Đề tài Tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy tại công ty cổ phần dược Traphaco

toán hàng tồn kho lưu để nhập số liệu vào máy tính. 01 liên do thủ kho giữ để ghi thẻ kho. Trên phiếu nhập kho, người lập ghi các chỉ tiêu: Tên, quy cách thành phẩm, hàng hoá, đơn vị tính và số lượng thực nhập. Đơn giá của lượng hàng bị trả lại chính là giá vốn đơn vị của thành phẩm, hàng hoá lúc xuất kho cho tiêu thụ. Căn cứ vào phiếu nhập kho này, kế toán tiến hành nhập liệu trên phiếu nhập hàng bị trả lại trong phân hệ kế toán “Bán hàng ” (Xem Hình 4- phụ lục) Biểu số 17. Nơi trả về: phiếu khiếu nại chất lượng hàng trả về Công ty dược Thanh Hoá (Kiêm biên bản kiểm nhập lại hàng) Tháng 12 năm 2002 Khiếu nại chất lượng Quyết định nhập lại TT Tên sản phẩm, hàng hoá SKS HD Đơn vị Số lượng Tình trạng nguyên nhân Số lượng nhập Số lượng không nhập 1 Ketoconazol (vỉ) Hộp 880 Dự trù nhầm 880 2 Hoà an thần Hộp 200 Hàng bán chậm 200 3 Trà thanh vị Hộp 32 Hàng bán chậm 32 Tổng cộng: 03 khoản 03 khoản 03 khoản Thành phần nhập lại Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Người khiếu nại Ngày 14 tháng 12 năm 2002 TT Họ và tên Chức vụ Ký tên 1 Hoàng Thị Dược Phó phòng kinh doanh 2 Đỗ Huy Huyền Thủ kho 3 Trần Thanh Mai Kế toán 4 Trần Hồng Minh Theo dõi hàng nhập lại Biểu số 18. Đơn vị: Công ty dược TRAPHACO MS: 01- VT Địa chỉ: QĐ số 1141- TC / QĐ/ CĐKT Ngày 1/ 11/ 1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 25 tháng 12 năm 2003 Số 02/ T12 Nợ.......... Có .......... Họ tên người giao hàng: Công ty dược Thanh Hoá Theo ......số ...... ngày .....tháng ....năm 20.... Của ..... (Khách hàng công ty nhập lại) Nhập tại kho: Hoàng Liệt Số TIêU THễ Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Ketoconazol (vỉ) Hộp 880 13.409.528 2 Hoà an thần Hộp 200 3.238.096 3 Trà thanh vị Hộp 32 304.762 Thuế GTGT 5% = 847.619 Cộng: 17.800.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Mười bảy triệu tám trăm nghìn đồng chẵn Nhập ngày 25 tháng 12 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 13.2 Tài khoản sử dụng Để hạch toán hàng bán bị trả lại, kế toán sử dụng tài khoản: 531- Hàng bán bị trả lại. Tài khoản này theo dõi doanh thu hàng bán bị trả lại, nó có kết cấu như sau: Bên nợ: Tập hợp doanh thu hàng đã tiêu thụ bị trả lại. Bên có: Kết chuyển doanh thu của số hàng bán bị trả lại. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành: TK 5311- Hàng bán bị trả lại: Hàng hoá TK 5322- Hàng bán bị trả lại: Thành phẩm 13.3 Phương pháp hạch toán Để thực hiện bút toán doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 5311, 5312 Nợ TK 3331 Có TK 1111, 131,.... Kế toán tiến hành nhập liệu vào “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại” trong phân hệ kế toán hàng tồn kho. Trong đó kế toán phải nhập: Ngày, số chứng từ, số seri, mã khách công nợ, diễn giải, mã nhập xuất (tài khoản đối ứng), mã kho, mã hàng (chương trình tự động lên tên, đơn vị tính của hàng bị trả lại), thuế suất và tài khoản thuế. Chương trình sẽ tự động lên tài khoản trả lại, tài khoản kho, tài khoản giá vốn Về trường giá vốn, do công ty tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền nên khi nhập hàng bán bị trả lại có hai trường hợp như sau: Trong trường hợp hàng bán ra tháng trước bị trả lại tháng này, kế toán phải nhập lại với giá vốn của tháng trước, chứ không được dùng giá vốn của tháng này, vậy nên phải dùng phiếu nhập hàng bán bị trả lại với giá vốn đích danh. Để biết giá vốn bán ra cần lọc lạichứng từ khi bán ra, xem lại giá và gõ lại giá này vào phiếu nhập hàng bán bị trả lại, chứ chương trình không tự tính và cập nhật. Trong trường hợp hàng bán ra và bị trả lại trong cùng một tháng, giá vốn nhập lại bằng giá vốn trung bình của tháng liên quan, nên sử dụng “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại, giá trung bình”. Giá trung bình này chưa được tính, phải chờ đến cuối tháng, khi tính giá vốn thì chương trình sẽ lấy giá vốn trung bình cập nhật cho cả các phiếu nhập hàng bán bị trả lại thuộc loại này. Dựa vào phiếu nhập hàng án bị trả lại, chương trình sẽ tự động thực hiện bút toán ghi giảm giá vốn: Nợ TK 155, 156 Có TK 6321, 6322 Và cập nhật số liệu vào các phân hệ kế toán liên quan như phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán công nợ phải thu,... để lên các báo cáo, sổ chi tiết công nợ với người mua, báo cáo Nhập- Xuất- Tồn, kho nhật ký chung, nhật ký bán hàng, sổ cái tài khoản 155, 156, 6321, 6322, 5311, 5312 Biểu số 19. Sổ cái tài khoản TK 5311- HBBTL: Hàng hoá Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ... ... ... 25/12 PN 6 Nhập lại hàng CTDP Thanh Hoá 1312 16.952.386 ... .... ..... .... ..... 31/12 PN 11 Nhập lại hàng 7/12/02 Sa pha 1312 19.048 31/12 PKT 2860 KC 531 đ 511 5311đ 5111 5111 41.151.357 Tổng phát sinh nợ: 41.151.357 Tổng phát sinh có: 41.151.357 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 20. Sổ cái tài khoản TK 5312- HBBTL: Thành phẩm Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 25/12 PN 5 Nhập lại hàng CTDP Quảng Bình 1311 6.816.792 ... .... ..... .... ..... 31/12 PN 12 Nhập lại hàng 7/12/02 (108 Thành Công) 1312 74.286 31/12 PKT 2860 KC 531 đ 511 5312đ 5112 5112 67.200.746 .... .... ..... .... .... ..... Tổng phát sinh nợ: 67.200.746 Tổng phát sinh có: 67.200.746 Dư nợ cuối kỳ : 0 14. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 14.1 Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng của côngty gồm: Lương nhân viên bán hàng và các khoản trích theo lương, chi phí cho tiếp thị, quảng cáo, chiết khấu bán hàng, chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận bán hàng... 14.1.1 Tài khoản sử dụng Hiện tại công ty đang sử dụng tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” với nội dung chi tiết theonhư chế độ quy định với tài khoản này do chương trình đã thiết lập sẵn theo mẫu. Tài khoản 641 cũng được chi tiết thành các tiểu khoản như theo quy định của chế độ hiện hành về tài khoản 641 và công ty sử dụng tất cả các tài khoản này. TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì TK 6427: Chi phí dịchvụ mua ngoài TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng. TK 6428: Chi phí bằng tiền khác 14.1.2 Phương pháp hạch toán Tuỳ thuộc từng loại chi phí bán hàng phát sinh mà kế toán vào các phân hệ kế toán có liên quan và tiến hành hạch toán như sau: Đối với chi phí nhân viên: Chi phí về tiền ăn trưa, xăng xe của nhân viên thuộc bộ phận bán hàng (trả trực tiếp bằng tiền mặt) được nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng” theo định khoản: Nợ TK 6411 Có TK 1111 Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên được nhập vào Phiếu kế toán trong phân hệ kế toán “Tổng hợp”theo định khoản: Nợ TK 6411 Có TK 3342: tiền lương phải trả nhân viên khối bán hàng Có TK 3382, 3383, 3384: Trích BHYT, BHXH, KPCĐ Đối với chi phí vật liệu, dụng cụ xuất dùng cho bán hàng, kế toán nhập vào phiếu xuất kho trong phân hệ kế toán hàng tồn kho theo định khoản: Nợ TK 6412 Có TK 152, 153 Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao trong phân hệ kế toán “Tổng hợp” để nhập vào phiếu kế toán theo định khoản như sau: Nợ TK 6414 Có TK 214 Đối với khoản phí, lệ phí chi bằng tiền, kế toán nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng” theo định khoản: Nợ TK 6415 Có TK 1111 Đối với các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài hoặc chi phí bằng tiền khác mà thanh toán bằng tiền thì kế toán nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng”, còn nếu chưa thanh toán thì kế toán nhập vào Phiếu kế toán trong phân hệ kế toán “Tổng hợp” theo định khoản: Nợ TK 6417, 6418 Có TK 1111, 331 Đối với chi phí bán hàng ở chi nhánh báo về, kế toán tại công ty nhập vào phiếu kế toán theo định khoản: Nợ TK 641 (6411, 6412, ....) Có TK 3388 Các khoản làm giảm chi phí bán hàng được hạch toán vào các phân hệ kế toán tương ứng theo định khoản ngược laị như sau: Nợ TK 1111, 152,... Có TK 641 (6411, 6412,....) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động thông qua phân hệ kế toán “Tổng hợp” như sau: Nợ TK 911 Có TK 641 (6411, 6412, ...) Căn cứ vào các chứng từ này, chương trình sẽ tự động lên các sổ sách kế toán liên quan như Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 6411, 6412, 6413, 6414, 6415, 6417, 6418, 641. Biểu số 21. Sổ cái tài khoản TK 6411- CPBH: Nhân viên Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 31/12 PC 98TT Chị Hiền ăn trưa, xăng xe T12/02 bộ phận bán buôn 1111 9.068.000 31/12 PKT TT CPBH chi nhánh TPHCM T7- T12 3388 361.414.740 31/12 PKT LT12 Tính tiền lương phải trả T12 3341 299.108.383 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6411đ 911 911 1.478.069.416 Tổng phát sinh nợ: 1.478.069.416 Tổng phát sinh có: 1.478.069.416 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 22. Sổ cái tài khoản TK 6412- CPBH: Vật liệu Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 31/12 PKT TT CPBH chi nhánh TPHCM T7- T12 3388 8.898.816 31/12 PC 75 TT Công ty Viễn Đông- mực in 1111 1.718.000 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6412đ 911 911 16.564.326 Tổng phát sinh nợ: 16.564.326 Tổng phát sinh có: 16.564.326 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 23. Sổ cái tài khoản TK 6413- CPBH: Dụng cụ Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 30/12 PC 15H C. Minh- mực in máy 1111 109.090 31/12 PKT 81 Mua phích cắm điện cho quầy Thanh Hoá 331 742.500 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6413đ 911 911 95.878.716 Tổng phát sinh nợ: 95.878.716 Tổng phát sinh có: 95.878.716 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 24. Sổ cái tài khoản TK 6414- CPBH: Khấu hao TSCĐ Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 31/12 PKT 282 Bút toán phân bổ của tháng 11 2141 37.989.452 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6414đ 911 911 38.359.174 Tổng phát sinh nợ: 326.965.727 Tổng phát sinh có: 326.965.727 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 25. Sổ cái tài khoản TK 6415- CPBH: Phí, lệ phí Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 15/12 PC 206 Anh Bồng- lái xe- mua BH xe 29S-1893 1111 3.750.000 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6415đ 911 911 3.750.000 Tổng phát sinh nợ: 3.750.000 Tổng phát sinh có: 3.750.000 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 26. Sổ cái tài khoản TK 6417- CPBH: Chi phí dịch vụ mua ngoài Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 31/12 PC 302H Phạm Hải- lái xe vận chuyển hàng đi các tỉnh phía Bắc 1111 10.156.410 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6417đ 911 911 1.110.473.949 Tổng phát sinh nợ: 1.132.973.949 Tổng phát sinh có: 1.132.973.949 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 27. Sổ cái tài khoản TK 6418- CPBH: CP bằng tiền khác Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 30/12 PC 348 Chiết khấu bán hàng 6 tháng cuối năm 2002 Cao Bằng 1111 6.341.000 ... .... .... .... .... Tổng phát sinh nợ: 997.448.915 Tổng phát sinh có: 997.448.915 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 28. Sổ cái tài khoản TK 641- CPBH Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 30/12 PC 15H C. Minh- mực in máy 1111 109.090 30/12 PC 348 Chiết khấu bán hàng 6 tháng cuối năm 2002 Cao Bằng 1111 6.341.000 ... .... .... .... .... Tổng phát sinh nợ: 4.051.651.049 Tổng phát sinh có: 4.051.651.049 Dư nợ cuối kỳ : 0 14.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty bao gồm: Chi phí tiền lương nhân viên quản lý doanh nghiệp và các khoản trích theo lương, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu, bao bì, đồ dùng văn phòng, các khoản thuế, phí, lệ phí, các khoản chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các khoản chi phí khác bằng tiền. 14.2.1 Tài khoản sử dụng Hiện tại đối với tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, công ty đang sử dụng như theo chế độ hiện hành (theo dõi các chi phí phát sinh thuộc về quản lý kinh doanh trên toàn doanh nghiệp). Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản sau: TK 6421: chi phí nhân viên quản lý TK 6426: Trích lập dự phòng TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6427: Chi phí dịch vụ mua TK 6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 6428: Chi phí bằng tiền khác TK 6425: Thuế, phí và lệ phí 14.2.2 Phương pháp hạch toán Cũng tương tự như đối với chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ về các chi phí quản lý doanh nghiệp để nhập dữ liệu vào máy tính. Tuỳ thuộc từng loại chi phí mà kế toán thực hiện nhập liệu trên các phần hành khác nhau tương ứng. Đối với chi phí nhân viên: Chi phí về tiền ăn trưa, xăng xe của nhân viên quản lý (trả trực tiếp bằng tiền mặt) được nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng” theo định khoản: Nợ TK 6421 Có TK 1111 Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên được nhập vào Phiếu kế toán trong phân hệ kế toán “Tổng hợp”theo định khoản: Nợ TK 6421 Có TK 3343: tiền lương phải trả nhân viên khối quản lý Chi phí vật liệu, dụng cụ xuất dùng cho quản lý xuất xử lý khi hết hạn, kế toán nhập vào phiếu xuất kho trong phân hệ kế toán hàng tồn kho theo định khoản: Nợ TK 6422 Có TK 152, 153 Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao trong phân hệ kế toán “Tổng hợp” để nhập vào phiếu kế toán theo định khoản như sau: Nợ TK 6424 Có TK 214 Đối với khoản phí, lệ phí chi bằng tiền, kế toán nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng” theo định khoản: Nợ TK 6425 Có TK 1111 Đối với khoản trích lập dự phòng, kế toán nhập vào Phiếu kế toán trong phân hệ kế toán “Tổng hợp” theo định khoản: Nợ TK 6426 Có TK 139, 159 Đối với các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài hoặc chi phí bằng tiền khác mà thanh toán bằng tiền thì kế toán nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng”, còn nếu chưa thanh toán thì kế toán nhập vào Phiếu kế toán trong phân hệ kế toán “Tổng hợp”. Nợ TK 6427, 6428 Có TK 1111, 331 Đối với chi phí quản lý ở chi nhánh báo về, kế toán tại công ty nhập vào phiếu kế toán theo định khoản: Nợ TK 642 (6421, 6422, ....) Có TK 3388 Các khoản làm giảm chi phí quản lý được hạch toán vào các phân hệ kế toán tương ứng theo định khoản ngược laị như sau: Nợ TK 1111, 152,... Có TK 642 (6421, 6422,....) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý sang TK 911, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động thông qua phân hệ kế toán “Tổng hợp” như sau: Nợ TK 911 Có TK 641 (6411, 6412, ...) Căn cứ vào các chứng từ được nhập ở các phân hệ như trên, chương trình sẽ tự động lên các sổ sách liên quan như Nhật ký chung, sổ cái TK 6421, 6422, 6423, 6424, 6425, 6426, 6427, 6428 Biểu số 29. Sổ cái tài khoản TK 6421- CPQLDN: Nhân viên Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 12/12 PC112 Ăn trưa T11/02- Xuân la 1111 11.388.000 ... ... .... .... ... .... Tổng phát sinh nợ: 1.504.258.637 Tổng phát sinh có: 1.504.258.637 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 30. Sổ cái tài khoản TK 6422- CPQLDN: Vật liệu Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 01/12 PX 25 112 Xuất xử lý kem lẻ hết hạn theo lệnh 14 1522 52.525 ... ... .... .... ... .... Tổng phát sinh nợ: 1.428.262.227 Tổng phát sinh có: 1.428.262.227 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số31. Sổ cái tài khoản TK 6423- CPQLDN: Dụng cụ Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 03/12 PC 21 Thanh toán tiền sửa chữa phụ tùng ô tô 29I- 5724 1111 2.554.200 ... ... .... .... ... .... 31/12 PKT2921 KC 642 đ 911 6423 đ 911 911 166.650.729 Tổng phát sinh nợ: 166.650.729 Tổng phát sinh có: 166.650.729 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số32. Sổ cái tài khoản TK 6424- CPQLDN: Khấu hao TSCĐ Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 31/12 PKT 283 Bút toán phân bổ của tháng 12 2141 88.713.485 ... ... .... .... ... .... 31/12 PKT2921 KC 642 đ 911 6424 đ 911 911 88.713.485 Tổng phát sinh nợ: 88.713.485 Tổng phát sinh có: 88.713.485 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số33. Sổ cái tài khoản TK 6425- CPQLDN: Phí, lệ phí Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 31/12 PC 442 Phí kiểm nghiệm mẫu 1111 2.650.000 ... ... .... .... ... .... 31/12 PKT2921 KC 642 đ 911 6425 đ 911 911 12.240.960 Tổng phát sinh nợ: 12.240.960 Tổng phát sinh có: 12.240.960 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 34. Sổ cái tài khoản TK 6426- CPQLDN: Dự phòng Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 31/12 PKT TLDP Trích lập DP HTK năm 2003 1592 614.490.879 ... ... .... .... ... .... 31/12 PKT2921 KC 642 đ 911 6426 đ 911 911 614.490.879 Tổng phát sinh nợ: . 614.490.879 Tổng phát sinh có: . 614.490.879 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 35. Sổ cái tài khoản TK 6427- CPQLDN: Dịch vụ mua ngoài Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 02/12 PC 13 Thanh toán thuê bao điện thoại phòng NC 1111 400000 ... ... .... .... ... .... 31/12 PKT2921 KC 642 đ 911 6427 đ 911 911 26.491.875 Tổng phát sinh nợ: 49.520.155 Tổng phát sinh có: 49.520.155 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số36. Sổ cái tài khoản TK 6428- CPQLDN: Chi phí bằng tiền khác Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ... ... ... ... 31/12 PC 297 Tiếp khách cho TT Y tế lao động 1111 500000 31/12 PKT2921 KC 642 đ 911 6428 đ 911 911 777.685.916 Tổng phát sinh nợ: 777.685.916 Tổng phát sinh có: 777.685.916 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 37. Sổ cái tài khoản TK 642- CPQLDN Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ... ... ... ... 31/12 PC 442 Phí kiểm nghiệm mẫu 1111 2.650.000 31/12 PKT2921 KC 642 đ 911 6428 đ 911 911 777.685.916 Tổng phát sinh nợ: 4.641.822.988 Tổng phát sinh có: 4.641.822.988 Dư nợ cuối kỳ : 0 15. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ 15.1 Tài khoản sử dụng TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”: Tài khoản này được sử dụng để xác định kết quả của các hoạt động kinh doanh, nó không được chi tiết cho từng mặt hàng. TK 421 “Lợi nhuận chưa phân phối”: Để xác định kết quả kinh doanh là lỗ hay lãi. 15.2 Phương pháp hạch toán Cuối tháng kế toán tiến hành thực hiện các bút toán kết chuyển tự động để xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Kế toán chỉ việc tiến hành như sau: Vào phân hệ kế toán “Tổng hợp”, chọn thực đơn “Bút toán kết chuyển tự động”. Trong danh mục bút toán kết chuyển tự động đã được khai báo sẵn, đánh dấu các bút toán kết chuyển tự động bằng cách ấn phím cách- Space Bar, những bút toán được đánh dấu sẽ có dấu ? ở đầu dòng. Bấm F4 để khai báo tháng được kết chuyển số liệu . ấn nút “Nhận” để chấp nhận các tháng đã khai báo. Sau đó chương trình sẽ tự động thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ bao gồm: Kết chuyển khoản giảm giá hàng bán: Nợ TK 511 (5111, 5112) Có TK 532 (5321, 5322) Kết chuyển khoản hàng bán bị trả lại Nợ TK 511 (5111, 5112) Có TK 531 (5311, 5312) Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 Có TK 632 (6321, 6322) Kết chuyển doanh thu tiêu thụ Nợ TK 511 (5111, 5112) Có TK 911 Kết chuyển doanh thu tiêu thụ nội bộ Nợ TK 512 (5121, 5122) Có TK 911 Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 911 Có TK 641 (6411, 6412, 6413, 6414, 6415, 6416, 6417, 6418) Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 Có TK 642 (6421, 6422, 6423, 6424, 6425, 6426, 6427, 6428) Kết chuyển lãi hoạt động tiêu thụ Nợ TK 911: Có TK 421: Kết chuyển lỗ hoạt động tiêu thụ Nợ TK 421 Có TK 911 Sau khi thực hiện các bút toán kết chuyển tự động, chương trình sẽ tự động hạch toán vào các sổ sách và lên các báo cáo liên quan như sổ Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản 5311, 5312, 5321, 5322, 5111, 5112, 911, 6321, 6322, 6411, 6412, 6413, ...., 6417, 6418, 6421, 6422, ..., 6428, 421, 5121, 5122 Biểu số 38. Sổ cái tài khoản TK 911- XĐKQKD Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 31/12 PKT 2899 KC 632 đ 911 6321 đ 911 6321 1.090.152.762 31/12 PKT 2900 KC 511 đ 911 5111 đ 911 5111 1.151.336.257 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6418 đ 911 6418 997.448.915 31/12 PKT 2920 KC 911 lỗ đ 4212 4212 1.364.681.399 Tổng phát sinh nợ: 15.077.354.592 Tổng phát sinh có: 15.077.354.592 Dư cuối kỳ : 0 Phần II Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy tại công ty cổ phần dược TRAPHACO 1. Đánh giá khái quát về những thành tựu của công ty Traphaco Từ một xưởng dược nhỏ bé được thành lập năm 1972, với trang thiết bị đơn sơ, công ty dược TRAPHACO đã liên tục phát triển, trưởng thành và lớn mạnh không ngừng. Sự lơn mạnh của công ty không những thể hiện qua cơ sở vật chấtkỹ thuật mà còn thể hiện ở trình độcans bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao để đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra. Qua gần 30 năm hoạt động, song song với sự phát triển không ngừng của công ty, bộ máy kế toán cũng ngày càng lớn mạnh cả về bề rộng lẫn chiều sâu, đóng vai trò là một công cụ quản lý hữu hiệu. Hiện nay, phòng Tài chính- Kế toán của công ty có 14 người. Với cách bố trí hiện tại, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói ruêng đã hoạt động hiệu quả và chứng tỏ được những ưu thế nhất định của mình. Thứ nhất, về tổ chức ứng dụng công nghệ làm kế toán Là một bộ phận của bộ máy kế toán, công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ cũng được thực hiện bằng kế toán máy như các phần hành kế toán khác. Có thể nói đây là một điểm chứng tỏ sự nhanh nhậy trong quản lý của công ty, chứng tỏ sự theo kịp thời đại trong ứng dụng công nghệ, tiến bộ khoa học kỹ thuật. Trong thời đại ngày nay, khi mà khoa học công nghệ mà đặc biệt là công nghệ thông tin không ngừng phát triển thì đã tạo ra một sự cạnh tranh mới giữa các doanh nghiệp đó là cạnh tranh về công nghệ làm kế toán. Doanh nghiệp nào có công nghệ làm kế toán hiện đại sẽ có sức cạnh tranh mạnh hơn. Công ty TRAPHACO đã mạnh dạn thực hiện một bước đổi mới này là một ưu điểm lớn. Trên thực tế, khi công ty ứng dụng phần mềm kế toán máyđã tạo ra nhiều điều kiện thuận lợi và thể hiện nhiều ưu điểm do chương trình phần mềm mang lại. Với số lượng sản phẩm tiêu thụ lớn đặc biệt lại gồm nhiều chủng loại rất thuận tiện, đảm bảo giảm bớt khối lượng công việc lớn cho các nhân viên kế toán tăng năng suất lao động kế toán so với kế toán thủ công, mặt khác còn đảm bảo độ chính xác cao, giải quyết được khó khăn trong tính toán số liệu lớn, dễ sai sót. Ngoài ra, sử dụng kế toán máy còn đảm bảo việc sử lý thông tin nhanh chóng dẫn đến đáp ứng cung cấp thông tin kịp thời về tình hình tiêu thụ, giúp cho các nhà quản lý sớm có biện pháp, kế hoạch đối với khâu tiêu thụ. Thứ hai, về tổ chức bộ máy kế toán Công ty đã xây dựng một bộ máy kế toán gọn nhẹ, tương đối hoàn chỉnh và phù hợp với điều kiện ứng dụng kế toán máy với đầy đủ những phần hành kế toán cần thiết và đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, được phân công nhiệm vụ rõ ràng, tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Mỗi nhân viên đảm nhiệm một hoặc một số phần hành kế toán phù hợp, tạo ra một sự chuyên môn hoá cao rrong công tác kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả công tác kế toán cũng như công tác quản lý tài chính của công ty. Thứ ba, về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Công ty tổ chức chi tiết tài khoản tuỳ theo bản chất và chức năng của từng loại tài khoản tạo ra một sự linh hoạt trong cách tổ chức chi tiết tài khoản, mặt khác lại đảm bảo tính thống nhất với các nguyên tắc, phương pháp kế toán trong từng phần hành kế toán tương ứng. Trong phần hành kế toán bán hàng, tài khoản phản ánh giá vốn hàng bán , tài khoản phản ánh doanh thu tiêu thụ và tài khoản phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu được chi tiết theo loại hình (tài khoản 6321- giá vốn hàng bán: hàng hoá, tài khoản 6322- giá vốn hàng bán: thành phẩm, tài khoản 5111- doanh thu bán hàng hoá, tài khoản 5112- doanh thu bán thành phẩm ...). Việc chi tiết theo kiểu này giúp cho doanh nghiệp tính riêng được lãi gộp về tiêu thụ hàng hoá với thành phẩm do chính công ty sản xuất ra. Từ đó công ty sẽ có phương án đầu tư kinh doanh phù hợp với tình hình. Như vậy, có thể thấy việc tổ chức chi tiết tài khoản kế toán một cách khoa học đã giúp ích rất nhiều cho công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần làm lên những thành công của công ty. Thứ tư, về công tác tổ chức sổ sách kế toán Trong điều kiện ứng dụng kế toán máy, công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung là hoàn toàn hợp lý, vì hình thức này đơn giản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán. Mặt khác, hình thức sổ này có các mẫu sổ đơn giản nên dễ dàng trong việc thiết kế trang in cũng như trong việc in ấn. Thứ năm, trong công tác tổ chức báo cáo kế toán Công ty đã tổ chức đầy đủ các báo cáo tài chính theo chế độ, ngoài ra còn tổ chức một số báo cáo quản trị giúp ích cho công tác quản trị nội bộ. Cũng như các phần hành kế toán khác, trong phần hành kế toán tiêu thụ, kế toán cũng phải lập báo cáo tổng hợp của công tác trong phần hành mình như: Bảng kê hoá đơn bán hàng, Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng . Nhờ việc công ty nối mạng LAN nên các báo cáo này giúp cho nhà quản lý luôn nắm bắt được thông tin tổng hợp và chi tiết về tình hình tiêu thụ cũng như các hoạt động sản xuất kinh doanh khác, đảm bảo công tác quản lý được thực hiện chặt chẽ. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn phải lập các bảng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp, giúp cho công tác xây dựng, điều chỉnh chiến lược, phương hướng sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được chính xác, kịp thời. Thứ sáu, về phương pháp tính giá thành phẩm, hàng hoá xuất kho Công ty áp dụng phương pháp tính giá hàng xuất kho là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Điều này là phù hợp với điều kiện của công ty, vì: công ty có số lượng chủng loại thành phẩm, hàng hoá nhiều, đơn giá không quá cao, tần suất nghiệp vụ nhập xuất nhiều và yêu cầu cung cấp thông tin về nhập- xuất- tồn và thời hạn bảo quản không đòi hỏi liên tục hàng ngày, mặt khác công ty ứng dụng kế toán máy nên việc tính giá trung bình hoàn toàn đơn giản, mặc dù công tác hạch toán dồn vào cuối kỳ nhưng với tốc độ xử lý của máy tính thì công việc vẫn đảm bảo được thực hiện đúng tiến độ. Hơn nữa, chương trình cho phép thực hiện bút toán điều chỉnh chênh lệch trị giá hàng tồn kho và doanh nghiệp cũng có thể in chênh lệch để điêù chỉnh. Thứ bảy, về công tác hạch toán kế toán tiêu thụ Mặc dù phần hành kế toán này bao gồm nhiều khâu công việc với khối lượng lớn nhưng các nhân viên kế toán liên quan đã thể hiện trình độ nghiệp vụ tương đối vững vàng cũng như trách nhiệm cao trong công việc. Cụ thể: Đảm bảo tính thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế, các số liệu kế toán phản ánh trung thực, kịp thời. Công tác kế toán tiêu thụ được tiến hành dựa trên cơ sở tình hình thực tế của công ty và có sự vận dụng nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ khá nghiêm ngặt các nguyên tắc tài chính do nhà nước ban hành. Mối quan hệ đối chiếu, trao đổi giữa kế toán tiêu thụ với các phần hành khác liên quan như kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, và với thủ kho được cập nhật thưỡng xuyên để đảm bảo tính chính xác của số liệu. Nếu tồn tại sai sót thì kịp thời phát hiện và có biện pháp xử lý. Hoạt động tiêu thụ của công ty diễn ra thường xuyên liên tục hàng ngày với phương châm đa dạng hoá sản phẩm, hàng hoá, đa phương hoá phương thức tiêu thụ, thực hiện các chính sách chế độ thu hút khách hàng. Tuy vậy, kế toán tiêu thụ với sự trợ giúp của máy vi tính vẫn đảm bảo giám sát tình hình tiêu thụ riêng cho thành phẩm, hàng hoá, theo từng khách hàng, hợp đồng và tình hình thanh toán của các khách hàng,... đáp ứng khá tốt yêu cầu của nhà quản lý. Các nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh được cập nhật đầy đủ đảm bảo cho máy tính xác định kết quả kinh doanh một cách chính xác. 2. Những hạn chế Ngoài những ưu điểm được trình bày trên đây thì công tác tổ chức kế toán tiêu thụ tại công ty vẫn còn tồn tại một số nhược điểm cần được khắc phục. Thứ nhất, về việc lập và luân chuyển chứng từ: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng Kế hoạch- Kinh doanh lập thành 03 liên: 01 liên lưu, 01 liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất hàng và ghi thẻ kho, 01 liên giao cho kế toán ghi sổ. Cuối tháng, sau khi kế toán đã thực hiện tính giá trung bình cho từng thành phẩm, hàng hoá thì mới tiến hành in phiếu xuất kho và xin chữ ký của những người liên quan như thủ kho, phòng kế hoạch,... Như vậy, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mà kế toán dùng làm căn cứ hạch toán chưa có giá trị pháp lý bởi nó chưa có chữ ký của thủ kho và người nhận hàng. Ngoài ra, khi bán hàng trực tiếp tại công ty, công ty không lập phiếu xuất kho mà thủ kho chỉ căn cứ vào hoá đơn GTGT để xuất hàng cho khách, nhưng ở cột số lượng trong hoá đơn GTGT không phân biệt số lượng yêu cầu và số lượng thực xuất. Khi gặp trường hợp Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Hoá đơn GTGT đã được lập, số hàng hoá trong kho lại không đủ để xuất hoặc do một lý do nào đó mà lượng hàng xuất không đúng theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hay hoá đơn GTGT , nhưng kế toán đã tiến hành hạch toán do vậy sẽ xảy ra bút toán khống. Cuối tháng, mặc dù kế toán in phiếu xuất kho theo mẫu trong máy tính và đề nghị những người liên quan ký xác nhận thì có thể đối chiếu giữa thủ kho và kế toán song việc sửa chữa số liệu sẽ rất vất vả nếu có chênh lệch. Hoặc khi xuất hàng không đúng theo hoá đơn GTGT hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thủ kho có đề nghị phòng kế toán điều chỉnh thì việc điều chỉnh này cũng gây mất thời gian. Thứ hai, về việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản phản ánh doanh thu và mới chỉ được công ty theo dõi chi tiết thành doanh thu tiêu thụ, giá vốn theo thành phẩm và theo hàng hoá mà chưa theo dõi chi tiết cho từng danh điểm thành phẩm, hàng hoá cũng như cho từng bộ phận (tại công ty hay tại cửa hàng). Điều đó làm cho tác dụng của thông tin kế toán cung cấp bị hạn chế, ban lãnh đạo sẽ không biết được việc tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá nào, bộ phận kinh doanh nào bị lỗ, việc tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá nào, bộ phận kinh doanh nào lãi, từ đó có thể đưa ra các quyết định sai lầm. Thứ ba, về công tác tổ chức vận dụng sổ kế toán: Là một doanh nghiệp sản xuất và có khối lượng tiêu thụ thành phẩm lớn mà công ty lại không tổ chức sổ chi tiết bán hàng. Công ty chỉ theo dõi bán hàng trên các báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng và các bảng kê hoá đơn bán hàng. Song khi in ra để lưu trữ các báo cáo bán hàng chi tiết chỉ theo dõi số lượng và doanh thu hàng tiêu thụ, tức là chỉ mang tính chất liệt kê hàng tiêu thụ mà không có tính hạch toán, còn các bảng kê hoá đơn bán hàng lại chỉ theo dõi trên chỉ tiêu doanh thu mà không theo dõi số lượng. Để có thể theo dõi chi tiết trên đầy đủ các chỉ tiêu người sử dụng thông tin phải xem trực tiếp từng hoá đơn bán hàng trong máy. Như vậy, khi in các loại sổ sách, báo cáo để lưu trữ đảm bảo tránh rủi ro về sự cố máy tính thì doanh nghiệp chỉ có thể theo dõi chi tiết theo một chỉ tiêu, không có sự theo dõi kết hợp trên nhiều chỉ tiêu khác nhau, dẫn đến khó có một sự nhìn nhận toàn diện về hoạt động tiêu thụ. Thứ tư, về công tác hạch toán kế toán tiêu thụ Về việc hạch toán hàng huỷ Vì thành phẩm, hàng hoá của công ty là thuốc chữa bệnh, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ người tiêu dùng, nên nếu thành phẩm, hàng hoá không đảm bảo chất lượng, khách hàng trả lại, mà hàng quá đát, không thể tái chế được hoăc hàng trong kho đã quá hạn mà chưa tiêu thụ được thì công ty tiến hành huỷ. Hiện nay, công ty đang hạch toán hàng huỷ như sau: Phản ánh giá trị hàng mang đi huỷ: Nợ TK 642 Có TK 155, 156 Hạch toán giá vốn hàng mang đi huỷ như vậy là chưa hợp lý và không đúng chế độ hiện hành. Về việc xuất thành phẩm, hàng hoá từ công ty đến các cửa hàng Trong nghiệp vụ xuất hàng từ công ty đến các cửa hàng phụ thuộc, công ty sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có kèm theo lệnh điều động nội bộ. Nhưng khi xuất hàng công ty lại hạch toán giống như tiêu thụ trực tiếp: Khi xuất hàng cho cửa hàng, kế toán phản ánh giá vốn như sau: Nợ TK 632 Có TK 155, 156 Khi có báo cáo bán hàng của cửa hàng gửi lên, công ty phản ánh theo bút toán: Nợ TK 111, 131 Có TK 511 Có TK 33311 Phản ánh nghiệp vụ này như vậy là chưa đúng chế độ hiện hành. Về chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán: Về bản chất, chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán được sử dụng để kích thích khách hàng mua hàng với số lượng lớn hoặc thán toán nhanh, vì vậy có những mức tỷ lệ chiết khấu hợp lý có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Hiện nay công ty không phân biệt hai loại chiết khấu này và gọi chung là chiết khấu bán hàng và áp dụng hai mức tỷ lệ chiết khấu là: mức 5% đối với khách hàng quen, mua với số lượng lớn, và mức 3% đối với các khách hàng khác (trừ khách mua lẻ), mà không tính đến hình thức cũng như thời hạn thanh toán của khách hàng và đặc biệt là tất cả các khách hàng đều được hưởng chiết khấu. Như vậy về thực chất, công ty mới chỉ thực hiện chiết khấu thương mại tức là khuyến khách khách hàng mua hàng của công ty (tỷ lệ chiết khấu của công ty chỉ được thực hiện khi khách hàng đến ký kết hợp đồng với công ty và tỷ lệ này được xác định trên doanh số mua hàng của khách) mà không khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh, tức là hình thức chiết khấu thanh toán chưa được thực hiện ở công ty. Thậm chí việc tất cả các khách hàng của công ty (trừ khách mua lẻ) được hưởng chiết khấu bán hàng cũng phần nào làm giảm đi ý nghĩa của chiết khấu này. Mặt khác khoản chiết khấu này công ty lại hạch toán vào chi phí bán hàng mà cụ thể là khoản chi phí bán hàng bằng tiền khác (TK 6418). Viêc hạch toán như vậy không những không đúng chế độ hiện hành (ngay cả với chế độ kế toán trước khi có chuẩn mực kế toán số 14 được ban hành) mà còn làm cho một số chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh bị xác định sai. Thứ năm, về việc hạch toán chi phí mua hàng Mặc dù việc thu mua hàng hoá được thực hiện bởi bộ phận bán hàng song công ty tiến hành hạch toán chi phí mua hàng vào chi phí bán hàng theo định khoản: Nợ TK 6418 Có TK 1111, 1121,... là sai chế độ kế toán hiện hành. Thứ sáu, về việc ứng dụng kế toán máy trong công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Trong khâu cập nhật các chứng từ bán hàng vào trong máy tính, kế toán thực hiện như sau: Khi cập nhật hoá đơn bán hàng, dù khách hàng thanh toán bằng tiền ngay hoặc trả chậm thì kế toán đều thực hiện như khi khách hàng thanh toán theo phương thức trả chậm, trong trường hợp khách thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng kế toán nhập thêm một chứng từ nữa đó là phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng theo định khoản: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 Như vậy kế toán vừa phải cập nhật nhiều chứng từ, làm tăng khối lượng công việc mà lại không phân biệt được nghiệp vụ bán hàng này là thanh toán ngay hay trả chậm do đó làm ảnh hưởng lớn đến công tác phân tích tài chính và không tốt cho việc ra các quyết định của các nhà quản lý. Ngoài ra, công ty chỉ in ra và lưu trữ một sổ kế toán như sổ cái các tài khoản 155, 156, 6321, 6321, 6411, 6421, 911, ...và các sổ kế toán chi tiết của các tài khoản tiền và tài khoản thanh toán. Như vậy khi xảy ra sự cố máy tính thì công ty sẽ không khôi phục được dữ liệu lưu trữ trong máy, gây tổn hại lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty. 3. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng kế toán máy tại công ty Traphaco. Sau quá trình tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần dược TRAPHACO, được đi sâu nghiên cứu tình hình thực tế tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, kết hợp với những lý luận đã được học và nghiên cứu, dưới góc độ lầ một sinh viên nghiên cứu em xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp với mong muốn đựơc đóng góp một pần nhỏ công sức của mình vào việc hoàn thiện công tác quản lý cũng như công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ nói riêng. Để từ đó làm cho kế toán không ngừng nâng cao tầm quan trọng của mình trong quản lý kinh doanh và thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế có hiệu lực nhất. Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. Để đảm bảo tính hợp pháp của phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ dùng làm căn cứ hạch toán kế toán, công ty nên thực hiện lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 2 liên và chuyển như sau: 01 liên lưu tại phòng kinh doanh, 01 liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho, sau khi ký nhận thì chuyển cho kế toán làm căn cứ nhập liệu vào máy tính. Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy, việc mã hoá cho từng sản phẩm, hàng hoá là hoàn toàn có thể thực hiện được. Vì vậy công ty có thể theo dõi chi tiết doanh thu cho từng danh điểm thành phẩm, hàng hoá. Như thế các nhà quản lý có thể nắm bắt được tình hình tiêu thụ của từng loại thành phẩm, hàng hoá, biết được thành phẩm, hàng hoá nào có lãi, loại nào bị lỗ, từ đó có những quyết định kinh doanh và lập kế hoạch tiêu thụ cho từng loại hàng sao cho hiệu quả nhất. Về tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Để phục công tác kiểm tra, để những người sử dụng thông tin có thể theo dõi chi tiết hơn về hoạt động bán hàng trên đầy đủ các chỉ tiêu, công ty nên tổ chức mở sổ chi tiết bán hàng (công ty có thể tiến hành bằng cách đặt công ty phần mềm thiết kế bổ sung). Mẫu sổ chi tiết bán hàng của BộTài chính như sau: Biểu số39. Sổ chi tiết bán hàng Tên hàng hoá: Năm: Quyển số: Đơn vị tính: NTGS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Doanh thu Các khoản giảm trừ SH NT SL ĐG TT Thuế Khác TK531 Nhìn vào sổ chi tiết bán hàng (theo mẫu của Bộ Tài chính) ta có thể xem xét hoạt động bán hàng vừa chi tiết lại vừa toàn diện trên tất cả các chỉ tiêu (thời gian, khách hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá, doanh thu và các khoản giảm trừ)- điều mà không thể theo dõi trên bảng kê hoá đơn bán hàng được in ra. Ngoài ra, công ty có thể theo dõi chi tiết bán hàng theo từng sản phẩm, hàng hoá nâng cao tính chặt chẽ trong công tác quản lý tiêu thụ. Về công tác hạch toán kế toán tiêu thụ Về việc hạch toán hàng huỷ Để đảm bảo thực hiện đúng chế độ kế toán hiện hành và đảm bảo sự phù hợp về mặt ý nghĩa, bản chất nghiệp vụ kinh tế, công ty nên tiến hành hạch toán hàng huỷ như sau: Bút toán phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531 Nợ TK 3331 Có TK 111, 112, 131 Bút toán phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại, nhập kho: Nợ TK 155, 156 Có TK 6321, 6322 Trong khi chờ quyết định của cấp trên về hàng quá hạn, ghi: Nợ TK 1381 Có TK 155, 156 Khi có quyết định huỷ, phản ánh giá vốn hàng huỷ: Nợ TK 6321, 6322 Có TK 1381 Về việc hạch toán hàng xuất cho cửa hàng phụ thuộc Công ty sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi xuất hàng công ty cho các cửa hàng bán lẻ, để đảm bảo thực hiện đúng chế độ kế toán hiện hành đối với trường hợp này công ty nên tiến hành hạch toán như sau: Khi xuất hàng cho các cửa hàng: Nợ TK 155, 156 (chi tiết kho cửa hàng) Có TK 155, 156 Khi nhận được bảng kê bán hàng từ chi nhánh, cửa hàng, lập hoá đơn giá trị gia tăng cho số hàng đã bán, đồng thời ghi nhận bút toán : Nợ TK 6321, 6322 Có TK 155, 156 (chi tiết kho cửa hàng) Phản ánh tổng giá thanh toán của hàng tiêu thụ nội bộ: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 5121, 5122 Có TK 3331 Về các khoản chiết khấu Để công cụ chiết khấu mang lại hiệu quả cao, không những kích thích khách hàng mua hàng của công ty với số lượng lớn mà còn thanh toán nhanh, công ty nên có sự phân biệt rõ ràng giữa hai hình thức chiết khấu là chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán. Chiết khấu thương mại là khoản công ty giảm giá niêm yết cho khách hàng mua với số lượng lớn. Khoản chiết khấu thương mại này doanh nghiệp nên áp dụng một cách linh động vì đối với sản phẩm mới thì việc sử dụng chiết khấu thương mại còn có ý nghĩa như quảng cáo. Đối với các sản phẩm sắp lỗi thời (chẳng hạn sắp có sản phẩm mới thay thế) thì việc sử dụng chiết khấu này có thể làm giảm bớt được lượng hàng tồn đọng. Chiết khấu thanh toán là khoản tiền công ty giảm trừ cho khách hàng do khách hàng thanh toán tiền hàng trước hạn theo hợp đồng. Để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn kinh doanh trong khi công ty vẫn phải đi vay ngân hàng và trả lãi cũng như để tăng vòng quay của vốn, công ty nên xây dựng mức chiết khấu theo thời gian thanh toán dựa trên những yếu tố sau: +Tỷ lệ lãi vay ngân hàng hiện tại +Số tiền lãi công ty phải trả ngân hàng hàng tháng. +Khả năng thanh toán của từng khách hàng có doanh số mua hàng ổn định. Dựa trên các thông số trên để đề ra các mức chiết khấu khác nhau sao cho đảm bảo rằng khoản chiết khấu dành cho khách hàng ít nhất được bù lại bằng việc giảm lãi tiền vay của công ty với ngân hàng. Tuy nhiên mức tối thiểu của tỷ lệ chiết khấu phải lớn hơn lãi suất tiền gửi ở ngân hàng để tránh tình trạng khách hàng bán được hàng nhưng không trả tiền cho công ty mà lại gửi vào ngân hàng để hưởng lãi suất. Ngoài khoản khiết khấu thanh toán, công ty cũng nên có biện pháp đối với khách hàng dây dưa công nợ. Công ty nên tính lãi suất đối với các khoản nợ quá hạn tương ứng với lãi suất ngân hàng. Về hạch toán các khoản chiết khấu cho khách hàng, để đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành và đảm bảo đúng ý nghĩa của nghiệp vụ kinh tế, kế toán nên thực hiện như sau: Hạch toán chiết khấu thương mại được thực hiện như đối với một khoản giảm trừ doanh thu tiêu thụ : Nợ TK 521 Nợ TK 3331 Có TK 111, 112, 131 Chiết khấu thanh toán được hạch toán như một khoản chi phí tài chính: Nợ TK 635 Có TK 111, 112, 131 Về việc hạch toán khoản chi phí mua hàng Để đảm bảo đúng chế độ, Công ty nên hạch toán khoản chi phí mua hàng vào giá vốn hàng bán. Trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting- 2002 hiện nay, Công ty có thể tiến hành phân bổ chi phí này cho từng phiếu nhập hàng mua ngay khi có chứng từ về chi phí thu mua một cách dễ dàng mà không cần để đến cuối tháng. Kế toán chỉ cần vào phiếu nhập chi phí mua hàng trong phân hệ kế toán mua hàng, tiến hành nhập dữ liệu và lựa chọn phiếu nhập được phân bổ. Sau đó chương trình sẽ tự động phân bổ chi phí mua hàng cho từng mặt hàng trong phiếu nhập mua hàng hoá và cuối kỳ hạch toán vào giá vốn hàng bán. (Phiếu nhập chi phí mua hàng: Hình 5- Phụ lục) Về ứng dụng phần mềm kế toán máy Theo quy định của phần mềm Fast Accounting- 2002 về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến bán hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, do chứng từ tiền và chứng từ hàng chứa các thông tin khác nhau nên có nhiều phương án khác nhau cho việc cập nhật các chứng từ này. Phương án 1: Hạch toán qua tài khoản công nợ. Mặc dù việc bán hàng được thanh toán ngay, nhưng hạch toán như trường hợp bán hàng trả chậm. Theo phương án này, cả chứng từ tiền và chứng từ hàng đều được cập nhật. Phương án 2: Chỉ cập nhật chứng từ hàng mà không cập nhật chứng từ thu tiền. Công ty nên chuyển sang thực hiện theo phương án 2 này, vì như thế người sử dụng thông tin có thể nhận biết được nghiệp vụ bán hàng nào là trả chậm và nghiệp vụ bán hàng nào là thanh toán ngay, giúp cho các nhà quản lý nắm bắt được tình hình tiêu thụ cũng như tình hình tài chính của công ty một cách cụ thể, rõ ràng hơn, từ đó có quyết định kinh doanh phù hợp. Ngoài ra, chương trình cho phép theo dõi doanh số bán hàng theo bộ phận hay theo nhân viên bán hàng. Vì vậy công ty nên tổ chức theo dõi doanh thu cho từng cửa hàng, cho chi nhánh và cho công ty. Như thế sẽ có phương án kinh doanh phù hợp đối với từng bộ phận, tăng cường ở bộ phận nào và thu hẹp hoặc huỷ bỏ bộ phận nào. Kế toán là công cụ quản lý quan trọng để nâng cao hiệu quả kinh doanh của một doanh nghiệp. Song công tác kế toán có phát huy được tác dụng của nó cũng cần có sự phối hợp với các công cụ quản lý khác. Để tổ chức thực hiện hiệu quả hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động tiêu thụ nói riêng, công ty cần phải tạo ra một sự kết hợp hiệu quả giữa công tác kế toán với các bộ phận quản lý khác. Hiện nay công ty đã và đang hiện đại hoá công tác quản lý với các trang thiết bị hiện đại, đặc biệt bộ phận kế toán đã được trang bị máy vi tính đầy đủ đảm bảo cho mỗi nhân viên một máy. Tuy nhiên ở bộ phận kho lại chưa được trang bị máy tính trong khi giữa bộ phận kế toán và bộ phận kho có mối liên hệ rất chặt chẽ. Công tác quản lý chặt đòi hỏi phải có sự đối chiếu, so sánh thường xuyên giữa kế toán và thủ kho để đảm bảo thông tin kinh tế được phản ánh chính xác, hợp lý và hợp pháp. Vì vậy để nâng cao hiệu quả của việc ứng kế toán máy vào công tác tổ chức kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, công ty cũng nên trang bị máy vi tính cho bộ phận kho và nối mạng cục bộ giữa các bộ phận này để có được sự trao đổi thông tin trực tiếp trên máy tính. Làm như vậy là công ty đã tạo ra một sự kiểm tra thông tin ngay trong công tác hạch toán. Tuy nhiên, không thể bỏ qua công tác quản trị người dùng khi ứng dụng kế toán máy. Hiện nay, tại công ty tuy mỗi nhânviên kế toán được trang bị một máy tính nhưng các nhân viên có thể truy cập vào phần hành của nhau, điều này về mặt khách quan mà nói là công ty chưa có nguyên tắc quản lý chặt chẽ trong việc sử dụng máy vi tính. Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị nên phân quyền sử dụng cho các kế toán viên cũng như nhân viên của các phòng ban liên quan được phép hay không được phép trên giác độ cập nhật, xem, sửa, xoá, in, lưu trữ thông tin. Mỗi kế toán hay mỗi người sử dụng đều phải có mật khẩu chương trình riêng, và kế toán viên có trách nhiệm bảo vệ mật khẩu của mình. Đây là một công việc quan trọng khi tiến hành tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính. Phải làm tốt vấn đề này thì quá trình tin học hoá công tác kế toán mới đem lại hiệu quả cao. Một vấn đề nữa khi ứng dụng máy vi tính vào làm kế toán là phải hợp tác với các lập trình viên để đào tạo đội ngũ nhân viên, cán bộ có sử dụng máy vi tính am hiểu về chương trình sử dụng. Đội ngũ cán bộ kế toán là đối tượng chính để điều khiển hệ thống chương trình. Do vậy, đội ngũ này phải giỏi thì mới có khả năng khai thác hết tính năng, tác dụng của phần mềm kế toán và có ý kiến đề xuất với các nhà lập trình có những thay đổi theo yêu cầu của công ty. Ngoài ra để đảm bảo an toàn cho thông tin lưu trữ thì phòng kế toán nên tiến hành in ra tất cả các sổ kế toán cần thiết để lưu trữ nhằm tránh mất hết dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố máy tính. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường tự do cạnh tranh, muốn tối đa hoá lợi nhuận thì phải quản lý chặt chẽ các loại tài sản, vật tư, chi phí, quản lý chặt chẽ quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp. Nâng cao chất lượng thông tin kế toán thông qua hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường, thúc đẩy lưu chuyển hàng hoá quay vòng nhanh, mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp và trở thành mục tiêu mà các doanh nghiệp đều muốn đạt được. Trong điều kiện hiện nay, khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển mạnh, kỹ thuật điện toán hiện đại đang được áp dụng mạnh mẽ vào công tác quản lý nói chung cũng như trong công tác kế toán nói riêng. Do vậy để nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng là một xu thế tất yếu. Qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần dược Traphaco, được đi sâu tìm hiểu về thực tế công tác tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty kết hợp với việc nghiên cứu về lý luận về phần hành kế toán này em đã hoàn thiện chuyên đề thực tập với đề tài “Tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy tại công ty cổ phần dược Traphaco”. Dưới góc độ nhìn nhận của một sinh viên kế toán chưa có kinh nghiệm thực tế, mà giữa kiến thức lý luận và kiến thức thực tế lại có khoảng cách nên chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, các anh chị cán bộ kế toán trong công ty cùng tất cả các bạn để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.