Giáo trình Kế toán Tài chính - Chương 4: Kế toán các khoản phải trả người lao động

CHƯƠNG IV: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ NLĐ (Accounting for Payables to employees) 1 MỤC TIÊU Sau khi học xong chương này, người học sẽ:  Hiểu được các khoản trích theo lương, phải trả người lao động.  Hiểu được phương pháp kế toán các khoản trích theo lương, phải trả người lao động.  Thực hiện được hạch toán, tính toán, trình bày thông tin về các khoản phải trả người lao động, trích theo lương trên BCTC. 2 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật số 38/2013/QH13 Luật số 46/2014/QH13 Luật số 58/2014/QH13 Nghị định số 191/2013/NĐ- CP Thông tư số 200/2014/TT-BTC Công văn số 4064/BHXH-THU VAS 01 Giáo trình Kế toán tài chính, ĐHNH, TS. Lê Thị Thanh Hà - ThS. Nguyễn Quỳnh Hoa 3 NỘI DUNG 1. Kế toán phải trả người lao động 2. Kế toán các khoản trích theo lương 4 3. Trình bày thông tin trên BCTC 1.1. KẾ TOÁN PHẢI TRẢ NLĐ 5 1.1. Khái quát 1.2. PP kế toán 1.1. KHÁI QUÁT 6  Các khoản phải trả người lao động bao gồm:  Tiền lương  Tiền thưởng  Tiền ăn giữa ca, phụ cấp, (các khoản thu nhập khác của người lao động)  BHXH phải trả cho người lao động trong thời gian nghỉ (do ốm đau, thai sản,) 1.1. KHÁI QUÁT 7 Các khoản phải trả NLĐ là nghĩa vụ hiện tại của DN về tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thu nhập khác. 1.1. KHÁI QUÁT 8  Tiền lương là số tiền DN trả cho người LĐ căn cứ vào kết quả lao động.  Có 3 hình thức trả lương: theo thời gian, sản phẩm, khoán.  Tiền lương là căn cứ để tính các khoản trích theo lương (2.). TIỀN LƯƠNG 1.1. KHÁI QUÁT 9  Lương tháng = Mức lương tối thiểu * [ Hệ số lương+ Hệ số phụ cấp ]  Lương ngày = Lương tháng/ số ngày làm việc theo chế độ  Lương giờ = Lương ngày/ số giờ làm việc theo chế độ  Lương theo sản phẩm = Số lượng sản phẩm * Đơn giá tiền lương TIỀN LƯƠNG Trả lương theo thời gian: - Trả lương căn cứ vào thời gian làm việc thực tế, trình độ kỹ thuật, chuyên môn của NLĐ. - TL tính theo thời gian có thể thực hiện tính theo tháng, ngày hoặc giờ làm việc. - Ưu điểm: đơn giản, dễ tính toán - Nhược điểm: Chưa chú ý đến chất lượng LĐ, chưa gắn với kết quả LĐ cuối cùng do đó không có khả năng kích thích NLĐ tăng năng suất lao động Các hình thức trả lương 1.1. Các vấn đề chung về khoản PTNLĐ 10 Trả lương theo sản phẩm: - Trả lương căn cứ số lượng, chất lượng SP hoàn thành và đơn giá TL/1SP + Trả lương SP trực tiếp không hạn chế + Trả lương theo SP gián tiếp + Trả lương theo SP lũy tiến + Trả lương theo SP có thưởng - Ưu điểm: Chú ý đến chất lượng LĐ, gắn NLĐ với kết quả lao động cuối cùng, tác dụng kích thích NLĐ tăng năng suất lao động. - Nhược điểm: tính toán phức tạp 1.1. Các vấn đề chung về khoản PTNLĐ Các hình thức trả lương 11 Trả lương khoán KL hoặc khoán CV: - Trả lương cho NLĐ theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ phải hoàn thành trong thời gian nhất định với số tiền ấn định trước. - Áp dụng cho những CV nếu giao từng việc chi tiết không có lợi về mặt kinh tế, do đó giao khoán toàn bộ CV. - Ưu điểm: Khuyến khích NLĐ hoàn thành nhanh công việc. - Nhược điểm: DN cần theo dõi thường xuyên, kiểm tra chặt chẽ chất lượng của công việc 1.1. Các vấn đề chung về khoản PTNLĐ Các hình thức trả lương 12 1.2. PP KẾ TOÁN 13 Chấm công Tính lương Trả lương Hạch toán CP lương Lập báo cáo Theo dõi hồ sơ lao động Quy trình tính lương và các khoản trích theo lương BP sử dụng LĐ - Bảng chấm công - Phiếu xác nhận sản phẩm - HĐ giao khoán BP Kế toánBP LĐ - TL Bảng Thanh toán tiền lương - Chi trả lương - Bảng PB TL - Ghi sổ kế toán Hàng ngày Thời điểm tính, trả lương 1.2. PP KẾ TOÁN 14 15  Tài khoản sử dụng: 334 “Phải trả NLĐ” (Payables to employees)  Tài khoản 334 phản ánh:  Các khoản phải trả NLĐ  Tình hình thanh toán các khoản phải trả NLĐ 1.2. PP KẾ TOÁN 16  Bộ hồ sơ lao động (đơn xin việc, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm,)  Chứng từ thanh toán (phiếu chi, giấy báo nợ,)  Các mẫu chứng từ về tiền lương (xxxx-LĐTL) được quy định tại “Chế độ kế toán DN” quyển 2.  Các chứng từ khác (quyết định chi thưởng, quy chế tài chính,) 1.2. PP KẾ TOÁN * Đọc: trang 212  225 quyển 2 “Chế độ kế toán doanh nghiệp”, NXB Tài Chính, 2015 1.2. PP KẾ TOÁN 17 18 1.2. PP KẾ TOÁN 19  Bước 1: Dựa vào danh sách người lao động, nhân viên hành chính lập bảng chấm công và theo dõi trong kỳ. 1.2. PP KẾ TOÁN  Bước 2: Từ bảng chấm công, kế toán lập bảng tính lương và các khoản trích theo lương 20 1.2. PP KẾ TOÁN  Bước 3: Từ bảng tính lương, DN thực hiện trả lương cho người lao động (tiền mặt/ chuyển khoản/ trả bằng hiện vật)  TH trả bằng tiền mặt: NLĐ nhận tiền và ký nhận vào bảng lương ở bước 2, phiếu chi tiền mặt  TH chuyển khoản: Lấy căn cứ từ giấy báo nợ của ngân hàng.  TH trả bằng hiện vật: Căn cứ vào quyết định trả lương bằng hiện vật (Giám Đốc ký) và phiếu xuất kho.  LƯU Ý: Tại bước này, thực hiện luôn trích và đóng BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. (Chi tiết hạch toán tại 2.2) 21 1.2. PP KẾ TOÁN  Bước 4: Từ bảng tính lương đã có NLĐ ký nhận, phiếu chi tiền mặt/ giấy báo nợ/ quyết định trả lương bằng sản phẩm, kế toán hạch toán CP lương vào các sổ TK: 22 1.2. PP KẾ TOÁN 334 241,622,623,627 ,641,642 Lương và phụ cấp phải trả NLĐ 353 Tiền thưởng phải trả NLĐ từ quỹ KT-PL 138,141,333,338 Các khoản phải khấu trừ vào thu nhập của NLĐ 111,112 Ứng, thanh toán tiền lương NLĐ 511 Trả lương bằng SP, HH 33311 Thuế GTGT đầu ra (nếu có) Bước 5: Từ số liệu trên sổ cái tài khoản 334 và các thông tin khác, lập các báo cáo cần thiết (tùy vào yêu cầu) 23 1.2. PP KẾ TOÁN 24  Lưu ý:  Đối với DN trả lương nhiều lần trong 1 kỳ, các lần đầu sẽ được coi là tạm ứng lương. Lần cuối cùng sẽ thanh toán phần còn lại.  Hạch toán tương tự trường hợp trả 1 lần. 1.2. PP kế toán 25  Lưu ý: Tiền lương nghỉ phép của nhân công SX trực tiếp được trích trước nhằm tránh biến động giá thành sản xuất. 1.2. PP KẾ TOÁN 335334 Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân SX 622 Trích trước CP về tiền lương nghỉ phép của công nhân SX (1) CP lương nghỉ phép thực tế lớn hơn số đã trích trước (2) CP lương nghỉ phép thực tế nhỏ hơn số đã trích trước 26  Công thức tính tiền lương nghỉ phép phải trích trước đối với nhân công SX trực tiếp: 1.2. PP KẾ TOÁN Số tiền lương nghỉ phép phải trích trước Tiền lương chính theo HĐLĐ Tỷ lệ trích trước Tỷ lệ trích trước Tổng tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch Tổng tiền lương chính theo kế hoạch 27 1. KẾ TOÁN PHẢI TRẢ NLĐ 2. KT CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 28 2.1. Khái quát 2.2. PP kế toán 2.1. KHÁI QUÁT 29  Các khoản trích theo lương được tính theo một tỷ lệ nhất định dựa trên tiền lương phải trả cho người LĐ (bao gồm mức lương và phụ cấp lương)  Từ 01/01/2018: bao gồm mức lương và phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật)  Căn cứ tính tối đa gấp 20 lần mức lương cơ sở.  Quy định tại:  Luật số 58/2014/QH13 30  Các khoản trích theo lương bao gồm:  BHXH: DN (18 %), người LĐ (8 %)  BHYT: DN (3 %), người LĐ (1,5 %)  BHTN: DN (1 %), người LĐ (1 %)  Kinh phí công đoàn: DN (2 %) 2.1. KHÁI QUÁT - BHXH: là quỹ do người sử dụng LĐ và NLĐ đóng góp dùng để trợ cấp cho NLĐ trong trường hợp họ bị mất khả năng LĐ như ốm đau, thai sản, tai nạn LĐ, hưu trí - BHYT: là quỹ do người sử dụng LĐ và NLĐ đóng góp dùng để tài trợ cho NLĐ khám bệnh, chữa bệnh. 2.1. Các vấn đề chung về khoản trích theo lương 31 - KPCĐ: được hình thành từ việc trích theo tỷ lệ % tiền lương, tiền công tính KPCĐ để tài trợ cho hoạt động CĐ của DN và tính vào CP SXKD. - BHTN: là quỹ do người sử dụng LĐ và NLĐ đóng góp dùng để tài trợ cho NLĐ trong thời gian thất nghiệp gồm trợ cấp thất nghiệp, trợ cấp học nghề, hỗ trợ tìm việc làm. 2.1. Các vấn đề chung về khoản trích theo lương 32 33 2.2. PHƯƠNG PHÁP KT Đăng ký ban đầu Điều chỉnh (nếu có) Trích nộp BH, CPCĐ định kỳ Hạch toán Lập báo cáo Theo dõi hồ sơ lao động 34  Tài khoản sử dụng: 338 “Phải trả, phải nộp khác” (Other payables)  Tài khoản 338 phản ánh: (liên quan đến các khoản trích theo lương)  ..  Số tiền trích và thanh toán BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ (social insurance, healthy insurance, unemployment insurance, Trade union fees)  .. 2.2. PHƯƠNG PHÁP KT 1.2. PP KẾ TOÁN 35 36 Một số chứng từ sử dụng:  Đơn đề nghị: Mẫu D01-TS  Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN: Mẫu D02-TS  Tờ khai tham gia BHXH, BHYT: Mẫu TK1- TS  Bảng kê trích nộp các khoản theo lương: Mẫu 10-LĐTL  Bảng phân bổ tiền lương và BHXH: Mẫu 11-LĐTL 2.2. PHƯƠNG PHÁP KT  Một số hạch toán chủ yếu: 37 338 622,623,627 ,641,642 Trích BHXH, BHYT, BHTN,KPCĐ tính vào CP DN 334 Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trừ vào lương NLĐ 111,112 Nộp BHXH,BHYT, BHTN, KPCĐ Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị Nhận tiền KPCĐ được bù do chi vượt 2.2. PHƯƠNG PHÁP KT  Một số hạch toán chủ yếu (tt): 38 338 111, 112 Nhận tiền thanh toán từ BHXH 334 BHXH phải trả cho nhân viên khi nghỉ ốm, thai sản Thanh toán BHXH cho nhân viên nghỉ ốm, thai sản 2.2. PHƯƠNG PHÁP KT 2. KT CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 39 Tính bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL Bài tập 32 trang 369 Giáo trình Kế Toán Tài Chính 3. TRÌNH BÀY THÔNG TIN TRÊN BCTC 40 B CĐKT BCTC (năm) BC KQHĐKD BC LCTT TM BCTC 41 Bảng cân đối kế toán ± Chỉ tiêu mã 314: Phải trả NLĐ  Phản ánh các khoản DN còn phải trả NLĐ.  Số dư CÓ chi tiết của TK 334 ± Chỉ tiêu mã 315: Chi phí phải trả ngắn hạn  Phản ánh giá trị các khoản nợ còn phải trả do đã nhận HH nhưng chưa có hóa đơn, chi phí chưa có đủ hồ sơ nhưng chắc chắn phát sinh như trích trước tiền lương nghỉ phép,  Số dư CÓ chi tiết của TK 335 3. TRÌNH BÀY THÔNG TIN TRÊN BCTC 42 Bảng cân đối kế toán (tt) ± Chỉ tiêu mã 319: Phải trả ngắn hạn khác  Phản ánh giá trị: tài sản thừa chưa rõ nguyên nhân, các khoản phải nộp cho BHXH, KPCĐ, (dòng 3 trang 144 quyển 2 “Chế độ kế toán doanh nghiệp”, NXB Tài Chính, 2015)  Số dư CÓ chi tiết của TK 338, 138, 344 3. TRÌNH BÀY THÔNG TIN TRÊN BCTC 43 Bảng cân đối kế toán (tt) Tại sao chỉ tiêu mã 333 (CP phải trả dài hạn) cũng được tổng hợp từ số dư Có chi tiết của TK 335 nhưng lại không chịu ảnh hưởng của lương và các khoản trích theo lương? Tương tự với chỉ tiêu mã 337 (Phải trả dài hạn khác) 3. TRÌNH BÀY THÔNG TIN TRÊN BCTC 44 ± Ảnh hưởng đến các chỉ tiêu:  Giá vốn hàng bán (Mã số 11)  Chi phí bán hàng (Mã số 25)  Chi phí quản lý DN (Mã số 26) Báo cáo kết quả HĐKD Tại sao? 3. TRÌNH BÀY THÔNG TIN TRÊN BCTC 45 ± Ảnh hưởng đến các chỉ tiêu:  Tiền chi trả cho NLĐ (Mã số 03): Tổng số tiền phải trả cho NLĐ trong kỳ báo cáo. • Số đối ứng của tài khoản 334 và 111,112 về số tiền trả NLĐ  Tiền chi khác cho HĐKD (Mã số 07): Các khoản chi khác bao gồm cả BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, • Số liệu chi tiết của tài khoản 338, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (PP TT) 3. TRÌNH BÀY THÔNG TIN TRÊN BCTC 46 ± Ảnh hưởng đến các chỉ tiêu mục VI:  Phải thu khác (Mã số 4 mục VI): Trình bày chi tiết số phải thu NLĐ  Chi phí phải trả (Mã số 20 mục VI): Trình bày chi tiết các khoản: • Trích trước CP tiền lương nghỉ phép •  Phải trả khác (Mã số 21 mục VI): Trình bày chi tiết các khoản: • Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN • Thuyết minh BCTC 3. TRÌNH BÀY THÔNG TIN TRÊN BCTC 47 ± Ảnh hưởng đến các chỉ tiêu mục VII:  CP BH và CP QLDN (Mã số 8 mục VII): Trình bày chi tiết các khoản chiếm 10% trở lên và các khoản khác.  Chi phí SXKD theo yếu tố (Mã số 9 mục VII): Trình bày chi tiết các khoản: • Chi phí nhân công (số liệu lấy từ số phát sinh trên tài khoản 622) • Thuyết minh BCTC (tt) 3. TRÌNH BÀY THÔNG TIN TRÊN BCTC 48