Dự án xây quy hoạch quán cafe PET

í quy hoạch xây dựng. Chủ đầu tư lập dự toán chi phí trên cơ sở nội dung công việc quy hoạch phải thực hiện, sản phẩm đồ án quy hoạch các chế độ chính sách có liên quan. Khi lập dự toán chi phí, chủ đầu tư có thể tham khảo mức chi phí của đồ án quy hoạch tương tự về quy mô, tính chất, sản phẩm đồ án quy hoạch... Khối lượng theo bản vẽ thiết kế. Đơn giá thiết kế được lập theo định mức dự toán do BXD ban hành - Nội dung chi phí dự án quy hoạch Chi phí lập dự án ( đồ án ) quy hoạch gồm: chi phí điều tra thu thập tài liệu, số liệu hiện trạng và dự báo liên quan đến dự án quy hoạch. Chi phí thực hiện dự án quy hoạch gồm : chi phí khảo sát , thiết kế quy hoạch, làm mô hình ( nếu có), chi phí nhân viên dự án… Chi phí thẩm định và phê duyệt dự án quy hoạch. Bảng tổng hợp chi phí dự án STT Nội dung Chi phí 1 Thuê đội ngũ khảo sát địa hình 110,300,000 2 Đội ngũ chuyên gia tư vấn 154,000,000 3 Đội ngũ nhân viên dự án 605,507,000 4 Các gói thấu 803,700,000 + Thiết kế khu nhà. 421,050,000 + Thiết kế khu ngoài trời 382,650,000 5 Chi phí khác 750,700,000 6 Tổng chi phí 2,424,207,000 7 Dự phòng (5%) 121,210,350 Tổng 2,545,417,350 - Chi phí nhân lực STT Nội dung Chi phí 1 tháng/người Chi phí toàn bộ dự án 1 Ban điền hành (3 người) + Giám đốc dự án 12,000000 99,600,000 + Phó giám đốc chuyên môn 10,000,000 83,000,000 + Phó giám đốc tài chính 10,000,000 83,000,000 2 Phòng thư ký và tài chính kế toán(3 người) + Trưởng phòng 7,000,000 58,100,000 + Nhân viên (2 người) 3,200,000 53,120,000 3 Phòng thông tin (3 người) + Trưởng phòng 7,000,000 58,100,000 + Nhân viên (2 người) 3,000,000 49,800,000 4 Ban tư vấn và giám sát (3 người) + Trưởng ban tư vấn và giám sát 6,500,000 53,950,000 + Nhân viên (2 người) 4,000,000 66,400,000 5 Tổng 12 người 605,507,000 (Bảng dự toán chi phí nhân lực chưa tính đến thưởng ) - Chi phí khác STT Nội dung Chi phí 1 Chi phí máy móc, trang thiết bị làm việc 260,300,000 2 Chi phí giấy tờ thủ tục hành chính (hồ sơ thủ tục mời thầu, đăng ký dự án) 90,000,000 3 Chi phí công tác (đi lại, trao đổi) 150,000,000 4 Thưởng khuyến khích nhân viên (khi hoàn thành tốt công việc, có đề xuất tốt) 129,000,000 5 Đào tạo nhân sự (huấn luyện, đào tạo anh em trong dự án, thử việc) 13,000,000 6 Chi phí quản lý (tiền điện, nước, điện thoại, nhà, phòng ốc, bàn ghế…) 86,000,000 7 Chi phí thẩm định và phê duyệt dự án 22,400,000 Tổng 750,700,000 2.3.2. Kiểm soát chi phí - Quản lý tổng mức đầu tư Khi lập dự án chúng tôi đã xác định tổng mức đầu tư để tính toán hiệu quả đầu tư, từ đó đưa ra số vốn dự trù yêu cầu chủ đầu tư. Nếu có sự thay đổi từ phía chủ đầu tư chúng tôi sẽ có thông báo kịp thời đến nhà thầu để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp. - Quản lý tổng dự toán, dự toán công trình Tổng dự toán, dự toán công trình trước khi phê duyệt đều phải qua Hội đồng thẩm định. Nội dung thẩm định cụ thể như sau: Kiểm tra sự phù hợp giữa khối lưọng thiết kế và khối lượng dự toán. Lên kế hoạch lập dự phòng chi phí cho dự án với 5% tổng chi phí: 121,210,350VNĐ. Khoản dự phòng này sẽ được sử dụng trong trường hợp chi phí có sự thiếu hụt cần bổ sung do những yếu tố khách quan, lạm phát… Kiểm tra tính đúng đắn của việc áp dụng các định mức kinh tế, kỹ thuật, định mức chi phí, đơn giá và các chế độ chính sách liên quan. Xác định tổng dự toán, dự toán công trình được thẩm định Giám đốc dự án phê duyệt tổng dự toán, dự toán công trình và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả thẩm định, phê duyệt của mình. 2.3.3.Quản lý định mức dự toán Căn cứ vào yêu cầu kỹ thuật, biện pháp thi công, tiến độ chúng tôi sẽ có định mức tương tự đã sử dụng ở các công trình khác làm cơ sở xác định gói thầu. Chúng tôi sẽ rót vốn theo tiến độ công trình. Cụ thể như sau: Hạng mục Tiến độ Rót vốn Khảo sát địa hình Có mặt bằng 100% Thiết kế thi công Mua nguyên vật liệu cho việc thi công 20% Hoàn thành cơ bản thi công sơ bộ 20% Hoàn thành thi công gói thầu 30% Bàn giao công trình 30% Đào tạo nhân sự Giai đoạn khởi đầu 100% Tư vấn Hoàn thành và từng tháng 100% Trả lương CNV Từng tháng 100% Thưởng cuối năm Hoàn thành 100% Thưởng, quà khi hoàn thành tốt công việc Hoàn thành 100% 2.4. Quản trị chất lượng dự án Quản Trị chất lượng là một quá trình triển khai, giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đạt được chất lượng theo yêu cầu của dự án. Trong quản trị doanh nghiệp, chất lượng là một trong những phạm trù quan trọng và thường gắn với lợi thế cạnh tranh cơ bản của doanh nghiệp. Quản trị chất lượng Quản trị chất lượng ký kết Quản trị chất lượng thi công Quản trị chất lượng nhân viên dự án Quản trị chất lượng nghiệm thu 2.4.1. Lập kế hoạch chất lượng: Nhận biết được tiêu chuẩn chất lượng nào có liên quan tới dự án. - Chính sách chất lượng : Chất lượng công trình phải đặt lên hàng đầu. Đúng thiết kế. Đảm bảo tiến độ và chất lượng, đáp ứng các yêu cầu của dự án. Đảm bảo an toàn. Đạt tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm. Đảm bảo công trình được bàn giao đúng thời gian dự kiến. Hiệu quả sử dụng dự án phải đúng mục tiêu đề ra ban đầu. Cải tiến và hiện đại hoá cải tiến chất lượng. Nhận biết và cung cấp đầy đủ các nguồn lực, đảm bảo hệ thống quản lí chất lượng. Thực hiện đào tạo và nâng cao kiến thức nghiệp vụ cho mọi thành viên trong tổ chức. Phạm vi sản phẩm Công trình là dự án: “Xây dựng quán Cafe Pet” - Tiêu chuẩn và quy định về chất lượng Dựa trên: Quy chế đánh giá và công nhận công trình, sản phẩm quy hoạch xây dựng đạt chất lượng cao của ngành xây dựng. Nghị định số 08/2005/NĐ – CP, ngày 24/01/2005 của Chính phủ về Quy hoạch xây dựng. Thông tư số 15/2005/TT – BXD ngày 19/08/2005 của Bộ xây dựng, hướng dẫn lập thẩm định và phê duyệt đồ án quy hoạch. Các quy định của bản “ Quyết định về Quy chuẩn kỹ thuật Quốc gia về quy hoạch xây dựng số 04/2004/QĐ – BXD” Quy trình đánh giá có thể sử dụng để phát minh những sáng kiến cải tiến chất lượng. Nội dung của tiêu chuẩn chất lượng: Chất lượng của dự án phải tuân thủ các văn bản quy phạm pháp luật về quy hoạch xây dựng và các quy định pháp lí có liên quan về bảo vệ các công trình kỹ thuật, lịch sử, văn hoá và bảo vệ môi trường. Phù hợp với các tiêu chuẩn về tự nhiên: địa hình, địa chất, thuỷ văn, đất đai, nguồn nước, khí hậu, môi trường, khí hậu, tài nguyên, kinh tế, xã hội. Dư án cần phải đảm bảo được các tiêu chí về chất lượng nhằm đảm bảo các điều kiện về an toàn vệ sinh đối với những người đang làm việc và sinh sống trong khu vực quy hoạch. Đảm bảo về lợi ích của toàn xã hội. Bảo vệ môi trường sống, cảnh quan, văn hoá, quốc phòng, an ninh, tài nguyên, môi trường. Hình thành các tổ nhóm về cải tiến chất lượng với đại diện của từng các phòng ban. - Đảm bảo chất lượng: Đánh giá toàn bộ việc thực hiện dự án để chắc chắn dự án sẽ thoả mãn những vấn đề liên quan tới tiêu chuẩn chất lượng. Bảo đảm chất lượng bao gồm tất cả các hoạt động liên quan tới việc nhận biết những vấn đề của một dự án. Làm cho thấy rõ là quản lí chất lượng phải cam kết đảm bảo chất lượng. Mục tiêu của việc bảo đảm chất lượng là liên tục cải tiến dự án. Ban điều hành phải thường xuyên nắm rõ tình hình chất lượng các bản thiết kế thông qua báo cáo của ban thông tin. Dự tính được các sai sót có thể xảy ra và đưa ra được các phương án khắc phục trong thời gian sớm nhất. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng dự án, áp dụng công nghệ quản lý tiên tiến như phần mềm quản lý chất lượng, hệ thống thông tin hiện đại. 2.4.2. Chất lượng sản phẩm : 2.4.2.1. Quản trị chất lượng kí kết hợp đồng và quản trị hợp đồng Hợp đồng là tiền đề kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Hiệu quả và an toàn kinh doanh tuỳ thuộc chất lượng công tác hợp đồng. Đảm bảo cho việc kí kết hợp đồng đựơc diễn ra tốt đẹp => Tránh những rủi ro không đáng có. Bản hợp đồng cần được sự đồng ý của các bên có liên quan nếu có gì vướng mắc cần thông báo cho nhau cùng giải quyết. Đảm bảo việc thực hiện đầy đủ các điều khoản đã ghi trong hợp đồng, đặc biệt là các điều khoản sai lệch trong hợp đồng. 2.4.2.2. Quản trị chất lượng thuê khảo sát địa hình: thuê tư vấn lập nhiệm vụ khảo sát Việc khảo sát địa hình bao hàm cả việc khảo sát cấu trúc địa chất, địa hình địa mạo, đặc điểm khí tượng thuỷ văn, đo đạc địa hình, thành phần thạch học, các tính chất cơ lý của đất, đá, các quá trình địa chất tự nhiên, địa chất công trình bất lợi. Để đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng cần phải khảo sát để phản ánh thực trạng xung quanh khu đất cần quy hoạch tại khu Linh Đàm, Chất lượng cần đạt các tiêu chuẩn về đất xây dựng của tổng cục tiêu chuẩn và đo lường chất lượng từ TCVN 4195:1995 đến TCVN 4202:1995. Dự báo những thay đổi địa chất công trình => có phương án dự phòng và đảm bảo an toàn cho khu vực xung quanh công trình quy hoạch đó. Công tác khảo sát phải được giám sát thường xuyên, có hệ thống từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Kết quả khảo sát phải được lập thành báo cáo. Báo cáo kết quả khảo sát bao gồm phần thuyết minh và phần phụ lục, hình thức và quy cách báo cáo theo các tiêu chuẩn được áp dụng theo Khoản 1, Điều 8 Nghị định 209/2004/NĐ – CP của Chính phủ. 2.4.2.3. Quản trị chất lượng thiết kế kiến trúc Phân làm hai giai đoạn chính chất lượng thiết kế thực hiện và chất lượng thẩm định thiết kế. Bao gồm quản lí chất lượng thiết kế cơ sở và quản lý chất lượng thiết kế bản vẽ thi công. Yêu cầu trong quá trình thiết kế Phải có tính khả thi cao, đáp ứng công năng sử dụng và các yêu cầu chính đáng của chủ đầu tư, tuân thủ các quy chuẩn quy phạm xây dựng, sử dụng vật liệu và công nghệ thi công phù hợp với điều kiện của khu vực quy hoạch. Công trình thiết kế cần được tiến hành kiểm tra và có chứng nhận phù hợp về chất lượng thiết kế, thẩm mỹ và tính phù hợp do ban quản lí quyết định thông qua để chủ đầu tư phê duyệt. Các yêu cầu của phần thiết kế cơ sở Nội dung phần thiết kế cơ sở của dự án phải thể hiện được giải pháp thiết kế chủ yếu, bảo đảm đủ điều kiện để xác định tổng mức đầu tư và triển khai các bước thiết kế tiếp theo, bao gồm thuyết minh và các bản vẽ. Thuyết minh thiết kế cơ sở được trình bày riêng hoặc trình bày trên các bản vẽ để diễn giải thiết kế với các nội dung chủ yếu sau a) Tóm tắt nhiệm vụ thiết kế; giới thiệu tóm tắt mối liên hệ của công trình với quy hoạch xây dựng tại khu vực; các số liệu về điều kiện tự nhiên, tải trọng và tác động; danh mục các quy chuẩn, tiêu chuẩn được áp dụng. b) Thuyết minh công nghệ: giới thiệu tóm tắt phương án công nghệ và sơ đồ công nghệ; danh mục thiết bị công nghệ với các thông số kỹ thuật chủ yếu liên quan đến thiết kế xây dựng. c) Thuyết minh xây dựng Khái quát về tổng mặt bằng: giới thiệu tóm tắt đặc điểm tổng mặt bằng, cao độ và toạ độ xây dựng; hệ thống hạ tầng kỹ thuật và các điểm đấu nối; diện tích sử dụng đất, diện tích xây dựng, diện tích cây xanh, mật độ xây dựng, hệ số sử dụng đất, cao độ san nền và các nội dung cần thiết khác. Với yêu cầu kiến trúc: giới thiệu tóm tắt mối liên hệ của công trình với quy hoạch xây dựng tại khu vực và các công trình lân cận; ý tưởng của phương án thiết kế kiến trúc; màu sắc công trình; các giải pháp thiết kế phù hợp với điều kiện khí hậu, môi trường, văn hoá, xã hội tại khu vực xây dựng; Phần kỹ thuật: giới thiệu tóm tắt đặc điểm địa chất công trình, phương án gia cố nền, móng, các kết cấu chịu lực chính, hệ thống kỹ thuật và hạ tầng kỹ thuật của công trình, san nền, đào đắp đất; danh mục các phần mềm sử dụng trong thiết kế; Giới thiệu tóm tắt phương án phòng chống cháy, nổ và bảo vệ môi trường; Dự tính khối lượng các công tác xây dựng, thiết bị để lập tổng mức đầu tư và thời gian xây dựng công trình. d) Các bản vẽ thiết kế cơ sở bao gồm Bản vẽ công nghệ thể hiện sơ đồ dây chuyền công nghệ với các thông số kỹ thuật chủ yếu; Bản vẽ xây dựng thể hiện các giải pháp về tổng mặt bằng, kiến trúc, kết cấu, hệ thống kỹ thuật và hạ tầng kỹ thuật công trình với các kích thước và khối lượng chủ yếu, các mốc giới, toạ độ và cao độ xây dựng; Bản vẽ sơ đồ hệ thống phòng chống cháy, nổ. Yêu cầu về thẩm định thiết kế Thẩm định thiết kế là bước tiền nhiệm thu. Sau khi ban dự án thẩm định cần trình lên chủ đầu tư phê duyệt. Tuân thủ quy chuẩn xây dựng và các tiêu chuẩn được áp dụng. Sự phù hợp của thiết kế bản vẽ thi công với phương án kiến trúc đã chọn. Sự hợp lý của việc lựa chọn dây chuyền và thiết bị công nghệ. Việc thẩm định cần được tiến hành khách quan dựa trên các cơ sở về kĩ thuật phù hợp. Quá trình thẩm định thiết kế cấn tính đến chi phí sửa chữa các lỗi sai sót. Khi kiểm tra thẩm định thiết kế cần kiểm tra kĩ càng tất cả các dữ liệu của bản thiết kế. Để đảm bảo chất lượng thiết kế thì các sai sót nhỏ cũng phải được tiến hành sửa chữa trước khi nghiêm thu bản thiết kế trình chủ đầu tư phê duyệt đạt mức độ chất lượng tốt nhất. 2.4.2.4. Quản trị chất lượng nhân viên dự án Thành lập ban kiểm tra nhân viên thường trực tại dự án. Giám đốc dự án trực tiếp quản lý ban kiểm tra nhân viên này. Xây dựng sơ đồ tổ chức rõ ràng, có hệt thống kiểm tra hiện đại, chính xác, sử dụng người lao động một cách hiệu quả, giải quyết chính sách chế độ kịp thời. Tiêu chí đánh giá công việc được chuẩn hoá, chính sách lương thưởng công bằng, hoạch định nguồn nhân lực đảm bảo đúng người đúng việc. Đề ra các yêu cầu phù hợp cho nhân viên dự án thực hiện. 2.4.2.5. Quản trị chất lượng nghiệm thu bản thiết kế đấu thầu Nghiệm thu bản thiết kế phải được tiến hành theo điều 23, 24, 25, 26 của Nghị định 209/2004/NĐ – CP. Nghiệm thu từng phần công việc thiết kế trong quá trình thực hiện dự án. Hoàn thành đến đâu nghiệm thu đến đó. Nếu có sai sót kỹ thuật hoặc chất lượng không đảm bảo sẽ không tiếp tục nghiệm thu bản thiết kế và yêu cầu nhà thầu xây dựng phải làm lại phần lỗi đó. Chi phí do nhà thầu xây dựng chịu. Nghiệm thu toàn bộ bản quy hoạch thiết kế. Việc nghiệm thu sẽ có sự tham gia của Giám đốc dự án, Ban tư vấn, thiết kế, nhà thầu thiết kế. Bản thiết kế sẽ được tiến hành kiểm tra và có chứng nhận phù hợp về chất lượng đối với bản thiết kế của dự án do các cơ quan Nhà nước quy định. 2.4.2.6. Quản trị chất lượng thẩm định dự án Đây có thể được coi là khâu cuối cùng trong quá trình thực hiện dự án. Việc thẩm định dự án là việc kiểm tra sai sót đối với yêu cầu đặt ra nhằm bảo đảm hiệu quả hoạt động, tính bền vững và độ an toàn cao của dự án. Mỗi giai đoạn, công việc thì việc thẩm định lại khác nhau, tuy nhiên bất cứ giai đoạn nào cũng phải đặt tính khách quan và tôn trọng các yếu tố chất lượng kĩ thuật của công trình. Việc quản lý chất lượng của khâu thẩm định dự án gần như được đặt ở vị trí cao nhất đòi hỏi sự kĩ lưỡng và tuyệt đối so với quản lí chất lượng của các khâu khác. Mỗi giai đoạn kế tiếp sẽ được thực hiện với cơ sở dữ liệu mang độ chính xác cao hơn và cuối mỗi giai đoạn, người thẩm định sẽ đưa ra kết luận chấp thuận hay bác bỏ dự án mà không cần phân tích thêm nữa. Ngoại trừ trường hợp khả năng thành công hay thất bại của dự án biến thiên rất lớn theo mức độ chính xác của dữ liệu thì người thẩm định mới cần tiến hành việc phân tích lại. Điều kiện tiên quyết trong quá trình thẩm định dự án là cần biết chính xác những thông tin liên quan và sau đó phải kiểm tra lại những thông tin liên quan đó để từ đó có được những nhận định ban đầu về các điều kiện thuận lợi hay khó khăn của dự án. 2.4.3. Quản trị chất lượng nghiệm thu công trình: Nghiệm thu công trình phải được tiến hành theo điều 23, 24, 25, 26 của Nghị định 209/2004/NĐ-CP. Nghiệm thu từng phần công việc trong quá trình xây dựng thực hiện dự án. Nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình dự án. Việc nghiệm thu công trình sẽ có sự tham gia của Giám đốc dự án, nhà thầu xây dựng, nhà thầu thiết kế và chủ đầu tư. 2.4.4. Quản lý chất lượng: Kiểm tra giám sát Đảm bảo thi công đúng thiết kế và chất lượng công trình. CÁC TIÊU CHUẨN CỦA BỘ ISO 9000:1994 Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng dự án, áp dụng công nghệ tiên tiến như phần mềm quản lý chất lượng, hệ thống thông tin hiện đại. Ở dự án này chúng tôi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 làm cơ sở đánh giá dự án. Kiểm soát chất lượng: Sử dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000:1994, lập kế hoạch chất lượng cụ thể cho thiết kế. Bảng dưới đây cho thấy mối quan hệ giữa yêu cầu của ISO 9000 đối với quản lý chất lượng dựa trên dữ liệu thực tế: Phân tích dữ liệu ISO 9000:1994 Yêu cầu trong tiêu chuẩn 4.20 Mục đích Để kiếm soát và xác nhận khả năng của quá trình sản xuất và đặc tính của sản phẩm Các chức năng chủ yếu Đánh giá năng lực và đặc tính của sản phẩm Yêu cầu áp dụng Tùy chọn và phụ thuộc vào doanh nghiệp Các hoạt động chủ yếu Không quy định cụ thể Các kỹ thuật áp dụng Hướng dẫn trong ISO 9004 Cách dẫn giải yêu cầu Là 1 yêu cầu độc lập Yêu cầu về văn bản hóa Phải xây dựng và duy trì văn bản thủ tục 2.4.5. Hoàn thiện quy trình kiểm tra chất lượng: Để đảm bảo tính khách quan cho Dự án vì vậy Ban kiểm tra, đánh giá phải do nhóm dự án để cử hoặc do phía chủ đầu tư chỉ định. Tất cả các hoạt động giám sát, các nguồn thông tin phải luôn chính xác, minh bạch, kịp thời, khách quan. Để chất lượng công trình theo đúng kế hoạch đặt ra ban đầu, các công việc sau phải tiến hành đúng lúc và thận trọng. Kiểm định trên hồ sơ: Thẩm tra thiết kế kĩ thuật thi công. Soát xét và thẩm tra dựa trên hồ sơ hoàn công. 2.4.6. Kiểm định chất lượng: Lập hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với yêu cầu, tính chất, quy mô công trình xây dựng, trong đó quy định trách nhiệm của từng cá nhân ,bộ phân thi công công trường xây dựng trong việc quản lý chất lượng công trình xây dựng. Lập và kiểm tra thực hiện biện pháp triển khai, tiến độ thực thi công việc. Lập và ghi nhật ký thực hiên công việc theo quy định. Kiểm tra an toàn lao động, vệ sinh môi trường trong và bên ngoài môi trường làm việc. Nghiệm thu nội bộ và đánh giá sơ bộ Báo cáo chủ đầu tư về tiến độ, chất lượng, khối lượng công việc thiết kế và quy hoạch.. Chuẩn bị tài liệu căn cứ nghiệm thu theo quy định tại Điều 24, 25, 26 của Nghị định này và lập phiếu yêu cầu chủ đầu tư tổ chức nghiệm thu. 2.5. Quản trị nhân lực Quản trị nhân lực là quá trình hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của các đối tượng liên quan đến dự án vào việc hòan thành mục tiêu của dự án với hiệu quả cao nhất. Quản trị nhân lực trong một dự án luôn là một nội dung rất quan trọng, để một bộ máy chạy tốt đòi hỏi từng mắt xích cũng phải tốt, tương tự như vậy trong một dự án quy hoạch muốn thành công phải có một nhà lãnh đạo tốt, một đội ngũ nhân viên giỏi và nhiệt tình. Để có những nhân lực có trình độ cao như vậy là ước muốn của bất kì ban quản lý nào. 2.5.1. Lập kế hoạch quản lý nhân sự - Ban điều hành dự án Số lượng: 3 người Giám đốc dự án Phó Giám đốc chuyên môn Phó Giám đốc tài chính Chức năng chung Ban điều hành dự án là một bộ phận quan trọng nhất trong các bộ phận tham gia thực hiện dự án, bộ phận này có vai trò chủ đạo trong tổng thể dự án, điều khiển và ra quyết định cho toàn thể dự án đó, phân công công việc cho các bộ phận khác. Ngoài ra, ban điều hành còn là bộ phận có vai trò gắn kết các bộ phận khác lại với nhau và tổng hợp thông tin cũng như ý kiến của các bộ phận khác. Tiếp nhận yêu cầu và phản hồi từ nhà đầu tư. Ra quyết định về tài chính, hành chính dựa trên việc phân tích thông tin của bộ phận phụ trách. Kiểm tra, điều hành tiến độ công việc của các phòng ban. Xây dựng kế hoạch tổng thể và lịch trình của dự án. Tổ chức họp bàn và phân công công việc cụ thể cho các bộ phận và cho từng nhóm dự án. Gắn kết và thống nhất các bộ phận phụ trách, có thể ra quyết định điều chỉnh kịp thời Bàn giao dự án cho phía chủ đầu tư. Đại diện cho nhóm quản trị dự án ký kết hợp đồng với và chịu trách nhiệm với chủ đầu tư. Thu thập thông tin do các nhóm cung cấp, xem xét các ý kiến của cố vấn. Thực hiện các điều chỉnh cần thiết về công việc và nhân công. Tổ chức thẩm định và duyệt dự án. Chức năng riêng: Giám đốc dự án chịu trách nhiệm về những vấn đề về quản lý và kỹ thuật. Phó Giám đốc chuyên môn phụ trách chính trong lĩnh vực thiết kế. Quản lý điều hành hoạt động của dự án trong lĩnh vực Thiết kế, giải quyết mọi vấn đề đầu tư, đảm bảo tiến độ, chất lượng thiết kế, đảm bảo hiệu quả công việc và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc dự án. Phó Giám đốc tài chính: kiểm soát và phân tích kinh phí, tiến độ dự án, tình hình thực hiện dự án, mua sắm hàng hóa dịch vụ, lập ngân sách, dự phòng cho toàn bộ dự án, hạch toán chi phí và các hoạt động hành chính của dự án. Yêu cầu: Có khả năng lãnh đạo, quản lý. Biết cách phân bổ công việc tới từng bộ phận một cách hợp lý. Có tinh thần trách nhiệm và kiến thức về chuyên môn cao để xử lý thông tin chính xác. Có khả năng ngoại ngữ. - Phòng thư ký & tài chính kế toán a. Số lượng: 3 người 1 Trưởng phòng 2 Nhân viên Chức năng: Cập nhật ghi chép công việc của dự án, tiếp nhận thông tin thường nhật của các bộ phận, các vấn đề phát sinh trong dự án, tổng hợp công việc chuyển lên cho ban quản lý. Sắp xếp, ghi chép, lưu trữ các biên bản họp. Lập kế hoạch chi phí và giải ngân theo từng giai đoạn phù hợp với trình tự thực hiện dự án, đảm bảo theo đúng tiến độ và chất lượng công việc của dự án. Quản lý điều hành chung về mặt tài chính, khai thác lập kế hoạch nguồn vốn. Nghiên cứu thị trường, giá cả để tính toán các chi phí cho phù hợp với nguồn vốn dự tính Báo cáo những thay đổi về tài chính xảy ra trong quá trình thực hiện và báo cáo các đề xuất liên quan đến tài chính với ban điều hành dự án. Thanh toán và lập báo cáo tài chính cho ban điều hành và chủ đầu tư. Tổng hợp các chứng từ hóa đơn của mỗi ngày, mỗi tháng, mỗi quý, lập và phân tích báo cáo chi phí cho ban quản lý. Quyết toán chi phí khi dự án kết thúc. Làm các công tác hành chính, nhân sự. Yêu cầu: Có kinh nghiệm, nhanh nhẹn, chăm chỉ, giao tiếp tốt. Thành thạo các công việc văn phòng như: sử dụng máy vi tính, máy in, máy photo... Trung thực, có kinh nghiệm, có kỹ năng về tài chính kế toán, tinh thần trách nhiệm cao, co kinh nghiệm tham gia các dự án trước đó. Xử lý linh hoạt các tình huống xảy ra. - Phòng thông tin a. Số lượng: 3 người 1 Trưởng phòng 2 Nhân viên Chức năng: Quản trị nguồn thông tin đến và đi. Đảm bảo nguồn thông tin chính xác, mức độ tin cậy cao, cập nhật thường xuyên những thông tin mới nhất. Nguồn thông tin đa phương giữa tất cả các bên như; chủ đầu tư, nhà quản trị, các nhóm thực hiện và các yếu tố bên ngoài khác. Bảo mật những thông tin mang tính bí mật nội bộ. Phân tích thông tin và dự tính rủi ro dựa trên số liệu thống kê, truyền tải thông tin từ ban quản lý đến các bộ phận và ngược lại. Lập báo cáo thường xuyên lên ban quản lý dự án. Yêu cầu: Có khả năng cập nhật và xử lý thông tin. Ngoại giao và truyền tải thông tin tốt. Sử dụng thành thạo phần mềm quản trị dự án và quản trị thông tin. - Ban tư vấn – giám sát a. Số lượng: 3 người 1 Trưởng ban tư vấn 2 Nhân viên Chức năng: Cố vấn kỹ thuật công nghệ, kiến trúc thẩm mỹ… Cố vấn về kinh tế: tiếp nhận nhu cầu và nguyện vọng chủ đầu tư thông qua ban điều hành, dự trù quy mô và dự trù các khoản phải thu khác của công trình dựa trên các tiêu chí đã đề ra. Cố vấn pháp luật: giải quyết và tư vấn những tranh chấp bất đồng về mặt pháp luật giữa các bên với nhau hoặc với cơ quan bên ngoài. Cố vấn văn hóa, phong tục của người dân nơi mà dự án đang được tiến hành. Phối hợp với ban điều hành và ban thi công thiết kế để xem xét và đánh giá bản quy hoạch Theo dõi tiến độ thi công các hạng mục Giám sát quá trình thực hiện dự án, kịp thời phát hiện các sai sót. Kiểm tra chất lượng từng bộ phận. Tổng hợp và báo cáo thường xuyên lên bộ phận điều hành. Yêu cầu: - Am hiểu thực tế và có kinh nghiệm làm việc. - Hiểu biết sâu sắc về các tiêu chuẩn thiết kế. Làm việc có trách nhiệm, trung thực. - Bộ phận thi công a. Số lượng: 20 người b. Chức năng: Trực tiếp thi công các hạng mục của công trình dưới sự quản lý của ban tư vấn giám sát. Có trách nhiệm thông báo kịp thời tình hình vá thực trạng của công trình Yêu cầu: Có kỹ năng và tay nghề cao. Có kinh nghiệm lâu năm trong việc thi công. 2.5.2.Thu nhận nhân viên. Quá trình lựa chọn nhân lực trải qua 3 bước Bước 1: Đăng tin tuyển dụng nhân sự trên các phương tiện thông tin đại chúng Qua website: Qua báo: Lao động, Tiền Phong, Mua và Bán…. Đăng trực tiếp trên bảng tin của phòng thông tin Bước 2: Nhận hồ sơ và tiến hành chọn lọc những hồ sơ có đủ tiêu chuẩn được phỏng vấn. Tiếp đó gửi thông báo tới các hồ sơ đạt yêu cầu qua địa chỉ mail và điện thoại. Hồ sơ tuyển dụng gồm: Đơn xin việc Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương(có ghi rõ địa chỉ, email, điện thoại liên lạc). Bản sao văn bằng chứng chỉ có công chứng. Chứng nhận sức khỏe. 03 ảnh 4x6. Phương thức nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện: Số 85 Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Nộp qua email: quanlyduan.nhom4@gmail.com Bước 3: Phỏng vấn để xác định năng lực và khả năng thích ứng công việc của các ứng viên. Phó giám đốc phụ trách chuyên môn sẽ đứng ra phỏng vấn trực tiếp và tiếp nhận các ứng viên đạt yêu cầu. 2.6. Quản trị thông tin 2.6.1.Lập kế hoạch thông tin Đây là dự án quy hoạch xây dựng quán café Pet nên những thông tin cần cho dự án là những thông tin liên quan đến quy hoạch xây dựng như: ký kết hợp đồng, mời thầu, đấu thầu, chọn nhà thầu, triển khai thiết kế - xây dựng, giám sát, nghiệm thu. * Đầu vào Các yêu cầu về thông tin: Do yêu cầu của quản trị nên nguồn thông tin được truyền tải (nguồn thông tin đi) và nguồn thông tin thu thập được (nguồn thông tin đến) phải là thông tin ngắn gọn, chính xác, mạch lạc, khách quan và có mức độ tin cậy cao. Các nội dung thông tin: Thông tin về các nhà thầu có thể đáp ứng yêu cầu. Thông tin về giá cả vật liệu xây dựng, nhân công. Thông tin về các nghị định, luật xây dựng. Thông tin nội bộ, thông tin triển khai dự án. Thông tin về các trang thiết bị Thông tin mật. Thông tin cụ thể được lấy từ các nguồn đó là: Tiếp nhận yêu cầu từ phía chủ đầu tư Tiến hành khảo sát định kỳ tham khảo và cập nhật thông tin từ nhiều nguồn Ghi nhận phản hồi từ các cơ quan bộ phận có liên quan Tiếp xúc thường xuyên với các bộ phận Tổng hợp phân tích truyền tin và lưu trữ Tuy nhiên có một vài điểm cần chú ý khi tiếp nhận thông tin đó là : Phải cập nhật thông tin đó được kiểm tra và qua chắt lọc để tránh có những thông tin bị trùng lặp, chồng chéo, loãng không cần thiết. Luôn luôn thận trọng với những nguồn thông tin nội bộ cần bảo mật. Theo dõi, giám sát các nguồn thông tin được truyền tải để tránh bóp méo, sai sự thật. Đối tượng cần thông tin Loại thông tin Cách thức tiếp cận Chủ đầu tư dự án : Group 4 Mọi thông tin chung và 1 phần thông tin mật Gián tiếp Ban điều hành dự án Mọi thông tin của dự án (thông tin chung, thông tin mật) Gián tiếp, trực tiếp Phòng thiết kế và quy hoạch Thông tin chuyên môn, thông tin chung Gián tiếp Bộ phận thi công Thông tin chung, thông tin chuyên môn Phòng thông tin Thông tin chung, thông tin mật Trực tiếp Ban cố vấn Thông tin chuyên môn, thông tin chung Gián tiếp Phòng tài chính Thông tin chung Gián tiếp Phòng hành chính Thông tin chung Gián tiếp Ban thanh tra, giám sát Thông tin chung Gián tiếp, trực tiếp Các cơ quan, tổ chức khác Thông tin chung Gián tiếp * Quản lý thông tin a. Phân nhóm thông tin: Thông tin của dự án là các dữ liệu được thu thập, cập nhật trong quá trình thực hiện dự án. Thông tin được chia làm 5 nhóm Nhóm 1: Tài liệu dự án bao gồm các tài liệu bao quát về nội dung dự án (mục đích, nội dung, hoạt động, kinh phí, thời gian…), các điều chỉnh dự án, các tài liệu được chính thức thông qua với các bên liên đới, các hướng dẫn điều hành, chương trình và lịch làm việc… Nhóm 2: Tài liệu hợp tác với các bên liên quan bao gồm các văn bản kí kết, các nội dung thoả thuận,các văn bản pháp luật sử dụng Nhóm 3: Tài liệu về hoạt động dự án bao gồm các thông tin bao quát về hoạt động của dự án ( mua sắm các trang thiết bị, thuê nhân công, các công việc đó và đang thực hiện, kế hoạch triển khai hoạt động, đầu vào, đầu ra…) Nhóm 4: Các dữ liệu thu thập trong quá trình triển khai thực hiện dự án là những dữ liệu do dự án thu thập nhằm xây dựng dự án, được dùng để thực hiện, đánh giá như nhu cầu, điều kiện kinh tế xã hội…, các dữ liệu thu thập trong quá trình giám sát, đánh giá, tổng kết dự án. Tránh những thông tin bất khả kháng xảy ra khi thực hiện dự án Nhóm 5: Hệ thống báo cáo là báo cáo tổng hợp như báo cáo giám sát, báo cáo đánh giá, báo cáo tổng kế, báo cáo tài chính,… Mục đích của việc phân nhóm thông tin là để lựa chọn công cụ quản lý phù hợp (phần mềm quản lý) và chương trình quản lý thông tin (thời gian cập nhật, kiểm tra, báo cáo, chia sẻ). Tránh thu thập những thông tin trùng lặp, sai lệch trong quá trình triển khai và thực hiện dự án. Thông tin báo cáo đầy đủ góp phàn vào việc dự toán thời gian và chi phí vượt quá mức. b. Phân loại thông tin: Thông tin thì có rất nhiều, nhưng để xác định nguồn thông tin nào cần phải thu thập thì ta cần phải hiểu rõ chất lượng của từng loại thông tin. Thông tin bên ngoài: Tầm quan trọng của thông tin bên ngoài là rất lớn, nên doanh nghiệp cần phải có một hệ thống thu thập, phân tích và "đọc" thông tin bên ngoài. Thông tin về giá cả thị trường đối với vật liệu xây dựng: giá sắt thép của các cửa hàng chênh nhau bao nhiêu, giá của một khối betong…chất lượng của những vật liệu có đảm bảo cho yêu cầu của dự án: an toàn phải được đặt lên hàng đầu Thiết kế những bản câu hỏi để tìm hiểu thông tin tư phía dân cư sống gần đó họ đồng tình hay không đồng tình xây dựng cửa hàng Giao thông đi lại có thuận tiện khi đưa dự án này vào kinh doanh cũng như việc chuyên trở các vật liệu thi công… Thông tin nội bộ: Sơ đồ nguồn thông tin nội bộ Ban điều hành dự án Trưởng phòng thông tin Trưởng phòng thông tin Kê toán trưởng (Phòng tài chính) Nhân viên kế toán Các trưởng phòng khác Nhấn viên các phòng ban Nhân viên thông tin 2.6.2. Phân phối thông tin Phân phối thông tin Đầu vào: Dựa trên kế hoạch thông tin đó được lập trước (như trên đã trình bày), cộng với các kết quả công việc, phòng thông tin sẽ theo dõi được những thông tin nào vào, ra, cần lấy thông tin gì, ở đâu và đưa thông tin cho ai. Sau đó tổng hợp báo cáo đến các phòng ban thích hợp và thông qua đó, ban quản lý sẽ có những chỉ đạo, phân công, phân bổ công việc và thời gian thích hợp Công cụ và kỹ thuật: - Thường xuyên liên lạc giữa các bộ phận với nhau thông qua bộ đàm, điện thoại, trực tiếp, văn bản. Tránh sự cố ngoài ý muốn xảy ra khi triển khai dự án - Truy cập thông tin được phân quyền qua mạng nội bộ - Truy cập thông tin thông thường qua internet Đầu ra: - Thường xuyên phải chắt lọc những thông tin không cần thiết đối với dự án, tránh gây ảnh hưởng đến tiến độ triển khai dự án - Những thông tin quan trọng phải đến được với ban quản l‎ý‎ kịp thời để có biện pháp xử l‎ý. 2.6.3. Báo cáo tình hình hoạt động Báo cáo thường xuyên trong ngày với những sự cố phát sinh trong quá trình thi công. Báo cáo tiến độ thi công theo tuần, theo tháng. Báo cáo những công việc cụ thể sẽ thực hiện tiếp theo. Dựa vào báo cáo kết quả công việc của các bộ phận khác nhằm đánh giá tính hiệu quả hoặc những thiếu sót... Dự báo dự án, tiên đoán trạng thái tương lai của dự án dựa trên thông tin quá khứ và xu hướng phát triển cho tương lai. Tổ chức các buổi họp đánh giá hoặc đề xuất các phương án thay đổi. 2.7. Quản trị rủi ro Dự án là một tập hợp các yếu tố dự kiến trong tương lai, từ khi thực hiện dự án đến khi đi vào khai thác, thời gian hoàn vốn rất dài, do đó có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Để đảm bảo tính vững chắc về hiệu quả của dự án, phải dự đoán một số rủi ro có thể xảy ra để có biện pháp kinh tế hoặc hành chính thích hợp, hạn chế thấp nhất các tác động rủi ro hoặc phân tán rủi ro cho các đối tác có liên quan đến dự án. Đối với dự án xây dựng quán café “Pet house”, nhóm chúng tôi tập trung lập kế hoạch về những rủi ro cơ bản từ khi bắt đầu hình thành dự án đến khi dự án kết thúc như: rủi ro từ phía nhà đầu tư, rủi ro từ phía nhà thầu, rủi ro từ yếu tố khách quan như các điều kiện bất lợi về môi trường (thời tiết, điều kiện nơi thực hiện dự án), kinh tế( bao gồm nhu cầu thị trường, tình trạng lạm phát, tình hình kinh tế nói chung và ở khu vực), xã hội dân cư. 2.7.1 Phân loại rủi ro và mức độ ảnh hưởng: a. Phân loại rủi ro: - Rủi ro từ phía nhà đầu tư. + Đòi hỏi phải rút ngắn thời hạn dự án +Không giải ngân đúng hạn hoặc cố tình không giải ngân. +Thay đổi tiêu cực trong nội bộ nhà đầu tư: vốn chủ sở hữu giảm đến mức ảnh hưởng xấu đến dự án hoặc nhà đầu tư không còn khả năng giải ngân vốn do phá sản. - Rủi ro từ phía nhà thầu. + Chậm tiến độ thiết kế. + Chậm tiến độ xây dựng + Thiết kế không phù hợp với không gian, thiết kế không đúng kỹ thuật. + Tính toán sai chi phí dự án, dự báo không chính xác tiến độ thi công. + Sử dụng vốn đầu tư không hiệu quả : lãng phí nguyên vật liệu quá mức + Chất lượng xây dựng kém (chất lượng công trình, an toàn lao động) + Rủi ro từ nhà thầu phụ: kinh nghiệm hạn chế, tài chính nhân lực không ổn định. Rủi ro từ yếu tố khách quan +Môi trường: khí hậu khắc nghiệt, mưa bão, ẩm thấp..v.v làm giảm chất lượng nguyên vật liệu, chất lượng thi công. + Kinh tế: w Chính sách kinh tế thay đổi. w Nền kinh tế quốc gia suy thoái. w Lạm phát gia tăng khiến giá nguyên vật liệu, chi phí chuyên chở, các chi phí khác liên quan đến quản lý dự án tăng. w Nhu cầu thị trường thay đổi theo hướng bất lợi cho dự án. + Xã hội: Tình hình trật tự an toàn giao thông, an ninh tại địa bàn nơi thực hiện dự án. b. Mức độ ảnh hưởng của rủi ro: - Thay đổi quan trọng: tiến độ thi công, bản thiết kế, ngân sách, và những gì được xem là quan trọng cho dự án. Làm thay đổi cơ bản kết quả của dự án. - Thay đổi nhỏ: không làm thay đổi kết quả chung cuộc của dự án nhưng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. VD: thay đổi nhân sự ban quản lý dự án..v..v - Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi: Đã coi nhẹ hoặc bỏ qua 1 điểm nào đó, bây giờ phải bổ sung hoặc khắc phục. VD: khắc phục các chi tiết sai sót giữa bản thiết kế và điều kiện thực tế tại nơi thi công..v.v. - Gây thiệt hại cho dự án: + Về mặt tài sản: trực tiếp( máy móc, dụng cụ), gián tiếp( hoạt động kinh doanh của các bên liên quan). + Thiệt hại trách nhiệm: bồi thường tai nạn lao động, trách nhiệm pháp lý của ban quản lý dự án nếu chất lượng xây dựng nhà hàng kém, không đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật quy định, ô nhiễm môi trường. c. Xem xét tác động của rủi ro: - Ảnh hưởng tới công việc, thời gian: hoàn thành không đúng hạn, gặp trục trặc trong quá trình triển khai dự án. - Ảnh hưởng tới kinh phí: tăng nguồn ngân sách chi cho dự án - Ảnh hưởng tới con người: phải làm thêm việc. - Ảnh hưởng tới chất lượng bản thiết kế của dự án. Lập kế hoạch quản lý rủi ro: Loại rủi ro Giai đoạn Mức độ Nhà đầu tư Nhà thầu Khác Hình thành và triển khai dự án Trung bình Cao Trung bình Thực hiện dự án Cao Cao Cao Cuối dự án Thấp Trung bình Trung bình Loại rủi ro Yếu tố rủi ro Tổn thất Giải pháp Nhà đầu tư wĐòi hỏi phải rút ngắn thời hạn dự án. wKhông giải ngân đúng hạn hoặc cố tình không giải ngân. w Mất khả năng cấp vốn => Ảnh hưởng đến chất lượng dự án => Làm chậm tiến độ thực hiện của dự án. => Làm dự án phải ngừng lại. =>Phân tích nghiên cứu kĩ sơ đồ mạng, tuyến chốt của lịch trình để có thể rút ngắn thời gian theo ý của chủ đầu tư nếu có thể được. =>Lập quỹ dự phòng theo như hợp đồng. => Làm rõ các điều kiện về trách nhiệm của các bên liên quan đối với dự án theo đúng pháp luật. Nhà thầu thiết kế w Chậm tiến độ thiết kế w Thiết kế không phù hợp với không gian, thiết kế không đúng kỹ thuật. w Tính toán sai chi phí dự án, dự báo không chính xác tiến độ thi công. w Sử dụng vốn đầu tư không hiệu quả Chất lượng xây dựng bị ảnh hưởng. Thường xuyên trao đổi thông tin và giám sát, kiểm tra, đôn đốc tiến độ, hiệu quả làm việc của nhà thầu. Phối hợp giám sát với các cơ quan chức năng địa phương. Yếu tố khách quan khác wChính sách chính phủ thay đổi. wNhu cầu thị trường thay đổi wLạm phát gia tăng. wThời tiết, môi trường => Ảnh hưởng đến tính hiệu quả về kinh tế của dự án. =>Nhà cung cấp không thực hiện đúng như cam kết trong hợp đồng, đòi tăng giá. Chi phí cho dự án bị đội lên. Thời gian thực hiện dự án bị thay đổi. -Thường xuyên tìm hiểu thu thập thông tin và dự đoán trước những thay đổi, để có phương án điều chỉnh hợp lý. -Lập quỹ dự phòng. -Lập phương án thay thế về thiết kế, chi phí, phương án thi công để phòng tránh hoặc làm giảm thiểu tổn thất ảnh hưỏng tới tiến độ của dự án. 2.7.2. Nhận diện rủi ro – Giải pháp: Rủi ro về nhân lực: - Quán có thể thiếu nhân viên vào khoảng thời gian đầu hay nhân viên không đáp ứng được yêu cầu khi làm việc tại đây - Thiếu một quản lý đủ năng lực và trách nhiệm phụ trách quán - Nhân viên làm việc uể oải, thiếu tích cực - Khắc phục: + Chuẩn bị chi tiết các công việc để tuyển nhân viên, lựa chọn kỹ nguồn nhân lực đầu vào. + Thường xuyên kiểm tra, giám sát. + Chuẩn bị nhân viên thay thế bằng cách luôn có ít nhất nhiều hơn 1 nhân viên so với yêu cầu của công việc + Tạo không khí thân thiện trong đội ngũ nhân viên + Luôn có các khoản thưởng cho nhân viên xuất sắc nhất để kích thích tinh thần mọi người Rủi ro về tài chính - Bị cắt giảm kinh phí, vốn đầu tư - Tỷ lệ lạm phát tăng cao, khiến chi phí đầu vào tăng, khiến tăng giá bán và giảm lợi nhuận. - Thua lỗ trong kinh doanh, khả năng quay vòng vốn giảm - Các nhà cung cấp tăng giá - Khắc phục: + Theo dõi sát sao tình hình kinh tế trong nước + Luôn trích lợi nhuận hang tháng để lập các quỹ dự phòng + Có các nhà cung cấp dự phòng c. Các rủi ro khác: - Khu vực có thể mở quán cafe có tình hình trị an không ổn định, thường xuyên xảy ra các đánh nhau, trộm cướp,.. - Xảy ra cháy nổ, hỏa hoạn,… - Chủ đầu tư cắt giảm vốn. - Khắc phục: + Cần nghiên cứu, tìm hiểu kỹ địa điểm trước khi thực hiện dự án. + Có ít nhất 2 địa điểm khả thi có điều kiện tốt nhất. + Có các kế hoạch xin đầu tư dự phòng + Chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ, biện pháp PCCC + Luôn có địa chỉ liên hệ với các nơi sửa chữa. 2.8. Quản trị đấu thầu 2.8.1. Lập kế hoạch đấu thầu Các bước trong quá trình đấu thầu được ban quản lý dự án tiến hành theo đúng trình tự quy định của luật đấu thầu đã được Quốc hội nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua, trình tự cụ thể như sau : Lập hồ sơ mời thầu Mời thầu Phát hành hồ sơ Mở thầu Định giá hồ sơ mời thầu Thẩm định kết quả mời thầu Thông báo kết quả thầu Thương thảo và ký kết hợp đồng 2.8.2. Thông tin về gói thầu Tên dự án: Xây dựng quán Café Pet Tổng vốn đầu tư dự kiến: khoảng 2,55 tỷ VND Diện tích đất sử dụng: 300m2 Chủ đầu tư: Công ty TNHH Group 4. Bên mời thầu: Group 4 - Trường Đại học Thăng Long Hình thức đấu thầu: Đấu thầu rộng rãi. Phương thức đấu thầu: Đấu thầu 1 túi hồ sơ (EPC). Thời gian lựa chọn nhà thầu: Trong 30 ngày. Hình thức thực hiện hợp đồng: Theo thời gian. 2.8.3. Chỉ dẫn với nhà thầu Địa điểm bán và nhận hồ sơ: Cơ sở 1: Group 4 - Đại học Thăng Long - Đại Kim – Hoàng Mai – Hà Nội Cơ sở 2 : Phòng quản lý dự án _ Công ty xây dựng HANCINCO Thời gian bán hồ sơ: 1/8/2010. Thời gian mở thầu: 30 ngày sau khi bán hồ sơ mời thầu. Giá hồ sơ mời thầu: 1,000,000 đồng/ bộ. Hồ sơ mời thầu có hiệu lực 150 ngày kể từ ngày đóng thầu. Sau khi lập xong, kế hoạch đấu thầu được trình cho chủ đầu tư phê duyệt trong vòng 7 ngày, sau đó chúng tôi tiến hành tổ chức đấu thầu. 2.8.4. Quản lý đấu thầu +) Chuẩn bị đấu thầu × Lập hồ sơ mời thầu: Theo quy định của luật đấu thầu, và đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động đấu thầu, cũng như của dự án, nội dung của hồ sơ bao gồm các điểm sau: Tên gói thầu Nguồn vốn Đảm bảo dự thầu: 10% trị giá gói thầu Đơn xin tham dự đấu thầu: Theo mẫu có sẵn Yêu cầu về mặt kỹ thuật Phía nhà thầu phải đáp ứng được các yêu cầu theo quy định chung. Biểu đồ thực hiện hoàn thành sớm hơn hoặc đúng với tiến độ Nhân sự: có ít nhất 5 kỹ sư hơn 5 năm kinh nghiệm chịu trách nhiệm thực hiện. Chúng tôi xem xét, chấm điểm yêu cầu kỹ thuật là 70%. Nhà thầu phải chứng minh được kinh nghiệm và năng lực của mình trong việc thực hiện những công trình lớn hơn hoặc tương đương khác trước đó: từng thực hiện ít nhất 3 dự án có quy mô và mức độ tương đương. Yêu cầu về mặt tài chính: Giá chào và biểu giá chi tiết phải phù hợp, đồng thời phải đảm bảo các tiêu chuẩn chung về mặt kỹ thuật, chất lượng mà hồ sơ mời thầu đặt ra. Có đủ năng lực tài chính để thực hiện xong toàn bộ gói thầu đúng tiến độ: Báo cáo kết quả kinh doanh trong 3 năm liền là dương. Có phương án tài chính tối ưu, hiệu quả, thời gian hoàn vốn ngắn. Phương thức thanh toán: chuyển khoản qua ngân hàng. Đồng tiền sử dụng trong dự thầu: VNĐ. Tư cách hợp lệ của nhà thầu: Đảm bảo các điều kiện sau: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư được cấp quy định của pháp luật hoặc có quyết định thành lập với các nhà thầu không có đăng ký kinh doanh. Không bị cơ quan có thẩm quyền kết luận về tình hình tài chính không lành mạnh đang lâm vào tình trạng phá sản hoặc nợ đọng không có khả năng chi trả, hay đang trong quá trình giải thể. × Đánh giá Về mặt kỹ thuật: Thang điểm 100 Bao gồm các nội dung chính sau:  Kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu 30 Nhân sự của nhà thầu 30 Các giải pháp và phương pháp xử lý với các yêu cầu cụ thể của gói thầu 40 Về mặt tài chính: 100 điểm, giá bỏ thầu thấp nhất và phải có uy tín trong ngành xây dựng (sau khi hiệu chỉnh) là yếu tố được ưu tiên hàng đầu. Điểm tổng kết = 70% Điểm kỹ thuật + 30% Điểm tài chính. +  Mời thầu Sau khi kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu được phê duyệt, chúng tôi tiến hành thông báo mời thầu rộng rãi trên các phương tiện thông tin truyền thông : thông báo 5 kỳ liên tiếp trên báo liên quan đến đấu thầu, xây dựng (báo Bất động sản, báo Kinh tế và đô thị …) và đặc biệt sẽ có bài đăng trên website: www.dauthau.mpi.gov.vn Thông báo mời thầu nêu khái quát được nội dung kế hoạch đấu thầu. +) Tổ chức đấu thầu Phát hành hồ sơ mời thầu. Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu: Tiếp nhận hồ sơ và quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ mật. Mở thầu: Sau khi đóng thầu thì tiến hành mở thầu. Việc mở thầu được tiến hành công khai. Thông tin chính nêu trong hồ sơ dự thầu của từng nhà thầu được chúng tôi công bố trong buổi mở thầu, được ghi lại trong biên bản mở thầu có chữ ký xác nhận của đại diện bên mời thầu, đại diện nhà thầu. +) Đánh giá hồ sơ dự thầu Trước tiên cần điều chỉnh và làm rõ hồ sơ mời thầu: Hiệu chỉnh: Sửa chữa các lỗi số học. Hiệu chỉnh các sai lệch. Đưa về cùng mặt bằng giá để so sánh. Quy đổi ra 1 loại tiền chung là VNĐ Làm rõ hồ sơ dự thầu: +  Nội dung làm rõ được thể hiện bằng văn bản và được bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu. + Việc thực hiện làm rõ được tiến hành với bên nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần làm rõ, tránh trường hợp để lộ thông tin. Loại bỏ những hồ sơ không hợp lệ, không đảm bảo các yêu cầu quan trọng của hồ sơ mời thầu. Kiểm tra tính hợp lệ: Đơn dự thầu được điền đầy đủ, chính xác, có chữ ký hợp lệ. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập. Số lượng bản chính bản sao: 1 bản gốc, 5 bản sao. Giá đề nghị trúng thầu không vượt qua giá gói thầu. Xếp hạng hồ sơ dự thầu theo giá đánh giá. Hồ sơ dự thầu có giá đánh giá thấp nhất được xếp thứ nhất. Trình lên chủ đầu tư phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu theo giá đánh giá. Sau đó tổ chuyên gia đánh giá năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu được xếp thứ nhất. Khi năng lực và và kinh nghiệm của nhà thầu xếp thứ nhất không đáp ứng yêu cầu thì tiếp tục đánh giá năng lực và kinh nghiệm của các nhà thầu được xếp hạng tiếp theo. Nếu cần thiết có thể báo cáo với chủ đầu tư cho phép thương thảo sơ bộ về hợp đồng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thương thảo và hoàn thiện hợp đồng sau khi có kết quả trúng thầu. Nhà thầu được xem là trúng thầu khi đáp ứng được các yêu cầu sau: Có hồ sơ dự thầu hợp lệ. Đáp ứng được yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, giải pháp kỹ thuật. Có điểm tổng hợp về mặt kỹ thuật và tài chính cao nhất Có chi phí thấp nhất trên cùng 1 mặt bằng. Có giá trúng thầu không vượt quá giá gói thầu được duyệt. +) Thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu. Sau khi chọn được nhà thầu thích hợp, bên mời thầu tiến hành lập báo cáo về kết quả đấu thầu trình lên chủ đầu tư. Chủ đầu tư sẽ trình lên cơ quan có thẩm quyền xem xét thẩm định. Chủ đầu tư dựa trên báo cáo kết quả đấu thầu và báo cáo thẩm định, xem xét và phê duyệt kết quả đấu thầu. Sau đó lập văn bản phê duyệt gồm các nội dung: Tên nhà thầu trúng thầu. Giá trúng thầu. Hình thức hợp đồng. Thời gian thực hiện hợp đồng. Các nội dung lưu ý khác. Nếu không có nhà thầu trúng thầu, trong văn bản phê duyệt kết quả cần phải nêu rõ không có nhà thầu nào trúng thầu và hủy đấu thầu và thực hiện lựa chọn theo quy định của luật  này. +) Thông báo kết quả đấu thầu. Ngay sau khi nhận được văn bản phê duyệt kết quả đấu thầu, ban quản lý dự án thông báo kết quả trên các báo về đấu thầu và các trang web liên quan. +) Thương thảo và ký kết hợp đồng. -    Ban quản lý dự án tiến hành đàm phán với nhà thầu. -    Việc thương thảo hoàn thiện hợp đồng để ký kết với nhà thầu dựa trên cơ sở: +     Kết quả đấu thầu đó được duyệt. +     Mẫu hợp đồng đó điền đầy đủ các thông tin cụ thể của gói thầu. +     Các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu. +    Các nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu và giải thích làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng thầu (nếu có). +     Các nội dung cần được thương thảo, hoàn thiện hợp đồng với nhà thầu. -    Kết quả của việc thương thảo, hoàn thiện hợp đồng là cơ sở để chủ đầu tư tiến hành ký kết hợp đồng với nhà thầu. -    Trong trường hợp thương thảo không thành công thì chủ đầu tư phải báo cáo với người có thẩm quyền xem xét lựa chọn nhà thầu có thứ hạng tiếp theo. -     Việc xây dựng hợp đồng dựa trên nguyên tắc quy định của luật đấu thầu. 2.8.5 Giám sát thực hiện, nghiệm thu và thanh lý hợp đồng. +) Giám sát Thành lập ban kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện hợp đồng của nhà thầu nhằm đảm bảo tiến độ và chất  lượng như điều khoản ghi trong hợp đồng. Ban giám sát phải đảm bảo công tâm, khách quan, có kinh nghiệm chuyên môn để thực hiện nhiệm vụ và phải chịu trách nhiệm với ban quản lý dự án, chủ đầu tư và trước pháp luật. Báo cáo định kì về tình hình thi công của nhà thầu, tham mưu ý kiến cho ban quản lý dự án. +) Nghiệm thu  Nghiệm thu từng phần hay toàn bộ hợp đồng phải được tiến hành phù hợp với nội dung hợp đồng đã ký kết.  Ban hội đồng nghiệm thu phải đảm bảo đủ đức đủ tài, có đủ năng lực, kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn. Bộ phận nghiệm thu công trình phải độc lập với nhà thầu và bộ phận giám sát, chịu trách với chủ đầu tư và với pháp luật về kết quả nghiệm thu. Bộ phận nghiệm thu công trình phải có những căn cứ thuyết phục cho những kết luận mà mình đưa ra để trình bày trước ban quản lý dự án. +) Thanh lý hợp đồng  Xác minh sản phẩm cuối cùng để từ đó xác định tất cả các công việc có được thực hiện đúng và thỏa mãn yêu cầu của hợp đồng không.  Tổng kết những hoạt động về quản lý hành chính, cập nhật hồ sơ nhằm phản ánh chính xác, đầy đủ kết quả cuối cùng.    Việc thanh lý hợp đồng phải được thực hiện xong trong thời hạn 45 ngày kể từ khi ban quản lý dựa án và nhà thầu hoàn thành các nghĩa vụ theo hợp đồng. Trường hợp gói thầu phức tạp có thể kéo dài thời hạn thanh lý hợp đồng nhưng không quá 90 ngày. Thanh lý hợp đồng phải có biên bản thanh lý hợp đồng với chữ ký hợp lệ của hai bên. Tiến hành lưu trữ thông tin liên quan: để sử dụng trong tương lai. PHẦN 3: KẾT THÚC DỰ ÁN 3.1. Lập kế hoạch kết thúc dự án: Tổ chức cuộc họp tổng kết về dự án Đánh giá các công tác nhân sự và phân công lại nguồn lực Hoàn thiện các thủ tục báo cáo, chứng từ sổ sách Lập báo cáo tài chính cuối cùng, thực hiện nốt các nghĩa vụ và quyền lợi về tài chính Kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan Tổ chức cuộc họp đánh giá cuối cùng và nộp báo cáo cho cấp có thẩm quyền Tập hợp và lưu trữ tất cả các tài liệu kỹ thuật, lập báo cáo kỹ thuật Nghiệm thu và bàn giao dự án 3.2. Hoàn thiện hồ sơ dự án: Tài liệu hoạt động của dự án (báo cáo chi phí, báo cáo đánh giá hoạt động, tài liệu kiểm toán, biên bản cuộc họp…) Các tài liệu về kỹ thuật (thuyết minh bản vẽ…) Các hồ sơ đấu thầu, mua sắm trang thiết bị. 3.3. Viết báo cáo cuối cùng: Báo cáo tổng kết dự án Báo cáo đánh giá về hiệu quả hoạt động quản lý dự án Đưa ra một số kiến nghị về chính sách. KẾT LUẬN Trong khoảng thời gian nghiên cứu và thảo luận về dự án, chúng tôi nhận thấy rằng đây là một dự án có tầm ảnh hưởng và rất có ý nghĩa. Nó không chỉ có ý nghĩa về mặt kinh tế mà nó còn có ý nghĩa lớn lao về mặt xã hội. Khi dự án đi vào hoạt động, chúng tôi mong rằng đây là một không gian không chỉ dành cho những người đang sở hữu cũng như yêu quí những chú thú cưng mà còn dành cho những người đang hình thành sở thích yêu thích động vật. Hiểu được ý nghĩa lớn lao của dự án, nhóm chúng tôi đã cố gắng hết sức mình, dựa trên nền tảng lý thuyết đã được học trên lớp, mỗi thành viên trong nhóm luôn nỗ lực hết mình để có thể xây dựng được một dự án hoàn chỉnh. Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn đến những đóng góp quý báu của các bạn trong những buổi thảo luận trên lớp. Trên hết, chúng em xin gửi lời cảm ơn đến thầy, đã hướng dẫn, chỉ bảo và đóng góp cho bản dự án của chúng em. Không có những lời đóng góp ấy, có lẽ bản dự án này còn nhiều điều thiếu sót hơn nữa. Do có nhiều hạn chế về kinh nghiệm cũng như kinh nghiệm, năng lực xử lý thông tin, những hạn chế về nhân lực…nên bản dự án này không thể không tránh khỏi những thiếu sót. Tất cả các thành viên trong nhóm hi vọng nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cũng như của các bạn để có thể hoàn thiện hơn nữa bản dự án này, để dự án có thể phục vụ xã hội một cách tốt nhất. Xin chân thành cảm ơn ! Nhóm 4