Đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH Đức Ngoan

át triển của thị trường, những thẩm định khắt khe về công nghệ thông tin của khách hàng. Đối tác của công ty Với mong muốn đưa được sản phẩm tới số đông công chúng, phục vụ tốt nhất cho cộng đồng. Công ty OneNet luôn chú trọng tới việc thiết lập các quan hệ đối tác với các cá nhân, tổ chức trong lĩnh vực CNTT, TMĐT, BĐS ...v.v.. Thương mại điện tử và việc phát triển dữ liệu số hoá phục vụ cộng đồng ở Việt Nam hiện nay muốn phát triển đúng với tiềm năng của nó cần có sự hợp tác toàn diện. OneNet luôn hướng các sản phẩm của mình tới cộng đồng nói chung và cộng đồng sử dụng Internet nói riêng. OneNet mong muốn có chiến lược lâu dài trong việc hợp tác và phát triển cùng các đối tác. Các đối tác sẽ tìm thấy được ở OneNet chổ dựa tin cậy và nhiều lợi ích thông qua sự phát triển và hợp tác. Định hướng của OneNet là phát triển phần mềm dựa trên công nghệ mới và được ứng dụng trong các lĩnh vực bất động sản, thông tin địa lý bản đồ, giáo dục, tra cứu thông tin di động, du lịch. Một số các đối tác tiêu biểu của công ty : Trung tâm ITP ( International Training Programme) Thuộc trường đại học Bách Khoa Công ty Lê Hoàng Nam ( Chuyên kinh doanh sản phẩm cửa nhựa Ant Windows) Công ty TNHH khí công nghiệp Đông Anh. Công ty TMCP Phú cường. 1.4 Chiếc lược kinh doanh của công ty và kế hoạch phát triển sản phẩm 1.4.1 Chiến lược sản xuất, kinh doanh của công ty OneNet là công ty chuyên sâu trong lĩnh vực hoạt động sản xuất, triển khai ứng dụng phần mềm trực tuyến, phần mềm ứng dụng trong lĩnh vực giáo dục, bất động sản bên cạnh đó công ty còn viết phần mềm theo yêu cầu của khách hàng nên mỗi thành viên trong công ty phải đứng về phía người sử dụng, luôn coi lợi ích của khách hàng là lợi ích của công ty, luôn cung cấp cho khách hàng những phần mềm và dịch vụ có chất lượng cao. OneNet luôn luôn xây dựng và cải tiến chất lượng song song với việc áp dụng công nghệ mới vào phần mềm. OneNet luôn luôn hướng tới là một tập thể đoàn kết, mỗi thành viên trong công ty luôn ý thức được vai trò nhiệm vụ của mình đồng thời cũng luôn tạo điều kiện hổ trợ nhau trong mọi công việc cũng như trong cuộc sống. Các sản phẩm của OneNet được sản xuất ra dựa trên một quy trình chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch, khảo sát, phân tích, thiết kế, sản xuất đến test kiểm tra phần mềm. 1.4.2 Kế hoạch phát triển sản phẩm : Kế hoạch phát triển sản phẩm của công ty là liên tục cải tiến đặc tính của sản phẩm để ngày càng thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng và xã hội. Việc cải tiến sản phẩm được tiến hành với các hướng chính là nghiệp vụ và công nghệ, song song với việc nâng cao các dịch vụ phần mềm như triển khai, hướng dẫn sử dụng. hỗ trợ bảo hành phần mềm. Bên cạnh đó công ty còn: Triển khai ứng dụng phần mềm của công ty cách có hiệu quả cho khách hàng của công ty có trình độ khác nhau về công nghệ cũng như về tin học. Triển khai và ứng dụng phần mềm trực tuyến dựa trên nền tảng của ứng dụng Web, Flash và bản đồ số. Thiết kế và phát triển các sản phẩm phần mềm quản trị doanh nghiệp như: phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương, phần mềm quản lý kho, quản lý công văn,các phần mềm trực tuyến, quảng cáo qua mạng….. Thiết kế và phát triển các phần mềm cho các loại hình tổ chức, doanh nghiệp khác nhau như sản xuất, dịch vụ, giáo dục, xây dựng. II. CÔNG TY TNHH ĐỨC NGOAN : 2.1 Giới thiệu chung Hiện nay ở Việt Nam nhu cầu ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào công tác quản lý của doanh nghiệp ngày càng được phát triển .Doanh nghiệp nào cũng mong muốn công ty mình ngày càng phát triển. Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin đã giúp cho các doanh nghiệp đã có những bước đi tắt đón đầu và đã thu được những kết quả mong muốn. Đã có rất nhiều công ty phần mềm ra đời chuyên cung cấp các sản phẩm không chỉ là phần cứng mà còn cả phần mềm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. OneNet là một trong những công ty phần mềm hiện nay ở Việt Nam đã và đang có những sự phát triển về triển khai ứng dụng phần mềm trực tuyến ,thương mại điện tử,quản trị doanh nghiệp…cho các tổ chức,doanh nghiệp .Số lượng khách hàng của công ty đang có sự phát triển về số lượng. Công ty TNHH Đức Ngoan là một trong những khách hàng mà OneNet muốn xây dựng một phần mềm phục vụ cho công tác quản lý bán hàng. Công ty TNHH Đức ngoan là một công ty chuyên kinh doanh các loại sơn dầu, sơn nước các nhãn hiệu như sau: ICI- EXPO- JOTUN- SEAMASTER - NERO- MASTER, bột trét tường với các nhãn hiệu: ICI-JOTON- JOTUN- APOLO- LIPO… phục vụ cho sản xuất kinh doanh,nhu cầu người tiêu dùng trong cả nước. Với phương châm mang lại sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, công ty đã và đang từng ngày chiếm được lòng tin của khách hàng. Thị trường của công ty dần được mở rộng phân phối khắp cả nước. 2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty : 2.3 Thực trạng ứng dụng Công Nghệ Thông Tin trong công tác quản lý hàng tồn kho của công ty TNHH Đức Ngoan Công ty TNHH Đức Ngoan là một công ty chuyên kinh doanh các loại sơn dầu, sơn nước các nhãn hiệu như sau: ICI- EXPO- JOTUN- SEAMASTER - NERO- MASTER, bột trét tường với các nhãn hiệu: ICI-JOTON- JOTUN- APOLO- LIPO,TOA,NIPPON ... Hạ tầng phần cứng Công nghệ thông tin của công ty Mạng LAN. Mạng Internet kết nối qua ADSL. Ngoài các ứng dụng văn phòng như MS word, Ms Excel, sử dụng các phần mềm sau phục vụ cho công tác quản lý: Phần mềm Kế toán. 2.4 Định hướng đề tài thực tập tốt nghiệp 2.4.1 Mô tả đề tài Qua quá trình tìm hiểu và dựa trên những bất cập hiện nay em xin đưa ra đề tài: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH Đức Ngoan.” Đề tài này nhằm mô tả về quá trình kinh doanh tại công ty TNHH Đức Ngoan và đặc biệt là quá trình bán hàng của công ty và đưa ra đề xuất tổng quan tin học hóa các công tác quản lý và báo cáo. Qua đề tài này cung cấp cho cấp lãnh đạo của công ty cách nhìn tổng quan nhất về các vấn đề và công việc liên quan tới tin học hóa tác nghiệp. 2.4.2 Phạm vi ứng dụng của đề tài Đề tài được ứng dụng trong nội bộ của công ty triển khai dự án cụ thể ở đây là công ty TNHH Đức Ngoan. Bên cạnh đó đề tài có thể được ứng dụng và triển khai tại các công ty chuyên kinh doanh Sơn và các hàng hóa,dịch vụ khác nhằm tạo ra hiệu quả cao nhất cho quá trình tiến hành kinh doanh của công ty. 2.4.3 Đối tượng hưởng lợi Đối với ban lãnh đạo và giám đốc của công ty: có thể nắm được tình hình kinh doanh của công ty thông qua các báo cáo của phần mềm, từ đó có thể đưa ra được những quyết định chính xác cho việc kinh doanh của công ty. Đối với các trưởng phòng ban, tổ kinh doanh : có thể bố trí, tính toán công việc một cách hợp lý, nhanh chóng và chính xác. Nắm bắt được tình hình về lượng hàng đã được bán ra, lượng hàng tồn và lượng hàng mà công ty cần nhập vào,cũng như tình hình về doanh thu của công ty thu được qua các báo cáo của phần mềm để có những thông tin chính xác ra quyết định và báo cáo với giám đốc. Đối với nhân viên: có thể thực hiện công việc của mình một cách chính xác hiệu quả. Không phải mất nhiều thời gian nhiều trong viêc kiểm kê, nắm bắt thông tin. Phương pháp nghiên cứu đề tài Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy: trên cơ sở thống kê những số liệu, thông tin về các tổ chức, doanh nghiệp, tôi xây dựng nên những luận điểm cơ bản của nội dung đề tài. Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích để chứng minh từng luận điểm của đề tài có tính thuyết phục hơn. Phương pháp tin học hóa bằng công cụ lập trình để giải quyết vấn đề đã được phân tích và xây dựng giải pháp. Bên cạnh đó, các phương pháp nghiên cứu khác như so sánh – đối chiếu: Tôi tiến hành so sánh, đối chiếu các thông tin về các doanh nghiệp, các phương thức hoạt động kinh doanh với nhau cũng được sử dụng để rút ra những kết luận xác đáng trong nội dung nghiên cứu. Đề tài được xây dựng và nghiên cứu còn dựa trên một số nguyên tắc sau : Khảo sát, phân tích, đánh giá các yêu cầu đầu ra, tổng hợp các yêu cầu về dữ liệu đầu ra để làm cơ sở để phân tích, thiết kế phần mềm. Tiến hành khảo sát các mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong từ đó rút ra những kết luận về ưu nhược điểm của mô hình làm cơ sở để đưa ra các giải pháp thiết kế phần mềm. Nguyên tắc thiết kế đi từ trên xuống, đi từ những cái chung đến cái riêng (Top Down Design ). Chuyển đổi từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi tiến hành phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Tiến hành thu thập dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại. Với nguồn dữ liệu chính là những người đang sử dụng, các tài liệu và quan sát. Nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. CHƯƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔNG QUAN VỀ CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM Khái niệm phần mềm : Theo Roger Pressman thì phần mềm là tổng thể của ba yếu tố: các cấu trú dữ liệu có liên quan, các chương trình máy tính, tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm.Tiến trình phát triển của phần mềm bao gồm bốn giai đoạn chủ yếu, bắt đầu từ năm 1950 cho tới nay. Qua các giai đoạn phát triển của phần mềm mà ta có thể thấy được xu thế chung đó là tính năng của các phần mềm ngày càng đa dạng nhưng quy mô các công cụ thiết bị ngày càng giảm dần. Công nghệ phần mềm : Công nghệ phần mềm gồm ba yếu tố chủ chốt : phương pháp, công cụ, thủ tục, chúng giúp cho quản trị viên dụ án theo sát quá trình phát triển của phần mềm và cung cấp cho kỹ sư phần mềm một nền tảng để xây dựng một phần mềm có chất lượng cao. Khi một phần mềm nào đó đưa vào ứng dụng trong một tổ chức, nó sẽ trở thành một hệ thống thông tin, do vậy ta cũng cần có được những cái nhìn đầy đủ về phương pháp xây dựng một hệ thống thông tin. Mỗi quy trình phần mềm không phụ thuộc vào lĩnh ục ứng dụng, độ phức tạp hay quy trình công nghệ .Mà nó đều bao gồm ba giai đoạn chủ yếu sau: Giai đoạn 1: Xác định. Giai đoạn 2 : Phát triển. Giai đoạn 3 : Bảo trì. Chu kì sống của phần mềm : Chu kỳ sống của phần mềm là cấu trúc các hoạt động trong quá trình phát triển của hệ thống phần mềm bao gồm: Đặc tả yêu cầu, thiết kế, đánh giá và nâng cấp. Có thể phân chia quá trình thiết kế làm một số mô hình khác nhau như: Mô hình tuần tự (thác nước), Mô hình tương tác và mô hình xoáy ốc. Hai mô hình tương tác và mô hình xoáy ốc thường áp dụng cho các dự án phần mềm tương đối phức tạp, có nhiều rủi ro trong quá trình thực hiện. Nhưng với các phần mềm quản lý nhân sự và tính lương số các nghiệp vụ xử lý không nhiểu, quy trình tương đối đơn giản, ta có thể ứng dụng mô hình thác nước như được biểu diễn trong hình dưới đây: Các giai đoạn của mô hình trên được gọi là mô hình thác nước vì đầu ra của một giai đoạn lại là đầu vào của giai đoạn tiếp theo. Điểm quan trọng của mô hình này là gặp phải khó khăn trong quá trình điều chỉnh để phù hợp với sự thay đổi yêu cầu của khách hàng khi đang trong quá trình thực hiện. Một giai đoạn phải được hoàn thiện trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Do vậy mô hình này chỉ phù hợp khi yêu cầu của phần mềm và hệ thống được xác định rõ ràng và đầy đủ ngay trong quá trình thiết kế. các giai đoạn của mô hình thác nước bao gồm: Xác định và phân tích yêu cầu: Nhu cầu về ứng dụng, sự cần thiết và mục tiêu của hệ thống được tập hợp thông qua trao đổi với những người dùng hệ thống. những thông tin này được xác định rõ dựa trên ý kiến của cả những người dùng và các nhân viên phát triển. Thiết kế phần mềm và hệ thống: quá trình thiết kế hệ thống có thể được phân thành thiết kế phần cứng và thiết kế phần mềm. Thiết kế phần mềm là cách thể hiện chức năng của phần mềm để có thể dịch thành ngôn ngữ máy tính và máy tính có thể đọc được. Trển khai và kiểm thử hệ thống: Trong suốt giai đoạn này, các thiết kế phần mềm được mã hóa thành một hoặc nhiều chương trình máy tính. Kiểm thử từng phần đảm bảo từng phân hệ đáp ứng các chức năng cần có. Tích hợp và kiểm thử hệ thống: Các phân hệ chương trình được tích hợp và thực hiện kiểm thử toàn bộ hệ thống để đánh giá các yêu cầu phân tích có được thỏa mãn hay không. Sau quá trình kiểm thử, hệ thống phần mềm sẽ được bàn giao cho khách hàng. Vận hành và bảo trì: Tuy không nhất thiết nhưng đây là giai đoạn dài nhất trong vòng đời phát triển của phần mềm. Hệ thống bảo trì sẽ sửa lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng chưa được phát hiện trong các giai đoạn trước, nâng cấp hệ thống để đáp ứng yêu cầu mới phát sinh. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1 Định nghĩa hệ thống thông tin : Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destinations) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage). Môi trường kinh tế Tài nguyên về phần cứng Tài nguyên về nhân lực Đích Nguồn Kho dữ liệu Tài nguyên về số liệu Phân phát Thu thập Xử lý và lưu trữ Tài nguyên về phần mềm Môi trường kinh tế Đầu vào của hệ thống đó là các chứng từ :phiếu xuất, phiếu nhập, hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng. Nguồn của hệ thống : bên trong là bộ phận kinh doanh,bán hàng, bên ngoài là khách hàng và nhà cung cấp. Kết quả xử lý của hệ thống là các báo cáo bán hàng, nhập hàng, hàng tồn được gửi đến đích là các bộ phận có yêu cầu hoặc được cập nhật vào kho dữ liệu. Đích của hệ thống là các bộ phận có yêu cầu ở đây chính là bộ phận kế toán, phòng kinh doanh,khách hàng. Kho là nơi lưu trữ dữ liệu. + Hệ thống thông tin quản lý : là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Hệ thống thông tin quản lý chủ yếu dựa trên các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các dữ liệu được tạo bởi các hệ xử lý giao dịch và từ ngoài tổ chức. Theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của nhà quản lý, các báo cáo sẽ được tạo ra nhằm tóm lược tình hình về một mặt nào đó của tổ chức. Các báo cáo phải có tính so sánh, làm sự tương phản giữa tình hình thực tế với tình hình được dự báo từ trước hay tình hình hiện tại với quá khứ, và khi đủ dữ liệu thì hệ thống phải làm cả công tác dự báo tương lai. Và như vậy rõ ràng là chất lượng thông tin mà một hệ thống sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào cách thức mà nó vận hành, phải có cách thức đúng thì dữ liệu mới chính xác.Chẳng hạn một kho hàng hóa thì cần phải có các báo cáo chính xác về lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn trong thời gian đã qua, có như vậy doanh nghiệp mới biết mình cần nhập những loại hàng gì, lượng nhập bao nhiêu,khi nào thì nhập. 2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức : Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức hay được dung. Một cách là lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một là cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại . Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp : Cấp chiến lược : Lập ra các kế hoạch chiến lược, xác định mục đích, mục tiêu của tổ chức, từ đó vạch ra các chính sách chung và đường lối cho hoạt động của tổ chức, xây dựng nguồn lưc cho tổ chức.Ở công ty TNHH Đức Ngoan thì những trách nhiệm mang tính chiến lược đó là định hướng cho doanh nhiệp trở thành một nhà chuyên cung cấp Sơn cho các cơ sở sản xuất kinh doanh trên toàn quốc. Cấp chiến thuật : Đó là sự cụ thể hóa những quyết định cấp chiến lược để đạt được những mục tiêu ban đầu. Công ty TNHH Đức Ngoan đã trở thành doanh nghiệp chuyên kinh doanh sơn, bột bả bằng cách ngoài việc nhập Sơn công nghiệp của các nước có ngành sản xuất sơn tân tiến như Mỹ, Pháp về bán tại Việt nam và bên cạnh đó bán các loại sơn được sản xuất ở Việt nam,qua đó trở thành một công ty hàng đầu tại Hà Nội trong lĩnh vực buôn bán sơn, bột bả đa chủng loại với giá cả hợp lý. Cấp tác Nghiệp : đó là các quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. Cấp giao dịch (xử lý tác nhiệp ) : Đó là các hoạt động bình thường của tổ chức, hoạt động quản lý bán hàng là một hoạt động như vậy,các hoạt động nhập, bán hay kiểm kê tiến hành hàng ngày nhằm đảm bảo cho cả công ty sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả nhất. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra : Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) : Là một hệ thống thông tin nghiệp vụ, nó phục vụ cho hoạt động của tổ chức ở mức vận hành. Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System): Là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện,tổng hợp và làm các báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước. Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System ) : Hệ thống trợ giúp ra quyết định là hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức. Nó có nhiệm vụ tổng hợp các dữ liệu và tiến hành các phân tích bằng các mô hình để trợ giúp cho các nhà quản lý ra những quyết định có quy trình (bán cấu trúc) hay hoàn toàn không có quy trình biết trước ( không có cấu trúc ). Hệ thống thông tin chuyên gia ES (Expert System ): Là một hệ thống trợ giúp quyết định ở mức chuyên sâu. Ngoài những kiến thức, kinh nghiệm của các chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị các thiết bị cảm nhận để thu được thông tin từ các nguồn khác nhau. Hệ có thể xử lý và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra những quyết định rất hữu ích và thiết thực. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng canh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage ): Đây là hệ thống thông tin được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp..(trong khi ở bốn loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh là những công cụ thực hiệh các ý đồ chiến lựợc (vì vậy có thể gọi là hệ thống thông tin chiến lược ). 2.3 Vai trò của một hệ thống thông tin trong tổ chức : Tổ chức là hệ thống được tạo ra từ các cá thể để đạt mục tiêu bằng sự quản lý, phân công lao động và hợp tác một cách dễ dàng. Chủ thể quản lý tiếp nhận thông tin từ bên ngoài và từ đối tượng quản lý để xây dựng những mục tiêu, kế hoạch, định hướng, phân công lao động, kiểm tra, giám sát những hoạt động đang diễn ra trong toàn bộ tổ chức. Kết quả đó là những quyết định tác động lên các đối tượng trong tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu, phù hợp với quan điểm của tổ chức đã đề ra. Thông tin có thể được ví như nguồn năng lượng cần thiết cung cấp cho việc hoạt động hệ thống, điều hành tổ chức. Vì vậy mà người ta có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống thông tin quản lý : Hệ thống quản lý Thông tin từ môi trường Thông tin ra môi trường Thông tin tác nghiệp Thông tin quyết định Đối tượng quản lý Người ta thường chia quyết định của một tổ chức thành ba loại: quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tác nghiệp. Các cấp quản lý khác nhau cần có những thông tin khác nhau nhằm đưa ra những quyết định ở từng cấp quản lý cho phù hợp. Do đó việc khái quát hóa thành nguyên tắc những tính chất của thông tin cung cấp cho từng cấp quản lý là rất quan trọng và có ý nghĩa thực tế. 2.4 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin : Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin là rất quan trọng nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic (góc nhìn quản lý) Mô hình ổn định nhất Cái gì? Để làm gì? Mô hình vật lý ngoài (góc nhìn sử dụng) Cái gì ở đâu? Khi nào? Mô hình vật lý trong (góc nhìn kỹ thuật) Như thế nào? Mô hình hay thay đổi nhất Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình trả lời cho câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Mô hình không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như thời gian của nó. Mô hình vật lý ngoài mô tả dưới góc độ nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang tin, các họat động xử lý, các thủ tục thủ công cùng với những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu. Nó trả lời cho câu hỏi “Cái gì ở đâu?” và “Khi nào?”. Các mẫu báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng là được thực hiện theo mô hình này. Mô hình vật lý trong liên quan tới các khía cạnh vật lý, dưới góc nhìn kỹ thuật. Nó trả lời cho câu hỏi “Như thế nào?”. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị, tốc độ xử lý của các thiết bị, cấu hình phần cứng… 2.5 Phát triển một hệ thống thông tin 2.5.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin : Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt hệ thống đó và tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Câu hỏi đầu tiêu của việc phát triển hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin ? Để trả lời câu hỏi đó ta nghiên cứu một số nguyên nhân như sau : Những vấn đề quản lý. Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Sự thay đổi của công nghệ. Thay đổi sách lược chính trị. Những yêu cầu mới về quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hiệo tác mới,đa dạng hóa các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hoạt động cạnh tranh với các doanh nghiệp khác cũng tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải phát triển mộthệ thống thông tin. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Vai trò của những thách thức chính trị cũng rất quan trọng . Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin mới. 2.5.2 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin : Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tác cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1. Sử dụng các mô hình Những mô hình để đáp ứng nguyên tắc 1 đó là mô hình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài. Ba mô hình này được xây dựng dựa trên sự quan tâm đối tượng từ những góc độ khác nhau (từ góc nhìn quản lý, góc nhìn kỹ thuật và góc nhìn người sử dụng) Nguyên tắc 2. Chuyển từ cái chung sang cái riêng Sự cần thiết để áp dụng phương pháp này là hiển nhiên. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Nguyên tác đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Giả sử muốn tạo chương trình tính khấu hao tài sản cố định thì sẽ phải tìm hiểu hệ thống thông thông tin nào sẽ tích hợp với chương trình tính khấu hao. Phải tìm hiểu rằng chương trình quản lý tài sản là cái chung mới dẫn đến việc tính khấu hao là cái chi tiết Nguyên tắc 3. Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic Nguyên tắc này có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế. 2.5.3 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin : Giai đoạn 1. Đánh giá yêu cầu Giai đoạn này có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Chi phí ở giai đoạn này không lớn. Bao gồm các công đoạn Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng khả thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2. Phân tích chi tiết Được tiến hành ngay sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích của giai đoạn này là hiểu rõ những vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đế đó, xác định những đòi hỏi, những ràng buộc áo đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Giai đoạn này gồm có các công đoạn Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Nghiên cứu hệ thống thực tại Đứa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3. Thiết kế logic Đây là giai đoạn xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng chấp nhận. Thiết kế logic có những công đoạn sau Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic Hợp thức hóa mô hình logic Giai đoạn xây dựng mô hình logic Là giai đoạn khá phức tạp, người thực hiện cần hiểu biết sâu sắc về hệ thống đang nghiên cứu và phải làm chủ được các công cụ đồng thời hoàn chỉnh tài liệu hệ thống mức logic cũng như am hiểu các khái niệm cơ bản của cơ sở dữ liệu. Cơ Sở dữ liệu được hiểu là tập hợp các bảng có lien quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học,chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thong tin cho nhiều người sử dụng khác nhau,với những mục đích khác nhau. Giai đoạn 4. Đề xuất các phương án của giải pháp Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi một phương án khác nhau là phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết. Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý nào tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây thì phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Các công đoạn của giai đoạn này đó là Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đáng giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. Giai đoạn 5. Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; một tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa. Những công đoạn của giai đoạn này là Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra) Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Bên cạnh đó có một số nguyên tắc thực hiện trong giai đoạn này cần đảm bảo Đảm bảo người sử dụng luôn kiểm soát được hệ thống. Có nghĩa là anh tự luôn có thể thống báo cho hệ thống những gì phải thực hiện. Và tất nhiên hệ thống cũng không tự làm những gì mà người sử dụng không mong muốn. Thiết kế hệ hống theo thói quen và kinh nghiêm của người dùng. Trên thực tế có rất nhiều hệ thống đã bị người dùng chối bỏkhi không đáp ứng được yếu tố này. Gắn chặt các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng. Yếu tố này đảm bảo cho phân mềm khong tạo nên bất cứ cảm giác xa lạ nào với người dùng. Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống. Giảm tối thiểu lượng thông tin mà người dùng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống này. Đây cũng là một yếu tố nâng cao thiện cảm của người sử dụng với hệ thống. Thiết kế vật lý ngoài yêu cầu phân tích viên phải có khả năng đặt mình vào vị trí của người dùng. Phân tích viên cũng phải tính đến các yếu tố chi phí lợi ích vì mỗi đề xuất khi thiết kế luôn đi kềm với những chi phí và lợi ích khác nhau. Giai đoạn 6. Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống bao gồm các công đoạn. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. Thiết kế vật lý trong. Lập trình. Thử nghiệm hệ thống. Chuẩn bị tài liệu. Phần mềm quản lý bán hàng tại công ty TNHH Đức Ngoan được viết trên ngôn ngữ Visual Basic.Net chạy trên nền cơ sở dữ liệu SQL Server 2005, đay là công cụ được windowns hỗ trợ rất tốt, nên trong tương lai phần mềm sẽ vận hành tốt. Giai đoạn 7. Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Giai đoạn bao gồm có Lập kế hoạch cài đặt . Chuyển đổi . Khai thác và bảo trì. Đánh giá. Kết quả của quá trình phân tích và thiết kế bao gồm hai phần lớn: hệ thống thông tin và tài liệu về hệ thống. 2.6 Phân tích hệ thống thông tin 2.6.1 Các phương pháp thu thập thông tin : Thu thập thông tin về hệ thống quan rlý là công cụ đầu tiên cho quá trình phân tích hệ thống. Mục tiêu theo đuổi của phần này là làm sao để có được các thông tin liên quan đến mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chính xác nhất. Có một số phương pháp khảo sát nhưng cho dù áp dụng phương pháp nào thì càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động làm việc của tổ chức thì càng dễ hiểu được các vấn đề đang được đặt ra và có khả năng đặt ra các câu hỏi thiết thực với các vấn đề được xem xét Phương pháp 1. Nghiên cứu tài liệu về hệ thống Nhiệm vụ chính của nghiên cứu tài liệu về hệ thống là thu thập các thông tin về các thành phần của hệ thống hiện tại và sự hoạt động của chúng. Để có một hình ảnh đầy đủ về các thành phần của hệ thống người ta phải nghiên cứu các khía cạnh sau. Hoạt động của hệ thống Thông tin vào của hệ thống Thông tin ra của hệ thống Quá trình xử lý Cách giao tiếp, trao đổi thông tin trong hệ thống Quan hệ giữa các phòng, ban Khối lượng công việc Những khó khăn trong công việc Phương pháp 2. Quan sát hệ thống Quan sát hệ thống cũng là một phương pháp thu thập thông tin thường được áp dụng. Có những thông tin phân tích viết rất muốn biết nhưng không thế thấy trong các phương pháp khác, trong tài liệu của hệ thống cũng không có, vì vậy mà người ta phải quan sát hệ thống Việc quan sát có tác dụng để có được một bức tranh khái quát về tổ chức cần tìm hiểu và cách quản lú các hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên phương pháp này có những hạn chế. Một hệ thống mới thường sẽ làm thay đổi phương pháo và các chi tiết thao tác khiến cho phương pháp làm cũ không còn mấy ý nghĩa. Một hạn chế nữa đó là người bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu và thường thay đổi hành động. Phương pháp 3. Phỏng vấn Là phương pháp thu thập thông tin trực tiếp từ đối tượng phỏng vấn. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô hình trong tài liệu, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thẻ nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Phương pháp 4. Sử dụng phiếu điều tra Là phương pháp lấy thông tin từ một khối lượng lớn các đối tượng trên phạm vi địa lý rộng lớn bằng cách sử dụng phiếu điều tra, có thể chọn đối tượng gửi phiếu điều tra để thu được thông tin cần thiết một cách nhanh nhất. 2.6.2 Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin 2.6.2.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ(BFD): Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì chứ không phải chỉ ra là phải làm như thế nào. Việc phân cấp sơ đồ chức năng cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng thể đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết theo cấu trúc hình cây. Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc một nhóm chức năng cụ thể và không nên phân rã biểu đồ quá sáu mức. Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng. Mỗi chức năng có một tên duy nhất, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một đồng từ và một bổ ngữ. Tên chức năng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dùng nó. 2.6.2.2 Sơ đồ luồng thông tin(IFD): Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin -Xử lý Thủ công Giao tác người-máy Tin học hóa hoàn toàn -Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa -Dòng thông tin - Điều khiển Tài liệu Các phích vật lý sẽ mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho dữ liệu, phích xử lý. Loại thứ hai. Phích kho chứa dữ liệu Tên kho dữ liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Chương trình hoặc người truy nhập:  Loại thứ ba. Phích xử lý Tên xử lý: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Phân rã thành các IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý: 2.6.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu(DFD): Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách mà thông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một quá trình hoặc chức năng khác. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra phải có sẵn những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một hàm hay quá trình. DFD là một sơ đồ tĩnh nên đương nhiên nó không bao hàm được các tham số thời gian, không bao hàm cả địa điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu Tên người/bộ phận phát/nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ nhìn một lần là nhận ra nội dung chính của hệ thống Phân rã sơ đồ Để mô tả chi tiết người ta sử dụng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ phân rã thành sơ đồ mức 0, mức 1… Các phích logic: Loại thứ nhất. Phích xử lý logic Tên xử lý: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các luồng dữ liệu vào: Các luồng dữ liệu ra: Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng: Mô tả logic của xử lý: Loại thứ hai. Phích luồng dữ liệu Tên luồng: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Nguồn: Đích: Các phần tử thông tin: Loại thứ ba. Phích phần tử thông tin Tên phần tử thông tin: Loại: Độ dài: Tên DFD có liên quan: Các giá trị cho phép: Loại thứ tư. Phích kho dữ liệu Tên kho: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các xử lý có liên quan: Tên sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan: Loại thứ năm. Phích tệp dữ liệu Tên tệp: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các phần tử thông tin: Khối lượng (bản ghi, ký tự) 2.6.3 Mã hóa dữ liệu Mã hóa dữ liệu là cách thức để thực hiện việc phân loại,xếp lớp các đối tượng cần quản lý,được sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán. Xây dựng hệ thống thông tin rất cần phải mã hóa dữ liệu.Việc mã hóa dữ liệu mang lại những lợi ích sau : Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng với nhau. Nhận diện các nhóm đối tượng nhanh hơn. Mô tả nhanh chóng các đối tượng. Tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý. Thực hiện các phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng. Các phương pháp mã hóa cơ bản: Một hệ thống mã hóa gồm một tập hợp các ký tự, một bộ các ký hiệu hợp lệ đã được định nghĩa trước, được sử dụng để nhận biết đối tượng cần quan tâm. Phương pháp mã hóa liên tiếp: mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Phương pháp mã hóa tổng hợp: khi kết hợp việc mã hóa phân cấp với mã hóa liên tiếp thì ta có phương pháp mã hóa tổng hợp. Phương pháp mã hóa gợi nhớ: phương pháp này căn cứ vào dặc tính của đối tượng để xây dựng. Phương pháp mã hóa theo Seri: phương pháp này chính là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi la seri. Seri được coi như một giấy phép theo mã quy định. Phương pháp mã hóa phân cấp: nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơn giản.Người ta phân cấp cho đối tượng cần mã hóa từ trên xuống, và mã số được xây dựng từ trái qua phải, các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thực hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Phương pháp mã hóa ghép nối: phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một dặc tính, nhưng liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã. 2.6.4 Thiết kế Cơ sở dữ liệu : 2.6.4.1 Thiết kế cơ sơ dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa : Khái niệm cơ bản: Thực thể: được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng Liên kết: Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác mà có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể với nhau. Mức độ liên kết Ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao còn cần phải biết có bao nhiêu lần xuất thực thể A tương tác với mõi lần xuất thực thể B và ngược lại Liên kết một – một (1@1) là mỗi lần xuất thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất thực thể B và ngược lại Liên kết một – nhiều (1@N) là mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A Liên kết nhiều – nhiều (N@M) là mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A 2.6.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra : Phương pháp truyền thống và cơ bản cuả thiết kế cơ sở dữ liệu, phương pháp này gồm các bước như sau : Bước 1. Xác định các đầu ra Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng Bước 2. Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra Đánh dấu các thuộc tính lặp - là thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra. Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách chỉ để lại thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. Các quy tắc chuẩn hóa : Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thộc tính lặp. Nếu có thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sách con. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuọc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa. Nếu có thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khóa đó làm cho danh sách mới. Đặt cho danh sách này một tên riêng cho phù hợp với nội dung các thuộc tính trong danh sách Chuẩn hóa mức 3 (3.NF) Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu có phải tách riêng chúng. Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới. Mô tả các tệp Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hóa 3.NF sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên. Các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khóa có gạch chân. Bước 3 : Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL. Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước hai sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách là liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại tương đối độc lập. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại. nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó. Bước 4 :Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp. Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho bản ghi. Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một- nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó. 2.7 Thiết kế vật lý ngoài Thiết kế vật lý ngoài mô tả chi tiết phương án của mỗi giải pháp đã đuợc chọn, đây là giai đoạn rất quan trọng, những mô tả ở đây có ảnh hưởng trực tiếp tới công việc thường ngày của người dùng.Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống ; tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa. 2.7.1 Thiết kế vật lý đầu vào: Mục đích của việc thiết kế đầu vào là thiết kế các thủ tục nhập liệu có hiệu quả và giảm thiểu các sai sót. Nó bao gồm lựa chọn các phương tiện và thiết kế khuôn dạng cho thông tin nhập. 2.7.2Thiết kế vật lý đầu ra : Phải lựa chọn vật mang tin và sắp đặt các thông tin đầu ra. Có bốn vật mang tin chính là giấy, màn hình, màn hình, tiếng nói, vật mang tin từ tính hoặc quang. Tùy theo yêu cầu của hệ thống thông tin mà phân tích viên có thể chọn vật mang tin một cách phù hợp nhất sao cho nó thể hiện tốt nhất nội dung của thông tin. Trong đó việc kế giao diện màn hình là rất quan trọng bởi lẽ người sử dụng hệ thống thường xuyên tiếp xúc với hệ thống thông qua màn hình. Nguyên tắc để trình bày thông tin trên màn hình đó là: đặt mọi thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên cùng một màn hình, chỉ dẫn rõ ràng cách thoát khỏi màn hình, đặt giữa các tiêu đề và sắp xếp thông tin theo trục trung tâm, tổ chức các phần tử của danh sách theo thói quen trật tự quen thuộc trong quản lý. 2.7.3 Thiết kế giao tác với phần tin học hóa: Một hệ thống thông tin thường thực hiện nhiều công việc khác nhau như: cập nhật, tra cứu dữ liệu, xử lý, tính toán dữ liệu để in ra báo cáo. Người sử dụng có quyền chỉ ra những công việc phải làm của hệ thống bằng các giao tác người-máy nhằm đem lại lợi ích tốt nhất cho người sử dụng. Người sử dụng có thể giao tác bằng tập hợp lệnh, bằng bàn phím, bằng các biểu tượng xuất hiện trên màn hình.. 2.8 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng : Công ty TNHH Đức Ngoan chuyên kinh doanh, bán buôn, bán lẻ các loại Sơn, bột bả cao cấp dùng cho kinh doanh, sản xuất, tiêu dùng. Do cơ cấu là một công ty kinh doanh cho nên khâu quản lý là một khâu đóng va trò khá quan trọng trong quá tình kinh doanh của doanh nghiệp.Nó không chỉ phản ánh tình hình kinh doanh của công ty, mà còn phản ánh khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất. Bằng cách cung cấp những thông tin về hàng hóa cho các phòng ban đặc biệt là phòng kinh doanh, dựa vào những thông tin đó mà phòng kinh doanh có thể có những kế hoạch, báo cáo về tình hình kinh doanh một cách nhanh chóng, góp phần vào sự phát triển của công ty. CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG Phân tích hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH Đức ngoan: 2.1. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD): 2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): 2.2.1.Sơ đồ ngữ cảnh : 2.2.2.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 : 2.2.3.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình “ bán hàng .” 2.2.4.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình “ nhập hàng .” Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình “ xử lý thanh toán .” 2.2.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình “ xử lý kho hàng .” 2.2.7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình “ Lên báo cáo .” 2.3. Sơ đồ Luồng thông tin (IFD) : Sơ đồ luồng thông tin được dung để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.ta có sơ đồ luồng thông tin của hệ thống thông tin quản lý bán hàng bao gồm các sơ đồ xử lý thông tin cụ thể sau: 2.3.1. Sơ đồ IFD của bộ phận bán hàng 2.3.2. Sơ đồ IFD của bộ phận nhập hàng : 2.3.3. Sơ đồ IFD của bộ phận xử lý thanh toán : 2.3.4. Sơ đồ IFD của bộ phận xử lý kho hàng : 2.4 Thiết kê Cơ sở dữ liệu (CSDL) : 2.4.1 Thiết kế CSDL Logic từ các thông tin đầu ra : 2.4.2 Thiết kế các bảng và mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL : Ta có cấu trúc các bảng trong cơ sở dữ liệu Bảng danh mục nhân viên STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 MaNV int 6 Mã nhân viên 2 HoDem nvarchar 20 Họ Đệm 3 Ten nvarchar 10 Tên 4 NgaySinh Date/time 10 Ngày Sinh 5 QueQuan nvarchar 50 Quê Quán 6 DienThoai nvarchar 15 Điện thoại Bảng danh sách khách hàng STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 Ma KH int 10 Mã khách hàng 2 HoDem Nvarchar 20 Họ đệm khách hàng 3 Ten Nvarchar 10 Tên khách hàng 4 Diachi Nvarchar 50 Địa chỉ 5 Mobile Nvarchar 12 Điên thoại di động 6 MaNV int 12 Mã nhân viên Bảng danh sách nhà cung cấp STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 MaNCC Int 10 Mã nhà cung cấp 2 TenNCC Nvarchar 20 Tên nhàCung cấp 3 Điachi Nvarchar 50 Địa Chỉ 5 mobile Nvarchar 12 Điện Thoại DĐ Bảng danh mục kho hàng STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 Makhohang Int 4 Mã kho hàng 2 Tenkhohang Nvarchar 50 Tên kho hàng Bảng danh mục loại sản phẩm : STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 MaLoaiSP Int 4 Mã loại sản phẩm 2 TenLoaiSP Nvarchar 20 Tên loại sản phẩm 3 MaNCC Int 10 Ma nhà cung cấp 2.4.2.6 Bảng danh mục sản phẩm : STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 MaSP Int 6 Mã sản phẩm 2 TenSP Nvarchar 20 Tên sản phẩm 3 MaLoaiSP Int 4 Mã loại sản phẩm 4 MaMau Nvarchar 10 Mã mầu 5 DVT Nvarchar 10 Đơn vị tính 2.4.2.7 Bảng chi tiết hóa đơn thu STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 Ma HDT int 10 Mã hóa đơn thu 2 MaKh int 30 Mã khách hàng 3 NgayThu Date/time 14 Ngày thu 4 Nội Dung nchar 100 Nội dung 5 SoTienThu bigint 12 Số tiền thu 6 NguoiThu nchar 10 Nguoi thu 2.4.2.8 Bảng chi tiết hóa đơn chi : STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 Ma HDC int 10 Mã hóa đơn chi 2 MaNCC int 30 Mã nhà cung cấp 3 NgayChi Date/time 14 Ngày chi 4 Nội Dung nchar 100 Nội dung 5 SoTienChi bigint 12 Số tiền chi 6 NguoiThu nchar 10 Nguoi thu 2.4.2.9 Phiếu xuất : STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 MaPX int 10 Mã phiếu xuất 2 SoPX nvarchar 50 Số phiếu xuất 3 MaKH int 14 Mã khách hàng 4 MaKhohang int 4 Mã kho hàng 5 NgayXuat Date/time 12 Ngày xuất 6 MaNV int 10 Mã nhân viên 2.4.2.10 Phiếu nhập : STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 MaPN int 10 Mã phiếu nhập 2 SoPN nvarchar 50 Số phiếu nhập 3 MaNCC int 14 Mã nhà cung cấp 4 MaKhohang int 4 Mã kho hàng 5 NgayNhap Date/time 12 Ngày Nhập 6 MaNV int 10 Mã nhân viên 2.4.2.11 Bảng chi tiết phiếu xuất : STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 MaCTPX int 5 Mã chi tiết PX 2 MaPX int 10 Mã phiếu xuất 3 MaSP int 6 Mã sản phẩm 4 DGX int 10 Đơn giá xuất 5 SLX int 12 Số lượng xuất 2.4.2.12 Bảng chi tiêt phiếu nhập : STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 MaCTPN int 5 Mã chi tiết PN 2 MaPN int 10 Mã phiếu nhập 3 MaSP int 6 Mã sản phẩm 4 DGN int 10 Đơn giá nhập 5 SLN int 12 Số lượng nhập 2.4.2.13 Bảng tài khoản : STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 IDuser int 10 Mã người dùng 2 HoDem nvarchar 50 Họ đệm 3 Ten nvarchar 50 Tên người dùng 4 Anh nvarchar 50 ảnh 5 TenDangNhap nvarchar 50 Tên Đăng nhập 6 Matkhau nvarchar 50 Mật khẩu 2.4.2.2 Mối quan hệ giữa các bảng (Relationships) 2.5 Thiết kế module Chương trình gồm 4 tầng xử lý chính, hướng đối tượng hoàn toàn, được lập trình bởi ngôn ngữ Visual Basic.Net Tầng cơ sở dữ liệu: Bao gồm các thành phần cơ sở dữ liệu: các trường, các bảng, các thủ tục tích hợp. Quản lý kết nối và xử lý các câu lệnh truy vấn. Tầng thực thể: bao gồm các đối tượng xử lý, các hàm và thủ tục để điều khiển đối tượng. Tầng thực thể làm việc trực tiếp với tầng cơ sở dữ liệu. Thông tin đầu vào và đầu ra chỉ tương tác với tầng xử lý ngữ cảnh. Tầng xử lý ngữ cảnh: Nhận các yêu cầu của người dùng theo từng chức năng, ngữ cảnh của chương trình từ tầng giao diện. Phân tích thành các yêu cầu và truyền xuống tầng thực thể. Kết quả của quá trình xử lý sẽ trả về tầng giao diện. Tầng giao diện: Giao tiếp trực tiếp với người sử dụng, phân bổ các chức năng và nhân các yêu cầu của người sử dụng. Tương ứng sẽ truyền và nhận thông tin từ tầng xử lý ngữ cảnh để áp ứng nhu cầu người sử dụng. Thuật toán xử lý kiến trúc : 2.5.1. Thuật toán đăng nhập hệ thống : 2.5.2. Thuật toán cập nhật thêm sản phẩm 2.5.3. Thuật toán xóa dữ liệu của bản ghi