Đề tài Tổ chức quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty khách sạn du lịch Kim Liên

Nội dung báo cáo I. Sự hình thành và phát triển của công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên II. Mô hình tổ chức quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên III. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên I. Sự hình thành và phát triển của Công ty khách sạn du lịch kim liên 1. Đặc điểm chung của Công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên Công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh du lịch trực thuộc trong cục du lịch Việt Nam với nhiệm vụ chính của Công ty là cung cấp các dịch vụ du lịch nhằm đáp ứng những nhu cầu của khách sạn du lịch như: tham quan, ăn uống, nghỉ ngơi, vui chơi, giải trí, phục vụ hội nghị và các dịch vụ khác. vv... 2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Được sự đồng ý của thủ Tướng Chính phủ ngày 12/05/1961 cục chuyên gia đã ra quyết định 49TC – CCG trên cơ sở sát nhậph khách sạn Bạch Mai vàc khách sạn Bạch Đằng và lấy tế là khách sạn Bạch Mai. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của khách sạn là đảm bảo điều kiện ăn ở cho các chuyên gia và gia đình họ sang công tác tại Việt Nam. Đến năm 1971 tức là sau 10 năm đi vào hoạt động, khách sạn Bạch Mai đang trên đà đi vào ổn định trong phục vụ các chuyên gia thì được cấp trên quyết định cho đổi tên thành khách sạn chuyên gia Kim Liên. Nhiệm vụ chủ yếu của khách sạn lúc này vẫn là phục vụ các chuyên gia. Vào đầu năm 1993, Cục chuyên gia sát nhập khách sạn chuyên gia Kim Liên vào Tổng cụ du lịch Việt Nam theo quyết đinhj của Chính phủ. Cũng từ đây khách sạn chuyên gia Kim Liên sau 32 năm phục vụ chuyên gia này đã tiến một bước ngoặt mới hoạt động trong ngành du lịch và trực thuộc quyền quản lý của Tổng cục du lịch Việt Nam. Tháng 7/1993 Tổng cục du lịch Việt Nam đã ra quyết định đổi tên thành Công ty Du lịch Bông Sen Vàng, (QĐ 276/QĐ - TCDL). Lúc này nhiệm vụ của Công ty có khó khăn hơn và phức tạp hơn do có sự chuyển đổi từ cơ chế kinh tế bao cấp sang cơ chế kinh tế thị trường. Mặc dù vậy tập thể cán bộ công nhân viên Công ty đã không ngừng phấn đấu vươn lên để khẳng định vị trí của mình trên thị trường với bề dày mấy chục năm phục vụ khách sạn du lịch. Thuận lợi là vậy song không phải có những khó khăn. Vào những năm 1995, 1996 Công ty phải đối phó với hàn loạt những khó khăn như về cơ sở vật chất, vốn ít chưa thể nâng cấp cải tạo được do vậy lượng khách sạn đến Công ty có phần hạn chế, doanh thu thấp dần đến đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty thấp... Đứng trước tình hình như vậy tháng 10/1996 Tổng cụ du lịch đã ra quyết định (số 454/QĐ - TCDL) đổi tên Công ty khách sạn Bông Sen Vàng thành Công ty khách sạn du lịch Kim Liên. Để thuận lợi cho việc phân cấp quản lý trong Công ty, Đảng uỷ, Ban giám đốc Công ty đã chia thành hai khách sạn gồm khách sạn Kim Liên I và khách sạn Kim Liên II. Với mục tiêu phục vụ khách sạn một cách chuyên môn hoá và có hiệu nhất. Khách sạn Kim Liên I với nhiệm vụ chính là phục vụ khách quốc tế với gần100 phòng với nhiều loại giá phòng khác nhau: Khách sạn Kim Liên II với nhiệm vụ chính là phục vụ khách trong nước và gần 250 phòng với đầy đủ các loại giá phòng từ 121.000đ/ 1phòng / 253.000 đ/1 ngày đêm/ 1phòng. Hiện nay, tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty (chưa kể số lao động ký hợp đồng ngắn hạn) là 545 người trong đó 40 người là lao động gián tiếp còn 505 người là lao động trực tiếp ở các bộ phận hầu hết nhân viên phục vụ đã được đào tạo qua các trường lớp nghiệp vụ nên có trình độ chuyên môn cao, năng động trong công việc phục vụ khách tận tình chu đáo cùng với ban lãnh đạo công ty luôn đôn đốc, trực tiếp xuống các phòng ban để nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty để đưa ra các biện pháp thích hợp, không ngừng đưa Công ty ngày càng đi lên đáp ứng và phù hợp với nhu cầu của thị trường. Nhờ vậy mà lượng khách đến với công ty ngày một đông hơn ở tất cả các dịch vụ. Điều này được thể hiện rõ trong bảng kết quả thực hiện chỉ tiêu kinh tế từ năm 1998 – 2000 dưới đây. Kết quả thực hiện chỉ tiêu kinh tế 1998 – 2000 (Đơn vị tính: 1000 VNĐ) STT Nội dung 1998 1999 2000 1 Tổng số lượt khách trong đó Khách quốc tế Khách nội địa 103.000 7.000 96.000 110.000 8.470 101.530 130.000 16.000 114.000 2 Tổng doanh thu - Tốc độ tăng 27.354.417 415% 33.024.000 121% 41.200.000 124% 3 Vốn kinh doanh a – Vốn cố định b – Vốn lưu động 13.162.075 8.875.397 4.286.678 13.491.073 9.204.395 4.286.678 13.796.070 9.509.391 4.286.678 4 Tổng số CBCNV - Thu nhập bình quân 382n 1.140 450 1.200 545 1.300 5 Nộp ngân sách - Tốc độ tăng 3.931.289 108,71% 5.181.890 131,79% 5.927.500 114,39% 6 Lãi thực hiện 1.860.682 2.278.751 2.600.000 7 Vốn xây dựng cơ bản - Sử chữa 9.171.810 8.352.763 3.800.000 Qua bảng trên ta thấy được rằng tất cả các chỉ tiêu kinh tế đều tăng năm nay so với năm trước không chỉ về quy mô mà cả về tài chính. Đây thật sự là một doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, cơ sở vật chất ngày càng được cải tạo, nâng cấp, đổi mới khang trang, đời sống của cán bộ công nhân ngày một được cải thiện rõ rệt... chính vì vậy, trong những năm gần đây, Công ty khách sạn Kim Liên được tổng cục du lịch Việt Nam xếp vào hàng một trong 10 doanh nghiệp du lịch làm ăn có hiệu quả nhất. II. Mô thình tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty khách sạn du lịch kim liên 1. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty. Công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên là một đơn vị hạch toán độc lập với hệ thống bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức thành phòng ban, thực hiện chức năng quản lý nhất định. Cụ thể như: Ban giám đốc: gồm 1. Giám đốc Công ty 2. Phó giám đốc Công ty 2. Giám đốc KSKLI và KSKLII - Các trưởng phòng, ban Ban giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo chung toàn bộ hoạt động của Công ty và quyết định mọi hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch được tổng cục du lịch phê duyệt. - Phòng tổ chức hành chính: chịu trách nhiệm tổ chức quản lý cán bộ, giải quyết chế độ chính sách về tiền lương, bảo hiểm xã hội và các chế độ khác cho cán bộ công nhân viên trong công ty. - Phòng kế hoạch: có chức năng lập kế hoạch kinh doanh cho ban giám đốc Công ty và giao nhiệm vụ cho các bộ phận thực hiện, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch đề ra. - Phòng kế toán (phòng kinh tế): chịu trách nhiệm quản lý tiền vốn, tài sản của Công ty, tổ chức hạch toán kế toán theo đúng chế độ thống kê của Nhà nước giúp giám đốc thực hiện công tác giám đốc tài chính đảm bảo cho Công ty ngày càng hoạt động có hiệu quả. - Phòng giao dịch lễ tân: (Bao gồm 2 phòng: giao dịch lễ tân KSKL I à lễ tân KSKLII): có nhiệm vụ giao dịch với khách hàng; là nơi giao dịch với khách hàng đầu tiên trong quá trình khách đến nghỉ ngơi tại đây, là cầu nối giữa khách hàng với các bộ phận khác như nhà phòng, nhà ăn... - Bộ phận tu sửa: chịu trách nhiệm bảo dưỡng và sửa chữa những tài sản của Công ty khi bị hư hỏng. - Bộ phận giặt là: chịu trách nhiệm giặt là tất cả các sản phẩm như ga, gối, rèn, khăn... cho công ty ngoài ra còn có trách nhiệm giặt là quần áo... cho khách hàng khi có yêu cầu. Đây cũng là một trong các dịch vụ kinh doanh nhỏ của Công ty. - Bộ phận bảo vệ: chịu trách nhiệm bảo vệ sự an toàn cho khách và cho cả Công ty. - Bộ phận nhà ăn: có chức năng phục vụ nhu cầu ăn uống, hội họp, tiệc cưới, sinh nhật, theo yêu cầu của khách hàng. - Trung tâm công nghệ thông tin: có chức năng tham mưu cho giám đốc, nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin, quản lý sử dụng các thiết bị điện tử, hệ thống tổng đài điện thoại, mạng vi tính đảm bảo thông tin thông suốt, nhanh kịp thời cho khách hàng trong quá trình khách nghỉ ở đây. - Trung tâm du lịch lữ hành: có chức năng tổ chức khai thác khách, tìm kiếm thị trường đồng thời tổ chức đoàn, tour du lịch cho khách trong và ngoài nước. 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Xuất phát từ mô hình tổ chức quản lý thành các phòng ban với các chức năng nhiệm vụ rõ ràng của tưng bộ phận mà hoạt đọng sản xuất kinh doanh của Công ty cũng được tiến hành theo từng bộ phận. Hoạt động kinh doanh của Công ty là hoạt động kinh doanh dịch vụ du lịch. Ngành nghề chính kinh doanh của Công ty bao gồm. a. Kinh doanh lưu trữ (buồng ngủ) b. Kinh doanh ăn uống c. Kinh doanh cho thuê phòng làm việc, văn phòng, ki ốt... d. Kinh doanh dịch vụ hướng dẫn du lịch e. Kinh doanh vận chuyển f. Kinh doanh dịch vụ tennis, bóng bàn, bể bơi Trong dịch vụ kinh doanh trên thì dịch vụ kinh doanh lưu trữ (buồng ngủ) chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số doanh thu của Công ty. Khách đến (đăng ký) Quầy lễ tân làm thủ tục Đưa khách lên phòng Thanh toán và tiễn khách Quy trình kinh doanh buồng ngủ của Công ty được thực hiện theo các giai đoạn sau: Cụ thể nội dung các giai đoạn như sau: - Khách đến đăng ký: Đây là giai đoạn đầu tiên gặp gỡ giữa khách hàng với Công ty, đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình gây thiện cảm với khách hàng. - Quầy lễ tân: có nhiệm vụ đón tiếp khách, làm thủ tục nhanh gọn cho khách lấy phòng nghỉ theo yêu cầu và khả năng của khách hàng. Đội ngũ nhân viên lễ tân của Công ty với thái độ tinh thần phục vụ khách nhiệt tình, chu đáo, lịch sự, đã làm vơi bớt đi nỗi mệt nhọc trong suốt quãng đường dài đến với Kim Liên. - Đưa khách lên phòng: Giai đoạn này do bộ phận nhà phòng thực hiện từ việc đưa khách lên phòng đến việc phục vụ các yêu cầu của khách trong suốt thời gian khách lưu trú tại đây. ở giai đoạn này Công ty luôn lắng nghe những ý kiến đóng góp của khách hàng và tích cực tìm hiểu các nhu cầu thị hiếu ở thích của đối tượng khách về trang thiết bị, về cơ sở vật chất.vv.... để ngày được phục vụ khách tốt hơn, xứng đáng với niềm tin của khách hàng. - Thanh toán và tiễn khách: Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình tổ chức phục vụ khách hàng. Tuy nhiên, ở công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên quy định đối với khách lẻ (không đi theo đoàn) không có giấy tờ công vụ mà xuất trình chứng minh thư nhân dân thì việc thanh toán được tiến hành ngay ở giai đoạn đầu tiên nghĩa là khi khách đến thuê phòng thì đồng thời phải thanh toán ngay trước khi lên phòng. Việc thanh toná được lập bằng các phiếu thu, hoá đơn tài chính giao ngay cho khách hàng. Bên cạnh đó, đối với khách đi theo đoàn, hợp đồng theo hội nghị thì việc thanh toán được tiến hành trả sau theo từng hợp đồng cụ thể. Thủ tục trả phòng, dời khách sạn của khách hàng được thực hiện như sau: Khách hàng thông báo với nhân viên (bộ phận trực phòng) về việc trả phòng của mình, có thể trực tiếp hoặc qua điện thoại theo hướng dẫn ở trong phòng, nhân viên trực phòng có nhiệm vụ hướng dẫn ở trong phòng, nhân viên trực phòng có nhiệm vụ kiểm tra lại toàn bộ trang thiết bị, tài sản trong pòng sau đó viết giấy trả phòng cho khách hàng theo quy định. Khách hàng mang chìa khoá cùng với giấy trả phòng lên quầy lễ tân thanh toán và nhận lại giấy tờ tuy thân của mình. Công việc này là giai đoạn cuối cùng trong quá trình phục vụ khách, kết thúc một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh theo phương châm: “ vui lòng khách đến – vừa lòng khách đi”. III. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở công ty khách sạn du lịch kim liên. 1. Đặc điểm của công tác kế toán ở Công ty. Công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên là một doanh nghiệp Nhà nước, có đủ tư cách pháp nhân, tự chủ trong kinh doanh tài chính, được sử dụng con dấu riêng và hạch toán kế toán thống nhất theo sự hướng dẫn của Bộ Tài Chính trong quá trình kinh doanh, công ty luôn tuân thủ nguyên tắc lấy thu bù chi, trả lương cho người lao động theo kết quả kinh doanh, cân đối và đảmbảo thu nhập tài chính cho người lao động được ổn định. 2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Là một doanh nghiệp du lịch kinh doanh dịch vụ cho nên các mặt hàng kinh doanh của Công ty rất đa dạng, công ty luôn coi trọng công tác tổ chức sắp xếp đội ngũ kế toán phù hợp với chức năng nhiệm vụ nhằm phát huy hết vai trò kế toán nói riêng. Để quản lý tốt các hoạt động sản xuất kinh doanh đạt được hiệu quả cao nhất, Công ty đã áp dụng hình thức này, toàn bộ công tác kế toán tổng hợp được thực hiện tại phòng kế toán từ ghi sổ kế toán, lập báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết đến việc phân tích kiểm tra kế toán. Còn đối với bộ phận ăn uống có các nhân viên kế toán chịu trách nhiệm tập hợp các chứng từ ban đầu sau đó tổng hợp số liệu và gửi về phòng kế toán công ty. Hình thức công tác tổ chức kế toán tập trung ở Công ty đảm bảo nguyên tắc tập hợp số liệu chính xác tạo điều kiện cho phòng kế toán tập hợp được các số liệu kịp thời phục vụ cho công tác quản lý cũng như hoạt động kinh doanh của Công ty. 3. Hình thức kế toán áp dụng Để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý kinh tế tài chính và phù hợp với điều kiện kinh doanh của Công ty nhất là trong điều kiện hiện nay công ty trang bị máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán đồng thời để phù hợp với quy mô, đặc điểm nghiệp vụ của cán bộ kế toán, công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung, Mỗi chứng ta ghi sổ đều có chứng từ kèm theo. Về phương pháp kế toán hàng tồn kho mà Công ty đang áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên với hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp, báo cáo kế toán đầy đủ theo quy định của Bộ Tài Chính và pháp lệnh thống kê của Nhà nước. 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi Công ty, giúp lãnh đạo Công ty thực hiện hạch toán kinh tế, phân tích tài tình hình kinh tế và quản lý kinh tế tài chính. Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung, thống nhất mọi hoạt động của công tác kế toán của công ty được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Nhiệm vụ của từng bộ phận ở phòng kế toán như sau: - Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung toàn bộ công việc của phòng kế toán đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về bộ công tác kế toán của công ty. - Phó phòng kế toán ( kế toán tổng hợp): chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả các số liệu do kế toán viên cung cấp định kỳ lập báo cáo tài chính theo yêu cầu của cơ quan quản lý tài chính, ngoài ra còn theo dõi toàn bộ giá thành và vốn chủ sở hữu của Công ty. - Kế toán tiền mặt: chịu trách nhiệm thu tiền mặt và thực hiện phần hành kế toán với ngân hàng như vay vốn, trả nợ. - Kế toán hàng tồn kho, công nợ: với nhiệm vụ chính là theo dõi tình hình tăng, giảm nhập – xuất hàng hoá hàng tồn kho và tình hình công nợ của Công ty. - Kế toán TSCĐ, CCLĐ nhỏ, vật rẻ tiền, có nhiệm vụ chủ yếu là theo dõi tình hình tăng giảm, nhập khẩu và quá trình sử dụng của loại tài sản, công cụ lao động nhỏ vật rẻ tiền của Công ty. - Kế toán theo dõi chi phí nhà hàng và kinh doanh buồng ngủ, có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ các chi phí phát sinh ở nhà hàng và phòng ngủ. - Kế toán theo dõi các dịch vụ khác: có nhiệm vụ tập hợp tất cả các chi phí phát sinh ở các dịch vụ khác như dịch vụ điện thoại, cho thuê kiốt, dịch vụ tennesn bể bơi, giặt là.vv... - Kế toán doanh thu: có nhiệm vụ theo toàn bộ doanh thu của Công ty. - Thủ quỹ: quản lý các khoản vốn bằng tiền của Công ty, phản ánh số hiệu có và tình hình tăng giảm quỹ tiền mặt đồng thời tiến hành phát lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. - Bộ phận thu ngân: Có nhiệm vụ xuống trực tiếp các quầy như quầy lễ tân, bar, nhà ăn thu tiền trực tiếp của khách hàng, lập bảng kê nộp tiền về thủ quỹ công ty sau các ca làm việc Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên 5. Trình tự luân chuyển chứng từ Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái tài khoản Bảng cân đối FS Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Sổ kế toán chi tiết chi phí hoạt động SXKD Chú thích ghi hàng ngày ghi cuối tháng đối chiếu, kiểm tra 6. Tài khoản sử dụng TK: 154: chi phí sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp. TK cấp 2: 154.4: kinh doanh buồng ngủ - TK: 632: giá vốn hàng bán - TK: 6324: giá vốn kinh doanh buồng ngủ - TK 627: CF sản xuất chung - TK 111: tiền mặt - TK 112: tiền gửi ngân sách - TK 153: cung cấp dịch vụ - TK 152: nhiên vật liệu - TK 334: tiền lương - TK338: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế chi phí cố định - TK 214: khấu hao tài sản cố định - TK 142: chi phí trả trước 7. Các báo cáo tài chính độc lập tại công ty - Bảng cố định tài sản - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính - Báo cáo luân chuyển tiền tệ