Đề tài Tổ chức thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tân Phát- Thanh Trì - Hà Nội

Phát. Điều này có thể thấy rõ trong bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua năm 2005 và năm 2006. Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2005 Năm 2006 Doanh thu thuần Tr.đ 85 tỷ đồng 105 tỷ đồng Lợi nhuận trước thuế Tr.đ 475 triệu đồng 965 triệu đồng Tổng số vốn kinh doanh trong đó: Tr.đ 3,7 tỷ đồng 5,0 tỷ đồng - Vốn cố định 1,75 tỷ đồng 2 tỷ đồng - Vốn lưu động 1,95 tỷ đồng 3 tỷ đồng Các khoản nộp ngân sách Tr.đ 305 triệu đồng 542 triệu đồng Tổng số lao động Người 50 75 Thu nhập BQ 1 lao động 1 tháng Đồng 1.000.000 đ/ng 1.200.000đ/ng 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Việc tổ chức quản lý rất quan trọng đối với các doanh nghiệp, giúp cho việc đảm bảo sản xuất kinh doanh và đặc biệt là việc nâng cao chất lượng sản phẩm được thực hiện và hoàn thiện hơn. Doanh nghiệp nào thực hiện công tác quản lý một cách nghiêm túc hơn và có hệ thống thì ở đó có hiệu quả sản xuất và sản phẩm sản xuất ra đạt chất lượng cao. Ở Công ty TNHH Tân Phát, do sản phẩm chủ yếu xuất khẩu, đòi hỏi chất lượng cao nên công tác tổ chức quản lý chất lượng được cán bộ lãnh đạo đặc biệt quan tâm. Công ty TNHH Tân Phát thực hiện chế độ quản lý theo hình thức trực tuyến. Công ty áp dụng mô hình hệ thống chất lượng từ Tổng giám đốc đến các phòng ban và đến các công nhân sản xuất. SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH Ở CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng kỹ thuật Trung tâm KCS Phòng kế toán TC Phòng kế hoạch tiêu thụ Phòng xuất nhập khẩu Phòng tổ chức hành chính Phòng bảo vệ Phân xưởng sợi Phân xưởng dệt Phân xưởng nhuộm Phân xưởng cơ điện Phân xưởng may Phòng dịch vụ 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Công ty TNHH Tân Phát 3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH Tân Phát tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Đứng đầu là kế toán trưởng, có nhiệm vụ tổ chức điều hành bộ máy kế toán, giám đốc các hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các phát sinh kinh tế của Công ty, đồng thời kiểm tra và đánh giá chất lượng công tác của các kế toán viên. Đặc biệt, kế toán trưởng cùng một phó Tổng giám đốc và 3 giám đốc điều hành, tổ chức giúp Tổng giám đốc lựa chọn phương án kinh doanh và đầu tư có hiệu quả cao. Trợ lý cho kế toán trưởng là hai phó phòng; phó phòng kế toán tài chính và phó phòng kế toán. Nhiệm vụ của hai phó phòng là định kỳ báo cáo lại cho kế toán trưởng một cách chính xác và kịp thời các số liệu do các kế toán viên cung cấp sau khi kiểm tra tính chính xác và hợp lý của chúng. Cụ thể, được thể hiện qua sơ đồ dưới đây: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT Kế toán trưởng Phó phòng kế toán tổng hợp Kế toán tiền ngân hàng Kế toán TSCĐ Kế toán vật liệu CCDC Kế toán tập hợp chi phí và tính GTSP Kế toán TP và tiêu thụ TP Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Thủ quỹ 3.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy sổ kế toán Công ty TNHH Tân Phát là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty Dệt may Việt Nam Niên độ kế toán được áp dụng tại Công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12. Đơn vị kế toán sử dụng trong ghi chép là đồng và hình thức sổ mà Công ty áp dụng trong việc tổ chức kế toán là hình thức sổ NKCT. Theo hình thức này, quy trình hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Công ty TNHH Tân Phát sử dụng các chứng từ và sổ sách như sau: Căn cứ vào các chứng từ ban đầu như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm Hà Nội, biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá, phiếu báo về còn lại cuối kỳ, kế toán tiến hành vào sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán người bán... và các bảng kê nhập, bảng kê xuất. Dựa vào các bảng tổng hợp nhập vật liệu để vào cột hạch toán và căn cứ vào giá trị ghi trên hóa đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc dỡ... để vào cột thực tế, kế toán tiến hành lập bảng kê số 3. Trên cơ sở bảng tổng hợp xuất vật liệu và bảng kê số 3, cuối tháng kế toán tổng hợp và đưa ra bảng phân bổ vật liệu. Bảng này phản ánh giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ cho các đối tượng sử dụng hàng tháng. Bảng phân bổ số 2 là cơ sở để tập hợp cho chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đồng thời lấy số liệu để ghi vào các sổ kế toán liên quan như bảng kê số 4, số 5, số 6. Cuối mỗi niên độ, kế toán tập hợp số vật liệu vào Nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 4, số 5, số 7, số 10 và vào sổ cái tài khoản 152. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Ở CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Thẻ vào sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra II. THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT 1. Đặc điểm và phân loại NVL Công ty TNHH Tân Phát là một doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, sản phẩm đầu ra nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng. Do vậy, vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm cũng rất đa dạng. Để quản lý chặt chẽ và có hiệu quả, Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu căn cứ vào vai trò tác dụng của vật liệu trong sản xuất. Cụ thể, vật liệu của Công ty được chia thành các loại sau: Vật liệu chính: gồm các loại bông xơ, chủ yếu nhập từ nước ngoài như xơ PE (Eslon), xơ PE (Sunkyong), bông Mỹ cấp I, II, bông Úc cấp I, bông Việt Nam. Vật liệu phụ: các loại ghim, cúc, mác, chỉ các loại, khuy, chun, phecmơtuya, phấn may, băng dính, hóa chất, thuốc nhuộm... Nhiên liệu: điện, xăng (A 83, A92), dầu công nghiệp... Phụ tùng thay thế: máy may, máy kéo sợi, vòng bi, ốc vít, thoi suốt, dây curoa. Văn phòng phẩm: giấy, mực in, bút bi, máy tính... các đồ dùng phục vụ cho công tác văn phòng. Vật liệu xây dựng: sắt, thép, xi măng, kính... Bao bì đóng gói: bao tải dứa, dây buộc, dây đai nylon, hòm carton... Phế liệu thu hồi: sản phẩm hỏng, vải vụn, vải thừa... Việc phân loại vật liệu như trên tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức quản lý một cách khoa học vật liệu phục vụ cho việc mở các sổ kế toán chi tiết nhằm kiểm tra, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên cơ sở phân loại tỷ mỷ, chính xác từng thứ vật liệu. 2. Thủ tục nhập - xuất kho NVL và cách tính giá NVL xuất kho Vật liệu của Công ty chủ yếu được nhập từ nước ngoài và từ nhiều nguồn khác nhau. Do vậy, giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập, đồng thời tùy thuộc vào tính chất của từng loại vật liệu mà chúng được bảo quản ở các kho khác nhau: kho bông xơ, kho hóa chất, kho xăng dầu, kho thiết bị, kho vật tư bao gói, kho phế liệu, kho vật liệu xây dựng. Đối với vật liệu xuất kho, Công ty áp dụng phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ xuất kho, kế toán chỉ ghi số thức xuất. Cuối tháng, sau khi tổng hợp đầy đủ vật liệu xuất kho, kế toán tính giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ như sau: = = x Nhưng theo nguyên tắc kế toán, kế toán xuất kho vật liệu phải phản ánh theo trị giá thực tế. Vì vậy, để đơn giản hơn, tại Công ty vật liệu chính xuất kho được coi là theo giá hạch toán. Đến cuối kỳ, kế toán tính giá thực tế của số vật liệu đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu, theo công thức sau: = x = Trong đó: Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá ghi trên hóa đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc dỡ... Giá hạch toán vật liệu nhập kho là giá ghi trên hóa đơn. Như vậy, giá thực tế vật liệu nhập kho phản ánh được phần chi phí có liên quan phát sinh còn giá hạch toán thì không, giá hạch toán và giá thực tế chỉ khác nhau nếu có các chi phí khác phát sinh ngoài hóa đơn tài chính. Biểu số 3.1 HÓA ĐƠN GTGT Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 10 tháng 11 năm 2005 Mẫu số: 01GTKT-3LL Ký hiệu: AA/02 Số: 07 Đơn vị bán: Công ty XNK Dệt may Địa chỉ: 144 Trường Chinh - Kiến An - Hải Phòng Điện thoại: 031 749 295 Mã số: 0700189350 Họ tên người mua hàng: Lê Kim Liên Đơn vị: Công ty TNHH Tân Phát Địa chỉ: Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội Hình thức thanh toán: trả chậm Mã số: 060000173518 TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Bông Mỹ cấp 3 kg 160656 1875397 3012908886 Thuế suất, thuế GTGT 10% Cộng tiền hàng 3012908886 Tiền thuế GTGT 301290886 Tổng tiền thanh toán 3314199774 Ba tỷ, ba trăm mười bốn triệu, một trăm chín chín nghìn, bảy trăm bảy tư đồng Người mua hàng Lê Kim Liên (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị Vũ Ngọc Khanh (Đã ký) Kế toán trưởng Cao Thị Ngát (Đã ký) Biểu số 3.2 CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT VĂN ĐIỂN - THANH TRÌ - Hà NỘI Mẫu số: 05 - VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐCT Ngày 1/11/1995 của BTC BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 10 tháng 11 năm 2005 - Căn cứ quy định số ngày 19/9/1998 về kiểm nghiệm vật tư của Giám đốc Công ty . Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Phạm Văn Tùng Trưởng ban Ông: Lê Nam Thắng Ủy viên Ông: Vũ Thanh Hương Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, PC Số lượng không đúng quy cách, PC 01 Bông Mỹ cấp 3 kg kg 160656 160656 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: số NVL trên đủ điều kiện nhập kho Đại diện kỹ thuật Lê Nam Thắng (Đã ký) Thủ kho Vũ Thanh Hương (Đã ký) Trưởng ban Phạm Văn Tùng (Đã ký) Biểu số 3.3 CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT VĂN ĐIỂN - THANH TRÌ - Hà NỘI Mẫu số: 01 - VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐCT Ngày 1/11/1995 của BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 10 tháng 11 năm 2005 Số: 7 Nợ: 152.1 Có: 331 Họ và tên người giao hàng: Lê Kim Liên Theo hóa đơn GTGT số 7 ngày 10 tháng 11 năm 2005 của Công ty XNK Dệt may Hải Phòng. Nhập tại kho: Bông xơ TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 01 Bông Mỹ cấp 3 kg 160656 160656 1875397 3012908886 3012908886 Nhập ngày 10 tháng 11 năm 2005 Phụ trách cung tiêu Hoàng Văn Minh (Đã ký) Thủ kho Vũ Thanh Hương (Đã ký) Kế toán trưởng Cao Thị Ngát (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị Phạm Mạnh Hùng (Đã ký) Biểu số3.4 CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT VĂN ĐIỂN - THANH TRÌ - Hà NỘI Mẫu số: 02 - VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐCT Ngày 1/11/1995 của BTC PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15 tháng 11 năm 2005 Số: 3 Nợ: 621.1 Có: 152.1 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Liên Đơn vị: Nhà máy sợi Vinh Xuất tại kho: Bông xơ TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 01 Xơ Nanlon kg 228.000.000 228.000.000 3.296.286.048 02 Bông Mỹ cấp 1 kg 48.416.200 48.416.200 915.739.730 03 Bông Mỹ cấp 2 kg 12.671.000 12.671.000 239.672.307 Cộng 412.818.300 412.818.300 6.846.240.103 (Sáu tỷ, tám trăm bốn sáu triệu, hai trăm bốn mươi nghìn, một trăm lẻ ba đồng) Xuất ngày 15 tháng 11 năm 2005 Phụ trách cung tiêu Hoàng Văn Minh (Đã ký) Thủ kho Vũ Thanh Hương (Đã ký) Người nhận Nguyễn Thị Liên (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị Phạm Mạnh Hùng (Đã ký) Biểu số3.5 CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT VĂN ĐIỂN - THANH TRÌ - HN HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2 (giao cho khách hàng) Mẫu số: 01 -GTGT-3LL Ký hiệu: AA/02 Số: 07 Đơn vị bán: Công ty TNHH Tân Phát Địa chỉ: Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội Họ tên người mua: Lê Thị Hoa Đơn vị: Xí nghiệp dịch vụ TM Ngành Bông Địa chỉ: Lộ I, 15-16-17 đường D2-P25-Q.Bình Thạnh - TPHCM Hình thức thanh toán: TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Bông Việt Nam cấp 1 Kg 98 18300 1793400 Cộng 1793400 Thuế suất GTGT 10% 179340 Tổng cộng tiền thanh toán 1972740 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu chín trăm bảy hai nghìn bảy trăm bốn mươi đồng. Người mua hàng Lê thị Hoa (Đã ký) Kế toán trưởng Cao Thị Ngát (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị Phạm Mạnh Hùng (Đã ký) Biểu số3.8 CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT VĂN ĐIỂN - THANH TRÌ - HN THẺ KHO Ngày lập thẻ 01/01/2005 Mẫu số: 02 - VT Ban hành theo QĐ số1141/TC/QĐ/CĐCT Ngày 1/11/1995 của BTC Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bông xơ Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Số lượng nhập Số lượng xuất Tồn kho SH NT Tồn đầu tháng 09/2003 3094563 21677 10/11 Nhà máy Sợi Vinh 1347000 1747463 21678 13/11 Nhà máy Sợi Vinh 661000 1086563 109 15/11 Công ty Dệt may Việt Nam - TPHCM 160000 1246563 ...... Cộng phát sinh tháng 9/03 2409740 2008000 Tồn cuối tháng 3496303 Ngày mở sổ 01/01/2005 Thủ kho Vũ Thanh Hương (Đã ký) Kế toán trưởng Cao Thị Ngát (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị Phạm Mạnh Hùng (Đã ký) 3. Hạch toán chi tiết NVL Để phù hợp với đặc điểm vật liệu, kho tàng của Công ty và để công tác kế toán đạt hiệu quả cao, Công ty hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp "thẻ song song". Cách thực hiện sau: 3.1. Tại kho: Đối với vật liệu nhập kho: dựa vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho. Sau đó thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào phiếu và cùng người giao hàng ký vào từng liên. Phiếu này gồm ba liên, một liên thủ kho giao cho người giao hàng kèm với hóa đơn bán hàng để làm thủ tục thanh toán, một liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán, liên còn lại gửi về phòng sản xuất kinh doanh. Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện thiếu hoặc thừa vật liệu, vật liệu không đúng quy cách, mẫu mã ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng sản xuất kinh doanh biết. Đối với vật liệu xuất kho: như chúng ta đã biết, trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất trực tiếp và phục vụ quản lý quá trình sản xuất đó, ngoài ra vật liệu còn xuất bán. Trước hết, đối với vật liệu xuất kho cho sản xuất: thủ kho căn cứ vào phiếu xuất vật tư hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng sản xuất kinh doanh lập. Phiếu này gòm có 3 liên, thủ kho giữ hai liên và bộ phận lĩnh giữ một liên để ghi lại số thực xuất vào thẻ kho. Vì khi đi lĩnh vật tư, người đi lĩnh phải mang theo phiếu xuất vật tư xuống kho. Cuối tháng, thủ kho thu lại phiếu xuất kho của các bộ phận, tính tổng số vật tư đã xuất đối chiếu với số ghi trên thẻ kho rồi ký vào ba liên, một liên thủ kho gửi trả lại phòng sản xuất kinh doanh để lưu, một liên người phụ trách vật liệu tại bộ phận nghiệp vụ sản xuất giữ để theo dõi, một liên thủ kho chuyển sang phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Đối với vật liệu xuất bán: thủ kho căn cứ vào "Hóa đơn GTGT" do phòng sản xuất kinh doanh lập (dựa vào những thỏa thuận với khách hàng, phiếu này được lập thành ba liên) tiến hành xuất giao vật tư cho khách hàng và cùng khách hàng ký vào ba bản: liên một lưu ở phòng thị trường, liên hai giao cho khách hàng, liên ba thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ. Tóm lại, trình tự mở thẻ kho của thủ kho được tiến hành như sau: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ, sắp xếp phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ (10 ngày), thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ (phiếu nhập, phiếu xuất được sắp xếp theo từng nhóm vật tư) về phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn của từng kho và số tồn trên thẻ kho. Song ở Công ty việc này không diễn ra thường xuyên bởi vì vật liệu của Công ty có rất nhiều chủng loại, việc kiểm tra tốn rất nhiều thời gian và công sức. Công ty chỉ tiến hành tổng kiểm kê vào cuối năm. 3.2. Tại phòng kế toán Kế toán vật liệu ở Công ty sử dụng sổ chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu mở cho từng thứ, loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Sổ chi tiết có kết cấu giống thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Trên sổ chi tiết, kế toán vật liệu tính ra số tiền của mỗi lần nhập, xuất. Số tiền của mỗi lần nhập được tính căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho. Số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lượng nhập, xuất, tồn có khớp không, nếu không khớp thì phải kiểm tra lại. Sổ kế toán chi tiết vật liệu chính được đóng thành quyển còn vật liệu phụ ở dạng tờ rời. (Sổ chi tiết vật liệu được trích ở trang sau, biểu 3.9). Đồng thời, định kỳ nhận được các chứng từ nhập kho do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu phân loại sắp xếp theo số thứ tự của phiếu nhập kho, căn cứ vào đó để kế toán lập "bảng kê phiếu nhập kho" vật liệu và "bảng tổng hợp nhập" vật liệu (Biểu 3.10) Còn đối với các chứng từ xuất kho, sau khi nhận được kế toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra và định khoản, nhập dữ liệu vào máy và đến cuối kỳ máy sẽ tự tính giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán. Vào cuối tháng, máy sẽ in ra "bảng chi tiết xuất vật tư" cho từng tài khoản và "bảng tổng hợp xuất vật liêu" cho từng kho. Đối với vật liệu nhận gia công xuất khẩu, ở Công ty không thực hiện kế toán giá trị của vật liệu do khách hàng gửi đến mà chỉ hạch toán đến phần chi phí thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất. Do đó, trên sổ kế toán chi tiết vật liệu và phiếu nhập vật tư, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng của vật liệuu. Việc Công ty lập ra bảng kê chi tiết các chứng từ nhập xuất vật liệu có tác dụng nâng cao khả năng nắm bắt và đối chiếu tình hình biến động vật liệu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng, thể hiện tính sáng tạo của kế toán trong việc hạch toán vật liệu. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu được mở cho từng kho, chi tiết cho từng loại vật liệu. Trên bảng này theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn kho trong tháng. Số liệu trên "Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu" với số liệu trên "Bảng chi tiết các chứng từ xuất vật liệu" và "Bảng kê chi tiết các chứng từ nhập vật liệu" được kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho. Biểu số 3.9 SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 11/2005 Kho bông xơ Vật tư: Bông Mỹ cấp 1 Chứng từ Nội dung Nhập Xuất Tồn SH NT Số lượng Đơn giá TT Số lượng Đơn giá TT Số lượng Đơn giá TT Dư đầu tháng 87 15/11 Nhập kho 288018500 1498555 4316116365 ..... 22 20/11 Xuất cho NM Sợi Vinh 48416200 18915027 915793730 Cộng phát sinh 297910600 5663896448 87230500 164997263 Tồn cuối tháng 210671100 4013929185 Biểu số 3.10 BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP Tháng 11/2005 Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá mua Tiền hàng Đơn giá vốn Tổng tiền Ngày Số 23/11 PN Nhà máy Sợi Vinh Nhập xơ 1521V XƠ NANLON kg 302418000 1499900 4535967528 1499900 4535967528 Tổng tiền hàng Thuế GTGT Tổng tiền thanh toán 4316116365 1498555 4316116365 25/11 PN87 ECOM USA Nhập bông 331H Bông Mỹ cao cấp 1 kg 288028500 1498555 4316116365 1498555 4316116365 Tổng tiền hàng 4316116365 4316116365 Thuế GTGT 431611683 Tổng tiền thanh toán 4747728048 Tổng cộng tiền hàng 229215466467 Tổng cộng thuế GTGT 1088596743 Tổng cộng thanh toán 24010143210 Biểu 3.11 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP (Tháng 11/2005) STT Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá trị 1 011MY1 Bông Mỹ cấp 1 kg 297901600 5663896448 2 011MY2 Bông Mỹ cấp 2 kg 89175790 2010024093 3 011MY3 Bông Mỹ cấp 3 kg 160656000 1785929270 ...... 1426868090 22921546467 Ngày tháng năm Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu Biểu 3.12 BẢNG KÊ XUẤT KHO BÔNG XƠ Tháng 11/2005 Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 01/11 PX 21667 Nhà máy Sợi Vinh –NM 011 Xuất bông 1521V 014-Bông F1(kg) 1.347.000 5.728.000 7.715.616 013- Bông rơi chải kỹ (kg) 1.105.000 900.000 9.945.000 Cộng 2.452.000 17.660.616 … 30/11 PX 22 Nhà máy Sợi Vinh –NM 011 Xuất bông 621H1 BXXN-Xơ NANLON Kg 228.000.000 14.457.316 3.296.268.048 011MY1-Bông Mỹ cấp1 Kg 48.416.200 18.915.027 915.793.730 BXB2M-Bông Mỹ cấp 2 Kg 12.671.000 18.915.027 239.672.307 Cộng 412.818.300 6.846.240.108 Tổng cộng : 2.106.073.490 Ngày…. tháng… năm… Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 3.13 BẢNG TỔNG HỢP XUẤT KHO Tháng 11/2005 STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng Thành tiền 1 011MY1 Bông mỹ cấp 1 Kg 87.230.500 1.649.967.263 2 011MY2 Bông mỹ cấp 2 Kg - - 3 011MY3 Bông mỹ cấp 3 Kg 160.656.000 2.785.929.270 … … Cộng 1.324.133.800 21.060.973.490 4.1 Tài khoản sử dụng Công ty TNHH Tân Phát là đơn vị sản xuất có quy mô lớn. Do vậy, vật liệu có một vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất, chiếm tỷ lệ rất lớn trong giá thành sản phẩm và giá trị tài sản dự trữ. Cũng chính vì vậy, cho nên muốn theo dõi được tình hình nhập, xuất vật liệu cho từng nhà máy để sản xuất hay để bán và tình hình tồn kho vật liệu tại mọi thời điểm, công ty đã sử dụng phương pháp “ kê khai thường xuyên” để hạch toán tổng hợp vật liệu. Phục vụ cho công việc hạch toán tổng hợp vật liệu, tại Công ty TNHH Tân Phát sử dụng chủ yếu một số tài khoản sau: - Tài khoản 152 : Nguyên vật liệu . TK 152 được chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với cách phân loại theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị, bao gồm: TK 1521 “ Nguyên vật liệu chính” TK 1522 : Vật liệu phụ TK 1523 : Nhiên liệu TK 1524 : Phụ tùng sửa chữa thay thế. TK 1526: Phụ tùng khác TK 1527 : Phế liệu Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như : 111,112,133,331… 4.2. Phương pháp hạch toán a. Hạch toán tổng hợp nhập vật liêu: Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị thực của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Vật liệu sử dụng tại doanh nghiệp bao gồm rất nhiều thứ, nhiều loại nên được thu mua từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau. Do vậy, phần hành kế toán thanh toán với người bán chỉ mang tính độc lập tương đối với phần hành kế toán vật liệu và yêu cầu đặt ra cho kế toán là phải phản ánh đúng đắn, chính xác, đầy đủ giá thực tế của vật liệu cũng như tình hình thanh toán với người bán. Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phân loại chứng từ nhập và chứng từ xuất. Căn cứ vào chứng từ nhập kho, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu, kiểm tra, định khoản rồi đưa dữ liệu vào máy. Sau khi nhập dữ liệu vào máy, kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và hóa đơn đỏ cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên “ Sổ chi tiết số 2” và các nhật ký chứng từ liên quan khác nhau như NKCT số 1, số 2, số 4, số 10. Mỗi phiếu được theo dõi một dòng trên “ Sổ chi tiết số 2” với đầy đủ các thông tin trên hóa đơn về nhà cung cấp, số tiền phải thanh toán. Phương thức thanh toán của công ty là có thể trả ngay bằng tiền mặt, séc, trả trước, bù trừ, trả chậm theo hợp đồng hay bằng tiền tạm ứng. Nhưng dù theo phương thức nào kế toán vẫn tiến hành theo dõi trên “ Sổ chi tiết số 2” . Nguyên tắc mở sổ chi tiết số 2 : Sổ này được mở hàng tháng. Đối với người bán có quan hệ thường xuyên với công ty thì được mở riêng một sổ, còn những nhà cung cấp không thường xuyên thì theo dõi qua một cuốn sổ chung của Công ty. - Cơ sở số liệu : Từ phiếu nhập kho, hóa đơn và các chứng từ thanh toán. - Phương pháp ghi: Căn cứ vào phiếu nhập vật tư, hóa đơn, kế toán ghi cột ngày tháng, số hiệu chứng từ. Cột nội dung : Ghi số dư đầu tháng của từng nhà cung cấp được lấy từ “ Sổ chi tiết số 2” của tháng trước và ghi các nghiệp vụ nhập vật tư ( Tên vật tư, số lượng nhập, đơn giá), các nghiệp vụ thanh toán với người bán. Cột tài khoản đối ứng: Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn mua vật liệu gì thì chi tiết theo tài khoản của vật liệu đó và căn cứ vào hóa đơn GTGT ghi phần thuế. (TK 133) thanh toán với người bán theo hình thức nào, chẳng hạn thanh toán bằng tiền mặt (TK 111), bằng tiền gửi ngân hàng (TK 112), bằng vay ngắn hạn (TK 311), và đối với người bán có mua hàng của xí nghiệp thì có thể thanh toán bù trừ (TK 131)… Cột phát sinh: + Số phát sinh Có : Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho về số vật liệu theo hóa đơn đó, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán các nội dung : Hóa đơn, phiếu nhập và số tiền vào các cột phù hợp theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có Tk 331 + Số phát sinh Nợ : Căn cứ vào chứng từ thanh toán tiền hàng, tùy theo hình thức thanh toán, kế toán kiểm tra xác định số tiền thanh toán với từng người bán cho từng chuyến hàng ghi vào các cột phù hợp. Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111 Nếu thanh toán bằng phương thức hàng đổi hàng kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 131 Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 311 Cột số dư: Kế toán phản ánh khoản Công ty còn nợ người bán hoặc các khoản Công ty trả trước cho người bán nhưng trong tháng hàng chưa về hoặc số tiền Công ty trả thừa cho người bán vào cột số dư. Biểu 3.14 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN. Khách hàng : Công ty XNK Dệt may Tháng 11/2005 Chứng từ Nội dung TKĐƯ Phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 87 15/11 Bông mỹ cấp 3 1521 3.012.908.886 Thuế VAT 133 30.129.886 91 20/11 Bông mỹ cấp 2 1521 2.211.594.093 Thuế VAT 133 22.115.9409,3 Cộng 3.557.469.274 Cộng TK 1521 3.234.062.979 Cộng TK 133 323.406.295,3 Số dư cuối tháng 3.557.469.274 Biểu 3.15 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Khách hàng : ông Nguyễn Văn Tuấn Tháng 11/2005 Chứng từ Nội dung TKĐƯ Phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 32.154.314 111 4/11 Tạm ứng mua bao tải dứa 111 274.000 130 30/11 Dầu công nghiệp 1523 133 440.000 44.000 Cộng 274.000 484.000 Cộng TK 1523 440.000 Cộng TK 133 44.000 Số dư cuối tháng 32.364.314 Như vậy, qua sổ chi tiết thanh toán với người bán, ta thấy ở Công ty việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi trên sổ chi tiết TK 141 mà khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu lại theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Trên sổ chi tiết thanh toán với người bán, ngoài số trang mở cho người bán còn mở cho từng cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu. Khi người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng phải ghi rõ là mua vật liệu gì, số lượng là bao nhiêu rồi đưa lên phòng kế hoạch cung ứng. Phòng Kế hoạch cung ứng sẽ xem xét và duyệt để chuyển lên phòng tài chính kế toán, kế toán trưởng ký duyệt rồi mới viết phiếu chi và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, trang sổ ghi tên cán bộ cung tiêu. Khoản tạm ứng này được ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 111 Việc phản ánh này giống như trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bán. Thực chất đây không phải là tiền ứng trước cho người bán nhưng lại được theo dõi trên sổ chi tiết Tk 331 như một khoản trả trước cho người bán. Điều này chưa phản ánh đúng ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Và khi người tạm ứng mua vật liệu về nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết như sau: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Cuối tháng, kế toán khóa sổ chi tiết thanh toán với người bán, theo từng nhà cung cấp, số liệu ở dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết TK 331 là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi một dòng sổ bao gồm cả phát sinh Có TK 331 / Nợ TK liên quan và phần phát sinh Nợ TK331/ Có TK liên quan. NKCT số 5 là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp của toàn công ty. Nguyên tắc mở NKCT số 5: - Cơ sở số liệu: Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước, sổ chi tiết số 2 - Phương pháp ghi : + Cột số dư đầu tháng: Lấy số liệu từ cột số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước. Số dư nợ: phản ánh số tiền Công ty đã trả trước cho người bán nhưng hàng vẫn chưa về nhập kho trong tháng. Số dư có : Phản ánh số tiền Công ty còn nợ người bán. + Số phát sinh: Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK (1521,…) lấy số liệu cộng của từng loại vật liệu của người bán ghi vào các tài khoản tương ứng. Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK (111, 112,…) lấy số liệu cộng ở các TK tùy theo hình thức thanh toán để ghi số tiền vào tài khoản tương ứng. + Số dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng để tính số dư cuối tháng của từng người bán. (Mẫu nhật ký chứng từ số 5 được trích ở trang sau) Biểu 3.16 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Tháng 11/2005 STT Nội dung Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, nợ TK có liên quan Cộng có TK 331 Nợ TK331, có TK liên quan Cộng nợ TK 331 Số dư cuối tháng Nợ Có TK 1521 TK 1331 … TK 311 … Nợ Có 1 Công ty XNK Dệt May 3.234.062.979 323.406.295,3 3.557.469.274 2 Công ty Bông Việt Nam 10.265.378 1.598.957.428 159.895.742,8 1.769.118.549,8 … Cộng 486.075.123 15.065.020.178 16.571.522.195,8 17.057.597.318,8 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Hoàng Thanh Lan Vũ Thị Hồng Cao Thị Ngát (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Cuối tháng khoá sổ NKCT số 5 xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan, và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 để ghi sổ cái TK 152 (Nợ TK 152, Có TK 331). b. Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu: Quản lý vật tư không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản và dự trữ vật tư mà còn phải quản lý việc xuất dùng vật tư. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị sản phẩm chế tạo. Chi phí về vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất cho nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại vật tư sử dụng là bao nhiêu và theo dõi được vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng. Bởi vậy hạch toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận sử dụng cũng như xuất dùng cho đối tượng khác. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác đầy đủ giá thành sản phẩm đặc biệt là khâu tính giá. Trình tự ghi sổ hạch toán tổng hợp xuất vật liệu: Hàng ngày, từ chứng từ xuất kho, kế toán đưa dữ liệu vào máy. Giá vật liệu ghi trên phiếu này là giá hạch toán. Cuối tháng, máy tự tổng hợp số liệu, cho biết số vật tư xuất dùng của từng kho, từng tài khoản cả về số lượng và giá trị theo giá hạch toán. Sau đó, trên cơ sở bảng kê số 3 “ Bảng tính giá thực tế vật liệu” sẽ xác định được giá trị thực tế của vật liệu xuất kho như sau: Giá thực tế vật liệu xuất kho = giá hạch toán vật liệu xuất kho x Hệ số chênh lệch. Kế toán lập bảng kê số 3 căn cứ vào các bảng tổng hợp nhập vật liệu để vào cột hạch toán, và căn cứ vào giá ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc dỡ… để vào cột thực tế (mẫu bảng kê số 3 được trích ở trang sau) Biểu 3.17 BẢNG KÊ GIÁ THÀNH THỰC TẾ VẬT LIỆU THÁNG 11/2005 (Trích ở kho bông xơ và kho hoá chất) Chỉ tiêu TK 1521 TK 1522 TT HT TT Hà Tây I. Số dư đầu tháng 2.514.408.102 2.377.020.815 1.168.802.917 1.167.754.322 II. Số phát sinh trong kỳ 23.046.610.732 22.921.546.467 3.198.215.437 3.197.142.534 Ghi có TK 111H 10.000.000 Ghi có TK112H 361.090.132 Ghi có TK1121H5 2.086.144 Ghi có TK1521V 1.401.954.048 1.401.954.048 Ghi có TK331H 16.571.522.195 16.571.522.195 3.106.948.012 3.106.948.102 … III. Cộng số dư ĐK và PS trong kỳ 25.561.018.834 25.298.567.282 4.367.018.354 4.364.896.856 IV. Chênh lệch TT&Hà Tây 262.450.552 1.048.595 V. Hệ số chênh lệch 1,0107 1,00048 VI. Xuất dùng trong tháng 21.286.289.520 21.060.937.490 4.366.651.148 4.364.570.154 IV. Tồn cuối tháng 4.274.729.314 4.237.629.782 367.206 326.702 Lập ngày 01 tháng 11 năm 2005 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Hoàng Thanh Lan Cao Thị Ngát Biểu 3.18 BẢNG PHÂN BỔ SỐ 2 Tháng 11 năm 2005 TK Nợ Tên TK nợ TK 1521 TK 1522 TT HT TT Hà Tây 1388H Phải thu phải trả khác 420.106.659 420.106.659 13.471.718 13.471.718 1521V VL chính Vinh 1.176.783.736 1.176.783.736 621H1 CFNVLCHN Sợi 1 10.619.544.098 9.802.999.313 811.130.716 800.721.338 627H12 CF vật liệu Sợi 1 7.189.963.300 7.079.693.300 1.056.031.252 1.056.031.252 … … 21.060.937.490 Cộng 21.862.289.520 4.366.651.148 4.364.570.198 Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ Vũ Thị Hồng Cao Thị Ngát Hoàng Thanh Lan Biểu 3.19 SỔ CÁI TK 152 Số dư đầu năm : 21.564.832.567 Ghi nợ TK /Có các TK Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 8 Tháng 9 .. Tháng 12 TK 111 10.000.000 TK 152 1.401.954.048 TK 331 16.571.522.195 … PS Nợ 23.046.610.732 PS Có 21.286.289.520 Dư nợ cuối tháng 2.514.408.102 4.274.729.314 CHƯƠNG III HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT I. ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT. Sau hơn hai mươi năm xây dựng và trưởng thành, Công ty TNHH Tân Phát đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Công ty đã và đang gặt hái được những thành tựu to lớn, trở thành một trong những doanh nghiệp thành công nhất của ngành Dệt – May Việt Nam. Nhìn chung, Công ty TNHH Tân Phát có một bộ máy quản lý chặt chẽ, các phòng ban được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, chính xác và phối hợp nhịp nhàng. Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán nói chung cũng không ngừng được hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Thực hiện được điều đó sẽ góp phần vào việc sử dụng vật liệu hiệu quả hơn nữa và góp phần tích cực hạ giá thành sản phẩm, từ đó tạo ra sức cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường. Sau một thời gian thực tập tại phòng kế toán – tài chính của Công ty TNHH Tân Phát, được tiếp xúc với cán bộ, nhân viên kế toán cũng như các phần hành mà họ phụ trách, em thấy việc hạch toán tại Công ty có những điểm nổi bật sau đây: 1. Những thành tựu đạt được. - Công ty tổ chức hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Hệ thống tài khoản của Công ty đã phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế phát sinh. Việc sắp xếp, phân loại các tài khoản trong hệ thống tài khoản của Công ty là phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh. - Về việc vận dụng hình thức kế toán : Để quản lý và hạch toán các phần hành kế toán, phòng kế toán đã áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Đây là hình thức sổ có nhiều ưu điểm trong quá trình quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp sản xuất hiện nay cũng như ở công ty TNHH Tân Phát. - Về công tác quản lý: Là một đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc ngành công nghiệp nhẹ, sản phẩm của công ty TNHH Tân Phát đã đứng vững được trên thị trường năm nay. Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong nền kinh tế thị trường, nhưng Công ty rất nhạy bén trong công tác quản lý và đang tìm những bước đi mới cho mình. Hiện nay, Công ty đã áp dụng nhiều chính sách để nâng cao uy tín với khách hàng về chất lượng sản phẩm trong đó có việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác quản lý vật liệu nói riêng. Cụ thể, Công ty đã có nhiều chú trọng trong công tác quản lý vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng. + Đối với công tác thu mua vật liệu, Công ty đã có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt được giá cả trên thị trường, tìm được nguồn mua nguyên vật liệu và thu mua với giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty đã lập được định mức sử dụng và dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn vì dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. + Đối với công tác tổ chức kho vật tư: Các kho được tổ chức khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại vật tư. Hệ thống kho tàng rộng, thoáng, cao, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê vật liệu. + Đối với khâu sử dụng vật liệu: Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu. Nhờ đó, vật liệu được xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng sản xuất kinh doanh, sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu, phòng sản xuất kinh doanh xét duyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp vật liệu đầy đủ, kịp thời mà tránh được tình trạng hao hụt, mất mát lãng phí vật liệu. - Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để thực hiện kế toán hàng tồn kho, và kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song song được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật tư ở các kho. Điều này có tác dụng rất lớn vì Công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Bên cạnh đó, số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình hiện có, tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu được chính xác. - Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán, với một đội ngũ nhân viên có trình độ đại học, có kinh nghiệm nghề nghiệp, nhạy bén với những đổi mới của thị trường, họ được giao nhiệm vụ cụ thể, phù hợp với năng lực của mình. Các nhân viên phòng kế toán tài chính luôn hoàn thành nhiệm vụ, cung cấp thông tin kế toán một cách thường xuyên đầy đủ và chính xác, giúp cho ban lãnh đạo Công ty đánh giá được kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty mình. - Công ty đánh giá vật liệu theo giá thực tế. Giá xuất là giá bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp này phản ánh chính xác số liệu xuất dùng trong tháng. Tuy nhiên, để tạo điều kiện thuận tiện cho việc tính toán, Công ty đã tiếp tục nghiên cứu nhằm vi tính hoà toàn phần công tác kế toán tại Công ty. Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán vật liệu tại Công ty, có thể thấy rằng công tác kế toán vật liệu được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán, phù hợp với yêu cầu của Công ty, đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho, tính toán phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng. 2. Những tồn tại và hạn chế. Bên cạnh những cố gắng và những thành tựu đã đạt được thì hạch toán vật liệu tại Công ty TNHH Tân Phát vẫn còn những hạn chế nhất định cần được hoàn thiện hơn nữa. Đó là: - Về phân loại vật liệu: Việc phân loại vật liệu dựa vào vai trò, công dụng kinh tế của vật liệu để chia ra thành từng nhóm, từng thứ vật liệu cụ thể là rất phù hợp với đặc điểm vật liệu tại Công ty. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay để áp dụng phần hành hạch toán vật liệu vào máy vi tính thì xây dựng hệ thống sổ “Danh điểm vật tư” thống nhất, áp dụng trong toàn Công ty là cần thiết để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý vật liệu. - Về việc lập sổ chi tiết vật liệu: Sổ chi tiết của Công ty đang sử dụng không phản ánh chi phí thu mua vật liệu mà chỉ theo dõi giá mua vật liệu là giá hạch toán ghi trên hoá đơn ngoài các chi phí có liên quan. Còn chi phí thu mua vật liệu phát sinh thường theo dõi trên các nhật ký chứng từ 1, nhật ký chứng từ 2. Giá thực tế vật liệu được tính toán và cuối kỳ trên bảng kê số 3. Như vậy, Công ty nên theo dõi trực tiếp phần chi phí này trên sổ kế toán chi tiết vật liệu. - Về phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu: hiện nay, Công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Việc ghi chép theo phương pháp này giản đơn, dễ kiểm tra đối chiếu nhưng việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. - Về áp dụng tin học trong hạch toán: Công ty đã trang bị cho phòng kế toán tài chính một số máy vi tính nhưng việc cài đặt chương trình vi tính trên máy chưa hoàn hảo, phần mềm kế toán có tốc độ xử lý chưa thật nhanh đã hạn chế đến công tác kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng. Bên cạnh đó, phòng kế toán chỉ được sự giúp đỡ của một kỹ sư máy tính, do vậy khi có sự cố về máy tính thì ngoài việc tốn nhiều thời gian cho việc sửa chữa làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc còn làm cho người đảm nhiệm công việc sửa chữa rất vất vả. II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT. Với tư cách là một sinh viên thực tập, dù thời gian tiếp xúc thực tế và trình độ có hạn, em cũng xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán vật liệu tại Công ty nói riêng và công tác kế toán nói chung. 1. Xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất cho toàn Công ty. Để thuận tiện cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót, và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, trước hết Công ty nên mở “Sổ dan điểm vật liêu”. Sổ danh điểm vật liệu được mở theo tên gọi, quy cách nguyên vật liệu bằng hệ thống chữ số, đơn vị tính và giá hạch toán. Muốn mở được sổ này, trước hết Công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn Công ty chứ không phải xác định tuỳ ý chỉ giữa kho và phòng kế toán. Sổ danh điểm vật tư còn cung cấp thông tin về giá trị vật liệu, tồn kho bất cứ khi nào theo giá hạch toán. Bởi vì như đã nói ở trên, Công ty tính giá xuất vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ thì kế toán sẽ không theo dõi được giá trị vật liệu xuất kho và tồn kho trong tháng, chỉ đến cuối tháng mới biết được. Như vậy, việc mở sổ danh điểm vật tư sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc hạch toán, xử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và rất thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán cho phần vận hành hạch toán vật liệu trên máy vi tính. Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng theo mẫu sau: Biểu số 1.1. SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Kho Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Giá hạch toán Ghi chú Bông 1521 Vật liệu chính Kg 1521 A Nhóm bông Kg 1521 A01 Bông Việt Nam Kg 1521 A02 Bông Nga Kg … Kg 1521 B Nhóm xơ Kg 1521 B01 Xơ Nanlon Kg 1521 B02 Xơ Sunkyong Kg Mở sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp nghiên cứu của phòng kế toán, phòng kế hoạch cung ứng sau đó trình lên cơ quan chủ quản của Công ty để thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn Công ty. 2. Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liêu: Sổ chi tiết của Công ty đang sử dụng không phản ánh chi phí thu mua vật liệu mà chỉ theo dõi giá mua vật liệu là giá hạch toán ghi trên hoá đơn ngoài các chi phí có liên quan. Chi phí thu mua vật liệu phát sinh thường theo dõi trên các nhật ký chứng từ số 1, số 2. Giá thực tế vật liệu được tính toán vào cuối kỳ trên bảng kê số 3. Như vậy, Công ty có thể theo dõi trực tiếp phần chi phí này trên sổ kế toán chi tiết vật liệu như sau: Biểu số 1.2 SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU Tài khoản 1521 Số thẻ: … Số tờ….. Tên vật tư : Bông Việt Nam Số danh điểm : 1521A01 Đơn vị tính : Kg Kho : Bông Xơ. CT Diễn giải TKĐƯ Nhập Xuất Tồn GC SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ - - Nhập ( xuất) trong kỳ 331 - - Chi phí thu mua Cộng PS 331 - - Tồn cuối kỳ - - 3. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu: Hiện nay, Công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm song công việc ghi chép nhiều và trùng lặp, tốn nhiều công sức. Mặt khác, do đặc điểm vật liệu ở Công ty có rất nhiều chủng loại, với tần suất nhập – xuất nhiều, nên công việc theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu của kế toán viên không đảm bảo được công việc ghi chép, hạch toán hàng ngày. Do đó, kế toán thanh toán vẫn phải trợ giúp một phần công việc này. Do đặc điểm vật liệu của Công ty là đa dạng về chủng loại, hơn nữa hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song chỉ phù hợp với các Doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, biến động ít… cho nên theo em Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song là chưa phù hợp. Trong điều kiện hiện nay, Công ty nên áp dụng phương pháp sổ số dư trong việc hạch toán chi tiết về nguyên vật liệu. Ưu điểm của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của kế toán vật liệu. Trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị nguyên vật liệu. Với phương pháp này có thể khắc phục được hạn chế của phương pháp sổ chi tiết và sẽ tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên có hệ thống giữa kế toán và thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác kịp thời. Trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị nguyên vật liệu. Với phương pháp này có thể khắc phục được hạn chế của phương pháp sổ chi tiết và sẽ tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên có hệ thống giữa kế toán và thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác kịp thời. Theo phương pháp sổ số dư trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Giống như phương pháp thẻ song song, tại kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt số lượng. Ngoài ra, cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho vào sổ số dư. Bước 2: Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu, kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn làm căn cứ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng loại vật liệu. Bước 3: Kế toán mở sổ số dư sử dụng cho cả năm theo từng kho, từng loại nguyên vật liệu, được ghi một dòng sổ tổng hợp số dư về số lượng và giá trị sau đó giao cho thủ kho ghi cột số lượng dư vào cuối tháng và đưa lên phòng kế toán ghi cột số tiền dư bằng cách lấy số lượng ở các sổ số dư nhân với giá hạch toán. 4. Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào hạch toán vật liệu. Hiện nay, đứng trước nhu cầu thông tin ngày càng cao, ở nước ta đang diễn ra quá trình tin học hoá trên nhiều lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân, ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán ở các Doanh nghiệp sản xuất chủ yếu hướng vào việc xây dựng hệ thống công trình kế toán phù hợp với đặc điểm công tác kế toán của Công ty. Tuy nhiên, cần thấy rõ thực tế trong công tác kế toán, về mặt tâm lý là sự cố gắng tránh những biến động hoá mang tính nguyên tắc ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty mà chủ yếu là những biến động về mặt tổ chức. Vì thế, việc đưa máy tính vào công tác kế toán nên triển khai theo từng công đoạn để tránh gây xáo động lớn trong quá trình hạch toán. Đối với kế toán nguyên vật liệu có thể xe chương trình tự động hoá toàn bộ quá trình về xử lý, lưu giữ, bảo quản chứng từ, in ấn sổ sách. Với Công ty TNHH Tân Phát, kế toán chi tiết vật liệu phần lớn được thực hiện trên máy vi tính, nhưng bảng kê số 3 và bảng phân bổ số 2 vẫn phải do kế toán tự khớp giá, do vậy đòi hỏi kế toán phải hết sức cẩn thận mới đảm bảo được độ chính xác cao. Phòng kế toán tài chính chỉ được sự giúp đỡ của một kỹ sư máy tính, làm mọi công việc liên quan đến máy vi tính, công việc rất vất vả. Bên cạnh đó, một nhân tố hết sức quan trọng trong kế toán bằng máy vi tính, đó là phần mềm kế toán có tốc độ xử lý chưa thật nhanh đã hạn chế tới công tác kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng. Từ thực tế như vậy, em nghĩ Công ty nên có kế hoạch đổi mới phần mềm máy tính và nâng cấp máy để tăng tốc độ xử lý thông tin, cho ra kết quả chính xác. Đồng thời Công ty nên tuyển thêm nhân viên máy tính và đào tạo kế toán máy cho tất cả các nhân viên kế toán phần hành nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng của quản lý kế toán, và tạo đà cho sự phát triển của Công ty sau này. KẾT LUẬN Kế toán NVL có vai trò quan trọng đối với Công ty, giúp cho các Doanh nghiệp sản xuất theo dõi chặt chẽ NVL cả về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị xuất – nhập – tồn kho. Qua đó công nghiệp có thể sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ tái sản xuất xã hội. Sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH Tân Phát em càng nhận thức được ý nghĩa kế toán NVL trong việc tổ chức sản xuất của Công ty, thời gian thực tập tại Công ty là cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế và cố gắng tìm tòi, học hỏi để hoàn thành báo cáo tốt nghiệp với chuyên đề “ tổ chức thực hiện công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Tân Phát – Văn Điển – Thanh Trì - Hà Nội. Với sự hạn chế về kiến thức cũng như hạn chế về kinh nghiệm thực tế do đó không tránh khỏi những thiếu xót về lý luận, cách trình bày và nhận thức các vấn đề. Em rất mong được sự chỉ bảo của các thầy cô và các cô chú trong phòng kế toán của Công ty TNHH Tân Phát. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Quỳnh Như, cảm ơn Ban lãnh đạo và các cán bộ phòng Kế toán Công ty TNHH Tân Phát đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo tốt nghiệp này. Hà Nội, ngày 03 tháng 08 năm 2006 Sinh Viên TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình: kế toán Doanh nghiệp của PGS -TS Nguyễn Văn Công do nhà xuất bản Tài chính xuất bản năm 2004 - Một số tài liệu về quá trình hình thành phát triển và sản xuất kinh doanh của Công ty. - Các bài giảng trên lớp của giáo viên hướng dẫn nguyễn quỳnh như - Và một số tài liệu tham khảo khác. MỤC LỤC