Giải pháp nâng cao hiệu quả triển khai dự án edocman của công ty cổ phần giải pháp phần mềm cmc (cmcsoft)

theo điểm mốc để báo các số đo liên quan tới nhóm của mình. Hình 10: Sơ đồ luồng thông tin báo cáo (Nguồn:Cơ chế quản l‎y' công việc, luồng thông tin báo cáo của nhóm tư vấn triển khai trong SBU Edocman) Mô tả : Hàng tuần các nhân viên tư vấn triển khai báo cáo công việc đã thực hiện trong tuần cho trưởng nhóm Tư vấn triển khai. Trưởng nhóm Tư vấn triển khai báo cáo lên trưởng bộ phận và cc cho trưởng nhóm Sale, trưởng nhóm Marketing, và trưởng nhóm Phát triển. 4. Các nhân tố ảnh hưởng tới tình hình thực hiện dự án Edocman 4.1.Đội ngũ Cán bộ triển khai dự án Ảnh hưởng tích cực: Đội ngũ cán bộ quản trị cũng như triển khai dự án được đào tạo rất chuyên sâu về từng kỹ năng phục vụ cho công việc mà họ đảm trách. Họ biết được vai trò của mình trong luồng công việc chung của dự án và biết cách để hạn chế tối thiểu ảnh hưởng do công việc của mình gặp lỗi tới tiến độ và hiệu quả của dự án cũng như có những động thái để bộ phận chịu trách nhiệm xử l‎y' Phân hệ trong hoạt động quản l‎y' được chia tách rất chi tiết trong việc đảm bảo chức năng quản l‎y' cũng như chức năng thực thi công việc. Trách nhiệm và quyền hạn được gán cụ thể tới từng cá nhân. Có quy định rõ ràng về yêu cầu đối với từng vị trí. Ảnh hưởng tiêu cực: Khả năng hiểu rõ nghiệp vụ của khách hàng chưa cao dẫn đến việc lập kế hoạch cũng như tiến hành triển khai chưa thực sự xát với vấn đề khách hàng gặp phải, chưa hiểu rõ trình độ của khách hàng để việc truyền đạt cũng như đào tạo đạt hiệu quả và tiến độ như mong muốn 4.2.Tính quy trình trong việc triển khai Ảnh hưởng tích cực: Tính khoa học trong hệ thống quy trình đảm bảo tính nhất quán và thống nhất trong hoạt động của đội ngũ cán bộ quản trị cũng như cán bộ triển khai. Trong lịch trình dự án chia ra các Milestone chính, tại mỗi Stage có hoạt động review milestone tại thời điểm milestone, có sự liên kết phụ thuộc giữa các task đảm bảo tính liên tục và hoàn thành của các mốc dự án Ảnh hưởng tiêu cực: Làm cho việc thực hiện công việc trở nên khá máy móc và rườm rà. Đôi khi việc tuân thủ theo quy trình không mang lại lợi ích gì ngoài ra còn làm tăng thời gian tiến hành triển khai dự án, nguồn lực không được tận dụng một cách hiệu quả nhất 4.3.Hệ thống quản ly' chất lượng Ảnh hưởng tích cực: Hệ thống quản l‏‎y' chất lượng được xây dựng trên cơ sở các tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001-2000, ISO 27001- 2005 về đảm bảo chất lượng và bảo mật thông tin, đồng thời còn đang trong tiến trình đầu tư và nỗ lực để đạt được chứng chỉ CMMi level4 nên hệ thống đảm bảo chất lượng của các dự án được tiến hành rất chặt chẽ từ khâu hoạch định đến khâu khắc phục phòng ngừa và phân tích thông tin chất lượng. Hoạt động này không chỉ làm giảm đáng kể rủi ro mà còn mang lại uy tín lớn cho doanh nghiệp Ảnh hưởng tiêu cực: Hệ thống quản l‎y' chất lượng dù đang được tiến hành chặt chẽ nhưng tỷ lệ lỗi gặp phải vẫn rất lớn do đặc trưng của ngành kinh doanh về phần mềm. Hệ thống chất lượng được đầu tư khá lớn mà hiệu quả mang lại chưa được tương xứng 4.4. Khách hàng Ảnh hưởng tích cực: Khách hàng chính là đối tượng hướng tới và mong muốn làm hài lòng của mọi doanh nghiệp. Là đối tượng đem đến nguồn doanh thu và việc làm cho doanh nghiệp. Chính vì vậy đáp ứng nhưu cầu của khách hàng và đem ứng dụng phần mềm hiệu quả vào công việc của khách hàng sẽ đem lại lợi ích cho cả hai bên. Hiểu được quan hệ tương tác này trong việc hợp tác khách hàng sẽ là người tạo điều kiện tốt nhất để công việc triển khai được tiến hành một cách hiệu quả và đúng tiến độ. Khách hàng là người giúp đội ngũ cán bộ thực hiện dự án hiểu được công việc, nhân lực, khách hàng, nguồn lực và những bức xúc trong công việc của họ để việc đào tạo, cài đặt cũng như hỗ trợ của cán bộ dự án xát thực hơn Ảnh hưởng tiêu cực: Bên cạnh những ảnh hưởng tích cực mà nhiều khách hàng đã làm được còn có những khách hàng mang đến khá nhiều rắc rối cũng như ảnh hưởng tới việc triển khai dự án. Ví dụ, việc không đảm bảo đúng và đủ nguồn lực để thực hiện đào tạo vì ly' do công tác hay không đảm bảo thời gian cho từng bước công việc của dự án ảnh hưởng tới tiến trình triển khai hay do trình độ của khách hàng quá hạn chế 5. Đánh giá chung về hiệu quả triển khai dự án 5.1. Những thành tựu đạt được: 5.1.1. Quy trình thực hiện hoàn thiện Việc triển khai dự án tuân thủ theo quy trình đề ra thực sự đem lại hiệu quả Tuân thủ theo quy trình không có nghĩa là dập khuôn cứng nhắc mà việc tuân thủ theo quy trình nhằm đảm bảo tính nhất quán, thống nhất không bỏ xót các nghiệp vụ, tình tiết trong quá trình triển khai. Đồng thời cũng đòi hỏi Quản trị dự án, cán bộ triển khai phải linh hoạt, nhạy bén trong quá trình xử lý các tình huống phát sinh khi triển khai phần mềm đến với khách hàng Tính chất khoa học của hệ thống quy trình đã được chứng minh bằng chính những dự án Edocman đã được triển khai thành công và đang đi vào khai thác Trong lịch trình dự án chia ra các Milestone chính, tại mỗi Stage có hoạt động review milestone tại thời điểm milestone, có sự liên kết phụ thuộc giữa các task 5.1.2. Hệ thống tài liệu hướng dẫn chi tiết và cụ thể Đối với mỗi hoạt động đều có một hệ thống tài liệu rất chi tiết và cụ thể hướng dẫn cũng như theo theo dõi việc thực hiện. Hệ thống tài liệu này được phổ biến và đào tạo tới từng nhân viên liên quan. Yêu cầu đầu tiên cho việc tham gia vào công việc triển khai dự án là phải nắm bắt được và tuân thủ theo các hướng dẫn thực hiện, sau đó mới là các kỹ năng về chuyên môn. Điều đó không chỉ là biện pháp nhằm nâng cao khả năng kiểm soát về chất lượng của dự án mà còn tạo cho các dự án của trung tâm mang những đặc trưng riêng có của Edocman nói riêng và của CMCSoft nói chung 5.1.3. Có hệ thống tính chi phí và đảm bảo ngân sách cho từng dự án(EVMS) Hệ thống EVMS theo dõi chi phí của dự án, nhân lực tham gia và nguồn lực của dự án hàng tuần. Việc theo dõi này không chỉ đảm bảo cho việc kiểm soát chi phí của dự án mà nó còn có những điều chỉnh hợp l‎y' để cắt giảm chi phí phù hợp tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Còn về nhân lực, có những người cùng một lúc tham gia vào nhiều dự án thì lịch trình và công việc của họ rất linh hoạt, có thể có những sự chậm trễ nào đó trong giới hạn cho phép đối với một dự án để có thể tập trung đẩy nhanh tiến độ cho dự án khác để kết thúc dự án sớm. Đảm bảo ngân sách cho dự án có ‎y' nghĩa rất quan trọng, không chỉ ảnh hưởng tới việc huy động nguồn lực ảnh hưởng tới chất lượng tiến độ thực hiện dự án mà còn ảnh hưởng tới hiệu quả của dự án 5.1.4. Đã áp dụng các công cụ thống kê trong quá trình quản ly' rủi ro Một trong những nội dung cơ bản của quản l‎y' chất lượng là sử dụng công cụ thống kê để phân tích, đánh giá và kiểm soát chất lượng sản phẩm cũng như quy trình. Kiểm soát chất lượng bằng công cụ thống kê là việc sử dụng các công cụ thống kê trong việc thu thập, phân loại, xử ly' và trình bày các dữ liệu thống kê thu được dưới một dạng nào đó cho phép người thực hiện quá trình có thể nhận biết được thực trạng triển khai từ đó đưa ra các giải pháp kịp thời. Các công cụ thống kê mà Trung tâm Edocman đã áp dụng đó là: Biểu đồ Pareto, Sơ đồ nhân quả, Biểu đồ tần suất. Nhờ các công cụ thống kê này mà nhiều lỗi được phát hiện kịp thời ưu tiên xử l‎y' theo số lượng và mức độ nghiêm trọng làm giảm đáng kể những thiệt hại gây ra. Đồng thời nó làm cho việc xác định bản chất của sai phạm trở nên đơn giản và chính xác hơn. 5.1.5. Có hệ thống support xử l‎y' các tình huống nhanh chóng và hiệu quả Sau thời gian triển khai, nghiệm thu dự án còn thời gian bảo hành và support cho khách hàng khi có tình huống xảy ra. Một trong các yếu tố tạo lên uy tín đối với khách hàng ngày nay của các doanh nghiệp là dịch vụ hậu mãi, Edocman là sản phẩm mũi nhọn của CMCSoft đồng thời cũng là nền tảng để triển khai một số phần mềm khác nên việc tạo được một hệ thống support hiệu quả và nhanh chóng có thể là một hành động nhỏ nhưng đem lại hiệu quả rất lớn, nó có thể tạo một hệ thống các khách hàng truyền thống của doanh nghiệp, sử dụng không chỉ một mà rất nhiều sản phẩm của CMCsoft 5.2. Những hạn chế 5.2.1.Số rủi ro còn gặp phải là khá nhiều Với nhiều mức độ ảnh hưởng, mức khả năng xảy ra khác nhau, theo số liệu thống kê thu được thì số rủi ro mà việc triển khai dự án gặp phải còn khá nhiều. Điều này ảnh hưởng tới tốc độ, hiệu quả triển khai dự án và sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm của doanh nghiệp. 5.2.2. Đội ngũ triển khai chưa thực sự hiệu quả Triển khai dự án là truyền đạt cách làm hay cách thức thực hiện áp dụng phần mềm của doanh nghiệp vào thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng. Phần mềm lập trình hay tính hiệu quả của phần mềm đó là rất quan trọng nhưng cán bộ triển khai- những người trực tiếp truyền đạt cách thức áp dụng phần mềm đó như thế nào tới khách hàng cũng có ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả thực tế của phần mềm.Nhưng một trong những nhược điểm của việc triển khai phần mềm Edocman đó là trình độ truyền đạt của đội ngũ triển khai chưa tốt, việc nắm bắt các nghiệp vụ của khách cũng còn gặp nhiều khó khăn 5.2.3. Còn xảy ra nhiều lỗi trong quá trình sử dụng và thực thi phần mềm Như trong việc phân tích hệ thống chỉ tiêu quy trình và chỉ tiêu chất lượng trong phần thực trạng có thể thấy tỷ lệ lỗi gặp phải còn rất lớn .Tuy có hệ thống kiểm tra rất chặt chẽ cũng như đã có cả những quy trình quản l‏‎y' lỗi gặp phải nhưng những việc làm đó tỏ ra chưa có hiệu quả dẫn đến để hoàn thành đúng hạn và đầy đủ các yêu cầu của khách hàng nguồn lực sử dụng đã phải huy động thêm làm tăng chi phí trên đơn vị dự án 5.2.4. Tiến độ triển khai còn chậm Việc triển khai dự án tuy theo đánh giá mức độ hoàn thành đúng hạn là khá cao nhưng độ lệch về thời gian thực hiện lại rất lớn. Có nghĩa là các dự án có nguồn lực để thực hiện nhưng vì những l‏‎y' do tác động bên ngoài mà không thể tiến hành triển khai để đảm bảo tiến độ và hiệu quả theo mong muốn của khách hàng. Cần nâng cao hơn nữa tính chủ động của cán bộ triển khai trong các mối quan hệ cũng như trong nhiệm vụ của mình 5.2.5. Một số chức năng chưa được hoàn chỉnh Việc xây dựng được một hệ thống văn bản hướng dẫn khá hoàn thiện là một ưu điểm của Trung tâm Edocman nhưng vẫn còn những thiếu sót quan trọng đó là một số chức năng chưa được hoàn chỉnh ví dụ không test hết các lỗi chương trình, không khảo sát hết các yêu cầu khách hàng trong SRS 5.2.6. Hệ thống đánh giá nội bộ chưa phát huy hết vai trò Hệ thống đánh giá nội bộ của các dự án cũng như của Trung tâm nhiều khi chỉ mang tính hình thức thủ tục chứ chưa thực sự thể hiện được hiệu quả cũng như mục đích đề ra 5.3.Nguyên nhân của nhược điểm 5.3.1.Nguyên nhân bao trùm Do việc triển khai mang tính "động " rất cao, không chỉ phụ thuộc vào nguồn lực sản phẩm của doanh nghiệp làm công tác triển khai mà còn phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng, nhân lực vật lực của đối tác, khách hàng Do việc triển khai được thực hiện hầu hết tại cơ quan, văn phòng, chi nhánh của khách hàng nên việc thường xuyên theo dõi giám sát từng hoạt động của từng cán bộ là việc làm không đơn giản 5.3.2. Nguyên nhân cụ thể Số rủi ro gặp phải còn khá nhiều là do có những vấn đề doanh nghiệp không chủ động được, số lượng đơn đặt hàng tăng khá nhanh nguồn lực của doanh nghiệp chưa đủ lớn về cả chất lượng cũng như số lượng để đảm bảo Vấn đề về đội ngũ triển khai là vấn đề phát sinh do nhưu cầu phát sinh về khối lượng công việc là quá lớn nên việc tuyển dụng và đào tạo không được kỹ lưỡng đã phải đưa nguôn lao động này ra triển khai, đồng thời cũng có thể thấy Trung tâm chưa coi trọng tới kỹ năng truyền đạt của cán bộ triển khai chỉ yêu cầu trọng tâm vào trình độ nghiệp vụ chuyên môn về phần mềm đem đi triển khai. Đó mới chỉ là điều kiện cần, điều kiện đủ nữa là cán bộ triển khai phải hiểu được nghiệp vụ của khách hàng, hiểu được vấn đề mà họ gặp phải và cần cải tiến trong công việc để có thể làm cho việc áp dụng phần mềm trong khách hàng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn Còn xảy ra nhiều lỗi trong quá trình thực hiện và thực thi phần mềm Nguyên nhân của các lỗi này rất nhiều. Có những lỗi gây ra bởi hệ thống phần cứng chưa đáp ứng để chạy phần mềm này, có những lỗi gây ra do khách hàng không làm đúng thứ tự các bước trong quy trình, có những lỗi do rủi ro trên Server,lỗi setup,update batch chậm, việc phân tích tình hình khách hàng chưa sát thực tế, Tiến độ chậm Do việc phối hợp với đối tác cùng thực triển khai chưađược tốt, do khách hàng chưa bố trí được nhân lực, do yêu cầu của khách hàng đào tạo thêm cho cán bộ đi công tác về,do việc điều động bớt nguồn lực bổ xung cho dự án khác, do lỗi gặp phải quá lớn mất nhiều thời gian xử ly' Một số chức năng chưa hoàn chỉnh Việc một số chức năng chưa hoàn chỉnh là do đội ngũ triển khai cố gắng chạy theo tiến độ đã bỏ xót một số chức năng, do việc đánh giá chất lượng nội bộ chỉ mang tính hình thức nên đã không phát hiện kịp thời Hoạt động đánh giá nội bộ chưa phát huy hết vai trò Do quan hệ tình cảm giữa các cán bộ mang tính tình cảm nên việc đánh giá không phản ứng đúng thực tế gây nên sự không kiểm soát hoạt động lẫn nhau. Đồng thời việc đánh giá không tốt về đội ngũ cán bộ triển khai dự án của mỗi cá nhân cũng ảnh hưởng tới thành tích của cả đội. Công tác đánh giá nội bộ không được tiến hành tốt nên nguy cơ xuất hiện các vấn đề chất lượng là rất cao. CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRIỂN KHAI DỰ ÁN EDOCMAN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM CMCSOFT I. Định hướng phát triển của CMCSoft Với tầm nhìn tới năm 2010 trở thành Công ty phần mềm có các sản phẩm và dịch vụ được công nhận chất lượng quốc tế,có khả năng cạnh tranh cao trong khu vực và trên thế giới, CMC Soft không ngừng cải tiến hoàn thiện những sản phẩm dịch vụ sẵn có hiện nay của Công ty mà còn luôn tìm kiếm cơ hội để mở rộng thị trường, sản phẩm dịch vụ mới, đối tác mới. Công ty cam kết sẽ cung cấp các sản phẩm dịch vụ với chất lượng cao nhất, xây dựng mối quan hệ mật thiết với tất cả khách hàng."Sự thành công của chúng tôi chính là cung cấp các sản phẩm chất lượng cao, hỗ trợ tốt khách hàng với giá cả hợp l‎y'. Nhiệm vụ mũi nhọn của CMCSoft là tư vấn và triển khai các sản phẩm, giải pháp phần mềm đến với khách hàng. Chính vì thế việc tìm kiếm các giải pháp, chính sách để nâng cao chất lượng triển khai dự án là một trong những việc làm có ‎y' nghĩa quan trọng và luôn được ưu tiên II. Giải pháp nâng cao chất lượng triển khai dự án Edocman 1. Nghiên cứu nhưu cầu cụ thể của từng đối tượng khách hàng Sự cần thiết: Để đạt được hiệu quả trong bất kỳ công việc gì điều quan trọng nhất là phải hiểu được đối tượng mình hướng tới là ai? Dự án Edocman mà chúng ta nghiên cứu đã có mặt trên thị trường được nhiều năm, phần mềm đã được phát triền và khá hoàn thiện. Điều quan trọng nhất để phần mềm này được áp dụng có hiệu quả là phải hiểu được đối tượng khách hàng, hiểu được những vấn đề họ gặp phải, hiều được trình độ của người trực tiếp thực hiện các công việc đó đồng thời còn phải căn cứ trên những yêu cầu mà họ đề đạt. Nắm vững phần mềm, hiểu được đối tượng triển khai- Đó là 2 điều kiện tiên quyết để triển khai thành công một dự án Nội dung giải pháp: Không vì đã có nhiều năm thực hiện triển khai ở nhiều đối tượng khách hàng khác nhau mà có thể xem nhẹ việc đánh giá khách hàng. Mỗi loại hình doanh nghiệp, quy mô doanh nghiệp hay lĩnh vực hoạt động khác nhau sẽ ảnh hưởng tới cách thức làm việc giữa 2 bên tránh tình trạng phần mềm đi vào thực thi mới phát sinh vấn đề. Để làm được điều này Doanh nghiệp cần phải: + Cử cán bộ của Doanh nghiệp tới địa chỉ của khách hàng xem xét và nắm bắt các yếu tố liên quan tới việc triển khai bao gồm: Tính chất công việc, nghiệp vụ của khách hàng: Cần nắm bắt để hiểu những khó khăn mà gặp hàng gặp phải, nếu nghiệp vụ khách hàng khó nắm bắt thì có thể yêu cầu bên khách hàng bố trí thởi gian để nói chuyện với các bộ triển khai về công việc của họ. Hoặc do đặc thù công việc của khách hàng là thường xuyên có cán bộ đi công tác thì cần phải có lịch trình của dự án như thế nào để chủ động cho công việc triển khai Số lượng, trình độ của những người tham gia đào tạo để áp dụng phần mềm: Những người này cần có cái nhìn tổng quan và đánh giá chung về trình độ của họ để có thể đưa ra tài liệu hướng dẫn phù hợp cũng như chuẩn bị cho công tác hướng dẫn triển khai Xem xét về trình độ máy móc cơ sở hạ tầng hiện có của doanh nghiệp: Các tiêu chuẩn về phần cứng đã đảm bảo cho việc cài đặt và ứng dụng phần mềm chưa? Cần trang bị thêm những gì? +Việc lập kế hoạch phải căn cứ vào kết quả thu được từ việc khảo sát khách hàng như: Chuẩn bị nguồn lực như thế nào, có cần đào tạo thêm về nghiệp vụ gì cho quản trị dự án, các thành viên tham gia triển khai không, có thể lựa chọn Quản trị dự án đã có kinh nghiệm về việc triển khai cho những khách hàng tương tự Lịch trình dự án phải bố trí phù hợp với lịch làm việc của khách hàng + Việc tiến hàn triển khai cần bám sát vào kế hoạch cũng như căn cứ vào sự hiểu biết về đối tượng khách hàng để có những điều chỉnh cho hợp l‎y' Điều kiện thực hiện: Để giải pháp mang tính khả thi, cần tập trung và hoàn thiện 3 điều kiện sau: Ban lãnh đạo phải xác định được sự cần thiết, vai trò lợi ích, tầm quan trọng của sự hiểu rõ về đối tượng khách hàng tham gia triển khai, để có những chính sách, yêu cầu về việc tìm hiểu đối tượng khách hàng trước khi dự án được lập đồng thời có yêu cầu về việc trình bày hiểu biết về khách hàng khi duyệt dự án. Đó là những người giữ vai trò đảm bảo về điều kiện cũng như định hướng, còn về bản thân những cán bộ triển khai- những người thực tế phải làm việc với những đối tượng khách hàng đó thì cũng cần phải cho họ nhận thức về ‎y' nghĩa của việc thiếu hiểu biết về khách hàng, nó có thể dẫn tới những hiệu quả rất nghiêm trọng. Từ đó tự bản thân họ cần có những rèn luyện trau dồi thêm về những kỹ năng thiết yếu Để làm được điều này cũng đòi hỏi phải có được sự hợp tác chặt chẽ của khách hàng. Họ chính là những người tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai được diễn ra thuận lợi, có những hỗ trợ về các điều kiện bên ngoài khác nữa Hiệu quả đạt được khi áp dụng giải pháp: Việc tìm hiểu về đối tượng khách hàng trước khi lập kế hoạch dự án có y' nghĩa rất quan trọng. Nếu làm tốt công tác này sẽ nâng cao được hiệu quả triển khai dự án, giảm thiểu những rủi ro và sai phạm trong quá trình sử dụng và thực thi phần mềm. Có thể thấy đây là một trong những điều kiện tiên quyết của việc triển khai thành công một phần mềm. Cũng từ đó nâng cao hiểu biết đối với khách hàng để mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp ngày càng trở nên mật thiết hơn. 2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ triển khai Sự cần thiết: Không chỉ trong kinh doanh mà trong bất cứ lĩnh vực nào con người luôn là yếu tố trung tâm, là hạt nhân tạo nên mọi chiều hướng của vấn đề. Chính vì thế để đạt được thành công trong hoạt động cần phải có sự quan tâm thích đáng đối với nhân tố con người.Tất cả các biện pháp khác dù thực hiện tốt nhất nhưng nếu không có sự đảm bảo về yếu tố con người cũng không bao giờ tạo ra được một sản phẩm có chất lượng tốt. Do đó để thực sự giải quyết được những tồn tại về mặt chất lượng và cải tiến chất lượng, hạn chế rủi ro thì phải nâng cao chất lượng con người Với hoạt động chất lượng, giáo dục đào tạo được coi là nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng, nó được thực hiện trong toàn bộ quá trình quá trình triển khai và áp dụng các chính sách đảm bảo chất lượng. Hoạt động giáo dục đào tạo còn có tác dụng liên kết tập thể nhân viên trong tổ chức về một thể thống nhất về ‎ý kiến, quyết tâm, quan điểm để tạo động lực cho việc triển khai thành công các dự án. Ngoài ra, việc đưa vào những thay đổi, những vấn đề mới đặc biệt là các vấn đề lớn, quan trọng như sửa đổi hệ thống kiểm soát chất lượng, sửa đổi quy trình triển khai dự án, hay có những đòi hỏi mới khi thực hiện triển khai tại một đối tượng khách hàng nào đó thì cần phải tiến hành đào tạo, hướng dẫn để làm tăng tính thống nhất tăng hiệu quả cũng như chất lượng triển khai Để thực hiện cam kết về chất lượng của CMCSoft Mỗi cán bộ nhận thức được mối liên quan và tầm quan trọng của các công việc của mình và nhiệm vụ của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu chất lượng đề ra. Mỗi cán bộ có đủ năng lực thực hiện các công việc được giao dựa trên cơ sở đào tạo kỹ năng và rèn luyện để có những kinh nghiệm phù hợp. Nội dung của giải pháp: Một trong những hạn chế làm giảm hiệu quả việc triển khai dự án Edocman là đội ngũ triển khai chưa hiệu quả, để khắc phục tình trạng này giải pháp đưa ra là đào tạo kỹ năng và nâng cao ‎ y' thức tuân thủ quy trình trong quá trình triển khai. Khi lập kế hoạch đào tạo, nên sắp xếp các nội dung đào tạo gắn liền với mảng công việc mà mỗi người đảm trách trong dự án. Cụ thể các công việc của giải pháp này là: Định hướng người lãnh đạo trong đơn vị việc xây dựng và quản l‎y' nhóm. Đảm bảo rằng tất cả các cán bộ trong công ty đều được đào tạo bắt buộc về làm việc theo nhóm Định hướng cho mỗi thành viên trong đơn vị làm việc theo nhóm, theo các quá trình, phương pháp, các tiêu chuẩn được xác định và phối hợp với các nhóm khác Đào tạo nhận thức về hệ thống chất lượng của CMCSoft cho cán bộ nhân viên từ khi mới được tuyển dụng Đào tạo các quá trình của CMCSoft nói chung và của Edocman nói riêng phù hợp với từng vị trí, nhiệm vụ của cán bộ triển khai Kế hoạch dự án cần chỉ rõ kế hoạch và nhưu cầu đào tạo cụ thể Xây dựng các thủ tục đối với việc đào tạo để xác định xem một cá nhân đã có kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện vai trò được giao hay chưa Thực hiện đánh giá định kỳ đối với từng cán bộ, nhân viên, duy trì hồ sơ về giáo dục đào tạo, cũng như kỹ năng kinh nghiệm của từng cán bộ nhân viên. Phát động các phong trào thi đua khen thưởng về chất lượng , những thành viên thực hiện tốt công việc, tuân thủ quy trình tốt nhất, có y' thức và thành tích trong việc xây dựng và đảm bảo tính quy trình trong triển khai thì được tuyên dương khen thưởng Điều kiện cần có để áp dụng giải pháp: Điều kiện đầu tiên để khai thông vấn đề này là ban lãnh đạo phải hết sức coi trọng vấn đề đảm bảo chất lượng và giảm thiểu tỷ lệ lỗi, rủi ro trong việc triển khai dự án, chịu trách nhiệm chỉ đạo và công bố chính sách chất lượng, cũng như việc tổ chức thực hiện chính sách chất lượng từ đó năng cao ‎y' thức của cán bộ nhân viên cấp dưới nhằm đảm báo kế hoạch chất lượng đã đề ra Việc thường xuyên đánh giá về năng lực trình độ nhân viên phải thực sự được tiến hành một cách nghiêm túc và có hiệu quả. Cán bộ thực hiện triển khai tự nhận thấy việc thực hiện nhiệm vụ của mình cần được đào tạo thêm về một kỹ năng nào nữa thì có thể kiến nghị với lãnh đạo hoặc phòng chất lượng để giải quyết Hiệu quả đạt được khi triển khai giải pháp Khi đào tạo về các kỹ năng, nâng cao khả năng thực hiện công việc và nâng cao việc tuân thủ quy trình dự án điều đó là yếu tố đảm bảo chắc chắn cho sự thành công của dự án 3. Nâng cao khả năng phối hợp với các bên tham gia và khách hàng Sự cần thiết: Nhiều dự án triển khai bị chậm tiến độ hoàn toàn không do ban quản l‎y' dự án của công ty mà do các bên cùng tham gia triển khai và do khách hàng. Sự không chủ động này cũng ảnh hưởng rất lớn đến kết quả của dự án. Có thể do sự phối hợp không tốt giữa các bên tham gia triển khai dẫn đến quy trình triển khai không được đảm bảo, giữa các bên có sự chồng chéo về vấn đề và thời gian triển khai, hay định kỳ của khách hàng vào thời điểm đó thường tổ chức các hoạt động làm gián đoạn tiến trình. Vì vậy việc nâng cao khả năng phối hợp với các bên tham gia và khách hàng là việc làm cần thiết và phải được tiến hành ngay Nội dung của giải pháp: Làm việc với đối tác về phần việc của mỗi bên trong việc triển khai dự án, thống nhất lịch trình và yêu cầu bên đối tác phải tuân thủ nghiêm ngặt để tránh tình trạng ảnh hưởng tới hoạt động của nhau cũng như tiến trình chung của dự án Tăng cường họp nội bộ giữa các đội dự án, thường xuyên trao đổi để nắm được tiến độ của các bên, kịp thời điều chỉnh kế hoạch(gia tăng nhân sự và thời gian thực hiện) và thông báo với bên liên quan Nếu bên đối tác có kinh nghiệm hơn trong việc thực hiện một nghiệp vụ nào đó có thể tham khảo thêm kinh nghiệm của họ,hàng tuần có thể thảo luận về các vướng mắc gặp phải đối với từng nghiệp vụ cụ thể trên hệ thống để tiến hành cùng nhau giải quyết. Điều dó không những làm tăng cường mối quan hệ đối tác giữa 2 bên mà còn tránh được việc ảnh hưởng đến tiến trình cũng như chất lượng chung của dự án Đàm phán với khách hàng trong việc vận hành, không giải đáp các vấn đề lẻ tẻ, nếu đề nghị của khách hàng muốn lùi thời gian thực hiện dự án cần đảm bảo hạn chế tối đa tối đa nguồn lực phát sinh và ngân sách của dự án. Điều chỉnh lịch của kế hoạch và yêu cầu khách hàng xác nhận để họ có trách nhiệm hơn với việc phối hợp triển khai dự án khi họ không bố trí được nhân lực tham gia Phân tích mức độ ảnh hưởng đến tiến độ và mức độ hài lòng để nghiệm thu của khách hàng để kịp thời điều chỉnh kế hoạch dự án. Có thể đàm phán để thực hiện sau khi nghiệm thu dự án để đảm bảo tiến độ(khi không khảo sát hết các yêu cầu của khách hàng trong SRS) Điều kiện áp dụng: Các bên tham gia dự án có thái độ hợp tác và ‎y' thức vì hiệu quả chung của dự án. Mỗi bên cần thông báo cho các bên còn lại biết khi xảy ra sự cố để cùng phối hợp giải quyết Mỗi bên đều phải có cam kết trong việc thực hiện tiến trình chung. Hạn chế tối thiểu những sự cố phát sinh từ phía mình Hiểu rõ công việc của khách hàng và đối tác. Tăng cường sự hợp tác và hiểu biết lẫn nhau Hiệu quả đạt được khi áp dụng giải pháp này Nếu áp dụng thành công giải pháp này sẽ khó xảy ra tình trạng một bên bị động khi bên kia xảy ra rủi ro, nếu các bên thường xuyên làm việc với nhau thì có thể thông báo về tiến độ lịch trình cho nhau, có thể có những hỗ trợ giải quyết vì hiệu quả chung của dự án. Tránh được tình trạng một bên không thể hoàn thành bước công việc của mình thì bên kia cũng phải ngồi chờ cho tới khi sự vụ được giải quyết xong thì mới tiếp tục và việc không hoàn thành tiến độ thì đổ lỗi hoàn toàn cho bên đối tác Đối với khách hàng cũng vậy, nếu hiểu được đặc trưng công việc của khách hàng, có những ứng biến linh hoạt về lực lượng cũng như thời gian triển khai thì không những có thể đảm bảo chất lượng và tiến độ triển khai dự án mà còn đạt được mức độ hài lòng rất cao của khách hàng 4. Thực hiện phương pháp cải tiến chất lượng không ngừng Sự cần thiết: Ban lãnh đạo dự án cần phải thường xuyên nâng cao tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản l‎y' chất lượng, các mục tiêu chất lượng, các kết quả đánh giá, việc phân tích dữ liệu, các hành động khắc phục và phòng ngừa đặc biệt là quá trình xem xét của lãnh đạo. Thực chất quá trình cải tiến không ngừng là một chuỗi các hành động khắc phục và phòng ngừa, mục đích làm cho hoạt động triển khai có khả năng thực hiện hiệu quả và duy trì những tiêu chuẩn chất lượng để ra theo tiêu chuẩn hệ thống quản l‎y' chất lượng của Doanh nghiệp. Nội dung giải pháp: Sau khi tìm ra những khuyết tật, sai lệch trong quá trình thực hiện công việc so với kế hoạch đã đặt ra, áp dụng các biện pháp, các công cụ thống kê để tìm ra giải pháp từ đó hoạch định lưu đồ, các thủ tục để khắc phục phòng ngừa sự lặp lại của các sai sót đã xảy ra trong quá trình trước và cải tiến tiến trình đó cho phù hợp với yêu cầu thực tế. Với những điểm không phù hợp phát sinh trong quá trình thực hiện công việc cần phải được đưa đối tượng vào quá trình cải tiến liên tục bao gồm các công việc sau: Hoạt động cải tiến không ngừng phải được tiến hành từng bước nhỏ đó với các quá trình đang tồn tại và các thay đổi mang tính đột phá đối với những cơ hội nâng cao hiệu quả triển khai dự án với các quá trình hoàn toàn mới, như vậy bộ phận quản l‎y' dự án cũng như các cán bộ triển khai cần có sự linh hoạt trong việc áp dụng các biện pháp cải tiến chất lượng liên tục Trong phương pháp cải tiến chất lượng không ngừng hoạt động điều chỉnh và cải tiến là hoạt động được tiến trong cả quá trình triển khai cũng như sau khi kết thúc nghiệm thu dự án. Chính vì thế hoạt động cải tiến liên tục luôn được tiến hành một cách thường xuyên và không ngừng theo các bước sau: Hình 11: Sơ đồ các bước cải tiên liên tục Xác định vấn đề Nhận dạng và mô tả quá trình Đo lường Tìm nguyên nhân Phát triển y' tưởng Áp dụng các giải pháp Cải tiến liên tục đòi hỏi phải biết được quá trình được tiến hành cải tiến là quá trình gì? Đo lường chúng như thế nào và tại sao chúng lại xảy ra như thế. Những vấn đề đặt ra cần giải quyết là gì. Mô hình này bắt đầu bằng công việc xác định các vấn đề, rủi ro gặp phải, tìm hiểu yêu cầu của khách hàng nội bộ, xác định quá trình tạo nên đầu ra đó, xác định người chịu trách nhiệm với quá trình. Nhận dạng quá trình là bước tiếp theo nhằm xác định rõ từng hoạt động của mỗi quá trình. Việc nhận dạng các quá trình cho phép xác định rõ từng hoạt động cấu thành của quá trình đó. Trong bước này phải xác định được nhiệm vụ và công việc của từng người. Đây là cơ sở cho việc hoạch định chính xác những hoạt động và thời gian cần thiết cho từng công việc. Đo lường khả năng hoạt động của quá trình là bước quan trọng, mọi hoạt động cần được lượng hóa một cách chi tiết đầy đủ, lượng hóa cho phép biết được chính xác các yêu cầu cần đạt để thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Đồng thời, nó cũng cho biết khả năng của quá trình trong việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc lượng hóa là yêu cầu bắt buộc cho dù đó là những hoạt động dịch vụ khó có thể lượng hóa. Đo lường cũng chính là cơ sở cho việc định chuẩn là các căn cứ cho các hoạt động đánh giá tình hình triển khai dự án Edocman. Chính nhờ việc đo lường mà chúng ta có thể nhận ra rõ ràng là tổ chức của chúng ta đang đứng ở trình độ nào về chất lượng, biết rõ những mặt nào còn yếu, còn hạn chế cần thiết phải cải tiến chất lượng hoàn thiện để đáp ứng tốt hơn nhưu cầu của khách hàng trong tương lai Xác định nguyên nhân là bước dựa trên cơ sở đo lường, đánh giá được tình hình thực hiện, so sánh với yêu cầu tìm ra các vấn đề chất lượng.Mỗi vấn đề đều có nguyên nhân là cơ sở cho những quyết định loại bỏ những hoạt động sai sót gây ảnh hưởng tới chất lượng dự án triển khai. Nó được coi là con đường cơ bản để phát triển, cải tiến sản phẩm dịch vụ và quá trình. Sau 4 bước trên là bước phát triển và thử nghiệm ‎ y' tưởng mới nhằm liên tục cải tiến. Các y' tưởng nhằm phục vụ cải tiến chất lượng phải luôn nhằm vào các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Chỉ trên cơ sở loại bỏ nguyên nhân gốc rễ mới có thể giải quyết triệt để các vấn đề chất lượng. Những sai sót về chất lượng được phản ánh thông qua các công cụ thống kê, các phần mềm quản ly'Các ‎y' tưởng cần được thiết kế và thử nghiệm để khẳng định tính tích cực và hiệu quả của chúng trước khi thực hiện sự thay đổi. Kết quả tử thử nghiệm là căn cứ cho việc xem xét lại các nguyên nhân dẫn đến những y' tưởng mới đó, tạo ra sự tin tưởng chắc chắn vào hiệu quả do chúng đem lại. Bước cuối cùng là áp dụng các giải pháp cải tiến này và đánh giá kết quả của các giải pháp đó. Các giải pháp này lại cần được đo lường đánh giá tìm ra nguyên nhân mới để cải tiến chất lượng. Hoàn thành bước cải tiến này là kết thúc một quá trình cải tiến, các quá trình này có thể diễn ra song song đồng thời hoặc có thể kết thúc một quá trình mới bắt đầu quá trình tiếp theo. Điều kiện thực hiện giải pháp: Để có các hành động cải tiến, lãnh đạo cần xác định và thực hiện một quá trình cải tiến liên tục có thể áp dụng với mọi dự án trong Trung tâm và tiến hành các hoạt động như: Mức độ thực hiện các hoạt động đã được hoạch định và đạt được các kết quả đã đề ra, kiểm soát các thay đổi đã và đang lên kế hoạch, do lường các lợi ích dự kiến. Ban quản l‎y' dự án cần tạo ra một nền văn hóa lôi kéo các thành viên tìm kiếm cơ hội cải tiến một cách chủ động hiệu năng của các quá trình hoạt động chứ không chờ đợi quá trình tự cải tiến xảy ra. Để Trung tâm có thể thực hiện được thành công phương pháp cải tiến chất lượng liên tục này thì nhất thiết phải xây dựng được các chế độ khen thưởng phù hợp với những người đã có đóng góp cho cải tiến chất lượng. Hiệu quả đạt được khi áp dụng thành công phương pháp này Chất lượng hay hiệu quả một dự án đem đi triển khai là kết quả của nhiều cá nhân, của tập thể,mọi người đều có những đóng góp cho hiệu quả đó. Chính vì đó là thành quả cố gắng của rất nhiều người nên không thể để vì những rủi ro nhỏ hay một số sự cố nào đó làm cho kết quả ấy không được đánh giá hay ghi nhận. Điều đó càng khẳng định ‎y' nghĩa quan trọng của việc cải tiến không ngừng. Đồng thời việc cải tiến liên tục sẽ làm cho hệ thống triển khai của doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện đáp ứng tốt hơn nhưu cầu của khách hàng. 5. Nâng cao hiệu quả đánh giá nội bộ Sự cần thiết: Các quản trị dự án cần thường xuyên tổ chức hoạt động sinh hoạt nhóm, tiến hành đánh giá nội bộ để xác định xem việc tiến hành triển khai của mỗi cá nhân và của cả nhóm có tuân thủ quy trình không, có những tồn đọng gì do nguyên nhân nào gây ra. Những sai sót và không phù hợp phát hiện sẽ được đánh giá tìm ra nguyên nhân gốc rễ, có những hành động khắc phục tận gốc đảm bảo tính phù hợp quy trình và chất lượng của dự án Nội dung của giải pháp Công tác đánh giá nội bộ cũng cần phải có kế hoạch thực hiện, chu kỳ mỗi lần nên nằm trong khoảng thời gian 3 tháng là hợp l‎y'. Các nhân viên đánh giá không chỉ được lấy trong nhóm thực hiện mà còn có thể là lấy từ các bộ phận khác để đảm bảo tính khách quan. Quá trình đánh giá tại đơn vị cần phải được tiến hành theo tưng bước sau: Lập kế hoạch đánh giá Quản trị dự án phải lập kế hoạch đánh giá đơn vị. Kế hoạch đánh giá được xây dựng cập nhật dựa trên vị trí và tầm quan trọng của hoạt động được đánh giá, thực trạng của các yếu tố được đánh giá. Kế hoạch đánh giá cần được trưởng phong P&Q xem xét trước khi phê duyệt. Khi cần thiết, cán bộ chất lượng đơn vị thực hiện những thay đổi cần trong kế hoạch đánh giá của đơn vị đã được phê duyệt. Ngoài các cuộc đánh giá theo kế hoạch định kỳ, có thể có các cuộc đánh giá đột xuất theo quyết định của Quản trị dự án hoặc Cán bộ phụ trách chất lượng đơn vị. Chuẩn bị đánh giá Cán bộ chất lượng phòng thành lập đoàn đánh giá gồm những người không thuộc đơn vị và chỉ định trưởng đoàn đánh giá. Sau đó đoàn đánh giá tìm hiểu các thông tin cần thiết, các thủ tục, quy định liên quan đến bộ phận sẽ được đánh giá. Tiếp theo trưởng đoàn đánh giá lập chương trình đánh giá gửi cho cán bộ phụ trách chất lượng của phòng phê duyệt, bao gồm các thông tin tối thiểu về bộ phận, thời gian, địa điểm , mục đích phạm vi đánh giá. Trưởng đoàn đánh giá phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên đánh giá, các nhân viên đánh giá cần được thông báo về nhiệm vụ của mình trong cuộc đánh giá ít nhất 3 ngày trước khi đánh giá theo thời gian biểu, nhân viên đánh giá chuẩn bị phiếu hạng mục đánh giá dưới dạng câu hỏi và các vấn đề cần xem xet. Triển khai đánh giá Trưởng đoàn đánh giá thông báo Quản trị dự án trong lần gặp đầu tiên về phương pháp đánh giá, phạm vi đánh giá, và những yêu cầu để tạo thuận lợi cho việc đánh giá. Nhân viên đánh giá thực hiện các công việc sau: Xem xét tài liệu để xác định tính phù hợp với quy trình của việc thực hiện triển khai dự án, xem xét các báo cáo đánh giá trước đây để theo dõi việc xử ly' và khắc phục những sự không phù hợp, kiểm tra xác nhận việc áp dụng các tài liệu hướng dẫn thông qua việc xem xét các dữ liệu và lịch báo cáo tuần,thu thập các bản biên nhận bàn giao của khách hàng trong từng giai đoạn của dự án. Sauk hi tiến hành xong toàn bộ chương trình đánh giá, trưởng đoàn đánh giá thực hiện việc : Xem xét lại các ghi nhận để đánh giá vấn đề không phù hợp, có những hành động khắc phục gì.Trưởng đoàn đánh giá phải đảm bảo những điều này được lập thành văn bản rõ ràng có chứng cứ. Thông báo sự không phù hợp này cho Quản trị dự án. Báo cáo đánh giá nội bộ Trưởng đoàn đánh giá cần lập báo cáo đánh giá cần chứa ít nhất những thông tin sau:Thành phần đoàn đánh giá, các thông tin cơ bản về nhóm triển khai, các phát hiện về sự không phù hợp (nếu có), các chỉ tiêu chính về đợt đánh giá như thời gian, số người tham gia, số sự việc không phù hợp được tìm thấy. Trưởng đoàn đánh giá báo cáo cho cán bộ phụ trách chất lượng của nhóm dự án và Quản trị dự án . Hành động khắc phục(nếu có) Quản trị dự án chỉ đạo cán bộ phụ trách chất lượng của nhóm dự án tổ chức xác định và thực hiện một cách nhanh nhất những hành động khắc phục đối với sự không phù hợp đã được kết luận trong báo cáo đánh giá tuân theo quy định chất lượng về khắc phục và phòng ngừa. Các hành động khắc phục cần được cán bộ phụ trách chất lượng đơn vị xem xét đồng ‎ trước khi thực hiện. Cán bộ phụ trách chất lượng đơn vị tổ chức theo dõi việc thực hiện các hành động khắc phục được phê duyệt và ghi nhận về tính hiệu quả của các hành động khắc phục này. Các hành động khắc phục và tình trạng hoàn thành được ghi nhận và chuyển tới cuộc đánh giá sau nhằm xác định hiệu lực của chúng. Báo cáo quá trình đánh giá nội bộ Báo cáo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất khi cần thiết. Các báo cáo định kỳ phải có ít nhất các nội dung sau: Các thông tin về các cuộc đánh giá được thực hiện trong kỳ như thời gian và nguồn lực thực hiện, số lượng lỗi được phát hiện và các nguyên nhân chính gây ra, các hành động khắc phục phòng ngừa được thực hiện, các cơ hội cải tiến quá trình và các đề xuất Các báo cáo đánh giá tổng hợp định kỳ phải được đưa ra xem xét tại cuộc họp xem xét của lãnh đạo dự án và ban kế hoạch kinh doanh. Báo cáo đánh giá nội bộ có thể là tình hình triển khai. Điều kiện thực hiện giải pháp Việc lựa chọn chuyên gia đánh giá cần tiến hành một cách khách quan và vô tư, các chuyên gia đánh giá không được tiến hành đánh giá công việc của chính mình Cần có thái độ phối hợp của đội ngũ cán bộ triển khai để việc đánh giá được thực hiện một cách khách quan. Không che dấu các lỗi gặp phải để đảm bảo chất lượng của từng dự án và của cả tổ chức. HHHHiệu quả đạt được khi thực hiện giải pháp Khi đã thực hiện tốt việc đánh giá nội bộ thì công việc của Quản trị dự án và cán bộ chất lượng đơn vị sẽ rất dễ dàng đưa ra được các biện pháp khắc phục sai sót, khuyết tật. Hệ thống đánh giá nội bộ sẽ cung cấp cho đội ngũ lãnh đạo những cái nhìn khách quan về tình hình thực hiện công việc của bộ phận cho lãnh đạo một cách cụ thể, trách nhiệm của mỗi cá nhân cán bộ trong quá trình được cụ thể hóa một cách rõ ràng từ đó góp phần nâng cao ‏‎y' thức thực hiện công tác quản l‏‎y' chất lượng hơn. 6. Áp dụng các phần mềm công cụ quản l‎y' dự án toàn diện -Sự cần thiết: Quản trị dự án là một quá trình thực hiện các hoạt động hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát các giai đoạn của một dự án từ khâu hình thành, thẩm định, triển khai và vận hành dự án theo một mục tiêu nhất định, đến đánh giá hiệu quả đạt được của dự án trong từng thời kỳ và trong cả thời hạn đầu tư , đồng thời phối hợp các giai đoạn của dự án với nhau làm cho dự án hoạt động nhịp nhàng và có hiệu quả cao. Để đảm bảo tính hiệu quả và thành công, dự án phải được phân tích, đánh giá trong suốt quá trình thực hiện. Điều này đòi hỏi người quản trị cũng như nhân sự tham gia dự án phải luôn được cập nhật thông tin và nắm rõ tiến trình, yêu cầu thực hiện dự án. Quản trị dự án chỉ dựa vào việc đảm bảo tính quy trình và các hướng dẫn thực hiện luôn gặp phải các rủi ro và sai phạm rất lớn. chính vì vậy để nâng cao năng lực cạnh tranh của các sản phẩm phần mềm cần có hệ thống triển khai hiệu quả hơn. Phần mềm quản l‎y' dự án toàn diện là công cụ hỗ trợ hiệu quả giúp doanh nghiệp đạt được mức độ thành công cao trong việc triển khai Nội dung giải pháp: Quản trị về tổ chức Quản lý dự án về tổ chức và nhân sự để thực hiện công việc soạn thảo, triển khai và vận hành dụ án bao gồm định ra ban điều hành, xác định số lượng nhân sự, nguồn kinh phí.. Các thông tin được cập nhật và tập hợp nhanh chóng, giúp người quản lý có cái nhìn tổng quát về toàn bộ dự án. Nếu dự án đang được đồng thời tiến hành, hệ thống sẽ tự động lọc ra các dự án mà người quản trị/ người thực hiện có tham gia Quản lý tiến độ thực hiện dự án Mỗi giai đoạn của dự án mang lại một đặc thù riêng, vì vậy các yếu tố công việc, nhiệm vụ, nhân lực, chi phí, thời gian ...cần được hoạch định riêng biệt và cụ thể. Phần mềm quản l‎y' dự án sẽ hỗ trợ phân chia và quản lý công việc 1 cách linh hoạt tùy thuộc vào mỗi giai đoạn của dự án. Các báo cáo của nhân viên giúp cho người quản trị nắm bắt và điều chỉnh kịp thời những yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Quản lý được tiến độ thực hiện giúp cho việc phối hợp các giai đoạn dự án hài hòa, ăn khớp, một yếu tố quan trọng đảm bảo tính hiệu quả, thành công của dự án. Quản lý nhân sự dự án Quản lý thông tin cá nhân của nhân viên và các thông tin khác như địa điểm, thời gian, lý do... truy cập vào hệ thống. Các thông tin này xác định quyền đăng nhập vào hệ thống, giúp người quản lý theo dõi, kiểm tra công việc và tiếm độ làm việc của từng nhân viên thực hiện dự án... đồng thời thu nhận ý kiến từ những nhân viên một cách nhanh chóng, dễ dàng, chính xác. Nhân sự tham gia dự án có thể được bổ sung hoặc xóa bỏ khi cần thiết Quản lý tài chính Bao gồm quản trị vốn, kinh phí soạn thảo dự án, doanh thu, chi phí và lỗ lãi của dự án, các quan hệ tài chính bên trong và bên ngoài dự án. Quản lý các chi phí của dự án như chi phí xây dựng hệ thống, mua trang thiết bị, biên soạn tài liệu, chi phí công tác, chi phí lương v.v.. Các thông tin tài chính được cập nhật kịp thời giúp người quản trị dự án kiểm soát và xem xét nhanh chóng những phát sinh tăng/giảm tài chính của dự án để có những quyết định kịp thời. Chức năng bảo mật Bao gồm bảo mật theo tính phân quyền, phân cấp quản lý và bảo mật thông tin nội bộ. Tùy theo công việc của từng dự án, ngừoi quản trị dễ dàng tạo lập/ xóa bỏ nhóm chức năng, phân quyền sử dụng một cách hợp lý. Mỗi người sử dụng hệ thống đều bắt buộc phải đăng kí thông tin cá nhân để cho phép truy cập và sử dụng những thông tin thuộc lĩnh vực công việc và trách nhiệm của mình. Chức năng báo cáo Cho phép lựa chọn công việc cần báo cáo trong số những nhiệm vụ của dự án mà người sử dụng đang tham gia. Người quản trị, với cách tương tự, cũng có thể xem xét báo cáo khác nhau theo yêu cầu như: Báo cáo ngày/ tuần làm việc: Thời gian, khối lượng công việc, công việc phải làm... Báo cáo cho từng giai đoạn thực hiện của dự án: Thời gian bắt đầu và kết thúc, số nhân viên tham gia, nhiệm vụ trọng tâm của giai đoạn... Báo cáo tổng hợp: Toàn bộ khối lượng công việc, chi phí cho dự án, kết quả dự án Điều kiện thực hiện giải pháp Để thực hiện giải pháp trước tiên đội ngũ cán bộ quản trị cần phải thấy được sự bức thiết về vấn đề chất lượng trong triển khai dự án, từ đó có những sự đầu tư về tài chính cũng như nguồn lực cho việc áp dụng giải pháp này Có những chuẩn bị về công nghệ, nhân lực phần cứng cũng như phần mềm để có thể tiến hành triển khai dự án. Ví dụ: Để áp dụng phần mềm quản l‏‎y' dự án ePrj cần: Ngôn ngữ: VisualStudio.Net CSDL: SQLServer 7.0 HĐH: Windown 2000 AdvancedServer Hiệu quả đạt được khi áp dụng thành công giải pháp: Giải pháp quản trị trực tuyến cho phép cập nhật, tổng hợp thông tin trong thời gian ngắn nhất, đảm bảo quản lý hiệu quả nhất. Cho phép quản lý cùng 1 lúc nhiều dự án khác nhau: có khả năng tích hợp các dự án làm giảm chi phí nhân lực hành chính; Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng của nhà cung cấp khác; Giao diện đồ hoạ và sử dụng Tiếng Việt thuận tiện cho người sử dụng; Cơ chế bảo mật tin cậy, phân quyền sử dụng tuỳ theo yêu cầu của doanh nghiệp. Kiến nghị với Công ty Cổ phần Giải pháp phần mềm CMCSoft Công nghệ thông tin là một trong những thị trường sôi động nhất sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức thương mại thế giới WTO. Đúng theo nguyên l‏‎y' kinh tế vế sự phát triển và tồn tại của các ngành kinh tế, ngành kinh doanh nào có tốc độ phát triển chậm thì nó sẽ dần loại bỏ được những rủi ro tiềm ẩn trong mình nó và có mức độ cạnh tranh không cao, ngược lại những thị trường hấp dẫn hơn sẽ có tốc độ phát triển lớn đi kèm với nó là độ rủi ro cao, mức độ cạnh tranh khốc liệt. Chính vì thế hoạt động trong một lĩnh vực kinh doanh đang nóng của nền kinh tế CMCsoft cần có chiến lược kinh doanh hiệu quả đi đôi với sự phát triển bền vững. Không chỉ mở rộng về quy mô lĩnh vực kinh doanh mà còn phải đảm bảo về chất lượng và sự thỏa mãn của khách hàng. Mục tiêu mà CMCsoft hướng tới là: trở thành Công ty phần mềm có các sản phẩm và dịch vụ được công nhận chất lượng quốc tế,có khả năng cạnh tranh cao trong khu vực và trên thế giới. Hiện nay Công ty đã là bạn hàng của nhiều Tập đoàn tin học lớn trên thế giới và là nhà cung cấp của nhiều khách hang lớn trong nước: Văn phòng Quốc hội,Văn phòng T.Ư Đảng, Bộ Thủy Sản, Ủy ban Kiểm tra Trung Ương, Các tổ chức giáo dục và các trường đại học trên cà nước: Bộ Giáo dục và đào tạo, Đại học Bách Khoa, Giao thông Vận tải, Kinh tế Quốc dânCác doanh nghiệp Nhà nước, tư nhân: Tổng công ty Dầu khí Việt nam, ông ty Thông tin di động VMS,Tổng công ty Điện lực Việt Nam,Tổng công ty hàng không Việt NamĐể tiếp tục khẳng định minh hơn nữa CMCSoft cần có những đầu tư bền vững.Đó là sự đầu tư về chất lượng. Đã áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001-2000,ISO 27001-2005, CMMi là những bước đi đúng đắn của Công ty.Trong thời gian tới, Công ty cần nỗ lực hơn nữa trong các hoạt động đảm bảo chất lượng nhằm tiến gần hơn tới nơi mà doanh nghiệp muốn đến: "Hướng tới tương lai số!" Kiến nghị: Quản ly' và giám sát chặt chẽ, cũng như xây dựng một cơ chế kiểm tra hiệu lực của đội ngũ cán bộ trị. Tạo điều kiện bồi dưỡng các kỹ năng thiếu sót cũng như kỹ năng làm việc theo nhóm Tạo điều kiện cho cán bộ được học tập và lấy các chứng chỉ tin học uy tín quốc tế Xây dựng một cơ chế quản l‏‎y' chất lượng gọn nhẹ nhưng hiệu quả Thành lập quỹ khen thưởng các đơn vị và cá nhân, tổ chức có thành tích tốt trong mọi hoạt động của doanh nghiệp Kết luận Thời gian là vàng bạc”, câu ngạn ngữ này luôn đúng, đặc biệt là trong thời kinh tế thị trường sôi động như hiện nay. Chính vì thế, càng rút gọn được thời gian trong các hoạt động tác nghiệp, giấy tờ, văn bản, đồng nghĩa với việc càng tiết kiệm được “vàng bạc”. Điều đó cho thấy ‏‎y' nghĩa của phần mềm Edocman trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp, các tổ chức giải bài toán bức xúc về quản lý hồ sơ, công văn ngày càng chất cao như núi, tốn nhiều thời gian kiểm soát và phân bổ. Không ai còn nghi ngờ gì về hiệu quả của phần mềm Edocman nhưng để triển khai thành công và đưa nó đi vào hoạt động hiệu quả cũng là việc làm không đơn giản. Là một trong những doanh nghiệp phần mềm hàng đầu tại Việt Nam hiên nay, có quan hệ hợp tác với nhiều tập đoàn tin học lớn trên thế giới, đang có lợi thế về thị trường trong nước, CMCSoft nhận thấy rõ những thử thách khắc nghiệt của thị trường, chịu sức ép về rào cản kỹ thuật. Công ty đã có những áp dụng về tiêu chuẩn chất lượng quốc tế như Bộ tiêu chuẩn ISO, Tiêu chuẩn CMMi để ngày một khẳng định vị thế của mình trên thị trường trong nước. Những tiêu chuẩn đó cũng là tấm giấy thông hành cho doanh nghiệp đi vào thị trường nước ngoài. Hiện tại hoạt động mang lại nhiều lợi nhuận nhất cho doanh nghiệp vẫn là các hoạt động triển khai.Theo ma trận BCG thì việc triển khai dự án đang nằm ở ô Bò sữa chính vì thế cần có sự đầu tư tốt nhất để hoạt động trển khai tiếp tục đạt hiệu quả cao đem lại lợi nhuận cho Công ty đồng thời cũng tạo nguồn ngân sách đầu tư cho các hoạt động khác tiếp tục phát triển và đem lại hiệu quả trong tương lai. Trong Chuyên đề tốt nghiệp này Em có đưa ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm năng cao hiệu quả triển khai dự án Edocman của Công ty. Mong rằng trong tương lai không xa các nhược điểm ảnh hưởng tới hiệu quả triển khai dự án sẽ được giải quyết triểt để để khách hàng có thể tiếp xúc và sử dụng những phần mềm tốt nhất cho hoạt động của mình! MỤC LỤC Danh mục tài liệu tham khảo Hồ sơ giới thiệu Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMC(CMCSoft) và Giải pháp ERP Oracle – Năm xuất bản 2007 Tạp chí CMCSoft Weekly số 387,388,399 xuất bản tháng 2,3/2008 File QMS1- tài liệu hướng dẫn nhân viên trong công ty thực hiện các yêu cầu và quy trình bắt buộc GS.TS Nguyễn Đình Phan – Giáo trình quản trị Chất lượng trong tổ chức – Năm xuất bản: 2005 – Nhà xuất bản Lao động Xã hội GS.TS Nguyễn Thành Độ và TS Nguyễn Ngọc Huyền – Giáo trình Quản trị kinh doanh – Năm xuất bản: 2004 – NXB Lao động xã hội Bảng hướng dẫn chỉ tiêu dự án phần mêm, Bản báo cáo kết quả triển khai dự án Edocman năm 2004,2005,2006,2007 – Phòng P&Q Danh sách khách hàng, doanh thu, số lượng các dự án triển khai – Phòng Kinh doanh Một số trang Web: www.cmcsoft.com www.thuonggiavietnam.com www.vnnetsoft.com www.edu.net.vn www.hanoi- itt.edu.vn. www.pcworld.com.vn DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1: Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMCSoft 6 Hình 2: Biểu đồ tăng trưởng nhân sự của CMC Corporation 22 Hình 3: Biểu đồ doanh thu của Tập đoàn Công nghệ CMC 27 Hình 4: Biểu đồ lợi nhuận sau thuế của Tập đoàn Công nghệ CMC 27 Hình 5:Tỷ trọng các dự án triển khai 31 Hình 6: Tỷ trọng doanh thu dự án 32 Hình 7: Sơ đồ luồng công việc 34 Hình 8: Minh họa biểu đồ nhân quả 54 Hình9: Minh họa biểu đồ Pareto 55 Hình 10: Sơ đồ luồng thông tin báo cáo 64 Hình 11: Sơ đồ các bước cải tiên liên tục 82 DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Các khách hàng lớn của CMC 20 Bảng 2: Số lượng đội ngũ nhân viên của CMC Corporation từ năm 2003-2007 21 Bảng 3: Năng lực tài chính của Công ty Cổ phần Tập đoàn Công nghệ CMC 26 Bảng 4: Năng lực tài chính của Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm CMC 28 Bảng 5: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn CMC 29 Bảng 6: Tỉ trọng số lượng các dự án tiêu biểu 30 Bảng 7:Tỉ trọng doanh thu dự án 31 Bảng 8: Hệ thống chỉ tiêu đánh giá chất lượng dự án Edocman 40 Bảng 9: Các mục tiêu cụ thể cho các loại hình dự án khác nhau 41 Bảng 11: Số liệu về tỉ lệ sử dụng nguồn lực 46 Bảng 12: Mức độ bàn giao đúng hạn các sản phẩm của dự án Edocman 48 Bảng 13: Tỷ lệ hoàn thành các yêu cầu của dự án Edocman 50 Bảng14: Mức độ hài lòng của khách hàng 52 Bảng 15: Tỷ lệ lỗi phần mềm phát hiện trong dự án 56 Bảng 16: Tỷ lệ lỗi bỏ xót trên quy mô dự án 57 Bảng 17: Tỷ lệ đảm bảo tính quy trình của dự án 61