Đề tài Xây dựng công cụ hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ bằng phần mềm ứng dụng MS Excel

Theo dâi vËt liÖu, c«ng cô dông cô vÒ mÆt sè l­îng, gi¸ trÞ trªn thÎ (sæ) kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu, c«ng cô dông cô. 1) Ph­¬ng ph¸p thÎ song song: - ÅÍ kho: C¨n cø vµo chøng tõ nhËp, xuÊt kho thñ kho ghi sè l­îng thùc nhËp, thùc xuÊt vµo c¸c thÎ kho cã liªn quan. Sau mçi nghiÖp vô nhËp, xuÊt l¹i tÝnh ra sè tån kho trªn thÎ kho. Thñ kho lu«n ®èi chiÕu sè tån kho trªn thÎ vµ thùc tÕ tån trong kho. Cø ®Õn 3 hoÆc 5 ngµy mét lÇn sau khi vµo thÎ kho, thñ kho ph¶i chuyÓn toµn bé chøng tõ nhËp, xuÊt kho vÒ phßng kÕ to¸n. - ÅÍ phßng kÕ to¸n: Më sæ kÕ to¸n chi tiÕt cho tõng danh ®iÓm t­¬ng øng víi thÎ kho ®· ®­îc më ë kho. Cø ®Õn 3 hoÆc 5 ngµy mét lÇn khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ nhËp kho do thñ kho ®­a lªn, kÕ to¸n kiÓm tra, ®èi chiÕu chøng tõ nhËp, xuÊt kho víi c¸c chøng tõ cã liªn quan nh­: Ho¸ ®¬n mua hµng, phiÕu mÉu hµng... ghi ®¬n gi¸ h¹ch to¸n vµ tÝnh thµnh tiÒn, kÕ to¸n ghi c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt kho vµo c¸c sæ chi tiÕt cã liªn quan. Cuèi th¸ng kÕ to¸n céng thÎ (sæ) kÕ to¸n chi tiÕt cña tõng danh ®iÓm, tÝnh ra tæng sè nhËp, xuÊt, tån kho cuèi kú vµ ®èi chiÕu thÎ kho theo tõng danh ®iÓm. KÕ to¸n c¨n cø sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ®Ó lËp b¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu. Sè liÖu trªn b¶ng nhËp, xuÊt, tån nµy ®­îc ®èi chiÕu víi sè liÖu tæng hîp. ¦u ®iÓm lín nhÊt cña ph­¬ng ph¸p nµy lµ ®¬n gi¶n, dÔ lµm, dÔ ®èi chiÕu kiÓm tra nh­ng nã cã nh­îc ®iÓm lµ khèi l­îng ghi chÐp kh¸ lín. PhiÕu nhËp kho ThÎ kho PhiÕu xuÊt kho ThÎ (sæ) kÕ to¸n chi tiÕt vËt t­. B¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån kho Ghi chó: : Ghi hµng ngµy : Ghi vµo cuèi th¸ng. : §èi chiÕu cuèi th¸ng. 2) Ph­¬ng ph¸p ®èi chiÕu lu©n chuyÓn: - ÅÍ kho: VÉn më thÎ kho ®Ó theo dâi vÒ mÆt sè l­îng ®èi víi tõng danh ®iÓm vËt liÖu nh­ ph­¬ng ph¸p thÎ song song. - ÅÍ phßng kÕ to¸n: Cã mét sè nÐt ®Æc thï riªng, kh«ng më sæ kÕ to¸n chi tiÕt VL mµ më sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn theo tõng kho. Sè nµy chØ ghi mét lÇn vµo cuèi th¸ng trªn c¬ së tæng hîp c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho ph¸t sinh trong th¸ng. Cuèi th¸ng ®èi chiÕu sè l­îng vËt liÖu trªn “Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn” víi thÎ kho sau ®ã lÊy sè tiÒn cña tõng lo¹i vËt liÖu trªn sæ nµy ®Ó ®èi chiÕu víi kÕ to¸n tæng hîp. PhiÕu nhËp kho ThÎ kho PhiÕu xuÊt kho B¶ng tæng hîp chøng tõ nhËp vËt t­ Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn B¶ng tæng hîp chøng tõ xuÊt vËt t­ Tuy ®¬n gi¶n nh­ng ph­¬ng ph¸p nµy khèi l­îng ghi chÐp nhiÒu l¹i dån vµo cuèi th¸ng nªn viÖc h¹ch to¸n vµ b¸o c¸o bÞ chËm trÔ. 3) Ph­¬ng ph¸p sæ sè d­: - ÅÍ kho: §Þnh kú thñ kho ph¶i tËp hîp c¸c chøng tõ gèc tõ nhËp, xuÊt kho trong kú ph©n lo¹i tõng nhãm vËt t­ theo quy ®Þnh. C¨n cø vµo kÕt qu¶ ph©n lo¹i chøng tõ, lËp phiÕu giao nhËn chøng tõ trong phiÕu sÏ ghi râ sè l­îng, sè hiÖu c¸c chøng tõ cña tõng nhãm, lo¹i vËt liÖu. Sau khi lËp xong kÌm c¸c phiÕu nhËp, xuÊt giao cho phßng kÕ to¸n. §Õn cuèi th¸ng c¨n cø vµo thÎ kho ghi sè l­îng vËt t­ tån kho cña tõng danh ®iÓm vËt t­ vµo sæ sè d­. Sæ sè d­ do phßng KÕ To¸n më cho tõng kho vµ dïng cho c¶ n¨m. Sau ®ã chuyÓn cho phßng kÕ to¸n kiÓm tra vµ tÝnh thµnh tiÒn. KÕ to¸n vËt t­ ph¶i th­êng xuyªn xuèng kho ®Ó h­íng dÉn vµ kiÓm tra viÖc ghi chÐp vµo thÎ kho cña thñ kho. - ÅÍ phßng kÕ to¸n: §Þnh kú khi nhËn ®­îc chøng tõ nhËp, xuÊt kho vËt liÖu ë kho do thñ kho chuyÓn ®Õn kÕ to¸n kiÓm tra ®èi chiÕu, ph©n lo¹i ghi gi¸ h¹ch to¸n vµ tÝnh thµnh tiÒn cho tõng chøng tõ. C¨n cø vµo phiÕu giao nhËn chøng tõ ®Ó ghi sè tiÒn vµo b¶ng luü kÕ nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu. B¶ng nµy nhËp cho tõng kho mçi kho mét tê. Cuèi th¸ng tÝnh ra sè tån kho b»ng tiÒn trªn b¶ng luü kÕ. Sè liÖu nµy ®­îc dïng ®Ó ®èi chiÕu víi sæ sè d­ vµ ®èi chiÕu víi kÕ to¸n tæng hîp theo tõng nhãm vËt t­. PhiÕu nhËp kho ThÎ kho PhiÕu xuÊt kho PhiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp. B¶ng luü kÕ nhËp, xuÊt tån kho vËt t­. PhiÕu giao nhËn chøng tõ xuÊt. Sæ sè d­ Sö dông ph­¬ng ph¸p nµy doanh nghiÖp sÏ gi¶m nhÑ ®­îc khèi l­îng ghi chÐp nh­ng cã nh­îc ®iÓm lµ nÕu sai sãt th× khã kiÓm tra. V. H¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô: 1) C¸c ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô: KÕ to¸n cã thÓ sö dông mét trong hai ph­¬ng ph¸p sau: - Ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. - Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. a) Ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn: Lµ ph­¬ng ph¸p theo dâi ph¶n ¸nh th­êng xuyªn, liªn tôc, cã hÖ thèng t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån vËt t­, hµng ho¸ trªn sæ kÕ to¸n vµ ®­îc sö dông tµi kho¶n hµng tån kho ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh hiÖn cã, t×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng, gi¶m cña vËt t­. V× vËy, gi¸ trÞ vËt t­ trªn sæ kÕ to¸n cã thÓ x¸c ®Þnh ë bÊt kú thêi ®iÓm nµo trong niªn ®é kÕ to¸n. VÒ nguyªn t¾c sè liÖu tån kho thùc tÕ lu«n lu«n phï hîp víi sè tån kho trªn sæ kÕ to¸n. Ph­¬ng ph¸p nµy th­êng ¸p dông cho c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt, ®¬n vÞ th­¬ng nghiÖp kinh doanh c¸c mÆt hµng cã gi¸ trÞ lín. b) Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú: Ph­¬ng ph¸p nµy kh«ng theo dâi mét c¸ch th­êng xuyªn, liªn tôc trªn sæ kÕ to¸n t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån vËt t­ mµ chØ ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hµng tån kho ®Çu kú vµ cuèi kú. Khi ¸p dông ph­¬ng ph¸p nµy th× toµn bé c¸c kho¶n mua hµng ho¸, vËt liÖu ®­îc ph¶n ¸nh vµo tµi kho¶n mua hµng. Trong kú c¸c kho¶n xuÊt kho vËt liÖu ®­a vµo sö dông hoÆc b¸n hµng kh«ng ph¶n ¸nh vµo tµi kho¶n tån kho mµ cuèi kú tiÕn hµnh kiÓm kª sè l­îng vËt t­, hµng ho¸ cßn l¹i, x¸c ®Þnh gi¸ thùc tÕ ghi vµo c¸c tµi kho¶n hµng tån kho ®ång thêi c¨n cø vµo gi¸ trÞ vËt t­, hµng ho¸ tån kho ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ trÞ vËt t­, hµng ho¸ xuÊt kho trong kú lµm c¨n cø ghi vµo sæ kÕ to¸n mua hµng vµ gi¸ trÞ hµng xuÊt. Chªnh lÖch gi¸ trÞ hµng tån kho cuèi kú vµ ®Çu kú ± Tæng trÞ gi¸ hµng nhËp = TrÞ gi¸ hµng xuÊt Ph­¬ng ph¸p nµy ®­îc ¸p dông ë doanh nghiÖp cã nhiÒu chñng lo¹i vËt t­, hµng ho¸ víi quy c¸ch, mÉu m· kh¸c nhau, gi¸ trÞ thÊp, hµng ho¸, vËt t­ xuÊt dïng hoÆc b¸n th­êng xuyªn. §Ó ¸p dông ph­¬ng ph¸p nµy ®ßi hái ph¶i t¨ng c­êng vËt t­ t¹i bÕn, b·i, quÇy, kho. 2) C¸c tµi kho¶n sö dông: C¨n cø vµo viÖc lùa chän ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô mµ sö dông c¸c tµi kho¶n phï hîp víi viÖc h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu, c«ng cô dông cô. - Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú sö dông tµi kho¶n 611. KÕt cÊu cña TK 611: - TrÞ gi¸ thùc tÕ hµng ho¸, NVL, CCDC tån kho cuèi kú. - TrÞ gi¸ hµng hµng ho¸ göi ®i b¸n ch­a x¸c ®Þnh tiªu thô trong kú. - TrÞ gi¸ hµng ho¸, vËt t­ tr¶ l¹i cho ng­êi b¸n hoÆc gi¶m gi¸. TK 611 - TrÞ gi¸ thùc tÕ hµng ho¸, NVL, CCDC tån kho ®Çu kú. - TrÞ gi¸ thùc tÕ hµng ho¸, NVL, CCDC mua vµo trong kú, hµng ho¸ b¸n bÞ tr¶ l¹i. TK 611 kh«ng cã sè d­ cuèi kú. - KÕt chuyÓn gi¸ trÞ thùc tÕ NL, VL, CCDC tån kho cuèi kú. - SD: TrÞ gi¸ thùc tÕ NVL, CCDC tån kho cuèi kú. - KÕt chuyÓn gi¸ trÞ thùc tÕ cña NL, vËt liÖu, CCDC tån kho ®Çu kú. TK 152, 153 - Ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn sö dông tµi kho¶n: TK 151: Hµng mua ®ang ®i ®­êng. - Gi¸ trÞ vËt t­, hµng ho¸ ®ang ®i ®­êng. SDCK: Gi¸ trÞ vËt t­, hµng ho¸ ®· mua nh­ng cßn ®ang ®i trªn ®­êng. - Gi¸ trÞ vËt t­, hµng ho¸ ®ang ®i trªn ®­êng ®· vÒ nhËp kho hoÆc ®· chuyÓn giao th¼ng cho kh¸ch hµng. - TrÞ gi¸ thùc tÕ cña NVL nhËp kho do mua ngoµi, tù chÕ, nhËn gãp vèn liªn doanh. - TrÞ gi¸ NVL thõa ph¸t hiÖn khi kiÓm kª. SDCK: TrÞ gi¸ thùc tÕ cña NVL tån kho. TK 152: Nguyªn vËt liÖu - Gi¸ trÞ NVL xuÊt kho ®Ó s¶n xuÊt, ®Ó b¸n, thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn… - TrÞ gi¸ NVL tr¶ l¹i ng­êi b¸n hoÆc ng­êi b¸n gi¶m gi¸. - TrÞ gi¸ NVL thiÕu hôt khi kiÓm kª. 3) H¹ch to¸n nhËp xuÊt kho vËt liÖu, c«ng cô dông cô: Tr×nh tù, thñ tôc lu©n chuyÓn chøng tõ: a) Tr×nh tù, thñ tôc lu©n chuyÓn chøng tõ nhËp kho: KÕ to¸n sö dông c¸c chøng tõ chñ yÕu sau ®Ó h¹ch to¸n nhËp kho vËt liÖu, c«ng cô dông cô: - Ho¸ ®¬n GTGT. - Ho¸ ®¬n b¸n hµng. - Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­. - PhiÕu nhËp vËt t­. - PhiÕu di chuyÓn vËt t­ trong néi bé. - ThÎ kho. * Tr­êng hîp mua ngoµi: Phßng cung øng më sæ theo dâi t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch cung øng vµ t×nh h×nh thùc hiÖn hîp ®ång. Khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n GTGT hoÆc ho¸ ®¬n b¸n hµng hoÆc giÊy b¸o nhËn hµng phßng cung øng ph¶i kiÓm tra ®èi chiÕu víi kÕ ho¹ch thu mua, víi hîp ®ång ®Ó quyÕt ®Þnh chÊp nhËn hay kh«ng chÊp nhËn thanh to¸n víi tõng chuyÕn hµng. Khi vËt liÖu vÒ ®Õn ®¬n vÞ cÇn lËp ban kiÓm nghiÖm “Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­” sÏ do ban kiÓm nghiÖm lËp thµnh 2 b¶n. Mét b¶n phßng cung øng gëi ®Ó theo ghi sæ theo dâi t×nh h×nh thùc hiÖn hîp ®ång, mét b¶n giao cho phßng kÕ to¸n ®Ó lµm cung c¨n cø ®Ó theo dâi vµ thanh to¸n. Khi kiÓm nhËn nÕu ph¸t hiÖn vËt liÖu thõa, thiÕu, kÐm phÈm chÊt thñ kho ph¶i b¸o cho phßng cung øng biÕt vµ lËp biªn b¶n cïng ng­êi giao hµng ®Ó lµm c¨n cø gi¶i quyÕt. PhiÕu nhËp kho lËp thµnh 2 b¶n sau khi cã ®Çy ®ñ ch÷ ký cña ng­êi giao nhËn… thñ kho gëi lªn phßng kÕ to¸n 1 b¶n, 1 b¶n thñ kho gi÷ lµm c¨n cø vµo thÎ kho. * §èi víi vËt liÖu nhËp kho dïng kh«ng hÕt tr¶ l¹i hay phÕ liÖu, phÕ phÈm thu håi: §èi víi c¸c bé phËn cã vËt liÖu, c«ng cô dông cô nhËp kho ph¶i lËp thµnh 3 b¶n “ PhiÕu nhËp kho”. C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho thñ kho kiÓm nhËn vµ ghi sè thùc nhËp vµo phiÕu, cïng víi ng­êi nép thñ kho ký vµo 3 b¶ng “PhiÕu nhËp kho”. Mét b¶n giao cho ng­êi nép, 1 b¶n chuyÓn lªn phßng cung øng, cßn 1 b¶n sau khi thñ kho ghi vµo thÎ kho sÏ chuyÓn vÒ phßng kÕ to¸n ®Ó ghi sæ kÕ to¸n nhËp vËt liÖu. * §èi víi vËt liÖu, c«ng cô dông cô thuª ngoµi chÕ biÕn nhËp kho: Dùa vµo giÊy giao hµng cña ®¬n vÞ nhËn gia c«ng chÕ biÕn, phßng cung øng lËp phiÕu vËt t­ thµnh 3 b¶n. PhiÕu ®­îc giao cho ng­êi mua hµng xuèng nhËp, khi phiÕu ®· cã ch÷ ký cña ng­êi phô tr¸ch phßng cung øng. Mét b¶n giao cho ng­êi nép, mét b¶n thñ kho chuyÓn lªn phßng cung øng, mét b¶n sau khi thñ kho vµo thÎ kho sÏ chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n. * §èi víi vËt liÖu nhËp kho do di chuyÓn néi bé: Phßng cung øng lËp phiÕu di chuyÓn vËt t­ trong néi bé thµnh 2 b¶n. C¸c thñ tôc kh¸c t­¬ng tù nh­ c¸c tr­êng hîp trªn. b) Tr×nh tù, thñ tôc lu©n chuyÓn chøng tõ xuÊt kho: KÕ to¸n sö dông c¸c chøng tõ sau ®Ó h¹ch to¸n xuÊt kho vËt liÖu, c«ng cô dông cô: - PhiÕu xuÊt kho vËt t­. - PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé. - Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho. - ThÎ kho. - Ho¸ ®¬n GTGT. - Ho¸ ®¬n b¸n hµng. Tuú theo ®Æc ®iÓm yªu cÇu qu¶n lý cña tõng doanh nghiÖp, c¸c doanh nghiÖp cã thÓ sö dông thªm c¸c chøng tõ h­íng dÉn nh­ phiÕu xuÊt kho vËt t­ theo h¹n møc ... * Tr­êng hîp vËt liÖu xuÊt b¸n: Theo lÖnh cña gi¸m ®èc phßng cung øng vËt t­ lËp “Ho¸ ®¬n GTGT” hoÆc ho¸ ®¬n b¸n hµng thµnh 3 b¶n. Sau khi gi¸m ®èc duyÖt 3 b¶n trªn kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt vµ giao cho kh¸ch hµng, c¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho thñ kho xuÊt kho vËt liÖu vµ ký vµo 3 b¶n. Mét b¶n giao cho kh¸ch hµng, mét b¶n thñ kho chuyÓn lªn phßng cung øng, mét b¶n sau khi thñ kho vµo thÎ kho sÏ chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n. * Tr­êng hîp vËt liÖu xuÊt dïng cho s¶n xuÊt kinh doanh trong ®¬n vÞ: Khi cã nhu cÇu lÜnh vËt liÖu, bé phËn cã nhu cÇu lËp giÊy ®Ò nghÞ lÜnh vËt liÖu. GiÊy nµy ®­îc chuyÓn lªn phßng cung øng sau khi kiÓm tra hîp lý, hîp lÖ cña giÊy, ®Ò nghÞ phßng cung øng lËp giÊy xuÊt vËt liÖu thµnh 3 b¶n. C¨n cø vµo chøng tõ nµy thñ kho xuÊt kho vµ ghi sè thùc xuÊt vµo phiÕu cïng víi ng­êi nhËn ký vµo 3 b¶n phiÕu xuÊt. Mét b¶n ng­êi nhËn gi÷, mét b¶n thñ kho gi÷ lµm c¨n cø ®Ó ghi vµo thÎ kho vµ chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n ghi vµo sæ, b¶n cßn l¹i chuyÓn lªn phßng cung øng. * §èi víi vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn: C¨n cø vµo hîp ®ång thuª ngoµi gia c«ng ®Ó lËp “PhiÕu xuÊt kho vËt t­” ghi râ thuª ngoµi gia c«ng thµnh 3 b¶n, mét b¶n thñ kho gi÷ lµm c¨n cø ®Ó ghi vµo thÎ kho vµ chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n ®Ó ghi vµo sæ, b¶n cßn l¹i chuyÓn lªn phßng cung øng. S¬ ®å h¹ch to¸n tæng hîp nhËp xuÊt kho vËt liÖu, c«ng cô dông cô: - Ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn: Tk 111, 112, 141, 331 Gi¸ t.to¸n NhËp kho NVL, CCDC ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ TK 133 Tk 152, 153 Tk 154 XuÊt VL thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn Tk 151 NhËp kho NVL, CCDC ®i ®­êng kú tr­íc Tk138, 334, 821 XuÊt VL thuª ngoµi khi kiÓm kª Tk 154 Tk 621, 641, 642, 214 VL, tù chÕ, thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn xong nhËp kho XuÊt VL dïng cho SXKD, XDCB Tk 3333 Tk 128, 222 ThuÕ nhËp khÈu tÝnh vµo XuÊt VL gãp vèn Tk 411 Tk 412 Tk 338 (nÕu cã) liªn doanh NhËn VL, CCDC do gãp vèn liªn doanh hay biÕu tÆng §¸nh gi¸ chªnh lÖch gi¶m VL kiÓm kª ph¸t hiÖn thõa §¸nh gi¸ chªnh lÖch  - Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú: Tk 111, 112, 141, 331 Tk 611 Tk 133 Tk 621 Tk 152, 153 KÕt chuyÓn gi¸ trÞ NVL tån ®Çu kú Tk 111, 112 Tk 138, 331 NÕu thu ®­îc tiÒn hµng Tr¶ l¹i hµng kh«ng ®óng quy c¸ch hoÆc ®­îc gi¶m gi¸ Tk 152, 153 Gi¸ trÞ thùc tÕ NVL xuÊt dïng cho xuÊt dïng cho s¶n xuÊt kinh doanh Gi¸ mua Gi¸ thùc tÕ NVL mua trong kú ch­a cã thuÕ GTGT Gi¸ trÞ thùc tÕ NVL xuÊt dïng cho s¶n xuÊt kinh doanh Tk 138, (1381) Gi¸ trÞ NVL thiÕu hôt ThuÕ GTGT ®Çu vµo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ 4) H¹ch to¸n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho: §Ó h¹n chÕ bít nh÷ng thiÖt h¹i cã thÓ x¶y ra trong kinh doanh, doanh nghiÖp ph¶i thùc hiÖn lËp dù phßng gi¶m gi¸ vËt t­, hµng ho¸. LËp dù phßng lµ chuyÓn chi phÝ ph¸t sinh c¸c n¨m sau vµo chi phÝ n¨m nµy. - Ph­¬ng ph¸p lËp dù phßng: Doanh nghiÖp ph¶i c¨n cø vµo t×nh h×nh gi¶m gi¸, sè l­îng tån kho thùc tÕ cña tõng vËt t­, hµng ho¸ ®Ó x¸c ®Þnh møc dù phßng. Ta cã c«ng thøc: Møc dù phßng gi¶m gi¸ VT, HH cho n¨m kÕ ho¹ch. = L­îng vËt t­, HH gi¶m gi¸ trÞ thêi ®iÓm 13/12. ´ Gi¸ h¹ch to¸n trªn sæ kÕ to¸n. Gi¸ thùc tÕ trªn thÞ tr­êng t¹i thêi ®iÓm 31/12. - + C¨n cø vµo t×nh h×nh thùc tÕ biÕn ®éng gi¸ c¶ cña thÞ tr­êng vµo cuèi niªn ®é kÕ to¸n, kÕ to¸n thµnh lËp dù phßng cho n¨m N+1 dùa vµo ®iÒu kiÖn lËp dù phßng. KÕ to¸n hoµn nhËp toµn bé dù phßng ®· lËp cho n¨m N. Nî TK 159 : Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. Cã TK 721: C¸c kho¶n thu nhËp bÊt th­êng. + LËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho cho n¨m N+1. Nî TK 642 : Chi phÝ qu¶n lý DN. Cã TK 159: Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. PhÇn II: kh¸I qu¸t chung vÒ xÝ nghiÖp khai th¸c vËt t­ - phÕ liÖu vµ t×nh h×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n vËt liÖu - c«ng cô dông cô t¹i xÝ nghiÖp. A - Kh¸i qu¸t chung vÒ xÝ nghiÖp: Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña xÝ nghiÖp: C«ng ty vËt t­ kü thuËt ra ®êi ngµy 01/10/1975. §Õn n¨m 1980 theo quy ®Þnh chung cña ngµnh, sau ®ã bé vËt t­ cã quyÕt ®Þnh sè 316/VTQ§ chuyÓn thµnh XÝ nghiÖp khai th¸c vËt t­ vµ phÕ liÖu. XÝ nghiÖp khai th¸c vËt t­ vµ phÕ liÖu lµ ®¬n vÞ trùc thuéc C«ng ty vËt t­ tæng hîp §µ N½ng. Th¸ng 11/1989, chñ tÞch tØnh QN - §N ký quyÕt ®Þnh thµnh lËp vµ cho phÐp xÝ nghiÖp ®­îc h¹ch to¸n ®éc lËp, cã ®Çy ®ñ t­ c¸ch ph¸p nh©n vÒ mÆt nhµ n­íc vµ thuéc tØnh qu¶n lý. XÝ nghiÖp khai th¸c vËt t­ vµ phÕ liÖu ®­îc së Th­¬ng M¹i Du LÞch trùc tiÕp qu¶n lý. Ngµy 31/12/1993, së Th­¬ng M¹i Du LÞch ra quyÕt ®Þnh sè 632/TCTM ®Ó tæ chøc s¾p sÕp l¹i ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh trùc thuéc c«ng ty vËt t­ tæng hîp §µ N½ng ®èi víi XÝ nghiÖp khai th¸c vËt t­ vµ phÕ liÖu. XÝ nghiÖp khai th¸c vËt t­ vµ phÕ liÖu lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc, võa ho¹t ®éng s¶n xuÊt võa ho¹t ®éng th­¬ng m¹i, trong ®ã ho¹t ®éng th­¬ng m¹i lµ chñ yÕu. N¨m 1989, XÝ nghiÖp ®­îc UBND ký quyÕt ®Þnh cho phÐp ho¹t ®éng kinh doanh ®éc lËp c¸c mÆt hµng nh­: s¾t, kim khÝ, xi m¨ng, x¨ng dÇu. N¨m 1993 XÝ nghiÖp tæ chøc s¶n xuÊt s¾t phi. Tõ n¨m 1993 cho ®Õn nay, mÆc dï xÝ nghiÖp ®i vµo s¶n xuÊt víi quy m« nhá, d©y chuyÒn c«ng nghÖ kh«ng hiÖn ®¹i, vèn kinh doanh Ýt, ®éi ngò c¸n bé chuyªn m«n cßn h¹n chÕ l¹i chÞu sù chi phèi vµ c¹nh tranh gay g¾t cña thÞ tr­êng. Song c¸n bé c«ng nh©n viªn ®· næ lùc phÊn ®Êu ®Ó v­¬n lªn víi th¸i ®é lµm viÖc nghiªm tóc, chñ ®éng chÊp nhËn thö th¸ch, tæ chøc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ngµy cµng tèt h¬n, ®¸p øng nhu cÇu s¶n xuÊt vµ tiªu dïng. XÝ nghiÖp ngµy mét tr­ëng thµnh vµ cã nhiÒu kinh nghiÖm trong qu¸ tr×nh kinh doanh tõ kh©u mua vµo cho ®Õn kh©u b¸n ra. Tr¶i qua nhiÒu khã kh¨n vµ thö th¸ch do nhiÒu nguyªn nh©n t¸c ®éng tõ bªn trong còng nh­ bªn ngoµi, cho ®Õn nay xÝ nghiÖp ®· ®¹t ®­îc mét sè thµnh tùu ®¸ng kÓ: ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ph¸t triÓn, kinh doanh nhiÒu mÆt hµng (kim khÝ, xi m¨ng, x¨ng dÇu, s¾t thÐp,…) ®êi sèng c¸n bé c«ng nh©n viªn ngµy cµng n©ng cao. II. §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý cña xÝ nghiÖp: 1) §Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt vµ quy tr×nh c«ng nghÖ t¹i xÝ nghiÖp: a) Tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh cña xÝ nghiÖp: XÝ nghiÖp võa mang tÝnh chÊt cña doanh nghiÖp s¶n xuÊt l¹i võa mang tÝnh chÊt cña doanh nghiÖp th­¬ng m¹i, do ®ã tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh cña xÝ nghiÖp gåm hai phÇn c¬ b¶n sau: - PhÇn s¶n xuÊt: XÝ nghiÖp tuy kinh doanh nhiÒu mÆt hµng nh­ng chñ yÕu lµ s¶n xuÊt s¾t phi c¸c lo¹i (cã ®­êng kÝnh 4mm trë lªn), ngoµi ra cßn s¶n xuÊt phô c¸c s¶n phÈm nh­: s¾t dÑt vµ ®inh c¸c lo¹i. H»ng n¨m xÝ nghiÖp s¶n xuÊt trªn 1000 tÊn. + §Ó tiÕt kiÖm ®­îc thêi gian lao ®éng phï hîp víi yªu cÇu s¶n xuÊt, xÝ nghiÖp ®· bè trÝ ë ph©n x­ëng chia ra lµm 2 bé phËn: - Bé phËn chuÈn bÞ ph«i: 10 c«ng nh©n/ ca. - Bé phËn c¸n kÐo chia lµm 2 tæ, mçi tæ : 8 c«ng nh©n/ ca. - PhÇn kinh doanh: + VÒ lÜnh vùc kinh doanh: XÝ nghiÖp chuyªn kinh doanh c¸c mÆt hµng dÔ b¶o qu¶n vÒ mÆt lý häc, ho¸ häc nªn cã thÓ dù tr÷ ®­îc nhiÒu mµ kh«ng sî h­ háng nh­ kim khÝ, vËt liÖu x©y dùng, m¸y mãc thiÕt bÞ hµng tiªu dïng thiÕt yÕu. C¸c s¶n phÈm nµy còng gièng nh­ c¸c lo¹i s¶n phÈm kh¸c trªn thÞ tr­êng th­êng b¸n ch¹y theo mïa, b¸n ch¹y nhÊt lµ vµo nh÷ng kho¶ng thêi gian mµ thêi tiÕt kh«ng m­a ®Ó cã thÓ dÔ dµng trong viÖc x©y dùng vµ l­u chuyÓn s¶n phÈm ra ngoµi thµnh phè. §Æc biÖt, hµng kim khÝ chiÕm tû träng kho¶ng 70% tæng doanh thu cña xÝ nghiÖp. + VÒ tæ chøc kinh doanh: V× quy m« cña xÝ nghiÖp kh«ng réng nªn phÇn lín kh¸ch hµng chñ yÕu lµ nh÷ng c¸ nh©n hay ®¬n vÞ kinh doanh t­¬ng ®èi nhá nh­ng ng­îc l¹i cã mét thÞ tr­êng kh¸ lín. §a sè s¶n phÈm ®­îc tiªu thô ngay trªn thÞ tr­êng, trªn ®Þa bµn thµnh phè. Sè l­îng tiªu thô ë c¸c tØnh phÝa Nam vµ T©y Nguyªn còng kh«ng Ýt. §Æc biÖt, ë quý I/2003 xÝ nghiÖp ®· xuÊt khÈu s¾t x©y dùng sang thÞ tr­êng Lµo víi trÞ gi¸ kho¶ng 400.000.000 ®ång. Tuy ®ã lµ con sè ch­a cao so víi c¸c doanh nghiÖp kh¸c nh­ng ®©y còng lµ ®éng c¬ tÝch cùc ®Ó xÝ nghiÖp hoµn thiÖn vµ tiÕn nhanh h¬n vµo nh÷ng n¨m kÕ tiÕp. b) Quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm cña xÝ nghiÖp: Qu¸ tr×nh s¶n xuÊt t¹i xÝ nghiÖp tr¶i qua 2 giai ®o¹n: - Tõ s¾t tÊm c«ng nghiÖp, gia c«ng chÕ biÕn ph«i. - Tõ ph«i lµm nguyªn liÖu chÝnh s¶n xuÊt ra s¾t phi. Quy tr×nh: Nguyªn vËt liÖu TiÕp nhËn Ph©n lo¹i Lß nung M¸y c¸n ph«i M¸y ®Þnh h×nh Kho thµnh phÈm - VËt liÖu lµ s¾t phÕ liÖu tËn dông ®­îc xÝ nghiÖp tæ chøc thu mua vÒ nhËp kho ®Ó s¶n xuÊt, chÕ t¹o ra s¶n phÈm. XÝ nghiÖp dïng ph­¬ng ph¸p c¸n nãng, nung ph«i ë nhiÖt ®é 1.200 - 1.400 ®é C, cho ph«i qua m¸y c¸n nhiÒu lÇn ®Ó t¹o ra thµnh phÈm, cô thÓ qua c¸c b­íc sau: + T¹o ph«i: vËt liÖu, s¾t tÊm tËn dông cã ®ñ ®é dµi vµ dµy cÇn thiÕt, sau khi xuÊt kho ®­a vµo m¸y c¾t thµnh tõng miÕng theo yªu cÇu cña tõng lo¹i s¾t phi cÇn s¶n xuÊt. Ngoµi ra cã thÓ sö dông giã ®¸ nÕu trong tr­êng hîp m¸y kh«ng thÓ t¹o ph«i ®­îc. + Sau khi ph«i ®­îc t¹o xong ph¶i nung ë nhiÖt ®é 1.200 - 1.400 ®é C dïng than hoÆc dÇu ®en ®Ó nung vµ dïng qu¹t ®iÖn ®Ó qu¹t giã vµo lß, lóc nµy s¾t ®· ®­îc nung ®á råi ®­a sang m¸y c¸n. + Sau khi ph«i ®· dµi vµ nhá theo ®óng yªu cÇu,®­a sang m¸y ®Þnh h×nh ph«i sÏ cho ra s¶n phÈm. + C«ng viÖc cuèi cïng lµ dïng thñ c«ng ®Ó c¾t ®Çu, ®u«i, hoµn tÊt s¶n phÈm, bã buéc, nhËp kho råi ®­a ra tiªu thô. 2) Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña xÝ nghiÖp: a) S¬ ®å tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña xÝ nghiÖp: Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc Ph©n x­ëng s¶n xuÊt Phßng kinh doanh Phßng tæ chøc - hµnh chÝnh Phßng kÕ to¸n Ghi chó: : Quan hÖ trùc tuyÕn. : Quan hÖ tham m­u. b) Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña c¸c phßng ban: - Gi¸m ®èc: lµ ng­êi ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña xÝ nghiÖp, ban hµnh c¸c quyÕt ®Þnh vµ ®ång thêi lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm cao nhÊt vÒ mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña xÝ nghiÖp. - Phã gi¸m ®èc: lµ ng­êi gióp gi¸m ®èc qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña xÝ nghiÖp. Phã gi¸m ®èc ®­îc uû quyÒn ký kÕt c¸c hîp ®ång kinh tÕ vµ thay mÆt gi¸m ®èc gi¶i quyÕt nh÷ng c«ng viÖc cña xÝ nghiÖp khi gi¸m ®èc v¾ng mÆt. - Phßng kÕ to¸n: tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n theo ®óng ph¸p luËt cña nhµ n­íc. CËp nhËt c¸c chøng tõ vÒ nhËp, xuÊt vµ c¸c chi phÝ trong qu¸ tr×nh l­u chuyÓn hµng ho¸ ®Ó tiÕn hµnh kiÓm tra, ®èi chiÕu, ghi chÐp vµ h¹ch to¸n kÕ to¸n. Thùc hiÖn chÕ ®é b¸o c¸o kÕ to¸n, tæng hîp vµ ph©n tÝch t×nh h×nh ho¹t ®éng kinh doanh cña xÝ nghiÖp. + ChØ ®¹o vµ kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é vÒ c«ng t¸c tµi vô, b¶o ®¶m vµ b¶o qu¶n c¸c hå s¬ tµi liÖu, chøng tõ kÕ to¸n. + Cung cÊp c¸c th«ng tin vÒ kÕ to¸n, vÒ tµi chÝnh cho gi¸m ®èc. - Phßng kinh doanh: cã nhiÖm vô tham m­u cho gi¸m ®èc vµ thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng nh­ lËp vµ chØ ®¹o s¶n xuÊt kinh doanh cña xÝ nghiÖp, nghiªn cøu n¾m b¾t th«ng tin trªn thÞ tr­êng nh»mkhai th¸c nguån hµng, më réng thÞ tr­êng tiªu thô, tæ chøc thùc hiÖn m¹ng l­íi kinh doanh cña xÝ nghiÖp. - Phßng tæ chøc hµnh chÝnh: cã nhiÖm vô tham m­u cho gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c tæ chøc c¸n bé ®iÒu ®éng nh©n sù, tiÒn l­¬ng, lao ®éng thi ®ua, khen th­ëng, nh»m tæ chøc hîp lý bé m¸y ho¹t ®éng cña xÝ nghiÖp. - Ph©n x­ëng s¶n xuÊt: ChØ ®¹o s¶n xuÊt trong ph©n x­ëng vµ tiÕn hµnh s¶n xuÊt ®óng tiªu chuÈn kü thuËt, d©y chuyÒn c«ng nghÖ, bè trÝ viÖc lµm cho c«ng nh©n s¶n xuÊt. C¸c phßng ban cña xÝ nghiÖp cã mèi quan hÖ h÷u c¬ víi nhau, t¸c ®éng qua l¹i lÉn nhau nh»m thóc ®Èy nhanh qu¸ tr×nh l­u chuyÓn hµng ho¸ cña xÝ nghiÖp ®Ó ®¹t ®­îc kÕt qu¶ tèt nhÊt trong s¶n xuÊt kinh doanh. III. §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i xÝ nghiÖp: 1) Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n t¹i xÝ nghiÖp: Tæ chøc kÕ to¸n ë xÝ nghiÖp mét c¸ch khoa häc vµ hîp lý, nã kh«ng nh÷ng cã ý nghÜa quyÕt ®Þnh ®èi víi chÊt l­îng cña c«ng t¸c kÕ to¸n mµ cßn lµ mét nh©n tè quan träng ®Ó thùc hiÖn tèt viÖc qu¶n lý vµ b¶o vÖ tµi s¶n, vËt t­, hµng ho¸, tiÒn vèn cña xÝ nghiÖp, thùc hiÖn tèt vai trß cña kÕ to¸n. V× vËy, viÖc lùa chän h×nh h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n lµ rÊt quan träng, nã liªn quan chÆt chÏ ®Õn viÖc x©y dùng bé m¸y kÕ to¸n xÝ nghiÖp. Tõ ®Æc ®iÓm tæ chøc kinh doanh vµ tr×nh ®é cña ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n hiÖn cã t¹i xÝ nghiÖp ®· sö dông h×nh thøc kÕ to¸n tËp trung. Nh­ vËy, mäi chøng tõ kÕ to¸n dï ph¸t sinh ë bé phËn nµo còng tËp trung vÒ phßng kÕ to¸n. S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n: KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n mua b¸n hµng ho¸, c«ng nî KÕ to¸n thanh to¸n vµ theo dâi vèn b»ng tiÒn Thñ quü Ghi chó: : Quan hÖ chØ huy. : Quan hÖ chøc n¨ng. a) Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña kÕ to¸n: - KÕ to¸n tr­ëng: lµ ng­êi tham m­u cho gi¸m ®èc, trùc tiÕp b¸o c¸o cho gi¸m ®èc vµ c¸c c¬ quan tµi chÝnh vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh cña xÝ nghiÖp. KÕ to¸n tr­ëng lµ ng­êi chØ ®¹o c«ng t¸c kÕ to¸n ë xÝ nghiÖp, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vµ nhµ n­íc vÒ thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n kÕ to¸n vµ qu¶n lý tµi chÝnh hiÖn hµnh. - KÕ to¸n tæng hîp: cã nhiÖm vô kiÓm tra vµ tæng hîp sè liÖu cña c¸c kÕ to¸n chi tiÕt ®Ó lªn sæ c¸i vµ lËp b¸o c¸o quyÕt to¸n, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc kÕ to¸n tr­ëng, theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng, gi¶m TSC§, ®Þnh kú trÝch khÊu hao TSC§, h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô mua, b¸n, thanh lý c¸c TSC§. - KÕ to¸n mua b¸n hµng ho¸, c«ng nî: cã nhiÖm vô theo dâi chÆt chÏ c¸c kho¶n ph¶i thu, ph¶i tr¶ vµ t×nh h×nh mua b¸n hµng ho¸ cña xÝ nghiÖp. Cuèi quý kÕ to¸n lËp b¸o c¸o c©n ®èi nhËp, xuÊt, tån hµng ho¸. - KÕ to¸n thanh to¸n vµ theo dâi vèn b»ng tiÒn: theo dâi c¸c kho¶n ph¶i thu, chi tiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng, c¸c kho¶n t¹m øng vµ thanh to¸n tiÒn trong qu¸ tr×nh mua b¸n ®ång thêi ®¶m nhËn c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn thanh to¸n l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng, c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn ng©n hµng, lµm c¸c thñ tôc vÒ viÖc vay vµ tr¶ nî. - Thñ quü: thùc hiÖn c¸c kho¶n thu, chi cña xÝ nghiÖp ph¸t sinh theo ®óng thñ tôc ph¸p lý, kiÓm tra ®èi chiÕu quü tiÒn mÆt hµng ngµy, cËp nhËt sæ quü trªn c¬ së c¸c chøng tõ ®· lËp, cuèi th¸ng tæng kÕt sè tån quü chÝnh x¸c vµ kÞp thêi, lµ ng­êi ®­îc giao nhiÖm vô theo dâi vµ b¶o qu¶n tiÒn mÆt cña xÝ nghiÖp. Mäi phÇn hµnh trong bé m¸y kÕ to¸n ®Òu cã quan hÖ chÆt chÏ víi nhau, gióp nhau hoµn thµnh nhiÖm vô d­íi sù ®iÒu hµnh cña kÕ to¸n tr­ëng. b) H×nh thøc kÕ to¸n ¸p dông t¹i xÝ nghiÖp: Do yªu cÇu cña ®¬n vÞ nãi riªng, nÒn kinh tÕ hiÖn nay nãi chung vµ ®Ó ®¸p øng víi ®iÒu kiÖn ho¹t ®éng s¶n xuÊt, xÝ nghiÖp ®· ¸p dông h×nh thøc: “ NhËt ký chung cã c¶i biªn” víi kú h¹ch to¸n lµ quý. c) Tµi kho¶n sö dông: KÕ to¸n xÝ nghiÖp sö dông c¸c TK nh­: - Khi mua nguyªn vËt liÖu vÒ nhËp kho: Nî TK 152 Nî TK 133 Cã TK 111,131, 331, .... - XuÊt kho nguyªn vËt liÖu ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm: Nî TK 621 Cã TK 152 - Khi nhËp kho thµnh phÈm: Nî TK 155 Cã TK 154 - XuÊt nguyªn vËt liÖu ®Ó b¸n cho kh¸ch hµng ®­îc ph¶n ¸nh qua 2 bót to¸n: + Gi¸ vèn: Nî TK 632 Cã TK 152 + Doanh thu: Nî TK 111 Cã TK 3331 Cã TK 511 S¬ ®å h¹ch to¸n: Chøng tõ gèc Sæ nhËt ký chung Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi sæ ph¸t sinh TK B¸o c¸o kÕ to¸n Sæ chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ nhËt ký ®Æc biÖt Ghi chó: : Ghi h»ng ngµy (®Þnh kú). : KiÓm tra ®èi chiÕu. : Ghi cuèi th¸ng (cuèi kú). Bé sæ s¸ch kÕ to¸n xÝ nghiÖp sö dông: Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n. Sæ chi tiÕt vËt t­. B¶ng tæng hîp chi tiÕt. Sæ theo dâi c«ng nî. Sæ quü. Sæ tµi s¶n cè ®Þnh. 2) Tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ: Hµng ngµy, c¨n cø vµo chøng tõ gèc ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, kÕ to¸n ghi vµo sæ nhËt ký ®Æc biÖt vµ c¸c b¶n kª chøng tõ ghi cã c¸c tµi kho¶n. Cuèi th¸ng, tæng hîp c¸c sè liÖu vµ ®Õn cuèi quý c¨n cø vµo sè liÖu tæng hîp ghi vµo sæ c¸i. Nh÷ng ®èi t­îng cÇn theo dâi chi tiÕt th× ghi vµo sæ kÕ to¸n chi tiÕt cã liªn quan nh­: sæ theo dâi c«ng nî cña tõng c¸ nh©n, ®¬n vÞ hoÆc sæ chi tiÕt tõng lo¹i hµng ho¸. Cuèi quý, c¨n cø vµo c¸c sæ chi tiÕt lËp b¶ng tæng hîp chi tiÕt, ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a sæ c¸i vµ b¶ng tæng hîp chi tiÕt. C¨n cø vµo sæ c¸i lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh tµi kho¶n, ®ång thêi c¨n cø vµo b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh vµ b¶ng tæng hîp chi tiÕt ®Ó lËp b¸o c¸o kÕ to¸n theo ®Þnh kú 3 th¸ng, 6 th¸ng, 9 th¸ng vµ cuèi n¨m. B - T×nh h×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô t¹i xÝ nghiÖp: I. Tæ chøc c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu, c«ng cô dông cô t¹i xÝ nghiÖp. 1) §Æc ®iÓm cña c¸c lo¹i vËt liÖu, c«ng cô dông cô t¹i xÝ nghiÖp: Lµ ®¬n vÞ chuyªn s¶n xuÊt nh÷ng mÆt hµng quan träng vµ thiÕt yÕu trong cuéc sèng h»ng ngµy nh­ vËt liÖu x©y dùng, kim khÝ… §ã lµ yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, lµ c¬ së vËt chÊt cÊu thµnh nªn thùc thÓ s¶n phÈm. + Nguyªn vËt liÖu chÝnh tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt gåm c¸c lo¹i s¾t tÊm c«ng nghiÖp, thÐp, ph«i, mçi lo¹i gåm nhiÒu kÝch cì kh¸c nhau. + Nguyªn vËt liÖu phô nh­ d©y cu roa… + C«ng cô dông cô dïng cho s¶n xuÊt chñ yÕu lµ m¸y mµi, m¸y khoan, m¸y c¾t que hµn, bµn c©n… + Nhiªn liÖu: dÇu ®en. 2) C«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu, c«ng cô dông cô t¹i xÝ nghiÖp: - Lµ ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh nªn qu¸ tr×nh nhËp xuÊt diÔn ra th­êng xuyªn, liªn tôc do ®ã ®ßi hái c«ng t¸c qu¶n lý ph¶i chÆt chÏ. XÝ nghiÖp cã kho chøa toµn bé vËt t­, c«ng cô phôc vô cho s¶n xuÊt vµ dù tr÷. V× kho ë gÇn ph©n x­ëng s¶n xuÊt nªn rÊt thuËn lîi, gióp cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®­îc liªn tôc. Khi cÇn vËt liÖu ®Ó dïng cho s¶n xuÊt, bé phËn ph©n x­ëng lËp giÊy ®Ò nghÞ cÊp vËt liÖu vµ th«ng qua phßng kÕ ho¹ch nghiÖp vô duyÖt. Cßn ®èi víi nguyªn vËt liÖu chÝnh th× dùa trªn hîp ®ång xÝ nghiÖp ®· ký víi ®èi t¸c, phßng kÕ ho¹ch sÏ lªn kÕ ho¹ch thu mua vËt liÖu, viÖc nµy mang mét ý nghÜa rÊt lín tr¸nh t×nh tr¹ng thõa, thiÕu nguyªn vËt liÖu ¶nh h­ëng ®Õn gi¸ thµnh. - Cø 6 th¸ng mét lÇn, vµo lóc 0h ngµy cña th¸ng kÕ tiÕp sau th¸ng kÕt thóc 2 quý, xÝ nghiÖp sÏ tæ chøc kiÓm kª vËt liÖu, c«ng cô dông cô vµ ®­îc tiÕn hµnh gièng nhau nh»m x¸c ®Þnh râ sè l­îng, chÊt l­îng cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô hiÖn cã. KiÓm tra t×nh h×nh b¶o qu¶n nhËp, xuÊt vµ sö dông ®Ó tr¸nh bít ®­îc c¸c tr­êng hîp nh­ hao hôt, h­ háng ®Ó kÞp thêi xö lý. §Ò cao tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cña thñ kho vµ bé phËn sö dông, dÇn dÇn ®­a vµo nÒ nÕp qu¶n lý cña xÝ nghiÖp. C«ng t¸c kiÓm kª ®­îc tiÕn hµnh tr­íc khi lËp quyÕt to¸n, ban kiÓm kª gåm cã thñ tr­ëng ®¬n vÞ, thñ kho, kÕ to¸n.TÊt c¶ kÕt qu¶ cña kiÓm kª ®Òu ®­îc ph¶n ¸nh vµo sè l­îng thùc tÕ cña Biªn b¶n kiÓm kª. 3) §¸nh gi¸ vËt liÖu, c«ng cô dông cô t¹i xÝ nghiÖp. a) §¸nh gi¸ vËt liÖu, c«ng cô dông cô nhËp kho: - Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu, c«ng cô dông cô nhËp kho gåm: Gi¸ mua theo ho¸ ®¬n + Chi phÝ thu mua vËn chuyÓn. b) §¸nh gi¸ vËt liÖu, c«ng cô dông cô xuÊt kho: XÝ nghiÖp sö dông ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc xuÊt tr­íc ®Ó phï hîp víi ®Æc ®iÓm cña nguyªn vËt liÖu. II. H¹ch to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô t¹i xÝ nghiÖp: §Ó sè liÖu ®­îc cËp nhËt th­êng xuyªn, liªn tôc vµ ®Ó phï hîp víi tÝnh chÊt, ®Æc ®iÓm cña ngµnh, xÝ nghiÖp ®· sö dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn nªn cã thÓ cung cÊp th«ng tin mét c¸ch ®Çy ®ñ, kÞp thêi cho qu¶n lý. 1) Tr×nh tù, thñ tôc vµ h¹ch to¸n chi tiÕt nhËp vËt liÖu, c«ng cô dông cô: §¬n vÞ thu mua nguyªn vËt liÖu chÝnh tõ c¸c nhµ m¸y, c«ng ty trong vµ ngoµi n­íc… nªn gi¸ mua thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu chÝnh bao gåm: Gi¸ mua, chi phÝ thu mua vµ chi phÝ vËn chuyÓn, thuÕ GTGT 5% ®­îc khÊu trõ. VËt t­, c«ng cô dông cô xÝ nghiÖp mua tõ c¸c c¬ së s¶n xuÊt kinh doanh, thuÕ GTGT lµ 10% ®­îc khÊu trõ. Gi¸ thùc tÕ nhËp kho bao gåm: Gi¸ mua thùc tÕ + chi phÝ thu mua, vËn chuyÓn. Chi phÝ thu mua vËt t­ nµo th× h¹ch to¸n th¼ng cho vËt t­ ®ã. - Khi vËt liÖu ®­îc mua vÒ nhËp kho xÝ nghiÖp dïng ®Ó: + XuÊt b¸n. + XuÊt gia c«ng chÕ biÕn. Thñ tôc mua vËt liÖu, vËt t­, c«ng cô dông cô: Th«ng qua c¸c giÊy tê ®Ò nghÞ cÊp vËt t­ cña ph©n x­ëng gëi lªn phßng kÕ ho¹ch sÏ tiÕn hµnh xÐt duyÖt. NÕu ®­îc sù ®ång ý cña gi¸m ®èc th× phßng kÕ ho¹ch sÏ lËp b¶ng b¸o gi¸ th«ng qua phßng kÕ to¸n vµ sÏ tiÕn hµnh thu mua vËt liÖu, vËt t­, c«ng cô dông cô. Khi vËt liÖu, vËt t­, c«ng cô dông cô vÒ ®Õn, xÝ nghiÖp c¨n cø vµo ho¸ ®¬n thanh to¸n cña phßng kÕ ho¹ch sÏ lËp phiÕu nhËp kho nh­ sau: PhiÕu nhËp kho Sè:01/TN Ngµy 22 th¸ng 01 n¨m 2003 Nî: Cã: Tªn vµ ®Þa chØ ng­êi nhËp: XÝ ngiÖp khai th¸c vËt t­ & phÕ liÖu. 231 Lª V¨n HiÕn -Tp §µ N½ng. NhËp t¹i kho: C«ng ty ThÐp §µ N½ng. Lý do nhËp: VËt t­ Sè TT Tªn vËt t­ §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng Yªu cÇu Thùc nhËp §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 S¾t tÊm TÊn 5500 4.600 25.300.000 Tæng céng 25.300.000 Tæng sè tiÒn (viÕt b»ng ch÷): Hai m­¬i l¨m triÖu ba tr¨m ngh×n ®ång ch½n. Ng­êi nhËp Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Sau khi nhËn phiÕu nhËp kho, thñ kho tiÕn hµnh nhËp kho vµ ghi thÎ kho, thñ kho chØ theo dâi vÒ mÆt sè l­îng cña t×nh h×nh nhËp xuÊt vËt liÖu, vËt t­, c«ng cô dông cô. ThÎ kho ®­îc ghi nh­ sau: (Trang bªn) thÎ kho XÝ nghiÖp khai th¸c vËt t­ & phÕ liÖu 231 Lª V¨n HiÕn - Tp §µ N½ng. Ng­êi lËp: Phan §øc Hoµi Tªn vËt t­: S¾t tÊm §¬n vÞ tÝnh: TÊn Chøng tõ DiÔn gi¶i Ngµy nhËp xuÊt vËt t­ Sè l­îng NhËp XuÊt Tån Sè Ngµy Ký x¸c nhËn cña kÕ to¸n Tån ®Çu kú NhËp XuÊt Tæng céng 22/01 25/01 5500 900 900 5500 900 5500 Sau khi kÕ to¸n nhËn ®­îc phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho, sÏ tiÕn hµnh ghi sæ chi tiÕt vËt t­ vµ ®èi chiÕu víi thÎ kho cña thñ kho. 2) Tr×nh tù, thñ tôc vµ h¹ch to¸n chi tiÕt xuÊt vËt liÖu, c«ng cô dông cô: Khi cÇn sö dông vËt liÖu, c«ng cô dông cô ph©n x­ëng sÏ viÕt giÊy ®Ò nghÞ cÊp vËt t­ gëi lªn phßng kÕ ho¹ch. Sau khi duyÖt, phßng kÕ ho¹ch sÏ giao cho phßng kÕ to¸n, lËp thµnh 3 liªn. Sau khi nhËn ®­îc phiÕu xuÊt kho thñ kho sÏ dùa vµo ®ã ®Ó tiÕn hµnh xuÊt vËt t­ vµ ghi sè thùc xuÊt vµo c¶ 3 liªn. Mét liªn giao cho ng­êi nhËn, 1 liªn giao cho phßng kÕ to¸n ®Ó h¹ch to¸n, liªn cßn l¹i thñ kho gi÷ l¹i ®Ó ghi thÎ kho vµ ®èi chiÕu sæ s¸ch víi phßng kÕ to¸n. PhiÕu xuÊt kho ®­îc thiÕt lËp nh­ sau: PhiÕu xuÊt kho Sè:GTGC/01 Ngµy 28 th¸ng 01 n¨m 2003 Nî: Cã: Tªn vµ ®Þa chØ ng­êi nhËn: XÝ ngiÖp khai th¸c vËt t­ & phÕ liÖu. 231 Lª V¨n HiÕn -Tp §µ N½ng. XuÊt t¹i kho: Cty TNHH Xu©n H­ng Lý do xuÊt: VËt t­ Sè TT Tªn vËt t­ §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng Yªu cÇu Thùc xuÊt §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 S¾t ph«i TÊn 5500 4000 22.000.000 Tæng céng 22.000.000 Tæng sè tiÒn (viÕt b»ng ch÷): Hai m­¬i hai triÖu ®ång ch½n. Ng­êi nhËn Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Tr­êng hîp xuÊt c«ng cô dông cô: C¸c lo¹i c«ng cô dông cô cã gi¸ trÞ nhá, khi xuÊt dïng th× toµn bé gi¸ trÞ cña chóng ®Òu ®­îc kÕ to¸n ®¬n vÞ h¹ch to¸n vµo chi phÝ s¶n xuÊt cña kú ®ã. VÝ dô: Ngµy 31/01 xuÊt c«ng cô dông cô sö dông, sè tiÒn 2.000.000 ®ång. KÕ to¸n ®Þnh kho¶n: Nî TK 6273: 2.000.000 Cã TK 153: 2.000.000 Khi cã nghiÖp vô xuÊt c«ng cô dông cô, kÕ to¸n lËp phiÕu xuÊt kho vµ ph¶n ¸nh vµo B¶ng kª chøng tõ ghi cã TK 153. Cßn nh÷ng lo¹i c«ng cô dông cô cã gi¸ trÞ lín thuéc lo¹i dïng cho nhiÒu kú, khi xuÊt dïng kÕ to¸n ph©n bæ dÇn vµo gi¸ trÞ cña nã vµo chi phÝ s¶n xuÊt cña tõng kú kinh doanh sao cho hîp lý. Bµi häc kinh nghiÖm cho b¶n th©n §èi víi em - mét häc viªn võa míi kÕt thóc khãa häc vµ võa tr¶i qua mét thêi gian thùc tËp t¹i XÝ nghiÖp khai th¸c vËt t­ & phÕ liÖu nªn ®Ó hiÓu ®­îc sù kh¸c nhau gi÷a lý thuyÕt vµ thùc tÕ lµ ®iÒu khã kh¨n bëi c¬ héi tiÕp xóc, cä x¸t thùc tÕ ch­a nhiÒu nªn nh÷ng ®iÒu biÕt ®­îc lµ v« cïng h¹n chÕ. Tuy vËy, em còng xin cã vµi nhËn ®Þnh nh­ sau: - Lý thuyÕt ®­îc n©ng cao nhê thùc tÕ, thùc tÕ chøng minh cho lý thuyÕt. §èi víi nh÷ng ai ®· ®­îc häc lý thuyÕt s¾p ®i vµo thùc tÕ th× ®©y võa lµ sù cuèn hót nh­ng còng võa lµ mét thö th¸ch lín. Cuèn hót bëi ®­îc cä x¸t thùc thùc tÕ, ®­îc ®em lý thuyÕt ¸p dông vµo thùc tÕ mét c¸ch linh ho¹t theo kh¶ n¨ng chø kh«ng chØ rËp khu«n theo nh÷ng g× ®· häc. Nh­ng ®©y còng chÝnh lµ khã kh¨n, thö th¸ch bëi giai ®o¹n nµy sÏ chøng minh sù thÝch øng víi thùc tÕ cña b¶n th©n ®Õn ®©u, kh¶ n¨ng vËn dông lý thuyÕt nh­ thÕ nµo, cã theo kÞp thùc tÕ hay kh«ng. Trong thêi gian thùc tËp võa qua ®· gióp em nhËn ra ®­îc nh÷ng ®iÓm kh¸c nhau c¬ b¶n gi÷a lý thuyÕt vµ thùc tÕ: + Lý thuyÕt cho biÕt r»ng trong c«ng t¸c h¹ch to¸n, kÕ to¸n th­êng sö dông mét hÖ thèng chøng tõ ®å sé nh­ng thùc tÕ ngoµi nh÷ng chøng tõ, sæ s¸ch kh«ng thÓ thiÕu th× kÕ to¸n cã thÓ nhËn thªm hoÆc bít nh÷ng chøng tõ, sæ s¸ch kh«ng cÇn thiÕt víi ®Æc ®iÓm h¹ch to¸n cña ®¬n vÞ. Nãi chung th× ®iÒu nµy phô thuéc nhiÒu vµo ®Æc ®iÓm quy tr×nh s¶n xuÊt, ®Æc ®iÓm h¹ch to¸n vµ ®Æc biÖt phô thuéc vµo nghiÖp vô n¨ng lùc, tr×nh ®é cña kÕ to¸n. + Khi ®ang häc vÒ lý thuyÕt h¹ch to¸n th× nghÜ c«ng t¸c kÕ to¸n chØ gãi gän trong viÖc ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh vµo chøng tõ sæ s¸ch hîp lÖ, b¸o c¸o kÕ to¸n chÝnh x¸c, ®óng thêi h¹n… KÕ to¸n kh«ng chØ tËp hîp vµ ph©n tÝch c¸c chi phÝ ph¸t sinh mµ thùc tÕ ®ßi hái kÕ to¸n cßn ph¶i biÕt chñ ®éng kiÓm so¸t vµ ®iÒu chØnh chi phÝ sao cho phï hîp víi t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ. §èi víi doanh nghiÖp s¶n xuÊt th× ®iÒu cÇn thiÕt lµ ph¶i x©y dùng ®­îc kÕ ho¹ch gi¸ thµnh chÝnh x¸c, hîp lý, nÕu thùc hiÖn ®­îc ®iÒu nµy th× sÏ quyÕt ®Þnh phÇn lín sù thµnh c«ng. + Tõ ®ã cho thÊy, ®Ó trë thµnh kÕ to¸n víi ®Çy ®ñ ý nghÜa th× tr­íc hÕt b¶n th©n ph¶i kh«ng ngõng häc hái, n©ng cao nghiÖp vô chuyªn m«n, th­êng xuyªn cËp nhËt c¸c th«ng tin vÒ nh÷ng thay ®æi trong c«ng t¸c h¹ch to¸n ®Ó cã nh÷ng söa ®æi, bæ sung kÞp thêi. KÕ to¸n cÇn ph¶i s¸ng t¹o trong c«ng t¸c h¹ch to¸n, thùc tiÔn, sao cho cã thÓ t¹o ra mét hÖ thèng chøng tõ hoµn chØnh thiÕt thùc víi ®¬n vÞ mµ l¹i kh«ng n»m ngoµi quy ®Þnh cña ph¸p luËt. + §Ó lµ mét kÕ to¸n hiÖn ®¹i th× ngoµi sù n¨ng ®éng cÇn thiÕt cßn ph¶i cã ãc ph©n tÝch, cã sù quan s¸t, nh×n nhËn xa h¬n nh÷ng g× ®ang x¶y ra ®Ó cã thÓ gi¶i quyÕt nhiÒu c«ng viÖc cïng lóc mµ vÉn ®¹t ®­îc kÕt qu¶ cao vµ nh÷ng th«ng tin chÝnh x¸c mµ kÕ to¸n ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ vÒ viÖc sö dông c¸c lo¹i vËt t­, tµi s¶n, vèn, kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh… lµ c¬ së quan träng gióp c¸c nhµ qu¶n trÞ ra quyÕt ®Þnh, lËp nh÷ng kÕ ho¹ch mang tÝnh chiÕn l­îc, l©u dµi. - Dï h×nh thøc cã kh¸c nhau song b¶n chÊt kÕ to¸n lµ nh­ nhau, ®©y lµ ®iÒu khiÕn b¶n th©n em tù tin h¬n khi ph¶i ®èi mÆt víi thùc tÕ. PhÇn iii: Giíi thiÖu chung vÒ phÇn mÒm excel Microsoft Excel lµ mét phÇn mÒm chuyªn xö lý b¶ng tÝnh ch¹y trªn m«i tr­êng windows. Microsoft Excel ®­îc coi lµ phÇn mÒm b¶ng tÝnh ®iÖn tö m¹nh nhÊt, phøc t¹p nhÊt vµ ®ång thêi còng cã nhiÒu øng dông nhÊt. Víi mçi phiªn b¶n míi, Excel l¹i ph¸t hiÖn c¸c ý t­ëng m¬i, kh¾c phôc ®­îc c¸c nh­îc ®iÓm cña c¸c phiªn b¶n cò. C¸c ®èi t­îng trªn phÇn mÒm Excel gåm: - Trªn cïng cöa sæ lµ thanh tiªu ®Ò chøa tªn workbook. Workbook ®Çu tiªn cã tªn mÆc nhiªn lµ Book 1. - Mét tËp tin Excel (Book) sÏ cã nhiÒu b¶ng tÝnh (workbook) trªn mçi b¶ng tÝnh cã nhiÒu cét vµ nhiÒu dßng, vïng giao nhau gi÷a cét vµ dßng gäi lµ « + Vïng b¶ng tÝnh: Lµ mét b¶ng tÝnh gåm 256 cét vµ 65563 dßng. C¸c cét ®­îc ®¸nh tõ A - Z, AA - IV gäi lµ tiªu ®Ò cét. C¸c dßng ®­îc ®¸nh sè tõ 1- 65563 gäi lµ tiªu ®Ò dßng. + C¸c b¶ng tÝnh: Trong mçi tËp tin Excel sÏ cã nhiÒu b¶ng tÝnh víi tªn mÆc ®Þnh lµ sheet 1, 2, 3… ¦u vµ nh­îc ®iÓm khi sö dông phÇn mÒm Excel: ¦u ®iÓm: - Cã nhiÒu lý do ®Ó sö dông Excel lµm kÕ to¸n v× c¸c b¸o c¸o ®¬n vÞ cÊp trªn th­êng xuyªn thay ®æi mµ Excel l¹i rÊt thÝch hîp trong nh÷ng tr­êng hîp nµy. - Excel rÊt dÔ sö dông, th©n thiÖn víi ng­êi dïng vµ kh«ng ®ßi hái ng­êi sö dông cã nh÷ng kiÕn thøc phøc t¹p vÒ lËp tr×nh. - HÖ thèng ho¸ ph­¬ng ph¸p ghi chÐp sæ s¸ch kÕ to¸n vµ lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh, qu¶n lý nguån kinh phÝ b»ng MS Excel. - Cho phÐp thùc hiÖn nhiÒu phÐp tÝnh tõ ®¬n gi¶n ®Õn phøc t¹p, hç trî nhiÒu hµm, cho phÐp t¹o vµ thùc hiÖn nhanh c¸c phÐp tÝnh. Khi cã thay ®æi d÷ liÖu c¸c c«ng thøc liªn quan ®Õn d÷ liÖu sÏ ®­îc tù ®éng tÝnh to¸n l¹i. - Cho phÐp t¹o, trang trÝ, in Ên c¸c lo¹i b¸o biÓu tæng hîp hoÆc ph©n tÝch cã kÌm biÓu ®å ë d¹ng chuyªn nghiÖp. - Sö dông ch­¬ng tr×nh hÕt søc dÔ dµng do tu©n thñ hÇu hÕt c¸c quy ­íc sö dông cña windows nh­ c¸c thao t¸c sao chÐp vµ di chuyÓn hoÆc xo¸. - TiÕt kiÖm chi phÝ trang bÞ phÇn mÒm kÕ to¸n. - Kh«ng tèn c«ng ®µo t¹o c¸n bé. Nh­îc ®iÓm: - Tuy nhiªn chóng ta ch­a ý thøc tÇm quan träng cña viÖc tæ chøc qu¶n lý sæ s¸ch b»ng Excel. - Lµ h×nh thøc b¸n thñ c«ng, Ýt tÝnh s¸ng t¹o. - Excel kh«ng thÝch hîp khi tæ chøc nh÷ng c¬ së d÷ liÖu mµ d÷ liÖu cã nhiÒu mèi quan hÖ kÕt hîp víi nhau lµm thµnh mét hÖ thèng tù ®éng tõ kh©u nhËp liÖu xö lý vµ tÝnh to¸n. - Khi nhµ n­íc ®ßi hái kÕt nèi c¸c hÖ thèng kÕ to¸n cña c¸c ®¬n vÞ cïng ngµnh th× viÖc qu¶n lý b»ng Excel sÏ kh«ng cßn thÝch hîp, khi ®ã ng­êi sö dông cÇn cã nh÷ng phÇn mÒm chuyªn ®Ò c¬ së d÷ liÖu nh­ Foxpro ch¼ng h¹n. PhÇn iv: Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng c¬ së d÷ liÖu cña h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu. I. HÖ thèng b¶ng danh môc vµ b¶ng sè d­: Gåm cã : + Danh môc vËt liÖu + Sè d­ vËt liÖu. II. D÷ liÖu ®Çu vµo: - PhiÕu nhËp. - PhiÕu xuÊt. - Ho¸ ®¬n. Tõ nh÷ng d÷ liÖu trªn sÏ t¹o ra ®­îc B¶ng Tæng Hîp Chøng Tõ VËt LiÖu. III. D÷ liÖu ®Çu ra: - B¶ng C©n §èi NhËp XuÊt Tån VL. - B¶ng ph©n bæ VL. - Sæ chi tiÕt VL. - Danh s¸ch vËt liÖu tån trong th¸ng. - B¶ng kª chøng tõ. - Chøng tõ ghi sæ. - Sæ c¸i. IV. Quy tr×nh xö lý th«ng tin: S¬ ®å khèi cña ch­¬ng tr×nh: Chøng tõ gèc (PhiÕu nhËp, phiÕu xuÊt, ho¸ ®¬n.) Tæng hîp chøng tõ vËt liÖu B¶ng c©n ®èi nhËp xuÊt tån vËt liÖu. B¶ng ph©n bæ vËt liÖu. Danh môc vËt liÖu . Sè d­ vËt liÖu. Chøng tõ ghi sæ. Sæ chi tiÕt vËt liÖu. Danh s¸ch tån kho trong tõng th¸ng. Sæ c¸i B¶ng tÝnh gi¸ vËt t­ theo hÖ sè chªnh lÖch. B¶ng kª chøng tõ vËt liÖu. Chøng tõ ghi sæ 1) B¶ng danh môc vËt liÖu vµ b¶ng sè d­ vËt liÖu: Cã giao diÖn nh­ sau: Nh×n vµo b¶ng Danh môc vËt liÖu nµy ta cã thÓ biÕt ®­îc xÝ nghiÖp kinh doanh, s¶n xuÊt mÆt hµng nµo. Bao gåm c¸c cét vµ hµng sau: B6: Sè thø tù. C6: M· vËt liÖu: kh«ng ghi trïng lÆp nh­ vËy sÏ gióp ta ph©n biÖt ®­îc víi c¸c vËt liÖu kh¸c mét c¸ch dÔ dµng. D6: Tªn vËt liÖu: ®©y lµ c¸c vËt liÖu mµ xÝ nghiÖp kinh doanh. E6: §¬n vÞ tÝnh. V× nhËp - xuÊt trong th¸ng víi sè l­îng Ýt nªn xÝ nghiÖp dïng ®¬n vÞ tÝnh lµ Kg. Nh×n vµo b¶ng Sè d­ vËt liÖu trªn ta sÏ biÕt ®­îc sè l­îng vµ gi¸ trÞ vËt liÖu tån ®Çu kú. B13: §¬n vÞ tÝnh. C13: M· vËt liÖu: t­¬ng tù nh­ b¶ng Danh môc vËt liÖu. D13: Sè l­îng: SL vËt liÖu tån ®Çu kú. E13: Thµnh tiÒn: gi¸ trÞ tån ®Çu kú. B¶ng THCT vËt liÖu: §Ó ra ®­îc b¶ng THVL nµy ta lÊy d÷ liÖu tõ c¸c phiÕu nhËp, xuÊt, ho¸ ®¬n. Cô thÓ nh­ sau: 1 - A 6,7 : Ngµy chøng tõ . 2 - B 6,7 : Sè chøng tõ nhËp: ®­îc ghi trªn phiÕu nhËp. 3 - C 6,7 : Sè chøng tõ xuÊt: ®­îc ghi trªn phiÕu xuÊt. 4 - D 6,7 : Sè chøng tõ ho¸ ®¬n: ®­îc ghi trªn ho¸ ®¬n. 5 - E 6,7 : DiÔn gi¶i: ghi râ qu¸ tr×nh mua b¸n cña xÝ nghiÖp. 6 - F 6,7 : Tµi kho¶n nî: ®­îc ghi trªn phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt. 7 - G 6,7 : Tµi kho¶n cã: ®­îc ghi trªn phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt. 8 - H 6,7 : M· thuÕ 9 - I 6,7 : M· c«ng nî 10 - J 6,7 : M· vËt liÖu 11- K 6,7 :Sè l­îng : Ph¶n ¸nh sè l­îng nhËp, xuÊt. 12 - L 6,7 :§¬n gi¸ 13 - M 6,7 : Thµnh tiÒn. ( Sè l­îng* ®¬n gi¸) B¶ng tæng hîp chøng tõ vËt liÖu nµy lµ c¬ së ®Ó ra B¶ng C§ NXT vËt liÖu. 4) B¶ng c©n ®èi nhËp xuÊt tån vËt liÖu: - Giao diÖn: B¶ng c©n ®èi nhËp xuÊt tån vËt liÖu trong ba th¸ng: 1, 2, 3. Sè d­ ®Çy kú: - §èi víi SAT: ta cã sè d­ ®Çu kú sè l­îng vµ gi¸ trÞ ®­îc tÝnh bëi hµm Vlookup tra trong b¶ng DM&SDNVL ®Ó ra ®­îc sè l­îng vµ gi¸ trÞ cÇn t×m. - §èi víi SAT P : t­¬ng tù nh­ víi SAT. Ph¸t sinh trong kú: gåm hai qu¸ tr×nh nhËp, xuÊt vËt liÖu. §Ó tÝnh ®­îc sè l­îng vµ gi¸ trÞ cña ph¸t sinh nµy ta dïng hµm Dsum. 5) B¶ng tÝnh gi¸ vËt liÖu: Cã giao diÖn nh­ sau: B¶ng tÝnh gi¸ vËt liÖu bao gåm: C 5,6: §¬n gÝa tham kh¶o cña SAT vµ SAT P. B 8,9: ChØ tiªu C 9 : Gi¸ h¹ch to¸n cña SAT: + B10 - Tån ®Çu th¸ng: Dïng vlookup ®Ó tra sè liÖu tõ b¶ng DM&SDVL * §¬n gi¸ tham kh¶o. + B11 - NhËp trong th¸ng: Dïng hµm Dsum ®Ó tÝnh tæng råi lÊy tæng ®ã * ®¬n gi¸ tham kh¶o. + B12 - Céng tån vµ nhËp: ta lÊy tån ®Çu th¸ng + nhËp trong th¸ng. + B14 - XuÊt trong th¸ng: Dïng hµm Dsum ®Ó tÝnh tæng råi lÊy tæng ®ã * ®¬n gi¸ tham kh¶o. + B15 - Tån cuèi th¸ng: = Céng tån vµ nhËp - xuÊt trong th¸ng. D9: Gi¸ thùc tÕ cña SAT: + Tån ®Çu th¸ng: Dïng hµm vlookup ®Ó tra sè liÖu trong b¶ng DM&SDVL. + NhËp trong th¸ng: Dïng hµm Dsum ®Ó tÝnh tæng. + Céng tån vµ nhËp: ta lÊy tån ®Çu th¸ng + nhËp trong th¸ng. + HÖ sè chªnh lÖch: = Gi¸ TT/ Gi¸ HT. + XuÊt trong th¸ng: Dïng hµm Dsum ®Ó tÝnh tæng. + Tån trong th¸ng: = Céng tån vµ nhËp - xuÊt trong th¸ng. SAT P : tÝnh t­¬ng tù nh­ SAT. B¶ng ph©n bæ vËt liÖu: Cã giao diÖn nh­ sau: B¶ng ph©n bæ nµy ®­îc gép tõ ba th¸ng 1, 2,3. ë b¶ng ph©n bæ vËt liÖu nµy ta còng cã ®¬n gi¸ tham kh¶o cña SAT vµ SAT P (C5, 6) Víi ®èi t­¬ng sö dông lµ 621: Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp. 632: Gi¸ vèn hµng b¸n. §èi víi SAT: - Gi¸ h¹ch to¸n: Dïng hµm Dsum ®Ó tÝnh tæng råi * §¬n gi¸ tham kh¶o. - Gi¸ thùc tÕ: ta còng dïng hµm Dsum ®Ó tÝnh tæng. Vµ lµm t­¬ng tù ®èi víi SAT P. 7) Sæ chi tiÕt vËt liÖu: §èi víi th¸ng 1(SAT): - A8 - MAVL: Chän MAVL cÇn lªn sæ chi tiÕt. - A9 - TENVL: Dïng hµm Vlookup ®Ó tra trong b¶ng DM&SDVL tªn vËt liÖu t­¬ng øng. - A10 - DVT: Dïng hµm Vlookup ®Ó tra trong b¶ng DM&SDVL ®¬n vÞ tÝnh t­¬ng øng víi MAVL. - I9 - SDDKSL vµ SDDGT: Dïng hµm vlookup ®Ó tra trong b¶ng DM&SDVL. SDDKSL = VLOOKUP(B8,'DM&SDNVL'!$C$14:$E$16,2,0). SDDGT = VLOOKUP(B8,'DM&SDNVL'!$C$14:$E$16,3,0). Läc toµn bé phiÕu nhËp trong b¶ng THNVL ta chän Data\Filter\Auto Fiter. Cét ngµy chøng tõ ta chän th¸ng 1. Cét sè chøng tõ ta chän phiÕu nhËp/ Nonblank. Cét MAVT ta chän SAT. Råi copy tÊt c¶ c¸c d÷ liÖu võa ®­îc läc sang sheet cÇn dïng. Läc toµn bé phiÕu xuÊt trong b¶ng THNVL ta chän Data\Filter\Auto Fiter. Cét ngµy chøng tõ ta chän th¸ng 1. Cét sè chøng tõ ta chän phiÕu nhËp/ Nonblank. Cét MAVT ta chän SAT. Råi copy tÊt c¶ c¸c d÷ liÖu võa ®­îc läc sang sheet cÇn dïng. S¾p xÕp l¹i c¸c tr­êng, hîp víi giao diÖn. TÝnh tæng c¸c cét cÇn tÝnh. 8) Danh s¸ch tån kho vËt liÖu: MaVL: Chän MaVL cÇn lªn danh s¸ch tån kho. TªnVL: Dïng hµm Vlookup ®Ó tra trong b¶ng DM&SDVL tªn vËt liÖu t­¬ng øng. SAT : SL = VLOOKUP(C9,BCDNXT!$C$9:$K$10,8,0). GT =VLOOKUP(C9,BCDNXT!$C$9:$K$10,9,0). SAT P: SL = =VLOOKUP(C10,BCDNXT!$C$9:$K$10,8,0). GT = VLOOKUP(C10,BCDNXT!$C$9:$K$10,9,0). Sè l­îng vµ gi¸ trÞ cña th¸ng 2 vµ th¸ng 3 tÝnh t­¬ng tù. Lêi më ®Çu – & — Mçi doanh nghiÖp ®­îc coi lµ mét tÕ bµo cña nÒn kinh tÕ. Ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh chñ yÕu cña doanh nghiÖp lµ viÖc thùc hiÖn nh÷ng c«ng ®o¹n cña mét qu¸ tr×nh ®Çu t­ tõ s¶n xuÊt ®Õn tiªu thô s¶n phÈm hoÆc thùc hiÖn dÞch vô trªn thÞ tr­êng nh»m môc ®Ých sinh lîi. §Ó ®¹t ®­îc môc tiªu ®ã trong ho¹t ®éng cña m×nh c¸c doanh nghiÖp cÇn chó träng h¬n ®Õn chÊt l­îng s¶n phÈm cña doanh nghiÖp m×nh. Muèn s¶n xuÊt ra nh÷ng s¶n phÈm tèt, chÊt l­îng cao vµ gi¸ thµnh h¹ th× doanh nghiÖp cÇn ph¶i quan t©m ®óng møc vµo c¸c yÕu tè ®Çu vµo cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt mµ nguyªn vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô lµ vÊn ®Ò tr­íc m¾t, ®ã lµ yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. H¬n thÕ n÷a, hiÖn nay nhu cÇu x©y dùng c¬ së h¹ tÇng ®ang ®­îc ng­êi d©n ë kh¾p thÕ giíi quan t©m mµ nguyªn vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô lµ mét trong nh÷ng vÊn ®Ò kh«ng thÓ thiÕu. V× vËy, viÖc qu¶n lý vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô chÆt chÏ tõ kh©u thu mua, vËn chuyÓn ®Õn viÖc dù tr÷ vµ sö dông tiÕt kiÖm nhÊt vµ sÏ cho ra nh÷ng s¶n phÈm tèt nhÊt. Tuy nhiªn, ®Ó cã ®­îc hiÖu qu¶ cao nhÊt cÇn ph¶i cã sù theo dâi vµ gi¸m s¸t cña kÕ to¸n. Cã nghÜa lµ kÕ to¸n ph¶i ghi chÐp ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vµ khoa häc vÒ nh÷ng biÕn ®éng ph¸t sinh liªn quan ®Õn vËt liÖu, c«ng cô dông cô. Trong c«ng cuéc ®æi míi ®Êt n­íc ta hiÖn nay, viÖc ¸p dông tin häc (chñ yÕu lµ phÇn mÒm øng dông MS Excel)vµo c«ng t¸c kÕ to¸n ë tÊt c¶ c¸c doanh nghiÖp ®ang ngµy cµng ph¸t triÓn v× nã gióp Ých rÊt nhiÒu cho kÕ to¸n trong viÖc tÝnh to¸n, ghi chÐp sæ s¸ch, lËp c¸c b¸o c¸o, qu¶n lý nguån kinh phÝ b»ng MS Excel. MÆt kh¸c nã l¹i kh«ng ®ßi hái ng­êi sö dông ph¶i cã kü n¨ng lËp tr×nh cao cÊp mµ cßn gi¶m ®­îc thêi gian cho kÕ to¸n h¬n khi ph¶i thùc hiÖn b»ng tay. Tõ nh÷ng nhËn thøc trªn nªn em chän ®Ò tµi "X©y dùng c«ng cô h¹ch to¸n kÕ to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô b»ng phÇn mÒm øng dông MS Excel". KÕt cÊu cña ®Ò tµi gåm: PhÇn I: Nh÷ng vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ h¹ch to¸n kÕ to¸n vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô. PhÇn II: Kh¸i qu¸t chung vÒ xÝ nghiÖp khai th¸c vËt t­ - phÕ liÖu vµ t×nh h×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô t¹i xÝ nghiÖp. PhÇn III: Giíi thiÖu chung vÒ phÇn mÒm øng dông MS Excel. PhÇn IV: Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng c¬ së d÷ liÖu cña h¹ch to¸n vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô. §Ò tµi nµy hoµn thµnh lµ nhê sù h­íng dÉn nhiÖt t×nh cña c« gi¸o NguyÔn ThÞ Hång Léc, sù quan t©m gióp ®ì, t¹o ®iÒu kiÖn cña c¸c c« chó anh chÞ ë XÝ nghiÖp khai th¸c vËt t­ & phÕ liÖu. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n! Lêi kÕt. H¹ch to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô lµ mét trong nh÷ng kh©u quan träng trong c«ng t¸c kÕ to¸n ë c¸c ®¬n vÞ chuyªn s¶n xuÊt vµ kinh doanh vËt t­, hµng ho¸... NÕu ng­êi kÕ to¸n lµm tèt c«ng viÖc nµy lµ ®· gãp phÇn lµm t¨ng hiÖu qu¶ kinh doanh, gióp cho ®¬n vÞ m×nh cã mét chç ®øng v÷ng ch·i trªn thÞ tr­êng ®Çy c¹nh tranh nh­ hiÖn nay. Qua thêi gian thùc tËp, t×m hiÓu, ¸p dông nh÷ng kiÕn thøc ®· häc ë nhµ tr­êng vµo thùc tÕ c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i XÝ nghiÖp khai th¸c vËt t­ & phÕ liÖu, em ®· hoµn thµnh ®Ò tµi thùc tËp m«n häc víi néi dung “X©y dùng c«ng cô h¹ch to¸n kÕ to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô b»ng phÇn mÒm øng dông MS Excel”. V× kiÕn thøc cßn h¹n chÕ nªn ch¾c ch¾n ®Ò tµi cña em kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. Em rÊt mong nhËn ®­îc sù th«ng c¶m vµ gãp ý cña c¸c thÇy, c« gi¸o, c¸c c« chó anh chÞ ë ®¬n vÞ thùc tËp. Mét lÇn n÷a em xin ch©n thµnh c¶m ¬n s©u s¾c ®Õn c« gi¸o h­íng dÉn NguyÔn ThÞ Hång Léc cïng c¸c c«, chó, anh, chÞ trong ban l·nh ®¹o vµ phßng kÕ to¸n ®· tËn t×nh gióp ®ì ®Ó em hoµn thµnh tèt ®Ò tµi nµy. Cuèi cïng, em muèn göi ®Õn c« gi¸o h­íng dÉn vµ ®¬n vÞ thùc tËp lêi chóc søc khoÎ, h¹nh phóc vµ thµnh c«ng. §µ N½ng, ngµy 26 th¸ng 06 n¨m 2004. Häc viªn thùc hiÖn Lª ThÞ Th¶o Nguyªn môc lôc Trang Lêi më ®Çu PhÇn I. Nh÷ng vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ h¹ch to¸n kÕ to¸n vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô. 1 Kh¸i niÖm, ®Æc ®iÓm cña vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô. 1 1) Kh¸i niÖm vµ ®Æc ®iÓm cña vËt liÖu. 1 2) Kh¸i niÖm vµ ®Æc ®iÓm cña c«ng cô dông cô. 1 II. NhiÖm vô h¹ch to¸n vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô. 2 Ph©n lo¹i, ®¸nh gi¸ vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô. 2 1) Ph©n lo¹i vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô. 2 2) TÝnh gi¸ vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô. 5 H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô. 8 1) Ph­¬ng ph¸p thÎ song song. 8 2) Ph­¬ng ph¸p ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. 9 3) Ph­¬ng ph¸p sæ sè d­. 10 V. H¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô. 11 1) C¸c ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô. 11 C¸c tµi kho¶n sö dông. 12 11 3) H¹ch to¸n nhËp, xuÊt kho vËt liÖu, c«ng cô dông cô. 13 4) H¹ch to¸n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. 17 PhÇn II: Kh¸i qu¸t chung vÒ xÝ nghiÖp khai th¸c vËt t­ - phÕ liÖu vµ t×nh h×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô t¹i xÝ nghiÖp. 19 A - Kh¸i qu¸t chung vÒ xÝ nghiÖp khai th¸c vËt t­ & phÕ liÖu. 19 I. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña xÝ nghiÖp. 19 II. §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý cña xÝ nghiÖp. 20 1) §Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt vµ quy tr×nh c«ng nghÖ t¹i xÝ nghiÖp. 20 2) Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña xÝ nghiÖp. 22 III. §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i xÝ nghiÖp. 23 1) Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n t¹i xÝ nghiÖp. 23 2) Tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ. 27 B - T×nh h×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô t¹i xÝ nghiÖp. 27 I. Tæ chøc c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu, c«ng cô dông cô t¹i xÝ nghiÖp. 27 1) §Æc ®iÓm cña c¸c lo¹i vËt liÖu, c«ng cô dông cô t¹i xÝ nghiÖp. 27 2) C«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu, c«ng cô dông cô t¹i xÝ nghiÖp. 28 3) §¸nh gi¸ vËt liÖu, c«ng cô dông cô t¹i xÝ nghiÖp. 28 II. H¹ch to¸n vËt liÖu, c«ng cô dông cô t¹i xÝ nghiÖp. 29 1) Tr×nh tù, thñ tôc vµ h¹ch to¸n chi tiÕt nhËp vËt liÖu, c«ng cô dông cô. 29 2) Tr×nh tù, thñ tôc vµ h¹ch to¸n chi tiÕt xuÊt vËt liÖu, c«ng cô dông cô. 31 Bµi häc kinh nghiÖm cho b¶n th©n 33 PhÇn III: Giíi thiÖu chung vÒ phÇn mÒm øng dông MS Excel. 35 PhÇn IV: Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng c¬ së d÷ liÖu cña h¹ch to¸n vËt liÖu37 I. HÖ thèng b¶ng danh môc vµ b¶ng sè d­ 37 II. D÷ liÖu ®Çu vµo 37 III. D÷ liÖu ®Çu ra 37 IV. Quy tr×nh xö lý th«ngtin 37 Lêi kÕt