Đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu hàng gia công từ nguyên phụ liệu nhập khẩu

t kế trong phần thiết kế CSDL. Phân tích tra cứu một Mặt giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kế CSDL đã hoàn tất chưa, nghĩa là CSDL đã đủ sản sinh các đầu ra hay không, Mặt khác nó phát triển một phần lôgíc xử lý để tạo các thông tin ra. Kết quả của việc phân tích này sẽ được thể hiện thành sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào các phích xử lý trong từ điển hệ thống. - Phân tích cập nhật: Thông tin CSDL phải được cập nhật thường xuyên đảm bảo CSDL phản ánh tình trạng mới nhất của các đối tượng mà nó quản lý. 3.2. Thiết kế Vật lý Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được lựa chọn ở giai đoạn trước đây. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài: Phân tích viên lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ra, xác định cách thức hội thoại tin học hoá của hệ thống và cách thức thực hiện các thủ tục thủ công. Phân bố thời gian và lập danh mục các sản phẩm. Thiết kế chi tiết vào/ra Thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin cho người sử dụng. Công việc này rất quan trọng trên thực tế, vì những nhận xét đánh giá về hệ thống thông tin của người sử dụng là dựa vào những yếu tố vào/ra này. Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá. Một HTTT thường phải thực hiện nhiều công việc khác nhau như: cập nhật, in ấn báo cáo, tra cứu CSDL, sao chép bảo đảm an toàn dữ liệu...Thao tác viên hay người sử dụng HTTT phải có khả năng chỉ thị cho hệ thống công việc cần phải làm. Chính bằng cách thông qua các giao tác người – máy mà thao tác viên chỉ cho hệ thống biết phải làm gì và kiểm soát trật tự hiện thống tin ra trên màn hình và sản sinh các thông tin đầu ra. Có 4 cách thức chính để thực hiện việc tương tác với hệ thống tin học hoá. + Giao tác bằng tập hợp lệnh. + Giao tác bằng các phím trên ban phím. + Giao tác qua thực đơn. + Giao tác dựa vào các biểu tượng. Cài đặt và hướng dẫn sử dụng : Kết thúc một dự án xây dựng Hệ thống thông tin bằng công đoạn cài đặt phần mềm lên hệ thống của người sử dụng. đồng thời đưa ra những hướng dẫn chi tiết về hệ thống và cách thức thao tác với hệ thống để người sử dụng dễ dàng nắm bắt và sử dụng. Chương 3 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu ở công ty tnhh Hanotex Khảo sát HTTT quản lý xuất nhập khẩu ở công ty TNHH Hanotex 1.1. Khảo sát sơ bộ - Đầu vào ( Inputs ) của hệ thống là các loại chứng từ : Bộ chứng từ giao hàng, Tờ khai xuất nhập khẩu, Bản đăng ký định mức thực tế sản xuất... - Nguồn ( Sources ) của hệ thống: Bên trong : Bộ phận xuất nhập khẩu Phân xưởng sản xuất Bộ phận kho Bộ phận mua hàng Bên ngoài : Khách hàng ( Bên thuê gia công ) Bạn hàng ( Bên nhận gia công chuyển tiếp ) - Kết quả xử lý (Outputs) là các báo cáo và hồ sơ thanh khoản hợp đồng được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu. - Đích ( Destination ) là các bộ phận có nhu cầu thông tin từ hệ thống Bên trong: Giám đốc Bộ phận xuất nhập khẩu Bộ phận kế toán tài vụ Bên ngoài: Hải quan Khách hàng Bạn hàng - Kho ( Storage ) là nơi lưu giữ dữ liệu. Dữ liệu về nguyên phụ liệu sẽ được thu thập trong suốt quá trình từ khi nhập về, sản xuất và xuất trả nó ở dạng thành phẩm, xử lý bởi hệ thống và các kho dữ liệu đã lưu trữ từ trước, đưa ra kết quả, chuyển kết quả tới đích hoặc các kho dữ liệu. - Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thống thông tin Quản lý xuất nhập khẩu của công ty. Những vấn đề về quản lý: Các hợp đồng gia công ngày càng nhiều, với lượng hàng gia công ngày càng lớn, lưu lượng xuất nhập ngày càng cao, dữ liệu lưu trữ ngày càng phức tạp. Cán bộ của bộ phận xuất nhập khẩu có trình độ ngày càng cao về tin học, tuy vậy vẫn cần một lực lượng đông đảo để quản lý các hoạt động xuất nhập khẩu. Việc quản lý trở nên khó khăn và kém hiệu quả do tính đồng bộ thấp trong công việc và cách quản lý của mỗi cán bộ là khác nhau và trình độ quản lý cũng khác nhau. Những yêu cầu mới của tổng cục hải quan về Quản lý xuất nhập khẩu mặt hàng gia công: Yêu cầu tự động hoá việc lưu dữ dữ liệu. Kiểm tra thường xuyên và đột xuất. Sự thay đổi của công nghệ: Sự ra đời của hệ thống nhận tờ khai điện tử. Sự ra đời của phần mềm quản lý hàng đầu tư – gia công tự động. 1.2. Khảo sát chi tiết hệ thống 1.2.1. Môi trường thực tế của hệ thống Bộ phận Kinh doanh xuất nhập khẩu Quản lý hệ thống thông qua phần mềm quản lý MS Excel. Trong khi đó điều kiện kỹ thuật cho phép sử dụng phần mềm quản lý để đăng ký trực tiếp Hợp đồng, Tờ khai, Định mức sản xuất một cách nhanh chóng với Hải quan qua Hệ thống mạng Internet. Đồng thời thực hiện đối chiếu hồ sơ thanh khoản hợp đồng trực tiếp và nhanh chóng cũng trên hệ thống máy tính này. Công việc còn lại chỉ là Hải quan kiểm nghiệm thực tế và xác nhận đã kiểm tra. 1.2.2. Mô hình xử lý dưới góc độ tin học: Các tài liệu thu thập: + Hợp đồng gia công và phụ kiện Hợp đồng gia công + Tờ khai hàng hoá xuất nhập khẩu + Bản đăng ký định mức sản xuất thực tế + Bộ hồ sơ Thanh khoản hợp đồng Thông tin vào: Các thông tin vào là rất cần thiết đảm bảo cho quá trình xử lý, tổng hợp dữ liệu, đáp ứng các yêu cầu đặt ra một cách nhanh chóng, hiệu quả. Hệ thống yêu cầu các thông tin đầu vào như sau: + Thông tin về hợp đồng gia công, hàng gia công, khách hàng đặt gia công. + Thông tin về nguyên phụ liệu nhập cho hợp đồng gia công. Thông tin về sản phẩm gia công xuất trả. + Thông tin về lượng nguyên phụ liệu xuất tương ứng với Mặt hàng gia công đó. Thông tin ra: Thông tin ra là những thông tin đã xử lý và tổng hợp từ các thông tin đầu vào. Do đó những thông tin đầu ra thường là những thông tin chính xác, cô đọng, đáp ứng được nhu cầu quản lý trong công ty. Hệ thống yêu cầu các thông tin đầu ra như sau: + Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu nhập khẩu + Bảng tổng hợp thành phẩm xuất khẩu + Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu xuất khẩu tương ứng với thành phẩm. + Bảng thanh khoản hợp đồng gia công 1.2.3. Mô tả chi tiết bài toán Hệ thống tiến hành theo dõi hoạt động xuất nhập khẩu nguyên phụ liệu bắt đầu từ giai đoạn Tiếp nhận hợp đồng gia công, tổng hợp kết quả, và lập hồ sơ thanh khoản hợp đồng gia công khi kết thúc một hợp đồng gia công. Công ty TNHH Hanotex: là một công ty chuyên thực hiện các “Hợp đồng gia công” hàng may mặc cho thương nhân nước ngoài. Những điều khoản tiêu biểu trong một Hợp đồng gia công hàng may mặc xuất khẩu: Thoả thuận giữa Bên thuê gia công – Thương nhân nước ngoài và Bên nhận gia công – Công ty Việt Nam ( Hanotex) 1. Bên công ty Việt Nam nhận sản xuất hàng may mặc xuất khẩu cho bên thuê gia công. 2. Hàng hoá gia công sẽ được đề cập trong các Phụ lục hợp đồng: Tên hàng, Ký mã hiệu, Số lượng, Đơn giá, Tổng trị giá, thời hạn giao nguyên phụ liệu và thời hạn giao hàng. 3. Bên thuê gia công giao hồ sơ chứng nhận nguyên phụ liệu trước khi tàu cập cảng. Và gửi nguyên phụ liệu cho bên nhận gia công theo điều kiện C.I.F Bên nhận gia công có trách nhiệm làm thủ tục nhập máy móc thiết bị, nguyên phụ liệu về đến công ty mình và hạch toán SX – KD theo chế độ quy định của Việt Nam. Nguyên phụ liệu do bên Thuê cung cấp bao gồm cả %hao phí thống nhất trong bản định mức. 4. Bên thuê cung cấp cho Bên nhận Mẫu, pattern, bảng phối màu, quy trình... Bên nhận có trách nhiệm may đúng quy định bên Thuê đã đưa ra. Bên nhận thông báo cho bên thuê biết số lượng nguyên phụ liệu thiếu thừa so với Packing list trong vòng 3 ngày tính từ ngày kết thúc việc kiểm tra nguyên phụ liệu. 5. Bên thuê có trách nhiệm bổ sung cho bên nhận mượn một số máy móc thiết bị còn thiếu để phù hợp sản xuất mặt hàng bên thuê. 6. Trước ngày giao hàng bên nhận phải làm thủ tục xuất thành phẩm theo hướng dẫn của bên thuê và giao hàng đến cảng Hải phòng theo điều kiện F.O.B. 7. Nguyên phụ liệu thừa của những mã hàng đã kết thúc sẽ chuyển vào mã hàng sau cho đến khi kết thúc hợp đồng thì xuất trả lại cho bên thuê. Phế liệu huỷ theo pháp luật Việt Nam. 8. Sau khi giao hàng 5 ngày bên B phải giao toàn bộ chứng từ thanh toán cho bên A Bộ hồ sơ thanh toán gồm: -Hoá đơn thương mại:03 bộ -Packinglist:03bộ -Bộ vận đơn xếp hàng sạch (B/L): 3/3 bộ -Giấy chứng nhận xuất xứ (Cô): 1 bản gốc, 1 bản sao 9. Hai bên cùng hợp tác trong x năm bắt đầu từ ngày a tới ngày b. Nói cách khác, những nhiệm vụ mà hai bên cần thực hiện như sau: Bên thuê Bên nhận Bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu 1.Cung cấp nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị -Làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá với Hải quan -Nhập khẩu nguyên phụ liệu và máy móc thiết bị do Bên thuê cung cấp với sự quản lý của Hải quan. -Lập tờ khai nhập. -Thu thập và xử lý dữ liệu nguyên phụ liệu nhập 2.Cung cấp các hướng dẫn kỹ thuật và các yêu cầu kỹ thuật -Sản xuất -Làm thủ tục xuất khẩu hàng hoá với Hải quan. -Xuất trả thành phẩm cho bên thuê. -Thu thập thông tin về định mức thực tế sản xuất. -Thu thập và xử lý dữ liệu sản xuất thành phẩm -Lập tờ khai xuất -Thanh khoản hợp đồng -Những quy định về thủ tục hải quan đối với hàng hoá gia công với thương nhân nước ngoài mà Bộ phận xuất nhập khẩu cần thực hiện: 1. Giải thích từ ngữ +Nguyên liệu gia công: Bao gồm nguyênliệu, phụ liệu, vật tư gia công +Phế liệu gia công: bao gồm phế liệu từ nguyên phụ liệu gia công; máy móc, thiết bị thuê mướn phục vụ gia công bị hư hỏng không còn sử dụng được phải loại đi dưới dạng phế liệu. 2.Trách nhiệm của doanh nghiệp cần thực hiện 2.1.Tiếp nhận hợp đồng Chậm nhất 1 ngày trước khi làm thủ tục nhập khẩu lô hàng đầu tiên của hợp đồng gia công, doanh nghiệp nộp và xuất trình hồ sơ hải quan để cơ quan Hải quan làm thủ tục tiếp nhận hợp đồng: Hồ sơ hải quan gồm có: - Hợp đồng gia công và các phụ kiện hợp đồng kèm theo (nếu có): 01 bản chính và 01 bản dịch (nếu hợp đồng lập bằng tiếng nước ngoài); - Giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu: 01 bản photocopy. 2.2.Thủ tục nhập khẩu nguyên phụ liệu Hồ sơ hải quan khi làm thủ tục nhập khẩu từng lô hàng: -Tờ khai hàng nhập khẩu: 02 bản chính; -Vận tải đơn: 01 bản sao từ các bản original hoặc bản surrendered hoặc bản chính của các bản vận tải đơn có ghi chữ copy; -Hoá đơn thương mại: 01 bản chính; -Bản kê chi tiết hàng hoá ( nếu nguyên liệu đóng gói không đồng nhất) : 01 bản chính và 01 bản copy. Hàng hoá nhập về phải phù hợp với tờ khai đã đăng ký và được Hải quan kiểm tra theo dõi. *** Trường hợp Hợp đồng gia công hoặc phụ kiện hợp đồng gia công có thoả thuận về việc Bên nhận tự cung ứng một vài loại nguyên phụ liệu (Thông tin về Tên gọi, Định mức, tỷ lệ hao hụt, số lượng, đơn giá, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán.) -Nguyên phụ liệu được mua tại thì trường trong nước: Không cần làm thủ tục nhập khẩu. Khi làm thủ tục xuất khẩu sản phẩm gia công, phải khai rõ tên gọi, định mức, tỷ lệ hao hụt thực tế, lượng sử dụng tương ứng với sản phẩm xuất khẩu. -Nguyên phụ liệu được nhập từ nước ngoài về Làm thủ tục nhập khẩu nguyên liệu thực hiện theo loại hình nhập sản xuất xuất khẩu Khi làm thủ tục xuất khẩu ( như trên) Thanh khoản tờ khai nhập khẩu nguyên liệu theo loại hình nhập nguyên liệu để sản xuất hàng xuất khẩu; tờ khai xuất khẩu là tờ khai xuất khẩu gia công; định mức nguyên liệu là định mức của hợp đồng gia công; hợp đồng xuất khẩu là hợp đồng gia công. 2.3.Thủ tục xuất khẩu sản phẩm gia công: Hồ sơ Hải quan gồm: -Tờ khai xuất khẩu: 02bản chính -Bảng định mức của từng mã hàng có trong lô hàng xuất khẩu (Đối với mã hàng chưa đăng ký định mức với Hải quan) 02bản chính -Bảng khai nguyên liệu do doanh nghiệp tự cung ứng tương ứng với lượng sản phẩm gia công trên tờ khai xuất khẩu. Sản phẩm xuất phù hợp với tờ khai xuất, định mức phù hợp với bản định mức đã đăng ký Hải quan. ***Sản phẩm gia công có thể được nhập khẩu tại chỗ để làm nguyên liệu sản xuất hoặc tiêu dùng trực tiếp. ***Trường hợp Hợp đồng gia công có sản phẩm gia công chuyển tiếp (Hợp đồng gia công giao) và hợp đồng gia công có sử dụng sản phẩm gia công chuyển tiếp làm nguyên liệu gia công (Hợp đồng gia công nhận) phải làm thủ tục giao nhận sản phẩm gia công đảm bảo phù hợp với tờ khai hàng gia công chuyển tiếp. ***Sản phẩm gia công có thể dùng để thanh toán tiền gia công. 2.4.Thủ tục thanh khoản hợp đồng Hồ sơ thanh khoản hợp đồng: -Bảng tổng hợp nguyên liệu nhập khẩu kèm Tờ khai nhập khẩu (kể cả tờ khai nhập khẩu tại chỗ; tờ khai nhận sản phẩm gia công chuyển tiếp; tờ khai nhận chuyển nguyên liệu từ hợp đồng gia công khác sang) -Bảng tổng hợp sản phẩm gia công xuất khẩu kèm Tờ khai xuất khẩu (kể cả tờ khai xuất khẩu tại chỗ; tờ khai giao nhận sản phẩm gia công chuyển tiếp; tờ khai giao nguyên liệu sang hợp đồng gia công khác trong quá trình thực hiện hợp đồng gia công) -Bảng tổng hợp máy móc thiết bị tạm nhập kèm tờ khai tạm nhập máy móc thiết bị mượn; tờ khai nhập máy móc thiết bị từ hợp đồng gia công khác. -Bảng tổng hợp nguyên liệu do bên nhận gia công cung ứng kèm Bảng khai nguyên liệu cung ứng khi xuất khẩu sản phẩm và hoá đơn mua hàng hoặc tờ khai nhập khẩu. -Bảng tổng hợp nguyên liệu đã sử dụng để sản xuất thành sản phẩm xuất khẩu -Bảng thanh khoản hợp đồng gia công. -Hệ thống thông tin nghiên cứu: Hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu. -Những vấn đề do người yêu cầu nêu lên: +Theo dõi nguyên phụ liệu nhập dưới các hình thức:1 Nhập giacông, 2Nhập sản xuất xuất khẩu,3 Tự cung ứng trong nước,4 Nhận từ hợp đồng khác sang, 5nhận gia công chuyển tiếp,6 Giao nguyên phụ liệu sang cho hợp đồng khác. +Theo dõi thành phẩm dưới các hình thức: 1Xuất giacông, 2Xuất tại chỗ, 3giao sản phẩm Gia công chuyển tiếp. +Theo dõi máy móc thiết bị dưới hình thức: tạm nhập, nhận từ hợp đồng gia công khác sang. Mô hình xử lý dưới góc độ tin học hệ thông thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu hàng đầu tư gia công từ nguyên liệu nhập khẩuDữ liệu đầu vào -Thông tin về hợp đồng -Thông tin về tờ khai xuất nhập, định mức. Dữ liệu đầu vào -Thông tin về hợp đồng -Thông tin về tờ khai xuất nhập, định mức. Dữ liệu đầu vào -Thông tin về hợp đồng -Thông tin về tờ khai xuất nhập, định mức. Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu Đầu vào Đầu ra Tác động vào chương trình Căn cứ để cập nhật dữ liệu Trợ giúp lập báo cáo 2. Phân tích hệ thống Sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và thực tế đặt ra ở trên ta bước sang giai đoạn phân tích chi tiết. Đây là giai đoạn được coi là quyết định đến thành công của dự án. Mục đích chính của giai đoạn này là đưa ra những nhận xét chính xác nhất về hệ thống, những mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới cũng như để đưa ra các giải pháp để đạt được những mục tiêu trên. 2.1. Sơ đồ chức năng của hệ thống Do đặc trưng sản xuất, việc nhập máy móc thiết bị thường được thực hiện một lần vào thời điểm ban đầu khi thực hiện hợp đồng gia công. Giả thiết rằng nguyên phụ liệu chỉ được nhập theo con đường từ đối tác sang các công ty may gia công. Và các công ty may chỉ thực hiện gia công theo hợp đồng gia công. Hệ thống quản lý xuất nhập khẩu hàng gia công chủ yếu nhằm cân đối lượng nguyên phụ liệu xuất nhập. Các nghiệp vụ cơ bản trong quá trình quản lý xuất nhập khẩu: Thời điểm Nhiệm vụ 1. Ký kết hợp đồng. - Tiếp nhận hợp đồng 2.Thực hiện hợp đồng. - Đăng ký tờ khai nhập khẩu. - Đăng ký định mức sản xuất. - Đăng ký tờ khai xuất khẩu. 3. Kết thúc hợp đồng. - Lập báo cáo Thanh khoản hợp đồng 1.Nghiệp vụ Tiếp nhận hợp đồng: Khi có đề nghị hợp tác gia công hàng hoá với thương nhân nước ngoài, bộ phận Kinh doanh Xuất nhập khẩu của công ty có trách nhiệm Lập một hợp đồng gia công theo thoả thuận với khách hàng. Làm thủ tục đăng ký hợp đồng gia công với Hải quan. Nhập thông tin về hợp đồng gia công đã được Hải quan tiếp nhận. Gửi lại cho khách hàng bản hợp đồng đã được Hải quan tiếp nhận. 2.Theo dõi thực hiện hợp đồng Sau khi hợp đồng gia công đã được Tiếp nhận bởi Hải quan, ta chuyển sang giai đoạn theo dõi và thực hiện hợp đồng hay theo dõi quá trình xuất nhập nguyên phụ liệu trong quá trình thực hiện hợp đồng bao gồm: - Đăng ký tờ khai nhập khẩu nguyên phụ liệu và theo dõi nguyên phụ liệu nhập qua từng tờ khai. - Đăng ký định mức sản xuất thực tế với Hải quan sau một quá trình sản xuất thực tế. - Đăng ký tờ khai xuất khẩu và theo dõi sản phẩm xuất khẩu qua từng tờ khai. 3.Kết thúc hợp đồng Bộ phận Hải quan có trách nhiệm tổng hợp và lập báo cáo đối chiếu với Hải quan về lượng nguyên phụ liệu nhập, số sản phẩm xuất và lượng nguyên phụ liệu xuất tương ứng với số sản phẩm xuất đó. Nói cách khác Hệ thống cần đưa ra được Bộ Hồ sơ thanh khoản gồm có: - Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu nhập khẩu - Bảng tổng hợp thành phẩm xuất khẩu - Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu xuất khẩu tương ứng với thành phẩm. - Bảng thanh khoản hợp đồng gia công Dựa vào quá trình phân tích về các thông tin về nghiệp vụ ở trên thì hệ thống quản lý xuất nhập khẩu trong doanh nghiệp gia công bao gồm các chức năng sau: Chức năng Tiếp nhận hợp đồng: trong đó Đăng ký hợp đồng với hải quan. Đảm bảo tính pháp lý đối với tất cả các hợp đồng có diễn ra hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá. Nhập thông tin về hợp đồng. Sau khi hợp đồng được Hải quan tiếp nhận, bộ phận xuất nhập khẩu cần nhập thông tin về hợp đồng cho hệ thống để có thể theo dõi quá trình thực hiện và đối chiếu các kết quả đã thực hiện được. Tổng hợp và lên báo cáo Đáp ứng các yêu cầu thông tin của Giám đốc cơ quan về Hợp đồng, tình hình thực hiện hợp đồng và theo dõi các hợp đồng theo khách hàng. Quản lý hoạt động Xuất nhập khẩu Đây là giai đoạn thực hiện hợp đồng, hay là hoạt động chính của các công ty gia công hàng hoá cho nước ngoài, trong giai đoạn này hệ thống lần lượt theo dõi các hoạt động diễn ra như sau : - Nhập khẩu nguyên phụ liệu Sau khi hợp đồng được ký kết, theo thoả thuận, bên thuê gia công sẽ thực hiện gửi nguyên phụ liệu cho bên nhận gia công. Đăng ký định mức sản xuất Bên thuê gia công gửi kèm bản định mức dự kiến cho bên nhận gia công. Sau khi trực tiếp thử và đưa ra yêu cầu với khách hàng thay đổi định mức ở mức sản xuất thực tế cho phù hợp. Bên nhận gia công phải đăng ký Định mức sản xuất thực tế với Hải quan để cơ quan này theo dõi luồng nguyên phụ liệu xuất nhập. Xuất khẩu thành phẩm Sau khi sản xuất đã hoàn thành, bên nhận gia công phải giao hàng trả cho bên thuê theo đúng thoả thuận trong hợp đồng. Tuy nhiên để được phép xuất khẩu hàng hoá, phải tiến hành thủ tục Xuất khẩu với cơ quan Hải quan. Hải quan căn cứ vào các Tờ khai Xuất khẩu để theo dõi sản phẩm xuất khẩu, đồng thời kết hợp với bản Đăng ký định mức để tổng hợp và so sánh với lượng nguyên phụ liệu đã nhập khẩu. Thanh khoản hợp đồng Đây là trách nhiệm cuối cùng của bộ phận Xuất nhập khẩu sau mỗi hợp đồng gia công. Cuối kỳ cần thanh khoản hợp đồng gia công với hải quan. Hệ thống cần đưa ra các báo cáo yêu cầu trong Hồ sơ thanh khoản để đối chiếu với hải quan. Thu thập dữ liệu Tính toán tổng hợp Lập hồ sơ thanh khoản Đăng ký hợp đồng HỆ THỐNG THễNG TIN QUẢN Lí XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG GIA CễNG TỪ NGUYấN LIỆU NH ẬP KHẨU Lờn bỏo cỏo tổng hợp Thanh khoản hợp đồng Xuất khẩu thành phẩm Thu thập dữ liệu Quản lý xuất nhập khẩu Nhập khẩu nguyờn phụ liệu sản xuất Tiếp nhận hợp đồng Lập hồ sơ thanh khoản Cập nhật hợp đồng Quản lý định mức sản xuất Tớnh toỏn tổng hợp Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram ) : Mô tả các phòng ban có liên quan tới hệ thống quản lý xuất nhập khẩu trong công ty tnhh hanotex. Thấy rằng hoạt động xuất nhập khẩu ở công ty này xuyên suốt hoạt đồng của các phòng ban từ khâu thị trường tới khâu sản xuất và tiêu thụ. Sơ đồ cho thấy mối quan tâm và nhiệm vụ của các phòng ban trong hệ thống. Phân rã sơ đồ ở sơ đồ DFD mức o: + Mô tả 3 chức năng lớn của hệ thống đó là Tiếp nhận hợp đồng. Quản lý hoạt động xuất nhập khẩu Lập hồ sơ thanh khoản hợp đồng. + Luồng dữ liệu đầu vào của xử lý Tiếp nhận hợp đồng: là hợp đồng gia công chính là đầu vào của xử lý mức con của nó là Đăng ký hợp đồng được cung cấp bới Khách hàng (Bên thuê gia công) được thực hiện bởi hệ thống. +Luồng dữ liệu đầu vào của xử lý Quản lý xuất nhập khẩu là Tờ khai xuất ,nhập khẩu và định mức thực tế là đầu vào của xử lý Nhập khẩu nguyên phụ liệu, Đăng ký định mức sản xuất và Xuất khẩu thành phẩm của DFD mức con. +Thanh khoản hợp đồng gia công là xử lý cuối cùng cũng là xử lý đưa ra các báo cáo tổng hợp từ các thông tin đã xử lý trong các xử lý trên. Phũng Tài chớnh kế toỏn Yờu cầu Bỏo cỏo tổng hợp Bỏo cỏo thành phẩm xuất Tờ khai xuất khẩu Phũng xuất nhập khẩu Tờ khai nhập khẩu Yờu cầu Bỏo cỏo tp xuất Hợp đồng gia cụng Thụng tin thiếu thừa nguyờn phụ liệu Yờu cầu Xưởng sản xuất Bờn thuờ gia cụng Phũng tài chớnh kế toỏn Hải quan Bỏo cỏo nhập Định mức thực tế sản xuất Giỏm đốc Bỏo cỏo npl nhập Phũng xuất nhập khẩu HỆ THỐNG THễNG TIN QUẢN Lí XUẤT NHẬP KHẨU Hồ sơ thanh khoản Yờu cầu thụng tin Yờu cầu Hợp đồng KHÁCH HÀNG Bỏo cỏo hợp đồng 1.0 Tiếp nhận hợp đồng GIÁM ĐỐC 2.0 Quản lý xuất nhập 3.0 Thanh khoản h ợp đ ồng Cơ sở dữ liệu PHềNG XUẤT NHẬP KHẨU GIÁM ĐỐC HẢI QUAN Tờ khai xuất, nhập Tờ khai Thụng tin hệ thống Yờu cầu Hợp đồng khụng nhận Bỏo cỏo xuất nhập Yờu cầu Yờu cầu Hồ sơ thanh khoản Bỏo cỏo XƯỞNG SẢN XUẤT Yờu cầu Định mức thực tế Hợp đồng KHÁCH HÀNG 1.1 Đăng ký hợp đồng Hợp đồng trả lại 1.2 Cập nhật hợp đồng 1.3 Lờn bỏo cỏo tổng hợp Yờu cầu Hợp đồng mới HỢP ĐỒNG Bỏo cỏo KHÁCH HÀNG HÀNG GIA CễNG HẢI QUAN GIÁM ĐỐC PHềNG XNK 1.0 Chu trình Tiếp nhận hợp đồng KHÁCH HÀNG Hồ sơ giao hàng Thụng tin hàng PHềNG XNK 2.1 Nhập nguyờn phụ liệu sản xuất Tờ khai nhập khẩu Bỏo cỏo nguyờn phụ liệu nhập 2.2 Quản lý định mức sản xuất 2.3 Xuất khẩu thành phẩm PHềNG XNK XƯỞNG SẢN XUẤT Tờ khai xuất khẩu Bỏo cỏo xuất khẩu Yờu cầu Bỏo cỏo định mức thực tế TỜ KHAI NHẬP TỜ KHAI XUẤT ĐỊNH MỨC THỰC TẾ 2.0 Chu trình quản lý xuất nhập khẩu 3.2 Tớnh toỏn tổng hợp 3.1 Lập hồ sơ thanh khoản PHềNG XNK Thụng tin phản hồi TỜ KHAI NHẬP KHẨU ĐỊNH MỨC THỰC TẾ HẢI QUAN GIÁM ĐỐC Yờu cầu thanh khoản Hồ sơ thanh khoản Yờu cầu tổng hợp Bỏo cỏo tổng hợp TỜ KHAI XUẤT KHẨU Dữ liệu đó thu thập 3.1 Thu thập dữ liệu 3.0 Chu trình thanh khoản hợp đồng 2.3. Sơ đồ luồng thông tin Chu trình quản lý hợp đồng Thời điểm Khách hàng Bộ phận XNK Hải quan Thời điểm ký kết hợp đồng Hợp đồng gia công được hải quan tiếp nhận và trả về doanh nghiệp. Kết thúc hợp đồng Hợp đồng gia công Hợp đồng gia công đã tiếp nhận Tổng hợp và lên báo cáo Câp nhật thông tin hợp đồng Hợp đồng Đăng ký hợp đồng Tiếp nhận hợp đồng Báo cáo chi tiết hợp đồng Chu trình quản lý xuất nhập khẩu a-Nhập khẩu nguyên phụ liệu từ khách hàng Thời điểm Khách hàng Bộ phận XNK Hải quan Thời điểm bên thuê chuẩn bị giao hàng Tờ khai nhập đã thông qua Kết thúc hợp đồng. Hồ sơ giao hàng Tờ khai đã đăng ký Tổng hợp hàng nhập Câp nhật thông tin tờ khai Tờ khai nhập Đăng ký tờ khai nhập khẩu Tiếp nhận tờ khai hàng nhập Báo cáo nguyên phụ liệu nhập khẩu b-Đăng ký định mức sản xuất Thời điểm Bộ phận sản xuất Bộ phận XNK Hải quan Thời điểm sau khi nhập nguyên phụ liệu và tiến hành sản xuất Định mức thực tế đã được chấp thuận. Kết thúc hợp đồng Định mức sản xuất dự kiến Định mức thực tế Tờ khai nhập đã đăng ký. Câp nhật thông tin định mức Định mức Đăng ký định mức sản xuất Tổng hợp và lên báo cáo Báo cáo cấu thành sản phẩm Tiếp nhận hợp đồng c-Xuất khẩu thành phẩm Thời điểm Khách hàng Bộ phận XNK Hải quan Thời điểm đã sản xuất xong Tờ khai xuất đã được chấp thuận. Kết thúc hợp đồng Yêu cầu giao hàng Tổng hợp và lên báo cáo Tờ khai xuất đã đăng ký. Câp nhật thông tin tờ khai xuất Tờ khai xuất Báo cáo sản xuất Đăng ký tờ khai xuất khẩu Tiếp nhận tờ khai xuất Báo cáo sản phẩm xuất khẩu Chu trình thực hiện thanh khoản hợp đồng Thời điểm Bộ phận XNK Hải quan Thời điểm kết thúc hợp đồng Tính toán tổng hợp Thu thập dữ liệu Cơ sở dữ liệu Lập hồ sơ thanh khoản Hồ sơ thanh khoản hợp đồng 3.Thiết kế hệ thống 3.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu: lựa chọn phương thức thiết kết cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra Sau khi tiến hành phân tích chi tiết ở trên ta chuyển sang giai đoạn thiết kế logic cho hệ thống thông tin mới. Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà chương trình này phải làm để đạt những mục tiêu đã đặt ra ở trên và tuân thủ các ràng buộc về môi trường. Bước1:Liệt kê tất cả các thông tin đầu ra của HTTT: 1. Hợp đồng gia công 2. Tờ khai hàng hoá nhập khẩu 3. Tờ khai hàng hoá xuất khẩu 4. Bản đăng ký định mức thực tế sản xuất 5. Hồ sơ thanh khoản hợp đồng Bước2: Xác định cấu trúc dữ liệu đảm bảo cho từng đầu ra Hợp đồng Công việc1: Liệt kê thành danh sách các phần tử thông tin có trong đầu ra đó. Mã hiệu Diễn giải So_HD Mã số hợp đồng gia công Ngay Ngày ThoihanHD Thời hạn hợp đồng Ma_KH Bên thuê gia công Ten_KH Tên công ty thuê gia công Dia_chi Địa chỉ Dien_thoai Điện thoại Dai_dien Đại diện Ma_hang(R) Mã hàng gia công Ten_hang(R) Tên hàng gia công So_luong(R) Số lượng Don_gia(R) Đơn giá Tong_giatri(R)(S) Tổng giá trị Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. Công việc 2: Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF) Chuẩn hoá mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Sau khi chuẩn hoá mức 1 danh sách các thuộc tính của “ Hợp đồng gia công “ sẽ là: Hợp đồng gia công So_HD Mã số hợp đồng gia công Ma_hang Mã hàng gia công Ten_hang Tên hàng gia công So_luong Số lượng Don_gia Đơn giá Hợp đồng So_HD Số hợp đồng gia công NgayBD Ngày bắt đầu ThoihanHD Thời hạn hợp đồng Ma_KH Bên thuê gia công Ten_cty Tên công ty thuê gia công Dia_chi Địa chỉ Dien_thoai Điện thoại Dai_dien Đại diện Công việc 3: Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF) Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Sau chuẩn hoá mức 2, các danh sách thuộc tính sẽ là: Hàng gia công sẽ tách thành 2 danh sách con: Hợp đồng gia công So_HD Số hợp đồng gia công Ma_hang Mã hàng gia công So_luong Số lượng Hàng hoá Ma_hang Mã hàng gia công Ten_hang Tên hàng gia công Don_gia Đơn giá Hợp đồng gia công sẽ tách thành 3 danh sách con Hợp đồng So_HD Số hợp đồng gia công Ngay Ngày bắt đầu Thoihan_HD Thời hạn hợp đồng Ma_KH Khách hàng Ma_KH Mã bên thuê gia công Ten_KH Tên công ty thuê gia công Dia_chi Địa chỉ Dien_thoai Điện thoại Dai_dien Đại diện Công việc 4: Chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. Nhận xét thấy cả 5 danh sách trên đều không xảy ra sự phụ thuộc hàm bắc cầu, dó đó chúng đều ở dạng chuẩn 3.NF Công việc 5: Mô tả các tệp Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên. Các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khoá có gạch chân. Từ danh sách “Hợp đồn gia công“ ta có tệp Hợp đồng gia công So_HD Ma_hang So_luong Hàng hoá Ma_hang Ten_hang Don_gia Hợp đồng So_HD Ngay Thoihan_HD Ma_KH khách hàng Ma_KH Ten_cty Dia_chi Dien_thoai Dai_dien Tờ khai hàng hoá xuất khẩu Công việc1: Liệt kê thành danh sách các phần tử thông tin có trong đầu ra đó. Mã hiệu Diễn giải Ma_TKX Mã hiệu tờ khai xuất Ngay_DK Ngày đăng ký Nguoi_DK Người đăng ký So_HD Số hợp đồng gia công Ngay Ngày bắt đầu Ngay_HH Ngày hết hạn STT(S) Số thứ tự Ten_hang(R) Tên hàng Ma_hang(R) Mã số hàng hoá Luong(R) Lượng Don_vi(R) Đơn vị tính Don_gia(R) Đơn giá Tri_gia(R) (S) Trị giá nguyên tệ Công việc 2: Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF) Sau khi chuẩn hoá mức 1 (1.NF) các danh sách thuộc tính sẽ là: Tờ khai xuất Ma_TKX Mã số tờ khai Ma_hang Mã số hàng hoá nhận gia công Ten_hang Tên hàng gia công Luong Lượng Don_vi Đơn vị tính Don_gia Đơn giá Danh sách tờ khai xuất khẩu Ma_TKX Mã hiệu tờ khai Ngay_DK Ngày đăng ký Nguoi_DK Người đăng ký So_HD Số hợp đồng gia công Ngay Ngày bắt đầu Ngay_HH Ngày hết hạn Công việc 3: Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF) Sau khi chuẩn hoá mức 2 (2.NF) các danh sách thuộc tính sẽ là: Danh sách thuộc tính“Hàng xuất“ trở thành : Tờ khai xuất Ma_TKX Mã số tờ khai Ma_hang Mã số hàng hoá Luong Lượng Hàng hoá Ma_hang Mã số hàng hoá Ten_hang Tên hàng Don_vi Đơn vị tính Don_gia Đơn giá Danh sách thuộc tính “Danh sách tờ khai xuất khẩu “ trở thành: Danh sách tờ khai xuất khẩu Ma_TKX Tờ khai số So_HD Mã số hợp đồng Ngay_DK Ngày đăng ký Nguoi_DK Người đăng ký Loai_TK Hợp đồng So_HD Số hợp đồng gia công Ngay Ngày bắt đầu Ngay_HH Ngày hết hạn Công việc 4: Chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Nhận xét thấy không có sự phụ thuộc bắc cầu nào trong các danh sách thuộc tính trên, dó đó các danh sách thuộc tính này đã thuộc dạng chuẩn 3.NF Công việc 5: Mô tả các tệp Tờ khai xuất Ma_TKX Ma_hang Luong Hàng hoá Ma_hang Ten_hang Don_vi Don_gia Danh sách tờ khai xuất khẩu Ma_TKX Ngay_DK Nguoi_DK SO_HD Hợp đồng So_HD Ngay Ngay_HH 3. bản đăng ký định mức thực tế sản xuất Công việc1: Liệt kê thành danh sách các phần tử thông tin có trong đầu ra đó. Bản đăng ký định mức thực tế sản xuất Mã hiệu Diễn giải Ten_cty Tên công ty đăng ký định mức So_HD Mã số hợp đồng gia công Ten_hang Tên hàng nhận gia công Ma_hang Mã hàng gia công STT(S) Số thứ tự Ten_npl(R) Tên nguyên phụ liệu Don_vi Đơn vị tính Dmtt(R) Định mức thực tế không tính % hao hụt Dmth(R) Định mức thực tế có tính % hao hụt Công việc 2: Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF) Sau khi chuẩn hoá mức 1 (1.NF) các danh sách thuộc tính sẽ là: Định mức thực tế Ma_hang Mã sản phẩm sản xuất Ma_npl Mã nguyên phụ liệu Ten_npl Tên nguyên phụ liệu Don_vi Đơn vị tính Dmtt Định mức thực tế không tính % hao hụt Dmth định mức thực tế có tính % hao hụt *Công ty quản lý riêng dữ liệu hệ thống Công việc 3: Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF) Sau chuẩn hoá mức 2, các danh sách thuộc tính sẽ là: “Bảng đối chiếu nguyên phụ liệu“ tách thành 2 danh sách con là: định mức thực tế Ma_hang Mã sản phẩm gia công đăng ký Ma_npl Mã nguyên phụ liệu Dmtt Định mức thực tế không tính % hao hụt Dmth định mức thực tế có tính % hao hụt Nguyên phụ liệu Ma_npl Mã nguyên phụ liệu Ten_npl Tên nguyên phụ liệu Don_vi Đơn vị tính Công việc 4: Chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Nhận xét thấy không có sự phụ thuộc bắc cầu nào trong các danh sách thuộc tính trên, dó đó các danh sách thuộc tính này đã thuộc dạng chuẩn 3.NF Công việc 5: Mô tả các tệp định mức thực tế Ma_hang Manpl Dmtt Dmth Nguyên phụ liệu Ma_npl Ten_npl Don_vi 4.Tờ khai hàng hoá nhập khẩu Sau khi thực hiện chuẩn hoá tương tự " Tờ khai hàng hoá xuất khẩu" ta tổng hợp thành các tệp sau Tờ khai nhập So_TK Ma_npl Luong Nguyên phụ liệu Ma_npl Ten_npl Xuat_xu Don_vi Don_gia Danh sách tờ khai nhập khẩu Ma_TKN So_HD Ngay_DK Nguoi_DK Loai_TK Hợp đồng So_HD Ngay Ngay_HH Bước3:Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL Từ mỗi đầu ra, theo các thực hiện ở bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách là liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó. Ta lần lượt tổng hợp các tệp đã đưa ra như sau: 1. Hợp đồng gia công So_HD Ma_hang So_luong Hàng hoá Ma_hang Ten_hang Don_vi Don_gia Hợp đồng So_HD Ngay NgayHH Ma_KH 4. Khách hàng Ma_KH Ten_KH Dia_chi Dien_thoai Dai_dien 5. Định mức thực tế sản xuất Ma_hang Ma_npl Dmtt Dmth 6. Danh sách tờ khai nhập khẩu Ma_TKN So_HD Ngay_DK Nguoi_DK 7. Danh sách tờ khai xuất khẩu Ma_TKX So_HD Ngay_DK Nguoi_DK 8. Tờ khai xuất Ma_TKX Ma_hang Luong 9. Tờ khai nhập Ma_TKN Ma_npl Luong 10. Nguyên phụ liệu Ma_npl Ten_npl Xuat_xu Don_vi Don_gia Bước4:Xác định liên hệ lôgic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một – nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó. Biểu diễn các tệp và vẽ sơ đồ liên kết giữa các tệp: Khachhang Ma_KH Ten_KH Dia_chi Dien_thoai Dai_dien Hợp đồng So_HD Ngay NgayHH Ma_KH Hợp đồng gia công So_HD Ma_hang So_luong Hàng hoá Ma_hang Tenhang Donvi Dongia 1 Tờ khai xuất Ma_TKX Ma_hang Luong Danh sách tờ khai xuất Ma_TKX So_HD Ngay_DK Nguoi_DK Danh sách tờ khai nhập Ma_TKN So_HD Ngay_DK Nguoi_DK Tờ khai nhập Ma_TKN Ma_npl Luong Nguyên phụ liệu Ma_npl Tenpl Xuatxu Donvi Dongia Định mức thực tế sản xuất Ma_hang Ma_npl Dmtt Dmth 1 3.1.2 Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu: 1. Khách hàng - Là bảng bao gồm các trường mô tả các thông tin cần thiết cho khách hàng – bên thuê gia công hàng hoá. - Tên bảng: KHáCH HàNG - Tên viết tắt: khachhang - Các trường : Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Ma_KH Text Mã khách hàng Ten_KH Text Tên công ty thuê Dia_chi Text Địa chỉ Dien_thoai Number Điện thoại Dai_dien Text Giám đốc đại diện 2. Hợp đồng - Là bảng gồm các trường mô tả các thông tin về hợp đồng cho việc theo dõi khách hàng và thời hạn thực hiện hợp đồng. -Tên bảng: hợp đồng -Tên viết tắt :hopdong -Các trường : Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả So_HD Text Số hợp đồng Ngay Text Ngày ký kết Ngay_hh Text Ngày hết hạn Ma_KH Text Mã khách hàng Hợp đồng gia công -Là bảng gồm các trường mô tả thông tin về hợp đồng và Mặt hàng nhận gia công trong hợp đồng -Tên bảng: Hợp đồng gia công -Tên viết tắt: hopdonggc -Các trường Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả So_HD Text Số hợp đồng Ma_hang Text Mã hàng So_luong Number Số lượng Hàng hoá -Là bảng gồm các trường mô tả các thông tin về Mặt hàng nhận gia công. -Tên tệp: hàng hóa -Tên viết tắt : hanghoa -Các trường : Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Ma_hang Text Mã hàng Ten_hang Text Tên hàng Don_vi Text Đơn vị Don_gia Number Đơn giá Tờ khai xuất -Là bảng gồm các trường mô tả các thông tin về hàng xuất khẩu theo từng đợt. -Tên bảng: Tờ khai xuất -Tên viết tắt : tokhaixuat -Các trường Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Ma_TKX Text Mã số tờ khai Ma_hang Text Mã hàng xuất Luong Number Lượng xuất Danh sách tờ khai xuất khẩu -Là bảng gồm các trường mô tả thông tin về các tờ khai -Tên bảng: danh sách tờ khai xuất khẩu -Tên viết tắt :dstkxuat -Các trường : Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Ma_TKX Text Mã số tờ khai Ngay_DK Date/Time Ngày đăng ký Nguoi_DK Text Người đăng ký So_HD Text Số hợp đồng Danh sách tờ khai nhập khẩu -Là bảng gồm các trường mô tả thông tin về các tờ khai -Tên bảng: danh sách tờ khai nhập khẩu -Tên viết tắt :dstknhap -Các trường : Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Ma_TKN Text Mã số tờ khai Ngay_DK Date/Time Ngày đăng ký Nguoi_DK Text Người đăng ký So_HD Text Số hợp đồng Tờ khai nhập -Là bảng gồm các trường mô tả thông tin về nguyên phụ liệu nhập khẩu -Tên bảng: tờ khai nhập -Tên viết tắt :tokhainhap -Các trường : Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Ma_TKN Text Mã số tờ khai Ma_npl Text Mã nguyên phụ liệu Luong Number Lượng nhập Nguyên phụ liệu -Là bảng gồm các trường mô tả các thông tin về nguyên phụ liệu đã nhập. -Tên bảng: nguyên phụ liệu -Tên viết tắt :nguyenphulieu -Các trường : Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Ma_npl Text Mã nguyên phụ liệu Ten_npl Text Tên nguyên phụ liệu Don_vi Text Đơn vị Don_gia Number Đơn giá Xuat_xu Text Xuất xứ Định mức thực tế sản xuất  -Là bảng mô tả Cấu tạo nguyên phụ liệu một Mặt hàng xuất khẩu -Tên bảng : định mức thực tế -Tên viết tắt : DINHMuc -Các trường : Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Ma_hang Text Mã hàng Ma_npl Text Mã nguyên phụ liệu Dmtt General Định mức thực tế Dmth General Định mức tiêu hao 3.3.3 Sơ đồ quan hệ thực thể 3.2. Thiết kế form giao diện và hội thoại Lựa chọn giao tác người máy qua thực đơn Một số Form chính của chương trình 3.2.1. Form Main : là thực đơn chính của chương trình, gồm 4 trình đơn + Trình đơn Hệ thống : Giới thiệu về hệ thống và Thoát. + Trình đơn: Quản lý danh mục + Trình đơn : Quản lý xuất nhập khẩu + Trình đơn : Tổng hợp 3.2.2.Các Form danh mục : Nhằm quản lý các thông tin về danh mục khách hàng, hợp đồng, tờ khai, nguyên phụ liệu và hàng hoá. Form Danh mục khách hàng Cho phép Cập nhật , thay đổi, xoá bỏ các thông tin về khách hàng bằng cách click vào các nút Thêm, Sửa, Xoá. Click vào nút Lưu để xác nhận hay Bỏ qua để huỷ bỏ thao tác. Nếu bạn muốn in ra danh sách của khách hàng, click vào nút In. Trở lại thực đơn chính bằng nút Thoát. Các Form còn lại của trình đơn Quản lý danh mục gồm có Form Danh mục hợp đồng Form Danh mục nguyên phụ liệu Form Danh mục hàng hoá Form Danh mục tờ khai xuất - Form Danh mục tờ khai nhập. Đều có chung một Mẫu, đều có các chức năng tương tự nhau và đều xuất hiện trên Form chính của chương trình. 3.3.3.Các Form Nhập, xuất và tìm kiếm: Thuộc trình đơn Quản lý Xuất nhập khẩu, dùng để cập nhật các thông tin về nguyên phụ liệu nhập khẩu, hàng hoá xuất khẩu, và định mức thực tế hàng xuất khẩu qua đó theo dõi nguyên phụ liệu xuất dạng thành phẩm. Thông qua các tờ khai xuât nhập khẩu. Đồng thời giúp hải quan và cán bộ Xuất nhập khẩu dễ dàng tìm kiếm và so sánh các thông tin trên một tờ khai bắt ký. - Form Tờ khai nhập khẩu : Cập nhật thông tin về nguyên phụ liệu xuất nhập khẩu, có Cấu tạo như sau Cấu tạo của Form gồm 3 phần chính : Phần thứ nhất : Khung bên trái màn hình  có chứa các textbox trắng dùng để cập nhật thông tin về tờ khai cần đăng ký và một nút Chọn bên cạnh textbox Số tờ khai. Bạn chỉ cần click vào nút này để chọn tờ khai mà mình làm việc trên form Chọn tờ khai như sau : Form chọn tờ khai : Có list danh sách tờ khai, và có 3 nút, Click vào Chọn nếu bạn đã tìm thấy tờ khai cần làm việc trong list và khẳng định điều đó. Nếu là một tờ khai mới, hãy click vào Thêm mới để bổ sung tờ khai mới vào Danh sách tờ khai nhập khẩu thông qua form Danh mục tờ khai nhập khẩu. Thoát về Form Tờ khai nhập, click Thoát. Phần thứ hai gồm một khung vuông với 2 nút Thêm và Thoát để bổ sung thêm nguyên phụ liệu vào số đã nhập thông qua Form Thêm nguyên phụ liệu Form Thêm để nhập lượng nguyên phụ liệu mới nhập về, Thông tin về nguyên phụ liệu được lựa chọn với Form Chọn nguyên phụ liệu thông qua nút chọn. Form này có cấu tạo tương tự Form Chọn tờ khai đã trình bày ở trên. Lượng nhập mới được bổ sung vào cơ sở dữ liệu đang theo dõi theo từng hợp đồng. Phần thừ 3 bên dưới là một list hiển thị các thông tin về nguyên phụ liệu trong tờ khai. Form Tờ khai hàng hoá xuất khẩu: có dạng tương tự tờ khai hàng nhập khẩu, cách thao tác cũng tương tự như nhau. Form Đăng ký định mức: Chọn mã hàng muốn đăng ký định mức sản xuất thực tế bằng cách click vào nút chọn trong ô vuông bên trái. Mở ra Form Chọn sản phẩm cần đăng ký trong list về sản phẩm, hoặc bổ sung vào list đó nếu đó là sản phẩm mới. Trên list hiển thị thông tin về khách hàng có thông tin về tình trạng đăng ký định mức của Mặt hàng đó để người dùng tự động kiểm tra lại sản phẩm cần đăng ký định mức đã đăng ký hay chưa. Chọn nút Đăng ký để tiến hành cập nhật định mức sử dụng và định mức tiêu hao của từng loại nguyên phụ liệu cấu tạo nên thành phẩm đó. Click vào nút chọn để chọn thông tin về sản phẩm gia công. Tỷ lệ tiêu hao và tỷ lệ thực tế được cập nhật chi tiết vào Bản đăng ký định mức trong cơ sở dữ liệu. Các Form tìm kiếm thông tin về tờ khai Được bắt đầu bằng yêu cầu Nhập vào mã số tờ khai cần tìm kiếm. Click vào nút Hiển thị để xem thông tin chi tiết về nguyên phụ liệu đã nhập, xuất trong tờ khai. 3.2.4.Các form đưa ra báo cáo: Trước hết yêu cầu người dùng nhập vào số hợp đồng cần thức hiện tổng hợp và đưa ra báo cáo. Click vào Hiển thị để hiện lên báo cáo tổng hợp của số hợp đồng đang làm việc. 3.3.Thiết kế các báo biểu, Cài đặt và hướng dẫn sử dụng Để cài đặt chương trình, chọn Setup và làm theo những hướng dẫn trong quá trình setup. Do chương trình lựa chọn cách thức giao tác bằng thực đơn nên người sử dụng tác động vào hệ thống bằng cách thức click vào các trình đơn. Chức năng của các trình đơn đã đước giới thiệu kèm các form. Một số Mẫu báo biểu : 1. Bảng thống kê tờ khai nhập theo số hợp đồng đã chọn: 2. Bảng thống kê tờ khai xuất theo số hợp đồng đã chọn: 3.Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu nhập khẩu của số hợp đồng đã chọn Danh mục hàng hoá 4.Một số thuật toán sử dụng: 4.1.Thuật toán Thêm Bắt đầu Nhập mó L = 1 Mó đó tồn tại? Nhập lại ? Thoỏt khỏi chương trỡnh Nhập cỏc thụng tin khỏc Kết thỳc S Y Đ N Thụng bỏo mó đó tồn tại L = L+1 L <= 3 S Đ Lưu dữ liệu vào bảng 4.2. Thuật toán lên báo cáo Bắt đầu Chọn loại bỏo cỏo Kiểm tra Tiếp tục Đúng Form Tỡm và lọc theo yờu cõu Kết thỳc S Y Đ N Thụng bỏo Tỡm thấy S Đ Lờn bỏo cỏo Nhập số hợp đồng cần tổng hơp KẾT LUẬN Chương trỡnh quản lý xuất nhập khẩu là khụng thể thiếu được trong mụ hỡnh của một cụng ty gia cụng như cụng ty TNHH Hanotex. Chương trỡnh mới chỉ là khỏi quỏt bước đầu để quản lý hệ thống xuất nhập khẩu hàng đầu tư gia cụng tại cụng ty. Với những kiến thức đó học trong nhà trường, sự giỳp đỡ nhiệt tỡnh của cỏc thầy cụ giỏo và cỏc bạn cựng với sự nỗ lực của bản thõn đó giỳp em hoàn thành đề tài này. Trong đề tài bước đầu đó thực hiện được việc cập nhật cỏc danh mục, xử lý cỏc nghiệp vụ cơ bản của hệ thống quản lý xuất nhập khẩu, thực hiện tỡm kiếm theo một số tiờu thức và lờn cỏc bỏo cỏo về tỡnh hỡnh xuất nhập khẩu. Cụng nghệ phần mềm khụng chỉ dừng lại ở cụng đoạn phõn tớch thiết kế mà cũn phải hoàn thiện chương trỡnh, bảo trỡ phần mềm là hết sức cần thiết. Song phõn tớch thiờt kế là khõu quyết định tạo nờn tớnh đỳng đắn của sản phẩm phần mềm. Tuy đó rất cố gắng nhưng do điều kiện về thời gian cũng như trỡnh độ cũn hạn chế nờn hệ thống em xõy dựng cũn thiết kế cũn nhiều vấn đề bất cập. Chương trỡnh tuy nhỏ nhưng là sản phẩm nghiờn cứu thực tế tại cơ sở em thấy thực sự cú ớch cho mỡnh trong cụng việc sau này Em rất mong nhận được ý kiến đúng gúp, nhận xột của cỏc thầy cụ giỏo và cỏc bạn để chương trỡnh được hoàn thiện tốt hơn. Phụ lục Kết nối với cơ sở dữ liệu Option Explicit Public upNhapflag As Boolean Public upXuatflag As Boolean Public deflag As Boolean Public cn As ADODB.Connection ' Khoi tao ket noi vao CSDL Public Sub Init() Dim constr As String Set cn = New ADODB.Connection constr = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;" & _ "Data Source=" & App.Path & "\QLXNK.mdb;" & _ "Persist Security Info=False" cn.ConnectionString = constr cn.ConnectionTimeout = 30 cn.CursorLocation = adUseClient cn.Open ' Tao ket noi CSDL cho Data Environment 'DE1.CN1.ConnectionString = cn.ConnectionString End Sub Public Sub KiemTraOpen(rs As ADODB.Recordset) If rs.State = adStateOpen Then Set rs = Nothing End If End Sub Public Sub ThongBao(prompt As String) MsgBox prompt, , "Quan ly xuat nhap khau" End Sub Cập nhật danh mục Option Explicit Private flag As String Private Sub cmdThoat_Click() Unload Me End Sub Private Sub CmdXoa_Click() Xoa_Du_Lieu End Sub Private Sub cmdthem_Click() Un_Lock_Text Set_NULL End Sub Private Sub cmdIn_Click() If DE1.rsTBLNpl.State = 0 Then DE1.rsTBLNpl.Open End If DE1.rsTBLNpl.Requery report_nguyenphulieu.Show 1 End Sub Private Sub cmdLuu_Click() If flag "update" Then flag = "save" End If Luu_Du_Lieu End Sub Private Sub cmdBoqua_Click() Set_NULL Lock_Text End Sub Private Sub cmdSua_Click() flag = "update" Sua_Du_Lieu End Sub Private Sub lvItem_ItemClick(ByVal Item As MSComctlLib.ListItem) txtma = Item.Text txtten = Item.SubItems(1) txtXuatxu = Item.SubItems(2) txtdonvi = Item.SubItems(3) txtdongia = Item.SubItems(4) End Sub Private Sub Form_Load() Init Lock_Text Display_Listview End Sub Private Sub txtMa_GotFocus() txtma.BackColor = &H80000013 End Sub Private Sub txtma_KeyPress(KeyAscii As Integer) Select Case KeyAscii Case 13 txtten.SetFocus End Select End Sub Private Sub txtMa_LostFocus() txtma.BackColor = &HFFFFFF txtma = Trim(txtma) End Sub Private Sub txtTen_GotFocus() txtten.BackColor = &H80000013 End Sub Private Sub txtTen_KeyPress(KeyAscii As Integer) Select Case KeyAscii Case 13 txtXuatxu.SetFocus End Select End Sub Private Sub txtTen_LostFocus() txtten.BackColor = &HFFFFFF txtten = Trim(txtten) End Sub Private Sub txtXuatxu_GotFocus() txtXuatxu.BackColor = &H80000013 End Sub Private Sub txtXuatxu_KeyPress(KeyAscii As Integer) Select Case KeyAscii Case 13 txtdonvi.SetFocus End Select End Sub Private Sub txtXuatxu_LostFocus() txtXuatxu.BackColor = &HFFFFFF txtXuatxu = Trim(txtXuatxu) End Sub Private Sub txtDonvi_GotFocus() txtdonvi.BackColor = &H80000013 End Sub Private Sub txtDonvi_KeyPress(KeyAscii As Integer) Select Case KeyAscii Case 13 txtdongia.SetFocus End Select End Sub Private Sub txtDonvi_LostFocus() txtdonvi.BackColor = &HFFFFFF txtdonvi = Trim(txtdonvi) End Sub Private Sub txtDongia_GotFocus() txtdongia.BackColor = &H80000013 End Sub Private Sub txtDongia_KeyPress(KeyAscii As Integer) Select Case KeyAscii Case 13 cmdLuu.SetFocus End Select End Sub Private Sub txtDongia_LostFocus() txtdongia.BackColor = &HFFFFFF txtdongia = Trim(txtdongia) End Sub Private Sub Xoa_Du_Lieu() Dim str Dim response If Trim(txtma) = "" Then Exit Sub End If MsgBox " co xoa khong?", vbYesNo + vbQuestion, "Thong bao" If response = vbNo Then Exit Sub Else str = "Delete from Nguyenphulieu where Ma_npl='" & Trim(txtma) & "'" cn.Execute str End If Set_NULL Lock_Text Display_Listview End Sub Private Sub Luu_Du_Lieu() Dim rs As New ADODB.Recordset Dim str As String If Trim(txtma) = "" Or Trim(txtten) = "" Then MsgBox " phai nhap du lieu", vbOKOnly + vbExclamation, "Thong bao" Exit Sub End If str = "select*from Nguyenphulieu where Ma_npl='" & Trim(txtma) & "'" rs.Open str, cn If rs.EOF = True Then str = "insert into Nguyenphulieu values('" & Trim(txtma) & "','" & Trim(txtten) & "','" & Trim(txtXuatxu) & "','" & Trim(txtdonvi) & "','" & Trim(txtdongia) & "')" cn.Execute (str) Else If flag = "save" Then MsgBox "Nguyen phu lieu nay da ton tai, hay kiem tra lai", vbOKOnly + vbExclamation, "thong bao" Me.MousePointer = 0 Exit Sub End If cn.Execute str End If Set_NULL Lock_Text Display_Listview cmdThem.SetFocus Me.MousePointer = 0 End Sub Private Sub Set_NULL() txtma = "" txtten = "" txtXuatxu = "" txtdonvi = "" txtdongia = "" End Sub Private Sub Lock_Text() txtma.Enabled = False txtten.Enabled = False txtXuatxu.Enabled = False txtdonvi.Enabled = False txtdongia.Enabled = False cmdLuu.Enabled = False cmdBoqua.Enabled = False cmdThem.Enabled = True cmdSua.Enabled = True cmdXoa.Enabled = True flag = "" End Sub Private Sub Un_Lock_Text() txtma.Enabled = True txtten.Enabled = True txtXuatxu.Enabled = True txtdonvi.Enabled = True txtdongia.Enabled = True txtma.SetFocus cmdLuu.Enabled = True cmdBoqua.Enabled = True cmdThem.Enabled = False cmdSua.Enabled = False cmdXoa.Enabled = False End Sub Private Sub Display_Listview() Dim rs As New ADODB.Recordset Dim str Dim mItem As ListItem lvitem.ListItems.Clear rs.Open str, cn, adOpenKeyset, adLockOptimistic, adCmdText If rs.EOF = False Then While Not rs.EOF Set mItem = lvitem.ListItems.Add(, , rs!Ma_npl) mItem.SubItems(1) = rs!Ten_npl mItem.SubItems(2) = rs!Xuat_xu mItem.SubItems(3) = rs!Don_vi mItem.SubItems(4) = rs!Don_gia rs.MoveNext Wend End If End Sub Private Sub Sua_Du_Lieu() Un_Lock_Text txtma.Enabled = False txtten.SetFocus txtXuatxu.Enabled = True txtdonvi.Enabled = True txtdongia.Enabled = True End Sub Chọn lọc Dim ma, ten, xx, donvi, dongia Private Sub cmdthemmoi_Click() frmdmnpl.Show 1 End Sub Private Sub cmdchon_Click() FrmNhap.txtma = ma FrmNhap.txtten = ten FrmNhap.txtxx = xx FrmNhap.txtdonvi = donvi FrmNhap.txtdongia = dongia Frmdinhmuc.txtdonvi = donvi Frmdinhmuc.txtmanpl = ma Frmdinhmuc.txttennpl = ten Frmdinhmuc.txtxx = xx Frmdinhmuc.txtdongia = dongia Unload Me End Sub Private Sub cmdThoat_Click() Unload Me End Sub Private Sub Form_Activate() Dim rs As New ADODB.Recordset Dim str Dim mItem As ListItem lvitem.ListItems.Clear rs.Open str, cn, adOpenKeyset, adLockOptimistic, adCmdText If rs.EOF = False Then While Not rs.EOF Set mItem = lvitem.ListItems.Add(, , rs!Ma_npl) mItem.SubItems(1) = rs!Ten_npl mItem.SubItems(2) = rs!Xuat_xu mItem.SubItems(3) = rs!Don_vi mItem.SubItems(4) = rs!Don_gia rs.MoveNext Wend End If End Sub Private Sub Form_Load() Init 'Display_Listview End Sub Private Sub lvItem_ItemClick(ByVal Item As MSComctlLib.ListItem) ma = Item.Text ten = Item.SubItems(1) xx = Item.SubItems(2) donvi = Item.SubItems(3) dongia = Item.SubItems(4) End Sub Private Sub lvItem_KeyPress(KeyAscii As Integer) Select Case KeyAscii Case 13 cmdchon_Click End Select End Sub