Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động tại công ty sách và thiết bị trường học hà nội

hành phố đều có Công ty phát hành Sách và Thiết bị trường học. Trong những năm qua cùng với sự đổi mới của đất nước ngành giáo dục và đào tạo thủ đô tiếp tục thực hiện Nghị quyết Trung ương IV về đổi mới sự nghiệp giáo dục đào tạo, quy mô giáo dục tào tạo tăng nhanh cả về số lượng và chất lượng ở hầu hết các ngành học và cấp hoc. Điều kiện kinh tế xã hội ngày càng phát triển, số học sinh đến trường ngày cành tăng ở tất cả các cấp học. Trong giáo dục vấn đề đổi mới phương pháp giạy và học, cơ cấu chương trình có nhiều thay đổi khiến cho nhu cầu về sách giáo khoa phục vụ cho giảng dậy và học tập thêm nhiều phong phú và đa dạng. Số sách giáo khoa từ vài trăm bản phát hành hàng năm, đến nay đã lên đến hơn 10 triệu bản sách, đảm bảo cho học sinh Hà Nội tới ngày khai giảng có đủ sách giáo khoa và thiết bị đồ dùng dậy học phục vụ giảng dậy học tập của giáo viên và học sinh từ cấp Tiểu học đến cơ sở và Phổ thông trung học. Cụ thể qua số liệu 4 năm dưới đây: Bảng 1: Các loại sách và thiết bị cung cấp Stt Loại Sách Đơn vị Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Sách giáo khoa 1000 Cuốn 6.792 9.352 10.163 Sách hoc sinh 5.678 8.134 8.567 Sách giáo viên 357 575 632 Sách tham khảo 757 643 964 2 Thiết bị ấn phẩm 1000 Cuốn 93,1 98,6 105,4 Sổ điểm 82 86 92 Học bạ 11,1 12,6 13,4 Giấy thi 1000 tờ 1000 1600 1800 Theo thống kê (tính hết năm 2004) Hà Nội đã có gần 53.767 lớp học ở các cấp học từ tiểu học đến Phổ thông trung học với số lượng học sinh gần 1.987.520 và số giáo viên là 83.380 người. ý thức được về tiềm năng to lớn đó đồng thời để thích ứng với cơ chế thị trường Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội đã không ngừng đổi mới tổ chức kiện toàn bộ máy, sắp xếp lại hoạt động kinh doanh, phục vụ ứng với điều kiện mới. Từ năm 1993, Công ty được thành lập lại theo nghị quyết 388, được giao vốn chuyển đổi cơ chế quản lý, chuyển toàn bộ nhân viên Công ty từ biên chế sang ký kết hợp đồng lao động, xây dựng Thoả ước lao động tập thể chặt chẽ và hợp lý, khoán lương, khoán việc song song với các biện pháp về tổ chức là đổi mới quan điểm trong kinh doanh: xác định cho từng cán bộ nhân viên trong Công ty hiểu rõ kinh doanh tự hoạch toán trong cơ chế thị trường với tất cả những khó khăn phức tạp của nó, phải chấp nhận cạnh tranh để giữ vững thị trường để tồn tại và phát triển. Với tỷ lệ triết khấu thương nghiệp được Nhà xuất bản giáo dục giành cho Hà Nội thấp nhất trên cả nước (19% theo giá bìa) lại bị hàng ngàn tư thương tham gia kinh doanh sách giáo khoa hết sức năng động, vừa có tiềm lực lớn về vốn lẫn kinh nghiệm trốn tránh quản lý thị trường và trốn thuế, trở thành mạng lưới nhanh nhạy điều chuyển sách giáo khoa của các tỉnh ban có chiết khấu cao hơn về Hà Nội, cạnh tranh với Công ty Hà Nội. Từ thực tế đó, muốn đứng vững, muốn thắng trong cạnh tranh con đường duy nhất là phải bám lấy đối tượng phục vụ của mình là khách hàng, đưa sách giáo khoa vào từng trường học, từng cơ quan, nhà máy xí nghiệp (mà Công ty trực tiếp liên hệ), bám lấy từng phiên họp phụ huynh học sinh, củng cố quản lý lại đại lý bán hàng, vận dụng các biện pháp kinh tế để kinh doanh có hiệu quả, khuyến khích khách hàng, tận dụng sự giúp đỡ của Nhà xuất bản Giáo Dục, các cấp của ngành và Thành phố. Trong hoàn cảnh hiện nay, ngoài chức năng phục vụ nhu cầu về sách giáo khoa cho Hà Nội, nhằm đáp ứng yêu cầu dạy và học ngày càng tăng ở Hà Nội, Công ty đã tiến hành tổ chức liên doanh, liên kết xuất bản những loại sách tham khảo, bồi dưỡng, sách hướng dẫn thực hành để phục vụ nhu cầu khách hàng ngay càng tốt hơn và đã tạo được uy tín đối với khách hàng. Quan hệ bạn hàng kinh tế của Công ty không ngừng được mở rộng từ chỗ chỉ có Nhà xuất bản Giáo dục, bạn hàng truyền thống, đến nay đã có thêm Nhà xuất bản Hà Nội, Báo Giáo dục và thời đại, các Công ty sách và thiết bị trường học tỉnh bạn, các đại lý… Đối với mặt hàng thuộc nhóm thiết bị, thực hiện Quyết định số 20-TC/CBNN của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 17/01/1996 về việc ban hành quy chế đấu thầu mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, Công ty đã tiếp tục hoà nhập với cơ chế thị trường, giữ vững được vai trò chủ đạo trong lĩnh vực kinh doanh mặt hàng này. Cùng với việc mở rộng quan hệ kinh doanh trong năm 2004 Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội đã phối hợp với Sở Giáo Dục và Đào tạo Hà Nội tiếp tục làm công tác chỉ đạo, phát triển quan hệ với các Phòng Giáo dục của các quận, huyện, thiết lập quan hệ mật thiết với các trường học trên địa bàn Hà Nội, chủ động lập kế hoạch đưa sách giáo khoa xuống tận nơi phục vụ trực tiếp nhu cầu khách hàng. 2.2. Cơ cấu tổ chức kinh doanh. 2.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy. Bộ máy của Công ty hiện nay gồm 43 người được phân bố theo các phòng như sau: Ban Giám Đốc Phòng kế toán tài chính Phòng hành chính Phòng kế hoạch kinh doanh Kho Cửa hàng bán lẻ số 1 Cửa hàng bán lẻ số 12 … Chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước là bước ngoặt quan trọng giúp cho nước ta thoát khỏi tình trạng khủng hoảng trầm trọng, triền miên. Với những bỡ ngỡ ban đầu khi chuyển sang kinh doanh theo cơ chế thị trường từ cách suy nghĩ mới, cách kinh doanh mới các doanh nghiệp thương mại nói chung và Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội nói riêng còn gặp nhiều khó khăn lúng túng do chưa hoà nhập kịp thời và thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của cơ chế mới, có sự cạnh tranh gay gắt và quyết liệt. Hoạt động kinh doanh thu được nhiều lợi nhuận mà vẫn đảm bảo nhiệm vụ chính trị là mục tiêu quan trọng nhất đối với toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty. Chính vì vậy, đổi mới trở thành yếu tố quyết định để thực hiện mục tiêu trên. Một trong những nội dung đổi mới có ý nghĩa quan trọng cơ bản góp phần tạo nên những kết quả của Công ty trong những năm gần đây là đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động và quá trình thực hiện lao động kinh doanh. Cơ chế thị trường rất năng động và phức tap, chỉ có những doanh nghiệp nào thích ứng được với nó mới có thể tồn tại và phát triển được. Muốn chiến thắng trong cạnh tranh Công ty Hà Nội phải có chiến lược kinh doanh và những biện pháp hữu hiệu để thực hiện chiến lược đã đề ra. Do đó, yếu tố con người giữ vai trò trung tâm trong mọi hoạt động của quá trình kinh doanh. Trong những năm vừa qua Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội đã không ngừng đổi mới xây dựng và kiện toàn bộ máy tổ chức xắp xếp bộ máy gọn, ổn định, năng động và có hiệu quả thông qua Thoả ước lao động tập thể mới phù hợp với Bộ luật lao động và Luật doanh nghiệp Nhà nước tiến hành lập sổ lao động, sổ bảo hiểm xã hội và sổ lương làm cơ sở pháp ly, bảo vệ quyền lợi của người lao động, xây dựng ý thức chủ thể doanh nghiệp cho cán bộ công nhân viên, mọi thành viên trong Công ty đều chăm lo đến quyền lợi nghĩa vụ, đề cao kỉ luật tự giác và nếp sống văn hoá phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động. Lợi ích của cá nhân gắn liền với lợi ích tập thể, hưởng thụ đúng theo lao động của mình, lấy lợi ích làm đòn bẩy kinh tế không ngừng khuyến khích động viên khen thưởng nâng cao năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả của người lao động. Song song với đổi mới tổ chức là đổi mới quan điểm trong kinh doanh: xác định rõ cho từng cán bộ, nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của doanh nghiệp tự hoạch toán trong cơ chế thị trường, thường xuyên quan tâm tới việc học tập nâng cao trình độ chuyên môn khuyến khích đi học quản lý kinh tế, ngoại ngữ và tin học. Địa điểm của công ty đóng tại 45b Lý Thường Kiệt với cơ cấu tổ chức bộ máy hiện nay bao gồm Giám đốc, các phòng chức năng như: Phòng Kế hoạch kinh doanh, Phòng Kế toán tài chính, Phòng Hành chính tổng hợp, Kho và bộ phận Cửa hàng lẻ. 2.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. Giám đốc Công ty do UBND thành phố bổ nhiệm là thủ trưởng của Công ty, quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội và Nhà nước về kết quả kinh doanh của Công ty và làm nghĩa vụ với Nhà nước theo Luật định, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên và phụ trách công tác tài chính kế toán. Phòng Kế toán tài vụ là phòng quản lý tài chính thực hiện hình thức kế toán sử dụng hệ thống sổ sách, tài khoản kế toán theo đúng chế độ quy định. Thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo các văn bản pháp qui hiện hành của Nhà nước. Tổ chức bộ máy kế toán thực hiện theo mô hình như sau: Trưởng phòng tài vụ Thủ quỹ Kế toán cửa hàng lẻ Kế toán Kho Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Công ty thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, theo hình thức nhật kí chứng từ: Sơ đồ hạch toán hình thức nhật kí chứng từ Bảng kê Nhật kí chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Thẻ, sổ kế toán chi tiết Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi chép ngày Ghi chép tháng Đối chiếu Phòng kế hoạch kinh doanh có nhiệm vụ căn cứ vào nhu cầu thị trường được phản ánh qua thông tin từ các Phòng Giáo dục quận, huyện, các trường và dựa vào tình hình thực tế để lập kế hoạch kinh doanh hàng năm. Từ kế hoạch được duyệt, Phòng tổ chức đặt hàng với các cơ sở sản xuất như Nhà xuất bản Giáo dục, Công ty thiết bị số 1 thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo và các cơ sở sản xuất khác. Đồng thời tổ chức tiêu thụ, cung ứng sách giáo khoa và thiết bị cho các quận huyện, nhà trường, các đại lý thông qua bán buôn làm thủ tục xuất nhập hàng hoá trong phạm vi kinh doanh. Phòng Hành chính tổng hợp làm công tác văn thư, bảo mật, bảo vệ, tuyển dụng nhân sự và phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Kho có nhiệm vụ thực hiện tiếp nhận hàng hoá mua về nhập kho, xuất hàng ra và tổ chức bảo quản, bảo vệ các loại hàng hóa, tài sản của Công ty. Cửa hàng lẻ có nhiệm vụ bán lẻ các loại sách giáo khoa, thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy và học tập cho mọi đối tượng có nhu cầu ngay tại cửa hàng lẻ của công ty. Hiện tại Công ty đã chủ động sắp xếp lại nhân sự, thực hiện giảm lao động gián tiếp, giảm biên chế, thúc đẩy hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Cơ cấu tổ chức bộ máy trên của Công ty đã phát huy tác dụng tích cực, nâng cao năng lực kinh doanh của Công ty. Cơ cấu này góp phần xác định rõ ràng trách nhiệm của các cá nhân, các đơn vị và rất phù hợp với chế độ một thủ trưởng, tránh được tình trạng chồng chéo trong việc thừa hành mệnh lệnh cấp trên đồng thời vẫn sử dụng được các chuyên gia giỏi tham mưu cho giám đốc. Nhìn chung, qua phân tích khái quát cơ cấu tổ chức quản lý và nguồn nhân lực của Công ty ta có thể khẳng định rằng Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội đã tạo cho mình một tiềm lực lớn về con người. Nó hứa hẹn khả năng tổ chức, điều hành có hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh. 2.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội. Phân tích Bảng cân đối kế toán Trích Bảng cân đối kế toán (Ngày 31 tháng 12 năm 2003-2004) Đơn vị: Triệu đồng Tài sản Năm Nguồn vốn Năm 2003 2004 2003 2004 1.TSLĐ 11.988 12.719 1.Tổng nợ ngắn hạn 11.509 11.997 1.1 Tiền mặt 3.924 4.267 1.1 Vay Ngân hàng 2.041 2.154 1.2 Các khoản phải thu 5.891 6.106 1.2 Các khoản phải trả 6.601 6.841 1.3 Dự trữ 2.173 2.346 1.3 Các khoản phải nộp 2.867 3.002 2. TSCĐ (GTCL) 3.283 3.759 2. Nguồn vốn chủ sở hữu 3.762 4.481 2.1 TSCĐ(nguyên giá) 3.925 4.457 2.2 Khấu hao 642 698 I. Tổng tài sản 15.271 16.478 II. Tổng Nguồn vốn 15.271 16.478 Từ bảng trên cho thấy một số chỉ số tài chính của Công ty như sau: Chỉ số về khả năng thanh toán hiện hành lần lượt các năm là 1,006 và 1,04 so với mức trung bình của ngành là 2,5. Điều này cho thấy Công ty đang gặp khó khăn trong việc thanh toán nợ, hàng hoá tồn kho không bán được. Tỷ số thanh toán hiện hành của công ty thấp hơn nhiều so với mức trung bình của ngành. Đây là một vấn đề mà Công ty cần lưu ý trong thời gian tới. Tỷ số thanh toán nhanh của Công ty qua 2 năm 2002 và 2003 lần lượt là 0,82 và 0,85 so với mức trung bình của ngành là 1. Ta thấy khả năng thanh toán nhanh các khoản nợ ngắn hạn của Công ty là thấp so với mức trung bình của ngành. Nguyên nhân do mức dự trữ của Công ty cùng với các khoản nợ ngắn hạn ở mức khá cao. Tuy nhiên năm sau cao hơn năm trước điều đó chứng tỏ Công ty đang khắc phục tình trạng này. Tỷ số nợ trên tổng tài sản(hệ số nợ): của 2 năm lần lượt là 78,8% và 75,3% ; tỷ số trung bình của ngành là 50%. Ta thấy tỉ số nợ năm sau thấp hơn năm trước nhưng khá cao so với mức trung bình của ngành. Nguyên nhân chủ yếu là do tăng các khoản nợ ngắn hạn. Tỷ số này thể hiện sự bất lợi của các chủ nợ nhưng lại có lợi cho chủ sở hữu nếu đồng vốn được sử dụng có khả năng sinh lợi cao. Tuy nhiên, với tỉ số nợ cao như vậy thì Công ty khó có thể huy động được tiền vay trong thời gian tới để tiến hành sản xuất - kinh doanh. Phân tích Báo cáo kết quả kinh doanh. Trích Bảng báo cáo kết quả kinh doanh (đến ngày 31/12 năm 2003, 2004) Đơn vị: nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 1. Doanh thu 30.239.230 32.245.541 2. Giá vốn hàng bán 26.642.643 27.541.849 3 Lãi gộp 3.596.587 4.703.692 - Chi phí điều hành 938.009 1.021.264 + Chi phí tiêu thụ 863.563 902.541 + Chi phí thuê 74.446 118723 - Khấu hao tài sản cố định 285.653 320.541 4. Lợi nhuận trớc thuế và lãi 2.372.925 3.361.887 5. Lãi vay 352.348 415.642 6. Lợi nhuận trớc thuế 2.020.577 2.946.245 7. Thuế thu nhập doanh nghiệp 646.584,64 942798,4 8. Lợi nhuận sau thuế 1.373.992 2.003.447 Khả năng thanh toán lãi vay của Công ty được thể hiện qua các năm 2002, 2003 lần lượt là 9,19 và 6,73 so với tỷ số trung bình của ngành là 7,7. Như vậy khả năng trả lãi của Công ty trong năm 2002 là khá cao. Vì vậy, đến năm 2003 Công ty tiếp tục vay lãi tiếp nên đã dẫn đến tình trạng năm 2003 mất dần khả năng trả lãi. Điều này chứng tỏ khả năng sinh lợi tài sản giảm dần. Do vậy, Công ty khó có thể vay tiếp được nữa vì số nợ đã quá cao mà khả năng trả lãi lại thấp so với mức trung bình của ngành. Các chỉ số về khả năng hoạt động Hiệu suất sử dụng tài sản cố định (TSCĐ) trong 2 năm 2002 và 2003 lần lượt là 9,4 và 9,2. Tuy chỉ số này có giảm tuy nhien so với mức trung bình của ngành là 5,0 thì chứng tỏ doanh nghiệp sử dụng TSCĐ có hiệu quả. Hiệu suất sử dụng tổng tài sản được đo bằng doanh thu trên tổng tài sản. Cho biết một đồng tài sản đem lại bao nhiêu đồng doanh thu. Tỷ số hiệu suất này trong 2 năm 2002 và 2003 lần lượt là 2,46 và 2,58 so với mức trung bình ngành là 3 thì đây là ở mức thấp. Điều nay chứng tỏ hiệu quả sử dụng tài sản lưu động của doanh nghiệp thấp. Doanh nghiệp cần có biện pháp cải thiện tình hình này. Các chỉ số về khả năng sinh lãi. Doanh lợi tiêu thụ sản phẩm bằng thu nhập sau thuế chia cho doanh thu. Chỉ số này trong 2 năm 2002 và 2003 lần lượt là 4,38% và 2,13% với tỉ lệ trung bình là 2,9%. Mức doanh lợi tiêu thụ sản phẩm năm 2003 suy giảm với mức độ lớn so với năm trước. Năm 2003 doanh thu tiêu thụ tăng không đáng kể, trong khi đó chi phí mua hàng bán và chi phí khác tăng với tốc độ lớn, tình hình đó dẫn đến lợi nhuận sau thuế giảm sút và kết quả là chỉ tiêu doanh lợi tiêu thụ sản phẩm thấp. Để cải thiện tình hình này, doanh nghiệp cần quan tâm tới các biện pháp hạ thấp chi phí, tăng doanh thu trong thời gian tới. Tỷ số thu nhập sau thuế trên vốn chủ sở hữu (ROE): bằng thu nhập sau thuế chia cho vốn chủ sở hữu. Trong 2 năm 2002 và 2003 lần lượt là 40,4% và 36,5% so với mức trung bình là 17,5% thì mức này là rất cao. Điều này sẽ làm cho các nhà đầu tư hết sức hài lòng về hoạt động có hiệu quả cua Công ty. Nguyên nhân chủ yếu là do doanh thu tăng mạnh với việc nâng cao hiệu suất lao động làm cho thu nhập sau thuế là rất lớn. Tỷ số Doanh lợi tài sản (ROA): được tính bằng thu nhập sau thuế trên tổng tài sản. Đây là chỉ tiêu tổng hợp nhất được dùng để đánh giá khả năng sinh lợi của một đồng vốn đầu tư. Ta có tỷ số ROA của Công ty trong 2 năm 2002 và 2003 là 8,5% và 8,9% với mức trung bình của ngành là 8,8%. Điều này chứng tỏ Công ty kinh doanh rất có hiệu quả. Tăng doanh thu giảm tối thiểu chi phí, Công ty đang trên đà phát triển toàn diện. 2.2. Thực trạng sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội. 2.2.1. Cơ cấu Tài sản lưu động. Bảng cơ cấu Tài sản lưu động của Công ty. Năm 2003 2004 2004/2003 Chỉ tiêu tr.d % tr.d % ± % I. Tiền 3.924 32,7 4.267 33,5 343 108,7 II. Các khoản phải thu 5.891 49,1 6.106 48 215 103,6 1. Phải thu khạc hàng 2904 49,3 2949 48,3 45 101,6 2. Phải thu nội bộ 1208 20,5 1124 18,4 -84 93,01 3. Phải thu khác 1.779 30,2 2.033 33,3 254 114,3 III. Hàng tồn kho 2.173 18,1 2352 18,50 179 108,2 1. nguyên vật liệu tồn kho 1434 66 1505 64 71 105 2. CPSXKD dở dang 334,6 15,4 385,8 16,4 51 115,3 Tổng cộng 11.988 12719 731 106,1 Để theo dõi đánh giá cơ cấu TSLĐ và sự biến động của nó trong những năm vừa qua ta căn cứ vào bảng trên. Bảng này phản anh rõ ràng 4 thành phần cấu thành nên TSLĐ thì khoản mục phải thu chiếm tỷ trọng lớn nhất, thường từ 49% tổng TSLĐ trở lên mỗi năm, năm 2002 phải thu chiếm tỷ trọng cao nhất là 50,5%. Trong các khoản phải thu, khoản phải thu khách hàng luôn chiếm tỷ trọng lớn, trên dưới 50% tổng các khoản phải thu, trên 40% tổng TSLĐ. Tuy nhiên, khoản phải thu khách hàng có xu hướng giảm xuống, giảm từ 50,5% xuống 49,3% tuy nhiên tỷ lệ này giảm xuống không nhiều. Nguyên nhân do mặt hàng kinh doanh của Công ty là sách giáo khoa và khách hàng thường là các công ty sách và các trường học trên cả nước. Việc mua hàng thường xuyên chậm lại do việc các công ty và trường học này sẽ bán lại sách và thiết bị cho khách hàng là học sinh và phụ huynh hoc sinh. Nên các khoản tiền hàng này thường bị chậm lại. Các khoản phải thu nội bộ và phải thu khác cũng chiếm tỷ trọng tương đối cao trong tổng TSLĐ. Khoản phải thu cao từ 50% tuy nhiên so với đặc thù kinh tế mặt hàng kinh doanh của Công ty nhu vậy cũng là điều dễ hiểu. Tuy nhiên, đây vẫn là điều bất lợi cho việc quay vòng vốn của công ty. Công ty cần có biện pháp để điều chỉnh nếu không muốn bị chiếm dụng vốn trong các năm tiếp theo. Khoản mục hàng tồn kho chiếm tỷ lớn thứ hai trong tổng TSLĐ nhưng cũng chỉ khoảng trên dưới 18%, thấp hơn so với tỷ trọng khoản phải thu. Tỷ trọng hàng tồn kho này khá hợp lý so với hình thức kinh doanh của Công ty. Do loại hàng sách giáo khoa và thiết bị trường học thường bán theo mùa vụ. Đặc biệt Công ty hoạt động với cường độ cao vào các tháng chuẩn bị cho học sinh đến trường. Còn các tháng còn lại hoạt động của công ty có phần giảm đi. Sách và thiết bị chủ yếu được phân phối cho các tỉnh thành trong cả nước. Đặc biệt cho các trường học trong thành phố Hà Nội.Do hình thức kinh doanh đặc thù của Công ty nên việc tồn kho được giữ ở mức 18% là vừa phải và hợp lý. Khoản mục tiền mặt chiếm tỷ trọng khá lớn trong công ty. Điều này cũng hợp lý do hình thức kinh doanh của Công ty. Công ty luôn cần có một lượng tiền mặt trong quĩ để sẵn sàng chi trả thanh toán các khoản mục khác nhau thường xuyên phát sinh trong hoạt động hàng ngày. Tuy nhiên lượng tiền mặt đang có xu hướng tăng lên từ 31,3% đến 32,7%. Lượng tăng này không đáng kể. Nhưng Công ty cần xem xét việc chi tiêu hợp lý, giảm bớt lượng tiền mặt trọng quỹ. Để đầu tư vào các lĩnh vực khác có khả năng sinh lời cao hơn. Tóm lại, cơ cấu TSLĐ như trên là khá hợp lý. Khoản mục phải thu tuy chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng TSLĐ nhưng do loại hình kinh doanh đặc thu của công ty nên việc giữ được tỷ trong từ 49% đến 50% và có xu hướng giảm xuống là điểm tích cực của Công ty. Các khoản mục các đều khá hợp lý. Tuy nhiên khoản mục phải thu trong thời gian tới Công ty cần tiếp tục điều chỉnh theo hướng giảm xuống, để tránh tình trạng ứ đọng vốnvà chậm luân chuyển Tài sản lưu động, dẫn tới việc phải đi vay và bị chiếm dụng nhiều làm giảm lợi nhuận và khả năng sinh lời của VLĐ. Việc xem xét cơ cấu Tài sản lưu động trong 2 năm vừa qua có thể thấy Công ty đang cố gắng khắc phục thực trạng trên. Việc sử dụng Tài sản lưu động ngày càng hiệu qủa và hợp lý hơn. 2.2.2.Thực trạng về việc sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty. Bảng: hiệu quả sử dụng TSLĐ của Công ty TT Năm  Đ/vị tính 2003 2004 2004/2003  Chỉ tiêu ± % 1 Doanh thu thuần triệu đ 30.239 32.245 2.006 106,63 2 Lợi nhuận gộp triệu đ 3.596 4.703 1.107 130,78 3 TSLĐ bình quân triệu đ 11.988 12.719 731 106,10 4 LNST triệu đ 1.373 2.003 630 145,88 5 Nợ ngắn hạn triệu đ 11.509 11.977 468 104,07 6 Dự trữ triệu đ 2.173 2.346 173 107,96 7 Tiền triệu đ 3.924 4.267 343 108,74 8 Khoản phải thu triệu đ 5.891 6.106 215 103,65 9 Chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng TSLĐ 9.1 Vòng quay TSLĐ (1):(3) Vòng/năm 2,52 2,54 0 100,60 9.2 Kỳ luân chuyển TSLĐ (360):(9.1) Ngày/Vòng 143 142 -1 99,30 9.3 Khả năng sinh lời TSLĐ (4):(3) Đồng 0,11 0,16 0 143,16 9.4 Khả năng thanh toán hiện hành (3):(5) 1,042 1,062 0 101,91 9.5 Khả năng thanh toán nhanh (3 - 6):(5) 0,853 0,866 0 101,53 9.6 Vòng quay tiền (1):(7) Vòng 7,71 7,557 0 98,01 9.7 Thời gian vòng quay tiền (360):(9.6) Ngày 46,72 47,64 1 101,97 9.8 Kỳ thu tiền bình quân (360x8):(1) Ngày 70,13 68,171 -2 97,21 Bảng trên cho thấy hiệu quả sử dụng tài sản lưu động tại Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội như sau: Về Vòng quay Tài sản lưu động đạt tăng trong 2 năm từ 2,52 lên 2,54 vòng/ năm. Tỷ số này là khá cao so với mức trung binh của ngành là 1.5. Điều này chứng tỏ công tý sử dụng Tài sản lưu động khá hiệu quả. TSLĐ luân chuyển nhanh với tốc độ cao, đó là một điều rất có lợi cho hoạt động kinh doanh của Công ty. Về kỳ luân chuyển TSLĐ: đạt mức năm 2003 là 143 ngày/năm còn năm 2004 đạt mức 142 ngày/năm. Với thời gian của một vòng luân chuyển càng nhỏ thì tốc độ luân chuyển càng lớn, hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động càng cao. Chứng tỏ Công ty đã có sự phát triển đi lên năm sau hiệu quả hơn năm trước về trình độ kinh doanh, công tác quản lý và tình hình tài chính của Công ty. Về khả năng sinh lời của TSLĐ sử dụng trong vòng một năm. Trong cả 2 năm lần lượt đạt 0,11;0,16. Nó cho thấy với mỗi đơn vị Tài sản lưu động đem lại 0.11;0,16 đơn vị lợi nhuận sau thuế. Với 0,11;0,16 đơn vị lợi nhuận sau thuế này. So với mức trung bình của ngành là 0.1 đó sẽ là mức hợp lý của Công ty. Tuy nhiên trong thời gian tới cần tăng tỷ lệ về khả năng sinh lời của Tài sản lưu động lên cao hơn nữa. Về tỷ số khả năng thanh toán hiện hành của Công ty. Năm 2003 đạt tại mức 1,0042 và 2004 đạt mức 1,0062. Tỷ số trung bình của ngành là 2,5. tỷ số thanh toán hiện hành năm sau thấp hơn so với năm trước và còn rất thấp so với tỷ số trung bình của ngành. Điều này chứng tỏ tỷ lệ thanh toán hiện hành của Công ty thấp. Có thể do một số nguyên nhân; do bị khách hàng chiếm dụng vốn; hoặc hàng hoá Công ty được sản xuất ra mà không bán được để lưu kho với số lượng lớn, làm tăng lượng dự trữ của Công ty.Tỷ số thanh toán hiện hành của Công ty là thấp so với mức trung bình của ngành. Đây là một vấn đề mà Công ty cần lưu ý trong thời gian tới. Tuy nhiên do đặc thù kinh doanh của việc kinh doanh sách thiết bị trường học nên việc tỷ lệ thanh toán hiện hành thấp như vậy cũng là diều chấp nhận được. Về khả năng thanh toán nhanh. Năm 2003 là 0,853 đến năm 2003 đạt mức 0,866. Đây là tỷ số giữa các tài sản quay vòng nhanh với nợ ngắn hạn. So với mức tỷ số trung bình của ngành là 1. Tỷ số khả năng thanh toán nhanh tuy cao hơn năm trước tuy nhiên tỷ số này vẫn thấp hơn so với mức trung bình của ngành. Như vậy nguyên nhân chủ yếu vẫn là do Công ty có một lượng hàng hoá tồn kho khá lớn đã dẫn tới khả năng thanh toán nhanh của Công ty bị hạn chế. Công ty đã nhận thấy được điều này và đã từng bước điều chỉnh để hợp lý hơn trong vấn đề kinh doanh. Vòng quay tiền. Năm 2003 là 7,71 đến năm 2004 giảm xuống còn 7,55. So với mức bình của của ngành là 20,2. Chỉ tiêu này của Công ty là thấp. Không những thế năm sau còn giảm hơn năm trước. Tuy nhiên điều này chưa chứng tỏ được khả năng sử dụng hiệu quả Tài sản lưu động của Công ty cần phân tích một số chỉ tiêu khác. Thời gian vòng quay tiền. Năm 2003 là 46,72 ngày/năm năm 2004 là 47,64ngày/năm. Chỉ tiêu này cho thấy. Vòng quay của tiền của Công ty đạt ở mức thấp. Công ty cần lưu ý đến điểm này trong thời gian tới. Để việc sử dụng Tài sản lưu động được hiệu quả hơn. Tóm lại: Qua phân tích trên ta thấy, xét về cơ bản, hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động của Công ty trong 2 năm qua có xu hướng tăng lên. Mặc dù vậy, sự biến động không được ổn định cao. Điều này đòi hỏi Công ty cần nâng cao hơn nữa công tác quản lý Tài sản lưu động từ khâu xác định nhu cầu tài sản, huy động vốn cho đến khâu sử dụng Tài sản lưu động, tổ chức SXKD và thu lợi nhuận So sánh với mức chỉ tiêu tương ứng cùng ngành ta thấy, hiệu qủa sử dụng Tài sản lưu động của Công ty còn chưa cao, cả về tốc độ luân chuyển và sức sinh lợi vốn. Nhìn chung, các khoản mục hàng tồn kho và phải thu khách hàng của Công ty luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng Tài sản lưu động và có tác động mạnh mẽ tới tình hình huy động vốn và sử dụng Tài sản lưu động nên Công ty cần tiếp tục duy trì hiệu quả quản lý tốt các khoản mục trong thời gian tới. Điều này cũng được xem như là một trong những biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động của Công ty. Công ty cũng cần quản lý chặt chẽ hơn lượng tiền ở các quỹ hoạt động để tránh lãng phí và thất thoát. 2.2.3. Đánh giá thực trạng sử dụng Tài sản lưu động của Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội. Thông qua nội dung phân tích được trình bầy ở trên, em rút ra một số đánh giá thực trạng sử dụng Tài sản lưu động của Công ty trong 2 năm vừa qua như sau: Thành tựu đạt được: Tình hình SXKD của Công ty biến động theo hướng tích cực, doanh thu thuần và lợi nhuận thuần đạt được tăng qua các năm. Tốc độ tăng doanh thu thuần năm sau cao hơn năm trước từ 10% trở lên và tốc độ tăng của lơi nhuận là 14,2%. Công ty luôn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính với Nhà nước về các khoản thuế, phí… Số lượng sách và thiết bị đặt hàng ngày càng tăng, đặc biệt là số lượng đầu sách bán ra ngày càng phong phú đa dạng. Công ty ngày càng có thêm nhiều bạn hàng trong trên khắp các tỉnh thành trên cả nước cả như các Công ty sách của 63 tỉnh thành, các nhà sách, trường học,phụ huynh hoc sinh… Điều này chứng tỏ uy tín và chất lượng hoạt động của Công ty không ngừng nâng cao trên thị trường. Nhờ đó, Công ty đã nâng cao đời sống, tăng thu nhập cải thiện đời sống cho tầng lớp cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Thu nhập bình quân của Công ty hiện khá cao, đạt trên 1.500.000đ/người/tháng. Tình hình huy động và sử dụng Tài sản lưu động của Công ty cũng đạt được những thành tựu quan trọng. Nhìn chung, hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động của Công ty tăng lên qua các năm. Trong đó, tốc độ luân chuyển vốn được đẩy nhanh và số lợi nhuận đạt được từ đồng vốn Tài sản lưu động cũng được nâng cao hơn so với năm trước. Đây là nỗ lực to lớn của Công ty để tiếp tục tái sản xuất mở rộng hoạt động SXKD. Ngoài những thành tựu trên, vẫn còn một số ý kiến tồn tại chủ yếu trong hoạt động huy động và sử dụng Tài sản lưu động mà Công ty cần sớm có biện pháp khắc phục. Những hạn chế còn tồn tại tồn tại: Cơ cấu Tài sản lưu động của Công ty còn bất hợp lý. Tỷ trọng của các khoản phải thu và dự trữ lớn và mất cân đối so với các thành phần khác cấu thành nên Tài sản lưu động. Cơ cấu nguồn Tài sản lưu động cũng bất hợp lý. Tài sản lưu động chủ yếu được tài trợ bằng nguồn vốn tạm thời (trên 90% so với tổng nguồn VLĐ). Điều này ảnh hưởng tới tình hình tài chính và khả năng thanh toán của Công ty. Nợ nhiều nên Công ty phải trả lãi nhiều, phải chịu áp lực thanh toán khi nợ đến hạn. Tuy nhiên điều này là khó tránh khỏi vì khi chuyển sang cơ chế kinh tế mới, các Công ty phải tự chủ về tài chính và bị thu hẹp nguồn ngân sách nên gặp phải nhiều khó khăn trong công tác huy động vốn để đáp ứng cho nhu cầu đầu tư ngày càng cao. Khả năng thanh toán tức thời của Công ty thấp do Công ty sử dụg nợ quá nhiều mà tỷ trọng khoản phải thu lại quá lớn. Cải thiện khả năng thanh toán là điều kiện cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững và ổn định cho Công ty. Trước những tồn tại này, Công ty cần có nhiều nỗ lực để khắc phục nhằm nâng cao hiệu qủa sử dụng Tài sản lưu động và tăng lợi nhuân. Chương III Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động tại công ty sách và thiết bị trường học. 3.1. Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới. Công ty chủ trương trong năm 2005 sẽ tăng doanh thu lên 35 tỷ đồng so với năm 2004 tăng 15,4%. Đồng thời Công ty sẽ chủ yếu tập trung vào đa dạng hoá các loại sách giáo khoa và thiết bị trường học. Nâng cao chất lượng giấy đóng sách tuy nhiên co gắng hạ giá sách. Tiếp tục đẩy mạnh công tác phân phối sách giáo khoa và thiết bị tới tất cả các trường học trong toàn thành phố. Duy trì đầy đủ lượng sách giáo khoa và thiết bị dụng cụ học tập trong cả năm đặc biêt vào những tháng cao điểm vào đầu năm học. Phối hợp cùng chinh quyền thành phố ngăn chặn việc xuất bản và buôn bán sách giáo khoa giả. Tình hình này khá phức tạp tuy nhiên cần được ngăn chặt triệt để. Tránh tình trạng phụ huynh học sinh mua nhầm phải sách giao khoa giả. Gây thiệt hại về tiền của và vật chất cho nhân dân. Cũng như làm tổn hai đến uy tín và lợi nhuận cho Công ty. Chú trọng đổi mới công nghệ và nâng cao năng suất, đảm bảo chất lượng về cả mặt kỹ thuật và mỹ thuật, thời gian… Nhờ đó, Công ty sẽ tạo uy tín tốt và chiếm lĩnh thị trường trọng điểm Chú ý đào tạo lực lượng bán hàng. Đây chính là bộ mặt của công ty cần được lựa chọn kỹ lưỡng, có nghiệp vụ về tiếp thị, marketing. Khi có một lưc lượng bán hàng có hiệu quả. Công ty sẽ không những tăng lợi nhuận mà còn cả uy tín của Công ty sẽ được nhân lên. Tiếp tục nâng cao nghiệp vụ trong các phòng ban của Công ty. Đặc biệt là phòng Kinh doanh. Đây là phòng trực tiếp thu nhập sách vào kho, cũng như việc xuất kho đến khách hàng trong thành phố cũng như cả nước. Các chỉ tiêu kế hoạch cụ thể Kế hoạch về tài chính cho năm tài chính 2005 Doanh thu : 35.000 triệu đồng Lợi nhuận trước thuế : 2.300 triệu đồng Lợi nhuận sau thuế : 1.650 triệu đồng Nộp ngân sách : 830 triệu đồng Ngoài ra xí nghiệp còn đưa ra các kế hoạch chi tiết, cụ thể về giá cả, số lượng sách; các loại thiết bị trường học và các loại sách khác… cũng như các kế hoạch hoạt động bán hàng, dự trữ, quỹ tiền, kế hoạch về tài sản cố định,... Và với những gì đã đạt được trong các năm trước, Công ty sẽ tiếp tục phát huy khả năng của mình để đảm bảo hoàn thành kế hoạch đã đề ra. 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ tại Công ty: Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, Công ty cũng cần có những giải pháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSLĐ của mình để phần nào đạt được mục tiêu mà mỗi doanh nghiệp đều phải hướng tới đó là tối đa hoá giá trị tài sản của chủ sở hữu. Trước hết chúng ta thấy về hiệu quả sử dụng TSLĐ thể hiện ở số vòng quay TSLĐ. Chỉ tiêu này được tính bằng doanh thu thuần chia cho TSLĐ bình quân và nếu trong một chu kỳ hoạt động của doanh nghiệp (thường là 1 năm) số vòng quay của TSLĐ càng nhiều thì việc sử dụng TSLĐ càng hiệu quả. Vì vậy để nâng cao chỉ tiêu này, Công ty phải có những biện pháp làm tăng doanh thu thuần. Cụ thể là Công ty phải làm tăng được doanh số bán hàng của mình lên. Muốn làm được điều này thì Công ty có thể có nhiều biện pháp như mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm của mình, mở thêm một số cửa hàng, đại lý đặc biệt là ở các tỉnh khác. Tuy nhiên việc mở thêm cửa hàng ở đâu phải có sự nghiên cứu kỹ càng bằng việc nghiên cứu thị trường. Với những nơi có nhu cầu lớn về sách như các khu dân cư gần trường học (thị xã, thành phố). Để tăng doanh thu thì Công ty có thể phải tăng thêm các dịch vụ kèm theo khi bán hàng để khách hàng cảm thấy hài lòng như việc giảm giá sách, bán kèm theo những thiết bị học tập cần thiết như vở, các dụng cụ học sinh khác… Tiếp tục duy trì tốt mối quan hệ với những khách hàng quen thuộc. Đồng thời, Công ty phải tăng cường các hình thức quảng cáo để có thể giúp khách hàng biết về sách những loại tái bản hoặc chỉnh lý sửa đổi để khách hàng có thêm thông tin trước khi mua sách. Tuy nhiên việc áp dụng các biện pháp tăng doanh thu phải dựa trên việc phân tích doanh thu và chi phí để đảm bảo tốc độ tăng doanh thu cao hơn tốc độ tăng chi phí và LNST tăng lên. Việc xác định nhu cầu TSLĐ hàng năm tại Công ty là hết sức cần thiết. Để xác định nhu cầu TSLĐ thì Công ty nên lập kế hoạch và căn cứ vào thống kê về TSLĐ của các năm trước. Ngoài ra, cần phải kết hợp với sự tính toán cụ thể, chi tiết về nhu cầu TSLĐ trong năm có thể là từng tháng, quý hay năm. Với việc xác định được nhu cầu về TSLĐ trong năm, Công ty sẽ có thể chủ động kịp thời huy động được nguồn tài trợ cho TSLĐ một cách hợp lý, kịp thời và hiệu quả nhất. Như trên đã phân tích, nguồn vốn tài trợ chủ yếu cho TSLĐ tại Công ty là nguồn vốn do công ty cấp cho và một phần rất nhỏ là chiếm dụng của người bán. Như vậy nguồn vốn vay ngắn hạn ngân hàng chưa được sử dụng. Trong những trường hợp nhu cầu về TSLĐ mà chưa có nguồn tài trợ hoặc công ty chưa kịp tài trợ cho thì đây là một nguồn quan trọng có thể áp dụng. Ngoài ra Công ty có thể chậm trả tiền hàng cho người bán để tăng cường việc chiếm dụng vốn hơn nữa bởi vì so với những khoản bị chiếm dụng thì khoản mà Công ty đi chiếm dụng không lớn. Công ty cần phải tăng cường nâng cao ý thức tổ chức, phong cách làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên. Đồng thời phải có chế độ thưởng phạt hợp lý nhằm khuyến khích người lao động phát huy hết khả năng của mình cũng như có thêm trách nhiệm đối với công việc mình làm. Việc sử dụng và quản lý vốn cũng như tài sản của Công ty chưa phải là đạt mức hiệu quả cao một phần là do trình độ quản lý của cán bộ Công ty. Vì vậy Công ty cần chú trọng tạo điều kiện cho các cán bộ nhân viên học tập thêm nâng cao trình độ. Định kỳ nên có những cuộc kiểm tra trình độ và có thể căn cứ vào kết quả kiểm tra để tiến hành tăng lương. Từ đó sẽ tạo động lực cho cán bộ của Công ty phấn đấu hơn trong công việc. Việc nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ còn được thể hiện ở các biện pháp sau: 3.2.1. Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng hàng dự trữ, tồn kho: Sau khi tính toán lượng hàng dự trữ thì xí nghiệp sẽ phải tính toán để phân bổ hàng cho từng kho căn cứ vào nhu cầu của từng nơi. Đối với những hàng hoá phải qua nhiều lần vận chuyển, nhập kho thì tốt nhất là giảm số lần nhập kho đến mức thấp nhất có thể. Làm được điều này sẽ giảm bớt chi phí bốc dỡ và chi phí tồn kho. Việc tính toán thời điểm đặt hàng chính xác là một điều hết sức quan trọng. Thời điểm đặt hàng đúng lúc sẽ làm cho các chi phí tồn kho, dự trữ giảm xuống và có thể giao hàng cho khách hàng của mình đúng lúc, đảm bảo uy tín trong kinh doanh. Đây là nhiệm vụ của phòng kinh doanh Công ty. Phải tính toán sao cho thời gian nhận hàng và thời gian vận chuyển hàng của Công ty là vừa khít với thời gian lấy hàng của khách. Việc kiểm tra phải được diễn ra thường xuyên để đối chiếu với lượng hàng thực tế xuất, nhập, tồn kho với lượng hàng được ghi trên sổ sách. Cùng với lượng hàng còn tồn kho trong tháng này để lên kế hoạch nhập kho trong tháng tới. Đồng thời việc kiểm tra thường xuyên sẽ tránh được tình trạng thất thoát tài sản của Công ty. Xí nghiệp phải đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ đầu sách. Đây là việc làm quan trọng để tăng hiệu quả hoạt động của Công ty. Nó vừa làm tăng doanh thu, vừa giảm chi phí tồn kho của hàng hoá, vật tư và giúp cho tài sản được quay vòng nhanh hơn. 3.2.2. Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng ngân quỹ: Việc xí nghiệp thực hiện việc hoạch định ngân quỹ hàng tháng là rất tốt nhưng việc dự trữ ngân quỹ chỉ bằng tiền mặt là chưa hiệu quả. Ngày nay khi thị trường chứng khoán Việt Nam bắt đầu hoạt động và đang có những bước phát triển thì việc sử dụng các chứng khoán là có thể áp dụng được. Tuy nhiên đối với một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh công nghiệp thì việc kinh doanh chứng khoán là hơi mạo hiểm và cần phải có những chuyên gia tài chính. Nhưng với những loại chứng khoán có tính thanh khoản cao và độ rủi ro thấp như tín phiếu kho bạc, trái phiếu kho bạc thì việc nắm giữ nó là một lợi thế. Cụ thể là thay vì dự trữ hoàn toàn bằng tiền mặt thì Công ty có thể nắm giữ một phần chứng khoán này. Số tiền mặt trong ngân quỹ không phải một lúc là có thể dùng tất cả cho việc xuất quỹ mà có những khoản tiền nhàn rỗi chưa dùng đến. Hơn nữa mức tiền dự trữ còn bao gồm cả mức dự trữ an toàn, có thể có những kỳ hoạt động Công ty không dùng đến số tiền đó. Và tất nhiên số tiền mặt nằm tại quỹ không có khả năng sinh lời, thậm chí là khả năng sinh lời âm. Vậy nếu ta thay bằng việc dự trữ chứng khoán thì trong lúc ta chưa dùng đến một khoản tiền thì khoản tiền đó được đầu tư và sinh lời, đem lại thu nhập từ hoạt động tài chính cho Công ty. Việc đầu tư vào các loại chứng khoán này là rất an toàn tuy khả năng sinh lợi chưa phải là lớn. Nhưng vì thời hạn thường ngắn nên nó có tính thanh khoản cao, hơn nữa trong trường hợp Công ty có cần đến tiền mặt ngay thì việc đem đến ngân hàng xin chiết khấu là rất dễ dàng và nhanh chóng, chi phí không cao. Tất nhiên là việc dự trữ bao nhiêu là cũng phải dựa trên kế hoạch ngân quỹ và sự phân tích về doanh thu và chi phí. Từ việc sử dụng các chứng khoán thì Công ty có thể áp dụng việc xác định mức dự trữ ngân quỹ tối ưu theo mô hình Baumol.Với việc áp dụng mô hình này, Công ty sẽ làm giảm tối đa chi phí cho việc sử dụng ngân quỹ, từ đó làm tăng hiệu quả sử dụng ngân quỹ tại Công ty. Tuy nhiên việc áp dụng mô hình này không phải dập khuôn theo như lý thuyết vì mô hình Baumol dựa trên giả định doanh nghiệp hàng năm có dòng lưu kim thuần ổn định. Nhưng vì trên thực tế, dòng lưu kim này không ổn định mà biến động theo từng thời kỳ nên Công ty chỉ dựa vào mô hình này để xác định mức dự trữ tối ưu, căn cứ vào kế hoạch về mức tổng mức tiền giải ngân mỗi năm. Sau đó mỗi tháng Công ty tiến hành lập kế hoạch chi tiết cho các khoản xuất nhập quỹ. Trong tháng hoạt động, Công ty sẽ dùng những khoản tiền mặt vừa nhập quỹ để chi dùng cho việc xuất quỹ. Như vậy Công ty cần phải so sánh giữa mức tiền sẽ nhập, sẽ xuất và lượng tiền dự trữ tối ưu theo tính toán để xác định số tiền mặt thực tế tại quỹ trong tháng cần bao nhiêu. Số tiền này sẽ không lớn vì nó chủ yếu dùng để trả cho một số khoản xuất quỹ khi khoản tiền nhập quỹ chưa kịp nhập. Và trong trường hợp cần thiết, xí nghiệp có thể bán chứng khoán để lấy tiền mặt chi trả. Thông thường nếu như kế hoạch được lên chi tiết thì không cần phải bán chứng khoán. Cuối tháng, Công ty cần dựa vào kế hoạch ngân quỹ của tháng sau để quyết định giữ lại bao nhiêu, còn lại tiếp tục đem đầu tư chứng khoán hoặc gửi ngân hàng lấy lãi. Như vậy Công ty sẽ không phải định kỳ đem bán chứng khoán để thu tiền mặt dùng cho việc chi trả vì làm như vậy sẽ dẫn đến tăng chi phí giao dịch trong khi Công ty lại không tận dụng được các khoản nhập quỹ trong tháng. Nếu như Công ty có thể lập được chi tiết hơn cho ngày hoạt động thì ngay trong ngày, số tiền thừa đã có thể sinh lãi. Do đó xí nghiệp nên chú trọng đến khâu lập kế hoạch ngân quỹ một cách chi tiết, cụ thể cũng như việc tính toán mức dự trữ phải chính xác. Như vậy sẽ giúp cho các quyết định sử dụng ngân quỹ được chính xác, hợp lý và đem lại hiệu quả cao. Đối với các cửa hàng, đại lý được đặt ở các tỉnh khác, số tiền bán hàng trong ngày nên hoặc là áp dụng hình thức thanh toán chuyển khoản ngay trong ngày hoặc là gửi ngân hàng để lấy lãi rồi định kỳ thanh toán cho Công ty để giảm chi phí. Việc tăng tốc độ nhập quỹ và việc chậm tốc độ xuất quỹ là một việc làm cần thiết trong việc sử dụng ngân quỹ có hiệu quả. Bằng việc áp dụng các phương thức thanh toán hiện đại, có tốc độ chuyển tiền nhanh, Công ty sẽ nhanh chóng thu được tiền khách hàng trả, đồng thời có thể trì hoãn trong thời gian ngắn mới trả tiền cho người bán. Tất nhiên là việc sử dụng các dịch vụ này thì phải mất một khoản chi phí. Do đó với một khoản tiền lớn thì việc sử dụng dịch vụ thanh toán nhanh có hiệu quả hơn so với một khoản tiền nhỏ. Vì vậy việc áp dụng hình thức thanh toán nào thì phải được tính toán kỹ càng về chi phí bỏ ra để có thể sử dụng một cách linh hoạt nhất, đem lại hiệu quả cao nhất. Hiện nay tại Công ty chưa lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Đây là một loại báo cáo tài chính khá quan trọng để theo dõi các khoản nhập quỹ, xuất quỹ trong từng tháng và một phần nó có tác dụng hỗ trợ cho việc lập bảng cân đối kế toán. Việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng giúp cho Công ty có thể làm căn cứ để lên kế hoạch về ngân quỹ cũng như theo dõi tình hình thực hiện ngân quỹ có theo đúng kế hoạch hay không. Với những tác dụng như vậy, Công ty nên lập bảng báo cáo này. 3.2.3. Biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý các khoản phải thu: Như đã phân tích trong chương hai, các khoản phải thu của Công ty là lớn, tốc độ tăng của nó cao hơn so với tốc độ tăng của doanh thu, trong đó phần lớn là các khoản phải thu của khách hàng. Chính điều này ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý các khoản phải thu nói riêng và hiệu quả sử dụng TSLĐ nói chung. Vậy để giảm các khoản phải thu này xuống mức có thể chấp nhận thì Công ty có thể có các biện pháp như sau: Tăng cường công tác thẩm định tài chính của khách hàng trước khi đưa ra quyết định bán chịu. Việc đánh giá này thường dựa trên các thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh trong thời gian qua (có thể xác định dựa trên các báo cáo tài chính, các ngân hàng có quan hệ với khách hàng, thông qua cục thuế xem việc tình hình thanh toán của khách hàng có tốt hay không). Các thông tin về tình hình ngân quỹ của khách hàng cần được quan tâm và đưa ra các chính sách tín dụng thương mại hợp lý. Đối với những khách hàng mua sách và thiết bị với khối lượng lớn, để được mua chịu thì phải có bảo lãnh hoặc có tài sản thế chấp vì có những khách hàng mua hàng với giá trị lên đến hàng tỷ đồng. Không nên để các món nợ chồng chất nhau. Nếu khách hàng nào có hiện tượng trì trệ trong thanh toán và hoạt động kinh doanh có dấu hiệu không tốt thì Công ty nên ngừng việc cung cấp tín dụng thương mại cho họ. Nếu khoản nợ đã quá hạn và sau khi áp dụng các biện pháp đòi nợ mà khách hàng vẫn chưa chịu thanh toán thì có thể bán tài sản thế chấp để thay thế. Điều này cần phải được nêu rõ trong hợp đồng tín dụng thương mại để tránh mâu thuẫn sau này. Công ty có thể sử dụng thương phiếu trong hoạt động kinh doanh của mình để trong trường hợp cần thiết có thể đem đi chiết khấu. Thường xuyên theo dõi số dư các khoản phải thu của từng khách hàng cũng như tổng thể để có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Công ty cần lập thêm quỹ dự phòng phải thu khó đòi cho phù hợp để đảm bảo có thể bù đắp trong trường hợp khoản nợ đã quá hạn lâu hoặc không thu hồi được. Quỹ này không nhất thiết phải ở dưới dạng tiền mặt mà có thể đầu tư vào chứng khoán có độ rủi ro thấp. Như vậy vừa đảm bảo tính sinh lời, vừa đảm bảo được mục đích phòng ngừa rủi ro vì có thể đem bán hay chiết khấu các chứng khoán này để bù đắp vào vốn lưu động khi rủi ro xảy ra. Việc áp dụng các chính sách chiết khấu cũng rất cần thiết vì nó nhằm khuyến khích khách hàng trả nợ sớm. Tuy nhiên mức chiết khấu là bao nhiêu thì phải có sự tính toán. Việc tính toán mức chiết khấu phải được căn cứ vào lãi suất trên thị trường và mức lợi được hưởng khi sử dụng chính sách này. Ngoài ra việc thực hiện vận chuyển, bốc dỡ, giao hàng đúng hạn cũng làm cho khách hàng hài lòng hơn và sẽ thanh toán đúng hạn. Đối với thời hạn tín dụng, việc quy định khách hàng phải thanh toán sau thời gian 1 tháng 10 ngày kể từ ngày hợp đồng được ký kết là quá cứng nhắc. Với những khách hàng mua hàng với khối lượng lớn thì Công ty nên kéo dài hơn về thời gian thanh toán vì với số tiền trả quá lớn có thể khách hàng chưa chuẩn bị đủ để kịp trả nợ đúng hạn. Còn đối với các khách hàng mua hàng với giá trị nhỏ thì có thể rút ngắn thời hạn thanh toán. Công ty có thể đề ra một bảng quy định về thời hạn thanh toán cho những mức giá trị hàng bán ra khác nhau. Ngoài ra Công ty có thể áp dụng các hình thức thanh toán tiền hàng khác nhau. Có thể áp dụng hình thức thanh toán một lần khi đến hạn hoặc thanh toán theo hình thức trả góp. Việc thanh toán theo hình thức trả góp nên được áp dụng đối với những khách hàng mua hàng giá trị lớn. Thanh toán theo hình thức này sẽ giúp cho Công ty giảm rủi ro khách hàng không trả nợ hoặc khách hàng chậm trả nợ vì với một khoản tiền lớn được chia ra làm nhiều lần trả sẽ giúp khách hàng dễ thanh toán hơn, đồng thời Công ty cũng có thể thu hồi dần dần khoản tiền bán hàng và sử dụng ngay số tiền đó để quay vòng hoạt động. Khi quyết định cấp tín dụng thương mại cho khách hàng, giá bán trả chậm phải đảm bảo bù đắp được những rủi ro tiềm ẩn của khoản phải thu đó như rủi ro vỡ nợ, rủi ro giảm giá trị do tác động của lạm phát, giá trị thời gian của tiền và các phí tổn khác phát sinh trong quá trình đòi nợ. Hay nói cách khác chính các nhà quản trị tài chính của xí nghiệp phải lập dự toán cho tất cả các thiệt hại có thể cũng như các lợi thế liên quan đến việc cấp tín dụng thương mại cho khách hàng. Trên cơ sở tính toán các chi phí bù đắp rủi ro, Công ty nên xác định một cách chính xác nhất có thể giá trị NPV của việc bán chịu và chỉ chấp nhận cấp tín dụng thương mại cho khách hàng trong trường hợp NPV thực sự lớn hơn 0. Đây là một vấn đề quan trọng mà Công ty ít quan tâm tới. Trong hợp đồng tín dụng Công ty nên tăng mức lãi suất phạt đối với các khách hàng trả tiền hàng chậm. Thời gian thanh toán tiền hàng càng lớn thì mức phạt càng cao. Có như vậy thì mới hạn chế được việc Công ty bị chiếm dụng vốn. Ngoài các biện pháp tăng cường hiệu quả sử dụng TSLĐ, việc quan tâm đến những biến động của thị trường để đề ra các chính sách quản lý đúng đắn cũng rất quan trọng. Do đó Công ty phải tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường thông qua các nguồn thông tin trên báo chí, qua tìm hiểu khách hàng, qua mạng Internet. Trên đây là một số biện pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSLĐ tại Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội. Tuy nhiên không phải việc thực hiện được là dễ dàng vì trên thực tế các khoản mục ràng buộc với nhau. Muốn tăng doanh thu thì lại có các chi phí quản lý mới phát sinh hay muốn khả năng thanh toán thực tế tốt thì dự trữ tiền mặt phải lớn, từ đó lại làm giảm hiệu suất sử dụng tiền mặt. Chính vì vậy các nhà lãnh đạo Công ty cần phải có một trình độ quản lý tốt. IV. một số kiến nghị Là một doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường dưới sự quản lý của Nhà nước thì Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội luôn phải tổ chức hoạt động SXKD của mình theo pháp luật, cơ chế và chính sách quản lý Nhà nước về kinh tế. Chính vì thế Nhà nước luôn có vai trò quan trọng đối với sự phát triển và hiệu quả hoạt động, hiệu quả sử dụng vốn của Công ty. Tuy nhiên, hiện nay một số chinh sách, cơ chế quản lý Nhà nước về kinh tế chưa hợp lý, chưa tạo ra được động lực thúc đẩy hoạt động của các DNNN. Thực tế hoạt động SXKD của Công ty đã đòi hỏi Nhà nước cần thanh toán kịp thời các khoản nợ cho các Công ty sách, trường học thuộc các tỉnh trong cả nước để các khách hàng này thanh toán trả Công ty, bởi số dư nợ của khách hàng kéo dài với số lượng lớn làm ảnh hưởng đến vốn hoạt động SXKD của Công ty. TSLĐ của Công ty một phần được tài trợ từ nguồn ngân sách Nhà nước cấp nhưng thực tế mới đáp ứng được ở mức thấp. Điều này dẫn tới tình trạng khan khiếm vốn và Công ty phải đi vay ngân hàng, đi chiếm dụng vốn một phần. Do đó, hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động không cao, lợi nhuận thấp do chi phí bị đẩy cao. Xét chung cho tất cả các DNNN hiện nay thì vốn Nhà nước cấp chỉ đạt 20% Tài sản lưu động, gây nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp. Nợ phải trả của các doanh nghiệp luôn bằng 1,2 đến 1,5 lần tổng số vốn Nhà nước cấp. Đối với Công ty Sách và Thiết bị trường học, riêng năm 2003 nhu cầu Tài sản lưu động la trên 14 tỷ đồng nhưng Nhà nước mới chỉ cấp 1,5 tỷ đồng. Vậy để nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động và tạo tiềm lực tài chính vững chắc cho Công ty. Nhà nước cần phấn đấu cấp bổ sung Tài sản lưu động cho Công ty với quy mô hợp lý hơn. Kết luận Tài sản lưu động và hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động không còn là vấn đề mới mẻ nhưng trên thực tế nó vẫn luôn là vấn đề thời sự và cần được quan tâm đúng mức hơn đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Trong thời gian vừa qua, với kinh nghiệp hoạt động kinh doanh lâu năm, với sự nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo và tập thể cán bộ CNV, Công ty Sách và Thiết bị trường học đã đưa ra được nhiều biện pháp hữu hiệu góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động, tạo sự vững chắc về tài chính và khả năng sinh lời cho hoạt động SXKD. Tuy vậy, dưới tác động chung của nền kinh tế lạc hậu, non kém về nhiều mặt, đặc biệt là cơ chế chính sách và pháp luật quản lý kinh tế còn nhiều bất cập, hơn nữa bản thân Công ty còn chịu ảnh hưởng nặng nề bởi những tài dư của cơ chế kinh doanh cũ trong quản lý, trong cung cách làm việc và trong công nghệ sản xuất nên hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động của Công ty vẫn chưa cao. Đây cũng được xem như một thực trạng chung của nền kinh tế và của các DNNN. Trong đề tài này, em mạnh dạn đề xuất một số ý kiến đóng góp được rut ra từ lý luận thực tế nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động của Công ty trong thời gian tới. Do hạn chế về thời gian, về kinh nghiệp thực tế những phân tích và đề xuất giải pháp chưa thật hoàn thiện. Em mong rằng sẽ nhận được sự đóng góp ý kiến từ cô giáo hướng dẫn và tập thể cán bộ phòng tài chính kế toán để những giải pháp đề ra phần nào giúp ích được cho Công ty trong thời gian tới, đồng thời hoàn thiện hơn kiến thức của em. Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Phan Thị Hạnh cùng ban Giám đốc và cán bộ phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán tài chính, của Công ty đã giúp đỡ và hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Tài liệu tham khảo -----o0o----- TS. Lưu Thị Hương, Giáo trình tài chính doanh nghiệp, NXB Giáo dục. Nguyễn Hải Sản, Quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Thống kê. Phan Văn Dược _ Đặng Kim Cương, Phân tích hoạt động kinh doanh, NXB Thống kê. Tạp chí kinh tế và phát triển. Tạp chí thông tin tài chính. Website: www.vinaseek.com