Đề tài Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ công ty cổ phần SIS Việt Nam

Quy trình phân chia doanh số kinh doanh Hình 2.1.2: Quy trình phân chia doanh số kinh doanh + Quy trình kinh doanh: Hình 2.1.3: Quy trình kinh doanh Các đối thủ của công ty. Các đối tác của công ty. Các nhà cung cấp chính của công ty. Đối tượng khác hàng chính của công ty: tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hoạt đống sản xuất kinh doanh có nhu cầu sử dụng phầm mềm của công ty cổ phần SIS Việt Nam. Các sản phẩm chính của công ty. Chính sách và phương pháp của phòng kinh doanh để thu hút khách hàng. Chính sách: Chất lượng sản phẩm tốt nhất. Chất lượng dịch vụ tận tình. Phương thức làm việc chuyên nghiệp. Lợi ích của khách hàng đặt lên hàng đầu, khách hàng là trung tâm phục vụ. Giá cả hợp lý. Luôn cải tiến để phát triển. Phương pháp: Chăm sóc khách hàng cũ, mới và tiềm năng. Lập kênh phân phối thuận tiện cho khách hàng. marketing bằng nhiều kênh. Tổ chức sự kiện, hội thảo. Tất cả cán bộ công nhân viên đều là những người kinh doanh của công ty. Mối quan hệ giữa phòng kinh doanh và các phòng khác. Phòng triển khai: Nhiệm vụ chính của phòng triển khai: Tư vấn và chuyển giao công nghệ phần mềm cho khách hàng. Hướng dẫn khách hàng sử dụng phần mềm. Quy trình hoạt động của phòng triển khai: gồm có các quy trình sau: Quy trình triển khai có Customize. Quy trình triển khai không có Customize. Quy trình nội bộ phòng triển khai. Quy trình luân chuyển thông tin với các phòng khác. Phòng lập trình: Chức năng nhiệm vụ chính của phòng lập trình. Quy trình hoạt động của phòng lập trình. Quy trình. Quy trình đánh giá yêu cầu. Quy trình customize sản phẩm. Quy trình nội bộ. Quy trình xử lý lỗi phần mềm. Quy trình luân chuyển thông tin với các phòng ban khác. Phòng hành chính: Chức năng, nhiệm vụ chính: Phục vụ tất cả các dịch vụ cần thiết trong công ty cho các phòng ban: Kế toán, văn phòng, mạng, công đoàn ... Phục vụ tất cả các dịch vụ cần thiết trong công ty cho các phòng ban: Kế toán, văn phòng, mạng, công đoàn ... Quy trình hoạt động của phòng hành chính. Mối liên hệ giữa phòng hành chính với các phòng khác. Phòng bảo hành (support): Chức năng nhiệm vụ chính: Bảo trì phần mềm cho khách hàng. Xử lý các lỗi phát sinh cho khách hàng. Nâng cấp phần mềm cho khách hàng. quy trình hoạt động của phòng bảo hành: Qui trình bảo trì phần mềm cho khách hàng . Qui trình xử lý lỗi. Qui trình tiếp nhận hợp đồng bảo trì, nâng cấp. Qui trình luân chuyển thông tin phòng bảo hành với các phòng. Qui trình luân chuyển thông tin phòng bảo hành với các phòng. Quy trình bảo trì phần mềm cho khách hàng Hình 2.1.5: Quy trình bảo trì phần mềm cho khách Quy trình xử lý lỗi: Hình 2.1.6: Quy trình xử lý lỗi Nội dung biên bản làm việc với khách hàng: Liệt kê tất cả các lỗi phát sinh của khách hàng tại thời điểm đó. Liệt kê tình trạng xử lý đối với các lỗi phát sinh. Liệt kê thời hạn hẹn khách hàng để giải quyết từng vấn đề chưa xử lý được. Biên bản phải được khách hàng ký xác nhận và đánh giá về sự hài lòng. Lỗi thực sự của khách hàng Lỗi đó không thể xử lý gián tiếp qua điện thoại mà phải xử lý trực tiếp tại khách hàng. Lỗi đó chưa được xử lý trước đó của khách hàng này. 2.2 Các nghiệp vụ của bài toán Ở đây ta xét các nghiệp vụ của bài toán chi tiết thông qua từng phòng ban. Phòng kinh doanh: gồm các nghiệp vụ như: quản lý nhân viên, quản lý khách hàng, báo cáo. Nghiệp vụ quản lý nhân viên: đối với nghiệp vụ này công việc chính bao gồm: có thể thêm, sửa, xoá thông tin về nhân viên. Ở đây nhiệm vụ chính là trưởng phòng phân công công việc chi tiết cho từng nhân viên. Nghiêp vụ quản lý khách hàng: Các hoạt động chính diễn ra: Cán bộ kinh doanh tìm kiếm thông tin khách hàng. Sàng lọc thông tin khách hàng. Khảo sát, phân tích và đánh giá. Đề xuất phương án demo báo giá. Đàm phán ký kết hợp đồng. Thanh toán lần một. Bàn giao cho phòng triển khai. Trong quá trình khảo sát khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh phải thu tập thông tin, phân tích, đánh giá và sàng lọc những khách hàng thuộc đối tượng của công ty. Nhưng công ty hay cá nhân sau khi đã sàng lọc trở thành khách hàng tiềm năng của công ty. Khi đó nhân viên phòng kinh doanh tập trung dữ liệu liên quan đến đối tượng đó cho vào kho khách hàng tiềm năng. Qua các phương pháp và chiến lược thu hút khách hàng, khi khách hàng tiềm năng đã ký kết hợp đồng với công ty thông qua nhân viên kinh doanh thì khi đó khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng chính thức của công ty. Lúc này các hợp đồng ký kết được lưu giữ và khách hàng tiềm năng được lưu trữ dưới dạng khách hàng chính thức và lúc này mọi thông tin liên quan đến khách hàng được chuyển cho phòng triển khai thực hiện tiếp công việc. Hàng ngày các cán bộ sẽ Xử lý giao dịch theo giai đoạn với nội dung sau: Tình trạng thực tế. Kế hoạch thực hiện. Hệ thống báo cáo giai đoạn này trên phần mềm (điều kiện lọc báo cáo): Báo cáo lấy theo thời gian từ ngày … đến …năm… (hoặc lấy theo tháng, quý, năm). Báo cáo tổng hợp khách hàng theo từng nhân viên kinh doanh và Phòng KD theo giai đoạn. Báo cáo chi tiết khách hàng theo nhiều chỉ tiêu (của mỗi nhân viên KD) theo thời gian. Báo cáo doanh số kế hoạch ký. Báo cáo doanh số thực tế ký. Báo cáo doanh số thu kế hoạch. Báo cáo doanh số thu thực tế. Với báo cáo tổng hợp của Quản lý: Nhóm theo tình trạng gắn với nhân viên KD, có cột nhân viên. Nhóm theo tỉnh thành. Nhóm theo kênh. Nhóm theo thời gian (Tuần, tháng, Quý). Với báo cáo chi tiết của nhân viên: Nhóm theo tình trạng. Nhóm theo tỉnh thành. Nhóm theo Kênh. Nhóm theo thời gian (Tuần, Tháng, Quý). Nghiệp vụ quản lý sự kiện: với nghiệp vụ này nhằm mục đích để quản lý các loại sự kiện diễn ra của công ty như: Sự kiện hội thảo. Sự kiện phát tờ rơi. Sự kiện hội thảo nghành nghề. Sự kiện hội thảo doanh nghiệp nước ngoài… Qua nghiệp vụ này thì nhân viên, người quản lý có thể thực hiện thêm, sửa, xoá, hiệu chỉnh các sự kiện. Đưa ra các báo cáo hoạt động các sự kiện: Báo cáo tài liệu cần dùng cho sự kiện (check list). Báo cáo các sự kiện trong tuần, tháng, quý. Báo cáo các sự kiện theo cán bộ KD phụ trách… Báo cáo các sự kiện theo hình thức sự kiện. Báo cáo các sự kiện theo địa bàn tổ chức. Báo cáo hiệu quả/kết quả sự kiện kế hoạch – thực tế: Số lượng DN tham dự, chi phí tổ chức, doanh số ký… Nghiệp vụ quản lý tài liệu, hồ sơ: Với nghiệp vụ này có các chức năng sau: có thể thêm mới, chỉnh sửa, xoá một hồ sơ tài liệu. Các loại tài liệu, hồ sơ bao gồm: Tài liệu Marketing Tài liệu GT công ty Tài liệu GT sản phẩm … Tài liệu Công văn, văn bản, biên bản… Biên bản đề nghị TT Biên bản… Tài liệu khách hàng. Khảo sát Báo giá Hợp đồng Phụ lục Hợp đồng. Nghiệp vụ báo cáo: ngoài các nghiệp vụ trên phòng kinh doanh còn có thể có nghiệp vụ báo cáo nhằm mục đích để thực hiện các báo cáo. Báo cáo tổng hợp công việc của nhân viên KD trong ngày (theo tuần, tháng). Cuối tuần này hoặc đầu tuần mới mọi người sẽ điền kế hoạch công việc và lên báo cáo tổng hợp. Báo cáo lịch công việc của nhân viên. Báo cáo lịch công việc của tổng hợp các nhân viên PKD. Phòng triển khai: gồm các nghiệp vụ: quản lý nhân viên, quản lý khách hàng chính thức, báo cáo. Quản lý nhân viên: gồm các công việc chính như: Quản lý thông tin nhân viên. Quản lý và phân công công việc của từng nhân viên. Quản lý khách hàng chính thức: đây là nghiệp vụ cho phép nhân viên phòng triển khai thực hiện các giao dịch với khách hàng thông qua sự phân công công việc của trưởng phòng. Cán bộ phòng triển khai sẻ quản lý thông tin chi tiết của khách hàng chính thức và tiến hành các giao dịch với khách hàng chính thức: như thống nhất quy trình kế toán, khảo sát các đặc thù, test phần mềm… Báo cáo: chức năng này cho phép đưa ra các báo cáo như: Báo cáo lịch về lịch công tác của nhân viên phòng triển khai. Báo cáo về tình hình triển khai dự án của từng nhân viên theo tuần, tháng hay quý. Báo cáo về tình kế hoạch triển khai. Báo cáo thực tế đã triển khai các dự án Phòng lập trình: thực hiện các nghiệp vụ sau: quản lý nhân viên, tiếp nhận yêu cầu phần mềm, lập trình… Phòng bảo hành (support): cũng như các phòng khác do hệ thống được phân cấp chức năng theo phòng ban nên ở phòng bảo hành cũng có nghiệp vụ: quản lý nhân viên, báo cáo. Ngoài ra còn có các nghiệp vụ như: tiếp nhận hợp đồng bảo hành, xử lý lỗi. Ở đây nghiệp vụ xử lý lỗi là nghiệp vụ quan trọng nhất trong tất cả các nghiệp vụ của phòng triển khai. Nghiệp vụ xử lý lỗi: Khi khách hàng trong qúa trình sử dụng sản phẩm của công ty nếu có các lỗi phát sinh thì sẽ được xử lý thông qua nghiệp vụ này của phòng bảo hành. Khi nhận thông tin lỗi phát sinh từ khách hàng nhân viên phòng triển khai có thể xử lý lỗi trực tiếp qua tổng đài 1080 hay xử lý lỗi cho khách hàng qua chat ,email , điện thoại. Những lỗi quá phức tạp không thể xử lý trực tiếp được thì cán bộ phòng triển khai sẻ trực tiếp đến xử lý cho khách hàng. Báo cáo: Các báo cáo tuần về tình hình hỗ trợ khách hàng: Khách hàng ký bảo trì và thu tiền trong tháng - Khách hàng dự kiến thu. - Khách hàng ký bảo trì và thu tiền. Khách hàng có khả năng bảo trì trong tháng Tập hợp lỗi phát sinh của các khách hàng tích luỹ kế từ đầu kỳ đến hiện tại. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng Hình 3.1: Biểu đồ phân cấp chức năng Nhằm đạt mục tiêu mô tả các chức năng cơ bản và thường dùng nhất, nên trong đề tài này tôi sẽ chỉ đi sâu phân tích các chức năng cơ bản đó, còn các chức năng khác sẽ không được đưa vào, với ý niệm là đơn giản cho người sử dụng. Nhìn vào biểu đồ ta thấy hệ thống gồm các chức năng chính sau: Quản lý phòng kinh doanh: mục đích của chức năng này là quản lý tất cả thông tin liên quan đến phòng kinh doanh, đặc biệt là quản lý về khách hàng của công ty thông qua các chức năng con sau: Tạo cơ sở dữ liệu khách hàng tiềm năng. Khảo sát phân tích đánh giá. Quản lý lịch hẹn khách hàng. Đàm phán, ký kết hợp đồng. Thanh toán. Quản lý phòng triển khai: Mục đích của chức năng này là quản lý về khách hàng chính thức của công ty, thực hiện các giao dịch với khách hàng này. Chức năng này gồm các chức năng con: Tiếp nhận khách hàng chính thức. Quản lý lịch triển khai. Thống nhất quy trình kế toán. Test sản phẩm. Làm tài liệu. Thanh toán. Quản lý phòng lập trình: phòng lập trình là phòng có nhiệm vụ tạo ra sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng, với các công việc sau: Tiếp nhận yêu cầu phần mềm và phân việc xây dựng phần mềm. Lập trình. Quản lý phòng bảo hành: chức năng chính của phòng này là bảo trì phần mềm cho khách hàng, ký các hợp đồng bảo trì hay nâng cấp mới theo yêu cầu của khách hàng. Chức năng này được phân rã thành các chức năng con sau: Tiếp nhận hợp đồng bảo hành. Quản lý lịch bảo hành. Xử lý lỗi và nâng cấp phần mềm. 3.2 Một số ký hiệu sử dụng trong biểu đồ luồng dữ liệu Chức năng Luồng dữ liệu Kho dữ liệu Tác nhân ngoài Tác nhân trong Định nghĩa Nhiệm vụ xử lý thông tin Thông tin vào / ra một chức năng xử lý Nơi lưu trữ thông tin trong một thời gian Người hay tổ chức ngoài hệ thống có giao tiếp với hệ thống Một chức năng hay một hệ con của hệ thống nhưng được mô tả ở trang khác Tên đi kèm Động từ(+ bổ ngữ) Danhtừ(+ tính từ) Danh từ(+ tính từ) Danh từ Động từ Tên Tên Tên Biểu đồ Tên Tên Danh sách lỗi phát sinh Ví dụ Xử lý lỗi Khách hàng tiềm năng Khách hàng Quản lý P.KD Bảng 3.2: Các ký hiệu sử dụng trong biểu đồ dữ liệu 3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Hình 3.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Trung tâm của biểu đồ này là hệ thống quản lý nội bộ công ty SIS. Hệ thống này giao dịch với tác nhân ngoài đó là khách hàng. Mục đích của việc phân tích này ngoài việc tìm hiểu về hệ thống, nó còn giúp người đọc có cái nhìn trực quan và logic về hệ thống này. Nhìn vào biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh ta thấy được các giao dịch mà hệ thống thực hiện với khách hàng: Khách hàng có thể giao dịch trực tiếp với công ty (hệ thống) thông qua các cuộc gặp gỡ với cán bộ của công ty, đàm phán, ký kết. Khách hàng cũng có thể giao dịch dán tiếp thông qua gọi điện thoại, chat hay gửi mail, thông qua internet... Khách hàng có thể giao dịch bằng giấy tờ khi mà khách hàng ký hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thông qua các hồ sơ, tài liệu khác... Hệ thống này sẽ quản lý khách hàng của mình thông qua các danh mục khách hàng: khách hàng tiềm năng, khách hàng chính thức, khách hàng bảo trì và thông qua sự quản lý của từng phòng ban. Nhằm mục đích đơn giản trong việc quản lý ta phân rã chức năng của hệ thống quản lý nội bộ công ty SIS thành các chức năng con. Các phân rã này sẽ phải đảm bảo các nguyên tắc cơ sau Bảo toàn tác nhân ngoài: khách hàng. Bảo toàn luồng thông tin của các chức năng được phân rã, đó là các giao tiếp qua hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu ... với khách hàng. Có các kho dữ liệu như: kho khách hàng tiềm năng, khách hàng chính thức, hồ sơ khảo sát. Cụ thể của quá trình phân rã này sẽ là: hệ thống quản lý nội bộ sẽ được chia thành các hệ thống con sau: quản lý phòng kinh doanh. quản lý phòng triển khai. quản lý phòng lập trình. quản lý phòng bảo hành. 3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Hình 3.3: Biểu đồ mức đỉnh của hệ thống 3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 3.5.1 Biểu đồ phân rã chức năng “Quản lý phòng kinh doanh” Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “Quản lý phòng kinh doanh” Với các thao tác và yêu cầu tương tự như quá trình trên, biểu đồ trên được phân rã thành biểu đồ chi tiết hơn nữa. Đó là việc chia chức năng quản lý phòng kinh doanh thành các chức năng con là: Tạo CSDL khách hàng tiềm năng: chức năng này cho phép tạo CSDL khách hàng tiềm năng của công ty. Qua quá trình tìm kiếm thông tin khách hàng trên thị trường bằng rất nhiều phương pháp. Từ các thông tin thu thập được cán bộ phòng kinh doanh tiến hành phân tích, sàng lọc thông tin khách hàng có nhiều khả năng sử dụng phần mềm của công ty nhất cho vào kho khách hàng tiềm năng. Khảo sát, phân tích và đánh giá: Thông qua chức năng này cán bộ phòng kinh doanh phân tích và tìm được danh sách các khách hàng có khả năng lớn mua sản phẩm của công ty . Quản lý lịch hẹn khách hàng: Chức năng này quản lý về thông tin các cuộc hẹn với khách hàng. Đàm phán, ký hợp đồng: Cán bộ kinh doanh thông qua chức năng này tiến hành đàm phán với khách hàng, làm hợp đồng và ký kết hợp đồng với khách hàng. Thanh toán: Chức năng này thực hiện việc thu tiền lần môt của khách hàng. 3.5.2 Biểu đồ phân rã chức năng “Quản lý phòng triển khai” Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “Quản lý phòng triển khai” Qua biểu đồ luồng dữ liệu trên ta thấy chức năng quản lý phòng triển khai được phân rã thành các chức năng sau: Tiếp nhận khách hàng chính thức: ở đây chức năng này thực hiện tiếp nhận thông tin khách hàng chính thức thông qua phòng kinh doanh và lưu vào kho hồ sơ khách hàng chính thức. Quản lý lịch triển khai: khi đã có tiếp nhận thông tin của khách hàng chính thức thì cán bộ phòng triển khai tiến hành thu xếp các cuộc hẹn với khách hàng với mục đích là hoàn thành tốt việc triển khai phần mềm cho khách hàng. Thống nhất quy trình kế toán: thông qua chức năng này cán bộ phòng triển khai khảo sát thực tế khách hàng và thống nhất quy trình kế toán với khách hàng. Test đặc thù: chức năng này thực hiện công việc test sản phẩm lấy từ phòng lập trình với khách hàng. Làm tài liệu: cán bộ triển khai viết tài liệu, sách hướng dẫn sử dụng cho khách hàng. Thanh toán: khách hàng thanh toán tiền còn lại trong hợp đồng cho công ty mà trực tiếp là cán bộ phòng triển khai thông qua chức năng thanh toán. 3.5.3 Biểu đồ phân rã chức năng “Quản lý phòng lập trình” Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “Quản lý phòng lập trình” Biểu đồ trên thể hiện sự phân rã chức năng quản lý phòng lập trình thành các chức năng con: Tiếp nhận yêu cầu phần mềm và phân tích: Thông qua chức năng này cán bộ lập trình nắm bắt được các yêu cầu về phần mềm cần xây dựng và tiến hành phân tích nó. Lập trình: Đây là chức năng mà các cán bộ phòng lập trình cần thực hiện để tạo ra sản phẩm theo đúng yêu cầu cho khách hàng. 3.5.4 Biểu đồ phân rã chức năng “Quản lý phòng bảo hành” Hình 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “Quản phòng bảo hành” Nhìn vào biểu đồ ta thấy chức năng quản lý phòng bảo hành được phân rã thành các chức năng con sau: Tiếp nhận hợp đồng bảo hành: Ở đây chức năng này có thể tiếp nhận trực tiếp từ phòng triển khai các khách hàng đang trong thời hạn bảo hành. Hoặc cán bộ bảo hành cũng có thể tiến hành các giao dịch với khách hàng đã hết hạn bảo hành và có nhu cầu ký tiếp hợp đồng bảo hành. Các giao dịch đó là: Thu thông báo hết hạn bảo hành tới khách hàng. Khách hàng yêu cầu bảo hành mới. Bảng báo giá và hợp đồng bảo hành. Thanh toán tiền. Quản lý lịch hẹn bảo hành: thông qua chức năng này cán bộ phòng bảo hành nắm bắt được thông tin về các cuộc hẹn với khách hàng nhằm mục đích chăm sóc khách hàng chu đáo hơn. Xử lý lỗi: Trong quá trình sử dụng sản phẩm của công ty nếu phát sinh lỗi khách hàng sẽ yêu cầu cán bộ bảo hành xử lý các lỗi phát sinh đó. Các biện pháp xử lý lỗi: Xử lý trực tiếp thông qua tổng đài 1080. Xử lý thông qua chat, email, điện thoại. Cán bộ bảo hành đến tận cơ sở xử lý. CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 4.1 Giới thiệu về cơ sở dữ liệu Các khái niệm cơ bản Cơ sở dữ liệu: Là một tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ với nhau sao cho cấu trúc của chúng cũng như các mối quan hệ bên trong giữa chúng là tách biệt với chương trình ứng dụng bên ngoài, đồng thời nhiều người dùng khác nhau cũng như nhiều ứng dụng khác nhau có thể cùng khai thác và chia xẻ một cách chọn lọc lúc cần. Thực thể: Là hình ảnh cụ thể của một đối tượng trong hệ thống thông tin quản lý. Một thực thể xác định tên và các thuộc tính. Thuộc tính: Là một yếu tố dữ liệu hoặc thông tin của thực thể ấy. Lược đồ quan hệ: Tập các thuộc tính của một quan hệ. Lược đồ một quan hệ gồm các thuộc tính của thực thể cùng với các mệnh đề ràng buộc. VD: Lược đồ một quan hệ R = = ( A1:D1,A2:D2, .., An :Dn , M) Trong đó: R là một lược đồ quan hệ Ai: tên thuộc tính Di: miền xác định của thuộc tính M: mệnh đề ràng buộc Nội dung của một lược đồ quan hệ gọi là các bộ. Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn Một thuộc tính gọi là phụ thuộc vào các thuộc tính khác khi giá trị của thuộc tính này phụ thuộc vào giá trị của thuộc tính kia. Sự phụ thuộc này có thể là gián tiếp hay trực tiếp. Một quan hệ bao giờ cũng có một nhóm thuộc tính mà giá trị của chúng qui định giá trị của các thuộc tính khác, nhóm thuộc tính đó gọi là khoá. Với một quan hệ tuỳ vào các phụ thuộc của các thuộc tính vào khoá có trong đó mà ta phân chia các quan hệ đó thành các dạng chuẩn khác nhau. Các dạng chuẩn cơ bản: * Dạng chuẩn 1 * Dạng chuẩn 2 * Dạng chuẩn 3 Các dữ liệu lưu trữ dưới dạng chuẩn 3 tránh được hiện tượng dư thừa dữ liệu, tạo cho dữ liệu có tính độc lập cao. Các quan hệ nếu chưa ở dạng chuẩn 3 sẽ được phân rã thành các quan hệ nhỏ hơn có dạng chuẩn 3. Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ Cho một lược đồ quan hệ dễ sử dụng, mô hình đơn giản, người dùng không cần biết cấu trúc vật lý của dữ liệu. Tiện lợi cho người dùng không chuyên tin học. Tăng cường tính độc lập của dữ liệu, đặc biệt là độc lập vật lý. Cho khả năng có một ngôn ngữ thao tác bậc cao. Tối ưu việc tìm kiếm dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, hệ quản trị tự tìm cách truy nhập. Cải thiện nâng cao toàn vẹn dữ liệu và bảo mật dữ liệu. Có thể phục vụ cho nhiều chương trình ứng dụng. Cơ sở toán học phong phú, chắc chắn: * Lý thuyết quan hệ * Dạng chuẩn có độ bền vững và đầy đủ thông tin 4.2 Xác định các thực thể và thuộc tính của thực thể cho hệ thống Thực thể Qua quá trình phân tích các nghiệp vụ của bài toán và phân tích thiết kế hệ thống ta đưa ra các thực thể chính của hệ thống là: Khách hàng. Nhân viên. Hợp đồng. Chi tiết hợp đồng. Biên bản lỗi. Phương pháp xử lý lỗi. Sản phẩm. Phòng ban. Đối tác. Sự kiện. Quy mô doanh nghiệp. Người liên hệ. Lịch hẹn. Thuộc tính của một số thực thể chính Khách hàng: Mã khách hàng Tên khách hàng Mã nhóm Mã loại Mã tỉnh Mã huyện Địa chỉ Điện thoại Fax Email Mobile Mã số thuế Số tài khoản Tên ngân hàng Mức ưu tiên Chức danh thủ trưởng Họ tên thủ trưởng Nhân viên Ma_nv Họ_nv Ten_nv Ngay_sinh Dien_thoai SCMND Chưc_danh Ngay_vao Ngay_chinh_thuc Que_quan Phòng ban Ma_bp Ten_bp Biên bản lỗi Ma_bb Ma_kh Ma_nv_bh Dd_kh Nhan_xet Hợp đồng Ma_hd Loai_hd Ngay_ky Ngay_hh Ngay_tl Ma_sp1 Ma_sp2 CP_NC CP_BH DD_KH DD_SIS Ma_kh HT_TT NV_GT Ma_nv_kd Ma_nv_tk Ma_nv_bh Ma_dt Công việc Ma_CV Tên_CV Tên_CV2 Ma_NV Ngay_giao han_hoan_thanh Người liên hệ Ma_nlh Ma_kh Ten_nlh Ten_nlh2 Ngay_sinh Hon_nhan Dien_thoai DD So_fax Email Dia_chi 4.3 Mối liên kết giữa các thực thể trong hệ thống Trong phần này chúng tôi đi sâu phân tích mối quan hệ giữa các thực thể chính trong hệ thống. Xét mối quan hệ giữa thực thể Phòng ban với thực thể Nhân viên: một Phòng ban thì có thể có nhiều nhân viên nhưng một nhân viên thì chỉ thuộc một phòng ban nhất định, do đó quan hệ này là quan hệ một-nhiều. Nhân viên Phòng ban Xét mối quan hệ giữa Khách hàng, Sản phẩm và Hợp đồng: một khách hàng có thể mua nhiều sản phẩm, một sản phẩm cũng có thể bán cho nhiều khách hàng, do đó quan hệ khách-sản phẩm là quan hệ nhiều-nhiều. Để tách quan hệ này ta có bảng hợp đồng để tách mối quan hệ này. Quan hệ giữa Khách hàng và Hợp đồng là quan hệ 1-nhiều Hợp đồng Khách hàng Quan hệ giữa Sản phẩm và Hợp đồng là quan hệ 1-nhiều Hợp đồng Sản phẩm Quan hệ giữa Hợp đồng và Chi tiết hợp đồng là quan hệ 1- nhiều CT hợp đồng Hợp đồng Xét mối quan hệ giữa thực thể Khách hàng, Nhân viên: Một khách hàng có thể do nhiều nhân viên chăm sóc, và một nhân viên cũng có thể chăm sóc nhiều khách hàng nên xẩy ra mối quan hệ nhiều- nhiều giữa nhân viên và khách hàng. Để tách mối quan hệ này ta thêm bảng biên bản lỗi. Quan hệ giữa khách hàng- biên bản lỗi là quan hệ 1- nhiều Biên bản lỗi Khách hàng Quan hệ giữa nhân viên- biên bản lỗi là quan hệ 1- nhiều Biên bản lỗi Nhân viên Quan hệ giữa Biên bản lỗi và Phương pháp xử lý lỗi: một biên bản lỗi có thể có nhiều phương pháp xữ lý nên đây là quan hệ 1- nhiều PP xử lý lỗi Biên bản lỗi Mối quan hệ giữa Nhân viên và Người liên hệ, Lịch hẹn: Nhân viên có thể hẹn với nhiều người liên hệ và một người liên hệ có thể liên hệ với nhiều nhân viên. Do đó quan hệ giữa nhân viên và người liên hệ là quan hệ nhiều – nhiều. Để tách liên kết này ta xây dựng thêm bảng Lịch hẹn. Quan hệ giữa nhân viên và lịch hẹn là quan hệ 1- nhiều Lịch hẹn Nhân viên Quan hệ giữa người liên hệ và lịch hẹn cũng là quan hệ 1-nhiều Lịch hẹn Người liên hệ Xét mối quan hệ giữa Nhân viên và Hợp đồng: Một nhân viên có thể có nhiều hợp đồng, nhưng một hợp đồng chỉ có một nhân viên. Nên quan hệ giữa nhân viên và hợp đồng là quan hệ 1-nhiều. Hợp đồng Nhân viên Mối quan hệ giữa Khách hàng tiềm năng và Khách hàng chính thức: một khách hàng tiềm năng chỉ trở thành một khách hàng chính thức và ngược lại. Nên quan hệ giữa khách hàng tiềm năng và khách hàng chính thức là quan hệ 1-1 KH chính thức KH tiềm năng Xét mối quan hệ giữa Đối tác và Hợp đồng: một đối tác có thể giới thiệu nhiều hợp đồng cho công ty, nhưng một hợp đồng chỉ duy nhất một đối tác giới thiệu. Nên quan hệ giữa đối tác và hợp đồng là quan hệ 1- nhiều Hợp đồng Đối tác Ngoài ra trong hệ thống còn có các thực thể khác như: đối tác, đối thủ, loại hình doanh nghiệp, quy mô doanh nghiệp...và mối quan hệ giữa các thực thể này trong hệ thống. 4.4 Mô hình thực thể liên kết Hình 4.4: Mô hình thực thể liên kết 4.6 Mô hình quan hệ của hệ thống Hình 4.5: Mô hình quan hệ của hệ thống 4.6 Chi tiết các bảng dữ liệu Mục tiêu của giai đoạn này là xây dựng các bảng cơ sở dữ liệu cho hệ thống mà chúng tôi đang xây dựng. Đó sẽ là các đối tượng của hệ thống được đưa vào trong dạng bảng. Trong phần này, chúng tôi sẽ đưa ra một hệ thống các bảng cơ sở dữ liệu. Để có thể quản lý được thời gian và người lập ra thông tin hay sữa chữa thông tin thì tất cả các bảng trong CSDL đều phải có các trường dữ liệu sau: DATE0 : Ngày tạo thông tin TIME0 : Thời gian tạo thông tin USER_ID0 : Người tạo thông tin DATE2 : Ngày sửa thông tin cuối cùng TIME2 : Thời gian sửa thông tin cuối cùng USER_ID2 : Người sửa thông tin cuối cùng MA_DVCS : Mã đơn vị cơ sở Status : Thông tin được sử dụng hay không BẢNG DMKHTN (Danh mục khách hàng tiềm năng) Mục đích: Bảng này lưu tất cả thông tin về khách hàng tiềm năng. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_kh Char 10 Mã khách hàng 2 2 Ten_kh Nvarchar 50 Tên công ty 3 3 Ten_kh2 Nvarchar 50 Tên tiếng anh 4 4 So_dt Char 12 Số điện thoại 5 4 So_fax Char 12 Số fax 6 5 Email Nvarchar 50 Địa chỉ Email 7 Website Nvarchar 50 Địa chỉ Website 8 Ma_tinh Char 10 Mã tỉnh 9 8 Ma_huyen Char 10 Mã huyện 10 7 Dia_chi Nvarchar 50 Địa chỉ 11 8 Ma_nv Char 10 Mã nhân viên kinh doanh 12 Danh_gia Tinyint 1 Đánh giá 13 10 Ma_dt Char 10 Mã đối tác Bảng 4.2: Các thuộc tính của bảng DMKHTN BẢNG DMKH (Danh mục khách hàng chính thức) Mục đích: Lưu các thông tin về khách hàng đã ký hợp đồng với công ty STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_kh Char 10 Mã khách hàng (công ty) 2 Ma_so_thue Char 10 Mã số thuế 3 4 Tai_khoan_NH Char 20 Tài khoản ngân hàng 4 5 Mo_tai Nvarchar 50 Mở tại 5 6 Ng_dd Nvarchar 50 Người đại diện 6 7 Chuc_danh Nvarchar 50 Chức danh 7 10 Ma_lhdn Char 10 Mã loại hình doanh nghiệp 8 Ma_nganh Char 10 Mã ngành 9 Ma_qm Char 10 Mã qui mô 10 Ma_lhbh Char 10 Mã loại hình bán hàng 11 Ma_sp Char 10 Mã sản phẩm 12 Ma_nv Char 10 Mã nhân viên bảo hành 13 So_bh Char 10 Sổ bảo hành Bảng 4.3: Các thuộc tính của bảng DMKH BẢNG DMNLH (Danh mục người liên hệ) Mục đích: Bảng này lưu trữ các thông tin về người liên hệ, người liên hệ ở đây chính là các cán bộ bên phía khách hàng. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_kh Char 10 Mã khách hàng 2 Ma_nlh char 10 Mã người liên hệ 3 Ten_nlh Nvarchar 50 Tên người liên hệ 4 Ngay_sinh datetime 8 Ngày sinh 5 Dien_thoai char 10 Điện thoại 6 DD char 12 Di động 7 So_fax char 10 Số fax 8 Email Nvarchar 50 Địa chỉ Email 9 Dia_chi Nvarchar 50 Địa chỉ Bảng 4.4: Các thuộc tính của bảng DMNLH BẢNG DMCV (Danh mục công việc) Mục đích: Bảng công việc lưu trữ các thông tin về công việc được giao của nhân viên, qua đó biết được ngày giao công việc, thời gian phải hoàn thành của từng nhân viên.. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_CV Char 10 Mã công việc 2 Tên_CV Nvarchar 50 Tên công việc 3 Tên_CV2 Nvarchar 50 Tên công việc 4 Ma_NV Char 10 Mã nhân viên 5 Ngay_giao datetime 8 Ngày giao 6 han_ht datetime 8 Hạn hoàn thành Bảng 4.5: Các thuộc tính của bảng DMCV BẢNG DMTL (Danh mục tài liệu) Mục đích: Bảng danh mục tài liệu lưu các thông tin về các loại tài liệu của công ty, tài liệu về hội thảo, về sản phẩm... STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_tl Char 10 Mã tài liệu 2 Ten_tl Nvarchar 50 Tên tài liệu 2 Ten_tl2 Nvarchar 50 Tên tài liệu 2 3 Ghi_chu Nvarchar 50 Ghi chú Bảng 4.6: các thuộc tính của bảng DMTL BẢNG DMDT (Danh mục đối tác) Mục đích: Bảng này lưu các thông tin về đối tác của công ty STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_dt Char 10 Mã đối tác 2 Ten_dt Nvarchar 50 Tên đối tác 3 Ten_dt2 Nvarchar 50 Tên 2 4 Ma_tinh Char 10 Mã tỉnh 5 Ma_huyen Char 10 Mã huyện 6 Dia_chi Nvarchar 50 Địa chỉ 7 Dien_thoai Char 12 Điện thoại 8 Co_che Nvarchar 50 Cơ chế Bảng 4.7: Các thuộc tính của bảng DMDT BẢNG DMSP (Danh mục sản phẩm) Mục đích: Bảng danh mục sản phẩm lưu các thông tin về các sản phẩm phần mềm của công ty. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_sp Char 10 Mã sản phẩm 2 Ten_sp Nvarchar 50 Tên sản phẩm 3 Ten_sp2 Nvarchar 50 Tên tiếng anh 3 VAT Real 4 Thuế giá trị gia tăng 4 Gia_ban Nvarchar 30 Giá bán 5 SH_dang_ky char 10 Số hiệu đăng ký Bảng 4.8: Các thuộc tính của bảng DMSP BẢNG LICHHEN Mục đích: Bảng này lưu các thông tin về các cuộc giao dịch với khách hàng. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_kh Char 10 Mã khách hàng 2 Ma_nv Char 10 Mã nhân viên 3 Ngay_hen datetime 8 Ngày hẹn 4 Time_hen Char 12 Thời gian hẹn 5 Ma_nlh char 10 Mã người liên hệ 6 Dia_diem Nvarchar 50 Địa điểm 7 Noi_dung Nvarchar 1000 Nội dung Bảng 4.9: Các thuộc tính của bảng DMLH BẢNG DMLHD (Danh mục loại hợp đồng) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_lhd Char 10 Mã loại hợp đồng 2 Ten_lhd Char 10 Tên loại hợp đồng 3 Ten_lhd2 datetime 8 Tên 2 4 Ghi_chu Char 12 Ghi chú Bảng 4.10: Các thuộc tính của bảng DMLHD BẢNG DMHD (Danh mục hợp đồng) Mục đích: Lưu thông tin về các hợp đồng đã ký với khách hàng. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_hd Char 10 Mã hợp đồng 2 Loai_hd Char 10 Loại hợp đồng 3 Ngay_ky Datetime 8 Ngày ký 4 Ngay_hh Datetime 8 Ngày hết hạn hợp đồng 5 Ngay_tl Datetime 8 Ngày thanh lý 6 Ma_sp Char 10 Mã sản phẩm 7 CP Char 10 Giá trị hợp đồng 8 DD_KH Nvarchar 50 Đại diện của khách hàng 9 DD_SIS Nvarchar 50 Đại diện của SIS 10 Ma_kh Char 10 Mã khách hàng 11 HT_TT Char 10 Hình thức thanh toán 12 Ma_nv_kd char 10 Mã nhân viên kinh doanh 13 Ma_nv_tk Char 10 Mã nhân viên triển khai 14 Ma_nv_bh Char 10 Mã nhân viên bảo hành Bảng 4.11: Các thuộc tính của bảng DMHD BẢNG DMCTHD (Danh mục chi tiết hợp đồng) Mục đích: Lưu thông tin về từng đợt thanh toán của hợp đồng. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_hd Char 10 Mã hợp đồng 2 Dot_tt Tinyint 1 Đợt thanh toán 3 So_tien Char 20 Số tiền 4 Ngay_dk Datetime 8 Ngày dự kiến 5 Ngay_tt Datetime 12 Ngày thực tế Bảng 4.12: Các thuộc tính của bảng DMCTHD BẢNG DMLOI (Danh mục biên bản lỗi) Mục đích: Bảng này lưu thông tin về các biên bản lỗi phát sinh trong quá trình khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_bb Char 10 Mã biên bản 2 Ma_kh Char 10 Mã khách hàng 3 Ma_nv Char 10 Mã nhân viên bảo hành 4 Dd_kh Nvarchar 50 Đại diện khách hàng 5 Chuc_danh Nvarchar 50 Chức danh 6 Nhan_xet Nvarchar 50 Nhận xét Bảng 4.13: Các thuộc tính của bảng DMLOI BẢNG DMCTLOI (Danh mục chi tiết lỗi) Mục đích: Bảng này dùng để lưu các thông tin về lỗi được xử lý. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_bb Char 10 Mã biên bản 2 Ma_loi Char 10 Mã lỗi 3 Ten_loi Nvarchar 100 Nội dung lỗi 4 Ngay_ps Datetime 8 Ngày phát sinh 5 Han_ht Datetime 8 Hạn hoàn thành 6 Cach_xl Nvarchar 300 Cách xử lý lỗi Bảng 4.14: Các thuộc tính của bảng DMCTLOI BẢNG DMNV (Danh mục nhân viên) Mục đích: Lưu tất cả các thông tin liên quan đến nhân viên của công ty. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_nv Char 10 Mã nhân viên 2 Ho_nv Nvarchar 50 Họ nhân viên 3 Ten_nv Nvarchar 50 Tên nhân viên 4 Ngay_sinh Datetime 8 Ngày sinh 5 Dien_thoai Char 12 Điện thoại 6 SCMND Char 10 Số chứng minh thư 7 Chuc_danh Nvarchar 50 Chức danh 8 Ngay_vao Datetime 8 Ngày vào công ty 9 Ngay_ct Datetime 8 Ngày chính thức 10 Que_quan Nvarchar 50 Quê quán Bảng 4.15: Các thuộc tính của bảng DMNV BẢNG DMBP (Danh mục bộ phận) Mục đích: Bảng này được xây dựng nhằm lưu thông tin về các phòng ban trong công ty STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_bp Char 10 Mã bộ phận 2 Ten_bp Nvarchar 50 Tên bộ phận 3 Ten_bp2 Nvarchar 50 Tên bộ phận 2 Bảng 4.16: Các thuộc tính của bảng DMBP BẢNG DMDVCS (Danh mục đơn vị cơ sở) Mục đích: Đề tài có thể mở rộng cho quản lý tổng công ty hoặc tập đoàn nên cần có sự quản lý cho từng đơn vị cơ sở. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_dvcs Char 10 Mã đơn vị cơ sở 2 Ten_dvcs Nvarchar 50 Tên đơn vị cơ sở 3 Ten_dvcs2 Nvarchar 50 Tên 2 Bảng 4.17: Các thuộc tính của bảng DMDVCS BẢNG DMTINH (Danh mục tỉnh) Mục đích: Lưu thông tin về các tỉnh thành. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_tinh Char 10 Mã tỉnh 2 Ten_tinh Nvarchar 50 Tên tỉnh Bảng 4.18: Các thuộc tính của bảng DMTINH BẢNG DMHUYEN (Danh mục huyện) Mục đích: Lưu thông tin về các huyện có trong tỉnh. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_tinh Char 10 Mã tỉnh 2 Ma_huyen Char 10 Mã huyện 3 Tên_huyen Nvarchar 50 Tên huyện Bảng 4.19: Các thuộc tính của bảng DMHUYEN BẢNG DMDOITHU (Danh mục đối thủ) Mục đích: Lưu các thông tin liên quan đến các đối thủ của công ty. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_cty Char 10 Mã công ty 2 Ten_cty Nvarchar 50 Tên công ty 3 Ten_cty2 Nvarchar 50 Tên 2 3 Ma_lhdn Char 10 Mã loại hình kinh doanh 4 Ma_nganh Char 10 Mã ngành 5 Ma_qm Char 10 Mã quy mô 6 San_pham Nvarchar 300 Mã sản phẩm Bảng 4.20: Các thuộc tính của bảng DMDOITHU BẢNG DMTTBH (Danh mục trạng thái bán hàng) Mục đích: Bảng này lưu các trạng thái bán hàng. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_tt Char 10 Mã trạng thái 2 Ten_tt Nvarchar 50 Tên trang thái 3 Ten_tt2 Nvarchar 50 Tên 2 4 Ghi_chu Nvarchar 100 Ghi chú Bảng 4.21: Các thuộc tính của bảng DMTTBH BẨNG DMLHBH (Danh mục loại hình bán hàng) Mục đích: Bảng này được xây dựng để lưu các loại hình bán hàng. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_lhbh Char 10 Mã loại 2 Ten_lhbh Nvarchar 50 Tên loai 3 Ten_lhbh2 Nvarchar 50 Tên 2 4 Ghi_chu Nvarchar 100 Ghi chú Bảng 4.22: Các thuộc tính của bảng DMLHBH DMNGANH (Danh mục ngành) Mục đích: Lưu các loại ngành nghề của doanh nghiệp. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_nganh Char 10 Mã ngành 2 Ten_nganh Nvarchar 50 Tên ngành 3 Ten_nganh2 Nvarchar 50 Tên 2 4 Ghi_chu Nvarchar 100 Ghi chú Bảng 4.23: Các thuộc tính của bảng DMNGANH BẢNG DMQM (Danh mục quy mô doanh nghiệp) Mục đích: Bảng này lưu các loại quy mô doanh nghiệp. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_QM Char 10 Mã quy mô DN 2 Ten_QM Nvarchar 50 Tên quy mô DN 3 Tên_QM2 Nvarchar 50 Tên 2 4 Ghi_chu Nvarchar 100 Ghi chú Bảng 4.24: Các thuộc tính của bảng DMQM BẢNG DMTTTH (Danh mục trạng thái thực hiện) Mục đích: Bảng này lưu các trạng thái thực hiện. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_TT Char 10 Mã trạng thái TH 2 Ten_TT Nvarchar 50 Tên trạng thái 3 Tên_TT2 Nvarchar 50 Tên 2 4 Ghi_chu Nvarchar 100 Ghi chú Bảng 4.25: Các thuộc tính của bảng DMTTTH BẢNG DMTTHD (Danh mục trạng thái hợp đồng) Mục đích: Bảng này lưu các trạng thái có thể có của một hợp đồng. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_TTHD Char 10 Mã trạng thái HD 2 Ten_TTHD Nvarchar 50 Tên trạng thái HD 3 Ten_TTHD2 Nvarchar 50 Tên 2 4 Ghi_chu Nvarchar 100 Ghi chú Bảng 4.26: Các thuộc tính của bảng DMTTHD BẢNG SYSVAR Mục đích: Bảng này lưu các biến hệ thống, các biến này dùng để ghi lại các trạng thái của hệ thống giúp cho việc quản lý các thư mục chương trình cũng như các thiết lập hệ thống. Khoá chính: Ma_phân hệ STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_phan_he Char 10 Mã phân hệ 2 Stt char 3 số thứ tự 3 Value Char 254 Gía trị 4 Name Char 16 Tên 5 Type Char 1 Kiểu 6 Descript Char 64 Mô tả 7 Descrip2 char 64 8 Evalue Char 254 9 Recal Numeric 1 Gọi lại 10 Formattype Char 2 Định dạng 11 Inputmask Char 48 Mặt nạ nhập liệu Bảng 4.27: Các thuộc tính của bảng SYSVAR Bảng USERINFOR Mục đích: Bảng này lưu thông tin về người sử dụng hệ thống Khóa chính: User_id STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 User_id Numeric 5 Định danh 2 User_name Char 16 Tên đăng nhâp 3 User_pre Char 8 4 Password Char 64 Mật khẩu 5 Comment Char 48 Chú thích 6 Is_addmin Bit 1 7 Rights Text 16 Phân quyền 8 Del_yn Numeric 9 9 Defaul char 72 Mặc định 10 Formattype Char 2 Định dạng 11 Inputmask Char 48 Bảng 4.28: Các thuộc tính của bảng USERINFOR BẢNG OPTIONS Mục đích: Bảng options lưu trữ các biến hệ thống để quản lý các thông tin cho người sử dụng tuỳ chọn. STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải 1 Ma_phan_he Char 10 Mã phân hệ 2 Stt char 3 Số thứ tự 3 Artribute Tinyint 1 Thuộc tính 4 Name Char 24 Tên 5 Type Char 1 Kiểu 6 Descript Char 64 Mô tả 7 Descrip2 char 64 8 Val Char 72 Gía trị 9 Defaul char 72 Mạc định 10 Formattype Char 2 Định dạng 11 Inputmask Char 48 Bảng 4.29: Các thuộc tính của bảng OPTIONS CHƯƠNG 5: MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT VÀ THIẾT KẾ GIAO DIỆN 5.1. Giới thiệu về công cụ và môi trường cài đặt Với mong muốn xây dựng hệ thống quản lý nội bộ đáp ứng được các yêu cầu như: Dễ quản lý. Dễ dàng tra cứu và cập nhật thông tin. Giao diện thân thiện với người sử dụng. Bảo mật và phân quyền đối với người dùng. Lên được các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý. Qua thực tế quá trình khảo sát tại công ty cổ phần SIS Việt Nam, chúng tôi nhận thấy đặc trưng của bài toán là quản lý thông tin về khách hàng, luông lưu chuyển thông tin giữa các phòng ban trong công ty và các báo cáo vê tình hình chăm sóc, ký hợp đồng, bào hành khách hàng. Giúp cho nhà quản lý có cái nhìn tổng quan để có thể đưa ra các quyết định và chiến lược phù hợp cho hoạt động kinh doanh của công ty. Bắt đầu từ khách hàng tiềm năng được nhân viên kinh doanh chăm sóc, rồi khi trở thành khách hàng chính thức của công ty cho đến khách hàng đang bảo hành, nâng cấp. Mọi thông tin liên quan tới khách hàng của công ty đều được cập nhật và quản lý thông qua các hồ sơ, biên bản, hợp đồng và bảng công việc của nhân viên. Do vậy lượng thông tin quản lý là rất lớn và phức tạp. Người sử dụng chương trình chính là các cán bộ và công nhân viên của công ty, bao gồm cả những người dùng chuyên và không chuyên về máy tính. Vì vậy, giao diện được thiết kế giống với giao diện của Windows nên rất quen thuộc và dễ dàng với người sử dụng. Với những mục đích và lý do trên khiến chúng tôi quyết định sử dụng ngôn ngữ lập trình Foxpro và cơ sở dữ liệu Microsoft SQL server làm công cụ sử dụng trong bài toán. 5.1.1. Ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro Visual FoxPro không chỉ là một ngôn ngữ lập trình thủ tục (procedural programming language) của Microsoft mà nó còn là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System – DBMS) trực quan. Nó có thể được dùng đề viết cả các ứng dụng Web. Các phiên bản của Visual Foxpro được Window hỗ trợ: VFP 6.0, VFP 7.0, VFP 8.0, VFP 9.0 Tháng 12/2005, VFP đã lọt vào top 20 trong TIOBE’s Programming Community Index, và tháng 8/2006 nó ở vị trí 14, được coi như một ngôn ngữ hạng “A”. Các ưu nhược điểm khi sử dụng Foxpro Ứng dụng có thể không cần cài đặt Là một ngôn ngữ thông dịch, do đó cho phép lập trình viên mềm dẻo trong xử lý mã: chương trình có thể hoạt động với các mã do nó tự sinh ra trong quá trình chạy Dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun và do đó có thể dễ dàng nâng cấp sửa đổi Foxpro không hỗ trợ mã Unicode 5.1.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server là một hệ quản trị CSDL quan hệ Client – Server dùng cho các tổ chức, doanh nghiệp lớn. Nó được thiết kế để hỗ trợ các xử lý giao tác tốc độ cao, hạn chế lỗi, giảm lượng dữ liệu dư thừa và là hệ thống có tính mở, đảm bảo tính an toàn và bảo mật. Microsoft SQL Server cung cấp đầy đủ các công cụ để: - Dễ dàng xây dựng CSDL lớn, mỗi CSDL có thể chứa đến 2 tỷ quan hệ và mỗi quan hệ có thể có đến 1024 thuộc tính. - Giải quyết được tình trạng va chạm giữa các ràng buộc toàn vẹn trên CSDL tại một thời điểm. - Đảm bảo được các ràng buộc toàn vẹn trên CSDL - An toàn cho CSDL bằng nhiều mức truy cập và quyền hạn khác nhau. - Truy vấn dữ liệu nhanh. Ngoài ra, Microsoft SQL Server còn là hệ quản trị CSDL được thiết kế để có thể làm việc trên nhiều môi trường khác nhau: - Hệ quản trị CSDL kiến trúc 2 tầng hoặc đa tầng theo mô hình Client – Server. - Hệ quản trị CSDL trên máy Desktop. Đặc điểm của hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server Tự động quản lý và cấp phát vùng nhớ, đĩa. Dễ dàng chỉnh sửa cấu trúc các Table và cho phép người sử dụng định lại mối quan hệ, tính chất của các mối quan hệ đó. Quản trị CSDL bằng sử dụng giao diện đồ hoạ. Dễ dàng trong các thao tác đăng ký Server, tạo mới các Database, Table, Index, Stored Procedure, … và việc nhập, xuất dữ liệu cũng nhanh chóng, dễ dàng. Hỗ trợ OLEDB Có thể làm việc tốt trên môi trường hệ điều hành Windows XP, Windows 2000 Server và Windows 2003 Server. 5.2. Thiết kế giao diện 5.2.1. Màn hình đăng nhập Chức năng: Màn hình đăng nhập vào hệ thống quản lý thông tin nội bộ công ty cổ phần SIS Việt Nam. Để đăng nhập vào hệ thống đòi hỏi người sử dụng phải là cán bộ công nhân viên trong công ty và đã được tạo tên, mật khẩu. Cán bộ quản lý sẽ phân quyền sử dụng phù hợp với từng tên và mật khẩu đăng nhập. 5.2.2. Màn hình giao diện chính Hình 5.1: Màn hình giao diện chính Màn hình giao diện chính được thiết kế gồm: Thanh menu phía trên gồm các chức năng File, Edit, View, Tools, Program, Window, Help. Thanh công cụ Cây thư mục: bao gồm các chức năng chính của chương trình Quản trị tổng hợp: quản lý tất cả các thông tin liên quan như danh mục phòng ban, danh mục nhân viên, danh mục loại hình doanh nghiệp, danh mục đối thủ, danh mục đối tác … Quản lý hợp đồng: quản lý các thông tin liên quan đến hợp đồng bán, hợp đồng nâng cấp, hợp đồng bảo trì và thanh toán hợp đồng. Hệ thống: quản lý và lưu các thông tin hệ thống như tham số hệ thống, thông tin nguời sử dụng. Các chức năng con tương ứng với thư mục được chọn bên cây thư mục Màn hình giao diện chính được thiết kế giống như giao diện của Window nên rất thân thiện và dễ dàng cho người sử dụng. 5.2.3. Cửa sổ danh mục Hình 5.2: Cửa sổ doanh mục nhân viên Chức năng: Hiển thị thông tin cơ sở dữ liệu trong bảng. Ví dụ: Cửa sổ trên đây hiển thị các thông tin về viên của công ty, chúng ta có thể thực hiện các chức năng thêm mới , sửa hoặc xoá tương ứng với việc chọn các phím tắt như F3 - Sửa, F4 – Thêm, F8 – Xoá. 5.2.3. Cửa sổ sửa thông tin khách hàng tiềm năng – F3 Hình 5.3: Cửa sổ sửa thông tin khách hàng tiềm năng Chức năng: Sửa thông tin khách hàng tiềm năng. 5.2.4. Cửa sổ thêm mới hợp đồng Hình 5.4: Cửa sổ thêm mới hợp đồng 5.2.5. Quản lý người sử dụng Phần mềm cho phép quản lý quyền truy nhập các chức năng theo từng người sử dụng. Khả năng này đảm bảo cho việc bảo mật và an toàn số liệu. Muốn truy nhập vào phần quản trị người sử dụng phải nhập mật khẩu của người sử dụng hiện thời. Hình 5.5 : Cửa sổ truy nhập vào phần quản trị ngưòi sử dụng Phần khai báo người sử dụng chương trình và phân quyền truy nhập có các chức năng sau: Thêm người sử dụng Sửa đổi người sử dụng Xoá người sử dụng Phân quyền Chi tiết Hình 5.6 : Cửa sổ phân quyền cho người sử dụng Khi phân quyền thì chương trình sẽ hiện lên hai danh sách các chức năng: chức năng được sử dụng và chức năng không được sử dụng. Đối với việc thêm, xoá hoặc phân quyền cho tài khoản người sử dụng thì chỉ có người sử dụng là người quản lý mới thực hiện được các chức năng này. Hình5 .7 : Cửa sổ thêm mới người sử dụng Khi khai báo người sử dụng, ta phải cập nhật các thông tin sau: Tên: Tên được nhập vào khi vào chương trình (Viết không dấu). Tên đầy đủ: Tên đầy đủ của người sử dụng. Mật khẩu: Mật khẩu truy nhập khi sử dụng chương trình. Nếu là người quản lý thì tích vào “Là người quản lý”; Nếu là người thừa hưởng ta không tích vào ô “Là người quản lý” mà chọn người thừa hưởng từ ô “Thừa hưởng”. Người quản lý có toàn quyền truy nhập các chức năng và được quyền thêm và phân quyền cho các người sử dụng khác. Người thừa hưởng chỉ được sửa đổi các thông tin như tên đầy đủ, đổi mật khẩu truy nhập chương trình, và sử dụng các chức năng được phân. 5.3. Kết quả đạt được Trong mỗi chức năng chính đều có chức năng in báo cáo. Tuỳ theo yêu cầu của nhà quản lý mà chúng ta có các báo cáo như: 5.3.1. Báo cáo doanh số hợp đồng chi tiết Hình 5.8: Báo cáo doanh số theo hợp đồng chi tiết Lên doanh số hợp đồng chi tiêt các khách hàng thanh toán trong khoảng thời gian từ 01/01/2008 đến ngày 05/05/2008, do người dùng nhập vào từ form chọn sau: Hình 5.9: Cửa sổ nhập điều kiện lên báo cáo 5.3.2. Báo cáo danh mục nhân viên Hình 5.10: Báo cáo danh mục nhân viên 5.3.3. Báo cáo doanh số hợp đồng theo khách hàng Hình 5.11: Cửa sổ nhập điều kiện lọc báo cáo doanh số hợp đồng theo khách hàng Form cho phép người sử dụng chọn lựa sẽ lên báo cáo doanh số theo hợp đồng của khách hàng có mã khách hàng và trong khoảng thời gian từ ngày, đến ngày được người sử dụng nhập vào từ form chọn. Nếu người dùng nhập vào Mã khách hàng là "KH01", chương trình sẽ tự động lên báo cáo sau: Hình 5.12: Báo cáo doanh số theo Mã khách hàng "KH01" Nếu người sử dụng nhập Mã khách hàng là "KH02", chương trinh sẽ tự động lên báo cáo sau: Hình 5.13: Báo cáo doanh số theo Mã khách hàng "KH02"KẾT LUẬN Kết quả đạt được và đánh giá Sau quá trình thực tập và làm đề tài chúng tôi đã rút ra được rất nhiều kinh nghiệm quí báu cho bản thân. Đó sẽ là những kiến thức cơ bản giúp chúng tôi tự tin hơn trong thời gian ra trường sắp tới. Trong quá trình thực tập chúng tôi đã gặt hái được một số kiến thức nhất định về: Khảo sát thực tế một bài toán. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Ngôn ngữ lập trình Foxpro. Ngôn ngữ MS SQL. Công cụ Visio (vẽ hình). Kế toán. Đề tài của chúng tôi đã đạt được các yêu cầu đặt ra như sau: Có tính phân quyền và tính bảo mật. Giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Lên được một số báo cáo theo điều kiện lọc (lọc theo tuần, tháng, .., lọc theo khách hàng, nhân viên). Quản lý nhân viên trong công ty. Quản lý khách hàng. Vì thời gian và kiến thức còn nhiều hạn chế, nên đề tài của chúng tôi còn một số các nhược điểm chưa được khắc phục như: Khả năng luân chuyển thông tin giữa các phòng ban còn thấp. Chương trình mới chỉ dừng lại ở phân quyền sử dụng theo thư mục, chưa có khả năng phân quyền đọc, sửa, xoá theo từng danh mục. Hướng phát triển Nếu có thêm thời gian, chúng tôi sẽ xây dựng chương trình có khả năng luân chuyển thông tin cao giữa các phòng ban và hoàn thiện hơn nữa các chức năng của chương trình. Đặc biệt là tính phân quyền đọc, sửa và xoá danh mục. Xây dựng và phát triển chương trình cao hơn nữa để có thể ứng dụng cho nhiều doanh nghiêp vừa và nhỏ. Một lần nữa chúng tôi xin chân thành cảm ơn Th.S Tống Minh Ngọc, người đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo chúng tôi. Chúng tôi cũng xin cảm ơn các anh chị trong công ty cổ phần SIS Việt Nam đã tạo rất nhiều điều kiện thuận lợi cho chúng tôi hoàn thành đề tài. Cuối cùng, chúng tôi xin gửi lời cảm tới toàn bộ các thầy cô Bộ môn Công Nghệ Thông Tin và các bạn bè gần xa đã góp ý giúp chúng tôi trong suốt thời gian qua. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng việt Ban biên soạn, VN-GUIDE@, Những bài thực hành Foxpro, Nhà xuất bản Thống Kê. Ebook giáo trình lý thuyết Foxpro Ebook giáo trình bài tập Foxpro Nguyễn Văn Ba, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội, 2006 Tiếng Anh 1. Help của Visual Foxpro MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT SIS Smart integrated system KH Khách hàng Support Bảo hành KD Kinh doanh LT Lập trình TK Triển khai BH Bảo hành DN Doanh nghiệp GT Giới thiệu PKD Phòng kinh doanh CSDL Cơ sở dữ liệu DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.2.1: Danh mục tài liệu phòng Kinh doanh Bảng 2.2.2: Danh mục tài liệu phòng Triển khai Bảng 2.2.3: Danh mục tài liệu phòng Bảo hành Bảng 3.2: Các ký hiệu sử dụng trong biểu đồ dữ liệu Bảng 4.2: Các thuộc tính của bảng SYSVAR Bảng 4.3: Các thuộc tính của bảng USERINFO Bảng 4.4: Các thuộc tính của bảng OPTIONS Bảng 4.5: Các thuộc tính của bảng NGUOILIENHE Bảng 4.6: Các thuộc tính của bảng CONGVIEC Bảng 4.7: Các thuộc tính của bảng DMDOITAC Bảng 4.8: Các thuộc tính của bảng DMTAILIEU Bảng 4.9 : Các thuộc tính của bảng DMSANPHAM Bảng 4.10: Các thuộc tính của bảng NHOMKH Bảng 4.11: Các thuộc tính của bảng LICHHEN Bảng 4.12: Các thuộc tính của bảng HOPDONG Bảng 4.13: Các thuộc tính của bảng KHTIEMNANG Bảng 4.14: Các thuộc tính của bảng KHACHHANG Bảng 4.15: Các thuộc tính của bảng DMDVCS Bảng 4.16: Các thuộc tính của bảng XYLYLOI Bảng 4.17: Các thuộc tính của bảng CTHOPDONG Bảng 4.18: Các thuộc tính của bảng BBLOI Bảng 4.19: Các thuộc tính của bảng NHANVIEN Bảng 4.20: Các thuộc tính của bảng DMBOPHAN Bảng 4.21: Các thuộc tính của bảng DMTINH Bảng 4.22: Các thuộc tính của bảng DMDOITHU Bảng 4.23: Các thuộc tính của bảng DMTTBH Bảng 4.24: Các thuộc tính của bảng DMLOAIHBH Bảng 4.25: Các thuộc tính của bảng DMNGANH DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 1.1.3: Sơ đồ tổ chức công ty Hình 1.2.1: Quy trình phân chia đầu mối kinh doanh Hình 1.2.2: Quy trình phân chia doanh số kinh doanh Hình 1.2.3: Quy trình kinh đoanh Hình 1.2.4: Quy trình bảo trì phần mềm cho khách Hình 1.2.5: Quy trình xữ lý lỗi Hình 3.1: Biểu đồ phân cấp chức năng Hình 3.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Hình 3.3: Biểu đồ mức đỉnh của hệ thống Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu của chức năng quản lý phòng kinh doanh Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu của chức năng quản lý phòng triển khai Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu của chức năng quản lý phòng lập trình Hình 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản phòng bảo hành