Đề tài Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất của công ty in công đoàn Việt Nam

h huôngs nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường. - Tính tin cậy: Hiện nay thời đại bùng nổ thông tin, lượng thông tin phát ra và thu về rất đa dạng, phong phú cho nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo tính chính xác của tất cả thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp, có như thế mới bảo đảm được sự phối hợp các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. - Tính kinh tế: Không còn thời là thời kỳ bao cấp nữa, các doanh nghiệp hiện đều phải tự hạch toán kinh doanh độc lập, do đó đòi hỏi làm ăn kinh doanh phải có lãi. Muốn làm được như vậy thì phải sử dụng chi phí như thế nào đó để đạt hiệu quả cao nhất. Hay nói rõ hơn là: cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn để xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về. Đảm bảo thực hiện chế độ một thủ trưởng. III- Các nhân tố ảnh huởng đến việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất: Khi xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất không phải chỉ dừng lại ở những yêu cầu xuất phát đã xét ở trên mà còn một vấn đề quan trọng và khó khăn nhất là quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, hoàn cảnh, tình huống cụ thể nhất định. Nói rõ hơn là cần tính đến những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Có thể quy định thành 2 nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu bộ máy quản trị doanh nghiệp đó là: - Nhóm nhân tố thuộc cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nước: Nhóm này chỉ ảnh hưởng gián tiếp nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Nhà nước quản lý vĩ mô cụ thể là đề ra các chủ chương, đường lối, chính sách mà các doanh nghiệp không theo là không được, các doanh nghiệp chỉ được thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh theo những đường lối, chính sách mà Đảng và Nhà nước đã đề ra trong một khuôn khổ luật pháp cho phép. Doanh nghiệp làm những gì mà pháp luật không cấm và làm theo đường lối, chủ trương nhà nước đề ra. - Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản trị: Tình trạng và trình độ phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ sản xuất của doanh nghiệp. Tính chất và đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp cũng như chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất. Các nhân tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dụng của các chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị . Các nhân tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dụng của các chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. - Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị: Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp. Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các chức năng, nhiệm vụ cũng nhu nội dung hoạt động quản trị. Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các nội dung hoạt động quản trị. Trình độ kiến thức học vấn cũng như tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu xuất lao động của họ. Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra, quản lý của người lãnh đạo đối với hoạt động của những đầu mối và số người bị quản lý. Chế độ chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp với đội ngũ cán bộ quản trị. Kế hoạch, chủ trương, đường lối cung như mục đích mà doanh nghiệp đã đề ra và phấn đấu đạt được. IV- Vai trò của việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất: Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn hoạt động đồng bộ thông suốt, thống nhất và đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh cao thì vấn đề cần đề cập đầu tiên đó là cơ cấu bộ máy doanh nghiệp, bởi chính bộ máy quản trị doanh nghiệp đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ máy doanh nghiệp là sự quyết định sống còn của doanh nghiệp. ở đây đòi hỏi phải có một hệ thống, một chỉnh thể thống nhất mà người đứng đầu là Giám đốc. Trong đó giám đốc là trung tâm, là khâu nối doanh nghiệp thành một hệ thống và gắn bó với môi trường. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp được tạo thành bởi con người, mỗi người thực hiện nhiệm vụ đã được chuyên môn hoá của mình trong mối quan hệ hợp tác hoá với nhau để hình thành nên chủ trương, đường lối cũng như chính sách tối ưu nhất để dìu dắt các doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu kế hoạch của chính bộ máy đề ra. “ Một thầy thuốc quyết định sai chết người, một vị tướng quyết định sai chết trăm ngườ, còn một chủ trương đường lối chính sách sai làm tác hại đến hàng thế hệ người”. Vậy cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp mà hợp lý, đảm bảo thích nghi với môi trường thì doanh nghiệp sẽ tồn tại và thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, ngược lại nếu cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp mà sơ cứng không phù hợp, không thích ứng với yêu cầu công việc thì rõ ràng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh rất kém, doanh nghiệp không thể hoạt động được và có thể dẫn đến phá sản. Một điều ngầm hiểu rằng: Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp không phải bỏ ra chi phí ra để mua nhưng chính nó làm ra một khoản tiền rất lớn cho doanh nghiệp. Tuy vậy, điều đó không phải cơ cấu tổ chức bộ máy nào cũng làm được, mà chỉ làm được với những bộ máy có cơ cấu tổ chức bộ máy hợp lý, thích ứng với môi trường. 5- Các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý cơ bản: - Cơ cấu trực tuyến: Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2 1 2 n b a ? Với cơ cấu này một người lãnh đạo thực hiện tất cả chức năng quản lý và chịu trách nhiệm về hệ thống do chính mình phụ trách, mọi vấn đề thực hiện theo kênh đường thẳng. + Ưu điểm: Mệnh lệnh được thi hành nhanh, dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng, mỗi cấp dưới chỉ chịu thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp. + Nhược điểm: Người lãnh đạo một lúc phải thực hiện 5 chức năng (định hướng, tổ chức, phối hợp, kiểm tra và hoàn chỉnh) do đó đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện và số đơn vị trực thuộc không lớn. Vì thế cơ cấu này chưa thực hiện được chức năng đóng góp của những người dưới quyền. Chỉ nên áp dụng cơ cấu này cho một tổ sản xuất hoặc một phân xưởng nhỏ. Cơ cấu trực tuyến tham mưu: Thực chất đây là cơ cấu trực tuyến mở rộng Lãnh đạo doanh nghiệp Tham mưu Lãnh đạo tuyến 1 Tham mưu Lãnh đạo tuyến 2 Tham mưu 1 2 n a b ? Cơ cấu này vẫn là cơ cấu trực truyến nhưng lãnh đạo đã có thêm một bộ phận tham mưu giúp việc. Cơ quan tham mưu có thể là đơn vị hoặc một nhóm các chuyên gia hay là một cán bộ trợ lý. Tham mưu được quyền đưa ra ý kiến đòng góp các dự thảo, các quyết định. + Ưu điểm: Vẫn dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trưởng, bước đầu đã biết khai thác các chuyên gia. + Nhược điểm: Người lãnh đạo mất nhiều thời giạn làm việc với tham mưu nên còn ít thời gian làm việc với đối tượng quản lý, tốc độ ra quyết định còn chậm vì trong bộ phận tham mưu phải có sự phận công tỷ mỷ thường là có sự không thống nhất trong bộ phận trong bộ tham mưu. Cơ cấu này thường áp dụng cho phạm vi phân xưởng. - Cơ cấu chức năng: Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo chức năng B n 2 1 Đặc điểm của cơ cấu này là nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý, mỗi đơn vị được chuyên môn hoá thực hiên một chức năng, hình thành những người lãnh đạo chức năng và họ có quyền ra lệnh. + Ưu điểm: Chuyên môn hoá quản lý theo chức năng một cách sâu sắc, tận dụng được tài năng của cơ quan chức năng giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo chung. + Nhược điểm: Một cấp dưới phải chịu sự lãnh đạo của quá nhiều người cấp trên. Giữa người lãnh đạo chung và người lãnh đạo chức năng thường có tranh luận căng thẳng. - Cơ cấu trực tuyến - chức năng: Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức năng 1 Lãnh đạo chức năng 2 Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2 1 n ? a Cơ cấu này thường dùng cho doanh nghiệp mà nhiệm vụ quản lý được phận cônh thành các chức năng chuyên môn, các bộ phận này làm việc tư vấn, giúp việc, tham mưu cho Giám đốc và theo dõi về chuyên môn hẹp đối với bộ phận sản xuất chung nhưng không được ra lệnh trực tiếp. Các bộ phận chức năng dự thảo quyết định đưa xuống các đơn vị chỉ nhận mệnh lệnh từ một người. Các bộ phận chức năng cũng có thể ra lệnh cho cấp dưới theo sự phận cấp. + Ưu điểm: Người lãnh đạo được sự giúp đỡ của người lãnh đạo chức năng, giữa lãnh đạo tuyến với lãnh đạo tuyến còn có nhiều ý kiến khác nhau nên hay sinh ra họp bàn. Nhìn chung thì cơ cấu này hiện nay vẫn phổ biến ở các doanh nghiệp. - Cơ cầu phi hình thức: Là kiều cơ cấu kết hợp 2 hình thức, cả các bộ phận và cá nhân nằm ngoài doanh nghiệp đưa vào bộ máy. Đây là cơ cấu phi hình thức tìm kiếm được thông tin nhiều chiều, giải quyết các mối quan hệ, thu hút được chất xám. Hiện nay có một bộ phận quan trọng của cơ cấu doanh nghiệp đó là phóng Maketing, mà nộ dung công việc của nó là ngiêm cứu thị trường, tìm ra cái thị trường cần, phát hiện đầy đủ các đồi thủ cạnh tranhcùng các tiềm năng và thủ đoạn cạnh tranh của doanh nghiệp mình, nghiêm cứu cách phục vụ bán hàng cho khách, tuyên truyền quảng cáo, chuẩn bị sản phẩm mới. Sau đây là một số mô hình của cơ cấu phi hình thức: + Mô hình hoá bộ máy quản trị doanh nghiệp quy mô nhỏ + Mô hình quản trị doanh nghiệp quy mô vừa + Mô hình bộ máy doanh nghiệp nông thôn nhà nước: - Giám đốc - Phó giám đốc - Kế toán trưởng, tổ tài vụ - Các trợ lý (kế hoạch, kỹ thuật, tổ chức) Mô hình bộ máy quản trị doanh nghiệp quy mô nhỏ Giám đốc Phó giám đốc P. Điều hành sản xuất P. Kinh doanh P. Tài vụ P. Nội chính Mô hình bộ máy quản trị doanh nghiệp quy mô vừa Giám đốc Phòng tài vụ Phòng nội chính Phòng tổng hợp Phòng hành chính Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng điều hành SX Phòng giám đốc kinh doanh Phòng giám đốc sản xuất 6 Một số phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp phân xưởng, tổ sản xuất: a Phương pháp tương tự: Là phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ chức bộ máy có sẵn. Những cơ cấu tổ chức bộ máy có trước, nay có những yếu tố tương tự với cơ cấu bộ máy quản lý sắp hình thành. Cơ sở phương pháp tranh luận để xác định sự tương tự với cơ cấu bộ máy quản lý sắp hình thành. Cơ sở phương pháp để xác định sự tương tự là sự phận loại các đối tượng quản trị căn cứ vào những dấu hiệu nhất định chẳng hạn như: tính đồng nhất về kết quả cuối cùng của hoạt động quản trị (sản phẩm, quy trình công nghệ…) tính đồng nhất về các chức năng quản trị được tính gần nhau về lãnh thổ. Ưu điểm mổi bật của phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi phí bỏ ra ít, thiếu phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức bộ máy sắp hoạt động là khuynh hướng cần ngăn ngừa. Nhìn chung đây là phương pháp đã được áp dụng phổ biến rộng rãi ở nhiều nơi. b Phương pháp phân tích theo yếu tố: Đây là phương pháp khoa học được phổ biến rộng rãi cho mọi cấp, mọi đối tượng quản lý. Phương pháp này có thể chia ra làm 3 giai đoạn: - Giai đoạn 1 là xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy tổng quát, xác định những kết quả những tình chất nguyên tắc của cơ cấu. - Giai đoạn 2 là xác định các thành phần cho các phòng ban, bộ phận của cơ cấu tổ chức bộ máy. Xác lập mối quan hệ giữa các phòng ban bộ phận. - Giai đoạn 3 là xác định các đặc trưng của mỗi phòng ban bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Quy định hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ( Điều lệ, nôi quy, quy chế) Loại giai đoạn này thường xảy ra 2 trường hợp sau: + Trường hợp 1: Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý đang hoạt động. Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hiện hành được bắt đầu bằng cách nghiêm cứu kỹ lưỡng cơ cấu tổ chức hiện tại và đánh giá hoạt động của nó theo những căn cứ nhất định. Để làm được điều đó người ta biểu thị cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hiện hành và các phòng ban bộ phận của nó dưới dạng sơ đồ. Từ đó chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng phòng ban, bộ phận và các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn mà nó thực hiện. + Trường hợp 2: Là trường hợp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mới. Trong trường hợp này sẽ diễn ra các bước trình tự như sau: Bước 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn kiện hướng dẫn của cơ quan quản lý, những quy định có tình chất pháp luật để xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy này. Kết quả thực hiện bước một là xây dựng mục tiêu cơ cấu tổ chức, phận cấp nhiệm vụ quyền hạn cho từng cấp quản lý, xác lập quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận với các cơ quan cấp trên, các đơn vị hợp tác bên ngoài xác định các nhu cầu bảo đảm các bộ và thông tin. Như vậy bước một là nhằm giải quyết những vấn đề có tình chất định tính đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị. Bước 2: Xác định các thành phần các phòng ban, các bộ phận của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị và lập các mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận ấy. Nội dung cơ bản của bước này đuợc thể hiện ở việc phân hệ chực tuyến, chức năng và chưong trình mục tiêu, cơ sở để xác định thành các phần phòng ban , bộ phận của cơ cấu tổ chức và sự cần thiết về chuyên môn hoá hoạt động quản trị, sự phan cấp và phân chia hợp lý cac schức năng nghiệp vụ cũng như quyền hạn cho các phòng ban, bộ phận ấy. Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh hưỏng đén cơ cấu tổ chức bộ máy. Bước 3: Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, quyết đinh số cán bộ công nhân viên và đòi hỏi trình độ kiến thức cho từng phòng ban, bộ pjận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, từ đó xây dựng điều lệ, qui tắc lề lối làm việc nhằm đảm bảo cho cơ cấu bộ máy quản trị hoạt động có hiệu quả cao. Trên đây là hai phưong pháp cơ bản nhất trong rất nhiều phương pháp và nhiều cách để hình thành nên cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưỏng, tổ sản xuất.Nhưng trên thực tế không áp dụng một cách máy móc phương pháp đó mà phải còn tuỳ thuộc vào thực tế của từng doanh nghiệp cụ thể để chọn ra những cách, những phương pháp phù hợp nhất. 7-Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất trong giai đoạn hiện nay: Chúng ta có thể nói một câu rằng:”Cơ cấu tổ chức bộ máykhông mất tiền nhưng nó lại làm ra tiền “.Với trọng trách như vậy cho nân nó đòi hỏi rất lớn không phải là vì chi phí và nó đòi hỏi về tính hoàn mỹ và hợp lý cao, luôn bắt buộc phải thay đổi để phù hợp với xu thế của xã hội và thời đại không ngừng biến động và phát triển đi lên. Đất nước Việt Nam chúng ta từ khi chuyển đổi cơ chế bao cấp sang tự hạch toán kinh doanh đã làm cho rất nhiều doanh nghiệp phải thay đổi cơ chế quản lý liên tục và đã có không ít các doanh nghiệp bị phá sản.Đó chính là sự đào thải của cơ chế thị trường mà lý do chủ yếu cũng chỉ gói gọn trong ba chữ “không hợp lý”. Thời gian qua mới chỉ là bước đầu của sự đào thải, cơ chế thị trường này sẽ còn tiếp tục đào thải nếu không thích ứng, không phù hợp. Mà thực tế các doanh nghiệp hiện nay hầu hết bộ máy quản lý cồng kềnh, tỷ lệ cán bộ quản lý trên tổng số công nhân viên là cao từ 20% đến 25%, trình độ cán bộ quản lý còn hạn chế. Với tình hình này các doanh nghiệp, để có thể tồn tại đựơc trong cơ chế mới như hiện nay thì đòi hỏi nhất thiết các doanh nghiệp phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưỏng, tổ sản xuất của mình sao cho gọn nhẹ về số lượng và giảm tỷ lệ cán bộ quản lý trên tổng số cán bộ công nhân viên xuống còn 10% là hợp lý, và đồng thời nâng cao trình độ cán bộ quản lý.Các doanh nghiệp phải xác định rằng việc hoang thiện cơ cấu tổ chức bộ máy không bao giờ được nghĩ là xong mà phải ngày càng hoàn thiện nó cho nó hoàn mỹ phù hợp với sự phát triển của xã hội và thời đại.Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ maý doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất là một vấn đề rất quan trọng xuyên suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. PHần II Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty in công đoàn I. Lịch sử hình thành và một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu của công ty đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: 1 Sự ra đời và phát triển của Công ty in Công Đoàn: Công ty in công đoàn trực thuộc Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, nguyên là nhà máy in lao động. Thành lập ngày 22/8/1946 tại chiến khu Việt Bắc để in Báo Lao Động và các tài liệu sách báo, văn kiện cho tổng liên đoàn. Năm 1966 công ty đã được Tổng liên đoàn cho phép đầu tư hai máy in cuốn để in baó bằng nguồn viện trợ của Tổng Cảng Hội Trung Quốc, nhưng đến năm 1972 do Đế Quốc Mĩ mở rộng chiến tranh phá hoại miền Bắc, thực hiện ném bom B.52 vào Hà Nội, Hải Phòng và một số khu vực công nghiệp. Trước tình hình đó công ty được sơ tán tạm thời về Lập Thạch, tỉnh Vĩnh Phúc. Thời kỳ này công ty gặp nhiều khó khăn về mọi mặt máy móc, kỹ thuật, trang thiết bị và phương tiện vận tải. Vì vậy chất lương in không cao, số lượng trang in, sản phẩm làm ra bằng ký thuật đơn giản, màu sắc chưa phong phú. Năm 1994 Tổng liên đoàn Lao Động Việt Nam có quyết định số 466/ TLĐ ngày 14/5/1996 phê duyệt luận chững kinh tế, kỹ thuật đầu tư mở rộng công ty và theo quyết định 3988/ QĐ - UB của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội ngày 10/9/1997 về việc đổi tên xí nghiệp in Công Đoàn thành công ty in Công Đoàn, được giao toàn quyền tự chủ sản xuất kinh doanh có trụ sở chính của công ty là 191 Tây Sơn - Đống Đa - Hà nội. Đầu tiên chỉ là đơn vị sản xuất in ấn, kinh doanh thì phụ thuộc vào cơ chế bao cấp. Nay chuyển sang cơ chế mới tuy vẫn thuộc Tổng liên đoàn Lao Động nhưng công ty phải tự hạch toán kinh doanh. Và cạnh tranh để có sự tín nhiệm với khách hàng và đứng vững trên thị trường. Vì trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên còn hạn chế và trang thiết bị còn lạc hậu nên công ty đã mạnh dạn vay vốn của nhà nước để đàu tư đổi mới trang thiết bị áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật cho các công nhân viên, cán bộ. Với sự phấn đấu không ngừng công ty đã có đủ khả năng in ra những sản phẩm đạt được chất lượng cao, đa dạng và phong phú về thể loại và chất lượng. Năm 1993 Công ty có hơn 70 người thì đến nay có 176 người người thuộc các phòng ban và công nhân trực tiếp sản xuất. Số đầu sách tăng bình quân là 18,8%/ năm. Doanh thu thu năm 1993 là 2.415.070.000 VNĐ thì đến năm 2000 doanh thu của công ty là 13.809.900.361 VNĐ. Từ thực tế đó cho thấy công ty in Công Đoàn đã có hướng đi đúng đắn, tạo cho mình một vị trí quan trọng trong môi trường kinh tế thị trường hiện nay, phục vụ tốt cho nhu cầu thị trườngtạo được công ăn việc làm ổn định và thu nhập cho cán bộ công ty. Đồng thời còn thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị xã hội của tổng công đoàn liên đoàn và nhà nước. 2 Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty: Công ty in Công Đoàn là một doanh nghiệp nhà nước cho Tổng Liên Đoàn Lao Động đầu tư và quản lý với tư cách là chủ sở hữu. Mục tiêu chủ yếu của công ty là gia công in ấn các loại văn hoá phẩm phục vụ cho công tác tư tưởng văn hoá xã hội. Công ty hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh doanh, giải quyết mọi quan hệ lợi ích của công ty, người lao động và xã hội. Nhiệm vụ cơ bản của công ty là xây dựng và hoàn thiện kế hoạch sản xuất kinh doanh theo các mặt hàng đã được đăng ký nhằm đạt hiệu quả cao. Sau đây là một số đặc điểm về kinh tế, kỹ thuật, lao động của công ty in Công Đoàn Việt Nam. 2.1 Đặc điểm về Lao Động – Trình độ kỹ thuật. Nhân tố con người luôn được công ty coi trọng đặti ưu tiên hàng đầu vì con người vừa là nguồn lực, vừa là mục tiêu phát triển công ty. Đảm bảo số lượng, chất lượng lao động trong công tác sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao được công ty xác định là nhiệm vụ hàng đầu Với tổng số lao động là 176 người trong đó nam là 106 người chiếm 60% và nữ là 70 người chiếm 40%. Trong đó có 18 người trình độ đại học chiếm 10,3%, trung cấp 70 người chiếm 40% và còn lại là tốt nghiệp phổ thông trung học. Số lao động gián tiếp là 43 người chiếm 24% tổng số lao động công ty. Bậc thợ trung bình của công nhân trong công ty là 4/7 Biểu1: Sự phận bổ lao đông trong công ty Năm Tổng số Trình độ Bậc thợ Đại học CĐ - TC Nam Nữ SL % SL % 2 3 4 5 6 7 2000 105 70 18 10,3 70 40 15 20 20 20 8 4 2.2 Đặc điểm cơ sở vật chất: Quy trình công nghệ Chế bản In offset, Tipo Đóng sách Quy trinh công nghệ của công ty qua nhiều công đoạn phức tạp, chính vì vậy việc nâng cao chất lượng sản phẩm phải chú ý đi vào từng khâu của quá trình sản xuất làm như vậy mới đáp ứng được nhu cầu của khách hàng bằng chiến lược sản phẩm. Phấn đấu hạ giá thành trên cơ sở đạt đến hiệu quả và độ uy tín cao của công ty. Bởi quá trình sản xuất phải qua hiều công đoạn phức tạp nên công ty phải xắp xếp có một mặt bằng sản xuất hợp lý với tổng diện tích 2500 m2 trong đó. - Một dãy nhà 3 tầng đặt 6 máy in. Tầng 2 đặt văn phòng, tầng 3 dùng làm kho dự trữ. - Kho nguyên vật liệu. - Phân xưởng in - Một hệ thống điện với biến áp 250 Kw riêng - Một ô tô phục vụ cho công tác, hai ô tô chở báo - Hệ thống xử lý rác. Như vậy ta thấy rằng cơ sở vật chất tương đối đầy đủ đảm bảo không gian lao động, bảo hộ lao động và vệ sinh môi trường khá tốt. Tuy nhiên máy móc thiết bị trên dây chuyền vẫn chưa được đồng bộ đã cũ lạc hậu (hầu hết đều đã khấu hao hết hoặc nửa giá trị). Các máy móc được nhập chủ yếu từ cộng hoà liên bang Đức, Nhật Bản, Trung Quốc được sản xuất từ những năm 1980 và đã được qua sử dụng khi mua về. Bảng kê khai thác máy móc của công ty in Công Đoàn TT Tên thiết bị Số mẫu SL Khuôn khổ Năm SX Nước SX Ghi chú I 1 2 3 4 Máy in -Máy in cuốn Toshiba -Máy in rời Speedmaster -Máy in 8 trang -Máy in 4 trang 4 5 1 1 1 1 3 3 91 x 34,8 72 x 102 42 x 64 39 x 27 1982 1982 1980 1982 Nhật Đức Nhật Nhật Cũ Cũ Cũ Cũ II 1 2 3 Chế bản -Máy phơi -Máy sấy -Máy vi tính 2 1 1 72 x 100 1983 1983 Nhật + Đức Việt Nam Cũ Mới III 1 2 3 4 5 6 Đóng sách -Máy sén giấy -Máy gấp stalth -Máy đóng thép -Máy khâu chỉ -Máy sén 3 mặt -Máy vào bìa nhiệt 3 1 4 1 1 1 1.500 mm 64 x 84 36 x 26 1992 1994 1994 1996 Đức + TQ TQ TQ TQ TQ TQ Cũ Cũ Mới Mới Mới Mới Qua danh mục thiết bị máy móc trên của công ty cho thấy tất cả đều đã cũ , vậy mà tất cả các sản phẩm Báo Lao Động, sách khác vẫn đạt chất lượng cao và chính xác về thời gian đó là những cố găéng của công ty. Trong các loại sách báo tạp chí,.. Sản lượng trang in vẫn đạt trên 3 tỷ trang 1 năm. Mặt khác , công việc in đòi hỏi chính xác về thời gian mà công ty có trang thiết bị đã cũ sản xuất từ nhiều năm nay do đó tình trạng hỏng hóc đã khó tránh khỏi. Cho nên việc đảm bảo chắc chắn cho vấn đề sản xuất là chưa đạt yêu cầu. 3 - Phương thức tổ chức sản xuất của công ty in công đoàn . Trước đây trong cơ chế cũ công ty chủ yếu thực hiên jnhiệm vụ in sách báo, tạp chí,... phục vụ cho nhu cầu của tổng liên đoàn lao động Việt Nam. Các chỉ tiêu in ấn đều do cấp trên giao cho, công ty không phải đi tìm nguồn công việc và bạn hàng. Nhưng kể từ khi chuyển đổi nền kinh tế công ty chuyển sang là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, công ty phải đi tìm nguồn hàng các mối quan hệ giữa ban hầng cũ không đơn thuần chỉ là mối quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc tổng liên đoàn mà giừ đây là giữa các đơn vị tổ chức hạch toàn độc lập với nhau nên yêu cầu kết quả, hiệu quả kinh doanh đặt lên hàng đầu. Mặt khác trong một số năm trở lại đây, sự cạnh tranh trong nghành in cũng diễn ra gay gắt từ những đòi hỏi trên công ty đã có chủ trương đổi mới trang thiết bị hiện đại hơn, tổ chức sản xuất hợp lý hơn ít tốn kém, thất thoát không có sự chồng chéo luôn hoạt động theo một dây chuyền ngắn gọn, giảm chi phí trong sản xuất và vận chuyển.Công ty có 3 phân xưởng chính và một kho thành phẩm để phục vụ sản xuất. 3.1 Phân xưởng chế bản: Phân xưởng này có tầm quan trọng rất lớn, đây là khâu đầu tiên của quá trình in, công việc của phân xưởng đòi hỏi đọ chính xác cao và tỷ mỉ. Mộu mã sản phẩm cuối cùng phụ thuộc chủ yếu vào công việc chế bản, phân xưởng này quản lý hai phòng nhỏ đó là: + Phòng vi tính : Có nhiệm vụ chế bản in trên máy tính, dà soát, kiểm tra, sắp xếp theo đúng kích cỡ, rồi cho vào máy laze. + Phòng bình bản : Sắp xếp lại mẫu mã sau khi sửa chữa và rời bình lên tờ giấy can theo đúng khuôn khổ, sản phẩm của giai đoạn này được phơi trên bản kẽm. 3.2 Phân xưởng in : Sau khi có được bản mẫu từ phân xưởng chế bản đưa sang, phân xưởng n cá nhiệm vụ in ấn ra hàng loạt sản phẩm thông qua hai phân xưởng nhỏ. + Phân xưởng TOSHIBA + Phân xưởng máy mầu. 3.3 Phân xưởng sách: Là phân xưởng có số lao động đông nhất chiếm 40 % lao động trong công ty. Là phân xưởng thực hiện công đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất, kiểm tra chất lượng và số lượng sản phẩm hoàn thiện và đóng gói. Công ty thực hiện hợp đồng dài hạn từ các đối tác: - Sách của nhà xuất bản lao động Sản phẩm hoàn thiện và đóng gói Công ty thực hiện hợp đồng dài hạn từ các đối tác: - Sách của nhà xuất bản lao động - Sách của nhà xuất bản Hà Nội - Sách của nhà xuất bản y học - Sach của nhà xuất bản Giáo dục - Sách của nhà xuất bản Kim Đồng - Sách của nhà xuất bản Mỹ Thuật Sản phẩm chủ yếu của Công ty năm 2000 đạt trên 3,5 tỷ Trong đó: Tập sau 10% Văn hoá phẩm 10% Sách và sách giáo khoa 20% Báo các loại 60% Các sản phẩm chi tiết mà Công ty in công đoàn đã và đang sản xuất theo những hợp đồng dài hạn STT Tên sản phẩm Số lượng Khổ Số mẫu Số trang Số trang in (13x19) 1 Báo lao động 42.500 tờ 41 x 54 4/1 8 64 Quảng cáo, Báo xuân Lao động 42.000 27 x 39 4/1 112 488 2 Báo văn nghệ trẻ 12.000 27 x 39 4/1 24 96 3 Báo Nông thôn ngày nay 12.000 27 x 39 4/1 12 48 4 Báo người làm vườn 14.000 27 x 39 2/2 12 80 5 Tạp chí BHLĐ 6.000 19 x 27 2/2 40 80 6 Tạp chí công đoàn dầu khí 2000 19 x 27 4/2 40 80 7 Tạp chí công đoàn xây dựng 2000 19 x 27 4/2 40 64 8 Tạp chí kiểm soát 7000 19 x 27 4/1 32 809 9 Tạp chí thanh tra 25.000 19 x 27 2/2 40 80 10 Tạp chí dân vận 6000 19 x 27 2/2 40 80 11 Tạp chí người Kinh Bắc 4000 19 x 27 2/2 60 120 12 Tạp chí người Xứ Lạng 4000 19 x 27 2/2 40 80 13 Tạp chí khuyến nông TW 2000 19 x 27 2/2 40 120 14 Tạp chí khuyến nông HP 2000 19 x 27 1 36 72 15 Tạp chí VH các dân tộc 4000 19 x 27 2/2 24 48 16 Tạp chí khuyến nông Hà Tây 8000 19 x 27 2/2 44 88 17 Tạp chí BHYTế 12000 19 x 27 2/2 44 64 18 Tạp chí nghiên cứu giáo dục 12000 19 x 27 2/2 32 56 19 Tạp chí sinh viên 3000 19 x 27 2/2 28 64 20 Tạp chí Đại học 3000 19 x 27 2/2 32 96 21 Tạp chí kiến trúc 6000 19 x 27 2/2 48 72 22 Tạp chí dân số nghệ an 1000 19 x 27 2/2 36 40 23 Tạp chí lý luận thông tin 5000 19 x 27 1 20 48 24 Tạp chí tuổi xanh 5000 19 x 27 2/2 24 72 25 Tạp chí Hàng Hải 8000 19 x 27 2/2 36 48 26 Tạp chí Y Tế Dự phòng 1000 19 x 27 2/2 29 24 27 Tạp chí Dinh Dưỡng 15000 19 x 27 2/2 12 48 28 Báo văn hoá 5.500 27 x 39 4/1 12 48 4. Một số kết quả hoạt động sản xuất của Công ty Với số vốn 60.000 USD đồng thời trong thời gian vừa qua công ty đã đầu tư mua thêm số máy in mới hiện đại công ty đã nhanh chóng tổ chức sản xuất có hiệu qủa, đội ngũ công nhân đã hoàn toàn làm chủ được thiết bị máy móc công nghệ tiên tiến. Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty một số năm gần đây như sau. Đơn vị. 1000 Chỉ tiêu Năm 1998 1999 2000 1. Sản lượng (trang) 2000.000 3000.000 3.200.000 2. Doanh thu (đ) 7.937.214 12.123.778 13.809.900 3. Chi phí (đ) 7.721.300 11.686.804 13247707 4. Thuế (đ) 20.850 75.881 106.821 5. Thuế thu nhập doanh nghiệp 39.405 152940 196.767 6. Lợi nhuận 115.913 436.973 562.193 Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của công ty (năm 1998 – 2000) II. Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty in công đoàn. 1. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty đang áp dụng Tổ chức khoa học bắt nguồn từ việc chọn kiểu cơ cấu quản lý cho phù hợp với yêu cầu đối tượng quản lý nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý và năng suất lao động của lao động quản lý. Giám đốc Phó giám đốc P. Tổ chức P. Kế hoạch P. Kỹ thuật P. Kế toán PX. Chế bản PX. In PX. Gia công Kho thành phẩm Phòng Vi tính PX ToShiBa Phòng bình bản PX Mầu Tổ sách 1 Tổ sách 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý củ công ty in Công đoàn Qua sơ đồ trên ta thấy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty in Công Đoàn là một cơ cấu theo kiểu trực tuyến – Chức năng. Thực hiện chế độ một thủ trưởng và trách nhiệm cáo nhân. Cụ thể trong ban lãnh đạo của Công ty có một giám đốc và phó giám đốc . Dưới giám đốc và phó giám đốc là các trưởng phòng, phó phòng ban chức năng. Quản đốc phân xưởng tổ chức bộ máy của doanh nghiệp theo nguyên tắc khép kín gọn nhẹ không có phòng ban trung gian. Hiện nay kiểu cơ cấu này phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty có tăng cường mối quan hệ giưã hệ thống quản lý và hệ thống được quản lý, từ đó các thông tin nhanh chóng được xử lý. Chính xác kịp thời đáp ứng được yêu cầu của sản xuất kinh doanh liên tục hiệu quả, năng suất cao. Bộ máy chỉ huy điều hành sản xuất của công ty in Công đoàn. - Ban lãnh đạo Công ty chỉ có một giám đốc là người chịu mọi trách nhiệm trước nhà nước và cấp trên, là người đại diện cho công ty về mặt các hoạt động kinh doanh của Công ty mặt khác giám đốc là người có quyền cao nhất ra quyết định điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Giám đốc phân công của phần công việc từng mặt quản lý cho các phòng ban. Hoặc thông qua các phòng ban đưa ra mệnh lệnh xuống các phân xưởng thông qua các quản đốc. Dưới giám đốc là các phòng ban kết hợp với giám đốc để đưa ra những quyết định trong quá trình sản xuất kinh doanh. Các phòng ban có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra và chỉ đạo việc thực hiện các tiến độ sản xuất, các quy trình công nghệ cũng là một trong những nhiệm vụ của các phòng ban. Các phòng ban. Có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhưng không có quyền quyết định đến nhau. 2. Các phòng ban chức năng của Công ty in Công Đoàn 2.1. Phòng tổ chức hành chính a. Cơ cấu của phòng Phòng tổ chức bao gồm 3 người chiếm 5,8% trong tổng số cán bộ công nhân viên của công ty. Trong đó có 1 trưởng phòng 1 phó phòng và 1 nhân viên. b. Chức năng và nhiệm vụ của phòng Phòng tổ chức – hành chính. Là một bộ phận tham mưu cho giám đốc với những chức năng nhiệm vụ. - Quản lý, tuyển dụng và đào tạo lao động trong Công ty thi nâng bậc thợ, bậc lương thực hiện Công ty thi đua khen thưởng. - Xây dựng và quản lý định mức lao động, quản lý đơn giá sản phẩm, quản lý quỹ tiền lương. - Tham mưu giúp giám đốc trong việc xây dựng bộ máy quản lý đề bạt cán bộ, tổ chức sản xuất. - Xây dựng nội quy, quy chế đối với người lao động Thực hiện các mặt đời sống của công nhân như y tế, bảo hiểm. c. Tình hình bố trí và sử dụng lao động của phòng Chức năng S lượng Trình độ Thời gian công tác (năm ĐH CĐ Tcấp < 5 5 á 25 > 25 -Trưởng phòng 1 1 0 0 1 - Phó phòng 1 0 1 0 1 Nhân viên 1 0 0 0 1 Tổng số 3 1 1 0 2 1 Quản lý trên ta thấy rằng số lao động của phòng (3 người) chủ yếu từ thợ bậc cao và thời gian công tác lâu năm đảm nhận mà thông qua trường lớp, nghiệp vụ quản lý nào. Do vậy đây là vấn đề mà ban lãnh đạo Công ty cần lưu ý bởi đây là phòng đòi hỏi phải có nghiệp vụ chuyên môn nghiệp vụ quản lý. Công ty cần phải đưa nhân viên của phòng học nâng cao. 2.2. Phòng kế hoạch Phòng kế hoạch: Gồm 10 người chiếm 17,5% tổng số lao động của Công ty. Trong đó gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 8 nhân viên. b. Chức năng nhiệm vụ của phòng Phòng kế hoạch là một bộ phận giúp giám đốc công ty thực hiện nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất. Do nguyên nhân vật liệu trên cơ sở khả năng của Công ty và đáp ứng của thị trường để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục. Phòng kế hoạch có các chức năng nhiệm vụ: - Phòng kế hoạch là nơi trực tiếp quan hệ với khách hàng và chịu trách nhiệm với cấp trên và khách hàng về chất lượng sản phẩm. - Có nhiệm vụ xác định và ban hành các tiêu chuẩn về chất lượng và ra các định mức về vật tư xây dưngj kế hoạch, bảo dưỡng máymóc thiết bị, kho tàng cho các bộ phận sản xuất đồng thời phải theo dõi quá trình sản xuất. - Phòng kế hoạch phụ trách 3 phân xưởng sản xuất chính của Công ty và mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh Công ty. - Điều độ sản xuất đúng tiến độ - Trình giám đốc của phương án kế hoạch sản xuất. - Tìm nguyên vật liệu trên thị trường cung cấp cho quá trình sản xuất của Công ty. c. Tình hhình bố trí và sử dụng cán bộ trong phòng Việc bố trí và sử dụng cán bộ của phòng như vậy là phù hợp và sát với chức năng nhiệm vụ của phòng không có sự chồng chéo trong công việc. Trong thời gian qua phòng và các nhân viên trong phòng hoạt động có hiệu quả trong việc tìm thị trường cũng như bạn hàng từ đó góp phần chung vào quá trình tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty d. Tình hình thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng Chức năng S.L Chuyên môn Trình độ T.gian công tác (năm) ĐH CĐ T. Cấp < 5 5 á 25 > 25 Trưởng phòng 1 Kinh tế 1 1 Phó phòng 1 Kỹ thuật 1 1 Nhân viên 8 KT – KT 3 5 1 1 1 Cộng 10 5 5 1 3 1 Qua khảo sát nhận thấy công nhân viên trong phòng phần lớn nhân viên thuộc đội ngũ lao động trẻ năng động trong công tác phản ứng nhanh nhậy trước biến động nhu cầu của thị trường kết hợp với trưởng phòng và phó phòng có kinh nghiệm lâu năm và trình độ chuyên môn từ đó nhận thấy phòng có khả năng thực hiện mọi nhiệm vụ và chức năng của mình. c. Mối quan hệ của phòng kế hoạch * Mối quan hệ dọc Phòng kế hoạch phải thường xuyên báo cáo với ban lãnh đạo trực tiếp báo cáo với giám đốc về việc xây dựng kế hoạch sản xuất cũng như những khó khăn trong việc cung ứng nguyên vật liệu để ban lãnh đạo kịp thời có những biện pháp xử lý. * Mối quan hệ ngang Phòng kế hoạch có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác để lên kế hoạch sản xuất cũng như xây dựng các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật để thực hiện 2.3. Phòng kỹ thuật a. Cơ cấu tổ chức của phòng Phòng gồm 5 người chiếm 3,045% tổng số lao động trong công ty gồm: 1 trưởng phòng, 2 phó phòng, 2 nhân viên. Chuyên ngành b. Chức năng nhiệm vụ của phòng - Phòng kỹ thuật là bộ phận trợ giúp giám đốc về công tác kỹ thuật sản xuất, đánh giá chất lượng sản phẩm. Có nhiệm vụ tìm phương án và quy trình công nghệ tối ưu cho sản xuất. - Phòng có nhiệm vụ theo dõi, hướng dẫn, giám sát việc thực hiện định mức lao động ở phân xưởng khi áp dụng các tiến bộ kỹ thuật. Nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất chung. - Phòng có nhiệm vụ theo dõi an toàn máy móc thiết bị bảo dưỡng sửa chữa trang thiết bị cho toàn Công ty để đảm bảo tiến độ sản xuất cho Công ty. c. Tình hình bố trí và sử dụng cán bộ của phòng Phòng kỹ thuật với tổng số là 5 người được phân công và trình độ như sau. Chức năng Số lượng Chuyên môn Trình độ Thời gian công tác ĐH CĐ TC <5 5 á 25 >25 Trưởng phòng 1 Kỹ thuật 1 1 Phó phòng 2 KT – KT 2 2 Nhân viên 2 Kỹ thuật 2 1 1 Tổng 5 3 2 1 3 1 Phòng kỹ thuật chủ yếu là những cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ cao đã qua những trường lớp ĐH, TC. Và thời gian công tác lâu năm đó là thuận lợi nhưng đặc thù sản xuất của Công ty đòi hỏi kỹ thuật rất nhiều nhưng ta thây cơ cấu và số lượng cán bộ như vậy vẫn chưa hợp lý quy mô nhiệm vụ cũng như tính chất sản xuất của Công ty thì với số lượng cán bộ kỹ thuật có trình độ Đại học chuyên ngành như vậy là ít cần phải có sự điều chỉnh lại cho phù hợp từ đó việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của phòng sẽ được đảm bảo hiệu quả hơn. d. Mối quan hệ * Mối quan hệ dọc Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ phải báo cáo với ban lãnh đạo Công ty tình hình định mức tiêu hao nguyên liệu, định mức năng suất lao động và các vấn đề kỹ thuật trong sản xuất để lãnh đạo công ty kịp thời có phương hướng giải quyết. - Phòng kỹ thuật phải hướng dẫn và theo dõi các phân xưởng thực hiện đúng quy trình công nghệ và các định mức kỹ thuật khác để đảm bảo việc tiết kiệm nguyên liệu và tiến độ của công việc, chất lượng, sản phẩm... - Kết hợp với phòng kế toán để xây dựng giá thành, định mức tiêu hao nguyên vật liệu. - Phòng kỹ thuật giúp phòng tổ chức sắp xếp cơ cấu tổ chức cho phù hợp với điều kiện sản xuất của Công ty. 2.4 Phòng kế toán a. Cơ cấu tổ chức phòng - Phòng kế toán gồm 6 người, chiếm 2,096% tổng số lao động trong đó có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 4 nhân viên. b. Chức năng nhiệm vụ của phòng Phòng kế toán là một bộ phận quan trọng giúp việc cho giám đốc trong công tác quản lý tài chính, vốn và chi phí theo dõi, quản lý khấu hao tài sản cố định, tiêu thụ sản phẩm, nợ của Công ty. - Thanh toán lương, thưởng, bảo hiểm xã hội cho người lao động, trả tiền làm thêm giờ, ngoài giời cho người lao động. - Tham mưu cho giám đốc các biện pháp đẩy mạnh sản xuất kinh doanh thu lợi nhuận cao, quản lý bảo tồn và phát triển nguồn vốn thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước. c. Tình hình bố trí, sử dụng cán bộ của phòng Phòng kế toán gồm 6 người đều là nữa đã tốt nghiệp Đại học chuyên ngành kinh tế. Trong đó 1. Trưởng phòng kiêm kế toán trưởng 2. Phó phòng. Phụ trách hạch toán kế toán tính giá thành 3. Nhân viên phụ trách: kế toán nguyên vật liệu, kế toán tổng hợp và thủ quỹ thu chi tiền mặt. - Nhìn chung việc bố trí sử dụng các hộ của phòng là hợp lý phát huy tối đa năng lực của từng cá nhân. Mặt khác đều tốt nghiệp chuyên ngành kinh tế. Không có sự chồng chéo trong chức năng nhiệm vụ rất thuận lợi cho ban lãnh đạo và công ty. Cơ cấu và bố trí sử dụng này nên giữ nguyên không có sự thay đổi để tạo sự ổn định và phát huy năng lực tối đa Chức năng Số lượng Chuyên môn Trình độ Thời gian công tác ĐH CĐ TC <5 5 á 25 >25 Trưởng phòng 1 Kinh tế 1 1 Phó phòng 1 Kinh tế 1 1 Nhân viên 4 Kinh tế 4 3 1 2 d. Mối quan hệ của phòng kế toán * Mối quan hệ dọc - Với ban giám đốc, phòng kế toán có nhiệm vụ thường xuyên báo cáo kế hoạch thu – chi, lỗ – lãi của Công ty, tham mưu cho giám đốc có biện pháp đẩy mạnh hiệu quả sản xuất kinh doanh và bảo tồn, phát triển nguồn vốn. - Với các phản ứng: giúp mạng lưới thống kê ở các phân xưởng làm tốt nhiệm vụ thống kê, mở sổ sách cập nhật. * Mối quan hệ ngang. Trên cơ sở định mức lao động của phòng kỹ thuật và phòng tổ chức hành chính, phòng kế hoạch, cung ứng nguyên vật liệu và thanh toánk kịp thời mọi chi phí tiền lương của các bộ các phòng ban và phân xưởng sản xuất, đồng thời hạch toán kịp thời các khoản lỗ – lãi kịp thời. 3. Bộ máy quản lý và hệ thống chỉ huy của phân xưởng - Công ty in Công Đoàn có 3 phân xưởng gồm: phân xưởng chế bản, phân xưởng in, phân xưởng gia công. Đứng đầu các phân xưởng này là các quản đốc phân xưởng phụ trách và chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo của Công ty. 3.1. Phân xưởng chế bản Phân xưởng có nhiệm vụ thiết kế mẫu mã chất lượng sản phẩm trước khi chuyển sang cho các công đoạn sau. Phân xưởng gồm: 12 người 3.2. Phân xưởng In Phân xưởng hoàn tất phần công việc của phần phân xưởng chế bản chuyển sang: phân xưởng gồm: PXTosiba và PX mẫu Phân xưởng có 95 người: 1 quản đốc và 2 tổ trưởng 3.3. Phân xưởng gia công Phân xưởng là khâu cuối cùng của qúa trình sản xuất tạo hình và mẫu mã sản phẩm, phân xưởng gồm 2 tổ là tổ sách 1 và tổ sách 2. Phân xưởng có 40 người: 1 quản đốc và 2 tổ trưởng. 4. Công tác đào tạo và nâng cao trình độ của lao động cán bộ CNV trong công ty. a. Công tác đào tạovà nâng cao trình độ Công ty với quan điểm xuất phát con người là nhân tố hàng đầu trong mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, một mặt cũng vì đặc thù sản xuất của Công ty. Đó là in ấn sách báo do vậy mà công nghệ cũng như nhu cầu, yêu cầu của xã hội và thị trường thay đổi, nâng cao do đó để không bị tụt hậu cũng như khả năng cạnh tranh trên thị trường công ty không ngừng phải nâng cao và cải tiến kỹ thuật công nghệ. Nhưng để nắm bắt vận hành hiệu quả được những kỹ thuật đó thì đội ngũ công nhân của Công ty không ngừng phải học hỏi nâng cao tay nghề hàng năm tiếp thu những công nghệ mới. Thi nâng bậc, nâng tay nghề cho công nhân lao động hoặc mời các chuyên gia nước ngoài về giảng cho người lao động. Đồng thời Công ty cũng cử cán bộ quản lý đi học nâng cao nghiệp vụ cho phù hợp với yêu cầu công tác. b. Chương trình tuyển và đề bạt Khi đề bạt ai phòng tổ chức đề bạt lên giám đốc xem xét quyết định việc đề bạt và tuyển chọn tuân thủ tiêu chuẩn năng lực trình độ và kinh nghhiệm. III. Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty in Công Đoàn. 1. Đánh giá về cơ cấu lao động quản lý + Về số lượng lao động quản lý và cán bộ chức danh B. Số lượng chất lượng lao động TT Bộ phận Trưởng Phó Chuyên môn kỹ thuật Chuyên môn kinh tế ĐH CĐ T.C ĐH CĐ T.C 1 B. Lãnh đạo 1 1 1 1 2 P. Tổ chức 1 1 0 0 3. Phòng kỹ thuật 1 2 2 1 4 Phòng kế hoạch 1 1 1 1 5 Phòng kế toán 1 1 2 6 P.X chế bản 1 1 7 P.X In 1 1 8 P.X Gia công` 1 1 Tổng số 8 6 6 3 3 Qua số liệu trên ta thấy cán bộ chức danh của công ty bao gồm: 14 người trong đó có 9 người đã qua đào tạo đại học 3 người trung cấp chuyên ngành. Như vậy tỷ lệ Đại học trong cán bộ chức danh của công ty là: 77% trong đó chuyên ngành kỹ thuật là: 60%. Chuyên ngành kinh tế 40% tỷ lệ trung cấp trong cán bộ chức danh là: 23% Như vậy trình độ ĐH trong cán bộ chức danh trong bộ máy quản lý chưa đạt 100% do đó đòi hỏi công ty phải nâng cao trình độ cho cán bộ quản lý để đạt được yêu cầu trên Về số lượng và chất lượng lao động quản lý gián tiếp TT Bộ phận Số lượng Trình độ Thâm niên (năm) ĐH CĐ T.C < 5 5 á 25 >25 1 B. Lãnh đạo 2 2 1 1 2 P. Tổ chức 3 1 2 1 3. Phòng kỹ thuật 10 5 5 1 3 1 4 Phòng kế hoạch 5 3 2 1 3 1 5 Phòng kế toán 6 6 3 1 2 6 P.X chế bản 1 1 1 7 P.X In 1 1 1 8 P.X Gia công` 1 1 1 Tổng số 29 17 5 5 5 13 6 Tổng số Công ty có 29 lao động trực tiếp chiếm 16% tổng số lao động đây là một tỷ lệ phù hợp Trình độ lao động: có 16 người trình độ ĐH chiếm 62% , CĐ: 5 người chiếm: 10/6%: TC: 5 chiếm 10,6% tỷ lệ này so với mặt bằng trung là tạm được nhưng nếư xét từng phòng ban riêng thì vẫn chưa thật sự phù hợp điều nàylãnh đạo công ty cần nghiên cứu thêm. Thâm niên công tác: số người công tác trên 25 năm có 6 người, từ 5 á 25 năm có 13 người, dưới 5 năm có 5 người ta nhận thấy số người lao động thâm niên không nhiều. Chủ yếu ở mức độ trung bình đầy là thuận lợi rất lớn đối với công ty bởi với đội ngũ này sẽ được sự ổn định và năng động sáng tạo trong công việc. 2. Đánh giá về quy mô quản lý Công ty In Công Đoàn là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ với 175 lao động và gồm 4 phòng ban chức năng. Các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Và từng phòng ban đảm nhiệm một chức năng nhiệm vụ riêng của mình như vậy là hợp lý không có sự chồng chéo trong quản lý. Công ty cần duy trì và phát huy khả năng riêng từng phòng sao cho hợp lý. 3.Đánh giá về chức năng nhiệm vụ so với định biên của phòng ban ở Công ty, việc phân công định biên của các phòng ban như vậy cơ bản là hợp lý, tuy nhiên như vậy vẫn chưa được tối ưu bởi vì như ta thấy - Phòng kế họach với quy mô và nhiệm vụ của phòng đòi hỏi cần phải có số lượng công nhân viên 10 người là phù hợp nhưng phòng kỹ thuật chức năng, nhiệm vụ của phòng cũng rất lớn nhưng chỉ với 5 người như vậy dễ gây tình trạng quá tải, kiêm nhiệm cầnphải xem xét. - Đồng thời phòng kế toán với 6 người như vậy không phát huy và tận dụng được hết, phòng này có thể kiêm nhiệm được cần bố trí lại công việc và nhiệm vụ 4. Về tình hình thực hiện chức năng quyền hạn Của các phòng ban sự phối hợp giữa các phòng ban - Các phòng ban của công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình, thực hiện tham mưu giúp việc cho giám đốc, các phòng ban chịu trách nhiệm trước giám đốc về những việc chuyên môn của mình. - Các phòng ban có mối quan hệ mật thiết hỗ trợ cho nhau để hoàn thành nhiệm vụ của mình và mục tiêu chung của toàn công ty. Đồng thời góp phần chung vào quá trình tồn tại và phát triển của công ty trong điều kiện hiện nay. 5. Thuận lợi và khó khăn. * Thuận lợi - Các phòng ban, cán bộcông nhân viên trong bộ máy quản lý đã thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ được giao. - Giữa các phòng ban có sự kết hợp chặt chẽ, thống nhất với nhau rất thuận lợi cho ban giám đốc tìm ra những điểm mạnh và những tồn tại để phát huy và khắc phục những nhược điểm đó - Sự phân công lao động theo chức năng, các phòng ban, phân xưởng là hợp lý gọn nhẹ, không có sự chồng chéo, phát huy tối đa chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận * Khó khăn Mặc dù thuận lợi là rất nhiều nhưng cũng có những khó khăn tồn tại mà công ty cần phải khắc phục đó là trình độ nghiệp vụ vẫn còn thấp cần phải nâng cao trình độ cho cán bộ quản lý hơn nữa để phù hợp hơn trong điều kiện kinh tế hiện nay. Phần III. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quan lý ở công ty in công đoàn Việt Nam I. Hoàn thiện cơ chế quản lý Căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty In Công Đoàn trong những năm gần đây đồng thời căn cứ vào tình hình kinh tế hiện nay và cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc công ty để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của công ty cao hơn nữa, trên góc độ là một sinh viên thực tập tôi có một số ý kiến nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quản lý của bộ máy 1. Ban giám đốc: Với một giám đốc trình độ chuyên ngành kinh tế và một giám đốc trình độ chuyên ngành kỹ thuật như vậy là hợp lý, cần để phó giám đốc phụ trách hoàn toàn về kỹ thuật và các phòng ban kỹ thuật, phòng kế hoạch. 2. Phòng kỹ thuật Với cơ cấu như hiện nay phải bổ sung thêm người và tách phòng kỹ thuật thành phòng kỹ thuật và công nghệ. Để đẩy mạnh hơn nữa việc áp dụng công nghệ tiên tiến vào quá trình sản xuất 3. Phòng tổ chức Cơ cấu như hiện nayđã là hợp lý nhưng để tối ưu hơn nữa cần phải bố trí thêm 1 người để công việc của phòng luôn giải quyết nhanh gọn và thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình được giao 4. Phòng kế hoạch Cơ cấu như vậy là phù hợp với chức năng nhiệm vụ cũng như quy mô nhiệm vụ của phòng nên giữ nguyên cơ cấu như này để phát huy tối đa nănglực các cá nhân trong phòng và của phòng nói chung. 5. Phòng kế toán Như ta biết răng Công ty In Công Đoàn là Công ty có quy mô nhỏ và quá trình sản xuất của công ty không có quá nhiều nguyên vật liệuvì vậy việc cơ cấu sốlượng ở phòng kế toán với 6 người có thể là nhiều so với quy mô công việc, bởi vì một người có thể đảm nhiệm được một số công việc cùng một lúc do đó phòng chỉ cần khoảng 4 – 5 người là đủ đảm bảo công việc luôn được tiến hành tốt tránh tình trạng quá nhàn rỗi trong phòng. * Xây dựng cơ cấu lao động trong công ty theo biểu sau TT Tên bộ phận Tổng số lao động Lao động dự kiến 1 Ban lãnh đạo 2 2 - - 2. Phòng tổ chức 4 2 2 - 3 Phòng kế hoạch 10 2 8 - 4 Phòng kỹ thuật 6 2 4 - 5 Phòng kế toán 5 1 4 - 6 P.X chế bản 11 1 - 10 7 P.X In 95 1 - 94 8 P.X gia công 40 1 - 39 9 Kho thành phẩm 2 - - 2 Tổng số 175 Như vậy với sự xây dựng lại này tổng số lao động không thay đổi nhưng có sự thay đổi giữa các phòng ban hướng giải quyết đưa một người ở phòng kế toán lên phòng tổ chức như vậy tổng số lao động trong công ty vẫn được giữ nguyên hoặc công ty phải tuyển thêm 1 lao động cho phòng kỹ thuật và chuyển 1 người ở phòng kế toán thực hiện công việc khác nhưng ở phương án này không tối ưu. II. Kế hoạch đào tạo cán bộ và tiêu chuẩn hoá cán bộ Hiện nay trình độ đại học của cán bộ chức danh trong công ty là 77% còn lại 23% là cao đẳng và trung cấp để đáp ứng yêu cầu đổi mới công tác quản lý kinh tế thực hiện và phát huy quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời phục vụ thiết thực cho nhu cầu đổi mới công tác quản lý cán bộ. Công việc này trực tiếp do phòng tổ chức trực tiếp chỉ đạo. Để thực hiện tốt công tác tiêu chuẩn hoá cán bộ theo tôi công ty cần đưa ra các phương án giải quyết sau. - Công ty gửi cán bộ chức danh đi đào tạo ở bậc đại học để phục vụ lâu dài cho doanh nghiệp, khuyến khích cán bộ chức danh tự học năng cao trình độ để phấn đấu đạt chỉ tiêu 100% cán bộ chức danh trong công ty là trình độ đại học và thực hiện phương hướng trẻ hoá cán bộ trong công ty. Công ty cần khuyến khích cán bộ công nhân viên trong công ty đi học thêm bằng hình thức khác nhau, có chế độ tăng lương phù hợp cho những người đi học về. Nhưng trong qúa trình học các phòngban chức năng vẫn phải đảm bảo hiệu quả quản lý và công việc của phòng ban mình, do đó phải có kế hoạch học tập cho phù hợp để có những điều chỉnh hợp lý đồng thời phải xác định chính xác cử ai đi và đi trong thời gian nào để không ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh. Đối với việc đào tạo công nhân kỹ thuật cho cán bộ công nhân viên ở các phân xưởng, phòng tổ chức cần phối hợp chặt chẽ với phòng kỹ thuật để bên kế hoạch đào tạo nâng tay nghề, nâng bậc thợ một cách chu đáo. Bởi họ là những người trực tiếp tạo ra sản phẩm của doanh nghiệp. Kết luận Trên đây là một số ý kiến của tôi về việc hoàn thiện bộ máy quản lý ở công ty In công đoàn Việt Nam, nó là kết quả của việc vận dụng những kiến thức đã được học ở nhà trường cùng với qúa trình tìm hiểu thực tế ở công ty In công đoàn Việt Nam. Trong chuyên đề tốt nghiệp của tôi điểm cơ bản của việc xây dựng bộ máy quản lý của Công ty là một mặt góp phần cắt giảm lượng lao động quản lý dư thừa và bố trí lao động còn thiếu, sắp xếp lại lao động cho phù hợp đảm bảo cho bộ máy quản lý của Công ty thực hiện chức năng quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng tốt hơn. Tuy nhiên với khả năng trình độ và khả năng còn hạn chế chắc chắn chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong sự góp ý phê bình của cơ sở thực tập và của thầy giáo hướng dẫn giúp tôi có thêm nhận thức sâu sắc hơn đồng thời rút ra được những bài học kinh nghiệm cho bản thân trong quá trình sau này. Tôi xin bầy tỏ lòng biết ơn sâu sắc về sự quan tâm, giúp đỡ hết sức tận tình của thầy giáo hướng dẫn: Hoàng Văn Liêu và tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty In Công Đoàn Việt Nam đã giúp đỡ tôi hoàn thiện chuyên đề tốt nghiệp của mình