Đề tài Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty vận tải ô tô số 8

TK 334 Tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả CNVC CNTT sản xuất TK 6271 Các khoản khấu trừ vào thu nhập của CNVC Nhân viên PX NV bán hàng TK 641, 642 TK 3383, 3384 TK 431(1,2) Phần đóng góp cho quỹ Quản lý DN BHYT, BHXH TK 111, 112 ... Tiền thưởng TK 3383 Thanh toán lương, thưởng BHXH và các khoản khác cho CNV BHXH phải trả trực tiếp 2. Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương và tính toán tiền lương nghỉ phép. a. Tài khoản sử dụng TK 338: Phải trả và phải nộp khác Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan Pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí Công đoàn, BHXH, BHYT, các khoản khấu trừ vào lương theo Quyết định của toà án (tiền nuôi con khi ly dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí ... ) giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ. Bên Nợ + Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ + Các khoản đã chi về kinh phí Công đoàn + Xử lý giá trị tài sản thừa. + Các khoản đã trả, đã nộp khác. Bên Có + Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ + Giá trị tài sản thừa chờ xử lý + Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại. Dư Nợ (nếu có) Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán. Dư Có: Số tiền còn phải trả, phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý. TK 338 chi tiết làm 5 tiểu khoản TK 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết TK 3382: Kinh phí Công đoàn TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm ytế TK 3387: Doanh thu chờ phân bổ TK 3388: Phải nộp khác b. Phương pháp hạch toán * Hàng tháng căn cứ vào quỹ lương cơ bản kế toán trích BHXH, BHYT, kinh phí Công đoàn theo qui định ( 25%) Nợ các TK 622, 6271, 6411, 6421 Phần tính vào chi phí kinh doanh (19%) Nợ TK 334 Phần trừ vào thu nhập của công nhân viên chức ( 6%) Có TK 338 ( 3382, 3383, 3384) Tổng số kinh phí Công đoàn, BHXH, BHYT phải trích * Theo định kỳ đơn vị nộp BHXH, BHYT, kinh phí Công đoàn lên cấp trên. Nợ TK 338 ( 3382, 3383, 3384 ) Có TK 111, 112 * Tính ra số BHXH trả tại đơn vị. Nợ TK 338 (3383) Có TK 334 Khi trả cho công nhân viên chức ghi Nợ TK 334 Có TK 111 * Chi tiêu kinh phí Công đoàn để lại doanh nghiệp Nợ TK 338 ( 3382) Có TK 111, 112. * Trường hợp số đã trả, đã nộp về kinh phí Công đoàn, BHXH ( kể cả số vượt chi ) lớn hơn số phải trả, phải nộp được cấp bù ghi: Nợ TK 111, 112 số tiền được cấp bù đã nhận Có TK 338 Số được cấp bù ( 3382, 3383 ) Sơ đồ hạch toán thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ TK 622, 627, 641, 642 TK 334 TK 338 Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNVC Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ qui định tính vào chi phí kinh doanh ( 19%) TK 334 TK 111, 112 ... Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT Chi tiêu KPCĐ tại cơ sở Trích BHXH, BHYT theo tỷ lệ qui định trừ vào thu nhập của CNVC (6%) TK 111, 112 ... Số BHXH, KPCĐ chi vượt được cấp * Đối với doanh nghiệp sản xuất thời vụ, khi trích trước tiền lương phép của công nhân sản xuất thì ghi: Nợ TK 622 ( chi tiết đối tượng) Có TK 335 Số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả Nợ TK 335 Có TK 334 Sơ đồ hạch toán trích trước tiền lương phép kế hoạch của công nhân sản xuất TK 334 TK 622 TK 335 Phần trích thừa TK 721 Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tiền lương phép phải trả CNSX trong kỳ Phần chênh lệch giữa tiền lương phép thực tế với kế hoạch ghi tăng chi phí (nếu TT>KH) Trích trước tiền lương phép theo kế hoạch của công nhân TTSX Tiền lương phép thực tế phải trả cho CNSX trong kỳ TK 338 3. Tổ chức sổ hạch toán tổng hợp về tiền lương và các khoản trích theo lương. Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà việc áp dụng hình thức ghi sổ kế toán nào cho phù hợp. Mỗi hình thức ghi sổ kế toán sẽ có cách tổ chức sổ kế toán riêng. Nếu ở doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán là Nhật ký chứng từ thì việc tổ chức sổ hạch toán tổng hợp về tiền lương và các khoản trích theo lương được tổ chức theo sơ đồ sau: Trình tự ghi sổ như sau: Chứng từ gốc và các Bảng phân bổ Bảng kê số 4 và số 5 Sổ chi tiết TK 334 Sổ chi tiết TK 338 Sổ chi tiết TK 642 Sổ chi tiết TK 622 Sổ chi tiết TK 627 Nhật ký chứng từ số 1, 2 và 7 Sổ cái Báo cáo kế toán Phần II: Tình hình tổ chức Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty vận tải ôtô số 8 I. Khái quát về Công ty vận tải ôtô số 8 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty vận tải ôtô số 8 Công ty vận tải ôtô số 8 hiện nay là tiền thân của xí nghiệp vận tải hàng hoá số 18 được thành lập tại Quyết định số 01/QĐTC ngày 02/01/1971 của Bộ giao thông vận tải trên cơ sở sát nhập các đoàn xe vận tải chủ lực Tổng cục lương thực - Đoàn xe vận tải Bộ ytế - Bộ nông nghiệp - Bộ công nghiệp nhẹ ... Đến tháng 6/1980 Bộ giao thông vận tải lại Quyết định sát nhập Công ty Công ty Đại lý vận tải về xí nghiệp ôtô số 18. Ngày18/06/1986 Bộ giao thông vận tải bằng quyết định số 2482/QĐ/TCCB-LĐ sát nhập xí nghiệp vận tải quá cảnh C11 thuộc Công ty vận tải ôtô số 1 với xí nghiệp vận tải hàng nặng thành xí nghiệp vận tải ôtô số 8. Quyết định số 319/QĐ/TCCB-LĐ ngày 4/3/1993 của Bộ giao thông vận tải thành lập doanh nghiệp Nhà nước: Công ty vận tải ôtô số 8 thuộc Cục đường bộ Việt Nam mã số ngành kinh tế kỹ thuật: 25. Có trụ sở chính tại: Số 7 - Lương Yên - Hai Bà Trưng - Hà Nội Tại thời điểm này Công ty có số vốn kinh doanh là: 2.433.000.000 đ Trong đó: + Vốn cố định 2.352.000.000 đ + Vốn lưu động 81.000.000 đ Bao gồm các nguồn vốn: - Vốn ngân sách Nhà nước cấp: 597.000.000 đ Bao gồm: + Vốn bằng tiền: 68.000.000 đ + Vốn bằng hiện vật: 471.000.000 đ + Vốn khác: 58.000.000 đ - Doanh nghiệp tự bổ sung: 1.836.000.000 đ Ngành nghề kinh doanh chủ yếu là: + Vận tải hàng hoá đường bộ Mã số: 0502 + Đại lý vận tải hàng hoá Đến ngày 26/11/1995 Công ty đã xin bổ xung thêm ngành nghề kinh doanh, ngoài những lĩnh vực trên, Công ty còn bổ sung thêm một số chức năng khác đó là: - Dịch vụ trông giữ xe và phục vụ ăn nghỉ của lái xe. - Vận tải hành khách đường bộ. - Sửa chữa, cải tạo, hoán cải phương tiện vận tải đường bộ. - Dịch vụ kho bãi, xăng dầu, vật tư, phụ tùng phương tiện vận tải đường bộ. Công ty vận tải ôtô số 8 là tổ chức sản xuất kinh doanh, hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, được mở tài khoản tại ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng. (tổ chức doanh nghiệp theo hình thức quốc doanh). Sản phẩm chính của Công ty là: - Tấn hàng vận chuyển và tấn hàng luân chuyển. Những năm thực hiện chế độ bao cấp của Nhà nước Công ty đều hoàn thành kế hoạch sản lượng về Tấn và Tkm, kế hoạch tài chính ... Nhiệm vụ chính của Công ty là giải toả ga - cảng và phục vụ xây dựng cơ bản khu vực Hà Nội. - Vận chuyển than cho các nhà máy công nghiệp Trung ương và địa phương đóng tại Hà Nội. - Vận chuyển lương thực cho Hà Nội. - Vận chuyển hàng quá cảnh cho Lào từ Hà Nội, Hải Phòng đi Viên Chăn. - Nhiệm vụ ứng cứu cho các tuyến vận chuyển khác khi có tình hình đột xuất. Hàng năm Công ty đều hoàn thành và vượt mức kế hoạch sản xuất và có lãi: Năm Doanh thu Lãi 1998 9.525.000.000 203.000.000 1999 13.786.000.000 201.000.000 2000 15.631.000.000 202.000.000 2001 11.200.000.000 374.000.000 2. Tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty a. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Năm 1990 có sự sắp xếp lại lãnh đạo Công ty - bộ máy quản lý Công ty từ các phòng ban tham mưu đến các đội xe và xưởng. Công ty thực hiện tinh giảm cán bộ gián tiếp, tìm kiếm việc làm cho người lao động, đổi mới cách làm ăn, đổi mới những biện pháp quản lý, áp dụng hình thức khoán vận tải, khoán bảo dưỡng sửa chữa, khoán quỹ lương đồng thời mở rộng các dạng dịch vụ để thu hút lao động giải quyết việc làm thực hiện tiết kiệm trong mọi lĩnh vực. Để thực hiện công tác quản lý và chỉ huy sản xuất, kỹ thuật, nghiệp vụ tài chính, chế độ chính sách và lao động Công ty xây dựng tổ chức bộ máy quản lý như sau: * Giám đốc Công ty * Phó giám đốc Công ty - Phòng kinh doanh - Phòng thống kê tài chính - Phòng tổ chức nhân sự - Phòng kỹ thuật vật tư - Phòng hành chính ytế - Trạm vận tải 801 - Ga ra ôtô Lương Yên - Ga ra ôtô Tứ Kỳ - Trung tâm đào tạo lái xe - Xí nghiệp Xí nghiệp Đại lý vận tải - Xí nghiệp dịch vụ vận tải - Xí nghiệp cơ khí sửa chữa ôtô số 1 Sơ đồ khái quát bộ máy quản lý của Công ty vận tải ôtô số 8 Phòng kinh doanh Phòng thống kê tài chính Phòng tổ chức nhân sự Phòng kỹ thuật vật tư Phó giám đốc công ty Giám đốc công ty Phòng Hành chính ytế Trạm vận tải 801 Ga ra ôtô Lương Yên Ga ra ôtô Tứ Kỳ Trung tâm đào tạo Xí nghiệp Đại lý vận tải Xí nghiệp dịch vụ vận tải XN cơ khí SC ôtô số 1 *Nhiệm vụ của của từng phòng, xí nghiệp trong Công ty Công ty được quản lý theo chế độ một thủ trưởng trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ tập thể của người lao động trong Công ty. 1. Giám đốc Công ty: Chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên và các cơ quan Pháp luật về hiệu quả sản xuất kinh doanh, quản lý, tổ chức điều hành chung tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Có trách nhiệm giải quyết các chế độ chính sách, đời sống việc làm cho cán bộ công nhân viên. Phụ trách công tác đối nội, đối ngoại. 2. Phó giám đốc Công ty: Chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật: Tổ chức, quản lý, giám sát thực hiện các kế hoạch về công tác kỹ thuật phát triển vận tải. Phụ trách xí nghiệp cơ khí sửa chữa ôtô. 3. Phòng kinh doanh: Tiền thân là phòng kế hoạch có chức năng tham mưu cho Giám đốc Công ty về việc lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh vận tải hàng tháng, quý, năm cho các đội xe khoán, các xí nghiệp thành viên. Lập kế hoạch tiền lương, lao động, bảo hộ lao động ... cho toàn Công ty. 4. Phòng thống kê kế toán: Chịu trách nhiệm về công tác tài chính của Công ty. Đảm bảo công tác tài chính cho Công ty, bảo toàn và phát triển nguồn vốn, thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách đối với Nhà nước. 5. Phòng tổ chức nhân sự: Chịu trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác quản lý nhân sự như vấn đề: Tiếp nhận lao động, điều động lao động, giải quyết các chế độ, chính sách có liên quan đến người lao động. 6. Phòng hành chính ytế: chịu trách nhiệm về công tác phục vụ hành chính quản trị của toàn công ty, ngoài ra phòng còn có bộ phận ytế cơ quan (cấp phát thuốc thông thường cho cán bộ công nhân viên chức trong Công ty) , và xây dựng cơ bản ( sửa chữa những công trình nhỏ của Công ty). 7. Phòng kỹ thuật vật tư: Phụ trách công tác kỹ thuật phương tiện vận tải toàn Công ty. 8. Trung tâm đào tạo lái xe: Có nhiệm vụ chiêu sinh, tổ chức thi lấy bằng môtô hạng A1,và thi lấy bằng xe ôtô. 9. Ga ra ôtô Lương Yên: Có nhiệm vụ khai thác và trông giữ xe cho khách hàng tại khu vực Lương Yên - quận Hai Bà Trưng. 10. Ga ra ôtô Tứ Kỳ: Có nhiệm vụ khai thác và trông giữ xe cho khách hàng tại khu vực Tứ Kỳ - Thanh Trì và làm công tác bảo vệ Công ty 11. Trạm vận tải 801: Có nhiệm vụ tổ chức, quản lý các đội xe vận tải theo phương thức khoán vận tải của Công ty. Hàng tháng nộp khoán doanh thu về Công ty theo kế hoạch. 12. Xí nghiệp Đại lý vận tải: Là một xí nghiệp thành viên thuộc Công ty, có trách nhiệm tổ chức, quản lý điều hành phương tiện vận tải, khai thác vận chuyển hàng hoá, hàng tháng quyết toán, nộp khoán về Công ty. 13. Xí nghiệp cơ khí sửa chữa ôtô: Là một xí nghiệp thành viên thuộc Công ty có nhiệm vụ khai thác, tổ chức sửa chữa những phương tiện vận tải của Công ty cũng như của các đơn vị ngoài. Hàng tháng nộp khoán doanh thu về Công ty. 14. Xí nghiệp dịch vụ vận tải; Là một xí nghiệp thành viên thuộc Công ty có nhiệm vụ tổ chức, khai thác phục vụ ăn nghỉ cho lái xe. Hàng tháng nộp khoán doanh thu về Công ty. b. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Do đặc điểm kinh doanh của ngành kinh doanh vận tải, không có sản phẩm hữu hình, sản phẩm của ngành là tấn hàng vận chuyển và tấn km luân chuyển. Từ khi đất nước chuyển sang cơ chế thị trường có sự cạnh tranh của nhiều thành phần kinh tế. Các loại hình vận tải đa dạng và phong phú, cơ chế quản lý thông thoáng hơn. Do đó thị trường vận tải của ngành vận tải nói chung và của Công ty nói riêng bị thu hẹp. Đứng trước tình hình đó, Công ty đã thực hiện cơ chế đổi mới trong công tác quản lý, tạo điều kiện cho người lao động phát huy khả năng của mình đó là áp dụng hình thức khoán doanh thu đến các đơn vị, đến từng người lao động. Các đơn vị tự khai thác, tổ chức sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của Công ty, hàng tháng nộp khoán và quyết toán với Công ty theo định mức qui định chung. Công ty giao khoán cho các đơn vị sản xuất khoản trích nộp khấu hao tài sản cố định, doanh số, chi phí quản lý, tỷ lệ lợi nhuận, tiền lương bình quân công nhân, mua vật tư, thực hiện cung cấp các lao vụ, dịch vụ giữa các đơn vị. Các đơn vị tự hạch toán chi phí sản xuất có sự giám sát của các phòng nghiệp vụ. Các xí nghiệp thành viên được chủ động tìm hợp đồng, với sự giúp đỡ và định hướng của Công ty. Phòng thống kê kế toán quản lý và thực hiện các nghiệp vụ thu - chi tài chính toàn Công ty. Công ty định hướng kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản, đầu tư thiết bị, ký kết các hợp đồng lớn, giao kế hoạch sản xuất kinh doanh, các chỉ tiêu tài chính. Các xí nghiệp đều có Giám đốc xí nghiệp, phó giám đốc và các đội trưởng. Mọi thu chi ở Xí nghiệp đều do nhân viên kinh tế tổng hợp và thanh toán. Gắn liền với các Trạm, xí nghiệp là các phòng ban chức năng, đặc biệt là phòng kế toán. Với tư cách là một công cụ quản lý hoạt động của bộ máy kế toán, Công ty luôn cố gắng bám sát quá trình kinh doanh, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xách phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh. 3. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty vận tải ôtô số 8 a. Bộ máy kế toán của Công ty Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán 2 Kế toán 1 * Nhiệm vụ của từng người trong phòng kế toán 1. Kế toán trưởng: Là người thực hiện việc tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê của đơn vị, đồng thời còn thực hiện cả chức năng kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Ngoài ra, kế toán trưởng còn đảm nhiệm việc tổ chức và chỉ đạo công tác tài chính. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp trước Thủ trưởng đơn vị và trước kế toán trưởng cấp trên về các công tác thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng. Kế toán trưởng có các trách nhiệm cụ thể: Tổ chức bộ máy kế toán thống kê, tổ chức phản ánh đầy đủ, kịp thời mọi hoạt động của đơn vị, lập đầy đủ và đúng hạn các báo cáo kế toán thống kê qui định, thực hiện việc trích nọpp thanh toán theo đúng chế độ, thực hiện đúng các quy định về kiểm kê, thực hiện kiểm tra kiểm soát việc chấp hành luật pháp, thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh, thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn cũng như phổ biến và hướng dẫn các qui định mới cho các bộ phận, cá nhân có liên quan cũng như trong bộ máy kế toán, tiến hành phân tích kinh tế, tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh mà trọng tâm là kế hoạch tài chính đồng thời không ngừng củng cố và hoàn thiện chế độ hạch toán kinh tế trong đơn vị. Kế toán trưởng có các quyền hạn: Phân công, chỉ đạo trực tiếp tất cả nhân viên kế toán, thống kê làm việc tại đơn vị, có quyền yêu cầu cả các bộ phận trong đơn vị cung cấp những tài liệu, thông tin cần thiết cho công việc kế toán và kiểm tra; các loại báo cáo kế toán - thống kê cũng như các hợp đồng phải có chữ ký của Kế toán trưởng mới có giá trị pháp lý, kế toán trưởng được quyền từ chối, không thực hiện những mệnh lệnh vi phạm luật pháp đồng thời phải báo cáo kịp thời những hành động sai trái của thành viên trong đơn vị cho các cấp có thẩm quyền tương ứng. 2. Kế toán 1: Phụ trách mảng kế toán tiền lương, tiền gửi ngân hàng, thuế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế, kinh phí Công đoàn. - Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về công tác được giao. Có nhiệm vụ tính toán lương và các khoản trích theo lương theo đúng qui định.  - Thực hiện đầy đủ kịp thời, chính xác đúng nguyên tắc đối với tiền gửi ngân hàng, bảo toàn bí mật tài khoản tiền gửi ngân hàng, ghi chép đầy đủ với ngân hàng và phát hiện những sai sót để điều chỉnh cho kịp thời. 3. Kế toán 2: - Kế toán thu chi phụ trách mảng kế toán tài sản cố định. Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về công tác kế toán được giao, có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Mở sổ kế toán ghi chép, phản ánh đầy đủ chính xác, kịp thời và trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị theo đúng qui định. - Giám sát và kiểm tra các hoạt động tài chính, phát hiện và ngăn ngừa các trường hợp vi phạm Pháp luật, chính sách và chế độ tài chính. - Quản lý tài sản cố định, đăng ký và tính khấu hao cơ bản hàng tháng, quý, phân bổ theo chế độ hiện hành. - Tổng hợp, xác định kết quả kinh doanh phân phối lợi nhuận và trích lập quỹ theo qui định. - Thực hiện đầy đủ, kịp thời chế độ báo cáo tài chính, tình hình thực hiện kế hoạch tài chính, thuế và các báo cáo khác theo yêu cầu quản lý đúng qui định và kịp thời gian cho cơ quan cấp trên. 4. Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, theo nghiệp vụ thu chi. Có nhiệm vụ quản lý, bảo đảm bí mật an toàn tuyệt đối quỹ tiền mặt, các loại giấy tờ có giá trị như tiền, kim khí,.... ở mỗi Xí nghiệp đều có một kế toán riêng chịu hoàn toàn trách nhiệm trong việc thu thập, xử lý các chứng từ ban đầu đến việc thanh toán chi tiêu, tổng hợp mọi hoạt động của Xí nghiệp lập quyết toán theo yêu cầu của Công ty. Các nhân viên nghiệp vụ này chịu sự hướng dẫn và điều hành về nghiệp vụ của phòng kế toán của Công ty. Phòng kế toán là nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ các báo cáo tài chính, kết quả hoạt động sản xuất, thanh toán nội bộ khách hàng, ngân hàng, lập báo cáo cho kế toán trưởng, cho cơ quan quản lý cấp trên. b. Hình thức sổ kế toán được áp dụng tại Công ty vận tải ôtô số 8 * Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty Hiện nay Công ty vận tải ôtô số 8 đang áp dụng hệ thống tài khoản chung theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT và sau đó có những thay đổi bổ sung theo các Thông tư 10, 44, 64... và áp dụng theo đúng chế độ kế toán qui định. Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty gồm các báo cáo sau: + Bảng cân đối kế toán + Kết quả hoạt động kinh doanh + Lưu chuyển tiền tệ + Thuyết minh báo cáo tài chính. * Hình thức sổ kế toán Công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ với phương pháp kế toán thủ công. Công ty có những sổ kế toán chính như: Nhật ký chứng từ (NKCT) số 1, NKCT số 2, NKCT số 3, NKCT số 4, NKCT số 5, NKCT số 7 .... và các bảng kê như bảng kê số 3, số 4, số 5 và các loại sổ cái như sổ cái tiền mặt và các sổ chi tiết... Sơ đồ trình tự ghi sổ tại Công ty Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ chi tiết Nhật ký CT Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ cho thấy: - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. - Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng bê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ. - Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của ác Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo Tài chính. II. Thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty vận tải ôtô số 8 1. Qui mô và cơ cấu lao động tại Công ty. Hiện nay Công ty có tổng số lao động là 260 người. Trong đó: - Lao động gián tiếp 26 người - Lao động trực tiếp 234 người Trong đó: + Lái xe và phụ xe 92 người + Thợ sửa chữa 82 người + Lao động dịch vụ: 60 người Phân loại công nhân viên ở Công ty như sau: - Công nhân sản xuất: Là những người trực tiếp sản xuất ở các trạm vận tải, Xí nghiệp Đại lý vận tải ( gồm lái xe và phụ xe ); ở xí nghiệp cơ khí sửa chữa ôtô số 1 ( gồm thợ sửa chữa từ bậc 2 đến bậc 7). - Công nhân làm công tác dịch vụ: Gồm các nhân viên tại xí nghiệp dịch vụ vận tải. - Lao động gián tiếp: Gồm lãnh đạo Công ty, đoàn thể, cán bộ quản lý nghiệp vụ tại các phòng ban, nhân viên phục vụ hành chính, bảo vệ.... Phân loại lao động theo chất lượng lao động tính đến thời điểm 31/12/2001 như sau: - Kỹ sư và trình độ tương đương 19 người - Trung cấp kỹ thuật 22 người - Công nhân bậc cao ( bậc 6, 7) 37 người - Công nhân bậc 3, 4, 5 135 người - Công nhân bậc thấp và lao động giản đơn 47 người 2. Các hình thức trả lương và phạm vi áp dụng Việc phân phối thu nhập được phân phối theo nguyên tắc làm nhiều hưởng nhiều, làm ít hưởng ít, không làm không hưởng. Giám đốc Công ty giao quyền tự chủ cho các đơn vị thành viên trong công tác quản lý, sản xuất kinh doanh. Thực hiện chế độ hạch toán theo nguyên tắc bao sổ. Hàng tháng các đơn vị thành viên có trách nhiệm nộp khoán về Công ty, tự trang trải tiền lương và các khoản khác ( nếu có) cho cán bộ công nhân viên của đơn vị mình. Như vậy hiện nay Công ty có các hình thức trả lương sau: a. Trả lương theo thời gian Chế độ trả lương theo thời gian ở Công ty được áp dụng cho lao động ở khối phòng ban lao động quản lý, nghiệp vụ (lao động gián tiếp). Căn cứ để tính lương là hệ số lương của người lao động, lương tối thiểu do Nhà nước qui định ( từ năm 2001 là 210.000 đ), bảng chấm công của các phòng ban gửi về văn phòng Công ty vào ngày 28 hàng tháng. Bảng này do từng phòng ban theo dõi ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ với những lý do cụ thể của mỗi người. Công ty hiện đang làm việc tuần 6 ngày. Riêng lãnh đạo Công ty, Cán bộ đoàn thể, Trưởng, phó các phòng ban ngoài lương cơ bản còn được cộng thêm hệ số cấp bậc, chức vụ. b. Trả lương khoán Công ty hiện nay có 4 bộ phận trực tiếp sản xuất đó là xí nghiệp cơ khí sửa chữa ôtô số 1, xí nghiệp dịch vụ vận tải, Xí nghiệp Đại lý vận tải, trạm vận tải. Do đặc thù của ngành vận tải, là không có sản phẩm hữu hình, lao động phân tán, thực hiện cơ chế đổi mới quản lý, giao quyền tự chủ cho người lao động, Công ty đã thực hiện chế độ khoán doanh thu tới từng người lao động. Chế độ khoán doanh thu được tính như sau: Đối với công nhân lái xe: Lái xe nhận khoán xe của Công ty với một mức doanh thu đã được Công ty tính toán sẵn phân bổ cho từng loại xe. Lái xe tự khai thác hàng hoá, tự trang trải các chi phí như nhiên liệu, săm lốp, và tiền lương cũng như các khoản trích theo lương. Định kỳ hàng tháng nộp một khoản nhất định về Công ty. ở các Xí nghiệp thành viên Công ty cũng định mức khoán cho từng Xí nghiệp. Việc tính lương cho người lao động được thực hiện thông qua khoán công việc và lương cấp bậc của từng người lao động. Phòng kế toán và bộ phận lao động tiền lương căn cứ vào cấp bậc, chức vụ của từng lao động ở từng bộ phận tính ra tiền lương cơ bản của người lao động, từ đó trích lập bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế, kinh phí Công đoàn. Như vậy Công ty không trực tiếp trả lương cho lao động trực tiếp ở các đơn vị, mà chỉ hạch toán theo các khoản mục chi phí của từng đơn vị gửi lên. 3. Tổ chức hạch toán tiền lương và tính lương, BHXH phải trả công nhân viên. a. Hạch toán lao động Hạch toán lao động: Gồm thời gian lao động, hạch toán số lượng lao động, hạch toán kết quả lao động. Việc hạch toán số lượng lao động được thể hiện trên " Sổ theo dõi lao động" của Công ty do bộ phận nhân sự văn phòng Công ty theo dõi như sau: -Lao động thuộc khối phòng ban của Công ty gồm 26 người trong đó: + Kỹ sư và tương đương là 13 người + Trung cấp kỹ thuật viên 8 người + Nhân viên hành chính 5 người. - Lao động khối lái xe là 92 người trong đó: + Lái xe 88 người + Phụ xe 4 người Có: 34 lái xe bậc 3/3 33 lái xe bậc 2/3 17 lái xe bậc 1/3 và 4 phụ xe - Lao động khối sửa chữa có 80 người trong đó: + Công nhân bậc 7 là 15 người + Công nhân bậc 6 là 22 người + Công nhân bậc 5 là 17 người + Công nhân bậc 3,4 là 13 người + Công nhân bậc 2 và lao động giản đơn là 13 người * Việc hạch toán thời gian lao động của Công ty dựa vào: bảng chấm công của từng đơn vị. ( Gián tiếp cũng như trực tiếp ). * Việc hạch toán kết quả lao động ở Công ty dựa vào các Hợp đồng vận chuyển hàng hoá, hợp đồng sửa chữa, hợp đồng thuê xe, kho bãi, gửi xe... b. Hạch toán tiền lương Việc hạch toán tiền lương của Công ty thông qua bảng chấm công của từng đơn vị được gửi lên Công ty vào ngày 28 hàng tháng. Trên bảng chấm công được theo dõi chi tiết cho từng người lao động ( Số ngày công lao động, số ngày nghỉ việc, lý do nghỉ việc....) trên cơ sở đó kế toán tiền lương tính ra lương và các khoản phục cấp cho từng đối tượng. ( Biểu 1 - Bảng chấm công phòng Hành chính ytế tháng 12/2001) Hàng tháng Công ty thanh toán tiền lương với cán bộ công nhân viên chia làm 2 kỳ. Kỳ I - Tạm ứng lương vào ngày 15 hàng tháng. Số tiền tạm ứng thường là cố định. Thông thường số tiền tạm ứng = 50% ( hoặc 40% tiền lương tháng trước). Tạm ứng toàn Công ty được thể hiện qua bảng sau: Biểu số 2 Cục đường bộ Việt nam Công ty vận tải ôtô số 8 ------------- Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------*****------------- Bảng kê chi tiết chi tiêu Loại: Tạm ứng lương kỳ I - tháng 12/2001 TT Đơn vị Số tiền Ký nhận 1 Phòng tổ chức nhân sự 2.000.000 đ 2 Phòng Hành chính ytế 4.000.000 đ 3 Phòng tài vụ 2.300.000 đ ..................... Cộng 25.000.000 đ Bằng chữ: Hai mươi năm triệu đồng chẵn Hà nội, ngày 15 tháng 12 năm 2001 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Kỳ II: Quyết toán lương vào ngày 5 của tháng sau. Căn cứ vào bảng thanh toán lương, kế toán xác định số tiền phải trả cho công nhân viên sau khi đã trừ đi số tiền tạm ứng kỳ I. ở Công ty vận tải ôtô số 8 hiện nay có 2 hình thức trả lương đó là trả lương theo lương thời gian áp dụng cho khối lao động gián tiếp. Trả lương theo lương khoán doanh thu áp dụng cho khối sản xuất. Vì vậy cách tính lương cho 2 bộ phận này như sau: * Cách tính lương cho cán bộ công nhân viên khối văn phòng (gián tiếp ) được tính như sau: Lương thời gian được tính như sau: LTT = LCB x T + H + Th 26 Trong đó: + LTT :Tiền lương thực tế người lao động nhận được. + LCB : Tiền lương cấp bậc tính theo thời gian tháng (= Hệ số bậc lương x lương tối thiểu (210.000đ)) + T: Thời gian lao động ( 26 ngày) (Công ty làm việc tuần 6 buổi) + H: Hệ số cấp bậc, chức vụ +Th: Tiền thưởng tháng (nếu có) - Đối với những người làm công tác bảo vệ, thường trực Công ty nếu làm ca ba ngoài tiền lương cơ bản ra còn được tính thêm tiền phụ cấp làm ca ba bằng 30% lương chính. - Đối với thời gian ngừng nghỉ việc do điều kiện khách quan tính 70% lương cấp bậc. - Đối với những người nghỉ phép, đi học được hưởng 100% lương cấp bậc. Người lao động muốn nghỉ phép phải viết đơn và được phòng tổ chức duyệt. - Đối với những ngày nghỉ hưởng BHXH ( nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động ... ) người lao động không được hưởng lương ngoài phần trợ cấp BHXH. Ví dụ 1: Lương tháng 12/2001 của trưởng phòng Hành chính Công ty được tính như sau. Ông Nguyễn Bá Liên Trưởng phòng + Hệ số lương cơ bản là 3,82 + Thời gian làm việc là 26 ngày + Hệ số cấp bậc, chức vụ là 63.000 đ/tháng + Thưởng tháng 12 là 24.000 đ Các khoản phải nộp tháng 12 là: BHXH ( 5%) + BHYT (1%) theo lương cơ bản và phụ cấp trách nhiệm. 6% lương cơ bản = 3,82 x 210.000 + 63.000 đ = 51.912 đ Tổng thu nhập lương tháng 12/2001 của ông Nguyễn Bá Liên là: 3,82 x 210.000 đ + 63.000 đ + 24.000 đ = 889.200 đ Kỳ 1 tạm ứng 400.000 đ Kỳ 2: Tổng lương được lĩnh = 889.200 - 400.000 đ - 51.912 đ = 437.288 đ Ví dụ 2: Lương tháng 12/2001 của nhân viên bảo vệ phòng Hành chính Công ty được tính như sau. Ông Trần Quang Oánh Nhân viên bảo vệ + Hệ số lương cơ bản là 2,47 + Thời gian làm việc là 21 ngày + Số ngày nghỉ phép là 5 ngày + Số ngày làm việc ca ba là 12 ngày. + Thưởng tháng 12 là 18.000 đ Các khoản phải nộp tháng 12 là: BHXH ( 5%) + BHYT (1%) theo lương cơ bản. 6% lương cơ bản = 2,47 x 210.000 đ = 31.122 đ Lương của ông Oánh được tính như sau: Lương theo cấp bậc là: 2,47 x 210.000 đ = 518.700 đ Ông Oánh nghỉ phép 5 ngày vẫn được hưởng nguyên lương do đó lương cơ bản tháng 12/2001 vẫn là 518.700 đ. Số ngày công làm ca ba được hưởng 30% lương cơ bản. = {(518.700 đ : 26) x 12} x 30% = 71.820 đ Các khoản phải nộp tháng 12 là: BHXH ( 5%) + BHYT (1%) theo lương cơ bản. 6% lương cơ bản = 31.122 đ Tổng thu nhập lương tháng 12/2001 của ông Trần Quang Oánh là: 518.700 đ + 71.820 đ + 18.000 đ = 608.520 đ Kỳ 1 tạm ứng 300.000 đ Kỳ 2: Tổng lương được lĩnh = 608.520 đ- 300.000 đ - 31.122 đ = 277.398 đ Ví dụ 3: Lương tháng 12/2001 của cán bộ phòng kinh doanh Công ty được tính như sau: Ông Trần Văn Xuân Kỹ sư + Hệ số lương cơ bản là 3,82 + Phụ cấp trách nhiệm 63.000 đ + Thời gian làm việc 20 ngày + Số ngày nghỉ ốm 6 ngày + Thưởng tháng là 24.000 đ Các khoản phải nộp tháng 12/20001 là: BHXH (5%), BHYT (1%) theo lương cơ bản và phụ cấp trách nhiệm 6% lương cơ bản = 3,82 x 210.000 + 63.000 = 51.912 đ Tổng thu nhập tháng 12/2001 là: {(3,82 x 210.000): 26} x 20 + 63.000 + 24.000 = 704.077 đ Kỳ I tạm ứng là 400.000 đ Kỳ II tổng lương được lĩnh: = 704.077 - 400.000 đ - 51.912 đ =252.165 đ Cách tính lương trên được minh hoạ qua bảng thanh toán lương của phòng hành chính tháng 12/2002) (Biểu số 3 - bảng thanh toán lương phòng Hành chính tháng 12/2001)  * Cách tính lương cho khối sản xuất Do Công ty thực hiện chế độ khoán đối với công nhân sản xuất nên việc tính lương cho khối này dựa trên hệ số lương cơ bản của từng công nhân. Trên cơ sở đó kế toán tính được lương của từng đơn vị, và trích BHXH, BHYT, KPCĐ của từng lao động. Ví dụ: Tính lương cho công nhân lái xe Lương tháng 3/2001 của ông Nguyễn Văn Hoạt lái xe bậc 3/3 hệ số lương 2,92. Lương tháng = 2,92 x 210.000 đ = 613.200 đ Trích BHXH, BHYT 6% lương cơ bản = 36.792 đ * Tính lương cho công nhân sản xuất cũng tương tự Lương tháng 3/2001 của ông Trần Văn Hạnh thợ máy gầm bậc 5/7 hệ số lương 2,32 Lương tháng = 2,32 x 210.000 đ = 487.200 đ Trích BHXH, BHYT 6% lương cơ bản = 29.232 đ * Tính lương cho nhân viên phục vụ khối dịch vụ Lương tháng 3/2001 của Bà Phạm Thị Duyên nhân viên phục vụ hệ số lương 2,02. Lương tháng = 2,02 x 210.000 đ = 424.200 đ Trích BHXH, BHYT 6% lương cơ bản = 25.452 đ c. Hạch toán các khoản trích theo lương *. Tính Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế, kinh phí Công đoàn Theo chế độ hiện hành, bảo hiểm xã hội của Công ty được tính bằng 25% tổng quỹ lương toàn Công ty, trong đó 19% tính vào giá thành và 6% thu nhập của công nhân viên, cụ thể: - 19% tính vào giá thành gồm: + 2% bảo hiểm ytế + 2% kinh phí Công đoàn: Trong đó 1% để lại Công ty sử dụng và 1% nộp cấp trên. + 15% nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội để chi trả ốm đau, thai sản theo chế độ. - 6% người lao động phải nộp gồm: + 5% nộp cho bảo hiểm xã hội + 1% nộp cho bảo hiểm ytế Trích nộp bảo hiểm tại Công ty với cơ quan bảo hiểm xã hội thành phố Hà nội hàng quý, hạch toán vào TK 338 ( tài khoản phải trả) * Quỹ bảo hiểm xã hội tại Công ty Theo qui định hiện hành, hàng tháng khi có nghiệp vụ phát sinh ( ốm đau, thai sản ... ), Công ty ứng trả trước cho công nhân viên. Đến cuối tháng, Công ty chuyển chứng từ tới cơ quan bảo hiểm xã hội Quận để thanh toán. Nếu chứng từ hợp lệ, bảo hiểm xã hội Quận sẽ chuyển trả lại số tiền đó cho Công ty. Như vậy, ở Công ty không có quỹ bảo hiểm xã hội. * Chế độ trợ cấp bảo hiểm xã hội tại Công ty Mức bảo hiểm xã hội của công nhân viên = 75% lương cơ bản x số ngày nghỉ hưởng lương ốm ( hoặc nghỉ đẻ ). Số ngày nghỉ hưởng lương bảo hiểm xã hội ( ốm, sảy thai, đẻ, tai nạn lao động ... ) không vượt quá số ngày theo chế độ của Nhà nước. Bảo hiểm phải trả cho công nhân viên căn cứ vào giấy nghỉ đẻ, thai sản, tai nạn lao động, ốm đau ... do bệnh viện khám chữa bệnh xác nhận số ngày nghỉ để thanh toán theo chế độ bảo hiểm xã hội cho từng người lao động và được hạch toán vào TK 334 ( Phải trả công nhân viên ) Việc thanh toán bảo hiểm cho công nhân viên chức ở Công ty được thực hiện thông qua bản thanh toán BHXH sau: Biều số 4 Đơn vị: Công ty vận tải ôtô số 8 Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội Tháng 12 năm 2001 STT Họ và tên Số ngày Số tiền Ký nhận 1 Lưu Thị Nga 03 25.600 đ 2 Nguyễn Văn Tiến 14 200.600 đ 3 Trần Thị Phương 03 29.000 đ 4 Tăng Ngọc Sơn 14 128.000 đ ........................ Cộng 44 ngày 602.200 đ ( Số tiền bằng chữ: Sáu trăm lẻ hai ngàn hai trăm đồng ) Giám đốc Công đoàn cơ sở Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) 4. Kế toán tổng tiền lương và các khoản trích theo lương. a. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ * Chứng từ sử dụng ở Công ty - Bảng chấm công - Hợp đồng lao động - Bảng thanh toán lương - Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội - Các phiếu chi, các chứng từ tài liệu khác về các khoản tạm ứng, khấu trừ, trích nộp, ... liên quan. * Trình tự luân chuyển chứng từ Các đơn vị lập bảng chấm công, gửi về phòng tổ chức lao động để theo dõi hạch toán lao động, sau đó chuyển cho phòng kế toán để lập bảng thanh toán lương, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, trình kế toán trưởng, Giám đốc Công ty ký duyệt. Sau đó kế toán thanh toán viết phiếu chi lương, lập bảng tổng hợp phân bổ " Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội" * Tài khoản sử dụng - TK 334 Phải trả công nhân viên - TK 338 Phải trả phải nộp khác - Tk 3382 Kinh phí Công đoàn - TK 3383 Bảo hiểm xã hội - TK 3384 Bảo hiểm ytế Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK khác: - TK 141 Tạm ứng - TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp - TK 627 Chi phí sản xuất chung - TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 335 Chi phí phải trả Hàng tháng trên cơ sở các chứng từ về lao động và tiền lương liên quan kế toán tiến hành phân loại, tổng hợp tiền lương phải trả cho từng đối tượng sử dụng, trong đó phân biệt lương cơ bản và các khoản khác để ghi vào các cột tương ứng thuộc TK 334 ( Phải trả công nhân viên ) vào từng dòng thích hợp trên bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Căn cứ vào tiền lương phải trả thực tế ( lương chính, phụ cấp ) và tỷ lệ qui định về các khoản: BHXH, BHYT, KPCĐ để tính trích và ghi vào cột TK 338 ( TK 3382, TK 3383, TK 3384) TK 622 ( Chi phí nhân công trực tiếp ) gồm lương khoán của các đơn vị.( gồm 2 đơn vị làm vận tải trực tiếp) TK 627 ( chi phí sản xuất chung ) gồm: Chi phí các đơn vị làm công tác dịch vụ, xí nghiệp sửa chữa ôtô. ( Do đặc thù của ngành vận tải, thợ sửa chữa là phục vụ trực tiếp lại cho khối lái xe nên việc hạch toán vào TK 627) TK 642 ( chi phí quản lý doanh nghiệp ) gồm: Lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế, kinh phí Công đoàn của khối phòng ban. ( tất cả được thể hiện trên bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội ) * Hàng tháng căn cứ vào "Bảng phân bổ tiền lương và BHXH" , kế toán vào bảng kê số 4, số 5 và nhật ký chứng từ số 7. ( xem trang sau). Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến tiền lương được kế toán định khoản như sau: Nợ TK 622 53.897.000 - XN Đại lý vận tải 9.386.000 - Trạm vận tải 801 44.511.000 Nợ TK 627 82.521.000 - XN dịch vụ 18.354.000 - Ga ra Lương Yên 3.308.000 - Trung tâm ĐT 2.775.000 - XN cơ khí 58.684.000 Nợ TK 642 35.329.000 Có TK 334 171.747.000 * Khi trích BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán định khoản như sau: Nợ TK 622 8.296.000 Nợ TK 627 11.980.000 Nợ TK 642 6.109.000 Có TK 338 26.385.000 TK 3382 - KPCĐ 3.435.000 TK 3383- BHXH 19.515.000 TK 3384 - BHYT 3.435.000 * Từ ngày 12 đến ngày 15 hàng tháng kế toán chi tiền lương kỳ I cho toàn bộ cán bộ công nhân viên. Nợ TK 334 25.000.000 Có TK 111 25.000.000  * Cán bộ công nhân viên tạm ứng tiền, hàng tháng trừ qua lương. Kế toán ghi: Nợ TK 334 100.000 Có TK 141 100.000 * Tính ra số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV. Kế toán ghi Nợ TK 1388 602.200 Có TK 338 602.200 * Thanh toán BHXH cho CNV bằng tiền mặt. Kế toán ghi Nợ TK 338 602.200 Có TK 111 602.200 Số tiền mà BHXH phải trả cho cán bộ công nhân viên ốm là do BHXH thanh toán, nhưng theo chế độ hiện hành thì doanh nghiệp được quyền tính toán và trả trước cho người lao động. Sau đó BHXH căn cứ vào những chứng từ hợp lệ mà doanh nghiệp tập hợp gửi lên, BHXH sẽ thanh toán trở lại số tiền mà doanh nghiệp đã trực tiếp chi trả cho người lao động. Khi BHXH hoàn trả lại số tiền đã chi kế toán ghi: Nợ TK 112 602.200 Có TK 1388 602.200 * Khi doanh nghiệp chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán ghi sổ : Nợ TK 338 24.717.500 TK 3382 1.717.500 TK 3383 17.847.500 TK 3384 5.152.500 Có TK 112 24.717.500 Cuối tháng căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 7 kế toán vào sổ cái trang TK 334 - Phải trả công nhân viên và TK 3382, TK 3383, TK 3384. Biểu số 8 Sổ cái TK 334 Số dư đầu kỳ Nợ Có 44.155.465 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ..... Tháng 12 111 42.579.000 141 100.000 131 102.581.000 3383 26.487.000 Cộng số phát sinh Nợ 171.747.000 Tổng số phát sinh Có 171.747.000 Số dư cuối tháng Nợ Có 44.155.465 Biểu số 9 Sổ cái TK 3382 Số dư đầu kỳ Nợ Có 4.338.034 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ..... Tháng 12 112 1.717.500 Cộng số phát sinh Nợ 1.717.500 Tổng số phát sinh Có 3.435.000 Số dư cuối tháng Nợ Có 6.055.534 Sổ cái TK 3383 Số dư đầu kỳ Nợ Có 3.015.000 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ..... Tháng 12 111 602.200 112 17.847.500 Cộng số phát sinh Nợ 18.449.700 Tổng số phát sinh Có 19.515.000 Số dư cuối tháng Nợ Có 4.080.300 Sổ cái TK 3384 Số dư đầu kỳ Nợ Có 5.934.600 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ..... Tháng 12 112 5.152.500 Cộng số phát sinh Nợ 5.152.500 Tổng số phát sinh Có 3.435.000 Số dư cuối tháng Nợ Có 4.217.100 Phần thứ ba Nhận xét, đánh giá và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty vận tải ôtô số 8. 1. Một số nhận xét về công tác kế toán và các khoản trích theo lương. a. ưu điểm * Về sản xuất kinh doanh Công ty có gần 260 cán bộ công nhân ngành nghề kinh doanh đa dạng, vì vậy quản lý chất lượng lao động và tính đúng, tính đủ trong giá thành sản phẩm là vấn đề hết sức khó khăn đang được Công ty quan tâm, giải quyết. Mặc dù vậy, Công ty đã không ngừng mở rộng qui mô sản xuất cả bề rộng lẫn bề sâu. Để đạt được trình độ quản lý như hiện nay và những kết quả sản xuất kinh doanh vừa qua, đó là cả một quá trình phấn đấu liên tục của Ban lãnh đạo, tập thể cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Nó trở thành đòn bẩy mạnh mẽ, thúc đẩy quá trình phát triển của Công ty. Việc vận dụng nhanh nhạy, sáng tạo các qui luật kinh tế thị trường, đồng thời thực hiện chủ trương cải tiến quản lý kinh tế và các chính sách kinh tế của Nhà nước, Công ty đã đạt được những thành tựu tương đối khả quan, hoàn thành nghĩa vụ đóng góp đối với ngân sách Nhà nước và đơn vị chủ quản không ngừng nâng cao điều kiện làm việc cũng như đời sống cho cán bộ công nhân viên, biểu hiện ở chỗ công nhân viên không những có công việc ổn định mà hàng tháng còn được trả lương đúng hạn. Thu nhập bình quân đầu người năm sau cao hơn năm trước. Năm 2001 thu nhập bình quân đầu người ở Công ty là 860.000 đ/tháng. * Về quản lý lao động Công ty hiện có lực lượng lao động có kiến thức cũng như chuyên môn nghiệp vụ cao. Đội ngũ công nhân trải qua nhiều năm lao động, đúc rút được nhiều kinh nghiệm và có khả năng đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của Công ty. Bên cạnh đó đội ngũ cán bộ quản lý không ngừng được nâng cao về kiến thức cũng như chuyên môn nghiệp vụ, cụ thể: Trong những năm gần đây Công ty đã thu hút được một lực lượng đông đảo các cán bộ kỹ thuật trẻ, có năng lực cũng như trình độ cao. Chính nhờ vào sự đầu tư chất xám đó, cùng với nỗ lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên toàn Công ty đã tạo nên một Công ty đứng vững trên thị trường trước những biến động của thời mở cửa. Hơn 40 năm hoạt động là hơn 40 năm Công ty luôn quan tâm đến đội ngũ cán bộ công nhân viên toàn Công ty, đặc biệt là các xí nghiệp: quản lý thời gian lao động, quản lý chất lượng lao động, và bố trí sử dụng lao động ở các xí nghiệp rất tốt, đưa vào phân tích chất lượng lao động thông qua việc theo dõi chất lượng lao động, lãnh đạo Công ty và lãnh đạo xí nghiệp đã bố trí lao động hợp lý trong sản xuất, qua đó đã điều chỉnh hợp lý đơn giá tiền lương sản phẩm. * Về cơ sở và phương pháp xây dựng đơn giá lao động - tiền lương tại Công ty. Phương pháp quản lý và xây dựng đơn giá tiền lương khoán của các xí nghiệp sát thực tế, trên cơ sở xác định mức bậc thợ và định mức thời gian các nguyên công của qui trình sửa chữa xe ôtô cũng như cung đường lái xe đối với công nhân vận chuyển. Cơ sở tính tiền lương thời gian của Công ty là ngày làm việc thực tế tại Công ty, bậc lương của cán bộ công nhân viên và hiệu quả sản xuất chung của Công ty. Đảm bảo được quyền lợi của người lao động theo qui định của Luật lao động. * Về qui mô quản lý và hạch toán Công ty đã xây dựng được mô hình quản lý và hạch toán khoa học, hợp lý, có sự liên kết giữa các phòng ban nhưng đều dưới sự chỉ đạo của ban Giám đốc Công ty, điều đó rất phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế. Từ công việc hạch toán ban đầu đến việc kiểm tra hợp lý, hợp lệ các chứng từ được tiến hành cẩn thận, đảm bảo số liệu hạch toán có căn cứ pháp lý, tránh được sự sai lệch nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc lập và luân chuyển chứng từ theo đúng qui định hiện hành, cung cấp kịp thời số liệu cho các đối tượng quan tâm như: Giám đốc, phó giám đốc ... Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, việc phân chia từng xí nghiệp đã làm giảm đáng kể khối lượng công việc cho từng phân xưởng tức là: Có sự chuyên môn hoá rõ ràng, cụ thể, xí nghiệp nào hạch toán theo xí nghiệp đó. Chính điều này đã góp phần không nhỏ cho sự thành công của Công ty. Đội ngũ nhân viên phòng tài chính kế toán trên văn phòng Công ty cũng như văn phòng các xí nghiệp đều có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình, trung thực và năng động trong công việc. * Về tổ chức hạch toán lao động và tính tiền lương phải trả công nhân viên. Công ty vận dụng hình thức trả lương rất hợp với quá trình sản xuất kinh doanh của mình, đó là: Trả lương theo khoán doanh thu. Chính vì hình thức trả lương này đã góp phần kích thích và động viên toàn thể công nhân viên toàn Công ty lao động, làm việc hay say. Không những vậy, Công ty đang vẫn tiếp tục xây dựng, rà soát lại mức khoán cho các đơn vị thành viên cho sát với thực tế. Chính nhờ sự vận dụng đúng đắn mà thu nhập của người lao động luôn được nâng cao. Nếu so với tháng 12/2000 thu nhập bình quân ở Công ty là 780.000 đ/tháng/người thì đều năm 2001 thu nhập bình quân đã tăng lên 860.000 đ/tháng/người. Đó là kết quả chứng tỏ cách trả lương của Công ty tương đối phù hợp, có tác dụng kích thích người lao động trong việc nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm và tiến độ sản xuất. * Về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Qui trình kế toán tiền lương chặt chẽ, hầu như không sai sót, nhầm lẫn được công nhân yên tâm, tin tưởng. b. Nhược điểm Là một doanh nghiệp Nhà nước nên Công ty vẫn còn tồn đọng của cơ chế bao cấp như: Lãng phí về lao động ở khối phòng ban, không giao việc cụ thể. Việc phân loại lao động hưởng theo lương thời gian vẫn còn được sử dụng theo lương cấp bậc để tính. Việc hạch toán kế toán vẫn còn làm thủ công ( làm bằng tay ) chưa đưa máy vi tính vào công tác kế toán. 2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty vận tải ôtô số 8 Trên cơ sở khảo sát thực tế và phân tích về tiền lương ở Công ty vận tải ôtô số 8 tôi xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty như sau: - Cần điều chuyển bố trí lại lao động ở khối phòng ban cho hợp lý, theo yêu cầu thiết thực của sản xuất kinh doanh, nhất là hệ thống thống kê - kế toán của Công ty. Giao việc cụ thể phù hợp với năng lực công tác của cán bộ công nhân viên, tránh lãng phí lao động về tiền lương. - Công ty nên thường xuyên phân tích lao động tiền lương, chỉ đạo thống nhất việc xây dựng đơn giá tiền lương sản phẩm ở Xí nghiệp cơ khí sửa chữa ôtô số 1 cho sát thực tế. Nhằm phát huy hết khả năng của công nhân, khuyến khích người lao động làm việc. - Công ty nên mạnh dạn đầu tư trang thiết bị ( Máy vi tính cũng như phần mền kế toán ) vào công tác quản lý tài chính. Vì hiện nay ở hầu hết các doanh nghiệp đều dùng máy tính để hỗ trợ cho công tác này, làm giản khối lượng công việc cũng như thời gian làm việc. Việc khai thác quản lý những thông tin kế toán cũng được nhanh nhạy hơn đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trên đây là một số ý kiến đánh giá và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và việc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động ở Công ty vận tải ôtô số 8 được rút ra từ quá trình thực tập tại Công ty. Hi vọng rằng trong thời gian tới Công ty có những giải pháp nhằm phát huy tính tích cực sáng tạo trong sản xuất kinh doanh của người lao động, và có điều kiện động viên kịp thời người lao động bằng các đòn bẩy kinh tế mà Công ty có khả năng thực hiện. Kết luận Nền kinh tế hàng hoá, tiền tệ buộc các doanh nghiệp phải đối mặt với thị trường, để tồn tại, phát triển và kinh doanh có hiệu quả thì bên cạnh các hoạt động đa dạng và phong phú về sản xuất kinh doanh, tất yếu các doanh nghiệp phải có một cơ chế dự báo, kiểm tra, giám đốc một cách toàn diện các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Trong quá trình thực tập tại Công ty vận tải ôtô số 8 mặc dù chỉ đi sâu vào vấn đề lao động tiền lương của Công ty nhưng qua đó có thể thấy được vai trò, tác dụng của việc tổ chức hạch toán kinh doanh trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty. Do điều kiện thời gian tiếp xúc với công việc thực tế không nhiều, kiến thức học ở trường về lao động tiền lương chưa sâu, kinh nghiệm viết đề tài còn ít ỏi nên khó tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình thực viết chuyên đề. Rất mong được thầy cô hướng dẫn chỉ bảo thêm. Qua bài viết này, tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo Trần Nam Thanh đã hướng dẫn chỉ bảo tận tình cho tôi trong quá trình viết chuyên đề. Tôi cũng xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty vận tải ôtô số 8, bộ phận kế toán Công ty, các xí nghiệp thành viên đã nhiệt tình giúp đỡ và cung cấp số liệu cho bài viết này./. Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Phần thứ nhất: Những lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp 3 I. Khái niệm, đặc điểm tiền lương, nhiệm vụ kế toán tiền lương các khoản trích theo lương 3 1. Khái niệm tiền lương và bản chất kinh tế của tiền lương 3 2. Đặc điểm của tiền lương 5 3. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 5 II. Các hình thức tiền lương, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ 6 1. Các hình thức tiền lương 6 a. Hình thức tiền lương theo thời gian 6 b. Hình thức tiền lương theo sản phẩm 8 2. Quỹ tiền lương 12 3. Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ 14 III. Hạch toán số lượng, thời gian và kết quả lao động 16 1. Hạch toán số lượng lao động 16 2. Hạch toán thời gian lao động 16 3. Hạch toán kết quả lao động 17 4. Hạch toán thanh toán lương với người lao động 18 IV. Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 20 1. Hạch toán tổng hợp tiền lương và tình hình thanh toán với người lao động 20 2. Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương 23 3. Tổ chức sổ hạch toán tổng hợp về tiền lương và các khoản trích theo lương 26 Phần thứ II: Tình hình tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty vận tải ôtô số 8 27 I. Khái quát về Công ty vận tải ôtô số 8 27 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 27 2. Tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 29 3. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty 34 II. Thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty vận tải ôtô số 8 39 1. Qui mô và cơ cấu lao động tại Công ty 39 2. Các hình thức trả lương và phạm vi áp dụng 40 3. Tổ chức hạch toán tiền lương và tính lương, BHXH phải trả công nhân viên 42 a. Hạch toán lao động 42 b. Hạch toán tiền lương 43 c. Hạch toán các khoản trích theo lương 50 4. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 53 Phần thứ ba: Nhận xét, đánh giá và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty vận tải ôtô số 8 64 1. Một số nhận xét về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 64 a.ưu điểm 64 b. Nhược điểm 67 2. Môt số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty vận tải ôtô số 8 67 Kết luận 69 Tài liệu tham khảo 1. Các văn bản qui định về chế độ BHXH hiện hành Nhà xuất bản lao động - Hà nội - 1999 2. Các văn bản qui định chế độ BHXH Bộ lao động thương bình và xã hội. 3. Chế độ chứng từ kế toán Nhà xuất bản thống kê - Hà nội - 1999. 4. Kế toán doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Nhà xuất bản Tài chính - Hà nội - 1998 5. Lý thuyết hạch toán kế toán Phó tiến sỹ Nguyễn Thị Đông - Nhà xuất bản giáo dục - Hà nội - 11-1996 6. Những văn bản hướng dẫn mới về tiền lương và thời gian làm việc, nghỉ ngơi, BHXH thi đua khen thưởng. Đào Thanh Hải - Trần Nam Sơn - Phan Quang - Nhà xuất bản lao động Hà nội - 2000. 7. Những quan điểm cơ bản trong chính sách tiền lương 8. Chuẩn mực kế toán Việt Nam - Nhà xuất bản thống kê - 2001.