Giáo trình Excel kỹ thuật - Viết file Excel chuyên nghiệp

Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 1 - tr−êng ®¹i häc b¸ch khoa tËp bµi gi¶ng khoa x©y dùng cÇu-®−êng M«n: Tin häc ¦D- PhÇn ®−êng « t« Tæng sè tiÕt : 30 tiÕt - H×nh thøc thi : thi thùc hµnh t¹i phßng m¸y PhÇn 3 : øng dông EXCEL trong tÝnh to¸n thiÕt kÕ ®−êng( 8 tiÕt ) 1. Môc ®Ých m«n häc : • Giíi thiÖu cho sinh viªn nh÷ng kiÕn thøc c¬ b¶n, thao t¸c c¬ b¶n vÒ phÇn mÒm øng dông Excel cña h·ng Microsoft – Mét phÇn mÒm øng dông chuyªn nghiÖp vÒ b¶ng tÝnh hiÖn nay. • Giíi thiÖu cho sinh viªn mét sè øng dông n©ng cao cña Excel ®Ó t¨ng tÝnh tù ®éng, chuyªn nghiÖp ho¸ b¶ng tÝnh; gi¶i quyÕt ®−îc c¸c c«ng viÖc phøc t¹p trong tÝnh to¸n, xö lý sè liÖu. 2. Yªu cÇu ®¹t ®−îc : • Sinh viªn ph¶i n¾m ®−îc c¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n vÒ Excel. • Sinh viªn ph¶i thao t¸c tèt khi sö dông Excel. • Sinh viªn ph¶i th«ng th¹o mét sè hµm cã s½n th«ng dông trong Excel ®Ó thiÕt lËp ®−îc c¸c b¶ng tÝnh tù ®éng theo ®Þnh h−íng cña ng−êi sö dông. • Häc viªn ph¶i sö dông thµnh th¹o chøc n¨ng vÏ biÓu ®å, ®å thÞ trong Excel tõ b−íc thiÕt lËp biÓu ®å, hiÖu chØnh biÓu ®å, x¸c ®Þnh t−¬ng quan gi÷a c¸c ®¹i l−îng vÏ. • Sinh viªn ph¶i sö dông thµnh th¹o chøc n¨ng t×m lêi gi¶i tèi −u b»ng SOLVER ®Ó cã thÓ gi¶i quyÕt ®−îc c¸c bµi to¸n ph¶i t×m lêi gi¶i theo ph−¬ng ph¸p ®óng dÇn. • 3. C¸c yªu cÇu kh¸c : • VÒ phÇn mÒm Excel : Excel 2000 – ®ñ chøc n¨ng ®å thÞ, Add – Ins & Solver. • VÒ kiÕn thøc cña sinh viªn : thµnh th¹o vÒ so¹n th¶o & cã kh¸i niÖm vÒ ng«n ng÷ lËp tr×nh. • Sinh viªn nªn cã m¸y tÝnh ®Ó ®äc hiÓu & lµm tr−íc vÝ dô, bµi tËp t¹i nhµ. 4. Ph©n phèi sè tiÕt häc : 10 tiÕt häc ®−îc ph©n phèi thµnh 02 buæi lý thuyÕt + thùc hµnh t¹i phßng m¸y. 5. Ph−¬ng ph¸p gi¶ng d¹y, häc tËp : - Bµi gi¶ng & bµi tËp ®−îc ph¸t tr−íc, sinh viªn ph¶i nghiªn cøu tr−íc bµi gi¶ng & phÇn bµi tËp ë nhµ tr−íc khi ®i häc & thùc hµnh. - §äc bµi gi¶ng theo tr×nh tù tõ ®Çu tíi cuèi; võa ®äc võa lµm c¸c vÝ dô & bµi tËp theo c¸c ch−¬ng, môc tõ dÔ tíi khã. - VÝ dô, bµi tËp ®−îc thùc hiÖn trong 1 sæ tÝnh; Ghi toµn bé néi dung vµo 01 ®Üa mÒm 1,44 MB hoÆc ®Üa CD ®Ó gi¸o viªn kiÓm tra khi ®i thùc hµnh. - Ghi chÐp c¸c vÊn ®Ò ch−a râ cÇn gi¶i thÝch thªm vµo mÆt tr¾ng cña tËp bµi gi¶ng ®Ó gi¸o viªn h−íng dÉn, gi¶i thÝch thªm trong qu¸ tr×nh häc & thùc hµnh. Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 2 - 5.1. PhÇn lý thuyÕt : Ch−¬ng 1 : C¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n ( 1 tiÕt LT + 1 tiÕt thùc hµnh ) 5.1.1. Më ®Çu 5.1.2. Mµn h×nh giao diÖn 5.1.3. C¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n 5.1.4. C¸c thao t¸c c¬ b¶n 5.1.5. C«ng thøc trong « tÝnh Ch−¬ng 2 : Sö dông c¸c hµm cã s½n trong Excel ( 1 tiÕt LT + 1 tiÕt thùc hµnh ) 5.1.6. Kh¸i niÖm 5.1.7. Ph©n lo¹i hµm 5.1.8. CÊu tróc hµm 5.1.9. Ph−¬ng ph¸p khai th¸c hµm 5.1.10. Mét sè hµm th«ng dông trong Excel & c¸c vÝ dô, bµi tËp Ch−¬ng 3 : T×m lêi gi¶i b»ng Solver ( 1 tiÕt LT + 1 tiÕt thùc hµnh ) 5.1.11. Kh¸i niÖm vÒ bµi to¸n ®óng dÇn 5.1.12. M« h×nh bµi to¸n ®óng dÇn 5.1.13. LËp m« h×nh bµi to¸n ®óng dÇn trong Excel 5.1.14. Gi¶i bµi to¸n ®óng dÇn b»ng Solver 5.1.15. C¸c vÝ dô minh ho¹, bµi tËp Ch−¬ng 4 : BiÓu ®å - ®å thÞ trong Excel ( 1 tiÕt LT + 1 tiÕt thùc hµnh ) 5.1.16. Më ®Çu 5.1.17. Tr×nh tù x¸c lËp biÓu ®å 5.1.18. X¸c lËp chuçi sè liÖu vÏ biÓu ®å 5.1.19. ThiÕt lËp biÓu ®å 5.1.20. HiÖu chØnh biÓu ®å 5.1.21. X¸c ®Þnh t−¬ng quan gi÷a c¸c ®¹i l−îng vÏ biÓu ®å 5.1.22. C¸c vÝ dô, bµi tËp 5.2. PhÇn bµi tËp : 5.2.1. Bµi tËp ch−¬ng 1 : 5.2.2. Bµi tËp ch−¬ng 2 : 5.2.3. Bµi tËp ch−¬ng 3 : 5.2.4. Bµi tËp ch−¬ng 4 : Bµi tËp c¸c ch−¬ng ®· ®−îc lång ghÐp trong bµi gi¶ng ë c¸c ch−¬ng. Sau khi ®· lµm hÕt c¸c bµi tËp, sinh viªn nªn tù t×m c¸ch gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc cña m×nh trong qu¸ tr×nh lµm c¸c ®å ¸n m«n häc, ®å ¸n tèt nghiÖp b»ng Excel ®Ó hiÓu cÆn kÏ thªm lý thuyÕt ®· ®−îc tr×nh bµy. Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 3 - ch−¬ng 1: C¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n 1. Më ®Çu 1.1. Kh¸i niÖm vµ lÞch sö ph¸t triÓn cña Excel : Excel lµ mét øng dông trong bé OFFICE cña h·ng MICROSOFT; øng dông nµy chuyªn nghiÖp vÒ xö lý b¶ng biÓu, b¶ng tÝnh . . . Excel du nhËp vµo ViÖt Nam kho¶ng n¨m 1993 víi phiªn b¶n ®Çu tiªn lµ Excel 4.0. Do mét sè h¹n chÕ vÒ nªn MICROSOFT nhanh chãng n©ng cÊp phÇn mÒm nµy lªn Excel 5.0. So víi Excel 4.0, phiªn b¶n Excel 5.0 cã ®iÓm kh¸c biÖt næi bËt lµ ng«n ng÷ t¹o lËp c¸c thñ tôc ( Macro ) vµ hµm ( Function ) cña ng−êi dïng ®−îc sö dông ng«n ng÷ lËp tr×nh Visual Basic, vµ néi dung ®−îc chøa trong mét trang tÝnh riªng biÖt ( Module). Vµo c¸c n¨m 1995, 1997, 2000, 2002 ®Òu cã c¸c phiªn b¶n Excel míi ngµy cµng ®−îc hoµn thiÖn, gÇn gòi víi ng−êi sö dông vµ ph¸t triÓn c¸c øng dông lµm viÖc nhãm, t¹o c¸c siªu liªn kÕt . . . HiÖn nay ®· cã phiªn b¶n Excel 2003 trong bé OFFICE t−¬ng øng. Trong gi¸o tr×nh nµy sÏ giíi thiÖu c¬ b¶n trªn nÒn Excel 2000 thuéc bé OFFICE 2000. 1.2. Kh¶ n¨ng cña Excel : Excel ®−îc hiÓu n«m na nh− mét b¶ng tÝnh ®iÖn tö ( v× giao diÖn chÝnh cña nã bao gåm mét b¶ng cã nhiÒu hµng & cét ). Excel cã c¸c kh¶ n¨ng sau ®©y : • Kh¶ n¨ng so¹n th¶o : cã thÓ sö dông Excel nh− mét phÇn mÒm so¹n th¶o v¨n b¶n ( VÝ dô : nh− Word ), song nã ®Æc biÖt m¹nh vÒ chøc n¨ng b¶ng biÓu, ®å thÞ. • Kh¶ n¨ng lËp tr×nh : cã thÓ sö dông Excel nh− mét ng«n ng÷ lËp tr×nh ®Ó gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc, bµi to¸n trong lý thuyÕt còng nh− trong thùc tÕ ( VÝ dô : nh− Pascal, V.B . . ). • Kh¶ n¨ng ph©n tÝch, sö lý, tæng hîp c¸c c¬ së d÷ liÖu : Excel hç trî c¸c c«ng cô ®Ó cã thÓ sö lý c¸c c¬ së d÷ liÖu nh− Foxpro, Access . . . • Ngoµi ra Excel cßn cã mét sè chøc n¨ng ®Æc biÖt nh− t¹o c¸c ®å thÞ, biÓu ®å; t×m lêi gi¶i theo lý thuyÕt tèi −u; t¹o c¸c b¶ng biÓu nhiÒu chiÒu . . . Cã thÓ nãi hiÖn nay Excel lµ mét øng dông kh«ng cã ®èi thñ c¹nh tranh ( tr−íc ®©y cã Quattro, lotus ). 1.3. C¸c −u, nhù¬c ®iÓm cña Excel : 1.3.1. ¦u ®iÓm : - RÊt dÔ sö dông : giao diÖn cña Excel rÊt gÇn gòi víi ng−êi dïng, ng−êi dïng cã thÓ sö dông Excel tuú theo tr×nh ®é, tuú theo møc ®é hiÓu biÕt nhiÒu hay Ýt vÒ Excel. - Trùc quan : c¸c c«ng thøc, c¸c hµm do ng−êi dïng thiÕt lËp trong « tÝnh lËp tøc sÏ tr¶ gi¸ trÞ ngay sau khi ®−îc nhËp; V× vËy ng−êi dïng dÔ dµng kiÓm so¸t kÕt qu¶ ngay trong qu¸ tr×nh thiÕt kÕ tÝnh to¸n. - §Þnh d¹ng ®¬n gi¶n : sè liÖu ®Çu vµo, c¸c kÕt qu¶ tÝnh to¸n trung gian ®−îc hiÓn thÞ ngay trong trang tÝnh cho phÐp ng−êi dïng dÔ dµng ®Þnh d¹ng, trang trÝ tr−íc khi kÕt xuÊt, in Ên. - Kh¶ n¨ng lµm viÖc nhãm : mét sæ tÝnh cña Excel cho phÐp nhiÒu ng−êi cã thÓ thiÕt kÕ, kiÓm tra trong cïng mét thêi ®iÓm. 1.3.2. Nh−îc ®iÓm : Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 4 - - DÔ nhÇm lÉn : c¸c c«ng thøc, c¸c hµm do ng−êi dïng thiÕt lËp trong « tÝnh khã kiÓm so¸t cÊu tróc, rÊt dÔ bÞ xo¸, bÞ söa ®æi trong qu¸ tr×nh thiÕt kÕ, sö dông. - Khã b¶o mËt : c¸c trang tÝnh, sæ tÝnh khã che dÊu, b¶o vÖ nÕu cã nhu cÇu. - BÞ khèng chÕ kÝch th−íc : do kÝch th−íc trang tÝnh cã giíi h¹n nªn kh«ng thÓ sö lý c¸c c¬ së d÷ liÖu cã sè cét hoÆc hµng lín h¬n kÝch th−íc trang tÝnh. 1.4. øng dông Excel trong thùc tÕ : MÆc dï cã mét sè nh−îc ®iÓm nh− võa nªu, song c¸c −u ®iÓm cña Excel vÉn lµ c¬ b¶n, nã cho phÐp gi¶i quyÕt ®−îc hÇu hÕt c¸c c«ng viÖc, bµi to¸n nhá vµ võa trong thùc tÕ häc tËp, s¶n xuÊt víi thêi gian thiÕt kÕ rÊt ng¾n. ChÝnh v× vËy, trong c«ng t¸c tÝnh to¸n, thiÕt kÕ c¸c c«ng tr×nh cÇu-®−êng hiÖn nay, hÇu hÕt ®Òu sö dông Excel nh− mét c«ng cô ®Ó tÝnh to¸n, sö lý sè liÖu trong c¸c kh©u c«ng t¸c nh− : tÝnh to¸n thiÕt kÕ; lËp kh¸i to¸n, dù to¸n; lËp hå s¬ dù thÇu; kiÓm to¸n kÕt cÊu trong thi c«ng; lËp quyÕt to¸n; lËp c¸c phiÕu kiÓm ®Þnh chÊt l−îng vËt liÖu & cÊu kiÖn . . . 2. Mµn h×nh giao diÖn cña Excel : Sau khi khëi ®éng Excel , mµn h×nh giao diÖn th«ng th−êng nh− ë h×nh 1 : Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 5 - 2.1. Dßng tiªu ®Ò ( Title bar ): chøa biÓu t−îng, tiªu ®Ò cña øng dông Microsoft Excel vµ tªn sæ tÝnh hiÖn hµnh ®ang lµm viÖc (Book1 ). 2.2. Menu ngang ( Menu bar): Mçi menu ®−îc thiÕt kÕ ®Ó thùc hiÖn mét nhãm c«ng viÖc nµo ®ã. Trong c¸c menu nµy l¹i chøa c¸c menu lÖnh ( menu item ). Mçi menu lÖnh ®−îc chän thùc chÊt lµ viÖc gäi mét thñ tôc cã s½n trong Excel thùc hiÖn. Cô thÓ : - File : chøa c¸c menu lÖnh qu¶n lý tËp tin, cµi ®Æt trang in, in Ên trang tÝnh . . . - Edit : chøa c¸c menu lÖnh hç trî qu¸ tr×nh so¹n th¶o, thiÕt kÕ trang tÝnh, sæ tÝnh. - View : chøa c¸c menu lÖnh quy ®Þnh chÕ ®é nh×n cña cöa sæ so¹n th¶o, qu¶n lý c¸c ®èi t−îng cña cöa sæ nh×n. - Insert : chøa c¸c menu lÖnh ®Ó chÌn c¸c ®èi t−îng vµo trang tÝnh, sæ tÝnh. - Format : chøa c¸c menu lÖnh ®Ó ®Þnh d¹ng c¸c ®èi tr−îng trong trang tÝnh, sæ tÝnh. - Tools : chøa c¸c menu lÖnh lµ c¸c øng dông n©ng cao cña Excel, hoÆc cho phÐp thay ®æi l¹i c¸c quy ®Þnh cã tr−íc ( c¸c mÆc ®Þnh ) trong Excel. - Data : chøa c¸c menu lÖnh ®Ó qu¶n lý c¸c CSDL, c¸c b¶ng nhiÒu chiÒu . . . - Window : chøa c¸c menu lÖnh qu¶n lý vïng so¹n th¶o, c¸c sæ tÝnh ®ang ®−îc më . . . - Help : Chøa c¸c lÖnh trî gióp. 2.3. C¸c thanh c«ng cô ( Tools bar ): Excel thiÕt kÕ nhiÒu d¶i c«ng cô; Mçi d¶i c«ng cô ®−îc thiÕt kÕ ®Ó thùc hiÖn mét nhãm c«ng viÖc nµo ®ã. Trong d¶i c«ng cô l¹i chøa c¸c c¸c nót lÖnh. Mçi nót lÖnh ®−îc chän thùc chÊt lµ viÖc gäi mét thñ tôc cã s½n trong Excel thùc hiÖn ( gièng nh− viÖc chän mét menu lÖnh ). ViÖc thiÕt kÕ c¸c nót lÖnh cho phÐp ng−êi sö dông kh«ng cÇn nhí tªn c¸c lÖnh trªn hÖ menu mµ chØ cÇn nhí biÓu t−îng cña nót lÖnh. §iÒu nµy cho phÐp ng−êi dïng sö dông tèt c¸c lÖnh khi kh«ng am hiÓu nhiÒu tiÕng Anh. C¸c thanh c«ng cô th«ng th−êng ph¶i cã bao gåm : - Thanh c«ng cô chuÈn ( Standard ) : chøa c¸c nót lÖnh vÒ l−u tr÷ tËp tin, hç trî so¹n th¶o, in Ên . . . - Thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng ( Formatting ) : chøa c¸c nót lÖnh vÒ ®Þnh d¹ng kiÓu ch÷, cì ch÷, phong c¸ch tr×nh bµy v¨n b¶n . . . 2.4. Thanh c«ng thøc( Formula bar ) : Excel ®Æc biÖt kh¸c Word lµ ë chç trong mµn h×nh giao diÖn cã bè trÝ mét thanh c«ng thøc. Thanh c«ng thøc cã 3 phÇn : - PhÇn bªn tr¸i : chøa ®Þa chØ cña « tÝnh hiÖn hµnh, hoÆc tªn vïng ®Þa chØ hiÖn hµnh do ng−êi dïng ®· ®Þnh nghÜa. Khung ®Þnh vÞ x¸c ®Þnh vÞ trÝ « tÝnh hiÖn hµnh C«ng thøc trong « tÝnh hiÖn hµnh §Þa chØ cña « tÝnh hiÖn hµnh Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 6 - - PhÇn ë gi÷a : chøa 1 dÊu b»ng cho phÐp ng−êi dïng nhËp c«ng thøc hoÆc hµm vµo « tÝnh. - PhÇn bªn ph¶i : hiÓn thÞ gi¸ trÞ, c«ng thøc hoÆc hµm ng−êi dïng ®· nhËp vµo « tÝnh. Khi thiÕt kÕ trang tÝnh, sæ tÝnh b¶o giê còng ph¶i cho hiÓn thÞ thanh c«ng thøc ®Ó dÔ dµng theo dâi c¸c c«ng thøc, hµm ®· nhËp vµo c¸c « tÝnh. 2.5. Dßng tr¹ng th¸i ( Status bar ) : bè trÝ ë ®¸y mµn h×nh so¹n th¶o ®Ó theo dâi qu¸ tr×nh so¹n th¶o, chØnh söa d÷ liÖu, hiÓn thÞ c¸c dßng trî gióp khi so¹n th¶o . . . 2.6. Tiªu ®Ò hµng, tiªu ®Ò cét : vïng so¹n th¶o cña Excel cã rÊt nhiÒu hµng & cét, v× vËy ®Ó x¸c ®Þnh ®Þa chØ c¸c « tÝnh theo hµng & cét Excel cÊu t¹o dßng tiªu ®Ò hµng ë cét ®Çu tiªn cña vïng so¹n th¶o, dßng tiªu ®Ò cét ë hµng ®Çu tiªn cña vïng so¹n th¶o. 2.7. §−êng « l−íi : dïng ®Ó ph©n chia ph¹m vi cña c¸c hµng, cét tõ ®ã x¸c ®Þnh ®−îc c¸c ®Þa chØ c¸c hµng, cét & « tÝnh hay vïng « tÝnh. 2.8. Khung ®Þnh vÞ ( K§V ) : lµ mét khung sÉm mÇu viÒn quanh 1 « tÝnh, cã thÓ di chuyÓn b»ng c¸c phÝm mòi tªn hoÆc trá chuét. Khi K§V n»m ë « tÝnh nµo th× « tÝnh ®ã ®−îc xem lµ « tÝnh hiÖn hµnh. Lóc nµy gi¸ trÞ hoÆc c«ng thøc trong « tÝnh sÏ ®−îc hiÓn thÞ ë vïng bªn ph¶i cña thanh c«ng thøc. 2.9. Trá chuét : trong Excel khi trá chuét n»m trong vïng so¹n th¶o sÏ lµ 1 dÊu thËp mµu tr¾ng dïng ®Ó chän ®èi t−îng, di chuyÓn; Ngoµi vïng so¹n th¶o trá chuét lµ mét mòi tªn nh− trong Worrd ®Ó chän ®èi t−îng hoÆc chän lÖnh. 2.10. Gê trang tÝnh ( Sheet tabs ) : lµ n¬i chøa c¸c tªn trang tÝnh ( sheets ) v× trong 1 sæ tÝnh cña Excel cã nhiÒu trang tÝnh. 2.11. Thanh tr−ît ®øng, thanh tr−ît ngang : dïng ®Ó di chuyÓn vïng nh×n sang ph¶i, tr¸i; hoÆc lªn trªn, xuèng d−íi v× trang tÝnh cña Excel rÊt réng. 3. C¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n : 3.1. Sæ tÝnh ( Workbook ) : Excel qu¶n lý c¸c File d−íi d¹ng c¸c sæ tÝnh. Mét sæ tÝnh cã tªn mÆc ®Þnh lµ book1, book2 . . . Trong mét sæ tÝnh cã tèi ®a 255 trang tÝnh; Mét sæ tÝnh míi ®−îc më sÏ cã mÆc ®Þnh 3 trang tÝnh Sheet1, Sheet2, Sheet3. 3.2. Trang tÝnh ( Sheet ) : ®−îc cÊu t¹o nh− mét b¶ng tÝnh cã nhiÒu hµng, nhiÒu cét. Mét trang tÝnh cã 65536 hµng & 256 cét. C¸c hµng ®−îc ®¸nh sè tõ 1 ®Õn 65536, c¸c cét th«ng th−êng ®−îc ®¸nh sè tõ A, B . . . ®Õn IU, IV. 3.3. « tÝnh ( Cell ) : ®©y lµ ®¬n vÞ c¬ b¶n trong Excel dïng ®Ó chøa d÷ liÖu. - Mét trang tÝnh sÏ chøa 65536x256 ≈ 4 triÖu « tÝnh; - Mét sæ tÝnh sÏ chøa 255x65536x256 ≈ 1tØ « tÝnh. D÷ liÖu ng−êi dïng nhËp vµo « tÝnh cã thÓ lµ : Tiªu ®Ò hµng Tiªu ®Ò cét Tiªu ®Ò hµng§−êng « l−íi Khung ®Þnh vÞ Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 7 - - Gi¸ trÞ : sè, chuçi . . . - §Þa chØ; - C«ng thøc; - Hµm. Excel sÏ sö dông d÷ liÖu trong c¸c « tÝnh th«ng qua ®Þa chØ cña « tÝnh ®ã. 4. C¸c thao t¸c c¬ b¶n : 4.1. Môc tiªu chän, ®èi t−îng chän : Khi thao t¸c trong Excel, bao giê còng ph¶i thùc hiÖn nguyªn t¾c : chän ®èi t−îng tr−íc khi xö lÝ ®èi t−îng ®ã ( Select then Action ). Cã nhiÒu c¸ch chän ®èi t−îng, ë ®©y sÏ giíi thiÖu 2 c¸ch c¬ b¶n nhÊt : khi dïng trá chuét & khi dïng bµn phÝm . 4.1.1. Chän 1 « tÝnh : Di chuyÓn khung ®Þnh vÞ ®Õn « tÝnh ®ã b»ng trá chuét hoÆc bµn phÝm. 4.1.2. Chän 1 vïng « liªn tôc : Dïng trá chuét : chän « tÝnh ë gãc trªn bªn ph¶i cña vïng cÇn chän, gi÷ nót tr¸i chuét khi di chuyÓn trá chuét ®Õn « tÝnh ë gãc d−íi bªn tr¸i cña vïng. Dïng bµn phÝm : di chuyÓn K§V ®Õn gãc trªn bªn ph¶i cña vïng cÇn chän, gi÷ phÝm Shift khi di chuyÓn K§V ®Õn « tÝnh ë gãc d−íi bªn tr¸i cña vïng. Vïng « ®−îc chän sÏ chuyÓn sang mµu ®en, riªng « tÝnh hiÖn hµnh vÉn sÏ cã mµu tr¾ng. VÝ dô h×nh bªn vïng « A1:C3 ®−îc chän cã mµu sÉm, « tÝnh A1 lµ « tÝnh hiÖn hµnh nªn cã mµu s¸ng 4.1.3. Chän vïng « gi¸n ®o¹n : Dïng trá chuét : chän vïng « tÝnh ®Çu tiªn, ®Ì gi÷ phÝm Ctrl khi chän c¸c vïng « tÝnh tiÕp theo. Dïng bµn phÝm : chän vïng « tÝnh ®Çu tiªn, nhÊn tæ hîp phÝm Shift + F8, chän vïng « tÝnh tiÕp theo . . . KÕt qu¶ chän nhiÒu vïng « xem h×nh bªn. L−u ý: ViÖc chän nhiÒu vïng « tÝnh tr−íc khi ®Þnh d¹ng sÏ cho phÐp gi¶m bít sè l−îng c¸c thao t¸c khi thiÕt kÕ trang tÝnh, sæ tÝnh. 4.1.4. Chän hµng, nhiÒu hµng : Dïng trá chuét : chän sè thø tù hµng trong cét tiªu ®Ò hµng; NÕu muèn chän nhiÒu hµng gi÷ nót tr¸i chuét khi di chuyÓn trá chuét ®Õn c¸c hµng tiÕp theo. Dïng bµn phÝm : chuyÓn K§V ®Õn 1 « tÝnh bÊt kú trong hµng cÇn chän, nhÊn tæ hîp phÝm Shift + SpaceBar ®Ó chän hµng. NÕu muèn chän nhiÒu hµng gi÷ phÝm Shift khi di chuyÓn trá chuét ®Õn c¸c hµng tiÕp theo. 4.1.5. Chän cét, nhiÒu cét : Dïng trá chuét : chän sè thø tù cét trong hµng tiªu ®Ò cét; NÕu muèn chän nhiÒu cét gi÷ nót tr¸i chuét khi di chuyÓn trá chuét ®Õn c¸c cét tiÕp theo. Dïng bµn phÝm : chuyÓn K§V ®Õn 1 « tÝnh bÊt kú trong cét cÇn chän, nhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + SpaceBar ®Ó chän hµng. NÕu muèn chän nhiÒu hµng gi÷ phÝm Shift khi di chuyÓn trá chuét ®Õn c¸c cét tiÕp theo. 4.1.6. Chän trang tÝnh, nhiÒu trang tÝnh : Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 8 - Di chuyÓn trá chuét ®Õn tªn trang tÝnh, nhÊn nót tr¸i chuét chän tªn trang tÝnh trong Sheet Tabs ( xem môc 2.10 ); Muèn chän nhiÒu trang tÝnh ®Ì gi÷ phÝm Ctrl khi chän c¸c trang tÝnh kÕ tiÕp. 4.1.7. Chän c¸c ®èi t−îng kh¸c : Di chuyÓn trá chuét ®Õn ®èi t−îng, nhÊn nót tr¸i chuét ®Ó chän ®èi t−îng. 4.2. Di chuyÓn trong trang tÝnh, gi÷a c¸c trang tÝnh, gi÷a c¸c sæ tÝnh : 4.2.1. Di chuyÓn trong trang tÝnh : Dïng c¸c phÝm mòi tªn hoÆc trá chuét ®Ó di chuyÓn khung ®Þnh vÞ . 4.2.2. Di chuyÓn gi÷a c¸c trang tÝnh : T¹i 1 thêi ®iÓm, Excel chØ lµm viÖc víi 1 trang tÝnh, trang tÝnh nµy ®−îc gäi lµ trang tÝnh hiÖn hµnh. Muèn chuyÓn sang lµm viÖc víi 1 trang tÝnh kh¸c dïng trá chuét chän tªn trang tÝnh trong Sheet Tabs hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm Ctrl+Page Up ( ®Ó tíi trang tÝnh tr−íc ) hoÆc Ctrl + Page Down ( ®Ó tíi trang tÝnh sau ). 4.2.3. Di chuyÓn gi÷a c¸c sæ tÝnh : NÕu cã nhiÒu sæ tÝnh ®−îc më ®ång thêi, t¹i 1 thêi ®iÓm, Excel còng chØ lµm viÖc víi 1 sæ tÝnh, sæ tÝnh nµy còng ®−îc gäi lµ sæ tÝnh hiÖn hµnh. Muèn chuyÓn sang lµm viÖc víi 1 sæ tÝnh kh¸c chän Menu Window, chän tªn trang tÝnh cÇn chuyÓn tíi trªn Menu. 4.3. §Æt tªn : 4.3.1. §Æt tªn cho sæ tÝnh : Chän Menu File – Save hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm Ctrl+S ®Ó vµo chÕ ®é ®Æt tªn. NhËp tªn sæ tÝnh vµo môc File name rèi nhÊn OK hoÆc ENTER. 4.3.2. §Æt tªn cho trang tÝnh : Chän Menu Format – Sheet- Rename hoÆc nhÊp ®óp vµo tªn trang tÝnh trªn Sheet Tabs ®Ó vµo chÕ ®é ®Æt tªn. NhËp tªn trang tÝnh råi nhÊn ENTER. Tªn trang tÝnh nªn ®Æt theo c¸ch ®Æt tªn cña DOS vµ ph¶i thÓ hiÖn ®−îc ý nghÜa cña trang tÝnh. Nh− vÝ dô bªn, trang tÝnh 1 & 2 ®−îc ®Æt tªn ®Ó biÕt chóng chøa néi dung bµi tËp 1_1 vµ 1_2. L−u ý : kh«ng nªn dïng dÊu g¹ch ngang ( - ) mµ nªn dïng dÊu nèi d−íi ( _ ) khi ®Æt tªn. 4.3.3. §Æt tªn cho vïng « tÝnh : Mét vïng « tÝnh liªn tôc cã thÓ ®−îc ®Æt thµnh mét tªn cho dÔ sö dông hoÆc truy cËp d÷ liÖu. C¸ch ®Æt tªn : Chän vïng «, gäi Menu Insert-Name-Define; NhËp tªn vïng « vµo môc Names in worbook & nhÊn nót Add trong hép tho¹i ( xem h×nh trang sau ). L−u ý : còng nªn ®Æt tªn cho vïng « tÝnh theo nguyªn t¾c ®Æt tªn cña DOS ®Ó tr¸nh c¸c phiÒn phøc sau nµy. Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 9 - Mét tªn ®Æt nhÇm cã thÓ xo¸ bá. C¸ch xo¸ : gäi Menu Insert-Name-Define; Chän tªn vïng « trong môc Names in worbook & nhÊn nót Delete trong hép tho¹i. 4.4. NhËp d÷ liÖu vµo « tÝnh : Di chuyÓn ®Õn « tÝnh cÇn nhËp d÷ liÖu, nhËp d÷ liÖu råi x¸c nhËn b»ng c¸ch nhÊn phÝm ENTER hoÆc TAB. NhÊn ENTER ®Ó nhËp d÷ liÖu theo cét, nhÊn TAB ®Ó nhËp d÷ liÖu theo hµng. Khi d÷ liÖu ®· ®−îc nhËp, Excel sÏ tù ®éng nhËn diÖn d÷ liÖu. Trong mäi tr−êng hîp Excel sÏ diÔn dÞch d÷ liÖu ra d−íi d¹ng sè ( Number ) ®Ó h¹n chÕ sè l−îng bé nhí ph¶i qu¶n lý d÷ liÖu trong c¸c « tÝnh ( kiÓu d÷ liÖu sè cã sè byte nhá nhÊt ). Khi d÷ liÖu nhËp vµo « tÝnh diÔn dÞch ®−îc ra d¹ng sè Excel sÏ tù ®éng c¨n lÒ d÷ liÖu ë bªn ph¶i cña « tÝnh nh− ë « A1, C1, E1. Khi d÷ liÖu nhËp vµo « tÝnh kh«ng thÓ diÔn dÞch ®−îc ra d¹ng sè Excel sÏ hiÓu ®ã lµ 1 chuçi & tù ®éng c¨n lÒ d÷ liÖu ë bªn tr¸i cña « tÝnh nh− ë « B1, D1, F1. Trong Excel kiÓu ®Þnh ®Þnh d¹ng mÆc ®Þnh lµ kiÓu Mü ( English-United States ), v× vËy « B1 nhËp vµo 12345678,9 sÏ ®−îc hiÓu lµ d¹ng chuçi v× ®Þnh d¹ng kiÓu Mü dïng dÊu chÊm ( . ) ®Ó ng¨n c¸ch phÇn nguyªn & phÇn thËp ph©n chø kh«ng ph¶i dÊu phÈy ( , ); T−¬ng tù, ®Þnh d¹ng ngµy theo kiÓu Mü lµ th¸ng/ngµy/n¨m (M/D/Y) v× vËy nÕu nhËp d÷ liÖu nh− ë « D1 Excel sÏ hiÓu ®ã lµ 1 chuçi, kh«ng ph¶i mét ngµy ( v× trong n¨m kh«ng cã th¸ng 25 ). Ngµy 9 th¸ng 5 n¨m 2004 nh− ®· nhËp ë « C1 ®−îc Excel xö lý d−íi d¹ng sè lµ 38116 ( v× ngµy gèc – ngµy ®Çu tiªn ®−îc ®Þnh nghÜa – ngµy thø 1 – lµ ngµy 01 th¸ng 01 n¨m 1900 ). Theo c¸ch ®Þnh nghÜa nµy th× ngµy 01 th¸ng 01 n¨m 1901 lµ thø 367, ngµy 9 th¸ng 5 n¨m 2004 lµ ngµy thø 38116. 1:00:00 AM ë « E1 sÏ ®−îc Excel diÔn dÞch ra sè 0,0416667 ®Ó xö lý nh− ë « E2 (0,0416667 = 1/24). L−u ý : ®Ó ®æi kiÓu ®Þnh d¹ng sè, ngµy - theo kiÓu ViÖt Nam tiÕn hµnh nh− sau : - NhÊn nót Start ®Ó khëi ®éng Menu Start cña Window; - Chän Settings – Control panel – Regional and Language Options; - Trong môc Regional Options ®æi kiÓu English (United States) thµnh Vietnamese hoÆc French ( France ) råi nhÊn nót Apply. 4.5. ChØnh söa d÷ liÖu trong « tÝnh : D÷ liÖu ®· nhËp vµo « tÝnh cã thÓ cã c¸c sai sãt cÇn ph¶i chØnh söa. C¸ch chØnh söa d÷ liÖu cã c¸c b−íc nh− sau : Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 10 - Fill Hand - Chän « tÝnh cÇn chØnh söa; - Vµo chÕ ®é chØnh söa ( Edit ) b»ng c¸c c¸ch : o NhÊn phÝm F2; o NhÊp ®óp nót tr¸i chuét; o NhÊp chuét nót tr¸i chuét vµo vïng bªn ph¶i cña thanh c«ng thøc; - Thùc hiÖn c¸c thao t¸c chØnh söa d÷ liÖu (gièng c¸c thao t¸c so¹n th¶o trong Word). - X¸c nhËn viÖc chØnh söa b»ng c¸ch nhÊn ENTER hoÆc TAB; Huû bá viÖc chØnh söa b»ng c¸ch nhÊn phÝm ESC. L−u ý : Khi ®ang thùc hiÖn viÖc chØnh söa d÷ liÖu trong « tÝnh, dßng tr¹ng th¸i sÏ hiÓn thÞ ch÷ Edit; Lóc nµy khi chän hÖ Menu, chØ cã mét sè lÖnh liªn quan ®Õn c«ng t¸c so¹n th¶o míi cã hiÖu lùc; c¸c lÖnh kh¸c sÏ bÞ mê ®i; muèn gäi c¸c lÖnh nµy b¾t buéc ph¶i x¸c nhËn viÖc chØnh söa d÷ liÖu. 4.6. Thao t¸c sao chÐp : C«ng t¸c sao chÐp cho phÐp ng−êi dïng cã thÓ rót ng¾n qu¸ tr×nh thiÕt kÕ trang tÝnh, sæ tÝnh trong Excel. §Ó sao chÐp néi dung trong 1 « tÝnh hoÆc vïng « tÝnh ®Õn vÞ trÝ míi, tr×nh tù thùc hiÖn nh− sau : n Chän « tÝnh hoÆc vïng « tÝnh ( « tÝnh nguån ); o Thùc hiÖn thao t¸c chÐp néi dung ( Copy ) b»ng c¸c c¸ch : o NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + C; o Gäi Menu Edit – chän lÖnh Copy; o NhÊn nót lÖnh Copy trªn thanh c«ng cô chuÈn o §−a trá chuét vµo trong vïng chän, nhÊn nót ph¶i chuét råi chän lÖnh Copy trªn Menu rót gän; p Di chuyÓn K§V ®Õn vÞ trÝ cÇn sao chÐp d÷ liÖu tíi; q Thùc hiÖn thao t¸c d¸n ( Paste ) b»ng c¸c c¸ch : o NhÊn phÝm Enter hoÆc tæ hîp phÝm Ctrl + V; o Gäi Menu Edit – chän lÖnh Paste; o NhÊn nót lÖnh Paste trªn thanh c«ng cô chuÈn; o §−a trá chuét vµo trong vïng chän, nhÊn nót ph¶i chuét råi chän lÖnh Paste trªn Menu rót gän; Ghi chó : c §Ó sao chÐp 1 néi dung ®Õn nhiÒu ®Þa chØ, thùc hiÖn c¸c b−íc n - o; ë b−íc p chän vïng « sÏ ®−îc sao chÐp néi dung tíi råi thùc hiÖn b−íc q d NÕu vïng « tÝnh nguån kÒ liÒn vïng « tÝnh ®Ých cã thÓ dïng chøc n¨ng Fill Hand ®Ó sao chÐp. Fill Hand lµ mét nót nhá mµu ®en n»m ë gãc d−íi cïng bªn tr¸i cña « tÝnh hiÖn hµnh hoÆc cña vïng chän. Khi trá chuét vµo vÞ trÝ nµy th× trá chuét sÏ trë thµnh mét dÊu + mµu ®en ( thay v× th«ng th−êng lµ mµu tr¾ng ). Gi÷ nót tr¸i chuét trong khi kÐo néi dung cña vïng chän ®Õn c¸c vÞ trÝ míi. NÕu « tÝnh ®Ých lµ 1 sè, nhÊn nót Crtl trong qu¸ tr×nh sao chÐp, sau ®ã nh¶ nót tr¸i chuét tr−íc, nh¶ phÝm Crtl sau c¸c gi¸ trÞ khi sao chÐp sÏ ®−îc t¨ng 1 ®¬n vÞ. C¸ch nµy th−êng ®−îc dïng ®Ó ®¸nh sè thø tù. Nót lÖnh Copy Nót lÖnh Paste Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 11 - 4.7. Thao t¸c c¾t d¸n : n Chän « tÝnh hoÆc vïng « tÝnh ( « tÝnh nguån ); o Thùc hiÖn thao t¸c c¾t ( Cut ) b»ng c¸c c¸ch : o NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + X; o Gäi Menu Edit – chän lÖnh Cut; o NhÊn nót lÖnh Cut trªn thanh c«ng cô chuÈn o §−a trá chuét vµo trong vïng chän, nhÊn nót ph¶i chuét råi chän lÖnh Cut trªn Menu rót gän; p Di chuyÓn K§V ®Õn vÞ trÝ cÇn sao chÐp d÷ liÖu tíi; q Thùc hiÖn thao t¸c d¸n ( Paste ) t−¬ng tù nh− trªn; 4.8. Thao t¸c di chuyÓn : Th−êng ®−îc sö dông khi muèn di chuyÓn 1 vïng « tÝnh ®· nhËp d÷ liÖu ®Õn vÞ trÝ míi. 4.8.1. Di chuyÓn b»ng c¸ch c¾t-d¸n : thùc hiÖn nh− thao t¸c c¾t-d¸n. 4.8.2. Di chuyÓn b»ng c¸ch rª-th¶ : n Chän « tÝnh hoÆc vïng « tÝnh; o §−a trá chuét vµo 1 trong 4 ®−êng biªn cña vïng « cho ®Õn khi nã trë thµnh 1 mòi tªn. Gi÷ nót tr¸i chuét trong qu¸ tr×nh “ R£ “ vïng « ®Õn vÞ trÝ míi råi “TH¶” chuét. Vïng chän sÏ ®Ì lªn vÞ trÝ míi. Muèn vïng chän chÌn vµo vÞ trÝ míi, gi÷ thªm phÝm Shift trong qu¸ tr×nh rª-th¶. 4.9. Thao t¸c chÌn, xo¸ : 4.9.1. ChÌn thªm « tÝnh : n ChuyÓn K§V ®Õn vÞ trÝ cÇn chÌn thªm « tÝnh; o Gäi thñ tôc chÌn « tÝnh b»ng c¸ch : Gäi Menu Insert – Cell hoÆc nhÊp ph¶i chuét chän lÖnh Insert. p Chän mét trong c¸c tuú chän ë hép tho¹i Insert : - Shift cells right - « tÝnh hiÖn hµnh sÏ dÞch sang ph¶i. - Shift cells right - « tÝnh hiÖn hµnh sÏ dÞch xuèng d−íi. - Entire row – chÌn thªm 1 hµng, hµng hiÖn hµnh sÏ dÞch xuèng d−íi. - Entire column – chÌn thªm 1 cét, cét hiÖn hµnh sÏ dÞch sang ph¶i. 4.9.2. ChÌn thªm hµng : C¸ch 1 : nh− trªn – chän Entire row. C¸ch 2 : n Chän hµng ( hoÆc nhiÒu hµng ); o Gäi thñ tôc chÌn hµng b»ng c¸ch : Gäi Menu Insert – Row hoÆc nhÊp ph¶i chuét chän lÖnh Insert. 4.9.3. ChÌn thªm cét : C¸ch 1 : nh− trªn – chän Entire column. C¸ch 2 : n Chän cét ( hoÆc nhiÒu cét ); o Gäi thñ tôc chÌn cét b»ng c¸ch : Gäi Menu Insert – Column hoÆc nhÊp ph¶i chuét chän lÖnh Insert. 4.9.4. ChÌn thªm trang tÝnh : n Chän trang tÝnh cÇn chÌn thªm 1 trang tÝnh tr−íc nã; o Gäi thñ tôc chÌn trang tÝnh b»ng c¸ch : Gäi Menu Insert – Worksheet hoÆc nhÊp ph¶i chuét vµo tªn trang tÝnh chän lÖnh Insert – chän Worksheet - OK. 4.9.5. Xo¸ « tÝnh : n ChuyÓn K§V ®Õn vÞ trÝ cÇn xo¸ « tÝnh hoÆc chän vïng « tÝnh cÇn xo¸ khái trang tÝnh; Nót lÖnh Cut Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 12 - o Gäi thñ tôc xo¸ b»ng c¸ch : Gäi Menu Edit – Delete hoÆc nhÊp ph¶i chuét chän lÖnh Delete p Chän mét trong c¸c tuú chän ë hép tho¹i Delete : - Shift cells left - « tÝnh bªn tr¸i sÏ dÞch ®Õn « tÝnh hiÖn hµnh. - Shift cells up - « tÝnh phÝa d−íi sÏ dÞch ®Õn « tÝnh hiÖn hµnh. - Entire row – xo¸ c¶ hµng hiÖn hµnh, hµng d−íi dÞch lªn. - Entire column – xo¸ c¶ cét hiÖn hµnh, cét ph¶i dÞch sang. L−u ý : c¸ch trªn ®Ó xo¸ c¶ « tÝnh, ph¶i rÊt thËn träng khi dïng thao t¸c nµy. Trong tr−êng hîp chØ cÇn xo¸ néi dung trong « tÝnh th× thao t¸c hoµn toµn kh¸c : n ChuyÓn K§V ®Õn vÞ trÝ cÇn xo¸ « tÝnh hoÆc chän vïng « tÝnh cÇn xo¸ néi dung; o Gäi thñ tôc xo¸ b»ng c¸ch : NhÊn nót Delete hoÆc gäi Menu Edit  Clear  All hoÆc nhÊp ph¶i chuét chän Clear contents 4.9.6. Xo¸ hµng : C¸ch 1 : nh− trªn – chän Entire row. C¸ch 2 : n Chän hµng ( hoÆc nhiÒu hµng ); o Gäi thñ tôc xo¸ hµng b»ng c¸ch : Gäi Menu Edit – Delete... hoÆc nhÊp ph¶i chuét chän lÖnh Delete... 4.9.7. Xo¸ cét : C¸ch 1 : nh− trªn – chän Entire column. C¸ch 2 : n Chän cét ( hoÆc nhiÒu cét ); o Gäi thñ tôc xo¸ b»ng c¸ch : Gäi Menu Edit – Delete... hoÆc nhÊp ph¶i chuét chän lÖnh Delete... 4.9.8. Xo¸ trang tÝnh : n Chän trang tÝnh hoÆc nhiÒu trang tÝnh cÇn xo¸; o Gäi thñ tôc xo¸ b»ng c¸ch : Gäi Menu Edit – Delete Worksheet hoÆc nhÊp ph¶i chuét vµo tªn trang tÝnh chän lÖnh Delete... sau ®ã x¸c nhËn b»ng c¸ch nhÊn nót OK. 4.10. §Þnh d¹ng « tÝnh : Khi nhËp d÷ liÖu vµo « tÝnh, nh− chóng ta ®· biÕt Excel sÏ tù ®éng nhËn diÖn d÷ liÖu ®ång thêi còng tù ®éng ®Þnh d¹ng d÷ liÖu. D÷ liÖu trong 1 « tÝnh chøa tíi 6 néi dung ®Þnh d¹ng : - Number - ®Þnh d¹ng kiÓu d÷ liÖu; - Alignment - - ®Þnh d¹ng, c¨n chØnh lÒ; - Font - ®Þnh d¹ng kiÓu ch÷; - Border - ®Þnh d¹ng ®−êng viÒn; - Patterns - ®Þnh d¹ng nÒn; - Protection - ®Þnh d¹ng thuéc tÝnh b¶o vÖ. §Ó ®Þnh d¹ng 1 « tÝnh hoÆc vïng « tiÕn hµnh nh− sau : n Chän « tÝnh ( hoÆc vïng « tÝnh ); o Gäi chÕ ®é ®Þnh d¹ng ( Format ) b»ng c¸ch : gäi Menu Format – Cell hoÆc nhÊp ph¶i chuét – chän lÖnh Format Cell; p Thùc hiÖn c¸c néi dung ®Þnh d¹ng råi nhÊn OK; 4.10.1 §Þnh d¹ng kiÓu d÷ liÖu trong « tÝnh ( Number ) : nhÊn chän Number gê chän. Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 13 - - General  kiÓu tæng qu¸t; - Number  kiÓu sè; trong ®ã : Decimal place quy ®Þnh viÖc hiÓn thÞ sè sè lÎ thËp ph©n, Use 1000 Separator quy ®Þnh viÖc dïng dÊu chÊm ng¨n c¸ch hµng ngh×n, triÖu, tØ . . . - Currency  kiÓu tiÒn tÖ; - Accounting  kiÓu thanh to¸n; - Date  kiÓu ngµy; - Time  kiÓu giê; - Percentage  kiÓu phÇn tr¨m; - Fraction  kiÓu diÖn tÝch; - Scientific  kiÓu khoa häc; - Text  kiÓu chuçi; - Special  kiÓu ®Æc biÖt; - Custom  kiÓu ng−êi dïng tù ®Þnh nghÜa. 4.10.2 §Þnh d¹ng lÒ d÷ liÖu trong « tÝnh (Alignment ) : - Horizontal  c¨n chØnh theo chiÒu ngang « tÝnh. Khi nhÊn nót tam gi¸c bªn ph¶i sÏ cã thùc ®¬n lùa chän : . Left  c¨n lÒ tr¸i; . Center  c¨n gi÷a; . Right  c¨n lÒ ph¶i; . Fill  lµm ®Çy néi dung vïng chän b»ng c¸ch lÆp ®i lÆp l¹i d÷ liÖu gèc trong « tÝnh; . Justify  tù ®éng xuèng hµng khi d÷ liÖu dµi qu¸ chiÒu réng « tÝnh; . Center Across Selection  §−a néi dung ë « tÝnh ®Çu tiªn cña vïng chän vµo chÝnh gi÷a; Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 14 - - Vertical  c¨n chØnh theo chiÒu ®øng « tÝnh. Khi nhÊn nót tam gi¸c bªn ph¶i sÏ cã thùc ®¬n lùa chän : . Top  d÷ liÖu n»m ë ®Ønh « tÝnh; . Center  d÷ liÖu n»m ë gi÷a « tÝnh; . Bottom  d÷ liÖu n»m ë ®¸y « tÝnh; . Justify  tù ®éng xuèng hµng khi d÷ liÖu dµi qu¸ chiÒu réng « tÝnh; Ngoµi ra cßn cã c¸c hép kiÓm tra : - Wrap text  tù ®éng xuèng hµng &c¨n lÒ 2 bªn; - Shring to Fit – tù ®éng thay ®æi cì ch÷ cho võa ®óng chiÒu ngang « tÝnh; - Merge cell  gép c¸c « tÝnh trong vïng chän thµnh 1 « tÝnh duy nhÊt. Thuéc tÝnh Orientation cho phÐp tr×nh bµy d÷ liÖu trong « tÝnh theo h−íng th¼ng ®øng hoÆc xiªn gãc ( th«ng th−êng lµ n»m ngang ). Bµi tËp 1.1 : So¹n th¶o 1 trang tÝnh cã néi dung nh− h×nh d−íi : - NhËp chuçi : B¶ng tÝnh khèi l−îng ®µo ®¾p ph−¬ng ¸n 1 vµo « tÝnh A1; - Chän vïng « A1:I1 & B3:B23; Gäi Menu Format – Cell – Alignment – Horizontal - Center Across Selection – OK; - NhËp sè liÖu vµo c¸c « A2:I2; - Chän vïng « A2:I2; Gäi Menu Format – Cell – Alignment – Horizontal – Center- OK; - NhËp sè 1 vµo « A3; Chän « A3; dïng Fill Hande ®Ó sao chÐp d÷ liÖu ®Õn c¸c « A4:A23 – Khi sao chÐp nhÊn thªm phÝm Crtl ®Ó d÷ liÖu tù t¨ng gi¸ trÞ. Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 15 - - NhËp d÷ liÖu vµo c¸c « tÝnh cßn l¹i; - Chän vïng « C3:I23; Gäi Menu Format – Cell – Number- Decimal place chän 2 ®Ó hiÓn thÞ 2 sè lÎ thËp ph©n; NhÊn tr¸i chuét ®Ó bËt hép kiÓm tra phÝa tr−íc Use 1000 Separator ®Ó x¸c nhËn quy ®Þnh viÖc dïng dÊu chÊm ng¨n c¸ch hµng ngh×n, triÖu, tØ. - §æi tªn trang tÝnh thµnh BT1_1 4.10.3 §Þnh d¹ng kiÓu ch÷ trong « tÝnh (Font ) : - Font : chän kiÓu ch÷; - Font style : chän phong c¸ch ch÷ ( th«ng th−êng, nghiªng, ®Ëm, võa nghiªng võa ®Ëm); - Size : chän kiÓu ch÷; - Underline : chän kiÓu g¹ch d−íi ch÷; - Color : chän mµu s¾c ch÷; - Striketthrough : Ghi chó lo¹i bá ch÷; - Superscrip : chän ch÷ thµnh chØ sè trªn; - Subscrip : chän ch÷ thµnh chØ sè d−íi. 4.10.4 §Þnh d¹ng ®−êng viÒn « tÝnh (Border) : C¸c ®−êng l−íi ( Gridline ) th−êng kh«ng ®−îc hiÓn thÞ khi in Ên trang tÝnh; v× vËy ®Ó viÒn quanh trang tÝnh ph¶i ®Þnh d¹ng kiÓu ®−êng viÒn. - None : kh«ng viÒn vïng chän; - Outline : chØ viÒn nÐt xung quanh vïng chän; - Inside : chØ viÒn c¸c nÐt bªn trong vïng chän; - Line Style : x¸c lËp kiÓu ®−êng viÒn; - Color : x¸c lËp mÇu cña ®−êng viÒn. Nguyªn t¾c chung : bao giê còng x¸c ®Þnh mµu ®−êng viÒn trong Color tr−íc; X¸c ®Þnh kiÓu ®−êng viÒn trong Line Style vµ cuèi cïng x¸c ®Þnh viÒn ë ®©u trong Presets hoÆc Border b»ng c¸ch bËt t¾t c¸c nót biÓu t−îng. Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 16 - Bµi tËp 1.2 : So¹n th¶o 1 trang tÝnh cã néi dung nh− h×nh d−íi : - NhËp chuçi vµo « A1; §Þnh d¹ng ®Ó chuçi vµo gi÷a vïng « A1:I1; - NhËp hµng tiªu ®Ò A2:I2; Nhí r»ng khi cÇn xuèng hµng trong 1 « tÝnh th× nhÊn tæ hîp phÝm Alt+Enter; - NhËp ký tù I vµo « A3; chän vïng « A3:A5; Gäi Format – Cell – Alignment – Merge Cell ®ång thêi ®Þnh d¹ng c¨n chØnh cho chuçi vµo gi÷a « tÝnh theo c¶ chiÒu ngang & chiÒu ®øng; - NhËp & ®Þnh d¹ng c¸c d÷ liÖu trong vïng « B3:I4 & « I5; - NhËp chuçi : “Trung b×nh” vµo « A5; ®Þnh d¹ng c¨n chØnh lÒ ®Ó cã kÕt qu¶ nh− trªn; - Chän vïng « A3:I5; §Þnh d¹ng ®−êng viÒn ( bËt c¶ nót Outline & Inside ); - Quan s¸t trang tÝnh trªn nhËn thÊy : c¸c vïng d÷ liÖu phÝa d−íi gièng vïng d÷ liÖu võa nhËp, v× vËy ®Ó nhanh chãng ta dïng thñ tôc sao chÐp b»ng c¸ch : o Chän vïng « A3:I5; o Thùc hiÖn thao t¸c sao chÐp; o Chän vïng « : A6:I20; o Thùc hiÖn thao t¸c d¸n; - Söa hoÆc nhËp l¹i d÷ liÖu trong vïng « tÝnh võa sao chÐp cho ®óng víi bµi tËp. 4.10.5 §Þnh d¹ng nÒn « tÝnh (Patterns ) : §Ó trang trÝ « tÝnh, nhÊn m¹nh c¸c « tÝnh quan träng cã thÓ ®Þnh d¹ng nÒn « tÝnh. Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 17 - - Color : x¸c ®Þnh mµu nÒn cña « tÝnh; - Pattern : x¸c ®Þnh kiÓu t« nÒn khi nhÊn vµo nót tam gi¸c bªn ph¶i, chän c¸c kiÓu t« nÒn b»ng c¸ch nhÊn nót tr¸i chuét ®Ó chän. 4.10.6 §Þnh d¹ng thuéc tÝnh b¶o vÖ « tÝnh (Protection ) : C¸c « tÝnh quan träng th−êng sÏ ®−îc ®Æt thuéc tÝnh b¶o vÖ sau khi trang tÝnh, sæ tÝnh ®· ®−îc thiÕt kÕ xong. - Locked : thuéc tÝnh b¶o vÖ; C¸c « tÝnh ®−îc ®Æt thuéc tÝnh nµy sÏ kh«ng ®−îc phÐp chØnh söa khi trang tÝnh ®· ®−îc b¶o vÖ; - hidden : thuéc tÝnh Èn c«ng thøc; C¸c « tÝnh ®−îc ®Æt thuéc tÝnh nµy sÏ kh«ng hiÓn thÞ c«ng thøc khi trang tÝnh ®· ®−îc b¶o vÖ. Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 18 - Bµi tËp 1.3 : So¹n th¶o 1 trang tÝnh cã néi dung nh− h×nh d−íi : - NhËp sè liÖu; - §Þnh d¹ng ®−êng viÒn ®Ó trang tÝnh cã kÕt qu¶ gièng nh− h×nh; - T¾t thuéc tÝnh ®−êng viÒn b»ng c¸ch : gäi Menu Tools – Options - View - t¾t hép kiÓm tra Gridline – OK. - Chän « tÝnh G5 – nhÊn phÝm F2 ®Ó vµo chÕ ®é Edit Cell – quÐt chän sè 2 trong chuçi (daN/cm2) - gäi Menu Format – Cell – bËt hép kiÓm tra Superscrip – OK ®Ó sè 2 trë thµnh chØ sè trªn - (daN/cm2); - Thùc hiÖn t−¬ng tù ë « tÝnh H5. 4.11. §Þnh d¹ng chiÒu cao hµng : C¸ch 1 : §−a trá chuét vÒ ®¸y sè thø tù cña hµng trªn cét tiªu ®Ò hµng; gi÷ nót tr¸i chuét & kÐo lªn trªn hoÆc xuèng d−íi ®Ó thay ®æi chiÒu cao hµng. C¸ch nµy chØ thay ®æi ®−îc chiÒu cao 1 hµng duy nhÊt. Cã thÓ nhÊp ®óp tr¸i chuét ®Ó Excel tù ®éng thay ®æi chiÒu cao hµng cho phï hîp víi d÷ liÖu trong hµng. C¸ch 2 : Dïng ®Ó thay ®æi chiÒu cao nhiÒu hµng : n Chän c¸c hµng cÇn thay ®æi chiÒu cao ; o Gäi Menu Format – Row – Height – nhËp chiÒu cao hµng míi – OK. Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 19 - 4.12. §Þnh d¹ng ®é réng cét : C¸ch 1 : §−a trá chuét vÒ bªn ph¶i sè thø tù cña cét trªn hµng tiªu ®Ò cét; gi÷ nót tr¸i chuét & kÐo sang ph¶i hoÆc sang tr¸i ®Ó thay ®æi ®é réng cét. C¸ch nµy chØ thay ®æi ®−îc chiÒu cao 1 cét duy nhÊt. Cã thÓ nhÊp ®óp tr¸i chuét ®Ó Excel tù ®éng thay ®æi ®é réng cét cho phï hîp víi d÷ liÖu trong cét. C¸ch 2 : Dïng ®Ó thay ®æi ®é réng nhiÒu cét : n Chän c¸c cét cÇn thay ®æi ®é réng; o Gäi Menu Format – Column – Width – nhËp ®é réng cét míi - OK 4.13. Qu¶n lý cöa sæ nh×n : 4.13.1. Chia c¾t cöa sæ nh×n : Khi trang tÝnh qu¸ réng hoÆc dµi, nÕu di chuyÓn K§V xuèng d−íi hoÆc sang ph¶i sÏ kh«ng quan s¸t ®−îc d÷ liÖu ë bªn trªn hoÆc bªn tr¸i, ®Æc biÖt lµ c¸c hµng hoÆc cét tiªu ®Ò. §Ó cè ®Þnh 1 phÇn bªn trªn & bªn tr¸i cöa sæ cã thÓ lµm theo c¸ch sau: C¸ch 1 : di chuyÓn K§V ®Õn vÞ trÝ cÇn cè ®Þnh phÇn bªn trªn & bªn tr¸i; Gäi Menu Window – Chän Freeze panes ®Ó “ Ho¸ ®¸ “ cöa sæ nh×n; C¸ch 2 : Gäi Menu Window – Chän lÖnh Split ®Ó chia c¾t cöa sæ nh×n b»ng 1 d©y ch÷ thËp; Cã thÓ di chuyÓn d©y ch÷ thËp b»ng trá chuét ®Ó thay ®æi c¸c phÇn cña cöa sæ nh×n. Muèn huû bá c¸c lÖnh trªn gäi l¹i Menu Window  Unfreeze panes hoÆc (Remove Split ) 4.13.2. Nh×n 2 hoÆc nhiÒu sæ tÝnh trong cïng 1 cöa sæ : - Më c¸c sæ tÝnh; - Gäi Menu Window – chän Arrange - OK 4.13.3. Nh×n 2 hoÆc nhiÒu trang tÝnh cña 1 sæ tÝnh trong cïng 1 cöa sæ : - Më sæ tÝnh; - Gäi Menu Window – New Window ®Ó t¹o thªm 1 cöa sæ nh×n míi cho sæ tÝnh; - Gäi Menu Window – chän Arrange - OK 4.14. In Ên trang tÝnh, sæ tÝnh : 4.14.1. §Þnh d¹ng trang in : gäi Menu File – Page Setup sÏ cã hép tho¹i nh− Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 20 - sau: - Page : Chän trang in; . Portrait:in däc; . Landscape : in ngang; . Adjust to:®Þnh tØ lÖ khi in; . Fit to:tù ®iÒu chØnh kÝch th−íc ®Ó in trong sè trang chØ ®Þnh; . Paper size:®Æt khæ giÊy in; . Print quality : ®Æt mËt ®é in; . First page number:®Æt sè trang ®Çu tiªn. - Margins : C¨n chØnh lÒ trang in. . Top: lÒ trªn; . Bottom: lÒ d−íi; . Left: lÒ tr¸i; . Right: lÒ ph¶i; . Header: lÒ cña tiªu ®Ò ®Ønh trang in; . Footer: lÒ cña ch©n trang ®¸y trang in; . Horizontally: c¨n d÷ liÖu chÝnh gi÷a theo chiÒu ngang trang in; . Vertically: c¨n d÷ liÖu chÝnh gi÷a theo chiÒu ®øng trang in; - Header/Footer: §Æt tiªu ®Ò & ch©n trang cho trang in. . Header: ®Æt tiªu ®Ò trang in; NÕu muèn ®Æt theo ý m×nh nhÊn Custom Header vµ cµi ®Æt l¹i. . Footer: ®Æt ch©n trang cña trang in; NÕu muèn ®Æt theo ý m×nh nhÊn Custom Footer vµ cµi ®Æt l¹i. Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 21 - - Sheet: b¶ng ®iÒu khiÓn in ( h×nh trang sau ); . Print area: ®Æt vïng in ( nhËp ®Þa chØ vïng « tÝnh cÇn in nÕu thÊy cÇn thiÕt) . Row to repeat at top: ®Æt dßng ®Çu tiªn cho mçi trang in nÕu thÊy cÇn thiÕt ( nhËp trùc tiÕp c¸c hµng hoÆc chän trªn trang tÝnh ); . Column to repeat at left: ®Æt cét ngoµi cïng bªn tr¸i cho mçi trang in nÕu thÊy cÇn thiÕt ( nhËp trùc tiÕp c¸c cét hoÆc chän trªn trang tÝnh ); . Gridline: NÕu hép kiÓm tra nµy ®−îc bËt th× c¸c ®−êng l−íi sÏ ®−îc hiÓn thÞ khi in; . Black and White: NÕu hép kiÓm tra nµy ®−îc bËt th× chØ in 2 mµu ®en & tr¾ng; . Draft quality: NÕu hép kiÓm tra nµy ®−îc bËt th× sÏ bËt chÕ ®é in nh¸p ; . Row and colomn headÝng: NÕu hép kiÓm tra nµy ®−îc bËt th× hµng & cét tiªu ®Ò sÏ ®−îc in cïng b¶ng d÷ liÖu; . Down, then over: In tõ trªn xuèng d−íi, tõ tr¸i sang ph¶i cho ®Õn khi hÕt c¸c « tÝnh cã chøa d÷ liÖu; . Over, then down: In tõ tõ tr¸i sang ph¶i , tõ trªn xuèng d−íi cho ®Õn khi hÕt c¸c « tÝnh cã chøa d÷ liÖu; 4.14.2. Xem trang tr−íc khi in : Nªn kiÓm tra trang in tr−íc khi in ®Ó ®¶m b¶o tÝnh ®óng ®¾n, hîp lý cña trang in v× trang tÝnh cña Excel rÊt réng ( 1 Sheet th«ng th−êng chøa trªn 500 trang in A4 ). Gäi Menu File – Print preview hoÆc nhÊn nót lÖnh Print preview trªn thanh c«ng cô chuÈn. Trong cöa sæ nµy cã thÓ ®Þnh trùc tiÕp c¸c lÒ in b»ng c¸ch nhÊn nót Margins, sau ®ã dïng trá chuét ®Ó ®iÒu chØnh lÒ trªn, d−íi, ph¶i tr¸i. §Ó in Ên, nhÊn nót Print, ®Ó tho¸t khái cöa sæ nhÊn nót Close. 4.14.3. In Ên trang tÝnh : Gäi Menu File – Print hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm Crtl + P hoÆc nhÊn nót lÖnh Print trªn thanh c«ng cô chuÈn. Bµi gi¶ng EXCEL - GV Th.S NguyÔn Biªn C−¬ng - Trang 22 - . Name : chän tªn m¸y in cho phï hîp; . Print range : chän All ®Ó in tÊt c¶ c¸c trang; chän Pages From . . .To ®Ó in tõ trang . . . ®Õn trang. . . . Print what : chän Selection ®Ó chØ in vïng chän; Active sheets ®Ó in c¶ trang tÝnh hiÖn hµnh; Entire workbook ®Ó in tÊt c¶ c¸c trang tÝnh trong sæ tÝnh; . Copies : chän sè l−îng b¶n in trong Number of copies; T¾t Collate nÕu muèn c¸c b¶n in kh«ng nh− chØ ®Þnh trªn hép tho¹i. . Print to File : Tr−êng hîp kh«ng cã m¸y in, ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng mang File ®Õn m¸y kh¸c l¹i kh«ng in ®−îc do Excel kh¸c Version cã thÓ bËt thuéc tÝnh Print to File sau ®ã ®Æt tªn cho File chøa néi dung in & sao chÐp File Êy ®i in ë mét m¸y tÝnh kh¸c. Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó b¾t ®Çu in. L−u ý : - Tr−íc khi in ph¶i kiÓm tra chÝnh x¸c xem m¸y in ®· s½n sµng ch−a ? - Tr−êng hîp in trªn m¹ng, ph¶i x¸c ®Þnh râ tªn m¸y in cÇn in, tr¸nh t×nh tr¹ng muèn in ra ë m¸y nµy, song m¸y in ë phßng kh¸c l¹i thùc hiÖn c«ng t¸c in Ên.