Giáo trình Giao tiếp và đàm phán trong kinh doanh (Phần 2)

ời tham gia cuộc họp? 5.3. Bạn hãy trình bày mục đích và cách thức giao tiếp với nhân viên dưới quyền? 5.4. Để dùng người có hiệu quả, bạn cần chú ý tới những nguyên tắc nào? 5.5. Khi khen, chê cấp dưới, bạn lưu ý những điểm gì? 5.6. Khi giao tiếp với khách hàng, bạn cần tuân theo những nguyên tắc nào? 5.7. Có những hình thức giao tiếp nào với các cơ quan chính quyền? 5.8. Khi giao tiếp với báo chí, bạn cần chú ý những điều gì? Bài tập thực hành Mỗi nhóm hãy viết một bản thông báo tuyển nhân viên. Mỗi nhóm hãy chọn ra hội đồng phỏng vấn và tiến hành phỏng vấn những thành viên còn lại trong nhóm để tuyển vào vị trí mà đã thông báo ở trên (mỗi cuộc phỏng vấn tiến hành trong 10 phút). PHẦN 2: KỸ NĂNG THƯƠNG LƯỢNG “Thương lượng không phải là một ván cờ, không nên yêu cầu một thắng, một thua cũng không phải là một trận chiến phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào thế chết, mà thương lượng vẫn là một cuộc hợp tác đôi bên cùng có lợi” (I. Nierenberg). Chương 6: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THƯƠNG LƯỢNG I. KHÁI NIỆM VỀ THƯƠNG LƯỢNG Khi sống trong xã hội, dù muốn hay không bạn cũng là một nhà thương lượng. Đàm phán, thương lượng là thực tế của cuộc sống. Bạn thỏa thuận với người yêu nên đi đâu chơi vào chủ nhật tới. Bạn thương lượng với người khác để mua căn nhà. Bạn thảo luận với sếp về chuyện tăng lương. Công ty bạn bàn với công ty nước ngoài thành lập một liên doanh khai thác và chế biến hải sản, cho đến chuyện Tổng thống Mỹ và Tổng thống Nga gặp gỡ để thỏa thuận về việc giải trừ quân bị Tất cả đều là những cuộc thương lượng và đàm phán. Thế giới là một cái bàn đàm phán khổng lồ. Khi mà đời sống chính trị và kinh tế ngày càng trở nên bình đẳng và dân chủ, mọi người đều muốn tham gia vào các quyết định ảnh hường đến bản thân mình. Khi mà càng ít người chấp nhận các quyết định độc đoán của người khác, thì đàm phán trở thành phương tiện cơ bản để giúp chúng ta đạt được những điều mà chúng ta mong muốn từ người khác. Dù trong chính trị, kinh doanh hay cuộc sống gia đình hầu hết các quyết định đạt được đều thông qua đàm phán và thương lượng. Là một nghệ thuật lâu đời, thương lượng, đàm phán đã phát triển thành một phương thức chủ yếu để đưa ra các quyết định trong mọi mặt của đời sống có tổ chức. Trong hoạt động quản trị kinh doanh, thương lượng là một phương tiện dùng để giải quyết mâu thuẫn giữa giới chủ và công nhân. Trong việc thuê mướn công nhân, thương lượng tập thể là một cách điều hòa quan hệ thuê mướn giữa chủ và những người lao động có tổ chức. Trong nền kinh tế thị trường, khi mà mọi quan hệ giữa người mua và người bán đều dựa trên lợi ích, thì những đặc trưng tinh vi hơn của hoạt động kinh doanh đều liên quan mạnh mẽ đến thương lượng. Vậy thương lượng là gì? Theo cách hiểu thông thường nhất, thương lượng là hành vi và quá trình mà người ta muốn điều hòa quan hệ giữa hai bên, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất. Thế tại sao lại phải thương lượng? Nguyên nhân trực tiếp của thương lượng là bởi các bên đàm phán đều có nhu cầu của mình, mà sự thỏa mãn nhu cầu của một bên sẽ có thể làm phương hại đến sự thỏa mãn nhu cầu của bên kia, bất kỳ bên nào đều không thể không nhìn nhận nhu cầu bên kia. Vì thế mục đích chủ yếu của việc đôi bên thương lượng không thể chỉ lấy nhu cầu mà mình đeo đuổi làm xuất phát điểm, mà nên thông qua trao đổi quan điểm tiến hành bàn bạc, cùng tìm phương án khiến cho đôi bên đều có thể chấp nhận được. Cuộc thương lượng nào cũng đều nảy sinh do hai bên có những lợi ích chung và những lợi ích mâu thuẫn nhau. Nếu người Mỹ và người Nga không có ít nhất một lợi ích chung (muốn giảm nguy cơ hủy diệt bằng chiến tranh hạt nhân) thì sẽ không có những cuộc đàm phán giữa hai bên để đạt thỏa thuận về giải trừ quân bị, nhưng nếu như giữa hai nước lại không có những lợi ích mâu thuẫn thì họ cũng chẳng ngồi thương lượng với nhau làm gì. Trong những cuộc thương lượng nhằm dàn xếp một cuộc đình công, một trong những lợi ích chung của chủ và người lao động là làm cho hoạt động sản xuất tiếp tục diễn ra, nhưng giữa họ,có nhiều lợi ích mâu thuẫn, và hai bên thương lượng để đưa ra một giải pháp mà cả hai bên đều thỏa mãn. Bởi vì cố gắng của một bên để áp đặt cho bên kia một giải pháp sẽ thất bại do sức mạnh của bên kia hoặc do giải pháp đó không được thực hiện nếu không có sự tuân thủ tự nguyện của bên kia. II. ĐẶC ĐIỂM CỦA THƯƠNG LƯỢNG TRONG KINH DOANH Trong đời sống xã hội có nhiều chủng loại đàm phán, thương lượng: có thương lượng về ngoại giao, có thương lượng về vấn đề quân sự, có thương lượng chính trị, có thương lượng về vấn đề kinh tế. Mỗi một cuộc thương lượng trên có những đặc điểm khác nhau. Ở đây chúng ta chỉ tìm hiểu những đặc điểm của thương lượng trong kinh doanh, là một loại hình của thương lượng kinh tế. Từ khái niệm về thương lượng trình bày ở trên, chúng ta thấy rằng thương lượng có những đặc điểm sau đây: 1. Đặc điểm thứ nhất Thương lượng không đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu lợi ích của bản thân, mà là quá trình đôi bên thông qua việc không ngừng điều chỉnh nhu cầu của mỗi bên mà tiếp cận với nhau, cuối cùng đạt tới ý kiến nhất trí. Có nghĩa thương lượng là một quá trình đề ra yêu cầu, chịu nhượng bộ, cuối cùng đạt thành nhất trí. Thương lượng cần có thời gian, vấn đế càng phức tạp thì thời gian dành cho thương lượng càng nhiều. Tuy nhiên quá trình thương lượng dài, ngắn phụ thuộc vào sự nhận thức đối với sự xung đột về lợi ích của đôi bên, và trình độ đàm phán của hai bên. 2. Đặc điểm thứ hai Thương lượng không là sự lựa chọn đơn nhất “hợp tác” hoặc xung đột, mà là sự thống nhất mâu thuẫn giữa “hợp tác” và “xung đột”. Thỏa thuận đạt được thông qua thương lượng nên có lợi cho cả hai bên. Một mặt, thông qua thương lượng hai bên mong muốn đạt được những lợi ích chung, đó là mặt mang tính hợp tác của thương lượng. Mặt khác trong thương lượng cả hai bên đều mong muốn đạt được tối đa lợi ích cho mình thông qua thương lượng, đó là mặt xung đột. Hiểu rõ và nhận thức thương lượng là một sự thống nhất giữa hai mặt đối lập hợp tác và xung đột là hết sức quan trọng trong việc chia ra các sách lược trong thương lượng. Nếu chi nhấn mạnh đến tính hợp tác của thương lượng mà sợ gây nên xung đột với đối tác thì có thể bạn sẽ dễ dàng chấp nhận những điều khoản bất hợp lý gây thiệt hại cho bạn. Nhưng nếu bạn quá nhấn mạnh khía cạnh xung đột, coi thương lượng là một cuộc chiến một mất một còn, kiên trì giữ vững lập trường của mình không chịu lùi nửa bước thì có nguy cơ cuộc thương lượng sẽ bị đổ vỡ. Cả hai thái cực này không thể chấp nhận được đối với những cuộc thương lượng trong kinh doanh. 3. Đặc điểm thứ ba Thương lượng không phải là sự thoả mãn lợi ích của mình một cách không hạn chế, mà là có giới hạn lợi ích nhất định. Người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của mình trong phạm vi có thể tìm kiếm được càng nhiều lợi ích. Nhưng bất kỳ nhà thương thuyết nào cũng phải thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối tác, nếu không nhìn nhận nhu cầu thấp nhất của họ, bức bách họ một cách không hạn chế làm cho họ rút lui mà mất hết quyền lợi đã đến tay mình. Cần phải nhớ rằng “thương lượng không phải là một ván cờ, không nên yêu cầu một thắng, một thua cũng không phải là một trận chiến phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào thế chết, mà thương lượng vẫn là một cuộc hợp tác đôi bên cùng có lợi” (Niernberg). 4. Đặc điểm thứ tư Việc đánh giá một cuộc thương lượng thành công hay thất bại không phải là lấy việc thực hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất, mà có một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp. Xuất phát từ việc đàm phán là một sự hợp tác cùng có lợi nên có thể đánh giá sự thành công của nó dựa trên 3 tiêu chuẩn chủ yếu sau: - Tiêu chuẩn thực hiên mục tiêu: tức là kết quả cuối cùng của thương lượng có đạt được mục tiêu dự định hay không? Đó là tiêu chuẩn đầu tiên. - Tiêu chuẩn ưu hóa giá thành: một cuộc thương lượng thành công phải có chi phí thấp nhất. Thế chi phí cho một cuộc thương lượng là những gì? Thông thường có 3 loại: Một là sự nhượng bộ để đạt thành nhất trí, cũng là cự ly giữa lợi ích thực tế đạt được và lợi ích dự định. Hai là các nguồn đầu tư hao tốn cho đàm phán như: nhân lực, vật lực, trí lực, thời gian. Ba là chi phí cơ hội, tức là thay vì chúng ta lo đàm phán thương vụ này mà có thể bỏ lỡ một thương vụ khác lợi hơn. Khi thương lượng cần chú ý tới cả ba loại chi phí đó. - Tiêu chuẩn quan hệ giữa hai bên: thương lượng là một hoạt động giao tiếp giữa người và người, cho nên kết quả của thương lượng không chỉ thể hiện trên mối quan hệ giá cả cao thấp của hợp đồng cuối cùng, lợi nhuận phân phối nhiều hay ít mà nó còn phải thể hiện trên mối quan hệ người và người, tức là phải xem đàm phán có xúc tiến và tăng cường mối quan hệ hợp tác tốt đẹp giữa hai bên hay là vì thế mà làm suy giảm mối quan hệ đó. Đối với thương lượng trong kinh doanh thì việc đạt được lợi ích kinh tế là mục đích cơ bản nhất. Nhà kinh doanh coi trọng hơn đến giá thành của thương lượng, đến hiệu suất và hiệu quả. Vì vậy để đánh giá kết quả của cuộc thương lượng trong kinh doanh là thành công hay thất bại, người ta chú ý nhiều hơn đến hiệu quả kinh tế của nó. Ngoài những đặc điểm trên, thương lượng trong môi trường kinh doanh quốc tế còn có thêm một số đặc điểm sau đây: 5. Đặc điểm thứ năm Thương lượng kinh doanh quốc tế vừa là hoạt động giao lưu quốc tế, vì thế nó phụ thuộc rất nhiều vào quan hệ chính trị và quan hệ ngoại giao giữa hai nước. Khi thương lượng, làm ăn với công ty nước ngoài, bạn cần quán triệt chấp hành chính sách, phương châm và đường lối ngoại giao liên quan đến quốc gia. Ngoài ra, bạn cần tìm hiểu và chấp hành cả những chính sách riêng biệt của từng nước, tuân thủ hệ thống luật pháp và chế độ quy định của hoạt động xuất nhập khẩu. 6. Đặc điểm thứ sáu Thương lượng kinh doanh quốc tế phải lấy thương pháp quốc tế làm chuẩn và lấy quán lệ quốc tế làm cơ sở. Vì thế nhà thương lượng cần phải nắm rõ các thứ quán lệ quốc tế, thông thạo điều khoản luật pháp của nước sở tại của đối tác, hiểu thấu đáo những thứ qui định của các tổ chức kinh doanh quốc tế và luật pháp quốc tế. Hơn nữa thương lượng quốc tế cần phải kiên trì theo đuổi nguyên tắc bình đẳng, hai bên cùng có lợi. Cho dù là làm ăn với nước nghèo hay nước giàu đi nữa, chỉ cần hai bên có thành ý hợp tác với nhau thì phải coi như nhau, không phân biệt. Nếu bạn đã không dùng sức mạnh lấn át người ta, thì cũng đừng bao giờ chịu chấp nhận những điều khoản bất hợp lý về mình. Hãy dùng những tiêu chuẩn khách quan mà đấu tranh. 7. Đặc điểm thứ bảy Thương lượng vừa là một khoa học nhưng cũng vừa là một nghệ thuật. Muốn thương lượng tốt, chúng ta cần phải nắm được những qui luật, qui tắc nhất định để đưa ra phương án và chiến thuật đàm phán hợp lý, đó là khía cạnh khoa học. Tuy nhiên thương lượng lại là một loại hoạt động hết sức phức tạp, đòi hỏi chúng ta cần có nghệ thuật ứng xử một cách linh hoạt. Cũng có khi với nội dung đàm phán như nhau, hoàn cảnh và điều kiện như nhau, nhưng những người đi đàm phán khác nhau thì kết quả cuối cùng lại khác nhau. Điều đó phụ thuộc vào tính linh hoạt, sự nhạy cảm và cái “khiếu” ăn nói của nhà thương lượng. Cái đó phản ánh tính nghệ thuật của thương lượng. Hai yếu tố khoa học và nghệ thuật tác động lẫn nhau, bổ sung cho nhau, tính khoa học giúp người thương lượng làm việc chính xác hơn, còn tính nghệ thuật làm cho họ tiến hành thương lượng được tốt hơn. III. MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ THƯƠNG LƯỢNG 1. Làm sao chia một chiếc bánh? Hai anh em nhà nọ vì chia nhau một chiếc bánh mà cãi nhau, ai cũng muốn được phần lớn hơn. Người cha thấy vậy mới ra điều đình: các con đừng cãi nhau, ba có ý kiến, đứa nào cắt chiếc bánh thì để đứa kia chọn trước, chia như vậy có hay hơn không? Điều này nghe có vẻ công bằng đối với cả hai đứa, hai anh em lập tức ngừng cãi nhau, mà trở lại nhường nhịn nhau, bởi vì mỗi đứa đều cảm thấy mình đã nhận được phân chia công bằng. 2. Chuyện về bán đảo Sinai Năm 1967, sau chiến tranh Trung đông, Israel chiếm lĩnh bán đảo Sinai của Ai Cập. Đối với vấn đề này Ai Cập vẫn canh cánh lo âu, hơn mười năm qua, thông qua các thứ thủ đoạn muốn thu phục đất đã mất, nhưng trước sau vẫn không thành công. Năm 1978 Ai Cập lấy nước thứ ba làm trọng tài, cùng ngồi tiến hành thương lượng vế vấn đế bán đảo Sinai. Khi bắt đầu đàm phán, đôi bên phát hiện lập trường của họ hoàn toàn đối lập: Isarael đồng ý trả lại bán đảo Sinai, nhưng cần giữ lại một phần nào đó trong bán đảo, nếu không sẽ không chịu ký hòa ước; còn Ai Cập thì kiên quyết đòi lại toàn bộ bán đảo vì đó là đất của họ, vấn đề lãnh thổ là không thể thỏa hiệp. Lập trường hai bên ở vào thế đối lập nghiêm trọng. Nếu hai bên cứ chỉ nhìn vào lập trường của mình thì không thể nào thoả thuận được. Tuy nhiên, chúng ta thử phân tích lợi ích của hai bên để tìm ra giải pháp. Israel muốn giữ lấy một phần bán đảo vì họ không muốn xe tăng, pháo của Ai Cập bố trí ở gần biên giới đe dọa về an toàn quốc gia, như vậy lợi ích của họ là về mặt an toàn. Mà Ai Cập muốn đòi lại bán đảo vì bán đảo Sinai từ thời vương triều Franlao vẫn là của Ai Cập, sau đó bị Hy lạp, La mã, Thổ, Pháp và Anh chiếm vài thế kỷ, mãi sau này mới đòi lại được, lợi ích của họ là ở mặt chủ quyền, họ tuyệt đối không thể nhường một phần lãnh thổ cho kẻ ngoại bang. Trải qua đảm phán, đôi bên nhận rõ lợi ích thực sự của nhau, cho nên Tổng thống Ai Cập Sađat và Thủ tướng Israel Beiking đã đi đến một thỏa thuận rằng: Isarael trả lại toàn bộ bán đảo Sinai cho Ai Cập, những phía Ai Cập phải phi quân sự hóa, không được bố trí vũ khí hạng nặng ở khu biên giới giữa hai nước để đảm bảo an toàn cho lsrael. Như vậy quốc kỳ của Ai Cập có thể tung bay khắp chốn trên Sinai thỏa mãn lợi ích chủ quyền, nhưng không có xe tăng và pháo hoạt động thỏa mãn lợi ích an toàn. Một thỏa thuận có lợi cho cả hai bên. 3. Chuyện về chiếc cửa sổ Trong thư viện vắng vẻ, mà hai độc giả ngồi cạnh nhau lại vì một việc nhỏ mà xảy ra tranh chấp. Một người muốn mở cửa sổ cho thoáng mát, giữ đầu óc cho tỉnh táo; còn người kia muốn đóng cửa sổ không cho tiếng ồn từ ngoài phố vào, giữ sự yên tĩnh. Hai người không ai chịu ai. Lúc đó, một nhân viên quản lý đi qua, hỏi một độc giả trong số đó, tại sao muốn mở cửa sổ, trả lời “muốn cho thoáng mát”. Ông ta lại hỏi độc giả khác, vì sao muốn đóng cửa sổ, trả lời “vì muốn tránh tiếng ồn". Ông quản lý nghĩ một lát, tiếp đó mở cửa sổ ở một bên khác nhìn ra vườn hoa, vừa để cho thoáng mát, lại không có tiếng ồn, đồng thời thỏa mãn lợi ích của hai bên. IV: CÁC KIỂU THƯƠNG LƯỢNG Dựa vào thái độ, phương pháp và mục đích của người đàm phán mà người ta chia thương lượng ra thành ba kiểu: thương lượng kiểu mềm, thương lượng kiểu cứng và thương lượng kiểu nguyên tắc. 1. Thương lượng kiểu mềm Thương lượng kiểu mềm là thương lượng kiểu hữu nghị. Người đàm phán hết sức tránh xung đột, dễ dàng chịu nhượng bộ để giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên. Họ nhấn mạnh đến mối quan hệ chứ không đặt nặng về lợi ích kinh tế. Vì vậy, trong đàm phán kiểu mềm cách thức thông thường là: đề ra kiến nghị, tin cậy đối tác, chịu nhượng bộ, giữ gìn mối quan hệ thân thiện, và vì tránh đối lập mà chịu nhượng bộ. Nếu hai bên đều dùng đàm phán kiểu này thì khả năng đạt thành hiệp nghị rất lớn, tốc độ đàm phán nhanh, giá thành hạ, quan hệ giữa đôi bên cũng sẽ tăng cường. Tuy nhiên nếu người chọn đàm phán kiểu mềm mà gặp đối thủ cứng rắn thì vô cùng bất lợi. Trong thực tế, người ta ít dùng loại này, thông thường chỉ giới hạn trong phạm vi sự hợp tác giữa hai bên hết sức tốt đẹp và hoàn toàn tin cậy ở nhau. Chẳng hạn, trong gia đình, giữa bạn hữu, các cuộc thương lượng thường diễn ra kiểu này. 2. Thương lượng kiểu cứng Thương lượng kiểu cứng còn được gọi là thương lượng kiểu lập trường, trong đó người đàm phán đưa ra một lại trường hết sức cứng rắn, lo sao đè bẹp được đối phương. Thương lượng theo kiểu này thường dẫn đến thỏa thuận không sáng suốt. Bởi vì khi bạn mặc cả lập trường, bạn sẽ tự trói mình vào lập trường đó. Bạn càng ra sức chứng minh rằng lập trường ban đầu của bạn là không đổi thì bạn lại càng khi thay đổi nó. Cái “tôi” của bạn trở nên đồng nhất với lập trường của bạn, vì vậy bạn lại phải lo bảo vệ thể diện của mình. Và tất cả những hành động trong tương lai của bạn đều hướng tới việc giữ lập trường ban đầu. Nếu trong cuộc thương lượng về bán đảo Sinai, cả hai bên cố giữ lập trường ban đầu của mình mà không chịu nhìn nhận ra lợi ích chung thì không thể nào mà dẫn đến thỏa thuận được. Thương lượng kiểu lập trường thường tiêu tốn nhiều thời gian. Bởi vì trong khi mặc cả lập trường bạn sẽ cố làm các bất cứ một thỏa thuận nào đều có lợi cho bạn bằng cách bắt đầu từ những lập trường cực đoan, ngoan cố bám chặt lấy nó, nhượng bộ từng chút một cốt giữ cho cuộc thương lượng không lâm vào bế tắc. Và tất nhiên nếu đối thủ của bạn cũng làm như vậy thì cuộc thương lượng sẽ bị kéo rất dài, tiêu tốn nhiều thời gian và sức lực, thậm chí có khi không đi đến thỏa thuận nào. Mặc cả lập trường thường làm phương hại đến quan hệ giữa hai bên. Bởi vì đấy thực sự là một cuộc tranh đấu về ý chí để đạt được thỏa thuận có lợi chỉ cho một phía. Cảm xúc bất bình, tức giận vì bị thua thiệt thường làm cho mỗi bên cảm thấy đang phải tuân theo ý chí cứng rắn của phía bên kia trong khi các quyền lợi chính đáng của mình lại không được chú ý tới. Từ đó bên bị thiệt sẽ nghĩ tới cách phản lại bên thắng trong khi thực hiện thỏa thuận, và cứ như vậy mối quan hệ giữa hai bên sẽ trở nên căng thẳng. Thương lượng kiểu lập trường thường làm cho các công ty đang làm ăn với nhau có thể cắt đứt mối quan hệ anh em, bạn bè lánh mặt nhau. Trong những cuộc thương lượng tập thể, như thương lượng giữa lao động. Với giới chủ thì mặc cả lập trường càng trở nên nguy hiểm. Trong những cuộc thương lượng như vậy có nhiều bên tham gia, mỗi bên đều có những thành viên của mình. Có thể gần như tất cả đều thống nhất ý kiến với nhau, nhưng chỉ một vài bên không tán thành. Thế thì nên nhượng bộ ai đây? Vì thế các nhượng bộ qua lại càng khó thực hiện. Cho dù có chục vụ dàn xếp song phương cũng khó mà tạo ra được một thỏa thuận đa phương. Trong các tình huống như vậy thương lượng lập trường thường dẫn đến việc hình thành các liên minh trong đó các lợi ích chung của các bên mang tính chất tượng trưng hơn là thực chất. Qua phân tích hai kiểu thương lượng trên, bạn có thể đặt câu hỏi là nên chọn kiểu nào hơn? Câu trả lời là không chọn kiểu nào, mà là chọn kiểu thứ ba sau đây. 3. Thương lượng kiểu nguyên tắc Kiểu thương lượng này do trung tâm kế hoạch nghiên cứu thương lượng đại học Harvard đề ra cho nên còn gọi là “thuật thương lượng Harvard". Loại thương lượng này có 4 đặc điểm: a. Thương lượng kiểu nguyên tắc chủ trương tách con người ra khỏi vấn đề Trong khi thương lượng, ở mỗi chúng ta bao giờ cũng nảy sinh những cảm xúc tình cảm khác nhau, và chính những cảm xúc này có thể làm cho mỗi bên nhìn nhận về nhau một cách méo mó, từ đó nhận thức vấn đề cũng sai lệch đi. Chính điều này có thể làm cho mỗi bên bám lấy lập trường của mình mà không chịu nhượng bộ. Vì vậy trong khi thượng lượng hai bên cần phải tách con người ra khỏi vấn đề để sát cánh bên nhau tấn công vào vấn đề phải giải quyết chứ không phải tấn công nhau. b. Trong thương lượng kiểu nguyên tắc hai bên cần tập trung vào lợi ích chứ không cố giữ lấy lập trường Các chuyên gia thương lượng cần phải tránh việc tập trung chú ý vào lập trường các bên đưa ra trong khi mục đích của cuộc đàm phán là thỏa mãn các lợi ích của họ nằm sau các lập trường đó. Nếu bạn cứ bám vào lập trường thì bạn sẽ không nhìn thấy lợi ích thực sự của bạn. c. Trong thương lượng bạn cần đưa ra các phương án khác nhau để lựa chọn thay thế Khi thương lượng thường bạn dễ bị sức ép tâm lý làm cho bạn căn thẳng mà mất sáng suốt, vì thế việc đưa ra phương án tối ưu sẽ trở nên hết sức khó khăn. Bạn có thể thoát khỏi trạng thái căng thẳng bằng cách dành một khoảng thời gian tìm tòi những giải pháp có thể thỏa mãn những lợi ích chung, hòa hợp một cách sáng tạo các lợi ích khác biệt. d. Kết quả của sự hỏa thuận trong thương lượng kiểu nguyên tắc cần dựa trên những tiêu chuẩn khách quan nào đó Nếu trong một cuộc thương lượng không cân sức, đối phương có thể bắt ép bạn phải thực hiện những thỏa thuận có lợi cho họ. Tuy nhiên bạn có thể chống trả lại sức ép của họ bằng cách đòi hỏi người ta đưa ra những tiêu chuẩn khách quan. Bởi vì bất cứ thỏa thuận nào cũng phải phản ánh một tiêu chuẩn công bằng nào đó độc lập với ý muốn chủ quan của cả hai bên. Ví dụ, như trong việc chia chiếc bánh ở trên, tiêu chuẩn khách quan là “đứa này cắt thì đứa kia chọn". Bằng cách thương lượng về các tiêu chuẩn khách quan hơn là về điều mà các bên muốn hay không muốn, sẽ không có bên nào chịu thua thiệt. Mỗi đặc điểm trên giải quyết một thành phần cơ bản của cách thương lượng và trả lời bạn nên làm gì đối với nó. Như vậy khác với đàm phán kiểu mềm, đàm phán kiểu nguyên tắc yêu cầu đôi bên phải tôn trọng nhu cầu cơ bản của nhau, tìm điểm dung hòa về lợi ích hai bên. Khác với đàm phán kiểu cứng đàm phán nguyên tắc nhấn mạnh tới lợi ích hai bên, nhưng không phải đưa ra lập trường cứng nhắc, mà có các phương án thay thế nếu gặp phải thế găng. Ví dụ: chuyện Ai Cập và Israel về bán đảo Sinai của Ai Cập. Bảng so sánh giữa 3 kiểu thương lượng Thương lượng kiểu mềm Thương lượng kiểu cứng Thương lượng kiểu nguyên tắc Đối tác Coi đối tác như bạn bè Coi đối tác như địch thủ Coi đối tác như những cộng sự Mục tiêu Đạt thoả thuận, giữa mối quan hệ Giành được thắng lợi bằng mọi giá Giải quyết vấn đề hiệu quả và thân thiện Xuất phát điểm Nhượng bộ để giữ quan hệ Bắt ép đối tác nhượng bộ Tách con người khỏi vấn đề Chủ trương Với việc và người đều ôn hoà Với việc và người đều cứng rắn Đối với người thì ôn hoà, với việc thì cứng Lập trường Dễ thay đổi Kiên trì giữ lập trường Chú ý tới lợi ích chứ không phải lập trường Phương pháp Đề xuất kiến nghị Uy hiếp đối tác Cùng tìm kiếm lợi ích chung Phương án Tìm phương án đối tác có thể tiếp thu được Tìm phương án có lợi cho mình Tìm nhiều phương án để hai bên lựa chọn Biểu hiện Rất tránh xung đột Tranh đua sức mạnh ý chí Căn cứ tiêu chuẩn khách quan để đạt thoả thuận Kết quả Khuất phục sức ép của đối tác Tăng sức ép khiến đối tác khuất phục Khuất phục nguyên tắc chứ không khuất phục trước sức ép CÂU HỎI ÔN TẬP 6.1. Thương lượng là gì? Tại sao người ta lại phải thương lượng với nhau? 6.2. Phân tích các đặc điểm của thương lượng trong kinh doanh? 6.3. Thương lượng kiểu mềm và thương lượng kiểu cứng có những tác hại như thế nào? 6.4. Phân tích các đặc điểm của thương lượng kiểu nguyên tắc? Nó khác với hai loại thương lượng trên ở nhưng điểm cơ bản nào? Bài tập Bạn hãy đọc một tờ báo hoặc xem chương trình thời sự trên ti vi, và đưa 5 ví dụ về những cuộc thương lượng. Những cuộc thương lượng đó đã đi đến thỏa thuận như thế nào? Những người thương lượng đã áp dụng kiểu đàm phán nào? Tình huống thảo luận “chiếc xe ông Tèo". Chiếc xe hơi Hon da 89 hơn của ông Tèo bị một cây to đổ và phá hỏng tan tành, khi ông đỗ ở bãi để xe. Chiếc xe được bảo hiểm ở Bảo Việt, nhưng số tiền bao nhiêu, thì ông Tèo phải thương lượng với Bảo Việt. Bạn hãy theo dõi cuộc thương lượng giữa ông Tèo và Bảo Việt. - Nhân viên Bảo Việt: Chúng tôi đã xem xét vụ của ông và quyết định bồi thường cho ông. Ông có quyền được thanh toán 250 triệu. - Ông Tèo: Tôi hiểu. Nhưng các ông tính thế nào ra con số ấy? - Nhân viên Bảo Việt: Đánh giá giá trị chiếc xe theo quyết định của chúng tôi. - Ông Tèo: Tôi hiểu, nhưng các ông dùng tiêu chuẩn nào để xác định giá như vậy? Các ông có biết chỗ nào có thể mua được chiếc xe như vậy với giá đó hay không? - Nhân viên Bảo Việt: Thế ông muốn bao nhiêu? - Ông Tèo: Tôi chỉ muốn nhận được đúng mức thà tôi có thể được bảo hiểm. Tôi biết rằng có một chiếc xe secondhand giống như xe tôi, người ta ra giá 300 triệu cộng với thuế trước bạ và chi phí khác giá lên đến 320 triệu. - Nhân viên Bảo Việt: Những 320 triệu cơ à, thế là quá nhiều. - Ông Tèo: Tôi không muốn đòi 320 triệu, hay 200 triệu hay 400 triệu mà chỉ là một khoản bồi thường xứng đáng thôi. Tôi phải được đền bù số tiền đủ để mua được chiếc xe như của tôi chứ, các ông có nghĩ thế không? - NVBH: Thôi được, tôi sẽ thanh toán cho ông 300 triệu. Đấy là mức cao nhất đấy. - Ông Tèo: Các ông cho số tiền như vậy là thế nào? - Nhân viên Bảo Việt: Đấy là mức tiền cao nhất mà ông được lãnh, lãnh hay không là tùy ông. Đó là quyết định của công ty. - Ông Tèo: Tôi cũng chẳng biết là 300 triệu là có hợp lý hay không. Nhưng nếu ông không đưa ra các tiêu chuẩn khách quan để giải thích tại sao tôi được lãnh số tiền đó, thì chắc tôi phải đưa vấn đề này hỏi ở toà án. Tại sao chúng ta không xem xét lại vấn đề một lần nữa rồi hãy thương lượng. Tám giờ sáng ngày thứ hai chúng ta lại gặp nhau lần nữa, có tiện cho ông không? Thứ hai, hai bên gặp nhau. - Nhân viên Bảo Việt: Này ông Tèo, chúng tôi có tờ quảng cáo bán chiếc xe Honda 89 như của ông với giá 320 triệu đây. - Ông Tèo: Quảng cáo nói xe đã chạy bao nhiêu? - Nhân viên Bảo Việt: 50 ngàn cây số. - Ông Tèo: Xe tôi mới chạy có 25 ngàn cây số thôi. Thế theo sách của các ông thì xe của tôi tăng thêm bao nhiêu? - Nhân viên Bảo Việt: Để tính xem nào,. tăng thêm 5 triệu. - Ông Tèo: Như vậy, nếu lấy giá 320 triệu làm cơ sở thì xe tôi sẽ có giá là 325 triệu. Thế chiếc xe nói trong quảng cáo có radio casette không? - Nhân viên Bảo Việt: Không. - Ông Tèo: Thế nếu có radio casette thì được bao nhiêu nữa thưa ông? - Nhân viên Bảo Việt: 1,5 triệu. - Ông Tèo: Thế tất cả là bao nhiêu thưa ông? - Nhân viên Bảo Việt: 326,5 triệu. Và sau đó ông Tèo ra về với số tiền là 326,5 triệu. Câu hỏi Bạn hãy phân tích xem người nào áp dụng kiểu thương lượng nào? Tại sao ông Tèo lại thắng trong cuộc thương lượng này? Chương 7: TIẾN TRÌNH THƯƠNG LƯỢNG GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ Muốn thương lượng được tốt thì cần phải chuẩn bị thật kỹ, chuẩn bị càng chu đáo càng đầy đủ thì cơ hội nắm được thế chủ động trên trường đàm phán càng nhiều. Bạn cần phải tìm hiểu tường tận về hoàn cảnh của bản thân cũng như của đối tác và có sự phân tích cụ thể về những hoàn cảnh đó, từ đó xác định phương pháp thương lượng. Bạn cần phải lường trước những tình huống có thể xảy ra, từ đó bạn sẽ chủ động trong đàm phán, khiến phần lớn các mối mâu thuẫn và xung đột được hóa giải trong lúc chuẩn bị. 1. Tìm hiểu bản thân Trước hết bạn cần tìm hiểu những ưu, nhược điểm, những mặt mạnh, mặt yếu của mình. Có biết người biết ta thì trăm trận mới trăm thắng được. Bạn cũng cần tự nhận biết những đặc điểm tâm lý của mình để khắc phục trong cuộc đàm phán. Nếu bạn là người dễ bị kích động, bạn sẽ rất dễ bị lừa vào một tình thế khó khăn chỉ vì trạng thái cảm xúc của bạn. Những người ở trạng thái bị kích động không còn muốn suy xét, và họ dễ bị lung lạc bởi một đối thủ khôn khéo. Người nóng giận không dễ thay đổi một chiều hướng kịp thời, dù cho người đó có nhận ra được sai lầm của mình và rất dễ bị xỏ mũi bởi một nhà thương thuyết điềm tĩnh. Chính vì những điều trên mà một sự chuẩn bị cho cuộc đàm phán phải được bắt đầu bằng hình thức tự đánh giá mình. Nó bao gồm việc xét duyệt chân thật năng khiếu phán đoán, triết lý sống của bạn. Về phương diện nào đó nó đồng nghĩa với việc kiểm điểm lại cơ bản trí thức và cảm tính của bạn. Trong khi chuẩn bị, bạn cũng cần tập luyện một số kỹ năng cần thiết cho đàm phán. Bạn cần có sự kiên nhẫn và óc chính xác của một nhà khoa học trong việc tìm tòi những dữ kiện. Cần kết hợp tính khoa học với óc nhạy bén của một thám tử trong việc tìm hiểu những gì liên quan đến đối tác. Bạn cần phải tập kiềm chế cảm xúc, tập tính nhạy cảm để có thể tiên đoán những gì đối tác của bạn sẽ làm. Một trong những kỹ năng quan trọng nhất là nghệ thuật lắng nghe. 2. Tìm hiểu đối tác Trong khi chuẩn bị, bạn cần tìm hiểu về đối tác những mặt sau: Thứ nhất là thực lực của họ: bao gồm lịch sử của công ty ảnh hưởng, xã hội, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật, các loại phẩm chất, chất lượng, số lượng của sản phẩm. Thứ hai là nhu cầu và ý định của đối tác: đối tác muốn hợp tác với ta có ý đồ gì? Mục đích hợp tác của họ là gì? Nguyện vọng hợp tác có chân thành không? Mức độ bức thiết của sự hợp tác này của họ như thế nào? Họ có lựa chọn nhiều bạn hàng hợp tác nào nữa hay không? Thứ ba là tìm hiểu nhân viên đàm phán của họ: tức là đoàn đàm phán của họ gồm những ai? Địa vị, tính cách, sở thích, kinh nghiệm đàm phán của mỗi người? Ai là người có tính chất quyết định trong số họ? năng lực, tính từng trải, sở trường và những nhược điểm?:.. Đối với những cuộc thương lượng phức tạp, thậm chí còn phải dùng tình báo để tìm hiểu đối phương như: cách nghĩ và tính toán của mỗi người đàm phán,quan hệ giữa họ ra sao? có tồn tại mâu thuẫn hay không? có người thao túng ở phía sau hay không? 3. Tổ chức đội ngũ thương lượng Tùy thuộc vào nội dung thương lượng mà bạn nên lựa chọn một đội ngũ đàm phán thích hợp. Trong đàm phán thương mại, sự lựa chọn mỗi thành viên trong tổ thương lượng, kể cả phiên dịch viên đều phải hết sức thận trong. Họ không chỉ cần phù hợp với yêu cầu về những phẩm chất nhất định, và còn phải hình thành được kết cấu bổ sung cho nhau về các mặt. Thông thường tổ thương lượng được tổ chức,theo ba chức năng: chức năng thương lượng, chức năng phân tích và chức năng quan sát. Các thành viên sẽ được phân công theo những chức năng như vậy tùy vào sở trường của họ. Người đóng vai trò chủ yếu là trường đoàn thương lượng. Anh ta sẽ trình bày ý kiến của tổ về từng điểm, xem xét ý kiến đối tác và có một loạt xét đoán tại chỗ về việc khi nào nên đưa ra tài liệu mới, thay đổi cách xử trí tất cả những quyết định khác để định hình chất lượng và phương hướng của cuộc gặp gỡ. Chuyên viên thương lượng là người không có vai trôi quyết định toàn bộ vấn đề, nhưng có chức năng phân tích và xử lý từng điểm riêng biệt thuộc lĩnh vực mà anh ta am hiểu. Chẳng hạn, khi thương lượng về vấn đề lương bổng, chuyên viên về tiền lương sẽ đứng ra giải thích, phân tích những vấn đề liên quan. Có thể có nhiều chuyên viên hoặc mỗi chuyên viên phụ trách mỗi công đoạn khác nhau trong thương lượng. Trong tổ thương lượng cần có những quan sát viên. Những quan sát viên chỉ có nhiệm vụ là quan sát và phát hiện ra vấn đề. Những người này thường có ưu thế hơn so với các thành viên khác vì họ không phải tham gia vào các cuộc tranh cãi, nên họ không phải chịu đựng mức độ xúc động và thương tổn về tinh thần. Hơn nữa, họ không phái đối phó với công việc chuẩn bị phát biểu và đi vào đối thoại, nên họ rảnh rang để quan sát. Chính họ là người có cơ hội phát hiện ra nhiều vấn đề mà nhiều khi trưởng đoàn hay các chuyên viên không nhìn thấy, và trong các cuộc thảo luận nửa chừng chính nó là những người khởi xướng để tìm ra những chiến lược và xem xét các chiến thuật mới. Những quan sát viên thường là những người có tư duy tổng hợp và phân tích đều tốt, có tầm quan sát rộng nhạy bén trong việc phát hiện vấn đề. Trưởng đoàn thương lượng phải có tinh thần trách nhiệm cao, có ý thức và lập trường kiên định, tri thức quảng bác, tinh thông thương vụ và các nghiệp vụ liên quan, kinh nghiệm phong phú, có kỹ năng sách lược thông thạo, tư duy nhạy bén, giỏi tùy cơ ứng biến, giỏi tập hợp được sức mạnh của tập thể. Khi chọn nhân viên thương lượng cần chú ý tới những phẩm chất sau đây: Thứ nhất là vế kiến thức và năng lực: Chuyên viên thương lượng cần có kiến thức và khả năng gần như toàn diện. Anh ta trước hết là một nhà kinh doanh, vừa là một luật gia, một nhà ngoại giao, vừa là nhà tâm lý học, chính trị học, vừa am hiểu thương pháp quốc tế, văn hóa phong tục tập quán Thứ hai là về phẩm chất tâm lý: Chuyên gia thương lượng cần có tư duy nhạy bén, giỏi cả suy nghĩ giỗi cả hành động; phải có nghị lực và sự nhẫn nại, không nóng vội, hấp tấp; biết kiềm chế cảm xúc. Phải không tự ti, không kiêu căng, có lý lẽ có khí tiết. Có khả năng sáng tạo dồi dào. Thứ ba là về kỹ năng thương lượng: Chuyên viên thương lượng cần có khả năng ngôn ngữ tốt: giỏi diễn đạt ý kiến của mình, trình bày vấn đề sáng tỏ, dùng từ chuẩn xác rõ ràng. Cần có khả năng thuyết phục đối tác tiếp thụ quan điểm của mình, giỏi thông qua lý lẽ để bác bỏ lập trường của đối phương vừa bảo vệ lợi ích cho mình. Kỹ năng quan sát cũng rất cần thiết: từ quan sát diện mạo bên ngoài, những hành vi cử chỉ, lời nói của đối tác, nhà thương lượng cần nắm bắt được những thay đổi về mặt tâm lý, những thông tin tiềm ẩn nhưng hết sức quan trọng để kịp thời điều chỉnh sách lược một cách nhanh chóng. Nếu bạn thương lượng với nước ngoài, bạn cần quan tâm đến lựa chọn phiên dịch viên - là cây cầu cộng thông giữa hai bên. Người phiên dịch cần có một vốn từ vựng rất đa dạng, không những từ ngữ về chuyên môn, mà còn phải am hiểu từ ngữ thuộc các lĩnh vực khác nữa. Khi phiên dịch, cần phải lấy trung thực làm tiêu chuẩn đầu tiên: anh ta phải phiên dịch đúng ý của nhân viên thương lượng, phiên dịch đúng nguyên văn, không tự ý thêm bớt bình luận linh tinh. Cần có cử chỉ văn nhã, lời lẽ lịch sự, giỏi xã giao, am hiểu phong tục tập quán, đặc điểm văn hóa của đối tác. Phiên dịch viên cũng cần có sức khỏe dồi dào để đáp ứng những cuộc thương lượng căng thẳng kéo dài. Nói tóm lại là tổ thương lượng phải bao gồm những thành viên có năng lực và kiến thức đa dạng, am hiểu chuyên môn, thành thạo nghiệp vụ thương lượng và cơ bản là kết hợp với nhau một cách chặt chẽ đảm báo nội bộ làm việc thống nhất. 4. Lập mục tiêu, sách lược, kế hoạch thương lượng Khi lập mục tiêu cần chú ý là mục tiêu cần có tính co giãn, nếu trong thương lượng thiếu chỗ để quay lại thì sẽ gặp phân rẽ khiến cho đàm phán bị “đẻ non". Vì thế thông thường thục tiêu của một cuộc thương lượng có thể được chia ra làm ba cấp: mục tiêu cao nhất là mục tiêu ở cảnh giới lý tưởng, khi cần thiết có thể bỏ qua; mục tiêu trung gian là mục tiêu kỳ vọng cố sức tranh thủ thực hiện được, chỉ trong tình huống bất đắc dĩ mới có thể bỏ; mục tiêu thấp nhất là mục tiêu kỳ vọng thấp nhất để đạt thành giao dịch, nếu không chẳng thà là không thương lượng. Việc xác định mục tiêu chính xác là hết sức phức tạp, trước hết cần phân tích điểm yếu, điểm mạnh của mình và đối tác tiếp đến là cần xét xem từ nay về sau có còn giữ mối quan hệ làm ăn với nhau nữa hay không, ngoài ra còn phụ thuộc vào tính quan trọng của cuộc đàm phán, hạn chế về thời gian thương lượng. Cần chú ý rằng, mục tiêu thương lượng không phải cứ càng cụ thể càng tốt, mà còn phụ thuộc vào hoàn cảnh, đặc biệt là khi thương lượng về những vấn đề đang còn xa lạ, chưa có kinh nghiệm thì nên đặt mục tiêu hơn lỏng một chút để có chỗ quày khá lớn. Khi trong đàm phán có sự phân rẽ, thì có thể có lợi cho ta giữ được tính linh hoạt. Mỗi khi mục tiêu đã được vạch ra, thì tiến hành đưa ra những kế hoạch cụ thể để thực hiện cụ thể: có bao nhiêu giai đoạn và thời gian cho mỗi giai đoạn là bao nhiêu? mục tiêu tổng thể có thể chia ra làm bao nhiêu mục tiêu con và giai đoạn nào phải đạt được mục tiêu nào? Đưa ra sách lược cho mỗi giai đoạn, đánh giá đầy đủ các phản ứng của đối tác, lường trước những tình huống có thể xảy ra và có cách giải quyết. 5. Thương lượng thử Mặc dù bạn đã lập kế hoạch một cách tỷ mỉ chi tiết, nhưng những điều đó cũng chưa chắc đảm bảo cho sự thành công của thương lượng. Bởi vì kế hoạch dù lập kỹ thế nào cũng khó mà hoàn thiện hoàn mỹ, phía sau nó vẫn còn che dấu nhiều vấn đề chưa thể biết trước được. Để có thể nhìn thấy trước những tình huống trong thương lượng, đối với những cuộc đàm phán lớn, phức tạp, bạn cần tiến hành thương lượng thử ở nhà với nhau. Thương lượng thử là chia tổ thương lượng ra làm hai nhóm, một bộ phận đóng vai đối tác, và mang lập trường, quan điểm, lợi ích của đối tác; còn một bên đóng vai trò phía mình, diễn trước quá trình thương lượng. Sự tập đợt này có thể làm cho bạn phát hiện ra những trục trặc, sơ sót mà trước đây chưa từng lường trước được. Hơn nữa nó cũng tạo cơ hội để cho bạn đứng trên quan điểm của đối tác mà suy xét vấn đề. Tuy nhiên, muốn thử nghiệm có kết quả, thì các thành viên trong tổ thương lượng phải đi sâu vào vai mình đóng, bàn bạc, tranh luận y như thật. Có thế thì sự chuẩn bị mới có thể tin cậy được và có giá trị. GIAI ĐOẠN TIẾP XÚC Sau khi đã chuẩn bị xong, hai bên chính thức bắt đầu cuộc đàm phán bằng cách thực hiện giai đoạn tiếp xúc. Ở giai đoạn này hai bên cần phải tạo ra những điều kiện để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, đồng thời vừa tìm hiểu rõ đặc điểm ý đồ và thái độ của nhau để sửa đổi sách lược thương lượng cho hợp lý. 1. Tạo không khí tiếp xúc Mỗi cuộc thương lượng đều có một không khí riêng: có cuộc thì sôi nổi, tích cực, hữu hảo, có cuộc thì lạnh lẽo, căng thẳng, đối lập Tuy nói không khí thương lượng có thể tùy theo từng giai đoạn mà chuyển đổi, nhưng trong tình huống thông thường đều có một bầu không khí chủ đạo và quán triệt từ đầu đến cuối trong đàm phán. Thế nên tạo bầu không khí thương lượng như thế nào? Để thương lượng có kết quả thì việc tạo ra bầu không khí cởi mở, tin cậy lẫn nhau, thành thật hợp tác là vô cùng cần thiết. Trước khi bước vào đàm phán đôi bên cần để ra một ít thời gian nói về những vấn đề không liên quan gì đến đàm phán, khiến đôi bên cảm thấy hứng thú như: về thời tiết, về thể thao, phim ảnh, tin tức trong ngày điều đó có thể làm cho đôi bên hình thành không khí thoải mái, hài hòa. Để xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa hai bên nên chú ý tới ba điều sau đây: a. Cần phải làm cho đối tác tin cậy mình: Chu đáo, tận tình đối với những công việc của đối tác và cả những quan hệ cá nhân đều khiến cho họ tin cậy mình. Nhiều khi chỉ vì một câu nói không đúng chỗ, một động tác không hợp lễ nghi, một lần sắp đặt không suy tính chu đáo, đều có ảnh hưởng đến niềm tin của họ với mình. Điều đó càng phải coi trọng đối với những đối tác mà mình mới có quan hệ làm ăn lần đầu tiên. b. Cần phải tìm cách thể hiện những thành ý của mình: Khi đàm phán với những đối tác mới, việc tỏ rõ thành ý của mình đối với họ là việc làm hết sức cần thiết. Để thể hiện thành ý của mình, có thể lợi dụng những trường hợp không chính thức nào đó, kể cho họ nghe thí dụ về sự lấy lòng thành đãi người trong những cuộc giao dịch cùng loại trước đây. Cũng có thể trước khi đàm phán bắt đầu, cần phải sắp xếp một số hoạt động có lợi cho việc xây dựng tình cảm tin cậy giữa đôi bên, khiến đối tác nhận thấy mình có thành ý. c. Cần chú ý làm cho đối tác tin cậy mình là ở hành động, chứ không phải ở lời nói: Nên thực hiện những việc đã hứa, đến đúng thời gian như giao ước, không tùy tiện đến trễ, nhiều khi chỉ cần một lần thất hứa thì sự tin cậy giữa hai bên cũng bị giảm bớt khó lòng mà lấy lại. Khi đối tác hỏi phải kịp thời trả lời, không kể là trả lời khẳng định hay phủ định, nhưng cần nói cho họ biết. Đối với những việc mà mình không thể làm được nên thành tâm thành ý giải thích thêm, để từ đó đối tác thông cảm và chấp nhận. 2. Thăm dò đối tác Ở giai đoạn chuẩn bị, bạn chỉ tìm hiểu đối tác một cách gián tiếp thôi. Còn bây giờ khi trực tiếp tiếp xúc với họ, bạn cần phải thăm dò lại xem đối tác có đáng tin cậy hay không, có tuân thủ lời hứa hay không, họ có thành ý hợp tác đến mức nào. Phải đánh giá về kinh nghiệm thương lượng, tác phong của đối tác, những điểm yếu, điểm mạnh của họ. Phải thăm dò nguyên tắc mà đối tác phải tuân theo và trên vấn đề nào có thể nhượng bộ. Muốn thực hiện việc thăm dò có hiệu quả, bạn có thể quan sát qua hành vi, cử chỉ, lời nói của đối tác. Tuy nhiên, bạn phải thực hiện việc đó một cách thận trọng và tế nhị. 3. Sửa đổi kế hoạch thương lượng Sau khi đã thăm dò xong, bạn sẽ có những thông tin chính xác hơn về đối tác. Bạn nên tiến hành phân tích kỹ lưỡng về những thông tin đó, chính xác hóa những nhận định ban đầu, thẩm tra lại những vấn đề nào đó mà trước đây chưa rõ. Từ đó bạn có thể phải thay đổi kế hoạch thương lượng sao cho phù hợp với tình hình mới, cái đó không phải chỉ để tranh thủ quyền chủ động trong thương lượng, bảo đảm lợi ích của mình, mà cũng là để thúc đẩy tiến trình hợp tác giữa hai bên. Tuy nhiên, bạn đừng quá sớm hình thành cách nhìn cố định về ý đồ của đối tác ngay từ đầu, mà trong suốt quá trình thương lượng bạn cũng cần phải tiếp tục tìm hiểu, phân tích kỹ hơn nữa về chúng để có thể điều chỉnh kịp thời sách lượng thương lượng của bạn. GIAI ĐOẠN THỰC CHẤT: Sau khi các bên thương lượng đã trải qua giai đoạn chuẩn bị kỹ lưỡng, đã tạo ra bầu không khí tiếp xúc với nhau và hình thành nên phương án thương lượng, đàm phán tự nhiên đi vào giai đoạn thực chất. Quá trình chuyển đổi từ giai đoạn tiếp xúc sang giai đoạn thực chất tùy thuộc vào tính chất của vấn đề thương lượng, vào mối quan hệ giữa các đối tác và phụ thuộc vào đặc điểm cá nhân của đối tác. 1. Đưa ra yêu cầu chính xác Trước hết hai bên đưa ra yêu cầu của mình. Việc đưa ra yêu cầu chính xác là hết sức quan trọng. Lấy ví dụ về thương lượng mua bán, việc đưa ra giá cả thích đáng là rất cần thiết, đặc biệt là giá do bên bán đề ra lúc đầu. Vì cuộc thương lượng sẽ được tiến hành xoay quanh giá đó, và thoả thuận đạt được cũng chỉ nằm trong giới hạn đó mà thôi. Thế nên báo giá trước hay để cho đối tác đưa ra giá trước? Nói chung điều đó không phải là quan trọng lắm. Việc ra giá trước có ưu điểm là làm cho bạn chủ động, sẽ có tác dụng gây ảnh hưởng tiếp nối mãi toàn bộ cuộc thương lượng, nhưng cũng có bất lợi là đối tác sau khi biết báo giá của bạn có thể tự điều chỉnh cách suy nghĩ của họ mà khiến cho bạn mất điều kiện có được điều kiện giao dịch ưu việt hơn. Việc đưa ra yêu cầu phải hợp tình hợp lý, nếu không sẽ làm cho đối tác đánh giá là bạn không có thành ý, có cảm giác không tin tưởng. Báo giá cao hay thấp chỉ là tương đối, nó phụ thuộc vào bối cảnh hợp tác, vào ý nguyện hợp tác và vào không khí thương lượng. Giá cả thế nào là hợp lý? Cần dựa vào những tiêu chuẩn sau đây: - Giá cả hợp lý là giá cả thể hiện lợi ích chung của cả hai bên. - Giá cả hợp lý là giá cả có thể thỏa mãn yêu cầu hợp tác lâu dài của đôi bên. - Giá cả hợp lý là giá cả lợi ích cục bộ phục tùng lợi ích toàn cục. - Giá cả hợp lý là giá cả thống nhất giữa yêu cầu kĩ thuật và yêu cầu kinh tế. Việc báo giá cần phải được chuẩn bị kỹ càng. 2. Điều chình yêu cầu Sau khi hai bên đã đưa ra yêu cầu, ắt sẽ có sự sai lệch về yêu cầu mà đôi bên đề ra. Ở đây hai bên cần phải bàn đi bàn lại để điều chỉnh lợi ích cho hợp lý. Thông thường hai bên đều muốn giữ lập trường của mình. Nhà thương lượng muốn duy trì lợi ích của mình một cách hữu hiệu, trước tiên cần phải hiểu đầy đủ yêu cầu của đối tác căn cứ vào đâu, để cho họ nói rõ kết cấu của yêu cầu và tính hợp lý của mỗi bộ phận cấu thành và sau đó đối chiếu với yêu cầu của mình để xem giữa mình và đối tác đang còn có khoảng cách ở chỗ nào và tại sao lại có khoảng cách đó. * Nếu yêu cầu của hai bên đều hợp lý, vì thế khoảng cách hiện còn cũng hợp lý, thì chúng ta có thể chỉ ra cho đối tác tình huống thực tế này, tranh thủ mỗi bên đều có sự nhượng bộ tương ứng để có được sự nhất trí. * Nếu yêu cầu của đối phương hợp lý, mà chúng ta lại đưa ra yêu cầu hơi cao thì ta nên cân nhắc xem có cần giữ nguyên lập trường của mình hay không, đặc biệt là khi đối phương đã phát hiện ra chỗ bất hợp lý của ta, đề ra câu hỏi, phía ta nên chủ động có sự nhượng bộ. Khi bạn cần nhượng bộ, bạn nên tuân theo những điều sau đây: Thứ nhất, bạn cần để đối tác cảm thấy bạn chịu nhượng bộ một bước quan trọng. Khi nhượng bộ bạn không thể làm cho đối tác hiểu là bạn sợ áp lực của họ, và cũng không nên làm cho họ nghĩ là sự nhượng bộ của bạn là do hấp tấp vội vàng. Mà bạn cần làm cho họ hiểu là sự thỏa hiệp của bạn là biểu thị một sự thành ý muốn hợp tác. Nếu đối tác hiểu được điều đó thì có thể họ cũng sẽ có một sự nhượng bộ tương ứng. Thứ hai, bạn hãy lấy phương án thay thế mà giá trị ngang nhau đổi lấy sự thay đổi lập trường của đối tác. Có nghĩa là bạn có thể bằng lòng bỏ lợi ích về một mặt nào đó làm cái giá phải trả để đổi lấy lợi ích ở một mặt khác mà giá trị ngang nhau. Ví dụ, hai chị em giành nhau quả quít, chị chỉ muốn ăn múi quít, còn em thì chỉ muốn lấy vỏ quít dể cắt thành đồng tiền mà nó thích, nhưng hai bên tranh chấp lại là ai được toàn thể quả quít, thế thì tại sao chị lại không thể bỏ một phần vỏ quít để đổi lấy toàn bộ múi quít. Thứ ba, lấy nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ, chứ không nên nhượng bộ đơn phương. Nếu sau khi bạn đã chịu nhượng bộ một bước quan trọng mà không thấy đối tác có sự nhượng bộ đáp lại, thì thông thường bạn không thể lại nhượng bộ tiếp bởi vì thương lượng là một sự hợp tác giữa hai bên. * Nếu yêu cầu của đối tác có chỗ bất hợp lý hơn phía ta, thì bạn nên chỉ ra rõ ràng cho họ biết chỗ bất hợp lý là ở đâu với đầy đủ chứng cớ. Tất nhiên để làm chuyện đó cần phải có kỹ năng thuyết phục. Để thuyết phục đối tác nhìn nhận đúng yêu cầu của mình, bạn cần tuân theo những điểm sau đây: Thứ nhất, bạn cần giữ bầu không khí chan hòa, gạt bỏ những cảm xúc tiêu cực. Thứ hai, bạn cần chú ý lắng nghe ý kiến của họ, đừng cướp lời họ, đừng vội vàng đưa ra ý kiến nhận xét. Bạn cần hiểu thấu đáo ý kiến của họ trong từng lời nói, từng hành vi cử chỉ, hiểu được động cơ đích thực chứa đựng đằng sau những lời nói của họ. Thứ ba, tóm tắt lại ý của đối tác để xem mình đã hiểu hết ý của họ chưa, chẳng hạn có thể nói: theo tôi hiểu, ý ông muốn nói là.., có phải thế không ạ?". Chỉ sau khi đối tác trả lời “đúng thì bạn mới thực hiện bước tiếp theo. Thứ tư diễn đạt chính xác ý kiến của bạn, làm cho lời nói có sức thuyết phục. Khi trình bày, bạn nên dùng ngôn ngữ giản dị, rõ ràng, kết hợp với những yếu tố phi ngôn ngữ để biểu lộ tình cảm, cảm xúc và thành ý của mình. Muốn lời nói của bạn có trọng lượng hơn, bạn cần phải đưa ra các con số, những bằng chứng cụ thể, chứ không chỉ bằng lời nói trừu tượng. Thứ năm, bạn cần lường trước những câu hỏi mà đối tác đặt ra cho bạn và sẵn sàng trả lời những câu hỏi đó. Muốn thế trước khi thương lượng, bạn cần phải chuẩn bị một cách kỹ lưỡng. Khi trả lời những câu hỏi, bạn cần tự tin, dứt khoát. Thứ sáu, đừng để đối phương mất thể diện. Trong đàm phán vừa làm cho đối phương nhượng bộ từng bước, vừa phải bảo đảm thể diện cho họ. Cần chuẩn bị những nấc thang để họ nhượng bộ trong danh dự và thoải mái tinh thầm. * Còn khi tồn tại khoảng cách giữa lợi ích mà hai bên cứ kiên trì lập trường của mình thì đàm phán sẽ đi vào thế găng. Cách đột phá thế găng sẽ được trình bày ở chương sau. 3. Đạt thành thỏa thuận và ký hợp đồng Trước khi hai bên khởi thảo hợp đồng cho toàn bộ quá trình thương lượng, nên tiến hành kiểm tra lại nội dung đàm phán một lượt để cuối cùng xác nhận đôi bên ở phương diện nào đạt thành thỏa thuận. Đối với những vấn đề nào chưa được thống nhất, có cần thiết phải tiến hành bàn bạc và thỏa hiệp cuối cùng hay không. Khi tất cả không còn nghi ngờ gì nữa thì có thể phát tín hiệu kết thúc thương lượng cho nhau. Sau khi đã thỏa thuận xong mọi thứ, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, nếu bạn làm ăn với đối tác nước ngoài thì bạn nên giành lấy quyền khởi thảo hợp đồng. Điều đó có mấy cái lợi sau: thứ nhất là bạn thông thạo pháp quy liên quan đến kinh tế của Việt Nam, nên khi dùng Anh văn khởi thảo có thể làm cho hiệp nghị phù hợp với pháp quy của Việt Nam; thứ hai là nếu sau này có rắc rối, khi cần dẫn chứng các điều trong pháp qui, bạn sẽ chủ động hơn; thứ ba là lấy phía ta làm chủ khởi thảo có thể khiến cho mình càng thêm, khiến thương lượng càng thêm thuận lợi, tránh khỏi việc vì quá nhiều sửa đổi mà khiến cho thương lượng kéo dài và khó khăn; thứ tư là có thể tránh việc đối tác lợi dụng cơ hội thảo hợp đồng để lại những chỗ “phục bút” khiến bạn bị lừa gạt; thứ năm là do chúng ta khởi thảo hợp đồng vì thế khi đối tác đề xuất ý kiến sửa đổi, có lợi cho việc tăng cường quả cân thương lượng của phía ta. Khi thảo hợp đồng cần lưu ý: - Câu viết phải sáng tỏ, dùng từ phải chuẩn xác để hết sức tránh hiểu nhầm. - Khi dùng đến ngoại ngữ để thảo hợp đồng, hai bên nên cùng nhau xác nhận về hàm nghĩa, khiến mỗi từ có thể biểu đạt chuẩn xác ý nguyện của đôi bên. - Điều khoản hợp đồng dùng từ phải nhất trí. Có nghĩa là cùng một sự kiện thì chỉ nên dùng một thuật ngữ đồng nhất, để tránh những rắc rối khi thi hành hợp đồng sau này. - Khi trình bày những điều khoản có quan hệ với nhau hoặc những qui định được nhiều lần nhắc đến, thì cần phải đảm bảo tính thống nhất. - Những qui định trong hợp đồng cần phải cụ thể, chi tiết không nên viết chung chung. Khi hợp đồng đã được thảo xong, hai bên kiểm tra lại các chi tiết, sửa đổi, bổ sung về trách nhiệm, quyền lợi Sau đó, khi không còn nghi ngờ gì nữa, đại diện đứng đầu hai bên có thể cầm bút ký hợp đồng một cách trang trọng giữa đám hoa tươi và tiếng vỗ tay vui mừng. CÂU HỎI ÔN TẬP 7.1. Khi tìm hiểu về đối tác, bạn cần tìm hiểu những gì? 7.2. Bạn hãy phân tích vai trò của các thành viên trong tổ thương lượng. Họ cần có những phẩm chất như thế nào? 7.3. Có phải đặt mục tiêu cho thương lượng càng chặt càng tốt hay không? Tại sao? 7.4. Khi cần phải nhượng bộ, bạn cần chú ý những gì? 7.5. Khi thuyết phục đối tác bạn cần tiến hành như thế nào? 7.6. Tại sao bạn nên dành quyền soạn thảo hợp đồng, điều đó có lợi gì?