Đề tài Tổ chức kế toán Tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ

ược hình thành từ 3 nguồn chính là: vốn ngân sách cấp, vốn tự bổ xung và vốn vay ngân hàng, trong đó vốn vay ngân hàng chiếm tỷ trọng lớn, vốn ngân sách và tự bổ xung rất ít. Do đó công tác quản lý và sử dụng TSCĐ của Công ty ngày càng được quan tâm trú trọng hơn, nhằm đạt được hiệu quả sử dụng cao nhất và đảm bảo hoàn trả vốn vay đúng hạn. Toàn bộ TSCĐ ở Công ty được theo dõi chặt chẽ bởi: Nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. Nhờ đó, phản ánh được số vốn đầu tư mua sắm TSCĐ và trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty. Năm 2007 Công ty đã đầu tư mua sắm máy móc phục vụ cho các công trình. Việc đầu tư là hợp lý với tình hình công nghệ và chất lượng sản phẩm trên thị trường hiện nay, sự cạnh tranh là yếu tố đi đến thành công của nhiều doanh nghiệp. * Cơ cấu: Về cơ cấu của tài sản cố định được xem xét theo từng cách phân loại cụ thể. Hiện nay Công ty có các cách phân loại TSCĐ như sau: + Phân loại TSCĐ theo công dụng và tình hình sử dụng TSCĐ, gồm: TSCĐ đang dùng: 8.778.992.605 đồng TSCĐ không cầu dùng: 0 TSCĐ chờ thanh lý: 0 + Phân loại TSCĐ theo đặc trưng kỹ thuật (ở Công ty chỉ có TSCĐ hữu hình) gồm: - Nhà cửa: 5.722.457.605đồng - Máy móc thiết bị: 673.285.000 đồng - Phương tiện vận tải: 2.076.000.000 đồng - Thiết bị, dụng cụ quản lý : 307.250.000 đồng Tổng nguyên giá: 8.778.992.605 đồng 2.1.2. Đánh giá tài sản cố định hữu hình tại công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ. Hiện nay, TSCĐ ở Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại. Do doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên chỉ tiêu nguyên giá không bao gồm thuế GTGT. 2.1.2.1. Đánh giá TSCĐ theo nguyên giá. Nguyên giá TSCĐ tuỳ theo nguồn hình thành được xác định theo công thức: Nguyên giá công trình = Giá trị công trình hoàn thành xây dựng bàn giao đưa vào sử dụng. Ví dụ: Căn cứ vào biên bản nghiệm thu TSCĐ hoàn thành bàn giao ngày 15/4/2008 với tổng số tiền là 57.543.000 đồng, đồng thời căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán ghi sổ theo nguyên giá là 57.543.000 đ. Nguyên giá = Giá mua TSCĐ + Thuế nhập + chi phí vận chuyển TSCĐ mua (giá hoá đơn) khẩu (nếu có) lắp đặt (nếu có) Ví dụ: Ngày 10/ 3/ 2008 Công ty mua máy lu với tổng giá mua ghi trên hoá đơn là giá đã bao gồm cả chi phí lắp đặt, vận chuyển là: 132.286.000 đồng ( bao gồm cả thuế GTGT 10 % ). Kế toán căn cứ vào hợp đồng mua bán và hoá đơn giá trị gia tăng, biên bản bàn giao TSCĐ ghi sổ tổng hợp nguyên giá TSCĐ là : Nguyên giá 132.186.000 Máy lu = -------------------- = 120.260.000 ( đ) 1,1 2.1.2.2. Đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại. Giá trị còn lại ở Công ty được xác định theo công thức: Giá trị còn lại = Nguyên giá TSCĐ - Giá trị hao mòn LK của TSCĐ Ví dụ: Theo Quyết định số Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ tài chính thì thời gian sử dụng tối đa của máy lu là 10 năm. Do vậy giá trị còn lại của máy lu mua ngày 10/03 trên tính đến hết tháng 6 năm 2008 là: 120.260.000 120.260.000 - ---------------- x 3 = 117.253.500 ( đ) 10 x 12 2.1.3. Yêu cầu quản lý tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ. Do đặc điểm sản xuất của Công ty, TSCĐ của Công ty bao gồm rất nhiều loại, nhưng giá trị từng loại TSCĐ là không lớn. Tổng nguyên giá TSCĐ tính đến hết ngày 31/12/2007 là: 8.778.992.605 đồng. Trong những năm gần đây, TSCĐ của Công ty được trú trọng đầu tư đổi mới, với nguồn vốn chủ yếu là vay ngân hàng. Do đó công tác quản lý và sử dụng TSCĐ của Công ty ngày càng được quan tâm trú trọng hơn, nhằm đạt được hiệu quả sử dụng cao nhất và đảm bảo hoàn trả vốn vay đúng hạn. Toàn bộ TSCĐ ở Công ty được theo dõi chặt chẽ bởi: Nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. Nhờ đó, phản ánh được số vốn đầu tư mua sắm TSCĐ và trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty. Năm 2006, 2007 Công ty đã đầu tư mua sắm máy móc phục vụ cho các công trình. Việc đầu tư là hợp lý với tình hình công nghệ và chất lượng sản phẩm trên thị trường hiện nay, sự cạnh tranh là yếu tố đi đến thành công của nhiều doanh nghiệp. 2.2. Tổ chức kế toán chi tiết tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ. 2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ về Tài sản cố định. Mỗi TSCĐ của công ty đều có hồ sơ riêng, gồm: Các quyết định mua sắm, xây dựng mới; Quyết định nhượng bán, thanh lý TSCĐ; Biên Bản giao nhận, Biên bản thanh lý TSCĐ, và các hoá đơn chứng từ kèm theo. Tài sản cố định được theo dõi chi tiết theo đối tượng quản lý, sử dụng và theo đặc trưng kỹ thuật, trên Thẻ TSCĐ và Sổ theo dõi TSCĐ. Ví dụ1: Công ty Quyết định mua một máy lu D12 của Công ty ZUKY vào ngày 10/3/2008 với giá mua là 120.260.000 đồng, Thuế GTGT 10%, Công ty đầu tư bằng quỹ đầu tư phát triển. Ngay sau khi, máy móc đã được lắp đặt, chạy thử thủ quỹ xuất tiền mặt, thanh toán 1lần cho công ty ZUKY. * Trích mẫu một số chứng từ phản ánh tăng TSCĐ: + Trích: Biên bản họp Hội đồng quản trị . CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc TRÍCH BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BỘ PHÚ THỌ Hôm nay, ngày 05 tháng 3 năm 2008 tại: Công ty cổ phần đường bộ Phú thọ. Thành phần cuộc họp gồm: 1 - Ông: Nguyễn Đức Thắng Chủ tịch HĐQT Chủ toạ. 2 - Ông: Nguyễn Anh Tuấn Thành viên HĐQT uỷ viên. 3 - Ông: Tô Quang Lịch Thành viên HĐQT uỷ viên. 4 - Ông: Hoàng Trung Hảo Trưởng ban kiểm soát uỷ viên. Nội dung cuộc họp: Đề đáp ứng nhu cầu phát triển sản xuất kinh doanh và nâng cao năng lực, chuẩn bị đấu thầu 2 gói thầu làm đường trong tháng tới. Hội đồng quản trị quyết định mua mới 01 máy lu 12 tấn. Kết luận: Giám đốc công ty thành lập Hội đồng mua sắm TSCĐ để thực hiện mua 01 máy lu 12 tấn, xong trong tháng. Tất cả các thành viên có tên trên nhất trí thông qua và ký tên dưới đây. Phú thọ, ngày 05 tháng 3 năm 2008 Uỷ viên Uỷ viên Uỷ viên Chủ tịch HĐQT + Căn cứ vào nghị quyết của Hội đồng quản trị công ty, Giám đốc công ty ra quyết định thành lập một Hội đồng để thức hiện các quyết định của Hội đồng quản trị. + Trích mẫu: C.Ty CP đường bộ phú thọ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ---------***-------- Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: ____/ QĐ- TLTS Phú thọ, ngày 6 tháng 3 năm 2008 QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BỘ PHÚ THỌ V/ v: Thành lập Hội đồng mua sắm tài sản cố định ___________________ GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BỘ PHÚ THỌ - Căn cứ nghị quyết của hội đồng quản trị Công ty cổ phần đường bộ Phú thọ ngày 05 tháng 3 năm 2008 về việc bán thanh lý tài sản cố định không phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh. - Căn cứ vào tình trạng tài sản cố định năm 2008 của công ty. QUYẾT ĐỊNH Điều I: Thành lập Hội đồng mua sắm TSCĐ phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh của Công ty cổ phần đường bộ phú thọ gồm có các ông, bà có tên sau: 1 - Ông Nguyễn Đức Thắng Chức vụ: Giám đốc Trưởng ban 2 - Ông Nguyễn Anh Tuấn Chức vụ: Trưởng phòng KH uỷ viên 3 - Ông Mai văn Nho Chức vụ: Đ.trưởng đội x.máy uỷ viên Điều II: Hội đồng mua sắm tài sản cố định có nhiệm vụ làm thủ tục đúng quy định hiện hành. Thời gian xong trong tháng 3 năm 2008 Điều III: Các phòng ban và các ông, bà có tên trên điều I chiểu quyết định thi hành. Nơi nhận: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BỘ PHÚ THỌ - Như điều III: Thi hành - Lưu VT,TC-HC + Trích mẫu: Hợp đồng mua bán tài sản. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------- o0o ------------- HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 120/CTZK -VY/HĐKT Căn cứ luật Thương mại được Quốc Hội thông qua ngày 14/6/2005 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/ 01/ 2006. Căn cứ Bộ luật dân sự đã được Quốc hội nước CHXHCNVN khoá XI kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 14/6/2005 quy định chi tiết về việc ký hợp đồng kinh tế, có hiệu lực kể từ ngày 01/ 01/ 2006. Căn cứ khả năng cung cấp và tình hình thực tế của hai bên. Hôm nay, ngày10 tháng 3 năm 08 tại: Công ty ZUKY chúng tôi gồm có: Bên A: Công ty ZUKY Việt Nam - Số 156 Trần Quốc Toản - Hà Nội Do ông: Mai Anh Tuấn làm đại diện ký. Bên B: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ. Do ông: Nguyễn Đức Thắng - Giám đốc làm đại diện ký. Hai bên thỏa thuận ký hợp đồng mua bán với các điều khoản sau: Điều 1: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ mua 1 máy lu D12 mới 100%, ký hiệu KM 750 của Nhật Bản. Tổng trị giá 132.286.000 đồng. Điều 2: Thời gian giao hàng ngày 12/3/2008 Điều 3: Giá cả và phương thức thanh toán: Thanh toán 1 lần toàn bộ số của hợp đồng (bao gồm cả tiền hàng và Tiền thuế GTGT), ngay sau khi lắp đặt xong và chạy thử, bàn giao máy hoàn chỉnh, bằng tiền mặt số tiền là:132.286.000 đồng. (Bằng chữ: Một trăm ba hai triệu hai trăm tám sáu ngàn đồng chẵn) Điều 4: Cam kết chung: Đại diện bên mua Đại diện bên bán + Trích mẫu: Hoá đơn GTGT. HÓA ĐƠN GTGT Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 12/3/2008 Số: 050450 Đơn vị bán hàng: Công ty ZUKI Địa chỉ: 156 Trần Quốc Toản - Hà Nội TK Số Mã số thuế: 2500154152 Họ tên người mua hàng: ông Nguyễn Đức Thắng Địa chỉ: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ Số TK Mã số thuế: 2600166836 Hình thức thanh toán: TM stt tên hàng hoá đvt số lượng đơn giá thành tiền 1 Máy lu D12 KM750 Cái 01 120.260.000 120.260.000 Thuế suất GTGT 10%: Tiền thuế: 12.026.000 Tổng cộng: 132.286.000 Tổng bằng chữ: Một trăm ba hai triệu hai trăm tám sáu ngàn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) +Trích mẫu: Biên bản bàn giao tài sản giữa bên mua và bên bán. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------- o0o ------------- BIÊN BẢN BÀN GIAO TSCĐ Số: 120 Hôm nay ngày 12/3/2008 tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ chúng tôi gồm có: Bên A: Ông Mai Anh Tuấn - Công ty ZUKY Việt Nam Bên B: Ông Mai Văn Nho - Đội trưởng đội xe máy Ông Nguyễn Anh Tuấn - Trưởng phòng Kế hoạch Sau khi tiến hành lắp đặt máy lu D12 KM 750 và tiến hành chạy thư hoàn chỉnh, đảm bảo đúng nguyên tắc của hợp đồng đã ký kết. Nay công ty ZUKY bàn giao máy lu D12 KM 750 cho Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ gồm có: - Lắp đặt bàn giao 1 máy lu D12 KM 750 - Phụ tùng đi kèm theo Bên B đã nhận đủ: số phụ tùng và máy đúng số lượng chủng loại cần mua. Biên bản lập xong, được đọc lại để mọi người cùng nghe, và nhất trí ký vào biên bản lúc 15h30' cùng ngày. Đại diện bên A Đại diện bên B (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) +Trích mẫu: Biên bản bàn giao nội bộ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------- o0o ------------- BIÊN BẢN BÀN GIAO TSCĐ Số: 13 Hôm nay ngày 12/ 3/ 2008 chúng tôi gồm: 1- Bên bàn giao: Ông: Nguyễn Đức Thắng - Giám đốc Công ty. 2- Bên nhận bàn giao: Ông: Mai Văn Nho - Đội trưởng đội xe máy và XDCB1 Bà: Nguyễn thị Hoa - Thống kê đội xe máy Nay Giám đốc giao cho Đội xe máy quản lý và sử dụng máy lu D12 hiệu KM 750 với số lượng 1 cái = 120.260.000 đồng Đội xe máy có trách nhiệm quản lý và sửa chữa đưa vào sử dụng TSCĐ nói trên theo quy định của Công ty. Bên bàn giao Bên nhận bàn giao Ví dụ 2: Trong tháng 2 năm 2008 Công ty quyết định thanh lý một máy nén khí được sử dụng ở Đội xe máy. Mặc dù chưa bị hư hỏng đến mức phải loại bỏ, nhưng máy này đã cũ, không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh nên công ty phải tiến hành thanh lý để thu hồi vốn đầu tư, thực hiện tái đầu tư TSCĐ mới. Trong hồ sơ TSCĐ này ghi: Nguyên giá máy là: 20.750.000 đồng, đã được khấu hao: 18.675.000 đồng, giá trị còn lại là: 2.075.000 đồng, dự kiến giá bán là: 1.500.000 đồng (chưa có thuế GTGT) Sau khi Công ty có kế hoạch thông báo thanh lý theo hình thức đấu thầu. Các đơn vị, cá nhân có nhu cầu mua gửi giấy đề nghị mua mới Công ty. Đơn vị nào giá cao nhất sẽ được công ty chấp nhận bán, nộp tiền vào Công ty, kế toán viết phiếu thu và thu tiền, giao tài sản. * Trích một số mẫu chứng từ phản ánh TSCĐ giảm: + Trích:Biên bản thanh lý TSCĐ do Hội đồng thanh lý lập (ở trang sau). + Trích: Biên bản giao nhận tài sản CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN Số: 5 Hôm nay, ngày 6 tháng 2 năm 2008 Tại: Trụ sở Đội xe máy, phường Hùng Vương, thị xã Phú Thọ. Chúng tôi gồm có: Bên giao tài sản: 1 - Ông: Nguyễn Anh Tuấn Chức vụ: Trưởng phòng KH Trưởng ban 2 - Bà: Nguyễn thị Hiền Chức vụ: Trưởng phòng HC uỷ viên 3 - Ông : Mai văn Nho Chức vụ: Đ.trưởng đội xe máy uỷ viên Bên nhận tài sản: 1 - Ông (Bà): Nguyễn Anh Đức Chức vụ: Cá nhân đang cư trú tại phường Trường thị, thị xã Phú Thọ. Chúng tôi đã tiến hành giao nhận số tài sản sau: 01 Máy nén khí, ký hiệu: KM 256 Biên bản được bàn giao xong hồi 9 giờ cùng ngày, đọc thông qua tất cả nhất trí ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, bên giao giữ 01 bản, bên nhận giữ 01 bản. Bên giao Bên nhận Các thành phần có liên quan + Trích: Biên bản thanh lý TSCĐ do Hội đồng thanh lý lập CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH - Căn cứ Quyết định số: 20 Ngày 01 tháng 02 năm 2008 của Chủ tịch HĐQT về việc thanh lý tài sản cố định. I. Hội đồng thanh lý TSCĐ gồm: 1 - Ông Nguyễn Anh Tuấn Chức vụ: Trưởng phòng KH Trưởng ban 2 - Bà: Nguyễn thị Hiền Chức vụ: Trưởng phòng HC uỷ viên 3 - Ông: Mai văn Nho Chức vụ: Đ. trưởng đội xe máy uỷ viên 4 - Bà: Đào thị Hưởng Chức vụ: Trưởng phòng Tài vụ uỷ viên II. Tiến hành thanh lý TSCĐ: - Tên TSCĐ: Máy nén khí - Nguyên giá: 20.750.000 đ - Nước sản xuất: Đài Loan - Giá trị hao mòn: 18.675.000đ - Năm đưa vào sử dụng: 1998 - Giá trị còn lại: 2.075.000 đ III. Kết luận của ban thanh lý TSCĐ: TSCĐ này không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh, nên thanh lý. Xác định giá bán là: 1.500.000 đồng (chưa có thuế GTGT) Ngày 5 tháng 2 năm 2008 Trưởng ban thanh lý ( Ký, họ tên ) IV. Kết quả thanh lý TSCĐ: - Chi phí thanh lý là: 300.000 đồng - Giá trị thu hồi: 1.500.000 đồng đã ghi giảm thẻ TSCĐ ngày 5/2/2008 Ngày 5 tháng 2 năm 2008 Giám đốc kế toán trưởng ( Ký, đóng dấu ) ( Ký, họ tên ) 2.2.2. Tổ chức hệ thống sổ chi tiết tài sản cố định. * Quy trình hạch toán chi tiết tăng, giảm TSCĐ : Tại thời điểm phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc: hoá đơn bán hàng, phiếu thu, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ và các chứng từ có liên quan khác, kế toán phân loại các chứng từ tài sản cố định theo đơn vị sử dụng. Sau đó, kế toán ghi một dòng theo các mục trên thẻ TSCĐ tương ứng. * Hệ thống sổ chi tiết gồm: + Thẻ tài sản cố định Kết cấu sổ: Thẻ TSCĐ có dạng tờ rời, được đánh số theo thứ tự xuất hiện của TSCĐ tăng. Căn cứ ghi sổ: Hồ sơ thiết kế của thiết bị, Biên bản giao nhận TSCĐ Ví dụ 3: Vào thẻ nghiệp vụ tăng Máy lu ở ví dụ 1 Bảng số 1: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số: 67 Ngày 12/ 3/ 2008 lập thẻ Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ, số 120 ngày 12/ 3/ 2008 Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: Máy lu D12 KM 750 Nước sản xuất : Nhật Bản Năm sản xuất: 2007 Bộ phận quản lý, sử dụng : Đội xe máy Năm đưa vào sử dụng: 2008 Công suất ( diện tích thiết kế): 75CV Kiểu động cơ: A - 41 Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày tháng năm Lý do đình chỉ : Số hiệu chứng từ Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn TSCĐ Ngày, tháng năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn 03 12/3 Mua máy lu D75 120.260.000 Dụng cụ phụ tùng kèm theo STT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị Ghi giảm TSCĐ chứng từ số:.. Ngày tháng năm Lý do giảm : . Ngày 12 tháng 3 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Ví dụ 4: Vào thẻ nghiệp vụ giảm Máy nén khí ở ví dụ 2 Bảng số 2: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số 53 Ngày 31/ 1/ 1998 lập thẻ Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ, số 11 ngày 31/ 1/ 1998 Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ : Máy nén khí KM 256 Nước sản xuất : Đài Loan Năm sản xuất: 1996 Bộ phận quản lý, sử dụng: Đội xe máy Năm đưa vào sử dụng: 1998 Công suất ( diện tích thiết kế): Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày tháng năm SH c. từ Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn TSCĐ NT Diễn giải Nguyên giá Năm GTHM Cộng dồn 15 31/1 Mua máy nén khí 20.750.000 Trích KH 11 tháng 1998 1.902.083 1.902.083 Trích KH năm 2007 2.075.000 18.502.083 13 31/1 Trích KH tg1/ 08 2008 172.917 18.675.000 Dụng cụ phụ tùng kèm theo STT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị Ghi giảm TSCĐ chứng từ số :.. Ngày 5 tháng 2 năm 2008 Lý do giảm: Máy nén khí không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất. Ngày 31 tháng 1 năm 1998 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Mẫu sổ theo dõi TSCĐ toàn Công ty bảng số 3 : 2.3. Tổ chức kế toán tổng hợp tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ. 2.3.1. Tổ chức kế toán tình hình biến động tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ. 2.3.1.1. Tổ chức chứng từ và tài khoản sử dụng. * Tổ chức chứng từ: + Quy trình lập và luân chuyển chứng từ tăng TSCĐ: được thực hiện lần lượt theo trình tự từ bước1 đến hết, cụ thể: Tr.N luân chuyển Bước công việc Bộ phận có nhu cầu nhận TSCĐ Hội đồng quản trị Hội đồng mua sắm Kế toán thanh toán 1.Đề nghị nhận TSCĐ x 2. Ra quyết định trang bị TSCĐ x 3.Lập biên bản kiểm nghiệm x 4. Lập, ký BB Giao nhận TSCĐ x 5. Nhận TSCĐ x 6.Ghi sổ (vào máy, in chứng từ ghi sổ ) x 7.Bảo quản, lưu trữ x + Quy trình lập và luân chuyển chứng từ giảm TSCĐ: được thực hiện lần lượt theo trình tự từ bước1 đến hết, cụ thể: Tr.N luân chuyển Bước công việc Bộ phận có TSCĐ cần T.lý; N.bán Hội đồng quản trị Hội đồng T.lý; N.bán Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Giám đốc Cty 1.Đề nghị T.lý TSCĐ x 2. Quyết định T.lý, NB x 3.Đánh giá GTCL x 4. Lập BB T.lý TSCĐ x 5. Viết hoá đơn x 6. Ký hoá đơn x x 7.Giao TSCĐ x 8.Ghi sổ x 9.Bảo quản, lưu trữ x * Tài khoản sử dụng: + TK 211 - Tài sản cố định hữu hình TK 2111 - Nhà cửa, vật kiến trúc TK 2112 - Máy móc, thiết bị TK 2113 - Phương tiện vận tải TK 2114 - Thiết bị, dụng cụ quản lý 2.3.1.2. Kế toán tăng tài sản cố định. TSCĐ của Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ trong những năm gần đầy tăng chủ yếu do nguồn vốn vay, vốn tự bổ sung không đáng kể, không đáp ứng đủ nhu cầu kinh doanh của công ty. Vì vậy trước khi đầu tư mua sắm, xây dựng trang bị, hay cải tiến đổi mới một số TSCĐ nào đó công ty phải xem xét đến lợi ích của việc đầu tư đó đối với sản xuất kinh doanh của Công ty, nếu thấy việc đầu tư đó sẽ đem lại hiệu quả cao khi chưa đầu tư, đảm bảo khả năng thanh toán công nợ, đem lại lợi ích cho Công ty thì Công ty quyết định đầu tư. Đối với TSCĐ là Nhà xưởng thì đều do công ty tự làm, các loại TSCĐ còn lại đều do công ty mua sắm và có thể nói là toàn bộ giao dịch thông qua các công ty trong nước . * Tài sản cố định tăng do mua sắm: Nguyên giá TSCĐ mua sắm là giá trị ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT. Công ty mua TSCĐ với giá bao gồm cả chi phí vận chuyển, lắp đặt vào vị trí sẵn sàng sử dụng. Có nghĩa là mọi chi phí lắp đặt do bên bán chịu. Ví dụ 5 ( tiếp theo ví dụ 1): Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 120/CTZK -VY/HĐKT ngày 10/3/2008, hoá đơn GTGT số 050450 ngày 12/3/2008, ,và biên bản bàn giao TSCĐ, kế toán ghi tăng TSCĐ theo Trình tự sau: + Ngày 12/3/2008 kế toán thực hiện lệnh chi tiền mua máy lu như sau: Căn cứ vào phiếu tạm ứng do đ/c Nho đội trưởng đội xe là người đề nghị tạm ứng; Kế toán vào máy tính, mở phần mền kế toán, vào menu Nghiệp vụ\ Quản lý quỹ/ Phiếu chi. Khi đó giao diện phiếu chi được mở ra: - Trước tiên phải chọn đối tượng (để biết chi cho ai, để theo dõi chi tiết): Đối tượng là nhà cung cấp, ông Nho đã được khai báo từ trước ( để theo dõi công nợ TK 331 - ông Nho ) - Trang chi tiết ghi: Nợ TK 331: 132.286.000 Có TK 1111: 132.286.000 Sau khi các thông tin đã được nhập đầy đủ, kế toán thực hiện thao tác ghi sổ bằng cách nhấp vào biểu tượng đĩa mền trên thanh công cụ của giao diện phiếu chi, in ra phiếu chi để ký phiếu chi và làm căn cứ cho thủ quỹ chi tiền. Phiếu chi được in ra như sau: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ Mẫu số 02-TT (theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng B TC) PHIẾU CHI Ngày 12/3/2008 Số : 890 Nợ TK: 331 Có TK : 111 Người nhận tiền: Mai Văn Nho Địa chỉ: Đội trưởng đội xe máy Lý do: Tạm ứng tiền mua Máy lu D12 KM 750 Số tiền: 132.286..000 đồng Bằng chữ: Một trăm ba hai triệu hai trăm tám sáu ngàn đồng chẵn. Ngày 12/3/2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận tiền Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Ngày 31/3/2008 kế toán căn cứ vào chứng từ gốc về mua máy lu D750; Kế toán mở máy tính, vào phần mền kế toán, vào menu Nghiệp vụ\ Chứng từ nghiệp vụ khác. Khi đó giao diện của Chứng từ ghi sổ được mở ra: - Hộp diễn giải ghi: Mua máy lu D12 KM 750 - Trang chi tiết: • Mục định khoản ghi : Nợ TK 211: 120.260.000 Nợ TK 133: 12.026.000 Có TK 331: 132.286.000 Nợ TK 414: 120.260.000 Có TK 411: 120.260.000 • Mục đối tượng ghi: chọn Nhà cung cấp \ chọn ông Nho. - Trang thuế: Chọn loại thuế 01 - là thuế GTGT bán hàng nội địa; Chọn tài khoản thuế - TK 1331; Loại phát sinh - chọn Thuế được khấu trừ đầu vào; Số tiền: 12.026.000 VND. Sau khi, các thông tin đã được nhập đầy đủ, kế toán thực hiện thao tác ghi sổ, in ra để ký và kẹp vào Chứng từ gốc lưu tại phần hành kế toán TSCĐ. Chứng từ ghi sổ được in ra như sau ( nh ư b ảng 4): Bảng số 4: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số chứng từ : K12/T3. Ngày chứng từ 31/3/2008 Số TT Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có 02 890 12/3 Tăng TSCĐ mua máy lu D12 KM750 211 331 120.260.000 02 890 12/3 Tiền thuế VAT mua máy lu 133 331 12.026.000 Đồng thời ghi tăng nguồn 414 411 120.260.000 Cộng 252.546.000 Số tiền bằng chữ: Hai trăm năm hai triệu, năm trăm bốn sau ngàn đồng chẵn. Kế toán trưởng Người lập (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Ngoài việc sử dụng các quỹ của doanh nghiệp Công ty còn mua TSCĐ bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng. Ví dụ 6 : Ngày 25/3/2008 Công ty mua Nồi nấu nhựa ký hiệu KDH9 bằng vốn vay ngân hàng đầu tư và phát triển Hùng Vương với giá mua gồm cả chi phí lắp đặt chạy thử là: 101.200.000 đ. Thuế GTGT10%:10.120.000đ. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế và biên bản bàn giao TSCĐ, lắp đặt chạy thử và hoá đơn GTGT kế toán ghi tăng tài sản cố định theo định khoản: Nợ TK 211 3: 101.200.000 đồng Nợ TK 133: 10.120.000 đồng Có TK 3112: 111.320.000 đồng Bút toán này được ghi sổ theo các thao tác như trên, chứng từ ghi sổ được in ra như sau: Bảng số 5: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số chứng từ: K18/ T3. Ngày chứng từ 31/3/2008 Số TT Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 05 912 25/3 Mua nồi nấu nhựa 211 311 101.200.000 VAT 133 311 10.120.000 Cộng: 111.320.000 Số tiền bằng chữ: Một trăm mười một triệu ba trăm hai mươi ngàn đồng chẵn. Kế toán trưởng Người lập ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) * Tài sản cố định tăng do xây dựng cơ bản: Nguyên giá của TSCĐ do tự xây dựng cơ bản chính là giá thành thực tế của công trình xây dựng cơ bản. Sau khi có quyết định xây dựng nhà cửa để làm trụ sở làm việc, nhà ở giữa ca trên các tuyến đường đơn vị quản lý cho cán bộ công nhân viên. Phòng kế hoạch xây dựng dự toán chi tiết, giao cho đơn vị xây dựng cơ bản thi công. Mọi chi phí phát sinh được Kế toán tập hợp vào bên Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang ( chi tiết cho công trình ), cụ thể theo định khoản: Nợ TK 241 - Chi tiết từng công trình Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 112, 152, 311, 331, 334, Khi công trình hoàn thành, công ty tổ chức Hội đồng nghiệm thu và bàn giao cho đơn vị sử dụng ( là đơn vị mà TSCĐ đó nằm trên địa bàn quản lý ), khi đó Kế toán sẽ kết chuyển tổng giá thành thực tế của công trình từ bên Nợ TK 241 sang Nợ TK 211 và tiếp tục ghi sổ để theo dõi chi tiết TSCĐ này. 2.3.1.3. Kế toán tổng hợp giảm Tài sản cố định hữu hình. TSCĐ của công ty trong giai đoạn hiện nay chủ yếu do nhượng bán, thanh lý khi không cần dùng việc tiếp tục sử dụng những tài sản đó không đem lại hiệu quả kinh tế cho Công ty. * Hạch toán giảm TSCĐ do thanh lý: TSCĐ thanh lý là những TSCĐ bị hư hỏng, không thể sử dụng được, những TSCĐ lạc hậu về kỹ thuật, không phù hợp với yêu cầu của sản xuất kinh doanh mà không thể nhượng bán được. Trong quá trình sử dụng, đơn vị chủ động theo dõi và làm tờ trình để xin thanh lý TSCĐ khi thấy TSCĐ bị hư hỏng, hoặc TSCĐ phát sinh chi phí sửa chữa lớn, không đem lại hiệu quả kinh tế nếu tiếp tục hoạt động. Khi có quyết định thanh lý của Hội đồng quản trị; Ban giám đốc thành lập hội đồng thanh lý bao gồm: Đại diện phòng kỹ thuật, bộ phận sử dụng, Ban Giám đốc, phòng kế toán. Hội đồng thanh lý tiến hành họp về việc: Thanh lý TSCĐ; Xác định giá trị còn lại thực tế đối chiếu sổ sách; T ình trạng kỹ thuật của TSCĐ... lập biên bản thanh lý TSCĐ. Ví dụ 7 (tiếp theo ví dụ 2): trong tháng 2 năm 2008 Công ty quyết định thanh lý một máy nén khí được sử dụng ở Đội xe máy. Mặc dù chưa bị hư hỏng đến mức phải loại bỏ, nhưng máy này đã cũ, không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh nên công ty phải tiến hành thanh lý để thu hồi vốn đầu tư, thực hiện tái đầu tư TSCĐ mới. Trong hồ sơ thanh lý TSCĐ có ghi: Nguyên giá máy là: 20.750.000 đồng/máy đã được khấu hao: 18.685.000 đồng, giá trị còn lại là: 2.075.000 đồng, dự kiến giá bán là: 1.500.000 đồng (chưa có thuế GTGT) Sau khi Công ty có kế hoạch thông báo thanh lý theo hình thức đấu thầu. Các đơn vị có nhu cầu mua gửi giấy đề nghị mua mới Công ty. Đơn vị nào giá cao nhất sẽ được công ty chấp nhận bán, nộp tiền vào Công ty, kế toán viết phiếu thu và thu tiền. + Ngày 5 tháng 2 năm 2008: Lập phiếu thu cho ông Nguyễn Anh Đức - người mua máy nén khí, trình tự như sau: Căn cứ vào giấy nộp tiền mua máy nén khí của ông Đức ; Kế toán mở máy tính, vào phần nền kế toán, vào menu Nghiệp vụ\ Quản lý quỹ\ Phiếu thu. Khi đó giao diện phiếu thu được mở ra : - Chọn đối tượng khác: vì đối tượng này không phải theo dõi chi tiết. - Trang chi tiết ghi : Nợ TK 1111 : 1.650.000đ Có TK 711 : 1.500.000 đ Có TK 3331 : 150.000 đ - Trang thuế ghi: Loại thuế : chọn 11 Loại thuế phát sinh: chọn Thuế phải nộp. Sau khi các thông tin đã được nhập đầy đủ, kế toán thực hiện thao tác ghi sổ, in ra để ký, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền và kẹp vào Chứng từ gốc lưu tại phần hành kế toán quỹ tiền mặt. Chi phí thanh lý gồm: in hồ sơ thanh lý, mua văn phòng phẩm do đồng chí Nguyễn thị Hiền phòng hành chính chi ( có hoá đơn kèm theo ). Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, kế toán lập phiếu chi như sau: vào menu Nghiệp vụ\ Quản lý quỹ\ Phiếu chi. Khi đó giao diện phiếu chi được mở ra : - Chọn đối tượng khác: vì đối tượng này không phải theo dõi chi tiết. - Trang chi tiết ghi : Nợ TK 811 : 300.000đ Có TK 1111 : 300.000 đ Sau khi các thông tin đã được nhập đầy đủ, kế toán thực hiện thao tác ghi sổ, in ra để ký, làm căn cứ để thu quỹ chi tiền và kẹp vào Chứng từ gốc lưu tại phần hành kế toán quỹ tiền mặt. + Ngày 28 tháng 2 năm 2008, Kế toán thực hiện xoá sổ Tài sản cố định như sau: Căn cứ vào biên bản thanh lý Tài sản cố định, phiếu xác nhận tình trạng kỹ thuật, giấy đề nghị mua, hoá đơn ... kế toán mở máy tính, vào phần mền kế toán, vào menu Nghiệp vụ\ Chứng từ nghiệp vụ khác. Khi đó giao diện của Chứng từ ghi sổ được mở ra: - Hộp diễn giải ghi: Thanh lý máy nén khí KM 256 - Trang chi tiết: • Mục định khoản ghi : Nợ TK 214: 18.675.000 Nợ TK 811: 2.075.000 Có TK 211: 20.750.000 • Mục đối tượng: không chọn vì không có đối tượng theo dõi chi tiết. Trang thuế: (không có thông tin về thuế cần khai) Sau khi các thông tin đã được nhập đầy đủ, kế toán thực hiện thao tác ghi sổ, in ra để ký và kẹp vào Chứng từ gốc lưu tại phần hành kế toán Tài sản cố định. Bút toán này được phản ánh trên chứng từ ghi sổ được in ra như sau: Bảng số 6: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số chứng từ: K25/T3. Ngày chứng từ 31/3/2008 Số TT Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 01 872 06/3 Thanh lý Máy nén khí 214 211 18.675.000 811 211 2.075.000 Cộng: 20.750.000 Số tiền bằng chữ : Hai mươi triệu bẩy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn. Kế toán trưởng Người lập ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) * Hạch toán Tài sản cố định giảm do nhượng bán: Hiện nay, Công ty có những Tài sản cố định chưa cần dùng, những Tài sản cố định đang sử dụng nhưng hiệu quả kinh tế không cao ... Công ty có thể nhượng bán khi có người mua. Đối với Tài sản cố định là máy móc thiết bị ... quản lý sử dụng dưới đội thi công thì khi tìm người mua và Công ty có nhu cầu bán, đơn vị quản lý Tài sản cố định làm tờ trình về các Tài sản cố định không cần dùng lên Ban Giám đốc, trình Hội đồng quản trị để cho được nhượng bán. Đối với Tài sản cố định được quản lý trên Công ty thì, trước khi nhượng bán phải có ý kiến của Ban Giám đốc. Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan của nghiệp vụ nhượng bán để ghi sổ kế toán giảm Tài sản cố định Ví dụ 8: Ngày 20/3/2008 Công ty tiến hành nhượng bán một máy san với số tiền là: 220.000.000 đồng (Cả thuế GTGT 10%) thu ngay bằng tiền mặt. Nguyên giá Tài sản cố định là 356.000.000 đồng, giá trị hao mòn luỹ kế là 186.900.000 đồng và giá trị còn lại là: 169.100.000 đồng. Để tiến hành mua bán Công ty, và bên mua lập một hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế; Thanh lý hợp đồng, kết toán xuất hoá đơn GTGT, phiếu thu theo trình tự như đối với thanh lý Tài sản cố định: + Ngày 20/03/2008 viết phiếu thu phản ánh thu nhập từ nhượng bán theo định khoản: Nợ TK 111: 220.000.000 Có TK 711: 200.000.000 Có TK 3331: 20.000.000 + Ngày 30/03/2008 lập chứng từ ghi sổ xoá sổ máy cắt bê tông theo định khoản: Nợ TK 214: 186.900.000 Nợ TK 811: 169.100.000 Có TK 211: 356.000.000 Định kỳ, 6 tháng đầu năm, hết năm kế toán thực hiện các bút toán khoá sổ, hoặc khi thấy cần thiết kế toán mới thẹc hiện lệnh in các loại sổ. Mẫu sổ Cái tài khoản 211 khi in ra như sau: Bảng số 7: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ SỔ CÁI TÀI KHOẢN 211 Quí 1 năm 2008 Số CT Ngày CT Diễn giải Tài khoản TK đối ứng Nợ Có Số dư đầu kỳ 8.778.992.605 13/T3 31/3/08 Mua máy lu 211 111 120.260.000 18/T3 31/3/08 Mua nồi nấu nhựa 211 311 101.200.000 25/T3 31/3/08 Bán thanh lý máy nén khí 211 214, 811 20.750.000 31/T3 31/3/08 Nhượng bán máy san 211 214, 811 356.000.000 Cộng 221.460.000 376.750.000 Số dư cuối kỳ: 8.623.702.605 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.2. Tổ chức kế toán khấu hao Tài sản cố định. 2.3.2.1. Phương pháp tính khấu hao. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, hiện nay Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ đã tiến hành trích khấu hao Tài sản cố định theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng (KH đều theo các năm). Nguyên giá TSCĐ Mức trích khấu hao hàng năm = -------------------------------------------- Thời gian sử dụng của TSCĐ (năm) Thời gian sử dụng của các thiết bị tối đa là 10 năm, nhà xưởng là 25 năm và phương tiện vận tải là 10 năm. Hàng tháng, kế toán xác định giá trị hao mòn của TSCĐ để, tính vào chi phí xản xuất kinh doanh trong kỳ. Mức trích khấu hao năm Mức trích khấu hao tháng = ------------------------------------------------- 12 tháng Trong tháng nếu có tăng TSCĐ thì tháng sau Công ty mới tiến hành trích khấu hao. Nếu giảm TSCĐ trong tháng thì, tháng sau sẽ thôi không trích khấu hao. Ví dụ: Công ty mua máy lu D12 KM 750 của Công ty ZUKY ngày 10/3/2008 bắt đầu sử dụng ngày 12/3/2008 với nguyên giá là: 120.260.000 đồng, thời gian sử dụng là 10 năm. Kế toán, tiến hành trích khấu hao từ tháng 4 năm 2008. 120.260.000 Mức trích khấu hao = -------------------------= 12.026.000 đồng TSCĐ hàng năm 10 12.026.000 Mức trích khấu hao = --------------------------- = 1.002.200 đồng Hàng tháng 12 2.3.2.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng: * Chứng từ sử dụng gồm: Bảng tính khấu hao TSCĐ. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Trích mẫu: Bảng số 8,9, trang bên. * Tài khoản sử dụng: - TK 214 : Hao mòn TSCĐ + TK 2141.1 : Hao mòn TSCĐ hữu hình – Công ty ; + TK 2141.2 : Hao mòn TSCĐ hữu hình – Đơn vị trực thuộc ; - Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan như: tài khoản 623, 627, 642, 009. 2.3.2.3. Phương pháp kế toán. Mỗi quý kế toán thực hiện tính và trích khấu hao TSCĐ một lần, ghi Có TK 214 và ghi Nợ TK 623, 627, 642 – Tuỳ đối tượng sử dụng và loại TSCĐ. Đối với TSCĐ là Thiệt bị, dụng cụ quản lý thì chi phí khấu hao được tính vào chi phí quản lý - ghi Nợ TK 642. Đối với các TSCĐ là máy móc thiết bị thì chi phí khấu hao được tính vào chi phí máy thi công - ghi Nợ TK 623 chi tiết các công trình, theo tiêu thức phân bổ là ca máy ( giờ máy ). Đối với các TSCĐ còn lại thì chi phí khấu hao được tính vào chi phí sản xuất chung - ghi Nợ TK 627 chi tiết các công trình, theo tiêu thức phân bổ là doanh thu các công trình. Đồng thời ghi đơn Nợ TK 009 để theo dõi nguồn khấu hao. Ví dụ: Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ quý 1/2008 kế toán lập chứng từ ghi sổ trích khấu hao tài sản cố định quý 1/ 2008 theo định khoản sau: Nợ TK 623: 19.823.670 Nợ TK 627: 58.453.557 ( chi tiết từng đường theo bảng kê) Nợ TK 642: 2.100.777 Có TK 241: 80.378.004 Bút toán này, được thể hiện trên chứng từ ghi sổ tháng 3/2008. Đồng thời với bút toán trên, kế toán ghi tăng nguồn vốn khấu hao: Nợ TK 009: 80.378.004 Chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 214 được in ra như sau: Bảng số 10: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số chứng từ : K53/T3. Ngày chứng từ 31/3/2008 Số TT Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 01 31/3 Trích khấu hao quý 1 623 2141 19.823.670 02 31/3 Trích khấu hao quý 1 627 2141 9.091.478 31/3 Trích khấu hao quý 1 627 2141 1.753.769 31/3 Trích khấu hao quý 1 627 2141 1.196.528 31/3 Trích khấu hao quý 1 627 2141 2.063.639 31/3 Trích khấu hao quý 1 627 2141 1.351.911 31/3 Trích khấu hao quý 1 627 2141 1.544.974 31/3 Trích khấu hao quý 1 627 2141 6.257.094 31/3 Trích khấu hao quý 1 627 2141 608.485 31/3 Trích khấu hao quý 1 642 2141 2.100.777 31/3 Đồng thời 009 80.378.004 Cộng 160.756.008 Số tiền bằng chữ: Một trăm sáu mươi triệu bảy trăm năm sáu nghìn không trăm linh tám đồng. Kế toán trưởng Người lập (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Bảng số 11: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ SỔ CÁI TÀI KHOẢN 214 Quí 1 năm 2008 Số CT NT Diễn giải Tài khoản TK ĐU Nợ Có Số dư đầu kỳ 4.705.514.987 53/T3 31/3 Trích KH quí 1 642, 627,623 214 80.378.004 25/T3 31/3 T.lý máy N. khí 214 211 18.675.000 31/T3 31/3 N.bán máy san 214 211 186.900.000 Cộng hết quý 1 205.575.000 80.378.004 Số dư cuối kỳ 4.580.317.991 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 2.3.3. Tổ chức kế toán sửa chữa TSCĐ. ở Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ khi phát sinh các nghiệp vụ về sửa chữa lớn TSCĐ, thì đều được coi là sửa chữa thường xuyên. Chi phí sửa chữa phát sinh đến đâu, được tập hợp trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ của bộ phận có TSCĐ sửa chữa. Việc sửa chữa này được tiến hành theo phương thức tự làm. Ví dụ: Trong tháng 3 năm 2008 Công ty tiến hành sửa chữa máy san mang biển số 19L - 0123 ở Đội xe máy với chi phí là: 10.478.000 đồng, kế toán hạch toán toàn bộ chi phí này vào chi phí đội xe máy tháng 3/2008. Căn cứ vào bảng kê chi phí phát sinh kế toán lập phiếu chi theo định khoản sau: Nợ TK 627 ( đội xe ): 10.478.000 đồng Có TK 111: 10.478.000 đồng Sổ cái TK 627 được in ra như sau: Bảng số 12: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ SỔ CÁI TÀI KHOẢN 627 Quí 1 năm 2008 Số CT NT Diễn giải Tài khoản TK ĐU Nợ Có ... Tháng 3 53/T3 31/3 Trích KH quí 1 627 214 58.453.557 31/3 Chi phí sửa chữa máy san 627 111 10.478.000 ... Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) PHẦN 3: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BỘ PHÚ THỌ 3.1. Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tài sản cố định hữu hình ở Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ. Trong những năm qua, mặc dù có rất nhiều biến động, thăng trầm nhờ có sự giúp đỡ của Sở giao thông vận tải Phú Thọ và các cơ quan chức năng trong tỉnh. Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ đã vươn lên, không ngừng đổi mới trang thiết bị, kỹ thuật công nghệ tiên tiến và nhất là sự năng động sáng tạo của Ban giám đốc, trong đó có sự đóng góp một phần không nhỏ của bộ phận kế toán tài chính Công ty. Sự ra đời của chế độ kế toán mới cùng với những sửa đổi bổ sung các cách hạch toán, đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến công tác kế toán của Công ty và chắc chắn không tránh khỏi những tồn tại nhất định. Mặc dù qua thời gian thực tập ngắn, tìm hiểu và tiếp cận với thực tế công tác quản lý, công tác kế toán nói chung, công tác kế toán tài sản cố định nói riêng. Em xin mạnh dạn trình bày một số nhận xét, kiến nghị và đưa ra hướng giải quyết nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tài sản cố định của Công ty. 3.1.1. Những ưu điểm. Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, tuy chịu sự quản lý của Sở giao thông vận tải Phú Thọ về vốn Bảo trì đường bộ. Nhưng thực tế, Công ty không được nhận thêm một khoản cấp phát nào từ ngân sách, trong những năm gần đây. Công ty đã chủ động tìm giải pháp huy động trang thiết bị, đổi mới cải tiến trang thiết bị,... Chủ động nghiên cứu, từng bước tìm ra mô hình quản lý, hạch toán tương đối khoa học hợp lý và phù hợp với địa bàn hoạt động và những đặc diểm khác của Công ty. Từng bước, khắc phục khó khăn, khẳng định vị trí của Công ty trên thị trường. + Về bộ máy quản lý: Công ty tổ chức gọn nhẹ, hợp lý, các phòng ban chức năng hoạt động có hiệu quả, cung cấp kịp thời chính xác các thông tin cần thiết cho lãnh đạo Công ty trong việc giám sát kỹ thuật, kiểm tra chất lượng sản phẩm, nghiên cứu mở rộng thị trường, quản lý kinh tế, tài chính...phù hợp với sản xuất, quan hệ với khách hàng và ngày càng có uy tín trên thị trường. + Về tổ chức bộ máy kế toán: Phòng kế toán của Công ty được bố trí một cách hợp lý, chặt chẽ, hoạt động có nề nếp, có kinh nghiệm. Các cán bộ kế toán hầu như nắm vững chế độ và vận dụng một cách linh hoạt, tác phong làm việc khoa học, có tinh thần tương trợ và giúp đỡ lẫn nhau trong công việc. Công ty có trang bị máy vi tính và phần mềm kế toán cho phòng kế toán, giúp giảm nhẹ khối lượng công việc đảm bảo độ chính xác cao hơn. + Trong công tác hạch toán: Nhìn chung Công ty thực hiện đúng chế độ, sổ sách kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty. Tổ chức kế toán tăng giảm, khấu hao TSCĐ được coi trọng đúng mức, được bố trí cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ cao, do kế toán trưởng phụ trách. + Công tác phân loại TSCĐ cũng được quan tâm nhằm đảm bảo cho việc quản lý theo dõi, hạch toán được thuận lợi kịp thời. Kế toán chi tiết TSCĐ tuy mới đang hình thành nhưng cũng theo sát chế độ chính sách và từng bước hoàn thiện hơn. 3.1.2. Những tồn tại cần khắc phục. + Việc quản lý theo dõi tài sản cố định trên thẻ được lập thành 02 bộ, 01 bộ giao đơn vị sử dụng tài sản cố định. Như vậy không đảm bảo cho việc ghi chép, theo dõi chặt chẽ những chỉ tiêu trên thẻ tại bộ do đơn vị sử dụng tài sản cố định lưu giữ. + Công ty có số lượng tài sản cố định lớn, do vậy số thẻ tài sản cố định cũng phát sinh nhiều, trong khi đó kế toán Công ty không lập sổ đăng ký thẻ tài sản cố định, tạo nên hạn chế cho việc quản lý thẻ, khó khăn khi muốn đối chiếu số liệu trên thẻ với các sổ. + Trong số tài sản cố định của Công ty có những tài sản cố định được đưa vào đã lâu đến nay do khoa học kỹ thuật phát triển, do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan nên giá trị thị trường giảm xuống hoặc tăng lên. Công ty vẫn trích khấu hao theo giá cũ, Nhà nước chưa có quyết định cho Công ty đánh giá lại tài sản cố định. Vì thế, số khấu hao hàng quý, tính vào chi phí sản xuất trong kỳ là chưa chính xác. 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tài sản cố định ở Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ. 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ. Kế toán Tài sản cố định tại Công ty là một phần hành kế toán có rất ít biến động, vì Tài sản cố định của Công ty chủ yếu là Nhà cửa (chiếm 80% ). Nhà cửa là tài sản chịu sự quản lý và sử dụng của nhiều đối tượng khác nhau ( 6 đơn vị đội đường bộ ) lại ở phân tán trên khắp các tuyến đường đơn vị quản lý. Qua tìm hiểu về tổ chức kế toán Tài sản cố định hữu hình, tại Công ty em nhận thấy việc quản lý chi tiết Tài sản cố định hữu hình như hiện nay là chưa hợp lý. Mặc dù phần hành kế toán Tài sản cố định ở Công ty rất ít biến động, như sự biến động của nó lại làm thay đổi rất lớn tới chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Cho nên, việc hoàn thiện tổ chức kế toán tài sản cố định hữu hình, tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ là, rất cần thiết. Có như vậy, mới đáp ứng được yêu cầu của lãnh đạo công ty đó là, phát huy được hiệu quả cao nhất của máy móc thiết bị. 3.2.2. Các yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiên tổ chức kế toán Tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ. * Các yêu cầu: Mọi tài sản cố định đều phải được theo dõi chi tiết ở cả hai nội dung: + Về mặt hiện vật: thực trạng tồn tại của tài sản cố định, và tài sản được sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh. + Về mặt giá trị : Giá trị còn lại trên sổ sách phải tương đối bằng với giá trị thực của Tài sản cố định trên thị trường. Quản lý chi tiết tài sản cố định bằng: thẻ tài sản cố định. Thẻ tài sản cố định phải được: quản lý tập trung, dễ tra cứu. * Nguyên tắc hoàn thiện: Hoàn thiện tổ chức kế toán tài sản cố định ở Công ty nên dựa trên nguyên tắc thích ứng: + Đối với tài sản cố định là nhà cửa: việc quản lý chi tiết thiên về mặt hiện vật; Mục đích sử dụng tạo ra lợi nhuận tối đa. + Đối với tài sản cố định là máy móc thiết bị; Phương tiện vận tải; Dụng cụ quản lý: việc quản lý chi tiết về mặt hiện vật cũng cần thiết; Ngoài ra còn phải quan tâm hơn tới giá trị thực của tài sản, để tránh bị tụt hậu về mặt công nghệ, trong thời kỳ hội nhập kinh tế thế giới này. 3.2.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ. * Về các loại sổ kế toán: Trong mỗi thời kỳ sản xuất, khi có nghiệp vụ tăng Tài sản cố định Sau khi đã có đầy đủ các chứng từ gốc về Tài sản cố định đó, kế toán Công ty chỉ cần mở 01 sổ thẻ Tài sản cố định thẻ này không giao cho đơn vị sử dụng quản lý mà lưu trữ tại phòng kế toán trong suốt quá trình sử dụng Tài sản cố định và do kế toán theo dõi. Khi có nghiệp vụ giảm tài sản cố định, kế toán Tài sản cố định căn cứ vào các chứng từ liên quan để ghi vào phần giảm Tài sản cố định trên thẻ Tài sản cố định . Tại các đội sử dụng tài sản cố định kế toán lập sổ tài sản theo đơn vị sử dụng và giao cho mỗi đơn vị sử dụng một sổ để theo dõi thay cho việc các đội giữ thẻ tài sản cố định như hiện nay. Cùng với việc lập thẻ tài sản cố định Công ty nên lập Sổ đăng ký thẻ tài sản cố định, sổ này sẽ giúp kế toán trong việc quản lý thẻ, tìm kiếm hay xem lại thẻ được nhanh chóng, thuận tiện, tránh thất thoát tài sản cố định của Công ty. Đồng thời, kế toán phải đối chiếu Sổ tài sản cố định toàn Công ty với Sổ tài sản cố định ở các đơn vị sử dụng tài sản nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý tài sản cố định Công ty. Sau khi mở “Thẻ tài sản cố định”, kế toán ghi vào sổ "Sổ đăng ký thẻ tài sản cố định" rồi bảo quản thẻ vào hòm thẻ. Căn cứ vào các chứng từ liên quan để ghi vào phần giảm tài sản cố định và xác định số khấu hao luỹ kế của tài sản cố định giảm để ghi vào các cột liên quan trên sổ tài sản cố định. Hiện nay, khi có tài sản cố định thanh lý, nhượng bán, Công ty chỉ xác định giá thực tế còn lại trong tài sản cố định đó bằng cách lấy nguyên giá trừ đi phần giá trị hao mòn luỹ kế. Vì vậy, kế toán giảm tài sản cố định sẽ làm cho chi phí bất thường cao hơn hoặc thấp hơn giá trị thực tế Công ty phải gánh chịu trong kỳ. Về kế toán sửa chữa lớn tài sản cố định. Hiện nay, ở Công ty rất ít phát sinh nghiệp vụ sửa chữa lớn nên kế toán chỉ hạch toán chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định. Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn trong kỳ, kế toán hạch toán như sửa chữa thường xuyên, làm chi phí tăng lên trong giá thành sản phẩm, vi phạm nguyên tắc phù hợp trong kế toán. Ví dụ: Trong tháng 1 năm 2008 Công ty tiến hành sửa chữa một số máy ủi, máy xúc với chi phí là 12.478.000 đồng, kế toán hạch toán toàn bộ chi phí sửa chữa phát sinh này vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng 1 là chưa hợp lý. Theo em nghiệp vụ trên phải được coi là sửa chữa lớn tài sản cố định trong trường hợp Công ty không trích trước tài sản cố định. Công ty nên áp dụng cách hạch toán vào TK 241 theo chế độ kế toán (TK 241: XDCB dở dang): Khi phát sinh chi phí kế toán tập hợp: Nợ TK 241 (2413): 10.478.000. Có TK 111: 10.478.000. Khi việc sửa chữa hoàn thành, kế toán kết chuyển vào TK chi phí trả trước TK 242 (1421), rồi phân bổ cho các tháng trong năm hay phân bổ cho năm sau nếu chi phí sửa chữa là lớn: Nợ TK 242 (1421): 10.478.000. Có TK 241 (2413): 10.478.000. Phân bổ: Nợ TK 642: 10.478.000. Có TK 242 (1421): 10.478.000. Như vậy đảm bảo cho chi phí trong kỳ không bị tăng đột ngột, không gây ảnh hưởng lớn tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. * Về đánh giá tài sản cố định hữu hình. Hàng năm vào cuối niên độ kế toán hoặc định kỳ 3 năm Công ty nên đề nghị các cấp có thẩm quyền cho tổ chức đánh giá lại tài sản cố định, nhằm xác định giá trị còn lại thực tế của tài sản. Có như vậy, tài sản cố định mới được quản lý và sử dụng có hiệu quả. * Nâng cao hiệu quả sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Để đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng kịp thời, chính xác, từng bước cơ giới hoá, nâng cao hiệu quả công tác kế toán, Công ty nên áp dụng thực hiện kế toán trên máy một cách đồng bộ và thường xuyên hơn. Xây dựng hệ thống sổ kế toán tổng hợp, chi tiết với kết cấu đơn giản, phù hợp với việc tổ chức số liệu và in trên máy. Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu sâu với kế toán và sử dụng thành thạo với phần mềm máy tính. Việc đào tạo không chỉ bó hẹp ở phạm vi chuyên môn và ở cả trình độ sử dụng các phương tiện tính toán, sử lý các thông tin khác nhau để đáp ứng yêu cầu mới. Xây dựng hệ thống mã hoá các đối tượng quản lý, mã hoá chứng từ, mã hoá các nội dung phản ánh của từng mã tài khoản. Tổ chức việc nhập dữ liệu để có việc sử lý thông tin trên máy vi tính nhanh chóng, chính xác, phải tổ chức lại hệ thống chứng từ hợp lý. Tổ chức hoàn thiện các chương trình trên máy, kết quả của công việc này là in ra các biểu theo yêu cầu quản lý của Công ty. 3.2.4. Điều kiện thực hiện. * Phía Công ty: Công ty cần khuyến khích động viên cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty nâng cao tinh thần trách nhiệm bảo vệ của chung, thường xuyên về sinh, bảo quản máy móc thiết bị luôn sạch sẽ sau mỗi quá trình thi công, bằng các hình thức khen thưởng phù hợp. Đội nào quản lý và sử dụng tài sản cố định được giao không hiệu quả, để tài sản cố định nhanh xuống cấp thì sẽ không được nhận thi công công trình như vậy tạo sự cạnh tranh ngay trong các đơn vị của Công ty. Muốn được như vậy công ty phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc. * Về phía cán bộ công nhân viên. Cán bộ công nhân viên phải không ngừng nâng cao trình độ, bồi dưỡng nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm và đặc biệt phải có lòng yêu nghề, yêu ngành có ý thức xây dựng, có như thế thì các giải pháp mới có hiệu quả. Nếu không thì mọi giải pháp dù có hoàn thiện đến đâu cũng không có ý nghĩa. * Về phía Nhà nước và các cơ quan chức năng. Để giải pháp thực sự có hiệu quả, Công ty ngày càng phát triển thì ngoài sự tham gia xây dựng của toàn bộ công nhân viên trong Công ty còn cần có sự quan tâm giúp đỡ của Uỷ ban nhân dân Tỉnh và các ban ngành ở địa phương. Hàng năm, các cơ quan chức năng tạo điều kiện về mặt Pháp lý để Công ty có thể đánh giá lại tài sản cố định cho phù hợp với thực tế. KẾT LUẬN Tài sản cố định là một trong 3 yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất. Nó quyết định đến số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành, từ đó quyết định sự thành bại của doanh nghiệp trên thị trường. "Tổ chức kế toán Tài sản cố định" ở doanh nghiệp sản xuất không phải là một đề tài mới mẻ, nhưng đây là một vấn đề lớn, phức tạp mà các nhà quản lý đã, đang và sẽ tiếp tục nghiên cứu và hoàn thiện hơn. Việc theo dõi đầy đủ kịp thời tình hình tăng giảm, giá trị hao mòn tài sản cố định là nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý hạch toán tài sản cố định tổ chức hạch toán và phân tích tốt, không chỉ góp phần nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả sử dụng tài sản cố định và còn có ý nghĩa thiết thực trong quá trình định hướng đầu tư cho sản xuất. Toàn bộ các nội dung và các ý kiến đề xuất đã trình bày trong chuyên đề với góc nhìn của một sinh viên khoa kế toán, thực tập tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ. Giữa lý luận và thực tiễn luôn luôn có một khoảng cách, vì vậy bài chuyên đề này không tránh khỏi những khiếm khuyết. Do thời gian nghiên cứu ngắn, kiến thức còn hạn chế, em mong muốn nhận được các ý kiến đóng góp của thầy giáo, cô giáo, các anh chị phòng kế toán Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ. Hoàn thành chuyên đề này, một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của GS.TS. Đặng Thị Loan, các anh chị trong phòng kế toán Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TSCĐ: Tài sản cố định HĐTC: Hoạt động tài chính HĐKD: Hoạt động kinh doanh TNDN: Thu nhập doanh nghiệp HĐQT: Hội đồng quản trị GTVT: Giao thông vận tải PGĐ: Phó giám đốc P. : Phòng XDCB: Xây dựng cơ bản TK: Tài khoản GTGT: Giá trị gia tăng KH: Khấu hao DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO “Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp” Chủ biên PGS.TS Đặng thị Loan - Trường đại học kinh tế quốc dân – Hà nội 2006. “ Chế độ kế toán doanh nghiệp” – Ban hành theo Quyết định số 15/ 2006/ QĐ-BTC ngày 20/ 03/ 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. “ Hướng dẫn sử dụng Mi sa – SME 7.5 Phần mềm kế toán vừa và nhỏ.