Đề tài Xây dựng hệ thống danh mục từ điển và cập nhật số liệu ban đầu

201 150 2000000 300000000 Tivi Sam sung 14" 201 150 2000000 300000000 Tivi Sam sung 14" 203 100 2500000 250000000 Tivi Sam sung Golden Eye17" 301 50 3500000 175000000 Tủ lạnh Sam sung VAT 102500000 Thuế VAT đầu vào 4 04/01 SS Nhập mua hàng của công ty điện tử Sam sung 331 ZK01 201 150 2000000 300000000 Tivi Sam sung 14" 202 150 2000000 300000000 Tivi Sam sung 17" 203 100 2500000 250000000 Tivi Sam sung Golden Eye17" 301 100 3500000 350000000 Tủ lạnh Sam sung VAT 120000000 Thuế VAT đầu vào 5 05/01 LG Nhập mua hàng của công ty điện Tử LG 331 ZK01 101 200 2050000 410000000 Tivi Goldstart 14" 102 50 2350000 117500000 Tivi Goldstart 17" VAT 52750000 Thuế VAT đầu vào 6 05/01 SS Nhập hàng của công ty điện tử Sam sung 331 ZK01 201 100 2000000 200000000 Tivi Sam sung 14" 202 50 2000000 100000000 Tivi Sam sung 17" 301 50 3500000 175000000 Tủ lạnh Sam sung 302 70 5000000 350000000 Máy giặt Sam sung VAT 82500000 Thuế VAT đầu vào 7 07/01 SV Nhập mua hàng của Savicô 1111 ZK01 101 100 2050000 205000000 Tivi Goldstart 14" 102 50 2350000 117500000 Tivi Goldstart 17" VAT 32250000 Thuế VAT đầu vào 8 08/01 SV Nhập hàng của Savicô 331 ZK01 201 200 2000000 400000000 Tivi Sam sung 14" 203 50 2500000 125000000 Tivi Sam sung Golden Eye17" 302 100 5000000 500000000 Máy giặt Sam sung VAT 102500000 Thuế VAT đầu vào 9 15/01 SS Nhập hàng của công ty điện tử Sam Sung 331 ZK01 201 200 2000000 400000000 Tivi Sam sung 14" 202 50 2000000 100000000 Tivi Sam sung 17" 301 120 3500000 420000000 Tủ lạnh Sam sung VAT 92000000 Thuế VAT đầu vào 10 15/01 LG Nhập hàng của công ty điện tử LG 331 ZK01 101 120 2050000 246000000 Tivi Goldstart 14" 102 100 2350000 235000000 Tivi Goldstart 17" VAT 48100000 Thuế VAT đầu vào 4.4.2. Thực hiện 4.4.2.1 Các bước tiến hành Bước 1: Nhập các chứng từ mua hàng: ĩ Menu ĩ “Giao dịch” ĩ “Phiếu nhập/ Xuất” ĩ "Mới" ĩ tiến hành điền các thông tin vào phiếu nhập nhập mua hàng (VN1) trên Hình 4.1. Màn hình cập nhật chứng từ phiếu nhập mua hàng tiền VNĐ ĩ Sau mỗi lân cập nhật chọn Lưu để lưu chứng từ ĩ “Tiếp” để vào tiếp các định khoản trên chứng từ ĩ “Mới” để vào một chứng từ mới Trong quá trình cập nhật có thể sử dụng tới các chức năng: Các phím: PgUp, PgDown: lật qua, lại các chứng từ ĩ “Sửa” để sửa một phiếu đã có ĩ “Xoá” xoá một phiếu đã có ĩ “Xem” lại các phiếu đã có Muốn lọc chứng từ đã có để kiểm tra ĩ “Lọc” Khi lọc thì cần xem lọc lại chứng từ nào, từ ngày nào đến ngày nào, nếu lọc toàn bộ thì chỉ việc ấn "Nhận" Hình 4.2. Hộp thoại nhập các điều kiện lọc cho các chứng từ nhập mua hàng ĩ ESC kết thúc quá trình lọc ĩ “Quay ra” hoặc ĩESC kết thúc quá trình cập nhật phiếu nhập kho 4.4.3 Sản phẩm của sinh viên: 4.4.3.1 Báo cáo bảng kê chứng từ ĩ Menu "Báo cáo" ĩ “Báo cáo vật tư” ĩ “Bảng kê chứng từ hàng hoá mua vào” Hình 4.3. Màn hình kết quả báo cáo bảng kê chứng từ mua hàng Lưu ý: Tháng báo cáo: Tháng 1(từ 01/01/200x -31/01/200x); Kiểu báo cáo: 1- theo ngày 4.4.3.2 Báo cáo tổng hợp hàng nhập mua ĩ Menu "Báo cáo" ĩ “Báo cáo vật tư” ĩ “Báo cáo tổng hợp hàng nhập mua” Hình 4.4. Màn hình nhập các tham số cần thiết lên báo cáo ĩ “Nhận” Sản phẩm của sinh viên Hình 4.5. Màn hình kết quả báo cáo "Bảng tổng hợp hàng nhập mua" ĩESC kết thúc báo cáo 4.4.4. Kiểm tra và xử lý sai sót: 4.4.4.1. Kiểm tra các thao tác cập nhật chứng từ: - Nguyên nhân: Khi cập nhật các chứng từ sinh viên thường quen chọn nút "Tiếp" nên thường xảy ra hiện tượng chứng từ nọ nói tiếp chứng từ từ kia trên cùng một màn hình chứng từ. - Cách khắc phục: + Kết thúc cập nhật mỗi chứng từ (sau định khoản thuế VAT) sinh viên phải chọn nút "Mới" (thường sinh viên chọn tiếp) + Trong trường hợp đã mắc lỗi: sinh viên phải tiến hành xoá các chứng từ đã cập nhật 4.4.4.2. Không cập nhật được chứng từ vì không vào được tài khoản kho - Nguyên nhân: + Khi tạo danh mục kho sinh viên không chú ý đến khai báo "loại kho" (nguyên nhân đã được nhắc đến trong mục 2.4.4.3) + Khi vào tiếp các định khoản, chứng từ, sinh viên thường bỏ qua thông tin "Tài khoản Kho" (không ấn Enter) - Cách khắc phục: + Phải thoát ra khỏi màn hình cập nhật chứng từ, vào danh mục kho, sửa lại "loại kho" + Mỗi lần cập nhật phải ấn "Enter" tại mỗi thông tin đi qua 4.5. So sánh kế toán máy với kế toán thủ công. Hình thức xử lý Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Kế toán thủ công Kế toán máy Nhập dữ liệu đầu vào - Tài liệu gốc là những hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, giấy nhận nợ Ghi chép thủ công Nhập qua bàn phím hoặc dùng máy quét Xử lý số liệu - Biến đổi dữ liệu từ các chứng từ gốc sang sổ cái tổng hợp Thu công từng bước từ phiếu nhập kho, giấy nhận nợ, hoán đơn GTGT của người bán ĩ ghi vào các sổ chi tiết ĩ Ghi vào sổ cái Tự động theo chương trình Lưu trữ Dữ liệu Thông tin Thủ công trên các sổ Sổ chi tiết vật tư hàng háo, sổ theo dõi công nợ với người bán Sổ cái Tự động ở các dạng tệp tin Tệp sổ chi tiết vật tư hàng hoá, tệp công nợ Tệp sổ cái Tệp tra cứu Kế xuất thông tin - Sổ chi tiết - Sổ cái Ghi chép thủ công vào các sổ sách Tự động theo chưng trình cài đặt trong máy Ngày 6+7 Bán hàng và công nợ phải thu 1. Mục đích Sử dụng phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu để theo dõi đối tượng doanh thu bán hàng tăng lên trong kỳ và đối tượng công nợ phải thu tăng lên trong kỳ do khách hàng chưa thanh toán tiền hàng. 2. Yêu cầu Sinh viên thực hành thành thạo các nội dung sau. - Theo dõi bán hàng theo mặt hàng, khách hàng, hợp đồng. - Theo dõi hàng bán bị trả lại. - Theo dõi doanh thu bán hàng theo bộ phận, theo cửa hàng( cá nhân) - Theo dõi bán hàng theo hình thực trả chậm, hay trả ngay. - Theo dõi dịch vụ bán hàng và kèm theo vận chuyển. - Theo dõi hàng gửi bán tại các cửa hàng, dại lý. - Theo dõi công nợ phải thu của người mua. 3.Tóm tắt lý thuyết: 3.1. Lý thuyết kế toán: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh khi bán hàng hoá sản phẩm được phản ánh vào các đối tượng kế toán sau: - Thứ nhất: Doanh thu bán hàng Kế toán ghi tăng doanh thu bán hàng theo giá bán. - Thứ hai: Giá vốn hàng bán Kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán để tập hợp chi phí về giá vốn ( chi phí sản xuất sản phẩm đã bán) - Thứ ba: Tiền và công nợ phải thu Kế toán ghi tăng cho tiền ( trong trường hợp thanh toán ngay) hoặc ghi tăng cho nợ phải thu khách hàng( trong trường hợp khách hàng thanh toán chậm). Trong trường hợp có hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán, kế toán ghi giảm doanh thu bán hàng và đồng thời ghi giảm giá vốn hàng bán, tiên hoặc nợ phải thu khách. Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại còn phải phản ánh ghi tăng đối tượng vật tư hàng hoá. Chứng từ ban đầu của nghiệp vụ này là Hoá đơn bán hàng, phiếu xuất bán (xuất tại kho hay tại phân xưởng), Phiếu thu tiền mua hàng( Phiếu thu hoặc chứng từ ngân hàng ghi tăng tiền gửi ngân hàng) 5.3.2 Lý thuyết kế toán máy Sơ đồ luồng vào ra Chứng từ phải thu Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Phiếu thu tiền hàng Bán hàng và công nợ phải thu Bảng kê hoá đơn bán hàng Báo cáo bán hàng Sổ chi tiết/ sổ tổng hợp công nợ phải thu Sổ theo dõi hàng gửi bán ở các dại lý Tổ chức phân hệ bán hàng và công nợ phải thu. Các hoá đơn bán hàng được cập nhật bằng hoá đơn bán hàng. - Gia trung bình - không cập nhật giá vốn - Khi chạy “Tổng hợp số liệu tháng” của phân hệ vật tư ĩ Giá trung bình được chương trình kế toán tính. Chương trình kế toán sẽ áp dụng giá trung bình tính được cho mục giá vốn trong hoá đơn bán hàng. Giá trung bình mốn tự gõ vào mục giá vốn lúc đó cần dùng “ Hoá đơn bán hàng” giá đích danh cho vật tư tính giá trung bình. - Các phiếu nhập Hàng bán bị trả lại được cập nhật bằng phiếu “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại, VND” mã VN4 Hàng bán và trả lại khác tháng nhau: ( bán tháng 5, trả lại tháng 6) Nhập lại giá vốn của tháng trước ĩ phải dùng phiếu hàng bán bị trả lại, giá đích danh cho vật tư tính giá trung bình có mã (VN4). Để có giá vốn của tháng bán ra, ta phải lọc các chứng từ đã bán ra ở tháng trước, để xem lại giá sau đó gõ giá này vào phiếu (VN4) Hàng bán ra và hàng bị trả lại cùng tháng. Dùng phiếu nhập hàng bán bị trả lại ĩ không cần nhập giá vốn, chương trình kế toán sẽ tự áp dụng giá trung bình sau khi đã tính được. Phân hệ này được liên kết chặt chẽ với phân hệ kế toán. + Phân hệ kế toán vốn bằng tiền để theo dõi công nợ. + Phân hệ hàng tồn kho để theo dõ và quản lý nhập xuất tồn vật tư. Lưu ý: Chứng từ thu tiền hàng có thể được cập nhật bởi. + Phân hệ kế toán vốn bằng tiền + Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu Đối với mỗi hoá đơn bán hàng chỉ có thể theo dõi một lần thanh toán cho nên chương trình kế toán số tiền thu vào ngày phải thu toàn bộ số tiền ghi trên hoá đơn . 5.4. Thực hành trên phần mềm kế toán máy. 5.4.1 Chuẩn bị. 5.4.1.1. Công ty ABC trong tháng 1 có các nghiệp vụ bán hàng sau: hoá đơn bán hàng Số Ngày Khách Diễn giải TK ĐƯ Mã kho Mã VT Số lượng Đơn giá Thành tiền Tên vật tư 1001 06/01 Z99 Bán lẻ 1111 ZK01 101 1 2,100,000 2,100,000 Tivi Goldstart 14" VAT 210,000 2,310,000 1002 06/01 Z99 Bán lẻ 1111 ZK01 102 1 3,100,000 3,100,000 Tivi Goldstart 17" 201 1 2,500,000 2,500,000 Tivi Sam sung 14" VAT 560,000 6,160,000 1003 10/01 Z99 Bán lẻ 1111 ZK01 302 1 5,100,000 5,100,000 Máy giặt Sam sung VAT 510,000 5,610,000 1004 10/01 K01 Bán cho công ty TMHD 131 ZK01 101 150 2,100,000 315,000,000 Tivi Goldstart 14" 102 50 3,100,000 155,000,000 Tivi Goldstart 17" 202 70 2,120,000 148,400,000 Tivi Sam sung 17" 203 120 3,700,000 444,000,000 Tivi Sam sung Golden Eye17" VAT 106,240,000 1,168,640,000 1005 10/01 Z99 Bán lẻ 1111 ZK01 201 1 2,500,000 2,500,000 Tivi Sam sung 14" 203 1 3,700,000 3,700,000 Tivi Sam sung Golden Eye17" VAT 620,000 6,820,000 1006 14/01 K02 Bán cho CTy TM Bắc Ninh 131 ZK01 101 130 2,100,000 273,000,000 Tivi Goldstart 14" 102 30 3,100,000 93,000,000 Tivi Goldstart 17" 201 150 2,500,000 375,000,000 Tivi Sam sung 14" 202 40 2,120,000 84,800,000 Tivi Sam sung 17" 301 40 4,700,000 188,000,000 Tủ lạnh Sam sung 302 40 5,100,000 204,000,000 Máy giặt Sam sung VAT 121,780,000 1,339,580,000 1007 18/01 Z99 Cửa hàng bán lẻ 1111 ZD01 101 2 2,100,000 4,200,000 Tivi Goldstart 14" 201 1 2,500,000 2,500,000 Tivi Sam sung 14" VAT 670,000 7,370,000 1008 22/01 K03 Cửa hàng ĐT 27 - HBT 131 ZK01 301 20 4,700,000 94,000,000 Tủ lạnh Sam sung 302 15 5,100,000 76,500,000 Máy giặt Sam sung VAT 17,050,000 187,550,000 1009 25/01 Z99 Cửa hàng bán lẻ 1111 ZD01 102 2 3,100,000 6,200,000 Tivi Goldstart 17" 203 1 3,700,000 3,700,000 Tivi Sam sung Golden Eye17" VAT 990,000 10,890,000 1010 25/01 Z99 Cửa hàng bán lẻ 1111 ZK01 101 2 2,100,000 4,200,000 Tivi Goldstart 14" 302 1 5,100,000 5,100,000 Máy giặt Sam sung VAT 930,000 10,230,000 1011 26/01 K04 Bán hàng cho công ty BH5 131 ZK01 101 230 2,100,000 483,000,000 Tivi Goldstart 14" 102 25 3,100,000 77,500,000 Tivi Goldstart 17" 201 30 2,500,000 75,000,000 Tivi Sam sung 14" 202 10 2,120,000 21,200,000 Tivi Sam sung 17" 301 5 4,700,000 23,500,000 Tủ lạnh Sam sung 302 5 5,100,000 25,500,000 Máy giặt Sam sung VAT 70,570,000 776,270,000 1012 26/01 Z99 Bán lẻ 1111 ZK01 201 1 2,500,000 2,500,000 Tivi Sam sung 14" 202 1 2,120,000 2,120,000 Tivi Sam sung 17" VAT 462,000 5,082,000 1013 28/01 K05 Công ty Hoà Bình 131 ZK01 102 20 3,100,000 62,000,000 Tivi Goldstart 17" 202 30 2,120,000 63,600,000 Tivi Sam sung 17" 203 25 3,700,000 92,500,000 Tivi Sam sung Golden Eye17" 301 10 4,700,000 47,000,000 Tủ lạnh Sam sung 302 15 5,100,000 76,500,000 Máy giặt Sam sung VAT 34,160,000 375,760,000 1014 28/01 Z99 Bán lẻ 1111 ZK01 102 1 3,100,000 3,100,000 Tivi Goldstart 17" 302 1 5,100,000 5,100,000 Máy giặt Sam sung VAT 820,000 9,020,000 1015 29/01 K01 Công ty TM HD 131 ZK01 102 20 3,100,000 62,000,000 Tivi Goldstart 17" 202 30 2,120,000 63,600,000 Tivi Sam sung 17" 301 25 4,700,000 117,500,000 Tủ lạnh Sam sung 302 23 5,100,000 117,300,000 Máy giặt Sam sung VAT 36,040,000 396 440 000 5.4.2. Thực hiện 5.4.2.1 Các bước tiến hành Bước 1: Nhập các hoá đơn bán hàng: ĩ Menu ĩ “Giao dịch” ĩ “Hoá đơn bán hàng” ĩ "Mới" ĩ tiến hành điền các thông tin vào hoá đơn bán hàng (VB1) trên Hình 5.1. Màn hình cập nhật hoá đơn bán hàng ĩ Sau mỗi lân cập nhật chọn Lưu để lưu chứng từ ĩ “Tiếp” để vào tiếp các định khoản trên chứng từ ĩ “Mới” để vào một chứng từ mới Trong quá trình cập nhật có thể sử dụng tới các chức năng: Các phím: PgUp, PgDown: lật qua, lại các chứng từ ĩ “Sửa” để sửa một phiếu đã có ĩ “Xoá” xoá một phiếu đã có ĩ “Xem” lại các phiếu đã có Muốn lọc chứng từ đã có để kiểm tra ĩ “Lọc” Khi lọc thì cần xem lọc lại chứng từ nào, từ ngày nào đến ngày nào, nếu lọc toàn bộ thì chỉ việc ấn "Nhận". Xem hình 4.2 ĩ ESC kết thúc quá trình lọc ĩ “Quay ra” hoặc ĩESC kết thúc quá trình cập nhật hoá đơn bán hàng 5.4.3 Sản phẩm của sinh viên: 5.4.3.1 Báo cáo bảng kê chứng từ ĩ Menu "Báo cáo" ĩ “Báo cáo vật tư” ĩ “Bảng kê hoá đơn bán hàng” Hình 5.2. Màn hình nhập các tham số cần thiết lên báo cáo ĩ Chọn "Nhận" xuất hiện màn hình báo cáo Hình 5.3. Màn hình kết quả báo cáo "bảng kê hoá đơn bán hàng" 5.4.3.2 Báo cáo bán hàng ĩ Menu "Báo cáo" ĩ “Báo cáo vật tư” ĩ “Báo cáo bán hàng - Mẫu 2” Hình 5.4. Màn hình nhập các tham số cần lên báo cáo bán hàng ĩ “Nhận” xuất hiện màn hình báo cáo ĩ Nếu chọn "Kiểu báo cáo" : 1 - Tổng số Hình 5.5. Màn hình kết quả báo cáo bán hàng sắp xếp theo tổng số ĩ Nếu chọn "Kiểu báo cáo" : 2 - Khách hàng Hình 5.6. Màn hình kết quả báo cáo bán hàng sắp xếp theo khách hàng ĩESC kết thúc báo cáo 5.4.4. Kểm tra và xử lý sai sót: 5.4.4.1. Cập nhật hoá đơn - yêu cầu giá vốn - Nguyên nhân: Trong bài thực tập, cách tính giá tồn kho của toàn bộ vật tư hàng hoá được tính theo giá trung bình - "TB", do đó "giá vốn" trong hoá đơn bán hàng sẽ do chương trình tự động cập nhật khi thực hiện "Tính giá trung bình tháng". Trong trường hợp khi vào hoá đơn bán hàng, con trỏ yêu cầu cho phép vào ô thông tin "giá vốn" như vậy sinh viên đã khai báo sai về cách tính giá tồn kho. - Cách khắc phục: Quay về danh mục vật tư hàng hoá, sửa lại cách tính giá tồn kho thành giá trung bình "TB" 5.4.4.2. Khi lên báo bán hàng - Thừa tiền thuế "VAT" - Nguyên nhân: Trong hoá đơn bán hàng, thuế suất GTGT được tính trực tiếp trên từng hoá đơn, nhưng do quá trình cập nhật, sinh viên vần cho thêm định khoản thuế riêng, vì vậy khi lên báo cáo sẽ thừa ra một lần tiền thuế. - Cách khắc phục: Vào Giao dịch ĩ Hoá đơn bán hàng ĩ "Lọc" lấy toàn bộ các chứng từ đã cập nhật ĩ Xoá các định khoản thuế VAT thừa. 5.4.4.3. Khi lên báo cáo bán hàng: Báo cáo kiểu 1 (sắp xếp theo tổng số)- đúng, Báo cáo kiểu 2 (sắp xếp theo khách hàng) - sai - Nguyên nhân: sinh viên vào các hoá đơn bán hàng sai về khách hàng - Cách khắc phục: Báo cáo bảng kê hoá đơn bán hàng: kiểm tra chứng từ sai ĩ Vào Hoá đơn bán hàng ĩ sửa. 5.5. So sánh kế toán máy với kế toán thủ công. Hình thức xử lý Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Kế toán thủ công Kế toán máy Nhập dữ liệu đầu vào - Tài liệu gốc là những hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, sổ chi tiết bán hàng, sổ theo dõi công nợ với người mua Ghi chép thủ công Nhập qua bàn phím hoặc dùng máy quét Xử lý số liệu - Biến đổi dữ liệu từ các chứng từ gốc sang sổ cái tổng hợp Thu công theo tưng bước, từ hoá đơn GTGT, sổ chi tiết bán hàng, sổ theo dõi công nợ ĩ sổ cái Tự động theo chương trình Lưu trữ Dữ liệu Thông tin Thủ công trên các sổ Sổ chi tiết Sổ cái Tự động ở các dạng tệp tin Tệp nhật ký Tệp sổ cái Tệp tra cứu Kế xuất thông tin Báo cáo quản trị Báo cáo tài chính Ghi chép thủ công vào các bảng mẫu do bộ tài chính ban hành Tự động theo chương trình cài đặt trong máy Ngày 8+9 Kế toán nhập xuất vật tư 1. Mục đích Sử dụng phân hệ kế toán hàng tồn kho để theo dõi tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ, và tình hình nhập xuất vật tư, hàng hoá trong kỳ theo giá thực tế. 2. Yêu cầu Sinh viên thực hành thành thạo các nội dung sau. Theo dõi hàng tồn kho cuối kỳ Tính giá hàng tồn kho theo một trong ba các - Giá trung bình - Giá thực tế - Giá nhập trước xuất trước Theo dõi nhập xuất và điều chuyển vật tư trong kỳ Theo dõi mức tồn kho tối thiểu và tối đa Theo dõi vật tư hàng hoá bằng tiền VND, bằng ngoại tệ. 3. Tóm tắt lý thuyết. 3.1. Lý thuyết kế toán: Kế toán căn cứ vào các phiếu nhập xuất vật tư để ghi vào sổ chi tiết theo dõi tình hình nhập xuất tồn của từng vật tư hàng hoá, giá nhập vật tư là giá mua ghi trên hoá đơn + chi phí thu mua. Giá xuất vật tư là giá được tính theo một trong các phương pháp sau: + Phương pháp 1: Giá đơn vị bình quân: Giá xuất kho là giá trung bình. + Phương pháp 2: Phương pháp nhập trước xuất trước: Giá xuất kho được xác định theo nguyên tắc vật tư, hàng hoá nào nhập trước thì xuất trước. + Phương pháp 3: Phương pháp nhập sau xuất trước: Giá xuất kho được xác định theo nguyên tắc vật tư hàng hoá nào nhập sau thì xuất trước. + Phương pháp 4: Phương pháp giá đích danh: Giá xuất kho được xác định theo nguyên tắc nhập vào giá nào thì xuất giá đó. 3.2. Lý thuyết kế toán máy:  Sơ đồ luồng vào ra Chứng từ vật tư Phiếu nhập Phiếu xuất Phiếu xuất điều chuyển Phiếu nhập mua Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập HBBTL Kế toán hàng tồn kho In P nhập – xuất Sổ chi tiết vật tư Thẻ kho Nhập – xuất – tồn Cách tổ chức phân hệ Có mối liên hệ chặt chẽ phân hệ bán hàng và mua hàng ĩ Đọc số liệu từ các hoá đơn bán hàng và từ các phiếu nhập mua để cập nhật và quản lý hàng tồn kho. Trong trương hợp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp trung bình cần lưu ý. Khai báo giá trung bình nhưng có thể gõ giá đích danh vào mục giá vốn cho một số chứng từ như. Hoá đơn bán hàng, Phiếu nhập hàng bán bị trả lại nếu chọn đúng chứng từ mà Fast Accounting quy định. 6.4. Thực hành trên phần mềm kế toán máy. 6.4.1 Chuẩn bị. 6.4.1.1. Công ty ABC trong tháng 1 có các nghiệp vụ xuất điều chuyển vật tư từ kho công ty sang kho đại lý: Số Ngày Khách Diễn giải TKDƯ Kho xuất Kho nhập Mã VT Số lượng Tên vật tư 01 05/01 K00 Xuất điều chuyển kho 157 ZK01 ZD0 1 101 102 201 202 203 5 20 20 10 20 Tivi Goldstart14” Tivi Goldstart 17” Tivi Sam sung 14” Tivi Sam sung 17” Tivi Sam sung Golden Eye 6.4.2. Thực hiện 6.4.2.1 Các bước tiến hành Bước 1: Nhập chứng từ xuất điều chuyển kho ĩ Menu ĩ “ Giao dịch” ĩ “Phiếu xuất điều chuyển” ĩ “Mới” tiến hành cập nhật Hình 6.1 Màn hình cập nhật chứng từ "Phiếu xuất điều chuyển kho" ĩ Sau mỗi lần cập nhật chọn "Lưu" để lưu chứng từ ĩ “Tiếp” để vào tiếp các định khoản trên chứng từ ĩ “Mới” để vào một chứng từ mới Trong quá trình cập nhật có thể sử dụng tới các chức năng: Các phím: PgUp, PgDown: lật qua, lại các chứng từ ĩ “Sửa” để sửa một phiếu đã có ĩ “Xoá” xoá một phiếu đã có ĩ “Xem” lại các phiếu đã có Muốn lọc chứng từ đã có để kiểm tra ĩ “Lọc” Khi lọc thì cần xem lọc lại chứng từ nào, từ ngày nào đến ngày nào, nếu lọc toàn bộ thì chỉ việc ấn "Nhận" xem hình 4.2 ĩ ESC kết thúc quá trình lọc ĩ “Quay ra” hoặc ĩESC kết thúc quá trình cập nhật chứng từ Bước 2. Tính đơn giá trung bình tháng: ĩ Menu ĩ “Tong hop” ĩ “Tính đơn giá trung bình tháng” ĩ Xuất hiẹn hộp thoại:Với tháng cần tính là tháng 1. Hình 6.2. Hộp thoại tính đơn giá trung bình tháng ĩ "Nhận" chương trình tự động tính giá trung bình tháng và áp giá trung bình tính được tới các chứng từ liên quan: Phiếu xuất kho, Phiếu xuất điều chuyển, Hoá đơn bán hàng. Bước 3: Tổng hợp số liệu vật tư cuối tháng ĩ Menu ĩ "Tong hop" ĩ "Tổng hợp số liệu vật tư cuối tháng"ĩ Xuất hiện hộp thoại: chọn tháng cần tổng hợp là tháng 1. Hình 6.3. Hộp thoại tổng hợp số liệu vật tư cuối tháng ĩ "Nhận" chương trình tự động tổng hợp các số liệu vật tư trong các phân hệ: mua hàng, bán hàng, nhập xuất vật tư,... để tính toán và lên các báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn. 6.4.3. Sản phẩm của sinh viên: 6.4.3.1. Báo cáo Đơn giá trung bình tháng ĩ Menu ĩ "Bao cao" ĩ "Báo cáo vật tư"ĩ "Đơn giá trung bình tháng" trong chế độ hiển thị bằng "Preview" ĩ "Nhận" ĩ Chon tháng báo cáo: Tháng 1 ĩ Kết thúc chọn "Nhận" Hình 6.4. Màn hình kết quả báo cáo "giá trung tháng vật tư" ĩ "ESC" Thoát khỏi màn hình báo cáo 6.4.3.2. Lên lại báo cáo "Bán hàng" để kiểm tra sự xuất hiện cột "tiền vốn" Hình 6.5. Màn hình kết quả báo cáo bán hàng có giá vốn 6.4.3.3. Báo cáo phiếu xuất điều chuyển kho ĩ Menu ĩ "Bao cao" ĩ "Sổ sách kế toán"ĩ "Bảng kê chứng từ" với các thông tin cần lựa chọn: Hình 6.6. Màn hình nhập các tham số cần lên báo cáo xuất điều chuyển kho ĩ "Nhận" lên kết quả báo cáo: Hình 6.7. Màn hình kết quả báo cáo bảng kê chứng từ xuất điều chuyển kho ĩ "ESC" kết thúc báo cáo. 6.4.3.4. Báo cáo Tổng hợp nhập xuất tồn: ĩ Menu ĩ "Bao cao" ĩ "Báo cáo vật tư"ĩ "Tổng hợp nhập xuất tồn" với các thông tin cần lựa chọn: Hình 6.8. Màn hình nhập các tham số cần lên báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn ĩ "Nhận" Lên kết quả báo cáo Hình 6.6. Màn hình kết quả báo cáo "Tổng hợp nhập - xuất - tồn kho" ĩ ESC kết thúc báo cáo 6.4.3.5. Báo cáo Thẻ kho/Sổ chi tiết cụ thể cho 1 vật tư và 1 kho ĩ Menu ĩ "Bao cao" ĩ "Báo cáo vật tư"ĩ "Thẻ kho/Sổ chi tiết vật tư" và chế độ xem "Preview" với các thông tin cần lựa chọn: (ví dụ: Kho ZK01 (kho công ty); vật tư: 102 (Tivi Golstar 17") Hình 6.6. Màn hình nhập các tham số cần lên báo cáo "Thẻ kho" "Nhận" Lên báo cáo Thẻ Kho Hình 6.6. Màn hình kết quả báo cáo "Thẻ kho" ĩ ESC kết thúc báo cáo. 6.4.4. Kiểm tra và xử lý sai sót 6.4.1.1. Sai giá vốn do chương trình tự động tính theo phương pháp trung bình tháng - Kiểm tra báo cáo "Giá trung bình tháng" hoặc "Báo cáo bán hàng" bị sai ở cột tiền vốn - Nguyên nhân: Giá trung bình tháng được tính theo công thức: Gía trung bình tháng = Giá trị nhập đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Do đó Giá trung bình tháng tính được bị ảnh hưởng bởi các phân hệ: Tồn đầu kỳ, Mua hàng, Nhập vật tư. - Cách khắc phục: + Kiểm tra lại số lượng và giá trị tồn đầu kỳ cũng như các kho tồn đầu kỳ + Kiểm tra các chứng từ nhập mua hàng cũng như nhập vật tư trong kỳ quan tâm chính đến số lượng và đơn giá của từng vật tư hàng hoá trong từng kho. đúng Sai số lượng Sai Nguyên nhân: Số lượng đã sửa Cách khắc phục: Kết quả sau sửa: 6.5. So sánh kế toán thủ công với kế toán máy. Hình thức xử lý Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Kế toán thủ công Kế toán máy Nhập dữ liệu đầu vào - Tài liệu gốc là những phiếu xuất kho, phiếu xuất vật tư, phiếu nhập vật tư Ghi chép thủ công Nhập qua bàn phím hoặc dùng máy quét Xử lý số liệu - Biến đổi dữ liệu từ các chứng từ gốc sang sổ cái tổng hợp Thu công theo tưng bước, từ phiếu xuất kho, phiếu nhập kho ĩ Sổ chi tiết vật tư hàng hoá ĩ Sổ cái TK152, TK153, TK155, TK156 Tự động theo chương trình Lưu trữ Dữ liệu Thông tin Thủ công trên các sổ Sổ chi tiết Sổ cái Tự động ở các dạng tệp tin Tệp sổ chi tiết vật tư hàng hoá Tệp sổ cái Tệp tra cứu Kế xuất thông tin Sổ chi tiết vật tư hàng hoá Sổ cái Ghi chép thủ công vào sổ theo mẫu của bộ tài chính Tự động theo chưng trình cài đặt trong máy Ngày 8+9 Cập nhật chứng từ thu chi tiền mặt 1. Mục đích Sử dụng phân hệ kế toán thanh toán vốn bằng tiền để theo dõi số tiền mặt hiện có, tình hình tăng giảm tiền mặt trong kỳ. 2. Yêu cầu: Sinh viên thực hành thành thạo các nội dung sau: Theo dõi số dư tiền mặt tại quỹ tại các thời điểm. Theo dõi thu chi tiền mặt cho các hoá đơn mua hàng, bán hàng cho theo từng khách hàng. 3. Tóm tắt lý thuyết: 7.3.1. Lý thuyết kế toán Các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu thu, chi tiền mặt để theo dõi tình hình biến động tiền mặt trong kỳ trên sổ quỹ tiền mặt và rút số dư cuối kỳ cho tài khoản tiền mặt trên sổ quỹ tiền mặt và sổ cái tài khoản tiền mặt. 3.2. Lý thuyết kế toán máy: Sơ đồ hạch toán Chứng từ tiền măt Phiếu thu Phiếu chi Phân hệ kế toán vốn bằng tiền In ra các phiếu chi, thu Bảng kê thu/ chi Bảng tổng hợp phát sinh Sơ đồ tổng hợp tài khoản 4. Thực hành trên phần mềm kế toán máy. 4.1 Chuẩn bị. 7.4.1.1 Trong tháng 1 Công ty ABC có các nghiệp vụ thu tiền mặt như sau: CT Ngày Số Khách Diễn giải Nợ Có Phát sinh PT1 05/01 1 K00 Rút tiền gửi NH về nhập quỹ để trả lương 1111 11211 76500000 PT1 06/01 2 Z99 thu tiền bán hàng và tiền thuế VAT đầu ra 1111 33311 210000 thu tiền bán hàng và tiền thuế VAT đầu ra 1111 5111 2100000 PT1 06/01 3 Z99 Thu tiên bán hàng và tiền thuế GTGT phải nộp 1111 33311 560000 Thu tiên bán hàng và tiền thuế GTGT phải nộp 1111 5111 5600000 PT1 10/01 4 Z99 Thu tiền hàng và tiền thuế GTGT phải nộp 1111 33311 510000 Thu tiền hàng và tiền thuế GTGT phải nộp 1111 5111 5100000 PT1 10/01 5 Z99 Thu tiền hàng và tiền thuế GTGTphải nộp 1111 33311 620000 Thu tiền hàng và tiền thuế GTGTphải nộp 1111 5111 6200000 PT1 15/01 6 K00 Rút tiên gửi ngân hàng về nhập quỹ tiến mặt 1111 11211 9000000 PT1 17/01 7 K06 Trả trước tiền hàng 1111 131 27000000 PT1 18/01 8 Z99 Thu tiền hàng bán lẻ và thuế GTGT phải nộp 1111 33311 670000 Thu tiền hàng bán lẻ và thuế GTGT phải nộp 1111 5111 6700000 PT1 19/01 9 K01 Thu tiền hàng 1111 131 1168640000 PT1 25/01 10 Z99 Thu tiền hàng và tiền thuế 1111 33311 990000 Thu tiền hàng và tiền thuế 1111 5111 9900000 PT1 25/01 11 Z99 Thu tiền hàng và tiền thuế GTGT 1111 33311 930000 Thu tiền hàng và tiền thuế GTGT 1111 5111 9300000 PT1 26/01 12 Z99 thu tiền hàng và tiền thuế GTGT 1111 33311 462000 thu tiền hàng và tiền thuế GTGT 1111 5111 4620000 PT1 28/01 13 Z99 Thu tiền hàng và tền thuế GTGT 1111 33311 820000 Thu tiền hàng và tền thuế GTGT 1111 5111 8200000 PT1 31/01 14 K03 Thu tiền hàng hoá đơn số 1008 1111 131 187550000 PT1 31/01 15 K04 Thu tền hàng theo hoá đơn số 1011 1111 131 776270000 PT1 31/01 16 K05 Thu tiền hàng theo HĐ 1013 ( thánh toán 1/2) 1111 131 1878800000 Tổng số 2.496.332.000 7.4.1.2 Trong tháng 1 Công ty ABC có các nghiệp vụ chi tiền mặt như sau: CTừ Ngày Số Khách Diễn giải Nợ Có Phát sinh PC1 02/01 1 LG Trả tiền hàng cho LG 13311 1111 79660000 PC1 Trả tiền hàng cho LG 156 1111 796600000 PC1 02/01 2 K00 Thanh toán tiền lương cho CBCNV 334 1111 66240000 PC1 03/01 3 SS Trả tiền cho công ty điện tử Sam Sung 13311 1111 102500000 PC1 Trả tiền cho công ty điện tử Sam Sung 156 1111 1025000000 PC1 06/01 4 K14 Chi tiền tạm ứng cho Ông Bảy 141 1111 450000 PC1 06/01 5 K00 Thanh toán tiền đi phép cho Bà Hai 6428 1111 225000 PC1 07/01 6 SV Thanh toan tiền hàng, thuế cho Savicô 13311 1111 32250000 PC1 Thanh toán tiền hàng, thuế cho Savicô 156 1111 322500000 PC1 12/01 7 K00 Chi tiếp khách 6428 1111 270000 PC1 12/01 8 K00 Chi thuê bảo dưỡng máy văn phòng 6428 1111 495000 PC1 15/01 9 K00 Trả tiền thuê nhà ( sáu tháng đầu năm) 13311 1111 18000000 PC1 Trả tiền thuê nhà ( sáu tháng đầu năm) 1421 1111 180000000 PC1 16/01 10 K00 Chi tạm ứng lương lần 1 334 1111 72000000 PC1 16/01 11 K00 Chi khen thưởng cho CBCNV 334 1111 10800000 PC1 31/01 12 SS Trả tiền cho công ty điện tử Sam sung 331 1111 1320000000 Tổng cộng 4.026.990.000 7.4.2. Thực hiện 7.4.2.1 Các bước tiến hành Bước 1: Cập nhật chứng từ phiếu thu ĩ Menu ĩ “Giao dịch” ĩ “Phiếu kế toán” ĩ "Mới" ĩ tiến hành điền các thông tin vào chứng từ phiếu thu (PT1) Hình 7.1. Màn hình cập nhật các chứng từ thu tiền mặt VNĐ ĩ Sau mỗi lần cập nhật chọn Lưu để lưu chứng từ ĩ “Tiếp” để vào tiếp các định khoản trên chứng từ ĩ “Mới” để vào một chứng từ mới Trong quá trình cập nhật có thể sử dụng tới các chức năng: Các phím: PgUp, PgDown: lật qua, lại các chứng từ ĩ “Sửa” để sửa một phiếu đã có ĩ “Xoá” xoá một phiếu đã có ĩ “Xem” lại các phiếu đã có Muốn lọc chứng từ đã có để kiểm tra ĩ “Lọc” Khi lọc thì cần xem lọc lại chứng từ nào, từ ngày nào đến ngày nào, mã chứng từ "PT1" nếu lọc toàn bộ thì chỉ việc ấn "Nhận" Bước 2: Cập nhật chứng từ Phiếu chi ĩ Menu ĩ “Giao dịch” ĩ “Phiếu kế toán” ĩ "Mới" ĩ tiến hành điền các thông tin vào chứng từ phiếu thu (PC1) Hình 7.2. Màn hình cập nhật các chứng từ chi tiền mặt VNĐ ĩ Sau mỗi lần cập nhật chọn Lưu để lưu chứng từ ĩ “Tiếp” để vào tiếp các định khoản trên chứng từ ĩ “Mới” để vào một chứng từ mới Trong quá trình cập nhật có thể sử dụng tới các chức năng: Các phím: PgUp, PgDown: lật qua, lại các chứng từ ĩ “Sửa” để sửa một phiếu đã có ĩ “Xoá” xoá một phiếu đã có ĩ “Xem” lại các phiếu đã có Muốn lọc chứng từ đã có để kiểm tra ĩ “Lọc” Khi lọc thì cần xem lọc lại chứng từ nào, từ ngày nào đến ngày nào, mã chứng từ "PC1", nếu lọc toàn bộ thì chỉ việc ấn "Nhận" ĩ ESC kết thúc quá trình lọc ĩ “Quay ra” hoặc ĩESC kết thúc quá trình cập nhật chứng từ phiếu chi 7.4.3 Sản phẩm của sinh viên: 7.4.3.1 Báo cáo bảng kê chứng từ Phiếu thu ĩ Menu "Báo cáo" ĩ “Sổ sách Kế toán” ĩ “Bảng kê chứng từ” ĩ Xuất hiẹn màn hình lọc các nội dung cần báo cáo (Mã chứng từ: PT1) Hình 7.3. Màn hình nhập các tham số cần lên báo cáo phiếu thu tiền mặt VNĐ ĩ "Nhận" lên báo cáo Hình 7.4. Màn hình kết quả báo cáo chứng từ thu tiền mặt VNĐ ĩ ESC kết thúc báo cáo 7.4.3.2 Báo cáo bảng kê chứng từ Phiếu chi ĩ Menu "Báo cáo" ĩ “Sổ sách Kế toán” ĩ “Bảng kê chứng từ” ĩ Xuất hiện màn hình lọc các nội dung cần báo cáo (Mã chứng từ: PC1) Hình 7.5. Màn hình nhập các tham số cần lên báo cáo phiếu chi tiền mặt VNĐ ĩ "Nhận" Lên báo cáo Hình 7.4. Màn hình kết quả báo cáo chứng từ chi tiền mặt VNĐ ĩ ESC kết thúc báo cáo 7.4.4. Kiểm tra và xử lý sai sót Khi lên báo cáo Phiếu thu, Phiếu chi nếu phát hiện sai số dư phát sinh của các chứng từ sinh viên cần chú ý quan sát cụ thể chứng từ sai với các thông tin cần lưu ý: Sai ở ngày nào. chứng từ số bao nhiêu, khách hàng là ai. Sau khi biết chính xác chứng từ sai, sinh viên quay về chứng từ liên quan (Phiếu thu - PT1, Phiếu chi - PC1) ĩ Chọn "Lọc" ĩ Lọc các chứng từ theo tác thông tin liên quan đến chứng từ cần sửa ĩ "Nhận" ĩ Về màn hình chứng từ ĩ "Sửa" ĩ Tiến hành sửa ĩ "Lưu" kết thúc sửa chữa ĩ Lên báo cáo. 7.5. So sánh kế toán thủ công với kế toán máy Hình thức xử lý Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Kế toán thủ công Kế toán máy Nhập dữ liệu đầu vào - Tài liệu gốc là những phiếu thu, chi tền mặt Ghi chép thủ công Nhập qua bàn phím hoặc dùng máy quét Xử lý số liệu - Biến đổi dữ liệu từ các phiếu thu, chi tiền mặt Thu công theo tưng bước, từ chứng từ gốc ĩ Sổ quỹ tiền mặt ĩ Sổ cái Tự động theo chương trình Lưu trữ Dữ liệu Thông tin Thủ công trên các sổ Sổ quỹ tiền mặt, nhật ký thu, chi tiền mặt Sổ cái Tự động ở các dạng tệp tin Tệp nhật ký thu chi tiền Tệp sổ cái Tệp tra cứu Kế xuất thông tin Sổquỹ tiền măt, sổ nhật ký thu chi tiền Sổ cái tài khoản Ghi chép thủ công vào các mẫu sổ do bộ tài chính ban hành Tự động theo chưng trình cài đặt trong máy Ngày 12+13 Cập nhật chứng từ thu chi tiền gửi: 1. Mục đích Sử dụng phân hệ kế toán thanh toán vốn bằng tiền để theo dõi số tiền gửi ngân hàng hiện có, tình hình tăng giảm tiền gửi ngân hàng trong kỳ. 2. Yêu cầu Sinh viên thực hành thành thạo các nội dung sau: Theo dõi số dư tiền gửi tại ngân hàng tại những thời điểm khác nhau. Theo dõi báo nợ, báo có cho các hoá đơn mua hàng, bán hàng theo tứng khách hàng. 3. Tóm tắt lý thuyết: 3.1 Lý thuyết kế toán: Các nghiệp vụ thu, chi tiền gửi, kế toán sẽ căn cứ vào giấy báo nợ, giấy báo có để theo dõi tình hình biến động tiền gửi trong kỳ, trên sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng và rút số dư cuối kỳ để lên sổ cái cho tài khoản tiền gửi. 3.2. Lý thuyết kế toán máy: Sơ đồ hạch toán Chứng từ tiền gửi ngân hàng Giấy báo nợ Giấy báo có Phân hệ kế toán vốn bằng tiền In ra các phiếu báo nợ, có Bảng kê giấy báo nợ, báo có Bảng tổng hợp phát sinh Sơ đồ tổng hợp tài khoản 8.4. Thực hành trên phần mềm kế toán máy. 8.4.1 Chuẩn bị. 8.4.1.1 Trong tháng 1 Công ty ABC có các nghiệp vụ ngân hàng như sau: CT Ngày Số Khách Diễn giải TK nợ TK có Phát sinh BCA 15/01 1 K00 Mua $10 000 bằng tiền gửi 1122 11211 130000000 (TGTT:13780.TGHT:13000) 413 11211 7800000 BC1 20/01 1 K00 Ngân sách hoàn thuế Q4/98 11211 1333 10000000 BC1 20/01 2 K02 Thu tiền bán hàng hoá đơn số 1008 11211 131 1339580000 BN1 23/01 3 SS Trả tiền hàng theo phiếu nhập kho số 05 331 11211 907500000 BN1 23/01 02 LG Trả tiền hàng theo phiếu nhập kho số 04 331 11211 580250000 BNA 30/01 3 K00 Bán $2500 thu tền mặt(TGTT 13 900,TGHT:13000) 1111 1122 32500000 8.4.2. Thực hiện 8.4.2.1 Các bước tiến hành Bước 1: Cập nhật chứng từ Báo có ngân hàng ngoại tệ ĩ Menu ĩ “Giao dịch” ĩ “Phiếu kế toán” ĩ "Mới" ĩ tiến hành điền các thông tin vào các chứng từ báo có ngân hàng ngoại tệ (BCA) Hình 8.1. Màn hình cập nhật giấy báo có ngân hàng ngoại tệ Bước 2: Cập nhật chứng từ Báo có ngân hàng Việt nam đồng ĩ Menu ĩ “Giao dịch” ĩ “Phiếu kế toán” ĩ "Mới" ĩ tiến hành điền các thông tin vào các chứng từ báo có ngân hàng ngoại tệ (BC1) Hình 8.2. Màn hình cập nhật giấy báo có ngân hàng VNĐ Bước 3: Cập nhật chứng từ Báo Nợ ngân hàng Ngoại tệ ĩ Menu ĩ “Giao dịch” ĩ “Phiếu kế toán” ĩ "Mới" ĩ tiến hành điền các thông tin vào các chứng từ báo nợ ngân hàng ngoại tệ (BNA) Hình 8.3. Màn hình cập nhật giấy báo nợ ngân hàng ngoại tệ Bước 4: Cập nhật chứng từ Báo Nợ ngân hàng Việt nam đồng ĩ Menu ĩ “Giao dịch” ĩ “Phiếu kế toán” ĩ "Mới" ĩ tiến hành điền các thông tin vào các chứng từ báo nợ ngân hàng Việt nam đồng (BN1) Hình 8.3. Màn hình cập nhật giấy báo nợ ngân hàng VNĐ ĩ Sau mỗi lần cập nhật chọn Lưu để lưu chứng từ ĩ “Tiếp” để vào tiếp các định khoản trên chứng từ ĩ “Mới” để vào một chứng từ mới Trong quá trình cập nhật có thể sử dụng tới các chức năng: Các phím: PgUp, PgDown: lật qua, lại các chứng từ ĩ “Sửa” để sửa một phiếu đã có ĩ “Xoá” xoá một phiếu đã có ĩ “Xem” lại các phiếu đã có Muốn lọc chứng từ đã có để kiểm tra ĩ “Lọc” Khi lọc thì cần xem lọc lại chứng từ nào, từ ngày nào đến ngày nào, nếu lọc toàn bộ thì chỉ việc ấn "Nhận" ĩ ESC kết thúc quá trình lọc ĩ “Quay ra” hoặc ĩESC kết thúc quá trình cập nhật chứng từ 8.4.3 Sản phẩm của sinh viên: 8.4.3.1 Báo cáo bảng kê chứng từ Ngân hàng ĩ Menu "Báo cáo" ĩ “Sổ sách Kế toán” ĩ “Bảng kê chứng từ” ĩ Xuất hiện màn hình lọc các nội dung cần báo cáo (Mã chứng từ: B- Lên các chứng từ ngân hàng) Hình 8.3. Màn hình nhập các tham số lên báo cáo bảng kê chứng từ ngân hàng ĩ “Nhận” Lên báo cáo Hình 8.3. Màn hình báo cáo bảng kê chứng từ ngân hàng ĩ ESC kết thúc báo cáo 8.4.3.2. Báo cáo sổ cái tài khoản tiền mặt 111 ĩ Menu "Báo cáo" ĩ “Sổ sách Kế toán” ĩ “Sổ cái tài khoản” ĩ Xuất hiện màn hình lọc các nội dung cần báo cáo: 111 Hình 8.3. Màn hình nhập các tham số lên báo cáo sổ cái tài khoản 111 ĩ “Nhận” Lên báo cáo Hình 8.3. Màn hình kết quả báo cáo tài khoản 111 ĩ ESC kết thúc báo cáo 8.4.3.3. Báo cáo sổ cái tài khoản tiền mặt 112 ĩ Menu "Báo cáo" ĩ “Sổ sách Kế toán” ĩ “Sổ cái tài khoản” ĩ Xuất hiện màn hình lọc các nội dung cần báo cáo: 112 Hình 8.3. Màn hình nhập các tham số lên báo cáo sổ cái tài khoản 112 ĩ “Nhận” lên báo cáo Hình 8.3. Màn hình kết quả báo cáo sổ cái tài khoản 112 ĩ ESC kết thúc báo cáo 8.4.4. Kiểm tra và xử lý sai sót Khi lên báo cáo Bảng kê chứng từ ngân hàng nếu phát hiện sai số dư phát sinh của các chứng từ sinh viên cần chú ý quan sát cụ thể chứng từ sai với các thông tin cần lưu ý: Sai ở ngày nào. chứng từ số bao nhiêu, khách hàng là ai. Sau khi biết chính xác chứng từ sai, sinh viên quay về chứng từ liên quan (Báo có ngân hàng NT - BCA, báo có ngân hàng VNĐ - BC1, Báo nợ ngân hàng NT – BNA, báo nợ ngân hàng VNĐ - BN1) ĩ Chọn "Lọc" ĩ Lọc các chứng từ theo tác thông tin liên quan đến chứng từ cần sửa ĩ "Nhận" ĩ Về màn hình chứng từ ĩ "Sửa" ĩ Tiến hành sửa ĩ "Lưu" kết thúc sửa chữa ĩ Lên báo cáo. 8.5. So sánh kế toán thủ công và kế toán máy Hình thức xử lý Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Kế toán thủ công Kế toán máy Nhập dữ liệu đầu vào - Tài liệu gốc là những Giấy báo nợ, báo có do ngân hàng gửi đến chuyển sang Ghi chép thủ công Nhập qua bàn phím hoặc dùng máy quét Xử lý số liệu - Biến đổi dữ liệu từ các chứng từ gốc sang sổ cái tổng hợp Thu công theo tưng bước, từ giấy báo nợ, giấy báo có ĩ Sổ theo dõi chi tiết tiền gửi ngân hàng ĩ Sổ cái Tự động theo chương trình Lưu trữ Dữ liệu Thông tin Thủ công trên các sổ Sổ chi tiết Sổ cái Tự động ở các dạng tệp tin Tệp nhật ký Tệp sổ cái Tệp tra cứu Kế xuất thông tin Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng Sổ cái Ghi chép thủ công vào sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng Tự động theo chưng trình cài đặt trong máy Yêu cầu đối với sinh viên khi kết thúc bài 2 Khi kết thúc bài 2 sinh viên phải nắm được cách vào các phiếu kế toán về thu chi tiền mặt, báo nợ, báo có ngân hàng, các phiếu nhập xuất kho, phải biết cách vào các sổ chi tiết, các bảng kê, sổ chi tiết của các tài khoản, xem kiểm tra được chứng từ cập nhật, chuyển được số liệu từ trong máy ra các môi trường khác như Excel … Kiểm tra đánh giá và cho điểm - Cập nhật và lên báo cáo bảng kê chứng từ, bảng tổng hợp hàng nhập mua: đúng, chính xác (đúng về số lượng, đơn giá, số dư, chính xác về chứng từ,...): (2 điểm) - Cập nhật và lên báo cáo bảng kê chứng từ, báo cáo mua hàng: đúng, chính xác (đúng về số lượng, đơn giá, tiền hàng, tiền vốn, chính xác về chứng từ,...): (2 điểm) - Cập nhật và lên báo cáo bảng kê chứng từ xuất điều chuyển, báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn: đúng, chính xác : (1 điểm) - Cập nhật và lên báo cáo Phiếu thu: đúng, chính xác (đúng về số dư, chính xác về chứng từ,...): (1,5 điểm) - Cập nhật và lên báo cáo Phiếu chi: đúng, chính xác (đúng về số dư, chính xác về chứng từ,...): (1,5 điểm) - Cập nhật và lên báo cáo Chứng từ ngân hàng: đúng, chính xác (đúng về số dư, chính xác về chứng từ,...): (1,5 điểm) - Lên các báo cáo sổ cái tài khoản 111, 112 đúng, chính xác: (0,5 điểm) BàI 3 Thực hiện các thao tác cuối kỳ kế toán Nội dung các ngày thực tập Ngày 14: Các bút toán điều chỉnh, kết chuyển và tính giá thành sản phẩm Ngày 15: Lập các báo cáo kế toán Ngày 14 Các bút toán điều chỉnh, kết chuyển và tính giá thành sản phẩm. 1 Mục đích. Phân hệ kế toán điều chỉnh, kết chuyển và tính giá thành được dùng như các phân hệ cơ sở và độc lập, hoặc liên kết thống nhất với các phân hệ khác với mục đích + Tổng hợp số liệu từ các phân hệ số liệu khác + Lên các báo cáo sổ sách kế toán + Khoá sổ kế toán Thực hiện bút toán kết chuyển để tính giá thành sản phẩm cuối kỳ, từ đó có thể vào được các sổ sách, báo cáo quyết toán cuối kỳ. 2. Yêu cầu: Sinh viên thực hành thành thạo các nội dung sau. Sinh viên thực hiện được các bút toán kết chuyển tự động, để xác định kết quả kinh doanh và lên được báo cáo kế toán cuối kỳ. Thực hiện cập nhật các bút toán tính khấu hao, lương, bảo hiểm, điện nước. Thực hiện các bút toán phân bổ chi phí sản xuất chung. Thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ về chi phí bán hàng, chi phí quản lý, giá vốn hàng bán, doanh thu bán hàng, hàng bán bị trả lại. 3.Tóm tắt lý thuyết: 3.1 Lý thuyết kế toán: Cuối kỳ kế toán phải thực hiện các bút toán sau. Tính giá thành sản phẩm: Để tính giá thành sản phẩm phải tập hợp các chi phí sản xuất đã phát sinh trong kỳ bao gồm: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp kế toán định khoản. Nợ TK 154 Có TK 621 Có TK622 Có TK627 Sau đó tính giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ và tính được giá trị sản phẩm hoàn thành theo công thức: Giá thành sản = Giá trị sản + Chi phí sản - Giá trị sản phẩm hoàn thành phẩm d2 đầu kỳ xuất trong kỳ phẩm d2cuối kỳ Bút toán điều chỉnh Cuối kỳ kế toán cần tiến hành một số bút toán điều chỉnh như : Điều chỉnh tỷ giá, điều chỉnh chênh lệch do đánh giá lại tài sản, tài sản thừa, tài sản thiếu chờ xử lý. kế toán định khoản Trong trường hợp tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá hạch toán Nợ TK413 Có TK111,112 Trong trường hợp tỷ giá thực tế lớn hợn tỷ giá hạch toán Nợ TK 111, 112 Có TK 413 Tầi sản thừa chờ xử lý Nợ TK211,213,152,153…. Có TK 3388 Tài sản thiếu chờ xử lý Nợ TK 1388 Có TK 152,153, 211…… Bút toán kết chuyển: Cuối kỳ, kế toán cần kết chuyển doanh thu và chi phí vào tài khoản 911 xác định kế quản kinh doanh để xác định lại hay lỗ trong kỳ. Kết chuyển doanh thu, kế toán định khoản: Nợ TK 511 Nợ TK 515 Nợ TK 711 Có TK 911 Kết chuyển chi phí để xác định kết quản kinh doanh kế toán định khoản: Nợ TK 911 Có TK 632 Có TK 641 Có TK 642 Có TK 635 Có TK 811 Nếu bên Có TK 911 lớn hên bên nợ TK 911 thì doanh nghiệp làm ăn trong kỳ có lãi, kế toán định khoản. Nợ TK 911 Có TK 4212 Nếu bên Có TK 911 nhỏ hơn bên Nợ TK 911 thì doanh nghiệp đã bị lỗ trong kỳ, kế toán định khoản. Nợ TK 4212 Có TK 911 9.3.2. Lý thuyết kế toán máy: Sơ đồ luồng vào ra Các bút toán phân bổ, kết chuyển,khoá sổ Kế toán vốn Kế toán phải trả, phải thu Kế toán hàng tồn kho Kế toán tổng hợp Sổ cái tài khoản Sổ tổng hợp tài khoản Bảng cân đối phát sinh các tài khoản Bảng cân đối kế toán Báo cáo kế quả sản xuất kinh doanh Các loại chứng từ giao dịch cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào số các phân hệ khác được sử dụng, nếu ta sử dụng càng nhiều các phân hệ khác thì số chứng từ cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp càng ít. Nếu sử dụng hết các phân hệ thì ở phân hệ kế toán tổng hợp chỉ phải cập nhật các bút toán phân bổ kế chuyển, điều chỉnh cuối kỳ, bút toán bù trừ công nợ giữa hai khách hàng. Cập nhật các bút toán phân bổ khấu hao, lương, phân bổ chi khác. Thực hiện các bút toán phân bổ chi phí sản xuất chung. Tự động thực hiện các bút toán phân bổ cuối kỳ về chi phí bán hàng, chi phí quản lý, giá vốn hàng bán, doanh thu bán hàng, hàng bán bị trả lại,… Tự động thực hiện các bút toán điều chỉnh phân bổ kế chuyển khoá sổ. 9.4. Thực hành trên phần mềm kế toán máy. 9.4.1 Chuẩn bị. 9.4.1.1 Trong tháng 1 Công ty ABC có các nghiệp vụ cuối kỳ: Ngày Mã CT Số CT Mã khách Tên khách Diễn giải TK Nợ TK Có Tiền 31-01 KK1 1 K00 Cty FAST Khấu hao tài sản cố định 6414 2141 19425060 31-01 KK1 1 K00 Cty FAST Khấu hao tài sản cố định 6424 2141 36106815 31-01 KK1 2 K07 Bưu điện thành phố Hà Nội Phải trả tiền điện thoại + FAX 13311 331 831879 31-01 KK1 2 K07 Bưu điện thành phố Hà Nội Phải trả tiền điện thoại + FAX 6427 331 8318790 31-01 KK1 3 K08 Chi nhánh điện HBT Chi phí tiền điện phải trả 13311 331 459080 31-01 KK1 3 K08 Chi nhánh điện HBT Chi phí tiền điện phải trả 6427 331 4590798 31-01 KK1 4 K09 Cty kinh doanh nước sạch Hà Nội Chi phí tiền nước phải trả 13311 331 45000 31-01 KK1 4 K09 Cty kinh doanh nước sạch Hà Nội Chi phí tiền nước phải trả 6427 331 450000 31-01 KK1 5 K00 Cty FAST Tiền lương phải trả 6411 334 43501950 31-01 KK1 5 K00 Cty FAST Tiền lương phải trả 6421 334 51609000 31-01 KK1 6 K00 Cty FAST Chi phí thuê nhà 6427 1421 30000000 31-01 KK1 7 K00 Cty FAST Thuế GTGT được khấu trừ 33311 13311 397382000 9.4.1.2 Cuối tháng 1 Công ty ABC cần thực hiện các bút toán kết chuyển sau: Ngày mã CT Số CT Mã khách Tên khách Diễn giải TK Có TK Nợ Tiền 31/01 KK1 295 K00 Cty FAST Kết chuyển doanh thu để xác đinh kết quản kinh doanh 5111 911 3916120000 31/01 KK1 296 K00 Cty FAST Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 632 3351843677 31/01 KK1 297 K00 Cty FAST Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quản kinh doanh 911 6411 43501950 31/01 KK1 297 K00 Cty FAST Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quản kinh doanh 911 6414 19425060 31/01 KK1 298 K00 Cty FAST Kết chuyển chi phí quản lý để xác định kết quản lkinh doanh 911 6421 51609000 31/01 KK1 298 K00 Cty FAST Kết chuyển chi phí quản lý để xác định kết quản lkinh doanh 911 6424 36106815 31/01 KK1 298 K00 Cty FAST Kết chuyển chi phí quản lý để xác định kết quản lkinh doanh 911 6427 43359588 31/01 KK1 298 K00 Cty FAST Kết chuyển chi phí quản lý để xác định kết quản lkinh doanh 911 6428 990000 31/01 KK1 299 K00 Cty FAST Xác định kết quản kinh doanh 911 4212 369283910 9.4.2. Thực hiện 9.4.2.1 Các bước tiến hành Bước 1: Cập nhật các bút toán cuối kỳ ĩ Menu ĩ “Giao dịch” ĩ “Phiếu kế toán” ĩ "Mới" ĩ tiến hành điền các thông tin vào chứng từ Phiếu Kế toán khác (KK1) Hình 9.1 Màn hình cập nhật các nghiệp vụ cuối kỳ Bước 2: Cập nhật các bút toán kết chuyển ĩ Menu ĩ “Giao dịch” ĩ “Phiếu kế toán” ĩ "Mới" ĩ tiến hành điền các thông tin vào chứng từ Phiếu Kế toán khác (KK1) Hình 9.2 Màn hình cập nhật các bút toán kết chuyển ĩ Sau mỗi lần cập nhật chọn Lưu để lưu chứng từ ĩ “Tiếp” để vào tiếp các định khoản trên chứng từ ĩ “Mới” để vào một chứng từ mới Trong quá trình cập nhật có thể sử dụng tới các chức năng: Các phím: PgUp, PgDown: lật qua, lại các chứng từ ĩ “Sửa” để sửa một phiếu đã có ĩ “Xoá” xoá một phiếu đã có ĩ “Xem” lại các phiếu đã có Muốn lọc chứng từ đã có để kiểm tra ĩ “Lọc” Khi lọc thì cần xem lọc lại chứng từ nào, từ ngày nào đến ngày nào, nếu lọc toàn bộ thì chỉ việc ấn "Nhận" ĩ ESC kết thúc quá trình lọc ĩ “Quay ra” hoặc ĩESC kết thúc quá trình cập nhật chứng từ 9.4.3 Sản phẩm của sinh viên: 9.4.3.1 Báo cáo Phiếu kế toán ĩ Menu "Báo cáo" ĩ “Sổ sách Kế toán” ĩ “Bảng kê chứng từ” ĩ Xuất hiện màn hình lọc các nội dung cần báo cáo (Mã chứng từ: KK1) Hình 9.3 Màn hình nhập các tham số lên báo cáo “Phiếu kế toán khác” ĩ “Nhận” Lên báo cáo Hình 9.4 Màn hình kết quả báo cáo “Phiếu kế toán khác” ĩ ESC Kết thúc báo cáo. 9.4.3.2 Báo cáo Các bút toán kết chuyển Hình 9.5 Màn hình kết quả báo cáo các bút toán kết chuyển ĩ ESC Kết thúc báo cáo. 9.4.4. Kiểm tra và xử lý sai sót Khi lên báo cáo Bảng kê chứng từ ngân hàng nếu phát hiện sai số dư phát sinh của các chứng từ sinh viên cần chú ý quan sát cụ thể chứng từ sai với các thông tin cần lưu ý: Sai ở ngày nào. chứng từ số bao nhiêu, khách hàng là ai. Sau khi biết chính xác chứng từ sai, sinh viên quay về chứng từ liên quan (Phiếu kế toán khác - KK1) ĩ Chọn "Lọc" ĩ Lọc các chứng từ theo tác thông tin liên quan đến chứng từ cần sửa ĩ "Nhận" ĩ Về màn hình chứng từ ĩ "Sửa" ĩ Tiến hành sửa ĩ "Lưu" kết thúc sửa chữa ĩ Lên báo cáo. 9.5. So sánh kế toán máy với kế toán thủ công: Hình thức xử lý Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Kế toán thủ công Kế toán máy Nhập dữ liệu đầu vào - Tài liệu gốc là những là những bảng tính khấu hao, sổ tổng trên các sổ chi tiết chi phí, và các sổ sách khác Ghi chép thủ công vào các sổ sách chứng từ Nhập qua bàn phím hoặc dùng máy quét Xử lý số liệu - Biến đổi dữ liệu từ các chứng từ gốc sang sổ cái tổng hợp Thu công theo tưng bước, tìm từng nghiệp vụ liên quan, cuối cùng phải tự tổng hợp số liệu thủ công Tự động theo chương trình Lưu trữ Dữ liệu Thông tin Thủ công trên các sổ Sổ chi tiết Sổ cái Tự động ở các dạng tệp tin Tệp nhật ký Tệp sổ cái Tệp tra cứu Kế xuất thông tin Sổ theo dõi chi phí Sổ cái Ghi chép thủ công vào sổ sách chứng từ có liên quang. Tự động theo chưng trình cài đặt trong máy Ngày 15 Lập các báo cáo kế toán: 1 Mục đích Cuối kỳ kế toán, cần phải quyết toán với các ban nghành liên quan, cần đưa các số liệu kế toán ra thành văn bản để báo cáo quyết toán. Do đó sử dụng phân hệ kế toán tổng hợp báo cáo kế toán cuối kỳ như một tiện ích, làm cho kế toán giảm bớt được công việc vào cuối kỳ kế toán. Đáp ứng nhanh chóng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. 2. Yêu cầu Sinh viên sau khi thực tập phải thực hiện được các nội dung sau. - Lên được các báo cáo quyết toán cuối kỳ. - Lập được báo cáo kết quản sản xuất kinh doanh. - Lập được bảng cân đối số phát sinh - Lập được bảng cân đối kế toán - Đáp ứng được điều kiện kiểm tra số liệu cuối tháng tức thời. - Rút ra được các số dư cuối kỳ cho các tài khoản. 3 Tóm tắt lý thuyết: 3.1 Lý thuyết kế toán: Cuối kỳ, kế toán cần lập cáo báo cáo kế toán sau. + Bảng cân đối tài khoản: tập hợp số phát sinh bên nợ và bên có của các tài khoản. + Bảng cân đối kế toán: Khái quát tình hình vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định dưới hai mặt : Tài sản và nguồn hình thành nên tài sản. + Báo cáo kết quản sản xuất kinh doanh: Xác định kết quản hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ. Ngoài ra cần phải lập các báo cáo khác như: Báo cáo tồn kho, báo cáo tồn quỹ tiền mặt, báo cáo công nợ … 3.2 Lý thuyết kế toán máy: Sơ đồ lưồng vào ra Sổ cái tài khoản Các bút toán kết chuyển cuối kỳ Kế toán tổng hợp Sổ tổng hợp tài khoản Kế toán vốn Bảng cân đối phát sinh Kế toán phải thu, phải trả Bảng cân đối kế toán Kế toán hàng tồn kho Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh Phân hệ kế toán tổng hợp được dùng như các phân hệ kế toán cơ sở và độc lập hoặc liên kết thống nhất với tất cả các phân hệ kế toán khác. - Tổng hợp số liệu từ các phân hệ kế toán khác. - Lên các báo cáo, các sổ sách kế toán. - Khoá sổ kế toán. 10.4. Thực hành trên phần mềm kế toán máy. 10.4.1. Tổng hợp số liệu cuối tháng ĩ Menu “Tong hop” ĩ “Tổng hợp số liệu kế toán cuối tháng” 10.5 So sách kế toán thủ công với kế toán máy. Hình thức xử lý Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Kế toán thủ công Kế toán máy Nhập dữ liệu đầu vào - Tài liệu gốc là những chứng từ kế toán đã được cập nhật từ trước Ghi chép thủ công Nhập qua bàn phím hoặc dùng máy quét Xử lý số liệu - Biến đổi dữ liệu từ các chứng từ gốc sang sổ cái tổng hợp Thu công theo tưng bước Tự động theo chương trình Lưu trữ Dữ liệu Thông tin Thủ công trên các sổ Sổ chi tiết Sổ cái Tự động ở các dạng tệp tin Tệp nhật ký Tệp sổ cái Tệp tra cứu Kế xuất thông tin Các báo cáo tài chính, bảng cân đối Sổ cái Ghi chép thủ công Tự động theo chưng trình cài đặt trong máy