Đồ án Quản lý Điểm học sinh PTTH

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Công nghệ thông tin ngày nay có vai trò quan trọng trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực đời sống giúp công việc được tiến hành một cách nhanh chóng và hiệu quả. Trong quá trình hoạt động của một Phổ thông việc quản lý học sinh, phân công thời khoá biểu, hay lấy thông tin của 1 học sinh là công việc hết sức khó khăn đối với các thầy cô quản lý. Đối với một đơn vị trường phải lưu giữ rất nhiều hồ sơ học sinh, của từng khoá học là rất nhiều những giấy tờ, bộ phận văn thư phải cập nhật và tiến hành lưu trữ hồ sơ bằng tay vào những quyển sổ lớn, dày, cồng kềnh, thời gian lưu trữ lâu năm sổ theo dõi sẽ bị rách, phai màu chữ gây trở ngại rất lớn trong việc tìm kiếm. Nhằm khắc phục những bất cập khi thao tác thủ công như vậy, chúng em đã đầu tư nghiên cứu và Xây dựng chương trình quản lý điểm học sinh thông qua phần mềm Microsoft Access một ngôn ngữ phần mềm thông dụng hiện nay. Ngôn ngữ Access là một ngôn ngữ thông dụng, bất kỳ hệ thống máy tính nào từ sau năm 1995 trở lại đây đều có phần mềm Microsoft office và trong đó có Access. Trong khi thiết kế các bảng biểu (Table), truy vấn(Query), báo cáo(Report), v v....người thiết kế có thể tham khảo qua sự trợ giúp của Winzard... điều này giúp cho việc thiết kế cũng như sử dụng chương trình thuận tiện hơn, rất khoa học, rõ ràng và dễ sử dụng, hỗ trợ rất lớn cho bộ phận lưu trữ hồ sơ, quản lý đào tạo, quản lý bảng điểm và thông tin cá nhân của HS. Với việc sử dụng chương trình này, quý trường sẽ không còn phải vào sổ bằng tay vừa chậm chạp vừa không khoa học và khó khăn trong việc tìm kiếm hồ sơ lưu trữ. Sau khi khảo sát hiện trạng việc quản lí sinh điểm viên, em đã xây dựng chương trình này; trước hết là để khẳng định quá trình học tập của mình tại trường, sau đó nếu có thể giúp một phần nào đó trong việc quản lý học sinh trong các trường. Chương trình được lập trình gồm các nội dung: Nhập dữ liệu (Nhập lớp học quản lý, nhập thông tin học sinh, nhập môn học); In bảng điểm; In bảng điểm cá nhân. Khi sử dụng, quý trường sẽ dễ dàng cập nhật thông tin hàng kỳ theo thứ tự thời gian, nhằm giúp bộ phận văn thư, lưu trữ quản lý hồ sơ và thực hiện tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng. Sau một thời gian học tập, em đã hoàn thành các môn học . Em được nhận đề tài “Quản lý Điểm học sinh PTTH” làm Đồ án tốt nghiệp. Để hoàn thành Đồ án này, ngoài sự nỗ lực cố gắng học tập tìm hiểu, em đã nhận được sự định hướng cũng như tận tình giúp đỡ và hướng dẫn của thầy Đỗ Tuấn Anh. Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc với những chỉ bảo của thầy. Đồng thời em xin cảm ơn tất cả các thầy cô giáo trong trường, những người đã trực tiếp truyền đạt kiến thức và giúp đỡ em rất nhiều trong suốt quá trình học tập tại trường. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn tới tất cả các bạn trong lớp đã giúp đỡ và động viên em trong quá trình thực hiện Đồ án.Trong quá trình xây dựng đề tài, do chưa có kinh nghiệm làm việc thực tế nên đề tài của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự động viên và giúp đỡ của các thầy cô giaó để đề tài của em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TRƯỜNG HỌC I. GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG HỌC - Tên trường: Trường trung học phổ thông Nguyễn Trãi - Trường THPT Nguyễn Trãi được thành lập từ năm 1971 - Địa chỉ trường: Số 92 Thị trấn Thẫm – Vũ Thư – Thái Bình - Điện thoại: 0363.825.620 - Fax: 84.36.825.620 II. MÔ TẢ BÀI TOÁN Trường THPT Nguyễn Trãi là một trong những trường điểm của Thái Bình, trường đạt danh hiệu là: “Trường chuẩn quốc gia”. Trường có tỷ lệ đạt học sinh giỏi khá cao, tỷ lệ trượt tốt nghiệp rất thấp, và các kỳ thi Đại học - Cao đẳng đều trúng tuyển với điểm số cao. Trường gồm 3 khối lớp: khối 10, khối 11, khối 12, mỗi khối thì có 10 lớp, khối 10: từ lớp 10C1 đến lớp 10C10, khối 11: từ lớp 11B1 đến lớp 11B10, khối 12: từ lớp 12A1 đến lớp 12A10, mỗi lớp thì có khoảng 45 học sinh. Trường được trang bị những thiết bị hiện đại, có phòng thí nghiệm: vật lý, hoá học, sinh học, có phòng máy vi tính, có các sân chơi thể thao: sân đá bóng, sân cầu lông, bóng bàn, bóng rổ cho học sinh học tập và vui chơi giải trí, trường có thư viện có rất nhiều sách để giáo viên, học sinh đến học và tham khảo, trường có cả phòng y tế. Hàng năm trường tuyển sinh rất nhiều các học sinh. Nhà trường tiến hành phân học sinh về từng lớp cụ thể, mỗi lớp của trường thì có một danh sách học sinh theo từng lớp, và được phân công một giáo viên chủ nhịêm lớp. Với 12 môn học chính quy do bộ giáo dục ban hành, vào đầu năm học theo phân công công tác của nhà trường mỗi giáo viên của mỗi tổ được phân công giảng dạy của từng bộ môn của từng lớp và được lưu vào lịch công tác. Một lớp học thì có nhiều giáo viên dạy, một giáo viên thì có thể dạy nhiều lớp khác nhau từ khối 10 đến khối 12. Trong quá trình học tập, giáo viên từng bộ môn sẽ cho điểm miệng, 15 phút, 45 phút đối với mỗi học sinh vào sổ điểm bộ môn của mình, những học sinh hăng hái xây dựng bài được giáo viên cho điểm, có thể được cộng vào bài kiểm tra, đến cuối kỳ khi tổng kết sẽ tính điểm trung bình cho từng môn học và báo lại cho giáo viên chủ nhiệm của từng lớp. Cứ đến giữa kỳ và cuối kỳ nhà trường tổ chức thi để đánh giá chất lượng dạy và học của giáo viên và học sinh. Học sinh của cả trường trong cùng một khối thi chung, chia làm nhiều phòng, được đánh theo SBD của mỗi học sinh. Cùng với điểm thi học kỳ giáo viên chủ nhệm tiến hành chia điểm để xét học sinh giỏi, khá, trung bình của lớp mình. Cuối cùng giáo viên chủ nhịêm sẽ tiến hành giao cho cán bộ văn phòng của nhà trường để vào sổ chính được lưu trữ trong hệ thống quản lý học sinh của nhà trường. Mỗi học sinh trong trường có một quyển sổ liên lạc, để cho phụ huynh và nhà trường trao đổi về tình hình học tập của từng học sinh, để dễ quản lý con em mình hơn. Cuối năm nhà trường tiến hành thống kê số học sinh khá, giỏi của toàn trường đạt được trong kỳ học vừa qua, rồi tổ chức khen thưởng số học sinh khá, giỏi, học sinh nghèo vượt khó, con em diện chính sách đã có thành tích trong học tập cao. Và nhà trường còn tổ chức khen thưởng các giáo viên giỏi đã đóng góp nhiều thành tích cho trường. III. MỤC ĐÍCH VÀ Ý NGHĨA CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ 1. Mục đích Hệ thống “ Quản lý điểm của học sinh trung học phổ thông ” là hệ thống quản lý học sinh, quản lý điểm, thống kê số lượng học sinh của trường, thống kê chất lượng học sinh khá, giỏi và còn yếu kém của truờng … Làm giảm nhẹ công việc trực tiếp của nhân viên văn phòng cũng như những ngưòi có nhu cầu tìm kiếm, kiểm tra về một học sinh nào đó và quan trọng hơn là giúp cho nhà trường có thể nắm vững được chất lượng học sinh của từng khối lớp để có phương án điều chỉnh thích hợp. 2.Ý nghĩa - Có thể tìm kiếm, sắp xếp hay thống kê các kết quả một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. - Giảm bớt sức lao động thủ công của con người vì đã loại bỏ dần các công việc ghi chép lên giấy bằng tay. - Việc tin học hoá trong các chương trình “ Quản lý hệ thống điểm học sinh của trường Nguyễn Trãi ” sẽ đem lại những ứng dụng trong việc sử dụng trên mạng cục bộ hoặc mạng diện rộng … CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG I. KHÁI NIỆM 1. Mục đích Phân tích hệ thống là một hình thức tiếp cận hệ thống. Quá trình phân tích này cần xác định xem hệ thống thông tin cũ như thế nào, cần thay đổi những gì và hệ thống thông tin mới phải xây dựng ra sao. Sơ đồ quan sát hệ thống qua các giai đoạn sau: Mô tả hệ thống làm gì, làm như thế nào Mô tả hệ thống mới làm gì, làm như thế nào Mô tả hệ thống mới làm gì, làm như thế nào Mức vật lý Mức logic Mô tả hệ thống làm gì, làm như thế nào Mô hình của hệ thống thông tin quản lý được xây dựng thông qua sơ đồ chức năng, sơ đồ luồng dữ liệu và mô hình thực thể. Trên cơ sở các kết quả khảo sát hệ thống thực, trong giai đoạn này cần làm rõ mô hình hoạt động của tổ chức và hệ thống thông tin. Các công việc cần thực hiện là: - Xác định các phần tử trong hệ thống - Phân tích các luồng thông tin, các mối quan hệ trong bảng - Thu thập các biểu mẫu, bảng biểu, sơ đồ - Khảo sát quy trình xử lý thông tin hiện có, phác họa quy trình xử lý cần có - Đề ra các khâu cần tin học hóa 2. Yêu cầu đối với chương trình 2.1. Đối với hệ thống - Hệ thống phải được lưu trữ tất cả các thông tin về các phát sinh của hệ thống - Hệ thống chương được cài đặt phải đảm bảo giảm bớt công tác thủ công bàn giấy - Hệ thống phải thực hiện chức năng hỏi đáp nhanh, tổng hợp đầy đủ, chính xác kịp thời, cho phép kiểm soát quản lý cao hơn - Khắc phục những yếu kém của hệ thống hiện tại, đáp ứng được yêu cầu của hệ thống tương lai - Thể hiện được chiến lược phát triển lâu dài của hệ thống - Đưa ra các phương thức liên kết nhanh và hiệu quả cao hơn 2.2. Đối với người sử dụng - Chương trình phải có giao diện dễ dàng thao tác, phương pháp sử dụng thống nhất - Chương trình phải đưa ra được các thông báo lỗi rõ ràng, có thể dự kiến được khả năng sai sót II. Phân tích hệ thống về chức năng 1. Biểu đồ phân cấp chức năng Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC_Function Diagram) là một loại biểu đồ mô tả hệ thống ở dạng tĩnh. Bằng kỹ thuật phân mức ta xây dựng biểu đồ dưới dạng cây. Trong đó mỗi nút tương ứng với một chức năng. Tại giai đoạn khảo sát sơ bộ hệ thống ta phải liệt kê các chức năng của hệ thống các chức năng này phản ánh hệ thống làm gì. Ví dụ như: cập nhật dữ liệu, tra cứu, thống kê tính toán xử lý ... các chức năng được phân thành từng nhóm chức năng có liên quan đến nhau và chúng được sắp xếp gần nhau. Các chức năng được đánh theo thứ tự và theo nhóm. - Các đường nối từ mức trên xuống mức dưới không còn mũi tên vì bản thân các mức đã thể hiện tính năng phân cấp. - Biểu đồ này thuần túy là các chức năng xử lý, các tiến trình nên không có mô tả dữ liệu hoặc mô tả thuộc tính. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống Quản lý trường học THPT: Cập nhật thông tin Cập nhật giáo viên Tìm kiếm điểm theo tên hs Báo cáo điểm kì 2 Báo cáo điểm kì 1 Tìm kiếm giáo viên Danh sách học sinh Tra cứu thông tin Báo cáo thông tin Cập nhật thông tin học sinh Quản lý điểm học sinh THPT Tìm kiếm điểm theo tên môn Tra cứu điểm học kì 1 Tra cứư điểm học kì 2 Tra cứu điểm tổng kết Báo cáo điểm tổng kết Cập nhật điểm Sơ đồ phân rã chức năng chi tiết: Chức năng cập nhật thông tin: CẬP NHẬT THÔNG TIN Cập nhật thông tin học sinh Cập nhật thông tin giáo viên Cập nhật điểm - Cập nhật thông tin học sinh: Trước khi cập nhật thông tin học sinh cần phải có thông tin về học sinh. + Thông tin vào: Là các thông tin chi tiết về từng học sinh như địa chỉ, ngày sinh, lớp học, diện chính sách … và các điểm thành phần trong quá trình học tập của học sinh đó. + Thông tin ra: Là danh sách học sinh và bảng điểm của từng học sinh - Cập nhật thông tin giáo viên: Trước khi cập nhật thông tin giáo viên cần phải có thông tin về giáo viên. + Thông tin vào: Là thông tin chi tiết về từng giáo viên như địa chỉ, tên giáo viên, môn dạy + Thông tin ra: Là danh sách các giáo viên giảng dạy từng bộ môn - Cập nhật điểm Trước khi cập nhật điểm cần phải có thông tin về giáo viên. + Thông tin vào: Là thông tin chi tiết về các môn học thành phần như điểm 15 phút, một tiết…. + Thông tin ra: danh sách các điểm thành phần Chức năng tra cứu thông tin: Tra cứu và tìm kiếm thông tin Tra cứu điểm học kì 1 Tra cứu điểm học kì 2 Tra cứu điểm tổng kết Tìm kiếm điểm theo tên học sinh Tìm kiếm điểm theo tên môn Tìm kiếm giáo viên - Tìm kiếm giáo viên: + Thông tin vào : Là tên giáo viên + Thông tin ra: Là thông tin về giáo viên đó như ngày sinh, địa chỉ, môn dạy … - Tìm kiếm điểm theo tên môn: + Thông tin vào: Là tên môn học + Thông tin ra: Là thông tin về bảng điểm ứng với môn học đó - Tìm kiếm điểm theo tên học sinh: + Thông tin vào: Là tên học sinh cần tìm. + Thông tin ra: Là thông tin về bảng điểm của học sinh - Tra cứu điểm học kì 1: + Thông tin vào: Là điểm của từng học sinh + Thông tin ra: Là bảng điểm học kì 1 - Tra cứu điểm học kì 2: + Thông tin vào: Là điểm của từng học sinh + Thông tin ra: Là bảng điểm học kì 2 - Tra cứu điểm tổng kết: + Thông tin vào: Là điểm của từng học sinh + Thông tin ra: Là điểm trung bình các kì và xếp loại Chức năng báo cáo thống kê báo cáo: BÁO CÁO THÔNG TIN Báo cáo danh sách học sinh Báo cáo điểm học kỳ 2 Báo cáo điểm học kỳ 1 Báo cáo điểm tổng kết - Báo cáo danh sách học sinh: + Thông tin vào: Là thông tin học sinh + Thông tin ra: Là danh sách học sinh - Báo cáo điểm học kì 1: + Thông tin vào: Là các điểm thành phần của học sinh trong học kì 1 + Thông tin ra: Là bảng điểm học kì 1 - Báo cáo điểm học kì 2: + Thông tin vào: Là các điểm thành phần của học sinh trong học kì 2 + Thông tin ra: Là bảng điểm học kì 2 - Báo cáo điểm tổng kết: + Thông tin vào: Là điểm tổng kết của từng học kì + Thông tin ra: Là điểm tổng kết cả năm cùng xếp loại 2. Biểu đồ luồng dữ liệu Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD: Data Flow Diagram): Diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống theo tiến trình, là biểu đồ mô tả hệ thống ở dạng động cung cấp một cách quan sát tổng thể của hệ thống. BLD là công cụ cơ bản dùng trong các bước phân tích thiết kế trao đổi và làm tư liệu lưu trữ. Phương pháp cấu trúc biểu đồ BLD: Để có được một biểu đồ tốt có thể tuân theo hướng dẫn đơn giản sau: - Xác định các thành phần tĩnh trong hệ thống, có nghĩa là các đối tượng có chứa dữ liệu - Xác định các thao tác xử lý chính mà nó sử dụng và dữ liệu sinh ra đồng thời xác định các dòng dữ liệu giữa chúng - Mở rộng khai triển và làm mịn dần các chức năng của biểu đồ - Chỉnh lý lại biểu đồ từng bước thích hợp và đảm bảo tính logic Một số kỹ thuật khá phổ biến để phân rã biểu đồ là kỹ thuật phân mức: - Mức 1: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh - Mức 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - Mức 3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng Kho dữ liệu Tác nhân ngoài Luồng dữ liệu + Chức năng: Là quá trình biến đổi thông tin, từ thông tin đầu vào có thể biến đổi thông tin, bổ sung thông tin, tạo ra thông tin mới phục vụ cho hệ thống. + Kho dữ liệu: Chỉ ra những thông tin cần lưu trữ trong hệ thống. + Tác nhân ngoài: Có thể là cá nhân hay một tổ chức, một bộ phận có thông tin liên hệ với hệ thống. + Luồng dữ liệu: Là dòng chuyển rời thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình, chức năng, bộ phận trong hệ thống, luồng dữ liệu có hướng và được gắn tên. III. Phân tích hệ thống về dữ liệu 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Diễn tả mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, cả hệ thống là một chức năng duy nhất. Các tác nhân ngoài các luồng dữ liệu vào ra từ các tác nhân ngoài đến hệ thống được xác định. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: Giáo viên Học sinh Thông tin học sinh Danh sách học sinh Thời khoá biểu Thông tin cá nhân Phòng đào tạo Quản lý điểm học sinh THPT Cập nhật thông tin Hồ sơ học sinh Các tác nhân ngoài của hệ thống: - Học sinh: + Thông tin vào: Là thời khoá biểu + Thông tin ra: Là thông tin cá nhân - Giáo viên: + Thông tin vào: Là danh sách học sinh của lớp mình dạy + Thông tin ra: Là thông tin các điểm thành phần trong quá trình học tập - Phòng đào tạo: + Thông tin vào: Là cập nhật thông tin + Thông tin ra: Là hồ sơ của học sinh 2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh BLD mức đỉnh được phân rã từ BLD mức khung cảnh với các chức năng tương ứng mức 2 của biểu đồ BPC. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: 1. Cập nhật thông tin 3. Báo cáo thông tin Yêu cầu báo cáo tìm kiếm Kết quả báo cáo tìm kiếm Yêu cầu tìm kiếm Kết quả tìm kiếm Cập nhật dữ liệu Điểm tổng kết Điểm học kì 1 Học sinh Giáo viên Quản lý điểm học sinh 2. Tra cứu và tìm kiếm thông tin Điểm học kì 2 Điểm 3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh BLD mức dưới đỉnh được phân rã từ BLD mức đỉnh. Mỗi chức năng ở mức trên được biểu bởi một BLD ở mức dưới. Phân rã chức năng 1: Cập nhật thông tin Quản lý điểm học sinh THPT Cập nhật giáo viên Cập nhật điểm và thông tin học sinh Giáo viên Học sinh Điểm Cập nhật điểm Phân rã chức năng 2: Tìm kiếm và tra cứu thông tin Quản lý điểm học sinh THPT Tìm kiếm giáo viên Tìm kiếm điểm theo tên hs Tra cứu điểm học kì 1 Tìm kiếm điểm theo tên môn Tra cứu điểm học kì 2 Tra cứu điểm tổng kết Môn học Điểm Học sinh Điểm Học sinh giáo viên Phân rã chức năng 3: Báo cáo thông tin: Quản lý điểm học sinh THPT Báo cáo danh sách học sinh sinh Báo cáo điểm học kì 1 Điểm học kì 1 Học sinh Báo cáo điểm học kì 2 Yêu cầu Báo cáo Báo cáo Báo cáo Yêu cầu Yêu cầu Báo cáo điểm tổng kết Yêu cầu Báo cáo Điểm 4. Mô hình thực thể liên kết: Học sinh *Mahs Tenhocsinh Malop Gioitinh Ngaysinh Diachi Gvcn Dienchinhsach Điểm Mahs Mamon Dmiengk1 D15k1 D45k1/1 D45k1/2 Dhk1 Dmiengk2 D15k2 D45k2/1 D45ki2/2 Dhk2 Môn học *Mamon Tenmon Hesomon Giáo viên *Magv Tengv Diachi Ngaysinh Malop Mamon Lớp *Malop Tenlop Khoi Magv Từ phần mô tả các thực thể liên kết ta có bảng quan hệ sau: Bảng liên kết Mã liên kết Bảng đựoc kết nối Học sinh 1-N Điểm Môn học 1-N Điểm Môn học 1-N Giáo viên Giáo viên 1-N Lớp Lóp 1-N Học sinh CHƯƠNG III: LỰA CHỌN CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN I. HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS: Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở trên môi trường Windows trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. Các đối tượng chính trong cơ sở dữ liệu Access là bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, các macro và module. 1.Bảng (Table) Là nơi chứa dữ liệu của một đối tượng nào đó như sản phẩm và nhà cung cấp. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể xác định. Bảng tổ chức thành các cột (các trường) và các hàng (các bản ghi). Mỗi trường trong bảng chứa các thông tin khác nhau chẳng hạn như bảng “biên bản” chứa thông tin về khách hàn như : “họ tên”, “địa chỉ”, “số điện thoại”. Mỗi bảng chứa thông tin đầy đủ, chi tiết về một sản phẩm. Thông thường một trường thường liên quan đến hai bảng đó người ta có thể lấy dữ liệu giữa hai bảng này để view, sửa, xóa. Khi tạo bảng thường có một hoặc nhiều trường được chọn là khóa chính để xác định duy nhất một bản ghi. Điều này giúp : - Tự động tạo chỉ mục (Index) trên khóa nhằm tăng tốc độ truy vấn và các thao tác khác - Khi nhập dữ liệu sẽ kiểm tra sự trùng lặp trên khóa chính - Dùng khóa chính để tạo sự liên kết - Để hiện cửa sổ nhập liệu, ta chọn chứa năng Datasheet View - Để hiện cửa sổ thiết kế, ta chọn chứa năng Design View 2. Truy vấn (Query) Là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp tìm kiếm dữ liệu. Trong Access có thể tạo các truy vấn bằng phương pháp viết lệnh SQL. Loại thông dụng nhất là Select query (Truy vấn chọn) với các khả năng: - Chọn bảng, query khác làm nguồn dữ liệu - Chọn các trường hiển thị - Thêm các trường mới là kết quả thực hiện các phép tính trên các trường của bảng nguồn - Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn - Đưa vào các trường dùng để sắp xếp Khi muốn thay đổi định ngiã của một truy vấn ở chế độ Design, muốn nhập dữ liệu ta mở truy vấn ở chế độ Datasheet. 3. Mẫu biểu Là công cụ mạnh của Access dùng để thể hiện, cập nhật dữ liệu cho các bảng và tổ chứa giao diện chương trình, mẫu biểu gồm các ô điều khiển thuộc các thể loại, công cụ khác nhau. Nguồn dữ liệu của mẫu biểu là bảng hoặc một truy vấn. Khi nguồn dữ liệu, mẫu biểu dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các trường nguồn. Mẫu biểu không có nguồn dữ liệu (Unbound) thường được dùng để tổ chức giao diện chương trình. Cũng có thể thiết kế một kiểu mẫu để chạy một Macro hay một Module để đáp ứng một sự kiện nào đó. Khi muốn thay đổi thiết kế của mẫu biểu ta mở nó ở chế độ Design. Ở chế độ này, hộp Toolbox là công cụ để tạo, thiết kế mẫu biểu. Mẫu biểu thường có 5 thành phần : - Đầu và cuối báo biểu (Form header/ Footer) : Không quan trọng như Report header/ Footer nhưng cũng được dùng trong thiết kế form: + Header để chứa các tiêu đề + Footer dùng chứa các nút lệnh thao tác trên bản ghi hoặc các dòng tổng cộng - Đầu và cuối trang (Page header/ Footer): Là ít quan trọng nhất vì nó chỉ liên quan đến hình ảnh của Form khi in ra giấy. Đó là tiêu đề đầu và cuối mỗi trang được dùng để xác định hoặc ngắt bằng dấu hiệu ngắt ngang. - Thân (Detail): Phần quan trọng nhất của Form. Với những Form có dữ liệu, đây chính là phần lặp lại mỗi bản ghi. Do vậy muốn dữ liệu được hiển thị như những phiếu nhập dữ liệu, dàn dọc các điều khiển trong phần Detail. Muốn dữ liệu được hiển thị dưới dạng bảng, dàn ngang các điều khiển trong phần Detail. Riêng với Form dạng Datasheet chỉ cần kéo đủ các điều khiển vào Detail không cần quan tâm đến vị trí. 4. Báo biểu (Report) Là đối tượng được thiết kế để quy định cách tính toán, in và tổng hợp các dữ liệu đã được chọn. Báo biểu dùng để: - Thể hiện thông tin chính của bảng/ truy vấn - In dữ liệu dưới dạng bảng biểu - Sắp xếp dữ liệu trước khi in - Sắp xếp các phân nhóm dữ liệu. Thực hiện các phép tính để có dữ liệu tổng hợp trên các nhóm. So sánh, đối chiếu dữ liệu tổng hợp của các nhóm với nhau. Để thiết kế hay thay đổi cấu trúc của một báo biểu ta mở màn hình ở chế độ Design, còn để xem hình ảnh với kích thước và dữ liệu thật của nó ta mở màn hình ở chế độ Print Preview. Các phần chính của một báo biểu gồm: - Detail: Lặp lại theo từng bộ phận - Page Header/ Footer: Lặp lại mỗi trang một lần, phần này thường chứa số trang, ngày, tháng lập báo biểu. - Report Header/ Footer: Mỗi báo biểu lặp lại một lần. Phần này chứa các tiêu đề chung của một báo cáo và các dòng tổng cộng Ngoài ra các báo cáo có phân nhóm còn chứa Group Header/ Footer dùng làm tiêu đề và các dòng tổng cộng cho từng nhóm trong báo cáo. 5. Lệnh vĩ mô (Macro) Là một đoạn chương trình, gồm một dãy các hành động hóa các thao tác và tổ chức giao diện chương trình. Macro là hình thức lập trình đơn giản, nó làm cho các đối tượng chủ yếu trong Access gắn kết với nhau, tuy nhiên lập trình bằng Macro không được linh hoạt lắm. Macro thường được gắn với các nút lệnh hoặc dùng để tạo menu chính trong chương trình. Macro cũng được đưa vào các sự kiện gắn với các đối tượng cơ sở dữ liệu như Form, Report. Cấu trúc một hành động gồm: Tên hành động (Action) và các tham số. Khi Macro được kích hoạt bằng thao tác thì xử lý các dữ liệu trong báo cáo và mẫu biểu sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều. 6. Đơn thể chương trình (Module) Là phương tiện lập trình trong Access với ngôn ngữ lập trình Access Basic. Mã Access VBA cho phép điều khiển theo lập trình nhiều công việc và tùy chọn cơ sở dữ liệu mà bằng Macro không thể điều khiển được. CHƯƠNG IV: THIẾT KẾ HỆ THIẾT KẾ QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC I. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 1. Bảng (Table) 1.1. Các bảng trong bài tập Mỗi thực thể liên kết trong mô hình quan hệ sẽ là một bảng: - Bảng học sinh - Bảng điểm - Bảng giáo viên - Bảng môn học - Bảng lớp 1.2. Chi tiết các bảng 1.2.1 Bảng học sinh: Chứa các thông tin về học sinh, trường MAHS làm khoá chính để liên kết với các bảng khác. Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Mahs Text 8 Mã học sinh Tenhocsinh Text 50 Tên học sinh Malop Text 8 Mã lớp Gioitinh Yes/no Giới tính Ngaysinh Date/time Ngày sinh Diachi Text 50 Địa chỉ Dienchinhsach Yes/no Diện chính sách Trong thực tế bảng được thiết kế như sau : Chú thích: - Giới tính mặc định là Nam đánh dấu tích(v), nữ thì không. - Học sinh là diện chính sách cũng đánh dấu tích(v) 1.2.2 Bảng điểm: Chứa thông tin về các thành phần điểm của từng học sinh ứng với từng môn học. Gồm các trường sau: Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Mahs Text 8 Mã học sinh Mamon Text 8 Mã môn Dmiengk1 Number Byte Điểm miệng kì 1 D15k1 Number Byte Điểm 15 phút kì 1 D45k1/1 Number Byte Điểm 45 phút kì 1 hệ số 1 D45k1/2 Number Byte Điểm 45 phút kì 1 hệ số 2 Dhk1 Number Byte Điểm thi học kì 1 Dmiengk2 Number Byte Điểm miệng học kì 2 D15k2 Number Byte Điểm 15 phút học kì 2 D45k2/1 Number Byte Điểm 45 phút kì 2 hệ số 1 D45k2/2 Number Byte Điểm 45 phút kì 2 hệ số 2 Dhk2 Number Byte Điểm thi học kì 2 Trong thực tế bảng được thiết kế như sau: 1.3 Bảng giáo viên: Tên bảng là giáo viên, chứa thông tin về giáo viên giảng dạy của trường với trường. Với trường MAGV là khoá chính và gồm các trường sau: Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Magv Text 8 Mã giáo viên Tengv Text 50 Tên giáo viên Diachi Text 50 Địa chỉ Ngaysinh Yes/no Ngày sinh Mamon Date/time Mã môn Gioitinh Yes/no Giới tính Trong thực tế bảng được thiết kế như sau : 1.3.1 Bảng môn học: Chứa các thông tin về môn học trong đó khoá chính là trường mã môn học. Gồm các trường sau: Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Mamon Text 8 Mã môn học Tenmon Text 50 Tên môn học Hesomon Number Hệ số môn Trong thực tế bảng được thiết kế như sau: 1.3.2 Bảng lớp: Chứa các thông tin về lớp học trong đó khoá chính là trường mã lớp. Gồm các trường sau: Tên trường Kiểu dữ liệu kích thước Mô tả Malop Text 8 Mã lớp Tenlop Text 50 Tên lớp Khoi number Byte Khối Magv Text 8 Mã giáo viên Trong thực tế bảng được thiết kế như sau: 2. Liên kết các bảng (Relationships) Thiết kế quan hệ cho các bảng: Bảng học sinh và bảng điểm: - Liên kết với nhau bằng mã học sinh - Đánh dấu chọn Enforce Referential Integrity (Toàn vẹn tham chiếu để toàn vẹn dữ liệu). - Chọn Casecade Update Related Field: Để cho phép ta sửa giá trị khoá chính của mẫu tin trong bảng bên một của quan hệ, Access sẽ tự động cập nhật sự thay đổi đó vào các trường tương ứng (có quan hệ ) trên các bảng bên nhiều của quan hệ. - Chọn Casecade Delete Related Records: Khi xoá mẩu tin của bảng có trường là khoá thì những trường tương ứng ở trong bảng quan hệ kia cũng tự động xoá theo. Tương tự các bảng khác cũng vậy: Bảng môn học và bảng điểm: - Liên kết với nhau bằng mã môn Bảng môn học và bảng giáo viên: - Liên kết với nhau bằng trường mã môn Bảng lớp và bảng học sinh: Liên kết với nhau bằng trường mã lớp Bảng lớp với bảng giáo viên: - Liên kết với nhau bằng trường mã giáo viên: Mối quan hệ giữa các bảng Mối quan hệ giữa bảng học sinh, bảng điểm, bảng môn học, bảng giáo viên và bảng lớp là: II. THIẾT KẾ GIAO DIỆN CHO CHƯƠNG TRÌNH Tổng quan: - Chương trình thiết kế gồm một form chính và nhiều form phụ (form thành phần), các form phụ (form thành phần) được nằm trong form chính để tạo nên giao diện của chương trình. - Trên form chính có các menu của chương trình nhằm đáp ứng mọi yêu cầu của chương trình khi ta có nhu cầu xem một vấn đề cụ thể về giao diện hoặc tìm kiếm thông tin bạn chỉ cần nhấn vào thanh menu mà bạn cần tìm. - Trên các form phụ (form thành phần) vẫn có một hệ thống menu để các bạn tiện quan sát, trong đó cũng có các nút lệnh mô tả quá trình hoạt động của từng form phụ (form thành phần) riêng lẻ. 1.Thiết kế các form cho chương trình Màn hình của chương trình Màn hình Trang chủ của chương trình được thiết kế như sau: Khi kích chuột vào nút “ ĐĂNG NHÂP ”thì toàn bộ chương trinh quản lý điểm học sinh phổ thông sẽ hiện ra. Mở đầu là FORM CHINH của chương trình 1.1: Cập nhật thông tin Khi ta kích chuột vào nút: CẬP NHẬT THÔNG TIN trên màn hình sẽ xuất hiện from “CẬP NHẬT THÔNG TIN” có dạng như sau: 1.1.1: Cập nhật thông tin học sinh Khi ta kích vào nút “Cập nhật thông tin học sinh” trên màn hình sẽ xuất hiện main/ subform của bảng học sinh chứa các thông tin của học sinh cùng với bảng điểm query Bảng điểm query được thiết lập như sau: 1.1.2: Cập nhật thông tin giáo viên Khi ta kích vào nút “CẬP NHẬT THÔNG TIN GIÁO VIÊN” trên màn hình sẽ xuất hiện main/ subform của bảng giáo viên chứa các thông tin của giáo viên cùng với bảng môn học 1.1.3: Cập nhật điểm Khi ta kích chuột vào nút cập nhật điểm thì sẽ hiển thị 1 form cập nhật để thực hiện chức năng này 1.2: Tra cứu và tìm kiếm thông tin Khi ta kích chuột vào nút: TRA CỨU THÔNG TIN trên màn hình sẽ xuất hiện from “F_TK” có dạng như sau: 1.2.1: Tìm kiếm theo tên giáo viên Khi ta kích vào nút “TÌM KIẾM THEO TÊN GIÁO VIÊN” trên màn hình sẽ xuất hiện from “Enter Parameter Value” với yêu cầu “Nhập tên giáo viên” như sau: Khi ta nhập tên giáo viên ví dụ HÀ sau đó chọn OK trên màn hình sẽ xuất hiện kết quả tìm kiếm những giáo viên có tên là HÀ trong danh sach và hiển thị ra màn hình như sau: Form này được thiết kế dựa trên bảng query : 1.2.2: Tìm kiếm theo tên môn Khi ta kích vào nút “TÌM KIẾM THEO TÊN MÔN ” trên màn hình sẽ xuất hiện from “Enter Parameter Value” với yêu cầu “Nhập tên môn ” như sau: Khi ta nhập tên môn ví dụ như TOÁN sau đó chọn OK trên màn hình sẽ xuất hiện kết quả tìm kiếm đưa ra những học sinh có điểm môn toán từ các điểm thành phần đến các điểm tổng kết của môn học này như sau: Form này được thiết kế dựa trên bảng query : 1.2.3: Tìm kiếm theo tên học sinh Khi ta kích vào nút “TÌM KIẾM THEO TÊN HS” trên màn hình sẽ xuất hiện from “Enter Parameter Value” với yêu cầu “Nhập tên HS” như sau: Khi ta nhập tên môn ví dụ như ANH sau đó chọn OK trên màn hình sẽ xuất hiện kết quả tìm kiếm những học sinh có tên là ANH và những điểm thành phần của học sinh đó ra màn hình như sau : Form này được thiết kế dựa trên bảng query : 1.2.4: Tra cứu điểm kỳ 1 Khi ta kích vào nút “ tra cứu điểm học kì 1” trên màn hình sẽ xuất hiện from “Enter Parameter Value” với yêu cầu “Nhập mahs muốn tìm” như sau: Khi ta nhập Mã học sinh ví dụ mã học sinh là 001 sau đó chọn OK trên màn hình sẽ xuất hiện kết quả tìm kiếm những thông tin về điểm các môn của học sinh này và kết quả, tra cứu như sau: Bảng query được thiết kế như sau : 1.2.5: Tra cứu điểm kỳ 2 Khi ta kích vào nút “ tra cứu điểm học kì 2” trên màn hình sẽ xuất hiện from “Enter Parameter Value” với yêu cầu “Nhập mahs” như sau: Khi ta nhập Mã học sinh ví dụ mã học sinh là 001 sau đó chọn OK trên màn hình sẽ xuất hiện kết quả tìm kiếm , tra cứu như sau: Bảng query được thiết kế như sau : 1.2.6: Tra cứu điểm tổng kết Khi ta kích vào nút “ tra cứu điểm tổng kết ” trên màn hình sẽ xuất hiện from “Enter Parameter Value” với yêu cầu “Nhập tên lớp” và “nhập tên môn muốn xem ” có học sinh cần tra cứu. Khi ta nhập tên môn và tên lớp ví dụ như chọn tên lớp là 11A1 và tên môn là TOAN sau đó chọn OK trên màn hình sẽ xuất hiện những thông tin về những học sinh của lớp đó cùng với các điểm tổng kết kết quả tra cứu như sau: Bảng query được thiết kế như sau : Bảng điểm tổng kết được thiết kế như sau: 1.3: Báo cáo thông tin Khi ta kích chuôt vào nút: BÁO CÁO THÔNG TIN trên màn hình sẽ xuất hiện from “Báo cáo” có dạng như sau: 1.3.1: Báo cáo danh sách học sinh Khi ta kích vào nút “báo cáo danh sách học sinh ” trên màn hình xuất hiện danh sách học sinh hiện thời của trường học , cùng với những thông tin cá nhân của từng học sinh như sau : 1.3.2: Báo cáo điểm kỳ 1 Khi ta kích vào nút “báo cáo điểm kì 1 ” trên màn hình xuất hiện danh sách học sinh với bảng điểm của học kì 1 như sau: 1.3.3: Báo cáo điểm kỳ 2 Khi ta kích vào nút “báo cáo điểm kì 2 ” trên màn hình xuất hiện danh sách học sinh với bảng điểm của học kì 2 như sau: 1.3.4: Báo cáo điểm tổng kết Khi ta kích vào nút “báo cáo điểm tổng kết ” trên màn hình xuất hiện bảng tổng kết điểm của từng học sinh như sau: 2.Các báo biểu Các báo biểu được thiết kế như sau: - Danh sách học sinh Báo biểu này được thiết kế dựa trên Bảng học sinh + Báo cáo điểm học kì 1 : Báo biểu này được thiết kế dựa trên query sau : + Báo cáo điểm học kì 2 : Báo biểu này được thiết kế dựa trên query sau : + Báo cáo điểm tổng kết: Báo biểu này được thiết kế dựa trên query sau : 3. Thiết kế các Macro chương trình Các macro được thiết kế như sau: - MACRO “mở trang chủ” Khi ấn nút run macro sẽ giúp ta hiển thị trang chủ một cách nhanh nhất - MACRO “Nhập điểm và thông tin học sinh” Khi ấn nút run macro sẽ mở form nhập _điểm cho ta - MACRO “ BAO CAO DANH SACH HOC SINH” MACRO này có nhiệm vụ in ra báo cáo về danh sach học sinh Khi chạy macro sẽ thực hiện như sau : Ta chọn tên và lưu bản báo cáo lại tự động máy sẽ đưa ra cho ta dưới dạng word +MACRO “ MO BANG DIEM “ + Macro phóng to khung + Macro thu nhỏ khung Tương tự như vậy ta có thể tạo ra các macro khác nhau với các hành động khác nhau như đóng, mở form, table, report, copy, xoá … CHƯƠNG V: KẾT LUẬN Sau một thời gian học tập, em đã hoàn thành các môn học . Em được nhận đề tài “Quản lý Điểm học sinh PTTH” làm Đồ án tốt nghiệp. Để hoàn thành Đồ án này, ngoài sự nỗ lực cố gắng học tập tìm hiểu, em đã nhận được sự định hướng cũng như tận tình giúp đỡ và hướng dẫn của thầy Đỗ Tuấn Anh. Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc với những chỉ bảo của thầy. Đồng thời em xin cảm ơn tất cả các thầy cô giáo trong trường, những người đã trực tiếp truyền đạt kiến thức và giúp đỡ em rất nhiều trong suốt quá trình thực hiện Đồ án. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn tới tất cả các bạn trong lớp đã giúp đỡ và động viên em trong quá trình thực hiện Đồ án. Trong quá trình xây dựng đề tài, do chưa có kinh nghiệm làm việc thực tế nên đề tài của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự động viên và giúp đỡ của các thầy cô giaó để đề tài của em hoàn thiên hơn và có thể ứng dụng trong thực tế. Em xin chân thành cảm ơn! sinh viên Thái Văn Thắng TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Nhập môn cơ sở dữ liệu quan hệ - Lê Tiến Vương - NXB Khoa ho ki thuat. 2.Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin - Nguyễn Văn Ba - NXB Đại hoc quốc gia HN. 3.Microsoft Access 2000 Nguyễn Sơn Hải