Đồ án Ứng dụng soạn thảo van bản của msword

) Chuyển con trỏ đến vị trí mới Vào Edit/Paste (Ctrl + V) 2. Chuyển văn bản Chọn văn bản muốn chuyển Vào Edit/Cut (Ctrl+X) Chuyển con trỏ đến vị trí mới Vào Edit/Paste 3. Sao chép định dạng 1. Bôi đen khối đã định dạng 2. Bấm vào nút Format Painter 3. Đưa con trỏ hình chổi quét trên những vùng cần định dạng Ghi chú: Muốn sao chép được nhiều lần phải bấm kép chuột trên nút Format Painter 4. Thiết lập các điểm TAB trống Các điểm Tab được thiết lập chuẩn sau mỗi khoảng cách 0.5 inchs bắt đầu từ mép trái của trang in. Ta có thể thay đổi vị trí của các điểm Tab của các đoạn văn bản được chọn. Khi thiết lập một điểm Tab mới các Tab mặc nhiên sẽ bị xoá hết 1. Chọn đoạn văn bản muốn thiết lập Tab 2. Bấm trỏ chuột vào góc bên trái của thước nằm ngang đến khi nhận được Tab muốn dùng 3. Trên thước đo, bấm trỏ chuột vào vị trí muốn đặt Tab 4. Đưa con trỏ đến vị trí cần đẩy Tab và ấn phím Tab Bài 3: Định dạng văn bản 1. Định dạng ký tự trong menu Chọn phần văn bản muốn thay đổi Vào Format chọn Font, hộp hội thoại Font sẽ xuất hiện Font: Lựa chọn kiểu phông chữ Font stype: Lựa chọn kiểu chữ Size: Lựa chọn cỡ chữ Underline: Các kiểu gạch chân chữ Color: Chọn màu chữ Fffects: Định dạng chữ theo mẫu có sẵn 2. Cách gõ chỉ số trên, dưới + = + = - Shift + Ctrl + Phím Gõ chỉ số trên - Ctrl + Phím Gõ chỉ số dưới Muốn con trỏ trở về bình thường, gõ lại các phím trên 3. Nén, dãn chữ - Bôi đen khối văn bản - Vào Format/Font/Character Spacing. Màn hình sẽ xuất hiện hội hội thoại gồm các mục + Spacing . . . By 5 Giãn chữ 6 Nén chữ 4. Làm việc với đoạn Để căn chỉnh đoạn văn bản: vào Format chọn Paragraph, hộp hội thoại Paragraph sẽ xuất hiện. Bấm chọn Indent and Spacing. - Indentation: đặt độ lệch so với lề + Left: Độ lệch lề trái + Right: Độ lệch lề phải - Special: định dạng cho dòng đầu tiên của văn bản + None: Không sử dụng Special + First line: Để dòng đầu tiên thụt vào + Hanging: Để tạo dòng đầu nhô ra (Chú ý: Có thể đặt độ lệch so với lề bằng thước trên màn hình) - Spacing: Chỉnh khoảng trống phía trước và sau đoạn văn bản + Before: Chỉnh khoảng trống phía trước đoạn văn bản + Apter: Chỉnh khoảng trống phía sau đoạn văn bản - Line Spacing At: chỉnh khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản + Single: để cách dòng đơn + 1.5 line: để cách 1 dòng rưỡi + Double: để cách dòng đôi + At Least: Để cách dòng ít nhất (sau đó gõ giá trị cách dòng vào At) + Exactly: Để cách dòng chính xác (sau đó gõ giá trị cách dòng vào At) + Multiplt: để cách dòng theo hệ số lần dòng đơn Bài 4: Trình bầy trang & Xem tài liệu trước khi in và in ấn 1. Trình bầy trang 1.1. Chọn cỡ giấy và hướng in Vào File chọn Page Setup. Hộp hội thoại Page Setup sẽ xuất hiện Chọn phần Page Size trong hội thoại Page Setup - Paper Size: Chọn cỡ giấy cho trang in - Orientation: Chọn hướng giấy + Portrait: hướng giấy dọc + Landscape: hướng giấy ngang - Apply To: Bấm chọn một trong 3 khả năng áp dụng cỡ giấy in và hướng in: + This Section: Để áp dụng cho vùng hiện tại + This Point Forward: Để áp dụng in từ vị trí hiện tại đến vùng kế sau + Whole Document: Để áp dụng cho toàn bộ tài liệu. - Default: bấm vào nút này nếu muốn cố định cỡ giấy và các phần vừa chỉnh sửa cho máy tính 1.2. Đặt lề trang Vào File chọn Page Setup. Hộp hội thoại Page Setup sẽ xuất hiện Chọn phần Margins trong hội thoại Page Setup - Top: đặt lề trên - Bottom: đặt lề dưới - Left: đặt lề trái - Right: đặt lề phải - From Edge: đặt lề cho tiêu đề đầu và cuối trang - Header: Đặt lề cho tiêu đề đầu trang - Footer: Đặt lề cho tiêu đề cuối trang - Mirror Margins: Tạo trang đối nhau (áp dụng cho tài liệu in 2 mặt) - Default: bấm vào nút này nếu muốn cố định các phần vừa chỉnh sửa cho máy tính 1.3. Đánh số trang 1. Vào menu Insert chọn Page Number. Hộp thoại Page Number xuất hiện 2. Trong mục Position chọn vị trí đánh số trang: - Top of Page: Đánh số ở đầu trang - Bottom of Page: Đánh số ở cuối trang 3. Trong mục Alignment: Chọn Left, Center, Right hoặc Inside hay Outside để đặt số trang ở bên trái, giữa, bên phải, nằm phía trong cùng hay ngoài cùng của trang 4. Nếu đánh số trang ngay từ trang đầu tiên ta bấm chọn hộp Show Number on First Page 5. Bấm vào nút Format để chọn kiểu đánh số trang. Gõ số bắt đầu của trang đầu tiên ở hộp Start At 1.4. Thiết lập Tiêu đề đầu và cuối trang Vào View chọn Header and Footer Gõ tiêu đề trang vào phần dành cho tiêu đề (Header) Chèn số trang Chuyển xuống tiêu đề cuối trang và ngược lại 3. Chọn nút Close để trở về tài liệu chính * Muốn xoá bỏ các tiêu đề đầu và cuối trang ta bấm kép chuột trên phần tiêu đề và xoá hết các văn bản ở trong đó. 2. Xem tài liệu trước khi in và in ấn 2.1. Chế độ hiển thị tài liệu trước khi in (Print Preview) - Vào File chọn Print Preview Màn hình Print View có các nút lệnh sau: Bật, tắt chế độ phóng to, thu nhỏ tài liệu Hiện nhiều trang trên màn hình Bật, tắt thước - Phím Page Up: Lật trang trước - Phím Page Down: Lật trang sau Ra khỏi chế độ Print View 2.2. In ấn 1. Vào File chọn Print 2. Hộp hội thoại Print hiện ra ta chọn: - All: Nếu in toàn bộ tài liệu - Current Page: Nếu chỉ in trang tài liệu đang hiện hành - Pages: + Nếu in một số trang liên tục ta đặt trang đầu và trang cuối cần in cách nhau bằng dấu (-). Ví dụ muốn in từ trang 5 đến trang 12 của tài liệu ta gõ vào: 5-12 + Nếu in một số trang không liên tục ta đặt các trang cách nhau bằng dấu (,). Ví dụ muốn in trang 2, 7, 9 ta gõ vào như sau: 2,7,9 - Chọn số lần in 1 tài liệu ở hộp Copies. 3. Chọn OK để in Hủy bỏ việc in: Khi đã ra lệnh in tài liệu, để ngắt hay huỷ bỏ việc in bấm phím Esc trên bàn phím. Chương 2: trang trí trang văn bản B àI 5: Chèn hiệu ứng đặc biệt 1. Chèn thêm các kí hiệu đặc biệt 1. Đưa con trỏ đến vị trí cần chèn thêm kí hiệu 2. Vào Insert chọn Symbol 3. Trong mục Font, bấm chọn tên font cần thiết có chứa các kí hiệu muốn chọn 4. Bấm trỏ chuột tại vị trí kí hiệu muốn chèn sau đó bấm vào nút Insert. Muốn chèn kí hiệu khác làm lại từ bước 3 5. Bấm Close để kết thúc 2. Chèn ảnh vào tài liệu 1. Vào Insert /Picture/Clip Art 2. Chọn hình ảnh cần chèn 3. Kích chuột trái =>Chọn nút Insert Chỉnh sửa ảnh: Bấm chọn ảnh cần chỉnh (Khi thấy xuất hiện ô vuông nhỏ xung quanh ảnh là anh đã được chọn) - Thay đổi kích thước ảnh: đưa trỏ chuột đến ô vuông nằm ở mép ảnh, khi thấy xuất hiện mũi tên 2 chiều thì bấm và kéo chuột để thay đổi - Thay đổi vị trí ảnh: đưa trỏ chuột vào trong ảnh, khi thấy xuất hiện mũi tên 4 chiều thì bấm chuột và kéo đến vị trí mới. - Xoá ảnh: chọn ảnh cần xoá sau đó nhấn phím Delete - Đặt kiểu hiện thị giữa ảnh và văn bản + Bấm chọn ảnh + Vào Format/Picture/Layout sau đó chọn mẫu hiển thị + Wrapping Style : Kiểu hiệu ứng + Horizontal alignment : Căn lề cho đối tượng ảnh + Advanced : Các tuỳ chọn nâng cao - Wrapping Style : Kiểu hiệu ứng - Wrap Text :Vị trí của Text - Distance from Text : Khoảng cách từ ảnh tới Text 3. Chèn chữ Nghệ thuật 1 Vào Insert /Picture/Word Art 2. Chọn mẫu chữ sau đó bấm OK 3. Gõ chữ vào hộp Text sau đó chọn font chữ và cỡ chữ à bấm OK 4. Sửa chữ (sửa trên thanh Word Art) - Sửa nội dung, font chữ Chọn lại mẫu chữ Định dạng chữ, chọn màu chữ Chọn kiểu hiển thị Xoay chữ: bấm vào nút Free Rotate sẽ thấy xuất hiện điểm tròn màu xanh ở 4 góc của chữ, khi đó đưa chuột vào điểm màu xanh bất kỳ bấm kéo chuột để xoay Bài 6: một số chức năng áp dụng cho đoạn văn bản 1. Chèn Ký hiệu, đánh thứ tự đầu đoạn Cách 1: Dùng nút lệnh trên thanh công cụ - Chọn các đoạn cần định dạng - Nháy chuột lên biểu tượng để chèn ký hiệu đầu mỗi đoạn văn bản - Nháy chuột lên biểu tượng để đánh thứ tự cho mỗi đoạn Khi không muốn định Bulletes hay Numbering: bấm trở lại một trong 2 nút trên Cách 2: Dùng Menu Chọn các đoạn Vào Format chọn Bulletes and Numbering * Chọn phần Bulletes: nếu muốn chèn ký hiệu đặc biệt đầu đoạn Muốn chèn thêm ký hiệu bấm vào Customize rồi bấm vào Bullet sau đó chọn ký hiệu, bấm OK * Chọn phần Numbered: Nếu muốn đánh số thứ tự đầu đoạn Chọn kiểu số rồi bấm OK 2. Định số cột cho tài liệu - Vào Format chọn Columns. - Gõ số cột cần tạo vào Number of Columns - Muốn có đường kẻ giữa các cột bấm vào Line Between - Gõ khoảng cách giữa 2 cột vào Spacing. * Có thể tạo cột bằng cách bấm vào nút Columns trên thanh công cụ rồi chọn số cột muốn trình bày. 3. Tạo chữ cái lớn đầu dòng 1. Chọn chữ cái đầu tiên trong đoạn văn bản 2. Vào Format chọn Drop Cap 3. Trong mục Position, bấm chọn Dropped hay In Margin 4. Trong Font, bấm chọn loại Font áp dụng cho chữ cái lớn 5. Tại mục Line To Drop: Đưa vào số dòng văn bản nhường chỗ cho chữ cái lớn 6. Tại mục Distance From Text: Đưa vào số ký tự trống ngăn cách giữa chữ cái lớn với phần văn bản còn lại của đoạn. 7. Bấm chọn OK * Để huỷ bỏ hiệu ứng Drop Cap đối với đoạn văn bản đã tạo chữ cái lớn: Trong mục Position của hộp Drop Cap bấm chọn None 4. Tạo Đường viền và đặt nền khối văn bản - Bôi đen khối cần đặt nền - Vào Format/Boders and Shading * Chọn Boders: nếu muốn tạo đường viền xung quanh khối văn bản - Chọn kiểu đường viền ở Style - Chọn kiểu viền ở Setting * Page Boders: Viền Xung quang trang * Shading: đặt nền khối (chọn kiểu nền ở hộp Fill) Bài 7: Làm việc với bảng 1. Tạo một bảng mới 1. Đưa điểm trỏ đến vị trí muốn chèn bảng mới 2. Vào Table chọn Insert => Table. Hộp hội thoại xuất hiện 3. Đưa số cột vào mục Number of Columns, đưa số dòng vào Number of Rows 5. Chọn OK 2. Di chuyển trong bảng. Để di chuyển trong một bảng, bấm trỏ chuột trên ô muốn chuyển đến hoặc bằng các tổ hợp phím đặc biệt sau: Di chuyển đến ô kế tiếp Di chuyển đến ô trước đó Lên trên hay xuống hàng dưới Đến ô đầu tiên trong hàng Đến ô cuối cùng trong hàng Đến ô đầu tiên trong cột Đến ô cuối cùng trong cột Tab Shift + Tab ộ hay ờ Alt + Home Alt + End Alt + Page Up Alt + Page Down 3. Thêm các đường kẻ vào bảng, tạo nền bảng * Muốn đưa các biên và đường kẻ vào trong bảng thực hiện như sau: 1. Đưa điểm trỏ nhận văn bản vào trong bảng 2. Vào Format chọn Border and Sharding 3. Trong mục Presets, chọn các mục sau - Grid: Tạo đường kẻ cho toàn bảng - Box: Chỉ tạo đường kẻ viền xung quanh bảng - None: Loại bỏ đường kẻ trong toàn bảng. 4. Trong mục Line, chọn kiểu đường kẻ dùng cho bảng 5. Chọn OK * Tạo nền bảng: 1. Chọn các ô cần tạo nền 2. Vào Format/Border and Sharding /Sharding 3. Bấm chọn nền ở Fill 4. Chọn OK 4. Tu sửa bảng a) Chọn các ô, các hàng, các cột - Muốn chọn 1 ô bấm trỏ chuột trên lề trái của ô đó (ở giữa phần văn bản và đường viền của ô) - Muốn chọn 1 hàng: Vào Table chọn Select => Row - Muốn chọn 1 cột: Vào Table chọn Select => Column - Muốn chọn nhiều ô, hàng, cột bấm rê trỏ chuột chạy qua các ô, hàng, cột cần chọn. -Muốn chọn toàn bảng: Vào Table chọn Select => Table b) Chèn thêm hàng, cột vào bảng - Chèn thêm hàng: + Chọn hàng tạo vị trí cần chèn. + Vào Table chọn Insert => Row, hàng mới được chèn vào sẽ nằm trên hàng được chọn - Chèn thêm cột: + Bấm chọn cột tại vị trí cần chèn + Vào Table chọn Insert => Colums, cột mới được chèn vào sẽ nằm bên trái cột được chọn c) Xoá hàng, cột trong bảng - Xoá hàng: Bấm chọn hàng muốn xoá, sau đó vào Table/Delete =>Row - Xoá cột: Bấm chọn cột muốn xoá, sau đó vào Table/Delete => Colums - Xoá bảng: Bấm chọn toàn bảng, sau đó bấm vào nút Cut (hình kéo) trên thành công cụ d) Di chuyển hay sao chép các ô, hàng, cột của bảng Muốn sao chép hay di chuyển văn bản, đồ hoạ hoặc hình ảnh trong bảng ta sử dụng các phương pháp giống như ở ngoài bảng. 5. Nhập và tách ô trong bảng * Nhập ô: Chọn các ô muốn nhập lại sau đó vào Table chọn Merge. * Tách ô: Chọn 1 ô muốn tách sau đó vào Table chọn Split Cells. Khi hộp hội thoại Split Cells hiện ra ta gõ số cột cần tách vào Number of Column. 6. Tạo công thức - Đặt con trỏ vào ô cần chứa công thức - Vào Table chọn Formula, khi đó xuất hiện hộp thoại Tại hộp Formula: Cho phép ta gõ trực tiếp công thức VD: = SUM(Left) Cộng các số cùng dòng phía bên trái ô được chọn Bài 8: Các công cụ đồ hoạ (drawing) 1. Tạo một đối tượng đồ hoạ Để bật hoặc tắt thanh công cụ đồ hoạ, bấm chuột vào biểu tượng Drawing trên thanh công cụ. - Vẽ đoạn: Bấm trỏ chuột vào nút Line trên thanh Drawing, con trỏ biến thành dấu + , sau đó đưa trỏ chuột đến vị trí cần vẽ trong tài liệu và rê chuột để vẽ (nếu vẽ đường thẳng thì ấn Shift trong lúc vẽ) - Vẽ hình chữ nhật: Bấm trỏ chuột vào nút Rectangle rồi rê chuột để vẽ (nếu vẽ hình vuông thì ấn Shift trong lúc vẽ) - Vẽ hình Oval: Bấm trỏ chuột vào nút Oval rồi rê chuột để vẽ (nếu vẽ hình tròn thì ấn Shift trong lúc vẽ) - Bấm vào AutoShapes để chọn các hình có mẫu sẵn trong Winword97 - Tạo hộp văn bản (Text Box): Bấm chuột vào nút Text Box. Hộp Text Box này cho phép chứa văn bản, đồ hoạ, công thức ... bên trong. 2. Tô màu đồ hoạ * Tô màu nền: Chọn đồ hoạ cần tô sau đó bấm vào nút Fill Color. Hộp màu xuất hiện trong đó. - No Fill: Không có nền - More Fill Color: Hiện bảng màu tự chọn - Fill Effects: Trộn màu * Tô màu đường vẽ: Chọn đồ hoạ cần tô sau đó bấm vào nút Line Color - No Fill: Không có đường viền - More Fill Color: Hiện bảng màu tự chọn - Patterned Lines: Chọn mẫu đường viền 3. Chỉnh sửa đồ hoạ - Chọn nhiều hình: + Cách 1: ấn giữ Shift sau đó bấm chọn các đối tượng + Cách 2: Bấm trỏ chuột vào nút Select Object (hình mũi tên) rồi vẽ đường bao quanh các đối tượng muốn chọn. - Chọn kiểu nét vẽ: Bấm trỏ chuột vào nút Line Style sau đó chọn kiểu đường vẽ thích hợp. - Thay đổi hình đã vẽ: bấm chọn hình cần thay đổi sau đó bấm vào Draw, chọn Change AutoShape, chọn hình mẫu. - Thêm chữ vào hình: Bấm chuột phải trên hình, chọn Add Text - Thay đổi vị trí: Bấm chọn hình, sau đó đưa trỏ chuột vào mép của hình đã vẽ, khi thấy trỏ chuột đổi thành hình mũi tên có mũi tên 4 chiều thì bấm giữ và rê chuột đến vị trí cần chuyển tới. - Thay đổi hình dạng, kích thước: Bấm chọn hình, đưa trỏ chuột đến một trong các ô vuông nhỏ , khi thấy xuất hiện mũi tên 2 chiều thì bấm giữ và rê trỏ chuột để thay đổi kích thước. - Xoay hình: + Bấm chọn hình cần xoay + Bấm vào nút Free Rotate + Đưa con trỏ đến điểm màu xanh trên hình, bấm giữ và xoay theo ý * Sao chép, xoá đối tượng: - Xoá: Chọn đối tượng, sau đó bấm phím Delete - Sao chép: + Chọn đối tượng, sau đó bấm nút Copy + Bấm chọn nút Paste 4. Nhóm hình: - Chọn các hình cần nhóm - Vào Draw chọn Group Muốn bỏ nhóm : Vào Drow chọn Ungroup Chương 3: Các thao tác kỹ năng Bài 9: Một số kỹ năng khi soạn thảo văn bản 1. Đổi tên tài liệu 1. Vào File chọn Save As 2. Gõ tên mới ở File Name 3. Chọn Save 2. Sao chép tài liệu sang ổ đĩa khác 1. Vào File chọn Save As 2. Chọn ổ đĩa cần sao chép sang ở Save in 3. Chọn Save 3. Đặt mật khẩu cho tệp tài liệu Vào File chọn Save Đặt tên tài liệu ở File Name Bấm chuột vào Options.., sau đó gõ mật khẩu vào mục Password to open, tiếp đó chọn OK Nhập lại mật khẩu vào mục Reenter Password to open -> chọn OK Bấm chuột vào Save Đóng tài liệu và mở lại để kiểm tra kết quả 4. Tìm kiếm và thay thế văn bản Vào Edit chọn Replace Find What: Đưa vào nội dung văn bản bị thay thế Replace With: Đưa vào nội dung văn bản mới được thay thế Bấm Replace: Nếu thay thế từng văn bản một Bấm Replace All: Nếu thay thế trong toàn bộ tài liệu tất cả những văn bản đã được xác định. Chọn OK sau đó chọn Close 5. Gõ tắt văn bản a) Gõ tắt bằng AutoText 1. Chọn đoạn văn bản cần ghi nhớ 2. Vào Insert chọn Autotext - Đặt tên cho đoạn văn bản được ghi nhớ vào hộp Enter Autotext entries here - Bấm nút Add để ghi 3. Khi cần chèn đoạn văn bản đã được ghi nhớ trong Auto Text ta gõ tên đoạn văn bản sau đó bấm F3. Ghi chú: Muốn xoá đoạn văn bản đã lưu trong AutoText thì bấm chọn tên đoạn văn bản sau đó bấm vào nút Delete. b) Gõ tắt bằng AutoCorrect Vào Tools chọn AutoCorrect Chọn hộp hình vuông Replace Text As You Type Replace: Gõ vào chữ đánh tắt With: Chữ được thay thế Bấm vào nút Add để ghi lại. Bấm OK để ra khỏi Khi muốn gõ tắt ta gõ chữ tắt sau đó bấm phím dấu cách Ghi chú: Muốn xoá đoạn văn bản đã lưu trong AutoCorrect thì bấm chọn tên đoạn văn bản sau đó bấm vào nút Delete. Bài 10: Tạo tab dẫn và nhập công thức toán học 1. Thiết lập các điểm Tab với kí tự dẫn 1. Vào Format chọn Tab 2. Trong mục Tab Stop Position gõ vào điểm dừng của Tab 3. Trong mục Alignment , bấm chọn loại Tab muốn thiết lập 4. Trong mục Leader bấm chọn kiểu kí tự dẫn 5. Chọn Set để thiết lập Muốn thiết lập Tab tiếp theo lặp lại từ bước 2 6. Chọn OK để kết thúc việc thiết lập Tab * Xoá hay di chuyển các điểm Tab: - Chọn các đoạn văn bản cần thao tác - Để xoá Tab: + Cách 1: Bấm và rê trỏ chuột trên ký hiệu Tab ra khỏi thước đo nằm ngang + Cách 2: Vào Format chọn Tab: - Bấm vào Clear nếu muốn xoá một Tab - Bấm Clear All nếu muốn xoá tất cả các Tab - Để dịch chuyển điểm Tab, bấm rê trỏ chuột trên ký hiệu Tab trên thước đo ngang và rời đến vị trí mới 2. Tạo phương trình, công thức (Equation Editor). 1. Đưa điểm trỏ nhận văn bản đến nơi muốn chèn công thức 2. Vào Insert chọn Object. Khi hộp hội thoại Object xuất hiện, chọn Microsoft Equation, sau đó bấm OK. 3. Tạo phương trình bằng cách đưa vào văn bản và bấm chọn các kí hiệu, toán tử và các khuôn mẫu từ thanh công cụ Equation Editor. Bài 11: tạo mẫu stype và mục lục 1. Trình bày màn hình a) Bật, tắt các thanh công cụ - Bật các thành công cụ trên màn hình: Vào View chọn Toolbars sau đó bấm chọn thanh công cụ cần bật. - Tắt thanh công cụ: Vào View chọn Toolbars sau đó bấm chọn thanh công cụ cần tắt. b)- Hiển thị thước trên màn hình: + Vào View chọn Ruler 2. Tạo mẫu Stype a. Cách tạo Stype Bấm chuột vào Format chọn Stype Bấm chuột vào New để tạo mẫu Stype mới + Bấm chuột vào Name: đặt tên cho Stype + Bấm chuột vào Format để định dạng cho mẫu Stype + Bấm chuột vào Shortcutkey để tạo phím tắt cho mẫu Stype (nếu cần) + Bấm OK để ghi lại mẫu Stype Muốn chỉnh sửa lại mẫu Stype ta bấm chuột vào Modify... Muốn xoá mẫu Stype ta bấm chuột vào Delete Nhấn chuột vào Apply để áp dụng Stype cho tệp văn bản hiện tại Muốn áp dụng Stype cho tất cả các File trong Word ta làm như sau: + Nhấn chuột vào Organizer.....xuất hiện hộp thoại + Bấm chọn Stype cần sử dụng cho tất cả các File ở hộp bên trái sau đó nhấn vào nút Copy để sao chép sang hộp bên phải. + Chọn Close để đóng cửa sổ b. Cách gán Style đã thiết lập cho tài liệu Chọn đoạn văn bản cần gán Stype Bấm chuột vào nút trên thanh công cụ định dạng Chọn tên Stype cần gán cho đoạn 3. Tạo thêm nút Stype trên thanh công cụ định dạng Bấm chuột vào View/Toolbars/Customize... Bấm chọn Commands. Tại Categories ta chọn Stype Bấm Chọn Stype cần tạo nút lệnh kéo lên thanh công cụ. 4. Tạo mục lục tự động Thiết lập Stype cho các đoạn cần đưa lên mục lục Mở tài liệu cần tạo bảng mục lục Vào insert chọn Index and Table... xuất hiện hộp thoại Chọn Table and Contents + Formats: Cho phép lựa chọn kiểu dáng của bảng mục lục + Show page number: ẩn hiện số trang của mục lục + Right align page number: Muốn căn số trang theo mép phải của trang + Show levels: ẩn hiện cấp độ của mục lục + Tab leader: Đặt ký tự dẫn + Options: Đặt cấp độ của mục lục theo thứ tự tăng dần 1, 2, 3,.... + Bấm chuột vào OK Bấm chọn Stype cần tạo nút lệnh và kéo lên thanh công cụ Bài 12: một số chức năng đặc biệt 1. Ghi chú thích cho từ hoặc đoạn Đặt con nháy vào cuối từ hoặc đoạn muốn ghi chú thích Vào insert chọn Footnote ... Xuất hiện hộp thoại + Chọn Footnote: đặt chú thích ở cuối trang + Chọn Endnote: đặt chú thích ở cuối tài liệu + Chọn AutoNumber: Máy tự động đánh số thứ tự cho chú thích + Chọn Custom Mark: đặt ký tự bất kỳ cho chú thích + Chọn xong bấm OK - Đưa con trỏ đến cuối trang hoặc cuối tài liệu để nhập lời giải thích cho đoạn 2. Chèn các ý kiến nhận xét cho đoạn Chọn đoạn văn bản cần chèn ý kiến nhận xét Vào insert chọn Comment Xuất hiện cửa sổ soạn thảo ta nhập ý kiến nhận xét Nhập xong ta nhấn mục Close Muốn xoá ý kiến nhận xét ta nhấn phím phải chuột vào đoạn văn bản đã tạo ý kiến nhận xét và chọn Delete Comment 3. Tạo chỉ dẫn tham chiếu a. Cách tạo Bước 1 Lựa chọn đoạn văn bản đích cần tham chiếu đến Vào insert chọn Bookmark ... Xuất hiện hộp thoại Bookmark ta đặt tên cho đoạn văn bản vào hộp Bookmark Bước 2 Lựa chọn đoạn văn bản cần đặt chỉ số tham chiếu Vào Insert chọn Hyperlink (hoặc bấm chuột vào biểu tượng Insert Hyperlink trên thanh công cụ). Xuất hiện hộp thoại Tại mục Named location in file(optional) ta bấm chọn mục Browse Xuất hiện hộp thoại bấm chọn tên đoạn văn bản cần tham chiếu đến. Chọn OK b. Cách dùng - Đưa chuột vào đoạn văn bản đã đặt chỉ số tham chiếu, khi xuất hiện bàn tay chỉ ta bấm chuột. 4. Tạo nhãn tự động Vào trong Insert chọn Caption Bấm chọn mục New Label tạo nhãn mới Đặt tên xong ta nhấn OK/OK Khi muốn xuất hiện nhãn, ta đặt con trỏ vào vị trí cần chèn nhãn sau đó vào Insert chọn Caption chọn nhãn đã đặt sau đó nhấn OK 5. Chèn file Lựa chọn đoạn văn bản Vào Insert chọn Hyperlink (hoặc bấm chuột vào biểu tượng insert Hyperlink trên thanh công cụ). Xuất hiện hộp thoại Tại mục Link to file or URL ta bấm chọn mục Brow Xuất hiện hộp thoại bấm chọn File cần liên kết chọn OK Bài 13: Vẽ biểu đồ Ví dụ: Cho bảng thống kê giá trị xuất khẩu năm 1997 như sau Loại Quí 1 Quí 2 Quí 3 Quí 4 Khoáng sản 180000 252000 155000 195000 Nông sản 165000 255455 165000 122000 Thuỷ sản 210000 241255 185000 164600 Yêu cầu: Hãy vẽ biểu đồ biểu diễn tình hình xuất khẩu khoáng sản, nông sản, thuỷ sản của 4 quý trong năm 1998 (vẽ theo dạng cột). Để tạo một đồ thị ta sử dụng Graph: 1. Bấm chọn bảng chứa dữ liệu cần biểu diễn trên biểu đồ 2. Bấm chọn nút biểu tượng Insert Chart trên thanh công cụ (hoặc vào Insert/Picture/chart) . Cửa số màn hình Microsoft Graph xuất hiện. 3. Bấm vào mũi tên sổ xuống của nút Chart Style để chọn kiểu đồ thị 4. Bấm Chuột phải trên biểu đồ Chọn Char Option để chọn các thuộc tính chỉnh sửa biểu đồ: - Titles: Gõ tiêu đề của biểu đồ - Gridlines: Chọn đường lưới cho biểu đồ - Legen: Chọn vị trí đặt hộp chú giải - Data Labels: Chọn nhãn chú thích cho biểu đồ: như hiện phần trăm (Show Percent), hiện giá trị (Show Value) 5. Bấm chuột ra ngoài biểu đồ, biểu đồ sẽ được chèn vào tài liệu (bên dưới của bảng dữ liệu). Theo yêu cầu của ví dụ trên ta được biểu đồ như sau Biểu đồ biểu diễn tình hình xuất khẩu năm 1998 Phần iII: Sử dụng Excel làm bảng tính Chương 1: Làm quen và các thao tác cơ bản trong Excel Bài 1: Nhập môn excel 1/ khởi động và thoát khỏi excel 1.1. Khởi động: Cách 1: -Khi đang làm việc trong môi trường WinDows ta nháy kép trỏ chuột tên biểu tượng Microsoft Excel Cách 2:- Vào Start/Program/ Microsoft Excel (Biểu tượng chữ X màu xanh) 1.2. Thoát khỏi Excel Cách 1: Nháy trỏ chuột tại điểm x của hộp điều khiển nằm trên góc phải của màn hình chính. Cách 2: từ menu File chọn Exit 2/ Giới thiệu màn hình chính: 2.1. Cấu tạo của bảng tính: Sau khi khởi động Excel màn hình chính sẽ xuất hiện, màn hình chính gồm các thành phần sau: - Nút điều khiển: Nằm ở góc phải trên cùng của cửa sổ Excel, có 3 nút điều khiển: Thu nhỏ Phóng to Đóng - Thanh tiêu đề: Thanh tiêu đề nằm trên cùng của cửa sổ Excel, hiển thị tên của tệp bảng tính. - Thanh thực đơn: Thanh Menu (thực đơn) nằm dưới tiêu đề, chứa các lựa chọn, mỗi thực đơn đều chứa một chữ gạch chân, ta có thể dùng tổ hợp phím Alt+ chữ gạch chân để mở thực đơn mà không phải dùng chuột . - Các thanh công cụ: chứa các biểu tượng của lệnh . - Thanh công thức: đưa và hiển thị các thông tin chứa trong ô đang được chọn, địa chỉ ô đang chọn. - Thanh trạng thái: nằm phía dưới cùng của màn hình chính, đưa ra cac thông tin về trạng thái làm việc của Excel như số trang hiện hành, tổng số trang của tập tài liệu.... Nút điều khiển Thanh tiêu đề Thanh menu Thanh công cụ Thanh công thức Thanh cuốn Thanh trạng thái - Thanh cuốn: Gồm có hai thanh cuốn dọc và ngang để di chuyển, xem các phần của bảng tính bị che khuất. 2.2. Khái niệm về bảng tính (Sheet): - Bảng tính bao gồm nhiều dòng (65356 dòng được đánh số từ 1, 2, 3,...đến 65356) và nhiều cột (256 cột được đánh số từ A, B, C,....) trên đó có chứa các dữ liệu dùng để xử lý và tính toán theo yêu cầu của bài. Nhiều bảng tính (sheet) kết hợp lại thành tập bảng tính (Book). Một tập bảng tính bao gồm 255 bảng tính. * Một số thao tác với bảng tính: - Chèn thêm bảng tính (Sheet): Thông thường một Book chỉ hiển thị một vài Sheet. Muốn chèn Sheet ta nhấn chuột phải tại vị trí Sheet cần chèn, chọn Insert sau đó bấm OK. - Đổi tên Sheet: Nhấn chuột phải tại Sheet cần đổi tên, chọn Rename sau đó gõ vào tên mới. - Xoá Sheet: Nhấn chuột phải trên Sheet cần xoá, chọn Delete à OK 2.3. Cách chọn các ô trong bảng tính - Để chọn cột, ta bấm trỏ chuột vào tên của cột. - Để chọn dòng, ta bấm trỏ chuột vào tên của dòng. - Để đánh dấu cả bảng tính, ta bấm trỏ chuột vào vào giao điểm của tên cột và tên dòng(ở vị trí bên trên, phía trái của bảng tính ). Để đánh dấu các ô liền nhau, ta bấm trỏ chuột vào ô đầu của khối, giữ phím Shift, bấm trỏ chuột vào ô cuối của khối. Để đánh dấu các ô rời rạc, không liền nhau, Giữ phím Ctrl trong khi bấm trỏ chuột vào các ô cần đánh dấu 3/ Các loại dữ liệu và Công thức toán học 3.1. Các loại dữ liệu - Để tạo ra một bảng tính có ý nghĩa, ta phải đưa dữ liệu vào bảng tính - Có hai loại dữ liệu: + Dữ liệu dạng chuỗi: là dữ liệu có dạng chuỗi ký tự bao gồm các chữ cái từ A đến Z, các con số từ 0 đến 9 và các dấu đặc biệt. Dữ liệu dạng chuỗi luôn được căn trái trong ô. Muốn mô tả dữ liệu dạng chuỗi khi gõ ta phải bắt đầu bằng dấu (‘). Ví dụ: ‘09823; Khi sử dụng công thức dữ liệu dạng chuỗi được đặt trong dấu nháy kép ( " ) VD: =c2" loại giỏi" + Dữ liệu dạng giá trị : Là dữ liệu có dạng số, ngày tháng năm, phần trăm... Dữ liệu dạng giá trị luôn được căn thẳng lề phải trong ô. 3.2. Toán tử toán học: (+),(-) Số dương, số âm +, - Cộng, trừ *, / Nhân, chia ^ Luỹ thừa > Lớn hơn < Nhỏ hơn >= lớn hơn hoặc bằng <= nhỏ hơn hoặc bằng Khác Cách nhập công thức. Bấm vào ô cần tính kết quả sau đó gõ công thức, công thức được gõ bắt đầu là dấu = VD: =(a2+d2)/c8 Bài 2: Quản lý và định dạng bảng tính 1/ Quản lý tập bảng tính 1.1. Tạo tập bảng tính mới: Cách 1: Vào File chọn New Cách 2: Bấm Ctrl+N Cách 3: Bấm chuột vào biểu tượng New 1.2. Lưu giữ tập bảng tính: - Vào File chọn Save - Gõ tên tập bảng tính vào hộp File Name - Chọn ổ đĩa lưu tập bảng tính ở Save in à Chọn thư mục chứa tập bảng tính - Chọn Save 1.3. Đổi tên hoặc lưu tập bảng tính vào ổ đĩa khác: - Vào File chọn Save as - Đổi tên tập bảng tính ở File Name (nếu muốn đổi tên) - Chọn ổ đĩa cần lưu tập bảng tính ở Save in (Nếu muốn copy tập bảng tính sang ổ đĩa khác) - Chọn thư mục cần chuyển tập bảng tính đến(Nếu muốn chuyển đổi thư mục) - Chọn Save 1.4. Đóng tập bảng tính Vào File chọn Close 1.5. Mở tập bảng tính đã có: Vào File chọn Open Chọn ổ đĩa đang lưu tập bảng tính ở Look in Mở thư mục đang chứa tập bảng tính Bấm chọn tên tên tập bảng tính muốn mở Bấm nút Open 2/ Các loại địa chỉ ô địa chỉ ô - Ô là giao điểm của cột và dòng, địa chỉ của ô mang tên của cột và dòng tạo ra nó VD: A1,B2,..... - Ô có 3 loại địa chỉ sau: + Địa chỉ tương đối: Là địa chỉ mà toạ độ ô được ghi trong công thức sẽ thay đổi mỗi khi sao chép tới vị trí mới. Ví dụ: Ô C1 có công thức là A1+B1 thì khi sao chép sang ô C4 sẽ có công thức là: A4+B4 + Địa chỉ tuyệt đối: Là địa chỉ không thể thay đổi khi ta sao chép tới vị trí mới. Địa chỉ tuyệt đối có dấu $ ở đầu Ví dụ: $A$4, $B$4,... + Địa chỉ hỗn hợp: Là địa chỉ chứa cả hai loại địa chỉ trên, khi ta sao chép phần tương đối thay đổi còn phần tuyệt đối dữ nguyên Ví dụ: A$4, $A4 3. Định dạng bảng tính 3.1. Định dạng ô - Chọn các ô cần định dạng - vào Format/ Cells và có các lựa chọn sau: a) Number: Chọn kiểu dữ liệu cho ô Chọn kiểu dữ liệu trong Category( Number - kiểu số,Currence: kiểu tiền tệ, Date - kiểu ngày tháng, Time - kiểu thời gian , Percentage - dạng phần trăm, Fraction - Kiểu phân số, Text - kiểu văn bản) b) Alignment( Căn chỉnh dữ liệu) - Horizontal: Căn chỉnh dữ liệu theo chiều ngang + Genaral : Dạng mặc định của Excel + Left : Dữ liệu sang bên trái của ô + Center : Dữ liệu ở giữa ô + Right : Dữ liệu sang bên phải ô + Fill : Dữ liệu điền đầy ô + Justify : Dữ liệu căn đều 2 bên + Center across selection: Dữ liệu căn giữa các ô đã chọn - Vertical : Căn chỉnh dữ liệu theo chiều đứng + Top: Dữ liệu nằm phía trên của ô + Center : Dữ liệu nằm ở giữa ô + Bottom : Dữ liệu nằm phía dưới ô + Justify : Dữ liệu nằm đều trên và dưới của ô - Orientotion : Chọn kiểu trải dữ liệu - Wrap Text : Dữ liệu tự động xuống dòng khi sát mép phải của ô - Shrink to fit : Dữ liệu thu nhỏ vừa với kích thức của ô - Merge Cells : Nhập các ô thành 1 ô c) Font: Định dạng phông chữ Font : Chọn phông chữ Style Fonts : Chọn kiểu chữ Size : Chọn cỡ chữ Underline : Chọn kiểu gạch chân Colors : Chọn màu sắc chữ Superscript : Thu nhỏ chữ và đưa lên trên (ví dụ M2) Subsript : Thu nhỏ chữ và đưa xuống dưới (ví dụ H2O) d) Border: Định dạng viền Chọn kiểu đường kẻ ở Style sau đó chọn: - Inside : Nếu muốn kẻ bên trong bảng - Outline : Nếu muốn viền bên ngoài bảng e) Patterns: Định dạng màu nền Colors : Chọn màu nền Patterns : Chọn kiểu nền và màu mặt trước của nền 3.2. Định dạng dòng Bấm chọn dòng cần định dạng Vào Format, chọn Row, có các lựa chọn sau: +Height : Gõ vào độ cao của dòng +AutoFit : Tự động thay đổi độ cao để vừa với ô có chứa dữ liệu cao nhất. + Hide : ẩn dòng + Unhide : Hiện dòng đã bị ẩn 3.3. Định dạng cột Bấm chọn cột cần định dạng Vào Format, chọn Column, có các lựa chọn sau: +Width : Gõ vào độ rộng của cột +Autofit Selection : Tự động thay đổi độ rộng vừa với ô có chứa dữ liệu dài nhất + Hide : ẩn cột + Unhide : hiện cột bị ẩn + Standard Width: Gõ độ rộng của cột vào cột Column With để thay đổi độ rộng của tất cả các cột trong bảng tính. Bài 3: Chỉnh sửa trên trang tính 1. Sao chép dữ liệu a) Sao chép toàn bộ thuộc tính của dữ liệu Cách 1: - Chọn ô nguồn có dữ liệu cần sao chép - Bấm trỏ chuột vào nút Copy trên thanh công cụ hoặc gõ Ctrl + C - Chọn ô đích muốn dán dữ liệu - Bấm trỏ chuột vào nút Paste hoặc gõ Ctrl + C Chú ý: Khi dữ liệu nguồn bị sao chép sẽ có các đường đứt nét chạy quanh. Để bỏ đường này khi đã dán dữ liệu ta bấm phím Escape Cách 2: Khi ô nguồn và ô đích đứng cạnh nhau ta có thể sao chép nhanh bằng cách: - Chọn ô nguồn có dữ liệu cần sao chép - Đưa trỏ chuột vào ô vuông nhỏ màu đen nằm ở góc dưới bên phải của ô nguồn, khi trỏ chuột hiện thành dấu cộng (+) màu đen ta bấm giữ chuột trái và kéo trên các ô đích. b) Sao chép có lựa chọn thuộc tính - Chọn ô nguồn chứa dữ liệu cần sao chép - Bấm trỏ chuột vào nút Copy trên thanh công cụ - Chọn ô đích muốn dán dữ liệu - Vào Edit/Paste Special. Xuất hiện hộp hội thoại - Trong khung Paste chọn + All dán toàn bộ thuộc tính + Formulas chỉ dán công thức + Values chỉ dán giá trị + Formats chỉ dán định dạng (đường viền, phông chữ ...) 2. Chèn dòng, cột, ô - Chèn dòng: Chọn dòng bên dưới dòng cần chèn, sau đó vào Insert / Row - Chèn cột: Chọn cột bên phải cột cần chèn, sau đó vào Insert/ Column - Chèn ô: Chọn ô tại vị trí cần chèn, sau đó vào Insert/Cell + Shift cells right: Chèn ô và đẩy ô hiện hành sang bên phải + Shift cells down: Chèn ô và đẩy ô hiện hành xuống dưới + Entire row: Chèn dòng + Entire: Chèn cột 3. Xoá dòng, cột, ô - Chọn dòng, cột, ô cần xoá sau - Vào Edit/Delete 4. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu - Vào Edit/Replace - Gõ dữ liệu cần tìm vào Find what: - Gõ dữ liệu cần thay thế vào Replace with - Chọn Find Next: Bắt đầu tìm kiếm - Chọn Replace: để thay thế dữ liệu tìm được - Chọn Replace All : nếu muốn thay thế toàn bộ dữ liệu - Bấm Close để đóng hộp thoại bài 4: Định dạng trang in và in ấn 1/ Định dạng trang in: Vào File chọn Page Setup 1.1. Nhãn Page (Trang in) - Oretation: +Portrait: In dọc +Landscape: In ngang - Scaling: Bạn có thể thu nhỏ hoặc phóng to tập bảng tính cho vừa khổ trang đã xác định. Trong trường hợp chỉ thiếu vài dòng có thể chọn Fit to 1 page , lúc đó Excel sẽ ép lại cho vừa một trang - Page Size : Chọn kích cỡ giáy in - Print Quality: Bạn có thể in nháp bảng tính để in nhanh và tiết kiệm máy in, hoặc có in chất lượng cao cho bản in cuối cùng. Chất lượng in được xác định bằng dpi -con số càng cao thì chất lượng in càng tốt - First Page Number: Đánh số trang in đầu từ số mấy 1.2. Nhãn Margins( Lề): Top, Bottom, Left, Right: Bạn có thể điều chỉnh lề trái, phải, trên ,dưới - From Edge: Có thể xác định khoảng cách của Header( tiêu đề trên), Footer( tiêu đề dưới) so với lề của trang giấy - Center on Page: Bạn có thể canh giữa trang in so với lề trái và phải( Horizontally), và giữa lề trên và dưới( Vertically) 1.3 . Nhãn Header/ Footer( Đầu trang, chân trang) - Header/ Footer bạn có thể thêm vào một Header( như nhan đề, ngày giờ hiện hành,số trang,..) hoặc một Footer giống Header nhưng ở dưới đáy mỗi trang. Để thêm vào đầu trang hoặc chân trang, bấm chuột vào Custom Header hoặc Custom Footer 1.4. Nhãn Sheet: - Print area: Cho phép ta in một phần của tập bảng tính bằng cách đưa vào vùng những ô muốn in. Nếu không chọn vùng cần in, Excel sẽ in toàn bộ tập bảng tính có phần chứa dữ liệu - Print Titles: Nếu muốn dùng một hàng hoặc một cột để làm nội dung như nhan đề của mỗi trang - Gridlines: In bảng tính cùng với đường kẻ lưới - Notes: In bảng tính cùng với chú thích của các ô có chú thích - Draft Quality: In nháp bảng tính - Row and Colum Headings: In bảng tính cùng với tiêu đề của hàng và cột - Page order: Cho phép chọn chiều in các trang của bảng tính( trên xuống dưới hoặc trái qua phải) - Options: Chọn mật độ in trong Resolution, cỡ giấy trong Pager Size, đồng ý, bấm OK. - Vào File, chọn Printer Setup, trong hộp thoại Printer Setup, chọn loại máy in thích hợp, bấm OK - Chọn Print Preview để xem kết quả trước khi in. Dùng nút Zoom để phóng to thu nhỏ trang in, bấm nút Next để xem tiếp các trang tiếp theo, nút Previous để xem các trang trước... Nút Close để trở về bảng tính 2/ In bảng tính - Sau khi đã lựa chọn các thông số cho trang in , loại máy in, ta vào File, chọn Print (Ctrl+P), ta sẽ có các lựa chọn sau: - Printer: chọn loại máy in trong mục Name - Chọn Selection để in theo vùng chọn - Chọn Active Sheet để in các vùng chứa dữ liệu trong bảng tính - Lựa chon số lượng bản in trong Copies - Chon All để in toàn bộ vùng chọn hoặc bảng tính. - Chọn From, To để in theo số trang lựa chọn. - Bấm OK để hoàn tất công việc.  Chương 2: Tính toán và hàm trong Excel Bài 4: khái niệm về hàm và sử dụng các hàm thống kê 1/ Khái niệm về hàm - Hàm là công thức toán học đã được Excel soạn sẵn dùng để tính toán, xử lý dữ liệu cho một vùng những giá trị xác định. - Công thức tổng quát của hàm: =() Dấu = Cho Excel biết phải tính toán kết quả của hàm hoặc công thức Tên hàm: cho biết công việc sẽ thực hiện phụ thuộc vào tên hàm Danh sách các đối số: Nếu có nhiều đối số, các đối số được cách nhau bằng dấu (,) và thường là hằng số, địa chỉ khối, tên khối hoặc một hàm khác. Ví dụ : =Sum (5,7,3) cho ta giá trị 15 2/ Các hàm thống kê 2.1. Hàm Sum: Hàm tính tổng Cú pháp: = Sum( đối số 1, đối số 2,....) Công dụng: Hàm cho tổng của các đối số trong ngoặc VD: = Sum(2,3,7) cho ta giá trị bằng 12 Nếu ô A2 : E2 có giá trị lần lượt là 5,10,20,15 và 30 thì: =Sum(A2:C2) bằng 35 =Sum(A2:C2,E2) bằng 65 2.2. Hàm Average( Hàm trung bình cộng) Cú pháp: = Average (đối số 1, đối số 2,....) Công dụng: Hàm cho ta giá trị trung bình cộng của các đối số trong ngoặc VD: = Average (2,3,7) cho ta giá trị bằng 4 Nếu ô A2 : E2 có giá trị lần lượt là 3,10,20,15 và 30 thì: = Average (A2:C2) bằng 11 = Average (A2:C2,E2) bằng 15 2.3. Hàm Max ( Hàm cực đại) Cú pháp: =Max (đối số 1, đối số 2,....) Công dụng: Hàm cho ta giá trị lớn nhất của các đối số trong ngoặc Ví dụ: = Max(2,3,7) cho ta giá trị bằng 7 Nếu ô A2 : E2 có giá trị lần lượt là 3,10,20,15 và 30 thì: = Max (A2:C2) bằng 20 = Max(A2:E2) bằng 30 2.4. Hàm Min ( Hàm cực tiểu) Cú pháp: =Min (đối số 1, đối số 2,....) Công dụng: Hàm cho ta giá trị nhỏ nhất của các đối số trong ngoặc VD: = Max(2,3,7) cho ta giá trị bằng 2 Nếu ô A2 : E2 có giá trị lần lượt là 3,10,20,15 và 1 thì: = Min (A2:C2) bằng 3 = Min (A2:C2,E2) bằng 1 2.5. Hàm Rank (Hàm sắp xếp) Cú pháp: = Rank( Số cần xác định thứ hạng, Vùng quy chiếu, Số đặc tả cách xếp hạng) Công dụng: dùng hàm Rank sẽ cho ta thứ hạng của 1 số trong dãy số cần sắp xếp Trong đó: Nếu Số đặc tả cách xếp hạng =0: Sắp xếp giảm dần Nếu Số đặc tả cách xếp hạng = 1:Sắp xếp tăng dần Ví dụ: Căn cứ vào bảng điểm sau, Hãy Sắp xếp thứ hạng cho các học sinh A B C D F 1 Đ.toán Đ.văn Cộng Tb Thứ hạng 2 4 4 8 4.0 7 3 5 5 10 5.0 6 4 7 6 13 6.5 5 5 7 7 14 7.0 4 6 8 8 16 8.0 3 7 9 9 18 9.0 1 8 8 9 17 8.5 2 VD Giá trị của ô F2 được tính như sau: = Rank (D2, $D$2:$D$8,0) cho giá trị là 7 Bài 5: Hàm điều kiện và Logic 1. Hàm điều kiện If: Cú pháp: = If( điều kiện logic, giá trị đúng, giá trị sai). Công dụng: - Nếu điều kiện logic đúng thì cho ta giá trị đúng - Nếu điều kiện logic sai thì cho ta giá trị sai Ví dụ: A B C D F G 1 Đ.toán Đ.văn Cộng Tb Xét duyệt Xếp loại 2 4 4 8 4.0 Thi lại Loại tb 3 5 5 10 5.0 Được lên lớp Loại tb 4 7 6 13 6.5 Được lên lớp Loại khá 5 7 7 14 7.0 Được lên lớp Loại khá 6 8 8 16 8.0 Được lên lớp Loại giỏi 7 9 9 18 9.0 Được lên lớp Loại giỏi 8 8 9 17 8.5 Được lên lớp Loại giỏi Yêu cầu: Nếu điểm TB >= 5.0 thì được lên lớp, nếu TB<5 thi thi lại Ô F2 được tính như sau =If( D2>=5,"Được lên lớp","Thi lại") Chú ý: Có thể dùng các hàm IF lồng nhau để xử lý bài toán có nhiều điều kiện Ví dụ Yêu cầu : Cột xếp loại được tính như sau: Nếu điểm tb >= 9.0 thì xếp “loại giỏi”, nếu điểm tb >= 6.5 thì xếp “loại khá”, ngoài ra xếp “loại tb”. Ô G2 được tính như sau =If (D2>=9.0,"loại giỏi",If (D2>=6.5, "loại khá", "loại tb")) 2 Hàm logic And và Or, NOT a) Hàm And Cú pháp: =And (Điều kiện 1, Điều kiện 2,...) Công dụng: - Hàm And cho ta giá trị đúng nếu tất cả các điều kiện trong ngoặc là đúng VD: =And (3<5, 3<6) cho ta giá trị True =And (36) cho ta giá trị False b)Hàm Or: Cú pháp: =Or (Điều kiện 1, Điều kiện 2,...) Công dụng: - Hàm Or cho ta giá trị đúng nếu ít nhất có một điều kiện trong ngoặc là đúng VD: =Or (3>5, 3<6) cho ta giá trị True =Or (3>5, 3>6) cho ta giá trị False Chú ý: Cả hai hàm And và Or là hai hàm logic trả cho ta giá trị True hoặc False nên khi sử dụng, chúng ít khi đứng riêng lẻ mà được lồng vào trong điều kiện logic của hàm If Ví dụ : Cho bảng lương sau A B C 1 Chức vụ Ngày công PCCV 2 gđ 30 100000 3 nv 20 0 4 tp 20 100000 5 nv 25 0 6 tp 25 100000 7 nv 28 0 8 nv 30 0 Yêu cầu: Cột PCCV được tính như sau: Nếu chức vụ là “gđ” hoặc “tp”PCCV là 100000 đồng, còn lại không có PCCV. Tại cột C2 ta gõ = if(or(a2=”gđ”,a2=”tp”),100000,0 c) hàm NOT - Cú pháp: = NOT(điều kiện) Hàm cho giá trị đúng khi điều kiện là sai. Ngược lại, hàm cho giá trị sai khi điều kiện là đúng Bài 6: Hàm tham chiếu Và hàm văn bản 1/ Hàm Tham chiếu 1.1. Hàm Vlookup ( Hàm tham chiếu cột) Cú pháp: =Vlookup ( Giá trị dò tìm, bảng tham chiếu, cột tham chiếu ,kiểu) Trong đó: - Giá trị dò tìm: Là giá trị đầu tiên trong ô thứ nhất của mảng cần dò tìm - Bảng tham chiếu: Là bảng có chứa các giá trị dò tìm - Cột tham chiếu: Là cột giá trị tính thứ tự từ bên trái sang trong bảng tham chiếu - Kiểu: là 0 hoặc không chỉ định thì bảng tham chiếu không cần sắp xếp; là 1 thì bảng tham chiếu bắt buộc phải sắp xếp. Tác động: Máy lấy giá trị dò tìm, đối chiếu với cột đầu tiên bên trái của bảng tham chiếu. Nếu thấy có giá trị trùng thì điền theo giá trị tương ứng ở cột tham chiếu Ví dụ: A B C D E 1 Họ tên Loại Tiền công Ngày công Thành tiền 2 Anh A 20000 3 Hoa B 15000 4 Nga C 10000 5 Miên B 15000 6 Hải B 15000 7 Hoà A 20000 8 Dũng C 10000 9 10 11 Loại Tiền công 12 A 20000 13 B 15000 14 C 10000 Tiền công Ô C2 được tính như sau: =Vlookup (B2,$A$11: $B$14,2,1) 1.2. Hàm Hlookup (Hàm tham chiếu hàng) Cú pháp: = Hlookup (Già trị dò tìm, Bảng tham chiếu, hàng tham chiếu, kiểu) Trong đó: - Giá trị dò tìm: là giá trị đầu tiên trong ô thứ nhất của mảng cần dò tìm - Bảng tham chiếu: Là bảng có chứa các giá trị dò tìm - Hàng tham chiếu: Là hàng giá trị tính thứ tự từ bên trên xuống trong bảng tham chiếu - Kiểu: là 0 hoặc không chỉ định thì bảng tham chiếu không cần sắp xếp; là 1 thì bảng tham chiếu bắt buộc phải sắp xếp. Tác động: Máy lấy giá trị dò tìm, đối chiếu với hàng đầu tiên bên trên đầu tiên bên trái của bảng tham chiếu. Nếu thấy có giá trị trùng thì điền theo giá trị tương ứng ở hàng tham chiếu Ví dụ Dựa vào mã quầy và bảng tham chiếu hãy tìm tên quầy bán của bảng sau: A B C D E 1 Họ tên Mã quầy Quầy 2 Mơ A Quầy 1 3 Mận B Quầy 2 4 Đào C Quầy 3 5 Sen A Quầy 1 6 Lan C Quầy 3 7 Huệ B Quầy 2 8 Hồng A Quầy 1 9 10 11 Mã A C B 12 Quầy Quầy 1 Quầy 3 Quầy 2 13 Tại ô C2 ta nhập công thức sau: =Hlookup (B2, $C$11:$E$12,2,0) 2/ Hàm văn bản: 2.1. Hàm Left Cú pháp =Left (chuỗi ký tự, n) Công dụng : Hàm cho n ký tự từ bên trái sang của chuỗi Ví dụ: =Left("Hà nội",2) cho ta chữ Hà 2.2. Hàm Right: Cú pháp: =Right (Chuỗi ký tự, n) Công dụng : Hàm cho n ký tự từ bên phải sang của chuỗi Ví dụ: =Right("Hà nội",3) cho ta chữ Nội 2.3. Hàm MID Cú pháp = MID(,,) Công dụng: hàm MID cho két quả là một chuỗi ký tự được lấy ra trong theo nguyên tắc sau: Lấy ra bắt đầu ký tự thứ Lấy ra số ký tự là Ví dụ: = MID(“Lê Hữu Huân”,4,8) Cho kết quả là Hữu Huân 2.4. Toán tử “&” Toán tử dùng để kết nối 2 chuỗi ký tự A B 1 Nguyễn Khánh 2 Tại ô A2 nhập công thức = A1&B1 Ta được kết quả sau: A B 1 Nguyễn Khánh 2 NguyễnKhánh Bài 7: Các hàm ngày tháng và toán học 1/ Hàm ngày tháng 1.1. Hàm Now - Cú pháp: =Now() - Công dụng: Hàm cho ta giá trị ngày/ tháng/năm và giờ hiện tại Ví dụ : =Now() cho ta 26/02/2000 2:34 1.2. Hàm Today - Cú pháp: =Today() - Công dụng: Hàm cho ta giá trị ngày/tháng/năm hiện tại Ví dụ: =Today() cho ta 26/02/2000 1.3. Hàm Day - Cú pháp: =Day("ngày/tháng/năm") - Công dụng: Hàm cho ta giá trị ngày Ví dụ: =Day("26/02/2000") Cho ta kết quả là 26 1.4. Hàm Month - Cú pháp: =Month("ngày/tháng/năm") - Công dụng: Hàm cho ta giá trị tháng Ví dụ: =Month ("26/02/02") cho ta giá trị 2 =Month (A5) Cho ta kết quả là 2 (Khi B5 chứa giá trị kiểu ngày: 15/02/02) 1.5. Hàm Year - Cú pháp: =Year ("ngày/tháng/năm") - Công dụng: Hàm cho ta giá trị ngày Ví dụ: =Year ("26/02/02") cho ta giá trị 2002 =Year (A5) Cho ta kết quả là 2002 (Khi B5 chứa giá trị kiểu ngày: 15/02/02) 1.6. Hàm weekday - Cú pháp: =Weekday (Giá trị tuần tự cần đổi) Công dụng: Đổi ngày tháng ra thứ trong tuần Ví dụ =Weekday("2/9/2002") cho ta thứ 2 2/ Hàm toán học 2.1. Hàm Int (Hàm nguyên) - Cú pháp: =Int (biểu thức số ) - Công dụng: Hàm cho ta giá trị nguyên của biểu thức số Ví dụ: =Int (25.6) cho ta giá trị 25 2.2. Hàm Round (Hàm làm tròn) - Cú pháp: = Round (biểu thức số ,n) Công dụng: Làm tròn giá trị của biểu thức đến n số lẻ n >0 Làm tròn về bên phải cột thập phân n <0 Làm tròn về bên trái cột thập phân Ví dụ: =Round ( 333333,-3) cho giá trị 333000 ( làm tròn đến hàng nghìn) =Round ( 35123.378,2) cho giá trị 35123.38 =Round (12345.5432,0) cho giá trị 12346 2.3. Hàm Mod (Hàm cho ta giá trị dư) - Cú pháp: = Mod (số bị chia, số chia) - Công dụng: Hàm cho ta giá trị dư của phép tính Ví dụ: =mod (5,2) cho ta giá trị 1 (5 chia 2 dư 1) 2.4. Hàm ABS (Hàm trị tuyệt đối) - Cú pháp: = ABS (biểu thức số) - Công dụng: Hàm cho ta giá trị tuyệt đối của biểu thức số VD: =ABS (-9) cho ta giá trị 9 =ABS (A2) cho ta giá trị 123 (nếu tại ô A2 chứa giá trị là -123) 2.5. Hàm SQRT() Cú pháp: SQRT() Công dụng: Hàm SQRT() cho kết quả là căn bậc hai của Với điều kiện biểu thức số phải lớn hơn hoặc bằng 0 Ví dụ: = SQRT(16) cho kết quả là 4 Chương 3: Một số tiện ích trong Excel Bài 8: Sắp xếp và lọc dữ liệu 1/ Sắp xếp dữ liệu Bấm chuột tại ô bất kỳ trong CSDL Vào Data/ Sort Trong đó Sort by: Chọn tên cột (tên trường) thứ nhất cần sắp xếp - Chọn kiểu sắp xếp + Ascending: Tăng dần hoặc A ->Z +Descending: Giảm dần hoặc Z->A Then by: Chọn cột cần sắp xếp tiếp theo Nếu ta chọn Header row thì trong mục sort by sẽ xuất hiện tên trường cần sắp xếp Nếu ta chọn No header row thì trong mục sort by sẽ xuất hiện tên cột cần sắp xếp trong bảng tính. 2/ Lọc dữ liệu 2.1.Sử dụng Auto Filter (lọc tự động) - Bấm chọn một ô bất kỳ trong vùng dữ liệu -Vào Data/ Finter/ Auto Filter Khi đó trên tất cả các truờng xuát hiện mũi tên đen sổ xuống - Bấm vào mũi tên đen sổ xuống ở bên phải của trường cần chọn tiêu chuẩn lọc lựa - chọn điều kiện lọc lựa + All: Hiện toàn bộ các mẫu tin + Blanks: Hiện lên các mẫu tin trống + NonBlanks: Hiện lên các mẫu không trống + Top10: các bản ghi có giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất với số lượng tự chọn + Custom: Khi muốn chọn lọc với các toán tử so sánh. Trong đó: Equal Bằng Does not equal: Không bằng Is greater than: Lớn hơn Is greater than or equal to: Lớn hơn hoặc bằng Is less than: Nhỏ hơn Is less than or equal to: Nhỏ hơn hoặc bằng Begin with: Bắt đầu bằng chữ . .. Does not begins with: Không bắt đầu bằng chữ Ends with: Kết thúc bằng chữ Does not ends with: Không kết thúc bằng chữ - Muốn huỷ bỏ lọc vào Data/Filter/ Auto Filter 2.2. Sử dụng Advanced Filter: - Gõ một vùng tiêu chuẩn sang các ô bất kỳ ngoài vùng CSDL - Bấm chuột vào ô bất kỳ trong CSDL - Vào Data/ Filter/ Advanced Filter Hộp Advanced Filter xuất hiện +Trên khung Action chọn: Filter the list in place: Nếu muốn các mẫu tin thoả mãn điều kiện ngay trên vùng CSDL (vùng CSDL ẩn đi) Copy to another location: Sao chép các mẫu tin thoả mãn điều kiện vào một vùng khác trên bảng tính (vùng CSDL vẫn được hiển thị trên trang tính) + Khai báo các vùng: List range : Khai báo vùng CSDL Criteria Rarep : Khai báo vùng tiêu chuẩn Copy to : Địa chỉ chứa các mẫu tin sau khi lọc + Chọn OK Chú ý: Sau khi chọn trường hợp thứ nhất (CSDL ẩn đi), khi muốn hiển thị toàn bộ CSDL ta vào Data chọn Filter chọn Show All Bài 9: Tạo biểu đồ Để tạo biều đồ chúng ta thực hiện các thao tác sau - Chọn dữ liệu muốn dùng để vẽ biểu đồ - Bấm chọn nút ChartWizard của thanh công cụ chuẩn - Hộp thoại Chart Wizard Step 1 of 4 hiện ra yêu cầu ta chọn họ biểu đồ và chọn loại trong họ biểu đồ vừa chọn - Bấm nút Next, hộp hội thoại Chart Wizard Step 2 of 4 hiện ra, yêu cầu ta chọn số liệu đã vẽ trong nhóm biểu đồ là dòng hay cột của vùng dữ liệu đã chọn, dữ liệu để vẽ biểu đồ bắt đầu từ dòng hay cột thứ mấy trong vùng dữ liệu đã chọn. - Bấm nút Next, hộp thoại Chart Wizard Step 3 of 4 hiện ra Cho phép ta đặt thuộc tính cho biểu đồ trong các mục sau: * Title: - Chart title: Đặt tiêu đề cho biểu đồ - Catology (X) axis: đặt tiêu đề cho trục X - Catology (Y) axis: đặt tiêu đề cho trục Y * Gridlines: ẩn, hiện đường lưới * Data Labels: Hiện nhãn - Show Value: hiện giá trị - Show Percent: hiện phần trăm - Show Label: hiện nhãn - Show Label and percent: hiện cả nhãn và phần trăm - Bấm nút Next, hộp thoại Chart Wizard Step 4 of 4 hiện ra cho phép ta lựa chọn vị trí của đồ thị: + As new Sheet :Vẽ đồ thị trên một Sheet mới + As objec in :Vẽ đồ thị ngay trên Sheet hiện hành - Bấm Finish để kết thúc phần IV: Mô tả ứng dụng quản lý điểm của học sinh trường trung cấp Bảng quản lý học sinh STT họ tên ngày sinh nơi sinh Điểm TB xếp loại Mã Điểm (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 1 Nguyễn Văn Lâm 14/07/1982 Hà Tây A01 2 Trần Văn Nam 10/10/1983 Hà Nội b03 3 Lê Tú Lệ 22/06/1980 Huế A01 4 Vũ Đình Khôi 01/09/1984 Hải Phòng C03 5 Đoàn Thu Thủy 25/03/1982 Hưng Yên B02 6 Phạm Bích Loan 24/09/1981 Hà Nội A02 7 Lâm Tú Trinh 18/07/1980 Thái Bình B01 8 Hoàng Anh Thu 16/03/1981 Thái Nguyên A03 9 La Thị Bích 11/10/1980 Hà Nam c01 10 Hoàng Văn Hùng 10/04/1983 Quảng Ninh c03 Bảng quản lý điểm Mã Điểm HK1 HK2 HK3 HK4 Tốt nghiệp TB A01 8 8 7 6 9 7.6 a02 6 7 7 8 5 6.6 a03 6.5 5.8 7.5 7 7 6.76 b01 7.1 8.2 9.5 6 8 7.76 b02 7.2 7 7.9 9 10 8.22 b03 7.5 8 8.5 6 5.5 7.1 c01 5 5.6 6.8 7 7 6.28 c02 7.5 7 9 8 9 8.1 c03 8 9.3 8.5 8 6.5 8.06 Yêu cầu Tính điểm trung bình tại bảng quản lý điểm. Lấy điểm trung bình lên bảng quản lý học sinh dựa vào mã điểm. Xếp loại tốt nghiệp theo điều kiện: Giỏi nếu điểm trung bình >=8, không có điểm tốt nghiệp dưới 7, khá nếu điểm trung bình >=7 và điểm tốt nghiệp >=6. Giải quyết yêu cầu Công thức tính điểm trung bình AVERAGE(B19:F19) Công thức tính điểm trung bình trên bảng quản lý học sinh VLOOKUP(G3,$A$18:$G$27,7,0) Công thức tính xếp loại học sinh trong cột xếp loại IF(AND(E3>=8,VLOOKUP(G3,$A$18:$G$27,6,0)>=7),"Giỏi",IF(AND(E3>=7,VLOOKUP(G3,$A$18:$G$27,6,0)>=6),"Khá","Trung bình")) Kết quả của bảng quản lý học sinh STT họ tên ngày sinh nơi sinh Điểm TB xếp loại Mã Điểm (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 1 Nguyễn Văn Lâm 14/07/1982 Hà Tây 7.6 Khá A01 2 Trần Văn Nam 10/10/1983 Hà Nội 7.1 Trung bình b03 3 Lê Tú Lệ 22/06/1980 Huế 7.6 Khá A01 4 Vũ Đình Khôi 01/09/1984 Hải Phòng 8.06 Khá C03 5 Đoàn Thu Thủy 25/03/1982 Hng Yên 8.22 Giỏi B02 6 Phạm Bích Loan 24/09/1981 Hà Nội 6.6 Trung bình A02 7 Lâm Tú Trinh 18/07/1980 Thái Bình 7.76 Khá B01 8 Hoàng Anh Thu 16/03/1981 Thái Nguyên 6.76 Trung bình A03 9 La Thị Bích 11/10/1980 Hà Nam 6.28 Trung bình c01 10 Hoàng Văn Hùng 10/04/1983 Quảng Ninh 8.06 Khá c03