Đồ án Thiết kế hệ thống quản lý bán hàng

iệu chuẩn (không thừa và không thiếu dữ liệu, cung cấp đầy đủ và chính xác theo nhu cầu người sử dụng là việc rất khó). Việc này không chỉ đòi hỏi người phân tích viên thiết kế có kinh nghiệm và kiến thức mà còn phụ thuộc vào quy mô và sự giúp đỡ của tổ chức, người mà sau này sẽ trực tiiếp sử dụng hệ thống thông tin. Có hai phương pháp được sử dụng chủ yếu để thiết kế cơ sở dữ liệu. Đó là thiết kế từ đầu ra và phương pháp mô hình hoá. Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ đầu ra: Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra: Bước 1: Xác định các đầu ra. + Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. + Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận chuúng. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra: Trên mỗi thông tin đầu ra có nhiều phần tử thông tin gọi là các thuộc tính. Nhiệm vụ của phân tích viên hệ thống là phải liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách sau đó tiến hành phân tích. + Đánh dấu các thuộc tính lặp: Là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Những thuộc tính lặp ký hiệu là R(Repeatable). + Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh: Là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ những thuộc tính khác. Những thuộc tính này được kí hiệu bằng chữ S (Secondary). Những thuộc tính thứ sinh thì sẽ loại bỏ khỏi danh sách. + Những thuộc tính không phải thứ sinh thì là những thuộc tính cơ sở. Gạch chân các thuộc tính khoá là những phần tử định danh cho đối tượng thông tin. Thực hiện chuẩn hoá dữ liệu : + Khái niệm chuẩn hoá dữ liệu - Chuẩn hoá dữ liệu là quá trình khoả sát danh sách thuộc tính, phân tích chúng để đưa về một dạng sao cho: - Không có sự lặp lại các thuộc tính ở các bảng khác nhau trừ thuộc tính khoá và thuộc tính kết nối. - Loại bỏ những thuộc tính có nhiều giá trị là kết tính toán của các thuộc tính khác. - Không mang nhiều nghĩa với nhiều người sử dụng. Tức là không có vai trò giống nhau giữa các tập thực thể. + Phụ thuộc hàm (Phụ thuộc hàm là khái niệm quan trọng khi xem xét chuẩn hoá) - Với mọi giá trị của khoá tại thời điểm đang xét chỉ có tương ứng một giá trị cho từng thuộc tính khác trong bảng. Nếu có thuộc tính không phụ hàm vào khoá thì nó phải nằm trong một bảng thực thể khác. Quá trình chuẩn hoá được thực hiện trên khái niệm phụ thuộc hàm. + Thực hiện chuẩn hoá mức 1(1.NF) - Chuẩn hoá múc 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa quản lý. - Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. +Thực hiện chuẩn hoá mức 2(2.NF) - Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần tử khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ của khoá thành một danh sách mới. - Lấy bộ phận khoá này làm khoá mới cho danh sách mới. Đặt cho danh sách đó một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. + Thực hiện chuẩn hoá mức 3(3.NF) - Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các hệ thống thông tin. Nếu có thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. - Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá Các khái niệm cơ bản: + Thực thể (Entity):Là những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Một thực thể có thể là nhân sự, tổ chức, có thể là tài sản hữu hìnhững hoặc vô hình. Nhưng nó là một tập hợp các đối tượng có cùng đặc trưng chứ không phỉa một đối tượng riêng biệt. Trong thực tế khi thiết kế cơ sở dữ liệu ta thường biểu diễn thực thể bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong. + Liên kết (Association): Một thực thể trong thực tế không tồn tại riêng biệt, độc lập với các thực thể khác mà giữa chúng có sự liên kết qua lại với nhau. Cũng có thể là gọi chúng là có quan hệ với nhau. Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. + Số mức độ của liên kết: Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của hệ thống thông tin, ngoài việc biểu diễn liên kết thực thể nàu với thực thể khác ra sao còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại Sau đây là các loại liên kết thực thể thường gặp Các mức độ của liên kết: 1@N Liên kết loại Một – Nhiều Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ có thể liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. N@N Liên kết loại Nhiều – Nhiều Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. + Khả năng chọn liên kết Là cách thức tham gia liên kết, trong thực tế có thể những lần xuất của thực thể A không tham gia vào trong liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B. Đây là khả năng tuỳ chọn liên kết. + Chiều của một liên kết Chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào liên kết (quan hệ).Có 3 loại quan hệ :Quan hệ 1 chiều, Quan hệ 2 chiều, Quan hệ nhiều chiều. - Quan hệ một chiều: là quan hệ mà mỗi lần xuất của một thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó . - Quan hệ hai chiều: là quan hệ mà trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. - Quan hệ nhiêù chiều: là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. + Thuộc tính: Để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Có 3 loại thuộc tính: Thuộc tính định danh, thuộc tính mô tả và thuộc tính quan hệ. - Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất một lần xuất của thực thể. - Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể. - Thuộc tính quan hệ (Relationship) dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. + Qui tắc: Một quan hệ được định danh bằng việc ghép định danh của các thực thể tham gia vào quan hệ. Chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu - Sau khi phân tích viên có được sơ đồ luồng dữ liệu mô tả hoạt động của doanh nghiệp thì cần chuyển đổi thành sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD). - Mô hình chuyển đổi các mô hình quan hệ thực thể sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Chuyển đổi các quan hệ một chiều - Chuyển đổi quan hệ một chiều loại 1@N Từ một quan hệ loại 1@N ta tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể đó. Khóa của bảng là thuộc tính định danh của thực thể. Quan hệ sẽ được thể hiện bằng cách nhắc lại khoá như là một thuộc tính không khoá. Giá trị mà ta sử dụng hai lần có thể rỗng nếu quan hệ là tuỳ chọn. - Chuyển đổi quan hệ một chiều loại N@N Một quan hệ một chiều loại N@N được chuyển thành hai tệp, một tệp mô tả thực thể và một tệp mô tả quan hệ. Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành từ hai định danh của hai thực thể. Chuyển đổi quan hệ hai chiều - Quan hệ hai chiều loại 1@N Trường hợp này ta chỉ rạo ra hai tệp. Mỗi tệp ứng với một thực thể. Khoá của tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ 1 được dùng như khóa quan hệ trong tệp ứng với thực thể có mức quan hệ N. Khoá của quan hệ có thể nhận giá trị rỗng nếu thực thể có số mức N là tuỳ chọn trong quan hệ. - Quan hệ hai chiều loại N@N Trong trường hợp này ta phải tạo ra ba tệp: Hai tệp mô tả hai thực thể và một tệp mô tả quan hệ. Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khoá của các thực thể tham gia vào quan hệ. 3.2 Thiết kế và xử lý lô gíc - Để làm rõ quan hệ trong cơ sở dữ liệu. - Làm rõ những yếu tố thông tin mang tính chất như: Ai thực hiện? Thực hiện khi nào? ở đâu? và như thế nào? - Một hệ thống thông tin bao gồm các xử lý liên quan đến 3 loại hoạt động. Đó là: thực hiện tra cứu thông tin, Cập nhập dữ liệu, Hợp lệ hoá dữ liệu. Vì vậy giai đoạn này cần quan tâm xem hệ thống làm gì và để làm gì? 4 Đề xuất các ràng buộc tin học và tổ chức Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức - Ràng buộc về tổ chức - Các ràng buộc về tin học Xây dựng các phương án giải pháp - Xác định biên giới cho phần tin học hoá. - Phân chia phần thủ công và phần tin học hoá của hệ thống thông tin. - Xác định cách thức xử lý. Đánh giá các phương án giải pháp Có nhiều cách để phân tích đánh giá các phương án giải pháp. - Phân tích chi phí / Lợi ích. Các chi phí / lợi ích có thể phân loại: Trực tiếp, Gián tiếp, Biến động, Cố định, Hữu hình, Vô hìnhững. Mỗi phương án tính ra các chỉ tiêu những tổng chi phí, tổng thu nhập tích luỹ, thời gian hoàn vốn và so sánh chọn phương án hiệu quả. - Phân tích đa tiêu chuẩn. Xác định các tiêu chuẩn cần xem xét. - Cho mỗi tiêu chuẩn một trọng số thể hiện tầm quan trọng. Cho điểm đối với từng phương án thang điểm từ 0 đến10. - Tính điểm cho từng tiêu chuẩn bằng cách nhân trọng số với mức cần đánh giá. - Cộng điểm cho mỗi phương án. - Tổng điểm của từng phương án là chỉ tiêu tổng hợp để so sánh, đánh giá các phương án với nhau. 5 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài Thiết kế các đầu vào: Lựa chọn phương tiện nhập dữ liệu phù hợp. Nhập từ tài liêu nguồn qua thiết bị cuối, nhập liệu qua âm thanh, tiếng nói hay mã số, mã vạch. Từ đó thiết kế màn hình nhập liệu cho phù hợp. Thiết kế vật lý các đầu ra: Các đầu ra trên màn hình, các đầu ra trên giấy và các đầu ra khác. Mỗi loại đầu ra có những đặc điểm riêng do đó cần thiết kế cho phù hợp. Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá: Đây chính là công việc thiết kế giao tác giữa người và máy, nếu việc thiết kế này kém có thể dẫn đến nhiều hạn chế trong việc sử dụng hệ thống. + Giao tác bằng tập hợp lệnh + Giao tác bằng các phím trên bàn phím + Giao tác qua thực đơn + Giao tác thông qua các biểu tượng 6 Triển khai hệ thống thông tin Gồm các bước: Thiết kế vật lý trong Mục tiêu của thiết kế vật lý trong là nhằm đảm bảo độ chính xác của thông tin, tính mền dẻo và ít chi phí. Bao gồm các thiết kế sau: + Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong nhằm mục đích tìm cách tiếp cận với dữ liệu nhanh và có hiệu quả. Có 2 phương thức quan trọng để đạt được mục đích trên là chỉ số hoá cá tệp và thêm dữ liệu hỗ trợ các tệp + Thiết kế vật lý trong các xử lý: Để thực hiện tốt các thiết kế xử lý cho phép viết tốt các chương trình sau này IBM đã đưa ra phương phức IPT – HIPO (kỹ thuật phát triển chương trình phân cấp theo Vào – Xử lý – Ra.) Một số khái niệm cơ sở: Sự kiện: là một việc thực khi đến nó làm khởi sinh việc thực hiện một hoặc nhiều xử lý nào đó. Công việc: Là xử lý có chung sự kiện khởi sinh. Tiến trình: là dãy các công việc mà các xử lý bên trong của nó nằm bên trong cùng một lĩnh vực nghiệp vụ. Pha xử lý: Là tập hợp các nhiện vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và thực hiên chúng. Module xử lý: Là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bê trong của một pha và thao tác với số lượng tương đối ít dữ liệu. Đây là cách chia nhỏ các pha xử lý. Công việc Tiến trình 1 Tiến trình 2 Tiến trình 3 Pha 1 Pha 1 Pha 1 Yêu cầu xử lý với ít dữ liệu là một khái niệm tương đối , tuỳ thuộc vào một số những tiêu chuẩn khác và nhiều khi mang tính chủ quan của nhà thiết kế. Sơ đồ pha xử lý Lập trình: Sau khi đã thiết kế vật lý trong xong thì công việc tiếp theo là lập trình để xây dựng chương trình máy tính. Thực chất của công việc này là chuyển đổi các thiết kế vật lý của hệ thống thành chương trình máy tính. Thử nghiệm chương trình: Sau khi chương trình đã được hoàn thành nó cần phải được thử nghiệm nhằm kiểm tra xem nó có đạt được các yêu cầu mà hệ thống đưa ra hay không, phát hiện các lỗi trong quá trình vận hành để tìm cách khắc phục. ngoài ra trong quá trình phát triển hệ thống thông tin, người ta còn tiến hành các công đoạn khác như : cài đặt và vận hành, đào tạo sử dụng, bảo trì 7 Giai đoạn cài đặt bảo trì và khai thác hệ thống thông tin Cài đặt Đây là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới sao cho không gây sáo trộn tổ chức quá nhiều. Nên kết hợp các phương pháp cài đặt và triển khai hợp lý.Cài đặt từng phần, cài đặt đồng bộ sau khi cài đặt xong tiến hành Chuyển đổi các tệp cơ sở dữ liệu. Đây là công đoạn quan trọng nhất là đối với những hệ thống thông tin cải tiến từ hệ thống cũ. Sau cùng là khai thác và bảo trì: Đây là công việc của tổ chức tiến hành sử dụng và khai thác hệ thống thông tin. Đưa kết quả của các bước trên vào sử dụng. Đánh giá của người sử dụng và tổ chức Đây là những đánh giá rất quan trọng và có ý nghĩa thực hiện cao. Nó là một cơ sở để các nhà phân tích thiết kế hệ thống tiếp tục cải tiến và phát triển hệ thống thông tin. Như vậy phát triển hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh hoá chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang mô hình tin học. Cài đặt một hệ thống thông tin là tích hợp nó vào tổ chức. Chương III Thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản lý bán hàng Tóm tắt nội dung: Chương này trình bầy chi tiết về quy trình phân tích thiết kế hệ thống, đưa ra mô hình BFD, mô hình DFD, thực hiện chuẩn hoá, chuẩn hoá dữ liệu, thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giao diện người/ máy, thiết kế đầu ra. Bao gồm nội dung chính sau: Khảo sát hệ thống: Khảo sát thực tế các hoạt động liên quan tới hê thống quản lý bán hàng, nêu những vấn đề cần khắc phục và đưa ra phương án giải quyết . Phân tích chi tiết: Phân tích chức năng của hệ thống quản lí bán hàng, phân tích luồng dữ liệu, đưa ra các sơ đồ BFD, DFD. Thiết kế lôgíc: Thiết kế cơ sở dữ liệu dùng trong thực tế, xây dựng mô hình quan hệ thực thể, thiết kế giao diện, thiết kế các đầu ra. Khái quát chung về HTTT quản lí bán hàng 1 Khái quát: Như phần giới thiệu đề tài đã nhắc tới, mục tiêu của đề tài này là xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lí bán hàng cho các đơn vị hoạt động kinh doanh hàng hoá. Vì vậy ở phần này sẽ đi sâu vào khảo sát cơ cấu tổ chức cũng như các hoạt động chính của các đơn vị kinh doanh hàng hoá. Thực tế cho thấy công việc chính của hệ thống thông tin quản lí bán hàng của các đơn vi kinh doanh là quản lí thông tin liên quan tới hoạt động bán hàng, ví dụ như: Thông tin về hàng hoá, nhà sản xuất, khách hàng, đối thủ cạnh tranh... Thông tin đầu vào của hệ thống gồm các thông tin về hàng hoá, thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, các hoạt động mua bán hàng, các hoạt động thu chi. Trên cơ sở đó đưa ra các số liệu về tình hình hoạt động kinh doanh của các đơn vị báo cáo lên các cấp lãnh đạo và các phòng ban để thuận tiện cho việc quản lí và hoạch định chiến lược kinh doanh phù hợp. Ngoài ra hệ thống còn cung cấp thông tin cho các đối tác làm ăn, các nhà đầu tư, các cấp quản lí nhà nước.. Với tình hình kinh doanh năng động hiện nay các cấp lãnh đạo của các đơn vi rất cần những thông tin chính xác đầy đủ kịp thời, không chỉ là các báo cáo định kỳ mà là các thông tin thường xuyên khi cần là phải có. Điều này không thể thực hiện được nếu chỉ dựa vào hệ thống thủ công. Điều này đòi hỏi cấp lãnh đạo của đơn vị đầu tư phát triển hệ thống thông tin phù hợp. 2 Cơ cấu tổ chức. Với các đơn vị hoạt động kinh doanh hàng hoá khác nhau thường có cơ cấu tổ chức khác nhau nhưng thông thường được tổ chức theo sơ đồ sau: Ban giám đốc Phòng kế hoạch Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kỹ thuất Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của các đơn vị hoạt động kinh doanh hàng hoá. 3 Các hoạt động chính: a Hoạt động quản lí thông tin. Thông tin cần quản lí của hệ thống bao gồm các thông tin: Thông tin về khách hàng: Đây là những thông tin liên quan tới bán hàng của đơn vị như nhà cung cấp, khách hàng mua hàng. Thông tin về mỗi đối tượng gồm có: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại , mã thuế... Thông tin về mặt hàng gồm: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính,thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt… Thông tin về các nghiệp vụ xuất nhập hàng hoá như hoá đơn bán hàng, hoá đơn nhập hàng. Đối tượng này ta phải quan tâm tới các thông tin sau: Mã số chứng từ, thời điểm xảy ra nghiệp vụ, tên khách hàng mua và bán, loại tiền tệ được sử dụng trong nghiệp vụ, các loại hàng hoá được mua hoặc bán. Thông tin về hoạt động quản lí tiền mặt như hoạt động thu tiền, chi tiền, các hoạt động tài chính liên quan. Đối tượng này có các loại thông tin sau: Mã số phiếu (phiếu thu, phiếu chi..) số tiền, ngày xẩy ra nghiệp vụ. Đây là những thông tin cần thiết mà dựa trên cơ sở đó hệ thống có thể thiết lập các báo cáo cung cấp cho ban giám đốc, phòng kế toán, phòng nhân lực, phòng kế hoạch. Những thông tin này được quản lí chặt chẽ cung cấp thông tin cho đúng đối tượng tránh tình trạng lộ bí mật hoạt động kinh doanh của đơn vị. Hoạt động này thực chất là cung cấp quyền truy cập hệ thống cho các đối tượng sử dụng dưới hình thức cung cấp tài khoản sử dụng. b. Hoạt động quản lí kinh doanh. Phòng kế hoạch đảm nhiệm chức năng tổng hợp số liệu từ các bộ phận chức năng trong đơn vị, phân tích tình hình nội bộ, kết hợp với các thu nhập, xử lí các thông tin về tình hình thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh. Trên cơ sở đó, phòng sẽ lên kế hoạch, hoạch định chiến lược từng kì cho toàn đơn vị. Phòng kinh doanh đảm nhiệm chức năng thu thập các số liệu về tình hình thị trường kinh doanh: Tình hình khách hàng thường xuyên, tình hình khách hàng tiềm năng, các nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh để báo cáo cho phòng kế hoạch biết, đồng thời phòng kinh doanh có nhiệm vụ thực hiện các chính sách về khách hàng. c. Hoạt động quản lí xuất nhập hàng. Tại mỗi kho hàng phải có thủ kho chuyên trách quản lí hàng hoá xuất nhập kho. Khi có yêu cầu nhập hàng thủ kho thực hiện nhiệm vụ kiểm tra xem hàng thực tế có đúng như trên giấy tờ không. Khi hàng được xác nhận là hợp lý thủ kho thực hiện viết và ký rồi nhập hàng vào kho. Khi có giấy yêu cầu xuất hàng, thủ kho thực hiện kiểm tra xem hàng tồn trong kho có đáp ứng nhu cầu xuất hàng không, kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ yêu cầu xuất kho. Khi yêu cầu được chấp nhận thủ kho viết phiếu xuất rồi xuất hàng. Trong trường hợp hàng trong kho không đủ bán, thủ kho có trách nhiệm thông báo cho phòng kinh doanh biết để tiến hành đặt mua hàng hoá từ nhà cung cấp. Nhân viên kế toán nhiệm vụ định khoản cho các phiếu xuất, phiếu nhập định kỳ hàng tháng, phòng kế toán lập báo cáo về hoạt động của kho hàng như: Báo cáo chi tiết hàng xuất kho, báo cáo chi tiết hàng nhập kho, báo cáo hàng tại kho. Đồng thời, phòng kế toán còn có nhiệm vụ tính toán lượng tồn cuối kỳ dựa trên cơ sở số dư đầu kỳ, số nhập, xuất bán trong kỳ của từng mặt hàng, sau đó lập báo cáo cân đối hàng hoá để nộp lên lãnh đạo. Hàng quý, kế toán thực hiện việc kiểm kê tình hình hàng hoá tại kho, xem có khớp về mặt số lượng với giấy tờ hay không, đồng thời kết hợp với thủ kho kiểm tra chất lượng hàng hoá để thực hiện chuẩn hoá chuyển khoản hàng tổn thất. Trên cơ sở đó phòng kế toán phải lập biên bản kiểm kê kho để nộp cho các cấp lãnh đạo. d. Hoạt động quản lý tiền mặt. Dựa trên cơ sở các phiếu thu, piếu chi, hoá đơn bán hàng, phòng kế toán lập bảng thu chi tiền mặt từng ngày, báo cáo thu chi trong ngày và váo sổ cái theo từng tài khoản mỗi ngày, định kỳ hàng tháng, quý, năm phòng kế toán lập báo cáo chi phí, doanh thu.. Trên cơ sở theo dõi từng mặt hàng nhập xuất, phòng kế toán cuối tháng có nhiệm vụ tổng kết để tính toán lợi nhuận, lập báo cáo tình hình lãi cho lãnh đạo và phòng kế hoạch để có chính sách mặt hàng phù hợp tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị và của thị trường liên quan. Phòng kế toán cũng đảm nhiệm công việc kiểm soát tình hình công nợ của đơn vị bao gồm các khoản phải thu và các khoản phải trả. Việc kiểm soát về mặt công nợ cho phép phòng kế toán xúc tiến thực hiện việc xuất tiền thanh toán cho khách hàng cũng như thu tiền nợ của khách hàng đến hạn phải trả. II. Bài toán và phương án giải quyết. 1 Bài toán. Hiện nay công việc quản lí bán hàng thường được thực hiện bằng phương pháp thủ công,. Các hoạt động trình bầy trên thường được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn tới những bất cập sau: Tốc độ cấp nhật, xử lí không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo. Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót. Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ. Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn. Nếu mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được. Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tắc làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống. 2.Phương án giải quyết Trong thời đại ngày nay, thông tin kinh tế là vấn đề sống còn đối với các đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà cần phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó, hệ thống mới phải cơ chế kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Từ công tác nghiệp vụ liên quan đến hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể thực hiện được trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuát bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ. Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh. Cụ thể sẽ xây dựng một hệ thống mới đáp ứng các yêu cầu sau: a.Yêu cầu với các Modul nhập đầu vào. Thông tin đầu vào thường lớn nên yêu cầu các Modul cập nhật đầu vào phải: Sử dụng các công cụ nhập liệu, xây dựng cấu trúc dữ liệu và tổ chức màn hình nhập liệu hợp lý nhằm giảm các thao tác thừa. Giám sát kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, có các thông báo thích hợp nhằm loại trừ các lỗi có thể có trong quá trình nhập liệu. Tự động nạp các dữ liệu, lập các dữ liệu thứ sinh, các dữ liệu đã biết để tăng tốc độ nhập liệu. Tổ chức thông tin khoa học, lưu trữ hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật, tiết kiệm bộ nhớ. b.Yêu cầu đối với Modul tra cứu. Tra cứu phải rõ ràng. Tốc độ xử lý nhanh. Đưa các thông tin đầy đủ và chính xác. c.Yêu cầu đối với Modul báo cáo. Hệ thống báo cáo phải phản ánh đầy đủ thông tin về các hoạt động mua bán tại đơn vị. Các mẫu báo cáo phải được thiết kế phù hợp với từng yêu cầu, đảm bảo tính nhất quán, giúp người tra cứu có được thông tin đầy đủ không có thông tin thừa. Các số liệu báo cáo phải đảm bảo chính xác và các sai sót có thể kiểm soát được. Việc tính toán, đánh giá các chỉ tiêu phải được thực hiện nhanh chóng, kịp thời theo yêu cầu của công tác kinh doanh. Đảm bảo tính bảo mật, tính an toàn của báo cáo, ngăn chặn các thay đổi mang tính chủ quan, không theo quy định của hệ thống. d.Yêu cầu đối với Modul hướng dẫn trợ giúp Các trợ giúp phải thiết kế hợp lý nhằm cung cấp cho người dùng những giúp đỡ hợp lý, kịp thời, đầy đủ. Giao diện trợ giúp đảm bảo rõ ràng mang tính khoa học, tính thuận tiện cho người dùng khi khai thác hệ thống. 3.Tính khả thi và khả năng phát triển hệ thống. Phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị tham gia hoạt động kinh doanh trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay. Nhìn chung, việc phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh có tính khả thi cao. Về mặt tổ chức: Việc phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của đơn vị, không dẫn tới sự thay đổi nhân sự. Về mặt khả năng của chương trình: Đây là hệ thống chỉ đơn thuần mang tính chất thống kê và tính toán dựa trên các số liệu có sẵn, thuận tiện cho việc chương trình hoá. Về mặt tài chính: Hệ thống không đòi hỏi kinh phí xây dựng vì đây là đề tài thực tập tốt nghiệp của sinh viên. Về mặt thời gian: Hệ thống không bị giàng buộc về thời gian bởi đây là chương trình thử nghiệm chưa đưa vào hoạt động. Hơn nữa, hệ thống cũ đã và đang có thể đáp ứng được tình hình kinh doanh của đơn vị. III. Phân tích thiết kế chi tiết Quá trình thu thập thông tin: Việc thu thập thông tin được tiến hành tại cửa hàng công ty TNHN Hiệp Minh và mô hình quản lý bán hàng nói chung tại công ty phần mềm kế toán Fast. Các phương pháp thu thập thông tin được sử dụng trong quá trình thực hiện bao gồm: Phỏng vấn, thu thập tài liệu. Kết quả của quá trình này là các sơ đồ, mô hình hoá hệ thống thông tin của hoạt động quản lý bán hàng tại công ty. 2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD – DATA FLOW DIAGRAM) Sơ đồ luồng dữ liệu là một phương pháp mô tả hệ thống thông tin dưới dạng hình học cho phép diễn tả các luồng dữ liệu lưu chuyển giữa các chức năng của hệ thống. DFD là một công cụ trợ giúp cho quá trình phân tích, thiết kế hệ thống, là tài liệu trực quan để trao đổi giữa những người thực hiện phân tích và thiết kế hệ thống. Nhờ có DFD, những người phân tích và thiết kế cũng có thể trình bày ý đồ của mình một cách dễ hiểu hơn cho người lập trình, xây dựng hệ thống sau này. Sơ đồ dưới đây thể hiện lại quy trình nghiệp vụ đã được mô tả ở trên. Qua đó chỉ rõ các yêu cầu cần lưu trữ dữ liệu và quá trình trao đổi các dữ liệu giữa các đối tượng, các thao tác xử lý, thứ tự thực hiện các chức năng như sau. Sơ đồ luồng DFD a.. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống Khách hàng Nhà cung cấp Kho bạc Giám đốc Quản lý bán hàng Sơ đồ ngữ cảnh DFD mức 0 ------------------------  b.. sơ đồ DFD mức 1 Khách hàng 1.0 Bán hàng 2.0 Kế toán 3.0 Nhập hàng Kho bạc Nhân viên Giám đóc Nhà cung cấp Kho (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) Sơ đồ phân rã mức 1 --------------------- Tên các luồng dữ liệu: Đơn đặt mua hàng 11. Danh mục hàng nhập. Hoá đơn bán hàng. 12. Hoá đơn tính tiền Hoá đơn tính tiền và hàng bán. 13. Hoá đơn thanh toán. Phiếu thanh toán 14. Danh mục thuế xuất Lệnh xuất hàng. 15. Hoá đơn thuế. Danh mục hàng giao. 16. Báo cáo tài chính. Phiếu giao hàng & phiếu nhập hàng. 17. Bảng lương. Lệnh mua hàng. Đơn đặt hàng nhập c.Sơ đồ phân rã mức 2 Khách hàng 1.2 Lập hoá đơn bán 1.1 Nhận đơn đặt hàng 1.3 Xử lý đơn đặt hàng 1.5 Giao hàng Khách hàng (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (6) Kho hàng 1.4 Kế toán phải thu Sơ đồ phân rã hàng hoá Tên các luồng dữ liệu: Yêu cầu mua hàng. 6. Hoá đơn thanh toán Yêu cầu lập hoá đơn. 7. Phiếu giao hàng & hàng hoá Hoá đơn hàng hoá. Hoá đơn phù hợp. Thông báo không đủ hàng IV. Thiết kế logic 1. Những thông tin theo cầu quản lý. Mục đích của hệ thống ngoài lưu trữ thông tin còn phải đưa ra những loại thông tin đầu ra theo yêu cầu của nhà quản lý như: Nhóm thông tin về khách hàng, thông tin về hàng hoá, thông tin về các hoạt động xuất nhập hàng hoá, thông tin hoạt động quản lý tiền mặt và các thông tin tổng hợp khác. a. Nhóm thông tin về khách hàng: Bao gồm những thông tin về nhà cung cấp, thông tin về khách mua, thông tin về khách đại lý, những thông tin về hợp tác kinh doanh với từng khách hàng qua đó nhà quản lý có được những biện pháp thích hợp để duy trì hay cắt đứt mối quan hệ hợp tác làm ăn đối với từng khách hàng cụ thể. Đây là những thông tin quan trọng giúp nhà kinh doanh có thể mở rộng thị phần của mình bằng các hoạt động thích hợp như khuyến mại và hồng mại…Những thông tin này được báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của nhà quản lý. Nơi nhận những thông tin này thường là nội bộ đơn vị như bộ phận kinh doanh, ban giám đốc, phòng kế hoạch, bộ phận bán hàng. b. Nhóm thông tin về hàng hoá Loại thông tin này thường chứa các thông tin như tình hình xuất nhập tồn về từng loại hàng hoá cụ thể, doanh số, doanh thu lợi nhuận, thu được theo từng mặt hàng. Qua đó nhà quản lý biết được mặt hàng nào bán chạy mặt hàng nào tồn nhiều, mặt hàng nào mang lại lợi nhuận cao để quyết định duy trì hay ngừng kinh doanh mặt hàng đó. Nơi nhận những thông tin này thường là nội bộ đơn vị, như bộ phận kinh doanh, ban giám đốc, phòng kế hoạch và bộ phận bán hàng. Những thông tin này được báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của nhà quản lý. c. Nhóm thông tin về hoạt động mua bán hàng hoá: Đây là thông tin cơ sở cho các thông tin khác, những thông tin này được cập nhật khi thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động quản lí kinh doanh như xuất bán, nhập mua, thu tiền, trả tiền, xuất chuyển kho. Những thông tin này được dùng khi nhà quản lý, người sử dụng chương trình hoặc khách hàng muốn kiểm tra một chứng từ cụ thể nào đó. Thông tin ra thường dưới dạng các bảng kê chứng từ như: Nhật ký chứng từ, bảng kê hoá đơn bán hàng, bảng kê chứng từ nhập mua, bảng kê chứng từ xuất nhập kho… Thông tin này được báo cáo đột xuất theo yêu cầu quản lý. Nhóm thông tin tổng hợp: Đây là những thông tin được chiết xuất từ nhứng nhóm thông tin trên tuỳ thuộc yêu cầu quản lý. Những thông tin này được báo cáo định kỳ hàng tháng và đột xuất cho ban lãnh đạo. Nhóm này bao gồm các loại báo cáo tổng hợp về tình hình mua bán hàng hoá bao gồm cả xuất, nhập, tồn cũng như giá trị tiền mua, bán hàng Các báo cáo này thường cung cấp những thông tin có ích cho việc hoạch định chiến lược kinh doanh. Thiết kế cơ sở dữ liệu dùng trong thực tế a. Yêu cầu đối với cơ sở dữ liệu. Giảm lượng thông tin dư thừa khi lưu trữ. Tiện lợi khi truy cập xử lý bổ sung. Bảo đảm tính nhất quán. Dễ bảo trì. Đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn dữ liệu. Thực hiện chuẩn hoá dữ liệu theo các bước trong bảng sau: Chưa chuẩn hoá Mức 1.NF Mức 2.NF Mức 3.NF HĐ bán hàng HĐ bán hàng HĐ bán hàng Số hoá đơn bán Số hoá đơn bán Số hoá đơn bán Số hoá đơn bán Số phiếu thu Mã KH Ngày viết HĐ Ngày viết HĐ Ngày thu tiền Tên KH Người viết Người viết Mã KH Địa chỉ KH Mã KH Mã KH Địa chỉ KH Điện thoại KH Mã kho Mã kho Điện thoại KH Fax Đã trả Phải thu Fax Đại diện CTy Ngày hết hạn Số hoá đơn bán Đại diện CTy Chức danh Người nhận Mã khách hàng Chức danh Đã trả Người viết Số tiền Tên kho Ngày thu tiền Ngày thu tiền Người nhận Địa chỉ kho Ngày hết hạn Ghi chú Ngày thu tiền Điện thoại kho Ngày viết HĐ Khách hàng Ghi chú Fax kho Người viết Mã KH Còn phải thu Thủ kho Người nhận Tên KH Số hoá đơn bán Số thứ tự(R) Ghi chú Địa chỉ KH Mã KH Tên hàng(R) Hàng hoá Điện thoại KH Số tiền Đơn vị tính(R) Số hoá đơn bán Fax Đã trả Mã hàng Mã hàng Đại diện CTy Ngày hết hạn Số lượng nhập(R) Số lượng bán Chức danh Ghi chú Đơn giá bán(R) Đơn giá bán Hàng hoá Khách hàng Số lượng bán Số lượng bán Mã kho Mã KH Đơn giá nhập(R) Đơn giá nhập Mã hàng Tên KH Thành tiền(S) Ngày nhập hàng Tên hàng Địa chỉ KH Đã trả Người nhận Đơn vị tính Điện thoại KH Người nhận Ghi chú Đơn giá nhập Fax Ngày hết hạn Kho hàng Số lượng nhập Đại diện CTy Thuế VAT(S) Tên kho Người nhận Chức danh Tổng thanh toán(S) Địa chỉ kho Hàng bán Hàng hoá Diễn giải Diễn giải Số hoá đơn bán Mã kho Ngày viết HĐ Điện thoại kho Mã hàng Mã hàng Người viết Fax kho Số lượng bán Tên hàng Ngày nhập hàng Thủ kho Đơn giá nhập Đơn vị tính Ghi chú Ngày chuyển Kho hàng Đơn giá nhập Ngày chuyển Người chuyển Mã kho Số lượng nhập Người chuyển Kho xuất Tên kho Người nhận Kho xuất Kho nhận Địa chỉ kho Hàng bán Giá trị còn lại Số lượng chuyển Fax kho Số hoá đơn bán Đơn vị tính Giá trị còn lại Thủ kho Mã hàng Kho nhận Nhân viên Chuyenkho Số lượng bán Tên nhân viên Mã NV Số ct kho Đơn giá bán Họ đệm nv Họ đệm nv Người chuyển Kho hàng Giới tính Tên nhân viên Kho xuất Mã kho Năm sinh Giới tính Kho nhận Tên kho Số CMTND Số CMTND Diễn giải Địa chỉ kho Trình độ Trình độ Ctchuyển kho Fax kho Quê quán Quê quán Số ct kho Thủ kho Ngày vào làm Ngày vào làm Ngày chuyển Chuyenkho Thuộc bộ phận Thuộc bộ phận Mã hàng Số ct kho STT Số lượng chuyển Người chuyển Liên số Giá trị còn lại Kho xuất Số lượng chuyển Nhân viên Kho nhận Mã NV Diễn giải Họ đệm nv Ctchuyển kho Tên nhân viên Số ct kho Giới tính Ngày chuyển Số CMTND Mã hàng Trình độ Số lượng chuyển Quê quán Giá trị còn lại Ngày vào làm Nhân viên Thuộc bộ phận Mã NV Họ đệm nv Tên nhân viên Giới tính Số CMTND Trình độ Quê quán Ngày vào làm Thuộc bộ phận c. Các thực thể tồn tại: Sau khi phân luồng dữ liệu ta có được các bảng dữ liệu như sau: + Tên thực thể: Khách hàng Diễn giải: Chức các thông tin về khách hàng Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải thuộc tính STT 1 MaKH Text Mã khách hàng 2 TenKH Text Tên khách hàng 3 DaidienCT Text Đại diện cho công ty đến mua 4 Chucdanh Text Chức danh của người đại diện 5 Dienthoai Text Điện thoại khách hàng 6 Fax Number Số fax công ty 7 Diachi Text Địa chỉ khách hàng 8 Didong Number Số di động của người đại diện + Tên thực thể: Hoá đơn bán hàng (Xuất hàng) Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải thuộc tính STT Diễn giải: Chức các thông tin về hoá đơn bán hàng 1 Sohdb Text Số hoá đơn bán hàng 2 Ngayviet Date Ngày viết hoá đơn bán 3 Nguoiviet Text Người viết hoá đơn 4 MaKH Text Mã khách hàng 5 Makho Text Mã kho hàng + Tên thực thể: Hàng bán Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải thuộc tính STT Diễn giải: Chức các thông tin về hàng bán 1 Sohdb Text Số hoá đơn bán hàng 2 Mahang Text Mã hàng hoá 3 Soluong Number Số lượng hàng bán 4 dongia Number Đơn giá bán + Tên thực thể: Hàng hoá Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải thuộc tính STT Diễn giải: Chức các thông tin về hàng hoá 1 Makho Text Mã kho chứa hàng 2 Mahang Text Mã hàng hoá 3 Tenhang Text Tên hàng hoá 4 Donvitinh Text Đơn vị tính 5 Slnhap Number Số lượng nhập 6 Dgnhap Number Đơn giá nhập 7 Ngaynhap Date Ngày nhập kho 8 Nguoinhap Text Người nhập hàng 9 Ghichu Text Ghi chú + Tên thực thể: Phải thu Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải thuộc tính STT Diễn giải: Chức các thông tin về thực thể phải thu 1 SoHD Text Số hoá đơn bán hàng 2 MaKH Text Mã khách hàng 3 Sotien Number Số tiền thu của khách 4 Ngaythu Date Ngày thu tiền của khách 5 Nguoinhan Text Người nhận tiền 6 Ghichu Text Ghi chú + Tên thực thể: Còn phải thu Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải thuộc tính STT Diễn giải: Chức các thông tin về thực thể còn phải thu 1 Sohd Text Số hoá đơn bán hàng 2 MaKH Text Mã khách hàng 3 Sotien Number Số tiền còn phải thu 4 Datra Number Số tiền trả nợ 5 Ngayhethan Text Ngày hết hạn 6 Ghichu Text Ghi chú + Tên thực thể: Kho hàng Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải thuộc tính STT Diễn giải: Chức các thông tin về kho hang 1 Mako Text Mã kho chứa hàng 2 Tenkho Text Tên kho chứa hàng 3 Diachi Text Địa chỉ kho hàng 4 Tel Text Điện thoại nơi kho hàng 5 Thukho Text Thủ kho + Tên thực thể: Chuyển kho Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải thuộc tính STT Diễn giải: Chức các thông tin về thực thể chuyển kho 1 Soct Text Số chứng từ chuyển kho 2 Nguoichuyen Text Người chuyển hàng 3 Khoxuat Text Kho xuất 4 Khonhan Text Kho nhận 5 Diengiai Text Diễn giải + Tên thực thể: CTchuyển kho Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Diễn giải thuộc tính STT Diễn giải: Chức các thông tin về thực thể Ct chuyển kho 1 Soct Text Số chứng từ chuyển kho 2 Ngaychuyen Text Ngày chuyển kho 3 Mahang Text Mã hàng chuyển 4 Tenhang Text Tên hàng chuyển 5 Soluong Number Số lượng chuyển 6 Giaconlai Number Giá trị còn lại của hàng chuỷen 3. Mô hình liên kết giữa các thực thể: Phân tích chức năng Chương trình quản lý bán hàng có các chức năng chính sau: Chức năng mức đỉnh: Cập Nhật, Chứng Từ, Báo cáo, Tìm kiếm, Hệ thống. Quản lý bán hàng Cập nhật Chứng từ Báo cáo Tìm kiếm Hệ thống Sơ đồ các module chức năng --------------------- Chức năng dưới mức đỉnh: Cập nhật CN khách hàng CN hàng hoá CN kho hàng CN nhân viên a.Chức năng module cập nhật: Chức năng module chứng từ: Chứng từ Hoá đơn bán hàng Hoá đơn thanh toán ngay Hoá đơn thanh toán sau Chứng từ chuyển kho Chức năng module báo cáo: Báo cáo Thông tin hàng hoá Thông tin khách hàng Thông tin kho Thông tin nhân viên Theo dõi thanh toán với khách hàng Bảng kê hoá đơn bán hàng Bảng kê hoá đơn nhập hàng Chức năng module tìm kiếm: Tìm kiếm TK về khách hàng TK về hàng hoá TK theo hoá đơn bán hàng TK về nhân viên TK về kho TK theo chứng từ chuyển kho Chức năng module hệ thống: Hệ thống Phân quyền sử dụng Thay đổi Password Trợ giúp Giới thiệu Thoát V. Các giao diện chính trong trương trình + Form login hệ thống : Yêu cầu người dùng nhập tên và mật khầu Tên người dùng: Dong Xuan Hau Mật khẩu: abc + Màn hình giao diện chính của chương trình: + Màn hình cập nhật và xem thông tin nhân viên trong công ty +Màn hình cập nhật khách hàng + Form xuất hàng bán. + Màn hình cập nhật hàng hoá + Form thanh toán với khách trả ngay. + Thanh toán với khách trả sau: + Form cập nhật kho hàng. + form thực hiện chuyển kho. + form nhập dữ liệu khách hàng trả nợ. + Form cho xem thông tin nhanh + Form lọc báo cáo. + Form tìm kiếm thông tin + Tìm kiếm kho hàng & hàng hoá trong kho + Quá trình mua hàng của khách + Báo cáo thanh toán với khách hàng. + Báo cáo còn phải thu đối với từng khách hàng + Báo cáo hàng chuỷen kho + Báo cáo hàng trong kho Kết luận Sau thời gian thực tập tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast nhờ sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trịnh Phú Cường và sự hướng dẫn trực tiếp của anh Phan Thế Chiến và một số anh chị trong công ty phần mềm cùng với sự cố gắng của bản thân, em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tôt nghiệp “ Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng” Đề tài hoàn thành giải quyết được một số vấn đề bất cập của hệ thống thủ công trước đây như: Nâng cao tốc độ xử lý dữ liệu, thiết lập các báo cáo nhanh, mức độ chính xác cao, lưu trữ dữ liệu đồng bộ, giảm thiểu sự trùng lập dữ liệu Tuy nhiên, do thời hạn và kiến thức có hạn nên chương trình ứng dụng vẫn còn nhiều thiếu xót và hạn chế như: Chương trình mới chỉ chạy được trên máy đơn, chưa bẫy hết các lỗi khi chạy chương trình, cơ sở dữ liệu còn nhiều thiếu xót. Trong thời gian tới, em dự định phát triển chương trình ở một số điểm su: Phát triển ứng dụng để có thể chạy trên mạng công ty Thiết kế cơ sở dữ liệu có thể truy cập từ xa. Đưa ra các báo cáo có thể trợ giúp cho các quyết định. Hoàn thiện các module xử lý. Để giải quyết được những vướng mắc trên đòi hỏi phải có thời gian và kinh nghiệm. Hy vọng một ngày gần đây em sẽ hoàn thiện chương trình một cách tôt nhất. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trịnh pHú Cường và anh Phan thế Chiến cùng các thầy cô giáo trong khoa Tin học kinh tế trường Đại học KTQD và các anh chị trong công ty phần mềm kế toán fast đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Tài liệu tham khảo 1.TS Hàn Viết Thuận. Giáo trình cấu trúc dữ liệu, Trường đại học Kinh Tế Quốc Dân, NXB thống kê - 1999 2.TS Trương Văn Tú – TS Trần Thị Song Minh Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội – 2000 3. Th S Trần Công Uẩn Giáo trình cơ sở dữ liệu, Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân , nhà xuất bản Thống Kê - 2000 4. Nguyễn Ngọc Minh – Nguyễn Đình Tê Sử dụng và khai thác Visual FoxPro 6.0 nhà xuất bản lao động xã hội 5. KS Hoàng Hồng Thực hành lập trình FOXPRO FOR WINDOWS nhà xuất bản giao thông vận tải 6. VN-Guide Những bài thực hành Visual Foxpro NXB thống kê Phục lục *************************************************************** * Chuong trinh quan ly ban hang QLBH 1.0 * *************************************************************** SET SYSMENU TO SET SYSMENU AUTOMATIC DEFINE PAD _1530kqdap OF _MSYSMENU PROMPT "Hệ thống" COLOR SCHEME 3 DEFINE PAD _1530kqdaq OF _MSYSMENU PROMPT "Cập nhật" COLOR SCHEME 3 DEFINE PAD _1530kqdar OF _MSYSMENU PROMPT "chung tu" COLOR SCHEME 3 DEFINE PAD _1530kqdas OF _MSYSMENU PROMPT "Báo cáo" COLOR SCHEME 3 DEFINE PAD _1530kqdat OF _MSYSMENU PROMPT "Tìm kiếm" COLOR SCHEME 3 *DEFINE PAD _1530kqdau OF _MSYSMENU PROMPT "Trợ giúp" COLOR ON PAD _1530kqdap OF _MSYSMENU ACTIVATE POPUP hethong ON PAD _1530kqdaq OF _MSYSMENU ACTIVATE POPUP capnhat ON PAD _1530kqdar OF _MSYSMENU ACTIVATE POPUP chungtu ON PAD _1530kqdas OF _MSYSMENU ACTIVATE POPUP baocao ON PAD _1530kqdat OF _MSYSMENU ACTIVATE POPUP timkiem *ON PAD _1530kqdau OF _MSYSMENU ACTIVATE POPUP trogiup DEFINE POPUP hethong MARGIN RELATIVE SHADOW COLOR SCHEME 2 DEFINE BAR 1 OF hethong PROMPT "\<gioi thieu" FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 2 OF hethong PROMPT "\<Thoát" FONT M_Font_Name, M_font_Size *!* ON SELECTION BAR 1 OF hethong DO Option IN (K_Fxp + [Main]) &&FORM (K_Scx + 'frmMenu') NAME _fMain ON SELECTION BAR 1 OF hethong DO Smabout ON SELECTION BAR 2 OF hethong DO QuitProc IN Main DEFINE POPUP capnhat MARGIN RELATIVE SHADOW COLOR SCHEME 3 FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 1 OF capnhat PROMPT "Danh mục nhà cung cấp" FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 2 OF capnhat PROMPT "Danh mục hàng hoá" FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 3 OF capnhat PROMPT "Danh mục khách hàng" FONT M_Font_Name, M_font_Size ON SELECTION BAR 1 OF capnhat DO FORM (K_Scx + [frmncc]) ON SELECTION BAR 2 OF capnhat DO FORM (K_Scx + [frmhh]) ON SELECTION BAR 3 OF capnhat DO FORM (K_Scx + [frmkh]) DEFINE POPUP qlgiaodich MARGIN RELATIVE SHADOW COLOR SCHEME 2 FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 1 OF qlgiaodich PROMPT "Hoá đơn bán hàng" FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 2 OF qlgiaodich PROMPT "Phiếu nhập hàng" FONT M_Font_Name, M_font_Size ON SELECTION BAR 1 OF qlgiaodich DO FORM (K_Scx + [frmbh]) ON SELECTION BAR 2 OF qlgiaodich DO FORM (K_Scx + [frmpnh]) DEFINE POPUP baocao MARGIN RELATIVE SHADOW COLOR SCHEME 6 FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 1 OF baocao PROMPT "Sổ theo dõi thanh toán với khách hàng" FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 2 OF baocao PROMPT "Sổ theo dõi thanh toán với nhà cung cấp" FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 3 OF baocao PROMPT "Bảng kê hoá đơn bán hàng" FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 4 OF baocao PROMPT "Bảng kê hoá đơn nhập hàng" FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 5 OF baocao PROMPT "Danh mục khách hàng" FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 6 OF baocao PROMPT "Danh mục hàng hoá" FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 7 OF baocao PROMPT "Danh mục nhà cung cấp" FONT M_Font_Name, M_font_Size ON SELECTION BAR 1 OF baocao DO FORM(K_Scx + [frmttvkh]) ON SELECTION BAR 2 OF baocao DO FORM(K_Scx + [frmttvncc]) ON SELECTION BAR 3 OF baocao Report form (K_Frx + 'bkhdbh') preview ON SELECTION BAR 4 OF baocao Report form (K_Frx + 'wbkhdnh') preview ON SELECTION BAR 5 OF baocao Report form (K_Frx + 'dskh') preview ON SELECTION BAR 6 OF baocao Report form (K_Frx + 'dshh') preview ON SELECTION BAR 7 OF baocao Report form (K_Frx + 'dsncc') preview DEFINE POPUP timkiem MARGIN RELATIVE SHADOW COLOR SCHEME 3 FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 1 OF timkiem PROMPT "Tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp" FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 2 OF timkiem PROMPT "Tìm kiếm thông tin về khách hàng" FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 3 OF timkiem PROMPT "Tìm kiếm thông tin về hàng hoá" FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 4 OF timkiem PROMPT "Tìm kiếm thông tin theo hoá đơn bán hàng " FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 5 OF timkiem PROMPT "Tìm kiếm thông tin theo hoá đơn nhập hàng" FONT M_Font_Name, M_font_Size ON SELECTION BAR 1 OF timkiem DO FORM(K_Scx + [frmtkncc]) ON SELECTION BAR 2 OF timkiem DO FORM(K_Scx + [frmtkkh]) ON SELECTION BAR 3 OF timkiem DO FORM(K_Scx + [frmtkhh]) ON SELECTION BAR 4 OF timkiem DO FORM(K_Scx + [frmtkthdbh]) ON SELECTION BAR 5 OF timkiem DO FORM(K_Scx + [frmtkthdnh]) DEFINE POPUP trogiup MARGIN RELATIVE SHADOW COLOR SCHEME 2 FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 1 OF trogiup PROMPT "Giới thiệu về tác giả" FONT M_Font_Name, M_font_Size DEFINE BAR 2 OF trogiup PROMPT "Thư giãn một chút" FONT M_Font_Name, M_font_Size ON SELECTION BAR 1 OF trogiup DO (K_Fxp + [Smabout]) ON SELECTION BAR 2 OF trogiup DO (K_Fxp + [Smfunny]) * ********************************************************* PROCEDURE _1530kqdav DO QuitProc IN Main Nhóm các nút Về đầu go top thisform.refresh Về trước skip-1 if bof() go top =messagebox(" Đây là bản ghi đầu tiên !",0+48+0,"THông báo") endif thisform.refresh Kế tiếp skip if eof() go bottom = messagebox(" Đây là bản ghi cuối cùng !",0+48+0,"THông báo") endif thisform.refresh Về cuối go bottom thisform.refresh Thêm = dodefault() if this.parent.them.caption="\<Thêm" then begin transaction this.parent.them.caption="\<Lưu" this.parent.sua.caption="\<Hủy" this.parent.xoa.enabled=.f. this.parent.thoat.enabled=.f. append blank else this.parent.them.caption="\<Thêm" this.parent.sua.caption="\<Sửa" this.parent.xoa.enabled=.t. this.parent.thoat.enabled=.t. end transaction endif thisform.refresh Sửa if this.parent.sua.caption="\<Sửa" then begin transaction this.parent.them.caption="\<Lưu" this.parent.sua.caption="\<Hủy" this.parent.xoa.enabled=.f. this.parent.thoat.enabled=.f. else this.parent.them.caption="\<Thêm" this.parent.sua.caption="\<Sửa" this.parent.xoa.enabled=.t. this.parent.thoat.enabled=.t. rollback if eof() skip-1 endif endif thisform.refresh Xoá if messagebox(" Xoa record nay khong?",36,"Chu y")=6 delete set deleted on *pack close all if !eof() skip endif if eof() and !bof() skip -1 endif endif thisform.refresh Thoát if messagebox("Co thoat khong(Y/N)" ,36,"thong bao")=6 then thisform.release *close all endif CLOSE ALL CLEAR ALL Init_SysVar() DO MainMenu m_ScrRow = SROW() m_ScrCol = SCOL() SET PROCEDURE TO PrgLib _SCREEN.Caption = ConvertToVN(M_Ten_cty) + ' - ' + ALLTRIM(M_Version) _SCREEN.Icon = "Qlbh.Ico" CreateTmpDir() && tao thu muc tam cho chuong trinh RELEASE PAD _MTable OF _MSYSMENU RELEASE PAD _MEdit OF _MSYSMENU RELEASE PAD _MFile OF _MSYSMENU RELEASE PAD _MView OF _MSYSMENU RELEASE PAD _MSm_WINDO OF _MSYSMENU RELEASE PAD _MSm_FORMAT OF _MSYSMENU RELEASE PAD _MSm_TOOLS OF _MSYSMENU RELEASE PAD _MSm_PROG OF _MSYSMENU RELEASE PAD _MSm_SYSTM OF _MSYSMENU RELEASE PAD _MSm_TEXT OF _MSYSMENU HideToolBar() DO FORM fLogin OPEN DATABASE Data1 IF LASTKEY() = 27 QUIT ENDIF RETURN * thu tuc khoi tao bien he thong PROCEDURE Init_SysVar SELECT 0 USE Sysvar ALIAS SysVar SCAN FOR !EMPTY(NAME) M.Value = ALLTRIM(VALUE) M.Name = ALLTRIM(NAME) PUBLIC (M.Name) DO CASE CASE TYPE = 'C' STORE ALLTRIM(M.Value) TO (M.Name) CASE TYPE = 'N' STORE VAL(M.Value) TO (M.Name) CASE TYPE = 'D' STORE CTOD(M.Value) TO (M.Name) CASE TYPE = 'S' _Str = ALLT(M.Value) STORE &_Str TO (M.Name) ENDCASE ENDSCAN USE IN SysVar RETURN * thu tuc thiet lap moi truong lam viec PROCEDURE Set_Env ON ERROR NUMLOCK(.T.) SET AUTO OFF SET BELL ON SET CARRY OFF SET CENT ON SET CLOCK STATUS SET CONFIRM ON SET DATE FRENCH SET DECI TO 4 SET DELETED ON SET DEVELO ON SET ESCAPE OFF SET EXACT OFF SET EXCLUSIVE OFF SET HELP ON SET HOUR TO 24 SET NEAR ON SET REFRESH TO 1,1 SET STATUS BAR ON SET SAFE OFF SET TALK OFF SET SYSMENU OFF SET UDFPARMS TO REFERENCE ENDPROC *- Tao ra thu muc tam cho chuong trinh PROCEDURE CreateTmpDir() IF EMPTY(K_Tmp) K_Tmp = "C:\qlbhTMP\" ENDIF IF !DIRECTORY(K_Tmp) MD &K_Tmp ENDIF ENDPROC *- Xoa bo thu muc tam khi thoat PROCEDURE DeleteTmpDir(pDir) pDir = IIF(PARAMETERS() < 1, K_Tmp, ALLTRIM(pDir)) DELETE FILE (pDir + '*.*') RD &pDir ENDPROC *Ham an cac thanh cong cu FUNCTION HideToolBar LOCAL i TB_FORMDESIGNER_LOC = "Form Designer" TB_STANDARD_LOC = "Standard" TB_LAYOUT_LOC = "Layout" TB_QUERY_LOC = "Query Designer" TB_VIEWDESIGNER_LOC = "View Designer" TB_COLORPALETTE_LOC = "Color Palette" TB_FORMCONTROLS_LOC = "Form Controls" TB_DATADESIGNER_LOC = "Database Designer" TB_REPODESIGNER_LOC = "Report Designer" TB_REPOCONTROLS_LOC = "Report Controls" TB_PRINTPREVIEW_LOC = "Print Preview" WIN_COMMAND_LOC = "Command" WIN_PROJECT_MAN = "Project Manager" DIMENSION aToolBars (13,2) aToolBars(1,1) = TB_FORMDESIGNER_LOC aToolBars(2,1) = TB_STANDARD_LOC aToolBars(3,1) = TB_LAYOUT_LOC aToolBars(4,1) = TB_QUERY_LOC aToolBars(5,1) = TB_VIEWDESIGNER_LOC aToolBars(6,1) = TB_COLORPALETTE_LOC aToolBars(7,1) = TB_FORMCONTROLS_LOC aToolBars(8,1) = TB_DATADESIGNER_LOC aToolBars(9,1) = TB_REPODESIGNER_LOC aToolBars(10,1) = TB_REPOCONTROLS_LOC aToolBars(11,1) = TB_PRINTPREVIEW_LOC aToolBars(12,1) = WIN_COMMAND_LOC aToolBars(13,1) = WIN_PROJECT_MAN FOR i = 1 TO ALEN(aToolBars, 1) aToolBars(i,2) = WVISIBLE(aToolBars(i,1)) IF aToolBars(i,2) HIDE WINDOW (aToolBars(i,1)) ENDIF ENDFOR ENDPROC