Đề tài Tổ chức kế toán nhập vật liệu - Công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp Vật liệu và Xây dựng Điện

xuất) kế toán ghi sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian. Từ nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái theo từng tài khoản. + Trong hình thức kế toán nhật ký sổ cái, từ chứng từ gốc kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu. Căn cứ vào sổ tổng cộng của bảng tổng hợp để ghi vào nhật ký sổ cái một dòng. Chứng từ gốc và bảng tổng hợp sau khi ghi nhật ký sổ cái sẽ được ghi sổ hoặc thẻ kế toán chi tiêu liên quan. Nhật ký sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu và khoá các sổ và thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để đối chiếu số liệu với sổ nhật ký - sổ cái cuối tháng. + Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ (đối với chứng từ gốc ít phát sinh) hoặc căn cứ vào chứng từ gốc cùng loại đã được kiểm tra phân loại để lập bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ (kèm theo chứng từ gốc). Sau khi lập song trình kế toán trưởng ký và ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ đăng ký CTGS để ghi vào sổ cái và sổ hoặc thẻ chi tiết liên quan. Phần II: Thực trạng về công tác quản lý thu mua nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại xí nghiệp vật liệu và xây dựng điện 2. Đặc điểm chung của xí nghiệp vật liệu và xây dựng điện. 2.1. Quá trình hình thành và phát triển. Tên gọi: Xí nghiệp vật liệu và xây dựng điện Địa chỉ: Km 9 đường Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội Là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập theo quyết định số 1325 NL /TCCB - LĐ ngày 14/11/19 của Bộ Năng lượng (nay là Bộ Công nghiệp). Xí nghiệp là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân không đầy đủ trực thuộc công ty xây lắp điện I. Khi mới thành lập xí nghiệp có tên là Xí nghiệp sản xuất vật liệu điện. Tiếp nhận và quản lý gần 300 công nhân viên từ các đơn vị thi công là đội 4A, 6A và 6B với cơ sở vật chất nghèo nàn, số lao động nữ không có khả năng đi công trường chiếm tỷ lệ lớn. Nhiệm vụ chủ yếu của xí nghiệp là xây lắp các công trình đường dây và trạm biến áp, xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp, sản xuất chế biến vật tư và vật liệu xây dựng phục vụ cho các công trình trong và ngoài ngành. Tại quyết định số 565 NL /TCCB - LĐ ngày 30/6/1993 của Bộ Năng lượng thành lập lại xí nghiệp theo Nghị định 388 của Chính phủ. Xí nghiệp được đổi thành xí nghiệp vật liệu và xây dựng điện. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu cho đến hiện nay là: - Xây lắp các công trình đường dây và trạm biến áp 35 KV trở xuống. - Xây lắp các công trình đường dây và trạm đến 500 KV công ty giao. - Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp. - Sản xuất và khai thác vật liệu xây dựng. - Gia công kết cấu bê tông phục vụ cho ngành. Quá trình 10 năm hình thành và phát triển xí nghiệp đã không ngừng lớn mạnh, mở rộng quy mô và nâng cao năng lực sản xuất. Với 329 cán bộ công nhân viên, xí nghiệp đã thi công hoàn thành các công trình đường dây 35 KV, 110 KV, 220 KV và nhiều trạm biến áp có công suất đến 220 KV trên địa bàn thành thị, đồng bằng, rừng núi, qua sông, biển, đầm lầy trên hầu hết các tỉnh miền Bắc từ Nghệ An, Hà Tĩnh trở ra. Đặc biệt được Nhà nước giao, xí nghiệp đã hoàn thành 511 km đường dây công trình 500 KV Bắc Nam. Sau đây là một số thông tin về sản lượng và thu nhập của xí nghiệp qua các năm: Năm Sản lượng Thu nhập bình quân đầu người/tháng 1998 31,4 tỉ 1.200.000 1999 19,8 tỉ 1.000.000 2000 17,4 tỉ 800.000 2001 17,0 tỉ 780.000 2002 (dự kiến) 22,0 tỉ 1.200.000 2.1.1. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất của xí nghiệp: * Đặc điểm tổ chức quản lý. Bộ máy quản lý xí nghiệp hoạt động theo chế độ một thủ trưởng. Giám đốc xí nghiệp là chủ doanh nghiệp đứng đầu bộ máy quản lý, chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ xí nghiệp thông qua chức năng tham mưu và giúp việc trực tiếp của Phó Giám đốc, trưởng các phòng ban và trưởng các bộ phận sản xuất. * Ban lãnh đạo bao gồm: - Giám đốc xí nghiệp điều hành và quản lý chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, chịu trách nhiệm trước Công ty và Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. - Phó Giám đốc: Giúp Giám đốc về lĩnh vực quản lý kỹ thuật và điều hành sản xuất với chức năng, quyền hạn do Giám đốc quy định. Phó Giám đốc luôn đảm nhiệm chức vụ kỹ sư trưởng phù hợp với quy chế ngành nghề xây lắp cơ bản do nhà nước quy định. * Các phòng ban xí nghiệp: Được tổ chức theo yêu cầu quản lý, sản xuất kinh doanh của xí nghiệp hoạt động theo chế độ trực tuyến tham mưu, chịu sự chỉ đạo trực tiếp và giúp việc cho Giám đốc bảo đảm lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh thông suốt trong toàn xí nghiệp. Hiện nay tại bộ máy quản lý xí nghiệp được tổ chức gồm năm phòng nghiệp vụ có chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của từng phòng như sau: Phòng tổ chức lao động - hành chính: - Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc về tổ chức sản xuất, tổ chức cán bộ và quản lý các khâu nhân sự, tiền lương và hành chính quản trị của xí nghiệp. - Nhiệm vụ: Tổ chức bộ máy sản xuất của xí nghiệp phù hợp với từng giai đoạn, quản lý và điều động nhân sự theo phân cấp của công ty, thực hiện công tác thanh tra, bảo vệ quân sự của xí nghiệp, tổ chức đào tạo nâng bậc cho công nhân theo phân cấp của công ty xây dựng quy chế trả lương của xí nghiệp, thực hiện các nghiệp vụ về đóng BHXH, BHYT và giải quyết các quyền lợi và bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên, cùng phòng kế hoạch và kỹ thuật giao khoán điều kiện thi công và thanh quyết toán tiền lương cho các đơn vị, quản lý cấp phát trang bị bảo hộ lao động, quản lý hành chính, quản trị trong xí nghiệp, quản lý điều hành xe con theo yêu cầu sản xuất tham mưu cho Giám đốc trong công việc quảng cáo tuyên truyền của xí nghiệp, thường trực hội đồng thi đua, hội đồng lương, hội đồng thi nâng bậc, hội đồng kỷ luật... + Phòng kế hoạch kinh doanh: - Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc về nhiệm vụ tiếp cận thị trường, về đa dạng hoá sản phẩm, đa phương hoá sản xuất kinh doanh như mở mang thêm ngành nghề, dịch vụ liên doanh liên kết, chủ động tìm kiếm công việc cho xí nghiệp, đề xuất xây dựng quy chế động viên tìm kiếm việc làm trong xí nghiệp, tham mưu cho Giám đốc lập kế hoạch phát triển sản xuất dài hạn, ngắn hạn, đảm bảo có công việc đầy đủ, thu nhập ổn định duy trì và phát triển xí nghiệp. - Nhiệm vụ: Mở rộng quan hệ để tiếp cận thị trường, nghiên cứu các công trình có thể tham gia đấu thầu và nhận thầu. Cùng các phòng khác nghiên cứu, tổng hợp tính toán và thiết lập hồ sơ tham gia đấu thầu, nhận thầu các công trình, nghiên cứu các ngành nghề có khả năng đầu tư phát triển để giải quyết việc làm và thu nhập cho cán bộ công nhân viên, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho từng tháng, quý, năm để phân giao, giám sát, đôn đốc các đơn vị thực hiện, lập dự toán ký kết hợp đồng và thanh quyết toán các công trình khi hoàn thành bàn giao, cùng phòng kỹ thuật và tổ chức lao động giao điều kiện thi công cho các đơn vị, tính tiên lượng và xác nhận khối lượng để thanh quyết toán lương hàng quý cho các đơn vị, cùng phòng vật tư ký các hợp đồng vận tải ngoài năng lực của xí nghiệp; phối hợp với phòng vật tư, kỹ thuật trong việc điều phối các loại xe máy thi công, phối hợp với phòng tài chính kế toán thu tiền các khối lượng hoặc công trình đã thi công (có quy rõ trách nhiệm riêng); tham gia hội đồng thi đua xí nghiệp... + Phòng tài chính kế toán: - Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc quản lý tài chính theo đúng chế độ của Nhà nước và quy định của công ty. Tổng hợp phân tích các hoạt động kinh tế của xí nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của vốn kinh doanh, đảm bảo kinh doanh có lãi, thực sự với chức năng giám đốc đồng tiền. - Nhiệm vụ: Lập kế hoạch tài chính của xí nghiệp, bảo đảm cấp đủ vốn cho xí nghiệp hoạt động, tổ chức kế toán hạch toán kế toán theo đúng chế độ Nhà nước và công ty quy định; tham gia ký kết và thanh toán các hợp đồng kinh tế; hạch toán đầy đủ, đúng chế độ các nghiệp vật liệu kinh tế; thanh toán cấp phát tiền lương cho cán bộ công nhân viên; tổng hợp báo cáo phân tích các hoạt động kinh tế của xí nghiệp; quan hệ với ngân hàng và các cơ quan tài chính liên quan khác; hướng dẫn các đơn vị liên quan trong xí nghiệp về công tác thu, chi tài chính đúng, kịp thời giúp cho công tác hạch toán chung của xí nghiệp được thuận lợi... + Phòng vật tư vận tải: - Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc chỉ đạo quản lý vật tư phục vụ sản xuất kinh doanh trong xí nghiệp. Cung ứng vật tư thiết bị cho sản xuất. Đề xuất các biện pháp tiết kiệm vật tư cho các công trình. Quản lý và tham gia điều phối hoạt động của các xe vận tải do phòng quản lý. - Nhiệm vụ: Tiếp nhận vật tư của các công trình do công ty giao cùng phòng kế hoạch ký các hợp tác thu mua vật tư, phục vụ sản xuất của xí nghiệp theo đơn lượng và đơn giá được duyệt; bảo đảm và cấp phát vật tư cho công trình kể cả phụ tùng sửa chữa xe máy trong toàn xí nghiệp; theo dõi hợp đồng mua bán vật tư và quyết toán vật tư cho các công trình; quản lý các xe vận tải do phòng quản lý, kết hợp điều phối hoạt động vận chuyển vật tư thiết bị, giám sát hướng dẫn các đơn vị trong xí nghiệp quản lý thu mua vật tư đối với vật tư giao cho các đội thi công thu mua, hướng dẫn công tác nghiệp vụ về quản lý sử dụng vật tư nói chung để phục vụ công tác quản lý tài chính của xí nghiệp. + Phòng kỹ thuật thi công: - Chức năng: Quản lý và giám sát thi công, hướng dẫn kỹ thuật nhằm đảm bảo chất lượng công trình và an toàn lao động, quản lý kỹ thuật xe máy thi công. Đề xuất sáng kiến cải tiến kỹ thuật áp dụng có hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. - Nhiệm vụ: Lập kế hoạch phương án thi công, giám sát kỹ thuật thi công và an toàn lao độn; hướng dẫn áp dụng sáng kiến kỹ thuật; thi công thường trực hội đồng sáng kiến của xí nghiệp; hướng dẫn đo đạc thiết kế dụng cụ thi công, nghiệm thu bàn giao công trình, tham gia đào tạo nâng bậc cho công nhân, cùng phòng tổ chức lao động kế hoạch giao điều kiện thi công và xác nhận chất lượng công trình khi thanh toán lương cho các đơn vị; thực hiện các chế độ quản lý kỹ thuật và công tác nghiệp vụ về quản lý, tham gia hội đồng lương của xí nghiệp. * Mối quan hệ kinh tế giữa các phòn ban và phòng tài chính kế toán: - Phòng tổ chức lao động - hành chính tính toán và khoán quỹ lương cho các đơn vị, đề nghị tạm ứng lương hàng tháng để phòng tài chính kế toán chi tiền, giải quyết đầy đủ thủ tục khác như tính toán tổng hợp các khoản trích nộp tiền BHXH, BHYT, KDCĐ hàng tháng và các chế độ khác. - Phòng vật tư vận tải: Lập kế hoạch thu mua vật tư theo tiên lượng phòng kế hoạch kinh doanh lập. Phòng tài chính kế toán kiểm tra chứng từ bảo đảm hợp lý hợp lệ và chi tiền. - Phòng kế hoạch kinh doanh tổ chức nghiệm thu, lập phiếu báo giá ký kết hợp đồng xây lắp chuyển cho phòng tài chính kế toán theo dõi, hạch toán và thu tiền. - Phòng kỹ thuật thi công: Lập kế hoạch thi công, trang bị máy móc dụng cụ thi công cần thiết. Phòng tài chính kế toán thanh toán tiền và hướng dẫn thủ tục chứng từ thanh quyết toán. * Đặc điểm tổ chức sản xuất: Việc tổ chức sản xuất của xí nghiệp chủ yếu thực hiện ngoài trời, ở các địa hình khó khăn, phức tạp. Công việc mang tính chất lưu động, sản xuất một sản phẩm có thể bao gồm từ một đến nhiều đơn vị thi công tham gia, ngược lại một đơn vị cùng lúc có thể tham gia sản xuất từ 1 đến nhiều sản phẩm, sản phẩm mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất dài. Sản phẩm hoàn thành bao gồm khi nghiệm thu bàn giao và đóng điện. Hiện nay xí nghiệp tổ chức gồm năm đơn vị thi công sau: - Đội 4A: Chuyên xây lắp đường dây và trạm, xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp. - Đội 6A: Chuyên xây lắp các công trình đường dây và trạm. - Đội 6B: Chuyên xây lắp các công trình đường dây và trạm, gia công kết cấu bê tông. - Phân xưởng cơ khí: Chuyên xây lắp các công trình đường dây và trạm, gia công cơ khí, lắp ráp cửa kính khung nhôm. - Phân xưởng sản xuất đá: Khai thác chế biến đá tại núi Mơ và trên các tuyến phục vụ cho các công trình trong và ngoài ngành. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất của xí nghiệp Giám đốc Phó giám đốc Khối quản lý P. Kế hoạch kinh doanh P. tổ chức LĐ hành chính P. tài chính kế toán  P. Vật tư vận tải P.kỹ thuật thi công Khối sản xuất Đội thi công 4A Đội thi công 6A Đội thi công 6B  PX cơ khí PX sản xuất * Đặc điểm chung của quy trình công nghệ: Công nghệ xây lắp máy và đường dây và trạm ở xí nghiệp rất đơn giản (kiểu thô sơ) nhưng thi công lại rất phức tạp bao gồm nhiều công đoạn khác nhau và đòi hỏi phải tuần tự tuân theo nguyên tắc nhất định. Máy móc thiết bị phục vụ thi công chủ yếu là phương tiện vận tải vật tư, vật liệu tại công trình và tuỳ từng công trình có thể có một số ca máy san, ủi, cẩu. .. không đáng kể. Tuy nhiên quy trình công nghệ có thể được phân thành các giai đoạn chính như sau: - Đối với quy trình xây lắp đường dây là: Nhận hồ sơ thiết kế và dự toán, nhận tuyến, phóng tuyến tập kết vật tư vật liệu Giác móng đào đúc móng, lắp dựng cột Lắp phụ kiện, dải căng dây Hoàn thiện, nghiệm thu đóng điện và bàn giao Nhận hồ sơ thiết kế và dự toán, nhận mặt bằng, tập kết vật tư thiết bị Xây dựng và lắp máy Nghiệm thuđóng điện và bàn giao - Đối với quy trình lắp đặt trạm là: 2.1.2. Tình hình chung về công tác kế toán ở xí nghiệp: 2.1.2.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Là một doanh nghiệp nhà nước, có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại ngân hàng và sử dụng con dấu riêng theo mẫu quy định của Nhà nước, thực hiện cơ chế hạch toán kinh doanh, xí nghiệp đã căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình để tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, ở xí nghiệp toàn bộ công tác kế toán tài chính được thực hiện trên phòng tài chính kế toán của xí nghiệp, từ khâu tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kiểm tra kế toán... * Cơ cấu tài chính bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp được thể hiện qua sơ đồ sau. Trưởng phòng Tài chính - Kế toán Kế toán thanh toán Kế toán vật tư và công nợ Kế toán tổng hợp và tài sản cố định Thủ quỹ Nhiệm vụ của các phần hành kế toán: - Trưởng phòng Tài chính - Kế toán: Có chức năng lãnh đạo bộ máy kế toán xí nghiệp chịu trách nhiệm trước Nhà nước và công ty về mặt quản lý tài chính của xí nghiệp. Có nhiệm vụ phân công và điều hành bộ máy kế toán thực hiện các chức năng quản lý tài chính. - Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định: Hướng dẫn các bộ phận kế toán chi tiết về nghiệp vụ kế toán. Tập hợp các số liệu, kiểm tra, hạch toán và vào sổ kế toán tổng hợp, lập các biểu mẫu báo cáo và quyết toán tài chính theo chế độ của nhà nước và quy định của công ty. Theo dõi tình hình toàn bộ tài sản trong xí nghiệp, ghi chép và hạch toán tăng giảm TSCĐ, thiết lập khấu hao TSCĐ hàng quý. Theo dõi tình hình hoạt động của các loại thiết bị xe máy. Nắm bắt thường xuyên kịp thời hiện trạng xe máy tình hình sửa chữa xe máy và xác định giá trị còn lại của TSCĐ hàng năm, lập thủ tục thanh lý TSĐC. - Kế toán vật tư và công nợ: Theo dõi việc mua, xuất nhập vật tư và quản lý việc sử dụng vật tư các loại trong quá trình sản xuất. Lập thủ tục xuất, nhập vật tư hàng ngày theo các loại chi tiết và lập bảng kê, tham gia công tác kiểm kê và bảo quản vật tư kho tàng. Theo dõi ghi chép và hạch toán các loại công nợ như: công nợ phải thu, công nợ phải trả, vay ngắn hạn, vay dài hạn... - Kế toán thanh toán: Lập các thủ tục thu, chi, theo dõi toàn bộ thu, chi trong xí nghiệp, kiểm kê việc tính toán ở báo cáo quỹ, quan hệ giao dịch với ngân hàng, thực hiện theo dõi, ghi chép các khoản tiền giử, tiền vay... - Thủ quỹ: Theo dõi, quản lý và thực hiện cấp phát tiền mặt theo số liệu của kế toán. 2.1.2.2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại xí nghiệp. Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung. Hình thức này phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của xí nghiệp dễ vận dụng bằng phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại cung cấp thông tin nhanh, chính xác. Hệ thống và quy trình sổ sách kế toán trong xí nghiệp khá chặt chẽ và đầy đủ. Xí nghiệp hạch toán, chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành theo phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ hình thức sổ kế toán nhật ký chung áp dụng trong xí nghiệp Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết các tài khoản Sổ nhật ký đặc biệt TK (111 - 112) Sổ cái các tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.2. Đặc điểm phân loại vật liệu và CCDC tại xí nghiệp vật liệu và xây dựng điện. Xí nghiệp vật liệu và xây dựng Điện là một đơn vị chuyên ngành xây lắp, do vậy vật liệu kết cấu nên sản phẩm của xí nghiệp rất đa dạng. Bao gồm sắt các loại từ F6 đến F25, thép hình, thép tấm các loại, cát vàng, đá dăm các loại, xi măng, cột bê tông, cột chữ H, cột thép các loại..., dây dẫn các loại A16 đến A35, AC16 đến AC300, cáp bọc, phụ kiện nắc dây gốm sứ các loại, khoá đỡ dây dẫn, khoá réo dây dẫn, ống nối. Hiện nay, các loại vật liệu và công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất của xí nghiệp đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động. Đây là một điều kiện thuận lợi để cho xí nghiệp đỡ phải dự trữ nhiều vật liệu và công cụ dụng cụ trong kho mà thường khi thấy sản xuất có nhu cầu, bộ phận cung ứng vật tư mới đi mua về. Vật liệu và công cụ dụng cụ của xí nghiệp thường được nhập kho theo các hình thức sau: - Vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho do cần đối chứng loại hoặc cho xuất thừa từ trước. - Phế liệu thu hồi. Nguồn cung cấp vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài, do xí nghiệp chủ yếu là các đơn vị khắp mọi nơi gần địa điểm xí nghiệp thi công các công trình xây lắp. Tất cả các vật tư mua về hầu như đều được xí nghiệp thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu hoặc bằng séc. Do yêu cầu về chất lượng sản phẩm của xí nghiệp hầu hết vật liệu mua về để đưa vào sản xuất đều phải thử nghiệm qua các viện thí nghiệm đo lường, như thử nghiệm mẫu bê tông, thử nghiệm sắt thép, thí nghiệm sứ. Xí nghiệp quản lý vật liệu thông qua định mức tiêu hao nguyên vật liệu do nhà nước ban hành, và có tính đến đặc thù từng công trình và vật tư cấp. Việc phân loại vật liệu trong xí nghiệp được căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh, bao gồm 3 loại chủ yếu sau đây: - Vật liệu chính - Vật liệu phụ - Công cụ dụng cụ. Sau đây là danh mục vật tư của xí nghiệp. Biểu số 01. Mục lục vật liệu, công cụ dụng cụ TT Tên vật liệu, công cụ dụng cụ Đơn vị tính 1 Dây nhôm AC-50 Kg 2 Sắt tròn F6-F25 Kg 3 Thép hình L Kg 4 Máy biến thế 180KV Chiếc 5 Cầu chì SI Chiếc 6 Đồng các loại Kg 7 Xi măng Kg 8 Phụ kiện đường dây Tấn TT II. Vật liệu phụ, nhiên liệu (TK 1522) 1 Sơn màu các loại Hộp 2 Que hàn Kg 3 Dầu công nghiệp các loại Lít 4 Mỡ các loại Hộp 5 Bu lông các loại Kg 6 Thiếc hàn Kg 7 Nhựa thông Kg III Công cụ dụng cụ (TK 153) 1 Măng canh, mũi khoan, kìm điện Chiếc 2 Máy phát hàn Cái 3 Máy đầm bê tông Cái 4 Máy trộn bê tông Cái 5 Máy khoan các loại Cái 6 Máy phun sơn Cái 7 Quần áo bảo hộ lao động Bộ 8 Găng tay vải Đôi 9 Mũ bảo hộ (mũ nhựa cứng) Chiếc 10 Đồ dùng thiết bị văn phòng Cái, hộp 2.3. Đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ ở xí nghiệp, các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu và công cụ dụng cụ diễn ra thường xuyên liên tục, số lượng và giá trị phát sinh lớn, do đó xí nghiệp đã sử dụng giá thực tế để đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ. 2.3.1. Giá thực tế vật tư nhập kho. Tuỳ theo nguồn nhập mà giá thực tế của chúng được xác định theo những cách khác nhau. * Giá thực tế vật tư mua ngoài. - Giá thực tế khi xí nghiệp mua vật tư với số lượng lớn thì các chi phí vận chuyển thường do bên bán chi ra và được cộng luôn vào giá trị mua vật tư. Còn nếu mau số lượng nhỏ thì xí nghiệp cử người đi mua mang về và không tính chi phí vận chuyển. Như vậy giá thực té của vật tư mua ngoài xí nghiệp chỉ bao gồm giá ghi trên hoá đơn. * Giá thực tế nhập kho do cân đối chủng loại hoặc do xuất thừa từ trước. - Trị giá thực tế vật tư nhập kho dưới hình thức này được xác định đúng bằng giá trị thực tế xuất kho của chúng khi trước. 2.3.2. Giá thực tế vật tư xuất kho tại xí nghiệp, kế toán tính giá thực tế vật tư xuất kho theo giá bình quân cả kì dự trữ, căn cứ trên sổ chi tiết của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ 2.4. Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ 2.4.1. Các thủ tục cần thiết khi nhập xuất kho vật liệu công cụ dụng cụ 2.4.1.1. Thủ tục nhập kho vật liệu - công cụ dụng cụ. * Thủ tục nhập vật tư mua ngoài. Khi lượng vật tư trong kho không đủ cho nhu cầu sản xuất, bộ phận vật tư phải xin mua vật tư, Giám đốc duyệt sau đó cử người đi mua. Vật tư mua về đã được người mua kiểm tra và thủ kho nhập kho sau khi kiểm tra. Bộ phận vật tư lập và ký vào 3 phiếu nhập kho vật tư chuyển cho thủ kho và người mua ký cả 3 liên, đồng thời nhận vật tư vào kho. 1 liên được thủ kho giữ, 1 liên lưu tại bộ phận vật tư, còn 1 liên được chuyển sang kế toán tính toán cùng với hoá đơn mua và giấy xin mua để rút tiền tính toán cho người tán. Định kỳ 5 đến 7 ngày, kế toán vật tư xuống kho lấy phiếu nhập kho để vảo sổ chi tiết vật liệu. Biểu số 2. Đơn vị bán Hoá Đơn kiêm phiếu xuất kho Xí nghiệp vật tư vận tải Họ tên người mua: Nguyễn Văn Chiến (liên này giao cho khách) Địa chỉ: Xí nghiệp vật liệu và xây dựng Điện Xuất kho: Kho Bala Hình thức thanh toán: Tiền mặt TT Tên quy cách sản phẩm hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền (đ) Ghi chú 1 Dây nhôm AC-50 Kg 100 22.000 2.200.000 Cộng 2.200.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu hai trăm ngàn đồng Ngày 25/6/2000 Người mua Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sau khi nhận hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của xí nghiệp vật tư vận tải cùng với số dây nhôm của cơ sở đó chuyển đến bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho Biểu số 03 Xí nghiệp VL và XD Điện Km 9 - Thanh Xuân - Hà Nội Phiếu nhập kho Ngày 25 tháng 6 năm 2000 Nợ TK: 1521 Có TK: 1111 Họ tên người giao: Nguyễn Văn Chiến Nhập tại kho: Xí nghiệp Theo... HĐ 010847... ngày 25/6/2000 TT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực nhập 1 Dây nhôm AC-50 Kg 100 100 22.000 2.200.000 Cộng 2.200.000 Tổng số tiền: (Viết bằng chữ): Hai triệu hai trăm ngàn đồng. Người giao hàng Phụ trách cung tiêu Thủ kho Kế toán trưởng * Đối với vật tư nhập lại kho từ các đơn vị trực thuộc do cần đổi loại vật tư hoặc do khi trước xuất thừa. Bộ phận cung ứng vật tư viết phiếu nhập kho thành 2 liên: 1 liên giữ lại còn một liên bàn giao xuống kho. Liên ở kho sau 5 đến 7 ngày sẽ được đưa lên bộ phận kế toán cùng các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho khác để vào sổ chi tiết vật liệu. * Đối với phế liệu thu hồi. Xí nghiệp không làm thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà sau mỗi chu kỳ sản xuất phế liệu được lấy ra từ phân xưởng sản xuất, nhập thẳng vào kho không qua một hình thức kiểm tra nào. 2.4.1.2. Thủ tục xuất vật liệu và công cụ dụng cụ * Thủ tục xuất vật tư của xí nghiệp cho sản xuất. Hàng tháng căn cứ vào công việc và kế hoạch sản xuất để đảm bảo tiến độ sản xuất, phòng kế hoạch có sự cộng tác với phòng kỹ thuật lập kế hoạch cấp phát vật tư cho từng đơn vị trình Giám đốc duyệt, bản tổng hợp cấp phát vật tư được sao gửi cho các bộ phận liên quan như phòng vật tư, phòng kỹ thuật, phòng tài chính kế toán. Các đơn vị sản xuất căn cứ lượng vật tư được duyệt từng kỳ làm phiếu lĩnh vật tư. Phiếu lĩnh vật tư được viết thành 2 liên, 1 liên đưa lại bộ phận vật tư và 1 liên mang đến kho. Thủ kho xuất vật tư đồng thời kỳ nhận vào phiếu lĩnh vật tư. Định kỳ kế toán vật tư xuống kho nhận các phiếu lĩnh vật tư cùng các phiếu nhập kho để vào sổ chi tiết vật tư. Biểu số 04 Xí nghiệp vật liệu và xây dựng Điện Km 9 - Thanh Xuân - Hà Nội Phiếu lĩnh vật tư Số 1416 Ngày 20 tháng 6 năm 2000 Tên đơn vị lĩnh: Đội xây lắp trạm Lý do lĩnh: Công trình trạm 110 KV Nghĩa Đô Lĩnh tại kho: Xí nghiệp TT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền (đ) Ghi chú Xin lĩnh Thực xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Dây nhôm AC-50 Kg 40 40 22.000 880.000 Giá hạch toán 2 Que hàn Kg 10 10 10.000 100.000 3 Thiếc hàn Kg 5 5 15.000 75.000 Cộng 1.055.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Một triệu không trăm năm mươi lăm ngàn đồng) Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Người nhận Thủ kho căn cứ vào phiếu đề nghị xuất vật liệu và căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư xuất cho đơn vị trực thuộc: Khi đã xuất đủ vật tư theo định mức mà đơn vị vẫn cần thêm (do sử dụng lãng phí hoặc không sử dụng được) thì phải làm tờ trình đưa qua Giám đốc ký duyệt sau đó mới được lĩnh thêm. * Thủ tục xuất phế liệu. Trước tiên khi muốn mua phế liệu của xí nghiệp người mua phải viết giấy xin mua trình ban Giám đốc ký duyệt. Người mua mang giấy này đến bộ phận cung ứng vật tư để cán bộ vật tư lấy phiếu xuất phế liệu. Phiếu xuất phế liệu được viết thành 3 liên. 1 liên lưu lại nơi viết, 2 liên giao cho thủ kho ký nhận. Sau khi ký vào 2 liên, thủ kho giao cho người mua giữ lại 1 liên, đồng thời xuất phế liệu cho người mua, một liên còn lại người mua phải mang lên bộ phận kế toán giao cho kế toán tính toán. Biểu số 05 Xuất nhập khẩu VL và Xây dựng Điện Km 9 Thanh Xuân - Hà Nội Phiếu lĩnh vật tư Số 716 Ngày 10 tháng 6 năm 2000 Tên đơn vị lĩnh: Trần Chí Thành Địa chỉ: Công ty cơ khí Trần Hưng Đạo Lý do lĩnh: Giám đốc ký duyệt Lĩnh tại kho: Xí nghiệp TT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Xin lĩnh Thực xuất Giá đơn vị Thành tiền (đ) 1 2 3 4 5 6 7 1 Sắt vụn các loại Kg 200 200 1.800 300.000 Cộng 300.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm ngàn đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Người nhận Đồng thời đại diện cho các bộ phận vật tư, tài vụ kho và công đoàn phải cùng có mặt tại kho phế liệu tổ chức cân hàng cho khách mua và lập biên bản bán hàng. Biểu số 06. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------- Biên bản bán hàng. Chúng tôi gồm có: Đại diện công đoàn: Ông Nguyễn Văn Khánh Đại diện tài vụ: Ông Vũ Đức Khánh Đại diện công đoàn: Bà Nguyễn Thị Uyên Đại diện kho: Bà Lê Thị Kiểm Tổ chức cân hàng bán cho khách theo quyết định của Ban Giám đốc. Người mua hàng: Ông Trần Chí Thành (Cơ khí Trần Hưng Đạo) Số lượng: 200 kg sắt vụn các loại Thành tiền: 300.000 Bằng chữ: Ba trăm ngàn đồng chẵn Đã giao đủ số hàng cho khách theo quyết định của Ban Giám đốc Ngày 10 tháng 6 năm 2000 Công đoàn Vật tư Thủ kho Tài vụ Sau khi phế liệu được cân đủ cho người mua, kế toán thanh toán nhận 1 liên phiếu xuất phế liệu và viết phiếu thu nhận tiền bán hàng. Biểu số 07 Xí nghiệp VL và XD Điện Km 9 - Thanh Xuân - Hà Nội Phiếu thu Số 20 TK ghi có: 131 TK ghi nợ: 111 Ngày 10/6/2000 Họ tên người nộp tiền: Ông Trần Nam Địa chỉ: Công ty cơ khí Trần Hưng Đạo Lý do nộp: Trả tiền mua sắt phế liệu của xí nghiệp. Số tiền: 300.000đ Viết bằng chữ: Ba trăm ngàn đồng chẵn Kèm theo: 02 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu Người nộp tiền Thủ quỹ Ngày 10/6/2000 2.4.2. Kế toán chi tiết Vật liệu - công cụ dụng cụ. Việc kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ ở các đơn vị trực thuộc được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho. Phương pháp hạch toán chi tiết được sử dụng là phương pháp ghi thẻ song song, tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng còn kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của vật liệu - công cụ dụng cụ. Nhiệm vụ của thủ kho và kế toán vật tư như sau: - Thủ kho và các nhân viên ở kho phải bảo quản toàn vẹn số lượng và chất lượng vật tư, nắm vững bất kỳ thời điểm nào trong kho về số lượng, chất lượng và chủng loại của từng vật liệu, công cụ dụng cụ để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho phân xưởng. Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất, phát sinh thủ kho vào thẻ kho để phản ánh ghi chép hàng ngày theo dõi về số lượng vật tư. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ. Định kỳ 5 đến 7 ngày thủ kho chuyển toàn bộ phiếu xuất, phiếu nhập cho kế toán vật tư. Biểu số 08 Xí nghiệp VL và XD Điện Km 9 Thanh Xuân - Hà Nội Mẫu số 06 - VT QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của BTC Thẻ kho Ngày lập thẻ: Ngày 1 tháng 6 năm 2000 Số thẻ 20 Tên nhãn hiệu quy cách: Thép F6 AI. Số tờ 01 Đơn vị tính: Kg Ngày tháng Số hiệu CT Diễn giải Số lượng Ghi chú N X N X T Tồn kiểm kê 1/6/00 150 8/6/2000 03/6 Nghĩa lĩnh vật tư 70 12/6/2000 Hoan lĩnh vật tư 530 600 17/6/2000 04/6 Chung lĩnh vật tư 75 525 20/6/2000 15/6 Nghĩa lĩnh vật tư 125 400 Cộng 530 280 400 2.4.3. ở bộ phận kế toán Định kỳ kế toán vật tư xuống kho lấy các chứng từ nhập xuất vật tư để làm căn cứ ghi vào sổ chi tiết (dạng tờ dời) của từng thứ vật tư. Mỗi tờ sổ theo dõi từng thứ vật liệu cả về số lượng và giá trị nhập xuất phát sinh trong tháng và tồn kho cuối tháng. Biểu 09 Xí nghiệp VL và XD Điện Km 9 Thanh Xuân - Hà Nội Mẫu số 06 - VT QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của BTC Sổ chi tiết vật liệu chính Năm 2000 Tên tài khoản: TK 152 (1521) Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép F6 AI Đơn vị tính: Kg Tên kho: Xí nghiệp Số trang CT Diễn giải ĐG Nhập Xuất Tồn Ngày tháng Số DN Số PX SL T.Tiền Sl T.tiền SL T.Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tồn kho kiểm kê 1/6/00 150 780.000 8/6/00 03/6 Nghĩa lĩnh vật tư 5.200 80 416.000 70 364.000 12/6/00 20/6 Hoan nhập vật tư 5.400 530 2.862.000 600 3.226.000 17/6/00 04/6 Chung lĩnh vật tư 5.400 75 405.000 525 2.821.000 20/6/00 15/6 Nghĩa lĩnh vật tư 125 675.000 400 2.146.000 Cộng 530 2.862.000 280 1.496.000 400 2.146.000 Cách ghi sổ chi tiết, vật tư như sau: - Cột 1, 2, 3 căn cứ vào dòng số .... và ngày ... tháng... năm ghi trên các phiếu xuất, nhập kho. - Cột 5: Ghi đơn giá của vật liệu nhập, xuất căn cứ vào số liệu tương ứng trên phiếu nhập, (ghi theo giá hạch toán) - Cột 6, 7: Căn cứ vào số liệu tương ứng trên phiếu nhập kho trong tháng để ghi. - Cột 8: Căn cứ vào cột lượng trên phiếu lĩnh vật tư trong tháng để ghi - Cột 9 = Cột 5 x Cột 8 - Cột 10 (cuối kỳ) = Cột 10 (đầu kì) + Tổng cộng cột 6 - Tổng cộng cột 8 - Cột 11 (cuối kỳ) = Cột 11 (đầy kỳ) + Tổng cộng cột 7 - Tổng cộng cột 9 ở xí nghiệp, sau khi ghi các số chi tiết vật tư, kế toán vật tư không căn cứ vào sổ chi tiết để ghi nhật ký chung nên căn cứ vào các phiếu nhập, xuất để vào nhật ký chung. Tổng hợp này giúp cho việc vào sổ cái của công ty được dễ dàng hơn. Cuối tháng kế toán mở sổ tồn kho, căn cứ vào phần tồn cuối tháng tồn các sổ chi tiết để số còn lại của từng thứ vật liệu và công cụ dụng cụ trong kho. Sổ tồn kho được dùng cho cả năm và ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Sổ này được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Các sổ chi tiết nhật ký chung, sổ cái và sổ tồn kho vật tư sẽ được dùng để đối chiếu với các bộ phận khác (ở kho và bộ phận vật tư) nếu có sai lệch và giá trị phải xác định rõ nguyên nhân để kịp thời điều chỉnh. Việc kiểm kê vật tư ở xí nghiệp được thực hiện vào cuối tháng 7 và tháng 12 hàng năm. Có thể biểu diễn trình tự hạch toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ ở xí nghiệp như sau: Biểu số 10 Trích số tồn kho vật liệu chính TK 152.1 TT Tên vật liệu Đơn vị tính Tháng 6/2000 Tháng Tháng 12/2000 Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 Cầu chì SI Chiếc 15 750.000 2 Thu lôi 35 KV Quả 10 4.500.000 3 Đồng các loại Kg 150 5.250.000 4 Sắt các loại Kg 425 2.810.000 5 Xi măng Tạ 35 2.975.000 6 Dây nhôm AC-50 Kg 250 5.500.000 7 Dây nhôm AC-70 Kg 150 3.300.00 Cộng 24.485.000 Biểu số 11: Trích số tồn kho vật liệu phụ TT Tên vật liệu Đơn vị tính Tháng 6/2000 Tháng Tháng 12/2000 Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 Sơn màu các loại Hộp 50 600.000 2 Que hàn Kg 85 680.000 3 Bu lông các loại Kg 150 1.500.00 4 Thiếc hàn Kg 45 540.000 Cộng 3.320.000 Biểu số 12 Trích số tồn kho công cụ dụng cụ - TK 153 TT Tên dụng cụ Đơn vị tính Tháng 6/2000 Tháng Tháng 12/2000 Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 Măng ranl, mũi khoan Chiếc 30 240.000 2 Máy phát hàn Cái 02 2.000.000 3 Máy đầm bê tông Cái 03 4.500.000 4 Máy khoan các loại Cái 05 1.250.000 5 Máy ép dầm cột Cái 02 3.000.000 6 Quần áo bảo hộ Bộ 50 2.000.000 Cộng 12.990.000 Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ ở xí nghiệp vật liệu và xây dựng Điện Nhật ký chung Sổ chi tiết VL Thẻ kho Chứng từ nhập kho Chứng từ xuất kho Ghi hàng ngày Đối chiếu 2.5. Kế toán tổng hợp vật liệu và công cụ dụng cụ Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán vật liệu công cụ dụng cụ ở xí nghiệp vật liệu và xây dựng Điện, kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng một số tài khoản sau. - TK 152: "Nguyên liệu - vật liệu" Công ty mở các tài khoản cấp II 1521: Vật liệu chính. 1522: Vật liệu phụ - TK 153: "Công cụ dụng cụ" Các nghiệp vụ nhập vật tư, xí nghiệp sử dụng các tài khoản: TK 111: "Tiền mặt" TK 331: "Phải trả người bán" TK 141: "Tạm ứng" Các nghiệp vụ xuất dùng vật tư cho sản xuất kinh doanh được phản ánh trên các tài khoản. TK 621: "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" TK 627: "Chi phí sản xuất chung" TK 641: "Chi phí bán hàng" TK 642: "Chi phí quản lý doanh nghiệp" - Nghiệp vụ xuất bán phế liệu, sử dụng TK 154. Phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ ở xí nghiệp là phương pháp kê khai thường xuyên cuối tháng kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ phản ánh các nghiệp vụ nhập, xuất vật tư. * Kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu: vì phương pháp kế toán tại xí nghiệp là phương pháp kê khai thường xuyên và hình thức sổ kế toán là hình thức nhật ký chung và sổ cái các tài khoản. Do đó hàng ngày, kế toán tổng hợp nhập vật liệu và công cụ dụng cụ ở xí nghiệp được tiến hành dựa trên các phiếu nhập kho và hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và các chứng từ khác liên quan đến việc mua nguyên vật liệu về xí nghiệp để vào sổ nhật ký chung. Biểu số 13 Sổ nhật ký chung tháng 6/2000 (trích) Số chứng từ Ngày lập chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 FC12 3 Chiến mua que hàn về XN Nguyên vật liệu phụ 1522 650.000 Tiền mặt 111 650.000 FC15 5 Hoan mua sứ cách điện về XN Nguyên vật liệu chính 1521 4.500.000 Tiền mặt 111 4.500.000 FN01 6 Chung mua máy khoan về XN Nguyên vật liệu chính 153 358.000 Tạm ứng 141 358.000 FN02 8 Phương mua sắt F6 về XN Nguyên vật liệu chính 1531 550.000 Tạm ứng 141 550.000 FN03 9 Hoan mua sơn về XN Nguyên vật liệu phụ 1522 1.250.000 Tạm ứng 141 1.250.000 FN04 10 Luân mua máy phát điện Công cụ dụng cụ 153 3.000.000 Tạm ứng 141 3.000.000 FX01 10 Ca lĩnh dây đồng Chi phí NVL trực tiếp 621 1.350.000 Nguyên vật liệu chính 1521 1.350.000 FX02 12 Chiến lĩnh xi măng Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 700.000 Nguyên vật liệu chính 1521 700.000 FX03 14 Chính lĩnh que hàn + xăng Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 1.050.000 Nguyên vật liệu phụ 1522 1.050.000 Tổng cộng phát sinh 165.715 1.650.715 Từ sổ nhật ký chung của tháng 6/2000 tại xí nghiệp ta thấy tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong tháng như nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, bán hàng đều được phản ánh đầy đủ và theo thứ tự nghiệp vụ phát sinh vào nhật ký chung. Từ hàng tổng cộng ta thấy, các nghiệp vụ phát sinh nợ = các nghiệp vụ phát sinh có và = 1.650.715. Song song với việc vào nhật ký chung kế toán tổng hợp vào nhật ký sổ cái. Theo tài khoản Biểu số 14 (trích) Sổ cái tài khoản 1521 (vật liệu chính) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số dư đầu kì Phát sinh Số dư cuối kỳ Số ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 8.243.000 FC12 3 Chiến mua que hàn về XN 111 650.000 FN03 9 Hoan mua sơn về XN 141 1.250.000 FX03 14 Chung lĩnh que hàn + xi măng 621 1.050.000 FX05 18 Nghĩa lĩnh thiếc hàn 621 530.000 Tổng phát sinh 158.634.000 162.525.000 Số dư cuối kỳ 4.352.000 Nhìn vào sổ cái tài khoản 1522 cho thấy. Vật liệu phụ nhập kho trong tháng: 158.634.000 Vật liệu phụ xuất trong tháng: 162.525.000 Tồn cuối tháng = 8.243.000 + 158.634.000 - 162.525.000 Tồn cuối tháng = 4.352.000 Cuối tháng từ sổ nhật ký chung kế toán tổng hợp lập bảng kê tổng hợp theo tài khoản để biết tình hình nhập xuất nguyên vật liệu được thanh toán như thế nào và giá trị xuất dùng cho sản xuất và xuất dùng tăng ra sao. Biểu số 16 Bảng kê tổng hợp tài khoản 1521 Tháng 6 năm 2000 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu chính TT Tên tài khoản TK đối ứng Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Số dư đầu kỳ 37.850.000 1 Tạm ứng 141 158.300.00 2 Phải trả người bán 133 82.600.00 3 Tiền gửi ngân hàng 112 110.000.000 4 Tiền mặt 111 46.635.000 5 Chi phí NVL trực tiếp 621 375.943.000 Cộng phát sinh 397.560.000 375.943.000 Dư cuối kỳ 59.467.000 Từ bảng trên ta thấy tổng nguyên vật liệu chính nhập trong kỳ là 397.560.000 Trong đó - Tạm ứng cho bộ phận vật tư đi mua số tiền là: 158.325.000 + Số tiền còn phải trả người bán: 82.600.000 + Trả bằng tiền gửi ngân hàng: 110.000.000 + Trả bằng tiền mặt: 46.635.000 + Số nguyên vật liệu chính xuất dùng cho sản xuất là: 375.543.000đ + Số dư cuối kỳ: 59.467.000 + Kế toán tổng hợp nhập xuất và phân bổ công tác dụng cụ: ở xí nghiệp công cụ dụng cụ được chia thành 2 loại - Loại phân bổ 1 lần - Loại phân bổ nhiều lần (2 loại) + Phân bổ 2 lần + Phân bổ nhiều lần Loại phân bổ một lần là loại thường có giá trị nhỏ như: bảo hộ lao động. Khi xuất dùng được phân bổ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh cũng giống như nguyên vật liệu. Loại phân bổ nhiều lần là loại thường có giá trị lớn, khi xuất dùng phải phân bổ dần dần vào chi phí sản xuất. Kế toán tổng hợp như sau: Cũng giống như nguyên vật liệu. Khi nhận được các hoá đơn chứng từ, phiếu nhập, phiếu xuất kế toán tổng hợp các sổ nhật ký chung (xem biểu số 13) đồng thời vào sổ cái tài khoản 153. Biểu số 17: (Trích) Sổ cái tài chính 153 (CCDC) năm 2000 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số dư đầu kì Số phát sinh Số dư cuối kỳ Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 23.710.000 FN01 6 Chung mua khoan về XN 141 358.000 FN04 10 Luân mua máy phát điện 141 3.000.000 FX05 12 Phương lĩnh bảo hộ lao động, dụng cụ cho xưởng sản xuất 6272 1.884.000 FX06 13 Hoàn lĩnh máy phun sơn 142 750.000 Cộng phát sinh 62.547.000 68.150.000 Số dư cuối kỳ 18.107.000 Cuối tháng kế toán tổng hợp và sổ tổng hợp tài khoản 153 Biểu số 18 Bảng kê tổng hợp TK 153 tháng 6/2000 Tên tài khoản: Công cụ dụng cụ TT Tên tài khoản TK đối ứng Số dư đầu kì Phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Số dư đầu kỳ 23.710.000 1 Tạm ứng 141 35.854.000 2 Phải trả người bán 331 26.693.000 3 Chi phí NVL trực tiếp 621 61.700.000 4 Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 Cộng phát sinh 62.547.000 68.150.000 Số dư cuối kỳ 18.107.000 Qua bảng kế toán ta thấy công cụ dụng cụ mua vào trong kỳ là 62.547.000. Trong đó: + Thanh toán bằng tạm ứng cho bộ phận vật tư đi mua số tiền là 35.854.000 + Số tiền còn phải trả người bán: 26.693.000 + Công cụ dụng cụ xuất trong kỳ là: 68.150.000 Trong đó: + Xuất dùng cho sản xuất kinh doanh của xí nghiệp: 61.700.000 + Xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp: 6.450.000 * Số công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ: 18.167.000 Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu và công cụ dụng cụ ở xí nghiệp vật liệu và xây dựng Điện. Sổ cái tài khoản Nhật ký chung Hoá đơn chứng từ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Bảng kê tổng hợp tài khoản Phần III Những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp vật liệu - xây dựng Điện. 1. Nhận xét chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp vật liệu - xây dựng Điện. Xí nghiệp vật liệu - xây dựng Điện là đơn vị chuyên ngành xây lắp, giá trị vật liệu kết cấu nên sản phẩm chiếm một tỷ trọng rất lớn trong giá trị sản phẩm (70-80%). Để đảm bảo đứng vững và làm ăn có lãi trong điều kiện hiện nay đòi hỏi doanh nghiệp phải tiết kiệm chi phí đầu vào và hạ giá thành sản phẩm, tăng lãi trên cơ sở đảm bảo chất lượng. Trong những năm qua xí nghiệp đã tự khẳng định mình tự đứng vững trong nền kinh tế thị trường với doanh nghiệp thì năm sau cao hơn năm trước. Cùng với sự phát triển của xí nghiệp, công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng cũng không ngừng được củng cố hoàn thiện đáp ứng nhu cầu ngày một cao của công tác quản lý hạch toán trong điều kiện nền kinh tế thị trường của nước ta. ở xí nghiệp vật liệu - xây dựng Điện hệ thống định mức sử dụng vật tư được xây dựng vào định mức chuyên ngành xây lắp nhà nước đã ban hành rất cụ thể, chi tiết cho từng loại vật tư, từng loại sản phẩm, tạo điều kiện cho đơn vị thi công sản xuất tiết kiệm được vật tư, mang lại hiệu quả kinh tế cao. ở xí nghiệp, công tác kế toán làm bằng máy tính do đó mọi thông tin, chứng từ được sử dụng nhanh và chính xác đảm bảo cho công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ không bị nhầm lẫn. Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ ở xí nghiệp còn một số tồn tại cần hoàn thiện. Cụ thể là: 1.1. Công tác quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ. Vật liệu của xí nghiệp bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ, quy cách khác nhau, khó có thể nhớ được hết nhưng xí nghiệp lại chưa sử dụng "Sổ danh điểm vật tư", chưa tạo lập một bộ mã vật tư. 1.2. Công tác kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ. * Thủ tục xuất kho vật liệu - công cụ dụng cụ. Đối với vật tư xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, bộ phận vật tư chỉ viết phiếu xuất kho thành 2 liên, 1 liên bộ phận vật tư giữ, 1 liên kế toán vật tư giữ. 2. Những đề xuất góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ ở xí nghiệp vật liệu - xây dựng Điện. 2.1. Hoàn thiện công tác quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ. * Lập sổ danh điểm vật tư . "Sổ danh điểm vật liệu - công cụ dụng cụ, là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu cũng như công cụ dụng cụ mà xí nghiệp đang sử dụng. ý kiến 1: Lập danh điểm vật liệu và xây dựng sổ danh điểm vật liệu khoa học hợp lý: Để quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ chặt chẽ, có hiệu quả về mặt số lượng cũng như giá trị đối với từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ, trên cơ sở phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ nên lập danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ. Lập danh điểm vật liệu - công cụ dụng cụ có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý và hạch toán, đặc biệt nó tạo điều kiện thuận lợi trong việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán. Lập danh điểm vật liệu - công cụ dụng cụ là mã hoá, ký hiệu cho các loại, nhóm thứ vật liệu - công cụ dụng cụ, tránh sự nhầm lẫn và phục vụ đắc lực cho công tác hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ cũng như là điều kiện cần thiết để tiến hành cơ giới hoá hạch toán. Xây dựng sổ danh điểm vật liệu - công cụ dụng cụ phải đảm bảo nguyên tắc là: mỗi loại vật liệu sử dụng một hoặc một số trang để ghi đầy đủ các nhóm, thứ vật liệu, công cụ dụng cụ thuộc loại đó. Số danh điểm vật liệu - công cụ dụng cụ được xây dựng trên cơ sở số lượng của loại, nhóm, thứ vật liệu - công cụ dụng cụ. Tuỳ theo số lượng nhóm, thứ vật liệu - công cụ dụng cụ mà xây dựng số hiệu gồm 1, 2 hoặc 3 chữ số. Đối với công cụ dụng cụ của xí nghiệp, hiện nay chưa có hai loại bao bì luân chuyển và để dùng cho thuê. Còn lại công cụ dụng cụ được chia thành 3 nhóm. Nhóm công cụ dụng cụ lao động: 1531-1 Nhóm dụng cụ bảo hộ lao động 1531-2 Nhóm dụng cụ văn phòng: 1531-3 Trong mỗi nhóm vật liệu - công cụ dụng cụ, số thứ vật liệu và công cụ dụng cụ dù nhiều cũng không tới 1000 thứ nên ta dùng 3 chữ số để biểu thị. Như vậy một mã vật liệu và công cụ dụng cụ sẽ bao gồm 9 chữ số trong đó, 4 chữ số đầu (số hiệu tài khoản cấp 02 biểu thị loại vật liệu và công cụ dụng cụ. 2 chữ số tiếp theo biểu thị nhóm vật liệu và công cụ dụng cụ trong mỗi loại. 3 chữ số tiếp theo biểu thị thứ vật liệu và công cụ dụng cụ trong mỗi nhóm. ý kiến 2: Lập bản kiểm nghiệm vật tư biên bản kiểm nghiệm vật tư mua về trước khi nhập kho cần phải được kiểm nhận để xác định số lượng chất lượng và quy cách thực tế của vật tư. Do đó xí nghiệp cần phải lập một bản kiểm nghiệm vật tư, bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong xí nghiệp, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của người cung cấp. Trường hợp chưa có hoá đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận. Trong quá trình kiểm nhận vật tư nhập kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hợp đồng phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý về sau. Nếu vật tư mua về xí nghiệp nhận đủ số lượng, chất lượng tốt, đúng quy cách thì ban kiểm nghiệm cũng phải lập biên bản xác nhận. Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho số 38 ngày 13/6/2000 mua 2 bộ cầu dao 3 pha Liên Xô của xí nghiệp vật tư vận tải Đông Anh và thực tế kiểm nhận vật tư về kho, ban kiểm vật tư có thể lập biên bản kiểm nghiệm như sau: Biểu số 19 Xí nghiệp vật liệu và xây dựng Điện Km 9 - Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội Biên bản kiểm nghiệm vật liệu và công cụ dụng cụ Căn cứ hoá đơn kiêm phiếu xuất kho số 38 ngày 13/6/2000 của xí nghiệp vật tư Đông Anh. Ban kiểm nghiệm gồm: 1. Đại diện công đoàn: Ông Lê Minh Thức 2. Đại diện vật tư: Ông Nguyễn Quang Uý 3. Đại diện tài vụ: Bà Nguyễn Thị Nga 4. Đại diện kho: Bà Lê Thị Kiểm Đã kiểm nghiệm số vật tư nhập kho dưới đây do ông Nguyễn Văn Chiến trực tiếp nhận về. TT Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo đơn giá Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách Số lượng sai quy cách 1 Động cơ cầu dao 3 pha 1521-03-001 Đặc tính kỹ thuật Đạt 02 02 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Ông Nguyễn Văn Chiến nhận 2 động cơ cầu dao 3 pha Liên Xô của xí nghiệp vật tư vận tải Đông Anh bán cho đủ tiêu chuẩn nhập kho không mất mát thiếu hụt. Công đoàn Vật tư Tài vụ Thủ kho 2.2. Hoàn thiện các thủ tục nhập - xuất kho vật liệu và công cụ dụng cụ. * Tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi ở xí nghiệp, phế liệu nhập kho không có phiếu nhập kho kèm theo. Nay tôi xin đề nghị xí nghiệp nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu. Phế liệu thu hồi trước khi nhập kho phải được các bộ phận có trách nhiệm tổ chức cân, ước tính giá trị sau đó bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phế liệu được lập thành 2 liên, 1 liên lưu lại nơi viết, còn 1 liên được giao cho thủ kho khi phế liệu đã vào kho. Định kỳ kế toán vật tư xuống nhập phiếu nhập kho phế liệu từ thể kho đưa vào sổ chi tiết phế liệu như đối với các loại vật tư khác. * Hoàn thiện thủ tục xuất kho vật liệu và công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh. Các phiếu xuất kho vật liệu và công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh ở xí nghiệp chỉ được lập thành 2 liên, 1 liên lưu lại nơi viết còn 1 liên kế toán vật tư giữ. Theo chế độ chứng từ kế toán và kho theo quyết định chính ban hành, phiếu xuất kho vật liệu và công cụ dụng cụ cho sản xuất kinh doanh phải được lập thành 3 liên, 1 liên bộ phận vật tư giữ, 1 liên kế toán vật tư giữ và 1 liên người nhận vật tư giữ. Kết luận Kế toán là một công cụ quan trọng mang tính toàn diện, giúp cho mỗi doanh nghiệp nắm bắt được những gì mình có, biết được những gì mình phải làm. Trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là công cụ sắc bén giúp lãnh đạo xí nghiệp cũng như công ty đưa ra các quyết định kinh tế kịp thời chỉ đạo từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ quản lý đến khâu sử dụng. Qua đó có biện pháp thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Trên đây là một số vấn đề về tổ chức kế toán nhập vật liệu - công cụ dụng cụ và tình hình cung cấp nguyên vật liệu tại xí nghiệp vật liệu - xây dựng Điện. Với thời gian thực tập ngắn, trình độ còn hạn chế do đó em chưa thể nắm bắt được tất cả các vấn đề về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của xí nghiệp. Tuy nhiên được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ nhân viên phòng kế toán của xí nghiệp, em đã hoàn thành đề tài của mình. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo và các cán bộ công nhân viên phòng kế toán xí nghiệp vật liệu - xây dựng Điện đã giúp em hoàn thành đề tài. Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Phần thứ I. Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp xây lắp 3 I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp 3 1. Vị trí của vật liệu - công cụ, dụngcụ đối với quá trình xây lắp 3 2. Đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp 4 3. Nhiệm vụ kế toán vật liệu công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp xây lắp 6 II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ 7 1. Phân loại nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ 7 2. Đánh giá quá trình thi công xây lắp 9 III. Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ 13 1. Chứng từ sử dụng 13 2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ 14 IV. Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ 20 1. Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên 21 2. Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụngcụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ 35 V. Sổ kế toán sử dụng cho kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ ở doanh nghiệp xây lắp 37 Phần II. Thực trạng về công tác quản lý thu mua nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp vật liệu và Xây Dựng Điện 39 2. Đặc điểm chung của Xí nghiệp Vật liệu và Xây dựng Điện 39 Phần III. Những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp Vật liệu Xâydựng Điện 73 1. Nhận xét chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp Vật liệu - Xây dựng Điện 73 2. Những đề xuất góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ ở Xí nghiệp Vật liệu - Xây dựng Điện 74 Kết luận 78