Giáo trình Kế toán 1 - Chương 3: Hệ thống kiểm soát nội bộ

2017 1 HỆ THỐNG Kiểm soát nội bộ  Trình bày được định nghĩa kiểm soát nội bộ  Giải thích các hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ  Trình bày các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ  Giải thích được mục đích nghiên cứu hệ thống KSNB của kiểm toán viên  Trình bày trình tự nghiên cứu hệ thống KSNB trong kiểm toán BCTC Sau khi nghiên cứu xong chương này, người học có thể: MỤC TIÊU HỌC TẬP 1. Định nghĩa KSNB và hạn chế tiềm tàng 2. Các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 3.Mục đích và trình tự tìm hiểu KSNB của kiểm toán viên HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Chương 3 NỘI DUNG 2017 2 1. Định nghĩa KSNB và hạn chế tiềm tàng 2. Các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 3.Mục đích và trình tự tìm hiểu KSNB của kiểm toán viên HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Chương 3 NỘI DUNG Rủi ro quản lý là gì? Rủi ro quản lý Ví dụ rủi ro của doanh nghiệp • Làm ăn thua lỗ • Tài sản bị tham ô • Báo cáo tài chính không trung thực • Báo cáo nội bộ không trung thực • Vi phạm pháp luật • Không tuân thủ các quy định Rủi ro quản lý là gì? CHÍNH SÁCH TIÊU CHUẨN THỦ TỤC Rủi ro quản lý 2017 3 Hội đồng quản trị Người quản lý Các nhân viên CON NGƯỜI Kiểm soát nội bộ Độ tin cậy thông tin Hiệu lực, hiệu quả hoạt động Tuân thủ pháp luật và các quy định MỤC TIÊU QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM HỢP LÝ 7 Định nghĩa KIỂM SOÁT NỘI BỘ NOÄI DUNG  Khái niệm  Cơ cấu hệ thống KSNB  Tìm hiểu và đánh giá KSNB CƠ CẤU KIỂM SOÁT NỘI BỘ 5. Giám sát 4. Thông tin và truyền thông 3. Các hoạt động kiểm soát 2. Đánh giá rủi ro 1. Môi trường kiểm soát 9 2017 4 CƠ CẤU KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Môi trường kiểm soát 10 MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT Các nhân tố tạo lập bầu không khí chung về kiểm soát trong toàn đơn vị, phản ảnh các quan điểm nhận thức của nhà quản lý. Ý thức Quy địnhMôi trường kiểm soát Các hoạt động kiểm soát 12 MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 2017 5 CÁC NHÂN TỐ 13 Triết lý quản lý và phong cách điều hành3 Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm toán4 Cơ cấu tổ chức5 Đảm bảo về năng lực2 Phân định quyền hạn và trách nhiệm6 Chính sách nhân sự7 Tính trung thực và các giá trị đạo đức1 GIÚP Tác động đến việc thực hiện các hoạt động kiểm soát trong tổ chức. Mang lại uy tín cho doanh nghiệp CẦN Loại trừ các áp lực (động cơ) và cơ hội dẫn đến gian lận Xây dựng và hướng dẫn về đạo đức Tính trung thực và các giá trị đạo đức Giúp doanh nghiệp phát triển bền vững khi giải quyết hài hòa lợi ích với xã hội và các bên khác. Cam kết về năng lực GIÚP Đảm bảo thực hiện các yêu cầu của thủ tục kiểm soát. Đáp ứng mục tiêu KSNB CẦN Phải cụ thể hóa năng lực thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng cho mỗi công việc cụ thể Cần cân bằng giữa chi phí và lợi ích 2017 6 Triết lý quản lý và phong cách điều hành Triết lý quản lý Quan điểm của nhà quản lý về: 1.Mức độ chấp nhận rủi ro 2.Báo cáo tài chính 3.Lựa chọn chính sách kế toán Phong cách điều hành Cách thức nhà quản lý: 1. Tổ chức kênh thông tin 2. Thay đổi nhân sự quản lý Tác động khác nhau đến việc thực hiện các hoạt động kiểm soát GIÚP Giám sát ban quản lý Tạo lập môi trường kiểm soát tốt Hội đồng quản trị & Ủy ban kiểm toán Năng lực và tận tâm Thành viên bên ngoài CẦN 18 Giám đốc tài chính Kế toán trưởng Giám đốc nhà máy A Giám đốc nhà máy B Giám đốc kiểm soát chất lượng Giám đốc mua hàng Quản đốc phân xưởng A Quản đốc phân xưởng B Trưởng phòng kỹ thuật Trưởng bộ phận kho Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó TGĐ Tài chính Phó TGĐ Kinh doanh Phó TGĐ Sản xuất Trưởng Kiểm toán nội bộ Ban Kiểm soát Cơ cấu tổ chức 2017 7 Phân định quyền hạn và trách nhiệm Là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan. Quyền hạn Trách nhiệm CHÍNH SÁCH NHÂN SỰ Tuyển dụng 20 Đào tạo Đánh giá Khen thưởng Kỷ luật CƠ CẤU KIỂM SOÁT NỘI BỘ 5. Giám sát 4. Thông tin và truyền thông 3. Các hoạt động kiểm soát 2. Đánh giá rủi ro 1. Môi trường kiểm soát 21 2017 8 ĐÁNH GIÁ RỦI RO • Nhận dạng rủi ro  Xác định mục tiêu  Thiết lập cơ chế nhận dạng rủi ro • Đánh giá rủi ro  Thiệt hại  Xác suất xảy ra • Các biện pháp đối phó với rủi ro  Tránh né rủi ro  Chuyển giao rủi ro  Giảm rủi ro  Chấp nhận rủi ro Xác định mục tiêu Nhận dạng rủi ro Phân tích rủi ro Quản trị rủi ro Kiểm soát nội bộ Quy trình quản lý ĐÁNH GIÁ RỦI RO CƠ CẤU KIỂM SOÁT NỘI BỘ 5. Giám sát 4. Thông tin và truyền thông 3. Các hoạt động kiểm soát 2. Đánh giá rủi ro 1. Môi trường kiểm soát 24 2017 9 CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT  Phân chia trách nhiệm  Kiểm soát quá trình xử lý thông tin  Bảo vệ tài sản  Phân tích rà soát PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM  Không để một cá nhân nắm tất cả các khâu của một nghiệp vụ: xét duyệt, thực hiện, bảo quản tài sản và giữ sổ sách kế toán.  Không cho phép kiêm nhiệm giữa một số chức năng CAÙC HOAÏT ÑOÄNG KIEÅM SOAÙT THÍ DỤ VỀ KIÊM NHIỆM “NGUY HIỂM” Công việc kiêm nhiệm Thu tiền và theo dõi sổ sách kế toán về nợ phải thu Rủi ro Có thể lấy tiền sau đó che dấu bằng cách ghi xóa sổ khoản nợ phải thu, hoặc bù đắp bằng khoản thu của khách hàng khác Mua nguyên vật liệu và sử dụng cho sản xuất Không mua hàng nhưng vẫn thanh toán tiền hàng CAÙC HOAÏT ÑOÄNG KIEÅM SOAÙT 2017 10 KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN • Ủy quyền và xét duyệt • Kiểm soát chứng từ và sổ sách • Kiểm tra độc lập CAÙC HOAÏT ÑOÄNG KIEÅM SOAÙT ỦY QUYỀN VÀ XÉT DUYỆT Ủy quyền bằng chính sách Đưa ra chính sách chung bao gồm các điều kiện cho phép thực hiện nghiệp vụ. Xét duyệt cụ thể Xét duyệt từng trường hợp cụ thể, không có chính sách chung. CAÙC HOAÏT ÑOÄNG KIEÅM SOAÙT XÉT DUYỆT CỤ THỂ Phó Tổng giám đốc xét duyệt từng trường hợp cụ thể : Các hoá đơn bán chịu trên 10 triệu Các đại lý đã có dư nợ vượt mức 100 triệu ỦY QUYỀN THEO CHÍNH SÁCH Phòng kinh doanh được quyền xét duyệt bán chịu theo chính sách với: Các hoá đơn dưới 10 triệu đồng Các đại lý có mức dư nợ dưới 100 triệu đồng ỦY QUYỀN VÀ XÉT DUYỆT CAÙC HOAÏT ÑOÄNG KIEÅM SOAÙT 2017 11 KIỂM SOÁT CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH Kiểm soát chứng từ Đánh số trước, liên tục Biểu mẫu chứng từ đầy đủ Kiểm soát chứng từ chưa sử dụng Lưu chuyển chứng từ Tham chiếu và dấu vết kiểm toán Bảo quản lưu trữ Kiểm soát sổ sách Thiết kế, Ghi chép, Bảo quản lưu trữ CAÙC HOAÏT ÑOÄNG KIEÅM SOAÙT Lưu chuyển chứng từ  Bao gồm quá trình lập và lưu chuyển qua các bộ phận :  Thực hiện sự xét duyệt  Thực hiện sự kiểm soát  Là cơ sở ghi sổ  Cần xây dựng một quy trình chuẩn  Mô tả bằng lưu đồ CAÙC HOAÏT ÑOÄNG KIEÅM SOAÙT LƯU ĐỒ - Công cụ mô tả hệ thống Nhaäp kho vaø laäp PN PN Kieåm tra vaø caäp nhaät theû kho Theû kho PN ñaõ kieåm tra N CAÙC HOAÏT ÑOÄNG KIEÅM SOAÙT 2017 12 Các ký hiệu Nhaäp kho vaø laäp PN Thöïc hieän moät coâng vieäc (thuû coâng) PN Chöùng töø Theû kho Ñaàu vaøo hay ñaàu ra cuûa thoâng tin Löu chöùng töø Ñieåm noái Luoàng löu chuyeån CAÙC HOAÏT ÑOÄNG KIEÅM SOAÙT Tham chiếu  Cho phép liên kết các chứng từ với nhau/với sổ sách.  Gắn với một thủ tục kiểm soát  Tham chiếu ngược/tham chiếu xuôi Tham chiếu N Khaùch haøngTham chieáu xuoâi Laäp hoùa ñônVaän ñôn Hoùa ñôn Vaän ñôn N Tham chieáu ngöôïc CAÙC HOAÏT ÑOÄNG KIEÅM SOAÙT 2017 13 Dấu vết kiểm toán Dấu vết lưu lại của 1 thủ tục kiểm soát để phục vụ cho kiểm tra sau này  Chữ ký xét duyệt  Dấu “đã kiểm soát”, “đã chi”  Chứng từ lưu  Cuống phiếu CAÙC HOAÏT ÑOÄNG KIEÅM SOAÙT Lưu trữ chứng từ Thuận lợi cho việc truy cập Thời điểm chuyển vào lưu trữ Hồ sơ thường trực Tuân thủ pháp luật Thời gian lưu trữ Xử lý chứng từ hư hỏng Xử lý chứng từ hết thời hạn lưu trữ CAÙC HOAÏT ÑOÄNG KIEÅM SOAÙT KIỂM TRA ĐỘC LẬP Người kiểm tra không phải là người thực hiện nghiệp vụ để nâng cao tính khách quan Tiền kiểm Kiểm tra trước khi nghiệp vụ diễn ra Hậu kiểm Kiểm tra sau khi nghiệp vụ xảy ra CAÙC HOAÏT ÑOÄNG KIEÅM SOAÙT 2017 14 BẢO VỆ TÀI SẢN Tổ chức kho hàng, bảo vệ Quy định các thủ tục HẠN CHẾ TIẾP CẬN TÀI SẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN Phát hiện mất mát, hư hỏng Nâng cao trách nhiệm thủ kho SỬ DỤNG THIẾT BỊ Máy tính tiền, POS Camera... CAÙC HOAÏT ÑOÄNG KIEÅM SOAÙT PHÂN TÍCH RÀ SOÁT ? Mục đích Phát hiện các biến động bất thường, xác định nguyên nhân, xử lý kịp thời Phương pháp Đối chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này và kỳ trước, sử dụng các chỉ số Bản chất Kiểm soát bằng ngoại lệ CAÙC HOAÏT ÑOÄNG KIEÅM SOAÙT GIÁ Mua giá cao --> Xem xét chính sách mua hàng Giá thực sự tăng --> Xem xét lại giá bán Áp dụng phương pháp tính giá sai --> Điều chỉnh kịp thời LƯỢNG? Sử dụng vượt định mức---> Quy định thưởng, phạt Máy móc hư hỏng --> Sửa chữa kịp thời Ghi chép sai --> Điều chỉnh kịp thời Khoaûn muïc Giaù thaønh keá hoaïch Giaù thaønh thöïc teá 1. Chi phí NVL TT 2. Chi phí NC TT 3. Chi phí SXC 100 40 40 121 42 37 Coäng 180 200  BAÙO CAÙO GIAÙ THAØNH SP X THAÙNG 9.20x1 CAÙC HOAÏT ÑOÄNG KIEÅM SOAÙT PHÂN TÍCH RÀ SOÁT 2017 15 THẢO LUẬN Trong cuộc kiểm toán đầu tiên của anh chị tại một doanh nghiệp sản xuất có quy mô trung bình, Ông Tám là giám đốc công ty có giải thích về cách ông thực hiện việc phân công phân nhiệm tại công ty để tránh không cho phép một người kiểm soát mọi phương diện của một nghiệp vụ như sau:  Cô Lan đảm trách việc mua hàng, nhận hàng và giữ hàng.  Anh Tiến có trách nhiệm ghi chép các sổ sách về nợ phải thu và thu tiền của khách hàng.  Cô Ngọc có trách nhiệm theo dõi sổ sách về nhân viên, chấm công, lập bảng lương và phát lương. CƠ CẤU KIỂM SOÁT NỘI BỘ 5. Giám sát 4. Thông tin và truyền thông 3. Các hoạt động kiểm soát 2. Đánh giá rủi ro 1. Môi trường kiểm soát THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG BP baùn haøng BP mua haøng BP nhaân söï BP keá toaùn Ban Giaùm ñoác 2017 16 Thông tin • Có cơ chế thu thập thông tin cần thiết từ bên ngoài và bên trong, chuyển đến người quản lý bằng các báo cáo thích hợp. • Bảo đảm thông tin được cung cấp đúng chỗ, đủ chi tiết, trình bày thích hợp và kịp thời. • Rà soát và phát triển hệ thống thông tin trên cơ sở một chiến lược dài hạn. • Sự hậu thuẫn mạnh mẽ của người quản lý đối với việc phát triển hệ thống thông tin. THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG  Truyền thông  Duy trì sự truyền thông hữu hiệu về trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi thành viên  Thiết lập các kênh thông tin ghi nhận các hạn chế hay yếu kém trong các hoạt động.  Xem xét và chấp nhận những kiến nghị của nhân viên trong việc cải tiến hoạt động  Bảo đảm truyền thông giữa các bộ phận  Mở rộng truyền thông với bên ngoài.  Phổ biến cho các đối tác về các tiêu chuẩn đạo đức của đơn vị.  Theo dõi phản hồi thông tin THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN Yeâu caàu Coâng cuï Coù thaät Ñaày ñuû Ñuùng kyø Ñaùnh giaù Toång hôïp Trình baøy vaø coâng boá Heä thoáng taøi khoaûn Sô ñoà haïch toaùn Moät phaân heä trong heä thoáng thoâng tin 2017 17 Quy định và thủ tục kế toán sử dụng để ghi chép và lập BCTC:  Các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu;  Nguồn gốc các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu;  Tổ chức bộ máy kế toán;  Tổ chức công việc kế toán, gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán và hệ thống báo cáo tài chính;  Quy trình kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu và các sự kiện từ khi phát sinh đến khi lập và trình bày báo cáo tài chính. HỆ THỐNG KẾ TOÁN CƠ CẤU KIỂM SOÁT NỘI BỘ 5. Giám sát 4. Thông tin và truyền thông 3. Các hoạt động kiểm soát 2. Đánh giá rủi ro 1. Môi trường kiểm soát GIÁM SÁT Thường xuyên và định kỳ giám sát và kiểm tra các hoạt động để đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB để có các điều chỉnh, cải tiến thích hợp:  Giám sát thường xuyên  Các chương trình đánh giá  Kiểm toán nội bộ 2017 18 HẠN CHẾ TIỀM TÀNG  Quan hệ lợi ích - chi phí  Sự thông đồng  Gian lận quản lý  Những tình huống ngoài dự kiến  Vấn đề con người NỘI DUNG  Khái niệm  Cơ cấu hệ thống KSNB  Tìm hiểu và đánh giá KSNB TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ KSNB Mục đích Cơ sở đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu trên BCTC. Hiểu biết về kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán Xác định rủi ro kiểm soát, từ đó xác định phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm toán Cơ sở để đưa ra Thư quản lý cho khách hàng. 2017 19 TRÌNH TỰ XEM XÉT HỆ THỐNG KSNB 1. Tìm hiểu KSNB (để lập kế hoạch kiểm toán) 2. Đánh giá ban đầu rủi ro kiểm soát 3. Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát 4. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát 5. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát => Thực hiện các thử nghiệm cơ bản TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ KSNB B.1 TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KSNB Phương pháp tìm hiểu NỘI DUNG TÌM HIỂU Các bộ phận hợp thành của hệ thống KSNB Các chu trình chủ yếu B.1 TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KSNB 2017 20 Phương pháp tìm hiểu Dựa vào kinh nghiệm của KTV Phỏng vấn Thu thập và nghiên cứu tài liệu Quan sát B.1 TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KSNB Công cụ tìm hiểu Bảng câu hỏi Bản tường thuật Lưu đồ Phép thử walk - through B.1 TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KSNB B2. ĐÁNH GIÁ RỦI RO KIỂM SOÁT 2017 21 THẢO LUẬN • Baùn haøng cho khaùch haøng thanh toaùn ñuùng haïn Muïc tieâu Ruûi ro Chính saùch Thuû tuïc B3. THIẾT KẾ VÀ THỰC HIỆN CÁC THỬ NGHIỆM KIỂM SOÁT Điều kiện áp dụng  Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát là thấp hoặc trung bình  Tính hiệu quả của thử nghiệm kiểm soát  Nếu chỉ thực hiện thử nghiệm cơ bản thì không cung cấp đầy đủ bằng chứng thích hợp Phương pháp thực hiện  Phỏng vấn  Quan sát  Kiểm tra tài liệu  Thực hiện lại thủ tục kiểm soát Kiểm toán viên phải thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để thu thập đầy đủ bằng chứng về tính hiệu quả của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ trên các phương diện: Thiết kế: Hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được thiết kế sao cho có đủ khả năng ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu; Thực hiện: Hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ tồn tại và hoạt động một cách hữu hiệu trong suốt thời kỳ xem xét. B3. THIẾT KẾ VÀ THỰC HIỆN CÁC THỬ NGHIỆM KIỂM SOÁT 2017 22 Thảo luận Bạn đang kiểm toán khoản mục Nợ phải thu khách hàng. Phân tích tác động của các nhân tố sau đến rủi ro sai lệch trọng yếu của khoản mục này và BCTC:  Quan điểm của Ban Giám đốc là lợi nhuận trên hết.  Trưởng phòng kế toán báo cáo trực tiếp cho Giám đốc kinh doanh.  Hệ thống sổ cái, sổ chi tiết yếu kém.  Không có chính sách bán chịu rõ ràng và bộ phận xét duyệt bán chịu tách biệt với bộ phận kinh doanh.  Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động rất hữu hiệu trong việc giám sát đối chiếu công nợ với khách hàng. Tìm hiểu KSNB Đánh giá sơ bộ RRKS Thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát Thực hiện các thử nghiệm cơ bản Đánh giá lại RRKS No Yes