Đồ án Kiểm soát chi phí nâng cao hiệu quả trong doanh nghiệp xây dựng giao thông

thi công của công ty ta sử dụng các chỉ tiêu đánh giá: - Hiệu suất sử dụng chi phí máy thi công: HhsMTC = - Hiệu quả sử dụng chi phí máy thi công: HhqMTC = - Tỷ trọng chi phí máy thi công: Tỷ trọng chi phí MTC = *100% Trong đó : - L : Lợi nhuận - C : Tổng chi phí - Cmtc : Chi phí máy thi công - HhqMTC : Hiệu quả sử dụng chi phí MTC - HhsMTC : Hiệu suất sử dụng chi phí MTC * Từ các công thức tính chỉ tiêu trên ta có bảng : BẢNG 2.3 : TÌNH HÌNH SỬ DỤNG CHI PHÍ MTC TRONG 3 NĂM 2007 - 2009 Đơn vị : VNĐ CHỈ TIÊU Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch năm 2007-2008 Chênh lệch năm 2008-2009 Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối Doanh thu 99,331,596,366 186,544,312,027 209,960,764,493 87,212,715,661 187.80 23,416,452,466 112.55 Tổng chi phí 96,313,655,649 181,208,835,076 201,457,815,035 84,895,179,427 188.14 20,248,979,959 111.17 Lợi nhuận 3,017,940,717 6,184,246,878 8,502,949,458 3,166,306,161 204.92 2.318,702,580 137.49 Chi phí Máy thi công 8,031,949,586 18,098,482,226 25,578,097,843 15,769,939,973 134.02 -8,669,975,202 -86.04 Hiệu suất sử dụng chi phí MTC 2.143 3.003 3.928 0.86 140.13 0.925 130.80 Hiệu quả sử dụng chi phí MTC 0.065 0.099 0.159 0.034 152.31 0.06 160.61 Tỷ trọng chi phí MTC(%) 48.13 34.28 26.53 -13.85 71.22 -7.75 77.39 Qua bảng 2.3 ta thấy tình hình sử dụng chi phí máy thi công của công ty trong 3 năm như sau: Năm 2007 cứ bỏ ra 1 đồng chi phí máy thi công thì công ty tạo ra doanh thu 2.143 đồng và thu lợi nhuận 0.065 đồng, năm 2008 cứ bỏ ra 1 đồng chi phí máy thi công thì công ty tạo ra doanh thu 3.003 đồng và thu lợi nhuận 0.099 đồng, năm 2009 cứ bỏ ra 1 đồng chi phí máy thi công thì công ty tạo ra doanh thu 3,928 đồng và thu lợi nhuận 0.159 đồng. Như vậy qua các năm thì cứ 1 đồng chi phí máy thi công bỏ ra thì công ty có doanh thu và lợi nhuận cao hơn năm trước, công ty đã sử dụng có hiệu quả và kiểm soát tốt chi phí máy thi công tạo ra lợi nhuận cao hơn, qua 2 năm thì 1 đồng chi phí bỏ ra thu về năm 2009 cao hơn năm 2007 là 0.159 – 0.065=0.094 đồng. Tuy nhiên, ta lại thấy tỉ trọng chi phí máy thi công so với tổng chi phí lại giảm năm 2008 giảm 13.85% so với năm 2007 và năm 2009 giảm 7.75% so với năm 2008. Như vậy trong quá trình thi công thì công ty thi công bằng máy móc ít hơn, và sử dụng chi phí nhân công nhiều hơn điều đó làm cho chi phí nhân công tăng lên và ảnh hưởng đến năng suất và doanh thu của công ty. Tỷ trọng máy thi công có giảm hơn năm trước nhưng năm 2009 công ty đã khai thác hợp lý máy thi công, tận dụng được tối đa làm cho doanh thu và lợi nhuận cao hơn năm trước. 2.2.3.2.4. Phân tích thực trạng chi phí sản xuất chung của công ty công ty CP đầu tư phát triển và XDGT 208: * Để phân tích được tình hình sử dụng chi phí sản xuất chung của công ty ta sử dụng các chỉ tiêu đánh giá: - Hiệu suất sử dụng chi phí sản xuất chung: HhsSXC = - Hiệu quả sử dụng chi phí sản xuất chung: HhqSXC = - Tỷ trọng chi phí sản xuất chung: Tỷ trọng chi phí SXC = *100% Trong đó : - L : Lợi nhuận ; - Csxc : Chi phí sản xuất chung - HhqSXC : Hiệu quả sử dụng chi phí SXC - HhsSXC : Hiệu suất sử dụng chi phí SXC - C : Tổng chi phí * Từ các công thức tính chỉ tiêu trên ta có bảng : BẢNG 2.4 : TÌNH HÌNH SỬ DỤNG CHI PHÍ SXC TRONG 3 NĂM 2007 - 2009 Đơn vị : VNĐ CHỈ TIÊU Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch năm 2007-2008 Chênh lệch năm 2008-2009 Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối Doanh thu 99,331,596,366 186,544,312,027 209,960,764,493 87,212,715,661 187.80 23,416,452,466 112.55 Tổng chi phí 96,313,655,649 181,208,835,076 201,457,815,035 84,895,179,427 188.14 20,248,979,959 111.17 Lợi nhuận 3,017,940,717 6,184,246,878 8,502,949,458 3,166,306,161 204.92 2.318,702,580 137.49 Chi phí Sản xuất chung 3,255,659,978 9,652,620,793 16,526,261,461 6,396,960,815 296.49 6,873,640,668 171.21 Hiệu suất sử dụng chi phí SXC 30.510 21.189 12.705 -9.321 69.45 -8.484 59.96 Hiệu quả sử dụng chi phí SXC 0.927 0.702 0.515 -0.225 75.73 -0.187 73.36 Tỷ trọng chi phí SXC(%) 3.38 4.85 8.20 1.47 143.49 3.35 169.07 Qua bảng 2.4 ta thấy được tình hình sử dụng chi phí sản xuất chung của công ty như sau: Chi phí sản xuất chung năm 2008 tăng 6,396,960,815 đồng ứng với 296.49% so với năm 2007 và năm 2009 tăng 6,873,640,668 đồng ứng với 171.21% so với năm 2008, khiến cho tỷ trọng chi phí sản xuất so với tổng chi phí cũng tăng lên : năm 2008 tăng 1.47% so với năm 2007 và năm 2009 tăng 3.35% so với năm 2008. Công ty đã kiểm soát chi phí này chưa chặt chẽ khiến cho chi phí tăng cao lên nhiều qua từng năm. Trong năm 2007 1 đồng chi phí sản xuất chung bỏ ra thì có doanh thu 30.510 đồng và thu được lợi nhuận 0.927, năm 2008 có doanh thu và lợi nhuận thu được trên 1 đồng chi phí bỏ ra ít hơn năm 2007 tương ứng là 21.189 đồng và 0.702 đồng. Năm 2009 không những không có cải thiện gì của công ty mà còn giảm đi 8.484 đồng doanh thu và 0.187 đồng so với năm 2008. Như vậy trong khoản mục kiểm soát chi phí sản xuất chung của công ty là chưa được tốt, không những hiệu suất và hiệu quả sử dụng chi phí giảm đi mà tỷ trọng chi phí sản xuất chung so với tổng chi phí còn tăng lên. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến doanh thu và lợi nhuận của công ty. Theo các tính toán ở trên thì các chi phí như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, máy thi công đều tăng lên khiến cho chi phí sản xuất chung cũng bị ảnh hưởng tăng lên theo. Các chi phí này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, khi đó chi phí nhân công máy thi công tăng lên thì chi phí để xây dựng lán trại, điện nước, ăn ở,sinh hoạt cho công nhân, chi phí phục vụ đi lại, sữa chữa… cũng phải tăng lên tuy nhiên hiệu suất và hiệu quả sử dụng lại giảm đi. Chi phí chung là loại chi phí khó kiểm soát nhất là trong lúc khó khăn như hiện nay vì thế mà công ty cũng chưa thể kiểm soát tốt được loại chi phí này. 2.2.3.2.5. Phân tích thực trạng chi phí tài chính của công ty công ty CP đầu tư phát triển và XDGT 208: * Để phân tích được tình hình sử dụng chi phí tài chính của công ty ta sử dụng các chỉ tiêu đánh giá: - Hiệu suất sử dụng chi phí tài chính: HhsTC = - Hiệu quả sử dụng chi phí tài chính: HhqTC = - Tỷ trọng chi phí tài chính: Tỷ trọng chi phí TC = *100% Trong đó : - L : Lợi nhuận ; - Ctc : Chi phí tài chính - HhqTC : Hiệu quả sử dụng chi phí TC - HhsTC : Hiệu suất sử dụng chi phí TC - C : Tổng chi phí * Từ các công thức tính chỉ tiêu trên ta tính toán được ra bảng sau : BẢNG 2.5 : TÌNH HÌNH SỬ DỤNG CHI PHÍ TC TRONG 3 NĂM 2007 - 2009 Đơn vị : VNĐ CHỈ TIÊU Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch năm 2007-2008 Chênh lệch năm 2008-2009 Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối Doanh thu 99,331,596,366 186,544,312,027 209,960,764,493 87,212,715,661 187.80 23,416,452,466 112.55 Tổng chi phí 96,313,655,649 181,208,835,076 201,457,815,035 84,895,179,427 188.14 20,248,979,959 111.17 Lợi nhuận 3,017,940,717 6,184,246,878 8,502,949,458 3,166,306,161 204.92 2.318,702,580 137.49 Chi phí Tài chính 3,356,706,195 4,166,324,637 1,646,789,309 809,6818,442 124.12 -2,519,535,328 39.53 Hiệu suất sử dụng chi phí TC 29.592 44.774 127.497 15.182 151.30 82.723 285.57 Hiệu quả sử dụng chi phí TC 0.899 1.484 5.163 0.585 165.07 3.679 347.91 Tỷ trọng chi phí TC(%) 3.49 2.30 0.82 -1.19 65.90 -1.48 35.65 Qua bảng 2.5 ta thấy được tình hình sử dụng chi phí tài chính của công ty như sau: Chi phí tài chính năm 2008 tăng lên 809,6818,442 đồng ứng với 124.12% so với năm 2007 nhưng năm 2009 lại giảm xuống thấp hơn cả năm 2007, giảm đi 2,519,535,328 đồng (39.53%) so với năm 2008 do đó tỉ trọng chi phí tài chính so với tổng chi phí của năm 2009 cũng giảm đi. Mặt khác hiệu suất và hiệu quả sử dụng chi phí tài chính năm 2009 lại cao hơn năm 2008,2007. Cụ thể năm 2007 1 đồng chi phí tài chính bỏ ra thi công ty thu được 29.592 đồng doanh thu và 0.899 đồng lợi nhuận, năm 2008 1 đồng chi phí tài chính bỏ ra thi công ty thu được 44.774 đồng doanh thu và 1.484 đồng lợi nhuận, năm 2009 1 đồng chi phí tài chính bỏ ra thi công ty thu được 127.497 đồng doanh thu và 5.163 đồng lợi nhuận. Qua 3 năm hiệu suất sử dụng chi phí tài chính tăng lên 127.497 – 29.592 = 97.905 đồng và hiệu quả sử dụng chi phí tài chính tăng lên 5.163 - 0.899 = 4.264 đồng. Như vậy trong năm 2009 công ty đã sử dụng và kiểm soát có hiệu quả chi phí tài chính khá hiệu quả, trong lúc nền kinh tế đang gặp nhiều khó khăn thì chính phủ đã dùng gói kích cầu đối với các doanh nghiệp và lãi vay được giảm xuống đáng kể. Công ty đã xoay vòng vốn tốt không để thiếu nguyên vật liệu, máy móc thiếu nhiều dẫn đến vay tiền ngân hàng phục vụ quá trình thi công đúng thời hạn, ngoài ra còn có lãi do hoạt động tài chính như đầu tư trái phiếu, kỳ phiếu, cổ phiếu…của công ty thu về có hiệu quả lợi nhuận tốt và giảm được một phần chi phí tài chính làm cho chi phí được giảm đi khá nhiều. 2.2.3.2.6. Phân tích thực trạng chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty công ty CP đầu tư phát triển và XDGT 208: * Để phân tích được tình hình sử dụng chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty ta sử dụng các chỉ tiêu đánh giá: - Hiệu suất sử dụng chi phí quản lý doanh nghiệp: HhsQLDN = - Hiệu quả sử dụng chi phí QLDN: HhqQLDN = - Tỷ trọng chi phí QLDN: Tỷ trọng chi phí QLDN = *100% Trong đó : - L : Lợi nhuận ; - CQLDN : Chi phí QLDN - HhqQLDN : Hiệu quả sử dụng chi phí QLDN - HhsQLDN : Hiệu suất sử dụng chi phí QLDN - C : Tổng chi phí * Từ các công thức tính chỉ tiêu trên ta tính toán được ra bảng sau : BẢNG 2.6 : TÌNH HÌNH SỬ DỤNG QLDN TRONG 3 NĂM 2007 - 2009 Đơn vị : VNĐ CHỈ TIÊU Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch năm 2007-2008 Chênh lệch năm 2008-2009 Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối Doanh thu 99,331,596,366 186,544,312,027 209,960,764,493 87,212,715,661 187.80 23,416,452,466 112.55 Tổng chi phí 96,313,655,649 181,208,835,076 201,457,815,035 84,895,179,427 188.14 20,248,979,959 111.17 Lợi nhuận 3,017,940,717 6,184,246,878 8,502,949,458 3,166,306,161 204.92 2.318,702,580 137.49 Chi phí QLDN 6,282,262,816 8,764,773,205 13,103,477,411 2,482,510,389 139.52 4,338,704,206 149.50 Hiệu suất sử dụng chi phí QLDN 15.811 21.283 16.023 5.472 134.61 -5.26 75.29 Hiệu quả sử dụng chi phí QLDN 0.480 0.706 0.649 0.226 147.08 -0.057 91.93 Tỷ trọng chi phí QLDN% 6.52 4.84 6.50 -1.68 74.23 1.66 34.30 Qua bảng 2.6 ta thấy được tình hình sử dụng chi phí QLDN của công ty như sau: Năm 2007 cứ 1 đồng chi phí QLDN bỏ ra thì công ty thu được 15.811 đồng doanh thu và 0.480 đồng lợi nhuận, năm 2008 cứ 1 đồng chi phí QLDN bỏ ra thì công ty thu được 21.283 đồng doanh thu và 0.706 đồng lợi nhuận, năm 2009 cứ 1 đồng chi phí QLDN bỏ ra thì công ty thu được 16.023 đồng doanh thu và 0.649 đồng lợi nhuận. Như vậy năm 2008 có hiệu suất sử dụng và hiệu quả sử dụng chi phí QLDN cao hơn năm 2007 là 5.472 đồng và 0.226 đồng tuy nhiên năm 2009 lại giảm đi so với năm 2008 5.26 đồng doanh thu và 0.057 đồng lợi nhuận. Trong khi đó tỷ trọng chi phí QLDN năm 2008 thấp hơn năm 2007 1.68 % và năm 2009 cao hơn năm 2008 1.66%. Qua đó ta thấy năm 2008 chi phí có giảm hơn năm 2007 nhưng hiệu quả sử dụng lại tốt hơn, năm 2009 thì tỷ trọng chi phí QLDN so với tổng chi phí cao hơn năm 2008 tuy nhiên hiệu quả và hiệu suất sử dụng lại thấp hơn. Trong 3 năm thì năm 2008 công ty kiểm soát phần chi phí QLDN là tốt nhất, năm 2009 gặp một số khó khăn trong việc quản lý như chi phí sửa chữa, mua sắm mới thay thế các thiết bị văn phòng nhiều hơn, tiền lương nhân viên tăng lên… gây ảnh hưởng đến tỷ trọng chi phí tăng lên và hiệu quả sử dụng lại thấp hơn năm trước. 2.2.3.2.7. Phân tích thực trạng chi phí khác của công ty công ty CP đầu tư phát triển và XDGT 208: * Để phân tích được tình hình sử dụng chi phí khác của công ty ta sử dụng các chỉ tiêu đánh giá: - Hiệu suất sử dụng chi phí khác: HhsK = - Hiệu quả sử dụng chi phí khác: HhqK = - Tỷ trọng chi phí khác: Tỷ trọng chi phí khác = *100% Trong đó : - L : Lợi nhuận ; - CK : Chi phí khác - HhqK : Hiệu quả sử dụng chi phí khác - HhsK : Hiệu suất sử dụng chi phí khác - C : Tổng chi phí * Từ các công thức tính chỉ tiêu trên ta tính toán được ra bảng sau : BẢNG 2.7 : TÌNH HÌNH SỬ DỤNG CHI PHÍ KHÁC TRONG 3 NĂM 2007 - 2009 Đơn vị : VNĐ CHỈ TIÊU Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch năm 2007-2008 Chênh lệch năm 2008-2009 Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối Doanh thu 99,331,596,366 186,544,312,027 209,960,764,493 87,212,715,661 187.80 23,416,452,466 112.55 Tổng chi phí 96,313,655,649 181,208,835,076 201,457,815,035 84,895,179,427 188.14 20,248,979,959 111.17 Lợi nhuận 3,017,940,717 6,184,246,878 8,502,949,458 3,166,306,161 204.92 2.318,702,580 137.49 Chi phí Khác 173,124,962 176,900,347 741,073,658 3,775,385 102.18 564,173,311 418.92 Hiệu suất sử dụng chi phí Khác 572.757 1054.516 283.319 481.759 184.41 -771.20 26.87 Hiệu quả sử dụng chi phí Khác 17.432 34.959 11.474 17.53 200.54 -23.49 32.82 Tỷ trọng chi phí Khác(%) 0.18 0.09 0.37 -0.09 50 0.28 411.11 Qua bảng 2.7 ta thấy được tình hình sử dụng chi phí khác của công ty như sau: Trong năm 2009 chi phí khác tăng vọt với 741,073,658 đồng với tỷ trọng 0.37% so với năm 2008 là 176,900,347 đồng tỷ trọng 0.09 và năm 2007 là 173,124,962 đồng tỷ trọng 0.18%. Năm 2007 cứ 1 đồng chi phí bỏ ra công ty thu được 572.757 đồng doanh thu và 17.432 đồng lợi nhuận, Năm 2008 cứ 1 đồng chi phí bỏ ra công ty thu được 1054.516 đồng doanh thu và 34.959 đồng lợi nhuận, năm 2009 cứ 1 đồng chi phí bỏ ra công ty thu về 283.319 đồng doanh thu và 11.474 đồng lợi nhuận. Như vậy ta thấy năm 2008 tuy tỷ trọng có giảm so với năm 2007 nhưng lại hiệu suất sử dụng chi phí và hiệu quả sử dụng lại cao hơn nhiều, năm 2009 thì lại có xu hướng giảm doanh thu và lợi nhuận nhưng tỷ trọng chi phí lại tăng cao hơn cả năm 2007. Năm 2008 tuy gặp khó khăn nhiều nhưng công ty đã kiểm soát tốt phần chi phí khác hơn năm 2009, năm 2009 có phát sinh nhiều chi phí không cần thiết và tính trước được dẫn đến tỷ trọng chi phí tăng lên và hiệu quả lại giảm đi. 2.2.3.3. Phân tích ảnh hưởng của kiểm soát chi phí đến kết quả sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần dầu tư phát triển và XDGT 208. Giá thành sản xuất thực tế: là chỉ tiêu biểu hiện bằng tiền được tổng hợp từ thực tế phát sinh trong quá trình tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty từ khi bắt đầu xây dựng đến khi hoàn thành bàn giao thanh toán Giá thành kế hoạch: của công ty lập ra trên cơ sở biện pháp tổ chức thi công của công ty, các định mức nội bộ, giá vật liệu theo điều tra thực tế tại hiện trường. Sự chênh lệch giữa giá thành kế hoạch và giá thành sản xuất thực tế là biểu hiện ảnh hưởng của kiểm soát chi phí đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Qua phân tích về sự biến động chi phí ở trên ta mới chỉ đánh giá một cách tổng quát về sự tăng giảm các yếu tố chi phí và doanh thu và đem lại hiệu quả hay không. Như vậy, ta chưa thể đánh giá một cách chính xác công tác kiếm soát chi phí sản xuất kinh doanh có hợp lý hay không hợp lý. Để phân tích tình hình kiểm soát chi phí của công ty ta tiến hành phân tích so sánh giữa kế hoạch và thực tế của các khoản chi phí. Ta tiến hành so sánh kỳ kế hoạch và thực tế của năm 2009 qua đó biết được tình hình kiểm soát chi phí trong năm của công ty. BẢNG 3 : PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG CỦA KIỂM SOÁT CHI PHÍ ĐẾN KẾT QUẢ SẢN XUẤT KD CỦA CÔNG TY CP ĐTPT VÀ XDGT 208 TT Chỉ tiêu Kế hoạch 2009 Thực tế 2009 Chênh lệch Số tiền Tỷ lệ % 1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 89,853,091,225 90,209,885,251 556,794,026 0.619 2 Chi phí nhân công trực tiếp 26,014,725,412 25,578,097,843 436,627,569 1.678 3 Chi phí máy thi công 54,086,586,781 53,452,230,102 654,356,679 1.209 4 Chi phí sản xuất chung 15,973,618,532 16,526,261,461 552,642,929 3.459 5 Tổng chi phí sản xuất 185,928,021,950 185,766,474,657 161,547,293 0.087 6 Chi phí tài chính 1,851,802,471 1,646,789,309 205,013,162 11.071 7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 13,372,190,502 13,103,477,411 268,713,091 2.009 8 Chi phí khác 684,310,318 741,073,658 56,763,340 8.295 9 Tổng chi phí 201,836,325,241 201,457,815,035 378,510,206 0.187 Đơn vị : VNĐ Qua bảng 3 ta thấy tổng chi chí trong năm 2009 ít hơn trong kế hoạch 278,510,206 đồng tương ứng với 0.187%, như vậy công ty đã tiết kiệm được một phần chi phí mà vẫn bảo đảm được tiến độ thi công, chất lượng công trình và tổng doanh thu. Để đánh giá một cách rõ ràng và khách quan hơn ta tiến hành đánh giá từng yếu tố chi phí của công ty: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Từ số liệu trong bảng 3 ta thấy chi phí nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch là 89,853,091,225 đồng và trong kỳ thực tế là 90,209,885,251 đồng. Như vậy, công ty đã chưa thực sự kiểm soát tốt phần khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp làm chi phí này tăng lên 556,794,026 đồng ứng với 0.619%. Như ta phân tích ở trên thì chi phí nguyên vật liệu năm 2009 cũng tăng cao hơn so với năm 2008,2007. Công ty đã chưa quản lý chặt chẽ chi phí NVL, chưa sử dụng hiệu quả và tiết kiệm trong quá trình vận chuyển vật liệu và thi công công trình. Đây là một yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất vì thế công ty cần quan tâm, kiểm soát chặt chẽ hơn nữa đến việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. - Chi phí nhân công: Từ số liệu trong bảng 3 ta thấy chi phí nhân công kế hoạch của công ty là 26,014,725,412 đồng , chi phí nhân công thực tế là 25,578,097,843 đồng. Vậy chi phí nhân công thực tế đã giảm so với kế hoạch là 436,627,569 đồng tương ứng với tỷ lệ là 1.678% công ty đã hoàn thành kế hoạch về việc giảm chi phí nhân công. Để giảm được chi phí nhân công thì công ty đã áp dụng được tiến bộ khoa học kỹ thuật mới, tiên tiến trong ngành, mua sắm sử dụng thiết bị máy móc giảm được sức người, tốc độ thi công nhanh hơn và đảm bảo chất lượng công trình. Mặt khác công ty cũng đã tận dụng tốt lượng nhân công thuê ngoài làm giảm được chi phí nhà tạm, điện nước… cho công nhân. - Chi phí máy thi công: Từ số liệu trong bảng 3 ta thấy chi phí máy thi công kế hoạch của công ty là 54,086,586,781 đồng, chi phí máy thi công thực tế là 53,452,230,102 đồng. Vậy chi phí máy thi công thực tế đã giảm so với kế hoạch là 654,356,679 đồng tương ứng với tỷ lệ là 1.209%, công ty đã thực hiện tiết kiệm chi phí máy thi công tốt so với kế hoạch và cả so với 2 năm 2007, 2008. Công ty đã có những nỗ lực trong việc kiểm soát chi phí máy thi công là kiểm soát tốt các loại máy móc khi khoán máy móc cho các tổ đội quản lý dưới sự kiểm tra giám sát của công ty, bố trí sử dụng tối đa khả năng của các máy, tiết kiệm nhiên liệu sử dụng cho máy, sử dụng các máy thuê ngoài. - Chi phí sản xuất chung: Qua bảng 3 thì chi phí sản xuất chung của công ty trong kỳ kế hoạch là 15,973,618,532 đồng và kỳ thực tế là 16,526,261,461 đồng, vậy chi phí sản xuất chung đã tăng 552,642,929 đồng tương ứng 3.459% so với kế hoạch. Công ty đã chưa quản lý chặt chẽ trong việc vận chuyển máy móc và công nhân đến nơi thi công, chi phí xây dựng nhà tạm, kho nguyên vật liệu còn cao… và chưa thực hiện tiết kiệm tốt khoản mục chi phí này làm cho nó tăng lên. Mặc dù chi phí nguyên vật liệu và chi phí sản xuất chung tăng lên nhưng nhờ kiểm soát chặt chẽ, tiết kiệm tốt khoản mục chi phí máy thi công và nhân công nên tổng chi phí sản xuất của công ty có giảm hơn so với kỳ kế hoạch là 161,547,293 đồng tương ứng 0.087%. Tuy tổng chi phí sản xuất có giảm nhưng chưa thực sự đáng kể. - Chi phí tài chính: Từ số liệu trong bảng 3 ta thấy chi phí tài chính trong kỳ kế hoạch là 1,851,802,471 đồng và trong kỳ thực tế là 1,646,789,309 đồng. Như vậy, công ty đã kiểm soát tốt phần khoản mục chi phí tài chính làm chi phí này giảm xuống 205,013,162 đồng ứng với 11.071%. Chí phí tài chính của công ty chủ yếu là lãi vay của ngân hàng khi không đủ đáp ứng phục vụ công trình thi công nhằm đáp ứng tiến độ thi công, hoàn thành công trình đúng thời gian. Công ty đã sử dụng phân bổ các khoản vay một cách hợp lý và tiết kiệm làm cho chi phí tài chính có giảm đi. - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Từ số liệu trong bảng 3 ta thấy chi phí QLDN trong kỳ kế hoạch là 13,372,190,502 đồng và trong kỳ thực tế là 13,103,477,411 đồng, vậy chi phí này đã giảm được 268,713,091 đồng ứng với 2.009%. Công ty đã áp dụng các biện pháp, phương pháp quản lý lao động và các khoản chi phí tốt để bộ máy công ty hoạt động tốt. - Chi phí khác: Từ số liệu trong bảng 3 ta thấy chi phí khác trong kỳ kế hoạch là 684,310,318 đồng và trong kỳ thực tế là 741,073,658 đồng, vậy chi phí này tăng lên 56,763,340 đồng ứng với 8.295%. Chi phí khác là một trong những chi phí khó kiểm soát nhất vì vậy công ty cần phải cố gắng làm giảm mức tối đa phần chi phí này. Nhìn chung thì công ty đã kiểm soát khá tốt chi phí so với kế hoạch khi mà tổng chi phí có giảm 378,510,206 đồng ứng với 0.187%, tuy nhiên vẫn còn một số khoản mục chi phí còn phát sinh làm tăng lên. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP KIỂM SOÁT CHI PHÍ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN VÀ XDGT 208 Sau khi phân tích đánh giá các khoản mục chi phí của công ty CP ĐTPT và XDGT 208 ta đã biết được các khoản chi phí, biết được tình hình sử dụng các khoản chi phí và kiểm soát các khoản chi phí đó. Qua đó ta có những giải pháp nhằm kiểm soát chi phí nâng cao hiệu quả trong công ty CP ĐTPT và XDGT 208 như sau: 3.1. Những khó khăn và thuận lợi của công ty trong quá trình kiểm soát chi phí: 3.1.1. Thuận lợi: Trong thời điểm kinh tế đất nước gặp khó khăn tuy nhiên nhờ hưởng lợi từ chương trình kích cầu của Chính phủ thì công ty được giảm lãi suất tiền vay, đảm bảo nguồn vốn vay phục vụ cho thi công. Để kiểm soát chi phí công ty áp dụng phương thức quản lý hạch toán kinh tế đội thể hiện qua hợp đồng giao khoán giữa công ty và đội sản xuất. Như ta đã phân tích ở chương 2 thì công ty có một số điểm cần chú ý trong việc giao khoán cho các tổ đội: Mặc dù công ty đã thực hiện khoán các khoản chi như nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công nhưng chưa thực sự hợp lý, rõ ràng và hiệu quả. Mặc dù kiểm soát chi phí nhân công và máy thi công có giảm so với kế hoạch tuy nhiên vẫn tăng lên đáng kể so với những năm trước. Khi thực hiện khoán nguyên vật liệu cho các tổ đội . Công ty cần cho tiến hành theo dõi giữa việc xuất nguyên vật liệu đem sử dụng với quá trình sản xuất của từng đội tổ sản xuất trên cơ sở đó có thể cho công ty thấy được đội tổ nào đạt kế hoạch đề ra, tổ đội nào chưa đạt được, tổ đội nào giảm chi phí hiệu quả, tổ đội nào chưa đạt hiệu quả về giảm chi phí. Sau khi xác định được chi phí tăng lên do việc không hoàn thành hay không chịu áp dụng các biện pháp giảm chi phí, hay có áp dụng dẫn đến hiệu quả sản xuất không cao, không kịp tiến độ thi công của công trình thì ta có thể cắt khen thưởng. Còn những bộ phận nào hoàn thành tốt tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu mà vẫn hoàn thành tiến độ thi công của công trình thì công ty đã biểu dương và cũng đã có biện pháp khen thưởng bằng tinh thần và vật chất kịp thời để tạo được sự thi đua phấn đấu của từng cá nhân trong công ty. Trong quá trình thi công thì công ty nên yêu cầu các tổ đội tận dụng tốt những nguyên vật liệu sẵn có tại công trường từ đó đã tiết kiệm được lượng vật liệu tiêu hao và chi phí vận chuyển vật liệu từ nơi này đến nơi khác. Đối với thực hiện giao khoán nhân công thì trong quá trình thực hiện khối lượng giao khoán, hàng ngày các tổ trưởng tiến hành theo dõi, chấm công cho công nhân trực tiếp trong tổ mình và ghi vào bảng chấm công của tổ. Như vậy, thời gian làm việc của công nhân cũng được kiểm soát một cách chặt chẽ tránh tình trạng người này chấm công hộ người kia. Khi đó công nhân sẽ làm việc được hiệu quả hơn và giảm được một phần chi phí nhân công. Khi giao khoán máy thi công thì công ty giao trách nhiệm quản lý và sử dụng máy cho tổ đội. Các tổ đội phải tự phân bổ thời gian thi công sao cho hợp lý, khi máy móc hỏng hóc cần tu sửa, thay thế thì cần phải có giấy tờ biên lai rõ ràng, khi hợp đồng thuê máy ngoài thì cần phải nêu rõ số lượng ca máy sử dụng, đơn giá một ca máy. 3.1.2. Khó khăn - Một trong những khó khăn của công ty là ý thức của người lao động chưa cao, sử dụng không tiết kiệm còn gây lãng phí ảnh hưởng đến việc kiểm soát chi phí. - Cơ cấu lao động trong công ty còn chưa hợp lý, các cấp và các khâu quản lý khi thực hiện bộ máy quản lý còn nhiều và chưa hiệu quả. - Khi thi công ở những vùng miền xa, khó khăn như ở miền núi… thì gây phát sinh nhiều loại chi phí hơn gây ảnh hưởng đến công tác kiểm soát chi phí. - Việc giải ngân vốn chậm khiến cho các khoản nợ ứ đọng làm lãi với ngân hàng tăng lên khi đó việc kiểm soát chi phí cũng sẽ gặp khó khăn. - Giá nguyên vật liệu biến động nhiều trong thời điểm kinh tế khủng hoảng. - Việc hạch toán giữa công ty và các đội chưa rõ ràng dẫn đến có nhiều khoản chi phí bất thường tăng lên. 3.2. Giải pháp chung: 3.2.1. Giải pháp chung về quản lý lao động: Trong kiểm soát chi phí của công thì nhà lãnh đạo đóng vai trò cực kỳ quan trọng và ảnh hưởng lớn đến toàn doanh nghiệp. Quản lý con người trong công ty cũng là một phần quan trọng bởi vì con người là yếu tố cấu thành nên tổ chức của công ty, vận hành công ty và quyết định sự thành bại của công ty, quản lý tốt con người là giúp nhà quản lý kiểm soát chi phí trong công ty tốt hơn, dễ dàng hơn. Hiện nay, các DN Việt Nam trung bình chỉ sử dụng khoảng 40% năng suất của nguồn nhân lực mà họ đang sở hữu và tỷ lệ này còn khó lý giải hơn nữa ở nhóm nhân viên khối văn phòng. Nguyên nhân của vấn đề này cơ bản nằm ở sự yếu kém về công tác quản trị nguồn nhân lực. Những khó khăn và hạn chế chủ yếu mà phần lớn các DN ở Việt Nam hay gặp phải như là: Nhận thức chưa đúng của nhiêu cán bộ lãnh đạo, nhân viên về vai trò then chốt của nguồn nhân lực con người và quản trị nguồn nhân lực đối với sự thành công của DN. Trình độ chuyên môn kỹ thuật của người lao động chưa cao, thiếu cán bộ quản lý giỏi và các chuyên gia về quản trị nguồn nhân lực. - Nhiều DN rơi vào tình trạng thừa biên chế. Cùng lúc các DN phải giải quyết tình trạng thiếu lao động có trình độ lành nghề cao nhưng lại thừa lao động không có trình độ lành nghề hoặc có những kỹ năng được đào tạo không còn phù hợp với những yêu cầu hiện tại, dẫn đến năng suất lao động thấp. - Nhiều DN hiệu quả sản xuất kinh doanh thấp, thu nhập của người lao động thấp, ảnh hưởng sâu sắc đến đời sống, nhiệt tình và hiệu quả làm việc của người lao động. - Ý thức tôn trọng pháp luật chưa cao, luật pháp được thực hiện chưa nghiêm minh. - Chưa có tác phong làm việc công nghiệp. - Chưa xác lập được quan hệ bình đẳng, hợp tác giữa người lao động và chủ DN. - Một số quy chế về đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, cho nghỉ việc... chậm cải tiến, không còn phù hợp với điều kiện kinh doanh mới của DN. - Nhiều DN chưa chú trọng đầu tư vào nguồn nhân lực để có lợi thế cạnh tranh cao hơn. Do vậy đối với công ty CP đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208 cần chú trọng vấn đề quản lý con người một cách cụ thể. * Xây dựng mối quan hệ giữa nhà quản lý với nhân viên Mục đích của công việc này là đạt được sự thống nhất giữa nhà quản lý với nhân viên về những vấn đề liên quan tới kiểm soát chi phí. Chỉ khi nhân viên có nhận thức rõ ràng thì mới mong có sự biến đổi thực sự trong hành động, qua đó quá trình kiểm soát chi phí được nhanh hơn, tốt hơn. Muốn làm được điều đó có thể thông qua các công cụ khác nhau, như mối liên hệ gián tiếp từ những văn bản hoặc những cuộc nói chuyện trao đổi trực tiếp. Làm việc với con người là khó khăn, phức tạp nhất, thông thường thì các văn bản không dễ hiểu và dễ nản lòng do đó các cuộc gặp mặt sẽ hiệu quả hơn. Ở đó các nhà quản lý sẽ thực hiện một quá trình: tham gia, trao đổi, phản hồi là 3 điểm quan trọng cần có trong việc xây dựng mối quan hệ. những thông tin mà cả nhà quản lý và nhân viên thu được sẽ thực tế hơn, đáng tin cậy và thực dụng hơn trong quá trình kiểm soát chi phí. Các nhân viên cần phải nhận thức được một điều là quan tâm tới chi phí của doanh nghiệp đồng nghĩa với coi đó như tiền của mình phải bỏ ra trả cho những chi phí, đó là thực tế nhưng khó thừa nhận. Xây dựng mối quan hệ cũng không có nghĩa là tạo ra rồi ngừng lại mà phải thương xuyên, liên tục và quan trọng hơn là phải chân thật. Cùng nhau giải quyết những việc chưa sáng tỏ, công việc sẽ đơn giản hơn rất nhiều. * Thường xuyên kiểm tra giám sát nhân viên, hoạt động kiểm soát chi phí và tuyển dụng nhân sự ,thu hút nhân tài về công ty Kiểm tra giám sát nhằm đạt mục đích đầu tiên là các hoạt động kiểm soát chi phí có thực hiện đúng kế hoạch không và qua đó xem xét công ty có thể thực hiện tốt hay không. Các nhà quản lý cần kiểm tra từng nhân viên xem năng lực hoạt động trong công việc có hiệu quả không để có thể khen thưởng hoặc xử phạt để tạo điều kiện cho họ bộc lộ phát triển cống hiến tài năng cho doanh nghiệp giúp họ gắn bó, tận tâm trung thành với doanh nghiệp thúc đẩy họ làm việc có hiệu quả hơn. Về chính sách tuyển dụng: Cần phải chuẩn bị kỹ, thực hiện tốt quá trình tuyển chọn các ứng cử viên nhằm tìm kiếm, thu hút và lựa chọn những người có đủ các tiêu chuẩn thích hợp cho các vị trí và các chức danh cần người trong công ty. Công ty có thể trực tiếp tuyển dụng các nguồn từ bên ngoài và trong nội bộ công ty hoặc có thể áp dụng các giải pháp thay thế tuyển dụng. Các giải pháp thay thế tuyển dụng thường được áp dụng là: Giờ phụ trội, hợp đồng thuê gia công, thuê lao động thời vụ, thuê lao động của DN khác. Mỗi giải pháp tuyển dụng có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Vì vậy, công ty cần phải xem xét khi áp dụng các giải pháp này phải phù hợp với điều kiện của DN. Luôn tạo ra những cơ hội tốt và những ưu đãi hợp lý trong công ty nhằm thu hút người tài về làm việc, sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao tính hiệu quả của doanh nghiệp từ đó kiểm soát chi phí được thuân lợi hơn. Về đào tạo và phát triển nhân sự: Dựa trên những mục tiêu và để thực hiện các mục tiêu của công ty là kiểm soát tốt các khoản chi phí của công ty, công ty cần phải đào tạo và phát triển nguồn nhân lực giúp họ hoàn thành tốt nhất công việc được giao và nâng cao trình độ bản thân. Sau khi phân tích và xác định nhu cầu đào taọ công nhân kỹ thuật và phát triển năng lực cho các nhà quản trị thì vấn đề tiếp theo là xác định các hình thức đào tạo với các chương trình, nội dung và phương pháp đào tạo thích hợp. Đây là vấn đề quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản trị nhân sự của công ty phải hết sức thận trọng vì tất cả các chi phí đào tạo đều tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty và phải được hoàn lại. Công ty có thể áp dụng một trong các hình thức đào tạo với các chương trình và phương pháp đào tạo phổ biến như: đào tạo tại nơi làm việc, đào tạo ngoài nơi làm, tại các trường, các lớp đào tạo, huấn luyện nâng cao tay nghề và nâng cao năng lực cho quản trị gia, đào tạo tại các trường đại học. * Khuyến khích các cán bộ công nhân viên tham gia quản lý chi phí và tiết kiệm Mặc dù các công nhân viên không phải là nguyên nhân gây ra chi phí nhưng họ làm chủ hành động phát sinh chi phí trong công ty. Do vậy bản thân họ quan tâm tham gia quản lý chi phí là cần thiết. Trước hết là khuyến khích họ tham gia và trao đổi thông tin về các loại chi phí.Những thông tin này trước hết là ở bản thân họ, bộ phận các nhân viên làm việc hoặc những thông tin ở các bộ phận khác nhau như vậy tạo ra sự tự giám sát và giám sát lẫn nhau. Khuyến khích các nhân viên đưa ra các đề xuất, sáng kiến giảm chi phí. Các nhà quản lý không chỉ kiểm tra giám sát công nhân viên mà còn khuyến khích sự sáng tạo và tôn trọng những ý kiến đề xuất của công nhân viên không nên bảo thủ trì trệ. Cần có chế độ khen thưởng hợp lý với những đề xuất có hiệu quả và ngay cả những đề xuất thiếu tính hiệu quả nhà quản lý cũng cần có thông tin phản hồi để thấy rằng ý kiến của họ được quan tâm tôn trọng. Các thông tin về chi phí, những biến động về chi phí sẽ được công khai trên toàn công ty để đảm bảo tính minh bạch của thông tin và nguyên tắc khách quan trong kiểm soát chi phí.Như vậy các thông tin được công bố sẽ đáng tin cậy , mặt khác cũng để nhân viên dựa vào những thông tin này kiểm soát cấp trên của mình, kiểm soát các bộ phận khác có liên quan trong công ty. Công ty cần yêu cầu các cán bộ công nhân viên thực hiện tiết kiệm nhằm làm giảm một số khoản chi phí như chi phí sản xuất chung, chi phí khác… khi mà các chi phí này có tăng lên và khó kiểm soát. 3.2.2. Giải pháp về quản lý công nghệ Công ty CP Đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208 là một doanh nghiệp xây dựng giao thông là một công tác xây dựng đặc thù, nó có những đặc tính riêng. Do vậy, việc áp dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ và vật liệu mới cho ngành xây dựng giao thông là rất cần thiết bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động và doanh thu của công ty từ đó ảnh hưởng đến việc kiểm soát chi phí trong sản xuất của công ty. Để đưa ra được phương hướng mục tiêu áp dụng khoa học công nghệ chủ yếu và giải pháp cần thực hiện trong những năm tới, tạo tiền đề cho việc đổi mới và hiện đại hóa - công nghệ của ngành GTVT, các quan điểm sau đây được xuyên suốt cho việc lựa chọn đó: a. Lấy quản lý kinh tế kỹ thuật, đảm bảo chất lượng và hiệu quả là khâu đột phá, cần có trước tiên. Phải đảm bảo được kỷ luật trong trật tự sản xuất thì việc áp dụng công nghệ mới triển khai được. Mặt khác, quản lý kỹ thuật là một khâu cơ bản để đảm bảo an toàn giao thông, một vấn đề đang rất bức xúc trong xã hội hiện nay. Cũng cần lưu ý việc quản lý kinh tế kỹ thuật phải được thực hiện đồng bộ trong tất cả các khâu hoạt động nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh, khai thác, của công ty nói riêng và Ngành GTVT nói chung. b. Công tác lựa chọn các chương trình cần được tiếp tục tập trung cho khâu ứng dụng công nghệ mới và tiến hành một cách đồng bộ thông qua việc thực hiện các dự án để tạo ra công trình và sản phẩm mới. c. Các chương trình được lựa chọn ưu tiên cần phải được triển khai đồng bộ từ khâu đào tạo, quản lý, chuyển giao công nghệ, nghiên cứu đến thực hiện dự án vào sản xuất, khai thác. Công ty CP Đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208 là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp. Công nghệ thuộc lĩnh vực này rất đa dạng nhưng đều có một điểm giống nhau là gắn liền với loại máy và thiết bị thi công xây dựng. Mục tiêu cần triển khai cho giai đoạn tới trong lĩnh vực này của công ty CP Đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208 là nâng cao năng lực công nghệ, có hệ thống trang bị máy móc thi công đồng bộ, hiện đại, có thể tiến hành công tác thi công xây lắp đối với bất kỳ công trình giao thông loại nào. Từ đó công ty có thể tham gia đấu thầu được nhiều loại công trình ở trong nước một cách đa dạng hơn. Cái cần được quan tâm để phát triển chính là vấn đề đổi mới công nghệ và đặc biệt là đầu tư đổi mới thiết bị xây lắp và đào tạo công nhân lành nghề. Chương trình đổi mới công nghệ đối với thi công xây lắp các công trình giao thông cần được xác định với những sản phẩm và những mục tiêu chính là những thiếu sót trong thi công của công ty nói riêng và toàn ngành GTVT nói chung và nắm bắt, làm chr công nghệ thi công tiên tiến đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của đất nước như xây dựng hầm giao thông đô thị … Ngoài áp dụng các công nghệ khoa học kỹ thuật hiện đại, thì công ty phải tạo điều kiện ho đội ngũ cán bộ kỹ thuật của Công ty thực hiện nhiều đề tài nghiên cứu khoa học do các cấp quản lý và hàng ngàn sáng kiến cải tiến trong quá trình thi công mang lại hiệu quả kinh tế kỹ thuật. 3.3. Giải pháp cụ thể giảm các khoản chi phí sản xuất kinh doanh 3.3.1. Hoàn thiện bộ máy quản lý và phương thức quản lý - Sắp xếp bố trí lại lao động quản lý ở các phòng ban chức năng, bảo đảm nâng cao hiệu lực của bộ máy quản lý và tinh giảm bộ máy quản lý làm việc không hiệu quả. - Cần có chính sách đầu tư hợp lý tăng tính cạnh tranh nhằm đủ khả năng tham gia đấu thầu được nhiều công trình. - Xây dựng và ban hành các quy chế trong công ty. Trách nhiệm của người quản lý phải rõ ràng. Khi vi phạm cần xử lý triệt để. 3.3.2. Xây dựng và hoàn thiện định mức chi phí tiêu hao và hoạch định chi phí Định mức chi phí là khoản chi được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể. Định mức chi phí không những chỉ ra được các khoản chi dự kiến mà còn xác định nên chi trong trường hợp nào.Tuy nhiên, trong thực tế chi phí luôn thay đổi vì vậy các định mức cần phải được xem xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng. Để công tác định mức chi tiêu được tốt chúng ta cần nhiều kênh thông tin khác nhau, cụ thể như sau: + Tiêu chuẩn kỹ thuật (kỹ thuật cung cấp). + Chi phí thực tế nhiều kỳ (kế toán cung cấp). + Dự toán chi phí (kế toán cung cấp). Công ty cần định mức cả về giá lẫn về lượng vì sự biến đổi của hai yếu tố này đều tác động đến sự thay đổi của chi phí: Định mức giá: định mức giá được ước lượng bằng cách tổng cộng tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng hay nguyên vật liệu (đối với định mức giá nguyên vật liệu) hay lương và các chi phí liên quan (đối với định mức chi phí lao động hay còn gọi là định mức lương). Định mức lượng: Để xây dựng và thực hiện hệ thống định mức lượng, công ty cần phải quyết định: + Số lượng, chủng loại và thành phần kết hợp các nguyên vật liệu để tạo ra từng loại sản phẩm. + Lượng và loại lao động để sản xuất bất kỳ một sản phẩm hay thực hiện một dịch vụ nào đó. Khi định mức lượng, công ty có thể dùng hai loại định mức sau: Định mức lý tưởng là loại định mức được xây dựng dựa trên điều kiện làm việc hoàn hảo. Tuy nhiên, điều kiện hoàn hảo này gần như không có được ở hầu hết các doanh nghiệp, do những nguyên nhân nằm ngoài tầm kiểm soát của một tổ chức. Định mức lý tưởng có thể giúp nhà quản lý thấy rõ những điểm khác biệt chính tuy nhiên khó áp dụng trong thực tế. Định mức dự kiến (định mức thực tế): loại định mức này thường dễ áp dụng hơn định mức lý tưởng. Đây là các định mức mang tính chất thực tế, vì chúng cho phép một mức độ sai lệch chấp nhận khi thực hiện. Nếu người thực hiện chi phí được quản lý tốt và sẵn sàng hợp tác thì công ty dễ đạt được định mức dự kiến. Công ty cần áp dụng thực tế của công ty để xây dựng định mức cho mình phù hợp với hoàn cảnh hiện tại của công ty, và dần dần hoàn thiện nó sao cho hiệu quả được tốt nhất. 3.2.3. Thường xuyên phân tích biến động chi phí thực tế so với định mức. Chi phí phát sinh thực tế có thể cao hơn hoặc thấp hơn so với định mức ban đầu, điều này tạo nên sự biến động chi phí so với định mức. Biến động có thể là bất lợi khi chi phí thực tế cao hơn chi phí định mức hoặc có lợi khi chi phí thực tế thấp hơn chi phí định mức. Mục đích phân tích biến động các khoản mục chi phí nhằm đánh giá chung mức chênh lệch giữa thực tế so với định mức để làm rõ mức tiết kiệm hay vượt chi của từng khoản mục chi phí phát sinh của công ty. Công ty cần phân tích biến động của một số loại chi phí sau: * Phân tích các biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là một loại biến phí, khi chi phí nguyên vật liệu thực tế khác với định mức chi phí nguyên vật liệu thì ta gọi mức chênh lệch đó là biến động chi phí nguyên vật liệu. Sự biến động này gồm biến động lượng sử dụng và biến động giá nguyên vật liệu. Trong công ty sự biến động giá phụ thuộc vào cả nguyên nhân khách quan (quan hệ cung cầu thay đổi trên thị trường, sự thay đổi chính sách của Nhà nước,…) và nguyên nhân chủ quan (chọn chất lượng hàng mua, phương pháp tính trị giá nguyên liệu xuất kho,…). Biến động về lượng nguyên vật liệu sử dụng phụ thuộc vào trình độ quản lý nguyên vật liệu, tay nghề của công nhân trực tiếp sản xuất, tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị, điều kiện nơi sản xuất… Công ty cần theo dõi sát biến động giá cả trên thị trường nhằm thông báo cho các tổ đội và các phòng ban nhằm kịp điều chỉnh và dễ kiểm soát hơn. Sự phân tích các biến động nói trên phải được công ty tiến hành càng sớm càng tốt, nhằm phát hiện kịp thời những bất hợp lý để điều chỉnh nhằm tìm ra nguyên nhân và đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả chi phí nguyên vật liệu. * Phân tích các biến động chi phí lao động trực tiếp: Chi phí lao động trực tiếp là một loại biến phí, vì vậy việc phân tích các biến động của nó cũng dùng mô hình chung về phân tích biến động biến phí. Biến động chi phí lao động trực tiếp có thể chi tiết hóa như sau: + Biến động năng suất lao động. + Biến động thời gian nhàn rỗi (ngừng sản xuất). + Biến động đơn giá tiền lương. Biến động năng suất phụ thuộc vào công nhân phải mất thời gian sản xuất nhiều hay ít hơn so với định mức. Nhà quản lý cần đặc biệt quan tâm về biến động năng suất bất lợi, và xác định rõ người chịu trách nhiệm và lý do vì sao thời gian sản xuất lại kéo dài. Năng suất lao động tăng hay giảm có thể thường do ảnh hưởng của các nguyên nhân: + Sự thay đổi cơ cấu lao động; + Năng suất lao động cá biệt; + Tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị; + Chất lượng của nguyên liệu được sử dụng; + Các biện pháp quản lý sản xuất; + Các biện pháp quản lý sản xuất; Biến động thời gian nhàn rỗi hay còn gọi là biến động chi phí thời gian xảy ra khi thời gian công nhân không có công việc để làm lâu hơn so với dự kiến. Biến động lương xảy ra khi doanh nghiệp phải trả lương thực tế cho công nhân cao hơn hoặc thấp hơn so với dự kiến. Đơn giá tiền lương tăng do nhiều nguyên nhân, có thể tổng hợp thành hai nguyên nhân: + Do đơn giá tiền lương của các bậc thợ tăng lên; + Sự thay đổi về cơ cấu lao động. Tiền lương tăng lên khi cơ cấu lao động thay đổi theo hướng tăng tỷ trọng công nhân bậc cao và giảm tỷ trọng công nhân bậc thấp tính trên tổng số giờ lao động được sử dụng. * Phân tích biến động của chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung là một loại chi phí khá phức tạp, bởi nó là một chi phí gián tiếp với nhiều loại chi phí khác nhau về tính chất và được tính vào giá thành các sản phẩm thông qua sự phân bổ, vì vậy sẽ không có một mô hình duy nhất về phương pháp để phân tích chung cho các doanh nghiệp. Thông thường phân tích biến động chi phí sản xuất chung được thực hiện như sau: + Phân tích biến động chi phí sản xuất chung khả biến: Theo mô hình phân tích biến phí đã trình bày ở trên, thì sự tăng giảm chi phí sản xuất chung khả biến so giữa thực tế và định mức (hay dự toán) có thể chia thành hai loại biến động: Biến động giá và biến động năng suất. Mặc khác, do chi phí sản xuất chung có nhiều khoản mục nên doanh nghiệp cần lập một bảng tính toán tổng hợp các biến động và xem đó là báo cáo thực hiện chi phí sản xuất chung khả biến. + Phân tích biến động chi phí sản xuất chung bất biến: đặc điểm cơ bản của chi phí bất biến là không thay đổi cùng với những thay đổi của các mức độ hoạt động. Do vậy, khi phân tích chi phí sản xuất chung bất biến công ty cần lưu ý một số điểm sau: Mọi sự chia nhỏ định phí đều có bản chất giả tạo vì chúng không phụ thuộc vào mức hoạt động. Xây dựng đơn giá phân bổ định phí sản xuất chung là cần thiết cho quá trình tính toán biến động nhưng không có giá trị đối với việc kiểm soát chi phí đặt trong mối quan hệ với mức hoạt động. Vì những lý do này nên biến động chi phí sản xuất chung bất biến thường được biểu hiện dưới dạng vật chất thay vì tiền tệ. Sự thể hiện các biến động dưới hình thái vật chất sẽ cung cấp cho nhà quản lý một cách rõ ràng và cụ thể hơn nguyên nhân biến động, từ đó sẽ có biện pháp kiểm soát biến động hữu hiệu hơn. Ngoài ra, để có thể kiểm soát các loại chi phí khác, nhà quản lý còn có thể tiến hành phân tích sự biến động của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp… Công ty cần theo dõi các biến động này để phân tích và đưa ra các giải pháp một cách kịp thời. 3.2.4. Kiểm soát chi phí thông qua các trung tâm quản lý chi phí Trung tâm quản lý chi phí là nơi giúp chúng ta xác định, tập hợp chi phí và gắn với một đơn vị tính phí. Trung tâm quản lý chi phí có nghĩa là: + Một phòng ban trong một công ty; + Một nơi làm việc; + Một dây chuyền máy; + Một người hay một bộ phận cụ thể; Việc phân chia chi phí ra thành nhiều trung tâm quản lý chi phí sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập thông tin về chi phí dễ dàng hơn, qua đó cung cấp thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Hơn nữa, người quản lý của một trung tâm chi phí nào đó có thể được cấp khoản ngân sách và thông qua đó giúp họ có thể kiểm soát được chi phí. Quan niệm các trung tâm quản lý chi phí ở đây không có nghĩa là tập hợp toàn bộ các bộ phận hoặc các phòng ban trong doanh nghiệp làm trung tâm quản lý chi phí. Chỉ bộ phận nào mà nhà quản lý muốn tính và kiểm soát chi phí hoạt động của nó thì chúng ta mới nên thành lập trung tâm quản lý chi phí. Để có thể kiểm soát chi phí thông qua các trung tâm chi phí, công ty cần xây dựng hệ thống mã số chi phí với hai loại mã chi phí sau: + Một mã đặc biệt cho mỗi trung tâm quản lý chi phí dùng để xác định bất kỳ khoản chi phí nào phát sinh trong trung tâm đó. + Một mã đặc biệt cho mỗi loại chi phí hay nhóm các chi phí dù cho chúng phát sinh bất kỳ nơi nào trong doanh nghiệp. Bằng cách kết hợp mã số của các trung tâm quản lý chi phí và mã số của từng loại chi phí sẽ giúp doanh nghiệp có thể xác định đã chi hết bao nhiêu cho một khoản mục chi phí cụ thể nào đó tại một trung tâm chi phí bất kỳ và cứ như vậy có thể quản lý được chi phí trong công ty. 3.2.5. Biện pháp giảm chi phí Để năng cao hiệu quả chi tiêu trong công ty, nhà quản lý phải đưa ra được các biện pháp làm giảm chi phí. Nhà quản lý chi phí nên theo quy trình sau để đưa ra các biện pháp giảm chi phí bao gồm 3 bước : - Bước 1: nhà quản lý phải phát hiện các chi phí cần phải cắt giảm bằng cách nhận diện và tập hợp các chi phí theo từng trung tâm và kết quả tính toán các biến động sẽ giúp phát hiện được các bộ phận yếu kém trong doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng chi phí. Thông thường, chúng ta chỉ cần quan tâm đến những biến động có tỷ lệ phần trăm lớn (so với định mức) hay có giá trị lớn hoặc các biến động bất lợi kéo dài theo thời gian. - Bước 2: nhà quản lý cần xác định các nguyên nhân chủ yếu gây ra các biến động bất lợi: Thông thường một biến động bất lợi về chi phí có thể có nhiều nguyên nhân, nhà quản lý nên tập trung vào một vài nguyên nhân chủ yếu, và bỏ qua các nguyên nhân còn lại. - Bước 3: nhà quản lý phải đề ra các biện pháp cắt giảm chi phí: Việc đề ra các biện pháp cắt giảm chi phí đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ của các nhân viên, bộ phận liên quan vì thông thường, các biện pháp này thiên về mặt kỹ thuật hơn là quản lý. 3.3. Phương pháp cắt giảm chi phí. Trong kiểm soát chi phí hiện nay thì cắt giảm chi phí một cách hợp lý cũng là một giải pháp tốt.Hiện nay, với tình hình lạm phát tăng cao, các doanh nghiệp gặp phải những khó khăn trong các mặt: sản xuất, chi trả lương... Để giải quyết những khó khăn trên, cắt giảm chi phí là một phương án mà các doanh nghiệp cần tính đến. Tuy nhiên, cắt giảm như thế nào để không ảnh hưởng đến tình hình sản xuất, kinh doanh, sự tăng trưởng và vị thế của doanh nghiệp không phải là vấn đề đơn giản. Công ty cần có một tầm nhìn tổng thể tổng thể trong việc cắt giảm chi phí. Những chi phí hiệu quả luôn là giải pháp tốt để doanh nghiệp nâng cao vị thế cạnh tranh của mình. - Tăng chi phí tốt, giảm chi phí xấu: Điều đầu tiên cần phải tính đến: phân tích qui trình tạo nên giá trị gia tăng để biết đâu là chi phí tốt, đâu là chi phí xấu (có thể trực tiếp hay gián tiếp). Theo đó, chi phí tốt là loại chi phí mang lại giá trị gia tăng cho doanh nghiệp, chi phí góp phần quan trọng tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. - Cắt giảm đúng trọng tâm : Phân tích kết cấu về chi phí để biết được tỉ trọng của từng lọai chi phí. Những loại chi phí chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí của một quy trình sản xuất, kinh doanh nên được ưu tiên xem xét trước... Chẳng hạn tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu của công ty năm 2009 là 44.87% cao hơn năm 2008 là 43.17% và năm 2007 là 29.97% ; tỷ trọng chi phí nhân công năm 2009 là 12.69% cũng cao hơn năm 2008 và năm 2007 là 9.98%, 8.34% so với tổng chi phí của công ty…Để cắt giảm được các khoản chi phí sản xuất như chi phí nguyên vật liệu thì cần tập trung đầu tư vào yếu tố kỹ thuật công nghệ hơn nữa. Bởi vì, một tỉ lệ nhỏ tiết kiệm được từ những chi phí này cũng tạo ra một giá trị đủ lớn cho ông ty. - Có tầm nhìn hướng về tương lai: Tăng năng suất, tăng sản lượng tiêu thụ là giải pháp cắt giảm chi phí hiệu quả. Đôi khi, họ chỉ giải quyết những vấn đề xảy ra trong vòng 3 tháng, 6 tháng mà trong tương lai xa hơn họ không lưu tâm. Trên thực tế, có những vấn đề đúng ở thời điểm này thì lại trở thành sai lầm trong thời điểm khác. Đôi khi, có những chi phí tại thời điểm hiện tại có thể là chi phí xấu, nhưng trong tương lai đó là chi phí tốt. Chẳng hạn, chi phí để đào tạo nhân viên. Trưởng phòng nhân sự đề xuất kế hoạch huấn luyện nhân viên trong gian đoạn 3-6 tháng. Tuy nhiên, giám đốc tài chính lại gạt ngay vì nhìn vào khoảng chi phí phải bỏ ra. Vị giám đốc này lý giải, không ai lại bỏ chi phí để đào tạo nhân viên trong khi tình hình kinh tế đang xấu đi. Và lời giải thích này thuyết phục được nhiều người. Tuy  tại thời điểm hiện tại lời giải thích đó tỏ ra hợp lý nhưng công ty nọ đâu biết rằng, họ sẽ phải trả giá cho việc hàng loạt nhân sự tài năng ra đi vì doanh nghiệp khác có những kế hoạch, cam kết tốt hơn. Sau 3 tháng vượt qua khó khăn, tình hình kinh tế phát triển, doanh nghiệp có nhiều cơ hội để mở rộng phát triển, thì lúc này doanh nghiệp lại gặp khó khăn về nhân lực. Khi nền kinh tế rơi vào khó khăn việc cắt giảm chi phí là điều rất quan trọng và cũng là một phần trong kiểm soát giảm chi phí của công ty. Tuy nhiên, cần phân loại đúng các chi phí để cắt giảm cho hiệu quả, phân tích tỉ trọng để đánh đúng vào trọng tâm. Muốn làm được điều đó công ty cần có một tầm nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh của mình. Ngoài ra, cần có một cái nhìn hướng về tương lai và đặt niềm tin mình vào đó. MỤC LỤC