Đề tài Tổ chức khai thác và sử dụng nguồn tạp chí ở Trung tâm Thông tin Tư liệu khoa học và Công nghệ

m gần đây chỉ cập nhật các tạp chí từ 4 cơ quan thông tin thư viện lớn. CSDL Tần số sử dụng tạp chí của bạn đọc: Với 16.400 biểu ghi, theo dõi việc sử dụng tạp chí của bạn đọc với các thông tin về người đọc, tên tạp chí, thời gian sử dụng...có từ những năm 1997 đến nay, được cập nhật hàng tháng. 2.1.4 Công tác bảo quản tạp chí. Với một lượng tạp chí lớn như vậy, Trung tâm đang thực hiện bảo quản tạp chí theo hệ thống các kho sau: Kho mở (tự chọn) có thể bày được hơn 500 tên tạp chí, bạn đọc sử dụng nhiều với các số tạp chí của 3 năm mới nhất. Kho kín lưu giữ hơn 6000 tên với khoảng 2.550.000 số. Kho dự trữ lưu giữ trên 700 tên loại những năm cũ ít người sử dụng với khoảng 42.000 số. Kho phim lưu giữ 1000 tạp chí dưới dạng vi phim của Trung tâm. Công tác bảo quản hiện nay chủ yếu vẫn là thủ công truyền thống. Tạp chí được bảo quản trên kho có 2 loại, một loại là nhiều số tạp chí được đóng thành tập theo năm, một loại là từng số dời được xếp theo từng năm và xếp vào giá kệ theo ký hiệu kho. Khí hậu nóng ẩm cùng với thời gian làm nhiều tạp chí hỏng, mục, rách nát... Hiện nay có khoảng 10.000 cuốn rách lề, bìa mục nát vì mối mọt... với khoảng 200 cuốn đang bị thất lạc, ảnh hưởng nhiều đến công tác bảo quản cũng như hiệu quả sử dụng tài liệu. Kho vi phim được trang bị máy điều hoà nhiệt độ nhưng do đã có một thời gian dài không được bảo quản đúng tiêu chuẩn nên các tấm phim đã hư hỏng nhiều, phần lớn bị mốc, dính, rách... Vì điều kiện kỹ thuật nên vấn đề đảm bảo điều kiện không khí cho bảo quản phim chưa thực hiện nên cũng ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng. Hơn nữa, với thực trạng là tạp chí hàng năm vẫn đecj bổ sung đều đặn, ngoài những tên đã có chỉ mua số mới, còn có loại là tên mới được bổ sung nhưng diện tích kho không thay đổi dẫn đến hiện tượng quá taỉ của kho, ảnh hưởng nhiều đến công tác bảo quản cũng như phục vụ hàng ngày. Hiện nay, kho đang bảo quản một số lượng lớn tạp chí nhiều năm cũ, có những tên có từ năm 1920, còn có nhiều tên có từ năm 1960, 1970. Theo thống kê, hiện nay kho đang quản lý các tạp chí theo các năm như sau: Từ những năm 1980 trở lại đây: khoảng hơn 400 tên. Từ những năm 1970- 1979 khoảng 3200 tên. Từ những năm 1960 trở về trước khoảng 3000 tên. Ngoài ra còn có một số tạp chí có từ những năm 1920. Nhìn chung cách sắp xếp, tổ chức kho còn nhiều bất cập chưa thuận tiện cho việc tìm kiếm và bảo quản. 2.2 Công tác tổ chức kho tạp chí. Tổ chức vốn tài liệu, xét về phương diện tổng thể, chỉ là một khâu trong quy trình hoạt động nghiệp vụ của các cơ quan thông tin, thư viện, lưu trữ, song lại có vai trò hết sức quan trọng. Cùng với những tiềm năng về nhân lực, vật lực, tổ chức vốn tài liệu hợp lý chẳng những nâng cao uy tín chất lượng hoạt động mà còn quyết định sự tồn tại và phát triển của Thư viện. Một thư viện có quy mô càng lớn, vốn tài liệu phong phú, đa dạng thì việc tổ chức tài liệu lại càng phải khoa học, hợp lý. Ngày nay cùng với sự phát triển của văn hoá, khoa học, công nghệ, sách báo và các vật mang tin khác ngày càng tăng nhanh, càng phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức. Để rút ngắn khoảng cách không gian và thời gian cho người đọc, người dùng tin, các thư viện phải tìm ra phương pháp tốt nhất cho họ có thể nhanh chóng tiếp cận được những thông tin cần thiết nhất phục vụ cho công tác nghiên cứu, lãnh đạo, giảng dạy, học tập và nghiên cứu sản xuất. Một kho tài liệu nói chung và kho tạp chí nói riềng được coi là tổ chức sắp xếp khoa học phải đạt được các yêu cầu sau: Phải dễ tìm, dễ thấy, dex lấy, dễ bảo quản. Đảm bảo thông tin đến với người đọc nhanh nhất, chính xác nhất và kịp thời nhất. Tiết kiệm được diện tích kho. Về lí luận cũng như trong thực tiễn có nhiều cáchtổ chức, sắp xếp vốn tài liệu Thư viẹn. Tổ chức theo loại hình tài liệu. Tổ chức theo thời gian (thời gian xuất bản, thời gian nhập tài liệu vào thư viện). Theo ngôn ngữ tài liệu (Tiếng Anh, Nga, Pháp...). Theo kích thước tài liệu (khổ đại, khổ vừa, khổ nhỏ). Theo số đăng kí cá biệt (theo môn loại). Tuy nhiên những cách phân chia trên đây chỉ là tương đối. Bởi lẻ bất cứ một cơ quan thư viện nào cũng phối hợp nhiều hình thức tổ chức chính. Kho tài liệu tạp chí là kho tài liệu đặc trưng của các thư viện, nên cách tổ chức, sắp xếp tài liệu ở đây cũng mang tính đặc thù. Bởi vì, tạp chí cũng giống như các tài liệu tham khảo tra cứu khác, là loại nguồn tin giá trị, cần thiết thường xuyên cho người đọc, người dùng tin nghiên cứu, khai thác những vấn đề lịch sử, chính trị... Tóm lại, có nhiều hìnht hức tổ chức vốn tài liệu thư viện. Nhưng tựu chung lại có 2 cách tổ chức, sắp xếp tài liệu cơ bản là: Tổ chức sắp xếp tài liệu theo dạng kho kín và Tổ chức sắp xếp tài liệu theo dạng kho mở. -Tổ chức theo kho kín là các tài liệu được tổ chức theo một kho độc lập, tách biệt với người đọc. Bạn đọc muốn tìm kiếm khai thác, sử dụng tài liệu thư viện nhất thiết phải thông qua bộ máy tra cưú thư mục (hệ thống mục lục truyền thống và hiện đại) và các cán bộ của thư viện. Tổ chức tài liệu theo dạng kho mở là người đọc có thể trực tiếp tìm kiếm tài liệu trong kho của thư viện. 2.2.1 Kho đóng. Đa số các kho tài liệu - đặc biệt ở Việt Nam, đều được tổ chức theo dạng kho đóng. Nghĩa là tài liệu được tổ chức theo một kho riêng biệt, người đọc không được phép trực tiếp tìm kiếm tài liệu trong kho thư viện. Người đọc muốn khai thác, sử dụng tài liệu thư viện nói chung, tạp chí nói riêng, trước hết phải thông qua hệ thống tra cứu thư mục: các mục lục, các bản thư mục, hộp phích chuyên đề, tìm kiếm những thông tin thư mục của tài liệu, ghi phiếu yêu cầu và mượn tài liệu thông qua cán bộ thư viện. Phương pháp tổ chức tài liệu theo dạng kho đóng được nhiều cơ quan Thông tin – Thư viện, lưu trữ áp dụng vì phương pháp này có những ưu điểm sau: Với thư viện: Có thể quản lý tài liệu đựoc chặt chẽ, ít mất mát, kho tài liệu ít bị xáo trộn. Với người đọc: Bộ máy tra cứu thư mục là hình ảnh thu nhỏ của các kho tài liệu thư viện. Với những loại hình thư mục, mục lục phong phú đa dạng, bộ máy tra cứu thư mục phản ánh nhiều khía cạnh khác nhau của tài liệu và có thể nhanh chóng tìm kiếm tài liệu khi chỉ cần biết một trong những thông tin về tài liệu. Tuy nhiên phương pháp tổ chức vốn tài liệu theo dạng kho kín chứa đựng những hạn chế nhất định. Người đọc không được trực tiếp tiếp xúc ngay với tài liệu. Họ phải mất một khoảng thời gian để tra tìm tài liệu trong hệ thống mục lục, thư mục, phải chờ đợi để mượn tài liệu mà trong thời đại CNH- HĐH hiện nay thì “thời gian là vàng bạc” . Cán bộ thư viện phải vất vả khi trực tiếp, thường xuyên tìm và lấy tài liệu phục vụ người đọc. *Tổ chức tài liệu tạp chí theo hình thức kho đóng. Vì tạp chí là một loại hình đặc thù nên trong cách sắp xếp kho cũng có những nét riêng. Trong kho tài liệu dạng kín, tài liệu được sắp xếp theo nguyên tắc loại hình tài liệu- ngôn ngữ- khổ tài liệu- thứ tự đăng ký cá biệt. Các nguyên tắc được xen kẽ nhau trong tổ chức vốn tài liệu tạp chí. Với diện tích kho kín(Tài liệu tạp chí) của Trung tâm là 4 tầng (tổng khoảng 800m) lưu giữ hơn 6000 tên với khoảng 2.550.000 quyển. Ngoài ra còn có kho dự trữ 180m, lưu giữ 700 tên những năm cũ ít người sử dụng với khoảng 42.000 quyển. Kho phim lưu giữ toàn bộ tạp chí dưới dạng vi phim của Trung tâm. Tạp chí được xếp theo 2 cách: + Cách 1: Là từng quyển (số) dời, được xếp theo từng năm và xếp vào giá kệ theo kí hiệu kho. + Cách 2: Là nhiều số tạp chí được đóng thành quyển (tập) dầy, thường là theo quý, nửa năm hoặc một năm tuỳ theo độ dày, mỏng của quyển tạp chí, rồi cũng được xếp lên giá theo kí hiệu kho. Tóm lại tổ chức tài liệu tạp chí theo hình thức kho đóng có nhiều ưu điểm nhưng bên cạnh đó cũng cónhiều hạn chế nhất định, nhất là không tiết kiệm được thời gian lấy tài liệu cho người đọc. Trong thực tế bạn đọc phải chờ đợii từ 15- 20 phút mới có tài liệu mình cần. Vì thế hiện nay người ta quan tâm nhiều đến phương pháp tổ chức kho tài liệu theo hình thức kho mở (kho tự chọn). Có thể nói rằng kho tự chọn là hình thức tổ chưc khá phổ biến hiện nay trong các thư viện nhất là ở các nước phát triển như Anh, Pháp, Mỹ, Nga... và nó là xu thế chung của thời đại. 2.2.2 Kho mở (tự chọn). Tổ chức kho tài liệu tự chọn là hệ thống phục vụ cho phép người đọc trực tiếp vào kho lấy những tài liêụ mà họ cần. Kho tài liệu tự chọn được áp dụng đầu tiên vào những năm 70 của thế kỷ XIX ở Mỹ và sau đó là ở các nước khác. Mỗi kho sách tự chọn được áp dụng chủ yếu trong các thư viện khoa học, sau đó là trong các thư viện công cộng. Kho sách tự chọn là hệ thống phù hợp nhất với trình độ văn hoá cao của người đọc. Kho sách tự chọn tạo điều kiện cho việc phục vụ có phân biệt người đọc với hứng thú, yêu cầu, trình độ và mức độ đọc rộng của người đọc. Phương pháp tổ chức kho tài liệu tự chọn được áp dụng rộng rãi do có những ưu điểm: Bạn đọc tự tìm lấy sách trên giá, nếu không thấy sách cần tìm có thể thay thế những sách khác tương tự khi xem xét ngay trên giá. Do vậy việc chọn tài liệu chính xác hơn. Cán bộ thư viện đỡ vất vả hơn do không phải trực tiếp phục vụ bạn đọc. Tuy nhiên việc tổ chức kho tài liệu tự chọn còn có những nhược điểm sau: Phải cần diện tích rộng hơn để giá tủ vì cần phải có lối đi rộng rãi giữa các giá để bạn đọc dễ dàng đi lại, lựa chọn tài liệu thường là 60cm. Nhiều thư viện còn để một số ghế giữa lối đi các giá để bạn đọc ngồi chọn tài liệu (do phải xem xét nội dung tài liệu nên khá lâu). Tài liệu trên giá, sau khi bạn đọc sử dụng, sẽ bị lộn xộn do không để lại tài liệu đúng chỗ quy định của chúng trên giá. Đây là một thực tế rõ ràng, nhiều bạn đọc lấy tài liệu để xem thì sau đó quên mất vị trí của chúng trên giá hoặc do ý thức chưa cao cứ đặt bừa tài liệu lên bất kì vị trí nào cho xong. Do đó ảnh hưởng lơn stới việc phục vụ bạn đọc những ngày hôm sau vì họ không tìm thấy các tài liệu mà mình cần ở vị trí quy định cho chúng. Tuy nhiên điều này cũng đang dần được quan tâm đúng mức, ở các thư viện lớn của Việt Nam nói chung và ở Trng tâm TTTLKH&CNQG nói riêng- khi độc giả dùng xong tài liệu để vào vị trí( trên bàn) cho thủ thư xếp lên giá, đó cũng là một biện pháp hữu hiệu để không gây xáo trộn tài liệu. Dễ mất tài liệu, kho tư liệu càng lớn, các giá kệ trong kho càng nhiều sẽ hạn chế tầm kiểm soát của các cán bộ Thư viện, vì vậy một số bạn đọc”xấu”dễ lấy tài liệu ra khỏi kho. ở một số thư viện đã bố trí hệ thống gương, camera để theo dõi. Một số khác lại dùng báo động từ trường mà theo đó mỗi tài liệu được gắn một dây từ nếu tài liệu đó được lấy ra ngoài một cách bất hợp pháp qua cửa có thiết bị dò, cổng từ thì lập tức sẽ được báo động. Mặc dù có những nhược điểm lớn như vậy nhưng cách tổ chức kho mở vẫn được ứng dụng rộng rãi trong công tác thư viện vì hiệu qủa của nó trong phục vụ bạn đọc là khá lớn, vì đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của bạn đọc, vì bạn đọc có khả năng và có quyềnh quyết định những tài liệu nào thoả mãn được yêu cầu của họ. *Tổ chức sắp xếp tài liệu tạp chí theo hình thức kho mở. Phòng Tạp chí của Trung tâm TTTLKH&CNQG do diện tích kho có hạn nên hiện nay kho mở tạp chí mới bày được 500/1000 tên tạp chí vẫn tiếp tục về những năm mới nhất. Có thể bày được toàn bộ các tạp chí mới bởi vì việc tra cứu trong tủ mục lục cũng như trong CSDL để tìm tạp chí mới cũng là vấn đề không thuận lợi cho bạn đọc (khác với việc tìm sách thuận lợi hơn nhiều, vì vậy có thể nhiều tên tạp chí hay có trong kho mà bạn đọc không biết). Hằng năm, chúng ta tốn khá nhiều tiền bạc (nhất là ngoại tệ) và thời gian, công sức để mua được một tên tạp chí, vì vậy tổ chức như thế nào để giới thiệu tất cả những tên tạp chí mới cho bạn đọc thiết nghĩ cũng là điều đáng làm. Tạp chí được phân loại theo chủ đề. Một số chủ đề thường được bạn đọc quan tâm thì được bày ở kho này, như các chủ đề sau: B. Các KHTN nói chung, Môi trường C. Khoa học Toán, Lý, Thiên văn D. Hoá học Đ. Khoa học trái đất E. Sinh học Ê. KHKT nói chung, Công nghệ sinh học F. Năng lượng, Vô tuyến điện tử, Công nghệ thông tin G. Mỏ H. CN kim loại, chế tạo máy I.CN hoá học, Công nghệ thực phẩm J. CN nhẹ K. Xây dựng, Kiến trúc L. Giao thông vận tải M. Nông lâm ngư nghiệp N. Y học Q. Kinh tế quản lý Z. Tài liệu tổng hợp Sắp xếp theo phân loại - chữ cái các tài liệu trong kho tự chọn giúp bạn đọc có thể tìm được nhanh chóng trên giá những tài liệu mà mình cần. Nếu những tài liệu đó không có thì không cần tra cứu mục lục và có thể chọn những tài liệu khác cũng gần nội dung ngay trên giá. 2.3 Khai thác và sử dụng nguồn tạp chí. 2.3.1 Xây dựng và quản trị nguồn tạp chí. Để xây dựng có hiệu quả nguồn tạp chí,, Trung tâm đã thực hiện nhiều hình thức xử lý và tổ chức bảo quản tạp chí. *Xử lí truyền thống: Tạp chí sau khi nhận từ các nguồn về được xử lí theo nghiệp vụ thư viện như đăng ký tổng quát, đăng kí cá biệt, sắp xếp tạp chí vào các vị trí kho, cập nhật số liệu vào mục lục tra cứu, lập phiếu mục lục mới đối với tên tạp chí mới... Đây là hình thức truyền thống nhưng đến nay Trung tâm vẫn duy trì vì chưa thể tin học hoá một cách hoàn toàn các khâu xử lý, bảo quản và phục vụ. *Xử lí điện tử: Được thực hiện từ những năm 1990 trở lại đây. Tạp chí nhận về, sau khi xử lí truyền thống, các số liệu tạp chí mới được cập nhật vào các cơ sở dữ liệu. CSDL Tên tạp chí: Cập nhật các số tạp chí mới về (đã có tên trong CSDL), hoặc nhập tên tạp chí mới vào biểu ghi mới. CSDL Trang mục lục từng số tạp chí: Dùng máy quét (Scanner) quét từng trang mục lục của từng số tạp chí mới. CSDL Tần số sử dụng: Nhập dữ liệu bạn đọc tạp chí hàng ngày qua phiếu yêu cầu. CSDL Mục lục liên hợp: Nhập số tạp chí mới và tên tạp chí mới của các cơ quan có trong CSDL. CSDL Thư mục bài tạp chí (SCIENTEC và STD): Nhập dữ liệu mô tả từng bài tạp chí. 2.3.2 Công tác phục vụ khai thác tìm tin. Trung tâm được hình thành trrên cơ sở hợp nhất Thư viện KHKT TW và Viện Thông tin KHKT TW, cùng với sự phát triển và lớn mạnh của mình, các hình thức phục vụ yêu cầu tin nói chung và nhu cầu tìm tin trong tạp chí nói riêng cũng ngày càng phong phú và đa dạng, bên cạnh các hình thức truyền thống, các loại hình thức mới đang ngày càng phát triển, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin. Phục vụ tại chỗ: Là hình thức truyền thống được thực hiện từ khi thành lập, cho đến nay vẫn là loại hình phục vụ quan trọng. Người dùng tin có thể đến trực tiếp Phòng Tạp chí, ,tìm tài liệu theo yêu cầu qua tủ phiếu mục lục hoặc tra tìm trên máy tính trong các CSDl. Sau một quá trình tin học hoá thư viện, giờ đây ở phòng đọc tạp chí, ngoài việc mượng xem tạp chí, các loại hình ấn phẩm của Trung tâm như các Thông báo thư mục, Bản tin chuyên đề, Tổng quan, Tổng luận... Bạn đọc còn có thể tự khai thác trên máy tính và tiếp cận với các CSDL về tạp chí do TRung tâm xây dựng, truy cập vào các mạng thông tin khác của Việt Nam và khai thác tài liệu trên mạng Internet. Phòng cũng được trang bị máy Photocopy để sao chụp tài liệu tại chỗ phục vụ bạn đọc.Lượng bạn đọc trung bình hiện nay 70- 80 người/ ngày. Kho mở tự chọn của phòng được xây dựng và trang bị tương đối hiện đại, đủ chỗ ngồi cho khoảng 50 bạn đọc cùng lúc, bảo đảm ánh sáng, yên tĩnh và thoáng mát cho người dùng tin đến khai thác, tìm tin. Tài liệu dưới dạng vi phim cũng thường xuyên được bạn đọc quan tâm khai thác, sử dụng(trung bình 3 lượt/ngày). Tuy nhiên việc đọc vi phim cũng có nhiều hạn chế vì khó đọc được lâu, hiện tại phòng chỉ còn một máy đọc, máy chụp từ phim ra giấy không có cũng hạn chế nhiều hiệu quả sử dụng kho phim. Qua thống kê lượt yêu cầu đọc(trong năm 5 từ 1997-2001) các năm của tạp chí, có thể thấy. +Đọc tạp chí các năm 1930- 1939: 20 yêu cầu. + Đọc tạp chí các năm 1940- 1949: 100 yêu cầu. + Đọc tạp chí các năm 1950- 1959: 400 yêu cầu. + Đọc tạp chí các năm 1960- 1969: 2.400 yêu cầu. + Đọc tạp chí các năm 1980- 1989: 6.700 yêu cầu. + Đọc tạp chí các năm 1990- 2002: 9.500 yêu cầu (không tính 3 năm mới nhất bày ở kho mở). Phục vụ theo yêu cầu: Cùng với hoạt động chung của Thư viện, phòng tạp chí đã phát triển các hình thức phục vụ mới như phục vụ theo yêu cầu từ xa (khách hàng có thể yêu tin qua điện thoại, Fax, Thư ,điện tử...) hoặc đến thư viện đặt yêu cầu qua phiếu đặt tin... cán bộ của phòng sẽ tìm tin và trả lời trong thời gian sớm nhất. Dịch vụ: Trong bối cảnh chung của cơ chế thị trường, hoạt động phục vụ nhu cầu tin tạp chí cũng đã chuyển hướng theo xu thế mới. Các hình thức dịch vụ phục vụ nhu cầu tin đã hình thành và bước đầu phát triển như phục vụ sao chụp tạp chí cho các cơ quan Thông tin Thư viện, các cơ sở sản xuất hoặc khi một đơn vị, các cá nhân có yêu cầu đột xuất về một vấn đề cần quan tâm, phòng cũng đáp ứng tuỳ theo mức độ yêu cầu như tìm tin thư mục, tìm toàn văn hoặc tìm theo chuyên đề... Chương 3 Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tạp chí tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia. 3.1 Nhu cầu sử dụng thông tin trong tạp chí tại Trung tâm TTTLKH&CNQG. Phòng Tạp chí thuộc Trung tâm TTTLKH&CNQG, là nơi lưu gữ một lượng lớn tạp chí, Khoa học và Công nghệ của cả nước với vốn tài liệu Khoa học Công nghệ tương đối phong phú, từ lâu đã là đại chỉ tin cậy của các nhà nghiên cứu khoa học, các kỹ sư ở các viện, các Trung tâm nghiên cứu, các giáo sư, các cán bộ giảng dạy ở các trường đại học, sinh viên đại học năm cuối... đến khai thác, sử dụng tài liệu, nhưng trong một vài năm trở lại đây, thành phần bạn đọc đã có những thay đổi. Nếu như cách đây 5- 10 măm, thành phần bạn đọc tạp chí chủ yếu là các cán bộ nghiên cứu, các kỹ sư, cán bộ giảng dạy, một số ít là sinh viên... thì vài năm trở lại đây hình thức đã thay đổi khác, thành phần bạn đọc là sinh viên tằng đáng kể và ngày càng trở thành đối tượng phục vụ chủ yếu của phòng tạp chí, số bạn đọc là cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy giảm đi nhiều. Tỷ lệ giữa các thành phần bạn đọc đã thay đổi hẳn, các năm 1994- 1995, cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy luôn chiếm khoảng 60- 70%, cán bộ làm công tác thông tin khoảng 10-12%, còn lại là sinh viên 20%. Sang các năm 1996- 1998, lượng bạn đọc là sinh viên đã tăng đáng kể (40-60%) bạn đọc là cán bộ nghiên cứu giảm, và 3 năm vừa qua phần lớn bạn đọc Thư viện là sinh viên (60-70%). So với những năm trước, thành phần bạn đọc đã phong phú, đa dạng hơn, ngoài bạn đọc là cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy, sinh viên, cán bộ làm công tác thông tin, đã có bạn đọc ở các đại phương khác, bạn đọc làm chuyên gia, sinh viên nước ngoài mặc dù không thường xuyên)... Đặc biệt là sinh viên, một lực lượng bạn đọc đông đảo nếu như trước kia chỉ có sinh viên Trường Kiến Trúc, Xây dựng... là chủ yếu thì hiện nay thành phần sinh viên rất đa dạng... Đó là điều đáng mừng vì chứng tỏ nhu cầu, lòng ham mê học tập và nghiên cứu của sinh viên- nguồn nhân lực khoa học công nghệ rất quan trọng và không thể thiếu của công cuộc CNH-HĐH đất nước. Nhưng điều làm chúng ta phải suy nghĩ là cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy giừo đây lại ít đến thư viện, mà chính họ là những người đang trực tiếp làm công tác nghiên cứu Khoa học và phát triển công nghệ, là lực lượng nòng cốt quyết định sự phát triển Khoa học và Công nghệ hiện nay. Thông tin là nguồn lực không thể thiếu đối với hoạt động của con người nói chung và đặc biệt là các nhà nghiên cứu, đối với họ thông tin như là nguyên kiệu rất quan trọng và cần thiết cho hoạt động hàng ngày. Có rất nhiều cách để các nhà khoa học nghiên cứu, tra tìm tài liệu, nhưng cũng khônbg thể phủ nhận vai trò thư viện, chỉ có thư viện mới là nơi có đầy đủ các nguồn thông tin, các loại hình tài liệu, các loại hình dịch vụ cung cấp thông tin cần thiết cho người dùng tin. Nhưng qua những số liệu thống kê thực tế của Trung tâm, chúng ta thấy dường như có một số nghịch lý khi mà Khoa học và Công nghệ có những bước tiến như vũ bão, thay đổi từng ngày, từng giờ, khi mà tác động của Khoa học và Công nghệ đối với sự tiến triển của xã hội ngày càng lớn, cũng như nhu cầu phát triển của xã hội đòi hỏi Khoa học và Công nghệ phải có những đáp ứng kịp thời, thì các nhà nghiên cứu Khoa học và Công nghệ lại thờ ơ với thư viện. Đứng trước thực tế này Trung tâm TTTLKH&CNQG nói chung và phòng tạp chí nói riêng đã thực hiện một cuộc điều tra xã hội với một số bạn đọc đến tìm tạp chí, kết hợp với phỏng vấn một số cán bộ nghiên cứu thường đến phòng đọc tạp chí. Mục đích của điều tra là thu thập thông tin về thành phần người dùng tin có nhu cầu thông tin trong tạp chí, mức độ nhu cầu tin, nội dung thông tin, loại hình thông tin, phương thức phục vụ của Thư viện, chất lượng sản phẩm thông tin, các loại hình dịch vụ để thấy được đặc điểm nhu cầu tin về tạp chí của người dùng tin, những mặt mạnh và yếu của hoạt động đảm bảo thông tin tạp chí hiện nay, từ đó đề ra những giải pháp thích hợp đảm bảo cho công tác phục vụ tìm tin tạp chí có hiệu quả nhất. Theo kết quả của cuộc điều tra (tháng 10-2002) ta có những thông số sau: Chức danh khoa học. Giáo sư chiếm 7%; Phó Giáo sư 8%; Tiến sĩ khoa học 15%; Tiến sĩ 20%; Thạc sĩ 9%; Cử nhân 17%; Kỹ sư 17%; Sinh viên 70%; các thành phần khác 6%. Lĩnh vực hoạt động. Nghiên cứu 90%; Giảng dạy 20%; Sản xuất kinh doanh 20%; Quản lý 10%; Lĩnh vực khác 5%. Ngọại ngữ sử dụng để nghiên cứu tài liệu. 100% bằng Tiếng Anh; 30% đọc được Tiếng Pháp; 50% đọc được Tiếng Nga và 10% đọc được Tiếng khác. Số người có nhu cầu thôn gtin tư liệu nhiều. 100% Lĩnh vực thường được quan tâm. Khoa học cơ bản 38%; Khoa học công nghệ và vật liệu 37%; Hoá học- Công nghệ hoá học 32%; Môi trường- CN môi trường 28%; Năng lượng 5%; Điện tử – tin học 16%; Công nghệ sinh học 20%; Nông lâm ngư nghiệp11%; ,Kiến trúc xây dựng 2%; Giao thông vận tải 2%; CN nhẹ 2%; ,Y dược học 13%; Kinh tế quản lý5%; Tổng hợp 8%. Loại hình tư liệu hay sử dụng. Tạp chí 70%; Bài thư mục 10%; Đề tài, các CSDL 13%; Các ấn phẩm thông tin do Trung tâm sản xuất 8%. Mức độ khai thác tài liệu trên mạng. thường xuyên 27%; Thỉnh thoảng 35%; Sử dụng máy cơ quan 32%; Sử dụng máy gia đình 20%. Hình thức sử dụng tài liệu. Đọc tại chỗ 80%; Hỏi đáp từ xa 15%; Sao chụp 50%. Nhận xét đánh giá chung của người dùng tin về + Vốn tư liệu và thông tin(so với việc thoả mãn nhu cầu tin) tương đối đầy đủ 90%; nghèo nàn 10%. + Hình thức phục vụ thông tin : thuận tiện 90%; chưa thuận tiện 10%. + Chất lượng các sản phẩm thông tin: 80% tốt; chưa tốt 20%. + Phương thức thu lệ phí, giá cả dịch vụ: Hợp lý 80%; chưa hợp lý 20%. + Mức độ đáp ứng yêu cầu về thông tin tư liệu: độ phù hợp 150%- 90%. + Tổ chức thông tin - thư viện chuyên ngành ở các cơ quan, đơn vị có 90%; không có 10%. + Thời gian tham khảo tài liệu ở các thư viện chuyên ngành: thường xuyên 50%; không thường xuyên 50%. + Vốn tư liệu và thông tin của các thư viện chuyên ngành (so với việc đảm bảo nhu cầu tin ): Không đảm bảo 98%; đảm bảo 2%. + Trong vài năm gần đây, thời gian đến thư viện: nhiều hơn 57%; ít hơn 43%. + Lý do ít đến thư viện: Không có thời gian 90%; Thư viện không đáp ứng được nhu cầu tin 20%; Qua các hình thức tìm tin khác(tra cứu qua mạng 80%; liên hệ từ xa 30%; thư viện cá nhân 20%). Qua những số liệu thống kê trên, có thể thấy. Thông tin là yếu tố cần thiết đối với hoạt động của cán bộ nghiên cứu, đặc biệt là sinh viên(100% có nhu cầu). Thành phần người dùng tin có học hàm, học vị chiếm tỉ lệ không nhỏ. Người đến khai thác thông tin chủ yếu là sinh viên()70%. Tuy vậy, trong số phiếu điều tra thì có tới 43% đến thư viện ít hơn trước đây với lý do chính là không có thưòi gian. Với những số liệu thống kê thực tế bạn đọc đến thư viện, cùng với việc tiếp xúc với một số bạn đọc lâu năm, thường xuyên cầu thư viện, về lượng bạn đọc làm công tác nghiên cứu giảm. Ngoài những nguyên nhân đã nêu ở trên và để giải quyết được vấn đề đó, cần phải có sự kết hợp, thống nhất về quan điểm chỉ đạo cũng như công tác quản lý giữa nhiều cấp, nhiều ngành, thì từ góc độ là người đảm bảo thông tin cho hoạt động nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, chúng ta cũng cần xem xét hoạt động của mình trên mọi phương diện. Về nguồn tư liệu tạp chí: Trong một vài năm gần đây, mặc dù kinh phí chung cho hoạt động thông tin thư viẹn còn hạn hẹp, song thư viện cũng đã được quan tâm đúng mức để đầu tư mua tài liệu, trang thiết bị kỹt thuật... Hằng năm ngoài số tiền gần 500.000 $ do nhà nước cấp, Thư viện đã duy trì và phát triển quan hệ trai đổi nhạn tặng với hơn 50 đối tác ở 30 nước trên thế giớo, như tổ chức SAREC của Thuỵ Điển, tổ chức FAO của Liên Hợp Quốc, Uỷ ban hợp tác hỗn hợp Pháp- Việt, Trung tâm ACAPAD của úc...để bổ sung hơn 1.500 cuốn sách và gần 10.000 số của hơn 100 đầu tên tạp chí. Do có khó khăn về kinh phí nên việc tạo nguồn tư liệu cũng có nhiều hạn chế, số tạp chí La tinh phải mua theo giá chung của quốc tế nên rất đắt, Tạp chí Tiếng Nga cũng giảm nhiều. Tạp chí thuộc ngành Khoa học cơ bản hầu như không đợc bổ sung (trên thực tế có 38% người được hỏi đều quan tâm đến lĩnh vực này). Lượng tạp chí nhận hàng năm đều bị giảm, trong khi đó lại là loại hình tư liệu bạn đọc sử dụng nhiều nhất(tạp chí 70%), một số tạp chí quan trọng đã có ở thư viện nhưng về không đều, thiếu số, nhất là các tạp chí thuộc nguồn trao đổi, nhận tặng...cũng ít nhiều ảnh hưởng đến việc khai thác tìm tincủa bạn đọc. Vì số tiền để mua tài liệu rất hạn hẹp (sau khi bỏ cơ chế bao cấp, nguồn tài liệu tặng, trao đổi, giá rẻ...không còn), nên việc mua loại tài liệu gì cũng là vấn đề rát khó khăn của Trung tâm (tiêu chí lựa chọn là dựa vào định hướng phát triển Khoa học Công nghệ của Nhà nước, các hướng ưu tiên trong phát triển Kinh tế- Xã hội, vào nhu cầu thông tin của người nghiên cứu qua thăm dò điều tra, dựa vào ý kiến của chuyên gia, vào thực tế công tác phục vụ tin hàng ngày... nhưng cũng không thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin đa dạng, chuyên sâu, tổng hợp của mỗi một ngành. Hiện nay Trung tâm đã chuyển hướng sang mua tạp chí dưới dạng điện tử, nhưng loại hình tạp chí mới với hình thức khai thác, sử dụng mới, cũng như giá cả in ấn chưa thật hợp lý cũng là yếu tố chưa thu hút được đông đảo người dùng tin đến khai thác, sử dụng.Hơn nữa, loại hình này cũng mới chỉ bao gồm tạp chí về lĩnh vực Điện tử- Tin học là chủ yếu, mà nhu cầu về tạp chí lại rất đa dạng và phong phú. Một đặc thù riêng của loại hình tạp chí là tính liên tục và đầy đủ của mmọt tên tạp chí. Một tên tạp chí dù có hay, đẹp đến đâu nhưng nếu không có đủ các năm và số của từng năm thì giá trị khai thác, sử dụng sẽ giảm đi rất nhiều, thực tế cho thấy nhiều người dùng tin mặc dù đã tìm thấy tạp chí ở thư viện nhưng đúng năm hoặc số có bài họ cần tìm thư viện lại không có, điều đó ít nhiều đã làm nản lòng người nghiên cứu...vì vậy, một khi đã xác định một tạp chí cần mua cho thư viện thì nên lưu ý đặc điẻm này, không nên có quyết định thay đổi hàng năm. 3.1.1 Bộ máy tra cứu tìm tin. Những tài liệu tạp chí đếu phải được quản lý chặt chẽ về mặt thông tin nhămg trợ giúp người dùng tin tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ khi cần thiết với sự phát triển khoa học thư viện và thông tin hiện nay cộng với nhu cầu sử dụng nthư viện ngày càng tăng, bộ máy tra cứu tìm tin trong tạp chí sẽ kết hợp cả 2 phương pháp truyền thống và điện tử. 3.1.2 Bộ máy tra cứu tìm tin truyền thống: Đó là các hộp phích mục lục được tổ chức một cách khoa học theo đúng quy tắc nghiệp vụ. Tất cả các tài liệu được mô tả trên phích chuẩn theo quy tắc mô tả quốc tế (ISSN). Các phích mô tả được tổ chức thành các mục lục tạo thành hệ thống mục lục tạp chí cho người đọc khai thác. Hệ thống mục lục được chia thành các mục lục riêng sẽ dựa vào đặc điểm cấu tạo mục lục và loại hình tài liệu. *Theo đặc điểm cấu tạo mục lục. Mục lục chữ cái: Các phích mô tả được sắp xếp vào mục lục theo trật tự chữ cái của tiêu đề mô tả. Để dễ dàng trong việc sử dụng mục lục chữ cái lại được chia thành các bộ phân theo ngôn ngữ, Tiếng Việt, các tiếng khác thuộc hệ Latinh, các tiếng Tượng hình, các tiếng thuộc hệ Slavơ. *Mục lục phân loại: Các phiếu miêu tả được sắp xếp vào mục lục trước tiên là theo kí hiệu phân loại, sau đó dưới từng môn loại được sắp xếp theo ngôn ngữ, sau đó là tên chữ cái của tiêu đề mô tả. *Theo loại hình tài liệu. Sách: Tập hợp các phích mô tả các tài liệu dạng sách, kể cả tở dời, tranh, ảnh hay bản đồ. Bài trích: Tập hợp các phiéu mô tả các bài báo bao gồm trích từ báo, tạp chí và từ tuyển tập. Tạp chí: Tập hợp các phích mô tả các tạp chí trong và ngoài nước. Do điều kiện hiện tại của Trung tâm TTTLKH&CNQG và thói quen của người đọc, hệ thống mục lục truyền thống vẫn tồn tại song song cùng bộ máy tra cứu tìm tin điện tử. 3.1.2 Bộ máy tra cứu tìm tin điện tử. Với một số vốn tạp chí tương đối lớn: 6.355 tên tạp chí, thuộc các ngành, các lĩnh vực Khoa học Kỹ thuật khác nhau, trong số đó có 5.579 tên tạp chí Ngôn ngữ La tinh (chủ yếu là tiếng Anh, Pháp, một số là tiến Đức, Hung, Tiệp...), 776 ngôn ngữ Slavơ (chủ yếu là tiếng Nga) và 160 Tiếng Việt, hàng năm phòng tạp chi phục vụ khoảng 8.000 lượt bạn đọc đén tra tìm, nghiên cứu tài liệu. Từ năm 1995, thư viện đã thực hiện thí điểm việc tin học hoá kho tạp chí, sau đó tiến hành hoàn thiện dần và những năm gần đây, toàn bộ số tạp chí của kho đã được cập nhật vào CSDL và có thể phục vụ bạn đọc hàng ngày. *CSDL Tạp chí với việc quản trị dữ liệu và khai thác tìm tin . Thư viện đã sử dụng chương trình CDS/ISIS để xây dựng CSDL tạp chí, nhằm quản trị toàn bộ tạp chí có trong kho dưới dạng thư mục. Để đảm tính chính xác và chất lượng của CSDL- công cụ cơ bản để quản lý và tra tìm tạp chí - trước hết, phải thực hiện tổng kiểm kê kho nhằm mục đích nắm được từng tên tạp chí, số lượng từng năm, từng số của tạp chí đó. Mục đích của tin học hoá là tài liệu xử lý và đưa vào máy một lần nhưng có thể khai thác ở đầu ra nhiều lần với nhiều yêu cầu khác nhau mà mục lục thủ công không thể đáp ứng được. Vì vậy thiết kế đầu vào của CSDL tạp chí là dựa trên quy tắc mô tả thư mục theo tiêu chuẩn mô tả thư mục quốc té dùng cho tạp chí (hay còn gọi là xuất bản phẩm tiếp tục: ISBD(S)), gồm các yếu tố mô tả cơ bản sau: Tên tạp chí, tên phụ hoặc tên giải thích(nếu có). Cơ quan chịu trách nhiệm xuất bản. Đại chỉ xuất bản. Định kì xuất bản. Mã nước xuất bản, mã ngôn ngữ. Chỉ số quốc tế(ISSN). Phân loại tạp chí(theo khuung phân loại thư viện dùng). Nơi (cơ quan) bảo quản tạp chí, kí hiệu kho của tạp chí. Những năm tạp chí có trong kho và các số của hàng năm. Với những yếu tó cơ bản trên, đầu ra có thể khai thác được theo mọi thông tin của một tạph chí. Việc thiết kế đầu ra và được thực hiện trên cơ sở phân tích nhu cầu tìm tin của bạn đọc, nhu cầu kiểm tra, thống kê của người quản lý thư viện. Có thể tìm tạp chí theo mọi yếu tố như tìm theo mô tả thư mục, tìm theo chìa khoá tự do, theo tên của tạp chí... Phần mềm ISIS cũng cho phép ta tìm tạp chí dưới dạng từ điển, có thể lập từ điển theo tên tạp chí, theo kí hiệu phân loại, theo chỉ số quốc tế của tạp chí... Việc hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu tạp chí đã tạo nhiều đièu kiện cho công tác quản lý tư liệu cũng như phục vụ tra cứu của thư viện. Với cơ sở dữ liệu tạp chí, người quản lý có thể biết ngay được số lượng tạp chí hiện mình đang quản lý, biết được từng tên tạp chí có đến năm nào, số nào. Có thể thống kê theo các yêu cầu cụ thể như theo ngôn ngữ, nước xuất bản, nhà xuất bản, phân loại, theo kích cỡ tài liệu... hoặc có thể thống kê kết hợp các yéu tố trên. Cơ sỏ dữ liệu tạp chí với phần mềm ISIS cũng cho phép xuất dữ liệu ra, hoặc nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu tạp chí theo File ISO. Tạp chí là xuất bản phẩm định kỳ, một tên tạp chí hàng tháng, hàng năm lại được nhập về những tập, số mới. Vì vậy, việc cập nhật phải thường xuyên. Format được thiết kế cho phép được cập nhật một cách nhanh chóng và thuận tiện hoặc khi có một tên tạp chí mới về thì cũng dễ dàng được cập nhật vào cơ sở dữ liệu theo một biểu ghi mới độc lập. Đối với bạn đọc, thay vì trước đây chỉ có thể tra tìm tạp chí theo mục lục thủ công gồm 2 dạng là mục lục chữ cái và mục lục phân loại thì với cơ sở dữ liệu tạp chí, bạn đọc có thẻ tìm và xem thông tin theo nhiều cách khác nhau. + Xem dữ liệu: Vào lệnh này có thể xem tên tạp chí bất kỳ theo thứ tự biểu ghi, Format hiẹn hình là tên đầy đủ của tạp chí vào từng năm, từng số tạp chí đó có trong kho thư viện. + Xem và tìm theo từ điển: Đánh một chữ cái đầu tên của một tên tạp chí cần tìm, màn hình sẽ hiện lên toàn bộ các tạp chí có tên theo chữ cái đó, và bạn đọc có thể chọn tên cần tìm... + Tìm theo yêu cầu: Có thể tìm theo từng yếu tố mô tả thư mục tạp chí hoặc có thể mở rộng hay thu hẹp các yêu cầu tìm theo ngôn ngữ tìm tin ISIS. 3.2 Kinh nghiệm tổ chức, khai thác và sử dụng tạp chí ở một số nước. Nhân loại đã bước sang thế kỷ 21, thế kỷ của tri thức thông tin. Chúng ta đã, đang và sẽ tiếp tục chứng kiến cuộc cách mạng thông tin, mà nhờ đó thế giới dang thay dổi một cách mạnh mẽ về chất, cuộc cachs mạng đang dẫn tới một xã hội thộng tin toàn cầu, một xã hội dựa trên nền tảng thông tin và trí tuệ như một nguồn lực phát triển. Cùng với sự phát triển của xâ hội thông tin, Thông tin Khoa học Công nghệ đã có những đặc điểm mới khác hẳn những giai đoạn trước. Tạp chí khoa học và công nghệ là một trong các loại hình mang tin quan trọng, vì vậy thông tin trong tạp chí cũng mạng đầy đủ các đặc điểm của thông tin khoa học và Công nghệ nói chung. Đó là : + Thông tin mạng tính toàn cầu, xoá bỏ khoảng cách không gian và thòi gian. + Thông tin mang tính toàn diện, liên ngành và tổng hợp. + Thông tin đã thay đổi cả về lượng và về chất. + Sự bùng nổ về nhu cầu thông tin chỉ dẫn và định hướng. Qua tìm hiểu, khai thác và tham khảo tài liệu về một số trung tâm thông tin, htư viẹn lớn của quốc tế như mạng thông tin STN International của Đức, Mỹ, Nhật; mạng thông tin INIST của Viện thông tin khoa học và công nghệ Pháp; Mạng thông tin của một số nước một số trung tâm thông tin thư viện lớn ở Đài Loan, Thái Lan, Trung Quốc... Việc phát triển nguồn lực tạp chí luôn được coi trọng và việc xử lý khai thác cũnh hư sử dụng rất hiệu quả. Trước hết là công tác bổ sung nguồn tạp chí. Ngoài việc bổ sung nguồn tạp chí La tinh, mà chủ yếu là rtiếng Anh (là ngôn ngữ thông dụng nhất trong các tạp chí khoa học và công nghệ ) thì một số nước như Trung quốc, Đài Loan rát chú trọng nguồn tạp chí trong nước. Kho tạp chí trong nước được tổ chức riêng, có bộ phận xử lý thông tin riêng và phục vụ người dùng tin rất hiệu quả. Đặc biệt là ở Trung Quốc, các cơ sở dữ liệu tiếng Trung Quốc nói chung và cơ sở dữ liệu tạp chí tiếng Trung Quốc (thư mục, toàn văn) nói riêng đã giúp ích rất nhiều cho các nhà nghiên cứu. Tính toàn diện, đầy đủ, nhanh chóng và kịp thời là những ưu điểm của các cơ sở dữ liệu về tạp chí của các mạng thông tin quốc tế. Mạng STN International có một mạng lưới rộng khắp ở quốc gia và quốc tế để xử lý một cách nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời các thông tin trong những tạp chí mới nhất, từ cơ sở dữ liệu thư mục (có tóm tắt nội dung) đến cơ sở dữ liệu toàn văn, bao quát tất cả các lĩnh vực khoa học và công nghệ như Hoá học, Kỹ thuật, Toán học, Vật lý, Địa chất, Công nghệ sinh học... với hàng trăm cơ sở dữ liệu, mối cơ sở dữ liệu có từ hàng trăm nghìn đến hàng triệu biểu ghi phần lớn được cập nhật hàng tháng, nó thực sự là nmột nguồn lực lượng thông tin Khoa học và Công nghệ khổng lồ phục vụ cho nhu cầu người nghiên cứu. Cơ sở dứ liệu thư mục bài tạp chí của mạng thông tin INIST của Pháp cũng là điển hình của tính đâỳ đủ, nhanh chóng, kịp thời và nhất là giao diện thân thiện với người dùng tin. Những bài tạp chí mới nhất dược cập nhật nhanh nhất và các cơ sở dữ liệu. Người dùng tin có thể tìm được những bài báo trong số tạp chí mới của tháng trước hoặc ngày tháng mà họ đang truy cập. Để có thể truy cập nhanh chóng và đầy đủ thông tin vào các cơ sở dữ liệu, không một cơ quan thông tin thư viện nào có thể có đủ nhân lực để thực hiện, họ thường tổ chức mạng lưới các cộng tác viên, ở Đài Loan, người ta thuê sinh viên, người lao động nhanh nhẹn, tiếp thu công nghệ nhanh mà tiền công lại rẻ, nhập dữ liệu vào máy... Bên cạnh việc khai thác tạp chí để xây dựng các cơ sở dữ liệu có chất lượng, thì việc tổ chức các hệ thống dịch vụ để tạp trung có hiệu quả các sản phẩm thông tin về tạp chí cũng rất dược chú trọng. ở các kho mở tạp chí đều có hệ thống máy sao chụp để chụp tạp chí cũng như máy in để in dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu và CD- ROM. Vi phim cũng là một loại hình tạp chí thông dụng ở một số thư viện (nhất là ở Thái Lan) đi cùng với nó là máy đọc và máy sao chụp từ phim ra giấy và rất thuận tiện cho người tìm tin. Bên cạnh đó là các hình thức dịch khác như qua thư điện tử, qua môi giới tới các địa chỉ có tài liệu cũng rất phát triển. Một yếu tố nữa cũng tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin là việc cung cấp thẻ đọc cho bạn đọc, mọi người đều được chấp nhận vào đọc tài liệu ở thư viện nói chung sau khi đã thực hiện đúng các quy định của thư viện, thẻ đọc được làm đơn giản nhưng đầy đủ thông tin , hình thức đẹp và quan trọng là thời hạn sử dụng rất dài, thậm chí ở Thư viện Quốc gia Đài Loan, thẻ còn có giá trị vĩnh viễn, điều này cũng tạo đỉều kiện rất thuận lợi cho bạn đọc. 3.3 Các giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng tạp chí tại Trung tâm TTTLKH&CNQG. Trung tâm TTTLKH&CNQG là cơ quan thông tin KH&CN nói chung và tạp chí KH&CN nói riêng, nó thực sự là nguồn lực rất quan trọng và cần thiết cho việc đáp ứng nhu cầu thông tin Khoa học và Công nghệ thông tin của cả nước. Trong bối cảnh xã hội thông tin toàn cầu hiện nay, với xu hướng kết nối mạng toàn quốc, khu vực và quốc tế, cùng với những điều kiện vật chất kỹ thuật cho phép và đòi hỏi chúng ta phải có cách nhìn mới, phương thức mới trong xử lý thông tin và đặc biệt là các phương thưc phục vụ, nhằm đáp ứng được nhanh nhất mọi nhu cầu tin của người dùng tin. Với ý nghĩa đó tôi xin đưa ra một số gải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng và bảo quản tạp chí tại Trung tâm như sau: *Một là công tác phát triển nguồn tạp chí. Với nguồn kinh phí hạn hẹp, với nhu cầu ngày càng phong phú, đa dạng về thông tin trong tạp chí, thì việc đảm bảo tạp chí vừa đủ về số lượng, vằ đúng về nội dung là rất khó khăn. Trung tâm đã có rất nhiều cố gắng trong việc bổ sung tạp chí hàng năm, việc xét mua tạp chí dặ trên nhiều tiêu chí quyết định mua hay không mua một tên tạp chí cho Thư viện. Với đặc thù riêng của loại hình này, càn thực hiện nguyên tắc đảm bảo tính liên tục và đầy đủ của một tên tạp chí, giảm đến mức tối đa việc dừng mua một vài năm rồi lại tiếp tục mua, hoặc dừng hẳn để mua một tạp chí tương tự nội dung. Giá cả cũng là một tiêu chí quan trọng, tuy nhiên cần cân nhắc trong việc xem xét, có những tạp chí tuy đắt nhưng giá trị sử dụng cáo thì vẫn nên mua hơn là quan điểm với số tiền đó để mua được nhiều tạp chí (nhưng lại ít giá trị sử dụng). Chúng ta đã có mạng quốc gia và quốc tế, có khả năng tìm kiếm các tạp chí liên mạng, vì vậy Trung tâm có thể tập trung tiền mua những tạp chí quý, có giá trị sử dụng cao cho nhiều đối tượng sử dụng. Thực hiện chia sẻ nguồn lực là một trong những chính sách quan trọng được quán triệt trong công tác phát triển nguồn tạp chí của Trung tâm nói riêng và mạng lưới nói chung. Tuy nhiên, để thực hiện tốt cũng cần phải có quy chế rất cụ thể giữa các phòng ban liên quan trong Trung tâm., cần có sự thông tin đầy đủ về tạp chí có ở trong Trung tâm đến các cơ quan thông tin, thư viện khác đẻ họ tìm đọc hoặc đặt chụp nhằm phát huy tối đa hiệu quả sử dụng tạp chí. Ngoài ra cần phải theo dõi, giám sát số tạp chí có đầy đủ ở kho hay chưa? vì vậy Trung tâm cần phân công trách niệm cụ thể của từng nhóm, từng phòng trong việc theo dõi, giám sát, đốc thúc để số tạp chímua của Trung tâm về Thư viện đúng thời hạn và đầy đủ. *Hai là tổ chức dây chuyền xử lý tạp chí. Với cơ cấu tổ chức và chức năng của các phòng trong Trung tâm hiện nay, một tạp chí từ khi nhận về Trung tâm đến khi đến được tay người dùng tin phải qua các khâu xử lý giữa nhiều phòng khác nhau và nhiều bộ phận khác nhau trong một phòng (sơ đồ 2). Qua sơ dồ đường đi của tạp chí hiện nay, có thể thấy để xử lý 1 số của tạp chí phải mất rất nhiều thưòi gian. Việc xử lý tạp chí phải qua nhiều bộ phận đã ảnh hưởng đến số lượng tạp chí, tạp chí thất thoát khi phải qua nhiều khâu xử lý, vì vậy Trung tâm cần có quy chế cụ thể, chặt chẽ về quản lý tạp chí trong dây truyền xử lý, để đảm bảo độ an toàn cao nhất cho tạp chí. Đối với tạp chí Việt, đây là nguồn tư liệu nội sinh về Khoa học và Công nghệ rất quý giá, cần được bổ sung và khai thác triệt để, cũng như tỏ chức phục vụ tìm tin và bảo quản cho hiệu quả. Hiện nay, đối tượng phục vụ của Thư viện không chỉ là các nhà nghiên cứu, các cán bộ giảng dạy, kỹ sư...mà còn là sinh viên, trên thực tế sinh viên là lực lượng bạn đọc đông đảo nhất cảu thư viện. Trung tâm cần đề ra cac quy chế làm việc liên phòng trong dây chuyền xử lý tạp chí (mà cụ thể là giữa Phòng Phát triển nguồn tin, Phòng Tạp chí, Phòng Xây dựng CSDL thư mục và Phòng Tin học), trong đó quy định rõ ràng nội công việc của từng phòng, thời gian đảm bảo, trách nhiệm..để tiến độ xử lý đọc nhanh hơn, cũng như đảm bảo cho tạp chí đi đúng đường khôn gbị mất mát, thất thạc và thông tin trong tạp chí đến với người dùng tin được kịp thời. *Ba là xây dựng và quản trị các cơ sở dữ liệu về tạp chí. Trên cơ sở các CSDL đã có ở Trung tâm, cần hoàn thiện và cập nhật đầy đủ, kịp thời để các CSDL đó thực sự là nguồn lực thông tin quan trọng và hiệu quả, phục vụ tốt cho nhu cầu khai thác tìm tin tập chí của người dùng tin. Phải nâng cao chất lượng các CSDL: Đây là phần quan trọng nhất của nguồn lực tạp chí só hoá, nó thể hiện toàn bộ nội dung, khối lượng thông tin về tạp chí của Trung tâm. Vì vậy, thông tin về tạp chí cần được mô tả đúng quy tắc mô tả quốc tế, phải chính xác, phải đầy đủ, phải rõ ràng. Cần chú trọng tính chính xác của một số yếu tố như tên tạp chí, năm xuất bản, số của tạp chí... Thời gian cập nhâtỵ cũng là một yếu tố cần được coi trọng, vì thôn gtin trong tạp chí thường là nhanh, phổ cập, thường xuyên các tạp chí thường có định kì xuất bản là 12 số/ năm, cũng có loại là 4 số/ năm, nhưng cũng có tên được xuất bản 24 số/ năm hoặc đôi khi là xuất bản hàng tuần (48-52 số), vì vậy việc cập nhật nhanh các thông tin trong tạp chí là rất cần thiết cho người nghien cứu, hiện nay tốc độ cập nhật của chúng ta còn quá chậm- vì nhiều nguyên nhân. Các CSDL, phải thân thiện với người dùng tin. Đây là mục tiêu của bất kì cơ sở dữ liệu nào. Để xây dựng và quản trị một số cơ sở dữ liệu về tạp chí cần phải có công sức của nhiều phòng ban, nhiều cán bộ xử lý khác nhau, vì vậy, để các CSDL ngày càng hoàn thiện, đáp ứng được cao nhất yêu cầu tin của người dùng tin. Vì lý do kinh phí một số cơ sở dữ liệu về tạp chí chưa thật hoàn chỉnh, nên hiệu quả sử dụng còn hạn chế. Trong thời gian tới, cần chú trọng, hoàn thiện một số cơ sở dữ liệu bạn đọc hay sử dụng như: CSDL tạp chí: Ngoài việc cần hoàn thiện đầu ra của tạp chí, cần phải bổ sung thêm phần số lượng của các số của từng năm tạp chí hiện nay, CSDL mới có dữ liệu tới từng số của tạp chí từ năm 1970 đén nay, còn từ 1969 trở về trước là chưa có. Vì vậy, nếu bạn đọc muốn tra cứu số liệu của một tên tạp chí có từ trước tới naythì phải tìm một lúc cả trên máy lẫn trong tủ mục lục. CSDL Bài tạp chí: Chỉ nhận được dữ liệu từ 1995- 1997 do thiếu kinh phí. CSDL này sử dụng phần mềm ISIS để nhập tên bài tạp chí, thực tế cách tìm của CSDL này rất thuận tiện vì người dùng tin có thể dùng từ khoá để tìm theo vấn đề, theo tác giả, theo tên bài tạp chí hoặc theo tên tạp chí... Hiện nay, Trung tâm đang quản trị CSDL trang mục lục tạp chí (cũng là tên bài tạp chí) bằng cách dùng máy Scanner quét trang mục lục, cách này nhanh hơn nhiều bso với nhập thủ công, nhưng CSDL này lại hạn chế cách tìm, vì chỉ có thể tìm theo tên tạp chí mà thôi. CSDL Mục lục liên hợp: Kết nối với nhiều đơn vị thông qua mạng VISTA, đây là nguồn tin rất bổ ích để bạn đọc có thể tìm tin ở những nơi thuận tiện nhát với họ. Số hoá kho tạp chí Việt: Có thể nói, đây là nguồn tạp chí Khoa học và Công nghệ phong phú và đầy đủ nhất trong các cơ quan thông tin, tư liệu ở nước ta. Vì vậy, việc bổ sung và khai thác , sử dụng nguồn tài liệu này là rất cần thiết với người gnhiên cứu, người dùng tin, đặc biệt là với các đại phương nơi mà khar năng khai thác, sử dụng tài liệunước ngaòi còn hạn chế, đây cũng là điều kiện quan trọng góp phần thúc đẩy việc phát huy nội lực trong nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ ở Việt Nam nói chung và với các địa phương vùng sâu vùng xa nói riêng. Thực hiện được việc này, chúng ta sẽ đạt được nhiều mục đích: + Xây dựng được bộ đĩa CD-ROM về các bài báo trong tạp chí trong nước theo từng chuyên ngành như Công nghệ thông tin, Điện tử viễn thông, Năng lượng, Y dược, Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Công nghiệp, Công nghệ sinh học. + Phục vụ cho nhu cầu tìm kiếm, khai thác nguồn lực nội sinh về Khoa học và Công nghệ Việt Nam nói chung và đặc biệt là có thể chuyển giao cho các đại phương, là khacchs hàng tiềm năng về sử dụng tài liệu Khoa học và Công nghệ trong nước. + Trong quá trình thực hiện, có thể tuyên truyền, quảng cáo, giới thiệu để kí hợp đồng với các đơn vị, đại phương có nhu cầu theo từng chuyên ngành mà họ quan tâm, và khả năng hoàn vốn cao. + Bảo quản và sử dụng tạp chí Việt một cách an toàn, lâu dài và hiệu quả. *Bốn là công tác bảo quản tạp chí. Bảo quản tạp chí là một chức năng quan trọng của Phòng Tạp chí. Với một số lượng tạp chí như vậy, trong nhiều năm phòng đã thực hiện công tác bảo quản tương đối tốt so với điều kiện thực tế. Tuy nhiên, công tác này còn rất thủ công. Để đảm bảo cho công tác bảo quản ngày càng chuẩn hoá, cần phải tăng cường các điều kiện vật chất kỹ thuật cho kho. Diện tích kho phải đảm bảo cho việc sắp xếp, vệ sinh tạp chí được thuận lợi. Với hiện tượng quá tải hiện nay, nhiều tạp chí còn phải xếp dưới nền kho thì không thể nói đến công tác bảo quản tốt được. Với điều kiện thời tiết, khí hậu nóng ẩm của Việt Nam, cả 4 tầng kho và 1 kho dự trữ, chứa rất nhiều tài liệu mà không có máy thông gío, đièu hoà, máy đo độ ẩm...thì việc tạp chí nhanh chóng mục nát, rách hỏng là điều khó tránh khỏi. Loại hình tạp chí có đặc điểm riêng là một tên gồm nhiều năm, nhiều tập, nhiều số, có số dày (nhiều trang), có số mỏng nên cũng gây khó khăn cho công tác vệ sinh, bảo quản. Ngoài việc phải bố trí sắp xếp trên giá kệ như thế nào cho tiện phục vụ, như xếp theo kích cỡ tài liệu, theo ngôn ngữ, theo năm xuát bản...thì việc giữ cho tạp chí khỏi thất lạc, bong, hỏng...cũng là vấn đề lớn của công tác bảo quản tạp chí. *Năm là xây dựng đội ngũ cán bộ thư viện trình độ cao. Với chức năng, nhiệm vụ được giao, nhân lực Phòng Tạp chí hiện nay là chưa đủ, phòng cần được biên chế thêm 2 cán bộ Đại học chuyên môn nghề Thư viện và Ngoại ngữ để bổ sung cho bộ phận xử lý, cập nhật tạp chí mới và một người cho nhóm tổ chức, bảo quản kho. Bên cạnh đó để phát huy hiệu quả nguồn lực tạp chí hiện nay, mỗi cán bộ của phòng cần nâng cao hơn nữa năng lực về mọi mặt. Ngoài việc tham gia các lớp học nghiệp vụ do cơ quan tổ chức, mỗi người cần tự mình học hỏi, đúc rút kinh nghiệm qua công việc. Mỗi cán bộ ngoài việc nắm vững chuyên môn để có thể trả lời nhanh nhất mọi yêu cầu của bạn đọc về thông tin trong tạp chí, còn phải có những hiểu biết nhất định về tièm lực của Trung tam nói chung, quá trình xử lý tài liệu, các sản phẩm thông tin. Trong gia đoạn tin học hoá hiện nay, kỹ năng không chỉ đơn thuần là các thao tãcử lý truyền thống, mà cần hiểu thông thạo cập nhật dữ liệu vào các CSDL, việc khai thác tìm tin trên máy cũng như kỹ năng cơ bản về xử lý văn bản. Để làm tốt những công việc trên, người cán bộ có trình đọ ngoại ngữ nhất định đẻ xử lý cũng như tìm kiếm thông tin. Thực tế ở kho hiện nay 80% tạp chí là tiếng nước ngoài (chủ yếu là tiếng Anh), nếu không có khả năng nhất định thì không thể làm tốt việc xử lý tạp chí cũng như hướng dẫn bạn ddọc khai thác tìm tin có hiệu quả. Người phục vụ thông tin phải có ý thức về nghề nghiệp của mình, phải có tinh thần, thái độ phục vụ tốt, tính chất công việc của thư viện đòi hỏi người cán bộ thư viện phải có tính cẩn thận, chu đáo, cởi mở, hoà nhã với bạn đọc. Phải rèn luyện tác phong của người công chức, chủ động tích cực trong hoạt động để có thể đạt hiệu quả cao nhất trong công việc. Kết luận Thông tin Khoa học và Công nghệ là rất quan trọng và cần thiết cho hoạt động nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ của đất nước ta hiện nay, thông tin trong tạp chí đã và đang góp phần không hỏ trong hoạt động đó. Trong bối cảnh mới hiện nay, để đápứng cao hơnn nữa nhu cầu thông tin trong tạp chí của bạn đọc, cần có sự quan tâm thích đáng của những người làm công tác quản lý, người xử lý thông tin cũng như người phục vụ và bảo quản. Với điều kiện và khả năng hiện có. Trung tâm có thể hoàn thiện ngay phần hiển thị của các CSDL về tạp chí, đảm bảo cho việc khai thác tìm tin của bạn đọc được nhanh chóng và hiệu quả nhất. Để phát huy hết hiệu quả sử dụng tạp chí, Trung tâm cần tiếp tục hoàn thiện các CSDL về tạp chí, cũng như các hoạt động liên phòng trong Trung tâm, tăng cường công tác tuyên truyền quảng cáo. Trung tâm cũng cần có giải pháp cụ thể và hữu hiệu trong việc đảm bảo an toàn cho tạp chí như giảm sự quá tải, xây dựng kế hoạch thanh lý tài liệu, phòng chống cháy nổ... Để đội ngũ cán bộ tạp chí hoàn thành tốt nhiệm vụ trong hoàn cảnh mới, bên cạnh việc nổ lực phấn đấu của mỗi bản thân, cần sự quan tâm, đầu tư hơn nữa của các cấp lãnh đạo, tạo điều kiện cho mọi người được tham gia các lớp học tập, tham quan, khảo sát trong và ngoài nước nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cập nhật thông tin mới...đẻ trở thành người cán bộ thông tin Thư viện ngày càng hoàn thiện hơn. Đối với người dùng tin tạp chí, cần có chính sách và giải pháp khuyến khích người dùng tin đến khai thác, sử dụng nguồn tin tạp chí như tuyên tuyên truyền, quảng cáo,tạo dựng cơ sở vật chất thuận lợi, cũng như việc cấp và kéo ,dài thời gian sử dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc.../ Phòng phát triển nguồn tin Bộ phận xử lý Tạp chí Việt Bộ phận xử lý tạp chí nước ngoài Đưa vào kho phục vụ Xử lý thư mục Nhập máy Xử lý nghiệp vụ Quét trang mục lục Sao chụp MLTCNN Phòng XDCSDL Phòng tạp chí Phòng tin học đổ vào mạng