Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Quốc tế Chiến Thắng

dùng một số mặt hàng xuất nhập khẩu chủ yếu mà công ty thực hiện giao nhận. Thông thường vào thời điểm đầu năm, hoạt động giao nhận không diễn ra sôi động do khối lượng hàng cần xuất hay nhập đều giảm sút sau đợt tiêu dùng cuối năm. Trong các tháng tiếp theo, các doanh nghiệp sản xuất bắt đầu lên kế hoạch cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nhập khẩu một số máy móc, nguyên liệu phục vụ cho dây chuyền sản xuất, guồng máy giao nhận cũng bắt đầu hoạt động. Đến khi các sản phẩm được sản xuất hàng loạt và nhu cầu tiêu dùng tăng dần, hoạt động giao nhận mới trở nên sôi động. Nhu cầu vận tải và giao nhận hàng hóa ở thời gian này khá cao đối với hàng xuất khẩu lẫn nhập khẩu. Vào khoảng tháng 9, tháng 10, hàng phục vụ cho lễ giáng sinh và Tết mới được lên kế hoạch sản xuất phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng sẽ tăng mạnh vào cuối năm khi mà ở châu Âu là Giáng sinh, năm mới, ở châu á là tết cổ truyền; khi đó cả nền kinh tế đều sôi động và công ty phải cung cấp dịch vụ giao nhận với một thời gian biểu chật kín. Nắm được tính thời vụ của hoạt động giao nhận của mình, công ty sẽ có cơ sở lên kế hoạch hoạt động trong từng khoảng thời gian nhất định của năm. 2.2.1.2 Cơ sở vật chất phục vụ cho việc giao nhận: Công ty phải thuê lại kho, văn phòng, thuê dịch vụ vận tải,…Điều này làm tăng tổng chi phí của dịch vụ giao nhận, đồng thời công ty không chủ động được trong việc giảm tổng chi phí và gây nhiều khó khăn trong việc cung cấp các dịch vụ gia tăng đi kèm. Tuy nhiên việc thuê dịch vụ vận tải bên ngoài chưa hẳn đã là một điều bất lợi cho công ty nếu công ty có được mối quan hệ tốt và được ưu đãi về giá cước. Việc quyết định đầu tư phương tiện vận chuyển hàng hóa riêng là một quyết định khó khăn và cần nhiều sự cân nhắc. 2.2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Quốc tế Chiến Thắng: Đối với một lô hàng xuất khẩu, quy trình giao nhận tại công ty gồm các bước sau: 2.2.2.1 Nhận hàng từ người gửi: Giữa Vic Int Co. Ltd và người gửi hàng sẽ có thoả thuận về phương thức và địa điểm nhận hàng. Về phương thức, người gửi hàng có thể trực tiếp mang hàng đến hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của công ty. Dịch vụ này được công ty thuê ngoài. Về địa điểm, hàng hóa có thể được vận chuyển trực tiếp ra cảng hoặc mang về kho để bảo quản. Việc nhận hàng từ người gửi đòi hỏi những yêu cầu nghiêm ngặt về tính chính xác của hàng hóa so với hợp đồng giao nhận và hợp đồng mua bán ngoại thương. Vic Int Co. Ltd có thể cung cấp thêm dịch vụ đóng gói hàng hóa cho phù hợp với điều kiện bảo quản, phương thức vận chuyển và tuyến đường vận chuyển 2.2.2.2 Thuê người chuyên chở hàng hóa: Nếu Vic Int Co. Ltd được ủy thác thuê tàu, đối với tuyến đường cũ, thường xuyên có hàng đi, công ty phải liên hệ với hãng tàu mà công ty đã làm giá trước đó để xin chỗ, lưu cước hoặc xin container nếu là hàng đóng trong container; đối với tuyến đường mới chưa có giá hoặc giá cũ đã hết hạn thì phải xin giá ở nhiều hãng tàu khác nhau, sau đó chọn một giá tốt để chào cho khách hàng. Người giao nhận thường được ủy thác thuê tàu vì người giao nhận có lợi thế lượng hàng lớn và ổn định nên thường được hãng tàu cho hưởng những ưu đãi về giá cả, dịch vụ mà khách hàng nhỏ lẻ không có được. 2.2.2.3 Tổ chức giao hàng lên tàu Trước khi tàu đến cảng bốc hàng Trước khi tàu cập cảng, hãng tàu sẽ gửi Thông báo thời gian dự kiến tàu vào cảng (ETA - Estimated Time of Arrival) cho người giao nhận. Thời gian này phụ thuộc vào tuyến đường, thoả thuận giữa hãng tàu và người giao nhận. Khi biết được thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhân viên giao nhận của VICT INT CO., LTD sẽ phải làm một số công việc sau: Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểm nghiệm, kiểm dịch, nhất là đối với hàng nông sản thực phẩm. Lập tờ khai hải quan, tiến hành thông quan hàng xuất khẩu. Nộp thuế xuất khẩu (nếu có) cho hàng hóa. Cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hãng tàu đồng thời nhận thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp. Lập bảng kê khai hàng hóa (Cargo list) gồm 5 bản để gửi cho cảng và gửi cho tàu. Nội dung chính của Cargo list gồm: Tên công ty xuất nhập khẩu, Tên người nhập khẩu, Tên hàng, Ký mã hiệu, Số lượng, Trọng lượng. Nếu là hàng xuất đóng trong container thì cùng với bản danh mục hàng hóa, người giao nhận phải xin hãng tàu lệnh giao vỏ container rỗng để đưa cho khách hàng về đóng hàng. Sau đó làm thủ tục hải quan, niêm phong cặp chì. Còn nếu là hàng lẻ thì người giao nhận sẽ cấp cho người gửi hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading - HB/L), tập hợp các lô hàng lẻ và đóng vào container sau khi đã qua kiểm tra của hải quan. Khi tàu vào cảng Tàu khi đã vào cảng, dỡ hết hàng và sẵn sàng cho việc xếp hàng, hãng tàu sẽ gửi thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR - Notice Of Readiness). Sau khi nhận được NOR, nhân viên giao nhận của công ty sẽ phải kiểm tra xem thực tế tàu đã sẵn sàng xếp dỡ chưa và ký chấp nhận vào NOR. Tổ chức chuyên chở hàng hóa ra cảng nếu hàng còn ở trong kho. Căn cứ vào bảng kê khai hàng hóa, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng (Cargo plan). Người giao nhận cùng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng lên tàu. Trong thời gian xếp hàng, người giao nhận phải luôn có mặt để giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Chẳng hạn hàng xếp lên tàu phải đảm bảo kỹ thuật tránh hư hỏng tổn thất trong lúc bốc xếp. Trong trường hợp hàng bị hư hỏng tổn thất, người giao nhận phải cùng cảng và các bên liên quan lập các biên bản cần thiết 2.2.2.4. Lập bộ chứng từ Sau khi hàng đã được xếp lên tàu, nếu được ủy thác, người giao nhận phải lấy được Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt - MR) để đổi lấy vận đơn. Để thuận tiện cho việc lấy được tiền hàng, vận đơn phải sạch, đã xếp hàng lên tàu và cước trả trước (nếu người xuất khẩu phải trả tiền cước). Nếu là hàng lẻ, người giao nhận trên cơ sở chi tiết làm vận đơn nhận từ chủ hàng tiến hành lập vận đơn gom hàng. Sau đó, người giao nhận tập hợp vận đơn cùng một số chứng từ khác như hoá đơn thương mại, hợp đồng mua bán ngoại thương, Packing list v.v… lập thành bộ chứng từ thanh toán gửi cho chủ hàng. Ngoài ra, người giao nhận còn phải mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần, thông báo cho người gửi hàng biết ngày tàu rời cảng để họ thông báo cho người nhận hàng, thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, bảo quản, lưu kho…, tính toán thưởng phạt xếp dỡ nếu có. Cuối cùng, người giao nhận sẽ tiến hành kết toán các chi phí giao nhận với người gửi hàng. 2.2.3. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Quốc tế Chiến Thắng Đối với một lô hàng nhập khẩu, quy trình giao nhận tại công ty gồm các bước sau: 2.2.3.1. Trước khi tàu cập cảng Người giao nhận phải được người nhận hàng hoặc đại lý của mình cung cấp các thông tin cần thiết về lô hàng. Cụ thể: Thông tin về tàu: tên tàu, quốc tịch, thời gian dự kiến tàu đến cảng dỡ hàng. Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) để biết tình hình hàng hóa. Chủ hàng phải giao cho người giao nhận vận đơn gốc và các chứng từ khác của hàng hóa như: giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận phẩm chất, bao bì, ký mã hiệu… Người giao nhận phải lên kế hoạch nhận hàng đồng thời nếu được ủy thác sẽ phối hợp với chủ hàng giao hàng cho các chủ hàng nội địa. 2.2.3.2. Khi tàu cập cảng Khi nhận được Giấy báo hàng đến do hãng tàu fax đến, người giao nhận sẽ lập Giấy báo hàng gửi cho chủ hàng để chủ hàng chủ động chuẩn bị các phương tiện lấy hàng. Đồng thời, nhân viên giao nhận phải thực hiện các công việc như: Xin kiểm dịch cho hàng hóa nếu cần. Nếu là hàng nguy hiểm hay hàng đặc biệt, người giao nhận phải phối hợp với các bên có liên quan như cảng, hải quan, phòng cháy chữa cháy… để lên kế hoạch phòng ngừa. Khai hải quan hàng nhập khẩu Được sự ủy thác của chủ hàng người giao nhận sẽ mang vận đơn gốc hoặc bản sao vận đơn (nếu là vận đơn Surrendered hoặc vận đơn Express Cargo Bill) đến hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng. 2.2.3.3. Tổ chức nhận hàng từ cảng và giao cho chủ hàng Thông thường người giao nhận sẽ cùng với cảng tiến hành nhận hàng từ tàu và lập các biên bản cần thiết như biên bản giám định sắp xếp hàng trong hầm tàu (do cảng và thuyền trưởng lập), biên bản kết toán với tàu (ROROC-Report On Receipt Of Cargo), giấy chứng nhận hàng thiếu (CSC-Certificate of Shortlanded Cargo) nếu số hàng thực nhận ít hơn số hàng ghi trong vận đơn. Sau khi dỡ hàng sau, nếu hàng bị hư hỏng thì lập biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (COR-Cargo Outturn Report), nếu nghi ngờ có tổn thất hàng hóa lập thư dự kháng (LR-Letter of Reservation) để chứng minh rằng người nhận hàng (cảng) đã có thông báo có tổn thất không rõ rệt cho người chuyên chở và gửi cho tàu hoặc đại lý tàu trong vòng 3 ngày kể từ ngày dỡ xong hàng. Người giao nhận sau khi lấy lệnh giao hàng phải đóng phí lưu kho, lưu bãi (nếu có), phí xếp dỡ rồi mang lệnh giao hàng đến kho để nhận hàng và làm thủ tục hải quan. Nếu là hàng nguyên container có thể mượn về kho riêng để dỡ hàng nhưng phải nộp tiền đặt cọc mượn vỏ, hoặc dỡ hàng ngay tại cảng. Người giao nhận sẽ giúp chủ hàng mời giám định, khiếu nại đòi bồi thường nếu có tổn thất xảy ra đối với hàng hóa. Và cuối cùng người giao nhận cũng sẽ kết toán các chi phí giao nhận với chủ hàng 2.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại VICT INT CO.LTD, thuận lợi và khó khăn 2.3.1 Các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại VICT INT CO.LTD 2.3.1.1. Bối cảnh quốc tế Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển chịu tác động rất lớn từ tình hình quốc tế. Một sự thay đổi nhỏ trong chính sách xuất nhập khẩu của một nước mà VICT INT CO., LTD thường xuyên thực hiện giao nhận cũng có thể khiến lượng hàng tăng lên hay giảm đi. Những sự thay đổi về chính sách như vậy thường bắt nguồn từ việc tăng bảo vệ cho nền sản xuất trong nước hoặc khi tình hình thế giới có biến động động lớn. Điển hình trong thời gian gần đây chiến tranh, xung đột vùng Trung Đông, dịch bệnh H5N1, H1N1 gây ảnh hưởng rất lớn tới việc giao thương hàng hóa. Mặt hàng thực phẩm đông lạnh chịu tác động mạnh nhất từ dịch bệnh, tất cả các nước đều tăng cường kiểm tra, thậm chí cấm nhập khẩu thịt từ các nước có dịch. Ở Việt Nam, theo như báo chí đã đưa tin các container thịt đông lạnh “tạm nhập tái xuất” ứ đọng ở cảng mà không xuất đi được, chi phí ngày càng tăng cao. Những rủi ro như vậy thường không thế đoán trước được, do đó khi làm hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận, công ty nên chú ý đến vấn đề này. Trong hoạt động giao nhận vận tải biển quan trọng nhất phải kể đến là tình hình tự do hóa dịch vụ vận tải biển trong tổ chức thương mại thế giới (WTO). Trong hợp tác đa phương dịch vụ vận tải biển là một trong những ngành dịch vụ nhạy cảm và được các quốc gia rất quan tâm, nhưng tiến trình tự do hóa ngành dịch vụ này lại gặp nhiều khó khăn do một số nước luôn đưa ra ý kiến phản đối, họ muốn áp dụng luật riêng của mình nhằm bảo hộ ngành vận tải biển trong nước. Vì thế, mặc dù đã nhất trí kết thúc đàm phán vào năm 1996 nhưng các nước thành viên WTO vẫn không thể thỏa thuận với nhau được về cách thức tiến hành tự do hóa ngành dịch vụ này và các nỗ lực đàm phán bị ngừng lại vào năm 1997. Tuy nhiên các nước đều nhất trí cam kết sẽ không áp dụng thêm các hạn chế mới đối với ngành dịch vụ này. Quả thực môi trường kinh doanh của ngành dịch vụ này ngày càng được được cải thiện bởi vì những ủng hộ tự do hóa vẫn kiên trì tiến hành tự do hóa đơn phương hoặc tham gia đàm phán trong khuôn khổ các diễn đàn hợp tác kinh tế khác như Tổ chức hợp tác và phát triển kinh tế (OECD), Diễn đàn hợp tác kinh tế châu á Thái Bình Dương (APEC), Hiệp hội các quốc gia Đông Nam á (ASEAN). 2.3.1.2. Cơ chế quản lí vĩ mô của nhà nước Đây là nhân tố có ảnh hưởng rất quan trọng đến hoạt động giao nhận vận tải vì Nhà nước có những chính sách hợp lý sẽ thúc đẩy sự phát triển của giao nhận vận tải, ngược lại sẽ kìm hãm nó. Khi nói đến cơ chế quản lý vĩ mô của Nhà nước, chúng ta không thể chỉ nói đến những chính sách riêng về vận tải biển hay giao nhận, cơ chế ở đây bao gồm tất cả các chính sách có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu nói chung. Chính phủ Việt Nam đã đưa ra nhiều chính sách tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu, từ đó tạo ra nguồn hàng cho hoạt động giao nhận như áp mức thuế suất 0% cho hàng xuất khẩu, đổi mới Luật Hải quan, luật thuế xuất nhập khẩu, luật thuế VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt v.v… Với chính sách khuyến khích xuất khẩu, trong đó nổi bật là nghị định 57/CP cho phép mọi doanh nghiệp tham gia xuất nhập khẩu trực tiếp đã làm gia tăng kim ngạch xuất khẩu một cách nhanh chóng đồng thời tạo ra cơ hội cho vô số các công ty giao nhận ra đời. Khi đó các công ty giao nhận phải cạnh tranh rất khốc liệt để tồn tại và phát triển.Chính sách hạn chế nhập khẩu như đánh thuế hàng nhập khẩu cao khiến lượng hàng hóa nhập khẩu giảm, dẫn đến hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu cũng giảm đi.   Đối với chính sách về hải quan, nếu như trước đây, bên hải quan sẽ giúp chủ hàng khai hải quan, thì bây giờ trách nhiệm khai hải quan thuộc về chủ hàng. Điều này khiến dịch vụ khai thuê hải quan rất phát triển, mà người thành thạo trong lĩnh vực này không ai khác là người giao nhận. Từ đó vị trí của người giao nhận được nâng cao. Tuy nhiên ngày về lâu dài dịch vụ khai thuê hải quan sẽ không còn phát triển nữa, khi mà thủ tục khai hải quan ngày càng đơn giản và hầu hết các doanh nghiệp có thể tiếp cận một cách dễ dàng. 2.3.1.3. Tình hình xuất nhập khẩu trong nước Như đã nói ở trên, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa có quan hệ mật thiết với hoạt động giao nhận hàng hóa. Lượng hàng hóa xuất nhập khẩu có dồi dào, người giao nhận mới có hàng để giao nhận, sản lượng và giá trị giao nhận mới tăng, ngược lại hoạt động giao nhận không thể phát triển. Doanh thu người giao nhận có được từ hoạt động giao nhận hàng hóa không chịu ảnh hưởng của giá trị xuất nhập khẩu nhưng nó lại chịu ảnh hưởng rất lớn từ sản lượng xuất nhập khẩu. Có thể nói, qui mô của hoạt động xuất nhập khẩu phản ánh qui mô của hoạt động giao nhận vận tải. 2.4.1. Thuận lợi và khó khăn 2.4.1.1 Thuận lợi: Công ty có được lượng khách hàng trung thành với thiện chí hợp tác cùng phát triển lâu dài, số lượng khách hàng mới gia tăng đều đặn  Khả năng đàm phán, kí kết, thực hiện hợp đồng của công ty ngày càng được nâng cao cùng với kinh nghiệm trên thương trường Khả năng quản trị tốt của cán bộ quản lý giúp công ty tiếp cận và thích ứng nhanh với những biến động không ngừng của thị trường Lĩnh vực giao nhận là lĩnh vực kinh doanh có tốc độ tăng trưởng nhanh, tiềm năng tăng trưởng còn rất lớn. Sử dụng nhà cung cấp dịch vụ giao nhận đang là một xu hướng khá thịnh hành vì ngoài giao nhận thuần túy, người giao nhận còn cung cấp các dịch vụ gia tăng khác như: quản lí kho hàng, bảo quản hàng trong kho, thực hiện các đơn đặt hàng, làm thủ tục xuất nhập khẩu 2.4.1.2 Khó khăn Khó khăn chung do đối với các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh ngoại thương do ảnh hưởng đã lan đến Việt Nam của cuộc khủng hoảng kinh tế tài chính toàn cầu Môi trường kinh doanh tại Việt nam dù đã được cải thiện nhiều nhưng vẫn tồn tại nhiều hạn chế về chính sách và cơ chế quản lý trong các lĩnh vực như thuế, hải quan… Vấn đề vốn luôn là khó khăn chung của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc đẩy nhanh vòng quay vốn luôn là vấn đề sống còn đối với doanh nghiệp Công ty phải thuê lại kho và dịch vụ vận tải, văn phòng…Điều này làm tăng tổng chi phí của dịch vụ Logistic, công ty không chủ động được trong việc giảm tổng chi phí và gây nhiều khó khăn trong việc cung cấp các dịch vụ gia tăng đi kèm. Trước tình hình cạnh tranh gay gắt trong lĩnh vực giao nhận hiện nay, để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, đã có nhiều nhà cung cấp dịch vụ giao nhận ra đời và cạnh tranh quyết liệt với nhau. Đây vừa khó khăn nhưng đồng thời cũng mang đến cơ hội cho những ai biết tận dụng. Chương 3: Kiến nghị và giải pháp 3.1 Định hướng phát triển của công ty Khi đưa ra bất kỳ một giải pháp nào để nâng cao hiệu quả kinh doanh của một công ty thì đều phải dựa trên mục tiêu và phương hướng phát triển của công ty đó vì nếu đưa ra một giải pháp dù hay đến mấy mà không phù hợp với mục tiêu phát triển của công ty, không giải quyết được những khó khăn còn tồn tại thì không là giải pháp tối ưu. Chẳng hạn như mục tiêu của công ty là mở rộng thị trường mà lại đưa ra giải pháp để nâng cao lợi nhuận thì giải pháp đó là không hợp lý. Có thể nói có xác định được mục tiêu thì mới đưa ra được giải pháp, mục tiêu có khả thi, hợp lý thì mới có giải pháp hiệu quả. Chính vì vậy việc đầu tiên là phải chỉ ra mục tiêu phương hướng phát triển của công ty, đồng thời kết hợp mục tiêu này với những tồn tại cần tháo gỡ, từ đó mới có thể đưa ra những giải pháp thích hợp 3.1.1 Những căn cứ để xác định mục tiêu và phương hướng Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế là dịch vụ hỗ trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu, mà xét về bản chất thì hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu là hoạt động mua và bán giữa các quốc gia vì vậy việc giao nhận hàng cũng như thực hiện các công việc khác có liên quan không chỉ diễn ra trong phạm vi một quốc gia mà nó đồng thời diễn ra ở nhiều nước khác nhau trên thế giới. Chính vì vậy để có thể xác định được phương hướng và mục tiêu hoạt động của mình, VICT INT CO., LTD cần dựa vào triển vọng phát triển của dịch vụ vận tải quốc tế trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng 3.1.1.1 Triển vọng xuất nhập khẩu Trước tình hình khó khăn chung của cả nền kinh tế do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới, mục tiêu xuất khẩu năm 2009 đã được điều chỉnh từ mức tăng trưởng 13% xuống chỉ còn 3%, đây là điểm đáng chú ý nhất trong bản đề án đẩy mạnh xuất khẩu và kiềm chế nhập siêu giai đoạn 2009-2010 vừa được Bộ Công Thương trình Chính phủ. Xuất khẩu giảm sút sẽ tạo ra muôn vàn khó khăn cho dịch vụ giao nhận, đặc biệt là đối với các công ty có nguồn thu chủ yếu từ dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu. Từ trước tới nay, hàng nhập khẩu vào Việt Nam hầu hết đều do các hãng giao nhận vận tải nước ngoài nắm lấy nguồn hàng, các công ty Việt Nam chỉ thực hiện một khâu rất nhỏ là chuyển hàng từ cảng biển vào nội địa, cước phí giao nhận thu được rất thấp. Trong cơ cấu hàng nhập khẩu, hàng container và hàng đã qua chế biến chiếm tỷ trọng rất lớn. Những loại hàng này đem lại giá trị giao nhận rất cao. Nếu trong thời gian tới, những người giao nhận Việt Nam khai thác được nguồn hàng này thì ngành giao nhận vận tải Việt Nam sẽ có cơ hội phát triển mạnh mẽ. 3.1.1.2 Tiềm năng cho phát triển dịch vụ giao nhận vận tải biển ở Việt Nam Việt Nam là quốc gia có nhiều điều kiện thuận lợi cho phát triển dịch vụ giao nhận vận tải biển. Chiều dài bờ biển hơn 3200 km, cùng với 71 cảng lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước trong đó có một số cảng mà tàu trọng tải lớn có thể ra vào cho phép Việt Nam phát triển được đội tàu chở hàng lớn mạnh. Bên cạnh đó nước ta nằm ở vị trí trung chuyển cho nhiều tuyến vận tải lớn từ Đông sang Tây và ngược lại, đặc biệt là vị trí trung tâm của 3 cảng chuyển tải lớn nhất khu vực, đó là cảng Singapore, Hồng Kông và Kaoshiung. Đây là một ưu điểm mà không phải nước nào cũng có được, cho phép chúng ta tiến hành các dịch vụ hàng hải một cách thuận lợi. Bên cạnh đó, Chính phủ nước ta dành sự quan tâm khá đặc biệt cho sự phát triển của ngành giao nhận vận tải. Nhà nước đã đầu tư nhiều cho việc xây dựng cảng biển, hệ thống kho bãi, phương tiện phục vụ cho giao nhận hàng hóa bằng đường biển. Ngoài ra, cơ sở hạ tầng đường sá cũng được nâng cấp, rất thuận tiện cho việc chở hàng ra cảng và chở hàng từ cảng vào sâu trong nội địa. 3.1.2 Định hướng phát triển Trong bối cảnh hoạt động vận tải giao nhận toàn cầu đang phát triển lên một nấc thang mới nhờ những tiến bộ vượt bậc trong lĩnh vực công nghệ thông tin, các công ty trong ngành đang tích cực phấn đấu phát huy những điểm mạnh, khắc phục những điểm yếu của riêng mình để nắm bắt cơ hội, vượt qua thách thức, dự đoán và sẵn sang đón nhận xu hướng phát triển mới. Định hướng phát triển của công ty cũng dựa trên xu hướng đó: Ứng dụng những thành tựu mới của công nghệ thông tin như hải quan điện tử, hệ thống thông tin điện tử, thương mại điện tử Cải tiến nâng cao chất lượng bộ máy quản lý, tích cực đào tạo nhân viên Phát triển các dịch vụ làm tăng giá trị gia tăng Đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hóa, dịch vụ Mở rộng phạm vi nguồn cung ứng và phân phối Đẩy mạnh hoạt động marketing Mở rộng quy mô hoạt động và không ngừng làm mới các hoạt động giao nhận 3.2 Kiến nghị đối với nhà nước Hiệu quả hoạt động của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phụ thuộc rất nhiều vào những chính sách vĩ mô của Nhà nước. Nếu Nhà nước đưa ra những chính sách thông thoáng nhưng chính xác sẽ tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp chân chính phát triển, còn nếu đưa ra những quy định quá cứng nhắc nhưng lại có kẽ hở chỉ lợi cho những kẻ biết luồn qua những kẽ hở đó để làm giàu bất chính. Hiện nay, các cơ chế, chính sách của chính phủ Việt Nam về Hàng hải, giao nhận vận tải biển tuy đã được ngày càng hoàn thiện nhưng vẫn còn chưa đồng bộ, thiếu nhất quán, chưa bao quát được những hoạt động phát sinh trong thực tiễn khiến các doanh nghiệp giao nhận nói riêng gặp không ít khó khăn. 3.2.1 Hoàn thiện hệ thống luật Hệ thống luật về Hàng hải, giao nhận đường biển của nước ta còn chưa đầy đủ, đồng bộ, cần phải được hoàn thiện thì mới tạo cơ sở vững chắc cho hoạt động của các doanh nghiệp, cá nhân. Hiện nay, Việt Nam mới chỉ có Bộ luật hàng hải là cơ sở pháp lý điều chỉnh tất cả các hoạt động hàng hải tại Việt Nam. Bộ luật này cần được nghiên cứu, chỉnh sửa cho phù hợp với yêu cầu hội nhập, đồng thời không được trái với tinh thần của các văn bản luật khác như Luật Thương Mại, Luật Doanh nghiệp… Luật Hải quan cần được hoàn thiện theo hướng đơn giản hóa hơn nữa. Việc áp mã tính thuế của Hải quan chưa chuẩn xác do trong Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, một số mặt hàng có đến 2-3 mức thuế khác nhau do mục đích sử dụng, ngoài ra giá tính thuế hiện nay có 3 loại: loại tính theo hóa đơn, loại tính theo giá tối thiểu do Bộ Tài chính quy định và loại giá do cửa khẩu hải quan xây dựng. Nhà nước cần có chính sách rõ ràng về Luật thuế xuất nhập khẩu. Biểu thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu được áp dụng theo nhiều loại, có loại theo tính chất hàng hóa, có loại theo mục đích sử dụng, theo khu vực ưu đãi…Do vậy một số mặt hàng có thể áp dụng vào nhiều mã số thuế hàng hóa khác nhau với thuế suất chêch lệch từ 10-20%. Trong trường hợp đó, để tránh rủi ro các cán bộ hải quan có xu hướng áp dụng mã số thuế cao nhất, cũng từ đây dễ phát sinh tiêu cực giữa doanh nghiệp và cán bộ hải quan Nhà nước nên bãi bỏ quy định quá khổ quá tải ở xe container, nên bỏ giấy phép “lưu hành đặc biệt” loại xe này. Chúng ta biết rằng theo thông lệ quốc tế hàng container được phép chạy trước, thủ tục chạy theo sau nên tốc độ giải phóng hàng rất nhanh còn ở ta thì ngược lại mà dịch vụ giao nhận hàng hóa có phát triển hay không phụ thuộc vào lượng hàng có nhiều hay không. Nếu hàng bị ứ đọng ở cảng do quy định trên thì sẽ đẩy người làm giao nhận rơi vào tình thế nan giải.  3.2.2 Nhà nước cần tăng cường thu hút FDI vào ngành giao nhận vận tải Ngành giao nhận vận tải muốn phát triển cần phải có cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại. Mà đất nước ta còn nghèo, do vậy chỉ có tăng cường thu hút đầu tư nước ngoài thì chúng ta mới lợi dụng được nguồn vốn và công nghệ hiện đại, mới nhanh chóng thay đổi được bộ mặt của ngành, đuổi kịp với các nước trong khu vực và trên thế giới. Kinh nghiệm của Trung Quốc cho thấy rằng nhờ chính sách thu hút đầu tư mà ngành giao nhận vận tải của nước này đã có những bước tiến bộ rất lớn. Vào cuối những năm 80, Trung Quốc bắt đầu thu hút đầu tư nước ngoài vào thị trường giao nhận vận tải. Lúc đó, chỉ một số công ty giao nhận lớn ở nước ngoài được phép thành lập liên doanh với các doanh nghiệp giao nhận hoặc xuất nhập khẩu lớn trong nước, còn phần lớn chỉ được phép thành lập văn phòng đại diện. Điều này hạn chế hoạt động của các công ty nước ngoài vì với tư cách văn phòng đại diện, họ không được thực hiện các dịch vụ giao nhận cơ bản như lưu cước, làm thủ tục hải quan, phát hành vận đơn và thu cước mà phải thông qua các đại lý. Kể từ khi Trung Quốc gia nhập WTO (ngày 11/12/2001), nước này bắt đầu thay đổi các quy định điều chỉnh về đầu tư nước ngoài vào thị trường giao nhận vận tải. Các công ty nước ngoài tuy bị ràng buộc hơn về hình thức đầu tư, loại hình đầu tư, thời gian hoạt động nhưng lại có quyền mua cổ phần của các công ty giao nhận vận tải lớn của Trung Quốc, có thể tham gia kinh doanh bất cứ dịch vụ nào trong khuôn khổ của pháp luật. Nhờ vậy, Trung Quốc đã phát triển được đội tàu lớn mạnh hơn, các bến cảng, kho bãi được mở rộng và ngày càng hiện đại. Việt Nam tuy không thể bắt chước một cách máy móc nhưng việc tăng cường thu hút đầu tư vào ngành giao nhận vận tải để hiện đại hoá ngành này là cần thiết vì đội tàu của ta trọng tải còn hạn chế, các cảng còn quá nông, tàu mẹ chưa thể vào, gây khó khăn cho việc xếp dỡ hàng hóa, kho bãi ở cảng còn nhỏ hẹp, thường xuyên gây ùn tắc hàng, quy mô hoạt động của các doanh nghiệp giao nhận còn nhỏ lẻ, cung cách làm việc còn chưa chuyên nghiệp. Trước mắt, Nhà nước cần tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động đầu tư nước ngoài vào Việt Nam bằng các biện pháp sau: 3.2.2.1 Cải cách thủ tục hành chính, tạo môi trường pháp lý thông thoáng Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống luật về đầu tư nước ngoài, ban hành các văn bản dưới luật theo hướng mở cửa, hội nhập, phù hợp với thông lệ quốc tế, đặc biệt là luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Cải cách thủ tục hành chính cho đơn giản, gon nhẹ. Bên cạnh đó, miễn giảm hơn nữa thuế lợi tức và tiền thuê đất đối với những dự án đầu tư vào phát triển đội tàu biển, xây dựng cảng biển, mở rộng và hiện đại các kho bãi, phương tiện xếp dỡ, nâng hạ hàng hóa. Công tác quản lý Nhà nước đối với trong đầu tư và sau đầu tư cần tạo ưu đãi nhưng cũng phải chặt chẽ để bảo vệ lợi ích cho các doanh nghiệp trong nước, tránh các công ty nước ngoài lợi dụng ưu đãi để hạ mức giá, cạnh tranh không lành mạnh gây thiệt hại và thất thu ngân sách cho Nhà nước. 3.2.2.2 Tạo môi trường kinh tế - xã hội thuận lợi Để các nhà đầu tư yên tâm đầu tư, chính phủ Việt Nam phải ổn định kinh tế vĩ mô, chính sách tài khóa, chính sách tiền tệ phải được cân nhắc, điều chỉnh sao cho không làm mất đi nguồn lợi chính đáng của các nhà đâu tư. Bên cạnh đó, cũng phải giữ vững được sự ổn định về chính trị, trật tự an toàn xã hội để  bảo đảm an toàn về tính mạng, tài sản, bảo đảm những quyền cơ bản cho nhà đầu tư. 3.2.3 Đổi mới cơ chế quản lý Nhà nước về giá trong giao nhận vận tải Đối với vận tải biển hàng xuất nhập khẩu, giá cước chịu ảnh hưởng rất lớn bởi yếu tố quốc tế, cho nên Nhà nước không thể quy định giá, cho dù chỉ là giá tối thiểu (sàn), hoặc giá tối đa (trần). Nhà nước chỉ có thể thay đổi cơ chế quản lý đối với giá cả của dịch vụ hàng hải. Với những dịch vụ bắt buộc phải thực hiện tại Việt Nam (đại lý tàu biển, lai dắt, vệ sinh, kiểm đếm hàng), chỉ thực hiện giá quy định của các hiệp định song phương (nếu có), còn lại cần thiết phải quy định giá tối thiểu để tránh việc cạnh tranh hạ giá giữa các doanh nghiệp trong nước làm thiệt hại đến thu nhập của từng doanh nghiệp và thất thu ngân sách. Các loại dịch vụ không bắt buộc phải thực hiện ở Việt Nam (như cung ứng vật tư, sửa chữa) giá cả sẽ do các bên thỏa thuận, vì nếu quy định, sẽ có hai khả năng, một là quá thấp - sẽ làm lợi cho phía nước ngoài, hai là quá cao - khách hàng nước ngoài sẽ không thực hiện tại Việt Nam, và tất nhiên, phía Việt Nam không tận dụng được nguồn thu này. Giá xếp dỡ hàng xuất nhập khẩu nên quy định giá tối thiểu. Các doanh nghiệp trong nước có thể cạnh tranh bằng giá không thấp hơn mức giá thấp nhất đó. Giá xếp dỡ hàng trung chuyển nên để các bên thỏa thuận, nhà nước không quy định. Ngoài ra, các chi phí và lệ phí liên quan đến giao nhận tại các cảng biển quá cao làm tăng chi phí của chủ hàng đồng thời gây khó khăn cho người giao nhận như phụ phí xăng dầu, phí nâng hạ container. Tuy những loại phí này không phải loại nào cũng nằm trong sự kiểm soát của Nhà nước nhưng Nhà nước cũng nên rà soát lại và bãi bỏ hoặc giảm các loại phí bất hợp lý.  Khi Nhà nước đã có những chế tài cho các hãng tàu và doanh nghiệp thì phải tăng cường công tác kiểm tra, giám sát để những chế tài đó được thực hiện đúng theo đường lối của Nhà nước. 3.2.4 Đề cao vai trò của hiệp hội giao nhận Việt Nam VIFFAS Hiệp hội là tổ chức đại diện duy nhất của nước CHXHCN Việt Nam trở thành hội viên đầy đủ và chính thức  (Ordinary member) của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận kho vận quốc tế FIATA (International Federation of Freight Forwarders Association) cũng như các tổ chức giao nhận kho vận khác. Do đó hiệp hội cần đóng vai trò chủ động tích cực trong việc giúp các hội viên phát triển dịch vụ mới, tạo điều kiện cho các hội viện hợp tác với nhau để cùng phát triển, đồng thời tạo thế và lực cho ngành giao nhận Việt Nam 3.3 Giải pháp 3.3.1 Giải pháp mở rộng thị trường Trong tình hình cạnh tranh gay gắt trên thị trường giao nhận kho vận như hiện nay, muốn tồn tại và phát triển đồng thời mở rộng nâng cao thị phần, VICT INT CO., LTD cần phải mở rộng thị trường giao nhận. Đây là một biện pháp hữu hiệu để đạt được các mục tiêu về lợi nhuận, mục tiêu củng cố, tăng cường vị thế và mục tiêu an toàn. Khi thị trường đã được mở rộng thì cho dù một khu vực thị trường nào đó có biến động cũng sẽ không gây ra ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của toàn công ty. Có mở rộng được thị trường mới đảm bảo được lợi ích lâu dài của công ty cũng như các cán bộ công nhân viên, mới nâng cao triển vọng phát triển của công ty. Tuy nhiên mở rộng thị trường không phải là công việc đơn giản bởi mỗi thị trường lại có những đặc điểm về kinh tế xã hội, luật pháp, văn hoá, phong tục tập quán khác nhau. Điều này tác động rất lớn tới môi trường kinh doanh, tới tâm lý tiêu dùng xã hội, từ đó ảnh hưởng rất nhiều tới việc thâm nhập, mở rộng thị trường của các doanh nghiệp nước ngoài. Vì vậy, muốn mở rộng thị trường công ty phải tiến hành cẩn trọng các bước sau:  3.3.1.1 Nghiên cứu thị trường Nghiên cứu thị trường là công việc cần làm trước tiên bởi “Biết người, biết ta, trăm trận, trăm thắng”. Mỗi doanh nghiệp không thể thành công nếu không am hiểu về thị trường mà mình định thâm nhập, cho dù với thị trường quen thuộc đang kinh doanh nếu không thường xuyên cập nhật những quy định mới thì cũng không thể duy trì hoạt động. Thực tế cho thấy, nhiều thua thiệt thậm chí thất bại của các công ty là do không tìm hiểu kỹ về luật pháp, tập quán của thị trường. Khi tiến hành nghiên cứu thị trường một thị trường, mục tiêu là cần thu thập được những thông tin sau: Phong tục tập quán, quy định pháp luật ở thị trường đó có gì khác so với những thị trường mà công ty đã và đang hoạt động. Những điểm khác biệt đó có gây khó khăn, trở ngại gì cho công tác thâm nhập thị trường và thực hiện công việc giao nhận vận chuyển hàng hóa ở đó không. Chẳng hạn như thị trường Mỹ - thị trường mà công ty đang có chiến lược mở rộng trong những năm tới. Đây là một thị trường rất khó tính, không chỉ về nhu cầu của người dân mà đặc biệt là những quy định của luật pháp Mỹ. Có thể nói hệ thống luật của Mỹ rất phức tạp và khắt khe. Hơn nữa mỗi bang lại có những quy định riêng không giống nhau nên cho dù có thành công ở một hợp đồng cũng không thể áp dụng những kinh nghiệm đó cho những hợp đồng tiếp theo. Ví dụ như Mỹ có quy định vận đơn phải được lập và gửi đến 48 giờ trước khi hàng rời cảng và vận đơn khi đã lập thì không được sửa đổi. Điều này đòi hỏi người giao nhận phải rất cẩn trọng trong khâu lập chứng từ. Bên cạnh đó hải quan Mỹ có quyền kiểm tra bất cứ loại hàng gì ở bất cứ cảng nào trên đất Mỹ nên gây không ít khó khăn cho chủ hàng, đặc biệt là người giao nhận. Cầu về giao nhận hàng hóa ở thị trường đó ở mức độ nào, khả năng phát triển ra sao bởi có thể một thị trường đang còn ở dạng tiềm năng nhưng trong tương lai hứa hẹn sẽ rất phát triển, nếu được phát hiện sớm để thâm nhập tạo chỗ đững vững chắc công ty sẽ thu được nhiều lợi nhuận. Ngược lại, một thị trường đang rất lớn, dễ dàng thâm nhập nhưng lại tiềm ẩn nguy cơ suy thoái thì việc tiếp tục kinh doanh ở đó sẽ rất mạo hiểm Đối thủ cạnh tranh: Cần tìm hiểu mức độ cạnh tranh trên thị trường đó ra sao, những đối thủ cạnh tranh chính, có điểm mạnh, yếu gì. Để cạnh tranh công ty cần chuẩn bị những phương thức gì Các thông tin trên được thu thập đầy đủ, nhận định chính xác sẽ giúp công ty thâm nhập thị trường với chi phí thấp nhất mà lại đạt hiệu quả cao và hạn chế rủi ro Ngoài ra, với những thị trường truyền thống, công ty cần phải nắm bắt được nhu cầu hiện tại và khả năng phát triển trong những năm tới. Hiện công ty có thể đáp ứng được ở mức độ nào và khả năng đáp ứng được nhu cầu đó trong tương lai. Những dịch vụ mà công ty cung cấp trên thị trường đã đáp ứng nhu cầu khách hàng chưa. công ty có nên mở rộng phạm vi dịch vụ không, nếu có thì nên theo hướng nào để khai thác tối đa nhu cầu thị trường cũng như khả năng đáp ứng của công ty Để có được  những thông tin trên, công ty có thể khai thác từ các nguồn: Qua tài liệu nghiên cứu chính thức của các tổ chức như WTO, cơ quan chuyên trách của Liên Hợp Quốc, qua các báo cáo của Bộ Thương Mại các nước. Nguồn thông tin này tuy có ưu điểm là chính xác và đầy đủ, nhưng chưa chắc đã phù hợp với mục tiêu nghiên cứu của công ty. Thông qua các Hiệp hội mà VICT INT CO., LTD là thành viên như FIATA, VIFAS, VCCI. Đặc biệt là thông qua các cuộc họp do các Hiệp hội trên tổ chức công ty nên tranh thủ lắng nghe và thảo luận để cập nhật những thông tin mới nhất. Thông qua đại diện thương mại, tham tán thương mại của nước ta ở nước ngoài để tìm hiểu tình hình thị trường. Đặc biệt công ty nên cử cán bộ có khả năng đi nghiên cứu và trao đổi kinh nghiệm với các công ty khác trong và ngoài nước, tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ. 3.3.1.2 Thâm nhập thị trường Sau khi đã có đầy đủ các thông tin nghiên cứu thị trường, công ty cần lựa chọn một số thị trường phù hợp để tiếp cận qua nhiều phương thức khác nhau: Tự thâm nhập Đây là phương thức mà công ty tự mình tiến hành để tìm kiếm và mở rộng khách hàng của mình trên cơ sở đã có những hiểu biết nhất định về tình hình khách hàng và thị trường. Các cán bộ công nhân viên của công ty sẽ phải đi gặp các khách hàng, thuyết phục họ sử dụng dịch vụ của công ty. Các cán bộ lãnh đạo phải thường xuyên tham gia các cuộc hội thảo, các cuộc họp chính thức cũng như không chính thức, các cuộc gặp mặt doanh nghiệp để qua đó tranh thủ ký các hợp đồng ủy thác giao nhận. Để làm được như vậy đòi hỏi bộ máy lãnh đạo phải hoạch định được chiến lược thâm nhập đúng đắn, các cán bộ của công ty phải có chuyên môn cao về nghiệp vụ, có kiến thức về marketing, thông thạo ngoại ngữ, có nghệ thuật giao tiếp khách hàng. Bên cạnh đó, tự thâm nhập đòi hỏi công ty phải có lượng vốn lớn mới có thể giữ vững được thị trường vì những khoản chi phí phải bỏ ra để thực hiện các công việc trên là rất đáng kể. Theo ý kiến cá nhận, công ty Quốc tế Chiến Thắng nên chọn cách thâm nhập thứ hai – thâm nhập qua trung gian Thâm nhập qua trung gian Phổ biến nhất là hình thức liên doanh, liên kết với công ty nước ngoài, những công ty vốn đã quen thuộc với những thị trường mà VICT INT CO.LTD đang cần thâm nhập. Khi tiến hành liên doanh, liên kết tuy VICT INT CO.LTD sẽ phải chia sẻ lợi nhuận và ở thế yếu hơn nhưng công ty có thể tận dụng được nguồn vốn và các mối quan hệ của đối tác. VICT INT CO.LTD sẽ không mất công sức nghiên cứu thị trường, dò dẫm từng bước mà lại có thể tăng ngay được thị phần đồng thời hạn chế được thấp nhất những rủi ro. 3.3.2 Giải pháp đa dạng hóa loại hình dịch vụ Cũng như việc mở rộng thị trường, việc phát triển mở rộng các loại hình dịch vụ cũng rất quan trọng, giúp công ty đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng, từ đó nâng cao thị phần, hạn chế được tính thời vụ trong đặc thù hoạt động, đồng thời tạo dựng được quan hệ thường xuyên và lâu dài với khách hàng. Đối với phương thức giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, những dịch vụ mà VICT INT CO., LTD đang cung cấp là khai thuê hải quan, vận chuyển giao nhận hàng rời, hàng nguyên container, phát triển dịch vụ gom hàng lẻ. VICT INT CO., LTD cần chú trọng hơn nữa vào dịch vụ gom hàng vì đây là loại hình dịch vụ mang lại lợi ích cho nhiều bên: người chuyên chở được lợi nhờ tiết kiệm được thời gian giao nhận và phân phát các lô hàng lẻ, không sợ thất thu tiền cước của các chủ hàng lẻ vì đã có người giao nhận đảm nhiệm, chủ hàng tiết kiệm được chi phí do không phải thuê nguyên một container, người giao nhận thu được nhiều doanh thu do cước hàng lẻ thường lớn hơn cước hàng nguyên. Thực hiện dịch vụ này đòi hỏi công ty phải thiết lập những trạm giao nhận và đóng hàng lẻ, đồng thời có sự cẩn trọng và cần mẫn trong giao nhận hàng. 3.3.3 Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng Dịch vụ khách hàng có vai trò đặc biệt quan trọng nên các công ty phải quan tâm đúng mức đến dịch vụ khách hàng và xây dựng chiến lược dịch vụ khách hàng khoa học và hợp lý dựa theo yêu cầu của khách hàng và tiêu chuẩn của đối thủ cạnh tranh. Công ty nên xây dựng chỉ tiêu định lượng về thời gian hoàn thành công việc hợp lý và các chỉ tiêu định tính để theo dõi kết quả dịch vụ, đánh giá của khách hàng trên cơ sở tham khảo một số chỉ tiêu của những công ty giao nhận uy tín trên thế giới hoặc những hiệp hội quốc tế, hay sát thực tế hơn là thu thập ý kiến khách hàng. Kết hợp tối ưu giữa chi phí và các dịch vụ hỗ trợ khách hàng trước, trong và sau bán hàng sẽ nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Để xây dựng chiến lược dịch vụ khách hàng đúng đắn cần phải biết khách hàng muốn gì? Cần gì? Sau đó kết hợp với khả năng đáp ứng hiện tại của mình công ty sẽ xây dựng được dịch vụ khách hàng đúng đắn. Xét hai yếu tố là sự thiếu đa dạng trong khả năng cung cấp các dịch vụ của công ty Chiến Thắng và yêu cầu của khách hàng đối với công ty khá đơn giản (điều mà các công ty giao nhận khác hoàn toàn có thể làm được) thì trọng tâm làm nên sự khác biệt, điều khiến khách hàng chọn công ty Chiến Thắng chính là chất lượng phục vụ, sự tận tình của nhân viên, sự quan tâm sâu sắc và sẵn sàng chia sẽ khó khăn. Do đó để tăng sự hài lòng của khách hàng trong ngắn hạn công ty cần đào tạo một đội ngũ nhân viên có kỹ năng chăm sóc khách hàng, và trong dài hạn cần đa dạng hóa các dịch vụ cung cấp cho khách hàng, qua đó vừa có thể có được những khách hàng mới mà vẫn giữ chân khách hàng cũ. Công ty có thể cung cấp dịch vụ tư vấn cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế, thông tin về đối tác xuất nhập khẩu, đưa ra các lời khuyên về các điều khoản trong hợp đồng mua bán ngoại thương, giải thích cụ thể các điều khoản phức tạp để khách hàng không hiểu sai, dẫn đến tranh cãi khi có tranh chấp xảy ra. Tư vấn về việc sử dụng hãng tàu có uy tín, về tuyến đường, những thủ tục cần thiết liên quan đến hàng hóa như thủ tục hải quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ, nhằm giúp cho hàng hóa được thông quan dễ dàng. thông báo lịch giao nhận hàng, cung cấp thông tin cho khách hàng về tình hình hàng hóa của từng đơn hàng; liên lạc chặt chẽ và quản lí các yêu cầu xếp hàng của khách hàng, gửi tới khách hàng kết quả xếp hàng, nhận kiểm tra và gửi các chứng từ đến các bên liên quan. Những dịch vụ bổ sung này mang tính chất như một loại chất xúc tác duy trì và củng cố quan hệ với khách hàng cũng như nâng cao vị thế của công ty trong cạnh tranh. Tóm lại mục tiêu dài hạn của chiến lược khách hàng là cung cấp đa dạng các dịch vụ cho khách hàng với giá cạnh tranh và chất lượng phục vụ tốt nhất. 3.3.4 Giải pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Con người là trung tâm của hoạt động kinh doanh, một tổ chức muốn mạnh phải có những người tài. Để VICT INT CO., LTD phát triển lâu dài, công ty cần phải không ngừng nâng cao trình độ cho đội ngũ lao động của mình. Về trình độ nghiệp vụ, cho dù mỗi cán bộ công nhân viên phải tự trau dồi kiến thức, học hỏi thêm về nghiệp vụ nhưng đồng thời VICT INT CO., LTD phải đóng vai trò chủ chốt trong việc đào tạo đội ngũ lao động vì lợi ích của bản thân doanh nghiệp . Công ty cần thường xuyên tổ chức các khoá học về nghiệp vụ ngoại thương, nghiệp vụ thanh toán quốc tế, giao tiếp khách hàng, đào tạo thêm về luật pháp cho các cán bộ kinh doanh.Thực hiện phương châm kết hợp đào tạo ngắn hạn với dài hạn, vừa học vừa tích luỹ kinh nghiệm. Trước hết cần đầu tư bồi dưỡng, đào tạo những cán bộ tinh thông về nghiệp vụ giao nhận kho vận ngoại thương, hiểu biết sâu rộng về địa lý, luật lệ tập quán của nhiều vùng lãnh thổ khác nhau, có nghệ thuật thuyết phục khách hàng. Qua các Hiệp hội mà VICT INT CO., LTD tham gia, cần cử cán bộ ra nước ngoài học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, tham gia các khoá học do các hiệp hội này tổ chức như khoá học về hàng nguy hiểm của FIATA, khoá học nghiệp vụ của VISABA,…Đây cũng là cơ hội để các cán bộ của công ty có điều kiện cọ sát với thị trường quốc tế, tìm nguồn hàng, thực hiện các giao dịch, đàm phán, ký kết các hợp đồng mới. Ngay từ khâu tuyển dụng, công ty cần nghiêm túc, khách quan để chọn được những nhân viên trẻ, tài năng, nhiệt tình. Có thế mới tạo thuận lợi cho khâu đào tạo về sau. Hàng năm, công ty nên tổ chức các cuộc thi sát hạch về nghiệp vụ, đặc biệt là ngoại ngữ để mọi cán bộ luôn phải tự học tập, không lơ là việc trau dồi, làm giàu kiến thức, trình độ của mình.   Bên cạnh đó, việc nâng cao ý thức cho các cán bộ công nhân viên cũng rất quan trọng, góp phần giúp công ty nâng cao hiệu quả công việc. Đó là tinh thần trách nhiệm, tư duy sáng tạo trong công việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn bảo vệ tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty. Đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như VICT INT CO., LTD, tinh thần trách nhiệm, tính mẫn cán trong công việc nên đặc biệt coi trọng vì khi khách hàng đã tin tưởng giao hàng hóa vào tay người giao nhận, họ muốn được đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được an toàn. Hơn thế việc nâng cao ý thức còn giúp công ty sử dụng hiệu quả các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Để làm được như vậy công ty cần: -  Tuyên truyền để nâng cao ý thức của mọi cán bộ công nhân viên trong công việc, trong sử dụng thiết bị, tài sản của công ty. -  Đưa ra nội quy chặt chẽ, chính sách thưởng phạt rõ ràng để khuyến khích tinh thần tự giác, đãi ngộ tốt đối với người có sáng kiến cải tiến công việc. -  Chính sách sử dụng lao động phải đúng người đúng việc, lãnh đạo công ty phải gương mẫu trong thực hành tiết kiệm, ý thức, trách nhiệm cao với công việc 3.3.5 Giải pháp cho hệ thống thông tin phục vụ việc xử lí đơn hàng Cách thức truyền và xử lí thông tin ảnh hưởng lớn đến toàn bộ chu trình đặt hàng, với những tiến bộ của công nghệ thông tin chu trình đặt hàng hiện đại ngày nay đã được rút ngắn đi nhiều so với trước. Việc trao đổi thông tin, thực hiện đơn đặt hàng có thể được thực hiện qua 3 cách: thực hiện bằng tay rồi gửi thư qua đường bưu điện; sử dụng điện thoại và fax, truyền tin điện tử. Đặc trưng của mỗi hệ thống thực hiện đơn hàng trên được thể hiện qua bảng 1: Bảng 1: Đặc trưng của các hệ thống thực hiện đơn hàng Cấp Hình thức hệ thống Tốc độ Chi phí Hiệu quả Độ chính xác 1 Thực hiện bằng tay Chậm Thấp Thấp Thấp 2 Bằng điện thoại, fax TB TB Tốt TB 3 Nối mạng điện tử Nhanh Đầu tư cao, hoạt động thấp Rất tốt Cao Hiện nay hệ thống thông tin phục vụ cho xử lí đơn hàng của công ty Chiến Thắng là cấp độ 2, thực hiện chủ yếu bằng điện thoại và fax. Xét thấy qui mô của công ty vẫn còn nhỏ, nhu cầu ít nên việc thực hiện bằng tay kết hợp với điện thoại, fax, photocopier là phù hợp. Tuy nhiên khi dịch vụ công ty cung cấp phát triển đa dạng hơn, phức tạp về chủng loại, rộng về địa bàn, đòi hỏi chặt chẽ về thời gian, số hồ sơ, chứng từ như: đơn hàng, báo giá, hợp đồng, các bản sửa lỗi bổ sung, hóa đơn…rất nhiều thì hệ thống thông tin trên không còn phù hợp, phải có sự giúp sức của máy tính. Do đó công ty cần có những bước chuẩn bị cho hệ thống thông tin phù hợp với hoạch định và định hướng phát triển của công ty, tránh trường hợp hệ thống thông tin không theo kịp tốc độ phát triển. Để xây dựng hệ thống thông tin điện tử cần phần cứng, gồm các máy tính nối mạng Internet và phần mềm - hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange – EDI). EDI là hệ thống phức tạp, đầu tư tốn kém và hầu như công ty không thể tự xây dựng mà phải mua từ các công ty phần mềm. Lợi ích của hệ thống thông tin điện tử: Giảm thời gian lập,lưu trữ hồ sơ và chuyển đến địa chỉ cần thiết Giảm sai sót do thao tác bằng tay Giúp gửi và phản hồi thông tin nhanh chóng Quản lí tình hình xuất nhập, tồn kho Lập đơn hàng và kiểm tra đơn hàng Theo dõi xúc tiến việc thực hiện đơn hàng Lưu trữ các đơn hàng đã thực hiện Phân tích tình hình thực hiện đơn hàng và lập các báo cáo theo yêu cầu Giải pháp cho hệ thống thông tin của công ty là tiếp tục duy trì và nâng cao chất lượng của hệ thống thực hiện đơn hàng bằng điện thoại, fax đồng thời có những bước chuẩn bị cần thiết để nâng cấp lên hệ thống thông tin điện tử khi thời điểm đến. 3.3.6 Giải pháp cho nhu cầu vận tải Vận tải có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động giao nhận và vai trò này ngày càng được củng cố bởi theo thống kê chi phí vận chuyển chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong tổng chi phí giao nhận. Vì vận tải có tầm quan trọng như vậy nên các  nhà quản trị không chỉ quan tâm đến chi phí vận chuyển của mình mà còn chú ý đến chi phí vận chuyển của đối thủ cạnh tranh. Tóm lại nhà quản trị phải luôn quan tâm, cân nhắc việc lựa chọn phương thức vận tải, người cận tải và lộ trình vận chuyển…để có được quyết định đúng đắn, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức Để lựa chọn điều kiện giao hàng phù hợp công ty cần nghiên cứu, nắm vững và vận dụng nhuần nhuyễn “Các điều kiện thương mại quốc tế” – Incoterms. Nắm vững các đặc điểm riêng của từng phương thức vận tải sẽ giúp công ty kinh doanh giao nhận hiệu quả: Đường thủy: cước vận tải rẻ do vận chuyển với số lượng lớn, cơ sở hạ tầng 1 phần do thiên nhiên kiến tạo sẵn Đường bộ: tính linh động cao, có thể vận chuyển tận nơi người mua (chứ không dừng ở cảng hay ga) và thường nhanh hơn đường thủy do đó giá cước thường cao hơn so với vận tải đường thủy. Đường sắt: kém linh hoạt hơn vận tải đường bộ, tốc độ của tàu hỏa cũng chậm hơn các phương tiện đường bộ, hơn nữa tần suất khai thác các chuyến thấp, không thể đáp ứng nhu cầu vận chuyển nhanh chóng và mọi lúc mọi nơi như đường bộ. Đường hàng không: trái ngược với đường thủy, vận tải hàng không chỉ phù hợp với hàng hóa khối lượng nhỏ và có giá trị cao, đặc biệt là cần vận chuyển trong thời gian ngắn. Cước vận tải hàng không rất cao, thủ tục phức tạp. Vận tải đường ống: là phương thức vận tải chuyên dụng chỉ áp dụng đối với khí đốt, dầu thô, hóa chất…Tuy nhiên phương thức vận tải này khó tiếp cận và thường được quản lí bởi nhà nước. Các hãng vận tải hình thành và phát triển ngày càng nhiều ở các quốc gia trên thế giới; để chọn được hãng vận tải tốt cần chú ý các yếu tố sau: Công ty cần thu thập đầy đủ các thông tin về các hãng vận tải trên các báo, tạp chí, internet. Các thông tin cần thu thập là tình hình tài chính của hãng vận tải, năng lực vận chuyển, các dịch vụ phụ trợ có thể cung cấp, uy tín của hãng, các chứng nhận mà hãng đã đạt được, hệ thống thông tin, cước vận chuyển. Trên cơ sở các thông tin có được sẽ tiến hành so sánh để chọn hãng vận chuyển phù hợp. Xây dựng mối quan hệ khách hàng thân thiết giữa hãng vận tải và công ty. Một hãng vận tải thân quen, có mối quan hệ tốt sẽ thường tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng của mình, giúp công ty giải quyết tốt nhu cầu của mình Tóm lại, trong điều kiện hội nhập, cạnh tranh diễn ra trong mọi ngành mọi lĩnh vực; ngành vận tải cũng không là ngoại lệ với sự cạnh tranh khốc liệt cả về giá cước, lẫn chất lượng dịch vụ cung cấp. Để hoạt động giao nhận đạt chất lượng và hiệu quả cao, cần có sự quan tâm đúng mức đến hoạt động vận tải Kết luận Vận tải biển là phương thức vận tải quốc tế lâu đời nhất và quan trọng nhất trong thương mại quốc tế. Giao nhận hàng hóa bằng đường biển là một trong những hoạt động chính của VICT INT CO.LTD hiện nay. Những ngày đầu mới thành lập với số vốn đầu tư ban đầu ít ỏi và muôn vàn khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng và xây dựng hình ảnh của công ty trong mắt khách hàng, các thành viên công ty đã nỗ lực hết mình để công ty tồn tại và phát triển. Sau 4 năm hoạt động công ty đã gặt hái được những thành quả như bước đầu xây dựng được lực lượng nhân sự có chuyên môn, khách hàng thường xuyên và ổn định, doanh thu và lợi nhuận tăng đều qua các năm. Công ty đã tạo dựng được uy tín và nâng cao khả năng cạnh tranh trong hoạt động giao nhận ngoại thương. Những thành quả trên minh chứng cho sự lớn mạnh từng ngày của công ty. Là một sinh viên chuyên ngành ngoại thương, với mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé vào sự phát triển của VICT INT CO.LTD, em đã đi sâu nghiên cứu hoạt động giao nhận hàng hóa ngoại thương bằng đường biển của công ty và mạnh dạn đưa ra một vài giải pháp cho công ty. Tuy nhiên, do sự hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn cũng như sự giới hạn về thời gian, bài viết của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót cả về nội dung lẫn hình thức. Em rất mong nhận được sự  ý kiến chỉ bảo, góp ý quí báu của thầy cô để em có những hiểu biết thấu đáo hơn và có được những kinh nghiệm cần thiết trong quá trình học tập và làm việc sau này. Tài liệu tham khảo: PGS. TS. Hoàng Văn Châu, Vận tải - giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, NXB Khoa Học và Kỹ Thuật, 1999 GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, Logistic,những vấn đề cơ bản, NXB Thống Kê, 2003 GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, Quản trị Logistic, NXB Thống Kê, 2006 PGS. TS. Đinh Ngọc Viện (Chủ biên), Giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế, NXB Giao Thông Vận Tải, 2002 www.fiata.com www.luatgiapham.com www.visabatimes.com.vn