Đồ án Thiết kế chương trình quản lý lương của công ty Cổ Phần Ứng Dụng và Chuyển Giao Công Nghệ Cao

Chức vụ Mức. lương N001 BGD Ban giám đốc HoàngTrọng Hải Giám đốc 950 N002 KD Kinh doanh Phạm ngọc Long Tưởng phòng 800 Và còn nhiều nhân viên trong công ty mà kế toán phải nhập vào trong bảng tính để tính. Còn đơn vị tính tiền lương cho cán bộ nhân viên trong công ty là: (10000 đồng), để tránh số dài trong bảng tính. + Bảng chấm công: Mã phòng Mã nhân viên Họ tên 1 2 … 31 Ngày công BGD N001 Hoàng Trọng Hải 1 1 0 26 Bảng chấm công thì được mở hằng ngày, nếu nhân viên làm việc thì nhân viên nhập là (1) còn không đi thì ghi là (0) cuối tháng thì tổng kết lại và tính tổng ngày công cho các cán bộ nhân viên trong công ty. Bảng chấm công là cơ sở dữ liệu để theo dõi ngày làm việc, và tính tiền thưởng cho những ai đi đủ ngày công và người có ngày công vượt quy định. Ngày công quy định là 26 ngày. + Khi tính lương thì ta kế toán phải dựa vào bảng danh mục phục vụ cho việc tính lương như: + Bảng danh mục chức vụ: Mã chức vụ Chức vụ Tiền phụ cấp GD Giám đốc 600 PGD Phó giám đốc 550 TP Trưởng phòng 500 PP Phó phòng 450 NV Nhân viên 0 + Bảng thanh toán tiền lương: Dựa vào bảng chấm công và bảng danh sách nhân viên để tính lương cho cán bộ công nhân viên vào cuối tháng, và báo cáo cho Ban lãnh đạo công ty (ban giám đốc). Mã phòng Mã nhân viên Họ tên Chức vụ Hệ số lương Lương BGD N001 Hoàng Trọng Hải Giám đốc 5 Kế toán nhập công thức tính các cột như: Lương, tổng lương, thuế, thực lĩnh, phụ cấp, thưởng, thực lĩnh bằng các hàm trong Excel. Cuối tháng thì kế toán lập bảng lương và nộp báo cáo cho ban lãnh đạo công ty phê duyệt. Được sự đồng ý của ban lãnh đạo thì kế toán sẽ trích theo quỹ lương và quỹ thưởng để phát lương cho các cán bộ nhân viên. Trên đây là cách tổ chức, lưu trữ và cách quản lý lương của công ty Cổ Phần ứng Dụng Và Chuyển Giao Công Nghệ Cao. Đánh giá hệ thống hiện tại. Qua khảo sát thực tế ở công ty, em thấy công ty đã sử dụng phần mềm Microsoft Excel để quản lý tiền lương có những thuận tiện và khó khăn như sau: Các cột trong bảng tính của bảng lương của công ty, được tính bằng các hàm trong Excel. Các hàm trong Excel, chỉ cần nhập vào trong cột cần tính thì Excel sẽ tự động tính cho người sử dụng. Nhưng cấu trúc của hàm cũng phức tạp và khó nhớ, chỉ cần sai một dấu hay một lỗi nhỏ thì công thức sẽ không được thực hiện. Trong phần mềm Excel cũng có tính bảo mật nhưng không cao bằng phần mềm Mircosoft Access, việc truy xuất thông tin cũng không nhanh và khó khăn cho người sử dụng phải có các bảng tính có sẵn trước khi tính lương cho các công nhân viên thì trong bảng tính ta phải thiết lập các cột trước và công việc thống kê và báo cáo, thì đòi hỏi người sử dụng phải tự thiết kế lấy. Khi làm việc với phần mềm Excel thì tất cả các bảng đều phải người sử dụng phải tự nhập vào tất cả các cột, các bảng. Khi tính các lương và các khoản tính theo lương, thì cần các cột từ các cột khác nhau từ các bảng tính khác nhau thì : người sử dụng phải tạo vùng địa chỉ cho dữ liệu (cột, bảng, vùng dữ liệu), địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối. Thì lúc đó kết quả tính mới đúng, chính xác, nếu không thì dữ liệu không chính xác. Các công thức nhập thì phức tạp và phải đúng cấu trúc của các hàm mà Excel quy định. * Giải pháp đưa ra: Qua những đặc điểm trên của công ty và cách tổ chức quản lý tiền lương của công ty. Em xin đưa ra một giải pháp đó là thiết kế cho công ty một chương trình quản lý tiền lương bằng phần mềm đó là: Microsoft Access một phần mềm có tính quản lý có nhiều tính năng nhất hiện nay. Sử dụng chương trình quản lý tiền lương của doanh nghiệp có tính bảo mật cao hơn, khi sử dụng các mã của chương trình, và các báo cáo, biểu mẫu có nhiều hỗ trợ hơn như: Thiết kế bằng chế độ cài đặt Winzard, hay là chế độ thiết kế tự động Autoform columnar và các hỗ trợ khác. Các hỗ trợ này làm tăng tính thẩm mỹ cho chương trình quản lý. Về việc tính toán thì ta có các truy vấn (Query) để đưa ra các trường cần thiết cho việc truy vấn, vì giữa các bảng đã có quan hệ với nhau. Từ các truy vấn đưa ra ta có thê làm các biểu mẫu (Form), các báo cáo theo các yêu cầu của ban lãnh đạo công ty. Khi có yêu cầu truy xuất thông tin, tìm kiếm, in các báo cáo theo yêu cầu. Thì ta chỉ cần vào các mẫu thiết kế sẵn và truy xuất thông tin theo một trường nào đó theo các trường khác nhau đối với quản lý lương thì ta có thể truy xuất, tìm kiếm, báo cáo theo các trường như sau; Mã nhân viên, mã phòng, hệ số lương, mức lương, tên phòng…. Thì ta chỉ cần nhập vào các trường trên. lúc này yêu cầu sẽ được đáp ứng. Không những thế khi mà muốn thêm hay xoá hay sửa đổi thông tin cũng chỉ cần nhập một bảng hay một Form thì các thông tin lập tức được đưa vào các bảng liên quan (vì các bảng có quan hệ với nahu bằng một trường đó là khoá chính). Trong các biểu mẫu ta có thể thiết kế các nút điều khiển chương trình và các chức năng tự động như liên kết với các biểu mẫu bằng các nút liên kết. Theo em nghĩ với những gì mà phần mềm Micro Excel còn hạn chế thì phần mềm Microsoft Access đã có phần nào khắc phục được. Trên đây là những phân tích, đánh giá và giải pháp mà em đã đưa ra cho hệ thống quản lý tiền lương của công ty. Chương iiI giới thiệu công cụ xây dựng chương trình i. tính ứng dụng của tin học quản lý (Access) 1. Một số khái nịêm cơ bản về quản lý. Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thường được dùng không chỉ cho việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội mà còn góp phần vào quản lý hành chính, quản lý điểm, quản lý tiền lương... Trong công tác quản lý người ta phân chia ra hai loại hình lao động đó là: Lao động mang tính máy móc lặp đi lặp lại nhiều lần như việc thống kê sách, bảng biểu. Lao động mang tính sáng tạo như việc đề ra các phương pháp mới, công việc kiểm tra hướng dẫn. Trong đó thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm nhiều thời gian hơn loại hình thứ hai. 2. Một số ứng dụng của tin học trong công tác quản lý. Ngày nay, cùng với sự phát triển của tin học về cả phần cứng cũng như phần mềm, việc ứng dụng của máy tính trong mọi lĩnh vực trở nên phổ biến. Nước ta hiện nay tin học đã và đang khẳng định vai trò của và vị trí của mình trong các lĩnh vực kinh tế xã hội. Việc áp dụng tin học vào công tác quản lý trước hết giải phóng cho các nhà lãnh đạo những việc làm mang tính thủ công, tạo điều kiện cho họ dốc hết sức vào công tác quản lý chặt chẽ, khoa học, làm tăng tốc độ xử lý thông tin đạt hiệu quả cao. Tuỳ theo những nhiệm vụ cụ thể mà ta có thể tin học hoá từng phần hoặc tin học hoá toàn bộ. a. Tin học hoá toàn bộ. Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá đồng thời các chức năng quản lý và thiết lập mọi cấu trúc hoàn toàn tự động thay thế cho các cấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý. ưu điểm của phương pháp này là các chức năng quản lý tin học một cách triệt để nhất, hệ thống bảo đảm tính chất nhất quán và tránh trùng lặp và thừa thông tin. Nhược điểm của phương pháp này là thực hiện rất lâu, khó khăn và chi phí ban đầu là khá lớn. b. Tin học hoá từng phần. Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá từng phần chức năng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống thực hiện một cách độc lập và tách biệt các giải pháp được chọn cho các phân hệ khác. ưu điểm của phương pháp này là tính đơn giản khi thực hiện, vì các ứng dụng được phát triển tương đối độc lập với nhau, vốn đầu tư ban đầu không lớn. Nhược điểm của phương pháp này là không đảm bảo tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặp thông tin. Cả hai phương pháp trên còn tuỳ thuộc vào từng cơ sở, cơ quan cụ thể mà ta áp dụng vào quản lý. Cho dù áp dụng phương pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hoá được xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất. 3. Giới thiệu chung về Microsoft Access. Trong thời đại ngày nay, máy tính có mặt trong tất cả mọi lĩnh vực của xã hội, đặc biệt là một công cụ hỗ trợ không thể thiếu trong công tác quản lý. Với lĩnh vực xử lý thông tin và các số liệu, thì yêu cầu hàng đầu là: Nhanh chóng – Chính xác – Lưu trữ gọn và tính bảo mật cao. Hiện nay có rất nhiều phần mềm cơ sở dữ liệu khác nhau, để giúp cho người thiết kế có thể lựa chọn và sử dụng tốt nhất một phần mềm, ở đây em xin giới thiệu phần mềm quản trị dữ liệu quan hệ – “Microsoft Access” một phần mềm khá mạnh, dễ sử dụng và có nhiều ưư điểm hơn. Microsoft Access là một phần mềm cơ sở dữ liệu theo kiểu quan hệ, nó cho phép sử dụng phối hợp các cộng cụ, được xem như là “chủ bài” của Microsoft Windows trong các ứng dụng. Microsoft Access khá rõ ràng và dễ sử dụng trong việc xử lý hệ thống và hiệu qủa các cơ sở dữ liệu quan hệ, có lợi ích cho một số cơ sở dữ liệu quan hệ với nhau nhiều lần trongbảng dữ liệu khác nhau. Những thông tin cần thiết được kiến tạo nhờ tính chất liên kết giữa các bảng dữ liệu có trước đó hoặc các bảng hoàn toàn mới mà ta thêm vào đó trong quá trình làm bài. Microsoft Access chạy trên môi trường Windows và mọi thế mạnh của Windows được thể hiện trong Access và ngược lại Access thể hiện thế mạnh của Windows. Ta cũng có thể liên kết các đối tượng OLE trong Excel vào môi trường Access. Access là một công cụ cho nguời sử dụng để quản lý cơ sở dữ liệu, có một bộ tạo bảng, một bột tạo thiết kế mẫu, một bộ quản lý và một bộ thiết kế báo cáo. Đồng thời nó cũng là một một môi trường phát triển các ứng dụng. Bằng cách sử dụng các tập lệnh tự động thực hiện các công việc. Nhờ phần mềm này mà ta có thể tạo ra các ứng dụng cho người sử dụng hiệu qủa và được tạo bởi các ngôn ngữ lập trình hoàn thiện, với các nút, Menu và hộp thoại. ứng dụng lớn nhất là chương trình quản lý. Có hai cách vào chương trình Access đó là: + Cách 1: Vào Start \ Program \ Microsoft Access. + Cách 2: Trên màn hình Windows vào biểu tượng Access (có hình chìa khoá). Màn hình Access thân thiện dễ sử dụng với một ngôn ngữ lập trình đầy đủ, có cấu trúc mạnh và có thể mở rộng được. 4. Những công cụ của Access. Access cung cấp hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu thực sự hoàn thiện với những định nghĩa khoá chính, khoá ngoại lai và một số quy luật quan hệ, các mức kiểm tra toàn vẹn của dữ liệu cũng như định dạng và mặc định cho mỗi trường trong bảng. Acces cung cấp tất cả các dữ liệu cần thiết cho trường, bao gồm kiểu văn bản, kiểu số, kiểu tiền tệ, ngày/ giờ, kiểu có / không và các đối tượng OLE, hỗ trợ cho các giá trị. Việc sử dụng quan hệ trong Access đáp ứng được những đòi hỏi với những kiến trúc mềm dẻo của nó. Nó cũng có thể sử dụng như một hệ quản lýcơ sở dữ liệu độc lập. Hoặc theo mô hình Client / Server thông qua Open Database connectivity (ODBS). Ta có thể nối với nhiều dạng dữ liệu bên ngoài thậm chí với cả những cơ sở dữ liệu trên máy tính lớn. Với Acces ta có thể phân quyền cho người sử dụng và cho các nhóm làm việc trong việc xem và thay đổi rất nhiều các kiểu đối tượng dữ liệu. Sử dụng Wizard. Với Wizard thì các công việc tốn hàng giờ đồng hồ có thể giảm xuống chỉ còn ít phút. Sử dụng Wizard như là một công việc cài người lập trình chỉ cần trả lời một số câu hỏi mà Wizard đưa ra. Sau đó Wizard tự động xây dựng các đối tượng mà người thiết kế đã trả lời các câu hỏi mà Wizard đã đưa ra. Dùng Wizard, ta có thể thiết kế nhiều loại biểu mẫu báo cáo, đồ hoạ, kiểm tra các thuộc tính. Xuất nhập và kết nối các tập tin ngoài. Access cho phép chúng ta xuất nhập nhiều tập tin bên ngoài thường gặp , bao gồm: Excel, SQL Server, và nhiều dạng ASCII khác. trong khi ta nhập dữ liệu là ta đã tạo ra một bảng cơ sở dữ liệu, trongbảng gồm các trường khác nhau với các kiểu dữ liệu phù hợp mà Acces quy định. Thì khi mà ta xuất một bảng trong Access sẽ tạo ra một tập tin dạng đúng như chúng ta mới tạo ra. Các biểu mẫu và các báo cáo được thiết kế theo kiểu WYSIWYG ( What You See is What you Get) Khi thiết kế các Form và báo cáo như thế nào thì khi in ra sẽ hoàn toàn như vậy. Chúng ta có thể nhìn thấy các biểu mẫu và các báo cáo bằng các chế độ xem trước khi in, có thể nhìn thấy các báo cáo với các dữ liệu ví dụ mà không mất thời gian chờ đợi dữ liệu của một tập tin lớn khi ta đang ở chế độ thiết kế. Đặc biệt là bộ tạo báo cáo rất mạnh, có thể tạo ra một loạt các dạng báo cáo chính xác và mang tính thẩm mĩ cao. truy vấn liên quan đến nhiều bảng. Đây là một trong những điểm mạnh của Access. Với một cửa sổ đồ hoạ có thể dễ dàng tạo ra liên kết giữa các bảng khác nhau, cho dù đó là bảng của Aceess hay của một cơ sở dữ liệu nào khác. Ngoài ra có thể chọn những trường hợp cụ thể của bảng, định nghĩa một thứ tự sắp xếp, tạo các biểu thức tính toán, đưa ra các điều kiện để chọn bản ghi phù hợp. Kết quả của truy vấn có thể được xem thông qua DataSheet, Form hay báo cáo. Hơn nữa các truy vấn có thể tạo ra đuợc các bảng mới từ dữ liệu nhận được, có thể tính tổng, có thể cập nhật dữ liệu trong bảng, xoá các bản ghi , chèn thêm dữ liệu từ bảng này sang bảng khác. Khả năng DDO và OLE. Với khả năng DDE và DLE, có thể chèn thêm một đối tượng vào Form và báo cáo của Access. Những đối tượng này có thể là âm thanh, hình ảnh đồ hoạ, thậm chí cả video, có thể nhúng các đối tượng được tạo từ Word hoặc nối với một số ô trong Excel. Bằng việc nối các các ứng dụng này vào bản ghi của Access có thể tạo ra một cơ sở dữ liệu và chia sẻ thông tin với các ứng dụng trong Windows. * Macro. Đối với những người không phải là lập trình viên hay không muốn lập trình, vì lập trình đòi hỏi người lập trình phải có kiến thức sâu về tin học quản lý, hiểu ngôn ngữ lập trình, phải nhớ các tập lệnh dài và phức tạp. Để đáp ứng yêu cầu không lập trình thì Access cung cấp một công cụ đó là Macro (lập trình mà không phải lập trình). Macro có nhiều nhiệm vụ thường gặp như: Có thể thực hiện được mà không cần sự can thiệp của con người. Trong Access có macro sẽ giúp cho người sử dụng xử lý dữ liệu và các Menu, các hộp thoại mở Form và báo cáo. Nó tự động thực hiện công việc mà người lập trình mong muốn. Macro là một dãy lệnh được tập hợp thành từng nhóm dùng để điều khiển chương trình một cách tự động. Macro thường được kết nối với một Form để điều khiển toàn bộ hệ thống chương trình sau khi kết nối Macro với Form thì các dãy lệnh sẽ được thể hiện trên Form giống như một Menu trên cửa sổ trên màn hình Windows. Access Basic cho phép lập trình cơ sở dữ liệu (Modules). Access là môi trường làm việc với một ngôn ngữ lập trình đầy đủ. Access Basic cho phép lập trình theo kiểu hướng sự kiện, có cấu trúc mạnh. Với giao diện kiểu IDE cho phép mở nhiều cửa sổ cùng một lúc để soạn Code và tìm lỗi, tự động kiểm tra cú pháp câu lệnh, đặt các điểm dừng và chạy từng bước. Access Basic cũng có sử dụng các thủ tục trong các thư viện liên kết trong môi trường Windows. Như vậy Access là một công cụ mạnh trong việc quản lý cơ sở dữ liệu, phù hợp với nhiều người từ người dùng đến các lập trình viên. 5. Các ứng dụng của Microsoft Access. a. Cách tạo bảng Việc tạo sửa bảng trong Access được tiến hành trên môi trường giao diện đồ hoạ rất trực quan. Ta có thể sử dụng công cụ Wizard hoặc theo ý người sử dụng. Trong bảng cung cấp đầy đủ thông tin các kiểu dữ liệu cần thiết cho các trường, trong bảng cơ sở dữ liệu các trường được quy định như sau: *kiểu trường ư Text: Kiểu ký tự, kích thước tối đa là 255 ký tự. ư Memo: Văn bản tối đa 64000 bytes. ư Number: Số kích thước 1, 2, 4, 8 bytes, Dùng để chứa dữ liệu kiểu số, số có thể là số nguyên, số thực, số mũ…Có thể để tính toán.. ư Data / time: Ngày giờ (8 bytes). ư Curency: Dữ kiện về tài chính (kích thước 8 bytes), Dùng để chứa dữ liệu dạng số đại diện cho số lượng tiền tệ nó có thể tính toán được. ư Couter: Biến đếm (4 bytes). ư Yes / No: Kiểu logic (1 bytes). ư OLE Object: Một đối tượng dữ kiện của phần mềm khác cho phép lồng gắn hay liên kết vào Microsoft Access, kích thước tối đa 1 Gigabytes. * Quy định thuộc tính của trường. ư File Size: Chiều dài của trường, quy định chiều dài trường ký tự (Text) và giới hạn phạm vi cho phép đối với trường số. ư Format: Dạng thức hiển thị dữ liệu. ư Decimal Places: Số lẻ thập phân, quy định số thập phân phần lẻ đối với số trường. ư Input Mask: Khung nạp nhập dữ liệu, quy định khuôn mẫu cho dữ liệu khi nhập. ư Caption: Quy định mỗi chuỗi ký tự dùng làm nhãn cho trường dữ kiện. Nhãn này sẽ hiện ra với dữ kiện trong các biểu mẫu và báo cáo. ư Defause Value: Trị mặc nhiên, quy định trị mặc nhiên để Microsoft Access tự động gán cho trường khi người sử dụng một bảng ghi nhớ. ư Validation Ruler: Quy định giới hạn trị dữ liệu. ư Validation Text: Quy định nội dung thông báo mỗi khi người sử dụng vào quá dữ liệu mức Validation Ruler. ư Requied: Nếu chọn yes thì bắt buộc phải nhập dữ liệu vào trường. ư Indexd: Trường chỉ số (vùng chỉ mục): Yes (No, Duplicate): Có chỉ số, không được trùng. Yes (Duplicate, OK): Có chỉ số, cho phép trùng. ư Ngoài ra, để giảm các thao tác nhập dữ liệu, ta có thể đặt tính ngầm định Default Value, hoặc cung cấp các Combo Box cho các trường của bảng nếu ta muốn giảm bớt bàn phím và sai sót trong quá trình nhập dữ liệu. b. Bảng truy vấn (Query). Truy vấn là sự lựa chọn thông tin theo một điều kiện nào đó, trong Access có hai loại truy vấn là truy vấn lựa chọn và truy vấn hành động. *- Truy vấn lựa chọn (Selecct Query). Đây là truy vấn mà kết quả đầu ra là tập hợp các thông tin được lựa chọn từ các bảng , các truy vấn theo một điều kiện nào đó. * Truy vấn hành động. ư Là việc truy vấn nhằm thực hiện một số thao tác xử lý dữ liệu nào đó như xoá dữ liệu (Query Delete), cập nhật dữ liệu (Query Update), chèn dữ liệu (Query Append), tạo bảng (Query Make Table). Việc sử dụng hữu hiệu các truy vấn sẽ làm tăng khả năng tìm kiếm lời giải cho các bài toán phức tạp. Việc sử dụng các hàm tự định nghĩa trong các cột của các truy vấn làm tăng khả năng kết xuất thông tin. ư Ngoài ra ta có thể dùng các truy vấn bằng cách sử dụng trực tiếp các câu lệnh SQL. c. Biểu mẫu (Form). Dùng để hiển thị dữ liệu theo cách tổ chức của chính mình và thuận tiện cho người sử dụng trong việc nhận biết dữ liệu. Khi làm việc với Microsoft Access, người sử dụng có thể dùng các mẫu biểu để nhập dữ liệu cho bảng, điều chỉnh dữ liệu, xem sửa dữ liệu và in dữ liệu. * Biểu mẫu một cột (Single - Column). Trong biểu mẫu này, các trường được sắp xếp theo hàng dọc, biểu mẫu có thể chiếm một hay nhiều trang màn hình. Trên đó ta có thể kẻ các đường thẳng hình chữ nhật hay trang trí hình ảnh... Với biểu mẫu ta có thể dùng thêm các công cụ Combo Box thuận tiện hơn cho việc nhập dữ liệu từ bàn phím. * Biểu mẫu nhiều cột (Tabular). Tabular là loại biểu mẫu dùng để hiển thị thông tin theo cột dọc từ trái sang phải, mỗi hàng chứa một bản ghi tương đối giống nhưng có ưu điểm hơn là tạo bóng, tạo viền khung nhìn. có thể hiển thị được khung ảnh trong khi bảng, truy vấn không thể làm được. * Biểu mẫu chính/ phụ (Main/Sub Form). Thường được dùng để hiển thị các dữ liệu có quan hệ một nhiều. Trong biểu mẫu chính/phụ thường sử dụng các List Box để lựa chọn thông tin hạn chế việc gõ bàn phím. d. Biểu mẫu dạng đồ thị (Graph). Đây là loại biểu mẫu thể hiện kết quả thống kê theo dạng cột phần trăm (%), đồ thị... làm cho kết quả có tính trực quan giống như trong Word và Excel. * AutoForm: Microsoft Access tự động chọn dạng biểu mẫu (ngầm định là Single Column). e. Báo cáo (Report). ư Đây là công cụ báo cáo theo yêu cầu về thông tin và yêu cầu về thẩm mỹ của người sử dụng. Thiết kế những báo cáo để trình bày cho dữ liệu theo ý muốn. Đây là phần không thể thiếu được trong một chương trình quản lý hoàn thiện. Khác với Form, Report chỉ có thể kết xuất thông tin mà không thể cập nhật dữ liệu. Có rất nhiều mẫu báo cáo: + Báo cáo một cột (Single-Column Report). + Báo cáo cộng nhóm (Grups / Totals Report). + Báo cáo in nhãn về thư tín (Maling Label Report). + Báo cáo tổng kết (Summary Report). + Báo cáo dạng bảng kê (Tabular Rport). + Báo biểu trộn in (Meger Report). ˜ Phạm vi sử dụng báo cáo trong Access: ž In dữ liệu dạng bảng, biểu. ž Sắp xếp dữ liệu trước khi in. ž Sắp xếp, phân nhóm dữ liệu, thực hiện các phép tính để dữ liệu tổng hợp trên các nhóm, so sánh tổng hợp dữ liệu trên các nhóm với nhau. ž In dữ liệu từ nhiều bảng, truy vấn có liên quan trên cùng một báo cáo. Từ báo biểu ta có thể trích xuất thông tin Word, Excel... g. Macro. Là một lệnh hoặc một nhóm lệnh quy định sẵn để mỗi khi gọi ra thi hành. Nó sẽ giúp người sử dụng một hay nhiều tác vụ một cách tự động. Với Macro ta có thể thiết lập các hệ thống Menu, kích hoạt các nút lệnh, mở đóng bảng, mẫu biểu, truy vấn, tự động tìm kiếm và chắt lọc thông tin, kiểm soát các phím nóng. *. Một số câu lệnh. ư Câu lệnh Do.cmd dùng để thực hiện một hành động. ư Có thể gắn một Macro hay một thủ tục với một sự kiện của Access, nhất là nút On Click của nút lệnh. ư Dùng nút lệnh để tổ chức chương trình với một Menu đơn giản. ư Dùng Autoexec để tự động hoá các thao tác của chương trình và cài đặt mật khẩu. Gắn Macro với phím hay tổ hợp phím để có thể thực hiện Macro từ bất kỳ vị trí nào trong cơ sở dữ liệu. * Một sô tác vụ khi sử dụng Macro. ž Điều khiển biểu mẫu và báo cáo hoạt động một cách đồng thời. ž Tìm (Find) và chọn lọc (Filter) bản ghi một cách tự động. ž Xác định giá trị của những ô điều khiển trong mẫu biểu. ž Bảo đảm tính chính xác của dữ liệu. ž Tự động hoá về chuyển dữ liệu (Data Transfer). ž Tạo môi trường làm việc riêng cho người sử dụng khi sử dụng chương trình trong môi trường Access. h. Modul. Khi sử dụng Macro ta có thể xây dưng được một tiến trình các công việc tự động. Tuy nhiên, với những bài toán có tính phức tạp cao. Access không đáp ứng được, thì có thể lập trình bằng ngôn ngữ Access Basic có đầy đủ các dữ liệu, các cấu trúc điều khiển, rẽ nhánh, vòng lặp... làm công cụ cho chúng ta tổng hợp, chắt lọc, kết xuất thông tin. Ngoài ra có thể sử dụng thư viện hàm chuẩn của Access Basic cũng như Windows để đưa vào chương trình. Người sử dụng có thể viết thêm các hàm, thủ tục và Access Basic coi như là hàm chuẩn. Access là môi trường tốt cho việc xây dựng và phát triển chương trình ứng dụng phần mềm cơ sử dữ liệu không những hiện tại mà cả tương lai. ii. ngôn ngữ Visualbasic 6.0 Microsoft Visual Basic hỗ trợ khi sử dụng query (truy vấn) trong chương trình. Do vậy việc xử lý có nhiều thuận lợi đặc biệt là cơ sở dữ liệu trong Access. 1. Microsoft Visual Basic và các phiên bản Microsoft Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình được hãng Microsoft phát triển. Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan, nghĩa là khi thiết kế chương trình bạn nhìn ngay thấy kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với ngôn ngữ lập trình khác. Visual Basic cho phép bạn chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng. Về măth công nghệ lập trình cũng như tổ chức môi trường làm việc, phiên bản 5.0 và 6.0 có nhiều ưu điểm hơn. Mặt khác, phiên bản 5.0 32bit và 6.0 được xây dựng các ứng dụng 32bit với môi trường làm việc Microsoft Windows 95 Window 2000. 2. Tổ chức của Microsoft Visual Basic - Project: là sản phẩm lập trình trong môi trường Microsoft được tổ chức thành một Project bao gồm: - MDI Form: Một Project có thể có một màn hình làm theo chế độ Multi Document Interface. Form: Các màn hình làm việc của Project. - Form: Các màn hình làm việc của Project. - Module: Được đối tượng sử dụng trong Form Project là các thư viện kiểu VBX và OCX. Mỗi đối tượng của Microsoft Visual Basic có thể phân chia thành các nhóm sau: + Các Control chuẩn của hệ điều hành Windows. + Các đối tượng do Microsofr cung cấp + Các đối tượng do hãng phần mềm thứ ba hỗ trợ. 3. Khái quát lập trình trên Microsoft Visual Basic - Xây dựng Project trên cơ sở phân tích hệ thông bài toán - Thiết kế các đối tượng - Điều khiển tính chất các đối tượng và viết mã lệnh xử lý trên các sự kiện và các đối tượng. 4. Lập trình trên Microsoft Visual Basic Microsoft Visual Basic hỗ trợ sử dụng Query trong chương trình của mình. Do vậy việc xử lý dữ liệu có nhiều thuận lợi, đặc biệt cơ sở dữ liệu của Access. Trong khi viết chương trình có một số vấn đề quan trọng cần chứ trọng cần chú ý đó là lỗi và xử lý lỗi. Công cụ gỡ rối: Khi chạy thử chương trình có thể sử dụng công cụ gỡ rối khá mạnh của Microsoft Visual Basic (Debug). Công cụ này cho phép hiệu chỉnh phần câu lệnh ngay trong khi thực hiện chương trình đối với các lỗi không quan trọng. Để thiết kế cơ sở dữ liệu có thể sử dụng một trong các công cụ sau: - Sử dụng phiên bản Microsoft Access tương ứng với phiên bản của Microsoft Visual Basic. - Sử dụng chương trình Data Manager được cung cấp kèm theo Visual Basic. * Thiết kế báo cáo: Để thiết kế mẫu biểu báo cáo có thể sử dụng một trong các công cụ sau: - Sử dụng phiên bản DataEnviroment tương ứng trong Microsoft Visual Basic. - Sử dụng DataReport được cung cấp kèm theo. 5. Visual Basic và Microsoft Access Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hướng sự kiện có thể giải quyết được mọi bài toán. Visual Basic cũng giải quyết được các bài toán quản lý mà các ngôn ngữ khác không có. Để phát huy hết khả năng Visual Basic hay Access chúng ta hiểu thật rõ cơ chế xử lý dữ liệu (Jet Engnine), Jet Engnine cho phép làm việc với nhiều dạng thức dữ liệu khác nhau và cung cấp giao diện lập trình hướng đối tượng để làm việc với cơ sở dữ liệu. Jet Engnine là thành phần cốt lõi của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access do đó có thể trở thành một nhà lập trình chuyên nghiệp với Visual Basic thì điều đầu tiên là Jet Engnine. Tuy nhiên mỗi ngôn ngữ lập trình có một hệ thống mạnh riêng của nó, ở lĩnh vực này nó không đáp ứng được, không thích hợp nhưng ở lĩnh vực khác thì làm được. Ví dụ như Access có công cụ thiết kế áo biểu mạnh hơn nhiều so với Visual Basic, trong Visual Basic có bộ thiết kế báo biểu không do Microsoft phát triển mà lại do hãng Seagate, và được đưa vào như một OLE Custom Control độc lập. Vì vậy tuỳ theo yêu cầu của một bài toán cụ thể mà người lập trình chọn một ngôn ngữ thích hợp để giải quyết chúng. Visual Basic 6.0 cho phép người lập trình nhúng các đối tượng hay sử dụng các hàm thư viện DLL một cách dễ dạng. Visual Basic 2.0 đã nhanh hơn, mạnh hơn và còn sử dụng hơn Visual Basic1.0. Visual Basic 3. 0 tăng thêm những cách thức đơn giản để điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất sẵn có, ngoài ra còn có Visual Basic 4.0. Thế nhưng Visual Basic 5.0 và 6.0 còn có công cụ trợ giúp thông minh công cụ gỡ rối cao, các công cụ tạo lập Activẽ, cho phép truy cập nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Visual Basic sẽ chuyển ứng dụng sang môi trường Wưb được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn. 6. Mối quan hệ giữa Access và Visual Basic Microsoft hiện đang làm chủ hai hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Visual Foxpro và Access). Access do Microsoft phát triển từ đầu và trở thành một trong những sản phảm thành công nhất. Visual Basic dùng kết nối Database Engnine của Access để xử lý dữ liệu. Visual Basic không phải là một hệ quản trị dữ liệu mà một ngôn ngữ vạn năng, với Visual Basic ta có thể phát triển nhiều ứng dụng khác nhau. Nó bao gồm cả trình biên dịch, cho phép nhà phát triển sinh ra các tập tin. EXE chạy độc lập còn Access hoàn toàn là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Access không có trình biên dịch như Visual Basic. Tuy nhiên Microsoft cung cấp thêm bộ Access Run Time để chạy các ứng dụng mà không cần cài đặt Access. Ban đầu Access đơn giản chỉ là quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ dùng trong văn phòng do đó Microsoft đặc biệt chú trọng đến người sử dụng cuối hơn là nhà phát triển. Điều này làm cho công cụ hỗ trợ thiết kế của Access tỏ ra rất mạnh, hơn hẳn Visual Basic. Chẳng hạn nhiều lập trình viên kinh nghiệm khi viết các câu lệnh SQL trong Visual Basic thường dùng bộ thiết kế Query trong Access để sinh ra trong câu lệnh SQL một cách dễ dàng. Access Basic có những khác biệt nhất định so với Visual Basic về sau và Access mới dùng chung ngôn ngữ lập trình mà Microsoft goi là VBA- Visual Basic for Application. Ta thấy Access và Visual Basic khác nhau ở cách chế tạo ra các ứng dụng so với các công cụ thiết kế khác nhau nhưng thành phần xử lý cơ sở dữ liệu thì có nhiều điểm tương đồng vì cùng sử dụng Jet Engnine. Khái niệm cơ sở dữ liệu trong Access bao gồm cả phần dữ liệu (các bảng) và phần ứng dụng (Query, Form, Table, Report, Macro, Module), trong khi đối với các hệ khác, cơ sở dữ liệu chỉ bao gồm phần dữ liệu. Hệ thống giao diện hỗ trợ thiết kế (đặc biệt trong access) cũng khá rắc rối khiến người chưa có kinh nghiệm hay lẫn lộn giữa cách thức dành cho người dùng cuối và những thứ dành cho người lập trình, thứ chỉ dùng cho thiết kế và thứ có thể mang vào ứng dụng chương IV phân tích hệ thống và xây dựng chương trình i. phân tích hệ thống. Phân tích là công việc đầu tiên không thể thiếu trong quá trình xây dựng chương trình quản trị trên máy tính. Không thể đưa tin học hoá trong quản lý mà không qua giai đoạn phân tích. Kết quả của bài toán phụ thuộc vào quá trình phân tích ban đầu này. Mục đích của phân tích là xác định xem bộ phận nào của hệ thống nên xử lý bằng máy tính, bộ phận nào nên xử lý bằng thủ công (do con người thực hiện). Tổng quan về cách sử dụng máy tính, các việc như nhập thêm nhân viên đều do con người làm, nên việc thu thập thêm thông tin, lưu trữ và tìm kiếm thông tin rất khó khăn vì số lượng tính toán rất lớn. Qua việc khảo sát hệ thống quản lý tiền lương của công ty ta thấy có các công việc cơ bản sau: + Tổ chức cập nhật phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng cán bộ nhân viên trong công ty, thời gian kết quả làm việc, tính lương và các khoản trích theo lương, phân bổ chi phí đi công tác của các cán bộ, nhân viên đi công tác. + Hướng dẫn, kiểm tra các các nhân viên hoách toán ở các cơ sở khác, các bộ phân như phòng kinh doanh, các phòng ban khác thực hiện đầy đủ các biểu mẫu nhập thông tin ban đầu về cán bộ nhân viên. mở biểu mẫu cần thiết để hoạch toán nghiệp vụ về ngày công, tiền lương theo đúng chế độ đúng quy định của công ty và đúng phương pháp. + Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng,các khoản phu cấp. + Lập báo cáo về nhân viên, tiền lương phục vụ cho quản lý doanh nghiệp. Các dữ liệu vào, ra của hệ thống. Qua tìm hiểu hệ thống quản lý lương của công ty. Căn cứ vào trong cách lưu trữ thông tin của công ty thì ta chia thông tin ra làm hai loại như sau: Hệ thống quản lý lương Thông tin vào Thông tin ra Thông tin vào hệ thống: Khi hoạch toán kết quả làm việc cuối tháng của doanh nghiệp thì kế toán phải dựa vào các bảng chấm công để kiểm tra các ngày công mà các công cán bộ nhân viên làm việc trong một tháng và kết quả làm việc. Và căn cứ vào các bảng như là: các thông tin về cán bộ nhân viên trong công ty, chức vụ, thưởng, các khoản thu khác. - Thông tin về hồ sơ nhân cá nhân: Cán bộ mới được chuyển đến, gồm tất cả các trường trong bảng nhân viên, khi nhập hồ sơ thì kế toán phải nhập tất cả các thông tin liên quan đến các cán bộ nhân viên mới vào máy tính. - Thông tin về cá nhân như: Lên lương, hệ số lương, mức lương lên chức và cũng có thể khai thêm một vài thông tin khác. - Thông tin về cá nhân chuyển công tác từ phòng này sang phòng khác nhưng vẫn ở trong công ty. Thông tin ra khỏi hệ thống Các thông tin ra của hệ thống quản lý lương: - Danh sách nhân viên. - Các bảng thống kê báo cáo theo yêu cầu của cán bộ - Tìm kiếm thông tin về cán bộ, nhân viên nào đó. - Bảng lương tháng của công ty. - Bảng danh sách về những nhân viên được thưởng - Báo cáo nhân viên phải đóng thuế thu nhập. - Thống kê phòng ban. phân tích chức năng của hệ thống. Hệ thống quản lý lương của công ty Cổ Phần ứng Dụng và Chuyển Giao Công Nghệ Cao. Có 3 chức năng chính sau: + Chức năng cập nhật thông tin. + Chức năng tìm kiếm thông tin. + Chức năng thống kê, báo cáo. Biểu đồ phân cấp chức năng: Quản lý lương Tìm kiếm Cập nhật Báo cáo Cập nhật ngày công Hồ sơ Danh mục phòng ban Cập nhật chức vụ Thay đổi nhân sự Mã nhân viên Hệ số lương Tìm kiếmtheo yêu cầu Nhân viên nộp thuế Tiền thưởng Bảnglương tháng Mô tả chức năng của hệ thống - Chức năng cập nhật dữ liệu: Hàng ngày kế toán viên phải cập nhật tất cả các thông tin vào máy tính. Như là ghi nhận ngày công làm việc của cán bộ nhân viên vào bảng chấm công, và các thay đổi nhân sự của các phòng ban trong công ty, sự thay đổi chức vụ, phòng ban thì cần cập nhật các thông tin cá nhân của cán bộ, nhân viên. + Cập nhật ngày công (theo dõi ngày làm việc của các cán bộ, nhân viên). + Cập nhật chức vụ: khi có một cán bộ, nhân viên nào đó thay đổi về chức vụ thì kế toán phải cập nhật các thông tin vào danh mục chức vụ. + Danh mục phòng ban: Khi cán bộ nhân viên trong công ty chuyển từ phòng làm việc này sang phòng khác thì cần phải thay đổi các thông tin cá nhân trong các phòng ban. + Thay đổi nhân sự: Khi có sự thay đổi nhân sự trong công ty như các cán bộ, nhân viên trong công ty chuyển công tác, hay nghỉ hưu hoặc là công ty có tuyển dụng các cán bộ, nhân viên. - Chức năng tìm kiếm: + Khi có yêu cầu của ban lãnh đạo trong công ty như: Theo mã nhân viên, mã phòng, chức vụ, hệ số lương, yêu cầu khác. khi đó kế toán chỉ cần nhập các mã nhân viên, mã phòng, hệ số lương … thì máy tính sẽ liệt kê các danh sách theo yêu cầu. - Chức năng báo cáo: Cứ vào cuối tháng kế toán phải hoàn tất các công việc như tính tiền lương, thưởng, phụ cấp, thuế và các khoản trích theo lương, trình bày thành những bảng báo cáo để ban lãnh đạo phê duyệt và tiến hành chi trả lương cho cán bộ nhân viên. 5. Sơ đồ luồng dữ liệu Để xác định được yêu cầu của công việc thì người ta phải phân tích sơ đồ luồng dữ liệu, sơ đồ luồng dữ liệu nêu ta một mô hình về hệ thống thông tin chuyển vận qua các quá trình hoặc các chức năng khác nhau. Điều quan trọng là phải có sẵn các thông tin vào và biết được yêu cầu của thông tin ra trước khi cho thực hiện một quá trình. * Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu - Các chức năng xử lý: Là các chức năng dùng để chỉ ra một chức năng hau một quá trình. Chức năng quan trọng trong mô hình luồng dữ liệu là biến đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó. - Tác nhân ngoài: là một người, một nhóm người ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có trao đổi thông tin về hệ thống - Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc một quá trình ở bên trong hệ thống, nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống. - Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào ra của một quá trình hoặc một chức năng xử lý, mũi tên chỉ ra hướng của luồng thông tin. - Kho dữ liệu: Là luồng thông tin lưu trữ trong một khoảng thời gian để một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào, chúng có thể là các tệp dữ liệu được lưu trữ trong máy. *Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống mức ngữ cảnh: Phòng kế toán Hệ thống quản lý lương Cán bộ, nhân viên Báo cáo TT thay đổi về lương TT về cán bộ nhân viên TT tìm kiếm Biểu đồ luồng dữ liệu cho chúng ta thấy cái nhìn khái quát của hệ thống. Đây là giai đoạn hoạch định ban đầu của quá trình phân tích được dùng để vạch phạm vi hoạt động của hệ thống, nó bao gồm các thành phần như sau: - Tác nhân ngoài - Hệ thống * Tác nhân ngoài: “ Cán bộ, nhân viên” của hệ thống quản lý lương, cung cấp cho ta những thông tin trong hồ sơ cán bộ nhân viên, thông tin này được cập nhật vào hệ thống lưu trữ và xử lý dữ liệu. * Tác nhân ngoài: “Phòng kế toán” đưa vào những thông tin yêu cầu đối với hệ thống như: in danh sách cán bộ, nhân viên, bảng lương tháng, các khoản trích khác.. trả lại những thống kê, báo cáo theo yêu cầu của cấp trên. * Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnhcủa chức năng quản lý lương. Phòng kế toán 1. Cập nhật dữ liệu 2. Tìm kiếm 3. Báo cáo CB, Nhân viên Yêu cầu Hồ sơ Thay đổi DL lương, CB nhân viên Báo cáo Thông tin sau tìm kiếm Bảng lương Dữ liệu đã được xử lý Biểu đồ luồng dữ liệu của chức năng quản lý lương cho chúng ta thấy được các chức năng chính của hệ thống, gồm: phần dữ liệu tìm kiếm, thống kê báo cáo theo tháng. + Chức năng cập nhật dữ liệu: Làm nhiệm vụ nhập các thông tin về các thông tin về cán bộ nhân viên, các thông tin khác như: như hệ số lương, mức lương, ngày công vào trong một file BANG TINH LUONG, có kiểm tra dữ liệu trước khi nhập và nhập các danh mục phụ trợ như: danh mục phòng ban, danh mục chức vụ, bảng chấm công… chức năng này rất quan trọng vì dữ liệu có chính xác hay không, cách lưu trữ thông tin có khoa học hay không đều ảnh hưởng rất lớn đến quá trình khai thác thông tin sau này. + Chức năng tìm kiếm: Dùng để phục vụ cho việc tìm kiếm tra cứu do lãnh đạo yêu cầu. Thông tin phục vụ cho việc tra cứu gồm các file cơ sở dữ liệu mà hệ thống đang lưu trữ mà các yêu cầu mà người sử dụng đưa vào hệ thống. + Chức năng báo cáo thông thường được chia làm 2 loại: . Loại thứ nhất là: Chế độ thống kê thường xuyên có thể bất cứ lúc nào mà lãnh đạo yêu cầu, loại này thông tin thường phong phú vì có sự kết hợp giữa thông tin lưu trữ và thông tin yêu cầu. . Loại thứ hai là: Thống kê theo định kỳ, tháng quý, năm nó mang tính ổn đinh. Biểu đồ luồng dữ liệu (mức 1)chức năng cập nhật dữ liệu: Lương nhân viên Phòng kế toán 1.1 nhập sửa đổi dữ liệu 1.2 Danh mục chức vụ 1.3 Danh mục phòng TT liên quan đến lương Thông tin Bảng lương Danh mục Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu Thông tin Yêu cầu sử đổi Khi là nhân viên chính thức của công ty thì ta phải cập nhật các thông tin về cá nhân của nhân viên, cập nhật ngày công làm việc theo bảng chấm công của công ty. Dựa vào bảng lương để lấy thông tin ra hoặc lấy dữ liệu phục vụ cho việc tính lương cho cán bộ, nhân viên. ngoài ra còn dựa vào các bảng danh mục như: Danh mục chức vụ, danh mục phòng ban để tính các khoản khác như phụ cấp chức vụ, tiền thưởng và các khoản trích theo lương. * Sơ đồ luồng dữ liệu (mức 2) chức năng tìm kiếm thông tin Phòng kế toán 2.1 Tìm kiếm theo mã nhân viên 2.2 tìm kiếm theo hệ số lương 2.3 Tìm kiếm theo yêu cầu Bảng lương Yêu cầu Trả lời Yêu cầu Trả lời Trả lời Yêu cầu Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu Khi có yêu cầu của ban lãnh đạo thì hệ thống sẽ có chức năng tìm kiếm thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo. Lúc này vào lấy dữ liệu ở trong kho bảng lương mà các dữ liệu đã được xử lý. Chức năng tìm kiếm sẽ đáp ứng được các yêu cầu như: tìm kiếm theo mã nhân viên, theo hệ số lương, và các yêu cầu khác. Lúc này sẽ có các biểu mẫu tìm kiếm ta nhập thông tin cần tìm thì hệ thống có chức năng tìm kiếm liệt kê theo yêu cầu vào các biểu mẫu có sẵn. là chức năng cung cấp thông tin một cách nhanh nhất và phong phú nhất của hệ thống. * Đồ luồng dữ liệu (mức 3) chức năng báo cáo thống kê. Bảng lương tháng Tiền thưởng Nhân viên nộp thuế 3.1 Nhân viên nộp thuế 3.2Tiền thưởng 3.3 Bảng lương tháng Bảng lương Bảng lương Phòng kế toán Yêu Cầu Yêu cầu DLđã xử lý DLđã xử lý DLđã xử lý Sau khi các dữ liệu đã được xử lý thì phòng kế toán yêu cầu các chức năng báo cáo những xử lý đã làm xong để báo cáo lên ban lãnh đạo để được phê duyệt và phát lương cho nhân viên, để cho cán bộ nhân viên biết và hiểu. các nguồn đữ liệu đã được xử lý nằm trong bảng lương và được lưư trữ trong đó. Nhưng khi có ban lãnh đạo yêu cầu về chức năng xử lý nào thì báo cáo theo yêu cầu đó. Đây là toàn bộ những đánh giá hoạt động của phòng kế toán trong một tháng hay một quỹ mà tuỳ vào quy định của công ty. 6. Biểu đồ của các kiểu thực thể liên kết. Mỗi kiểu thực thể liên kết có thể được biểu diễn dưới dạng bảng. Bảng có thể bào gồm nhiều hàng hoặc nhiều cột nhưng phải đảm bảo sao cho mỗi hàng trong bảng tương đương với thực thể hay một kiểu liên kết. Và mỗi cột của bảng tương ứng với một kiểu thực thể hay kiểu liên kết ấy. BANG DANH SACH NHAN VIEN (Bảng danh sách nhân viên): Là bảng mà chứa tất cả các thông tin về cán bộ, nhân viên trong công ty, cấu trúc của bảng được thiết kế như sau: Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mô tả Yêu cầu MA NV Text Mã nhân viên Khoá MA PHONG Text Mã phòng HO TEN Text Họ tên NAM SINH Nunber Năm sinh MA CV Text Mã chức vụ DIA CHI Text Địa chỉ BANG CHAM CONG (Bảng chấm công) Là bảng theo dõi thời gian làm việc của cán bộ nhân viên, đầu tháng thì mở ra và chấm công, cuối tháng thì thống kê. Dựa vào bảng này để tính tiền thưởng cho cán bộ, nhân viên. Cấu trúc làm của bảng như sau: Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mô tả Yêu cầu MA CC Text Mã chấm công Khoá MA NV Text Mã nhân viên NGAY CONG Number Ngày công DANH MUC CHUC VU (Danh mục chức vụ): Bảng này chứa các thông tin về mã chức vụ, chức vụ và số tiền phụ cấp theo chức vụ mà công ty quy định. Dựa vào bảng này để tính tiền phụ cấp chức vụ cho cán bộ trong công ty. Bảng được thiết kế như sau: Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mô tả Yêu cầu MA CHUC VU text Mã chức vụ Khoá CHUC VU Text Chức vụ SO TIEN Number Số tiền * DANH MUC PHONG BAN (Danh mục phòng ban) Bảng này chứa các danh mục phòng ban trong công ty, các mã phòng và tên của phòng đó. Được thiết kế như sau: Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mô tả Yêu cầu MA PHONG Text Mã phòng Khoá TEN PHONG Text Tên phòng * BANG TINH LUONG (Bảng tính lương). Là bảng chứa những thông tin về nhân viên và cá dữ liệu để tính lương. là bảng chính trong hệ thống. Và cũng là bảng mà dựa vào đó kế toán có thể tìm kiếm, thống kê báo cáo theo yêu cầu. Khi tính lương và các khoản liên quan thì ta thêm các trường vào bảng bằng các truy vấn. Cấu trúc của bảng như sau: Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mô tả Yêu cầu MA NV Text Mã nhân viên Khoá MUC LUONG Number Mức lương NGAYQUYDINH Number Ngày quy định HESOLUONG Number Hệ số lương BANG TIEN THUONG (Bảng tiền thưởng). Bảng tiền thưởng là bảng đưa ra những cán bộ, nhân viên trong công ty và số tiền thưởng của họ. Để có bảng này thì ta dựa vào bảng chấm công làm việc hằng ngày của cán bộ nhân viên. Cấu trúc của bảng như sau: Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mô tả Yêu cầu MA CC Text Mã phòng Khoá MA NV Text Mã nhân viên Không quá 4 ký tự HO TEN Text Họ tên Không quá 50 ký tư. TEN PHONG text Tên phòng Không quá 50 ký tự 7. Bảng dữ liệu quan hệ. Qua quá trình phân tích thiết kế hệ thống, theo các nguyên tắc thiết kế hệ thống, và dựa vào mô hình thực thể liên kết ta xây dựng được bảng dữ liệu quan hệ trong chương trình quản lý học sinh như sau: Sơ đồ mô hình quan hệ như sau: II. xây dựng chương trình quản lý lương . Xây dựng chương trình điều khiển. chương trình có các menu buông xuống thể hiện toàn bộ của hệ thống là toàn bộ thông tin, chức năng của hệ thống đó là : Danh mục, tìm kiếm, cập nhật, báo cáo và hệ thống. Trong bài quản lý của em cũng xây dựng macro điều khiển. Và em làm một cách nhanh nhất để xây dựng chương trình điều khiển có menu buông xuống như trên và có tên của chương trình. Thiết kế như sau: vào Toosl / customize / commands / newmenu, sau đó kéo menu lên trên thanh thực đơn và đặt tên là: Quan ly luong doanh nghiep. Sau đó cũng làm tương tự vào đường dẫn Toosl / customize / commands / web / thanh tiêu đề/ new đặt tên thanh tiêu đề mới. Cứ làm như vậy ta vào commands/ vào All Form ( nếu muốn vào đưa các Form lên thanh tiêu đề, làm như thế tương tự với đưa các query, các repot,…. 2. Danh mục. Gồm các bảng để khai báo các trường, các kiểu dữ liệu của các bảng: - Bảng chấm công. - Bảng danh sách nhân viên. - Bảng tính lương. - Bảng danh mục chức vụ. - Bảng danh mục phòng ban. 3. Nhập dữ liệu. Gồm có các chức năng sau: ư Nhập bảng nhân viên. ư Nhập ngày công ư Nhập bảng tính lương ư nhập nhân viên mới. 4. Tìm kiếm dữ liệu. Gồm các chức năng : ư Tìm kiếm theo mã nhân viên. ư Tìm kiếm theo hệ số lương. ư Tìm kiếm theo mã phòng. ư Bảng lương tháng. - Truy xuất bảng chấm công. - Tiền thưởng. - Phụ cấp 5. Báo cáo Gồm có các chức năng sau: ư Danh sách nhân viên. ư Bảng lương tháng, ư Bảng tiền thưởng. ư Bảng chấm công. ư Danh sách nhân viên nộp thuế. Hệ thống. Gồm các chức năng sau: giới thiệu chương trình, thoát khỏi chương trình. III. Giao diện của chương trình. v Giao diện điều khiển chương trình quản lý lương. Các Form nhập dữ liệu. Khi mà có nhân viên mới vào công ty, chuyển công tác giữa các phòng ban hay thay đổi các thông tin có liên quan đến việc tính tiền lương của nhân viên như: ngày công, hệ số lương, mức lương… Thì phải nhập thông tin vào Form nhập dữ liệu. * Giao diện của Form nhập nhân viên mới như sau: Các Form Tìm kiếm. Khi mà có yêu cầu của cấp trên thì hệ thống có thể tìm kiếm theo yêu cầu như tìm kiếm theo mã phòng, tìm kiếm theo hệ số lương, mã nhân viên… thì hệ thống phải có chức năng tìm kiếm theo yêu cầu đó. Ta chỉ cần nhập vào mã cần tìm thì sẽ có kết quả ngay. Giao diện của Form tìm kiếm theo mac phòng như sau: Báo cáo thống kê. Sau khi đã xử lý xong các dữ liệu thì hệ thống sẽ thống kê báo cáo các công việc đã làm xong vào hàng tháng hay hàng quý theo quy định và yêu cầu của ban lãnh đạo Giao diện cuả báo cáo bảng lương tháng như sau: Các query (truy vấn dữ liệu). Để có dữ liệu phục vụ cho việc tính lương thì ta có các querry để liệt kê danh sách, lọc dữ liệu, tính toán… ta có các querry để làm việc. Giao diện của query tính tiền lương như sau: Trên đây là toàn bộ những mô tả các thao tác xây dựng chương trình, và một số giao diện điển hình của chương trình. Chương v Cài đặt chương trình và đánh giá hệ thống cài đặt chương trình. Khi đã thiết kế xong chương trình thì việc quan trọng nhất là chạy chương trình. Muốn chạy chương trình thì phải có phần mềm hệ thống đó là Microsoft Access. Vậy hệ thống máy tính nên cài phần mềm Microsoft Access. * Các bước tiến hành cài đặt. - Bước 1. Chuẩn bị bộ cài, (Đĩa CD) và cho đĩa CD vào ổ có một số bộ Office chỉ cần cho đĩa vào là nó tự động cài đặt. Nếu không tự động cài đặt, ta có thể vào trực tiếp bộ cài để tìm file Setup.exe hoặc vào StartC SettingsC Control PanelC Add or Remuve ProgramsC Add New ProgramC CD or Flopyy sau đó nhấp chọn file Setup.exe trong bộ cài (đĩa CD). Tiếp theo chọn OK để chấp nhận cài đặt. - Bước 2. Khi chương trình cài đặt hỏi một số thông tin về cá nhân và khoá thì điền vào sau đó nhấp chọn Next. + User name : Tên người sử dụng + Initails : Tên người cài đặt + Organizaton : Tên công ty + Produc key : Khoá (cần phải chính xác) * Chú ý: Thông thương, khóa của bộ cài là các file có đuôi là “.txt” và có tên là CDKey hoặc Serial. Trong bộ Office XP này khóa bộ cài có tên file là CD_Key.txt ư Sau khi chọn Next ta nhấp dấu chọn vào (ỵ) I accept ther terms in the License Agreement để chấp nhận cài đặt và nhấp Next. - Bước 3. Sau đó màn hình cài đặt xuất hiện lựa chọn cài đặt ta chọn ta chọn Custom để lựa chọn cài đặt theo ý muốn (ở đây ta chọn cài đặt Microsoft Access). Khi lựa chọn xong, nhấp chọn Next để tiếp tục lựa chọn cài đặt. - Bước 4. Khi màn hình xuất hiện lựa chọn cài đặt, ta nhấp dấu chọn vào (ỵ) Access chấp nhận cài đặt Access. - Bước 5. Từ bước này trở đi, ta chỉ việc chọn Next để cài đặt, sau đó chờ cho máy tự động cài xong chương trình. Khi chương trình cài đặt xong, máy sẽ thông báo là đã hoàn thành quá trình cài đặt, ta chỉ việc chọn OK. ư Sau khi cài đặt xong, muốn mở Microsoft Access vào Start C Programs C Microsoft Acess xuất hiện cửa sổ Access: khi đã xuất hiện chương trình Microsoft Access. Lúc này chương trình thiết kế sẽ được chạy ở trên đó. ii. đánh giá hệ thống mới. Hệ thống quản lý mới đó là quản lý lương cho công ty Cổ Phần ứng Dụng và Chuyển Giao Công Nghệ Cao với sự trợ giúp của máy tính khi có hệ thống này đã đáp ứng những yêu cầu: - Quản lý được danh sách, và các dữ liệu liên quan đến công việc tính lương như: quản lý ngày công làm việc và các thông tin cá nhân của các nhân viên trong công ty. - Thống kê được những tài liệu cần thống kê. - Tra cứu chính xác khi có yêu cầu. - Thông tin vào phải được chuẩn hóa dựa trên các thông tin có sẵn, tiện lợi cho thao tác rõ ràng, giảm được tối đa sai sót. - Thông tin ra phản ánh được những đối tượng quản lý quản lý, nội dung phong phú và phải nêu được các chủ đề. Quản lý lương doanh nghiệp là một nội dung quan trọng trong việc quản lý kinh doanh của doanh nghiệp, là nhân tố quan trọng giúp cho doanh nghiệp hoàn thành công việc và hoàn thành vượt định mức. Quản lý lương giúp cho doanh nghiệp quản lý cán bộ nhân viên vào nề nếp, thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng hiệu quả công việc tốt. Đồng thời cũng tạo cơ sở cho việc tính lương theo đúng nguyên tắc phân phối lao động. Tổ chức tốt công việc hoạch toán lao động tiền lương giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ tiền lương, đảm bảo trả lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội đúng nguyên tắc, đúng chế độ , kích thích nhân viên hoàn thành nhiệm vụ được giao. Trong chương trình em đã thiết kế và xây dựng thì có thể em không thể tránh khỏi những sai sót và một số lỗi (vì kiến thức về các mã lệnh chưa sâu và ngôn ngữ Visual Basic em cũng chưa được nghiên cứu còn hạn chế). Kính mong thầy cô giáo góp ý thêm cho em. Để em rút kinh nghiệm những sai sót và hiểu rõ hơn về cách xây dựng chương trình quản lý. Lời kết luận Trên đây là toàn bộ quá trình thiết kế chương trình quản lý lương của công ty Cổ Phần ứng Dụng và Chuyển Giao Công Nghệ Cao, bằng phần mềm Mcrosoft Access. Khi đưa chương trình vào ứng dụng phần thao tác của người sử dụng chỉ đơn giản là số liệu các thông tin gốc của đối tượng cần quản lý. Hệ thống tự động hoá xử lý theo các yêu cầu, hệ thống con cho phép in báo cáo, các danh sanh sách thống kê, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và trung thực phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo. Là một đề tài nghiên cứu có ứng dụng thực tế, kinh nghiệm nghiên cứu chuyên môn chưa nhiều, hơn nữa trong một thời gian ngắn vừa nghiên cứu vừa thiết kế chương trình. Vì vậy chương chương trình không thể tránh khỏi những mặt hạn chế và thiếu sót. Xin kính mong được sự chỉ đạo và góp ý của thầy cô giáo giúp em hoàn thành bài tập lớn này. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn tới thầy giáo hướng dẫn: Trần Văn Đức đã giúp đỡ và chỉ dẫn tận tình cho em trong việc hoàn thành bài tập lớn này. Em cũng chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo , các phòng ban của công ty Cổ Phần ứng Dụng và Chuyển Giao Công Nghệ Cao giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu tại công ty, để em hoàn thành bài tập này. mục lục