Đề tài Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh

từng công trình riêng lẻ vì một máy sử dụng cho rất nhiều hạng mục công trình, công trình. Doanh nghiệp chỉ phân bổ CPSDMTC dựa theo bảng dự toán ban đầu nên không quản lý được chi phí thực tế phát sinh. - Chưa có biện pháp kiểm soát. 8. Không phân công nhân công vận hành máy riêng nên công nhân vận hành máy không có sự chuyên nghiệp. - Chọn một số công nhân làm việc lâu năm, đã có am hiểu nhất định về máy móc, có ý chí cầu tiến, ham học hỏi để đào tạo nâng cao trình độ. Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công Bảng 4.3: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát được áp dụng tại doanh nghiệp 1. Trình độ của đội thi công thấp. 2. Đội thi công không hoàn thành đúng thời gian, chất lượng, khối lượng công việc theo yêu cầu. 3. Máy móc mà đội thi công sử dụng công nghệ lỗi thời làm tăng chi phí - Chưa có biện pháp kiểm soát. 31 nhiên liệu sử dụng, ngày công của đội thi công, ô nhiễm môi trường 4. Doanh nghiệp chỉ thỏa thuận miệng về giá cả thuê máy, chi phí nhân công vận hành máy Ö Nhìn chung, doanh nghiệp đã áp dụng được một số quy chế quản lý CPSDMTC thích hợp với quy mô của doanh nghiệp như thủ tục kiểm soát cho vấn đề công nhân vận hành máy không chuyên nghiệp, thủ tục vừa tránh lãng phí do tuyển thêm nhân công chỉ vận hành máy vừa nâng cao được trình độ cho công nhân, phát hiện và đào tạo nhân tài cho việc mở rộng quy mô của doanh nghiệp Bên cạnh đó, vẫn chưa quản lý được sai sót, gian lận trong việc sử dụng nhiên liệu chạy máy; chưa chú trọng đến việc ghi nhận kịp thời, chi tiết những chi phí phát sinh liên quan đến việc vận hành máy móc thiết bị thi công cũng như chưa có phương pháp kiểm tra chất lượng của đội thi công, chất lượng của máy thi công đối với trường hợp khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công. Tuy hình thức khoán gọn CPSDMTC nâng cao tinh thần làm việc của công nhân nhưng những rủi ro trên kèm theo việc thuê máy móc, thuê đội thi công giá cao hơn so với dự toán hoặc việc quản lý, bảo quản các loại máy móc không tốt cũng sẽ đẩy chi phí sử dụng máy thi công thực tế lên cao làm lợi nhuận của doanh nghiệp giảm. 4.1.5. Các thủ tục kiểm soát chi phí chung Chi phí chung đối với doanh nghiệp xây dựng bao gồm nhiều loại: chi phí công cụ dụng cụ sử dụng trong quá trình thi công; chi phí lương cho các đội trưởng, chi phí giao tiếp (chi phí tiếp khách) nên rất khó phân bổ và kiểm soát. Theo dự toán, chi phí chung được tính theo tỷ lệ nhất định của chi phí nhân công trực tiếp. Nhưng thực tế, chi phí chung được tập hợp thông qua các chứng từ liên quan như phiếu chi, hóa đơnvà phản ánh vào tài khoản 627 (thực tế), sau đó được phân bổ cho mỗi công trình theo tỷ lệ doanh thu của các công trình. Do đó, nếu công tác tổ chức quản lý không chặt chẽ hoặc lập dự toán chưa sát với thực tế sẽ có sự chênh lệch lớn giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế. Đồng thời, do đặc điểm của sản phẩm xây dựng phụ thuộc nhiều vào thời tiết, môi trường sbên ngoài nên thời gian hoàn thành công trình thường bị kéo dài so với dự kiến làm phát sinh thêm chi phí quản lý công trình, chi phí bảo quản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Mặt khác, doanh nghiệp chưa đi vào đánh giá, so sánh, phân tích chi phí chung thực tế phát sinh với dự toán nên không phát hiện được các nhân tố ảnh hưởng làm tăng chi phí này để đưa ra biện pháp kiểm soát phù hợp. 32 4.2. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học Hiện tại, doanh nghiệp sử dụng các phần mềm: phần mềm lập dự toán xây dựng hitosoft, phần mềm kế toán acsoft và chương trình autocard dùng để vẽ các bản thiết kế xây dựng. Do bộ phận quản lý doanh nghiệp chỉ có ít người nên chỉ sử dụng một máy tính cho việc thiết kế xây dựng, lập dự toán xây dựng và nhập dữ liệu kế toán đầu vào, cung cấp thông tin đầu ra. Nhưng doanh nghiệp chưa áp dụng nhiều hoạt động kiểm soát từ kiểm soát chung cho đến kiểm soát ứng dụng. 4.2.1. Hoạt động kiểm soát chung Các phần mềm, chương trình ứng dụng mà doanh nghiệp đang sử dụng đều mua của các công ty chuyên viết phần mềm ứng dụng và phần mềm, chương trình cũng không phải là đặt dành riêng cho doanh nghiệp Nguyễn Danh. Trong doanh nghiệp cũng chưa có cán bộ phụ trách riêng về công nghệ thông tin. Vì thế doanh nghiệp không kiểm soát được việc lập trình, thiết kế các phần mềm, chương trình ứng dụng đó. Chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật là người theo dõi thông tin về các thay đổi của phần mềm lập dự toán hitosoft và quyết định cập nhật phần mềm. Nhân viên kế toán phụ trách theo dõi thông tin về những thay đổi của phần mềm kế toán acsoft và đề nghị chủ doanh nghiệp cập nhật. Việc kiểm tra chất lượng và sự phù hợp của phần mềm kế toán bị bỏ qua do chủ doanh nghiệp chỉ có những kiến thức cơ bản về hệ thống máy tính, tin học và chưa có kiến thức cơ bản về kế toán. Điều này cũng làm hạn chế khả năng kiểm tra việc truy cập thông tin của người không có thẩm quyền hay việc chỉnh sửa dữ liệu của nhân viên Tuy nhiên, hệ thống được thiết lập chỉ được đính kèm 2 loại tài liệu hệ thống gồm: tài liệu ứng dụng, tài liệu vận hành hệ thống nhưng lại thiếu tài liệu quản trị. Đơn vị chưa ban hành những văn bản cụ thể qui định về việc tiếp cận hệ thống. Và cũng chưa thiết lập tài khoản và mật khẩu riêng cho từng nhân viên có những nhiệm vụ khác nhau. Bất cứ nhân viên nào trong doanh nghiệp cũng có quyền truy cập vào hệ thống máy tính và tất cả các chương trình nhưng đơn vị lại không cài đặt phần mềm theo dõi việc thâm nhập và truy cập vào hệ thống. Việc này dẫn đến rủi ro: nhân viên nào cũng có khả năng lấy cắp thông tin, chỉnh sửa các dữ liệu. Doanh nghiệp luôn chủ động cài đặt, cập nhật thường xuyên chương trình quét virus; tạo bản sao các tập tin dữ liệu, tài liệu và lưu trữ bằng các thiết bị như USB, đĩa mềm, đĩa CD nhằm tránh tình trạng bị mất dữ liệu, hư hỏng do cháy, hỏng phần cứng hoặc do virus. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có sử dụng thiết bị duy trì nguồn điện phòng trường hợp mất điện đột ngột. Khi có sự hư hỏng về phần cứng hay phần mềm, doanh nghiệp thường thuê ngoài những kỹ thuật viên về công nghệ thông tin để bảo trì, sửa chữa, cài đặt lại hệ thống. Do hệ thống không phân chia quyền truy cập nên kỹ thuật viên này cũng có thể lấy cắp thông tin hoặc thay đổi dữ liệu. 33 4.2.2. Hoạt động kiểm soát ứng dụng Công việc thiết kế sẽ do nhân viên kỹ thuật phụ trách dưới sự giám sát, chỉ đạo và kiểm tra của chủ doanh nghiệp. Trong khi, quá trình lập dự toán xây dựng hoàn toàn do chủ doanh nghiệp đích thân thực hiện từ khâu tính toán dữ liệu đầu vào như giá và khối lượng vật tư, số lượng và giá nhân công; nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính. Còn quá trình xử lý dữ liệu do phần mềm thực hiện nhưng chủ doanh nghiệp không thể kiểm soát được mà hoàn toàn phụ thuộc vào trình độ của người viết phần mềm dự toán này. Nếu phần mềm được viết chính xác thì quá trình xử lý cho ra kết quả phù hợp với thực tế và ngược lại sẽ cho ra kết quả sai, gây tổn thất cho doanh nghiệp. Sau khi dữ liệu đã được xử lý xong và cho kết quả cuối cùng là bảng dự toán hoàn chỉnh bao gồm thông tin: tổng giá trị vật tư sử dụng, tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dự kiến, tổng chi phí nhân công trực tiếp dự kiếnChủ doanh nghiệp cũng là người kiểm tra lại các thông tin này, nếu phát hiện sai sót sẽ chỉnh sửa lại dữ liệu đầu vào. Nhưng do việc nhập dữ liệu đầu vào và việc kiểm tra thông tin đầu ra do cùng một người thực hiện nên khả năng sai sót xảy ra rất cao xuất phát từ sự chủ quan, hay do quá trình lập dự toán diễn ra trong thời gian dài gây mệt mỏi cho chủ doanh nghiệp, hoặc bảng dự toán quá nhiều không thể kiểm tra hết Đối với các thông tin về kế toán, cũng chỉ do một mình kế toán viên thực hiện việc tập hợp dữ liệu đầu vào, nhập liệu và chờ hệ thống máy tính xử lý, cuối cùng nhân viên kế toán cũng là người kiểm tra thông tin đầu ra. Việc tập hợp dữ liệu, nhập liệu và kiểm tra thông tin kế toán đều được thực hiện mà không có sự giám sát của chủ doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền. Tuy chủ doanh nghiệp là người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt như thanh toán tiền mua hàng, nộp thuế, phí nhưng nếu khối lượng dữ liệu đầu vào quá nhiều, các chứng từ ghi nhận không rõ ràngsẽ gây khó khăn cho kế toán viên trong việc kiểm tra và nhập dữ liệu đầu vào. Điều đó đưa đến những sai sót trong các báo cáo tài chính hoặc kế toán có thể thông đồng với các nhà cung cấp nguyên vật liệu để kê khống số lượng, đơn giá của vật tư đã mua trong kỳ để hưởng phần chênh lệch. Kế toán còn có khả năng thông đồng với các đội trưởng trong việc nhập liệu số lượng lao động để hưởng số tiền của công nhân không có thật đều đem lại thiệt hại cho doanh nghiệp. Tuy nhiên quá trình kiểm soát chi phí của doanh nghiệp cũng có sự hỗ trợ của các phần mềm tin học trên. Trong quá trình nhập dữ liệu, phần mềm cũng được cài đặt sẵn chương trình kiểm tra sự hợp lý, thích hợp của dữ liệu như: phần mềm hitosoft sẽ đưa ra báo lỗi khi mã công đoạn không có trong danh mục công đoạn xây dựng đã lập trình sẵn. Ngoài ra, các phần mềm cũng cài đặt sẵn kiểm tra về số lượng tính toán như chi phí chung được phân bổ cho từng công trình theo tỷ lệ doanh thu của công trình đó, tỷ lệ do doanh nghiệp quy định và nhập vào hệ thống qua bàn phím, phần mềm sẽ tự động nhân tỷ lệ này với doanh thu và cho ra kết quả cuối cùng. 34 4.3. Nhận xét về thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh 4.3.1. Ưu điểm Tuy là một doanh nghiệp nhỏ, nhưng bản thân người lãnh đạo doanh nghiệp luôn tìm tòi, học hỏi những kiến thức mới trong ngành cũng như ngoài ngành để nâng cao sự hiểu biết của mình nhằm xây dựng đội ngũ quản lý có hiệu quả hơn, tập hợp đội ngũ công nhân có năng lực hơn. Chủ doanh nghiệp là người trực tiếp xét duyệt các vấn đề quan trọng như: - Đích thân chủ doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt có thể hạn chế được sự thông đồng giữa nhà cung cấp với nhân viên của doanh nghiệp. - Chỉ có chủ doanh nghiệp là người có quyền quyết định trong việc lựa chọn nhà cung cấp vật tư, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị thi công... Chỉ tiêu lựa chọn nhà cung cấp của doanh nghiệp là những doanh nghiệp, công ty có uy tín trong ngành và gần với nơi xây dựng công trình. - Hợp tác với nhiều nhà cung cấp là phương pháp doanh nghiệp áp dụng để vừa có thể so sánh, kiểm tra về chất lượng, giá cả nguyên nhiên vật liệu, công cụ dụng cụ vừa giảm thiểu chi phí vận chuyển, tránh bị nhà cung cấp ép giá. - Việc không sử dụng hệ thống nhà kho để chứa nguyên vật liệu mà áp dụng phương pháp tồn kho đúng lúc và đưa vật tư đến thẳng công trình chỉ khi gần hết vật tư cũng giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí vận chuyển, chi phí bảo trì kho, chi phí nhân công quản lý kho không cần thiết. - Tuyển dụng nhân viên kỹ thuật, kế toán, đội trưởng hay đội thi công và quy định đơn giá tiền lương chung cho nhân viên văn phòng, nhân viên giám sát quản lý đội thi công, công nhân trực tiếp xây dựng. Các vấn đề ít quan trọng hơn được chủ doanh nghiệp ủy quyền cho cấp dưới giải quyết. Sau khi mỗi công trình hoặc hạng mục công trình hoàn thành, doanh nghiệp đều tiến hành so sánh tổng chi phí thực tế phát sinh so với bảng dự toán. 4.3.2. Hạn chế Bên cạnh những việc làm được của doanh nghiệp cũng còn một số hạn chế. Do chủ doanh nghiệp chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ về chi phí nói riêng. Đồng thời, chủ doanh nghiệp cảm thấy chi phí thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ lớn hơn với lợi ích mà nó mang lại. Tóm lại, hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí có những hạn chế có thể gây tổn thất cho doanh nghiệp: - Doanh nghiệp không ban hành văn bản cụ thể qui định về hoạt động trong doanh nghiệp, chính sách nhân sự, trình độ, đạo đức của nhân viên, công nhân 35 - Trong doanh nghiệp chưa có sự phân công, phân nhiệm hợp lý giữa các chức năng: ghi nhận và nhập liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra tính chính xác của việc ghi nhận và nhập liệu đó, không có người kiểm tra quá trình nhận nguyên vật liệu sử dụng nguyên vật liệu tách biệt với người giám sat công trình - Doanh nghiệp không sử dụng các loại chứng từ thật sự cần thiết trong việc kiểm soát chi phí như đơn đặt hàng, phiếu chi tiền mặt. - Hoạt động kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ có thực hiện nhưng không chặt chẽ. - Định kỳ không tiến hành kiểm kê, đánh giá lại về giá trị, chất lượng và công nghệ của tài sản, máy móc thiết bị. - Đối với phương pháp khoán tồn tại hai nhược điểm là trình độ kỹ thuật và ý thức tổ chức lao động của công nhân thuê ngoài thị trường. Những lao động thường là lao động phổ thông có trình độ tay nghề thấp, làm việc theo kinh nghiệm và có ít kiến thức cơ bản. Do đó đối với các công việc đòi hỏi tay nghề kỹ thuật cao, họ có thể không thực hiện được hoặc thực hiện được nhưng gây ra sự lãng phí về vật tư, giờ máy thi công. - Đồng thời, khi thuê những công nhân này, doanh nghiệp – đại diện là đội trưởng – không lập hợp đồng lao động do nhiều lý do: sự tin tưởng do đã làm việc với công nhân thời gian dài; người lao động không hiểu biết về luật lao động; ngoài thị trường cung ứng nhiều lao động hơn mức mà doanh nghiệp cần thiếtnên công nhân có thể tự ý bỏ việc bất cứ lúc nào làm gián đoạn quá trình do không đủ nhân công làm việc. - Tuy mỗi khi hoàn thành hạng mục công trình, công trình doanh nghiệp đều tiến hành so sánh giữa tổng chi phí dự toán và tổng chi phí thực tế nhưng không thể biết được nguyên nhân tăng, giảm của từng loại chi phí. Do trong quá trình thi công xây dựng không kiểm soát kịp thời, ngăn ngừa phát sinh các chi phí không cần thiết đến khi nghiệm thu thì không biết chi phí thực tế nào phát sinh là phù hợp với mục đích sử dụng, chi phí nào phát sinh do sự lãng phí, tư lợi 4.4. Phương hướng kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai Phương hướng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp xem xét, quyết định các phương pháp sản xuất kinh doanh, kiểm soát chi phí phù hợp. Vì vậy, chúng ta cần tìm hiểu về định hướng và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp để làm kim chỉ nam cho việc tìm kiếm những giải pháp kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp thích hợp. 4.4.1. Định hướng phát triển của doanh nghiệp - Trong thời gian sắp tới, doanh nghiệp định hướng ổn định tình hình kinh doanh và tiến đến mở rộng quy mô hoạt động. - Xây dựng và phát triển trở thành doanh nghiệp kinh doanh đa ngành nghề, đa dạng hóa sản phẩm, phát triển đội ngũ nhân viên, công nhân có tay nghề cao, năng động 36 - Cải tiến, nâng cấp máy móc thiết bị thi công theo hướng thay thế các công nghệ cũ bằng những công nghệ mới phù hợp tiêu chuẩn của ngành - Phát huy mọi nguồn lực để nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp, tạo môi trường phát triển lạnh mành cho nhân viên, công nhân, góp phần nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho nhân viên, công nhân. 4.4.2. Mục tiêu phát triển của doanh nghiệp Trên cơ sở những định hướng phát triển, những mục tiêu cần thực hiện như sau: - Tuyển dụng và đào tạo nhân viên, công nhân thành những người có tay nghề chuyên môn phù hợp với yêu cầu công việc. - Phấn đấu đạt mức tăng trưởng ổn định 25% hàng năm về lợi nhuận. - Đầu tư cho công tác quản lý kiểm soát toàn doanh nghiệp. 4.5. Những thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp 4.5.1. Thuận lợi - Doanh nghiệp đã có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng. - Có đội ngũ nhân viên trẻ, siêng năng, nhiệt tình, năng động, có ý chí phấn đấuNhân viên kỹ thuật vừa am hiểu về thiết kế công trình, lập dự toán xây dựng công trình vừa có kiến thức cơ bản về các loại máy móc thi công. - Tạo được uy tín với các nhà đầu tư, nhà cung cấp, công nhân nhân viên đã từng hợp tác với doanh nghiệp. 4.5.2. Khó khăn - Xuất phát từ số vốn ban đầu không nhiều, chỉ là doanh nghiệp nhỏ nên gặp khó khăn trong quá trình huy động vốn kinh doanh, huy động tiền mặt. - Từ năm 2005, giá cả thị trường nói chung và thị trường vật liệu xây dựng nói riêng liên tục biến động tăng. Tuy giá sắt thép hiện nay đã giảm nhưng tốc độ tăng lại nhanh hơn tốc độ giảm. - Quá trình xây dựng phụ thuộc nhiều vào thời tiết, khí hậu nên dễ bị gián đoạn gây ứ đọng vốn. - Trình độ công nhân xây dựng của các đội nhìn chung còn thấp. - Sự phối hợp chưa đồng bộ giữa đội trưởng với công nhân, giữa các đội thi công. 37 Tóm tắt Qua nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh có thể thấy bên cạnh sự chủ động trong kiểm soát của doanh nghiệp cũng còn nhiều hạn chế trong việc tìm hiểu và lựa chọn các biện pháp kiểm soát phù hợp với quy mô hiện tại, phương hướng phát triển trong tương lai của đơn vị. Để có thể đề nghị một số thủ tục kiểm soát thích hợp cho thực tiễn của doanh nghiệp, người nghiên cứu cũng tìm hiểu thêm về mục tiêu và định hướng phát triển của đơn vị. 38 CHƯƠNG 5 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN NGUYỄN DANH Trên cơ sở nghiên cứu về mặt lý luận và phân tích tình hình thực tế về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí của doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh. Cùng với việc tìm hiểu về phương hướng phát triển, những thuận lợi và khó khăn của đơn vị; bên cạnh những quy chế kiểm soát mà doanh nghiệp đã áp dụng, người nghiên cứu đề nghị một số các thủ tục kiểm soát như sau. 5.1. Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp 5.1.1. Quy chế kiểm soát chung trong chu trình chi phí xây lắp Bảng 5.1: Những sai sót, gian lận và các thủ tục kiểm soát chung đề nghị Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị 1. Bản vẽ thiết kế và bảng dự toán công trình không chính xác do việc nhập dữ liệu sai sót. - Trường hợp bản vẽ thiết kế hoặc bảng dự toán hoặc cả 2 do chủ đầu tư đưa ra => doanh nghiệp phân công 2 người cụ thể là chủ doanh nghiệp và 1 nhân viên kỹ thuật kiểm tra, so sánh giữa bản vẽ kiến trúc với bản vẽ kết cấu, giữa bảng dự toán và các bản vẽ. Sau đó, sẽ đề nghị chủ đầu tư cho lập bản vẽ, bảng dự toán khác ngay khi phát hiện sai sót. - Bản vẽ hoặc bảng dự toán hoặc cả 2 do chính doanh nghiệp lập: 1 nhân viên kỹ thuật vẽ, chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật còn lại sẽ là người kiểm tra và điều chỉnh khi có sai sót. - Ban hành thành văn bản các qui định trên. 2. Không theo dõi và phát hiện kịp thời sự biến động trọng yếu giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế nên không chủ động trong việc cắt giảm chi phí xây lắp. - Ban hành văn bản qui định bắt buộc người giám sát hàng ngày phải kiểm tra tổng hợp lại số lượng nguyên vật liệu mua vào, số lượng lao động sử dụng, khối lượng công việc hoàn thành và báo cáo cho chủ doanh nghiệp định kỳ vào mỗi cuối tuần hoặc khi có phát sinh chi phí bất thường. - Hàng tháng nhân viên kế toán phải thiết lập 39 các báo cáo phân tích chi phí phát sinh thực tế để đánh giá các nhân tố ảnh hưởng và tìm ra các nguyên nhân gây nên sự biến động chi phí. Từ đó có các biện pháp kiểm soát thích hợp tiếp theo. 3. Xây dựng công trình không kịp tiến độ bàn giao. 4. Công trình không đúng yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, mỹ thuật. - Phân công 1 nhân viên kỹ thuật giám sát công trình cùng với đội trưởng nhằm tăng cường giám sát, đốc thúc công nhân làm việc. Thường xuyên kiểm tra chất lượng của từng công đoạn khi vừa hoàn thành nhằm phát hiện và sửa chữa kịp thời những sai sót. - Thực hiện chế độ khoán từng hạng mục công trình cho các đội thi công chuyên về hạng mục đó chứ không chỉ khoán CPNCTT để nâng cao tinh thần trách nhiệm của các đội trưởng. 5. Trình độ nhân viên không đáp ứng được yêu cầu của công việc. - Đối với những nhân viên, công nhân đang làm việc cho doanh nghiệp cần có kế hoạch tổ chức những khóa học để nâng cao kỹ năng nghề nghiệp cho họ. - Ban hành chính sách khen thưởng cho những nhân viên, công nhân có tiến bộ trong quá trình làm việc. - Tạo thành 2 nhóm làm việc: 1 nhóm sẽ được tiếp tục đào tạo gồm những người tích cực, có những ý kiến sáng tạo phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp và một nhóm có khả năng bị sa thải do không hoàn thành nhiệm vụ được giao, không tích cực trong công việc với khoản thời gian nhất định. - Trước khi tuyển dụng nhân viên, cần yêu cầu làm 1 vài công việc để kiểm tra trình độ thực tế chứ không nên chỉ nhìn qua bằng cấp. Ngoài ra, tất cả các thủ tục kiểm soát nên được ban hành văn bản và dán ở văn phòng doanh nghiệp để nhân viên dễ đọc và áp dụng. Đối với công nhân ở công trường thì doanh nghiệp ủy quyền cho các đội trưởng hay người giám sát công trình truyền đạt những qui định đến công nhân. Đồng thời kèm theo những qui định về khen thưởng cho người thực hiện tốt các qui định, bắt bồi thường thiệt hại gây ra do không thực hiện theo 40 các qui định của doanh nghiệp. Để thực hiện được điều này, đội trưởng và người giám sát công trường phải là người công bằng, trung thực luôn phải giám sát công việc của công nhân. Bên cạnh đó, chủ doanh nghiệp hoặc ủy quyền cho nhân viên kỹ thuật nên đột xuất đến kiểm tra quá trình làm việc của cả đội thi công. 5.1.2. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Vì yêu cầu hiệu quả của HTKS, DN không thể tập trung ở mức cao các nguồn lực để kiểm soát tất cả các khâu hoạt động của đơn vị mà chỉ tập trung nguồn lực, nhân lực để kiểm soát chặt chẽ những khâu trọng yếu có nhiều khả năng xảy ra sai phạm. Đối với doanh nghiệp xây dựng thì khả năng thất thoát vật tư, nguyên vật liệu là lớn nhất. Bảng 5.2: Những gian lận, sai sót và thủ tục kiểm soát CPNVLTT Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị A. Quá trình mua NVL – thanh toán 1. Nguyên vật liệu mua không đúng số lượng và chất lượng theo yêu cầu. 2. Đội trưởng thông đồng với nhà cung cấp để kê khống số lượng vật tư mua, đặt mua những vật tư sử dụng cho mục đích cá nhân hay để hưởng chiết khấu 3. Chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng bị thất lạc. 4. Nhà cung cấp phát hành và gửi hóa đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành nhiều hóa đơn cho một lần mua hàng. 5. Nhân viên kế toán không có điều kiện ghi nhận kịp thời thông tin liên quan đến việc mua vật tư. 6. Kế toán viên thông đồng với nhà cung cấp để kê khống khối lượng, đơn giá của hàng mua. - Doanh nghiệp nên ban hành mẫu đơn đặt hàng và đánh số trước để sử dụng chung cho toàn doanh nghiệp, không đặt hàng bằng miệng nhằm tránh những đơn đặt hàng giả mạo. Đơn đặt hàng có ít nhất 3 liên: 1 liên giao cho người bán hàng, 1 liên do đội trưởng giữ và liên còn lại lưu tại trụ sở của doanh nghiệp theo 3 hệ thống: hệ thống đơn đặt hàng chưa thực hiện, hệ thống đơn đặt hàng đã thực hiện và hệ thống đơn đặt hàng bị hủy. - Nhân viên kỹ thuật được phân công giám sát công trình sẽ có trách nhiệm nhận và kiểm tra vật tư về số lượng, chất lượng. - Chủ doanh nghiệp trực tiếp hoặc ủy quyền cho nhân viên kỹ thuật phụ trách kiểm tra việc nhận hàng của các đội trưởng tại 1 hay 1 vài công trình. - Yêu cầu nhà cung cấp lập ít nhất 2 liên giấy xác nhận đã giao hàng đúng số lượng và chất lượng theo mẫu của người bán và có chữ ký của người nhận hàng. 1 liên giao cho đội trưởng, 1 liên gửi cho chủ doanh nghiệp và phần còn lại của 41 giấy xác nhận được nhà cung cấp lưu. - Khi thanh toán tiền cho người bán nên lập phiếu chi đã được đánh số thứ tự trước khi đưa vào sử dụng. - Sử dụng túi hồ sơ, hộp, tủ để lưu trữ các chứng từ như giấy xác nhận đã giao hàng của người bán, đơn đặt hàng, các dụng cụ này được đặt tại văn phòng và công trình để làm căn cứ đối chiếu với hóa đơn của nhà cung cấp. - Chủ doanh nghiệp nên nâng cao sự hiểu biết trong lĩnh vực kế toán để vừa có thể kiểm tra và thay thế kế toán viên trong việc ghi nhận, nhập liệu kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 7. Công nhân phải ngừng làm việc do vật tư tại công trình đã sử dụng hết nhưng vật tư đặt mua chưa được giao. - Doanh nghiệp cần tính toán khối lượng vật tư còn lại khoản bao nhiêu thì đặt hàng dựa trên kinh nghiệm từ những lần đặt hàng trước và khoản cách từ kho của người bán đến công trình. Khối lượng vật tư đặt mua phù hợp tránh lãng phí, thất thoát do tồn trữ quá mức cần thiết và qui định rõ trong văn bản. - Thỏa thuận và ký hợp đồng với người bán qui định về khoản thời gian tối đa nguyên vật liệu phải được đưa đến công trình nếu không đúng theo thỏa thuận nhà cung cấp phải đền bù chi phí phát sinh thêm do không có vật tư. B. Quá trình sử dụng và bảo quản NVL 8. CPNVLTT thực tế phát sinh không được tập hợp riêng cho từng công trình do các hóa đơn của người bán phát hành chỉ tổng hợp toàn bộ khối lượng, giá trị vật tư mua từ khi bắt đầu mua hàng đến thời điểm thanh toán. - Sử dụng túi hồ sơ, bìa sơ-mi lưu trữ đơn đặt hàng, giấy xác nhận đã giao hàng, hóa đơn của người bántheo từng công trình riêng. Tên công trình được viết, dán ngoài túi hồ sơ, bìa sơ-mi để tránh nhầm lẫn. Căn cứ vào những chứng từ này để làm căn cứ đối chiếu với hóa đơn của người bán và tiến hành 42 phân bổ chi phí thực tế phát sinh cho từng công trình. 9. NVL xuất sử dụng không đảm bảo chất lượng do bảo quản không tốt. - Trước khi đưa vào sử dụng, đội trưởng nên kiểm tra lại số lượng và chất lượng của vật tư. - Vật tư nên để tập trung trong một khu vực nhất định để dễ dàng sử dụng dụng cụ để che chắn khi không sử dụng như những tấm bạt kích thước phù hợp với các loại vật tư. 10. Thất thoát NVL trong quá trình bảo quản do bị mất cắp. - Lựa chọn và phân công những công nhân có đạo đức tốt thay phiên nhau tuần tra quanh khu vực bảo quản NVL. - Sử dụng thêm chó để canh giữ vật tư. - Vật tư để tập trung trong một khu vực nhất định cũng tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm tra. 11. Không phát hiện kịp thời những biến động bất thường của CPNVLTT. - Cần qui định rõ bằng văn bản yêu cầu nhân viên, công nhân phải báo cáo cho chủ doanh nghiệp ngay khi phát hiện chi phí tăng đột ngột hoặc số lượng vượt mức dự đoán quá cao hay số lượng lớn vật tư có chất lượng kém dù đã được che chắn bảo quản thích hợp 12. Chưa có những biện pháp để phát hiện CPNVLTT thực tế có sát với dự toán không. - Hàng tuần nên đối chiếu, so sánh giữa số lượng vật tư mua về và khối lượng hạng mục công trình được hoàn thành. 5.1.3. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Bảng 5.3: Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị 1. Đội trưởng kê khống số lượng nhân công để hưởng phần tiền lương của công nhân ảo. 2. Doanh nghiệp vẫn phải thanh toán - Cần phân công người khác lập bảng chấm công. Có thể sử dụng người chịu trách nhiệm nhận nguyên vật liệu đã phân công để đảm trách việc chấm công. Việc này vừa có thể kiểm tra người đội 43 lương cho công nhân đã nghỉ việc. trưởng vừa tiết kiệm chi phí do không cần tuyển thêm người hoặc phân công người phụ trách riêng. 3. Lao động được tuyển vào dựa trên mối quan hệ cá nhân với đội trưởng mà không qua kiểm tra trình độ tay nghề trước khi tiếp nhận. 4. Trình độ công nhân không đáp ứng yêu cầu của công việc làm kéo dài thời gian hoàn thành công trình, hạng mục công trình. - Qui định khi tuyển dụng công nhân mới các đội trưởng phải báo lại cho chủ doanh nghiệp biết. Sau đó 1 hoặc 2 ngày, chủ doanh nghiệp hoặc trực tiếp hoặc ủy quyền cho nhân viên khác đến công trường kiểm tra quá trình làm việc của công nhân mới. - Thường xuyên theo dõi về khối lượng thực hiện, chất lượng và kỹ thuật tay nghề của công nhân tránh được sự lãng phí vật tư do trình độ tay nghề của công nhân thấp. - Xây dựng các đội bao gồm những công nhân có tay nghề kỹ thuật cao, nhiều kinh nghiệm. Và thường xuyên tạo điều kiện để họ nâng cao trình độ, kỹ năng nghề nghiệp. - Các đội trưởng phải kiểm soát thời gian làm việc của công nhân, bố trí việc phù hợp với tay nghề của từng công nhân trong đội. 5.1.4. Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công Bảng 5.4: Thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị A. Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi sử dụng máy thi công do doanh nghiệp mua hoặc thuê 1. Thất thoát nhiên liệu sử dụng chạy máy thi công. - Chỉ có đội trưởng hoặc người có thẩm quyền xét duyệt việc xuất kho nhiên liệu. - Những công nhân được lựa chọn tuần tra khu vực bảo quản NVL cũng phụ trách việc canh giữ, kiểm tra nhiên liệu chạy máy thi công. - Sử dụng các công cụ chứa nhiên liệu 44 nhưng bình, can đạt tiêu chuẩn an toàn về chất lượng để tránh bị chảy nhiên liệu ra ngoài do vật chứa ngã đổ, hoặc không đủ tiêu chuẩn. - Thường xuyên kiểm tra chất lượng của vật chứa để sớm phát hiện tình trạng hư hỏng vừa tránh thất thoát nhiên liệu vừa giữ gìn môi trường và sự an toàn cho công trình. 2. Không phát hiện kịp thời sự biến động bất thường của CPSDMTC. - Các đội trưởng phải ghi nhận lại số giờ máy chạy thực tế tại công trình mà mình phụ trách giám sát vào sổ theo dõi chi tiết số giờ máy chạy để làm căn cứ phân bổ chi phí nhân công vận hành máy cho từng công trình, hạng mục công trình. - Căn cứ vào tiêu chuẩn tiêu hao nhiên liệu trong một đơn vị thời gian hoặc một đơn vị công việc để phân bổ chi phí nhiên liệu. - Mỗi cuối ngày, các đội trưởng phải tổng hợp và báo cáo cho chủ doanh nghiệp về khối lượng công việc hoàn thành bằng máy móc, thiết bị thi công, chi phí nhiên liệu. B. Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công 1. Trình độ của đội thi công thấp. 2. Máy móc mà đội thi công sử dụng công nghệ lỗi thời làm tăng chi phí nhiên liệu sử dụng, ngày công của đội thi công, ô nhiễm môi trường 3. Đội thi công không hoàn thành đúng thời gian, chất lượng, khối lượng công việc theo yêu cầu. 4. Doanh nghiệp chỉ thỏa thuận miệng về giá cả thuê máy, chi phí nhân công vận hành máynên không có căn cứ chính - Chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật phải tiến hành kiểm tra tất cả từ trình độ của đội thi công đến chất lượng, công nghệ của máy móc, thiết bị mà đội sử dụng trước khi quyết định thuê. - Phải ký hợp đồng với các quy định rõ ràng về thời gian hoàn thành công việc, tổng trị giá trả cho đội, bồi thường thiệt hại do do đội thi công không hoàn thành đúng thời gian, chất lượng, khối lượng công việc theo yêu cầu. 45 xác để đối chiếu, kiểm tra CPSDMTC thực tế. - Chủ doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thay thế chủ doanh nghiệp cũng cần phải thường xuyên kiểm tra chất lượng từng công đoạn, hạng mục công trình trong khi thi công và sau khi hoàn thành. 5.1.5. Kiểm soát chi phí chung Bảng 5.5: Thủ tục kiểm soát chi phí chung Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị 1. Công tác tổ chức quản lý công trường, công tác bố trí nhân sự không hợp lý có thể dẫn đến chồng chéo về các quy định làm lãng phí nhân lực, vật lực. - Với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, không nhiều nhân viên. Doanh nghiệp có thể phân công nhân viên kỹ thuật phụ trách thêm công việc kiểm tra giám sát các đội thi công. - Tại doanh nghiệp có sử dụng mạng internet nên có thể đăng ký cho nhân viên kỹ thuật hoặc nhân viên kế toán học trực tuyến các khóa ngắn hạn nâng cao hiểu biết về cách giám sát, kiểm tra, quản lý công nhân(nếu có). Hoặc tạo điều kiện cho nhân viên tìm hiểu miễn phí thông qua internet. - Thường xuyên kiểm tra chất lượng các thiết bị điện trước và trong khi sử dụng có đúng theo tiêu chuẩn nhằm đảm an toàn cho quá trình thi công và công trình gián tiếp kiểm soát chi phí chung phát sinh không cần thiết. 2. Không phát hiện được các nhân tố ảnh hưởng làm tăng chi phí chung để đưa ra biện pháp kiểm soát phù hợp và kịp thời. - Hàng tuần cùng với việc tổng hợp, phân tích các khoản mục CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC; chủ doanh nghiệp và kế toán viên phải tổng hợp và so sánh chi phí chung thực tế và chi phí chung dự toán của từng công trình. Tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự chênh lệch giữa thực tế và dự toán nếu có. 46 5.2. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học 5.2.1. Hoạt động kiểm soát chung Bên cạnh những thủ tục mà doanh nghiệp đã áp dụng, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả hơn doanh nghiệp có thể cân nhắc việc sử dụng thêm một số thủ tục kiểm soát chung khác. Đầu tiên doanh nghiệp phải bảo đảm nguyên tắc bất kiêm nhiệm được thực thi khi phân chia các chức năng của hệ thống. Chủ doanh nghiệp cần tìm tòi học hỏi để nâng cao kiến thức trong lĩnh vực kế toán, công nghệ thông tin để thực hiện kiểm soát quá trình sử dụng, lưu trữ tài liệu của nhân viên. Đặc biệt, để bảo vệ các thiết bị, những tập tin và các chương trình nhằm tránh mất mát, thiệt hại và bị truy cập trái phép đòi hỏi mỗi khi nhân viên hay người sử dụng muốn truy cập vào các chương trình, hay xem những tập tin dữ liệu từ các máy tính riêng hay những thiết bị trực tuyến phải ghi tên đăng ký và nhập mật khẩu. Danh sách tên đăng ký của người được phép sử dụng cần phải cập nhật thường xuyên để phản ánh kịp thời mọi sự thay đổi nhân sự của doanh nghiệp. Đồng thời, cần phải phân quyền “xem, thêm, sửa, xóa” cho từng nhân viên theo chức năng quản lý bằng cách sử dụng tên đăng ký và mật khẩu. Ví dụ như: nhân viên kế toán chỉ được cấp tên đăng ký, mật khẩu và sử dụng cho các chức năng xem, thêm mà không được phép sửa, xóa. Mật khẩu cần phải đảm bảo các yêu cầu: sử dụng nhiều ký tự, không sử dụng các thông tin thân quen, không ghi mật khẩu ra giấy, trên tập tin..., và thay đổi mật khẩu định kỳ. Doanh nghiệp cần cài đặt các chương trình để theo dõi mọi trường hợp truy cập không đúng tên người sử dụng, nhập sai mật khẩu và đưa ra cảnh báo khi nhập sai tên người sử dụng, sai mật khẩu lặp đi lặp lại nhiều lần. Ngoài ra cũng cần sử dụng chương trình ghi nhận lại từng công việc đã thực hiện, thời gian thực hiện, thời gian nhàn rỗi, thời gian ngưng trệ hệ thống và các tập tin mà nhân viên vận hành đã sử dụng. Cần phải huấn luyện cho các nhân viên cách sử dụng, bảo quản thiết bị, phòng chống virus. Hàng năm lựa chọn trung tâm chuyên về sửa chữa, bảo trì máy vi tính, phục hồi hệ thống và ký hợp đồng với thỏa thuận bảo trì máy định kỳ; đến xem xét sửa chữa, phục hồi hệ thống thông tin ngay khi được thông báo sự cố xảy ra trong vòng 1 ngàyKhông nên hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ với thời gian dài. Vì sự quen thuộc giữa chủ doanh nghiệp và nhân viên của trung tâm sẽ gây ra sự chủ quan trong việc kiểm soát, hoặc sự quen thuộc giữa nhân viên của doanh nghiệp và nhân viên của trung tâm dễ dẫn đến sự thông đồng để lấy cắp dữ liệu trong hệ thống. Đối với việc kiểm soát lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp cần lưu ý các thủ tục như thay thế các thiết bị đã hết hạn sử dụng, giám sát việc sửa chữa thiết bị và cất thiết bị cách xa nơi sử dụng. Để tạo các dấu vết kiểm toán cần hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trên hệ thống máy tính. Nếu trường hợp buộc phải chỉnh sửa trực tiếp thì phải có sự giám sát của chủ doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền. 47 Tất cả các thủ tục trên cần được thiết lập thành tài liệu quản trị và truyền đạt cho nhân viên. 5.2.2. Hoạt động kiểm soát ứng dụng Các hoạt động này nhằm đảm bảo cho dữ liệu của từng quá trình được nhập và xử lý chính xác và đầy đủ trong hệ thống máy tính. Hoạt động kiểm soát dữ liệu đầu vào nhằm đảm bảo tính chính xác của các dữ liệu được nhập vào hệ thống được thực hiện nhờ sự kết hợp của các phần mềm và của chủ doanh nghiệp, nhân viên. Hoạt động này bao gồm kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát nhập liệu. Phần mềm kế toán từ chối thiết lập các phiếu chi tiền mặt cho nhà cung cấp chưa được khai báo nhằm đảm bảo về tính hiện hữu của nghiệp vụ. Trước khi dữ liệu được nhập liệu, chủ doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền tiến hành kiểm tra sơ lược tính thích hợp và tính hợp lý của dữ liệu. Sau khi các dữ liệu đầu vào đảm bảo tính hiện hữu, tính thích hợp và tính hợp lý, việc kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu được thực hiện nhằm đảm bảo tính tin cậy và chính xác của các hoạt động xử lý. Các hoạt động kiểm soát có thể thực hiện trong bước này là sử dụng chứng từ luân chuyển, loại bỏ bớt các dữ liệu không còn sử dụng; hệ thống tự động thông báo khi có các dấu hiệu bất thường trong quá trình xử lý; hàng tháng đối chiếu giữa sổ sách thực tế với trên máy, giữa tổng hợp và chi tiết, giữa tháng này và tháng trước Tóm tắt Dựa vào những nghiên cứu về thực trạng vủa hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp, người nghiên cứu đề nghị thêm một số biện pháp kiểm soát nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp. Từ việc đánh giá rủi ro cho thấy khả năng xảy ra các sai sót, gian lận đối với khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp là cao hơn các khoản mục khác. Nên đề tài nghiên cứu tập trung đưa ra những thủ tục kiểm soát cho hai khoản mục chi phí này. 48 KẾT LUẬN Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng tăng trên thị trường trong xu thế toàn cầu hóa. Đặc biệt, trong năm 2008 khủng hoảng kinh tế đã lan tỏa đến Việt Nam; đưa nền kinh tế đang phát triển của đất nước vào cuộc đối đầu với rất nhiều thử thách khắc nghiệt như lạm phát, thất nghiệp. Với điều kiện như vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp nhỏ và vừa càng cần phải chủ động, tích cực hoàn thiện mình để tồn tại và phát triển. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ nói chung thường gặp khó khăn trong vấn đề huy động vốn. Với số vốn ít ỏi họ chưa thể mở rộng quy mô sản xuất trong ngắn hạn để tăng doanh thu. Vì thế, để có được lợi nhuận, doanh nghiệp cần hệ thống quản trị chi phí có hiệu quả. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản như doanh nghiệp Nguyễn Danh càng gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý chi phí do quá trình sản xuất phụ thuộc nhiều vào thời tiết, giá cả thị trườngthì càng cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp. Trên cơ sở lý luận và thực tế nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp, khó khăn, thuận lợi và phương hướng phát triển của doanh nghiệp tư nhân Nguyễn Danh; đề tài phân tích những rủi ro mà doanh nghiệp có thể vướng phải. Đồng thời trình bày về những quy chế kiểm soát hiện tại đang được áp dụng tại doanh nghiệp. Cuối cùng người nghiên cứu đề nghị thêm một số thủ tục kiểm soát nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí, chống thất thoát, lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh những việc đã thực hiện được thì đề tài cũng còn một số hạn chế như sau: - Việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ luôn dựa trên việc dự đoán các rủi ro, sai sót và gian lận có thể xảy ra. Nhưng người nghiên cứu đề tài không thể nào dự đoán hết được các rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải nên hệ thống kiểm soát nội bộ luôn có những hạn chế tiềm tàng vì không có những biện pháp kiểm soát cho các tình huống bất thường. Như đã trình bày ở trên hệ thống kiểm soát chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không đảm bảo tuyệt đối là ngăn ngừa tất cả các rủi ro. - Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người. Vì thế hiệu quả của hệ thống kiểm soát sẽ bị ảnh hưởng bởi phong cách điều hành của chủ doanh nghiệp, tính chính trực và giá trị đạo đức của người quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp. - Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí, do đó có thể có các rủi ro không được thiết kế các thủ tục kiểm soát vì chi phí vượt quá lợi ích mà nó mang lại. Với qui mô hiện tại của doanh nghiệp, khi thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát về chi phí xây lắp nói riêng, chủ doanh nghiệp và người nghiên cứu cũng cần cân nhắc giữa lợi ích và chi phí mà hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại. Chủ doanh nghiệp không thể thiết lập hoặc chấp nhận 49 một thủ tục kiểm soát mà khi đưa vào thực hiện, lợi ích đem lại cho doanh nghiệp lại nhỏ hơn chi phí bỏ ra để thực hiện thủ tục đó. - Quá trình phát triển của doanh nghiệp cũng như sự thay đổi của môi trường kinh doanh có thể làm cho các thủ tục kiểm soát bị lỗi thời và không còn phù hợp nữa. Do đó, để có được hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu và hiệu quả thì người quản lý doanh nghiệp cần thường xuyên giám sát và đánh giá các thủ tục kiểm soát để có những biện pháp khắc phục cũng như hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp mình. Vì vậy, việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí xây dựng là sự cần thiết đối với mọi doanh nghiệp, nhưng phải phù hợp với quy mô của doanh nghiệp và phải là một hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả. Nếu phương hướng của doanh nghiệp là mở rộng quy mô kinh doanh thì doanh nghiệp nên sớm tuyển thêm nhân viên đảm bảo về trình độ chuyên môn cũng như đạo đức cá nhân. Điều mấu chốt là chủ doanh nghiệp phải có quan điểm đúng đắn và coi trọng đúng mức công tác kiểm soát. Đó là căn cứ quan trọng để thiết lập, vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, góp phần quan trọng để duy trì công tác quản trị doanh nghiệp hiệu quả. 50 PHỤ LỤC Phụ lục 01. Dàn bài phỏng vấn (thảo luận tay đôi): Xin chào Chú, Tôi là Nguyễn Anh Thư, sinh viên khoa Kinh tế – Quản trị kinh doanh, Đại học An Giang. Trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp, tôi chọn nghiên cứu đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh”, do đó những thông tin thu thập từ buổi thảo luận hôm nay rất quan trọng trong nghiên cứu của tôi. Chân thành cám ơn sự giúp đỡ của chú. 1. Công việc cụ thể của chủ doanh nghiệp; nhân viên kế toán; thủ quỹ; kỹ thuật viên; đội trưởng đội xây lắp là gì? 2. Doanh nghiệp có những giao dịch gì với ngân hàng? 3. Hiện tại, doanh nghiệp giao dịch với bao nhiêu nhà cung cấp vật tư xây dựng? Đó là những nhà cung cấp nào? 4. Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống kho, bãi để quản lý vật tư, trang thiết bị không? Nếu không, thì tại sao? Nếu có, hệ thống quản lý được tổ chức như thế nào? 5. Doanh nghiệp tính lương, trả lương cho công nhân, nhân viên theo hình thức nào? 6. Doanh nghiệp sử dụng những loại máy móc, thiết bị thi công nào? 7. Loại máy móc nào được doanh nghiệp mua? Loại nào được thuê? 8. Doanh nghiệp có sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ như thế nào? 9. Doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh không? 51 Phụ lục 02: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp Xin chào Ông/Bà, tên tôi là Nguyễn Anh Thư sinh viên lớp DH6KT1, khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, trường Đại học An Giang. Rất mong Ông/Bà dành ít phút để trả lời các câu hỏi nhỏ dưới đây. Mục đích chính của bản câu hỏi này là thu thập dữ liệu để phục vụ cho việc tìm hiểu và đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của Quí doanh nghiệp. Do vậy, hồi đáp nhiệt tình và trung thực của Ông/Bà là sự đóng góp rất quan trọng cho đề tài nghiên cứu. Chân thành cám ơn Ông/Bà! BẢNG CÂU HỎI VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRẢ LỜI CÂU HỎI CÓ KHÔNG A. KIỂM SOÁT CHUNG: 1. Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống chi phí tiêu chuẩn? 2. Mọi sự biến động trọng yếu giữa chi phí dự toán với chi phí thực tế có được doanh nghiệp phát hiện kịp thời không? 3. Định kỳ hàng tuần có so sánh giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế phát sinh không? 4. Các khoản mục chi phí phát sinh có được tập hợp rõ ràng cho từng công trình không? 5. Có thường phát sinh chi phí ngoài dự toán không? B. HỆ THỐNG THÔNG TIN: 6. Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống máy tính, phần mềm để lập dự toán, lập báo cáo tài chính không? 7. Có những chính sách và thủ tục bằng văn bản về bảo mật hệ thống thông tin máy tính không? 8. Hệ thống có buộc khai báo tên người sử dụng, mật khẩu trước khi đăng nhập không? 9. Có phân loại đối tượng sử dụng hệ thống không? 10. Có kiểm soát mật khẩu nhằm đảm bảo chúng được bảo mật và luôn được thay đổi hay không? 11. Hệ thống có ghi nhận tự động quá trình sử dụng của từng nhân 52 viên không? 12. Doanh nghiệp có quy định rõ ràng chính sách nhân sự có liên quan đến sử dụng thiết bị máy tính và phần mềm không? 13. Có hạn chế đối tượng bên ngoài tiếp cận trực tiếp với hệ thống xử lý không? 14. Có phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa đối với từng nhân viên theo chức năng quản lý và thực hiện riêng không? 15. Hệ thống có báo lỗi không khi: a) Nhập dữ liệu trùng lắp? b) Kiểu dữ liệu không theo qui định của phần mềm? c) Trình tự nhập liệu về thời gian bị đảo lộn? 16. Chủ doanh nghiệp có thường xuyên kiểm tra quá trình nhập dữ liệu đầu vào của nhân viên không? 17. Có thường xuyên bảo trì hệ thống máy tính không? 18. Có thường xuyên cập nhật nâng cấp phần mềm không? 19. Doanh nghiệp có hệ thống ngăn chặn virus kịp thời không? C. CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP 20. Doanh nghiệp có sử dụng đơn đặt hàng khi cần mua nguyên vật liệu không? 21. Đơn đặt hàng có được đánh số thứ tự trước khi sử dụng không? 22. Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu có giá trị lớn có sự phê duyệt của chủ doanh nghiệp không? 23. Doanh nghiệp có theo dõi sự tăng giá của vật tư xây dựng hàng tuần không? 24. Việc lựa chọn nhà cung cấp có được phê duyệt bởi người có thẩm quyền không? 25. Nguyên vật liệu mua có được kiểm tra về chất lượng và số lượng khi nhận không? 26. Hóa đơn mua hàng có được kiểm tra tính toán chính xác và đối chiếu với đơn đặt hàng hoặc phiếu nhập kho không? 27. Mỗi cuối tuần có đối chiếu giá trị các hóa đơn phát sinh với nhà 53 cung cấp không? 28. Các chức năng đặt hàng, nhận hàng, bảo quản và kế toán kho có được bố trí cho những cá nhân độc lập hay không? 29. Trước khi xuất kho nguyên vật liệu có kiểm tra số lượng, chất lượng không? 30. Doanh nghiệp có hành động thay đổi kịp thời với các biến động về giá nguyên vật liệu không? 31. Có phân công người giám sát việc sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình thi công không? D. CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP 32. Doanh nghiệp có thường xuyên tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên, công nhân không? 33. Có thiết lập cơ chế khen thưởng khi hoàn thành hạng mục, công trình trước thời hạn bàn giao không? 34. Có hoạch định và theo dõi việc thực hiện các bảng dự toán tiền lương không? 35. Quá trình làm việc của công nhân trong quá trình thi công có được giám sát không? 36. Doanh nghiệp có sử dụng thẻ, bảng chấm công không? 37. Có sự tách rời giữa các chức năng: theo dõi công nhân; tính lương và ghi chép lương; phát lương không? E. CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG 38. Doanh nghiệp có thuê ngoài các loại thiết bị, máy móc thi công công trình không? 39.Có sử dụng thiết bị hoặc phân công công nhân theo giỏi số giờ chạy máy thi công? 40. Doanh nghiệp có thường xuyên kiểm tra về chất lượng của thiết bị, máy móc thi công không? 41. Có thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng các loại máy móc, thiết bị thi công không? 42. Định kỳ hàng năm có cải tiến công nghệ cho thiết bị, máy thi công không? 54 43. Doanh nghiệp có theo dõi được chi phí sử dụng máy thi công cho từng công trình được không? 44. Có theo dõi chi phí nhiên liệu sử dụng cho từng máy thi công được không? F. CHI PHÍ CHUNG 45. Các tiêu chí phân bổ chi phí chung có được áp dụng nhất quán trong suốt năm tài chính không? 46. Công cụ dụng cụ mua với số lượng lớn có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền không? 47. Khi nhập kho, công cụ dụng cụ có được kiểm tra về số lượng và chất lượng không? 48. Có so sánh giá của công cụ dụng cụ giữa các nhà cung cấp hay không? 49. Khi xuất kho công cụ có được kiểm tra về số lượng và chất lượng không? 50. Hàng tuần có kiểm tra số lượng và chất lượng của công cụ không? 51. Chi phí tiếp khách có giá trị lớn có được phê duyệt bởi người có thẩm quyền không? 52. Có phân công nhân viên khác kiểm tra, giám sát quá trình làm việc của các đội trưởng? 53. Chủ doanh nghiệp có kiểm tra trình độ của các đội trưởng trước khi ký hợp đồng tuyển dụng không? 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. 28.02.2004. Giới thiệu về kiểm soát nội bộ. Mekong Capital. Đọc từ 2. 20.10.2008. Kiểm soát nội bộ trong công ty. Nguyễn Ngọc Bích. Đọc từ 3. Đoàn Văn Hoạt. 2007. “Hệ thống kiểm soát nội bộ” trong Vũ Hữu Đức và Võ Anh Dũng (đồng chủ biên). Kiểm toán. TP HCM: NXB Lao động – Xã hội. 4. Nguyễn Thành Long. 2007. Phương pháp nghiên cứu Kinh tế – Quản trị kinh doanh. Đại học An Giang. 5. Nguyễn Thế Lộc. 2007. “ Kiểm toán trong môi trường tin học” trong Vũ Hữu Đức và Võ Anh Dũng (đồng chủ biên). Kiểm toán. TP HCM: NXB Lao động – Xã hội. 6. Tạ Thị Thùy Mai. 2008. Thực trạng và giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Lâm Đồng hiện nay. Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ kinh tế. Khoa Kế toán – Kiểm toán, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh. 7. Trần Thị Sáu. 2008. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty Sông Thu Đà Nẵng. Tuyển tập Báo cáo “ Hội sinh viên nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6: 53 -58. 8. Trình Quốc Việt. 2008. Hệ thống thông tin kế toán. Đại Học An Giang.