Đề tài Tổ chức kế toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty cơ điện Trần Phú

a Công ty được lập theo mẫu sau: Tp côngty Phiếu yêu cầu Số:………….. Cung cấp/mua hàng cơ điện Trần phú Bộ phận yêu cầu: Phân xưởng cơ điện…………….. Ngày yêu cầu:17/2/2003 Hàng mua trong nước: Ÿ Hàng mua ngoài nước: Ÿ TT Tên hàng Quy cách Số lượng Đề nghị Ngày cần nhận Mua lẻ Yêu cầu Tồn kho Cần mua Mua Không 1 Thép dẹt 40*4 38 40 38 Ÿ 20/2/03 Ÿ 2 Thép tròn 1,5 184 184 Ÿ 20/2/03 Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ ý kiến của Giám đốc: Người yêu cầu Ngày17 tháng 2 năm 2003 Thủ kho Ngày17 tháng 2 năm 2003 Giám đốc Ngày 17 tháng 2 năm 2003 Đề xuất nơi cung cấp:……………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………… TT Tên nhà thầu phụ Loại hàng cung cấp Kết quả Chọn Không chọn Ghi chú: 1- Nhà thầu phụ được lấy từ duanh sách là Nhà thầu đã được duyệt 2- Phiếu đánh giá chi tiết Nhà thầu phụ cung cấp hàng hoá - Biểu mẫu có mã số TP-F1-06-001-04 Người đề xuất Phê duyệt Họ tên:………………………………… Chức danh:…………………………….. Ngày tháng năm 2003 Họ tên:……………………… Chức danh:…………………. Ngày tháng năm 2003 Biểu 2: Đối với nguyên vật liệu nhập kho thì có hoá đơn như sau: hoá đơn (gtgt) Mẫu số: 01. GTKT- 3LL Liên 2 ( Giao khách hàng) AP/ 01- B Ngày 14 tháng 3 năm 2003 Đơn vị bán hàng:Doanh nghiệp tư nhân Vạn Phúc………………………………………………………………………... Địa chỉ:…199-Trường Chinh……………………………………………………………………………… Địện thoại:…..…………………. MS: Họ tên người mua hàng:……Trà…………………………………………………….. Đợn vị:………Công ty Cơ Điện Trần Phú ……………………………………. Địa chỉ: Ngõ 83 Đường Chường Trinh …………… Số tài khoản:…………………… Hình thức thanh toán: TM, CK…… MS: STT Tên hành hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Thép dẹt 40*4 kg 38 4200 159.600 2 Thép tròn 1,5 kg 184 5500 1.012.000 3 … Cộng tiền hàng: 1.171.600 Thuế GTGT: Tiền thuế GTGT: 117.160 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.288.760 Số tiền bằng chữ: Một triệu hai trăm tám mươi tám ngàn bảy trăm sáu mươi đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ, tên ) ( Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng, dấu, ghi rõ họ, tên) Biểu 3: Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài thì có hoá đơn như sau: Biểu 4: Khi vật tư đạt tất cả các yêu cầu về quy cách, số lượng, chất lượng, phòng tổ chức hành chính sẽ căn cứ vào hoá đơn lập phiếu nhập kho như sau: Công ty cơ điện trần phú Ngõ 83 Đường Trường Chinh - Thanh Xuân - Hà Nội phiếu nhập kho Ngày 7 tháng 3 năm 2003 Số chứng từ: Liên: 1 Người giao dịch: BNCTY 409 Đơn vị: DNTN Vạn Phúc Địa chỉ: 199-Trường Chinh Diễn giải Nhập vào kho: Kho 01 Dạng nhập: Phải trả cho người bán - 3311 Tên vật tư TK vật tư Mã VT ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 Thép dẹt40*4 1521 VTTh001 kg 38 4.200 159.600 Thép tròn1,5 1521 VTTh005 kg 184 5.500 1.012.000 Tổng cộng tiền hàng: 1.171.600 Thuế giá trị gia tăng: 117.160 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.288.760 Bằng chữ:Một triệu hai trăm tám mươi tám ngàn bảy trăm sáu mươi đồng. Nhập ngày 20 tháng2 năm 200 3 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho  3.1.2 Đối với nguyên vật liệu xuất kho Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao NLVL và căn cứ vào nhu cầu sản xuất thực tế thống kê phân xưởng lập phiếu xuất kho ( 2 liên ). Một liên để lưu còn liên kia được quản đốc phân xưởng ký duyệt chuyển xuống kho để lĩnh vật tư. Căn cứ vào số lượng tồn kho, thủ kho xuất nguyên vật liệu và ghi vào thẻ kho. Theo định kỳ ( 3-5 ngày) kế toán nguyên vật liệu xuống kiểm tra, rút phiếu xuất kho và định khoản trên phiếu. Công ty Cơ Điện Trần Phú chủ yếu xuất NLVL dùng cho sản xuất các loại dây dẫn điện, ngoài ra còn sản xuất thêm một số sản phẩm ngành xây dựng. Công ty sử dụng phiếu xuất kho để lĩnh vật tư. Phiếu xuất kho được lập được lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư cùng kho. Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho(Biểu 6) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mẫu phiếu xuất kho được trình bày như sau: Công ty cơ điện trần phú Ngõ 83 Đường Trường Chinh - Thanh Xuân - Hà Nội phiếu xuất kho Ngày 20 tháng 2 năm 2003 Số chứng từ: 06TN Người giao dịch: Đơn vị: 000004 Địa chỉ: Diễn giải Xuất tại kho: Kho 01 Dạng xuất: Tên vật tư TK vật tư Mã VT ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thép dẹt40*4 1521 VTTh001 kg 38 4.200 159.600 Thép tròn 1,5 1521 VTTh005 kg 184 5.500 1.012.000 …. Tổng cộng: 1.711.600 Xuất ngày 20 tháng 2 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho Biểu 6: Bên cạnh đó, Công ty còn xuất kho để gia công chế biến .Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Đơn vị: Công ty Cơ Điện Trần Phú Mẫu số : 03 VT- 3LL Địa chỉ: Ngõ 83 - Đường Trường Chinh- Hà Nội Ban hành theo QĐ số 1141-TC/ QĐ/ CĐKT phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày tháng năm 2002 Liên 2 : Dùng để vận chuyển hàng Căn cứ lệnh điều động số ………………………..ngày tháng năm 2003 Họ tên người vận chuyển ………………………….và việc xuất……….. Phương tiện vận chuyển……………………………………………….. Xuất tại kho: Công ty Cơ Điện Trần Phú ………………………. Nhập tại kho:………………………………………………………….. STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư( sản phẩm , hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Thực hiện Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 Cáp nhân bọc AV 35 m 6 Cáp nhân bọc AV 50 m 18 Cộng Xuất ngày ……tháng…….năm 2003…. Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập ( Ký rõ, họ tên) (Ký rõ, họ tên) ( Ký rõ, họ tên) ( Ký rõ, họ tên) Biểu7: 3.2 Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Do đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty đa dạng, nhiêu chủng loại,nghiệp vụ về nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên nên việc lưu trữ, bảo đảm được thực hiện chủ yếu ở hai kho chính ( kho 1, kho 2), kế toán doanh nghiệp thực hiện hạch toán NVL dưới hình thức “ Sổ số dư ”. Thực tế công tác hạch toán NVL giữa kho và phòng kế toán được tiến hành như sau: Phiếu nhập kho Phiếu yêu cầu Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Ghi chú:+ Ghi hàng ngày: + Ghi cuối tháng: +Quan hệ đối chiếu: Tại kho Thủ kho sử dụng Thẻ kho để tiến hành ghi chép tình hình biến động của NVL về mặt số lượng. Thẻ kho được lập chi tiết đối với từng loại NVL . Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất NVL, Thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ, xác định số lượng NVL thực tế nhập, xuất trên chứng từ rồi ghi số thực nhập, thực xuất đó vào Thẻ kho. Thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập xuất theo từng loại vật tư . Các chứng từ nhập, xuất vật liệu định kỳ (3-5) ngày thủ kho giao toàn bộ chứng từ nhập - xuất cho kế toán NVL tiến hành hạch toán. Mẫu thẻ kho Công ty sử dụng được lập theo Biểu 8 Công ty cơ điện trần phú Thẻ kho Kho: KHO 01 Vật tư:: Thép dẹt 40*4, Đvt: Kg, Tk: 1523 Từ ngày: 01/02/2003 đến ngày: 31/02/2003 Tồn đầu: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã NX Số lượng nhập Số lượng xuất Số lượng tồn kho Ngày Số 10/2 06TN Phân xưởng cơ điện 62141 40 40 20/2 18TN Phân xưởng cơ điện 62141 38 38 40 26/2 24TN Phân xưởng cơ điện 62411 35 5 ………. Tổng cộng: 78 73 5 Ngày…..tháng…..năm….. Người lập biểu (Ký, họ tên) Tại phòng kế toán Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất NVL do Thủ kho chuyển lên, kế toán NVL kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành vào Sổ số dư . Sổ này giá trị hiện vật theo kho, theo loại vật tư và ghi số dư theo chỉ tiêu giá trị, kế toán ghi số dư một lần vào cuối tháng theo số lượng. Biểu 9 Sổ này được lập như sau: Sổ số dư Năm 2003 Tên vật tư ĐVT Tháng 1 Tháng 2 Lượng Tiền Lượng Tiền 1.Thép dẹt 40*4 kg 0 0 5 21000 2..Đồng tấm kg 3500 53200000 1500 22000000 3..Dấu kg 0 0 1500 4072000 4..Nhôm thỏi kg 2200 44000000 1800 36000000 Cộng 250013356 29470508108 Kế toán NVL ghi số dư một lần vào cuối tháng theo giá trị, mỗi loại vật tư được ghi một dòng trên sổ, sổ này được theo dõi cả 12 tháng. Sổ này được đối chiếu với Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. Sau đó vào Bảng luỹ kế Nhập - xuất- tồn: bảng này do kế toán NVL ghi và chỉ luỹ kế chỉ tiêu Nhập- xuất - tồn bằng tiền. Cơ sở để kế toán NVL ghi là các chứng từ nhập xuất, sổ số dư. Biểu 10: Công ty cơ điện trần phú Tổng hợp nhập xuất tồn Kho: KHO 02 Từ ngày: 01/02/2003 đến ngày: 31/02/2003 TT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Thép dẹt 40*4 kg Đồng tấm kg 3.500 53200 16000 268800 18000 300000 1500 22000 Dầu kg 0 0 12000 32472 10500 28400 1500 4072 Nhôm thỏi kg 2200 44000 14000 280000 14000 288000 1800 36000 Tổng cộng: 2500133,576 15896884,104 11161509,702 29470508,108 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31.tháng 2. năm2003….. Người lập biểu (Ký, họ tên) 3.3Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cơ Điện Trần Phú Hạch toán hàng tồn kho của Công ty là các nghiệp vụ diễn ra thường xuyên, yêu các thông tin kế toán phải chính xác, cập nhật với khẳ năng trình độ kế toán cao. Công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên cho hạch toán tổng hợp hàng tồn kho. Theo phương pháp này kế toán có thể theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm nguyên vật liệu một cách thường xuyên tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định chính xác việc xuất, tồn nguyên vật liệu. 3.3.1Tổ chức tài khoản hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Để theo dõi tình hình biến động NVL của Công ty, kế toán sử dụng TK 152 “ Nguyên vật liệu ” và được chi tiết thành: TK 152.1: Nguyên vật liệu chính TK 152.4: Phụ tùng thay thế TK 152.8:Phế liệu thu hồi Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan như : + Các TK liên quan đến thanh toán:TK 331 “ Phải trả người bán” dùng để phản ánh tình hình thanh toán với người bán. Được mở chi tiết theo tiền ngoại tệ và tiền Việt Nam. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK 111 “ Tiền mặt ”, TK “ Tiền gửi ngân hàng ”, TK 141 “ Tạm ứng ” trong hạch toán. + TK 133 “ Thuế GTGT được khấu trừ ”. + TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” 3.3.2 Hình thức sổ tổng hợp trong hạch toán vật liệu tại Công ty . Hệ thống sổ kế toán của Công ty Cơ Điện Trần Phú được xây dựng trên hình thức “ Nhật kí chứng từ ”, bao gôm: * Sổ chi tiết thanh toán với người bán ( sổ chi tiết TK 331) bai gồm hai phần; - Phần ghi có TK 331, ghi Nợ TK 152 - Phần theo dõi thanh toán Nguyên tắc ghi sổ tài khoản 331 là các hoá đơn ghi theo thứ tự thời gian và được theo dõi cho đến khi thanh toán. Ngoài ra mỗi người bán còn được theo dõi trên thẻ khách hàng riêng biệt. Mẫu Sổ chi tiết thanh toán với người bán: Nhật kí chứng từ số 7 Nhật kí chứng từ số 1,2 Nhật kí chứng từ số 5 Bảng kế số 3 Bảng phân bổ số 2 Bảng kế số 4 Sổ cái TK 152 Báo cáo kết quả kinh doanh Khái quát quá trình ghi sổ tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức Nhật kí chứng từ Chứng từ gốc về vật tư NKCT 1,2 Sổ chi tiết thanh toán Bảng phân bổ số 2 NKCT số5 Bảng kê số 3 Bảng kê 4 NKCT số 7 Sổ cái TK152 BCKQKD Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: 3.3.3.Quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Hạch toán tổng hợp NVL nhập kho ở Công ty Cơ Điện Trần Phú trường hợp nhập kho nguyên vật liệu chủ yếu là mua ngoài và nhập khẩu từ nước ngoài. * Trường hợp tăng do mua ngoài nguyên vật liệu nhập kho Ví dụ: Ngày 20/2/2003 mua thép tròn 1,5 của doanh nghiệp tư nhân Vạn phúc với hình thức trả chậm trị giá 1.012.000đ thuế VAT 101.200đ. Nợ TK 152 : 1.012.000 Nợ TK 133 : 101.200 Có TK 331 : 1.113200 * Trường hợp tăng do nhập khẩu nguyên vật liệu : Ví dụ: Ngày 22/2/2003 mua đồng tấm của hãng OLIMPIC của SINGAPO, với hình thức trả chậm, đơn giá 1.2 $/ kg. Thuế nhập khẩu 3%. Tỷ giá hối đoái là 1$ = 14.000. Số lượng 16.000 kg. Nợ TK 152 : 276.0864.000 Có TK 3333 : 8.604.000 Có TK 331 : 268.800.000 Trong tháng khi vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn mua vật tư, Phiếu nhập kho kèm các chứng từ có liên quan do Thủ kho chuyển sang, kế toán NVL kiểm tra, đối chiếu và căn cứ vào đó để ghi Sổ chi tiết thanh toán với người bán, Nhật ký - chứng từ số 5. Cơ sở số liệu và cách ghi vào sổ chi tiết TK 331( Mẫu ) + Căn cứ vào số dư cuối tháng trước để ghi vào số dư Nợ hoặc số dư Có đầu tháng + Số phát sinh: Ghi có TK 331: Căn cứ vào phiếu nhập kho ghi số tiền phải trả người bán. Ghi nợ TK 331: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ thanh toán như phiếu chi, uỷ nhiệm chi… số tiền thanh toán với người bán. + Khoá sổ cuối tháng: kế toán tiến hành cộng cột để tính ra số tiền phải trả người bán. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu tổng hợp ở số chi tiết TK 331, kế toán ghi vào Nhật ký - chứng từ số 5 ( Mẫu ). Cơ sở số liệu và phương pháp ghi như sau: + Căn cứ vào số liệu dòng tổng cộng trong số chi tiết thanh toán của từng nhà cung cấp số đã thanh toán và số chưa thanh toán để ghi vào Nhật ký - chứng từ số 5 + Căn cứ vào tổng phát sinh Nợ TK 331, tổng phát sinh Có TK 331 và số dư đầu tháng của nhà cung cấp để khoá sổ cuối tháng. Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Số phát sinh có - Số phát sinh nợ Biểu 11: Công ty Cơ Điện Trần Phú Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 2/2003 TK: 331……………….. Đối tượng : Xí nghiệp Vạn Phúc Loại tiền: VNĐ Chứng từ Ngày tháng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số lượng Đơn giá Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 1.Số dư đầu kỳ 0 2.Số phát sinh trong kỳ 31 20/2 Mua thép tròn 1,5 152 1012000 184kg 5500 133 101200 Cộng phát sinh 1113200 3.Số dư cuối kỳ 1113200 Ví dụ: Lô hàng ngày 3/2/2003 được thanh toán tiền mặt căn cứ vào bảng liệt kê kế toán ghi vào Nhật ký- chứng từ số 1 như sau: Biểu 12: Công ty Cơ Điện Trần Phú nhật ký chứng từ số 1 Ghi có TK 111- Tiền mặt Tháng 2 năm 2001 STT Ngày Có TK 111, ghi có TK khác Cộng có TK 111 …… TK 152 TK 153 …… 1 3/2 32.407.200 40.000.000 2 8/2 33.235.089 33.235.089 3 15/2 5.700.000 10.000.000 4 20/2 175.560 17.131.300 5 22/2 53.200.000 53.200 6 23/2 23.370.218 000 Cộng 303.907.515 449.546.089 Đã ghi sổ cái ngày… tháng 2 năm 2003 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Nhật ký chứng từ số 2 được vào tương tự như Nhật ký- chứng từ số 1 ghi có TK 112. Biểu 13: Công ty Cơ Điện Trần Phú nhật ký chứng từ số 2 Ghi có TK 112- Tiền mặt Tháng 2 năm 2001 STT Ngày Có TK 111, ghi có TK khác Cộng có TK 111 … TK 152 TK 153 … 1 3/2 2.000.000 2.000.000 2 8/2 7.573.954 7.573.954 3 15/2 9.436.596 7.436.596 4 20/2 47.162.591 200.000.000 5 22/2 65.589.300 65.589.300 6 23/2 32.320.000 281.065.782 Cộng 210.725.352 643.235.024 Đã ghi sổ cái ngày… tháng 2 năm 2003 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Công ty Cơ Điện Trần Phú đối chiếu tổng phát sinh Nợ , Có TK 331 để ghi vào Nhật ký chứng từ số 1, 2. Nhật ký chứng từ số 1 ( Mẫu ) phản ánh tiền thanh toán nguyên vật liệu do mua ngoài, còn Nhật ký chứng từ số 2( Mẫu ) phản ánh tiền thanh toán tiền mua nguyên vật liệu do nhập khẩu. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu xuất kho * Trường hợp xuất kho vật liệu cho sản xuất , trị giá nguyên vật liệu được phân bổ vào các mục chi phí liên quan. Ví dụ: Ngày 20/2/2003 xuất 34 kg thép dẹt đơn giá 4200đ/kg và 184 kg thép tròn 1.5 đơn giá 5.500đ/kg cho phân xưởng cơ điện, kế toán định khoản. Nợ TK 621: 1.171.600 Có TK 152 (ct): 1.171.600 (chi tiết: Thép dẹt: 159.600,Thép tròn: 1.012.000 ) * Trường hợp xuất vật liệu cho phân xưởng; Nợ TK 627 Có TK 152 Căn cứ “Bảng tổng hợp nhập xuất tồn”, sau khi tính giá thực tế xuất kho, kế toán ghi “ Bảng phân bổ vật liệu”. Bảng phân bổ vật liệu là căn cứ để kế toán NVL vào Bảng kê 4,5 phản ánh số phát sinh Có TK 152. Sau đó, kế toán lập Bảng kế số 3. Bảng kê này dùng để đối chiếu với Nhật ký chứng từ số 5, Bảng phân bổ số 2 và Sổ số dư. Số liệu tổng hợp của Bảng kế 4,5 sau khi khoá sổ được ghi vào Nhật ký chứng từ số 7 Các bảng biểu sử dụng được trình bày lần lượt như sau: Biểu 14: Công ty Cơ Điện Trần Phú nhật ký chứng từ số 5 Ghi có TK 331- Trả ngườibán Tháng 2 năm 2003 (Trích) TT Tên đơn vị Số dư kỳ đầu PS nợ TK 331, Có các tài khoản PS có TK 311, Nợ các TK Só dư cuối kỳ Nợ Có TK 111 TK 112 … Cộng TK 152 TK 133 … Cộng Nợ Có 1 Công ty sx dây và cáp điện TL 5488203 20000000 1293209095 1228573246 19368500 1247941746 50755552 2 Công ty dầu khí HN 32407200 32407200 32407200 0 0 3 Xí nghiệp Vạn Phúc 175560 1288760 1171600 1113200 …. Cộng 6558149485 1866965855 449546089 641215025 5391151223 3475765231 3978022181 8119525731 2015213069 Biểu 15: Công ty Cơ Điện Trần Phú bảng phân bổ nguyên vật liệu, ccdc Tháng 2/2003 TT Ghi có các TK TK 152 TK 153 Ghi nợ các TK HT TT HT TT 1 TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp 9.485.457.115 2 TK 627 - Chi phí sản xuất chung 117.279.565 12.959.159 3 642 - Chi phí quản lý 6.004.800 145.000 4 632- giá vốn hàng bán ( chi phí bảo hộ lao động) 1.082.173.229 5 331- Phải trả người bán 364.862.800 6 241 - Nhà đóng bao bì 47.982.023 Cộng 11.103.759.532 13.104.159 Biểu 17: NKCT 7 Công ty Cơ Điện Trần Phú nhật ký chứng từ số 7 Tháng 2/2003 TT Ghi có các TK Ghi nợ các TK …… TK 152 ….. Cộng phát sinh 1 TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp 9.485.457.115 9.485.457.115 2 TK 627 - Chi phí sản xuất chung 117.279.565 117.279.565 3 642 - Chi phí quản lý 6.004.800 6.004.800 4 632- giá vốn hàng bán ( chi phí bảo hộ lao động) 1.082.173.229 1.082.173.229 5 …. 6 Cộng A 10.648.664.749 10.648.664.749 ….. Cộng B 412.844.823 412.844.823 Cộng A + B 11,161,509,572 11,161,509,572 biểu 18: bảng kê số 3 Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế vật liệu(TK 152) Tháng 2 năm 2003 TT Chỉ tiêu TK 152 nguyên vật liệu TK 153 Công cụ dụng cụ 1 I. Số dư đầu tháng 25055133576 13552384 2 II. Xuất dùng trong tháng 15896884104 5694700 3 Từ NKCT số 1( ghi có TK 111) 303907515 2639000 4 Từ NKCT số 2 (ghi có TK 112) 21725352 5 Từ NKCT số 4(ghi có TK 331) 8515863960 6 Từ NKCT số 5 (ghi có TK 151) 3457766231 7 Từ NKCT số (ghi có TK 152) 11399152 8 TK (141) 24230420 3055700 9 Từ NKCT số 7 (ghi Có TK 154) 84104609 10 TK 155 3134767736 11 TK 3333 12 TK 821 154119129 13 III. Cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng 40902017860 19426087 14 IV. Xuất dùng trong tháng 11161509572 13104159 15 V. Tồn kho cuối tháng 29740508108 6141925 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi vào các Sổ chi tiết thanh toán với người bán, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn,Bảng phân bổ, Bảng kê, Nhật kí chứng từ kế toán vào Sổ cái TK 152: Sổ cái TK 152 là sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu được kế toán Công ty Cơ Điện Trần Phú mở cho cả năm. Mỗi năm sổ mở cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, số dư cuối tháng. + Số phát sinh Nợ lấy từ Nhậtký chứng từ số 1, số 5 + Số phát sinh Có lấy từ Nhậtký chứng từ số 7 Sổ cái TK 152 được ghi một lần vào ngày cuối tháng sau khi đã khoá sổ, kiểm tra và đối chiếu số liệu trên Nhật ký- chứng từ Sau đây là mẫu sổ cái của Công ty Cơ Điện Trần Phú Biểu 19:Sổ cái Công ty cơ điện Trần Phú Sổ cái TK 152 - Nguyên vật liệu Số dư đầu năm Nợ: 22.000.133.756 Có STT Ghi Có TK đối ứng với TK này Tháng 1 Tháng 2 ....... 1 Từ NKCT số 1 (ghi Có TK 111) 303.907.515 2 Từ NKCT số 2 (ghi Có TK 112) 21.725.352 3 Từ NKCT số 4 (ghi Có TK 311) 8.515.863.960 4 Từ NKCT số 5 (ghi Có TK 331) 3.457.766.231 5 Từ NKCT số (ghi Có TK 131) 11.399.152 6 TK 141 24.230.420 7 Từ NKCT số 7 (ghi Có TK 154) 84.104.609 8 TK 155 3.134.767.736 9 TK 3333 10 TK 811 154.119.129 11 Cộng phát sinh Nợ 15.896.884.104 12 Cộng phát sinh Có 11.161.509.572 13 Số dư cuối kỳ 25.055.133.576 29.740.508.108 Ngày 28/2/2002 Kế toán ghi sổ Ngày 28/2/2002 Kế toán trưởng 4. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty Cơ Điện Trần Phú. Kiểm kê nguyên vật liệu là công việc không thể thiếu đối với doanh nghiệp, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp sản xuất có chi phí nguyên vật liệu lớn như Công ty cơ điện Trần Phú. Đây là công tác được Công ty tiến hành vào cuối mỗi năm nhằm xác định chính xác số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu hiện có trong từng kho của Công ty. Mặt khác, kiểm kê nguyên vật liệu còn có mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt, mất mát nguyên vật liệu tại các kho. Để theo dõi và giám sát quá trình kiểm kê, Công ty thành lập ban kiểm kê. Trước khi tiến hành kiểm kê ban kiểm kê pháp lệnh khoá sổ sách, xác định số dư tồn kho ở thời điểm kiểm kê, sau đó đối với chiếu số lượng giá trị trên sổ sách và giá trị thực tế tồn kho. Sau quá trình kiểm kê, ban kiểm kê phải trình bày đầy đủ kế quả kiểm kê vào báo cáo kiểm kê vật tư hàng hoá (Biểu 20). Trên cơ sở các biên bản kiểm kê, ban kiểm kê của Công ty phải tổ chức đánh giá lại nguyên vật liệu. Việc đánh giá nguyên vật liệu được tiến hành dựa trên chất lượng của nguyên vật liệu (% phẩm chất còn lại) và dựa trên giá trị của nguyên vật liệu tồn kho, so sánh giá này với giá thị trường để xem xét khả năng thanh lý. Đồng thời ban kiểmkê xem xé, đánh giá nguyên nhân dẫn đến tình trạng thừa (hay thiếu) nguyên vật liệu, sau đó đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời. Công ty cơ điện Trần Phú Báo cáo kiểm kê cuối năm 2002 Kho 2 STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng Giá trị I Nguyên vật liệu 15.494.157 BANHRANG Bánh răng đồng thang máy Kg 85 1.742.500 DONGDUC Đồng đúc các loại Kg 300 6.888.500 DONGTAM Đồng tấm Kg 51376 1.285.149.040 DONGTHANH Đồng thanh 30 x 8 Kg 274 6.448.636 GANGTHOI Gang thỏi Kg 313 626.000 LOICOO3 Lõi C18 Kg 4.323 37.606.276 LOICOO5 Lõi C21 Kg 1000 9.150.854 LOICOO9 Lõi C32 Kg 4200 36.209.150 LOICOO10 Lõi C38 Kg 600 5.290.913 LOICOO14 Lõi C276 Kg 145.600 1.268.204.395 NANNON01800 Lô gỗ 1800 Quả 9 10.636.363 NHOMTHOI Nhôm thỏi Kg 23481 529.552.093 NNRAU003 Giầy công nghiệp 90 Lít 89 890.000 NNRAU005 Dầu HD40 Lít 0 11.000 NNRAU006 Dầu DIEGEL Lít 150 563.151 NNRAU014 Dầu chống thấm Kg 18 810.000 NNKHAC001 Ma Nhe Kg 185 7.770.000 NNMO001 Mỡ AMC3 Kg 357 6.533.100 NNMO002 Mỡ bơm Kg 50 600.000 NNMO007 Mỡ LSET2 Kg 10260 194.427.000 NNXANG001 Xăng A92 Lít 268 1.359.032 PTKHAC012 Bánh cao xu lõi sắt Cái 1 0 THEPLOSO001 Thép lò so f 3 Kg 5 342.400 THEPLOSO002 Thép lò so f 4 Kg 17 108.500 TRUC01 Trục W50 f 4038/8 Cái 965 4.342.500 TRUC02 Trục xe ben f 47 Cái 17 24.800 TRUCTG Trục trung gian 65 - 38/8 Cái 12 7.800 TSTN001 Máy tiện 800/300 Cái 1 31.460.370 TSTN002 Máy khoan cần Cái 1 550.842 TSTN003 Máy doa ngang T68 Cái 1 20.898.467 TSTN004 Máy phay đứng FYA32 Cái 1 16.059.775 TSTN005 Máy cắt đột LA25T Cái 1 474.500 TSTN006 Máy cắt đột LA20T Cái 1 3.247 TSTN007 Máy cắt tôn dao đĩa Cái 1 168.508 TSTN008 Máy búa 150 Cái 1 5.136.924 TSTN009 Máy khoan cần 2 Cái 3 337.168 TSTN0010 Máy hàn điện thông Cái 1 244.140 TSTN0011 Máy rút dây nhôm Cái 1 884.004 TSTN0012 Lò gia nhiệt Cái 1 7.168.000 TSTN0013 Máy tiện gỗ Cái 1 631.800 TSTN0014 Máy hàn xoay chiều Cái 1 263.900 5. Phân tích tình hình cung cấp, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu tại Công ty Cơ Điện Trần Phú Đối với các doanh nghiệp sản xuất, các nghiệp vụ về vật tư có ỹ nghĩa hết sức quan trọng. Quản lý tốt các nghiệp về vật tư cho phép doanh nghiệp sử dụng tốt hơn nguồn vốn lưu động của mình, tiết kiệm được các khoản chi phí, duy trì và đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đượcdiễn ra liên tục, tránh được thiệt hại và thiếu vật tư cung ứng. Ngoài ra, quản lý tốt các nghiệp về vật tư còn giúp các doanh nghiệp giảm bớt được hao phí, mất mát từ khâu vận chuyển, bảo quản lưu kho đến khâu xuất vật tư để sử dụng. Điều này góp phần không nhỏ trong việc tiết chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tại Công ty Cơ Điện Trần Phú , NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí phát sinh. Ngoài ra, các nghiệp vụ về NVL tại Công ty lại diễn ra khá thường xuyên, đa dạng về chủng loại nên đòi hỏi NVL phải được bảo quản nghiêm ngặt.Nguyên vật liệu được quản lý chung bởi các phòng ban: phòng hành chính, phòng tài vụ, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật và các nhân viên làm việc tại kho. Vì vậy, tình hình cung ứng,dự trữ và sử dụng vật liệu tại Công ty luôn luôn đầy đủ kịp thời, đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng. Đầu tháng, căn cứ vào nhu cầu sản xuất và bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu do bộ phận KCS đề ra, phòng kỹ thuật tính ra lượng vật liệu cần dùng trong tháng. Từ đó, dựa vào mức tồn đầu tháng, cuối tháng theo kế hoạch, để tính ra mức thu mua nguyên vật liệu trong thánh theo công thức sau: Mứcthu mua NVLtrong tháng = Tồn NVL cuối tháng theo kế hoạch + Xuất NVL trong tháng theo định mức - Tồn NVL đầu tháng Về phương thức thu mua NVL được Công ty tổ chức khá đơn giản. Mọi nguyên vật liệu thu mua đều phải có phiếu yêu cầu đưa ra và nguyên vật liệu chính thường nhập khẩu với khối lượng lớn với các đối tác truyền thống nên việc cung cấp diễn ra nhanh gọn, giá cả thoả thuận hợp lý đáp ứng nhu cầu sản xuất và nâng cao hiệu quả sản xuất. Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải được thực hiện hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ của doanh nghiệp . Do vậy trong khâu này, Công ty đã tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu một cách chặt chẽ trong quá trình hoạt động. ở khâu dự trữ Công ty đã xây dựng định mức tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu, CCDC cụ thể để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ,gián đoạn do việc cung ứng không bị kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Để đánh giá hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty Cơ Điện Trần Phú cần xem xét một số chỉ tiêu sau: * Sức sản xuất của nguyên vật liệu: Sức sản xuất của NVL = Doanh thu ( giá trị sản lượng) Giá trị NVL bình quân Sức sản xuất của NVL cho biết một đồng nguyên vật liệu đem lại bao nhiêu đồng doanh thu, chỉ tiêu này càng cao thì hiệu quả càng lớn và ngược lại * Sức sinh lợi của nguyên vật liệu Sức sinh lợi của NVL = Lợi nhuận Giá trị NVL bình quân Chỉ tiêu này phản ánh một đồng vật liệu tạo ra bao nhiêu đồng lợi nhuận, chỉ tiêu này càng cao thì hiệu quả sử dụng NVL càng lớn và ngược lại. * Hệ số quay kho nguyên vật liệu Hệ số quay kho NVL == Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ Giá trị NVL bình quân Chỉ tiêu này phản ánh lượng nguyên vật liệu tồn kho của doanh nghiệp quay được bao nhiêu vòng. Số vòng quay càng nhiều thì hiệu qủa sử dụng NVL càng cao và ngược lại. Ta có thể phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cơ Điện Trần Phú thông qua các chỉ tiêu trên như sau: - Đánh giá công tác dự trữ: Ta phân tích hệ số quay kho qua bảng sau: ĐVT: đồng Chỉ tiêu 2001 2002 Chênh lệch 1. Giá trị NVL xuất dùng 110.307.748.850 133.932.000.000 23.624.215.150 2.Giá trị NVL tồn đầu năm 20.271.783.264 22.000.133.756 1.728.350.492 3.Giá trị NVL tồn cuối năm 22.000.133.756 17.666.875.284 - 4.333.258.472 4.Giá trị NVL bình quân 21.135.985.512 19.833.493.305 - 142.495.244 5.Hệ số quay kho của NVL 5.22 6.75 + 1.53 Qua số liệu trên cho thấy, hệ số quay kho nguyên vật liệu năm 2002 tăng so với năm 2001 là 1.53 lần do giá trị xuất dùng trong năm tăng 23.624.215.150đ và giá NVL tồn kho giảm142.495.244đ. Điều này chứng tỏ Công ty đã nâng hệ số quay kho lên và tận dụng khẳ năng sử dụng vật liệu tốt hơn năm 1999 . Công ty cần phát huy ưu điểm này trong năm 2003. - Để phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu của Công ty ta dựa vào một số chỉ tiêu như sức sản xuất, sức sinh lợi của nguyên vật liệu , ta có bảng sau: Sức sản xuất, sức sinh lợi của nguyên vật liệu ĐVT: Đồng Chỉ tiêu 2001 2002 Chênh lệch 1.Doanh thu( không VAT) 95.829.000.000 102.000.000.000 6.171.000.000 2.Lợi nhuận 1.501.000.000 1.800.000.000 290.000.000 3.Giá trị NVL bình quân 21.135.985.512.4.5 19.833.493.305 -142.495.244 4.Hệ số sức sản xuất của NVL 0.07 5.1 +0.6 5.Hệ số sinh lợi của NVL 0.09 0.02 Căn cứ vào bảng số liệu trên cho thấy giá trị sản lượng năm 2002 của Công ty tăng lên 6.171.000.000 đ so với năm 2001 và giá trị nguyên vật liệu tồn kho bình quân giảm 142.495.244đ. Điều này làm cho sản xuất của NVL năm 2002 tăng so với năm 2001 0.6 lần. Như vậy, một đồng nguyên vật liệu của năm 2001 tạo ra nhiều doanh thu hơn so với năm 2000. Bên cạnh đó, năm 2001, hệ số sinh lợi của NVL là 0.09 tăng so với nâm 2000 là 0.02 lần. Như vậy, 1 đồng nguyên liệu của năm 2001 bỏ ra thu được nhiều lợi nhuận hơn so với năm 2000. Đây là một mặt tích cực trong nỗ lực phát triển của Công ty . Nhìn chung, qua việc phân tích nguyên vật liệu tại Công ty Cơ Điện Trần Phú ta thấy năm 2001 hiệu quả sử dụng NVL sử dụng tốt hơn năm 2000. Có thể khẳng định rằng nguyên nhân khách quan dẫn đến điều này là thị trường thế giới ổn định hơn, giá ngoại tệ gần như không thay đổi. Bên cạnh đó, là các nguyên nhân chủ quan như trình độ quản lý NVL đã nầng cao, giá trị NVL tồn kho giảm và đặc biệt là công nhân sản xuất trong Công ty đã nâng cao ý thức tiết kiệm NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh đẫn đến sử dụng NVL trong Công ty năm 2001 cao so với năm 2000. Phần thứ ba hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Cơ Điện Trần Phú. I. sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cơ Điện Trần Phú Trải qua quá trình phát triển và đổi mới sâu sắc theo cơ chế thị trường hơn thập kỷ qua, kế toán đã không ngừng được hoàn thiện và phát triển, góp phần tích cực và tăng cường và nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế tài chính. Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế, kế toán gắn liền với hoạt động kinh tế, xã hội, đảm nhiệm chức năng cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định quản lý kinh tế. Vì vậy, kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tài chính của mọi doanh nghiệp , tổ chức. Hệ thống kế toán doanh nghiệp của Việt Nam áp dụng thống nhất từ 1/1/1996 được nghiên cứu, xây dựng trên cơ sở tôn trọng và vận dụng có chọn lọc các chuẩn mực chung nhất cùa kế toán quốc tế, tuy nhiên vẫn còn bộc lộ nhiều bất cập, gây ảnh hưởng khó khăn cho các doanh nghiệp. Thực tiễn của quá trình đổi mới luôn đặt ra yêu cầu được nâng cao vai trò của kế toán. Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán, không ngừng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán luôn luôn là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm. Cũng như nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, với đặc điểm chi phí nguyên vật liệu chiếm một trọng lớn trong tổng chi phí cũng như giá thành của sản phẩm sản xuất, công tác hạch toán nguyên vật tại Công ty Cơ Điện Trần Phú thuộc Sở Xây Dựng luôn luôn được chú trọng. Đáp ứng yêu cầu phát triển chung, ban lãnh đạo Công ty và Phòng Tài chính kế toán của Công ty luôn đặt ra yêu cầu ngày càng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nói chung cũng như hạch toán nguyên vật liệu nói riêng. Phương hướng chung hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại Công ty Cơ Điện Trần Phú là trên cơ sở đánh giá thực trạng hạch toán NVL, phát hiện ưu và nhược điểm và từ đó tìm ra biện pháp hoàn thiện cả về phương pháp hạch toán cũng như cách thức quản lý chặt chẽ, phù hợp với tình hình sản xuất của Công ty, trên cơ sở tuân thủ những quy định chung của chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành. Bên cạnh đó, các biện pháp đề ra hoàn thiện hạch toán NVL còn nhằm mục đích với các phần hành khác góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác hạch toán kế toán nói chung. II. đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán NVL tại Công ty Cơ Điện Trần Phú. Trải qua 18 năm xây dựng và phát triển đến nay, Công ty đã từng bước lớn mạnh và đạt được thành công. Có thể thấy được điều đó thông qua số lượng sản phẩm mà Công ty sản xuất ngày càng nhiều được thị trường chấp nhận. Để đạt được điều đó, công tác hạch toán của Công ty không ngừng được củng cố và hoàn thiện, trở thành công cụ quản lý đắc lực trong công tác quản lý chung. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán NVL, Công ty đã tổ chức tốt công tác hạch toán NVL trong Công ty . Qua nghiên cứu thực trạng hạch toán NVL tại Công ty , có thể thấy được những ưu điểm nổi bật sau: - Thứ nhất, về bộ máy kế toán của Công ty : Hiện nay, trong điều kiện cơ chế quản lý đổi mới, với 7 nhân viên kế toán, hệ thống kế toán của công ty được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, công tác kế toán gần như được chuyên môn hoá cao. Đội ngũ nhân viên kế toán bao gồm những người đã dày dạn kinh nghiệm cùng với đội ngũ trẻ, năng động, mỗi người đều được phân công nhiệm vụ rõ ràng và đều có lòng say mê nghề nghiệp. Với đặc điểm tổ chức và qui mô sản xuất kinh doanh của Công ty, với tình hình phân cấp quản lý, khối lượng công việc nhiều do đó bộ máy kế toán quản lý theo hình thức tập trung, toàn bộ công việc kế toán được thực hiện ngay tại phòng kế toán. Việc sử dụng hình thức này đảm bảo cho sự lãnh đạo tập trung với công tác kế toán của Công ty, đảm bảo chức năng cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ chính xác về hoạt động kinh doanh. Đây là một lợi nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán cũng như hiệu quả công tác quản lý kinh tế nói chung tại Công ty Cơ Điện Trần Phú. - Thứ hai: về hệ thống chứng từ và công tác hạch toán kế toán: Hiện nay Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Bộ tài Chính. Các chứng từ được kiểm tra, luân chuyển chứng từ một cách thường xuyên và phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Về công tác giá trị hành tồn kho, Công ty đã áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên, phương pháp này phù hợp với loại hình doanh nghiệp kinh doanh của Công ty . Công ty luôn chú trọng với việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho vì điều này có ảnh hưởng tới giá trị vật liệu xuất kho như việc tiết kiệm chi phí NVL, hạ giá thành sản phẩm, góp phần ngày càng hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu. - Thứ ba:về hình thức sổ kế toán. Công ty sử dụng hình thức Nhật ký - chứng từ để hạch toán. Đây là hình thức sổ kế toán phù hợp với Công ty lớn. Các sổ sách, nhật ký và bảng biểu kế toán Công ty thực hiện tương đầy đủ, ghi chép cẩn thận, hệ thống rõ ràng và hạch toán chính xác theo đúng chế độ quy định của Bộ tài chính và nhà nước ban hành. Các tài khoản kế toán được vận dụng một cách phù hợp. - Thứ tư về công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Công tác kế toán nói chung, công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng đã phản ánh đúng thực trạng của Công ty, đáp ứng được nhu cầu quản lý của Công ty đặt ra, đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêugiữa kế toán và bộ phận liên quan. Kế toán vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu để đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu. Một trong những ưu điểm lớn nhất trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu là đã xây dựng được một hệ thống định mức vật liệu cho mỗi loại sản phẩm tương đối chính xác chính xán thông qua các phiếu yêu cầu. Qua định mức này Công ty có thể chủ động có mức dự trữ và sử dụng vật liệu có hiệu quả nhất làm cho công tác quản lý nguyên vật liệu ngày càng được nâng cao. Qua phân tích hình chung của công tác kế toán nguyên vật liệu ta có thể thấy rằng công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện rất nề nếp, tuân theo chế độ kế toán đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện quản lý chặt chẽ tình hình nhập - xuất- tồn. Tính toán phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng. - Thứ năm về hệ thống kho tàng Để NVL tồn kho được đảm bảo chặt chẽ cả về số lượng, tránh hư hại, mất mát, góp phần cung cấp kịp thời cho thi công trình, Công ty đã xây dựng và bố trí hệ thống kho tành khá tốt và phù hợp. Nguyên vật liệu được tổ chứng sắp xếp, bảo quản ở từng kho hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi khi có yêu cầu xuất vật liệu đột xuất, đồng thời địa điểm của các kho tành cũng được bố trí thuận lợi cho việc vận chuyển đến nơi sử dung. Dưới sự quản lý chặt chẽ của phòng vật tư, thủ kho và nhân viên bảo vệ, hệ thống kho tàng của Công ty nhìn chung được tổ chức tốt, do đó giảm thiểu hao hụt, mất mát và hư hỏng vật tư. Ngoài ra hiện nay Công ty đang ứng dụng vi tính hoá cũng như phần mềm kế toán tạo điều kiện thuận lợi trong công tác tổ chức hạch toan. Do đó, thời gian lao động kế toán ít nhiều được giảm bớt, hạn chế được nhầm lẫn có thẻ xẩy ra trong quá trình tính toán và xử lý số liệu. - Thứ sáu, về hạch toán chi tiết NVL. Công ty đã áp dụng phương pháp Sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL phù hợp với đơn vị có nhiều danh điểm NVL đồng thời số lượng chứng từ nhập xuất của mỗi loại khá nhiều.Phương pháp này hạn chế được ghi chép trùng lặp. Do đó dàn đều công việc ghi số trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ. Trên đây là một số ưu điểm khái quát về công tác hạch toán NVL tại Công ty Cơ Điện Trần Phú, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả của bộ máy kế toán Công ty nói chung. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nêu trên, trong công tác hạch toán NVL của Công ty không thể tránh khỏi những nhược điểm nhất định, có thể nêu ra một số vấn đề còn tồn tại: Một là, về phương pháp tính giá vật liệu. Hiện nay, Công ty tính giá vật liệu theo phương pháp giá thực tế đích danh. Đây là phương pháp tỏ ra có hiệu quả nhất vì nó tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Tuy nhiên, đối với Công ty Cơ Điện Trần Phú, mặc dù hệ thống kho tành được tổ chức khá tốt, NVL được phân loại rõ ràng, những có những loại có mục đích sử dụng,hình thức tương đối giống nhau, đo đó việc phân biệt, chia tách theo từng loại nhiều lúc gặp khó khăn. Mặt khác, NVL của Công ty lại rất đa dạng về chủng loại. Với đặc điểm như vậy, phương pháp giá thực tế đích danh mà Công ty áp dụng để tính giá vật liệu xuất kho là chưa hợp lý. - Hai là, về phương pháp dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Hàng tồn kho nói riêng cũng như nguyên vật liệu nói riêng là những tài sản lưu động thường có biến động giá theo thời gian. Đối với Công ty Cơ Điện Trần Phú, nguyên vật liệu phải mua ngoài và có trường hợp phải nhập ngoại, do đó giá cả càng không ổn định. Hiện nay, Công ty không tổ chức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tức là chưa đề cập tới những rủi ro có thể xâyra do sự sút giá của hàng tồn kho. - Thứ ba, bảng mã vật tư. Công ty chưa lập sổ danh điểm vật tư, Công ty chưa áp dụng và cụ thể hoá thành hệ thống danh điểm vật tư cho từng nhóm, loại NVL theo một trật tự nhất định. Điều đó đã ảnh hưởng đến công tác hạch toán trong việc ghi chép và vào sổ kế toán, đối chiếu, kiểm tra giữa các chứng từ có liên quan và kiểm kê vật liệu tồn kho. Điều này có ỹ nghĩa vì vật tư tại Công ty rất đa dạng, phong phú về chủng loại, kiểu cách. - Thứ tư, về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp Sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL,phương pháp này phù hợp với Công ty là một đơn vị đa dạng về chủng loại vật tư, nghiệp vụ nhập, xuất NVL diễn ra nhiều và thường xuyên. Nhưng Công ty chưa lập Phiếu giao nhận chứng từ giữa kế toán nguyên vật liệu và thủ kho. Do đó việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu chưa đảm bảo chính xác giữa sổ sách kế toán và thực nhập, thực xuất. - Thứ năm, về vấn đề cung cấp sử dụng NVL. Trên cơ sở những đánh giá nêu trên, có thể thấy rằng, nhìn chung công tác hạch toán NVL tại Công ty Cơ Điện Trần Phú được tiến hành tương đối nề nếp, đảm bảo việc tuân thủ chế độ kế toán, đáp ứng được yêu cầu quản lý chặt chẽ NVL từ khâu thu mua đến khâu sử dụng, do đó đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin kịp thời về NVL cho ban lãnh đạo Công ty đưa ra những quyết định đúng đắn. Tuy nhiên, thực trạng hạch toán NVL tại Công ty vẫn bộc lộ những vấn đề còn tồn tại, đặt ra cho Công ty những yêu cầu cần khắc phục những tồn tại đó ngày càng hoàn thiện công tác hạch toán NVL và nâng cao hiệu quả quản lý sử dụng NVL tại Công ty . III. một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL trong việc nâng cao hiệu quả Trên cơ sở khái quát hoá những vấn đề lý luận chung về tổ chức hạch toán NVL trong các doanh nghiệp, và vận dụng những vấn đề đó để đánh giá thực trạng hạch toán NVL tại Công ty Cơ Điện Trần Phú ( Sở xây dựng Hà Nội ), em xin mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán NVL tại Công ty . Thứ nhất, về phương pháp đánh giá NVL Phương pháp giá thực tế đích danh là phương pháp được khuyến khích ưu tiên áp dụng nhất trong các phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho tại Việt Nam hiện nay vì tính thực tế của nó. Tại Công ty Cơ Điện Trần Phú, với số lượng lớn danh điểm vật tư đang có và số lần nhập- xuất lớn, việc áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh sẽ không phát huy được hết được ưu điểm của nó. Nên chăng, Công ty có thể áp dụng phương pháp giá bình quân để đành giá NVL.Theo phương pháp này giá trị NVL xuất kho được xác định trên cơ sở bình quân hoá giá trị của tất cả các hàng nhập kho trong kỳ và tồn đầu kỳ. Đây là phương pháp dễ áp dụng trong thực tiễn, tỏ ra hiệu quả đối với những doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều. Trị giá nguyên vật liệu xuất kho có thể được xác định theo công thức sau đây: Trị giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho * Đơn giá bình quân của một đơn vị NVL Trong đó: Giá đơn vị bình quân NVL = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Nếu áp dụng phương pháp này, việc tính giá trị NVL xuất kho phải được chi tiết cho từng loại NVL. Đây chưa phải là biện pháp tối ưu, vì số lượng danh điểm NVL của Công ty nhiều, nhưng việc hạch toán không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm NVL. - Thứ hai, về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Tại Công ty Cơ Điện Trần Phú , định kỳ 3-5 ngày kế toán xuống kho lấy phiếu nhập và phiếu xuất kho, đối chiếu với Thẻ kho, nếu thấy khớp thì ký vào thẻ kho mà không lập “ Phiếu giao nhận chứng từ ” từ giữa kế toán vật liệu với thủ kho. Em cho rằng công ty nên lập loại Phiếu này nhằm đảm bảo tính xác giữa số sách kế toán và thực nhập, thực xuất. Mẫu của phiếu giao nhận chứng từ được trình bày như sau. Phiếu giao nhận chứng từ nhập ( xuất) nguyên vật liệu Kho… Tháng … năm… STT Tên vật tư Phiếu nhập ( xuất) Số lượng Đơn giá Thành tiền Người nhận phiếu Số hiệu Ngày tháng Mặt khác,vì bảng luỹ kế nhập- xuất được mở cho từng kho, thuộc vào thời gian do doanh nghiệp quy định, kế toán xuống kho thu thập chứng từ để ghi vào Bảng luỹ kế nhập ( xuất) nguyên vật liệu. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ, kế toán ghi tổng hợp mỗi loại vật tư trên một dòng của Bảng luỹ kế nhập- xuất nguyên vật liệu. Số tồn kho cuối tháng trên bảng này chính là căn cứ để đối chiếu với Sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Hiện này, ở Công ty Cơ Điện Trần Phú vẫn không sử dụng Bảng luỹ kế nhập ( xuất )nguyên vật liệu. Theo em Công ty nên lập Bảng luỹ kế nhập ( xuất ) nguyên vật liệu theo mẫu sau để tiện theo dõi lượng nguyên vật liệu nhập - xuất - tồn trong mỗi tháng. bảng luỹ kế nhập nguyên vật liệu SD đầu kỳ: xxx Tháng … năm… Phiếu giao nhận chứng từ Diễn giải Từ ngày 1-5 Từ ngày 6-10 ……. Tổng số cột Số hiệu Ngày 1 2 3 4 5 6 7 Số dư cuối kỳ: xxx Bảng luỹ kế xuất cũng được lập tương tự theo mẫu trên nhưng không có chỉ tiêu số dư Thứ tư về lập sổ danh điểm nguyên vật liệu. Theo tiêu chuẩn ISO 9002, các doanh nghiệp muốn đạt yêu cầu này cần phải lập sổ danh điểm vật liệu để quản lý có hiệu quả. Mặt khác việc sử dụng sổ danh điểm còn tiện dụng cho việc sử dụng máy vi tính, dễ kiểm tra phân loại và dễ kiểm tra chi tiết. Công ty Cơ Điện Trần Phú đã không lập sổ này mặc dù nguyên vật liệu của Công ty khá phong phú về chủng loại, chất liệu. Thứ sáu, về vấn đề cung cấp, dự trữ và sử dụng NVL. Như đã biết, đảm bảo cấp, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại NVL có tác động mãnh mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ của doanh nghiệp nào. Để đáp ứng được yêu cầu đó, một cách tổng quát, Công ty Cơ Điện Trần Phú cần chú trọng. - Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp NVL, đối chiếu với tình hình sản xuất và tình hình kho tàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời. - Phân tích tình hình dự trữ những loại NVL chủ yếu trong doanh nghiệp , bằng cách so sánh định mức dự trữ của từng loại với định mức dự trữ bình quân so với kỳ trước, hoặc so sánh với định mức dự trữ các doanh nghiệp có cùng tính chất hoạt động. - Phân tích thường xuyên và định kỳ tình hình sử dụng các loại NVL để có biện pháp sử dụng tiết kiêm vật tư. Trên cơ sở các bảng phân bổ vật tư lập cho các phân xưởng, theo em Công ty nên đặt ra chỉ tiêu thời gian và tiến độ sản xuất, bởi vì yếu tố này có ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian tồn đọng NVL trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Không ngừng nâng cao năng suất lao động là một trong những điều kiện khá quan trọng nhằm đẩy nhanh tiến độ, năng suất lao động, nhờ đó thời gian tồn đọng, lãng phí NVL càng được rút ngắn. Để làm được điều đó, một mặt, Công ty cần theo dõi giá thị trường của các loại NVL cần cho các giai đoạn sản xuất để có biện pháp xử lý kịp thời khi giá cả thị trường thay đổi, qua đó nâng cao năng suất lao động. Mặt khác, Công ty nên cần chú trọng hơn về các chế độ chính sách khuyến khích công nhân làm việc tích cực hơn nữa, ngoài ra, không ngừng đầu tư nâng cấp trang thiết bị, sử dụng công nghệ hiện đại cũng góp phần nâng cao năng suất lao động. Thứ bảy, về vấn đề tổ chức thông tin kế toán. Hiện nay, đứng trước nhu cầu cập nhật, nắm bắt sử dụng thông tin ngày càng cao, việc sử dụng vi tính vào công tác kế toán đanh được hầu hết các doanh nghiệp nghiệp quan tâm và đã được sử dụng hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, tuỳ theo yêu cầu công việc, phạm vi sản xuất kinh doanh và trình độ nhân viên của mỗi doanh nghiệp mà sự vi tính hoá công tác kế toán được ứng dụng nhiều hay ít, Tại Công ty Cơ Điện Trần Phú, mặc dù một số phần hành đã được xử lý bằng vi tính, tuy nhiên kế toán thủ công vẫn còn chiếm đa số. Để nhanh chóng tiếp cận, ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán, trước hết cần có sự quan tâm của ban lãnh đạo Công ty, tạo điều kiện trang bị thêm máy tính cho phòng kế toán, đồng thời mở khoá học cung cấp những kiến thức về máy tính và xử lý thông tin kế toán bằng máy vi tính cho nhân viên kế toán. Việc ứng phần mềm kế toán cần phải được tiến hành một cách khoa học, tránh gây xáo trộn trong quy trình hạch toán chung. Bên cạnh đó, phần mềm kế toán áp dụng cũng cần được cải tiến và nâng cấp, nhằm tăng tốc độ xử lý thông tin kế toán, góp phần không nhỏ trong quá trình tổ chức thông tin kế toán nói chung. Tổ chức thông tin kế toán khoa học cũng đòi hỏi đội ngũ nhân viên có trình độ để có thể sử dụng một cách tối ưu nhất. Hiện nay, đối với bất kỳ đoanh nghiệp nào, yêu cầu tuyển dụng nhân viên có năng lực vào làm việc là một nhu cầu tất yếu. Công ty Cơ Điện Trần Phú cũng đanh đứng trước vấn đề đó. Công ty cần đề ra chiến lược đào tạo con người và coi đó là một khoản đầu tư sẽ đem lại hiệu quả lâu dài, tác động tích cực tới sự phát triển chung của Công ty . Cụ thể là: Đối với những nhân viên kế toán đang làm việc, kế toán trưởng đánh giá khách quan năng lực làm việc của từng người, trên cơ sở đó, đề xuất với ban lãnh đạo đào tạo Công ty đề ra chương trình đào tạo thích hợp đối với những người còn yếu kém. Bên cạnh đó, tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn, phổ biến cho kế toán viên nhứng thay đổi trong chế độ kế toán hiện hành, hoặc nâng cao nghiệp vụ cho từng người. Đây là một công việc một cách nghiêm túc và có chất lượng thực sự, sẽ có tác dụng tốt đặc biệt với đội ngũ kế toán trẻ. kết luận Qua các vấn đề nêu trên, có thể thấy rằng NVL là một yếu tố đầi vào thực sự không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, NVL là thành phần chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm, chi phí về NVL chiếm phần lớn trong tổng chi phí chung cũng như giá thành của mỗi sản phẩm. Có nhiều phương pháp quản lý và hạch toán NVL của mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng, tuy nhiên doanh nghiệp nào cũng nhận thấy rõ tầm quan trọng của nó. Tổ chức hạch toán NVL không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý sử dụng NVL nói riêng cũng như vốn lưu động nói chung, mà còn có ỹ nghĩa thiết thực trong qúa trình định hướng đầu tư. Sau thời gian thực tập tại Công ty Cơ Điện Trần Phú, được tiếp cận thực tế công việc kế toán tại đây, em đã mạnh dạn tìm hiểu và nghiên cứu về hạch toán NVL, một trong những phần hành quan trọng và có ảnh hưởng lớn tới công tác hạch toán nói chung của Công ty. Trên cơ sở nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán NVL nói chung, đánh giá thực trạng hạch toán NVL tại Công ty và qua đó thấy được những ưu điểm cũng như một số tồn tại cần khắc phục. Có thể thấy rằng, Công ty đã có nhiều biện pháp hữu hiệu trong việc hạch toán kế toán nói chung cũng như hạch toán NVL nói riêng để phù hợp với tình hình thực tiễn của Công ty. Để góp phần hoàn thiện công tác hạch toán NVL, đề tài đã đề suất phương hướng cũng như một số biện pháp cụ thể như đã trình bày ở trên. Tuy nhiên, do trình độ và thời gian thực tập còn hạn chế, đề tài mới chỉ đưa ra được những ý kiến bước đầu, chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Do vậy, người viết rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và bạn đọc. Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Cơ Điện Trần Phú (thuộc Sở xây dựng Hà Nội), các nhân viên phòng kế toán đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong qúa trình thực tập. Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Kế toán đã cung cấp cho em những kiến thức quy báu trong thời gian thực tập, để em có điều kiện đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu đề tài.Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn: TS Ngô Trí Tuệ đã hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình để em có thể hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này.