Đồ án Quản lý nhân sự trong Công ty Thiết Bị Tin Học Trường Giang

qu¶n lý nh©n sù MỤC LỤC Lời nói đầu ………………………………………………………………3 Tìm hiểu tình hình hoạt động của nơi thực tập…………………………..5 Chương 1: khảo sát nghiệp vụ đề tài …………………………….……...10 I.tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ…………………………………......10 II.Nghiên cứu xây dựng chương trình…………………………….10 ứng dụng của tin học trong công tác quản lý…………………11 Mục đích của đề tài …………………………………….…….12 Hoạt động thường xuyên của hệ thống …..……….………….12 Các bước xây dựng hệ thống thông tin …………………..….14 Một số yêu cầu khác của chương trình………………………16 III. Hạn chế của hệ thống cũ ………………………………………16 IV. Yêu cầu đổi mới của hệ thống…………………………………17 Chương 2: phân tích hệ thống……………………………………………18 I.Mục đích của chương trình ………………………………………18 II.Phân tích chung………………………………………………….18 III.Thông tin về đầu vào đầu ra của hệ thống………………………19 IV.Quy trình quản lý………………………………………………..20 V.Biểu đồ phân cấp chức năng……………………………………...20 Chương 3 : Thiết kế hệ thống ………………………………...…………..22 I.Thiết kế tệp………………………………………………………..22 II.Thiết kế màn hình…………………………………………………26 III.Phần code của chương trình……………………………….……..40 Đánh giá và kết luận……………………………………………...……….50 Một số tài liệu tham khảo…………………………………………………51 LỜI NÓI ĐẦU Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các ngành kỹ thuật, công nghệ thông tin đã tiến lên hàng đầu cùng một loạt các cải tiến, hoàn thiện các sản phẩm đã có, bổ xung các sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu của xã hội. Trong sự phát triển đó không thể không kể đến sự phát triển ứng dụng không ngừng của các phần mềm quản lý trên máy tính. Những ứng dụng quản lý trên máy tính đã giúp cho con người giải quyết nhanh chóng những công việc trong chốc lát với độ chính xác cao mà trước đây phải làm trong hàng giờ, hàng ngày. Để có được những phần mềm quả lý đó thì công việc phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản lý không thể thiếu được trong việc thiết kế quần mềm quản lý. Nếu không có sự giúp sức của máy tính thì công tác quản lý của các cơ quan như: Ngân hàng, du lịch, dịnh vụ thương mại, các công ty, nhà máy, trường học... không thể nói đến tự động hoá. Yêu cầu lớn nhất hiện nay đối với cán bộ làm công tác tin học tại mọi cơ quan là phải có khả năng phân tích được thực trạng nghiệp vụ của cơ quan từ đó thiết kế, xây dựng ra các hệ thống thông tin sử dụng máy tính và các phương tiện truyền thông đáp ứng cho nhu cầu quản lý. Vì thế việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý đã phát triển mạnh mẽ nó giúp cho công tác quản lý ngày càng trở nên hiệu quả hơn như: nâng cáo hiệu quả trong công việc, đưa ra các báo cáo, các số liệu thống kê một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời... Đồng thời nhờ việc ứng dụng tin học đã tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức của con người giảm nhẹ bộ máy quản lý vốn rất cồng kềnh từ xưa tới nay. Ngày nay trong các cơ quan người làm công tác quản lý phải quản lý một số lượng lớn các hồ sơ, nên khi có sự thay đổi về nhân sự thì người làm công tác quản lý mất nhiều thời gian cộng sức cho việc cập nhật, tìm kiếm... Xuất phát từ những lợi ích thiết thực to lớn nhờ những ứng dụng trên máy tính mang lại cho con người mà trong thời gian này em đã được nghiên cứu và thực hiện đề tài: “Quản lý nhân sự trong Công ty Thiết Bị Tin Học Trường Giang”. Chương trình quản lý nhân sự là một đề tài có tính thực tiễn nên trong một thời gian ngắn bài làm của em khó tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Cùng với sự giúp đỡ của cô giáo: Nguyễn Thanh Hương và các anh (chị) trong Công ty Thiết Bị Tin Học Trường Giang để em hoàn thiện đề tài được tốt hơn. Hà Nội 30/08/2006 Sinh viên thực hiện Vương Xuân Hùng Tìm hiểu đặc điểm, tình hình hoạt động của cơ sở về các mặt: Thông tin chung nơi thực tập: - Trụ sở chính: 115 Hồ Tùng Mậu Cầu Diễn- Hà Nội Số điện thoại: 047647004 Fax: 047647004 Mobile: 0904173081 Email: truonggiangpc@Email.viettel.vn Website: Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: bán phầm mềm , thiết bị tin học, lắp đặt cài đặt sửa chữa máy tính, tư vấn các vấn đề về CNTT... Quá trình hình thành và phát triển: Công ty thiết bị tin học Trường Giang được thành lập cách đây 2 năm (28tháng). Ban đầu công ty chỉ gồm 5 đến 6 thành viên, chưa có phòng ban rõ ràng, các nhân viên không làm một công viêc cụ thể mà kiêm nhiều việc do giám đốc trực tiếp quản lý, các hoạt động sản xuất chủ yếu trong thời gian này là cài đặt, lắp ráp và bán lẻ các linh kiện máy tính, máy in, fax ... Sau một thời gian hình thành, phát triển giờ đây nhân sự trong công ty đã có rất nhiều thay đổi, số nhân viên tăng lên 18 người. Đã có các phòng ban riêng, mỗi phòng ban có một chức năng riêng dưới sự điều hành của trưởng phòng. Giờ đây hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yêu của công ty là bán linh kiện máy tính, phần mềm tin học, tư vấn tin học... Hệ thống tổ chức bộ máy: - Đứng đầu là giám đốc: Giám đốc chỉ đạo mọi hoạt động về sản xuất kinh doanh, quả lý chung các công việc của công ty thông qua các trưởng phòng - Dưới giám đốc là trưởng phòng: trưởng các phòng ban chịu trách nhiệm với giám đốc về công việc của phòng mình. Trưởng phòng trực tiếp quản lý các nhân viên trong phòng mình - Các phòng ban hiện có: + Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh, mua bán, quan hệ, tư vấn tin học... + Phòng bảo hành: chịu trách nhiệm bảo hành các thiết bị do công ty bán ra trong thời gian bảo hành + Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm lắp ráp, cài đặt, sửa chữa các thiết bị do công ty bán ra + Phòng thiết kế phầm mềm: chịu trách nhiệm thiết kế các phần mềm do khách hành yêu cầu, tìm hiểu khác thác các phầm mềm tin học mới có thể áp dụng tốt cho công việc hiện tại của công ty. + Phòng kế toán: chịu trách nhiệm thu chi, cân đối sổ sách, chấm công, tính lương cho nhân viên, xắp xếp lịnh làm việc, công tác làm việc thêm giờ của cả công ty... Đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ: Các thiết bị chủ yếu của công ty: bán các linh kiện máy tính Đông Nam Á, máy tính đồng bộ, các thiết bị văn phòng như máy in, fax, photo... Với các linh kiện máy tính giá rẻ, chất lượng đảm bảo và có chế độ bảo hành tốt nên hoạt động kinh doanh của công ty phát triển rất tốt. Các vấn đề cần tin học hoá hoặc các công nghệ tiên tiến đang được cơ sở quan tâm, nghiên cứu, giải quyết triển khai: Các công nghệ tiên tiến đang được công ty rất quan tâm và đầu tư: các phòng ban đều được đầu tư các thiết bị hiện đại phục vụ cho công việc Vì là một công ty kinh doanh máy tính nên hầu hết các hoạt động, công việc trong công ty đều được tin học hoá một cách tối đa NHỮNG ĐỔI MỚI VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRONG THỜI GIAN TỚI Chỉ trong một thời gian không dài (28) tháng Công ty đã có những sự thay đổi vượt bậc về mọi mặt. Từ chỗ chỉ gồm có 5 đến 6 nhân viên, vốn kinh doanh nhỏ, các lĩnh vực kinh doanh còn hạn chế, mới đầu chỉ như một của hàng nhỏ bán linh kiện máy tính mà giờ đây công ty đã có số nhân viên lên đến 19 người, có các phòng ban, hoạt động kinh doanh đã phát triển khá tốt và mở rộng về mọi mặt. Theo chủ trương của Giám đốc công ty: trong thời gian tiếp theo công ty sẽ phát triển với quy mô lớn hơn Nghiên cứu sâu các hoạt động của phòng chức năng chuyên môn, phòng tin học, phòng CNTT Khả năng tin học hoá: Để khắc phục những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ thì công ty cần xây dựng một hệ thống quản lý bằng thông tin tự động. Trong thực trang hiện nay công ty có đủ điều kiện để xây dung một hệ thống quản lý nhân sự bằng máy tính. Giám đốc, các phòng ban đều nhiệt tình tán thành việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự bằng máy tính. Như vậy các yếu tố trên đã đủ diều kiện để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự bằng máy tính. Nghiên cứu xây dựng chương trình Thông qua việc khảo sát mô hình tổ chức của công ty hệ thống thông tin quản lý nhân sự cần có chức năng cơ bản sau: Chức năng cập nhật thông tin: Để hệ thống có ngưôn gốc dữ liệu thống nhất phục vụ cho việc quản lý, trước hết phải cung cấp cho hệ thống một số thông tin chung để thuận tiện cho quá trình sử lý, các thông tin này được truy xuất thông qua mã của chúng và phải nhập vào hồ sơ như sau: + Cập nhật danh sách nhân viên (theo hồ sơ) + Nhập vào hồ sơ nhân viên mới chuyển đến hay mới tuyển dụng + Nhập danh sách các phòng ban + Cập nhật thông tin cho từng phòng ban, từng bộ phận, từng nhân viên + Cập nhật danh sách (bảng chấm công) ngày làm việc, ngày nghỉ ốm của từng nhân viên Chức năng tìm kiếm : Với các dữ liệu đã cập nhật, để đáp ứng như cầu đã đặt ra ta cần phải xử lý các dữ liệu này. Theo yêu cầu quản lý trong đơn vị hệ thống cần có chức năng tra cứu như sau: + Tìm kiếm nhân viên theo tên + Tìm kiếm nhân viên theo ngày sinh. + Tìm kiếm nhân viên theo địa chỉ + Tìm kiếm nhân viên theo trình độ chuyên môn + Tìm kiếm nhân viên theo đối tượng + Tìm kiếm nhân viên theo phòng ban Chức năng thống kê(báo cáo): Từ nguồn dữ liệu đã cập nhật trên, hệ thống sẽ đưa ra các bảng báo các thống kê tổng quát hay chi tiết về nhân sự tùy theo yêu cầu lựa chọn: + In danh sách nhân sự + In danh sách nghỉ chế độ Chức năng trợ giúp: Để nâng cao hiệu quả sự dụng hệ thống cân có chức năng trợ giúp như sau: + Thông tin về chương trình. + Hướng dẫn sử dụng. Các bước xây dựng hệ thống thông tin Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án Phân tính hệ thống - Thiết kế tổng thể CHƯƠNG I: KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ ĐỀ TÀI I.TÌM HIỂU LĨNH VỰC NGHIỆP VỤ Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã thâm nhập vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống. Các phầm mềm chuyên dụng được sử dụng trong hều hết các cơ quan xí nghiệp, trường học… nhằm giảm bớt công sức của con người. Tin học đã và đang được triển khai, phát triển ngày một hoàn thiện trên thế giới và đặc biệt đối với nước ta cũng là một lĩnh vực được nhiều người quan tâm, chú trọng. Việc ứng dụng tin học vào quản lý nhân sự là một nội dung quan trong đòi hỏi phải có sự phối hợp của nhiều lĩnh vực hoạt động, mà chủ yếu phối hợp với bộ máy quản lý dựa trên nền tảng đã quy định của nhà nước. Đồng thời, việc ứng dụng tin học đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức của con người và dảm nhẹ bộ máy quản lý vốn rất cồng kềnh, kém hiệu quả từ xưa tới nay. Hiện nay việc quản lý nhân sự trong các công ty gặp rất nhiều khó khăn. Đây là vấn đề hết sức phức tạp. Từ thực tế đặc thù riêng của các công ty, lượng nhân viên khá phong phú, cùng với các đối tượng có trình độ chuyên môn khác nhau. Do đó phải tin học hoá quản lý, phải giảm thiểu thời gian công sức cho bộ máy quản lý. Để ứng dụng máy tính vào công tác quản lý nhân sự thì phải nắm chắc cơ chế quản lý, trình độ của các nhân sự trong cơ quan. Để máy tính trợ giúp một cách có hiệu quả và chính xác, không những phụ thuộc vào người lập trình có trình độ mà phải có kiến thức về nghiệp vụ chuyên môn và lòng yêu nghề. II.NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH Để đưa tin học hoá vào quản lý có hiệu quả, sử dụng tốt các thiết bị thì cần phải có sự hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo đúng quy định của đợn vị cũng như của ngành, đường lối chính sách của đảng, nhà nước. Hiệu quả của phần mềm quản lý phụ thuộc nhiều vào khả năng hiểu biết của người phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Nó làm tiền đề cho việc xây dựng chương trình, vì vậy công việc phải tỉ mỉ, thận trọng chi tiết, chính xác. Qua đó sẽ thấy được lưu chuyển các luồng dữ liệu mà hệ thống thực hiện. Như vậy việc phận tích và thiết kế hệ thống là phần quan trọng đầu tiên cho hiệu quả hoạt động chương trình sau này. Trong quá trình phân tích ta thấy: Sơ đồ luồng dữ liệu cho ta biết được yêu cầu của người sử dụng, mô hình của hệ thống thông tin lưu chuyển từ quá trình ngày qua quá trình khác. Sự liên kế dữ liệu đầu vào qua quá trình xử lý sẽ cho ta những thông tin của dữ liệu đầu ra. Ứng dụng của tin học trong công tác quản lý Hiện nay với sự phát triển hết sức mạnh mẽ của cách mạng khoa học kỹ thuật, trong đó công nghệ thông tin là ngành phát triển một cách vượt bậc và phù hợp với nhiều ngành nghề. Đặc biệt trong công tác quản lý nó không thể tách rời việc tìm hiểu hoạt động của các cơ quan, xí nghiệp và cách thức xử lý thông tin cả các bộ phận trong dơn vị đó. Ngày nay tin học đã và đang khẳng định được mình và ngày càng đứng vững vì nó có những ưu thế sau: + Có khả năng lưu trữ và xử lý thông tin lớn + Thông tin được xử lý chính xác, nhanh chóng theo yêu cầu của người xử dụng, thời gian xử lý nhanh trình bầy đẹp. + Lưu trữ dữ liệu khoa học gọn nhẹ, thuận tiện an toàn và tiết kiệm. + Chi phí nhỏ, ít tốn kém. Điều này chứng tỏ máy tính là một công cụ để quản lý rất có hiệu quả. Để có được điều đó không chỉ có kiến thức nhất định về chuyên môn mà cần phải có kiến thức cơ bản về quản lý và nghiệp vụ, hiểu rõ các chức năng các bộ phân về nghiên cứu. Mức độ hiệu quả của việc ứng dụng máy tính nhanh hay chập còn phụ thuộc vào sự hiểu biết của người phân tích và thiết kế hệ thống. Ứng dụng của máy tính như là một công cụ để thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhà quản lý trong công việc. 2.Mục đích của để tài Qua nghiên cứu mô hình quản lý Công Ty tin hoc Trường Giang nói chung và hệ thống quản lý nhân sự nói riêng, muốn tin học hoá ta cần xây dựng phần mềm quản lý nhân sự nhàm mục đích sau: + Thực hiện quá trình quản lý cán bộ, nhân viên của Công Ty tin học Trường Giang. + Lưu trữ các thông tin liên quan đến nhân viên đã và đang làm việc tại công ty + Cập nhật sửa đổi các thông tin liên quan đến nhân sự: lý lịch, hệ số lương, ngày công, ngày nghỉ của nhân viên… + Tạo cập nhật sửa đổi các thông tin về nhân sự của Công Ty. + In danh sách nhân viên của từng phòng, từng bộ phận theo thông số cần thiết, theo sự yêu cầu và kiểm tra của cấp trên. + In bảng chấm công hàng tháng của từng nhân viên theo từng phòng ban, từng bộ phận. + In danh sách đảng viên, đoàn viên… + Kết xuất các biểu mẫu báo các một cách đầy đủ, chi tiết, khoa học theo yêu cầu của người sử dụng, theo từng tháng, quý năm hay một yêu cầu cụ thể khác như giới tính, trình độ chuyên môn, ngoại ngữ… 3.Hoạt động thường xuyên của hệ thống. Công tác quản lý nhân sự là một công việc hết sức khó khăn, tốn kém về thời gian, công sức. Mục đích của quản lý nhân sự là làm sao lưu trữ được thông tin về con người của Công Ty sao cho hiệu quả công việc đạt được cao nhất trong cùng một thời gian làm việc và phải thoả mãn các điều kiện cho người lao động. Các nhà quản lý phải biết xắp xếp và xử lý các thông tin về người lao động một cách có khoa học thoả đáng từ khi người lao động nộp hồ sơ đến khi ký hợp đồng xắp xếp vào các phòng ban, các tổ khi người lao động đã làm việc thì phải kiểm tra, đôn đốc có khen thưởng và kỷ luật. Quản lý nhân sự gồm nhiều hệ thống con phân biệt với từng mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể của công tác quản lý. Với mỗi cơ quan hệ thống được chia làm nhiều phòng ban, mỗi phòng ban có một chức năng riêng trong cơ quan và nó bao gồm như sau: a.Chức năng cập nhật. Để hệ thống có nguồn gốc dữ liệu thống nhất phục vụ cho việc quản lý, trước hết ta phải cung cấp cho hệ thống một số thông tin chung để thuận tiện cho quá trình xử lý, các thông tin này được truy xuất thông qua mã của chúng và phải nhập vào hồ sơ như sau: + Cập nhật danh sách nhân viên (theo hồ sơ). + Nhập vào hồ sơ nhân viên mới chuyển đến hay mới tuyển dụng. + Nhập danh sách phòng ban. + Cập nhật thông tin cho từng phòng ban, từng bộ phận, từng nhân viên. + Cập nhật các thông tin về sự thay đổi hệ số lương, bậc lương, ngạch lương của cán bộ nhân viên. + Cập nhật danh sách (bảng chấm công) ngày làm việc, ngày nghỉ ốm của từng nhân viên. b.Chức năng tra cứu Với các dữ liệu đã được cập nhật, để đáp ứng nhu cầu đã đặt ra ta cần phải xử lý các dữ liệu này. Theo yêu cầu quản lý trong Công Ty hệ thống cần có các chức năng tra cứu sau: Tra cứu thông tin theo yêu cầu của người sử dụng như: + Tìm kiếm nhân viên theo tên. + Tìm kiếm nhân viên theo ngày sinh. + Tìm kiếm nhân viên theo dịa chỉ. + Tìm kiếm nhân viên theo ngạch bậc + Tìm kiếm nhân viên theo trình độ chuyên môn + Tìm kiếm nhân viên theo trình độ chính trị. + Tìm kiếm nhân viên theo trình độ tin học. c.Chức năng thống kê. Từ nguồn dữ liệu đã cập nhật như trên hệ thống sẽ đưa ra các bảng báo cáo thống kê tổng quát hay chiết về nhân sự của cơ quan tuỳ theo yêu cầu lựa chọn cụ thể là: + Lập danh sách cán bộ, nhân viên toàn cơ quan. + Lập danh sách cán bộ, nhân viên của từng phòng ban. + Lập danh sách cán bộ, nhân viên là đảng viên. + Lập danh sách cán bộ, nhân viên là đoàn viên. + Lập danh sách cán bộ, nhân viên theo ngạch, bậc lương. + Lập danh sách cán bộ, nhân viên theo trình độ. + Lập danh sách cán bộ, nhân viên theo giới tính 4.Các bước xây dựng hệ thống thông tin. Việc xây dựng hệ thống này được thực hiện qua năm giai đoạn sau: a. Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án. Khi tiến hành tìm kiếm, khảo sát hệ thống cũ ta phải phát hiện ra những nhược điểm còn tồn đọng, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới. Cần tham khảo ý kiến lãnh đạo của công ty để nắm được yêu cầu của họ nhằm định hướng cho hệ thống mới. Phải nêu ra được tính khả thi của bài toán và có định hướng cho giai đoạn tiếp theo. b. Phân tích hệ thống Phải tiến hành phân biệt một cách chi tiết hệ thông hiện tại để xây dựng các lược đồ cũ trên cơ sở đó xây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thống mới. c. Thiết kế tổng thể Nhằm xác định vai trò, vị trí của máy tính trong hệ thống mới, phân tích rõ việc nào cần phải làm bằng thủ công do con người đảm nhiệm. d. Thiết kế chi tiết Thiết kế các công việc thủ công để giải quyết việc xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính một số công việc sau khi được máy tính xử lý đưa ra. Thiết kế các tệp dữ liệu. Thiết kế các thủ tục thông tin trên máy tính. Thiết kế các dao diện với người sử dụng. Thiết kế các modul chương trình. Thiết kế mẫu thử và chạy thử chương trình. Hướng dẫn sử dụng làm việc với chương trình, cài đặt chương trình khi có sự cố, bảo quản dữ liệu. Đánh giá được các mặt ưu điểm, nhược điểm của hệ thống mới. e. Cài đặp, lập trình Chọn ngôn ngữ lập trình. Cài đặt các tệp, viết các đoạn chương trình chung Soạn thảo chương trình cho từng cấp sử lý. Khai thác và bảo trì. Điều chỉnh theo yêu cầu mới Cải thiện hiệu năng của hệ thống. Kết luận Qua cách tổ chức và quản lý của Công Ty tin học Trường Giang ta cần phải xây dựng một phần mềm “Quản lý nhân sự” sao cho: + Đáp ứng được hầu hết các chức năng cần thiết. + Chương trình đơn giản, dễ sử dụng. + Dao diện đẹp. + Chương trình phải có tính mở cao. Để xây dựng một chương trình thoả mãn các điều kiện trên ta cần thiết kế một hệ thống sao cho: + Thông tin đầy đủ + Tránh dư thừa + Không trùng lặp + Sử lý nhanh + Độ chính xác cao. 5. Một số yêu cầu khác của chương trình Tính mở Với mỗi hệ thống thông tin, xây dựng có tính mở cao là một công việc hết sức cần thiết. Trong hệ thống quản lý nhân sự này tính mở cần đáp ứng nội dung sau: Báo cáo định kỳ thường xuyên có thể sửa đổi và bổ sung, với kinh phí nhỏ. Bảo mật Chương trình cần có tính bảo mật trong một số chức năng như sử dụng chương trình III. HẠN CHẾ CỦA HỆ THỐNG CŨ Khi chưa có ứng dụng của tin học vào công tác quản lý thì công việc quản lý của Công ty đều được làm hoàn toàn bằng phương pháp thủ công, tức là quản lý bằng sổ sách. + Việc cập nhật lý lịch của nhân viên đôi lúc làm mất rất nhiều thời gian vì hồ sơ bị thất lạc. + Khi giám đốc có yêu cầu báo cáo hay tìm kiếm thông tin liên quan đến một hoặc nhiều nhân viên thì việc tra cứu theo yêu cầu đó sẽ gặp rất nhiều khó khăn, mất nhiều thời gian và công sức. Tóm lại việc quản lý theo phương thức thủ công rất tốn kém về thời gia, nhân lực, hơn nữa độ chính xác lại không cao, tốc độ sử lý chậm do vậy không đáp ứng được kịp thời các yêu cầu của công ty. Vì vậy cần phải có một phần mềm cho hệ thống quản lý nhân sự cho Công ty tin học Trường Giang để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu nói trên. IV. YÊU CẦU ĐỔI MỚI CỦA HỆ THỐNG Để khắc phục những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ thì đơn vị cần phải xây dựng một hệ thống quản lý bằng thông tin tự động. Trong thực trạng hiện nay của Công ty tin học Trường Giang có đủ điều kiện để xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự bằng máy tính. CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG I. MỤC ĐÍCH CHUNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH Chương trình quản lý nhân sự Công Ty tin học Trường Giang là một trong những ứng dụng tin học vào quản lý. Mục đích của chương trình là cho phép lưu trữ, tìm kiếm thống kê, cập nhật thông tin về hồ sơ nhân sự của các nhân viên trong công ty một cách tổng thể từ khi chuyển đến công tác cho đến khi nghỉ làm. II. PHÂN TÍCH CHUNG Đưa vào hệ thống mới những yêu cầu nhiệm vụ của người sử dụng mà chưa có trong hệ thống cũ thường là các yêu cầu được sử lý nhanh hơn, chính xác hơn và một số phân tích chưa có trong hệ thống phân tích hiện tại. Các mô hình phục vụ trong giai đoạn này: Mô hình phân rã chức năng và mô hình luồng dữ liệu. - Mô hình thực thể liên kết và mô hình quan hệ để phân tích về dữ liệu của hệ thống. Tìm hiểu hệ thống cũ làm như thế nào? Xác định hệ thống mới làm như thế nào? Xác định hệ thống mới làm gì Diễn tả hệ thống cũ làm gì? 1 3 2 1 Khảo sát hệ thống 2 Phân tích hệ thống Thiết kế hệ thống 2 III.THÔNG TIN ĐẦU VÀO VÀ ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG Điều cần thiết trong quá trình phân tích là ta cần xác định được thông tin đầu vào và thông tin đầu ra của hệ thống. Quá trình tìm hiểu phân tích hệ thống quản lí nhân sự của Công ty tin học Trường Giang ta thấy các thông tin đầu vào, đầu ra như sau: 1.Thông tin đầu vào: Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau: - Các báo cáo hàng kỳ, hàng năm về số nhân viên - Những thông tin đầu vào cố định và ít thay đổi rất quan trọng có thể được lưu trữ trong một thời gian dài. - Những thông tin mang tích chất thay đổi thường xuyên phải luôn luôn được cập nhật và xử lý, như vậy thông tin mới đảm bảo được chất lượng về thông tin. - Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ những thông tin cấp dưới theo một định kỳ hoặc theo một thời gian nhất định nào đó, thông tin này phải có độ chính xác cao Thông tin về nhân viên Thông tin về lương. 2.Thông tin đầu ra Thông tin đầu ra được tổng hợp từ những thông tin đầu vào. Thông tin đầu ra phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể. Với bài toán về quản lý nhân sự thì nhu cầu về tìm kiếm, thống kê các thông tin về nhân viên như hồ xơ, lương, báo cáo tổng kết một năm của một nhân viên… phải được đáp ứng đầy đủ, một cách nhanh nhất mà người sử dụng yêu cầu. Các thông tin này phải đáp ứng một cách chính xác và nhanh nhất. Bảng biểu và báo các là những thông tin đầu ra quan trọng được tổng hợp và phục vụ cho nhu cầu quản lý, nó phản ánh trực tiếp hoạt động của hệ thống, các bảng biểu phải chính xác kịp thời. IV.QUY TRÌNH QUẢN LÝ Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên được lưu trữ trong sổ sách. Từ sổ sách đó các thông tin đó được kết xuất để lập ra các bảng biểu báo cáo cần thiết, kiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo nhau, chẳng hạn như công tác kế toán phải sử dụng đến nhiều sổ sách để phục vụ cho các mục đích khác nhau. Do đó sai sót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc dư thừa thông tin. Trong quá trình quản lý do khối lượng công việc lớn nên nhiều khí chú trọng đến một số khâu quan trọng nên thông tin thường không đầy đủ. V.BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG. Sơ đồ phân cấp chức năng cho ta cái nhìn tổng quát về các chức năng của hệ thống, nó giúp xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích và tăng cường cách tiếp nhận logic với phân tích hệ thống. Biểu đồ phân cấp chức năng QUẢN LÝ NHÂN SỰ Quản lý Quản lý nghỉ chế độ Quản lý QT công tác Quản lý nhập lương Quản lý khen thưởng Sơ yếu lý lịch nhân viên Tra cứu Theo họ và tên Theo mã nhân viên Theo trình độ Theo đối tượng Theo phòng ban Báo cáo In DS nhân sự In DS Nghỉ chế độ In báo các lương CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG I.THIẾT KẾ TỆP Mục đích: xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu có thông tin đầy đủ và cho phép truy cập nhanh. Phương thức tiến hành dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu có sẵn sử dụng các ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu để xây dựng các tệp dữ liệu 1.BẢNG DÂN TỘC 1Bảng số 1 Tên bảng: DÂN TỘC Mô tả: Lưu thông tin về dân tộc của các nhân viên Chi tiết stt Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thich 1 MADT Text 2 Mã dân tộc 2 TENDT Text 20 Tên dân tộc 2.BẢNG HỒ SƠ 2Bảng số 2 Tên bảng: HỒ SƠ Mô tả: Lưu thông tin về nhân viên Chi tiết stt Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thich 1 MANV Text 6 Mã nhân viên 2 MAPHONG Text 3 Mã phòng ban 3 HO VA TEN Text 25 Họ và tên 4 GIOI TINH Text 3 Giới tính 5 NGAY SINH Date/time Ngày sinh 6 MATG Text 3 Mã tôn giáo 7 MATD Text 2 Mã Trình độ 8 QUEQUAN Text 50 Quê quán 9 HO KHAU Text 50 Hộ khẩu 10 SO CMND Number Số chứng minh 11 NOICAP Text 50 Nơi cấp 12 NGAYDANG Date/time Ngày vào đảng 13 MADT Text 3 Ma dân tộc 14 CHUYEN MON Text 30 Chuyên môn 15 NGAYVAO LAM Date/time Ngày vào làm 16 DOI TUONG Text 8 Dối tượng 17 CHUC VU Text 12 Chức vụ 18 HINH ANH LOE Obiect Hình ảnh nhân viên 3.BẢNG KHEN THƯỞNG:3 3Bảng số 3 Tên bảng: KHEN THƯỞNG Mô tả: Lưu thông tin về khen thưởng kỷ luật Chi tiết stt Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thich 1 MAKT Text 2 Mã nhân viên 2 MANV Text 6 Mã phòng ban 3 HINHTHUC Text 30 Họ và tên 4 LY DO Text 50 Giới tính 5 NGAYTH Date/time Ngày sinh 4.BẢNG QUẢN LÝ NGHỈ CHẾ ĐỘ 4Bảng số 4 Tên bảng: QUAN LÝ NGHỈ CHẾ ĐỘ Mô tả: Lưu thông tin về nghỉ chế độ của nhân viên Chi tiết stt Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thich 1 MANV Text 6 Mã nhân viên 2 NGAYVAOLAM Date/time Ngày vào làm 3 NGAYNGHI Date/time Ngày nghỉ 4 CHEDOHUONG Text 50 Chế độ ưu đãi 5.BẢNG QUẢN LÝ PHÒNG 5Bảng số 5 Tên bảng: QUAN LÝ PHÒNG Mô tả: Lưu thông tin về tên các phòng ban Chi tiết stt Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thich 1 MAPHONG Text 3 Mã phòng 2 TENPHONG Text 30 Tên phòng 6.QUẢN LÝ CÔNG TÁC 6Bảng số 6 Tên bảng: QUẢN LÝ CÔNG TÁC Mô tả: Lưu thông tin về quá trình công tác trước đây của các nhân viên Chi tiết stt Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thich 1 MANV Text 6 Mã nhân viên 2 NOICONGTAC Text 50 Nơi công tác 3 CONG VIEC Text 50 Công viêc 4 CHUC VU Text 50 Chức vụ 5 TU NGAY Date/time Từ ngày 6 DEN NGAY Date/time 30 Đến ngày 7.QUÁ TRÌNH ĐÀO TẠO 7Bảng số 7 Tên bảng: QUÁ TRÌNH ĐÀO TẠO Mô tả: Lưu thông tin về quá trình đào tạo trước đây của các nhân viên Chi tiết stt Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thich 1 MANV Text 6 Mã nhân viên 2 TU NGAY Date/time Từ ngày 3 DEN NGAY Date/time Đến ngày 4 NGHÊDAOTAO Text 40 Nghề đào tạo 5 TRINHDO Text 40 Trình độ 6 NOIDAOTAO Text 35 Nơi đào tạo 7 HINHTHUC Text 50 Hình thức 8.QUẢN LÝ LƯƠNG 8Bảng số 8 Tên bảng: QUẢN LÝ LƯƠNG Mô tả: Lưu thông tin về mức lương của các nhân viên Chi tiết stt Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thich 1 MANV Text 6 Mã nhân viên 2 MA PHONG Text 2 Mã phong 3 MUC LUONG Number Mức lương 4 NGAYHUONG Date/time Ngày hưởng lương 9.TÔN GIÁO 9.Bảng số9 Tên bảng: TÔN GIÁO Mô tả: Lưu thông tin về các tôn giáo của các nhân viên Chi tiết stt Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thich 1 MATG Text 3 MA tôn giáo 2 TENTONGIAO Text 30 Tên tôn giáo 10.TRA CỨU VÀ TÌM KIẾM stt Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thich 1 MANV Text 6 Mã nhân viên 2 TENPHONG Text 30 Tên phòng 3 HOVATEN Text 25 Họ và tên 4 BIDANH Binary 10 Bí danh 5 GIOITINH Text 3 Giới tính 6 NGAYSINH Date/time Ngày sinh 7 TENTG Text 30 Tên tôn giáo 8 TENDT Text 20 Dân tộc 9 CHOHN Binary 10 Chỗ ở Hà nội 10 SOCMND Number Sô chứng minh 11 TRINHDO Text 11 Trình độ học vấn 12 CHUYENMON Text 30 Chuyên môn 13 NGAYVAO Date/time Ngày vào làm 14 DOITUONG Text 8 Dối tượng 15 MUC LUONG Text 3 Mức lương 16 NGAYHUONG Date/time 30 Ngày hưởng lương 11.TRÌNH ĐỘ 11.Bảng số11 Tên bảng: TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN Mô tả: Lưu thông tin về tên các trình độ học vẫn các nhân viên Chi tiết stt Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MATD Text 3 Mã trình đô 2 TENTRINHDO Text 11 Tên trình độ II. THIẾT KẾ MÀN HÌNH Hệ thống bao gồm một số chức năng sau: * Mô hình thực thể liên kết * Mô hình phân rã chức năng Theo mã nhân vien Theo giới tính T×m kiÕm Quản lý nhân sự Báo cáo qu¶n lý nh©n sù Quản lý sơ yế lý lịch Quản lý tiền Lương Quản lý qt công tác Quản lý qt nghỉ việc Theo họ và tên nhân viên Danh sách nhân sự Danh sách nghỉ Quản lý khen thưởng, kỷ luật Theo phòng ban Theo chức vụ Tiền lương * Một số màn hình dao diện chính 1. Màn hình dao diện của đồ án 2.Màn hình chức năng chính 3.Màn hình chức năng quản lý hồ sơ 4. Màn hình chức năng quản lý hồ sơ về sơ yếu lý lịch 5.Màn hình chức năng quản lý hồ sơ về quá trình công tác 6.Màn hình chức năng quản lý hồ sơ về quản lý nhập lương. 7. Màn hình chức năng quản lý hồ sơ về quá trình công tác 8. Màn hình chức năng quản lý hồ sơ về khen thưởng kỷ luật 9. Màn hình về chức năng báo cáo 10. Màn hình chức năng tìm kiếm 11.Màn hình chức năng tìm kiếm theo họ và tên 12. Màn hình chức năng tìm kiếm theo đối tượng 13. Màn hình chức năng tìm kiếm theo mã nhân viên 14. Màn hình chức năng tìm kiếm theo chức vụ 15. Màn hình chức năng tìm kiếm theo trình độ 16. Màn hình chức năng tìm kiếm theo phòng ban Chú ý: trong phần dao diên có các nút, chức năng của chúng như sau Về bản ghi ngay kế tiếp Về bản ghi đầu tiên Về bản ghi ngày phía sau Về bản ghi cuối Thoat về form trước đó Phần code của chương trình ‘Quản lý hồ sơ Private Sub Command0_Click() DoCmd.OpenForm "QUAN LY HO SO" End Sub ‘Quá trình công tác Private Sub Command1_Click() DoCmd.OpenForm "QT CONG TAC" End Sub ‘Quá trình nghỉ chế độ Private Sub Command2_Click() DoCmd.OpenForm "QT NGHI CHE DO" End Sub ‘Khen thưởng, kỷ luật Private Sub Command3_Click() DoCmd.OpenForm "KHEN THUONG - KY LUAT" End Sub ‘Quản lý tiền lương Private Sub Command4_Click() DoCmd.OpenForm "QUAN LY TIEN LUONG" End Sub Private Sub Command5_Click() DoCmd.Close End Sub Private Sub Command5_Click() On Error GoTo Err_Command5_Click DoCmd.GoToRecord , , acFirst Exit_Command5_Click: Exit Sub Err_Command5_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command5_Click End Sub Private Sub Command6_Click() On Error GoTo Err_Command6_Click DoCmd.GoToRecord , , acPrevious Exit_Command6_Click: Exit Sub Err_Command6_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command6_Click End Sub Private Sub Command7_Click() On Error GoTo Err_Command7_Click DoCmd.GoToRecord , , acLast Exit_Command7_Click: Exit Sub Err_Command7_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command7_Click End Sub Private Sub Command8_Click() On Error GoTo Err_Command8_Click DoCmd.GoToRecord , , acNext Exit_Command8_Click: Exit Sub Err_Command8_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command8_Click End Sub Private Sub Command9_Click() On Error GoTo Err_Command9_Click DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Exit_Command9_Click: Exit Sub Err_Command9_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command9_Click End Sub Private Sub Command10_Click() On Error GoTo Err_Command10_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Exit_Command10_Click: Exit Sub Err_Command10_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command10_Click End Sub Private Sub Command11_Click() On Error GoTo Err_Command11_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 Exit_Command11_Click: Exit Sub Err_Command11_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command11_Click End Sub Private Sub Command12_Click() On Error GoTo Err_Command12_Click DoCmd.Close Exit_Command12_Click: Exit Sub Err_Command12_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command12_Click End Sub ‘Sơ yếu lí lịch nhân viên Private Sub Command23_Click() On Error GoTo Err_Command23_Click DoCmd.GoToRecord , , acFirst Exit_Command23_Click: Exit Sub Err_Command23_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command23_Click End Sub Private Sub Command24_Click() On Error GoTo Err_Command24_Click DoCmd.GoToRecord , , acPrevious Exit_Command24_Click: Exit Sub Err_Command24_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command24_Click End Sub Private Sub Command25_Click() On Error GoTo Err_Command25_Click DoCmd.GoToRecord , , acNext Exit_Command25_Click: Exit Sub Err_Command25_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command25_Click End Sub Private Sub Command26_Click() On Error GoTo Err_Command26_Click DoCmd.GoToRecord , , acLast Exit_Command26_Click: Exit Sub Err_Command26_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command26_Click End Sub Private Sub Command27_Click() On Error GoTo Err_Command27_Click DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Exit_Command27_Click: Exit Sub Err_Command27_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command27_Click End Sub Private Sub Command28_Click() On Error GoTo Err_Command28_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Exit_Command28_Click: Exit Sub Err_Command28_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command28_Click End Sub Private Sub Command29_Click() On Error GoTo Err_Command29_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 Exit_Command29_Click: Exit Sub Err_Command29_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command29_Click End Sub Private Sub Command30_Click() On Error GoTo Err_Command30_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, 0, 2, acMenuVer70 Exit_Command30_Click: Exit Sub Err_Command30_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command30_Click End Sub Private Sub Command31_Click() On Error GoTo Err_Command31_Click DoCmd.Close Exit_Command31_Click: Exit Sub Err_Command31_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command31_Click End Sub Private Sub Combo34_AfterUpdate() Dim rs As Object Set rs = Me.Recordset.Clone rs.FindFirst "[MANV] = '" & Me![Combo34] & "'" Me.Bookmark = rs.Bookmark End Sub Private Sub Combo84_AfterUpdate() Dim rs As Object Set rs = Me.Recordset.Clone rs.FindFirst "[MANV] = '" & Me![Combo84] & "'" Me.Bookmark = rs.Bookmark End Sub Private Sub Form_AfterUpdate() End Sub Private Sub Form_Load() End Sub Private Sub Form_LostFocus() End Sub Private Sub Form_Open(Cancel As Integer) End Sub ‘Tìm kiếm Private Sub Combo0_AfterUpdate() ' Find the record that matches the control. Dim rs As Object Set rs = Me.Recordset.Clone rs.FindFirst "[HO VA TEN] = '" & Me![Combo0] & "'" Me.Bookmark = rs.Bookmark End Sub Private Sub Command3_Click() DoCmd.Close End Sub Private Sub Combo0_AfterUpdate() ' Find the record that matches the control. Dim rs As Object Set rs = Me.Recordset.Clone rs.FindFirst "[DOI TUONG] = '" & Me![Combo0] & "'" Me.Bookmark = rs.Bookmark End Sub Private Sub Command4_Click() DoCmd.Close End Sub ‘Báo cáo Private Sub Command0_Click() DoCmd.OpenReport "BANG THANH TOAN TIEN LUONG" End Sub Private Sub Command1_Click() DoCmd.OpenReport "HO SO" End Sub Private Sub Command2_Click() DoCmd.OpenReport "QL NGHI CHE DO" End Sub Private Sub Command3_Click() DoCmd.Close End Sub Private Sub Command5_Click() End Sub Private Sub Form_Load() End Sub ‘Mật khẩu Private Sub Command6_Click() DoCmd.Quit End Sub Private Sub Form_Open(Cancel As Integer) DoCmd.SelectObject acForm, "DO AN", True DoCmd.Minimize End Sub Private Sub Form_Load() Dim MK As String Dim i As Integer i = 1 Do While i = 1 MK = InputBox("NHAP MAT KHAU SU DUNG CHUONG TRINH! ", "Password Box") If MK "HUNG" Then MK = MsgBox("MAT KHAU SAI, BAN CO NHAP LAI KHONG???", vbYesNo, "DANH NHAN Message Box") If MK = vbYes Then i = 1 Else DoCmd.Quit End If Else i = 0 End If Loop End Sub ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN Qua một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu thực tế hệ thống quản lý nhân sự Công ty tin học trường giang em đã hiểu được phần nào công việc quản lý của một cơ quan. Công việc quản lý đòi hỏi phải lưu trữ thông tin nhân viên sao cho đầy đủ nhất, thuận tiện nhất trong quá trình tìm kiếm. Việc theo dõi ngày công của nhân viên để trả lương cho nhân viên theo đúng quy định. Cùng với sự góp ý hướng dẫn chỉ đạo của cô giáo Nguyễn Thanh Hương và các đồng nghiệp trong công ty, em đã hoàn thành cơ bản được nội dung của trương trình theo yêu cầu đã đặt ra. Xong do thời gian có hạn và do chưa có kinh nghiệm nên chương trình chưa được hoàn chỉnh, một số nội dung vẫn chưa làm được. Vậy em kính mong các thấy cô giáo và khoa Công Nghệ Thông Tin chiếu cố, tiếp tục giúp đỡ em hoàn thiện chương trình trong thời gian tới. Một số tài liệu tham khảo + Quyển phân tích thiết kế hệ thống thông tin của Thạc Bình Cường + Sách lập trình cơ sở dữ liệu Visual Basic 6.0 của Đậu Quang Tuấn + Sách lập trình cơ sở dữ liệu của Nhà xuất bản thống kế +Microsoft Visual Basic & Lập trình cơ sở dữ liệu 6.0 của Nguyễn Thị Ngọc Mai.