Giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty giầy Thượng Đình

đồng. Coi như giá cả nguyên liệu ổn định trong kỳ, mặc dù sản lượng sản xuất thực tế cao hơn kế hoạch đặt ra nhưng chi phí cho nguyên vật liệu lại giảm, đó là do sự chênh lệch giữa mức thực tế và mức kế hoạch. Làm phép so sánh tương tự, ta có chi phí nguyên liệu năm 2002 giảm so với kế hoạch là 377,517 triệu đồng, trong đó chi phí tăng do tăng sản lượng là 406,573 triệu đồng và chi phí giảm do hạ mức tiêu dùng nguyên vật liệu là 29,056 triệu đồng. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu còn được thể hiện qua một số chỉ tiêu đánh giá sau đây : Bảng 13 : Phế phẩm, phế liệu thu hồi nguyên liệu Tên sản phẩm Đvt Tổng số Phế phẩm P. phẩm thu hồi Giầy bata mét 688.500 68.930 40.050,5 Giầy nam nt 105.922,9 10.427,5 7.224,8 Giầy TE nt 25.956,56 2.695,7 1.893,7 Giầy Nữ nt 6.393,75 6.490,4 4.147,5 Tổng nt 826.773,21 88.543,6 53.316,2 Nguồn : Phòng KH - VT Ta có : Hệ số phế phẩm (Hp) : Hp = Hệ số phế liệu dùng lại (Hpl) : Hpl = Qua hai hệ số này, chúng ta thấy tỷ lệ vải không đạt yêu cầu còn tương đối cao. Tuy nhiên, Công ty cũng sử dụng lại được phần lớn lượng nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn đảm bảo sử dụng tiết kiệm nhất. IV. Tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại công ty 1. Công tác xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu Toàn bộ công tác xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu được giao cho phòng kế hoạch vật tư. Cụ thể : - Căn cứ vào chỉ lệnh sản xuất và nhu cầu tiêu thụ của thị trường, trưởng phòng Kế hoạch vật tư lập kế hoạch sản xuất quý, tháng và trình Phó giám đốc phê duyệt - Sau khi kế hoạch sản xuất được phê duyệt, trưởng phòng Kế hoạch vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất tháng, định mức vật tư do phòng KT - CN xây dựng và cân đối năng lực sản xuất để lập bảng phân tích vật tư cho từng loại giầy. Chẳng hạn, đối với giầy TE.Quai gài thì nội dung phân tích vật tư như sau : Bảng 14 : Bảng phân tích vật tư cho sản xuất (TE.Quai gài) Bảng phân tích vật tư Khách hàng : MEL Chỉ lệnh SX số MEL- 07/02 Số lượng : 210 đôi STT Tên chi tiết Tên vật tư Quy cách Đvt Lượng vật tư SX + 2% Trong nước Nhập khẩu 1 Mũ, lót, tẩy Bạt3419 - xanh chàm 0.8 m 53 - đỏ 0.8 m 41 Phin mộc 2222 0.85 m 48 Mút xốp 4mm 0.9 m 24 Gạc xô 1 m 24 1.2 m 6 2 Tăng cường ôdê Phin mộc pê cô 0.85 m 1.5 3 Viền quai gài - xanh chàm 0.8 m 8 4 Mút độn cổ 1.2 m 3 5 Mút độn lưỡi gà 1.2 m 3 6 Băng dính Trắng - bông 10cm m 11 - gai 10cm m 9 7 Chỉ may Trắng m 5998 đỏ m 2999 8 Ôdê vuông Nhôm bạc bộ 857 9 Bìa tẩy 1.0*1.2 tấm 5 Nguồn : Phòng KH-VT - Căn cứ vào kế hoạch sản xuất tháng và tiến độ giao hàng, phó phòng Kế hoạch vật tư lập kế hoạch sản xuất tuần và trình Phó giám đốc sản xuất phê duyệt. - Nhân viên điều độ phòng Kế hoạch vật tư lập chỉ lệnh tác nghiệp và kế hoạch sản xuất ngày cho phân xưởng được phân công phụ trách. - Nhân viên phân xưởng căn cứ vào kế hoạch sản xuất ngày tiến hành lập phiếu tác nghiệp cho các tổ sản xuất. - Nhân viên tổng hợp phòng Kế hoạch vật tư lập báo cáo thực hiện sản xuất ngày theo báo cáo của các phân xưởng. Để xây dựng kế hoạch sản xuất này, cán bộ kế hoạch cũng xuất phát từ các nguyên tắc sau đây : - Giảm tối thiểu ứ đọng vốn ở khâu dự trữ. Đây là nguyên tắc luôn đặt lên hàng đầu. Như đã nói ở trên, giá trị nguyên vật liệu chiếm một tỷ lệ khá lớn trong cơ cấu vốn lưu động, vì vậy, nếu duy trì mức dự trữ không hợp lý sẽ làm ứ đọng vốn lớn. - Phải luôn đảm bảo lượng dự trữ hợp lý cả về số lượng, chất lượng và quy cách nguyên vật liệu. Theo quy định của Công ty, nguyên liệu phải dự trữ ở mức ổn định là 1 triệu mét vải một tháng để chủ động sản xuất và làm tốt công tác kiểm tra. Trong đó lượng nguyên vật liệu trong nước là chủ yếu, còn đối với nguyên vật liệu nhập ngoại thì lượng dự trữ là không lớn, lượng nhập nguyên vật liệu nhập trong kỳ gần bằng lượng nguyên vật liệu xuất dùng. Chúng bảo đảm tối đa cho một tháng sản xuất của Công ty. - Phải xây dựng kế hoạch cho từng loại nguyên vật liệu. Trong quá trình xây dựng kế hoạch, cán bộ xây dựng kế hoạch đã sử dụng phương pháp cân đối và dựa trên các căn cứ sau : + Tình hình thực hiện kế hoạch kỳ trước. + Khả năng tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. + Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu ... Sau khi xây dựng kế hoạch và được giám đốc ký duyệt, tổ phái viên của phòng này sẽ trực tiếp đi mua và nhập kho theo tiến độ đã đề ra và theo chỉ đạo hàng ngày của trưởng phòng dựa trên các báo cáo của cán bộ điều độ và của các thủ kho. Kế hoạch này cũng được dùng để đánh giá tình hình thực hiện bằng cách so sánh lượng nguyên vật liệu tiêu dùng thực tế và kế hoạch trong một năm và cùng kỳ năm trước, từ đó đưa ra các điều chỉnh trong thời gian tới. Trước hết, chúng ta biết rằng chất lượng công tác xây dung kế hoạch tiêu thụ sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của kế hoạch nguyên vật liệu. Nếu như kế hoạch sản xuất và kế hoạch tiêu thụ không sát với thực tế thì sẽ dẫn đến lượng nguyên vật liệu vượt quá hoặc không đáp ứng cho nhu cầu sản xuất. Bảng 15 : Đánh giá công tác lập kế hoạch sản xuất - tiêu thụ Các chỉ tiêu ĐVT KH2001 KH2002 TH 2001 TH 2002 % So sánh 3/1 % So sánh 4/2 %So sánh 4/3 A B 1 2 3 4 5 6 7 Sản lượng sản xuất 1000 đôi 4150 4210 4200 4250 101.2 100.9 101.2 Sản lượng tiêu thụ nt 4150 4218 4230 4280 101.9 101.4 101.2 Nguồn : Phòng KH-VT Như vậy, trong hai năm gần đây, sản lượng sản xuất và sản lượng tiêu thụ đều vượt kế hoạch. Theo đó, lượng dự trữ nguyên vật liệu tăng. Để thấy rõ hơn tác động của nhân tố này, chúng ta đi sâu vào phân tích kế hoạch sản xuất quý II năm 2003 mà Công ty giầy Thượng Đình đã đề ra : Bảng 16 : Dự kiến kế hoạch sản xuất quý II năm 2003 Các chỉ tiêu ĐVT Thực hiện quý II năm 2002 Kế hoạch sản xuất quý II/2003 Dự kiến TH Q I+II Năm 2003 S/Sánh Q II/2002 % S/Sánh 2002 % Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tổng quý II/2003 1. Giá trị SXCN Tỷ đồng 24.8 11.8 10.5 10.3 32.6 73.1 131.5 131.6 2. Tổng sản phẩm Đôi 1.115,786 430,000 450,000 450,000 1,310,000 2,532,292 117.4 119.07 2.1 Sản xuất tại Công ty Đôi 928,069 350,000 370,000 350,000 1,070,000 2,090,174 115.3 117.9 * Giầy xuất khẩu Đôi 185,596 140,000 100,000 100,000 340,000 1,241,682 183.2 149 - Giầy vải xuất khẩu Đôi 40,394 70,000 40,000 40,000 150,000 859,064 371.3 153.6 - Giầy thể thao Đôi 145,202 70,000 60,000 60,000 190,000 382,618 130.9 138.9 * Giầy chất lợng cao Đôi 201,599 160,000 150,000 150,000 460,000 566,143 228.2 142.7 * Giầy nội địa Đôi 540,874 50,000 120,000 120,000 270,000 282,349 49.9 58.8 2.2 Gia công giầy TP nội địa Đôi 187,717 80,000 80,000 80,000 240,000 442,118 127.9 124.7 3. Tiêu thụ nội địa Đôi 577,595 250,000 200,000 200,000 650,000 1,305,903 112.5 109.6 4. Sản lượng trung bình 1 ngày Đôi 14,000 14,231 14,000 14,079 5. Số công sản xuất Công 25 26 25 76 Yếu tố thứ hai ảnh hưởng đến chất lượng kế hoạch nguyên vật liệu là định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, ảnh hưởng đến lượng nguyên vật liệu cần dùng, cần mua sắm của kỳ kế hoạch. Bảng 17 : Đánh giá công tác lập định mức Tên nguyên liệu Đvt KH 2001 KH2002 TH2001 TH2002 Giảm A B 1 2 3 4 5 6 Bạt 7 bata người lớn mét 278,39 276,42 276,00 275,25 2,39 3,14 Bạt 7 AVA người lớn mét 281,28 280,45 278,57 276,12 3,71 4,33 Mút độn cổ TE kg 7,64 7,34 7,30 7,25 0,34 0,09 Mút độn cổ Nữ các loại kg 7,12 7,06 7,00 6,95 0,12 0,11 Nguồn : Phòng KH-VT 2. Công tác xây dựng định mức nguyên vật liệu Nhiệm vụ xây dựng định mức nguyên vật liệu là của phòng Kỹ thuật -công nghệ. Hiện nay, cán bộ xây dựng định mức đang sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm để lập mức, dựa trên một số căn cứ sau : - Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của sản phẩm : trên cơ sở thống nhất các thông số kỹ thuật và được giám đốc xét duyệt, phòng Kỹ thuật - công nghệ lập mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Chẳng hạn, cùng một kiểu giầy, với các cỡ giầy khác nhau thì mức tiêu dùng nguyên vật liệu là khác nhau : Bảng 18 : Định mức cho 1000 đôi của một số cỡ giầy Tên vật tư ĐVT Mức cho 1000 đôi Bạt 7 trắng mét - Cho cỡ giầy 34 nt 279,52 - Cho cỡ giầy 35 nt 277,16 - Cho cỡ giầy 36 nt 275,31 Xăng công nghiệp lít - Cho cỡ giầy 34 nt 136,1 - Cho cỡ giầy 35 nt 137,23 - Cho cỡ giầy 36 nt 137,8 Nguồn : Phòng KT - CN - Quyết toán vật tư kỳ báo cáo : Cán bộ định mức đối chiếu giữa lượng nguyên vật liệu tiêu hao và số lượng sản phẩm sản xuất ra của kỳ báo cáo để tính ra mức tiêu hao từng đơn vị sản phẩm. Trên cơ sở đó, xây dựng mức cho kỳ báo cáo. Mức này phải được Giám đốc chuẩn y. Sau đó, mức được đưa vào áp dụng trong sản xuất và theo dõi tình hình thực hiện. Việc giao mức cho công nhân thường được tiến hành có mặt của thủ trưởng đơn vị giao mức, cán bộ định mức và công nhân thực hiện. Các đơn vị sản xuất và cán bộ định mức tạo điều kiện cho công nhân thực hiện. Trong quá trình thực hiện, cán bộ định mức có nhiệm vụ theo dõi tình hình thực hiện định mức đối với từng công nhân. Sau một thời gian, thường là 6 tháng, phòng Kế hoạch vật tư tiến hành đánh giá công tác thực hiện : sau sự đánh giá này, mức tiêu hao nào không hợp lý sẽ được điều chỉnh cho sát với yêu cầu thực tế hơn. Cứ như vậy, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của Công ty được đánh giá và sửa đổi. Với cách thức xây dựng và quản lý định mức nguyên vật liệu như vậy, Công ty đã thu được một số kết quả như sau : Bảng 19 : Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu một số loại qua các năm STT Tên vật tư Đvt 2000 2001 2002 1 Bạt 7 trắng m 278 276,42 275,25 2 Phin trắng m 336 335,16 334 3 Mút độn cổ kg 7,41 7,34 7,25 4 Chỉ may m 44015 44.000 39.972 5 Xăng công nghiệp lít 139,03 136,48 134,75 Nguồn : Phòng KT - CN Việc cải tiến định mức sẽ đóng góp chính vào việc hoàn thiện quản lý sử dụng nguyên vật liệu, giảm giá thành sản phẩm. Nếu lấy giá năm 2002 làm gốc để so sánh chúng ta sẽ thu được kết quả sau : Bảng 20: Chi phí một số nguyên liệu chính (Đơn vị: nghìn đồng) STT Tên vật tư Đơn vị Đơn giá 2000 2001 2002 1 Bạt 7 trắng mét 9.820 2.729.960 2.714.444.4 2.702.955 2 Phin trắng mét 5.500 1.848.000 1.843.380 1.830.000 3 Mút độn cổ kg 38.000 281.580 278.920 275.500 4 Chỉ may mét 6,1 243.829,2 268.400 268.491,5 5 Xăng CN lít 6.500 903.695 887.120 876.070 Nguồn : Phòng KH - VT Như vậy, chỉ tính riêng một loại nguyên vật liệu như vậy mà chi phí cho 1000 đôi đã giảm đáng kể (14.894,4 đồng) .Với số lượng sản xuất mỗi năm hàng nghìn hàng triệu đôi và mỗi đôi giầy sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau thì con số tiết kiệm là không nhỏ. Tuy nhiên, con số này cũng chưa phản ánh hết được trình độ sử dụng nguyên vật liệu của Công ty. Để đánh giá một cach chính xác hơn chúng ta phân tích chi phí nguyên vật liệu ở phần sau. 3. Cơ cấu tổ chức quản lý nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng. Để tổ chức quản lý chúng, Công ty tổ chức 3 phòng chức năng giúp việc trực tiếp : - Phòng Kế hoạch vật tư : có nhiệm vụ quản lý toàn bộ vật tư của Công ty từ khâu mua nguyên liệu, ký kết hợp đồng đến cấp phát vật tư cho từng phân xưởng đồng thời theo dõi toàn bộ tình hình sử dụng nguyên vật liệu của Công ty. Phòng này lại được chia ra làm 4 tổ với nhiệm vụ từng tổ như sau : + Tổ dự trù và tính toán vật tư : gồm 14 người, chuyên làm nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, trên cơ sở đó tính toán mức vật tư cần thu mua. + Thủ kho : gồm 7 người, có nhiệm vụ quản lý và theo dõi các kho vật tư + Tổ điêù độ (tổ phái viên) : gồm 6 người, có nhiệm vụ cấp phát lượng vật tư cho từng phân xưởng theo kế hoạch và tiến độ sản xuất đã lập ra. + Tổ thu mua : gồm 5 người, chuyên làm nhiệm vụ tìm hiểu thị trương nguyên vật liệu và thu mua đảm bảo yêu cầu về số lượng, chật lượng và tiến độ sản xuất. Ngoài ra, phòng còn có 1 lái xe phục vụ cho việc thu mua nguyên vật liệu được nhanh chóng và thuận lợi hơn. - Phòng Kỹ thuật - công nghệ : đề ra định mức vật tư cho từng kiểu, từng cỡ giầy. Thông qua việc pha chế cao su, hoá chất, phòng này sẽ tiến hành rà soát, bổ sung và kiểm tra nguyên vật liệu. - Phòng QC (phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm) : có nhiệm vụ kiểm tra mẫu nguyên liệu của các đơn vị cung ứng trước khi nhập kho nguyên vật liệu. Dựa vào việc theo dõi quá trình sản xuất của các phân xưởng, phòng sẽ kiểm tra nguyên vật liệu trên từng công đoạn sản xuất. Giữa các phòng có sự phối hợp với nhau để nguyên vật liệu của Công ty được sử dụng một cách có hiệu quả nhất. Khi có chỉ lệnh sản xuất, phòng Kỹ thuật - công nghệ, sẽ đề ra định mức tiêu dùng nguyên vật liệu; phòng Kế hoạch vật tư dựa vào đó để lập kế hoạch nguyên vật liệu. Hai phòng này kết hợp với phòng QC tổ chức lập kế hoạch thu mua và cấp phát nguyên vật liệu cho các phân xưởng theo đúng tiến độ, số lượng, chất lượng... * Hệ thống các kho : Hiện nay, Công ty giầy Thượng Đình có hai hệ thống kho : - Hệ thống kho nguyên liệu mũ giầy, kho phụ liệu may, kho vật tư bao gói, kho cao su hoá chất và kho vật tư (phục vụ sản xuất giầy thể thao) do phòng vật tư quản lý. - Hệ thống kho thành phẩm do phòng tiêu thụ quản lý. Hệ thống kho này có chất lượng tương ứng, bảo quản theo đúng tiêu chuẩn đặt ra cho mỗi chủng loại. Mỗi kho có từ một đến hai thủ kho quản lý, các thủ kho này thuộc các phòng tương ứng, có nhiệm vụ thường xuyên theo dõi và thông báo kịp thời nếu phát hiện có dấu hiệu lạ xảy ra. Tất cả các kho này đều trang bị hệ thống quạt thông gió, hệ thống chiếu sáng, bình cứu hoả...và có nội quy, quy chế rõ ràng. Các kho áp dụng hình thức cấp phát theo nhu cầu sản xuất. Hàng ngày, nhân viên chuyên trách của các phân xưởng đến kho đăng ký nhu cầu nguyên vật liệu sản xuất trong ngày. Bộ phận kho căn cứ vào đó cấp phát theo đúng chủng loại, số lượng. Thủ kho hàng ngày phải làm báo cáo xuất nhập tồn kho trong ngày gửi lên cho cán bộ thống kê thuộc phòng quản lý. Đến cuối tháng, phòng Kế hoạch vật tư đối chiếu giữa nguyên vật liệu ghi sổ trên kho và lượng thành phẩm của các phân xưởng để đánh giá công tác sử dụng nguyên vật liệu. Đây là cách cấp phát nhanh, dễ thực hiện, đáp ứng nhanh cho các nhu cầu các phân xưởng. * Các phân xưởng : nơi sử dụng trực tiếp nguyên vật liệu của Công ty gồm : - Phân xưởng Bồi - Cắt : Kết dính các loại nguyên vật liệu (chủ yếu là các loại vải bạt các màu, vải phin, xốp...) bằng một lớp keo dính. Sau đó, bộ phận cắt sẽ pha cắt các tấm vải đã được bồi này tuỳ theo loại, kích thước, mẫu mã của sản phẩm. - Phân xưởng May : thực hiện công việc may các chi tiết của phân xưởng Cắt chuyển sang thành mũ giầy hoàn chỉnh, gồm một loạt các thao tác kỹ thuật liên tiếp như : can dầu góc, kẻ chỉ, may nẹp,...Ngoài các chi tiết nhận từ phân Bồi - Cắt, nguyên vật liệu ở phân xưởng May còn có các loại vải phin, dây xăng, tem... - Phân xưởng Cán : chế biến hoá chất và cao su các loại theo tiêu chuẩn lý hoá và mẫu mã nhất định.Phần cao su này lại được phân xưởng Cán cắt thành đế giầy các loại và chuyển sang phân xưởng Gò để lắp ráp giầy. - Phân xưởng Gò : sử dụng mũ giầy của phân xưởng May, đế giầy của phân xưởng Cán và các loại dây gai, dây xăng,...để lắp ráp thành chiếc giầy hoàn chỉnh. 4. Giải pháp đã áp dụng nhằm hoàn thiện quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty 4.1. Nâng cấp, sửa chữa và đầu tư vào hệ thống kho tàng Như đã đề cập, hiện nay Công ty giầy Thượng Đình có 2 hệ thống kho chính và chúng được trang bị đầy đủ bình cứu hoả, quạt thông gióTrong những năm qua, Công ty đã không ngừng đầu tư vốn vào việc cải tạo, nâng cấp lại. Ví dụ, năm 2001, Công ty đã đầu tư 27 triệu đồng vào xây dựng mới kho hoá chất phân xưởng Cán tạo điều kiện cho việc bảo quản lý nguyên vật liệu được tốt hơn. Ngoài ra, Công ty đã có những điều chỉnh thay đổi giữa các kho nên đã giảm được chi phí vận chuyển nguyên vật liệu và hao hụt trên đường vận chuyểnMỗi kho đều có người quản lý thường xuyên theo dõi điều kiện cần thiết của kho đó. Việc nâng cấp quản lý kho này đã góp phần bảo đảm được cả số lượng và chất lượng nguyên vật liệu cho sản xuất của Công ty. 4.2. Đào tạo, nâng cao trình độ tay nghề cho cán bộ công nhân viên Trình độ lao động ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu. Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong những năm qua Công ty giầy Thượng Đình đã có những hình thức quan tâm đến chất lượng con người, nuôi dưỡng và phát triển con người. Công ty đã và đang áp dụng các hình thức đào tạo, đào tạo lại, cử đi thăm quan rút kinh nghiệmThực hiện đào tạo ngay trong công việc để người lao động quen với công việc nhanh hơn. Tuy nhiên, do tính chất của lao động cũng như tính chất của sản xuất nên đây vẫn là vấn đề mà Công ty luôn quan tâm và có những giải pháp chú trọng hơn nữa. 4.3. Đẩy nhanh kế hoạch áp dụng hệ thống ISO 9002 vào quản lý chất lượng sản phẩm ISO 9002 là phương tiện bảo đảm cho hoạt động quản lý thực hiện các yêu cầu về chất lượng sản phẩm có hiệu quả mà lại tiết kiệm được chi phí không chỉ chi phí nguyên vật liệu mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Hiện nay, Công ty đã áp dụng hệ thống quản lý này vào công tác quản lý chất lượng sản phẩm của mình. Cụ thể, Công ty đã làm một số công việc sau : - Lãnh đạo Công ty đã trực tiếp xây dựng chính sách chất lượng, cam kết bằng văn bản việc triển khai chính sách chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002, thông báo một cách rộng rãi cho tất cả mọi thành viên trong Công ty đồng thời phân bổ nguồn lực một cách hợp lý để việc thực hiện đạt kết qủa cao. - Thành lập ban chỉ đạo và chỉ đỉnh các thành viên : chủ tịch ban chỉ đạo là phó giám đốc sản xuất, các thành viên là trưởng các phòng ban. Công ty cũng đã xác định rõ trách nhiệm quyền hạn của ban chỉ đạo và xây dựng kế hoạch hành động có kèm hướng dẫn cụ thể. - Việc đưa hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002 vào áp dụng đã góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty, giảm tỷ lệ phế phẩm, phế liệu. Điều này đồng nghĩa với việc hoàn thiện quản lý sử dụng nguyên vật liệu. Tuy nhiên, Công ty cũng cần nhận thức rằng ISO chỉ là chứng nhận về hệ thống quản lý chất lượng chứ không phải là chứng nhận về chất lượng sản phẩm. Vì vậy, toàn thể Công ty không được coi việc lấy chứng chỉ này là một thủ tục và phải nhận thức được hiệu quả thiết thực của công việc này và tiến hành triệt để theo đúng tinh thần nội tại của nó. 4V. đánh giá chung về tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty 1. Những kết quả đạt được 1.1. Công ty đã xây dựng được một đội ngũ làm công tác kế hoạch và định mức cũng như giám sát chât lượng nguyên vật liệu trong quá trình chế biến có trình độ và kinh nghiệm - Cán bộ xây dựng định mức nguyên vật liệu : về số lượng : 1 người; về trình độ: đại học và có trên 10 năm kinh nghiệm. - Cán bộ xây dựng kế hoạch : gồm 4 người đều có trình độ đại học và kinh ngiệm làm việc trung bình là 8 năm. - Phòng QC : có riêng 1 cán bộ chuyên trách kiểm tra chất lượng đầu vào, 4 người có trình độ đại học còn lại là cao đẳng và công nhân kỹ thuật bậc cao kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu trong suốt cả quá trình sản xuất. - Xét trên góc độ toàn Công ty thì bất kỳ người nào trong Công ty cũng liên quan đến việc sử dụng nguyên vật liệu một cách trực tiếp hay gián tiếp. Trình độ lao động của Công ty cho tới thời điểm cuối năm 2002 như sau : bảng 21 : Đánh giá trình độ lao động Trình độ Số lượng Tỷ lệ(%) Trên đại học 1 0.05 Đại học 140 6.83 Cao dẳng và trung cấp 82 4.00 Thợ bậc 1 40 1.95 Thợ bậc 2 227 11.07 Thợ bậc 3 600 29.27 Thợ bậc 4 642 31.32 Thợ bậc 5 98 4.78 Thợ bậc 6 28 1.37 Thợ bậc 7 9 0.44 Chưa đào tạo 183 8.93 Tổng cộng 2050 100% Nguồn : Phòng HC - TC 1.2. Luôn đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nguyên vật liệu cho sản xuất Trong những năm gần đây, ở Công ty giầy Thượng Đình chưa bao giờ xảy ra tình trạng phải ngừng sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu. Kết quả này có được là do : - Chủ quan : Công tác xây dựng kế hoạch, tổ chức thu mua,quản lý...cũng như việc theo dõi tiến độ sản xuất được thực hiện tốt và luôn được điều chỉnh sửa đổi theo từng loại, từng đơn đặt hàng. - Khách quan : Thị trường nguyên vật liệu ngày càng mở rộng với nhiều loại khác nhau, giá cả thích hợp...đã tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong việc tìm kiếm nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất. 1.3. Công tác định mức, phong trào thực hành tiết kiệm luôn được quan tâm chu đáo Cứ sau một thời gian tiến hành sản xuất (thường là 6 tháng), Công ty tiến hành đánh giá, xét thưởng tiết kiệm nguyên vật liệu một lần. Căn cứ vào phiếu nhập kho và xuất kho, kế toán vật tư xác định số vật tư xuất dùng thực tế và so sánh với định mức tiêu dùng để tính ra tỉ lệ % tiết kiệm vật tư. Mức thưởng này phụ thuộc vào giá trị của từng loại nguyên vật liệu xuất dùng và sau đó được phân bổ cho những người trực tiếp tham gia vào quá trình này. Chẳng hạn, trong kỳ kế toán vật tư xác định được tỉ lệ % tiết kiệm nguyên vật liệu (bạt 7) là 10% thì tổng số tiền thưởng tiết kiệm nguyên vật liệu cho 1000 đôi giầy là : 10% x 9820 đ/m x 275,25m = 270,541 (nghìn đồng) Tham gia vào sản xuất kỳ đó có 100 người thì số tiền thưởng mà một người được nhận là: (nghìn đồng) Số tiền thưởng này góp phần tăng thu nhập cho người lao động, tích cực tham gia sản xuất, tăng năng suất lao động. Đồng thời cũng thể hiện chính sách đối với người lao động của Công ty và giúp người lao động hiểu rõ hơn ý nghĩa của việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu. 1.4. Sản phẩm của Công ty luôn đảm bảo chất lượng đến tay người tiêu dùng Sản phẩm của Thượng Đình từ lâu đã được người tiêu dùng biết đến bởi giá cả, mẫu mã và chất lượng của nó. Công ty giầy Thượng Đình là doanh nghiệp đầu tiên được cấp chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO9002. Điều đó có được một phần là do chất lượng nguyên vật liệu tạo nên thực thể sản phẩm. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn những đôi giầy bị trả lại do cảm thấy nghi ngờ về chất lượng. Công ty cần tìm hiểu để tìm ra nguyên nhân để rà soát lại từ khâu thu mua đến khi hình thành chiếc giầy hoàn chỉnh và từ đó có biện pháp khắc phục hợp lý. 2. Những vấn đề còn tồn tại 2.1. Định mức sử dụng nguyên vật liệu vẫn chưa đảm bảo tốt yêu cầu tiên tiến và hiện thực Mặc dù có nhiều cố gắng trong công tác xây dựng định mức và đã đạt được những kết quả nhất định nhưng định mức hiện hành của Công ty chưa phải là hợp lý nhất và có khả năng thực hiện được. Việc thực hiện mức còn nhiều biến động và vẫn còn vượt mức giao trọng những khoảng thời gian liên tiếp theo từng đơn hàng. 2.2. Tỷ lệ phế phẩm, tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu còn cao Hiện nay, tỉ lệ hao hụt cho phép của Thượng Đình là 2%. Với sản lượng hàng năm mà Công ty sản xuất là hàng nghìn hàng triệu đôi thì lượng hao hụt tính ra khá lớn và chi phí tương ứng với lượng nguyên vật liệu đó cũng không phải là nhỏ. Ví dụ, đối với nguyên liệu vải, mỗi năm Công ty sử dụng khoảng 10 triệu mét vải thì hao hụt tính ra là : 2% x 10.000.000m x 9820 đ/m = 1.964.000.000 (đồng) hay 1.964 triệu đồng 2.3. Một số tồn tại khác - Vẫn còn hiện tượng nguyên liệu bị ẩm ướt (vải, mút,) trong mùa mưa bão; một số loại vật liệu (xăng, dầu,...) bị giảm tính năng lý hoá của nó do bảo quản chưa tốt ... - Nhiều sản phẩm chưa đáp ứng nhu cầu nhu cầu người tiêu dùng do chất lượng chưa đảm bảo ... - Công tác quản lý, thống kê phế liệu thu hồi chưa rõ ràng. Do đặc điểm của sản phẩm với kích cỡ khác nhau, một loại nguyên vật liệu có thể sử dụng để chế tạo ra nhiều chi tiết khác nhau nên có thể tận dụng những phần thừa, phần mẩu. Ví dụ, đối với sản phẩm giầy trẻ em quai gài, nguyên liệu để sử dụng cho mũ giầy và quai cài đều là bạt 3419 xanh chàm và phin thưa. Thực tế, Công ty đã tận dụng vải thừa của mũ giầy để có thể làm quai giầy. Tuy nhiên, phần tận dụng này chỉ cung cấp đủ một phần yêu cầu sản xuất của loại hàng đó. ở đây, chưa có sự thống kê rõ ràng giữa quai cài được tận dụng lại và quai cài làm từ cuộn vải nguyên. 3. Nguyên nhân của những tồn tại trên 3.1. Phương pháp xây dựng định mức chưa khoa học Hiện nay, Công ty giầy Thượng Đình đang áp dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm để xây dựng định mức nguyên vật liệu. Đây là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện, ít tốn kém nhưng độ chính xác không cao, phụ thuộc nhiều vào yếu tố chủ quan người làm công tác này. Hơn nữa, mỗi khi cơ cấu sản phẩm có sự thay đổi : những sản phẩm cũ, lỗi thời dần dần bị thay thế bởi các sản phẩm mới phù hợp hơn, kiểu dáng đẹp hơn thì định mức tiêu hao nguyên vật liệu thường không được điều chỉnh ngay cho hợp lý. Cũng do việc xây dựng định mức quá đơn giản nên đã không phân tích được các bộ phận cấu thành nên mức và tỷ trọng của nó là bao nhiêu. Điều này đã làm giảm khả năng hạ thấp định mức của Công ty. Chỉ khi chúng ta xác định rõ được cơ cấu định mức chúng ta mới có thể đưa ra biện pháp giảm mức có hiệu quả vì khi đó chúng ta mới biết chúng ta sẽ phải giảm thành phần nào trong cơ cấu đó. 3.2. Hình thức cấp phát nguyên vật liệu còn đơn giản Như đã nói ở trên, Thượng Đình vẫn đang sử dụng hình thức cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất. Hàng ngày, người của các phân xưởng lên nhận nguyên vật liệu theo yêu cầu của phân xưởng mình. Thủ kho ghi lại và đối chiếu với sổ sách. Đây là hình thức cấp phát đơn giản cho cả bộ phận kho và bộ phận sản xuất, nhưng nó không khuyến khích được các đơn vị sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu. 3.3. Một số nguyên nhân khác - Hệ thống máy móc thiết bị còn chưa đồng bộ và khá lạc hậu. . - Hệ thống kho tàng nguyên vật liệu phần lớn được xây dựng từ những năm 70, việc bố trí các kho không đảm bảo nguyên tắc hạn chế thấp nhất chi phí vận chuyển cũng như hao hụt trên đường vận chuyển. - Trình độ công nhân tuy được nâng cao nhưng vẫn còn tương đối hạn chế, tỷ lệ trên đại học, đại học, thợ bậc cao còn thấp. Công ty vẫn sử dụng lao động thời vụ, lao động chưa qua đào tạo. Song, chúng ta cũng phải thấy rằng quản lý sử dụng nguyên vật liệu là một vấn đề vô cùng phức tạp liên quan tới tới nhiều yếu tố khác nhau nên hoàn thiện quản lý chúng là một việc làm lâu dài và đòi hỏi phải có sự quan tâm và đầu tư thích đáng. Chương II giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công tygiầy Thượng Đình I. Đổi mới và hoàn thiện phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Trong mỗi doanh nghiệp, định mức nói chung và định mức tiêu dùng nguyên vật liệu nói riêng có vai trò hết sức quan trọng, nó là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên liệu, điều hoà, cân đối lượng nguyên vật liệu cần dùng cho doanh nghiệp; là căn cứ trực tiếp để cấp phát nguyên vật liệu hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất, bảo đảm cho quá trình sản xuất được cân đối, nhịp nhàng và liên tục; là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, ngăn ngừa lãng phí; đánh giá trình độ khoa học, tiến bộ kỹ thuật, ứng dụng kỹ thuật mới...Để có một định mức thực sự hợp lý, góp phần hoàn thiện quản lý sử dụng nguyên vật liệu cần có phương pháp xây dựng phù hợp. Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu quyết định tới chất lượng của định mức. Tuỳ theo những đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp mà lựa chọn những phương pháp xây dựng định mức thích hợp. Hiện nay, Công ty đang sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Phương pháp này dựa vào hai căn cứ : + Các số liệu thống kê về mức tiêu dùng nguyên vật liệu của kỳ báo cáo + Kinh nghiệm của những công nhân tiên tiến Trên cơ sở đó dùng phương pháp bình quân gia quyền để xây dựng định mức. Tuy nhiên, trong thực tế phương pháp này đã bộc lộ một số nhược điểm...Vì vậy, Công ty có thể áp dụng phương pháp phân tích trong xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Thực chất của phương pháp này là kết hợp việc tính toán kinh tế và kỹ thuật với việc phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến lượng tiêu hao lượng nguyên vật liệu đó trong quá trình sản xuất ra sản phẩm để xác định định định mức tiêu dùng nguyên vật cho kỳ kế hoạch. Trong điều kiện hiện nay, Công ty hoàn toàn có thể áp dụng phương pháp này vì một số lý do : - Phương pháp mới không yêu cầu phải đầu tư thêm phòng thí nghiệm và các phương tiện hỗ trợ. - Cán bộ xây dựng định mức hiện nay của Công ty có đủ trình độ và kinh nghiệm để có thể áp dụng phương pháp này mà không cần phải đào tạo, đào tạo lại. - Hệ thống thông tin được tổ chức tốt : các phòng ban, các phân xưởng được trang bị hệ thống máy tính và đã thành lập được mạng lưới quản lý nội bộ đủ để giúp cán bộ xây dựng định mức nhanh chóng thu thập các thông tin cần thiết để thực hiện công việc chuyên môn. * Phương thức tiến hành : - Bước 1 : Thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến mức trong đó đặc biệt chú ý đến các tài liệu về kết cấu sản phẩm, đặc điểm về máy móc thiết bị, trình độ kỹ thuật của công nhân, số liệu về tình hình thực hiện của kỳ báo cáo. - Bước 2 : Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh hưởng tới mức để tìm giải pháp xoá bỏ mọi lãng phí, khắc phục các khuyết tật về công nghệ, cải tiến thiết kế sản phẩm để tiết kiệm mức tiêu dùng nguyên vật liệu. - Bước 3 : Tổng hợp các thành phần trong cơ cấu định định mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm trong kỳ kế hoạch. Để phân tích khối lượng này một cách nhanh chóng và có hiệu quả, Công ty có thể tổ chức thành nhóm các cán bộ : Cán bộ xây dựng định mức, cán bộ chuyên trách về thiết kế sản phẩm, cán bộ phòng QC - chuyên trách kiểm tra chất lượng đầu vào. Nhóm này sẽ tập trung thảo luận phân tích các yếu tố liên quan đến bước đầu đưa ra một mức hợp lý nhất có thể. Ví dụ, đối với loại vải phin trắng khổ 0.8m dùng để làm lót giầy, với định mức hiện hành là 275,25 đ/m. Với đặc điểm sản phẩm của Công ty, nhóm này phải chỉ ra với kích cỡ giầy là bao nhiêu để có thể tận dụng tối đa chiều dài cuộn vải 70m vì không thể ghép cuộn khác vào để tận dụng. Trong quá trình xây dựng định mức nguyên vật liệu, cán bộ xây dựng định mức phải xác định được cơ cấu định mức tiêu dùng nguyên vật liệu : Sơ đồ 5 : Sơ đồ cơ cấu định mức Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Tiêu dùng thuần tuý (có ích) Tổn thất (phế liệu) Phế liệu dùng lại Phế liệu không dùng lại Dùng cho sản xuất chính Dùng cho sản xuất phụ Việc nghiên cứu định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có ý nghĩa cả về kỹ thuật và quản lý : - Về mặt kỹ thuật, thông qua cơ cấu của định mức, phản ánh trình độ phát triển kỹ thuật, khả năng ứng dụng kỹ thuật mới vào sản xuất; phản ánh đúng trình độ và khả năng thiết kế sản phẩm, trình độ sử dụng hợp lý vầ tiết kiệm nguyên vật liệu. - Về mặt quản lý, trước hết nó phản ánh trình độ của tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý trong các doanh nghiệp. Đi sâu vào từng lĩnh vực cụ thể ta thấy : + Cơ cấu định mức nó là cơ sở cho việc xây dựng cũng như quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. + Là cơ sở cho việc tính toán yếu tố chi phí nguyên vật liệu vào giá thành kế hoạch và giá thành thực tế một cách chính xác và khoa học. + Là cơ sở cho việc thực hiện hạch toán kinh tế nội bộ doanh nghiệp. Ngoài ra, nó còn là mục tiêu cho các phong trào thi đua về hợp lý sản xuất, cải tiến kỹ thuật, ứng dụng kỹ thuật mới và công nghệ mới vào sản xuất. II. Không ngừng nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân Lao động là yếu tố động nhất, cách mạng nhất trong các yếu tố sản xuất của doanh nghiệp. Lao động đóng vai trò quan trọng đối với quá trình sản xuất, sự tác động của lao động lên đối tượng lao động bằng công cụ là cần thiết để tạo ra của cải, vật chất cho xã hội, đối tượng lao động của quá trình sản xuất là con người, thông qua con người tác động vào các yếu tố khác nhau. Nhận thấy vai trò của yếu tố lao động trong sản xuất mà các doanh nghiệp có biện pháp nâng cao trình độ người lao động trong sản xuất từ đó mà việc kết hợp các yếu tố cơ bản của sản xuất thực hiện, chặt chẽ, hợp lý. Đào tạo trình độ người lao động là một biện pháp. Lao động tác động vào quá trình công nghệ, quá trình kiểm tra và quá trình vận chuyển, các quá trình này bao gồm cả vấn đề sử dụng nguyên vật liệu. Đào tạo, bồi dưỡng người lao động là biện pháp nâng cao chất lượng công nhân mà họ đang làm, là một hoạt động nhằm không ngừng nâng cao trình độ lý luận cũng như kiến thức thực tế tạo ra đội ngũ có khả năng hoàn thành công việc một cách có hiệu quả. Việc đào tạo cán bộ công nhân viên phải dựa trên cơ sở xác định mục tiêu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, trình độ năng lực của đội ngũ công nhân viên hiện có tại Công ty để xây dựng một kế hoạch đào tạo chi tiết cụ thể sát sao với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình mới. Hiện nay, đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty có trình độ chiếm tỷ lệ thấp : - Trình độ trên đại học : 1 người - Đại học : 82 người - Cao đẳng và trung cấp : 140 người - Thợ bậc 7 : 9 người Trình độ lao động ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng nguyên vật liệu. Số công nhân lao động chân tay chiếm tỷ lệ lớn, trong khi đó nhiều công việc cần đến trình độ bậc cao, am hiểu về công nghệ lại thiếu nên chất lượng sản phẩm cũng chịu ảnh hưởng. Công ty cần triển khai chương trình đào tạo, đào tạo lại một cách có hiệu qủa hơn. Tuy nhiên, việc quyết định đài thọ cho cán bộ công nhân viên đi học phải được tiến hành chu đáo và đảm bảo công bằng, hiệu quả. Muốn như vậy lãnh đạo Công ty cần phải tiến hành các công việc sau: - Trước hết phải đánh giá tổng thể để xác định những vị trí công tác nào quan trọng hoặc quá yếu kém cần phải được đảm đương bởi những người có khả năng và trình độ. - Thông báo rộng rãi tới toàn thể Công ty và tiến hành đánh giá, lựa chọn những cá nhân xứng đáng và cử đi đào tạo. - Sau khoá đào tạo, tiến hành đánh giá, sat hạch thực tế. Nếu cử người đi học đảm bảo được yêu cầu thì mới quyết định chính thức giao công việc và điều chỉnh mức lương thưởng cho thích hợp. Ngược lại, nhất định không được thăng chức, nâng lương cho những người không có khả năng thực tế. Ngoài việc tiến hành đào tạo, đào tạo lại Công ty cần thường xuyên tổ chức những buổi nói chuyện trao đổi kinh nghiệm chuyên môn cho cán bộ công nhân viên. Trong những buổi nói chuyện này, những cán bộ chuyên môn phải đưa ra được những chủ đề thảo luận gợi ý những ý kiến đóng góp tích cực cho Côn g ty. Cán bộ xây dựng định mức nguyên vật liệu có thể lấy ý kiến của các phân xưởng để làm cơ sở cho việc điều chỉnh mức cho hợp lý. Tuy nhiên, muốn lấy được ý kiến sát với thực tế thì lãnh đạo Công ty phải phát động phong trào tốt và có những khen thưởng xứng đáng. Có thể để cho các phân xưởng tự đề ra mức tiêu dùng nguyên vật liệu và thực hiện. Nếu như mức các phân xưởng tiên tiến hơn mức kế hoạch của Công ty thì phân xưởng đó sẽ được thưỏng bằng 50% số tiền tiết kiệm. Với cách làm như vậy, sẽ nâng cao tính chủ động, sáng tạo của các phân xưởng và đảm bảo nâng cao được mức tiết kiệm nguyên vật liệu. Ngoài việc tiến hành đào tạo, đào tạo lại Công ty có thể áp dụng tổng thể các biện pháp khuyến khích tinh thần lao động của cán bộ công nhân viên như biện pháp giáo dục, kinh tế, hành chính...trong đó lấy kinh tế làm then chốt. III. Tăng cường quản lý và hạch toán tiêu dùng Nguyên vật liệu Quản lý và hạch toán tiêu dùng nguyên vật liệu càng ngày càng quan tâm tới vai trò của nguyên vật liệu trong cấu thành thực thể sản phẩm. Mặt khác do sự phát triển không ngừng của công nghiệp, tầm quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu được tăng lên một cách vững chắc. Mục tiêu cuối cùng của quản lý và hạch toán nguyên vật liệu là tạo ra lợi nhuận thông qua sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, có quản lý tốt thì mới phát huy được việc sử dụng tốt. Quản lý nguyên vật liệu thông qua việc tiếp nhận, quản lý kho, cấp phát nguyên vật liệu và hạch toán. Quản lý trong khâu tiếp nhận là quản lý về số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu, phát hiện kịp thời hao hụt, mất mát... Quản lý kho là việc thực hiện bảo quản toàn vẹn số lượng, chất lượng, ngăn chặn mất mát, nắm vững tình hình biến động của nguyên vật liệu trong kho, đảm bảo việc xuất, nhập, kiểm kê dễ dàng. Cấp phát nguyên vật liệu kịp thời, chính xác sẽ tạo điều kiện thuận lợi tận dụng triệt để và hiệu quả công suất máy móc thiết bị và thời gian lao động của công nhân, thúc đẩy việc sử dụng tốt nguyên vật liệu. Thanh quyết toán nguyên vật liệu là việc xem xét, đối chiếu nguyên vật liệu nhận về và số lượng sản phẩm giao nộp để biết được kết quả của việc sử dụng nguyên vật liệu hay nói cách khác nó là hạch toán và đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu. Trên thực tế, để đáp ứng nhu cầu sản xuất, Công ty giầy Thượng Đình hàng năm đã phải mua với một khối lượng nguyên vật liệu phong phú và rất lớn nên công tác hạch toán gặp khó khăn, khối lượng nguyên vật hạch toán nhiều. Trong khi đó Công ty chỉ tiến hành hạch toán vào cuối tháng. Vì vậy, hiệu quả của công tác này chưa cao. Để nâng cao hiệu quả của công tác này, Công ty áp dụng hình thức cấp phát theo hạn mức : Phòng Kế hoạch vật tư căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và kế hoạch tiến độ sản xuất hàng tháng của từng chủng loại sản phẩm, lập phiếu cấp phát cho từng phân xưởng và bộ phận kho. Phiếu này được lập chi tiết và tiến hành theo mẫu sau : Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Tên đơn vị :...................... Lĩnh tại :...................... Danh đIểm vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t Đơn vị lĩnh Hạn mức lĩnh trong tháng Sản phẩm Số lợng tháng trứớc chuyển sang Số lợng thực phát trong tháng (theo ngày) Giá đơn vị Thành tiền Hạn mức còn lại Cộng thành tiền (viết bằng chữ )................................................................ Phụ trách vật tư Phụ trách kế hoạch Thủ kho Căn cứ vào phiếu này bộ phận kho chuẩn bị cấp phát theo hạn kỳ đúng số lượng, đúng chủng loại. Nếu có trường hợp thiếu nguyên liệu sản xuất do một lý do nào đó thì các phân xưởng phải báo cáo ngay cán bộ điều độ, cán bộ vật tư của phòng kế hoạch vật tư. Một mặt, phòng lệnh cho cán bộ kho cấp phát kịp thời để đảm bảo sản xuất. Mặt khác, cán bộ định mức có thể tìm hiểu ngay nguyên nhân tại sao mức tiêu hao thực tế lạivượt quá mức quy định. Như vậy, công tác theo dõi được tiến hành hiệu quả hơn. - Trường hợp nguyên vật liệu thừa thì chứng tỏ phân xưởng đã có thành tích tiết kiệm. Ngoài việc khấu trừ vào phiếu hạn mức tháng sau, phòng Kế hoạch vật tư có thể đánh giá công tác tiết kiệm của từng phân xưởng theo tháng, tiến hành những điều chỉnh kịp thời. IV. Tiếp tục đầu tư hơn nữa cho công tác thị trường nguyên vật liệu Thị trường ở đây muốn nói là thị trường nguyên vật liệu đầu vào. Để đảm bảo nguồn nguyên liệu có chất lượng và giá cả thích hợp nhất, Công ty cần nắm vững thông tin nhà cung cấp để đảm bảo yêu cầu đầu tiên. Ngoài việc giữ mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp truyền thống, Công ty không ngừng thu thập thông tin về giá cả thị trường các loại vật tư liên quan, tìm kiếm các nhà cung cấp mới có những điều kiện thuận lợi hơn, tìm kiếm khả năng thay thế các loại vật tư giá thành cao bằng những loại vật tư giá thành rẻ hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Tất cả mọi mẫu nguyên liệu do các nhà cung cấp gửi đến chào hàng đều phải được kiểm tra chất lượng và sản xuất thử, nếu đạt yêu cầu mới thực hiện việc ký kết hợp đồng. Trong quá trình ký kết hợp đồng thì tuỳ từng đối tượng mà cử đi đàm phán. Có như vậy mới đảm bảo thu được hiệu quả cao nhất. Các điều khoản hợp đồng phải rõ ràng và được quy định trách nhiệm cụ thể. Số lượng mua, thời gian mua hàng phải tính toán làm sao vừa tận dụng chính xác xúc tiến bán của nhà cung cấp, vừa đảm bảo lượng tồn kho hợp lý, chi phí tồn kho thấp nhất. Với một hệ thống máy tính và đội ngũ cán bộ nhân viên quản lý như hiện nay, Công ty có thể áp dụng MRP vào quản lý nguyên vật liệu. MRP là một hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết trong từng giai đoạn, dựa trên việc phân chia nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc, dưới sự hỗ trợ đắc lực của công cụ máy tính. Đây là phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu hiệu quả nhất, và không phải quá khó để thực hiện. Ta có mô hình hoá hệ thống MRP như sau : Sơ đồ 6 : Mô hình hoá MRP Đầu vào Quá trình sản xuất Đầu ra Lịch trình sản xuất Hồ sơ hoá đơn nguyên vật liệu Hồ sơ nguyên vật liệu dự trữ Chương trình máy tính MRP Những thay đổi Lịch đặt hàng theo kế hoạch Xoá bỏ đơn hàng Báo cáo nhu cầu NVL hàng ngày Báo cáo về kế hoạch Báo cáo đơn hàng thực hiện Các nghiệp vụ dự trữ Tuy nhiên, để đẩy mạnh hoạt động tìm kiếm thị trường thì điều đầu tiên mà Công ty cần tiến hành là phải thành lập riêng một phòng Marketing vì hiện nay ở Công ty vẫn chưa có phòng Marketing riêng biệt. Trong tương lai, phòng này sẽ đảm nhận toàn bộ các công việc như : tìm kiếm nhu cầu thị trường, nghiên cứu chính sách giá cả, quản lý hệ thống kênh phân phối Để tiến hành các giải pháp trên, Công ty cần tiến hành nâng cấp, đổi mới và đầu tư máy móc thiết bị. Máy móc thiết bị giữ một vai trò quan trọng, là tư liệu lao động được con người sử dụng tác động vào đối tượng lao động làm ra sản phẩm hàng hoá. Nó là tài sản cố định, là cơ sở vật chất của mỗi doanh nghiệp, thể hiện năng lực sản xuất, quyết định năng suất lao động, khối lượng chủng loại lao động và quy mô từng doanh nghiệp. Do vậy, đầu tư vốn để mua sắm máy móc thiết bị trưóc khi đi vào sản xuất là điều kiện cần thiết vì nếu không có sự đầu tư mua sắm thì khó có thể tiến hành như ý muốn việc làm ra sản phẩm theo yêu cầu. Đầu tư máy móc thiết bị mới có tác dụng rất lớn trong việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu giảm bớt phế liệu, phế phẩm, góp phần hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Bên cạnh việc đầu tư máy móc còn cần phải cải tiến nâng cao năng lực vì khi tham gia vào sản xuất máy móc thiết bị đã bị hao mòn theo thời gian. Phần hao mòn hữu hình được chuyển dần vào giá trị của sản phẩm. Ngoài ra, phần hao mòn do sự tiến bộ làm máy móc thiết bị lạc hậu, lỗi thời. Hiện nay, bên cạnh những máy móc cũ từ trước, Công ty đã đầu tư một số máy móc thiết bị cho sản xuất, tuy nhiên, sự trang bị này là chưa đồng bộ, phụ tùng thay thế thiếu, yêu cầu sản xuất sản phẩm với chất lượng cao, đáp ứng sử dụng nguyên liệu thay thế đòi hỏi phải máy móc thiết bị mới giúp giảm được bớt mức tiêu hao nguyên vật liệu có khả năng cạnh tranh trên thị trường về mặt hàng sản xuất. Đặc biệt, do đặc điểm của Công ty là sản xuất mùa vụ nên khi đưa vào sản xuất thì khối lượng tương đối dồn dập trong thời gian ngắn. Công ty có những máy móc thiết bị đã lỗi thời, được đưa vào sử dụng từ những năm 70 nhưng vẫn được đưa vào sử dụng vừa không đảm bảo, vừa gây lãng phí nguyên vật liệu. Để tiến hành, trước tiên phải tiến hành xem xét các vấn đề sau đây : - Yếu tố con người trong việc cải tiến - Tiêu chuẩn hoá thiết bị - Mua hay thuê thiết bị - Thay thế thiết bị; quyết định lựa chọn thiết bị Vấn đề quan trọng nhất cho việc lựa thiết bị cho Công ty loại và trình độ tay nghề cần thiêt của người lao động so với trình độ hiện có. Việc đầu tư mới phải đảm bảo phù hợp với trình độ người lao động trong Công ty. Về mặt kinh tế cũng nên tiêu chuẩn hoá thiết bị nhưng phải đảm bảo tiêu chuẩn đó không loại bỏ những thiết bị phù hợp nhất với những yêu cầu số lượng, chất lượng. Việc tiêu chuẩn hoá sẽ giảm được chi phí bảo dưỡng, chỉ cần dự trữ ít phụ tùng thay thế và đội ngũ bảo dưỡng dễ dàng nắm được thiết bị hơn, khả năng lắp lẫn cho phép tận dụng tốt hơn các thiết bị. Các quy trình công nghệ của sản phẩm được đảm bảo trùng hợp những máy móc thiết bị đã được tiêu chuẩn hoá. ở Công ty, sử dụng những thiết bị chuyên dùng nên phải tiêu chuẩn hoá những máy móc thiết bị trong phạm vi sản xuất toàn Công ty. Khi cần đầu tư máy móc thiết bị cho Công ty có các khả năng : + Có thể mua thiết bị mới hay đã qua sử dụng + Có thể tự đầu tư thiết kế sau đó đặt hàng Cần phải phân tích kỹ về mặt kinh tế trước khi đầu tư thiết bị trước khi quyết định hợp đồng thuê hay mua. Đầu tư đổi mới thiết bị, thay thế thiết bị, quy định lựa chọn việc mua sắm thiết bị mới rất cần thiết đối với Công ty hiện nay; liên quan chi dùng vốn, nên cần phải xem xét mua thiết bị nào và mua bao giờ. Nguồn vốn ở đâu tài trợ, thiết bị mới có đáp ứng yêu cầu để cải tiến quy trình đang thực hiện hay không, năng suất, tiền công chi phí, chất lượng là vấn đề mà Công ty cần xem xét. Việc đầu tư có liên quan đến nhiều vấn đề như chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp khi thay thế vì thế chúng có ảnh hưởng lẫn nhau và Công ty phải làm gì với thiết bị bị thay thế (bán, đổi, cho thuê, làm dự bị) rất nhiều yếu tố làm ảnh hưởng đến quyết định này như chi phí ban đầu, chiết khấu khi đổi, chi phí khai thác, chính sách dịch vụ và mục tiêu là giảm tối thiểu chi phí. Việc tiếp theo là tiến hành mua sắm, cần phải có sự tham gia của ban lãnh đạo Công ty đôi khi còn có nhà tư vấn và môi giới đánh giá thế hệ máy móc, ước tính giá trị còn lại bao gồm cả hao mòn hữu hình và hao mòn vô hình. Xác định giá trị thực tế khi mua bao gồm nhiều chi phí liên quan đến loại nguyên vật liệu cần dùng hay nguyên vật liệu thay thế. Xác định mức khấu hao tuỳ thuộc vào loại tài sản với số năm khấu hao. Việc đầu tư máy móc thiết bị phải tiến hành từng phần và ưu tiên máy móc thiết bị trong nước và phải xem xét đến chất lượng, quy trình hoạt động, khả năng công nghệ tiên tiến hay không, mức nguyên liệu tiêu hao. Đối với nguyên liệu nước ngoài sản xuất cần chú ý đến giá cả, thế hệ thiết bị, loại nguyên liệu sử dụng. Điều kiện cần để có thể đầu tư mới hệ thống máy móc thiết bị là vấn đề vốn. Tổng số vốn lưu động hiện có của Công ty giầy Thượng Đình là hơn 35 tỷ đồng, trong đó tiền mặt khoảng hơn 3 tỷ. Tuy nhiên, để đầu tư máy móc thiết bị ngoài số vốn tự có, Công ty có thể huy động dựa vào số vốn ngân sách và vốn huy động từ ngay trong Công ty. Đây là nguồn vốn mà từ trước đến nay chưa được khai thác và chưa có chính sách huy động cụ thể nào. Để huy động nguồn vốn này, Công ty có một số biện pháp để khuyến khích người lao động bỏ vốn vào đầu tư phát triển Công ty như : Quy định mức lãi suất cao hơn so với ngân hàng. Vay theo hình thức từng đơn hàng, gắn quyền lợi và trách nhiệm người lao động từ khi ký hợp đồng đến lúc giao hàng. Thành lập quỹ tín dụng để thu hút các nguồn vốn khai thác do người lao động cung cấp khi mà Công ty chưa có hình thức huy động cụ thể nào. V. Một số kiến nghị đối với cơ quan chức năng Mặc dù được đánh giá là doanh nghiệp đứng đầu trong ngành da - giầy Việt Nam, có nhiều điều kiện thuận lợi để mở rộng quy mô sản xuất, song Công ty giầy Thượng Đình vẫn đang gặp một số khó khăn mà bản thân Công ty không giải quyết được như : - Thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt khiến cho giá bán, đơn giá gia công ngày càng thấp trong khi đòi hỏi chất lượng ngày càng cao. - Một số máy móc thiết bị quan trọng bị hạn chế do đã sử dụng trong nhiều năm. - Thị trường nguyên vật liệu tuy đã phong phú và đa dạng nhưng vẫn chưa đáp ứng nhu cầu thị trường. ... Vì vậy, trong thời gian tới, Nhà nước cần có những biện pháp chính sách để hỗ trợ Công ty hoạt động có hiệu quả hơn. Cụ thể : - Cho phép Công ty được thanh lý một số máy móc thiết bị cũ và được cấp một số vốn nhất định và để đầu tư đổi mới trang thiết bị công nghệ. Hiện nay theo quy định, đối với doanh nghiệp Nhà nước khi trang thiết bị phải hoàn vốn lại cho Nhà nước. Chính vì vậy, trên thực tế các doanh nghiệp hiện nay vẫn còn hiện tượng để máy móc cũ nằm trong kho làm cho Nhà nước cũng không thu hồi được vốn mà các doanh nghiệp cũng không có vốn để đầu tư. - Nhà nước nên có những ưu đãi nhất định đối với một số mặt hàng nguyên vật liệu thuộc sự quản lý của Nhà nước. - Về vốn đầu tư : Hiện nay da- giầy có thể coi là một ngành lớn và có nhiều triển vọng trong nền kinh tế .Vì vậy, Nhà nước cần có sự quan tâm đầu tư thích đáng. Với quy mô hoạt động như Công ty giầy Thượng Đình thì mỗi năm lựong vốn cần đảm bảo 35 tỷ đồng vốn lưu động. Cũng như tất cả các doanh nghiệp khác, để một dự án dem lại hiệu quả thì cần thời gian từ 7 đến 10 năm, vì vậy Nhà nước cần kéo dài thời gian cho các doanh nghiệp vay từ 5 năm thành 7 đến 10 năm. Tuy nhiên, Nhà nước cũng cần phải đầu tư có trọng điểm không đầu tư tràn lan, không có hiệu quả. -Trong thời gian tới, Nhà nước cần xúc tiến việc xây dựng một nhà máy lọc dầu cho ngành da - giầy nói chung vì hiện nay toàn ngành da - giầy chưa có một nhà máy lọc dầu nào. Kết luận Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải sử dụng nguyên vật liệu nhằm tạo ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nhưng sử dụng thế nào cho hợp lý và tiết kiệm lại là một vấn đề mà các doanh nghiệp luôn quan tâm và nó liên quan tới tất cả các yếu tố khác trong doanh nghiệp như : lao động, máy móc thiết bị, vốn ... Công ty giầy Thượng Đình trong thời gian qua đã đạt được nhiều thành tựu trong việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất nói chung của Công ty, song vẫn còn một số tồn tại nhất định. Bài viết trên đây đã phần nào phản ánh được thực trạng sử dụng nguyên vật liệu và trên cơ sở đó nêu ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty giầy Thượng Đình. Tuy nhiên, do nhận thức còn hạn chế nên bài viết cũng cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy giáo, các cô chú trong Công ty cùng toàn thể bạn đọc. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo, các cô chú trong Công ty giầy Thượng Đình đã giúp em hoàn thành bài viết này. Danh mục tài liệu tham khảo * Giáo trình : - Quản lý Công nghiệp - Quản trị hoạt động thương mại của doanh nghiệp công nghiệp - Tài chính doanh nghiệp - Tổ chức sản xuất và quản trị doanh nghiệp * Báo, tạp chí : - Công nghiệp số 12/2000, số 13/2000, số 23/2000, số5/2001, số 17/2001, số 1/2003, số 3/2003 - Kinh tế và dự báo số 6/2002 * Website : www.thuongdinh footwear.com. Nhận xét của Công ty Nhận xét của giáo viên hướng dẫn