Đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự ở Công ty Vận tải hành khách số 14 Hà Nội

Lời nói đầu Trong công cuộc đổi mới không ngừng của Khoa học Kỹ thuật Công nghệ, nhiều lĩnh vực đã và đang phát triển vượt bậc đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin, mà thành công lớn nhất là sự ra đời của máy tính. Ngay từ khi mới ra đời, máy tính đã là một phương tiện trợ giúp đắc lực trong nhiều lĩnh vực và trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống. Cùng với mục đích hỗ trợ cho việc xử lý thông tin và dữ liệu, các chương trình quản lý ra đời và phát triển không ngừng. Ngày nay khi mà nhu cầu xử lý thông tin trở nên bức thiết, đôi khi trở thành một vấn đề sống còn thì yêu cầu của cá nhân và tổ chức đối với chương trình quản lý ngày càng cao. Họ đòi hỏi luôn phải chính xác, hiệu quả, khả năng cập nhật, tìm kiếm nhanh chóng. Để đáp ứng tốt nhu cầu đó các chương trình quản lý ra đời và thoả mãn được đòi hỏi yêu cầu của các nhà quản lý. Chương trình quản lý nhân sự ra đời để phục vụ cho nhu cầu của tổ chức đề ra: “Phải làm tốt công tác nhân sự vì chỉ có làm tốt công tác quản lý cán bộ công nhân viên, chúng ta mới có thể vừa bảo đảm tích luỹ vốn vừa cải thiện từng bước có trọng điểm đời sống của nhân dân”(Trích lời chủ tịch HCM). Con người là chủ thể của xã hội do đó việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý con người được quan tâm hơn hết. Chính vì vậy mà em chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự ở Công ty Vận tải hành khách số 14 Hà Nội”. Mục tiêu của đề tài là xây dựng một chương trình quản lý để phục vụ cho nhu cầu quản lý cán bộ công nhân viên của Công ty. đề tài gồm các nội dung sau: Chương I: Giới thiệu khái quát về Công ty Vận tải hành khách số 14 Hà Nội Chương II: Cơ sở phương pháp luận phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý. Chương III: Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự Công ty Vận tải hành khách số 14 Hà Nội. Do lần đầu tìm hiểu và làm chương trình nên khả năng còn có hạn do đó không tránh khỏi còn nhiều sai sót và khiếm khuyết, kính mong thầy cô và các bạn giúp đỡ để em hoàn thành tốt hơn đề án. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo, các bạn đã giup em hoàn thành đề án này đặc biệt là thầy Trương Văn Tú là người trực tiếp hướng dẫn em trong quá trình thực hiện. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội tháng 11 năm 2004 Người thực hiện Nguyễn Thị Thảo Chương I Tổng quan về Công ty Vận tải hành khách số 14 Hà Nội I.Giới thiệu về công ty Công ty Vận tải hành khách số 14 Hà Nội là một công ty liên doanh Việt Nhật được thành lập ngày 09/10/1991. Tên giao dịch của công ty là LOGITEM VIETNAM CORP.NO.1, Công ty có văn phòng đại diện đặt tại số 106 Thái Thịnh Đống Đa Hà Nội. Hoạt động chính của Công ty là cho thuê xe với các hình thức thuê khác nhau như: khách hàng có thể thuê theo km, thuê theo giờ, thuê theo ngày, theo tháng hoặc có thể thuê dài hạn. Công ty không có xe chạy theo tuyến như ở các bến bãi. Khách hàng chủ yếu của công ty là các cơ quan tổ chức, các doanh nghiệp, các cá nhân và các công ty khác có nhu cầu. Với một số lượng xe khá lớn và xe của Công ty là các hãng xe nổi tiếng với chất lượng đảm bảo, Công ty luôn luôn cố gắng phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, tận tình nhất, tiện lợi nhất. Với hơn mười năm hoạt động trên thị trường Công ty đã tạo được sự tín nhiệm của khách hàng, tạo được thương tín trên thị trường và dần dần mở rộng quy mô của mình. II. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Tổ chức hoạt động là tổ chức quá trình lao động của con người trong sự kết hợp giữa ba yếu tố cơ bản của quá trình lao động (sức lao động, công cụ lao động và đối tượng lao động) và các mối quan hệ qua lại giữa người lao động với nhau nhằm mục đích nâng cao năng suất lao động và sử dụng đầy đủ nhất các tư liệu sản xuất đồng thời thông qua quá trình lao động mà con người được rèn luyện để tiến tới hoàn thiện mình. Tổ chức lao động có vai trò quan trọng, là cơ sở để sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của xã hội, là sự khẳng định ý nghĩa của quá trình sản xuất. Giám đốc Phó giám đốc Phòng Marketing Phòng Kinh doanh Phòng Tổ chức Phòng Kế toán Phòng Điều hành Phòng Tài chính Trong đó phòng Tổ chức hành chính thực hiện các chức năng, nhiệm vụ sau: - Tham mưu cho Giám đốc và ban lãnh đạo công ty về tổ chức lao động, tiền lương, đào tạo và công tác văn phòng. - Công tác tổ chức sắp xếp, bố trí cán bộ công nhân viên hợp lý trong toàn công ty nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, thực hiện đúng chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao động. - Nghiên cứu, đề xuất các phương án về lao động tiền lương, đào tạo phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn trên cơ sở thực tế của kế hoặch sản xuất. III. Quy trình quản lý và xử lý thông tin tại Công ty Các số liệu thu được từ các phòng ban, các tổ công tác được đưa về phòng Tổ chức hành chính. Tại đây nhân viên trong phòng sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp pháp của số liệu thu được đồng thời kiểm tra công việc đánh giá các thông tin thu được theo quy định thống nhất. Công việc kiểm tra tiến hành theo phương pháp thủ công, nếu dữ liệu sai sót thì yêu cầu kiểm tra lại để sửa. Dữ liệu kiểm tra được lưu giữ ở phòng hoặc có thể trình cho cấp trên xem xét. Phòng có nhiệm vụ lưu giữ hồ sơ nhân viên và giải quyết các nghĩa vụ quyền lợi cho người lao động. Các số liệu thống kê chủ yếu là tạo lập các bảng biểu, báo cáo dựa trên số liệu thu thập được. Các thông tin được cập nhật điều tra định kỳ theo một khoảng thời gian nào đó, sau mỗi lần tổ chức một cuộc điều tra mới, cơ sở dữ liệu lại được cập nhật. Thực chất cơ sở dữ liệu là tiến hành một cuộc điều tra tương tự các cuộc điều tra trước đó. Mặt khác, cơ sở dữ liệu cũng có thể được cập nhật từ một cuộc điều tra được tiến hành trước đó. Thông tin dữ liệu độc lập, không liên kết với nhau, được quản lý trên hệ thống tin học văn phòng. IV. Sự cần thiết của đề tài Công ty bao gồm 6 phòng ban và 10 tổ công tác với gần 500 cán bộ công nhân viên. Mỗi phòng ban, tổ công tác thực hiện nhiệm vụ, chức năng nhất định, trong đó phòng tổ chức hành chính (phòng quản lý nhân sự) của Công ty với nội dung sau: - Tuyển chọn, đánh giá phát triển và đào tạo nguồn nhân lực. - Đề bạt, thuyên chuyển cán bộ, buộc thôi việc, cho thôi việc cán bộ. - Công tác quản lý về BHXH, BH y tế, các quyền lợi của người lao động. - Giúp lãnh đạo giải quyết các vấn đề về nhân lực. - Cung cấp các thông tin về nhân sự, hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của lãnh đạo. - Cung cấp thông tin cho các đối tượng khác có liên quan khi họ nhu cầu. - Tính lương cho cán bộ công nhân viên dựa trên quan điểm của nhà nước trả lương. - Đưa ra các bảng biểu thiết kế, các thông tin kết xuất theo yêu cầu các phòng ban có liên quan, các cấp lãnh đạo. - Thống kê, in ấn dữ liệu về bất cứ thời điểm nào, về bất kỳ nhân viên nào theo yêu cầu đột xuất của lao động. Với khối lượng công việc nêu trên, nếu quản lý thủ công thì sẽ có nhiều bất tiện như: - Bộ phận quản lý cần nhiều nhân lực. - Tốn nhiều thời gian trong tra cứu và lập báo cáo. - Gây nhiều bất tiện trong việc quản lý sổ sách. - Cụ thể muốn tìm một người nào đó, người quản lý tốn khá nhiều thời gian để tìm mà công việc thì không quá phức tạp. - Về báo cáo tốn nhiều thời gian. Xuất phát từ những nhược điềm của hoạt động quản lý thủ công, việc tin học hoá công tác quản lý là việc làm hợp lý và cần thiết. Với số lượng cán bộ công nhân viên khá lớn, việc áp dụng tin học sẽ tạo ra một kết quả lớn không những giảm bớt số lượng cán bộ mà cho phép cập nhật tra cứu số lượng một cách nhanh chóng, chính xác và dễ sử dụng. Vì vậy mà em chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty vận tải hành khách số 14 Hà Nội”. Mục đích của việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý nhân sự đó là giảm thiểu xử lý thủ công vừa tốn kém cả sức người, sức của đồng thời đem lại độ chính xác không cao. Ngoài việc tiến hành xử lý một cách thủ công đòi hỏi thời gian lao động tương đối dài trong khi đó tính chất quan trọng nhất của thông tin là tính thời điểm. Với hệ thống thông tin mới sẽ đảm bảo cho việc cập nhật số liệu được diễn ra một cách nhanh chóng, thường xuyên, từ đó mà phục vụ tốt cho nhu cầu về quản lý. Chương II Cơ sở phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý I. Thông tin 1. Khái niệm thông tin Thông tin là sự phản ánh ghi chép hiện tượng sự vật nào đấy trở thành dữ liệu và dữ liệu đó phải biến thành tri thức của chủ thể nhận phản ánh. Đối tượng được phản ánh Chủ thể nhận phản ánh Tri thức hoá Phản ánh Thông tin kinh tế là một tập hợp các dữ liệu kinh tế có ý nghĩa đối với một đối tượng nhận tin nhất định, có quan hệ với một đối tượng trong một khuôn khổ, một nhiệm vụ cụ thể. Thông tin kinh tế đóng một vai trò hết sức quan trọng nhằm giúp cho người lãnh đạo đưa ra được những quyết định đúng đắn kịp thời trong quá trình quản lý. Bởi vì chỉ có trên cơ sở các thông tin chính xác kịp thời các cấp lãnh đạo mới có khả năng đưa ra những quyết định phù hợp với các yêu cầu của các lĩnh vực và đối tượng quản lý trong một phạm vi không gian và thời gian. 2. khái niệm hệ thống thông tin Đứng dưới mỗi góc độ khác nhau thì khái niệm về hệ thống thông tin được hiểu theo những khía cạnh khác nhau. Nhưng nhìn chung hệ thống thông tin thường được hiểu là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu... thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được biểu hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (sourses) và được xử lý bởi hệ thống với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến đích (Destination) hoặc được cập nhật vào kho lưu trữ (Storage). Có thể mô tả các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin qua hình vẽ sau: Nguồn thông tin Phân phát thông tin Xử lý thông tin Nơi nhân thôngtin Thu thập thông tin Kho dữ liệu II. Các phương pháp thu thập thông tin Phương pháp phỏng vấn Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin: phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người trên thực tế, số người này không được nghi trên văn bản của tổ chức; Thu được những nội dung khái quát về hệ thống mà nội dung đó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. Phỏng vấn có thể tiến hành theo các bước sau: Chuẩn bị phỏng vấn Tiến hành phỏng vấn Nghiên cứu tài liệu Sử dụng phiếu điều tra Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu điều tra phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp. Chọn đối tượng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức sau: Chọn nhóm đối tượng có thiện chí, tích cực trả lời Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách Chọn mẫu có mục đích. Chẳng hạn chỉ có những đối tượng thoả mãn một điều kiện nào đó. Ví dụ đối tượng phải có từ hai năm công tác trở lên. Phân thành các nhóm: lãnh đạo, người sử dụng, quản lý, phục vụ... rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó. Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động...Phiếu điều tra cần phải được phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi. Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và một số câu hỏi mở. Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và có chất lượng người gửi phiếu phải là cấp trên của các đối tượng nhận phiếu. Phương pháp quan sát Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, có sắp xếp không, lưu trữ có khoá hoặc không có khoá... Quan sát có khi gặp khó khăn vì người quan sát sẽ không thực hiện giống như ngày thường. Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồn thông tin. Những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đương nhiên vấn được xem xét ở đây. Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn. Phải phỏng vấn nhân viên chịu trách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau và gặp những người quản lý họ. Khi phỏng vấn các câu hỏi cần phải chính xác hơn vì phân tích viên phải hiểu chi tiết. Cần lưu ý đến vai trò của người sử dụng và lợi thế khi có họ tham gia và vào đội ngũ phân tích. III. Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin ra Xác định cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL. Bước 1: Xác định đầu ra Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Sau khi xác định được các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra (có nghĩa là đã liệt kê xong các phần tử thông tin đầu ra) thì tiến hành chuẩn hoá dữ liệu. Việc tiến hành chuẩn hoá được tiến hành theo các mức. Chuẩn hoá mức1 (1.NF) Chuẩn hoá mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nừu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ người quản ly. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. IV. Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hoá Khái niệm cơ bản Thực thể (Entity). Thực thể trong mô hình logic dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Một thực thể có thể là nhân sự (công nhân viên, khách hàng, sinh viên); tổ chức (nhà cung cấp, doanh nghiệp cạnh tranh); nguồn lực hữu hình (tiền bạc, xe cộ, thiết bị, máy móc). Vấn đề quan trọng là cần phải hiểu rằng, khái niệm thực thể cho một sự liên tưởng tới một tập hợp các đối tượng có cùng các đặc trưng, chứ không phải một đối tượng riêng biệt. Thực thể khái quát. Khái niệm khái quát hoá rất hữu ích khi ta mô hình hoá những trường hợp phức tạp có nhiều thực thể gần giống nhau. Thuộc tính. Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Có ba loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh, thuộc tính quan hệ. Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của một thực thể. Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mỗi lần xuất của thực thể. Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể Công cụ mô hình hoá Sơ đồ luồng thông tin Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, viêc xử lý, viêc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: Xử lý Tin học hoàn toàn Giao tác người-máy Thủ công - Kho dữ liệu Tin học hoá Thủ công Dòng thông tin Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng tt nhưng trên góc độ nhìn trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Mục đích của sơ đồ DFD: Sơ đồ DFD là một công cụ để trợ giúp cho bốn hoạt động chính của nhà phân tích. Phân tích: DFD được dùng để xác định yêu cầu người sử dụng. Thiết kế: Nó cũng được dùng để vạch kế hoạch và minh hoạ các phương án cho nhà phân tích và người sử dụng xem xét khi thiết kế hệ thống mới. Liên lạc: Một trong những sức mạnh của DFD là tính đơn giản, dễ hiểu của nó đối với người phân tích và người sử dụng. Tài liệu: Việc dùng DFD trong đặc tả yêu cầu hình và đặc tả thiết kế hệ thống là một nhân tố làm đơn giản hoá chính trong việc tạo ra và chập nhận những tài liệu như vậy. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Kho dữ liệu Tệp dữ liệu Dòng dữ liệu Tên dòng dữ liệu Nguồn hoặc đích Tên người/bộ phận phát/nhận tin Tiến trình xử lý Tên tiến trình xử lý Tiến trình: Mỗi tiến trình có chức năng biến đổi thông tin vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ xung thông tin hoặc tạo thông tin mới. Dòng dữ liệu: Là việc chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình. Nó được chỉ ra sơ đồ bằng một mũi tên ở ít nhất một đầu. Mũi tên chỉ hướng của dòng thông tin. Kho dữ liệu: Các kho dữ liệu trong DFD biểu diễn cho thông tin cần phải giữ trong một khoảng thời gian để một hoặc nhiều tác nhân truy nhập vào nó. Tác nhân ngoài: Là một người hoặc một nhóm người hoặc một tổ chức ở ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống. Tác nhân trong: Là một chức năng hay một tiến trình bên trong hệ thống miêu tả ở trạng thái khác của mô hình V. Thiết kế hệ thống thông tin Trong một doanh nghiệp, một tổ chức tồn tại ba hệ thống có quan hệ mật thiết với nhau: Hệ thống ra quyết định là một bộ phận đầu não của tổ chức các doanh nghiệp nơi ban hành các quyết định quản lý cũng như là nơi thực hiện các công việc quản lý khác. Hệ thống doanh nghiệp: Có nhiệm vụ biến yếu tố đầu vào thành yếu tố đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh. Hệ thống này tách, nghiên cứu dữ liệu và phần xử lý riêng biệt. Hệ thống này chia việc nghiên cứu, tiếp cận theo từng mức. Có ba mức: + Mức quan niệm + Mức tổ chức + Mức kỹ thuật Việc phân chia theo ba mức sẽ cho ta giải pháp giải quyết mâu thuẫn giữa khối lượng xử lý và tốc độ xử lý. Hệ thống thông tin: Bảo đảm mối liên hệ giữa hai hệ thống nói trên. Nó cung cấp thông tin sau khi đã phân tích các dữ liệu thu thập được từ hệ thống tác nghiệp cho hệ thống ra quyết định. Nó chuyển các chỉ thị từ hệ thống ra quyết định tới hệ thống tác nghiệp sau khi đã diễn dịch các chỉ thị đó. Việc thiết kế và phân tích được tiến hành qua các bước sau: + Nghiên cứu thực tế + Xây dựng các mô hình quan niệm dữ liệu, mô hình xử lý quan niệm dữ liệu, mô hình tổ chức xử lý. + Hợp thức hoá + Xây dựng mô hình dữ liệu logic + Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu chương III Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Vận tải hành khách số 14 Hà Nội I. Phân tích các luồng thông tin Hệ thống thông tin quản lý chia làm 3 quá trình: Quá trình cập nhật thông tin (thông tin đầu ra) Quá trình xử lý thông tin Quá trình tổ chức in báo cáo (thông tin đầu ra) Các thông tin đầu vào Đối với hệ thống thông tin việc thu thập các thông tin đầu vào là một công việc rất cần thiết để phục vụ cho công tác phân tích, xử lý dữ liệu. Bao gồm những thông tin cơ bản về cán bộ công nhân viên: Sơ yếu lý lịch, Hồ sơ nhân viên. Thông tin phục vụ cho việc cập nhật bổ sung dữ liệu: Bảng thông tin cơ bản nhân viên Bảng thông tin lương của nhân viên Bảng thông tin chức vụ của nhân viên Bảng thông tin phòng ban của nhân viên Bảng thông tin trình độ chuyên môn của nhân viên Bảng thông tin quá trình công tác của nhân viên Bảng thông tin quá trình học tập của nhân viên Bảng thông tin các danh mục Thông tin đầu ra Thông tin đầu ra là những thông tin đã được xử lý và tổng hợp từ những thông tin đầu vào. Do đó, thông tin đầu ra thường là những thông tin chính xác, cô đọng đáp ứng nhu cầu quản lý. Thông tin đầu ra là những thông tin kết quả và thông tin này mang tính định kỳ theo thời gian như: Danh sách nhân viên của một phòng ban, danh sách phòng ban, báo cáo thâm niên công tác, quá trình học tập... Yêu cầu của hệ thống Cập nhật lý lịch nhân viên: Dùng để cập nhật nhân viên mới vào trong tập tin hồ sơ nhân viên của công ty. Điều chỉnh lý lịch nhân viên: Dùng để điều chỉnh thông tin về hồ sơ lý lịch của nhân viên trong Công ty. Xoá nhân viên: Khi một nhân viên trong Công ty thôi việc ta sử dụng chương trình này để xoá nhân viên đó ra khỏi tập tin hồ sơ nhân viên của Công ty. Báo cáo thông tin về nhân viên. Tìm kiếm nhân viên theo một tiêu thức nào đó. II. Phân tích thiết kế hệ thống Sơ đồ luồng thông tin IFD Thời điểm CBCNV Bộ phận QLNS Phòng ban chức năng Lãnh đạo Khi nhận vào cơ quan hoặc khi có sự thay đổi Khi có yêu cầu Thông tin từ cán bộ cung cấp Thông tin đã được xử lý chọn lọc Tiếp nhận xử lý các thông tin Nhập các thông tin đã xử lý CSDL NS In các báo cáo theo yêu cầu Các báo cáo Thông tin về nhân sự Các báo cáo 2. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD Quản lý nhân sự Cập nhật thông tin Cung cấp thông tin Khai thác Nhập thông tin mới Tìm kiếm, sửa thông tin Xoá bổ thông tin Hồ sơ nhân viên Lương nhân viên Tổng hợp Báo cáo Trợ giúp Sơ đồ luồng thông tin DFD Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý nhân sự HT QLNS PB chức năng Lãnh đạo CBCNV HSNS không hơp lệ Báo cáo QLNS Bảng kê tổng hợp Thông tin về nhân sự Hồ sơ nhân sự Thông tin bổ xung Sơ đồ mức 0 (sơ đồ DFD) 4.0 Truy Vấn TTNS 3.0 Lên báo cáo 2.0 Cập nhật thông tin nhân sự 1.0 Cập nhật HSCB PB chức năng PB chức năng Lãnh đạo CBCNV Hồ sơ nhân sự bổ xung D1: HSNS Thông tin về nhân sự Hồ sơ không hợp lệ Hồ sơ nhân sự Báo cáo Thông tin nhân sự Hồ sơ nhân sự 4. Sơ đồ cấu trúc DSD 5. Các tệp có trong chương trình Hồ sơ nhân viên Phòng ban Chức vụ Khen thưởng Kỷ luật Hợp đồng lao động Quá trình công tác Quá trình đào tạo Lương Danh mục dân tộc usertab III. Thiết kế giao diện 1. Hệ thống menu chương trình Chương trình quản lý nhân sự Giới thiệu Tra cứu Báo cáo Cập nhật Hệ thống Danh mục phòng ban Thoát Danh mục dân tộc Danh mục chức vụ Chức vụ Phòng ban Hồ sơ nhân viên Báo cáo thâm niên Bc nhân sự theo phòng ban Tim kiếm thông tin CBCNV theo phòng ban 3. Một số giao diện chương trình 3. Một số thuật toán được sử dụng Thuật toán đăng nhập chương trình BG Tạo màn hình logo Người sử dụng bắt đầu điều khiển chương trình Nhập mật khẩu End Thông báo Đ S 3.2. Thuật toán nhập dữ liệu BG End Mở form nhập Bấm nút thêm Nhập đủ thông tin Cập nhập Có nhập ko Kết thúc K Có Có K 3.3. Thuật toán xoá BG End Thiết lập môi trường làm việc Mở tệp CSDL Hiện ra màn hình thông tin cần xoá Bấm nút xoá Xoá Có xoá không Kết thúc K C C K  3.4. Thuật toán tìm kiếm End BG Có tìm tiếp ko Có bản ghi thoả mãn ko Hiện bản ghi cần kiểm tra Nhập thông tin cần tìm Thông báo K C C K 3.5. Thuật toán báo cáo BG End Mở báo cáo In báo cáo Nhập tiêu chuẩn báo cáo Mở form báo cáo Kết thúc Có báo cáo ko Có xem trước khi in K C C K Kết luận Trong xu thế quốc tế hoá và hội nhập đang diễn ra hết sức mạnh mẽ, mỗi quốc gia đều trở thành một mắt xích quan trọng của nền kinh tế thế giới, không có quốc gia nào dù lớn mạnh đến đâu lại đi ngược lại với xu thế đó mà vẫn có thể phát triển được. Nếu xét trong phạm vi một doanh nghiệp thì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đòi hỏi bộ máy quản lý phải có đầy đủ kiến thức tổng hợp và chuyên sâu về các lĩnh vực. Trong chiến lược về quản lý tin học giữ một vai trò hết sức quan trọng, nó cung cấp những thông tin cần thiết một cách nhanh chóng cho việc ra quyết định của người lãnh đạo. Tin học hoá quản lý là quá trình áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý với tốc độ cao và độ chính xác tối đa. Trên cơ sở nghiên cứu những lý luận cơ bản về vai trò của tin học trong lĩnh vực quản lý cùng với thời gian tìm hiểu thực tế việc áp dụng tin học trong quản lý tại Công ty Vân tải hành khách số 14 Hà Nội em đã hoàn thành đề án chuyên ngành với đề tài: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Vận tải hành khách số 14 Hà Nội”. Với kinh nghiệm còn non trẻ và đây là lần đầu tiên thực hiện chương trình nên đề tài sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Em mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn để đề án của em hoàn thành tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô và các bạn đã giúp em hoàn thành đề án này đặc biệt là thầy Trương Văn Tú đã tận tinh giúp đỡ em. Em xin chân thành cảm ơn! Danh mục tài liệu tham khảo TS. Trương Văn Tú - TS. Trần Thị Song Minh Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý Hà Nội - 2000 Trần Công Uẩn Giáo trình Cơ sở dữ liệu Access Những bài thực hành Visual FoxPro NXB Thống kê TS. Hàn Viết Thuận Giáo trình Công nghệ phần mềm TS. Hàn Viết Thận Giáo trình Cấu trúc dữ liệu và giải thuật Mục lục Lời nói đầu 3 Chương I: tổng quan về Công ty vận tải hành khách số 14 Hà Nội 5 I. Giới thiệu về Công ty 5 II. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 5 III. Quy trình quản lý và xử lý thông tin tại Công ty 6 IV. Sự cần thiết của đề tài 7 Chương II: cơ sở phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin 9 I. Thông tin 9 1. Khái niêm thông tin 9 2. Khái niêm hệ thống thông tin 9 II. Các phương pháp thu thập thông tin 10 1. Phương pháp phỏng vấn 10 2. Sử dụng phiếu điều tra 11 III. Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin ra 12 1. Chuẩn hoá mức 1 (1.NF) 12 2. Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) 12 3. Chuẩn hoá mức 3 (3.NF) 13 IV. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá 13 1. Khái niệm cơ bản 13 2. Công cụ mô hình hoá 14 2.1. Sơ đồ luồng thông tin 14 2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu 15 V. Thiết kế hệ thống thông tin 16 Chương III: phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty vận tải hành khách số 14 hà nội 18 I. Phân tích các luồng thông tin 18 1. Các thông tin đầu vào 18 2. Các thông tin đầu ra 18 3. Yêu cầu của hệ thống 19 II. Phân tích thiết kế hệ thống 19 1. Sơ đồ luồng thông tin 19 2. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ 20 3. Sơ đồ luồng dữ liệu 21 4. Sơ đồ cấu trúc 22 5. Các tệp có trong chương trình 22 III. Thiết kế giao diện 23 1. Hệ thống menu chương trình 23 2. Một số giao diện có trong chương trình 24 3. Một số thuật toán được sử dụng 27 3.1. Thuật toán đăng nhập chương trình 27 3.2. Thuật toán nhập dữ liệu 28 3.3. Thuật toán xoá bản ghi 29 3.4. Thuật toán tìm kiếm bản ghi 30 3.5. Thuật toán báo cáo 31 Kết luận 32 Danh mục tài liệu tham khảo 33