Đề tài Xây dựng phần mềm quản lý hàng tồn kho

Lời mở đầu Ngày nay trong xu thế phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin trên toàn thế giới, thông tin đã và đang đóng vai trò hết sức quan trọng. Bởi vì thông tin được hình thành từ nhiều nhân tố khác nhau, nó rất đa dạng và phức tạp, do đó việc xử lý thông tin ngày càng khó khăn hơn. chính vì vậy, công nghệ thông tin đang dần dần từng bươc được áp dụng vào các lĩnh vực của đời sống xã hội nhằm giảI quyết nhiều vấn đề xã hội khác nhau. Một trong những lĩnh vực phát triển nhất hiện nay là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý. Nhờ vào các công tác tin học hoá mà việc quản lý và điều hành trong các doanh nghiệp ngày càng được cảI thiện theo hướng tích cực. Trong các doanh nghiệp, thủ kho phảI thường xuyên cập nhật số liệu về lượng hàng xuất, nhập để có thể đáp ứng được nhu cầu. Việc cập nhật này hoàn toàn là thủ công, số hiệu được lưu trên giấy tờ, sổ sách. đến cuối thàng thì toàn bộ giấy tờ, sổ sách đó được chuyển lên bộ phận kế toán hàng tồn kho để cập nhật vào máy rồi xử lý để đưa ra báo cáo. Cuối mỗi tháng đặc biệt là cuối năm công việc này thường rất vất vả, khó khăn đối với kế toán hàng tồn kho. Đề tài : “Xây dựng phần mềm quản lý hàng tồn kho” được tực hiện nhằm giảm bớt các chi phí không cần thiết, nâng cao công tác quản lý hàng hoá, giảm thiểu những hạn chế quản lý xuất nhạp lưu kho bằng phương pháp thủ công hgiện nay. Cung cấp thông tin kịp thời cho cấp trên đồng thời khắc phục những sai sót trong công việc Chương 1: phương pháp luận về HTTT. Các khái niệm cơ bản về HTTT. 1.1 Khái niệm về dữ liệu và thông tin. Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Thông tin là thể nền của quản lý cũng như năng lượng là thể nền của mọi hoạt động. Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đích thực. Dữ liệu là thông tin đã được qua xử lý. 1.2 HTTT. HTTT là một ứng dụng và đầy đủ nhất các thành tựu của công nghệ, của tin học và của tổ chức. Nó là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu... thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong môt tập hợp các ràng buộc. Một httt gồm có các bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Httt thường gồm 2 loại: hệ thống chính thức và hệ thống không chính thức. 1.2.1 Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp. Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia thep nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Bảng phân loại HTTT thep lĩnh vực và mức ra quyết định Tài chính chiến lược Maketting chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược. Tài chính chiến thuật Maketting chiến thuật. Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính chiến tác nghiệp Maketting tác nghiệp. Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp 1.2.2 Mô hình biểu diễn HTTT. Cùng một HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của từng người mô tả. có 3 mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong. Mô hình lôgic mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lú mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lú và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời các câu hỏi “cái gì?” và “để làm gì?”. nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phậnm con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời các câu hỏi: cái gì? ai? ở đâu? và khi nào. Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý cua rhệ thống tuy nhiên không phải là cái nhing của người sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật. Mô hình giải đáp câu hỏi: như thế nào? Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quat của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn ngưới sử dụng, và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kĩ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình lồgic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. 1.3 Cơ sở dữ liệu (CSDL). Cơ sở dữ liệu được hiếu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức trên các thiết bị hiện đại của tin hóc, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người dùng khác nhau, với những mục đích khác nhau. Cơ sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm sau: Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó. Khi nói đến thực thể là nói đến một tập hợp các thực thể cùng loại. Trường dữ liệu để lưu trữ thông tin về từng thực thể người ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. Bản ghi (record): tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi. Bảng: toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. Phân tích, thiết kế một HTTT. 2.1 Mô hình của phân tích, thiết kế 1 HTTT. 2.2 Các phương pháp thường dùng để phát triển 1 HTTT. Mục đích của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợp vào trong hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển của hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. phương pháp được đề cập ở đây dựa vào 3 nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại để có cất trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1: sử dụng các mô hình. Nguyên tăc 2: chuyển từ cái chung sang cái riêng. Nguyên tắc 3: chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Nguyên tắc đi từ cái chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Thực tế người khẳng định rằng để hiểu tôt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển tin học hoá một hệ thống bằng nhiều khía cạnh chi tiết hơn. nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn. ở đây em trình bày phương pháp điển hình. Nó gồm có 7 giai đoạn. mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đợn được liệt kê. Nó sẽ được chi tiết trong phần tiếp theo. 2.3 Các công đoạn của phát triển 1 hệ thống. 2.3.1 Đánh giá yêu cầu. Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thức để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. Làm rõ yêu cầu. Đánh giá khả năng thực thi. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. 2.3.2 Phân tích chi tiết. Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có dự đánh giá thuận lợi về các yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đạt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thồng thông tin mới đạt được. Trên cơ sở nôị dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển hệ thống mới. để làm những việc đố giai đoạn phân tích chi tiết gồm những công đoạn sau đây. Lập kế hoạch phân tích chi tiết. Nghiên cứu môi trường hệ thống thức tại. Nghiên cứu hệ thống thực tại. Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. Đánh giá lại tính khả thi. Thay đổi đề xuất của dự án. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. 2.3.3 Thiết kế logic. Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thông sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhập vào. mô hình logic sẽ phải được những ngươi sử dụng xem xét và chuẩn y. thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu. Thiết kế xử lý. Thiết kế các luồng dữ liệu vào. Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. Hợp thức hoá mô hình logic. 2.3.4 Đề xuất các phương án của HTTT mới. Mô hình logic của hệ thống mô tả cái mà hệ thống náy sẽ làm. khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi ngưới sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. đó là việc xây dựng các phương án giải pháp khác nhau để cụ thể mô hình logic. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình logic vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Tất nhiên ngưới sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí của việc tạo ra chúng rất lớn. Các công đoạn của gai đoạn đề xuất các phương án giải pháp: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộn tổ chức. Xây dựng các phương án của giải pháp. Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án và giải pháp. 2.3.5 Thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: trước hết là một tài liệu bao hàm chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kĩ thuật, và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện cuả phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài la: Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. Thiết kế chi tiết các giao diện( vào/ra). Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. Thiết kế các thủ tục thủ công. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. 2.3.6 Triển khai HTTT. Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiềm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như bản hướng dẫn sử dụng và các thao tác cũng như các tài liệu mô tả có liên quan. Các hoạt động chính của triển khai thực hiện kĩ thuật hệ thông là như sau: Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật. Thiết kế vật lý trong. Lập trình. Thử nghiệm hệ thống. Chuân bị tài liệu. 2.3.7 Cài đặt, bảo trì hệ thống. Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch cài đặt. Chuyển đổi. Khai thác và bảo trì. Đánh giá. 3. HTTT quản lý hàng tồn kho. Httt hàng tồn kho cũng giống như httt quản lý thông thường, ngoài ta nó còn có thêm một số nghiệp vụ mới đó là quản lý lượng tồn xuất hàng tồn trong kho. 4. Giới thiệu hệ quản trị CSDL Access và ngôn ngữ lập trình VB. 4.1 Hệ quản trị CSDL. Microsof access là một phần mềm do hãng microsoft phát hành trong bộ microsoft office. Nó có một giao diện tinh xảo dễ dùng để tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu. Vì vậy chúng được sử dụng rất phổ biến ở nước ta và nhiều nơi trên thế giới. Dữ liệu trên microsoft access được tổ chức trên một file duy nhất*.mdb. trên file dữ liệu được tổ chức thành bảng có mối quan hệ với nhau và ta có thể thao tác với cơ sở dữ liệu thông qua câu truy vấn. Câu truy vấn la lệnh cơ sở dữ liệu để lấy về các mẩu tin. Sử dụng câu truy vấn ta có thể lấy dữ liệu từ một hay nhiều t rường trong một hay nhiều bảng. 4.2 Ngôn ngữ lập trình VB. Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng vai trò quan trọng đến việc thành công của chương trình. Các ngôn ngữ được đánh giá bởi các tiêu thức như mức độ hỗ trợ cho người lập trình khả năng trong công việc thiết lkế giao diện, sự đáp ứng yêu cầu trong quản lý cơ sở dữ liệu, yêu cầu về phần mềm, tính thông dụng. Ngôn ngữ VB có nhiều ưu điểm thể hiện qua những chức năng ưu việt: Vb gắn liền với khái niệm lập trình trực quan với giao diện người dùng đồ hoạ tức là khi thiết kế chương trình người dùng nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện. Vb cho phép sửa đổi nhanh chóng hình dáng, kích thước, màu sắc của các đối tượng có trong ứng dụng. Vb có khả năng kết hợp với ác thủ tục cuat thư viện liên kết động DDL. Nó có thể dễ dàng sử dụng các chức năng sẵn có của windows thông qua OLE của microsoft. Phương pháp lập trình sự kiện của VB làm cho việc xây dựng chương trình đơn giản rất nhiều. VB cho phép xây dựng dễ dàng các chương trình và các ứng dụng trên Internet. Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho. 2.1. Phân tích hệ thống thông tin. 2.1.1. Sơ đồ chức năng kinh doanh. (BFD). 2.1.2. Sơ đồ luồng thông tin. (DFD). 2.1.3. Sơ đồ luồng dữ liệu (IFD). IFD của nghiệp vụ xuất kho cũng tương tự như của nghiệp vụ nhập kho. 2.2. Thiết kế hệ thống thông tin. 2.2.1. Thiết kế CSDL. Bảng admin: Tên trường Độ rộng Kiểu Mô tả User 50 Var character Tên người dùng Pass 50 Var character Mật khẩu Bảng danh mục hàng hoá: Tên trường Độ rộng Kiểu Mô tả MaHH 10 Text Mã hàng hoá TenHH 50 Text Tên hàng hoá DVT 10 Text Đơn vị tính GiaNhap Number Gía nhập GiaBan Number Giá bán TonKho Number Lượng tồn kho XuatXu 50 Text Xuất xứ Bảng danh mục nhân viên: Tên trường Độ rộng Kiểu Mô tả MaNV 10 Text Mã nhân viên TenNV 50 Text Tên nhân viên NgaySinh Date/Time Ngày sinh GioiTinh Number Giới tính QueQuan 50 Text Quê quán DiaChi 50 Text Địa chỉ DT 10 Text Điện thoại MucLuong number Mức lương Bảng danh mục kho hàng: Tên trường Độ rộng Kiểu Mô tả MaKho 50 Text Mã kho TenKho 50 Text Tên kho DiaChi 50 Text Địa chỉ DienThoai 50 Text Điện thoại Bảng danh mục khách hàng: Tên trường Độ rộng Kiểu Mô tả MaKH 10 Text Mã khách hàng TenKH 50 Text Tên khách hàng DiaChi 50 Text Địa chỉ DT 10 Text Điện thoại GhiChu 50 Text Ghi chú Bảng danh mục nhà cung cấp: Tên trường Độ rộng Kiểu Mô tả MaNCC 10 Text Mã nhà cung cấp TenNCC 50 Text Tên nhà cung cấp DiaChi 50 Text Địa chỉ DT 10 Text Điện thoại GhiChu 50 Text Ghi chú Bảng phiếu nhập kho: Tên trường Độ rộng Kiểu Mô tả SoHHDB 10 Text Số hiệu hoá đơn xuất kho MaKH 10 Text Mã khách hàng NgayBan Date/Time Ngày bán MaNV 10 Text Mã nhân viên MaKho 10 Text Mã kho Bảng phiếu xuất kho: Tên trường Độ rộng Kiểu Mô tả SoHHDM 10 Text Số hiệu phiếu nhập kho MaNCC 10 Text Mã nhà cung cấp NgayMua Date/Time Ngày nhập MaNV 10 Text Mã nhân viên MaKho 10 Text Mã kho 2.2.2. Thiết kế giải thuật. 2.2.3. Thiết kế giao diện. Một số giao diện chính: Kết luận Lĩnh vực quản lý hàng tồn kho hiện nay vẫn còn quản lý bằng phương pháp thủ công vì thế nó tốn rất nhiều chi phí và thời gian không cần thiết. Hiện nay các doanh nghiệp đề theo hướng sản xuất dựa trên những dây chuyền lớn thì việc quản lý hàng hoá đòi hỏi phảI tin học hoá quản lý. Nhưng các doanh nghiệp đều có những điều kiện về kinh tế, kĩ thuật và trình độ nhân viên khác nhau, vì thế các doanh nghiệp phảI biết phân tích kĩ các nghiệp vụ để chọn lựa và xây dựng phần mềm phù hợp. Việc em chọn đề tài này cũng một phần do yêu cầu đó hiện nay. Chương trình được xây dựng hoàn toàn trên hướng mở để có thể hoàn thiện và nâng cấp trong tương lai. Tuy nhiên, đây chưa phải là một phần mềm hoàn chỉnh do còn nhiều hạn chế về sự hiểu biết, về mặt thực tế cũng như vấn đề thời gian. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn những góp ý, chỉ bảo của thầy giáo ThS. Nguyễn Văn Thư đã giúp đỡ em hoàn thành đề án môn học . Tài liệu tham khảo [1] Visual Basic 21 ngày. [2] Sách tự học Visul Basic điện tử. [3] Giáo trình VB 6.0.NET. [4] Giáo trình kế toán máy. [5] Giáo trình cơ sở dữ liệu SQL, Microsoft Access Mục lục Trang