363.600 100,00 11.363.600 Sợi nhún 9.336,70 303.129.509 9.336,70 303.129.509 Ptex D300 66,00 1.848.000 66,00 1.848.000 Ptex D75 85,00 2.402.995 85,00 2.402.995 Ptex D150 149,20 4.882.868 149,20 4.882.868 32/2PVY/65/35 146,32 12.574.740 146,32 12.574.740 Sợi 20S x 70D 17,30 437.223 17,30 437.223 Nợi Ne 16/1 + 70D 729,92 57.331.688 729,92 57.331.688 Tổng cộng 1.714.171,94 25.294.260.980 1.180.676,4 9.642.514.132 104.000.725,4 17.087.136.982 1.796.583,94 25.849.638.129 Biểu 11  SỔ SỐ DƯ VẬT LIỆU Kho bông Năm 2003 ST T Tên vật liệu ĐV T Dư đầu kỳ 1/2003 Dư cuối kỳ 1/2003 Dư cuối kỳ 2/2003 Dư cuối kỳ 11/2003 Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền S L T T Số lượng Thành tiền 1 Bông VN Kg 185.54 0 94.181.289 4.139.90 9 93.149.686 442.50 0 77.456.193 754.109 5.845.319.512 2 Bông xơ N Kg 168.45 5 3.242.302.081 140.532 2.672.640.756 139.70 8 2.689.000.262 756.831 15.851.328.53 0 3 Bông gầm ý Kg 108.68 0 1.648.016.515 187.641 2.526.061.317 317.86 3 4.015.970.357 - - 4 Bông Liên Xô Kg 93.696 1.803.797.829 270.027 5.327.873.263 77.707 1.495.944.011 1.322 6.009.019 . . Cộng 529.95 3 17.795.937.06 6 1.099.61 0 20.228.189.36 4 879.51 0 15.044.477.59 4 1.028.67 3 19.579.044.13 8 Biểu 12  SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 331 - PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN Tháng 11/2003 Chứng từ Diễn giải Dư đầu kỳ Ghi Có TK 331, Nợ các tài khoản Ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK Dư cuối kỳ SH NT Nợ Có 152.1 152. 133.1 Cộng có TK 331 111 112 31 1 Cộng nợ TK 331 Nợ Có Xí nghiệp dệt may Châu Giang HN 1.3231.388 7 10/1 1 Mua bông 23.250.150 23.250.15 0 25.575.165,0 10 8/11 Mua sợi 46/1PE 82.636.000 82.636.00 0 90.899.600,0 13 15/1 1 Mua sợi 34/1PE 41.416.636 41.416.63 6 45.558.299,6 17 20/1 1 Trả = UN chi 95.000.0 00 95.000.000 Cộng 1.3231.388 147.302.78 6 147.302.7 86 162.033.064,6 95.000.0 00 95.000.000 80.264.552 Xí nghiệp may dệt Minh Khai 15.570.000 Mua sợi 20 PE 2.909.000 2.909.000 3.199.900,0 Mua sợi 34 + 30.809.450 30.809.45 33.890.395,0 76PC 0 Trả = UN chi 41.256.7 50 41.256.750 Cộng 15.570.000 33.718.450 3.371.845 37.090.295,0 41.256.7 50 41.256.750 11.403.545 .. Tổng cộng 44.393.199. 050 9.079.264.6 30 1.413.563. 329 15.822.922.01 9,0 443.383.8 86 13.472.695.8 02 46.743.425.2 67 Biểu 13  NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Tháng 11/2003 ST T Diễn giải Ghi Có tài khoản 331/ Nợ các tài khoản khác Ghi Nợ 331/ Có tài khoản Dư cuối kỳ Nợ Có 152.1 152.2 152.3 152.4 133.1 Cộng 111 112 Cộng 1 Xí nghiệp dệt HN 13231388 14730278 6 14730278 1,62E+ 08 950000 00 95000000 80264552 2 Xí nghiệp TMDV STĐ 31955144 14440000 14440000 1588400 0 150000 0 1500000 36339144 3 XN bảo quản nông sản 16184000 161840 00 16184000 4 Xí nghiệp dệt Minh Khai 15570000 33718450 33718445 3709029 5 412567 50 41256750 11403545 5 Xí nghiệp TNHH Đức Cường 4.756730 392720 39272 431992 172073 0 1720730 3467992 6 Tổ hợp tác quyết chiến 6483750 2500000 2500000 2750000 275000 0 2750000 3733750 7 Xí nghiệp may Sơn Trinh 14551873 9014578 9014578 24467909 8 Xí nghiệp Nam Định 1833660 2017026 0 201702 60 20170260 Cộng 443931990 50 907926463 0 13392222 669 4320041 90 40500250 4 14135633 29 4433838 86 4433838 86 13472695 802 4674342526 7 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 14  NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 GHI CÓ TÀI KHOẢN 111 - TIỀN MẶT Tháng 11/2003 ST T Ngày tháng Ghi Có tài khoản 111 - ghi Nợ các tài khoản Cộng Có TK 110 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 133 1 3/11 7.200.000 720.000 7.920.000 2 8/11 9.424.800 942.480 10.367.280 3 13/11 4.050.000 405.000 4.455.000 4 16/11 4.600.000 460.000 5.060.000 5 20/11 3.841.500 381.150 4.225.650 6 25/11 4.770.000 477.000 5.247.000 Cộng 30/11 11.250.000 9.424.800 4.600.000 3.841.500 4.770.000 3.388.630 37.274.930 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 15  NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 GHI CÓ TÀI KHOẢN 112 - TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Tháng 11/2003 ST T Ngày tháng Ghi Có tài khoản 112 - ghi Nợ các tài khoản Cộng Có TK 110 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 133 1 10/11 20.447.000 20.447.000 22.491.700 2 15/11 35.000.000 35.000.000 38.500.000 3 21/11 35.675.550 35.675.550 39.243.105 4 24/11 12.320.000 12.320.000 13.552.000 5 26/11 20.075.860 20.075.860 22.083.446 6 29/11 8.942.550 894.255 9.836.805 Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 16  NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TOÀN DOANH NGHIỆP TK ghi Có TK ghi Nợ 152.1 152.2 152.3 152.4 138.8 153 154 154 12.776.015.901 621 8.789.515.277 1.074.228.975 435.217.040 622 627 32.015.905 292.061.407 9.976.095 65.314.326 641 642 5.422.309 266.326 17.142.857 523.419 11.220.174 142 121.369.750 335 Cộng A 8.789.515.277 1.111.667.189 435.217.040 292.327.733 138.512.607 10.499.514 12.852.550.401 152.1 23.860.745 152.2 153 152.4 2.395.418 152.5 163.178.039 111 112 211 632 35.462.493 155 20.588.017.065 331 336 46.380 511 911 138.8 Cộng B 20.812.961.140 Tổng A + B 8.789.515.277 1.111.667.189 435.217.040 292.327.733 138.512.607 10.499.514 33.665.510.541 TK ghi Có TK ghi Nợ 621 622 627 152.5 155 336 111 112 154 621 622 627 26.591 30.570.343 17.574.999 436.969 641 14.103.740 12.722.501 642 339.055 34.370.744 30.562.056 335 58.602.200 99.741.050 1.215.195.864 Cộng A 0 0 0 26.591 45.012.138 58.602.200 164.409.294 1.246.194.889 152.1 152.2 153 152.4 152.5 17.693.308 111 112 211 632 155 331 336 511 911 138.8 Cộng B 0 0 17.693.308 0 0 0 0 0 Tổng A + B 0 0 17.693.308 26.591 45.013.138 58.602.200 164.409.294 1.246.194.889 TK ghi Có TK ghi Nợ 621 622 627 152.5 155 336 111 112 154 30.000.000 622 1.433.055.709 16.933.617 22.228.164 627 39.112.998 4.339.145 5.855.304 641 9.960.743 123.975 170.646 220.000.000 642 159.545.600 1.830.463 2.778.678 1.450.000.000 142 335 Cộng A 30.000.000 1.641.675.050 23.227.200 232.745.940 31.032.792 220.000.000 0 1.450.000.000 152.1 152.2 153 152.4 152.5 17.693.308 111 112 211 632 155 331 336 511 911 138.8 Cộng B 0 0 Tổng A + B 30.000.000 1.641.675.050 23.227.200 232.745.940 31.032.792 220.000.000 0 1.450.000.000 TK ghi Có TK ghi Nợ 214 331 642 311.1 131.3 641 Tổng 154 122.433.768 621 1.456.350.000 622 627 1.388.006.386 9.906.930 641 17.442.394 220.000.000 642 33.523.717 142 335 Cộng A 1.421.530.103 1.606.133.092 0 0 0 0 51.771.899.982 152.1 23.860.745 152.2 153 152.4 152.5 3.509.291 2.395.418 111 184.380.638 112 211 632 35.462.493 155 20.588.017.065 331 336 46.380 511 911 2.040.660.036 138.8 Cộng B 0 0 2.005.807.877 0 0 38.361.450 22.874.822.775 Tổng A + B 1.421.530.103 1.606.133.092 2.005.807.877 0 0 38.361.450 74.646.722.757 Biểu số 17  BẢNG KÊ SỐ 3 Tháng 11/2003 Tài khoản Nội dung 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 Thành tiền Thành tiền Thành tiền Thành tiền Thành tiền Dư đầu kỳ 19.307.740.234 8.725.411.897 22.933.762 5.053.828.964 61.624.822 Phát sinh tăng trong kỳ 9.169.822.375 1.384.323.019 449.924.190 431.315.282 198.093.188 NKCT số 1 11.250.000 9.424.800 4.600.000 3.841.500 4.770.000 NKCT số 2 55.447.000 35.675.550 13.320.000 20.075.860 8.942.550 NKCT số 5 9.079.264.630 1.339.222.669 432.004.190 405.002.504 NKCT số 7 23.860.745 2.395.418 184.380.638 Phát sinh giảm trong kỳ 8.789.515.277 1.127.481.653 435.217.040 391.457.633 173.860.219 Xuất vào giá thành 8.789.515.277 1.114.731.653 435.217.040 391.457.633 73.802.020 Cho vay, bán 100.058.199 Trả nợ 12.750.000 Dư cuối kỳ 19.688.047.332 8.982.253.263 37.640.912 5.093.686.613 85.857.791 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 22  SỔ CHI TIẾT TK 331 - PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN ĐƠN VỊ BÁN: XÍ NGHIỆP DỆT MAY CHÂU GIANG HÀ NAM Tháng 11/2003 ST T Chứng từ Diễn giải Dư đầu tháng Ghi Có TK 331; Nợ TK Ghi Nợ TK 331; Có TK Dư cuối tháng Nợ Có 152.1 152. 2 1331 Cộng có TK 331 11 1 112 Cộng Nợ TK 331 Nợ Có 1 7 10/1 0 Dư đầu tháng 13.231.3 88 Mua bông 23.250.15 0 23.250.15 0 25.575.165 2 1 0 8/11 Mua sợi 46/PE 82.636.00 0 82.636.00 0 90.899.600 3 1 3 15/1 1 Mua sợi 34/1PE 41.416.63 6 41.141.66 4 5.558.300 95.000.00 0 95.000.000 4 1 7 20/1 1 Trả bằng UNC Cộng 147.302.7 86 162.033.0 65 162.033.065 95.000.00 0 95.000.000 80.264.5 52