Đề tài Tổ chức về công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp sản xuất thiết bị điện

toán được sử dụng trong phần hành kế toán vật liệu bao gồm : + Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT ) + Hoá đơn GTGT ( Mẫu số 01- GTGT ) + Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu số 05 - VT ) + Phiếu xuất kho ( Mẫu số 01- VT ) Sổ sách được sử dụng chủ yếu là : thẻ kho, sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu : ở xí nghiệp sản xuất thiết bị điện áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Trình tự luân chuyển chứng từ và quá trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở xí nghiệp được tiến hành như sau : + Tại kho : Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất nguyên vật liệu thủ kho tiến hành phân loại cho từng thứ nguyên vật liệu. Trên cơ sở đối chiếu số liệu thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng ( Biểu số 2.14 ). Cuối tháng, thủ kho phải tính ra số vật liệu tồn kho trên thẻ kho. Thủ kho cũng thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu tồn kho ghi trên thẻ kho và số vật liệu thực tế còn lại ở trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu được mở riêng một thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho cùng kế toán đối chiếu thẻ kho và thẻ kế toán để đảm bảo cho công tác hạch toán chi tiết của xí nghiệp được chặt chẽ. + Tại phòng kế toán : Kế toán vật liệu ở xí nghiệp sử dụng thẻ kế toán chi tiết ( do kế toán lập ) để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho. Thẻ kế toán chi tiết do kế toán vật liệu lập được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu. Thẻ này cũng phản ánh tính hình nhập - xuất - tồn kho nhưng theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị ( Biểu số 2.15 ). Cuối tháng, kế toán xuống dưới kho để lấy phiếu nhập - xuất vật liệu, khi xuống dưới kho kế toán kiểm tra các hoá đơn nhập xuất. Căn cứ vào các phiếu nhập, xuất để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho rồi ký xác nhận vào thẻ kho. Kế toán vật liệu căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết của từng loại vật liệu, sau đó tiến hành ghi vào sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn ( Biểu số 2.16 ) để tính ra số vật liệu tồn cuối tháng và đối chiếu số liệu với kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu : Hiện nay ở xí nghiệp đang vận dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, hạch toán vật liệu tồn kho theo phương thức kê khai thường xuyên. Đây là hình thức kế toán được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, bảo đảm các mặt kế toán này được tiến hành song song và việc sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu được thường xuyên. Do đó, kế toán được tiến hành kịp thời, nhạy bén với yêu cầu quản lý. Tạo một lối làm việc mới có tính ràng buộc lẫn nhau. Cụ thể nguyên vật liệu được xí nghiệp hạch toán như sau : 2.3.3.1.Chứng từ sổ sách sử dụng trong kế toán tổng hợp nguyên vật liệu : Khi tiến hành hạch toán nguyên vật liệu, kế toán căn cứ vào các chứng từ như hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan khác để ghi sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Do áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ, đồng thời phù hợp với yêu cầu quản lý nguyên vật liệu nên công tác kế toán tổng hợp vật liệu ở xí nghiệp đã sử dụng các loại sổ : Đối với vật liệu nhập kế toán sử dụng các sổ sau : + Nhật ký chứng từ số 1 + Nhật ký chứng từ số 2 + Nhật ký chứng từ số 5 Biểu số 2.14 : Bộ thương mại Số thẻ : Công ty vật liệu điện và dụng cụ cơ khí Ngày lập thẻ : 6/2003 Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện Thủ kho : Trần Kim Phi Địa điểm : Gia Lâm Thẻ kho Tên vật tư : Tôn silic 70 X 210. Quy cách : Đơn vị tính : Kg Hợp đồng đã ký : Ngày Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất 10/6 18/6 ..... 13/6 19/6 ..... Tồn đầu tháng 6: Nhập mua bằng TM Xuất cho sản xuất Nhập kho Xuất kho ..... Cộng phát sinh Tồn kho cuối tháng 970 2.050 ..... 4.850 800 1.820 ..... 4.210 200 1.170 370 2.420 600 ..... 840 Biểu số 2.15 : Bộ thương mại Công ty vật liệu điện và dụng cụ cơ khí Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện. Thẻ kế toán chi tiết Tên, quy cách vật tư : Tôn silic 70 X 210 Ngày lập thẻ : 6/2003 Người lập thẻ : Trần Kim Phi STT Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu tháng 970 13.500 13.095.000 200 13.000 2.600.000 10/6 Nhập mua bằng tiền mặt 200 970 13.000 13.500 2.600.000 13.095.000 13/6 Xuất cho sản xuất 200 600 13.000 13.500 2.600.000 8.100.000 370 13.500 4.995.000 18/6 Nhập kho 2.050 13.500 27.675.000 2.420 13.500 32.670.000 19/6 Xuất kho 1.820 13.500 24.570.000 600 13.500 8.100.000 ... ... ... Cộng phát sinh 4.850 65.475.000 4.210 56.735.000 Tồn cuối tháng 840 11.340.000 Biểu số 2.16 : Bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn nvl, CCDC. Tháng 6 năm 2003 Đơn vị tính : đồng. STT Tên vật tư Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng SL GT SL GT SL GT SL GT I,Vật liệu chính : 28.500.000 362.250.500 330.200.220 60.550.280 1 Tôn silic 70 X 210 200 2.600.000 4850 65.475.000 4.210 56.735.000 840 11.340.000 2 Đồng đỏ 50 250.000 500 2.500.000 462 2.310.000 88 440.000 3 Dây đồng dẹt 71 390.500 223 1.226.500 287 1.578.500 7 38.500 ......................... II,Vật liệu phụ : 11.990.200 101.050.000 97.880.510 15.159.690 16 Sắt vuông 100 1.200.000 880 10.648.000 651 7.867.100 329 3.980.900 17 Ghen quang dầu 30 45.000 122 183.000 107 160.500 45 67.500 18 Dây thuỷ tinh 115 2.070.000 300 5.400.000 325 5.850.000 90 1.620.000 .......................... III, Nhiên liệu : 2.582.450 22.026.521 24.050.000 558.971 25 Xăng - - 25 132.500 25 132.500 - - 26 Dung môi pha sơn 5 15.000 12 36.000 15 45.000 2 6.000 .......................... IV,Công cụ dụng cụ: 7.000.200 55.000.200 51.289.270 10.711.130 34 Kìm hàn - - 90 1.890.000 80 1.680.000 10 210.000 35 Khẩu trang - - 100 220.000 100 220.000 - - ............................ Cộng : 50.072.850 540.327.221 503.420.000 86.980.071 + Nhật ký chứng từ số 10 ( phần ghi Có TK 141 ) Đối với vật liệu xuất, kế toán sử dụng : + Bảng phân bổ số 2 ( Phân bổ NVL, CCDC ) Ngoài ra, để tập hợp chi phí, lên các báo cáo tài chính, kế toán vật liệu còn sử dụng một số bảng kê và nhật ký chứng từ khác. 2.3.3.2. Tài khoản sử dụng : Do quy trình sản xuất cũng như tình hình, đặc điểm vật liệu ở xí nghiệp nên xí nghiệp đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nhập- xuất vật liệu. Để hạch toán chính xác, kịp thời, kế toán ở xí nghiệp đã áp dụng các tài khoản sau : - Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu ” : Tài khoản này có kết cấu đã nêu như ở phần lý luận. Để phù hợp với đặc điểm vật liệu và để thuận tiện cho công tác hạch toán vật liệu ở xí nghiệp, tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau : + TK 1521 : Nguyên vật liệu chính ( Đồng dẹt, tôn silic,...) + TK 1522 : Vật liệu phụ ( Dây thủy tinh, ghen vulong,... ) + TK 1523 : Nhiên liệu ( Xăng, dầu, .... ) + TK 2524 : Phụ tùng thay thế ( Vít, bulông ,... ) Tài khoản 1331 “ thuế GTGT được khấu trừ ”. Tài khoản 331 “ Phải trả người bán ”_Đối với những người bán hàng có quan hệ thường xuyên với công ty đều được theo dõi chi tiết. Tài khoản 111 “ Tiền mặt ”. Tài khoản 112 “ Tiền gửi ngân hàng ”. Tài khoản 114 “ Tạm ứng ”. Tài khoản 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ”. Ngoài ra, kế toán vật liệu còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như : TK241, TK 627, TK 641, TK 642,... 2.3.3.3. Phương pháp hạch toán : Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu : Trong tháng, khi vật liệu về nhập kho, kế toán căn cứ vào các chứng từ cần thiết (hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, hợp đồng - nếu có ) để hạch toán nguyên vật liệu. + Trường hợp mua nguyên vật liệu bên ngoài, trực tiếp trả bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng : Căn cứ hoá đơn GTGT ( Biểu số 2.2 ) mua tôn silic 70 X 210, căn cứ vào phiếu chi ngày 10/6/2003 và phiếu nhập kho ( Biểu số 2.8 ) kế toán hạch toán : Nợ TK 1521 : 13.095.000 (Chi tiết : Tôn silic 70 x 210 : 13.095.000 ) Nợ TK 1331 : 1.309.500 Có TK 111 : 14.404.500 Biểu số 2.17 : Đơn vị : XNSXTBĐ Mẫu số : 02- TT Địa chỉ : Gia Lâm QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1- 11- 1995 của BTC Phiếu chi Ngày 10 tháng 6 năm 2003 Nợ : 152 ( 1521 ) Có : 111 Họ tên người nhận tiền : Trần Kim Phi. Địa chỉ : Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện - Gia Lâm - HN. Lý do chi : Mua vật tư cho sản xuất. Số tiền : 14.404.500 đ ( Viết bằng chữ ) : Mười bốn triệu bốn trăm linh bốn nghìn năm trăm đồng chẵn . Kèm theo : 01 Chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ ) : Mười bốn triệu bốn trăm linh bốn nghìn năm trăm đồng chẵn . Ngày 10 tháng 6 năm 2003. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận (Ký tên, đóng dấu ) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Trường hợp mua nguyên vật liệu từ nguồn mua ngoài về nhập kho thanh toán theo hình thức trả chậm kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho để hạch toán. Ví dụ : Căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 13/6/2003 ( Biểu số 2.4 ) và phiếu nhập kho số 27 ngày 14/6/2003 ( Biểu số 2.10 ), kế toán hạch toán : Nợ TK 152 ( 2 ) : 5.000.000 ( Chi tiết : Sắt vuông : 5.000.000 ) Nợ TK 133 ( 1 ) : 500.000 Có TK 331 : 5.500.000. ( Chi tiết công ty cơ điện Trần Phú ) Ngày 16/6/2003, Xí nghiệp nhận được giấy báo nợ của ngân hàng báo đã chuyển trả tiền cho Công ty cơ điện Trần Phú, số tiền 6.880.020. Căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán hạch toán : Nợ TK 331 : 6.880.020 ( Chi tiết công ty cơ điện Trần Phú ) Có TK 112 : 6.880.020 Để theo dõi quan hệ thanh toán với người bán, xí nghiệp sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán. Việc theo dõi, ghi chép trên sổ này được thực hiện theo nguyên tắc theo dõi chi tiết cho từng hoá đơn khi phát sinh đến khi thanh toán xong hoá đơn đó. Mỗi hoá đơn ghi một dòng theo thứ tự thời gian nhận chứng từ. Sổ chi tiết thanh toán với người bán được ghi vào cuối tháng trên cơ sở các chứng từ đã tập hợp được. Trích dẫn sổ chi tiết thanh toán với người bán ( Biểu số 2.18 ). +Trường hợp cán bộ phòng kế hoạch vật tư trực tiếp ứng tiền đi mua vật liệu, kế toán tổng hợp theo dõi chi tiết cá nhân cán bộ đi mua hàng trên tài khoản 141 “ Tạm ứng ’’. Khi nghiệp vụ tạm ứng phát sinh, căn cứ vào đơn xin tạm ứng và phiếu tạm ứng, kế toán thanh toán viết phiếu chi và ghi sổ theo dõi. Ví dụ : Căn cứ vào phiếu chi ngày 24/6/2003 tạm ứng tiền mua đồng đỏ là 2.750.000 đồng cùng phiếu tạm ứng cho anh Nguyễn Quang Hùng, kế toán phản ánh : Biểu số 2.18 : Công ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khí Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện. Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 6 năm 2003. Tên đơn vị : Công ty cơ điện Trần Phú. Đơn vị tính : đồng. STT Ngày tháng Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 13.000.500 13/6 Mua sắt vuông 152(2) 5.000.000 Thuế GTGT 10% 133(1) 500.000 16/6 Vay trả cho công ty 112 6.880.020 18/6 Mua động cơ 3 pha 152(1) 19.560.700 Thuế GTGT 10% 133(1) 1.956.070 ............................... Cộng phát sinh 6.880.020 32.424.788 Số dư cuối tháng 38.545.268 Nợ TK 141 : 2.750.000 ( Chi tiết : Tạm ứng cho Nguyễn Quang Hùng ) Có TK 111 : 2.750.000. Khi số đồng đỏ mua bằng tiền tạm ứng đã về nhập kho xí nghiệp với số thực chi là 2.750.000 đồng, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 24/6/2003 và phiếu nhập kho ngày 25/6/2003 để hạch toán : Nợ TK 1521 : 2.500.000 ( Chi tiết Đồng đỏ : 2.500.000 ) Nợ TK 133 : 250.000 Có TK 141 : 2.750.000 ( Chi tiết Nguyễn Quang Hùng ) ( Xem biểu số 2.19-Phiếu tạm ứng và biểu số 2.20-Phiếu chi trang 76, 77). + Trường hợp số thực chi theo chứng từ gốc nhỏ hơn số đã tạm ứng, căn cứ vào số thực chi kế toán ghi : Nợ TK 152 : ( Chi tiết ) Nợ TK 133 (1) : ( Thuế VAT đầu vào ) Có TK 141 : Số thực chi. Để xử lý khoản tạm ứng chi không hết, kế toán ghi : Nợ TK 111 : Nếu nhập lại quỹ tiền mặt. Nợ TK 334 : Khấu trừ vào lương. Có TK 141 : Số tạm ứng còn thừa. (Chi tiết : Tên người tạm ứng ). + Trường hợp số thực chi theo chứng từ gốc lớn hơn số tạm ứng, căn cứ vào số thực chi kế toán ghi : Nợ TK 152 ( chi tiết ) Nợ TK 133.1 Có TK 141 Sau đó, kế toán sẽ lập phiếu chi thanh toán bổ sung cho người nhận tạm ứng với lý do chi bù tạm ứng : Nợ TK 141 ( Chi tiết tên người tạm ứng ) Có TK 111 ( Số tiền chi thêm ) + Trường hợp nhận vật liệu từ nội bộ : Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 152 ( Chi tiết ) Có TK 336 + Trường hợp nhận vật liệu từ gia công đến chế biến : Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, kế toán sẽ phản ánh trên tài khoản 138 “ Phải thu khác ” để theo dõi công nợ riêng về vật liệu đưa đi gia công mà không phản ánh vào tài khoản 154 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang ”. Cụ thể khi nhập kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 152 ( Chi tiết ) Có TK 138 Biểu số 2.19 : Đơn vị : XNSXTBĐ. Mẫu số : 01- VT Phiếu tạm ứng Số ............ Tên tôi là : Nguyễn Quang Hùng. Bộ phận công tác : Phòng kế hoạch vật tư. Đề nghị tạm ứng : 2.750.000 đ ( bằng chữ ) : Hai triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Lý do tạm ứng : Mua đồng đỏ. Thời hạn thanh toán : ...................... Ngày 24 tháng 6 năm 2003 Duyệt tạm ứng : 2.750.000 đồng. Người xin tạm ứng Phụ trách bộ phận công tác Người duyệt ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.20 : Đơn vị : XNSXBĐ Mẫu số : 02- TT Địa chỉ : Gia Lâm. QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của BTC Phiếu chi Ngày 24 tháng 6 năm 2003. Nợ : 141 Có : 111 Họ tên người nhận tiền : Nguyễn Quang Hùng. Địa chỉ : Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện - Gia Lâm - Hà Nội. Lý do chi : Tạm ứng tiền mua đồng đỏ. Số tiền : 2.750.000 đ ( Viết bằng chữ ) : Hai triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo : 01 Chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ ) : Hai triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Ngày 24 tháng 6 năm 2003. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận (Ký tên, đóng dấu) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) Để theo dõi các khoản chi mua nguyên vật liệu bằng tiền mặt, căn cứ vào các số liệu ở phiếu nhập kho, kế toán lập sổ Nhật ký chứng từ số 1 để phản ánh số phát sinh bên có tài khoản 111“ Tiền mặt ”phần chi đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan(Biểu số 2.21-trang 78 ). Tương tự như nhật ký chứng từ số 1, kế toán lên tiếp Nhật ký chứng từ số 2 “Tiền gửi ngân hàng ” để phản ánh số phát sinh bên có tài khoản 112 đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan ( Biểu số 2.22-trang 79 ). Biểu số 2.21 : Công ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khí Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện. Nhật ký chứng từ số 1 Tháng 6 năm 2003 Đơn vị tính : đồng STT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các tài khoản 152(1) 152(2) 152(3) Cộng TK 152 153 331 133(1) Cộng Có TK 111 1 5/6 257.523 257.523 3.000.000 300.000 3.557.523 2 8/6 5.500.000 5.500.000 16.500.000 550.000 22.550.000 3 10/6 13.095.000 13.095.000 1.309.500 14.404.500 4 15/6 6.700.000 3.320.200 10.020.200 1.002.020 11.022.220 5 ....... 6 ....... Cộng 69.530.330 25.540.225 10.020.200 105.090.755 13.369.907 .............. ............. ............... Đã ghi sổ cái ngày .... tháng.....năm 2003. Ngày ..... tháng 6 năm 2003. Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.22 : Công ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khí Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện. Nhật ký chứng từ số 2 Tháng 6 năm 2003 Đơn vị tính : đồng STT Ngày Ghi Có TK 112, ghi Nợ các tài khoản 141 152 153 331 138 133 Cộng Có TK 111 1 ....... 75.000 811.102 .............. 2 8/6 750.000 825.000 3 11/6 3.650.000 3.650.000 4 15/6 8.111.020 15.742.701 24.664.823 5 20/6 2.561.152 2.561.152 ....... ................ Cộng ........ 125.473.205 17.230.000 104.720.200 .............. .............. ................. Đã ghi sổ cái ngày .... tháng.....năm 2003. Ngày ..... tháng 6 năm 2003. Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng hợp ở các sổ chi tiết thanh toán với người bán, kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 5 “ Phải trả cho người bán ” ( Biểu số 2.23 ). Mỗi người bán được ghi vào một dòng trên sổ. Kết cấu Nhật ký chứng từ số 5 gồm các cột : + Cột thứ tự. + Cột tên đơn vị hoặc người bán : ghi tên từng đơn vị, người bán có quan hệ thanh toán trong tháng. + Cột số dư đầu tháng : ghi số dư cuối tháng trước của tài khoản 331, chi tiết cho từng người bán. + Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK : ghi số tiền phải thanh toán với người bán. + Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK : Phản ánh số tiền đã thanh toán cho người bán trong tháng. + Cột số dư cuối tháng : ghi số dư cuối tháng của TK 331, chi tiết cho từng người bán. Nếu dư Có : Số tiền xí nghiệp còn phải trả cho người bán. Nếu dư Nợ : Số tiền xí nghiệp ứng trước hoặc tiền hàng thừa. Căn cứ vào số liệu ở dòng cộng trong sổ chi tiết thanh toán với người bán (TK 331 ) của từng người bán để ghi vào các cột tương ứng trong Nhật ký chứng từ số 5. Sau khi ghi xong Nhật ký chứng từ số 5, kế toán phải cộng Nhật ký chứng từ số 5 để lấy số liệu ghi sổ cái TK 331. Có thể thấy rõ, nhật ký chứng từ số 5 được mở ra với mục đích tổng hợp số liệu về tình hình thanh toán với người bán của toàn xí nghiệp, làm cơ sở ghi sổ Cái TK 331. Với nguồn nhập vật liệu thông qua tạm ứng, cuối tháng kế toán tập hợp tất cả các phiếu nhập vật liệu có liên quan đến tài khoản 141 “ Tạm ứng ” để vào Nhật ký chứng từ số 10 phần ghi Có TK 141 ( Biểu số 2.24 ). Biểu số 2.23 : Công ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khí Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện Nhật ký chứng từ số 5 Tháng 6 năm 2003 STT Tên đơn vị hoặc người bán Số dư đầu tháng Ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK Ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK Số dư cuối tháng Nợ Có 152 153 133(1) Cộng Có TK 331 111 112 Cộng Nợ TK 331 Nợ Có HT TT HT TT 1 Công ty TNHH Hải Vân 10.000.000 29.875.000 9.200.000 10.807.500 48.882.500 16.500.000 - 16.500.000 42.382.500 2 Công ty cơ điện Trần Phú 13.000.500 29.658.780 - 2.965.878 32.424.788 - 6.880.020 6.880.020 38.545.268 3 .......... 4 .......... Cộng 53.670.200 149.528.162 15.630.288 .......... 188.050.230 36.820.000 104.720.200 141.540.200 100.180.230 Đã ghi sổ cái ngày....tháng.....năm 2003 Ngày....tháng 6 năm 2003 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) Biểu số 2.24 : Công ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khí Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện Nhật ký chứng từ số 10 ( Trích : Ghi Có TK 141 ) Tháng 6 năm 2003 Đơn vị tính : đồng STT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK 141, ghi Có các TK Ghi Có TK 141, ghi Nợ các TK Số dư cuối tháng Nợ Có 111 ... Cộng Nợ TK 141 152 153 133(1) ... Cộng Có TK 141 Nợ Có 1 Nguyễn Quang Hùng 2.000.000 3.300.000 - 3.300.000 4.000.000 60.000 46.000 - 4.106.000 2 Nguyễn Thu Huyền 5.299.000 6.820.000 - 6.820.000 9.781.500 - 978.150 - 10.759.650 3 .............................. 4 .............................. Cộng : 105.234.899 8.770.005 Đã ghi sổ cái ngày....tháng.....năm 2003 Ngày....tháng 6 năm 2003 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu : Quản lý vật liệu không những chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ vật liệu mà còn phải quản lý cả việc xuất dùng vật liệu. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm. Kế toán vật liệu cần theo dõi được giá trị của từng loại vật liệu xuất dùng là bao nhiêu, sử dụng vào mục đích gì, ở đâu. Tại xí nghiệp, vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm. Ngoài ra, vật liệu còn được xuất kho cho các yêu cầu khác của doanh nghiệp như : thuê ngoài gia công, quản lý doanh nghiệp, xuất bán, ... + Trường hợp xuất vật liệu trực tiếp cho sản xuất sản phẩm. Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 14/6/2003 ( Biểu số 2.12 ), kế toán ghi : Nợ TK 621 : 13.420.000 Có TK 1521 : 13.420.000 (Chi tiết : Tôn silic 70 x 250 : 13.420.000) + Trường hợp xuất vật liệu dùng cho sản xuất chung : Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 16/6/2003 ( Biểu số 2.13 ), kế toán ghi : Nợ TK 627 : 3.780.012 Có TK 1522 : 3.780.012 (Chi tiết : Sắt vuông : 3.780.012) + Trường hợp xuất vật liệu để sử dụng vào một số nhu cầu khác như dùng cho quản lý doanh nghiệp, phục vụ cho quá trình bán hàng,...kế toán cũng căn cứ vào phiếu xuất kho như trường hợp trên để hạch toán cho các đối tượng sử dụng như sau : Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241- ( 2412, 2413 ) Có TK 152 ( Chi tiết ) + Trường hợp xuất vật liệu để bán kế toán phản ánh trị giá của vật tư xuất bán trong kỳ : Nợ TK 632 Có TK 152 ( Chi tiết ) + Trường hợp xuất vật liệu cho công ty để trừ vào số công ty cấp cho xí nghiệp, kế toán ghi : Nợ TK 336 Có TK 152 ( Chi tiết ) + Trường hợp xuất vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, kế toán ghi : Nợ TK 138 Có TK 152 ( Chi tiết ) Tại xí nghiệp, kế toán tổng hợp xuất vật liệu được phản ánh trên bảng phân bổ số 2 ( Phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ). Bảng này phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng theo từng loại vật liệu cho từng đối tượng sử dụng. Bảng phân bổ số 2 cũng được sử dụng làm căn cứ để ghi vào nhật ký chứng từ các số phát sinh có tài khoản 152. Kết cấu bảng phân bổ số 2 gồm : cột thứ tự, các cột phản ánh các loại vật liệu và công cụ dụng cụ xuất dùng trong tháng ( theo giá trị thực tế ) tương đương với các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ ( như các TK 621, TK 627, TK 642,... ). Bên cạnh đó, việc tổng kiểm kê tồn kho nguyên vật liệu trên sổ sách với số tồn kho nguyên vật liệu thực tế tại kho được tiến hành vào thời điểm cuối tháng 6 và cuối năm, trước khi lập báo cáo quyết toán do ban kiểm kê của công ty tiến hành. Công tác kiểm kê được tiến hành toàn diện trên cả 2 mặt : số lượng và chất lượng của từng loại vật liệu trong kho. Căn cứ vào kết quả ghi trên biên bản kiểm kê tồn kho nguyên vật liệu, hội đồng kiểm kê ra quyết định xử lý, đồng thời kế toán nguyên vật liệu dựa trên quyết định đó để tiến hành ghi sổ. Biểu số 2.25 : Bộ thương mại Công ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khí Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện. Bảng phân bổ số 2 ( Trích ) ( Phân bổ NVL, CCDC ) Tháng 6 năm 2003. STT Ghi có các Ghi TK Nợ các TK TK 152 ( 1521 ) TK 152 ( 1522 ) TK 152 ( 1523 ) Cộng TK 152 TK 153 HT TT HT TT HT TT HT TT HT TT 1 TK 621 84.102.000 1.820.350 91.940.350 2 TK 627 15.002.642 23.780.568 38.786.210 10.350.725 3 TK 142 8.000.000 4 TK 336 ..... ..... ..... ..... ..... 5 TK 642 ..... ..... ..... ..... ..... ....... ..... ..... ..... ..... ..... Cộng 330.200.220 97.880.510 24.050.000 452.130.730 51.289.270 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Cuối tháng, kế toán lên sổ cái tài khoản 152 (Biểu số 2.26). Sổ cái tài khoản 152 được mở cho cả năm, gồm các phần : số dư đầu năm, cột ghi Có các tài khoản đối ứng nợ với tài khoản này, dòng cộng số phát sinh, dòng số dư cuối tháng. Căn cứ vào các nhật ký chứng từ liên quan để ghi số liệu vào sổ theo từng tháng. + Tổng cột số phát sinh Nợ của TK 152 đối ứng với bên Có của TK 111 lấy trên nhật ký chứng từ số 1. + Tổng cột số phát sinh Nợ của TK 152 đối ứng với Có của TK 112 lấy trên nhật ký chứng từ số 2. + Tổng cột số phát sinh Nợ của TK 152 đối ứng với Có của TK 331 lấy trên nhật ký chứng từ số 5. + Tổng cột số phát sinh Nợ của TK 152 đối ứng với Có của TK 141 lấy trên nhật ký chứng từ số 10 ( ghi Có cho TK 141 ). Số dư cuối tháng được tính như sau : Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Số phát sinh Nợ - Số phát sinh Có ( Trong đó, số dư đầu tháng này được lấy từ dòng số dư cuối tháng của tháng trước liền kề ). Tiếp theo, căn cứ vào các số liệu tập hợp được từ các sổ liên quan để mở sổ cái tài khoản 331 ( Biểu số 2.27 ). Sổ cái tài khoản 331 cũng được mở cho cả năm, gồm các phần: Số dư đầu năm, cột ghi Có các tài khoản đối ứng Nợ với tài khoản này, dòng cộng số phát sinh, dòng số dư cuối tháng. Căn cứ vào các nhật ký chứng từ liên quan để ghi số liệu vào sổ theo từng tháng, cách ghi tương tự như cách ghi sổ cái tài khoản 152. Cách tính số dư cuối tháng cũng giống như đã trình bày cho sổ cái tài khoản 152. Biểu số 2.26 : Sổ cái tài khoản 152 Số dư đầu năm Nợ Có 87.751.104 Đơn vị tính : đồng Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 111 112 331 141 105.090.755 125.473.205 149.528.162 105.234.899 Cộng phát sinh: Nợ 485.327.021 Có 452.130.730 Số dư cuối tháng: Nợ 43.072.650 76.268.941 Có Biểu số 2.27 : Sổ cái tài khoản 331 Số dư đầu năm Nợ Có 109.351.600 Đơn vị tính : đồng Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 111 112 36.820.000 104.720.200 Cộng phát sinh: Nợ 141.540.200 Có 188.050.230 Số dư cuối tháng: Nợ Có 53.670.200 100.180.230 2.3.4. Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện : Ưu điểm : + Về mặt tổ chức : Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức hợp lý, hoạt động có nguyên tắc. Chính vì thế , công tác kế toán nguyên vật liệu được tiến hành nhịp nhàng, giúp cho việc ghi chép, phản ánh số liệu được chính xác. Tuy nhiên, đôi khi không tránh khỏi sự chậm trễ do nguyên nhân khách quan. + Về mặt quản lý : ở khâu thu mua : Xí nghiệp đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Với đội ngũ cán bộ cung tiêu tương đối linh hoạt, năng động am hiểu về chất lượng và giá cả thị trường, có tinh thần trách nhiệm cao nên đã đáp ứng đầy đủ, kịp thời vật tư cho nhu cầu sản xuất, không làm gián đoạn quy trình sản xuất. Như vậy, phòng kế hoạch vật tư đã có nhiều cố gắng trong việc tìm nguồn mua nguyên vật liệu đảm bảo đủ về chủng loại, chất lượng, số lượng để phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất. ở khâu sử dụng : Xí nghiệp đã quản lý vật liệu đưa vào sản xuất tương đối chặt chẽ, đảm bảo vật liệu mua về đúng mục đích. ở khâu dự trữ, bảo quản : Xí nghiệp đã đảm bảo việc quản lý và dự trữ vật liệu trong kho phù hợp với đặc điểm vật liệu. Nguyên vật liệu trong kho được sắp xếp một cách khoa học, hợp lý. Mặt khác, xí nghiệp cũng đảm bảo không để tồn kho vật tư quá nhiều gây ứ đọng vốn. + Về mặt hạch toán : Việc áp dụng kế toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình thực tế. Bên cạnh đó, việc thực hiện kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song là rất phù hợp với đặc điểm của xí nghiệp. Xí nghiệp có một đội ngũ kế toán có năng lực, nhiệt tình công tác đã góp phần không nhỏ vào công tác tài chính của xí nghiệp. Về hệ thống chứng từ : việc sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ và trình tự ghi chép ở xí nghiệp đã đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và có cơ sở quản lý, giúp cho công tác giám sát tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu được kịp thời, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan. Nhìn chung, có thể thấy công tác kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện được thực hiện khá tốt, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của xí nghiệp, đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình biến động nguyên vật liệu, tính toán phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng. Hạn chế : Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, xí nghiệp vẫn còn một số ít hạn chế trong công tác kế toán nguyên vật liệu. + Về việc phân loại vật liệu : Tuy xí nghiệp cũng đã lập sổ danh điểm để theo dõi và phân loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu,... nhưng chưa có cột ký hiệu cho mỗi nhóm vật liệu để giúp việc quản lý được dễ dàng, thuận tiện hơn, tránh nhầm lẫn mà mới chỉ có cột thứ tự. + Về việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán : Ngày nay, khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, các thông tin, dữ liệu được mã hoá, lưu trữ và đảm bảo chính xác, tiết kiệm công sức, tiền của. Do đó, việc áp dụng máy tính vào hạch toán ở xí nghiệp là rất cần thiết. + Về công tác đánh giá vật liệu : Xí nghiệp sử dụng giá nhập trước - xuất trước để tính giá thực tế vật liệu xuất kho là chưa được hợp lý, vì chưa phản ánh đúng giá thành sản phẩm ở thời điểm hiện tại. Ngoài ra, khi có cùng một khối lượng vật liệu xuất dùng thì lại được tính bằng nhiều đơn giá khác nhau. + Việc hạch toán vật liệu thuê ngoài gia công ở xí nghiệp kế toán phản ánh trên tài khoản 138 “ Phải thu khác ” là chưa đúng với chế độ kế toán hiện hành. Kết luận chương 2 : Như vậy, qua thời gian tìm hiểu công tác kế toán ở Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện thì nhìn chung, trong chương 2 em đã nêu khá rõ về thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp. Tóm lại các vấn đề đã nêu cụ thể gồm có : Tổng quan về chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện. Phương pháp hạch toán vật liệu và sổ sách, tài khoản sử dụng tại Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện để quản lý sự biến động của nguyên vật liệu. Qua thực trạng đã nêu có thể thấy được những ưu điểm và một vài hạn chế còn tồn tại ở Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện. Chương 3: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Sản xuất thiết bị điện 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện : Việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện nói riêng và các doanh nghiệp nói chung đều xuất phát từ những lý do sau: Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính. Nó có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế, trong đó hạch toán nguyên vật liệu là một trong những khâu quan trọng của công tác kế toán trong doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường với sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế, muốn đứng vững được trên thị trường thì các doanh nghiệp không có sự lựa chọn nào hơn là phải quản lý tốt việc nhập, xuất hàng hoá, nguyên vật liệu nhằm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm xuống mức thấp nhất có thể được và sau một chu kỳ kinh doanh thu được lợi nhuận tối đa. Hạch toán nguyên vật liệu là một nội dung của kế toán quản trị, được sử dụng trong nội bộ xí nghiệp. Chính vì vậy, những tin về kế toán nguyên vật liệu không những cần thiết cho các nhà quản trị để quản lý, kiểm soát chi phí, ra quyết định kịp thời mà còn giúp cho các đối tượng khác như các nhà cung cấp, cơ quan thuế,... có cơ sở để xác nhận và đánh giá một cách đầy đủ, toàn diện về xí nghiệp, có căn cứ lựa chọn phương án đầu tư, liên doanh hợp tác ... Xuất phát từ lý luận trên, có thể nói việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý tại các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có ý nghĩa rất quan trọng và là yêu cầu cấp bách trong cơ chế hiện nay. 3.2. Phương hướng hoàn thiện và một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp sản xuất thiết bị điện : 3.2.1 Phương hướng hoàn thiện : Sau một thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế công tác kế toán vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện, trên cơ sở những nhận xét đánh giá đã nêu, em nhận thấy công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp còn một số vấn đề chưa thật hợp lý cần tìm hiểu, xem xét để hoàn thiện hơn. Do vậy, cần xác định một phương hướng đúng đắn để hoàn thiện các vấn đề đó một cách tốt nhất. Đó là phải đưa ra được các ý kiến, giải pháp để khắc phục những hạn chế mà xí nghiệp đang gặp phải. Như vậy, xuất phát từ thực trạng công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp, với mục đích hoàn thiện hơn nữa kế toán vật liệu thì việc đưa ra các ý kiến, giải pháp phải đảm bảo được các nguyên tắc sau : Phù hợp với cơ chế quản lý hiện hành, có khả năng thực hiện trong tương lai gần. Phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý sản xuất của xí nghiệp. Tính khả thi cao trên cơ sở hiệu quả và tiết kiệm. 3.2.2. Một số ý kiến đề xuất : Trên cơ sở phương hướng đã nêu, là một sinh viên thực tập em xin mạnh dạn nêu ra một số ý kiến đề xuất nhằm khắc phục, củng cố và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện. ý kiến 1 : Phân loại và lập sổ danh điểm vật liệu : Để đảm bảo cho việc quản lý và hạch toán vật liệu được chính xác thì phân loại vật liệu phải đảm bảo tính khoa học và hợp lý. Nhìn chung, xí nghiệp đã thực hiện khá tốt việc phân loại vật liệu như sau : Loại 1 : ( 1521 ) - Nguyên vật liệu chính : Tôn silic, đồng dẹt,... Loại 2 : ( 1522 ) - Vật liệu phụ : Dây thuỷ tinh, sắt vuông,... Loại 3 : ( 1523 ) - Nhiên liệu : Xăng, dầu,... Loại 4 : ( 1524) - Phụ tùng thay thế : Vít, bulông,... Loại 5 : ( 1525 ) - Vật liệu khác. Trong mỗi loại căn cứ vào tính chất lý hoá của vật liệu để chia ra thành các nhóm cho phù hợp. Đồng thời để phục vụ cho công tác quản lý vật liệu được tốt thì phải mở sổ danh điểm vật liệu. ở xí nghiệp đã có sổ danh điểm vật liệu, tuy nhiên còn có sự sai lệch trong việc phân loại với việc ghi trên sổ. Có thể thấy vít, bulông được phân loại thuộc phụ tùng thay thế, nhưng trên sổ ở xí nghiệp lại xếp vào vật liệu phụ là chưa hợp lý. Hơn nữa, sổ danh điểm ở xí nghiệp chỉ lập cột số thứ tự mà không thực hiện mã hoá bằng các tài khoản chi tiết như đã phân loại. Việc mã hoá tên các vật liệu bằng danh điểm và sắp xếp thứ tự các vật liệu ở sổ danh điểm cũng phải khoa học, đúng đối tượng và để việc tập hợp chi phí sản xuất được chính xác kế toán cần xác định đúng đắn các chủng loại vật tư xem đâu là vật liệu chính, vật liệu phụ,... Như vậy, việc xây dựng hệ thống danh điểm và mã hoá vật liệu trên sổ sách danh điểm theo thứ tự các loại vật liệu sẽ giúp cho việc quản lý, hạch toán vật liệu được tiện lợi, chính xác, tạo điều kiện cho công tác vi tính hoá phần hành kế toán vật liệu. Nếu công việc này được thực hiện tốt, chắc chắn sẽ giảm bớt được khối lượng công việc tính toán thủ công, việc xử lý và cung cấp thông tin được nhanh chóng, kịp thời. Sổ danh điểm có thể được xây dựng theo mẫu sau : (Xem biểu số 3.1) ý kiến 2 : Việc áp dụng tin học trong công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng : Hiện nay, nhu cầu thông tin ngày càng cao cả về số lượng và chất lượng . Nước ta đang diễn ra quá trình tin học hoá các hoạt động ở nhiều lĩnh vực của nền kinh tế. Xét riêng trong các doanh nghiệp sản xuất, việc đưa máy tính và áp dụng các tiến bộ về công nghệ tin học để phục vụ sản xuất kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng là phù hợp và hoàn toàn cần thiết. Thực tế tại nhiều nơi đã ứng dụng cho thấy hiệu quả và chất lượng công việc được nâng cao rõ rệt. ở xí nghiệp sản xuất thiết bị điện, việc trang bị máy tính cho phòng kế toán cũng như các phòng ban khác chưa được thực hiện, các phần hành kế toán vẫn làm hoàn toàn bằng tay. Như vậy, việc trùng lặp công việc là điều tất yếu, dễ dẫn đến việc khó đảm bảo độ chính xác trong công tác kế toán. Để khắc phục tình trạng trên và tạo hiệu quả trong công tác kế toán cũng như công tác quản lý, trong thời gian tới xí nghiệp nên trang bị máy vi tính cho phòng kế toán. Mặc dù chi phí ban đầu cao nhưng những kết quả đem lại là không nhỏ. ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán chủ yếu là hướng vào xây dựng hệ thống chương trình phù hợp với đặc điểm hạch toán riêng của xí nghiệp. Việc triển Biểu số 3.1: Sổ danh điểm vật tư Ký hiệu nhóm vật tư Danh điểm Vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú 1521 Vật liệu chính 1521.01 Tôn silic 70 x 210 Kg 1521.02 Tôn silic 70 x 250 Kg 1521.03 Đồng đỏ Kg 1521.04 Dây đồng dẹt Kg 1521.05 Động cơ 3 pha Cái ..... .... 1522 Vật liệu phụ 1522.01 Dây thuỷ tinh Kg 1522.02 Ghen quang dầu Mét 1522.03 Sắt vuông Kg .... .... 1523 Nhiên liệu 1523.01 Xăng Lít 1523.02 Dầu điêzen Hộp 1523.03 Dung môi pha sơn Lít .... .... 1524 Phụ tùng thay thế 1524.01 Vít Cái 1524.02 Bulông Bộ 1524.03 Longđen Cái .... .... khai áp dụng máy vi tính trong kế toán phải được thực hiện theo từng công đoạn để tránh gây xáo trộn lớn trong các quá trình hạch toán. Xí nghiệp có thể xem xét và lựa chọn các chương trình phần mềm kế toán của nhiều hãng khác nhau như : chương trình AC - NET, IMAS QUIK, FAST ACOUNTING,... Các chương trình này có nhiều chức năng ưu việt như : có thể tự động kết chuyển số dư, số phát sinh vào các tài khoản tương ứng một cách nhanh chóng. Chương trình hoá tự động toàn bộ quá trình về xử lý, lưu trữ, bảo quản chứng từ. Nhiệm vụ của kế toán lúc này là nhập số liệu từ chứng từ vào máy, kiểm tra tính khớp đúng của số liệu trong máy và các chứng từ gốc. Hạch toán bằng máy vi tính sẽ giảm bớt được khối lượng ghi chép và khả năng chính xác của các số liệu kế toán sẽ cao. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra ở đây khi áp dụng phần mềm kế toán nguyên vật liệu là phải xây dựng được sổ danh điểm và mã hoá chi tiết cho từng loại vật liệu như đã nêu trong ý kiến 1. Có như vậy thì công tác hạch toán vật liệu bằng máy vi tính mới phát huy được hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu quản lý phần hành kế toán. Cùng với việc trang bị số lượng máy tính cần thiết, việc thuê chuyên gia giúp đỡ và cố vấn để lựa chọn, cài đặt phần mềm kế toán phù hợp với xí nghiệp thì công tác đào tạo các kỹ năng sử dụng chương trình kế toán cho cán bộ kế toán ở xí nghiệp là rất cần thiết. Tuy rằng việc sử dụng máy vi tính trong kế toán đòi hỏi những chi phí đầu tư không nhỏ, song trong tương lai nó là một xu thế tất yếu nhằm hiện đại hoá công tác kế toán, đảm bảo cho kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý. Có thể thấy tác dụng to lớn của việc áp dụng công nghệ tin học trong hạch toán kế toán là không thể phủ nhận được. Vì thế, để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả ngày càng cao, các doanh nghiệp nói chung và các Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện nói riêng nên đầu tư theo chiều sâu, hướng tới lâu dài. ý kiến 3 : Về công tác đánh giá vật liệu : Trong công tác đánh giá vật liệu, kế toán vật liệu ở xí nghiệp chưa thể hiện đúng giá trị thực tế của vật liệu nhập kho. Hầu hết các khoản liên quan đến thu mua như vận chuyển , bốc dỡ đều phản ánh vào tài khoản 627 “ Chi phí sản xuất chung ” mà không phản ánh vào tài khoản 152 “ Nguyên liệu vật liệu ” để tính giá thực tế nhập kho như chế độ kế toán quy định. Việc sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá thực tế vật liệu xuất kho ở xí nghiệp là chưa hợp lý, bởi vì nó chưa phản ánh đúng giá thành sản phẩm ở thời điểm hiện tại. Ngoài ra, có khi cùng một khối lượng vật liệu xuất dùng nhưng lại được tính bằng nhiều đơn giá khác nhau, Do đó, căn cứ vào tình hình sản xuất và đặc điểm của vật liệu ở xí nghiệp thì theo em, kế toán vật liệu ở xí nghiệp nên sử dụng phương pháp giá bình quân gia quyền để tính giá thực tế vật liệu xuất kho với công thức tính là : Trị giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho X Đơn giá bình quân Trong đó : Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Sử dụng cách đánh giá này tuy cuối tháng mới tính được giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng, nhưng nó phù hợp với điều kiện thực tế của xí nghiệp. Hơn nữa, phương pháp này cũng đơn giản, dễ tính toán, dễ hiểu, giảm bớt khối lượng công việc kế toán. ý kiến 4 : Việc hạch toán vật liệu thuê ngoài gia công. Xí nghiệp thường xuất một số vật liệu để thuê ngoài gia công chế biến. Khi xuất vật liệu thuê ngoài gia công, căn cứ vào các chứng từ xuất ( hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ) kế toán ghi : Nợ TK 138 Có TK 152 ( Chi tiết ) Khi nhập vật liệu thuê ngoài gia công, căn cứ vào chứng từ nhập (phiếu nhập vật tư) kế toán ghi : Nợ TK 152 ( Chi tiết ) Có TK 138 Căn cứ vào chế độ quy định thì việc kế toán vật liệu hạch toán nghiệp vụ nhập- xuất nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến như trên là chưa đúng. Vậy để thống nhất trong quá trình hạch toán, để thực hiện đúng với chế độ kế toán hiện hành thì : Khi xuất vật liệu thuê ngoài gia công, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi : Nợ TK 154 Có TK 152 ( Chi tiết ) Khi nhập vật liệu, căn cứ vào chứng từ nhập kế toán ghi : Nợ TK 152 ( Chi tiết ) Có TK 154 3.3. ý nghĩa của việc hoàn thiện : Trên cơ sở nghiên cứu thực tế công tác hạch toán vật liệu của xí nghiệp, các ý kiến đề xuất được nêu ra nhằm khắc phục những hạn chế, phát huy những ưu điểm của công tác quản lý và hạch toán vật liệu, đảm bảo theo đúng quy định của chế độ kế toán ban hành và phù hợp với tình hình thực tế ở xí nghiệp, làm cho hạch toán vật liệu thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế đắc lực và có hiệu quả. Kết luận chương 3 : Với thực trạng đã nêu, cùng ưu - nhược điểm còn tồn tại ở Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện, trong chương này em đã mạnh dạn đưa ra phương hướng để khắc kiến đóng góp đó sẽ giúp được phần nào việc hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp. Kết luận Qua thời gian thực tập tại Công ty vật liệu điện và dụng cụ cơ khí-Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện,nhờ sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn và các cô chú phòng kế toán cùng ban lãnh đạo công ty,em đã nhận thức rõ mối quan hệ mật thiết giữa lí luận và thực tế trong hoạt động hạch toán kế toán tại doanh nghiệp,đồng thời em đã có điều kiện nghiên cứu tìm hiểu và hoàn thành bài luận văn với đề tài:” Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện”. Bên cạnh đó,em còn thấy được sự cần thiết cũng như tầm quan trọng của hạch toán kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng-đó là một trong những công cụ quản lý sắc bén,có hiệu quả phục vụ cho quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh trong điều kiện hạch toán kinh tế độc lập như hiện nay. Thông qua đề tài tốt nghiệp này,em muốn đề cập đến cơ sở lý luận của công tác quản lý và hạch toán vật liệu nói chung cũng như thực tế về công tác quản lý của Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện nói riêng. Bên cạnh những mặt ưu điểm cần phát huy,công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp cũng bộc lộ một số hạn chế nhất định cần khắc phục và hoàn thiện .Từ những kiến thức mang tính lí luận học tập ở nhà trường và qua tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại xí nghiệp,em đã mạnh dạn nêu một số quan điểm của mình với hy vọng để xí nghiệp tham khảo nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp.Từ đó,em mong muốn hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp ngày càng phát triển và đạt hiệu quả cao nhất. Vì thời gian thực tập, nghiên cứu cũng như khả năng và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, chắc chắn luận văn này không tránh khỏi những thiếu sót nhất định.Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các cô chú phòng kế toán để bản luận văn này thực sự có ý nghĩa trên cả phương diện lý luận và thực tiễn. Một lần nữa , em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn Quốc Cẩn và các cán bộ kế toán tại Công ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khí-Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện đã giúp đỡ,tạo điều kiện để em hoàn thành bản luận văn này. Hà Nội ,ngày 22 tháng 08 năm 2003.  Phụ lục số 01: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ( Ban hành theo Quyết định số 1141 ngày 1/11/1995, đã sửa đổi, bổ sung theo Thông tư số 89/2002/TT - BTC ngày 9/10/2002 của Bộ Tài chính ) Số hiệu TK Tên tài khoản Ghi chú Cấp 1 Cấp 2 1 2 3 4 LOại TK 1 Tài sản lưu động 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý 112 Tiền gửi Ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ 1123 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý 113 Tiền đang chuyển 1131 Tiền Việt Nam 1132 Ngoại tệ 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 1211 Cổ phiếu 1212 Trái phiếu 128 Đầu tư ngắn hạn khác 129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo đối tượng 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 136 Phải thu nội bộ 1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc Dùng ở đơn 1368 Phải thu nội bộ khác vị cấp trên 138 Phải thu khác 1 2 3 4 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1382 Phải thu khác 139 Dự phòng phải thu khó đòi 141 Tạm ứng Chi tiết theo đối tượng 142 Chi phí trả trước 1421 Chi phí trả trước 1422 Chi phí chờ kết chuyển DN có chu Kỳ KD dài 144 Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn 151 Hàng mua đang đi trên đường 152 Nguyên liệu, vật liệu Chi tiết theo yêu cầu QL 153 Công cụ, dụng cụ 1531 Công cụ, dụng cụ 1532 Bao bì luân chuyển 1533 Đồ dùng cho thuê 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 155 Thành phẩm 156 Hàng hoá 1561 Giá mua hàng hoá 1562 Chi phí thu mua hàng hoá 157 Hàng gửi đi bán 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 161 Chi sự nghiệp 1611 Chi sự nghiệp năm trước 1612 Chi sự nghiệp năm nay Loại TK 2 Tài sản cố định 211 Tài sản cố định hữu hình 2112 Nhà cửa, vật kiến trúc 2113 Máy móc, thiết bị 2114 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2115 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2116 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm 2118 TSCĐ khác 212 TSCĐ thuê tài chính 213 TSCĐ vô hình 1 2 3 4 2131 Quyền sử dụng đất 2132 Quyền phát hành 2133 Bản quyền, bằng sáng chế 2134 Nhãn hiệu hàng hoá 2135 Phần mềm máy vi tính 2136 Giấy phép và giấy phép nhượng quyền 2138 TSCĐ vô hình khác 214 Hao mòn TSCĐ 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ thuê tài chính 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình 221 Đầu tư chứng khoán dài hạn 2211 Cổ phiếu 2212 Trái phiếu 222 Góp vốn liên doanh 228 Đầu tư dài hạn khác 229 Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn 241 Xây dựng cơ bản dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ 242 Chi phí trả trước dài hạn 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn Loại tk 3 Nợ phải trả 311 Vay ngắn hạn 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 331 Phải trả cho người bán 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế GTGT 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thu trên vốn 3336 Thuế tài nguyên 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất 3338 Các loại thuế khác 1 2 3 4 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 334 Phải trả công nhân viên 335 Chi phí phải trả 336 Phải trả nội bộ 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ xử lý 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác 341 Vay dài hạn 342 Nợ dài hạn 344 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn Loại tk 4 Nguồn vốn chủ sở hữu 411 Nguồn vốn kinh doanh 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 413 Chênh lệch tỷ giá 414 Quỹ đầu tư phát triển 415 Quỹ dự phòng tài chính 416 Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm 421 Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lợi nhuận năm trước 4212 Lợi nhuận năm nay 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 451 Quỹ quản lý của cấp trên Dùng cho các TCT, tập đoàn.. 461 Nguồn kinh phí sự nghiệp 4611 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước 4612 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 1 2 3 4 Loại TK 5 Doanh thu 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 Doanh thu bán hàng hoá Chi tiết theo 5112 Doanh thu bán các thành phẩm yêu cầu 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ quản lý 5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá 512 Doanh thu nội bộ 5121 Doanh thu bán hàng hoá Chỉ dùng ở 5122 Doanh thu bán các thành phẩm các đơn vị 5123 Doanh thu cung cấp dịch vụ thành viên 515 Doanh thu hoạt động tài chính 521 Chiết khấu thương mại 5211 Chiết khấu hàng hoá 5212 Chiết khấu thành phẩm 5213 Chiết khấu dịch vụ 531 Hàng bán trả lại 532 Giảm giá hàng bán Loại tk 6 Chi phí sản xuất, kinh doanh 611 Mua hàng áp dụng 6111 Mua nguyên liệu, vật liệu cho pp 6112 Mua hàng hoá KKĐK 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp 622 Chi phí nhân công trực tiếp 623 Chi phí sử dụng máy thi công 6231 Chi phí nhân công 6232 Chi phí vật liệu 6233 Chi phí dụng cụ sản xuất 6234 Chi phí khấu hao máy thi công 6237 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6238 Chi phí bằng tiền khác 627 Chi phí sản xuất chung 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 6272 Chi phí vật liệu 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 1 2 3 4 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6278 Chi phí bằng tiền khác 631 Giá thành sản xuất áp dụng pp KKĐK 632 Giá vốn hàng bán 635 Chi phí tài chính 641 Chi phí bán hàng 6411 Chi phí nhân viên 6412 Chi phí vật liệu, bao bì 6413 Chi phí dụng cụ, đồ dùng 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ 6415 Chi phí bảo hành 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6418 Chi phí bằng tiền khác 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6421 Chi phí nhân viên quản lý 6422 Chi phí vật liệu quản lý 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 6425 Thuế, phí và lệ phí 6426 Chi phí dự phòng 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428 Chi phí bằng tiền khác Loại tk 7 Thu nhập khác 711 Thu nhập khác Loại tk 8 Chi phí khác 811 Chi phí khác Loại tk 9 Xác định kết quả kinh doanh 911 Xác định kết quả kinh doanh 1 2 3 4 Loại tk 0 Tài khoản ngoài bảng 001 Tài sản thuê ngoài 002 Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công Chi tiết 003 Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi theo yêu 004 Nợ khó đòi đã xử lý cầu quản lý 007 Ngoại tệ các loại 008 Hạn mức kinh phí 0081 Hạn mức kinh phí thuộc Ngân sách TW 0082 Hạn mức kinh phí thuộc Ngân sách ĐP 009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản