Đề tài Tổng quan về công ty cổ phần lilama 10

mua sắm nhiều phương tiện, máy móc, dụng cụ thi công đặc chủng, hiện đại. Bên cạnh đó tập thể CBCNV Công ty cổ phần Lilama 10 thực hiện tốt các chủ trương chính sách của Đảng và pháp luụât của nhà nước, các chỉ thị, nghị quyết của cấp trên. Công ty đảm bảo đủ việc làm thường xuyên cho CBCNV; Thanh toán tiền lương, tiền thưởng đến tận tay người lao động và đúng kỳ hạn; Trích nộp đóng BHXH và mua BHYT cho 100% CBCNV làm việc đúng kỳ hạn; Giải quyết kịp thời các chế độ trợ cấp: ốm đau,thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất. Hàng năm trích quỹ từ thiện nhân đạo giúp đỡ các gia đình CBCNV thuộc diện chính sách xã hội, thưông binh, liệt sỹ; Gia đình CBCNV có hoàn cảnh khó khăn đột xuất, bố, mẹ, vợ, chồng, con ốm đau, chết; CBCNV bị tai nạn lao động; Khen thưởng các cháu học sinh giỏi các cấp với số tiền hơn 300 triệu đồng mỗi năm. Công ty đã tổ chức tốt điều kiện sống và làm việc cho người lao động ở các công trình: xây dựng và tổ chức các bếp ăn tập thể phục vụ tốt 2 bữa ăn chính, bữa ăn phụ, bữa ăn ca cho các công trình trọng điểm, đảm bảo chất lượng, vệ sinh sạch sẽ; Làm tốt công tác vệ sinh môi trường nơi ở và làm việc, phun thuốc diệt mỗi tại các công trình, không để xảy ra dịch bệnh. Công ty đã tiến hành thực hành tiết kiệm trong chi tiêu, mua sắm, chống tham nhũng, lãng phí, không có hiện tượng tiêu cực; Đảm bảo tốt tình hình an ninh chính trị trật tự xã hội. 1.3. Tổ chức quản lý của công ty Bộ máy quản lý và tổ chức của Công ty dược tổ chức theo mô hình trực tuyến-chức năng với sơ đồ như sau: CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KINH TẾ KỸ THUẬT PHÒNG VẬT TƯ THIẾT BỊ TRUNG TÂM TƯ VẤN VÀ THIẾT KẾ BANQUẢN LÝDỰ ÁNNẬM CÔNG 3 PHÒNG HÀNH CHÍNH Y TẾ PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG PHÒNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN BAN QUẢN LÝ MÁY XÍ NGHIỆP 10 - 1 XÍ NGHIỆP 10 - 2 XÍ NGHIỆP 10 - 4 NHÀ MÁY CHẾ TẠO THIẾT BỊ VÀ KẾT CẤU THÉP XÍ NGHIỆP 10 - 1 XÍ NGHIỆP 10 - 1 PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KỸ THUẬT PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH THUỶ ĐIỆN PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH NHIỆT ĐIỆN BAN KIỂM SOÁT ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CÁC ĐỘI CÔNG TRÌNH Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý và tổ chức Đại hội đồng cổ đông Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết hoặc người được cổ đông có quyền biểu quyết uỷ quyền. Hội đồng quản trị Số thành viên HĐQT của Công ty gồm 05 thành viên. HĐQT là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty, trừ những thẩm quyền thuộc ĐHĐCĐ. Ban kiểm soát BKS do ĐHĐCĐ bầu ra từ 03 đến 05 thành viên để thực hiện giám sát HĐQT, Tổng Giám đốc Công ty trong việc quản lý và điều hành Công ty. BKS chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ và pháp luật về những công việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Kiểm tra sổ sách kế toán và các báo cáo tài chính của Công ty, kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của các hoạt động sản xuất kinh doanh và tài chính Công ty, kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, quyết định của HĐQT; Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc do Hội đồng Quản trị bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị và Đại hội đồng Cổ đông về điều hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Phó tổng giám đốc Là người giúp tổng giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo sự phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ được phân công và thực hiện. Có 3 phó tổng giám đốc là: Phó tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật Phó tổng giám đốc phụ trách nhiệt điện Phó tổng giám đốc phụ trách thuỷ điện Các phòng ban chức năng khác Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự lãng đạo trực tiếp của ban giám đốc đồng thời trợ giúp ban giám đốc công ty chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh đi đúng hướng mục tiêu đề ra và hoàn thành tốt các mục tiêu đó. - Phòng kinh tế - kỹ thuật Lập dự án tổ chức thi công và bố trí lực lượng cán bộ kỹ thuật phù hợp cho công trình, hạng mục công trình. Bóc tách khối lượng thi công, lập tiên lượng, lập tiến độ và biện pháp thi công cho các công trình, hạng mục công trình. Thiết kế các dự án đầu tư, kết cấu các chi tiết máy móc phục vụ sản xuất và thi công của công ty kiểm tra giám sát các công trình, lập hồ sơ nghiệm thu bàn giao các phần việc của từng hạng mục công trình, lập biểu đối chiếu tiêu hao vật tư và biểu thu hồi vốn. Tổng hợp báo cáo khối lượng công việc của từng hạng mục theo từng tháng, quý, năm. - Phòng vật tư - thiết bị Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về giao nhận và quyết toán vật tư thiết bị chính, quản lý mua sắm vật liệu phụ, phương tiện và dụng cụ công cụ cung cấp cho các đơn vị trong công ty thi công các công trình. - Phòng tài chính kế toán Là bộ phận cung cấp số liệu, tài liệu cho ban Giám đốc phục vụ điều hành hoạt động sản xuất, thi công, phân tích các hoạt động kinh tế phục vụ cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ: Tham mưu cho Ban giám đốc thực hiện quyền quản lý, sử dụng tài sản, vốn, đất đai và các tài nguyên khác do nhà nước giao, giúp ban giám đốc quản lý, điều tiết và phát triển vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiến hành phân tích tình hình tài chính của Công ty nhằm hoạch định chiến lược tài chính của Công ty, tìm và lựa chọn phương án tối ưu nhất về mặt tài chính. Tổ chức thực hiện công tác kế toán theo đúng chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành. Ghi chép, phản ánh, tính toán số liệu tình hình luân chuyển vật tư, tài sản, tiền vốn quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty, thu chi tài chính, thanh toán tiền vốn, các chế độ tài chính Nhà nước ban hành. Định kỳ tiến hành lập các báo cáo theo quy định của chế độ hiện hành. Kết hợp với các phòng ban chức năng khác để nắm vững tiến độ, khối lượng thi công các công trình, tiến hành theo dõi khấu hao máy móc thiết bị thi công, thanh quyết toán với chủ đầu tư, người lao động và CBCNV, thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, bảo hiểm xã hội, mua bảo hiểm y tế cho nhân viên của Công ty. - Phòng hành chính y tế Tổ chức thực hiện, phản ánh và phân công trách nhiệm cho từng nhân viên, nhằm thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi người trong một lĩnh vực nhiệm vụ được giao, nắm bắt tình hình đời sống : nơi ăn chốn ở, nhà cửa của mỗi nhân viên; Quản lý con dấu, văn thư lưu trữ, tình hình sức khoẻ, mua bảo hiểm y tế, quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng. - Phòng tổ chức lao động Nghiên cứu lập phương án tổ chức, điều chỉnh khi thay đổi tổ chức biên chế bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty và các xí nghiệp nàh máy; Tham gia viết và thông qua phân cấp quản lý, quy mô của các tổ chức trong công ty để trình các cơ quan có thẩm quyền thông qua, làm thủ tục về phân hạng công ty, xí nghiệp nhà máy, quy hoạch và đào tạo nguồn cán bộ; Kiểm tra việc thực hiện biên chế bộ máy quản lý của các đơn vị trực thuộc; Quản lý hồ sơ của các CBCNV trong công ty. - Nhà máy chế tạo thiết bị và kết cấu thép, Xí nghiệp 10-1, 10-2, 10-3: Có mô hình tổ chức bộ máy quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh tương tự các phòng ban của Công ty nhưng số lượng CBCNV ít hơn; Riêng các công trình dược tổ chức thành các tiểu ban nhỏ có chức năng và nhiệm vụ giông như các phòng ban thu nhỏ của Công ty. 1.4. Tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty Giám sát kỹ thuật, kiểm tra chất lượng công trình Đấu thầu, thương thảo và ký kết hợp đồng Phân giao nhiệm vụ thành lập công trường Bóc tách bản vẽ, lập dự toán biện pháp thi công an toàn Mua vật tư, điều động thiết bị, vật tư Thi công, chế tạo và lắp đặt Nghiệm thu, bàn giao Quyết toán, thanh lý hợp đồng Đặc điểm quy trình công nghệ Sơ đồ 2: Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh Từ khi thành lập cho đến nay Công ty luôn khẳng định được vị thế của mình trên thị trường lắp máy và chế tạo. Để làm được điều đó Công ty đã xây dựng cho mình một quy trình công nghệ sản xuất hợp lý hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh. Công nghệ thi công xây lắp của công ty kết hợp giữa thủ công, cơ giới và sản xuất giản đơn. Công ty hoạt động trong lĩnh vực chính là chế tạo và lắp đặt thiết bị công nghệ các công trình công nghiệp nên có những đặc điểm khác với các lĩnh vực kinh doanh khác. Khối lượng các công trình lắp đặt thường lớn và phức tạp, bên cạnh đó quá trình lắp đặt thường kéo dài, phát sinh nhiều khoản chi phí khác. Vì vậy công ty phải tổ chức chia thành nhiều công đoạn nhỏ để tiện cho việc theo dõi và quản lý chặt chẽ. Ở mỗi giai đoạn công ty tiến hành lập dự toán. Quy trình công nghệ của Công ty được thiết kế như sau: Phần móng: Chuẩn bị mặt bằng xây dựng, giải tỏa mặt bằng Tổng kết nguyên vật liệu, thuê nhân công tại chỗ Xử lý phần móng và thi công. Phần thân: - Gia công, cốt thép Ghép cốt pha Xây dựng cơ sở Lắp đặt thiết bị Phần hoàn thiện: Hoàn thiện hệ thống điện nước phụ trợ sơn Tiến hành bàn giao nghiệm thu công trình Sơ đồ 3: Quy trình công nghệ Căn cứ vào sơ đồ trên thì quy trình công nghệ của Công ty được chia thành ba công đoạn. Phần móng là tập hợp các yếu tố ban đầu cho công trình như: mặt bằng, nguyên vật liệu, nhân công, …Phần thân là việc tiến hành lắp đặt công trình như: gia công, lắp đặt thiết bị, …Phần hoàn thiện là việc hoàn tất những công việc cuối cùng trước khi đưa công trình vào hoạt động như: hoàn thiện hệ thống điện nước, bàn giao và nghiệm thu công trình, . . . Trên thị trường hiện nay có rất nhiều Tổng Công ty có vốn đầu tư lớn và công nghệ cao nhưng Công ty với quy trình sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ trên nên từ khi hình thành đến nay Công ty đã khẳng định được vị thế của mình trên thị trường lắp máy và chế tạo. Công ty biết phát huy khai thác các thế mạnh của mình đẻ vươn lên chiếm lĩnh một thị phần đáng kể. Công ty luôn là đơn vị dẫn đầu trong việc lắp đặt và hoàn thành xuất sắc các công trình công nghiệp lớn và quan trọng của đất nước. PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 2.1. Bộ máy kế toán của đơn vị Do sản phẩm của Công ty là các công trình công nghiệp có quy mô lớn và địa bàn hoạt động kinh doanh của Công ty là rộng khắp trên cả nước nên Công ty có nhiều xí nghiệp, đơn vị thành viên với trụ sở giao dịch ở nhiều nơi trên địa bàn cả nước. Điều này dẫn tới bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức hỗn hợp nghĩa là theo hình thức tập trung nửa phân tán. Theo hình thức này kế toán tại các đơn vị không hạch toán mà có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm vật tư, máy móc thiết bị, . . . và hàng tháng tập hợp số liệu, chứng từ gửi cho phòng kế toán để tập hợp số liệu chung của toàn Công ty lập báo cáo định kỳ theo đúng quy định của chế độ kế toán. Phòng kế toán của Công ty có 10 người, trong đó có: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 thủ quỹ, 5 kế toán viên làm từng phần hành khác nhau tại trụ sở Công ty và 2 kế toán viên đi theo các công trình. Đối với nhà máy chế tạo thiết bị kết cấu thép tổ chức bộ phận kế toán riêng, thực hiện toàn bộ công tác hạch toán kế toán tại nhà máy sau đó sẽ tập hợp và báo cáo gửi lên phòng kế toán Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức như sau: Kế toán trưởng Kế toán vật tư, hàng hoá Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT Kế toán tiền mặt, tiền tạm ứng, thanh toán Kế toán tiền gửi, tiền vay, tiền theo dõi công trình Kế toán TSCĐ, nguồn vốn Kế toán doanh thu và thuế GTGT Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Các tổ, bộ phận ở đơn vị, xí nghiệp Kế toán vật tư Kế toán TSCĐ Kế toán tiền lương Kế toán thanh toán Kế toán các phần hành khác Sơ đồ 4: Bộ máy kế toán Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên trong bộ máy kế toán như sau: Bà Đàm Thị Loan: thực hiện các phần hành: Kế toán tiền mặt- tiền tạm ứng- thanh toán theo dõi các công trình Cụ thể như sau: - Theo dõi chi tiết tiền mặt, đối chiếu với thủ quỹ từng phiếu thu, chi tiền mặt, xác định số dư cuối tháng; Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ theo đúng quy định của Nhà nước; Thanh toán các chế độ công tác phí, tàu xe, nhiên liệu ô tô con; Theo dõi chi tiết sổ tạm ứng, kiểm tra và đôn đốc các công trình hoàn tạm ứng; Báo cáo với trưởng phòng những trường hợp phát hiện ra sai sót, các trường hợp vi phạm chế độ; Lập bảng kiểm kê tiền mặt cuối tháng. - Theo dõi công nợ TK 331- Thanh toán với người bán: kết hợp với kế toán ngân hàng theo dõi 331. Bà Dương Thị Mai: thực hiện các phần hành về vật tư- hàng hoá- Tiền lương- BHXH- BHYT- KPCĐ. Cụ thể như sau: - Vật tư, hàng hoá: Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư hàng hoá ở các kho do Công ty trực tiếp quản lý; Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, chính xác của phiếu nhập xuất, hướng dẫn các bộ phận trong Công ty thực hiện đúng theo quy định Nhà nước; Mở thẻ kho, kiểm tra thẻ kho, chốt thẻ kho của từng kho Công ty; Đối chiếu với kế toán tổng hợp vào cuối tháng; Thực hiện việc kiểm kê khi có quyết định kiểm kê. - Tính toán tiền lương chính xác, kịp thời khi có bản lương được lãnh đạo duyệt trên cơ sở quy chế lương: Giám sát việc tính toán tiền lương của các đơn vị trực thuộc, theo dõi tiền lương của đơn vị đó, trên cơ sở hợp đồng giao khoán, kế hoạch thi công được duyệt; Theo dõi tiền lương của từng đợn vị trực thuộc; Tính tiền lương bình quân tháng, tổng hợp tiền lương toàn Công ty. - Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế: Hàng tháng trích BHXH, BHYT đồng thời kiểm tra việc trích BHXH, BHYT của các đơn vị trực tiếp; Kết hợp với phòng tổ chức đối chiếu về BHXH, đối chiếu với BHXH tỉnh Hoà Bình. Tổng hợp toàn Công ty. - Kinh phí công đoàn: Trích kinh phí công đoàn theo đúng chế độ; Tổng hợp kiểm tra việc trích nộp kinh phí công đoàn của đơn vị trực thuộc; Phân định rõ các khoản kinh phí công đoàn Công ty- Tổng công ty- Liên đoàn Lao động các địa phương( kết hợp với Công đoàn Công ty). Bà Đặng Thị Thanh Tĩnh: thực hiện các phần việc - Tài sản cố định: Theo dõi nguyên giá, khấu hao, giá trị còn lại của TSCĐ theo từng nguồn vốn; Mở thẻ chi tiết cho từng TSCĐ; Theo dõi sự tăng giảm TK 009; Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản. - Doanh thu và tiền thu về: Theo dõi chi tiết và hạch toán doanh thu, theo dõi tiền thu về các công trình, kết hợp với kế toán thuế xác định thuế GTGT đầu ra; Kết hợp với các đội công trình và phòng kinh tế kỹ thuật đôn đốc thu hồi vốn các công trình được giao và các công trình lưới điện; Báo cáo tình hình sử dụng hoá đon, chậm nhất trong 10 ngày đầu tháng phải lập báo cáo sử dụng hoá đơn lưu và gửi về cục thuế; Đối chiếu công nợ phải thu và doanh thu, khối lượng với khách hàng, theo dõi các phiếu giá. Bà Phan Thị Tuyết: Theo dõi thanh toán và tập hợp chi phí, đôn đốc tinh hình thu hồi vốn các công trình được phân giao; Kết hợp với kế toán tổng hợp để giải quyết các công việc. Bà Nguyễn Thu Hằng - Kế toán tổng hợp: Hạch toán vào máy các chứng từ của Công ty; Kết hợp với kế toán công nợ cuối tháng đối chiếu số dư công nợ hàng tháng, quý, năm; Kiểm tra đối chiếu với các kế toán khác những tài khoản liên quan; Theo dõi các quỹ của Công ty: tình hình biến động số dư các quỹ: Đầu tư phát triển, dự phòng tài chính, quỹ khen thưởng, phúc lợi …; Tính toán và kiểm tra lại các quỹ phải nộp lên cấp trên; Tập hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả; Theo dõi tập hợp chứng từ nhà máy chế tạo thiết bị và kết cấu thép; Kết hợp với phòng kinh tế- kỹ thuật theo dõi lập quỹ tiền lương hàng năm, theo dõi chi phí dở dang của các còng trình; Lập kế hoạch tài chính hàng năm, làm báo cáo định kỳ gửi các cơ quan nhà nước, Tổng công ty và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của Nhà nước. Bà Phạm Thị Giang: thực hiện phần việc - Kho quỹ: Thực hiện việc thu, chi tiền mặt nhanh gọn chính xác theo đúng chế độ Nhà nước, không để nhầm lẫn mất tiền; Ghi chứng từ vào sổ quỹ, đối chiếu với kế toán tiền mặt từng chứng từ thu chi và xác định tồn quỹ; Cuối tháng đối chiếu số dư tiền mặt với kế toán tổng hợp; Đề xuất với trưởng phòng khi thấy việc lưu giữ tiền không an toàn; Báo với phòng bảo vệ cùng đi rút tiền, trong kết còn nhiều tiền khi hết giờ làm biên bản bàn giao kho quỹ với bảo vệ, những ngày lễ tết phải niêm phong quỹ trước khi về tết; Bảo mật khoá, mã số két đựng tiền. - Kho chứng từ: Giữ chìa khoá kho chứng từ; Thường xuyên kiểm tra và phun thuốc chống mối mọt, chống ẩm ướt ở các kho lưu chứng từ; Không cho bất cứ ai xem chứng từ khi chưa có sưh đồng ý của trưởng phòng ngoại trừ Giám đốc Công ty. - Quỹ từ thiện, chi tiếp khách: Hàng tháng theo dõi quỹ từ thiện; Giám sát việc thực hiện quỹ từ thiện theo qui chế hiện hành; Mở sổ theo dõi tiền chi phí tiếp khách, thu hồi vốn. Ông Vũ Bá Hưng: Thực hiện phần việc: - Tiền gửi ngân hàng- tiền vay: Kết hợp với kế toán tiền mặt lên kế hoạch thanh toán các công nợ; Theo dõi tiền gửi tại các tài khoản tiền gửi, tiền vay của các ngân hàng trong Công ty; Đầu năm căn cứ vào kế hoạch tài chính năm ký hạn mức tín dụng với các ngân hàng, làm hợp đồng và thanh lý hợp đồng với từng ngân hàng; Lập bản đối chiếu số dư cuối tháng với từng ngân hàng với tài khoản tiền gửi và tiền vay; Báo cáo số dư hàng ngày tiền gửi và tiền vay của Công ty với trưởng phòng và với Giám đốc; Báo cáo với trưởng phồng về kế hoạch trả nợ đối với từng ngân hàng; Kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ dùng để chuyển tiền, kiểm tra lại tên đơn vị, số tài khoản, tên ngân hàng mà mình sẽ chuyển tiền vào đó, báo cáo lại với trưởng phòng những trường hợp bất hợp lý, sai nguyên tắc; Quản lý, bảo quản các loại séc; Theo dõi số tiền đã thu về từng công trình; Làm các hợp đồng bảo lãnh của các công trình đấu thầu đảm bảo tính chính xác và đúng thời hạn qui định. Bà Phan Thị Ngọc Hà: thực hiện phần việc kế toán các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước: + Thuế GTGT: kết hợp với kế toán theo dõi Doanh thu, kế toán tổng hợp và các phần hành liên quan để kê khai thuế hàng tháng đúng quy định của Nhà nước; khấu trừ thuế, tính toán kê khai thuế GTGT đầu ra chính xác, kịp thời. + Các khoản thuế khác: tính toán các khoản thuế khác chi tiết số phải nộp, đã nộp, còn phải nộp từng kỳ và luỹ kế. + Kết hợp với kế toán ngân hàng nộp thuế kịp thời, đầy đủ, đúng thời hạn. + Quyết toán thuế với các cục thuế địa phương theo quy định hiện hành của Nhà Nước. Ông Hoàng Văn Cử: thực hiện phần việc theo dõi thanh toán và tập hợp chi phí, đôn đốc tình hình thu hồi vốn các công trình Ông Đặng Văn Long - kế toán trưởng: phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về mọi hoạt động của phòng; Tham mưu với Giám đốc Công ty chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của Công ty và có các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Pháp luật; Thông qua các chứng từ, giấy tờ liên quan đến công tác tài chính kế toán, … Ngoài ra mỗi nhân viên kế toán phải theo dõi các công trình được giao: Tập hợp chi phí toàn bộ công trình theo dõi báo cáo trưởng phòng, giám đốc hàng tháng: số tiền đã chi ra (tạm ứng, thanh toán thẳng, …); Ca xe máy phục vụ công trình đó (tuỳ từng công trình) Vật tư, công cụ, dụng cụ phục vụ công trình; Kết hợp với kế toán Doanh thu đốc thúc thu hồi vốn những công trình được phân giao. Tại các Xí nghiệp trực thuộc: Được tổ chức các bộ phận kế toán riêng tương tự như vậy, thực hiện toàn bộ công tác kế toán sau đó lập các báo cáo gửi lên phòng Tài chính kế toán của công ty. Phòng kế toán có trách nhiệm tổng hợp số liệu chung toàn Công ty và lập báo cáo kế toán định kỳ. 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 15 của Bộ Tài chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006. Trên cơ sở chế dộ kế toán hiện hành Công ty đã tiến hành nghiên cứu và cụ thể hoá, xây dựng lạibộ máy kế toán phù hợp với chế độ và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty mình. Cụ thể như sau: - Niên độ kế toán của Công ty được bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong hạch toán là đồng Việt Nam. Khi chuyển đổi các đồng tiền khác sang tiền Việt Nam đồng tại thời điểm phát sinh theo tỷ giá Ngân hàng Nhà nước công bố trong ngày. Cuối năm tiến hành đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái. - Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Ghi nhận Tài sản cố định theo giá gốc (Nguyên giá TSCĐ = Giá mua theo hoá đơn + chi phí thu mua, lắp đặt, chạy thử). Khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp đường thẳng, thời gian khấu hao tài sản cố định được thực hiện theo Quyết định số 206/2003TC-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định của Bộ Tài chính. - Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, do hàng tồn kho của Công ty có giá trị lớn, xuất dùng không thường xuyên nên Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị xuất kho nguyên vật liệu là giá thực tế đích danh (tính trực tiếp). - Công ty trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào thời điểm cuối năm căn cứ vào tình hình tồn kho đầu năm, tình hình xuất nhập trong năm và tình hình biến động giá cả vật tư, hàng hoá để tiến hành xác định giá trị thực tế của hàng tồn kho và trích lập dự phòng. - Doanh thu của Công ty được xác định theo giá trị công trình, hạng mục công trình được nhà thầu chấp nhận. Để xác định phần công việc đã hoàn thành của hợp đồng xây dựng Công ty sử dụng phương pháp đánh giá. 2.2.1. Hệ thống tài khoản kế toán Công ty sử dụnh hệ thống tài khoản theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành (Quyết định 15) và phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. Do Công ty đảm nhận rất nhiều công trình, hạng mục công trình trên khắp đất nước nên tài khoản của Công ty được chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình khác nhau Công ty thường sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản loại I: + TK 112 - Tiền gửi ngân hàng: gồm các khoản tiền gửi của Công ty tại ngân hàng. TK này có 3 tài khoản cấp 2 là: TK 1121 - Tiền Việt Nam, TK 1122 - Ngoại tệ, trong mỗi tài khoản cấp 2 này Công ty lại chi tiết cho từng Ngân hàng. Ví dụ như: TK 112101: Tiền gửi tại trụ sở Giao dịch Ngân hàng Đầu tư Phát triển. + Ngoài ra Công ty còn sử dụng các tài khoản như: TK 111-Tiền mặt, TK 131-Phải thu khách hàng, TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ, TK 141- Tạm ứng. Các tài khoản như: TK 151-Hàng mua đi đường, TK 152- Nguyên vật liệu, TK 153-Công cụ, dụng cụ, TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đều được chi tiết theo từng công trình như: TK 15402- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang công trình Yaly. Tài khoản loại II: + TK 211- Tài sản cố định hữu hình: phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình của Công ty theo nguyên giá. TK 211 được chi tiết cho từng công trình. + TK 214- Hao mòn TSCĐ ( TK2141- Hao mòn TSCĐHH) TK 214 cũng được chi tiết theo từng công trình. Ngoài ra Công ty còn sử dụng TK 241- Chi phí XDCBDD, TK 242- Chi phí trả trước dài hạn. Tài khoản loại III: TK 311- Vay ngắn hạn, TK 341- Phải trả người bán, TK 333- Phải nộp, phải trả Nhà nước, TK 338- Phải trả khác, TK 341- Vay dài hạn; TK 334- Phải trả người lao động: tài khoản này được sử dụng để hạch toán tổng hợp tiền lương, tiền thưởng và tình hình thanh toán với người lao động TK 334 được chi tiết cho từng công trình. Tài khoản loại IV: TK 411- Nguồn vốn kinh doanh, TK 412- chênh lệch đánh giá lại tài sản, TK 414- Quỹ đầu tư phát triển, TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối, TK 431- Quỹ khen thưởng phúc lợi, TK 441- Nguồn vốn XDCB. Tài khoản loại V: TK 511- Doanh thu, tài khoản này cũng được chi tiết theo từng công trình như: TK 511202: Doanh thu công trình Yaly; TK 512- doanh thu bán hàng nội bộ, Tk 515- Doanh thu hoạt động tài chính. Tài khoản loại VI: + TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 621 được chi tiết cho từng công trình như TK 62102 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp công trình Yaly. + TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp TK 622 được mở chi tiết theo từng công trình: TK 62202- chi phí nhân công trực tiếp công trình Yaly TK 627- Chi phí sản xuất chung: được mở chi tiết cho từng công trình, TK 627802: Chi phí bằng tiền khác công trình Yaly Ngoài ra Công ty còn sử dụng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp, TK 635- Chi phí tài chính. Tài khoản loại VII: TK 711- Thu nhập khác. Tài khoản loại VIII: TK 811- Chi phí khác. Tài khoản loại IX: TK 911- Xác định kết quả. 2.2.2. Hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán Công ty áp dụng có nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ. Theo Quyết định số 15 này thì chứng từ kế toán mà Công ty áp dụng gồm 5 chỉ tiêu: - Chứng từ về lao động tiền lương + Bảng chấm công: dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, … để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong Công ty + Bảng thanh toán tiền lương: là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho CBCNV, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho CBCNV trong Công ty đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương. + Bảng kê trích nộp các khoản theo lương; Bảng kê khối lượng công việc hoàn thành; Bảng chấm công làm thêm giờ; Bảng phân bổ tiền lương và BHXH; Bảng bình bầu A, B, C - Chứng từ hàng tồn kho: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá làm căn cứ để kiểm tra tình hình sử dụng và cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý HTK. + Phiếu nhập kho: Nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm của những người có liên quan và ghi sổ kế toán. + Phiếu xuất kho: Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong Công ty, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành công trình và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. + Bảng phân bổ nguyên vật liệu; Bảng kê phiếu xuất; Biên bản kiểm nghiệm: thường được dùng ở các công trình - Chứng từ tiền tệ: Theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ các loại tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, … và các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của Công ty + Phiếu thu: Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ, … thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi các khoản thu có liên quan. + Phiếu chi: Nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ. + Uỷ nhiệm chi + Giấy đề nghị tạm ứng: làm căn cứ để xét duyệt tạm ứng; Giấy thanh toán tiền tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán; Biên bản kiểm kê quỹ - Chứng từ TSCĐ: + Biên bản giao nhận TSCĐ; Thẻ TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ - Chứng từ về bán hàng: Hoá đơn GTGT; Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của Công ty đều được Công ty tiến hành lập chứng từ đầy đủ và có chữ ký của người có chức danh quy định trên chứng từ. Các chứng từ do Công ty lập và do bên ngoài chuyển vào đều được tập trung ở phòng Tài chinh- kế toán. Tại đây bộ phận kế toán Công ty sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của các chứng từ đó như: các yếu tố bắt buộc của chứng từ có đầy đủ không? nội dung kinh tế của nghiệp vụ có hợp lý hay không? số liệu trên chứng từ có chính xác không? …Các chứng từ của Công ty được vào theo từng ngày và được đánh số thứ tự để tiện theo dõi, kiểm tra đồng thời dễ tra cứu khi cần. Các chứng từ có liên quan đến cùng một nghiệp vụ được lưu vào cùng 1 cặp hồ sơ cho từng tháng trong năm: cặp hồ sơ về tiền mặt, tiền gửi, nghiệp vụ khác, … Ví dụ: nghiệp vụ mua vật tư nhập kho để dùng cho công trình. Sau khi nhận được các chứng từ do người thu mua gửi về kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ như sau: + Xem xét các yếu tố bắt buộc trên chứng từ + Đối chiếu nội dung kinh tế, số lượng vật tư, số tiền trên Giấy đề nghị thanh toán với Hoá đơn GTGT nhằm xem xét đề nghị mua có đúng với hoá đơn mua hàng không; đối chiếu Giấy dự trù vật tư với Hoá đơn GTGT nhằm biết mua vật tư có vượt quá dự trù không làm cơ sở để giải quyết (nếu vượt quá mà không được xét duyệt thì người thu mua sẽ phải chịu trách nhiệm), đối chiếu Hoá đơn GTGT với Biên bản kiểm nhiệm, nếu vật tư đảm bảo thì tiếp tục đối chiếu với Phiếu nhập kho; đồng thời tính toán lại số tiền của các chứng từ trên. Các chứng từ trên sau khi được nhập vào máy tính thì được lưu trữ và bảo quản. 2.2.3 Hệ thống sổ sách kế toán Do hoạt động lâu năm trong lĩnh vực xây lắp nên số lượng công trình mà Công ty đảm nhận rất nhiều và rải rác khắp nơi trên đất nước vì vậy phát sinh một số lượng chứng từ lớn dẫn tới công việc hạch toán kế toán rất phức tạp, để thuận tiện vầ đơn giản trong việc hạch toán, theo dõi và đối chiếu cho nên hiện nay Công ty áp dụng ghi sổ theo hình thức Nhật Ký chung: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chứng từ kế toán Sơ đồ 5: Hình thức Nhật ký chung Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Bên cạnh đó Công ty còn áp dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 2005 trong hạch toán nhằm giảm bớt khối lượng sổ sách. Theo Quyết định 15 Công ty sử dụng những loại sổ: Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền, Sổ nhật ký mua hàng, Sổ cái tài khoản, Sổ chi tiết 1 tài khoản,…Trên thực tế các sổ sách của Công ty đều nằm trong máy tính, khi nào cần thì kế toán mới in ra để dùng. 2.2.4. Báo cáo kế toán Căn cứ vào Luật kế toán, chuẩn mực kế toán số 21 – “Trình bày báo cáo tài chinh” và theo Quyết định sô 15/2006/QĐ-BTC hệ thống báo cáo kế toán của Công ty gồm 4 báo cáo cơ bản sau: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Bản thuyết minh báo cáo tài chính Theo đó Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh còn dược Kế toán tổng hợp lập theo từng quý, còn Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Bản thuyết minh báo cáo tài chinh được lập vào thời điểm cuối năm. Do Công ty đã cổ phần hoá nên cuối năm phải tổ chức kiểm toán báo cáo tài chính. Định kỳ Công ty phải nộp các báo cáo trên cho Cơ quan thuế, Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. Bên cạnh những báo cáo cơ bản và bắt buộc trên phòng kế toán của Công ty còn lập một số báo cáo khác phục vụ cho mục đích quản lý doanh nghiệp như (báo cáo giá vốn hàng bán, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo công nợ…) đây là những báo cáo kế toán quản trị hết sức quan trọng giúp Công ty đánh giá đúng tình hình sản xuất kinh doanh của mình, từ đó tìm ra được những điểm mạnh, điểm yếu của Công ty trong năm qua và có hướng hoạch định kế hoạch cho tương lai. Toàn bộ báo cáo của Công ty do Kế toán tổng hợp lập cuối kỳ. Cuối kỳ kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp các số liệu kế toán mà các nhân viên kế toán đã nhập vào máy trong kỳ. Kết chuyển các chi phí và doanh thu trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả, làm cơ sở cho việc lập báo cáo. Các báo cáo nội bộ được lập theo yêu cầu của Ban giám đốc có mẫu riêng của Công ty. Tài liệu kế toán sau khi dùng được tổ chức bảo quản và lưu trữ trong kho và do nhân viên kho quỹ đảm nhiệm. 2.2.5. Phần mềm kế toán Hiện tại Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 2005. Với phàn mềm kế toán này cho phép Công ty giảm bớt công việc, hiệu quả, đơn giản và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Phần mềm này bao gồm nhiều phân hệ khác nhau như: Phân hệ kế toán tổng hợp, Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay; Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu; Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả; Phân hệ kế toán hàng tồn kho; Phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành; Phân hệ kế toán tài sản cố định; Phân hệ kế toán công cụ dụng cụ; Phân hệ kế toán chủ đầu tư; ngoài ra còn có các báo cáo như: Báo cáo thuế, báo cáo quản trị. Hàng ngày, khi các phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ, hợp lý, hợp pháp tiến hành nhập dữ liệu vào các phân hệ kế toán cho phù hợp với nội dung kinh tế của nghiệp vụ, vào sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết từng tài khoản. Cuối tháng, chương trình tự động ghi sổ và lên các báo cáo, bảng biểu tổng hợp, lập các bút toán kết chuyển, phân bổ chương trình kế toán tự động chuyển số liệu từ Sổ kế toán chi tiết vào Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh, chuyển số liệu từ Sổ nhật ký chung vào Sổ cái tài khoản rồi vào Bảng cân đối số phát sinh( đồng thời kế toán tổng hợp phải đối chiếu giữa sổ trên máy với sổ theo dõi của kế toán chi tiết). Từ Bảng cân đối tài khoản và Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh là căn cứ để lập Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác (Báo cáo kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính). Do phần mềm kế toán này ra đời trước Quyết định 15 nên có nhiều chỗ không hợp lý tuy nhiên để tuân thủ theo đúng chế độ kế toán hiện hành Công ty đã liên tục cập nhật vào phần mềm cho phù hợp. 2.3. Tổ chức các phần hành chủ yếu 2.3.1. Kế toán tài sản cố định 2.3.1.1 Khái quát tài sản cố định trong Công ty Lĩnh vực hoạt động chính của Công ty là Lắp máy và Xây dựng nên ngoài trụ sở làm việc, các thiết bị văn phòng thì tài sản cố định của Công ty chủ yếu là máy móc thiết bị cho thi công xây dựng và lắp đặt các công trình như: máy trục, máy ủi, xe nâng thuỷ lực, kích thuỷ lực, máy khoan, máy tiện, ...Các TSCĐ mà Công ty đang sử dụng đều là TSCĐ tự có, thuộc quyền sở hữu của Công ty, do Công ty mua sắm, xây dựng hoặc hình thành từ nguồn vốn Ngân sách Nhà nước cấp, cấp trên cấp, nguồn vốn đi vay. So với các doanh nghiệp kinh doanh cùng nghành trên thị trường thì giá trị TSCĐ của Công ty là tương đồi lớn, đa dạng về chủng loại. Mặt khác Công ty cũng luôn đổi mới trang thiết bị nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất của TSCĐ, qua đó gián tiếp làm giảm giá thành sản xuất và tạo lợi thế cạnh tranh. TSCĐ của Công ty được theo dõi và quản lý cả về mặt hiện vật và giá trị, do phòng Kinh tế kỹ thuận và phòng Tài chính ké toán đảm nhận. Về mặt hiện vật, do phòng Kinh tế kỹ thuật đảm nhận, thực hiện công việc lập sổ theo dõi, ghi chép về công tác quản lý và phân phối, biến động các loại tài sản của Công ty, quản lý toàn bộ hồ sơ các loại máy móc, thiết bị và phương tiện trong Công ty. Đồng thời phải theo dõi và nắm vững năng lực xe, máy phục vụ thi công các công trình. Về mặt giá trị, do phòng Tài chính kế toán đảm nhận, thực hiện lập sổ sách, ghi chép và theo dõi tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ (về Nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại) cho từng loại TSCĐ, đồng thời kiểm kê TSCĐ khi có yêu cầu của Ban giám đốc. - Công ty phân loại TSCĐ theo các cách sau: + Theo nguồn hình thành: TSCĐ do Ngân sách Nhà nước cấp, TSCĐ được mua sắm bằng nguồn vốn tự bổ sung, TSCĐ được mua bằng nguồn vốn khác, TSCĐ được mua sắm bằng nguồn vốn vay. + Theo đặc trưng kỹ thuật: Nhà của, vật kiến trúc; Máy móc, thiết bị; Phương tiện vận tải; Thiết bị dụng cụ hành chính. + Theo tình hình sử dụng: TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh, TSCĐ chờ xử lý. - Đánh giá tài sản cố định: TSCĐ của Công ty được hình thành chủ yếu từ mua sắm nên Công ty tính giá TSCĐ theo giá gốc, theo đó nguyên giá TSCĐ được xác định như sau: Nguyên giá TSCĐ = Giá mua theo Hoá đơn + Chi phí thu mua, lắp đặt chạy thử Công ty áp dụng phương pháp tính khấu hao đường thẳng, hầu hết các tài sản được sử dụng tối đa. Trên cơ sở Quyết định số 206/2003 TC-BTC ngày 12/12/2003 Công ty tính mức khấu hao theo nguyên tắc không tròn tháng, nghĩa là sẽ tính hoặc thôi tính khấu hao kể từ ngày TSCĐ tăng hoặc giảm, ngừng tham gia sản xuất kinh doanh. Định kỳ kế toán tiến hành đánh giá lại TSCĐ để biết tình trạng, năng lực đáp ứng của TSCĐ đối với các công trình nhằm có kế hoạch đầu tư, đổi mới kịp thời. 2.3.1.2. Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ - Tại các xí nghiệp, đơn vị thành viên, nơi sử dụng TSCĐ có tổ chức một bộ phận theo dõi tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ. Tại đó, nếu tiến hành mua sắm TSCĐ mới thì phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ đồng thời phải được sự phê duyệt của Giám đốc Công ty. Cuối tháng kế toán đơn vị sẽ tập hợp các chứng từ và tài liệu có liên quan đến sự tăng giảm, tình hình sử dụng TSCĐ gửi lên phòng kế toán Công ty. - Tại phòng kế toán Công ty: kế toán TSCĐ căn cứ vào hồ sơ TSCĐ do phòng Kinh tế kỹ thuật quản lý để mở thẻ TSCĐ. Định kỳ kế toán trích khấu hao TSCĐ vào các chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty và chi tiết cho từng công trình. Các công việc này chủ yếu được làm trên phần mềm Fast - Chứng từ sử dụng: Thẻ kho, bảng tính và phân bổ khấu hao - Sổ sách: Sổ TSCĐ, sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ, sổ tổng hợp TSCĐ Sổ nhật ký chung Chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ Máy vi tính Sổ chi tiết TSCĐ Thẻ tài sản cố định Sổ cái TK 211 TK 214 TK 213 Sổ tổng hợp chi tiết tăng, giảm Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ 6: Tổ chức chi tiết ghi sổ TSCĐ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ 2.3.1.3. Tổ chức hạch toán tổng hợp TSCĐ Căn cứ vào nhu cầu phục vụ sản xuất, tiến độ thi công các công trình, phòng Kinh tế kỹ thuật gửi tờ tình lên Ban giám đốc về việc mua sắm, đầu tư thêm TSCĐ. Nếu giá trị TSCĐ mua có giá trị lớn hơn 100 triệu đồng thì Công ty phải lập tờ trình gửi lên Tổng công ty duyệt. Từ đó phòng vật tư tiến hành tìm nguồn hàng bằng cách thu thập các phiếu báo giá của ít nhất 3 nhà cung cấp. Hội đồng mua sẽ phân tích, đánh giá và đưa ra kết luận về tài sản của các nhà cung cấp, lập tờ trình duyệt giá mua gửi lên Ban giám đốc. Sau khi được sự đồng ý của Ban giám đốc, bộ phận thu mua sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua tài sản, giao nhận và thanh toán theo đúng hợp đồng. TSCĐ của Công ty giảm chủ yếu là do thanh lý, nhượng bán. Khi phát sinh nghiệp vụ thanh lý, căn cứ vào hồ sơ và biên bản kiểm tra TSCĐ để xác định: Giá trị còn lại theo sổ sách, giá trị còn lại thực tế của tài sản, giá trị thu hồi ước tính. Việc luân chuyển các chứng từ kế toán về TSCĐ và ghi sổ tổng hợp TSCĐ ở Công ty được thực hiện như sau: Chủ Sở Hữu Kế toán TSCĐ Hội đồng giao nhận, thanh lý Bảo quản, lưu trữ Nghiệp vụ TSCĐ Lập, hủy thẻ TSCĐ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp, bảng tính và phân vổ khấu hao TSCĐ Giao nhận TSCĐ và lập biên bản Quyết định tăng, giảm TSCĐ Sơ đồ 7: Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ TSCĐ 2.3.2. Kế toán Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ 2.3.2.1. Khái quát chung về NVL, CCDC của Công ty Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty cũng mang tính đặc thù trong ngành xây lắp như: sắt, thép, que hàn, ôxi, ...phục vụ trực tiếp cho việc thi công lắp đặt các công trình. Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại vì vậy đòi hỏi công việc quản lý, theo dõi, bảo quản vật tư phục vụ cho việc thi công phải liên tục được đảm bảo đúng tiến độ thi công là rất phức tạp. Vật tư của Công ty chủ yếu nhập xuất thẳng đến Công trình không qua kho. Tuy nhiên nếu số lượng vật tư mua nhiều mà không sử dụng hết thì Công ty vẫn tiến hành nhập kho, hoặc NVL dư thừa của công trình này sẽ được nhập trở lại kho Công ty và xuất dùng cho các công trình khác khi cần thiết. Công ty hiện đang áp dụng hạch toán NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song. Khi vật tư được chuyển tới tuỳ theo yêu cầu tại công trình mà thủ kho có thể xuất thẳng hoặc tạm thời nhập kho xuất sau khi cần. Thông thường vật tư sau khi mua về được xuất thẳng cho việc thi công công trình. Chứng từ sử dụng: theo Quyết định 15 đã nêu ở trên. Quy trình luân chuyển chứng từ NVL, CCDC như sau: Người giao hàng Ban kiểm nhận Cán bộ cung ứng Phụ trách phòng Kế toán hàng tồn kho Đề nghị nhập kho Lập biên bản kiểm nghiệm Lập phiếu nhập kho Ký phiếu nhập kho Kiểm nhận hàng Nghiệp vụ nhập vật tư Bảo quản lưu trữu Sơ đồ 8: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL, CCDC Nghiệp vụ xuất vật tư Người có nhu cầu hàng Thủ trưởng, kế toán trưởng Bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán hàng tồn kho Lập chứng từ xin xuất Duyệt lệnh xuất Lập phiếu xuất kho Xuất kho Ghi sổ Bảo quản lưu trữu Sơ đồ 9: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL, CCDC 2.3.2.2. Tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC Để thuận tiện cho việc theo dõi quản lý NVL, CCDC Công ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết: Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Sổ kế toán tổng hợp Sơ đồ 10: Phương pháp thẻ song song Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu 2.2.3.3. Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC Công ty hạch toán tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo đó tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL, CCDC được theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục trên hệ thống sổ sách kế toán. Riêng CCDC có tính chất đa dạng, phong phú và thời gian sử dụng cũng như khả năng trang trải chi phí nên Công ty đã lựa chọn phương pháp phân bổ CCDC xuất dùng là: phân bổ 1 lần và phân bổ 2 lần. Đối với phương pháp phân bổ 2 lần thì lần đầu phân bổ tại kỳ xuất dùng 50%, lần 2 phân bổ tại kỳ báo hỏng phần giá trị còn lại Sổ Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ cái TK 152, TK 153 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng tổng hợp chi tiết Thẻ kho Sơ đồ 11: Trình tự ghi sổ tổng hợp NVL, CCDC Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu 2.3.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Hiện nay Công ty có hơn 2000 lao động làm việc, do đặc điểm sản xuất kinh doanh nên số lương lao động của Công ty không có định, luôn biến động theo từng công trình. Do có số lượng lao động lớn nên khối lương công việc của kế toán tiền lương là rất lớn. Cuối mỗi tháng kế toán tiền lương tính lương và các khoản trích theo lương cho người lao động theo đúng quy định hiện hành dựa vào các chứng tù như: Bảng chấm công, Bảng bình công A, B, C và chia lương, ... Chứng từ gốc (Bảng chấm công, …) Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 334, 338 Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TK 334, 338 Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ 12: Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ tiền lương, các khoản trích theo lương Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY LILAMA 10 3.1. Ưu điểm Phòng kế toán- tài chính, cụ thể là bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ (chỉ có 10 người) kết hợp với việc phân chia các phần hành phù hợp với năng lực, trình độ của mỗi nhân viên kế toán trong phòng. Mặt khác đội ngũ nhân viên kế toán ngày càng được trẻ hoá có chuyên môn nghiệp vụ, năng động và sáng tạo trong việc áp dụng các quy định mới của Bộ Tài chính nên đã đảm đương tốt khối lượng công việc kế toán của Công ty Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung nửa phân tán nên việc hạch toán thống nhất trong toàn Công ty, từ đó tạo được sự chủ động, hài hoà trong công việc. Các thông tin kế toán luôn được phản ánh trung thực, hợp lý, các con số được tính toán chính xác. Công ty sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình, hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với tình hình biến động của vật tư. Số liệu được ghi chép một cách có khoa học nên dễ dàng trong việc kiểm tra, đối chiếu. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 2005 trong hạch toán đã làm giảm bớt được công việc kế toán, cũng như hạn chế được những thiếu sót trong công việc. Công ty luôn cập nhật những quy định mới của Bộ Tài chính, của Bộ Xây dựng, của cơ quan Thuế đồng thời sửa đổi phần mềm kế toán Fast 2005 cho phù hợp với Quyết định 15. Việc tổ chức các kho vật tư phân tán đã giúp Công ty chủ động trong việc cung cấp vật tư. Công ty đã lập kế hoạch cung cấp vật tư cho từng công trình, không để xảy ra tình trạng thiếu hụt vật tư trong quá trình thi công, lắp đặt mặt khác vật tư tồn kho vừa đủ, không để xảy ra tình trạng tồn kho quá nhiều dẫn đến tốn kém trong bảo quản, ...Vật tư trong kho không những được theo dõi về số lượng tại các kho thông qua Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn mà còn được theo dõi cả về mặt giá trị chi tiết cho từng loại tại phòng kế toán. Công ty đã chi tiết TK 621 cho từng công trình, hạng mục công trình giúp cho việc theo dõi chi phí, tập hợp tính giá thành trở nên chính xác và dễ dàng. Công ty xác định rõ đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành là các công trình, hạng mục công trình, tạo điều kiện cho việc quản lý sản xuất và đánh giá hiệu quả được chính xác. Các chi phí liên quan trực tiếp đến công trình, hạng mục công trình nào thì được tính trực tiếp đến công trình ấy, những chi phí nào liên quan đến nhiều công trình thì cuối kỳ tập hợp và tiến hành phân bổ theo các tiêu thức thích hợp. Công ty tính giá thành theo phương pháp tổng cộng chi phí nên ngay khi công trình, hạng mục công trình hoàn thành là có thể xác định được ngay giá thành mà không cần phải đợi đến cuối kỳ hạch toán. Công ty thanh toán tiền chủ yếu qua tài khoản mở ở nhiều ngân hàng nên đã hạn chế được mất mát, sai sót cũng như những gian lận có thể xảy ra đối với kế toán tiền mặt (thủ quỹ). Công tác bảo quản chứng từ được thực hiện nghiêm chỉnh, các chứng từ sau khi sử dụng được đóng thanh từng cặp hồ sơ cho mỗi phần hành, điều này rất thuận tiện khi kế toán muốn tìm lại chứng từ và khi tiến hành kiểm tra, kiểm toán. Công ty quản lý người lao động trên cả 3 mặt là: Số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động, nhờ đó có thể kiểm soát được hiệu quả làm việc của người lao động toàn Công ty. Người lao động khi nhận lương phải có thẻ nhận lương tránh tình trạng lấy tiền lương của nhau. Chế độ tính tiền lương phù hợp theo đúng quy định của Nhà nước, việc thanh toán lương kịp thời, mặt khác Công ty có chế độ khen thưởng, thăm hỏi, ... phù hợp nên tạo được lòng tin trong người lao động. 3.2. Một số tồn tại Bên cạnh những ưu điểm kể trên, Công ty vẫn còn những hạn chế như sau: Công tác luân chuyển chứng tù: Do hình thức tổ chức kế toán của Công ty là tập trung nửa phân tán nên các chứng từ phát sinh ở các công trình đều phải tập hợp về phòng Kế toán, do đặc điểm của ngành xây lắp nên các đơn vị trực thuộc ở xa Công ty, các công trình nằm rải rác khắp nơi trên đất nước dẫn tới quá trình tập hợp chứng từ nhanh chậm khác nhau. Vì vậy, nhiều khi các chứng từ chuyển về phòng kế toán không kịp ngày hoặc việc nhập số liệu vào máy tính theo hình thức ghi sổ Nhật ký chung không đúng với tính chất là “Ghi sổ hàng ngày”. Điều này có thể ảnh hưởng tới việc tập hợp chi phí tính giá thành, kê khai thuế chậm làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của Công ty. Sổ sách kế toán: Công ty sử dụng hình thức sổ rời nên dễ bị mất mát ảnh hưởng đến việc quản lý kinh tế. Hệ thống tài khoản: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 15. Tuy nhiên Công ty không hạch toán chi phí máy thi công vào TK 623 theo chế độ mà cho vào TK 627 như vậy không thuận tiện trong hạch toán chi phí. Hạch toán chi phí nhân công: Công ty hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động thuộc Công ty và cho công nhân thuê ngoài vào chung TK 334, mà không sử dụng hai tài khoản chi tiết TK 3341- Phải trả công nhân viên và TK 3348 - Phải trả người lao động khác rồi sau đó mới tiến hành phân bổ vào TK 334. Do đó sẽ không phân biệt rõ ràng, chính xác và không thuận tiện cho việc hạch toán lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên trong Công ty. Bởi vì, số lao động ngoài danh sách không có bậc thợ nên họ không được hưởng các khoản phụ cấp và chế độ, cũng không phải trích các khoản BHXH, BHYT để trừ vào lương. Mặt khác Công ty chưa tổ chức tốt công tác chi trả tiền lương, thưởng cho người lao động vắng mặt khi thanh toán tiền lương, những người lao động này nếu muốn lĩnh lương thì phải đến trụ sở Công ty. Do vậy nhiều khi người lao động phải qua tháng sau mới nhận được do ở xa, Công ty cũng chưa thực hiện trích trước lương phép cho người lao động điều này làm ảnh hưởng tới tâm lý người lao động. Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho Công ty tính giá thực tế theo công thức sau: Giá thực tế nhập kho = Giá mua + Chi phí thu mua Nhưng trên thực tế Công ty lại ghi nhận giá vật tư chỉ dựa vào hoá đơn, do Công ty tự vận chuyển vật tư. Như vậy các chi phí vận chuyển bốc dỡ chưa được đánh giá vào giá trị vật tư xuất dùng ảnh hưởng tới độ chính xác trong việc tập hợp chi phí và tính giá thành công trình xây lắp. Quản lý chi phí NVL: Công ty giao cho các đội công trình tự mua sắm, điều này tuy có làm tăng tính chủ động trong thi công nhưng cũng dễ gây ra hiện tượng không trung thực trong mua bán. 3.3. Một số kiến nghị đề xuất Về công tác luân chuyển chứng từ: Để các chứng từ ở các công trình về kịp thời Phòng kế toán Công ty cần quy định rõ thời gian nộp chứng từ thống nhất, hạn chế tối đa việc chứng từ về chậm để khỏi ảnh hưởng tới giá vốn và doanh thu của Công ty. Về hạch toán tiền lương và chi phi nhân công: Công ty nên tiến hành trích trước lương phép cho người lao động tham gia trực tiếp sản xuất để khích lệ tinh thần làm việc. Việc không trích trước lương phép là không hợp lý vì trong trường hợp tiền lương nghỉ phép tăng đột biến, tiến độ công trình giảm đi đáng kể và tiền lương này phân bổ vào chi phí công nhân trong kỳ sẽ làm cho giá thành sản xuất tăng đột biến không hợp lý. Hàng tháng căn cứ vào số lương thực tế trả cho công nhân trực tiếp sản xuất tại công trình, kế toán xác định mức trích trước tiền lương nghỉ phép sao cho hợp lý Nợ TK 622 Có TK 335 Khi phát sinh tiền lương nghỉ phép thực tế, kế toán ghi số tiền phát sinh vào số tiền lương phép trích trước: Nợ TK 335 Có TK 334 Các tổ đội công trình cần phải báo về Công ty số lao động chưa nhận tiền lương, tiền thưởng trong tháng để Công ty biết được tình hình chi trả lương ở các công trình, đồng thời có kế hoạch chi trả cho những lao động trên ngay khi họ đi làm trở lại tại công trình đó. Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công, Chi phí máy thi công được theo dõi chi tiết trên TK 6278 (mở chi tiết cho từng công trình). Việc theo dõi trên TK 6278 không phản ánh được bản chất của chi phí sử dụng máy thi công mặt khác không phù hợp với chế độ kế toán áp dụng trong doanh nghiệp xây lắp. Để thực hiện đúng theo Quyết định 15 Công ty cần phải mở TK 623 ( Chi phí sử dụng máy thi công) để theo dõi khoản mục chi phí sử dụng máy thi công cho từng công trình. Tuỳ theo hình thức tổ chức đội máy thi công mà hạch toán cho phù hợp. MỤC LỤC