Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập nguyên phụ liệu để sản xuất xuất khẩu tại công ty Chantelle Việt Nam

mượn container của hãng tàu để kéo hàng về địa điểm hải quan kiểm tra f/ Làm nghĩa vụ nộp thuế. Sau khi công chức hải quan kiểm tra đối chiếu hàng hóa xong, doanh nghiệp phải thực hiện lệ phí Hải Quan… Công chức hải quan kiểm tra lại tỷ lệ tính thuế và tổng giá trị thuế phải nộp của doanh nghiệp trong tờ khai hải quan. Công ty phải theo sự điều chỉnh, quyết định của hải quan khi có sự sữa chữa về tỷ lệ tính thuế. Công ty phải xác nhận mã số hàng hóa, thuế suất, giá trị tính thuế theo quy định để tính số thuế phải nộp. Công ty phải nộp các lệ phí hải quan như: phí lưu kho hải quan, lệ phí thủ tục hải quan ở những địa điểm khác, như các lệ phí tại sân bay, hay cảng dỡ hàng… Thủ tục hải quan được xem như hoàn tất khi công chức hải quan ký vào tờ khai và đóng dấu xác nhận“đã làm thủ tục hải quan” theo quy định hiện hành và trả tờ khai cho doanh nghiệp. Nhân viện nghiệp vụ của công ty có quyền chuyển hàng hóa của mình về kho Qua thực trạng thực hiện qui trình nhập khẩu NPL của công ty thì khâu nghiệp vụ hải quan là khâu tốn khá nhiều thời gian nhất, và cũng là khâu phát hiện ra những sai sót của chứng từ, do vậy trong quá trình thực hiện công ty gặp rất nhiều trục trặc ở khâu này, làm mât rất nhiều thời gian cũng như phát sinh những chi phí tốn kém không đáng có. - Phương tiện vận tải nội địa Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, nhân viên nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải nội địa để chuyển hàng về kho của công ty. 2.2.6. Nhận hàng từ cảng (Đại lý hàng không). Cảng nhận hàng từ tàu: - Trước khi dỡ hàng, tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest), sơ đồ hầm tàu để cảng và cơ quan chức năng khác như hải quan, điều độ, cảng vụ tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng. - Cảng và đại diện tàu tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu. Nếu phát hiện thấy hàm tàu ẩm ướt, hàng hoá ở trong tình trạng lộn xộn hay bị hư hỏng, mất mát thì phải lập biên bản để hai bên cùng ký. Nếu tàu không chịu ký vào thì mới cơ quan giám định lập biên bản mới tiến hành dỡ hàng. - Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa vào kho bãi. Trong quá trình dỡ hàng đại diện tàu cùng cán bộ giao nhận cảng kiểm đếm, phân loại hàng hoá cũng như kiểm tra tình trạng hàng hoá và ghi vào Tally Sheet. - Hàng sẽ được xếp lên xe ôtô vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển và ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L. - Cuối mỗi ca và sau khi xếp xong hàng, cảng, đại diện tàu phải đối chiếu số lượng hàng hoá giao nhận và cùng ký vào Tally Sheet. - Lập biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) trên cơ sở Tally Sheet. Cảng và tàu đều ký vào biên bản kết toán này, xác nhận số lượng thực giao so với bản lược khai hàng (Cargo Manifest) và B/L. - Lập các giấy tờ cần thiết trong các quá trình giao nhận như giấy chứng nhận hư hỏng (COR) nếu hàng bị hư hỏng hay yêu cầu tàu cấp phiếu thiếu hàng (CSC), nếu tàu giao thiếu. Cảng giao hàng cho chủ hàng: - Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O - Delivery order). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng. - Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên bản. - Chủ hàng mang biên lại lại nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và P/L đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O. - Chủ hàng mạng 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng. - Chủ hàng làm thủ tục hải quan. Sau khi hải quan xác nhận hoàn thành các thủ tục hải quan chủ hàng có thể mang ra khỏi cảng và chở về kho riêng. (Bước 7). Hiện tại NPL nhập khẩu của công ty về cảng TP HCM và sân bay Tân Sơn Nhất. Thủ tục tiến hành nhận hàng của công ty như sau: - Đối với hàng vận chuyển bằng đường biển (cảng TP HCM) Khi hàng về cảng có giấy báo nhận hàng, nhân viên nghệp vụ của công ty sẽ ra cảng làm tục tục hải quan cảng để nhận hàng, các chứng từ xuất trình tại cảng để nhận hàng: + Giấy phép kinh doanh + Hợp đồng nhập khẩu + Vận đơn gốc + Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa nếu có + Hóa đơn thương mại ( invoice ) + Tờ khai hải quan kèm theo phụ lục (từ 4 mặt hàng trở lên có kèm theo phụ lục) Yêu cầu nhân viên công ty phải kê khai đúng. Khi hoàn thành thủ tục khai hải quan, hoàn thành các khoản phí, lệ phí cảng, hàng được phép rút ra khỏi kho để hải quan co thể tiến hành kiểm hóa. Đối với công ty phải có nhiêm vụ tính thuế nhập khẩu và thuế VAT chính xác khi tiến hành nhận hàng. Yêu cầu công ty phải theo biểu mẫu mã thuế theo bộ tài chánh qui định. Nhân viên giao nhận nộp phiếu tiếp nhận tại bộ phận trả tờ khai để lấy tờ khai đã thông quan, đóng lệ phí hải quan và thuế (nếu có thuế, thuế có thể đóng ngay nếu là hàng phi mậu dịch hoặc đóng sau 30 ngày kể từ ngày ra thông báo thuế nếu là hàng nhập theo hợp đồng mua bán) nhận lấy tờ khai đã thông quan. Nhân viên giao nhận cần chuẩn bị việc lấy hàng về giao cho người nhận. Nếu là hàng lẻ (LCL): (Bước 18). Nhân viên giao nhận chuẩn bị xe, liên lạc với người nhận, thông tin cho người nhận ngày giờ dự tính sẽ giao hàng, để người nhận bố trí kho, nhân viên để nhận hàng Nhân viên giao nhận điều xe vào kho CFS (Container Freight Station). (Bước 18b). Trong khi chờ xe vào kho, nhân viên giao nhận tới thương vụ trình D/O, yêu cầu giao hàng CFS, có cảng thì thương vụ cho ra phiếu xuất kho, ví dụ cảng Vict (Kp5 Đường A5, Phường Tân Thuận Đông, Quận 7, Hồ Chí Minh), có cảng thì thương vụ đóng dấu lên D/O:“Đề nghị giao hàng CFS”. Ví dụ Tân Cảng. (Bước 19b, 20.2). Sau đó nhân viên giao nhận cầm phiếu xuất kho vào kho CFS (nếu D/O có đóng dấu:“đề nghị giao hàng CFS” cho thủ kho thì thủ kho sẽ ra phiếu xuất kho) trình cho thủ kho. (Bước 21.2). Tiến hành bốc hàng lên xe, thủ kho giữ một bản, còn hai phiếu xuất kho nhân viên giao nhận giữ lại. (Bước 24). Tiến hành viết phiếu gởi hàng (trucking bill), để gởi hàng cho người nhận tới địa điểm mà người nhận đã yêu cầu, nhân viên giao nhận và chủ xe ký tên vào trucking bill, gồm 3 liên, hai liên gởi cho chủ xe và 1 liên nhân viên giao nhận giữ lại. (Bước 26). Nhân viên giao nhận cầm hai phiếu xuất kho cùng với một D/O và tờ khai ra hải quan cổng đăng ký thanh lý hàng, hải quan cổng đóng dấu vào hai phiếu xuất kho, nhân viên giao nhận đưa bản màu hồng cho chủ xe, để khi ra cổng chủ xe đưa lại chi hải quan cổng, lúc này xe mới được phép ra cổng, bản còn lại nhân viên giao nhận giữ. Nếu là hàng nguyên container (FCL) (Bước 19.1). Nhân viên giao nhận điều xe ra bãi container. (Bước 18a). Sau đó vào đại lý hãng tàu (thường thì trong cảng và ICD điều có) trình D/O, yêu cầu lấy nguyên container về hay rút ruột tại bãi, đại lý hãng tàu sẽ thu tiền cược container, ra biên lai cược thu tiền cước khoảng 400.000 VNĐ/container 20’ và khoảng 1.200.000 VNĐ/container 40’ đồng thời đóng dấu vào D/O là “lấy nguyên container” hay “rút ruột tại bãi” và dấu của đại lý hãng tàu, đóng tiền cược container và giữ phiếu thu tiền cước. (Bước 19a). Nhân viên giao nhận đem các D/O đó vào thương vụ, trình D/O xin rút ruột tại bãi hoặc xin đem container về. Thương vụ sẽ thu tiền và ra hóa đơn, lúc này mã số thuế và tên doanh nghiệp trên hóa đơn là của công ty dịch vụ giao nhận. Nếu doanh nghiệp đem container về thì trình hóa đơn cho phòng giao nhận container, lấy phiếu giao nhận container. (Bước 19a). Nhân viên giao nhận đem các D/O đó vào thương vụ, trình D/O xin rút ruột tại bãi hoặc xin đem container về. Thương vụ sẽ thu tiền và ra hóa đơn, lúc này mã số thuế và tên doanh nghiệp trên hóa đơn là của công ty dịch vụ giao nhận. Nếu doanh nghiệp đem container về thì trình hóa đơn cho phòng giao nhận container, lấy phiếu giao nhận container. (Bước 20a, 21a, 22, 23): Nhân viên giao nhận đem hóa đơn mà thương vụ cấp trình cho phòng điều độ để lấy phiếu điều động công nhân. Từ phiếu điều động, nhân viên giao nhận liên hệ với đội trưởng đội xe nâng được đề cập trong phiếu điều động, trình phiếu điều động, đội trưởng sẽ điều xe nâng, nhân viên giao nhận dẫn đội xe nâng ra bãi container để tiến hành bốc container đem về hay rút ruột tại bãi, tiến hành cho bốc hàng lên xe. (Bước 24). Sau khi hàng đã bốc xong, nhân viên giao nhận viết phiếu gởi hàng (trucking bill), gởi cho chủ xe hai bản, một bản còn lại nhân viên giao nhận giữ. (Bước 25). Tùy theo cảng hay ICD mà phí vệ sinh container thương vụ sẽ thu hay không thu, nếu thương vụ có thu thì khi rút ruột tại bãi, nhân viên giao nhận không cần tìm đội trưởng đội xe nâng để xác nhận container sạch, ngược lại thì phải xác nhận container sạch, tất nhiên lúc này nếu container bẩn thì nhân viên giao nhận phải tiến hành cho dọn vệ sinh container, nếu đem container về thì bước này không cần có. (Bước 26). Khi đem container về thì nhân viên giao nhận cầm phiếu giao nhận container, tờ khai, D/O ra hải quan cổng làm thủ tục thanh lý hàng sau đó hải quan cổng sẽ đóng dấu lên phiếu giao nhận container và trả lại cho nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận gởi cho chủ xe (tài xế) để chủ xe trình cho hải quan cổng lúc ra cổng, như thế xe mới được phép ra cổng. Nếu như rút ruột tại bãi thì nhân viên giao nhận vào phòng điều độ hoặc thương vụ (tùy cảng hay tùy ICD) trình D/O yêu cầu cho phiếu ra cổng (phiếu giao nhận hàng rời - trên phiếu này sẽ thể hiện số xe, số lượng kiện hàng, tên hàng) đem phiếu này ra hải quan cổng thanh lý hàng các thủ tục thanh lý giống như lúc đem container về. (Bước 27). Cho xe chở hàng đến địa điểm giao hàng mà người nhận đã yêu cầu, trình trucking bill cho chủ hàng ký tên vào, lúc này có hai bản mà chủ xe đã giữ một bản gởi cho chủ hàng, một bản chủ xe giữ lại để trình lại cho nhân viên giao nhận. (Bước 28). Nhân viên giao nhận cần tiến hành lập biên bản bàn giao hàng với người nhận, biên bản gồm hai bản có nội dung giống nhau, mỗi bên ký tên vào và giữ một bản. (Bước 29). Nếu trường hợp đem container về thì sau khi dỡ hàng ra tại địa điểm giao hàng mà người nhận yêu cầu, nhân viên giao nhận cho xe chở container rỗng về trả tại nơi mà trên phiếu cước công đã đề cập, cầm theo mẫu hạ container rỗng trình cho nơi trả container, nơi này sẽ giữ lại phiếu hạ container rỗng, thu tiền hạ rỗng và sẽ cấp lại một phiếu thể hiện tình trạng container ví dụ là container sạch, tốt, không hư hỏng v.v… (Bước 30). Nhân viên giao nhận cầm phiếu này cùng với giấy cước container lại đại lý hãng tàu để nhận lại tiền cước container. (Bước 31). Sau đó cần trình lại với lãnh đạo phòng giao nhận để doanh nghiệp hoạch toán giao dịch. Thường thì ngoài những chi phí hợp pháp có hóa đơn chứng từ thu, còn xuất hiện những chi phí phụ, tất cả những loại phí này điều được doanh nghiệp khoán cho nhân viên giao nhận. Sau đây là điển hình những phí (VNĐ) phải bỏ ra để doanh nghiệp hoàn tất giao dịch: - Phí kẹp vào bộ hồ sơ làm thủ tục thông quan: 50.000 – 100.000. - Phí kiểm hóa viên: 300.000/container.Tùy theo tính chất hàng. - Phí cho đội thuế: khoảng 30.000. - Phí cho đối chiếu lệnh: 10.000/ container. - Phí cho xe nâng: 1 container 40’ 40.000, 1 container 20’ 20.000. - Phí cho hạ container: 10.000/ container 20’, 15.000/ container 40’. - Tài xế cho mỗi xe nâng: 10.000. - Phí cho hải quan cổng: 10.000/ 1 xe ra cổng. Những mức phí trên chỉ mang tính tương đối, tùy hải quan khu vực mà có loại phí, có loại không có và giá khác nhau. Sau khi hoàn thành thủ tục nhận hàng, công ty có thể chuyển hàng về kho công ty và tiến hành kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho. Trong quá trình kiểm tra nếu phát hiện tình trạng bất thường nào như thiếu hụt, hàng không đảm bảo chất lượng, không đúng theo các điều khoản qui định trong hợp đồng, công ty tiến hành lập biên bản. Căn cứ vào từng trường hơp cụ thể công ty tiến hành thủ tục khiếu nại (nếu có). - Đối với hàng NK bằng đường hàng không : Sau khi nhân thông tin hàng về cũng như kho TCS báo hàng đã nhập kho, nhân viên nghiệp vụ công ty liên hệ đại lý hàng không lấy D/O và nhận bộ chứng từ xuất hàng (Invoice and Packing list gốc, AWB). Nhân viên nghiệp vụ tiến hành mở tờ khai đăng ký tờ khai hải quan, sau khi tờ khai hải quan đã được duyệt, nhân viên tiến hành làm thủ tục lấy hàng tại kho TCS, đóng các lệ phí, phí lưu kho... Chở hàng về địa điểm để hải quan kiểm hóa. 2.2.7. Chuyển hàng về công ty và kiểm tra hàng hóa. Nhân viên nghiệp vụ chuyển hàng hóa về kho, tiến hành kiểm tra nhập kho. 2.2.8. Khiếu nại Bộ phận hậu cần tiếp nhận hàng, sau khi kiểm tra hàng hóa nếu thấy thiếu hụt hay chất lượng không đúng theo yêu cầu hợp đồng, công ty sẽ tiến hành thủ tục khiếu nại công Mẹ để xem xét và giải quyết. Công ty thường căn cứ vào các nguyên nhân khác nhau để giải quyết bồi thường. Thông thường công ty căn cứ vào từng tình huống cụ thể để giải quyết khiếu nại - Nếu trường hợp hàng hóa nhận từ các đại lý mà không có biên bản bất thường từ các đại lý mà hàng hóa bị thiếu sót thì công ty sẽ khiếu nại Chantelle Pháp (Perone) hay Chantelle Thailand (Chantasia). - Nếu hàng hóa kém chất lượng, công ty gởi khiếu nại đến bộ phận phát triển của Chantelle Pháp/Chantelle Thailand để họ kiểm tra, báo với bộ phận mua hàng làm việc với nhà cung cấp. - Nếu trường hợp công ty nhận được biên bản bất thường từ các đại lý cung cấp, nếu hàng hóa có mất mát xẩy ra, công ty sẽ tiến hành khiếu nại nhà vận chuyển và công ty còn căn cứ vào các điều khoản ký hợp đồng với nhà vận chuyển. Trong trường hợp hàng hóa không đủ số lượng cũng như chất lượng bộ phận hậu cần sẽ cho nhập kho. Thực trạng về vấn đề khiếu nại của công ty như sau: Thường NPL rất gấp cho bộ phận sản xuất để sản xuất đơn hàng, cho nên nhân viên nghiệp vụ trong quá trình thực hiện nhập khẩu NPL nếu thấy có bất thường hãng tàu hay đại lý hàng không lập biên bản bất thường và gởi về công ty. Sau khi công ty kiểm tra nếu có thiếu hụt, hư tổn sẽ tiến hành tìm ra nguyên nhân và chỉ giải quyết nội bộ, cũng như tìn ra nguyên nhân và khắc phục đôi bên bởi vì công ty chưa bao giờ xảy ra tình trạng hư tổn lớn hay mất mát lớn - Nếu trường hợp NPL không đạt yêu cầu chất lượng, công ty sẽ làm việc báo cáo lại công ty cũng như gởi đầy đủ những chứng cứ cho Chantelle Pháp và họ sẽ tiến hành kiểm tra làm việc với nhà cung cấp. Đây là cũng chính là bất lợi cho công ty khi hàng không sử dụng được do chất lượng kém thì Công ty vẫn phải chấp nhận, dẫn đến tỷ lệ hao hụt sản phẩm cao, NPL không đủ cho đơn hàng, công ty phải giải quyết bằng cách nhập số lượng còn thiếu bằng đường hàng không (chi phí vận chuyển khá cao), để kịp tiến dộ giao hàng công nhân phải tăng ca vì vậy phát sinh rất nhiều chi phí, gây ra tổn thất về mặt tài chánh cho công ty. 2.2.9. Thanh lý hợp đồng Nhân viên nghiệp vụ tiến hành kê khai chi phí làm hàng, gồm tất cả hóa đơn chứng từ có liên quan của lô hàng nhập, gởi về phòng kế toán tài chánh công ty. Mọi cước phí trong quá trình giao nhận Công ty phải thanh toán, được xem là chi phí giao nhận, những chi phí giao nhận bao gồm: Chi phí thuê vận chuyển nội địa, chi phí bốc dỡ container, chi phí nâng hạ tại cảng, chi phi hải quan… 2.2.10. Gởi bộ HS thanh toán cho ngân hàng tại Việt Nam Nhân viên bộ phận XNK có trách nhiệm nộp 01 bản sao y bản chính của tờ khai cho bộ phận kế toán tài chánh. 2.2.11. Thực hiện thanh toán Như đã trình bày ở phần đầu thanh toán quốc tế, công ty sử dụng phương thanh toán trả sau, sau khi hàng hóa nhập kho trong vòng hai tuần, nếu không giải quyết khiếu nại gì, công ty tiến hành gởi bộ chứng từ lên ngân hàng và tiến hành thanh toán. Đồng tiền mà công ty sử dụng trong thanh toán cho các hợp đồng nhập khẩu NPL của công ty là USD. Ở khâu thực hiện thanh toán này, công ty thường gặp trục trặc ở khâu chứng từ: bộ phận XNK giao bộ chứng từ hải quan sau khi đã nhập hàng thường bị trễ. Lý do: a- Bộ phận XNK giao bộ chứng từ hải quan trễ, do nhân viên nghiệp vụ sau khi giao hàng về kho không đem tờ khai cho hải quan xác nhận vào ô đã thanh lý, dẫn đến tình trạng trễ chứng từ ở khâu thanh toán cho công ty mẹ. b- Khi tiến hành kiểm tra bộ chứng từ chuyển cho ngân hàng thì phát hiện phụ lục tờ khai bị sai số lượng NPL nhập khẩu so với hợp đồng, do nhân viên nghiệp vụ bất cẩn trong lúc làm chứng từ, không kiểm tra đối chiếu trước khi khai báo hải quan. Đối với trường hợp này thì hợp đồng nhập khẩu đó bị đình trệ khá dài, vì phải chờ nhân viên nghiệp vụ chỉnh sửa ở khâu khai báo, hải quan xác nhận lại... thủ tục rất phức tạp, nếu xảy ra nhiều lần hải quan sẽ phạt và dẫn đến hàng hóa nhập khẩu thường xuyên bị kiểm tra 100%, hoàn toàn sẽ là bất lợi cho công ty về lâu dài. 2.2.12. Xác nhận thanh toán và lưu HS thanh toán. Sau khi ngân hàng tiến hành thanh toán, Chantelle Pháp sẽ xác nhận vào hợp đồng đã thanh toán và gởi lại một bản cho Chantelle Việt Nam lưu hồ sơ. Nhận xét : Qua tìm hiểu thực trạng thực hiện qui trình NK NPL của Chantelle Việt Nam ở giai đoạn 2, ta thấy rằng khâu này mất nhiều thời gian như việc lên chứng từ, khai báo và nhận hàng nhưng số lượng nhân viên quá ít, chỉ có một nhân viên vừa đảm trách công việc chứng từ vừa đảm trách khâu nhập khẩu.Khi có sai sót hay trục trặc ở khâu tổ chức nhận hàng thì họ lại phải chờ đợi cấp trên giải quyết gây mất nhiều thời gian. Nhân viên cũng luôn nằm trong tình trạng bị động thông tin. Thực hiện các khâu nghiệp vụ chưa được thông suốt vì các sai sót, hầu như tất cả các khâu nghiệp vụ khi thực hiện qui trình NK đều có trục trặc, điều này làm cho qui trình thực hiện của công ty chưa được khép kín tạo nên qui trình hoàn hảo mang lại hiệu của cho công ty. 2.3. Đánh giá về thực trạng qui trình nhập NPL để SXXK của Công ty. 2.3.1. Đánh giá chung Qua phân tích thực trạng qui trình thực hiện của công ty, phần nào cho ta thấy được những ưu đểm của công ty, bên cạnh những mặt còn tồn tại, sau đây sẽ là những tóm tắt những ưu điểm và những mặt còn tồn tại khi thực hiện qui trình NSXXK của công ty như sau: Ưu điểm Vị trí địa lý - Tỉnh Bình Dương là một trong những đại phương năng động trong kinh tế, thu hút đầu tư nước ngoài nhất hiện nay tại Việt Nam vì vậy công ty chọn địa bàn xây dựng nhà máy khá thuận tiện tại KCN Đồng An. KCN Đồng An gần các khu công nghiệp khác, nên công tác tuyển dụng của công ty không gặp khó khăn. Công ty dễ dàng thu hút nguồn lao động có tay nghề cao. - Công tác tuyển dụng đầu vào của công ty khá chặt chẽ như việc kiểm tay nghề của công nhân khá kỹ lưỡng và nghiêm túc. Trong quá trình làm việc công nhân luôn được hỗ trợ kỹ thuật của chuyên viên nước ngoài nhằm ngày càng nâng cao tay nghề cho công nhân, tạo ra những sản phẩm đạt chất lượng và đẹp mắt. - Cục hải quan nằm gần KCN Đồng An, nên rất thuận tiện cho việc đi lại giao dịch với hải quan và phòng thương mại. Trang thiết bị kỹ thuật, điều kiện và môi trường làm việc. - Dây chuyền sản xuất tương đối hiện đại, đủ khả năng để phát triển và mở rộng sản xuất cho năm 2011 theo dự án của công ty. - Môi trường làm việc tốt (sử dụng máy lạnh ở xưởng sản xuất), BGĐ quan tâm đến đời sống của công nhân viên - Công ty không tốn thời gian tìm kiếm nguyên phụ liệu cho sản xuất của công ty, nguồn nguyên liệu đã có sẵn từ công ty Mẹ cung cấp. - Lịch trình nhập hàng của công ty khá ổn định, được qui định cụ thể. 2.3.2. Những mặt còn tồn tại và nguyên nhân 2.3.2.1. Về cơ cấu tổ chức Tồn tại Nguyên nhân Chưa đáp ứng đúng và đủ cho nhu cầu công việc hiện tại. Sự sắp sếp và phân bổ nguồn lực chưa hợp lý dẫn đến công việc ùn tắc ở một số công đoạn quan trọng (ví dụ: Công đoạn làm chứng từ NK). Giải quyết công việc còn trì trệ và chưa đạt hiệu quả cao - Do mới thành lập BGĐ cũng như trưởng phòng nhân sự chưa nắm rõ qui trình làm việc cũng như nhu cầu nhân lực như thế nào cho phù hợp và mang lại hiệu quả tốt nhất trong công việc. - Do bị động trong cách giải quyết vấn đề xảy ra. - Do đội ngũ quản lý của công ty khá trẻ, toàn bộ là người nước ngoài. Vì vậy họ không nắm bắt được luật lệ ... dẫn đến giải quyết công việc mang tính chất rập khuôn, không linh động. Những bộ phận đã hình thành nhưng chưa có trưởng phòng để giải quyết công việc, nhân viên chưa được phân bổ nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể. 2.3.2.2. Về thực hiện công việc NK. Tồn tại Nguyên nhân Thường xuyên chậm trễ trong khâu trao đổi thông tin cũng như giải quyết vấn đề khúc mắc trong công việc. Chứng từ NK thường xuyên bị sai sót ở giờ chót, mất nhiều thời gian để chờ đợi giải quyết. - Do tính bất cẩn của nhân viên XNK và nhân viên của các kho không kiểm tra kỹ chứng trước khi gởi bộ chứng từ. - Khi có sai sót về hàng hóa nhân viên công ty phải trình báo cho cấp lãnh đạo và chờ thông tin giải quyết từ Chantelle Pháp, dẫn đến tình trạng bị động trong khâu giải quyết những sai sót. Cụ thể: Ngày 17/3/2010 : lô hàng nhập từ Perone không liệt kê thành phần trên chứng từ Sai sót này thường xuyên xảy ra, cụ thể là: Import Week35, ( Invoice 380, Date: Aug, 26th, 2009 ) Mã NPL Thành phần Số lượng 62041110 Lace 75% Nylon, 25% Lycra 17,5 Cm 928.7 M 62041111 Lace 75% Nylon, 25% Lycra 17,5 Cm 176.60 M Sai sót do cùng mã NPL nhưng thành phần khác nhau ( không thể áp thuế nhập khẩu ) - Sai sót này được giải quyết trình tự như sau: + Chantelle VN thông báo cho kho cấp hàng để họ kiểm tra giải quyết. Nếu sai sót do bất cẩn trong khâu chứng từ công ty không mất nhiều thời gian để giải quyết. Nhưng nếu lỗi cho nhà cung cấp NPL thì công ty mất nhiều thời gian để chờ đợi kho cấp hàng làm việc với nhà cung cấp. Ngày 28/1/2010 : Invoice 452 khi hải quan kiểm tra hàng hóa thực tế phát hiện trên cuộn NPL không dán tem mác, sai kích thước NPL vải so với chứng từ kê khai. công ty phải bị phạt. Nếu tiếp tục tái phạm nhiều lần sẽ bị thông quan nhà máy. 2.3.2.3. Thuê phương tiện vận tải quốc tế Tồn tại Nguyên nhân - Nghiệp vụ thuê tàu biển của công ty còn yếu , nhân viên chưa có cơ hội thực hiện. - Giá cước phương tiện vận tải thường cao vì Chantelle không phải là người trực tiếp đàm phán giá cước vận tải với nhà cung cấp dịch vụ. - Thường bị động trong khâu hối thúc giao hàng. - Do cơ chế quản lý của tập đoàn Chantelle qui định. Chatelle Pháp là người chọn lựa và quyết định nhà cung cấp dịch vụ vận tải chính cho Chantelle Việt Nam 2.3.2.4. Thủ tục hải quan Tồn tại Nguyên nhân Khâu thực hiện NK còn cập rập, các khâu nghiệp vụ chưa đi theo qui khép kín. Phân bổ thời gian chưa hợp lý cho các khâu nghiệp vụ dẫn đến kết quả công việc chưa tốt và tốn kém nhiều chi phí. - Thủ tục hành chánh rườm rà, thủ tục nhận hàng còn nhiều phức tạp, tốn nhiều thời gian để thực hiện. Giải quyết vấn đề sai sót một cách bị động. - Chứng từ thường bị sai sót, việc tính thuế nhập khẩu của một số NPL chưa thống nhất đều cho các công ty cùng ngành, khi công chức Hải Quan kiểm tra thường phải sửa lại mã áp thuế NK gây tốn nhiều thời gian nên kéo theo các khâu còn lại bị trể - Nhân viên khai báo Hải Quan chỉ có một nhân viên nên ôm đòm nhiều công việc cùng một lúc nhưng không có người kiểm tra giám sát nên khâu chứng từ hay bị sai. - Sự sai sót không nên xảy ra như: Perone và Chantasia không để nhãn mác trên NPL (NPL Vải) hoặc qui cách NPL thực tế nhập khẩu không khớp với chứng từ kê khai. Khi Công chức Hải Quan kiểm tra hàng hóa phát hiện thường sẽ bị phạt 2.3.2.5. Khâu thanh toán Tồn tại Nguyên nhân Khâu thanh toán hợp đồng NK NPL sau khi hàng hóa được nhận vào kho nhà máy 2 tuần. - Nhân viên XNK thường xuyên giao bộ chứng từ hải quan trể. Số lượng hàng nhập thực tế không khớp với hóa đơn thanh toán. 2.4. Kết luận chương 2 Trong chương này bài viết chủ yếu tập trung tìm hiểu qui trình thực hiện qui trình nhap NPL để SXXK của công ty, qua phân tích, đánh giá thực hiện qui trình chúng ta thấy rằng khi thực hiện qui trình nhập khẩu công ty còn những tồn tại , những mặt tồn tại này làm cho qui trình của công ty chưa đạt hiệu quả. Qua những ưu điểm và những tồn khi thực hiện qui trình NK của công ty từ đó tìm những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn trong công tác thực hiện qui trình nhập NPL để SXXK của công ty và những giải pháp này sẽ được trình bày ở chương 3. Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUI TRÌNH NHẬP NPL ĐỂ SXXK TẠI CÔNG TY CHANTELLE VIỆT NAM. 3.1. Những giải pháp. 3.1.1. Giải pháp 1: Giải pháp về cơ cấu tổ chức 3.1.1.1. Mục tiêu của giải pháp Với giải pháp này công ty sẽ ổn định nhân sự, có đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm, sáng tạo, đáp ứng đủ năng lực khi mở rộng sản xuất. 3.1.1.2. Cách thức thực hiện. Ổn định nhân sự - Luôn tạo cho người lao động an tâm khi làm việc bằng cách mang lại cho họ những quyền lợi tốt nhất gồm cả việc học hỏi và phúc lợi. - Nâng cao trình độ chuyên môn, hoàn thiện kỹ năng làm việc của nhân viên, tổ chức định kỳ các khóa đào tạo về kỹ năng làm việc, kỹ năng giải quyết công việc hiệu quả cũng như đầu tư cho họ tham gia những khóa học chuyên môn. - Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty. - Đẩy mạnh hơn nữa công tác công đoàn, nhằm mục tiêu quan tâm hơn nữa đến đời sống, an sinh của cán bộ công nhân viên. - Công ty nên chọn mua bảo hiểm sức khỏe như một biện pháp giữ chân nhân viên bằng cách mua bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên với những lợi ích về khám chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe chu đáo và hiện đại. - Rất cần thiết công ty sắp xếp lại bộ máy tổ chức, thành lập các phòng nghiệp vụ và chịu trách nhiệm cụ thể. - Hiện tại công ty đang mở rộng sản xuất do đó chắc chắn rằng nếu không kịp thời vạch ra một cấu trúc tổ chức, xác định những nhiệm vụ đó, phạm vi những quyền hạn và trách nhiệm cụ thể sẽ gặp nhiều ách tắt hơn trong qui trình thực hiện nghiệp vụ của mình và hiệu quả công việc mang lại sẽ không cao. Các bộ phận cần thiết lập gồm: 1/ Bộ phận Logistics gồm: Trưởng bộ phận Logistics chịu trách nhiệm giám sát chung 03 bộ phận a/ Bộ phận thu mua: Do nguồn NPL của công ty chủ yếu mua từ Châu Á, nhưng với qui trình nhập như hiện nay thì chi phí công ty sẽ cao thay vì trực tiếp mua từ nhà cung cấp, vận chuyển một lần từ nhà cung cấp về công ty thì chi phí sẽ giảm hơn. Bên cạnh đó có những NPL phụ không cần thiết phải nhập từ nước ngoài như: Chỉ, dây cao su, móc áo...Vì vậy bộ phận thu mua sẽ chịu trách nhiệm liên hệ, tìm kiếm nhà cung cấp. b/ Bộ phận kế hoạch: Chịu trách nhiệm trực tiếp nhận đơn hàng từ bộ phận Logistics, kiểm tra lên kế hoạch cho sản xuất. Lên định mức NPL cho hợp đồng nhập khẩu. c/ Bộ phận kho: Chịu trách nhiệm xuất nhập tồn NPL. Phải báo cáo NPL tồn kho hàng tuần, hiện nay công ty chưa có biện pháp cho khâu này, dẫn đến khó khăn cho phòng XNK về việc quản lý tồn kho NPL thực hiện các nghiệp vụ với hải quan. Bộ phận kết nối sản xuất gồm: 2/ Bộ phận phát triển sản phẩm: Chịu trách nhiệm chính cho việc kiểm tra định mức NPL, vì hiện tại định mức do bộ phận phát triển sản phẩm công ty đưa ra, tỷ lệ sử dụng NPL không chính xác, dẫn đến lượng NPL nhập khẩu cho mỗi hợp đồng nhập khẩu không chính xác, có lúc thừa NPL này nhưng lại thiếu NPL khác. Do đó bộ phận phát triển sản phẩm phải có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên định mức sử dụng và báo cáo công ty Mẹ xem xét và điều chỉnh định mức cho phù hợp. a/ Bộ phận quản lý sản xuất: Chịu trách nhiệm toàn bộ khâu sản xuất b/ Bộ phận QA và QC: Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng hóa XNK, giải quyết các khiếu nại về chất lượng hàng hóa của công ty. Sau đây là cơ cấu tổ chức mới của công ty: GENERAL DIRECTOR Personal Dept LogisticsDept. Production Co-ordinator CHANTELLE FRANCE DIRECTOR Warehouse Assistant Director Im-Ex Dept. Accounting dept. Planning Purchasing Production controlling QC, QA CHANTELLE FRANCE CEO 3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự mới. Line I Line IV Line III Line II 3.1.1.3. Dự kiến kết quả mang lại Nguồn lao động là một thành phần chính yếu trong môi trường cạnh tranh của doanh nghiệp. Khả năng thu hút và giữ được các nhân viên có năng lực là tiền đề đảm bảo thành công cho doanh nghiệp. Với giải pháp này công ty sẽ có đội ngũ cán bộ công nhân viên ổn định, giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết mà công ty không cần phải tìm kiếm khó nhọc. Về phía nhân viên, với quyền lợi được học hỏi, trao dồi thêm kiến thức sẽ là một động lực để họ nỗ lực trong công việc. Bằng việc mua bảo hiểm sức khoẻ, công ty đã gửi đi một sự cam kết lâu dài về sự an toàn, khoẻ mạnh cho các nhân viên của mình, từ đó, giúp cho họ an tâm hơn, hứng khởi hơn trong công việc và mong muốn gắn bó lâu dài với công ty. Có thể nói, đây chính là một giải pháp thiết thực nhất cho nhu cầu ổn định nhân sự của các công ty. Việc thay đổi bộ máy quản lý bằng cách thành lập những bộ phận cần thiết cho công ty tạo điều kiện cho nhân viên phát huy thế mạnh của mình khi họ làm việc đúng chuyên môn và nghiệp vụ cũng như thấu hiểu mong ước và tạo điều kiện thăng tiến phù hợp là chìa khóa để lưu giữ nhân viên ở lại và trung thành với tổ chức. Việc thiết lập các phòng ban làm việc đúng chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận sẽ đáp ứng nhu cầu công việc, như về số lượng cũng như chất lượng cho công ty khi dự án phát triển mở rộng. 3.1.2. Giải pháp 2: Giải pháp khắc phục những chậm trễ. 3.1.2.1. Mục tiêu của giải pháp. Giảm thiểu sai sót thường xuyên xảy ra một cách triệt để 3.1.2.2. Cách thức thực hiện . Với mục tiêu đề ra như trên, công ty cần thực hiện những khắc phục như sau: - Khắc phục sai sót về chứng từ: Cần có nhân viên nghiệp vụ chứng từ và có nhiệm vụ kiểm tra, đúng chức năng giải quyết công việc chứng từ. - Trong quá trình nhận bộ chứng từ của Chantasia và Perone, nhân viên chứng từ phải có trách nhiệm kiểm tra kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau. Nếu có sai sót thì tìm ra sai sót từ đâu và báo đến bộ phận có liên qua để giải quyết vấn đề càng sớm càng tốt. Vì vậy cần có nhân viên phụ trách khâu chứng từ ở bộ phận nhập khẩu. - Nhân viên làm chứng từ phải có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu bộ chứng từ trước khi giao cho nhân viên nghiệp vụ hải quan. Nhân viên chứng từ chịu trách nhiệm toàn bộ khâu chứng từ, giải quyết những khúc mắc kịp thời. - Nên chia nhỏ công việc ra cho từng nhân viên đảm nhiệm và xây dựng một trình tự làm việc, trong trình tự đó, mỗi cán bộ nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trong tình tự đó. Như vậy thì mọi người có thời gian chuyên sâu cho công việc nhiều hơn, thành thạo hơn trong lĩnh vực đó, đẩy nhanh tiến độ công việc. - Ví dụ: lên bộ hồ sơ hải quan để nhập hàng, công tác chuẩn bị gồm có hai giai đoạn. - Giai đoạn 1: nhân viên chứng từ sẽ là người theo dõi kiểm tra các chứng từ nhập khẩu, kiểm tra chứng từ và chuẩn bị dữ liệu truyền mạng hải quan - Giai đoạn 2: nhân viên nghiệp vụ hải quan sẽ chuyên lo khâu thủ tục đăng ký hải Quan và nhận hàng. Hai nhân viên này luôn luôn làm việc chặt chẽ với nhau trong suốt quá trình làm việc, ngoài ra các nhân viên còn lại cũng phải có sự hổ trợ lẫn nhau để công việc được hoàn thành một cách tốt nhất. Ngoài công việc chuyên môn của mình nhân viên nghiệp phải luôn cập nhật thông tin, văn bản hướng dẫn ... Phải tuân thủ đúng các qui định của cơ quan hải quan. - Nhân viên khai báo hải quan cần hai người vì hiện tại khi nhân viên khai báo hải quan giải quyết vấn đề khi gặp sự cố, thi khâu khác không ai phụ trách. Nên cần có hai nhân viên ở khâu thủ tục hải quan. Nhân viên khai báo hải quan phải thường xuyên theo học hỏi để tiếp nhận những chính sách mới về các thủ hải quan. - Khắc phục chậm trễ trả lời thông tin: Tổng hợp tất cả những sai sót trong tháng, những thông tin phản hồi quá chậm phải nhắc nhơ nhiều lần gởi cho quản lý bộ phận. - Nếu sai sót gây ra thiệt hại cho công ty cần kiểm tra rõ nguyên nhân từ đâu để tìm ra giải pháp, nếu xảy ra nhiều lần sẽ bị bồi thường - Bên cạnh đó cần có cán bộ quản lý cho bộ phận XNK của công ty giàu kinh nghiệm, năng động và sáng tạo 3.2.1.3. Dự kiến kết quả mang lại: Với những cách thức thực hiện đề ra như trên, công việc chứng từ hải quan sẽ không bị sai sót ở giờ chót nữa, mà qui trình làm việc khép kín và công việc sẽ trôi chảy hơn, không làm mất thời gian nhiều khi thực hiện trình tự các công việc tạo nên mắc xích hỗ trợ tốt cho nhau thì công việc sẽ hoàn thành trôi chảy với kết quả tốt nhất, tiết kiệm chi phí cho công ty. 3.1.3. Giải pháp 3: Giải pháp hoàn thiện khâu thanh toán 3.1.3.1. Mục tiêu của giải pháp. Hiện tại công ty cũng gặp không ít khó khăn trong khâu thanh toán, lý do chậm trể chứng từ thanh toán do những sai sót cả hai bên. để khắc phục những tồn tại này bản thân công ty cũng như nhà xuất khẩu (Tổng công ty) phải có những giải pháp riêng cho mình cụ thể như sau: 3.1.3.2. Cách thức thực hiện. Về phía Công ty nên đưa ra qui định cho phòng XNK trong qui định chung cho qui trình nhập khẩu của công ty (Được nêu ở giải pháp 4). Về lâu dài để tránh trường hợp rủi ro có thể xảy ra đảm bảo an toàn cho khâu thanh toán, công ty cần phải lưu ý những điểm sau: Hợp đồng phải được ký kết chặt chẽ các điều kiện thương mại để có thể nắm bắt dễ dàng nội dung, đảm bảo sự hoàn hảo. Vì khi gởi bộ chứng từ thanh toán thì nội dung chứng từ phải thể hiện đúng chất lượng hàng hóa, số lượng và cả thời gian nhưng lại có sự chênh lệnh về số lượng trong khi nhập hàng, vì vậy yêu cầu nhân viên của khâu này phải có nghiệp vụ giỏi, có kinh nghiệm và đặc biệt là hiểu biết về luật pháp, các qui định của nhà nước để ký kết thực hiện hợp đồng hiệu quả. - Kiến nghị với Chantelle Pháp thanh toán bằng L/C bởi vì phương thức mở L/C chặt chẽ hơn, bảo đảm quyền lợi cho cả đôi bên và cũng tránh những sai sót xảy ra thường xuyên như hiện nay. Bên cạnh đó khi công ty giao dịch bằng L/C các điều kiện thương mại chặt chẽ hơn. Chẳng hạn như mua bảo hiểm hàng hóa, hiện tại công ty chưa thực hiện khâu mua bảo hiểm hàng hóa. Cần chỉ rõ những mặc lợi của việc mua hàng hóa cho công ty với ban lãnh đạo công ty. Các trưởng phòng phải có nghiệp vụ giỏi và kinh nghiệm. 3.1.3.3. Dự kiến kết quả mang lại. - Khi thực hiện thanh toán bằng L/C: Hợp đồng chặt chẽ hơn bởi các điểu khoản ràng buộc khi mở L/C. Công ty thực hiện việc mua bảo hiểm hàng hóa của mình, giảm bớt rủi ro cho hàng hóa XNK trong quá trình chuyên chở từ nước người XK sang nước người NK. Khi mua bảo hiểm hàng hóa thì hàng hóa được bảo quản kiểm tra, đề phòng mất mát cũng như hạn chế tổn thất có thể xảy ra. Nếu hàng hóa bị tổn thất sẽ được bồi thường theo đúng luật và giúp bảo toàn tài chính của công ty. Khi hàng hóa xảy ra mất mát thì công ty cũng được hỗ trợ từ công ty bảo hiểm đứng ra giải quyết những tranh chấp với hãng tàu nếu như có trường hợp tranh chấp với hãng tàu hoặc đối tượng có liên quan. - Xét về phương diện đóng góp cho nước nhà : thì việc mua bảo hiểm hàng hóa XNK đem lại lợi ích cho nền kinh tế quốc dân, góp phần tiết kiệm, tăng thu ngoại tệ cho nhà nước, đặc biệt khi các đơn vị kinh doanh xuất khẩu thực hiện xuất theo điều kiện CIF hoặc CIP và thực hiện nhập khẩu theo điều kiện FOB, C&F, FCA sẽ tạo khả năng cạnh tranh của bảo hiểm trong nước với nước ngoài. 3.1.4. Giải pháp 4: Đưa ra qui định chung cho bộ phận nghiệp vụ XNK 3.1.4.1. Mục tiêu của giải pháp. - Qui trình thực hiện NK của công ty được thực hiện một cách mắc xích với nhau, các công việc thực hiện trình tự rõ ràng tránh những sai sót đáng tiết xảy ra. - Khâu khai báo Hải Quan sẽ được diễn ra xuông sẽ và nhanh chóng đảm bảo thời gian thực hiện hợp đồng. - Công ty tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí. 3.1.4.2. Cách thức thực hiện. - Đối với việc khắc phục những chậm trễ nêu trên, công ty có lịch nhập hàng khá ổn định cho nên công ty cần đưa ra những qui định cụ thể cho phòng XNK cũng như các bộ phận liên quan. Sau đây là qui trình cụ thể áp dụng cho công ty để khắc phục phục những sai sót, chậm trễ. Bên cạnh đó thì chúng ta thấy rằng việc làm thủ tục hải quan mất rất nhiều thời gian, do công ty nằm ở địa bàn tỉnh Bình Dương hàng hóa nhập về cảng Sài Gòn, Ssn bay Tân Sơn Nhất, Khai báo hải quan ở Chi Cục Hải Quan Sóng Thần, nên quá trình di chuyển mất khá nhiều thời gian. Vì vậy với giải pháp này thì công ty sẽ hạn chế tối đa những sai sót gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của công ty. Qui định cho bộ phận XNK của công ty : - Đối với đơn đặt hàng đi bằng đường hàng không, ngày giao hàng trong vòng 15 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày nhận đơn hàng - Đối với hàng xuất bằng đường biển, thời gian giao hàng từ 30 ngày đến 45 ngày A/ Nhận đơn đặt hàng từ công ty Mẹ ( Chantelle France ) ngày thứ 1 B/ Ngày thứ 2, kiểm tra, lên kế hoạch nhập nguyên phụ liệu, ( Dựa trên BOM ), C/ Ngày thứ 3 : làm hợp đồng nhập nguyên phụ liệu cho công ty Mẹ, hai bên tiến hành hợp đồng, thông thường một đơn hàng sẽ làm thành 02 hợp đồng, vì 75% nguyên phụ liệu nhập từ Chantasia, 25% nhập từ Pháp ( Perone ) D/ Ngày thứ 4, sau khi nhận được hợp đồng từ Chantelle Việt Nam, Perone và Chantasia thực hiện việc xuất hàng E/ Từ ngày thứ 5, Perone và Chantasia xuất hàng cho Chantelle Việt Nam, F/ Sau khi xuất hàng, Perone và Chantasia phải gởi bộ chứng từ xuất cho Chantelle Việt Nam bằng mail trước. G/ Để thực hiện việc giao hàng theo đúng tiến độ, công ty có đế ra qui trình thực hiện để cả hai bên thực hiện nhập nguyên phụ liệu theo tiến độ về thời gian như sau : QUI ĐỊNH CHUNG CHO QUI TRÌNH NHẬP KHẨU NPL ĐỂ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY. Thời gian Nhiệm vụ thực hiện. Người đảm nhiệm Ghi chú 3 ngày trước khi hàng về Perone và Chantasia phải cung cấp đầy đủ và chính xác thông của lô hàng xuất của mình (ngày tàu cập cảng, hay ngày hàng về tại sân bay Tân Sơn Nhất) Perone/Chantasia Trong vòng 2 ngày trước khi hàng về VN Nhà máy chuẩn bị chứng từ để nhập hàng Imp-Exp dept. Trong vòng 2 ngày trước khi hàng về VN Nhà máy tiến hàng trước các thủ tục hải quan Imp-Exp dept. Trong vòng 2 ngày trước khi hàng về VN Tiến hành đăng ký hải quan Imp-Exp dept. 1 ngày trước khi hàng về Perone và Chantasia phải cung cấp bộ chứng từ gốc (Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy xuất xứ) Perone/ Chantasia Ngày thứ 1 Hàng về Ngày thứ 1 Tiến hành thủ tục HQ (truyền dữ liệu, đăng ký hải quan) Imp-Exp dept. Ngày thứ 1 Tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nộp thuế nhập khẩu Imp-Exp dept. Ngày thứ 2 Nộp thuế nhập khẩu Imp-Exp dept. Ngày thứ 2/ ngày thứ 3 Tiến hành thủ tục hải quan cửa khẩu nếu đã đóng thuế NK Imp-Exp dept. Ngày thứ 3 Kiểm hóa tại Chi cục hải quan (Nếu có) Imp-Exp dept Ngày thứ 3 Hoàn thành mọi thủ tục hải quan Imp-Exp dept Ngày thứ 3/ ngày thứ 4 Chuyển hàng về nhà máy Imp-Exp dept Ngày thứ 4/ ngày thứ 5 Chuẩn bị bộ hồ sơ hải Quan (bảng photo) cho kế toán, làm thủ tục thanh toán tiền hàng cho Perone và Chantasia Imp-Exp dept 3.1.4.3. Dự kiến kết quả mang lại. - Qui trình làm việc của công ty đi vào qui trình khép kín, việc thực hiện công việc có trật tự mang lại hiệu quả công việc cao hơn. Tất cả công việc của các bộ phận liên hệ chặt chẽ với nhau. Các bộ phận đều có trách nhiệm của mình tránh tình trạng đùng đẩy trách nhiệm với nhau khi có qui trình phân công rõ ràng. 3.1.5. Giải pháp 5: Đánh giá mức độ thực hiện công việc, đưa ra chế độ khen thưởng, khiển trách. 3.1.5.1. Mục tiêu của giải pháp. - Đánh giá đúng năng lực thực hiện công viêc của nhân viên, từ đó đưa ra những chính sách phù hợp như chế độ nâng cao nghiệp vụ, xét lương thưởng đúng với năng lực của mỗi nhân viên, tránh tình trạng đánh giá mức lương thưởng không công bằng. - Việc đưa ra những giải pháp thực hiện cần phải có sự kiểm tra theo dõi tình hình thực hiện để tiếp tục phát huy những thế mạnh cũng như tìm ra những mặt còn tồn tại và đưa ra giải pháp khắc phục triệt để nhằm hoàn thiện qui trình NK của công ty. 3.1.5.2. Cách thức thực hiện. Đánh giá mức độ thực hiện công việc: - Đưa ra những chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành công việc dựa trên qui định chung cho qui trình thực hiện NK của công ty. Ví dụ: qui định chung hàng nhập phải về đúng qui định nhưng nhân viện làm thủ tục hải quan bị chậm trễ, hàng về không đúng tiến độ. Khi tình trạng chậm trễ còn xảy ra phải tìm ra nguyên nhân ở khâu nào để tìm cách khắc phục ở khâu đó. Nhân viên thực hiện nghiệp vụ của mình phải có nhiệm vụ ghi chú lại và ghi vào báo cáo hàng tháng để gởi lên cấp quản lý - Dựa vào báo cáo tình hình thực hiện cũng nhưng hoàn thành trách nhiệm của bộ phận của mình. Đó cũng là cách đánh giá tinh thần trách nhiệm, năng lực của nhân viên nhằm đưa ra những khuyến khích, cũng như tiếp tục đào tạo và duy trì nguồn nhân lực. Bên cạnh đó có những khiển trách với những trường hơp chưa hoàn thành nhiệm vụ, hoặc còn những sai sót thường xuyên xảy ra. Chẳng hạn Ban Giám Đốc nên đưa ra phương thức đánh giá và chấm điểm trên thành tích công việc đạt được. Nếu thường xuyên xảy ra sai sót hoặc sai sót ảnh hưởng đến nhiều bộ phận làm đình trệ công việc tùy theo mức độ có thể lập biên bản kỹ luật, ( nếu tái phạm lần thứ 2 ) và nếu tái phạm lần 3 sẽ hạ mức lương, hoặc chuyển bộ phận. - Cấp trên phải làm việc riêng với từng nhân viên và theo từng chỉ tiêu mà chấm điểm, đồng thời giải thích cho cấp dưới biết lý do vì sao nhân viên bị điểm thấp. Như vậy, sau khi đánh giá, người nhân viên đó mới có thể biết được điểm mạnh để phát huy và điểm yếu để khắc phục. Tuy nhiên cần có những chế độ khen thưởng, khiển trách công bằng, tất cả đều phải dựa trên các luật ban hành quản lý nội bộ từ phòng nhân sự và đó cũng là một trong những kiến nghị với hội đồng chủ tịch công ty. Sau đây là những kiến nghị với Công ty Mẹ cũng như các ban ngành liên quan. Ví dụ bảng đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên bộ phận XNK như sau: 3.1.5.3. Dự kiến kết quả mang lại. - Với giải pháp này, công ty sẽ đánh giá được năng lực làm việc của từng nhân viên tạo tính công bằng hơn về quyền lợi của nhân viên như việc tăng lương, xét thưởng cho đến kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng. - Khi đánh giá đúng về một nhân viên thì việc quy hoạch nhân sự sẽ chính xác hơn, nhờ đó họ có thể phát huy năng lực của mình một cách cao nhất. Người được đánh giá đúng năng lực sẽ hài lòng vì được công nhận. Họ sẽ làm việc hăng say hơn, năng suất lao động tăng cao, góp phần làm giảm chi phí. - Bên cạnh đó, về phía công ty, một khi đã đánh giá đúng người thì sẽ giảm được rất nhiều thời gian và tiền bạc trong việc đào tạo nhân viên. - Việc đánh giá năng lực nhân viên nằm trong các chuỗi hoạt động nhằm thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực được bao gồm trong một hệ thống quản lý và phát triển nguồn nhân lực được bao gồm trong một hệ thống quản lý và phát triển nguồn nhân lực dài hơi. Hệ thống này cần phải được xây dựng thật chi tiết, khoa học và phù hợp với mô hình và văn hóa của doanh nghiệp mới đảm bảo tính hiệu quả. 3.2. Những kiến nghị. Trong quá trình thực hiện qui trình nghiệp vụ, công ty gặp không ít những khó khăn làm cho công tác thực hiện của mình không được trôi chảy cũng như bị đình trệ. Sau khi phân tích tìm hiểu những nguyên nhân công ty có những kiền nghị với công ty Mẹ như sau: 3.2.1. Kiến nghị đối với công ty Mẹ. 3.2.1.1. Đối với việc thuê phương tiện vận tải quốc tế. - Khi Công ty Chantelle mở rộng tại Việt Nam, việc chọn nhà cung cấp vận tải quốc tế là điều hết sức cần thiết bởi nó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động XNK lâu dài của công ty. - Hiện tại công ty nhập theo điều kiện FOB, FCA nhưng công ty không được quyền chọn nhà cung cấp vận tải, công ty luôn trong tình trạng bị động mọi thông tin. Việc đánh giá nhà vận chuyển và có thể thay đổi nếu nhà vận chuyển không tốt nhưng công ty không có quyền quyết định. - Việc chọn nhà cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế là vô cùng quan trọng đối với công ty, bởi vì nếu công ty bị động trong công tác kiểm tra so sánh giá cả dịch vụ dẫn đến chi phí của công ty cao. - Bên cạnh đó khi công ty ngày càng mở rộng phát triển việc lựa chọn nhà cung cấp tại việt Nam cho một số NPL ở Việt Nam là điều rất cần thiết bởi vì sẽ giảm chi phí cho công ty rất nhiều. Khi công ty đã có bộ phận vật tư họ sẽ đảm nhiệm khâu này. Theo sơ đồ qui trình nhập khẩu NPL cho sản xuất của công ty hiện nay 99% NPL nhập khẩu từ nước ngoài, thậm chí vật liêu phụ tất cả NPL mua nhập kho và chuyển về Việt Nam, như vậy làm cho chi phí mua hàng, chi phí quản lý, chi phí vận chuyển tăng cao. Do vậy Chatelle Pháp cần kiểm tra lại nguồn cung cấp NPL và tìm ra giải pháp cho phù hợp. - Định hướng nhập khẩu cho công ty để công ty có thể chủ động hơn trong công tác NK. 3.2.1.2. Đối với thủ tục hành chánh - Kiến nghị hội đồng quản trị Chantelle Pháp có những giải pháp trước mắt như sau: Xem xét lại tất cả các khiếu nại từ Chantelle Viêt Nam, tìm ra nguyên nhân, đưa ra giải pháp khắc phục cụ thể - Kết hợp với phòng nhân sự Chantelle Việt Nam xây dựng qui trình đánh giá năng lực nhân viên, cũng như xây dựng qui quản lý nội bộ của công ty Chantele Việt Nam. - Xem xét lại cơ cấu tổ chức nhân sự làm việc trực tiếp với Chantelle Việt Nam liên quan đến qui trình NK NPL. Phải khắc phục triệt để sai sót không đáng xảy ra. Thông tin giữa các nhân viên nghiệp vụ phải rõ ràng, rành mạch tránh việc lập đi lập lại một vấn đề mà làm tốn khá nhiều thời gian. Nhân viên nghiệp vụ cần cẩn trọng trong công viêc hơn... 3.2.2. Kiến nghị với cơ quan Hải Quan. - Tuy đã áp dụng khai báo hải quan qua mạng, nhưng thủ tục đăng ký vẫn còn chậm, thủ tục hải quan đang thực hiện mất quá nhiều giấy tờ, gây mất nhiều thời gian cho công tác chuẩn bị. - Chi cục hải quan cần có đội ngũ công chức giàu kinh nghiệm cũng như đầu tư nguồn nhân lực có đủ năng lực và trình độ để đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc. Xây dựng lực lượng công chức hải quan có trình độ chuyên môn sâu, tiếp cận được khoa học công nghệ hiện đại. Xây dựng chương trình phân công kiểm tra hàng hoá tự động, trong đó xây dựng các tiêu chí gắn liền với nghiệp vụ chuyên môn và trình độ của công chức hải quan và các tiêu chí mặt hàng. - Bố trí cán bộ chuyên sâu về lĩnh vực quản lý hàng sản xuất xuất khẩu, sẵn sàng hổ trợ nghiệp vụ khi doanh nghiệp cân hổ trợ nghiệp vụ để công tác nhập NPL nhanh chóng - Thường xuyên mở các lớp huấn luyện nghiệp vụ mỗi khi có những thay đổi qui trình nghiệp vụ hải quan. - Hải quan nên thường xuyên tổ chức các cuộc đối thoại cùng doanh nghiệp, hướng dẫn cụ thể nhưng thông tư, quyết định sữa đổi để doanh nghiệp nắm bắt và cập nhật kịp thời cũng như gặp gỡ trao đỗi những khúc mắc mà các doanh nghiệp thường xuyên gặp phải, nhằm mục đích thực hiện đúng chức năng cơ quan hải quan là hổ trợ doanh nghiệp thuận lợi trong việc tăng gia sản xuất. 3.3. Kết luận chương 3. Từ những phân tích thực trạng qui trình công ty để tìm ra những mặt ưu đểm cũng như những mặt còn tồn tại của công ty vì vậy trong chương này em mạnh dạng đưa ra những gải pháp và đặt biệt là giải pháp qui định từng bước thực hiện qui trình nhập NPL của công ty. Những giải pháp và kiến nghị được đưa ra trên cơ sở nghiên cứu thực tế tại công ty nhằm hoàn thiện qui trình nhập khẩu NPL tai công ty. Kết luận: Là công ty mới thành lập chắc chắn rằng công ty sẽ gặp nhiều khó khăn cũng như trở ngại trong quá trình thực hiện qui trình NK của công ty, một khâu có thể nói là đầu tàu để hoạt động sản xuất của công ty diễn ra xuông sẽ vì vậy mục tiêu hoàn thiện qui trình nhập khẩu của các doanh nghiệp SX theo loại hình SXXK cũng chính góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, giúp danh nghiệp tăng gia sản xuất góp phần tăng trưởng kinh tế, giải quyết công ăn việc làm cho nước nhà. Với đề tài này đã tìm ra được những giải pháp để khắc phục những mặt còn tồn tại nhằm hoàn thiện qui trình nhập NPL để SXXK của công ty. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo công ty cũng như các phòng ban giúp em hoàn thành đề tài của mình. Em xin cảm ơn Cô Trần Thị Trang người trực tiếp hướng dẫn em thực hiện đề tài này TÀI LIỆU THAM KHẢO GS. TS. VÕ THANH THU Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu Nhà xuất bản Lao động – Xã hội. TSKH. PHAN NHIỆM Bài giảng : Thương vụ vận tải biển GS. TS. ĐOÀN THỊ HỒNG VÂN Th.S KIM NGỌC ĐẠT – Th.S HÀ ĐỨC SƠ> Quản trị rủi ro và khủng hoản Nhà xuất bản Lao động – Xã hội Trang web www.customs.gov.vn www.vietship.vn www.thuongmaivietnam.com.vn