Đề tài Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự, tiền lương công ty Hồng Quảng

ộc lập như một phần mềm thực sự chạy trong môi trường Windows. + Có thể dễ dàng truy xuất và điều khiển cơ sở dữ liệu của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: Access, Foxpro, Dbase, và đặc biệt hơn là các chương trình xử lý mẹ giống như Access. + Visual basic dễ bảo trì hơn, cho phép dễ dàng xây dựng các dự án và các ứng dụng vào Internet. Vì vậy, em quyết đinh chọn ngôn ngữ lập trình Visual basic để lập trình và Microsoft Access để tổ chức cơ sở dữ liệu cho chương trình “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương” của công ty Hồng Quảng. 1.3.5 Những người được hưởng lợi + Đối với toàn bộ công ty: Quản lý nhân sự - tiền lương giúp việc quản lý nhân sự được đơn giản, dễ dàng hơn. Quản lý chặt chẽ quá trình làm việc của nhân viên trong công ty cùng các kết quả mà họ làm được. Từ đó mà công ty có thể chọn ra được những nhân viên tốt, và có những chính sách thưởng phạt phù hợp. Làm giảm nhẹ công tác quản lý nhân sự, giúp việc quản lý nhân sự nhanh chóng, chính xác và không nhàm chán. + Đối với nhà quản lý: Quản lý nhân sự - tiền lương cung cấp cho nhà quản lý nhiều công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp nhà quản lý nhanh chóng thống kê, phân tích, đánh giá tình hình và năng lực của từng nhân viên của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai. + Đối với nhân viên: Quản lý nhân sự - tiền lương cho phép nhân viên quản lý một cách hiệu quả thời gian và công việc của mình. Đồng thời, biết được năng lực của mình so vơi đồng nghiệp để có những kế hoạch phấn đấu trong tương lai. CHƯƠNG ll PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNGTẠI CÔNG TY HỒNG QUẢNG Công nghệ thông tin ngày càng phát triển, song song với nó là sự phát triển của phần mềm. Ứng dụng của phần mềm đã len lỏi vào hầu hết các lĩnh vực của đời sống trong đó có lĩnh vực quản lý. Quản lý nhân sự - tiền lương cũng không còn xa lạ với các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, cùng với những lợi ích mà một phần mềm quản lý mang lại như giúp việc quản lý dễ dàng hơn, giảm sai xót trong quá trình quản lý, tránh nhàm chán và hỗ trợ ra quyết định,…cũng có nhiều khó khăn: cần có đội ngũ nhân viên am hiểu phần mềm, việc bảo trì phần mềm cần sự chuyên nghiệp, việc xây dựng phần mềm có nhiều khó khăn và tốn kém. Vì vậy, các nhà xây dựng phần mềm cần có kiến thức sâu rộng về quy trình phát triển phần mềm, các phương pháp xây dựng phần mềm, và am hiểu về quy trình nghiệp vụ của công ty, để từ đó có thể lựa chọn một phương pháp phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động của công ty. Ở chương này em xin đề cấp đến một số vấn đề phương pháp luận về xây dựng phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng. 2.1 Khái quát chung về phần mềm 2.1.1 Khái niệm về phần mềm Ngày nay, khi phần mềm tin học đã phát triển đến đỉnh cao và trở thành một phần tử chủ chốt của các hệ thống dựa trên máy tính thì định nghĩa phần mềm được hiểu một cách chính xác. Theo tiến sỹ Roger Pressman một chuyên gia về công nghệ phần mềm của Mỹ đưa ra khái niệm. Phần mềm là một tổng thể gồm ba thành phần chính: Các chương trình máy tính. Các cấu trúc dữ liệu để chương trình xử lý các thông tin thích hợp. Các tài liệu mô tả phương thức sử dụng phần mềm. 2.1.2 Cấu hình phần mềm và các đặc trưng của phần mềm Cấu hình phần mềm là quá trình phát triển một phần mềm. Cấu hình phần mềm gồm các thành phần được biểu diễn theo hình vẽ: cấu trúc dữ liệu Chương trình làm việc Văn bản chương trình Thiết kế Đặc tả yêu cầu Kế hoạch Đặc tả kiểm thử Các đặc trưng của phần mềm Phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng là một phần mềm quản lý mang tính chất, đặc thù riêng của một công ty xây dựng, với những quy chế quản lý nhân sự và trả lương đặc thù của công ty. Tuy nhiên, phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng vẫn mang những đặc trưng chung của một phần mềm: + Phần mềm không phải là thành phần kỹ thuật được hiểu theo nghĩa lắp ráp mà mang yếu tố lô gíc, tức mỗi phần mềm được sản xuất ra dựa trên ý tưởng của người chế tác phần mềm. + Phần mềm khác với các sản phẩm của nền công nghệ thông thường sẽ bị hao mòn đi trong quá trình sử dụng mà ngược lại giá trị của phần mềm càng tăng khi càng đông người sử dụng. + Phần mềm hàm chưa một khối lượng trí thức rất lớn được tạo ra dựa vào trí tuệ của nhà sản xuất phần mềm. + Phần mềm dễ dàng được nhân bản, chuyển giao và vận chuyển. + Phần mềm được xây dựng theo đơn đặt hàng chứ không lắp ráp từ các thành phần có sẵn. 2.1.3 Vòng đời phát triển của phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương Vòng đời phát triển của phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương được biểu diễn bằng mô hình dưới đây gọi là mô hình thác nước. Công nghệ hệ thống Phân tích Thiết kế Mã hoá Kiểm thử Bảo trì Công nghệ hệ thống: Phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương là một bộ phận của một hệ thống quản lý nhân sự - tiền lương. Do đó, khi nghiên cứu phần mềm phải đặt trong mối liên hệ chặt chẽ với các thành phần khác của hệ thống quản lý như phần cứng, nhân tố con người, cơ sở dữ liệu,…để có thể hiểu một cách chính xác và rõ ràng hơn phần mềm. Phân tích yêu cầu phần mềm: Trong quá trình phát triển phần mềm, ta phải phân tích các chức năng cần có của phần mềm, các giao diện để phần mềm có thể hoạt động tốt và thoả mãn nhu cầu của từng doanh nghiệp. Thiết kế: Thiết kế phần mềm là một tiến trình nhiều bước nhằm tạo ra một khung chuẩn cho phần mềm tập trung vào 4 thuộc tính phân biệt của chương trình là: + Cấu trúc dữ liệu + Kiến trúc phần mềm + Các thủ tục + Các đặc trưng giao diện Mã hoá: Thiết kế phần mềm là thiết kế cái khung bên ngoài có thể nhìn thấy được của phần mềm. Nhưng để biến những thiết kế đó thành một phần mềm hoàn chỉnh chạy trên máy tính thì phải mã hoá phần mềm, tức là dịch những thiết kế đó thành ngôn ngữ máy mà máy tính có thể đọc và hiểu được. Kiểm thử: Đây là tiến trình tập trung vào phần lôgic bên trong của phần mềm, để đảm bảo rằng tất cả các câu lệnh đều được kiểm tra và cho kết quả phù hợp với dữ liệu. Bảo trì: Hệ thống được cài đặt và được đưa vào ứng dụng thực tế. Đây là giai đoạn dài nhất trong vòng đời phát triển của phần mềm. Trong quy trình này, mỗi giai đoạn ở phía trước sẽ tác động tới tất cả các giai đoạn ở phía sau. Tức là công nghệ hệ thống giai đoạn đầu tiên và nó tác động đến 5 giai đoạn còn lại. Đến lượt mình công đoạn phân tích chịu tác động của công đoạn công nghệ hệ thống nhưng nó lại bao trùm, tác động lên 4 công đoạn còn lại. Nghiên cứu để hiểu rõ từng giai đoạn và có biện pháp thích hợp để tác động vào từng giai đoạn đó nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm. 2.2 Các phương pháp thiết kế phần mềm 2.2.1 Phương pháp thiết kế từ trên xuống (Top down design) Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá. Nội dung của phương pháp: Trước hết người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán người ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính. Sau đó thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất hoàn chỉnh. Minh hoạ cho phương pháp này, chúng ta xét bài toán thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng. Mục đích của bài toán là thiết kế một hệ thống các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự. Phân tích bài toán: Số liệu ban đầu Thông tin nhân viên (TTNhanVien) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả 1 MaNV Text 5 Mã nhân viên 2 TenNV Text 40 Tên nhân viên 3 NgaySinh Date/time 8 Ngày sinh 4 GioiTinh Text 3 Giới tính 5 NoiSinh Text 50 Nơi sinh 6 QueQuan Text 50 Quê quán 7 QuocTich Text 20 Quốc tịch 8 DanToc Text 10 Dân tộc 9 TonGiao Text 10 Tôn giáo 10 HonNhan Text 15 Hôn nhân 11 SoCMT Number Double Số chứng minh thư 12 NgayCap Date/time 8 Ngày cấp 13 NoiCap Text 15 Nơi cấp 14 DCLienLac Text 50 Địa chỉ liên lạc 15 Email Text 50 Địa chỉ email 16 DienThoai Number Double Điện thoại 17 NgayVaoCQ Date/time 8 Ngày vào cơ quan 18 NgayKT Date/time 8 Ngày kết thúc 19 ChucVu Text 20 Chức vụ 20 PhongBan Text 20 Phòng ban 21 TrinhDoVH Text 20 Trình độ văn hoá 22 NgoaiNgu Text 20 Ngoại ngữ Các phép toán xử lý Vào số liệu cho tệp nhân sự Tìm kiếm, hiển thị, xoá , sửa nhân viên Lập báo cáo thông tin nhân viên theo phòng ban, chức vụ, trình độ, … Module chính được chia làm 3 phần Module quản lý doanh mục Module quản lý thông tin nhân viên Module lập báo cáo Phác thảo tổng quan Phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương Quản lý danh mục Quản lý thông tin nhân viên Lập báo cáo Module quản lý danh mục làm các công việc chính là: Cập nhật danh mục phòng ban Cập nhật danh mục chức vụ Cập nhật danh mục dân tộc Cập nhật danh mục tôn giáo … Module quản lý thông tin nhân viên làm các công việc chính là: Cập nhật thông tin nhân viên Cập nhật thông tin quan hệ gia đình … Module lập báo cáo làm các công việc chính sau: Lập báo cáo nhân viên theo phòng ban Lập báo cáo nhân viên theo trình độ Lập báo cáo chi tiết thông tin nhân viên … Nếu coi mỗi công việc là một module ta sẽ có phác hoạ sau: Phần mềm quản lý nhân sự Quản lý danh mục Quản lý thông tin nhân viên Lập báo cáo Quản lý danh mục Quản lý danh mục Quản lý danh mục Quản lý danh mục Thêm thông tin nhân viên Sửa thông tin nhân viên Tìm kiếm thông tin nhân viên BC Chi tiết thông tin nhân viên BC nhân viên theo phòng ban BC nhân viên theo chức vụ 2.2.2 Phương pháp thiết kế từ dưới lên (Bottom up design) Tư tưởng của phương pháp này ngược lại với phương pháp Top down design. Trước hết ngừời ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyêt thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới, do vậy phương pháp có tên gọi là thiết kế từ đỉnh xuống. Vì ở công ty Hồng Quảng chưa có phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương nên em sử dụng phương pháp thiết kế từ trên xuống. 2.3 Quy trình xây dựng phần mềm Xây dựng một phần mềm quản lý gồm 6 quy trình: - Quy trình 1: Xây dựng hợp đồng phần mềm. Quy trình 2: Xác định yêu cầu. Quy trình 3: Phân tích thiết kế phần mềm Quy trình 4: Lập trình. Quy trình 5: Test Quy trình 6: Triển khai 2.3.1 Quy trình 1: Xây dựng hợp đồng phần mềm + Mục đích: Nghiên cứu, đề xuất giải pháp kỹ thuật, tiến hành xây dựng hợp đồng với khách hàng, theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng, tổ chức thanh lý, thanh toán hợp đồng và lập hồ sơ tổng quát về quy trình hợp đồng phần mềm. Các bước thực hiện: Xây dựng hợp đồng phần mềm với khách hàng. Theo dõi thực hiện hợp đồng với khách hàng. Thanh toán thanh lý hợp đồng phần mềm. Bắt đầu Nghiên cứu đề xuất Lập giải pháp Xây dựng hợp đồng Trao đổi hợp đồng Thanh toán thanh lý hợp đồng Báo cáo quy trình 1 Kết thúc 2.3.2 Quy trình 2: Xác định yêu cầu phần mềm Mục đích: Sau khi đã có hợp đồng phần mềm với khách hàng, hợp đồng được chuyển sang để xác định nhu cầu của khách hàng về sản phẩm tương lai. Yêu cầu đặt ra là phải lượng hoá các dạng mô hình. Các bước thực hiện: Phân tích nghiệp vụ chuyên sâu. Lập mô hình hoạt động của hệ thống. Lưu đồ quy trình xác định yêu cầu người sử dụng Bắt đầu Lập kế hoạch xác định yêu cầu Xác định yêu cầu người sử dụng Phân tích nghiệp vụ Lập mô hình hệ thống Báo cáo quy trình 2 Quản trị viên dự án duyệt Không duyệt Kết thúc Duyệt Các công cụ được sử dụng tiến hành phân tích mô hình hoạt động hệ thống: BFD, IFD, DFD… Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) Mục đích: Tiếp cận logic tới việc phân tích hệ thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống toàn bộ hệ thống tổ chức. Một BFD đầy đủ gồm: - Tên chức năng - Mô tả có tính chất tường thuật - Đầu vào của chức năng - Đầu ra của chức năng - Các sự kiện gây ra sự thay đổi lỗi Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cái gì cần làm chứ không chỉ ra làm thế nào. Tất cả đều quan trọng và cần xử lý như nhau một phần của cùng một cấu trúc. Sơ đồ luồng thông tin Sơ đồ lưồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới bằng các sơ đồ. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng thông tin: Thủ công Giao tác người máy Tin học hoá hoàn toàn Thủ công Tin học hoá - Xử lý - Kho lưu trữ dữ liệu - Điều khiển Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Mục đích: Trợ giúp các hoạt động sau Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu với người phân tích và người dùng Tài liệu: Đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế hệ thống là nhân tố làm đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu. Phân tích DFD: Để xác định yêu cầu của người sử dùng Thiết kế: Phục vụ việc lập kế hoạh và minh hoạ cho các nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu Tên người/ Bộ phận phát/ Nhận tin Tên tiến trình xử lý Tên dòng dữ liệu Tệp dữ liệu Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu 2.3.3 Quy trình 3 :Thiết kế phần mềm Mục đích: Sau khi quy trình xác định yêu cầu phần mềm, trên cơ sở hồ sơ của giai đoạn phân tích ta chuyển sang quy trình thiết kế nhằm xác định hồ sơ tổng thể các vấn đề thiết kế phần mềm từ tổng quát tới chi tiết. Thiết kế là chìa khoá dẫn đến thành công của một dự án. Thiết kế là một quá trình đòi hỏi tính sáng tạo, tinh tế và hiểu biết sâu sắc của người thiết kế.Thiết kế phần mềm cung cấp cách biểu diễn phần mềm có thể được xác nhận về chất lượng, là cách duy nhất mà chúng ta có thể chuyển hoá một cách chính xác các yêu cầu của khách hàng thành sản phẩm hay hệ thống phần mềm cuối cùng. Các bước thực hiện: Thiết kế cấu trúc phần mềm. Thiết kế kỹ thuật. + Thiết kế dữ liệu. + Thiết kế chương trình. + Thiết kế giao diện. Lưu đồ quy trình thiết kế Bắt đầu Lập kế hoạch thiết kế Thiết kế kiến trúc PM Duyệt thiết kế kiến trúc Không duyệt Hồ sơ thiết kế Thiết kế giao diện Thiết kế chương trình Thiết kế thủ tục Thiết kế dữ liệu Duyệt Kết thúc Thiết kế cơ sở dữ liệu: Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra Bước 1: Xác định các thông tin đầu ra - Liệt kế toàn bộ cá thông tin đầu ra - Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận chúng Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra - Đầu tiên liệt toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách - Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. - Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc được suy ra từ các thuộc tính khác. - Gạch chân các thuộc tính làm khoá chính cho các thông tin đầu ra. Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF): Chuẩn hoá mức một quy định rằng trong mỗi danh sách không được chứa các thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Sau đó gắn thếm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng. Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF): Chuẩn hoá mức hai quy định rằng trong mỗi danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hoàn toàn vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt tên cho danh sách mới này một tên hợp lý. Thực hiện chuẩn hoá mức 3(3.NF): Chuẩn hoá mức ba quy định rằng trong một danh sách không cho phép sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính này phụ thuộc hàm vào thuộc tính kia thì phải tách chúng ra thành các thuộc tính khác có quan hệ với nhau. Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu Sau khi thực hiện bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách, mỗi danh sách liên quan đến một đối tượng quản lý. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo ra một danh sách chung, bằng cách tâp hơp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ - Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp - Xác định độ dài cho một thuộc tính, tính độ dài cho các bản ghi. Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu: Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm: -Thuộc tính: Là đặc trưng của thực thể. Thuộc tính liên quan đến các kiểu thực thể, còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể. Có ba loại thuộc tính sau + Thuộc tính định danh: Là một hay nhiều thuộc tính cho phép xác định duy nhất một thực thể. + Thuộc tính mô tả: Hầu hết các thuộc tính trong kiểu thực thể đều là thuộc tính mô tả. Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện trong một bảng Ví dụ: Với thực thể DMKhachHang gồm các trường: MaKH, TenKH, DiaChi, Fax, Email. Thuộc tính MaKH là khoá. Thuộc tính TenKH, DiaChi, DienThoai là thuộc tính mô tả. + Thuộc tính kết nối: Là thuộc tính được dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể này với một thực thể khác. - Thực thể: Được hiểu là tập hợp các đối tượng cùng loại dưới góc độ quan tâm của nhà quản lý. Có hai loại thực thể: Thực thể tài nguyên: Chỉ mô tả mà không giao dịch. Ví dụ thực thể DMKhachHang (MaKH, TenKH, DiaChi, DienThoai, Fax, Email). Thực thể giao dịch: Thể hiện các giao dịch Ví dụ thực thể HopDong (MaHD, MaNDD, NgayKyHD, MaNV, NoiDungHD). - Kiểu thực thể: Là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin. Các kiểu liên kết: 1 @ 1 Liên kết Một - Một Một lần xuất hiện của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất hiện của thực thể B và ngược lại. 1 @ N Liên kết Một - Nhiều Loại liên kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất hiện của thực thể A liên kết với một hay nhiều lần xuất hiện của thực thể B, nhưng mỗi lần xuất hiện thực thẻ B chỉ liên kết một lần với thực thể A. N @ M Liên kết Nhiều - Nhiều Mỗi lần xuất của A tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B và ngược lại, nhiều mỗi lần xuất của B tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B. Thiết kế giao diện: Những nguyên tắc cơ bản khi trình bày thông tin trên màn hình Theo Dumas và Galitz thì có những nguyên tắc cơ bản cho việc trình bày thông tin trên màn hình như sau: Đặt mọi thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên cùng một màn hình. Người sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác. Chỉ dẫn rõ cách thoát màn hình. Đạt giữa các tiêu đề và xếp đặt thông tin theo trục trung tâm. Nếu đầu ra gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự. Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng chữ in hoa, in thường, chữ gạch chân… và ngắt câu hợp lý. Đặt tên đầu cho mỗi cột Tổ chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc trong quản lý. Căn trái các cột văn bản và căn phải các cột số, vị trí dấu thập phân thẳng hàng Chỉ đặt màu khác biệt cho những thông tin quan trọng. Các quy tắc hữu ích vho việc thiết kế màn hình nhập liệu Khi nhập dữ liệu từ tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình nhập dữ liệu phải giống như tài liệu gốc Nên nhóm các trường trong màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng. Người dùng không phải nhập các thông tin mà chương trình có thể tìm được từ cơ sở dữ liệu hoặc tính toán được. Đặt tên các trường ở trên hoặc trước trường nhập Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp Sử dụng phím Tab để chuyển trường 2.3.4 Quy trình 4: Lập trình Mục đích: Trên cơ sở của hộ sơ thiết kế, bộ phận lập trình tiến hành chi tiết hoá các sơ đồ khối hay các lưu đồ để biến thành các bản vẽ thiết kế sản phẩm phần mềm nhưng bản thân công đoạn lập trình phải trung thành với thiết kế. Lập trình là một tiến trình dịch thiết kế chi tiết thành chương trình bao gồm tập hợp các dòng mã lệnh mã máy tính có thể hiểu được. Mỗi ngôn ngữ lập trình có những giới hạn nhất định do vậy dựa trên các đặc trưng của ngôn ngữ, chúng ta sẽ chọn ngôn ngữ phù hợp. Các bước thực hiện: Lập trình các thư viện chung Lập trình module Tích hợp hệ thống. Bắt đầu Lập kế hoạch lập trình Lập kế hoạch lập trình Lập trình module Tích hợp hệ thống Báo cáo quy trình lập trình Duyệt Không duyệt Duyệt Kết thúc 2.3.5 Quy trình 5: Test Mục đích: Sau khi đã có công đoạn lập trình, các lập trình viên tiến hành test chương trình và test toàn bộ phần mềm bao gồm test hệ thống, test tiêu chuẩn nghiệm thu nhằm đảm bảo có một phần mềm chất lượng cao. Quy trình test là quá trình đánh giá xem chương trình có phù hợp với những đặc tả yêu cầu và đáp ứng mong đợi của khách hàng không. Quá trình này phải được tiến hành thường xuyên sau mỗi giai đoạn sản xuất phần mềm. Quá trình này liên quan đến hai mục đích là “Phần mềm đáp ứng nhu cầu khách hàng và quá trình sản xuất không sai sót”. Các bước thực hiện: Lập kịch bản test. Test hệ thống. Test nghiệm thu. Bắt đầu Lập kế hoạch test Lập kịch bản test Test hệ thống Test nghiệm thu Ghi nhận sai sót Báo cáo quy trình test Duyệt Không duyệt Kết thúc Duyệt 2.3.6 Quy trình 6: Triển khai Mục đích: Đây là quy trình cuối cùng trong toàn bộ công đoạn khép kín của quy trình sản xuất phần mềm. Triển khai là một giai đoạn quan trọng, là một phần việc tất yếu đi kèm khi chuyển giao phần mềm, nên khi đánh giá thường chỉ quan tâm đến các chức năng và tính năng của hệ thống mà quên một điều quan trọng rằng đó là những tiềm năng sẵn có. Để đưa hệ thống cùng toàn bộ tính năng ưu việt của nó vào ứng dụng trong thực tế thì chỉ có quá trình triển khai tốt mới có thể biến các tiềm năng đó thành hiện thực. Tỷ lệ thất bại của phần mềm do quá trình triển khai vẫn đang chiếm một tỷ lệ rất cao mà nguyên nhân chủ yếu là do: Năng lực của người sử dụng còn hạn chế. Truyền đạt và thông tin không tốt. Phương pháp triển khai thiếu tính khoa học và không rõ ràng. Đào tạo người sử dụng là vấn đề không thể thiếu trong quá trình triển khai. Để người sử dụng có thể điều hành trôi chảy hệ thống mới, thông báo một số tình huống có thể xảy ra lỗi khi vận hành sản phẩm để người dùng biết cách xử lý. Các bước thực hiện: Cài đặt máy chủ Cài đặt máy mạng Vận hành phần mềm Hướng dẫn đào tạo sử dụng. Bắt đầu Lập giải pháp Lập kế hoạch triển khai Duyệt Không duyệt Cài đặt máy chủ Cài đặt máy mạng Vận hành Đào tạo sử dụng Báo cáo quy trình Kết thúc Duyệt Các phương pháp cài đặt Cài đặt trực tiếp Theo phương pháp này người ta thực hiện cài đặt trong thời gian ngắn, toàn bộ các công việc được thực hiện Hệ thống cũ Hệ thống mới Ưu điểm: Thực hiện trong thời gian ngắn, tổng kinh phí ít, do thời gian thực hiện ngắn nên việc chống đối khó có điều kiện thực hiện. Nhược điểm: Tính rủi ro cao, đòi hỏi chi phí tập trung, đòi hỏi nhân lực công nghệ thông tin, và việc quản lý căng thẳng. Áp dụng: cho các hệ thống thông tin nhỏ, ít rủi ro, người quản lý có kinh nghiệm chuyên nghiệp. Cài đặt song song Hệ thống thông tin mới sẽ hoạt động song song với hệ thống thông tin cũ trong thời gian khá dài. Khi hệ thống thông tin mới chứng tỏ được ưu việt của mình thì mới dừng hoạt động của hệ thống thông tin cũ. Hệ thống mới Hệ thống cũ Ưu điểm: phương pháp này cực kỳ an toàn, có thể chứng tỏ được tính ưu việt của hệ thống mới, có điều kiện so sánh kết quả của hai hệ thống, có thể chỉnh sửa được hệ thống mới, phát hiện được những vô lý của hệ thống cũ. Nhược điểm: tốn kém, quản lý khó, đòi hỏi nhân sự lớn, kéo dài nên có sự chống đối mạnh của hệ thống cũ. Áp dụng: trong các hệ thống mà đòi hỏi sự an toàn một cách sống còn. Chỉ nên áp dụng trong các hệ thống vừa và nhỏ, các hệ thống người sử dụng tương đối có kinh nghiệm. Cài đặt thí điểm cục bộ Ta sẽ chọn một bộ phận tiêu biểu và tiến hành chuyển đổi cho bộ phận này sau đó rút kinh nghiệm và triển khai đại trà cho tất cả các bộ phận còn lại.Hệ thống cũ hệ thống mới Ưu điểm: Khá an toàn, tổng chi phí vừa phải, hiệu quả ưu việt của hệ thống thông tin đảm bảo, thời gian chuyển đổi không dài. Nhược điểm: Việc chọn bộ phận làm thí điểm có khó khăn, vì cả hệ thống mới và hệ thống cũ cùng hoạt động. Ta phải chọn bộ phận nào tiêu biểu nhất phản ánh được hoạt động của doanh nghiệp. Áp dụng: với những hệ thống có nhiều bộ phận nhỏ chức năng tương đương nhau, hay các hệ thống trên địa bàn rộng lớn, phức tạp. CHƯƠNG III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY HỒNG QUẢNG 3.1 Khảo sát hệ thống quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng 3.1.1 Thu thập thông tin nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng Thu thập thông tin là công việc quan trọng quyết định tạo nên chất lương phần mềm. Thu thập thông tin gì, như thế nào, bao nhiêu là đủ? Là một bài toán khó. Với mỗi phần mềm quản lý tại mỗi công ty cần sử dụng các phương pháp thu thập phù hợp. Với hệ thống quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng, em sử dụng các phương pháp thu thập sau: Nghiên cứu tài liệu Đây là phương pháp chủ yếu để tìm hiểu hệ thống thông tin quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng. Qua việc nghiên cứu hồ sơ nhân viên, em nắm được các thông tin cần quản lý của từng nhân viên, các yêu cầu của việc quản lý nhân sự. Nghiên cứu các phiếu thanh toán lương, tài liệu về quá trình trả lương và tính công để tính và lập các bảng lương theo cách tính lương của công ty. Phỏng vấn Phỏng vấn các nhân viên và những người trực tiếp quản lý về nhân viên và tiền lương để hiểu hơn về quy trình nghiệp vụ, thấy được những khó khăn, thuận lợi cũng như các nhu cầu, nguyện vọng của nhân viên với phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương. Quan sát Quan sát quá trình trả quản lý thông tin nhân viên, cách thức trả lương để thiết kế phần mềm phù hợp với quy trình quản lý của công ty. Đưa ra các chức năng cần thiết của phần mềm. 3.1.2. Quy trình quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng Nhân sự là thành phần chủ chốt giúp công ty phát triển bền vững. Vì vậy việc quản lý chặt chẽ và khoa học nhân sự - tiền lương là điều vô cùng quản trọng để công ty có thể giữ được những nhân viên giỏi nghiệp vụ, giàu kinh nghiệm cho mình. Tại công ty Hồng Quảng, việc quản lý nhân sự - tiền lương cũng được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ và rõ ràng. Đối với quản lý nhân sự + Khi nhân viên được nhận vào làm việc tại công ty, phòng hành chính - tổng hợp sẽ nhận hồ sơ nhân viên. + Phòng hành chính - tổng hợp sẽ kiểm tra sự chính xác của thông tin trong hồ sơ nhân viên rồi cập nhật các thông tin chung, thông tin về gia đình, quá trình công tác, bằng cấp, … + Trong quá trình công tác tại công ty, phòng hành chính - tổng hợp sẽ sửa đổi, bổ sung những thông tin phát sinh của nhân viên. + Cuối tháng hoặc quý hoặc theo yêu cầu của lạnh đạo, sẽ lập báo cáo thống kê gửi cho lạnh đạo. Đối với quản lý lương + Trong quá trình làm việc, phòng hành chính - tổng hợp sẽ theo dõi thông tin về khen thưởng - kỷ luật, nghỉ phép, thông tin về tiền lương của nhân viên. + Phòng hành chính - tổng hợp sẽ cập nhật thông tin về tiền lương. + Cuối mỗi tháng phòng hành chính - tổng hợp sẽ lập các báo cáo về tiền lương để gửi ban lãnh đạo, và gửi phòng tài chính - kế toán làm cơ sở thanh toán lương cho nhân viên. 3.1.3 Yêu cầu đối với phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng Trên các form nhập dữ liệu phải được bố trí thuận tiện, dễ sử dụng, đảm bảo một số yêu cầu: + Màu sắc trên form phải hài hoà, dễ nhìn không có quá nhiều mà sắc song cũng cần làm nổi bật một số trường quan trọng. + Dùng phím tắt để thay đổi vị trí trường nhập theo một thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải hay thay đổi vị trí từ form chính sang form con. + Hiển thị các thực đơn cùng với hướng dẫn sử dụng các phím tắt. Trên các form phải sử dụng các thuật ngữ đặc trưng của thiết bị tin học: + Giảm tối thiệu việc nhập dữ liệu bằng tay và nên sử dụng các combo box để nhân viên chọn các giá trị chuẩn có sẵn. Điều này sẽ giúp nhân viên thuận tiện hơn khi sử dụng và tăng độ chính xác của thông tin. + Dựa vào các qui tắc đã được chấp nhận về đồ hoạ để minh hoạ thông tin trên màn hình. Ví dụ nên sử dụng máy in để mô tả nút có chức năng in văn bản, sử dụng biểu tượng của đĩa mềm để mô tả nút có chức năng lưu văn bản. + Phải có dấu hiệu cho biết người sử dụng đang thao tác với thực đơn nào, ví dụ khi nhân viên đang thực hiện nhập danh mục hàng hoá thì trên thanh tiêu đề của form nhập phải hiển thị chữ danh mục hàng hoá. + Phải có câu hỏi xác nhận một số thao tác của nhân viên làm thay đổi dữ liệu hệ thống, ví dụ chương trình phải hiện thông báo hỏi nhân viên có chắc chắn muốn xoá hay thay đổi bản ghi nào đó hay không . + Các phím nóng phải được sự dụng thống nhất trong toàn bộ hệ thống, tiện lợi cho người sự dụng. Bảo mật Hệ thống cho phép phân quyền cho người sử dụng, do đó chống được những truy nhập bất hợp pháp vào hệ thống dữ liệu, đồng thời định rõ được trách nhiệm trong trường hợp có sự cố. Yêu cầu đối với quản lý nhân sự + Cập nhật các thông tin về nhân viên: các thông tin chung, thông tin về quá trình công tác, quan hệ gia đình, bằng cấp,… đầy đủ và chính xác. + Dễ dàng sửa đổi, bổ sung các thông tin khi có những thay đổi xảy ra. + Có thể in thông tin chi tiết cho từng nhân viên. Yêu cầu đối với quản lý lương + Cập nhật các các phiếu lĩnh lương nhanh chóng, chính xác. + Tính và in ra các phiếu lương cho từng nhân viên. Thống kê, báo cáo + Báo cáo thông tin nhân viên theo phòng ban, chức vụ, trình độ,…hoặc theo các tiêu chí phân loại của người sử dụng. + Lập các bảng lương theo tháng, hoặc yêu cầu người sử dụng. + In các phiếu lương cho từng nhân viên. + Cho phép người sử dụng in ra các báo cáo hoặc xuất ra các file dưới dạng MS World, MS Excel, XML… 3.2 Mô hình hoá hệ thống quản lý nhân sự - tiền lương 3.2.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) Quản lý nhân sự - tiền lương Quản lý danh mục Quản lý nhân sự Quản lý lương Thống kê báo cáo QL DM phòng ban QL DM chức vụ QL DM dân tộc QL DM tôn giáo QL DM ngoại ngữ QL DM nước Nộp hồ sơ nhân viên Kiểm tra hồ sơ NV Cập nhật hồ sơ NV Sửa đổi, bổ sung hồ sơ Theo dõi QTLV NV Cập nhật TT TL Lập phiếu lĩnh lương Báo cáo TTNV theo yêu cầu Lập bảng lương theo tháng Sơ đồ kiến trúc phần mềm Quản lý nhân sự – tiền lương Hệ thống Tiền lương Nhân sự Danh mục Báo cáo Trợ giúp Đăng nhập lại Đăng ký Thoát phòng ban DM chức vụ DM dân tộc DM tôn giáo TT nhân viên Khen thưởng Kỷ luật Chấm công Tìm kiếm TT Tiền lương Thống kê NV Báo cáo tiền lương Giới thiệu PM Hướng dẫn SD ngoại ngữ DM quốc gia 3.2.2 Sơ đồ luồng thông tin (DFD) 3.2.2.1 Sơ đồ ngữ cảnh Lãnh đạo P.hành chính tổng hợp P.Tài chính kế toán Nhân viên Quản lý nhân sự - tiền lương Hồ sơ nhân viên Thông tin phản hồi Yêu cầu Bảng lương Báo cáo QĐ nhân sự, bảng chấm công Báo cáo Sơ đồ ngữ cảnh quản lý nhân sự - tiền lương 3.2.2.2 Sơ đồ DFD mức 0 Nhân viên 1.0 Quản lý danh mục P.hành chính tổng hợp 3.0 Quản lý lương QĐ nhân sự, kế hoạch làm việc Bảng chấm công, TT tiên lương Hồ sơ nhân viên Hồ sơ nhân sự Tiền lương 4.0 Quản lý tổng hợp P.Tài chính kế toán Bảng lương Lãnh đạo Báo cáo 2.0 Quản lý nhân viên TT PB, CV, BL Hồ sơ nhân viên Sơ đồ chức năng quản lý nhân sự - tiền lương mức 0 Hồ sơ nhân viên 3.2.2.3 Sơ đồ DFD mức 1 Nhân viên 1.1 DM dân tộc 1.2 DM tôn giáo 1.3 DM quốc gia 1.4 DM ngoại ngữ 1.6 DM chức vụ 1.7 DM phòng ban Nhân viên P.hành chính tổng hợp Hồ sơ nhân sự Hồ sơ nhân viên Hồ sơ nhân viên Hồ sơ nhân viên TT CV TT PB Sơ đồ DFD mức 1 chức năng quản lý danh mục Nhân viên P.hành chính tổng hợp 2.1 Nộp hồ sơ NV 2.2 Kiểm tra hồ sơ NV 2.3 Cập nhật hồ sơ NV 2.3 Bổ sung hồ sơ NV Hồ sơ nhân viên Hồ sơ nhân viên Hồ sơ nhân viên Hồ sơ nhân viên hồ sơ đã được kiểm tra Có sai sót P.hành chính tổng hợp Hồ sơ nhân sự QĐ nhân sự, kế hoạch làm việc Sơ đồ DFD mức 1 chức năng quản lý nhân sự 3.1 Theo dõi QTLV NV 3.2 Cập nhật TTTL 3.3 Lập phiếu lĩnh lương P.hành chính tổng hợp kế hoạch làm việc TT làm việc TT đã được xử lý TT tiền lương Tiền lương Sơ đồ DFD mức 1 chức năng quản lý tiền lương 4.1 Báo cáo TTNV theo yêu cầu Hồ sơ nhân sự Tiền lương 4.2 Lập bảng lương Lãnh đạo Báo cáo P.Tài chính kế toán Bảng lương Báo cáo Sơ đồ DFD chức năng báo cáo thống kê 3.2.3 Sơ đồ quan hệ thực thể IFD Thời điểm Phòng nhân sự Kế toán Giám đốc Hàng ngày Cuối kỳ HS lương, phụ cấp, bảo hiểm…. Bảng chấm công HS ngày công Cập nhật ngày công Lên bảng lương Dữ liệu về lương Tổng hợp và tính lương Kiểm tra ngày công Bảng lương Thời điểm Các phòng ban Phòng nhân sự Kế toán Cuối tuần Cuối tuần Cuối tháng Theo dõi làm thêm giờ Bảng chấm công BCC Cập nhật BCC Tổng hợp BCC BCC đã điều chỉnh Điều chỉnh BCC BCC tổng hợp 3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin đầu ra Thông tin đầu ra là các thuộc tính của đầu ra : Hồ sơ nhân viên và phiếu lĩnh lương. Các phần tử từ thông tin đầu ra Chuẩn hoá 1NF Chuẩn hoá 2NF Chuẩn hoá 3NF Mã nhân viên Họ và tên Giới tính Ngày sinh Nơi sinh Quê quán Địa chỉ liên lạc Email Điện thoại Hôn nhân Mã dân tộc Dân tộc Mã tôn giáo Tôn giáo Mã quốc tịch Quốc tịch Mã phòng ban Phòng ban Mã chức vụ Chức vụ Hệ số lương Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Mã quan hệ Họ tên Quan hệ Năm sinh Nghề nghiệp Nơi công tác Địa chỉ thường trú Số khen thưởng Ngày khen Số tiền Nội dung Số kỷ luật Ngày kỷ luật Số tiền Nội dung Công ty Chức vụ Phòng ban Từ ngày Đến ngày Diễn giải Tháng chấm công Số ngày làm Số ngày nghỉ Số ngày nghỉ có lương Số ngày nghỉ không lương Số phiếu Tháng Lương tạm ứng Lương chính HS sinh hoạt Phụ cấp SH Phụ cấp CV Ngày hưởng lương BHXH BHYT Lương cuối tháng Mã nhân viên Họ và tên Giới tính Ngày sinh Nơi sinh Quê quán Địa chỉ liên lạc Email Điện thoại Hôn nhân Mã dân tộc Dân tộc Mã tôn giáo Tôn giáo Mã quốc tịch Quốc tịch Mã phòng ban Phòng ban Mã chức vụ Chức vụ Hệ số lương Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Mã nhân viên Mã quan hệ Họ tên Quan hệ Năm sinh Nghề nghiệp Nơi công tác Địa chỉ thường trú Mã nhân viên Số khen thưởng Ngày khen Số tiền Nội dung Mã nhân viên Số kỷ luật Ngày kỷ luật Số tiền Nội dung Mã nhân viên Công ty Mã chức vụ Chức vụ Mã phòng ban Phòng ban Từ ngày Đến ngày Diễn giải Mã nhân viên Tháng chấm công Số ngày làm Số ngày nghỉ Số ngày nghỉ có lương Số ngày nghỉ không lương Số ngày hưởng lương Mã nhân viên Số phiếu Tháng Lương tạm ứng Lương chính HS sinh hoạt Phụ cấp SH Phụ cấp CV Ngày hưởng lương BHXH BHYT Lương cuối tháng Mã nhân viên Họ và tên Giới tính Ngày sinh Nơi sinh Quê quán Địa chỉ liên lạc Email Điện thoại Hôn nhân Mã dân tộc Dân tộc Mã tôn giáo Tôn giáo Mã quốc tịch Quốc tịch Mã phòng ban Phòng ban Mã chức vụ Chức vụ Hệ số lương Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Mã nhân viên Mã quan hệ Họ tên Quan hệ Năm sinh Nghề nghiệp Nơi công tác Địa chỉ thường trú Mã nhân viên Số khen thưởng Ngày khen Số tiền Nội dung Mã nhân viên Số kỷ luật Ngày kỷ luật Số tiền Nội dung Mã nhân viên Mã chức vụ Mã phòng ban Công ty Từ ngày Đến ngày Diễn giải Mã chức vụ Chức vụ Mã phòng ban Phòng ban Mã nhân viên Tháng chấm công Số ngày làm Số ngày nghỉ Số ngày nghỉ có lương Số ngày nghỉ không lương Số ngày hưởng lương Mã nhân viên Số phiếu Tháng Lương tạm ứng Lương chính HS sinh hoạt Phụ cấp SH Phụ cấp CV Ngày hưởng lương BHXH BHYT Lương cuối tháng Thông tin nhân viên Mã nhân viên Mã dân tộc Mã tôn giáo Mã quốc tịch Mã phòng ban Mã chức vụ Họ và tên Giới tính Ngày sinh Nơi sinh Quê quán Địa chỉ liên lạc Email Điện thoại Hôn nhân Hệ số lương Ngày bắt đầu Ngày kết thúc DM dân tộc Mã dân tộc Dân tộc DM quốc tịch Mã quốc tịch Quốc tịch DM phòng ban Mã phòng ban Phòng ban DM chức vụ Mã chức vụ Chức vụ DM tôn giáo Mã tôn giáo Tôn giáo QH gia đình Mã nhân viên Mã quan hệ Họ tên Quan hệ Năm sinh Nghề nghiệp Nơi công tác Địa chỉ thường trú Khen thưởng Mã nhân viên Số khen thưởng Ngày khen Số tiền Nội dung Kỷ luật Mã nhân viên Số kỷ luật Ngày kỷ luật Số tiền Nội dung QT công tác Mã nhân viên Mã chức vụ Mã phòng ban Công ty Từ ngày Đến ngày Diễn giải Chấm công Mã nhân viên Tháng chấm công Số ngày làm Số ngày nghỉ Số ngày nghỉ có lương Số ngày nghỉ không lương Số ngày hưởng lương Phiếu lương Mã nhân viên Số phiếu Tháng Lương tạm ứng Lương chính HS sinh hoạt Phụ cấp SH Phụ cấp CV Ngày hưởng lương BHXH BHYT Lương cuối tháng Lý lịch Mã nhân viên Mã quá trình Chấm công Số ngày tính lương Tháng 3.3.2 Sơ đồ quan hệ thực thể DMChucVu Mã CV Tên CV (1-1) Khen thưởng Mã NV Số KT DMPhongBan Mã PB Tên PB TTNhanVien Mã nhân viên Tên nhân viên Quốc tịch QHGiaDinh MãNV MaQH DM tôn giáo Mã TG Tên TG Dân tộc Tôn giáo Chức vụ Phòng ban Kỷ luật Mã NV Số KL DM ngoại ngữ Mã NN Tên NN Ngoại ngữ (1-1) DM dân tộc Mã DT Tên DT DM quốc tịch Mã QT Tên QT Tính lương Phụ cấp SH Phụ cấp CV 3.3.3 Chi tiết thiết kế các bảng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho chương trình quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng được xây dựng từ các bảng sau: Chú ý: Khoá chính sẽ được thể hiện bằng cách gạch chân Ví dụ: MaCV là khoá chính của bảng “danh mục chức vụ” Danh mục chức vụ (DMChucVu) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả 1 MaCV Text 3 Mã chức vụ 2 TenCV Text 30 Tên chức vụ Danh mục phòng ban (DMPhongBan) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả 1 MaPB Text 5 Mã phòng ban 2 TenPB Text 20 Tên phòng ban Danh mục ngoại ngữ (DMNgoaiNgu) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả 1 MaNN Text 5 Mã ngoại ngữ 2 TenNN Text 50 Tên ngoại ngữ Thông tin nhân viên (CanBo) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả 1 MaNV Text 6 Mã nhân viên 2 TenNV Text 50 Tên nhân viên 3 NgaySinh Date/time 8 Ngày sinh 4 GioiTinh Text 3 Giới tính 5 NoiSinh Text 100 Nơi sinh 6 QueQuan Text 100 Quê quán 7 QuocTich Text 30 Quốc tịch 8 DanToc Text 30 Dân tộc 9 TonGiao Text 30 Tôn giáo 10 HonNhan Text 30 Hôn nhân 11 DCLienLac Text 100 Địa chỉ liên lạc 12 Email Text 100 Địa chỉ email 13 DienThoai Number Double Điện thoại 14 NgayBD Date/time 8 Ngày vào cơ quan 15 NgayKT Date/time 8 Ngày kết thúc 16 ChucVu Text 50 Chức vụ 17 PhongBan Text 50 Phòng ban 18 NgoaiNgu Text 30 Ngoại ngữ 18 HSLuong Text 20 Hệ số lương Khen thưởng (KhenThuong) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả 1 MaNV Text 6 Mã nhân viên 2 SoKT Text 15 Số khen thưởng 3 SoTien Number Double Số tiền 4 Nội dung Text 100 Nội dung Kỷ luật (KyLuat) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả 1 MaNV Text 6 Mã nhân viên 2 SoKL Text 15 Số kỷ luật 3 SoTien Number Double Số tiền 4 NoiDung Text 100 Nội dung Thông tin quan hệ gia đình (QHGiaDinh) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả 1 MaNV Text 6 Mã nhân viên 2 HoTen Text 50 Họ tên 3 NamSinh Number 4 Năm sinh 4 TenQH Text 10 Tên quan hệ 5 DiaChiTTru Text 100 Địa chỉ thường trú 6 NgheNghiep Text 50 Nghề nghiệp 7 NoiCT Text 100 Nơi công tác Quá trình công tác (QTCongTac) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả 1 MaNV Text 6 Mã nhân viên 2 CongTy Text 50 Công ty 3 DiaChi Text 100 Địa chỉ công ty 4 ChucVu Text 50 Vị trí 5 PhongBan Text 50 Phòng ban 6 DienGiai Text 100 Diễn giải Chấm công (ChamCong) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả 1 MaCB Text 6 Mã nhân viên 2 NgayLamViec Date/time 8 Ngày làm việc 3 NgayNP Date/time 8 Ngày nghỉ phép 4 NNCL Number Double Ngày nghỉ có lương 5 NNKL Number Double Ngày nghỉ không lương 6 TongNgay Number Double Tổng số ngày làm 7 Thang Text 4 Tháng chấm công Danh mục tôn giáo (DMTonGiao) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả 1 MaTG Text 5 Mã tôn giáo 2 TenDT Text 20 Tên tôn giáo Thông tin tiền lương (TienLuong) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả 1 SoPL Text 5 Số phiếu lĩnh lương 2 MaCB Text 6 Mã nhân viên 3 Thang Text 4 Tháng tính lương 4 LuongTamUng Number Double Lương tạm ứng 5 LuongChinh Number Double Lương chính 6 HSSinhHoat Number Double Hệ số sinh hoạt 7 PhuCapSH Number Double Phụ cấp sinh hoạt 8 PhuCapCV Number Double Phụ cấp chức vụ 9 NgayHL Number Double Số ngày hưởng lương 10 BHYT Number Double Bảo hiểm y tế 11 BHXH Number Double Bảo hiểm xã hội 12 LuongCT Number Double Lương cuối tháng Danh mục dân tộc (DMDanToc) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả 1 MaDT Text 5 Mã dân tộc 2 TenDT Text 20 Tên dân tộc Danh mục nước (DMQuocTich) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Mô tả 1 MaNuoc Text 5 Mã nước 2 TenNuoc Text 20 Tên nước Mối quan hệ giữa các bảng 2.2.4Thiết kế thủ tục Trong phần này ta thiết kế một số thuật toán chính của chương trình. Thuật toán đăng nhập chương trình Bắt Đầu Mở form đăng nhập Nhập tên và mật khẩu Kiểm tra tên và mật khẩu Đăng nhập vào hệ thống S Thông báo đăng nhập không thành công Tiếp tục? S Kết thúc Đ I <3 S Đ I=I+1 I = 0 Đ Thuật toán thêm dữ liệu Bắt đầu Chọn danh mục cần thêm Mở giao diện nhập mới Nhập dữ liệu Kiểm tra Cập nhật dữ liệu Tiếp tục? Thông báo dữ liệu nhập sai Đ Đ S S Hiện các dữ liệu sau khi nhập Kết thúc Thuật toán sửa dữ liệu Bắt đầu Chọn danh mục cần sửa Hiện tất cả các dữ liệu trong DM Chọn dữ liệu sửa Sửa dữ liệu Kiểm tra Cập nhật dữ liệu Tiếp tục? Thông báo dữ liệu nhập sai Đ Đ S S Hiện các dữ liệu sau khi sửa kết thúc Thuật toán xoá dữ liệu Bắt đầu Chọn danh mục cần xoá Hiện tất cả dữ liệu trong DM Chọn dữ liệu xoá Xác nhận xoá? Xoá dữ liệu Huỷ bỏ việc xoá dữ liệu Tiếp tục xoá? Hiện các dữ liệu còn lại sau khi xoá Kết thúc S S Đ Đ Thuật toán lên báo cáo Bắt đầu Chọn báo cáo Nhập thông tin cần lên báo cáo Tìm và lọc theo yêu cầu Tìm thấy Đưa ra báo cáo Có in b.cáo ? Đ Đưa ra báo cáo Thông báo không tìm thấy S Tiếp tục không? Đ Đóng form Kết thúc S S Đ Thuật toán tìm kiếm Bắt đầu Mở giao diện tìm kiếm Nhập điều kiện tìm kiếm Tồn tại ? Thông báo không có dữ liệu S Đ Hiện dữ liệu Tiếp tục? S Kết thúc Đ 3.4 Thiết kế giao diện Giao diện đăng nhập chương trình Xuất hiện ngay khi mở chương trình. Để đăng nhập vào chương trình theo đúng tên và tài khoản của người đăng nhập Giao diện chính của chương trình Sau khi đăng nhập thành công. Sẽ xuất hiện màn hình như bên dưới. Đây là giao diện chính của chương trình. Đây là nơi chứa menu và thanh công cụ của dự án, là môi trường cho mọi form chức năng khác hoạt động. Giao diện danh mục Danh mục này để cập nhật dân tộc. Các dữ liệu nhập vào sẽ được liên kết với form thông tin nhân viên, để trong quá trình nhập thông tin nhân viên người sử dụng có thể lựa chọn dân tộc mà không cần phải nhập trực tiệp vào. Từ giao diện chính => nhấp chuột vào danh mục => chọn danh mục dân tộc Giao diện thông tin nhân viên Form thông tin nhân viên để nhập chi tiết các thông tin của nhân viên. Form này được liên kết với dữ liệu của các danh mục. Vì vậy, trong quá trình nhập thông tin nhân viên, người sử dụng có thể chọn các thông tin từ các hộp đổ xuống mà không cần phải nhập. Từ giao diện chính => nhấp chuột vào “Nhân sự” => Chọn “Thông tin nhân viên” Giao diện chi tiết thông tin nhân viên Để nhập chi tiết các thông tin của nhân viên. Từ giao diện thông tin nhân viên => nhấn vào nút chi tiết thông tin Giao diện quá trình công tác Giao diện này để nhập thông tin về quá trình công tác của từng nhân viên như công ty, chức vụ, phòng ban,… trong từng khoảng thời gian. Mỗi nhân viên có nhiều quá trình công tác. Từ giao diện chính => nhấp chuột vào “Nhân sự” => chọn quá trình công tác Giao diện bảng chẩm công Để theo dõi quá trình làm việc của nhân viên. Từ giao diện chính => nhấp chuột vào “nhân sự” => chọn “chấm công” Giao diện tính lương Là giao diện để nhập các thông tin tiền lương để tính lương cho nhân viên. Từ giao diện chính => nhấp chuột vào “tiền lương” => chọn “Tính lương” Giao diện tìm kiếm Để tìm kiếm các thông tin về tiền lương hay thông tin về nhân viên theo một tiêu thức nào đó. Từ giao diện chính => chọn Tiền lương => chọn “Tìm kiếm” Giao diện chọn báo báo Từ đây ta có thể chọn báo cáo theo tiêu thức bất kỳ Từ giao diện chính => nhấp chuột “báo cáo thống kê” => chọn “thống kê thông tin nhân viên” Báo cáo thông tin nhân viên theo phòng ban Khi chọn tiêu thức thống kê thông tin nhân viên theo phòng ban. Chương trình sẽ tự động đưa ra báo cáo Báo cáo thông tin tiền lương Đưa ra bảng tính lương nhân viên theo tháng 3.5 Triển khai hệ thống 3.5.1 Cấu hình tối thiểu - Microsoft Windown 95 trở lên hoặc Microsoft Windows NT Workstation 4.0 trở lên. - Bộ vi xử lý 486DX / 66MHz trở lên. - Một ổ đĩa CD-ROM. - Màn hình VGA hoặc màn hình độ phân giải cao được hỗ trợ bởi Microsoft Windows. - RAM 512 MB. - Chuột và bàn phím. 3.5.2 Các bước cài đặt Đầu tiên nhấp chuột vào bộ cài đặt. Màn hình cài đặt hiện ra như bên dưới. Ta nhấn next để tiếp tục cài đặt. Giao diện mới hiện ra yêu cầu bạn có đồng ý với các điều khoản của phần mềm không. Nếu đồng ý thì chọn “I accept the Items of the license agreement” để tiếp tục cài đặt. Giao diện mới hiện ra yêu cầu bạn nhập tên người dung và tên máy tính. Hãy nhập đầy đủ thông tin và nhấn next. Giao diện tiếp theo sẽ lựa chọn cách cài đặt. Nếu chon customer thì bạn có thể chọn các thư mục mà mình muốn cài đặt. Nếu chọn complete thì chương trình sẽ mặc định cài tất cả các mục. Giao diện cài đặt hiện ra để bắt đầu cài đặt chương trình. bạn chọn next. Giao diện trạng thái cài đặt thể hiện quá trình cài đặt. Sau khi cài dặt xong. nhấn Finish để hoàn thành. Để sử dụng chương trình. Ta thực hiện: Vào Start => Chọn Programs => chọn QLNhanSự. KẾT LUẬN Khoa học công nghệ ngày càng phát triển, song song với nó là sự phát triển của công nghệ thông tin và ứng dụng nó vào mọi mặt của đời sống. Việc tin học hoá quá trình quản lý không còn trở lên xa lạ với hầu hết các doanh nghiệp hiện nay bởi những lợi ích thực tế mà nó mang lại như: giúp các nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đăn hơn, giảm thiểu những sai sót trong quá trình quản lý, tránh nhàm chám trong các khâu quản lý,… Quản lý nhân sự - tiền lương là một lĩnh vực được các nhà lãnh đão quan tâm. Vì nhân sự là thành phần chủ chốt giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và bền vững, quản lý tốt nhân sự - tiền lương giúp doanh nghiệp giữ được những nhân viên giỏi, nhận biết được các nhân viên còn yếu kém, để từ đó có các chính sách thích hợp đối với từng nhân viên. Qua 3 tháng thực tập tại công ty Hồng Quảng, em nhận biết được tình hình tin học hoá tại công ty. Công ty Hồng Quảng hiện nay chưa sử dụng phần mềm quản lý nào, mọi công việc điều được xử lý trên giấy tờ và tính toán bằng tay. Tuy nhiên, với hơn 80 nhân viên với trình độ khác nhau làm việc tại gần 10 phòng ban thì việc quản lý nhân viện thực sự khó khăn. Vì vậy, trong thời gian thực tập tại công ty, với mong muốn có thể đóng góp một phần sức lực cho sự phát triển của công ty, em quyết định tìm hiểu về hệ thống quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng, và từ đó xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương. Với vốn kiến thức lập trình, cùng phương pháp luận nghiên cứu đã học trong trường kinh tế, em xây dựng phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng thoả mãn những chức năng cần thiết của một phần mềm quản lý và đáp ứng được nhu cầu của công ty: - Phần mềm có hệ thống phân quyền đối với người sử dụng, để đảm bảo tính bảo mật cho dữ liệu. Các giao diện thân thiện, dễ nhìn, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về nhân viên. - Cập nhật và lưu trữ đầy đủ các thông tin về nhân viên, tiền lương, dễ dàng đưa ra các báo cáo thống kê chi tiết về thông tin nhân viên và các bảng lương theo một tiêu thức bất kỳ hoặc khi có yêu cầu. Để có thể hoàn thiện và triển khai áp dụng cho toàn bộ hệ thống quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng thì đề tài cần mở rộng những nội dung sau: Hoàn thiện đầy đủ thông tin của nhân viên. Phân quyền người sử dụng chi tiết hơn. Chương trình cần thân thiện và dễ sử dụng hơn… Việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự - tiền lương từ khâu đặt vấn đề bài toán đến khâu đóng sản phẩm và đưa ra thử nghiệm đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức. Với sự hạn chế về hiểu biết và những thiếu sót về kinh nghiệm thì việc “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng” không tránh khỏi nhiều sai sót. Em rất mong các thầy cô cùng các bạn đóng góp ý kiến để đề tài sẽ được hoàn thiện hơn. Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn đến ban giám đốc và toàn thể nhân viên tại công ty Hồng Quảng đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập và thực hiện đề tài. Em đặc biệt cảm ơn TH.S Trịnh Hoài Sơn - Người cung cấp cho em kiến thức và những kinh nghiệm bổ ích để em hoàn thành đề tài này Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài giảng lập trình trong quản lý – TH.S Trịnh Hoài Sơn Bài giảng phân tích hệ thống thông tin – TS Trương Văn Tú Giáo trình cơ sở dữ liệu Nhà xuất bản thống kê Hà Nội – TH.S Trần công Uẩn. Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản thống kê Hà Nội – TS Trương Văn Tú và TS Trần Thị Song Minh. Bài giảng công nghệ phần mềm – PGS.TS Hàn Viết Thuận.