Giáo trình Kỹ năng mềm (Phần 2) - Phạm Thị Cẩm Lệ

ới gặt hái được những kết quả lớn lao nhất trong công cuộc kinh doanh. Ông đã trình bày ý tưởng này đến người tham dự qua một hoạt động nho nhỏ sau: Nói xong vài ba ý căn bản, ông ngưng lại một chút rồi nói: “Lúc này, tôi muốn cho ai đó ít tiền.” Nghe nói, khán giả đều ngồi thẳng lưng lên một chút và hướng người về phía trước. Ông rút trong ví ra tờ năm đô-la. “Ai muốn có năm đô-la này?” Một vài cánh tay đưa lên. Ông bước xuống phía khán giả và trao tờ tiền cho một người đưa tay sớm nhất. “Đấy, dễ thế đấy, phải không các bạn?” Mọi người đều gật 119 đầu đồng ý. Rồi ông rút ra tờ hai mươi đô-la. “Nếu muốn có tờ này, làm ơn bước lên phía sân khấu.” Một vài người rời chỗ và chạy lên hướng sân khấu. Ông trao tờ 20 đô-la cho người lên đầu tiên. “Bây giờ, tôi sẽ cho đi tờ 100 đô-la này. Ai muốn có nó nào?” Mọi cánh tay trong phòng đều đưa lên. Rồi ông nói: “Được rồi, các bạn sẽ phải làm vài việc để có tờ tiền này. Xin các bạn vui lòng nhìn vào ví tiền của mình. Nếu ai có ba tờ tiền, bất kể mệnh giá nào, có ngày phát hành bằng hoặc trước năm 2006, người đó sẽ nhận được tờ 100 đô-la này.” Một số người tham dự trông có vẻ lúng túng; những người khác thì ngại rút ví mình ra; số khác rút ví, lôi cả xấp tiền ra và bắt đầu xem ngày phát hành, nhưng rồi lắc đầu bỏ tiền lại vào ví. Có một cánh tay đưa cao. Terry nói: “Chúng ta đã có người thắng cuộc rồi!” Anh kia tiến lên sân khấu; Terry cầm lấy ba tờ tiền và kiểm tra ngày, rồi trao cho anh ta tờ 100 đô-la. Sau cùng, Terry bắt đầu giải thích rằng có ba cấp độ thành công đối với những người làm công việc bán lẻ. Đối với những ai ngồi và đợi thành công thì sẽ nhận được tiền lời ở mức tối thiểu. Những người chịu khó đứng lên, cố gắng một chút thì được số lời ở mức trung bình. Nhưng những ai sẵn sàng cam kết dành nhiều nỗ lực hơn sẽ nhận được thành công ở mức cao nhất. Chuẩn bị một phần thảo luận. Hãy khuyến khích các cuộc đối thoại. Hãy đề nghị người nghe chia thành cặp hoặc nhóm để thảo luận với nhau về các vấn đề hay ý tưởng nào đó. Hoạt động này đóng vai trò khá quan trọng. Người nghe bao giờ cũng sẽ dễ nhớ lại những gì chính họ nói và làm. Bằng cách đưa người nghe vào các cuộc thảo luận như thế và để họ thoải mái nói lên ý kiến của mình, bạn sẽ làm gia tăng đáng kể sức tác động của thông điệp bạn muốn trình bày. Yêu cầu người tình nguyện. Khán giả thường vui lòng tiến lên sân khấu để viết thứ gì đó vào bảng, hoặc canh giúp đồng hồ, hoặc phân phát tài liệu tham khảo nào đó,... nếu được bạn yêu cầu. Nghĩa là hầu như ai tham dự cũng sẵn lòng hỗ trợ bạn điều gì đó nếu bạn đề nghị. Bạn cần tận dụng điều này để lôi kéo họ nhiệt tình tham gia vào buổi thuyết trình của bạn. 120 Mời gọi khán giả “tưởng tượng”. Một trong những cách truyền cảm hứng mạnh mẽ nhất đến khán giả là gợi cho họ tự xét mình thật sâu sắc. Khán giả càng hình dung chính họ tham gia vào câu chuyện hay ý tưởng của bạn cụ thể bao nhiêu, họ càng có khả năng thực hiện hành động thay đổi thế giới bấy nhiêu. Và may thay, có một từ kỳ diệu sẽ kích hoạt được não bộ mường tượng bất kỳ điều gì ngay lập tức: tưởng tượng. Trong bài diễn thuyết của mình tại diễn đàn TED Ấn Độ năm 2009, Jane Chen đã chia sẻ ý tưởng về một lồng ấp chi phí thấp có khả năng cứu sống hàng triệu trẻ em sinh non ở các nước đang phát triển. Cô bắt đầu bài phát biểu của mình như sau: Xin mời các bạn hãy nhắm mắt và mở bàn tay ra. Bây giờ, hãy tưởng tượng những thứ bạn có thể nắm giữ trong bàn tay mình: một quả táo, hay có thể là chiếc ví. Giờ bạn hãy mở mắt ra. Nếu đó là một sinh linh thì sao? Khi hỏi, “Nếu đó là một sinh linh thì sao?”, Chen đã trình chiếu bức ảnh của Anne Geddes, chụp một hài nhi bé bỏng đang ngủ trong đôi bàn tay già nua. Trong ví dụ này, câu hỏi có đủ tính trừu tượng để hình ảnh bổ sung được nét đặc trưng và cường độ cảm xúc. Để mọi người tự do tưởng tượng đa phần là cách hay nhất. Trí tưởng tượng bay bổng cũng lý giải vì sao sách luôn hay hơn phim ảnh. Sau khi đề nghị khán giả tưởng tượng, bạn phải cho họ một khoảng lặng vừa đủ để họ xây dựng một hình ảnh sống động hoặc soát lại trong trí nhớ một ký ức phù hợp. Điều này đòi hỏi một khoảng lặng lâu hơn nhiều so với khoảng thời gian mà nhiều diễn giả vốn cảm thấy thoải mái – tức tối thiểu từ 3 đến 5 giây. Khi các diễn giả chuyên nghiệp yêu cầu khán giả tưởng tượng, họ sẽ cố gắng kết hợp cả năm giác quan – thị giác, khứu giác, xúc giác, vị giác và thính giác. Nên dùng các hình ảnh so sánh, đối chiếu, ẩn dụ, nhân cách hóa, nhằm gợi sự liên tưởng, làm nội dung thêm sống động hơn. Chẳng hạn, “Quý vị hãy tưởng tượng rằng hành trình một tinh trùng gặp được trứng cũng giống như cuộc đua của hàng triệu người bơi qua một dòng sông đầy acid, dài khoảng 1.800 cây số, bằng từ TP. 121 Hồ Chí Minh ra Hà Nội, trong thời gian 72 giờ đồng hồ với bao sóng to, gió lớn và hiểm nguy. Và chỉ có một tinh trùng đủ sức tồn tại và gặp được trứng, rồi từ đó bạn ra đời. Tất cả đã hy sinh để bạn được sống...” Giao lưu với khán giả. Hãy đặt thật nhiều câu hỏi mở để khán giả tự nói chuyện với bạn và cuối cùng bạn là người chốt lại vấn đề. Hãy cho khán giả thấy bạn có vẻ dễ thương hơn và gần gũi hơn. Thuyết trình không phải là một mình bạn nói, hãy hỏi khán giả để cùng thảo luận và tìm ra câu trả lời, khán giả được tương tác sẽ hào hứng và bị hút vào bài nói chuyện của bạn. Đưa khán giả đi qua nhiều cung bậc cảm xúc nhất có thể. Những diễn giả được nhớ đến nhiều nhất luôn đưa khán giả của họ qua nhiều cung bậc cảm xúc nhất có thể. Thông qua nghiên cứu những biểu hiện cực nhỏ từ nhiều nền văn hóa, Ekman đã xác định được sáu kiểu cảm xúc cơ bản, đó là: giận dữ, căm ghét, sợ hãi, hạnh phúc, buồn bã và ngạc nhiên. Trong thuyết Vòng tròn cảm xúc dễ nhớ và trực quan của ông, Plutchik cũng phân cảm xúc thành bốn cặp: vui-buồn, tin tưởng-chán ghét, sợ hãi giận dữ và ngạc nhiên-đề phòng. Để thuyết phục, diễn giả phải khơi gợi được những cảm xúc tích cực của người nghe (chẳng hạn yêu thương, thèm khát, hy vọng, hay xúc động) cũng như những cảm xúc tiêu cực của họ (như oán giận, bực tức). Bạn có thể làm điều đó bằng cách dùng các hình ảnh so sánh, ẩn dụ. Càng khơi gợi cảm xúc của thính giả, diễn giả càng có nhiều cơ hội để thuyết phục họ. Con người thường dễ bị thu hút vào những người tỏ ra đầy cảm xúc và nhiệt tình về những điều họ đang nói. Với năng lượng tích cực được chuẩn bị, bạn sẽ tự tin và dễ dàng làm chủ bản thân để có thể thể hiện các trạng thái tình cảm khác nhau, hay các cung bậc cảm xúc khác nhau phù hợp với từng nội dung của bài thuyết trình: - Một nội dung gây hứng thú: Hãy thể hiện sự nhiệt tình, hào hứng. - Một tin buồn: Hãy thể hiện sự nghiêm trang, nghiêm túc, sự cảm thông. - Một nội dung tạo tình cảm: Hãy thể hiện lòng yêu thương 122 - Một nội dung cần sự chia sẻ: Hãy thể hiện sự quan tâm. - Một đoạn đối thoại: Hãy nhập vai, đóng giả giọng điệu và cảm xúc của từng nhân vật trong đoạn đối thoại. Cảm xúc chuyên chở lời nói, làm cho lời nói ý nghĩa. Nếu cảm xúc thể hiện ra không phù hợp với thông điệp, người nghe sẽ không tin vào thông điệp. 3.3 Cách kết thúc ấn tượng Thời gian kết thúc bài thuyết trình là thời điểm thu hút sự tập trung chý ý của người nghe. Phần kết chính là cơ hội cuối cùng để bạn tạo ấn tượng lâu dài đọng lại trong lòng người nghe. Hãy tạo ra phần kết rõ ràng và dứt khoát để người nghe khỏi phải ngơ ngẩn, bất ngờ theo kiểu “Sao, đã xong rồi sao? Chỉ có thế thôi sao?”. Trong phần kết, bạn phải dõng dạc nhấn mạnh lại những thông điệp quan trọng đã trình bày để người nghe có thể ghi nhớ. Tùy theo nội dung bài thuyết trình, bạn xây dựng những cách kết khác nhau như: Tóm tắt những điểm chính. Mặc dù trong khi trình bày diễn giả cũng thường có xu hướng tóm lại một số ý chính nhưng vấn đề là người nghe có khi cũng không thật sự ghi nhớ. Người nghe thường có xu hướng “không phân biệt được thứ gì với thứ gì”. Một chính trị gia người Ailen đã từng khuyên những người làm công tác thuyết trình như sau: “Trước tiên hãy nói cho người nghe biết bạn sẽ trình bày cho họ nghe điều gì. Sau đó hãy nói cho họ biết bạn vừa trình bày điều gì xong”. Trên thực tế thì mọi người cũng nên theo lời khuyên này. Đây là một cách rất hay để củng cố thêm sức mạnh thông điệp bạn đã trình bày, bởi vì hầu hết khán giả đều cần được nhắc đi nhắc lại về một điểm nào đó thì họ mới có thể ghi nhớ lâu được. Đưa ra kêu gọi hành động. Nếu bạn đang tiến hành chiến dịch vận động tranh cử, bạn có thể kêu gọi “Hãy bỏ phiếu cho tôi!” hoặc bạn có thể kêu gọi người nghe tiến hành một cuộc nghiên cứu, xem lại một đề xuất, hay chấp nhận một chức vụ công việc. 123 Đưa ra lời khen ngợi ngắn gọn, chân thật. Pennsylvania sẽ là hòn đá tảng trong sản xuất kinh doanh. Chưa bao giờ tương lai tươi sáng lại mở ra đối với Pennsylvania như lúc này, và cũng chưa bao giờ cơ hội để trở thành bang dẫn đầu cũng sáng lạng như vậy. Chỉ với những câu đó, Charles Schwab kết bài trình bày của mình trong hội nghị Xã hội Pennsylvania của New York. Ông đã làm cho khán giả hài lòng, tin tưởng vào tương lai của Pennsylvania. Phần kết hài hước. George Coban đã từng nói: “Luôn luôn để lại tiếng cười cho mọi người khi bạn nói lời tạm biệt”. Nếu bạn có khả năng làm được như thế thì rất tốt. Nhưng một câu hỏi đặt ra là nên thực hiện như thế nào bây giờ nhỉ? Mỗi người phải thực hiện theo những cách riêng của mình vì nó còn phụ thuộc vào khả năng của từng người. Kết thúc với một câu trích dẫn hoặc dùng một đoạn thơ. Các châm ngôn hoặc những đoạn thơ hay có thể góp phần tạo ra một phần kết thúc cao trào. Bạn nên tập thói quen sưu tầm các châm ngôn, danh ngôn, trích dẫn, cùng các đoạn thơ ngắn nhưng hấp dẫn. Tập hợp chúng lại trong cuốn sổ ghi chép hay trong tập tin văn bản máy tính, để có thể dùng khi cần thiết. Tuy có vẻ đơn giản, nhưng việc lồng ghép vào phần kết các câu danh ngôn hoặc các đoạn thơ phù hợp với đề tài, sẽ tạo ra ấn tượng sâu sắc trong lòng khán giả. Nếu bạn có thể tự sáng tác ra những câu thơ để kết cho bài của mình thì thật tuyệt vời. Như vậy bài nói sẽ mang dấu ấn cá nhân bạn rất nhiều, mọi người chắc chắn sẽ cảm phục tài thơ của bạn. Kết thúc bằng một câu chuyện. Khán giả bao giờ cũng thích nghe những câu chuyện hay, bất kể bạn kể ra lúc nào, họ cũng sẵn sàng đón nghe và hưởng ứng. Tận dụng điều này, trong phần kết thúc, bạn có thể dùng phần kết để kể nốt câu chuyện bạn đã mở màn trong phần đầu hay giữa buổi thuyết trình. Bạn có thể kể những mẩu chuyện có tính khơi dậy óc tò mò rất cao, nhưng không vội để cho khán giả biết ngay phần kết câu chuyện, mà đợi đến lúc kết thúc chương trình mới nói ra; và như 124 thế, phần kết thúc sẽ luôn thỏa mãn được khán giả. Bạn cũng phải kể thật ngắn gọn (đừng quá hai phút và lý tưởng thì ít hơn hai phút). 3.4 Một số thủ thuật khi thuyết trình Đối phó với với sự lo lắng. Hầu hết mọi người đều cảm thấy lo âu đôi chút trước khi phải diễn thuyết trước mặt mọi người dù rằng họ đã chuẩn bị kỹ và biết rõ cách để thể hiện nó. Có thể nhận thấy ngay nỗi lo lắng, run sợ của nhiều diễn giả qua ngôn ngữ cơ thể của họ trên sân khấu. Không có khán giả nào nghĩ bạn tự tin khi nhìn thấy cơ thể bạn căng cứng với cử chỉ, động tác hệt như một chú robot. Một vài phương pháp sau giúp sự bồn chồn của bạn trở nên dễ quản lý hơn. Đi tản bộ: Hãy giảm thiểu căng thẳng bằng cách đi dạo bộ một chút. Hoạt động này vừa giúp làm nóng các cơ, vừa để bạn ôn lại một lượt những chủ điểm sắp trình bày. Duỗi cơ: Trước giờ nói chuyện, hãy tìm một chỗ vắng vẻ để làm giãn cơ thể. Để các nhóm cơ bớt căng, bạn hãy nhẹ nhàng liên tục xoay đầu và vai theo chiều kim đồng hồ và ngược lại; rồi duỗi cơ mặt bằng cách há miệng càng to càng tốt và xoay tròn hàm dưới. Thả lỏng cơ thể và hít thở sâu: Để giải tỏa năng lượng lo lắng ngay trước khi bước lên sân khấu, bạn nên thả lỏng hoàn toàn mọi cơ bắp trên người bạn trừ những phần giúp bạn đứng thẳng. Bạn nắm chặt rồi thả lỏng bàn tay một vài lần để đối phó với phản ứng của hệ thần kinh giao cảm (andrenaline rush). Tiếp theo, tập trung vào nhịp thở của bạn. Hãy thở thật chậm và thong thả bằng cơ hoành, kéo đầy hơi xuống bụng. Khi hít vào bụng phồng lên, giữ hơi vài nhịp và thóp bụng lại khi thở ra. Nếu bạn làm đúng, vai của bạn sẽ không lắc lư. Thời gian hít vào phải ngắn hơn thời gian thở ra. Thở ra lâu hơn là cách đưa thông điệp thư giãn tới não bộ. Thêm nữa, hãy để ghi chú của bạn trong túi áo hoặc túi quần. Có thể bạn không bao giờ cần đến chúng, nhưng nỗi lo sợ vô thức của bạn sẽ lắng dịu khi có chúng ở 125 đấy. Lưu ý là không để thứ gì khác trong túi áo quần ngoài ghi chú của bạn trước khi bước lên sân khấu. “Kế hoạch B”. Hãy luôn chuẩn bị một “kế hoạch B”, chẳng hạn như đề cương một trang (nên ưu tiên) hoặc một bản sao in các slide của bạn. Dùng tự thoại tích cực. Hầu hết các nhà tâm lý đều cho rằng hành động tự thoại tích cực sẽ giúp gia tăng đáng kể sự tự tin của mỗi con người. Bạn phải liên tục tự nhủ rằng bạn sẽ nói chuyện thành công, rằng người nghe sẽ tích cực hưởng ứng bạn. Hãy tự nói với mình rằng: “Tôi là người tự tin, bởi hơn ai hết, tôi hiểu rõ những gì mình sẽ trình bày. Tôi là chuyên gia, và khán giả sẽ chăm chú nuốt lấy từng lời của tôi.” Khơi dậy cảm xúc tích cực. Khi các diễn viên diễn một vai nào đó và họ muốn truyền tải một trạng thái cảm xúc nhất định của nhân vật, họ cần khơi dậy cảm xúc đó trong chính họ. Họ nhớ đến một tình huống trong cuộc sống khi họ cảm nhận cảm xúc ấy một cách rõ ràng, tái tạo lại cảm xúc ấy trong trí tưởng tượng và sau đó sẽ bắt đầu cảm nhận được cảm xúc ấy một cách nhanh chóng. Kỹ thuật của thế giới diễn xuất này sẽ giúp các bạn. Hãy nhớ đến một lần trong đời bạn cảm thấy thật sự hứng khởi và tái hiện tình huống đó trong tâm trí. Hãy cảm nhận lại sự hứng khởi ấy, liên kết nó với ước muốn chia sẻ cho người nghe điều gì đó – điều mà bạn cảm thấy thực sự có giá trị, xứng đáng với công sức cũng như thì giờ của bạn và của mọi người. Ước muốn hay hứng khởi rất dễ lan truyền. Tập trung vào những vấn đề quan trọng muốn truyền đạt đến người nghe sẽ giúp bạn bớt nghĩ về bản thân, và đây là một cách khá hữu hiệu để đẩy lùi nỗi sợ. Hãy hồi tưởng lại một tình huống bạn từng trải qua khiến bạn thấy hoàn toàn tin tưởng vào bản thân. Có thể bạn đã nói hoặc làm gì đó bạn chắc chắn 100%. Hãy tái hiện lại tình huống đó rõ ràng hết mức có thể và cảm nhận những gì bạn đã cảm thấy tại thời điểm đó sẽ giúp bạn xây dựng một cảm giác tự tin. 126 Hình dung thành công. Nếu bạn nghĩ rằng mình sẽ thể hiện không tốt trên sân khấu, sẽ bị người nghe chống đối thì chắc ngay từ đầu bạn sẽ mang tâm thế tự vệ. Nhận thấy trạng thái tự vệ nơi bạn, khán giả sẽ khó lòng đón nhận bạn. Đại thi hào Shakespeare từng nói đại ý rằng: không có điều gì tốt hay xấu, nhưng chính cách suy nghĩ làm cho điều này xấu, điều kia tốt. Muốn thất bại, hãy nghĩ như kẻ thất bại. Tương tự, muốn thành công, hãy suy nghĩ như người thành công. Có lẽ đây lời khuyên tốt nhất dành cho những ai muốn thuyết trình giỏi: hãy nghĩ như nhà vô địch. Trước mọi buổi nói chuyện, bạn hãy hình dung về hình ảnh chiến thắng sẽ diễn ra. Hãy hình dung trước trong đầu những hình ảnh tích cực về việc bạn sẽ thể hiện tốt nhất bài thuyết trình của mình, thì dần dần bạn sẽ tự tin và sẽ đạt được điều mình muốn. Hãy nhắm mắt lại, tưởng tượng ra hình ảnh những khán giả thân thiện, tích cực và hào hứng đón nhận bạn cùng với những gì bạn nói. Hãy tưởng tượng ra mọi khoảnh khắc thành công: những tràng pháo tay không ngớt từ phía khán giả cho từng câu nói, vẻ mặt phấn khích và đồng tình ủng hộ của họ, còn bạn thì đầy tự tin và lôi cuốn trên sân khấu, những câu nói mạch lạc, hùng hồn phát ra từ miệng bạn,... Tập tưởng tượng càng chi tiết càng tốt, như thể bạn đang chứng kiến những thành công ấy ngay lúc này. Các diễn viên, vận động viên, ca sĩ, chính khách, doanh nhân, cùng nhiều người thành công khác đều dùng đến kỹ thuật hình dung này khi xuất hiện trước đám đông. Kỹ thuật này giúp họ thêm tự tin, sẵn sàng đón nhận chiến thắng. Trong kỹ thuật hình dung, yếu tố cốt lõi là việc kiểm soát hình ảnh bạn có trong đầu về bản thân. Đừng để những suy diễn tiêu cực về thái độ và hành động của người nghe làm méo mó đi hình ảnh đó. Michael Jordan không chỉ hình dung ra các trận đấu, mà còn hình dung ra chiến thắng. Điều này cho phép anh ấy thắng hết trận này đến trận khác trong sự nghiệp phi thường của mình. Kỹ năng hình dung cũng có hiệu quả tuyệt vời đối với thuyết trình. 127 Có nhiều người lại cho rằng: tôi không thực sự tự tin mà bây giờ ráng nghĩ và vẽ ra một hình ảnh tự tin về bản thân, có phải là giả tạo, tự lừa dối mình không? Thưa không! Bởi có thể lúc này sự tự tin không phải là tính cách chủ đạo của bạn, nhưng nó vẫn có đó và bạn dùng kỹ thuật hình dung để khai thông và làm cho nó lớn dần lên. Dần dần, nhờ thực hành nhiều, bạn sẽ biến sự tự tin vốn rất yếu ớt ban đầu đó trở thành một điều hết sức tự nhiên. Vì thế, dù trong lòng có thấy lo sợ đến đâu, bạn cũng nên làm ngược lại, cố thể hiện một phong thái tự tin để chiếm được cảm tình ban đầu của thính giả. Hãy nhớ rằng bạn là chuyên gia, bạn được mời đến nói chuyện. Người ta xem bạn như một chuyên gia, bạn là người nắm rõ đề tài này hơn ai hết. Bạn hãy tin điều đó để không còn cảm thấy sợ hãi, lo lắng nữa. Đừng quá cầu toàn. Ta thường đặt ra cho mình những kỳ vọng thiếu thực tế (“Đứng trên sân khấu, mình phải hoàn hảo trăm phần trăm, nếu không sự nghiệp ăn nói của mình sẽ tan thành mây khói”). Bạn cần dẹp tan thứ ảo tưởng đó đi, không có buổi thuyết trình nào hoàn hảo trăm phần trăm. Các diễn giả chuyên nghiệp lâu năm trong nghề đều thừa nhận rằng không phải lúc nào mọi buổi diễn thuyết của họ đều hoàn hảo từ đầu đến cuối, thành công một trăm phần trăm. Đến sớm. Nỗi lo sợ của bạn có thể sẽ tăng thêm khi bạn đến nơi diễn thuyết. Nói trước công chúng là một màn trình diễn trước khán giả. Cũng như các đạo diễn sân khấu phải đảm bảo mọi thứ sẵn sàng trước khi tấm màn nhung kéo lên trong một vở kịch, những diễn giả xuất chúng cũng phải kiểm soát được môi trường quanh họ. Hãy đến sớm để có đủ thời gian, điều chỉnh công nghệ và không gian vật chất, để thoải mái hơn với khâu hậu cần và khán giả. Hãy bước lên sân khấu và nhìn vào những hàng ghế trống. Hãy ngồi ở những góc khác nhau của căn phòng. Nếu được thoải mái di chuyển khi thuyết trình, bạn có thể quyết định mình nên đứng đâu và di chuyển theo lối nào. Nếu được phép thay đổi môi trường, bạn có thể chọn ngụy trang bàn ghế, đặt thêm hoặc bỏ bớt bục diễn thuyết hay đặt lại vị trí bảng trắng. 128 Việc đến nơi sớm để kiểm soát môi trường sẽ trao cho bạn sự tự tin để thể hiện trong suốt buổi diễn thuyết của mình. Tuy nhiên, vẫn còn một lợi ích rất hấp dẫn nữa, việc đến sớm sẽ mang lại cơ hội vàng để xây dựng mối quan hệ tốt với khán giả trước khi phát biểu một cách trang trọng. Bắt tay và nói chuyện với khán giả. Nhờ lắng nghe cẩn thận, bạn sẽ tạo ra được đồng minh và có thể đưa những hiểu biết sâu sắc và câu chuyện của họ vào bài diễn thuyết của mình. Mối liên kết giữa căn phòng và khán giả với bạn càng chắc chắn thì việc tư duy ứng biến và kết nối với khán giả càng dễ dàng. Làm quen với môi trường xung quanh cho phép bộ não của bạn chỉ tập trung vào bài thuyết trình và loại bỏ những yếu tố không quen thuộc có thể gây ra những nỗi sợ hãi không cần thiết cho bạn. Lúc bạn bước lên sân khấu, căn phòng sẽ trở nên quen thuộc với bạn và khán giả sẽ trở thành đồng minh của bạn. Bạn sẽ nói với khán giả giống như bạn nói chuyện với một nhóm bạn trong căn bếp của mình vậy. Nếu bạn sử dụng công nghệ, đừng để sót một ngóc ngách nào. Hãy thử qua micro. Hãy chạy qua một lượt tất cả các slide ở chế độ trình chiếu để đảm bảo máy tính chạy tốt và phần đồ họa hình ảnh đúng như mong đợi. Nhạc nền. Một bài thuyết trình thành công cần khơi gợi được cảm xúc của người nghe và âm nhạc là công cụ hữu hiệu để thay đổi tâm trạng con người và bầu không khí xung quanh. Hãy dành thời gian nghe thử các dòng nhạc khác nhau và tác động mà chúng mang lại. Các sự kiện, game show, hội nghị là những ví dụ điển hình của việc khai thác âm nhạc hiệu quả. Hãy để ý các dòng nhạc, cách họ sử dụng trong từng tình huống và chọn thời điểm nào: mở màn chương trình, chào đón khách mời, khuấy động không khí,... Bạn nên tập thói quen thu thập cho mình một thư viện phim ảnh nhiều thể loại và phân mục thành các chủ đề. Tất cả đều có thể trở thành kho tư liệu dồi dào cho bạn trong hoạt động thuyết trình. Khi cần, bạn luôn sẵn có để đem ra sử dụng hoặc chia sẻ cho người khác. 129 Dùng những từ ngữ ngắn gọn và đơn giản nhất để thể hiện thông điệp. Tận dụng cụm từ và câu ngắn. Chúng có thể đem lại hiệu ứng tuyệt vời. Công việc của diễn giả là kết nối cảm xúc với khán giả và truyền cảm hứng để họ nhìn thế giới khác đi chứ không phải là gây ấn tượng với khán giả bằng vốn từ ngữ. Nếu bạn đòi hỏi ở khán giả năng lực xử lý nhận thức, bạn sẽ thất bại trong việc kết nối. Hãy nhớ rằng khán giả thích nghe những câu ngắn kèm nhiều đoạn ngắt nghỉ. Loại bỏ mọi từ lấp khoảng trống. Nếu từng thử loại bỏ những từ lấp khoảng trống, bạn sẽ thấy quá trình đó hệt như cố be bờ đắp vá một con đập cũ đang rò rỉ. Khi bạn bỏ một từ, một từ khác lại trào ra ngay sau đó. Hãy ngừng một nhịp ở dấu phẩy và ngừng hai nhịp ở dấu chấm, bạn sẽ loại bỏ được những từ lấp khoảng trống như ừm, à, hay bạn biết đấy. Thêm chất hài hước. Hài hước là yếu tố tuyệt vời để giúp cơ thể và khán giả của bạn thoải mái hơn. Nhưng đôi khi nếu đưa ra không đúng lúc, không đúng thành phần, đối tượng, thì có thể lại trở thành yếu tố phản cảm với khán giả. Để biết cách bổ sung chất hài hước vào bài diễn thuyết sao cho hiệu quả, trước tiên chúng ta phải đào sâu vào thuyết tâm lý về nụ cười. Thứ nhất chúng ta cười là để khẳng định sự nổi trội hơn. Thứ hai mọi người cười là do yếu tố ngạc nhiên với những điều phi lý rõ ràng, những lời khuyên tệ hại, những trò phóng đại hay tình huống trớ trêu, mỉa mai, chơi chữ. Thứ ba mọi người cười để giải tỏa những cảm xúc mạnh mẽ. Làm phong phú thêm giọng điệu. Nhất thanh nhì sắc, khi thuyết trình cần lưu ý giọng phải có điểm nhấn trầm bổng có nhịp điệu (như một bài hát bạn sẽ thấy mở đầu nhẹ nhàng đến điệp khúc cao trào và kết thúc sâu lắng), đừng nói đều đều một giọng sẽ ru ngủ khán giả đó. Hãy thay đổi giọng điệu, tốc độ nói, âm lượng và cao độ để bài nói chuyện hấp dẫn hơn. Nếu phòng rộng thì phải nói chậm để người ngồi xa nghe rõ được. Muốn hô hào giọng phải lớn, nói một ý buồn giọng nên trầm. Cơ thể đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến giọng nói, ví dụ khi bạn buồn giọng sẽ 130 buồn, ngược lại bên trong mình vui giọng sẽ vui, vì vậy khi đến những đoạn cần buồn thì bạn hãy trùng cơ thể xuống. Các diễn giả căng thẳng thường có khuynh hướng nói quá nhanh. Hãy nói chậm lại và ngắt nghỉ thoải mái. Những quãng ngắt nghỉ giúp khán giả có thời gian bắt kịp thông điệp của bạn và cũng cho bạn thời gian để hít thở thật chậm và thong thả. Ngừng một chút trước và sau những ý quan trọng. Việc ngừng lại ít nhất hai hoặc ba giây sẽ giúp ích rất nhiều cho khán giả của bạn. Trước tiên, nó cho họ thời gian nắm bắt ý chính rõ ràng của phần trước. Thứ hai, người nghe có thể xếp ý đó vào suy luận logic tổng thể mà bạn đang vạch ra trong bài diễn thuyết. Thứ ba, một khoảng ngắt nghỉ dài là gợi ý rõ ràng và lịch sự cho thấy bạn đang chuyển sang một phần mới. Thứ tư, và có lẽ là quan trọng nhất, đó là người nghe có thể tận dụng khoảng lặng đó để liên hệ điều bạn vừa nói với kinh nghiệm cá nhân của họ. Kỹ năng diễn xuất. Một sai lầm chủ yếu trong thuyết trình đó là chúng ta quá tập trung vào nội dung bài viết mà quên mất một kỹ năng quan trọng khi thể hiện trước đám đông đó là kỹ năng diễn xuất. Không phải ngẫu nhiên khi trong ba yếu tố chuyển tải thông điệp: ngôn từ, giọng nói và ngôn ngữ cơ thể, thì ngôn ngữ cơ thể lại chiếm vị trí quan trọng nhất: 55% so với 2 yếu tố còn lại là 7% cho ngôn từ, 38% cho giọng nói (theo nghiên cứu của Giáo sư tâm lý học Albert). Chúng ta đang sống trong thế giới của hình ảnh, các thông tin phần lớn được thu nạp thông qua con đường thị giác. Cái nhìn đầu tiên về một người hay vật gì đó sẽ in sâu vào trong não bộ của chúng ta và cảm xúc ban đầu của chúng ta về hình ảnh đó sẽ chi phối những suy nghĩ còn lại về nó sau này. Chính vì vậy, khi thuyết trình hoặc khi giao thiệp, yếu tố giọng nói, cũng như nội dung cuộc truyền thông sẽ ít quan trọng hơn hình ảnh bên ngoài mà bạn đang trực tiếp đưa vào thị giác của người đối diện: từ ánh mắt, gương mặt, nụ cười, mái tóc, cho đến tư thế đi đứng, điệu bộ và cả trang phục mà bạn đang mặc trên người. 131 Nụ cười. Với người mới bắt đầu, hãy để khán giả nhìn thấy nụ cười thật lòng của bạn. Nụ cười truyền đi sự tự tin điềm tĩnh và giúp xây dựng lòng tin giữa bạn và khán giả. Dĩ nhiên, bạn không thể lúc nào cũng cười, vậy nên hãy đảm bảo mọi biểu cảm trên gương mặt của bạn đều đồng bộ với thông điệp. Giao tiếp bằng ánh mắt. Hãy luôn nhìn bao quát toàn bộ thính giả để không ai nghĩ rằng bạn bỏ sót họ. Có thể bạn không lôi cuốn được sự chú ý và tập trung của 100% khán giả, nhưng sẽ có một nhóm người tỏ ra hoàn toàn đồng ý, nhiệt tình ủng hộ, mong muốn bạn hoàn thành tốt bài trình bày. Vì thế, bạn nên lấy nhóm người này làm cảm hứng mà trình bày như thể chỉ cho họ nghe, tạm quên đi các khán giả khác. Nếu những người này tỏ thái độ hay hành động ủng hộ – và thường thì họ làm thế – thì đây sẽ là cơ hội tuyệt vời để bạn thừa thắng xông lên, lấy lại tự tin để thể hiện mình trước tất cả khán giả đang nghe. Nói chuyện với ai đó, bạn nên giữ ánh mắt của mình tại điểm giữa hai mắt và trên sống mũi họ. Đây thường được coi là kiểu nhìn thân mật, dễ đón nhận người khác. Đừng bao giờ liên tục di chuyển mắt, nhìn hết chỗ này đến chỗ khác trong lúc nói chuyện, vì đó là dấu hiệu của thái độ thiếu thành thực, thậm chí dối trá, hoặc là biểu hiện của thái độ thiếu tự tin, thoái thác, không quan tâm đến những gì đang trao đổi. Tốt nhất, bạn nên nhìn vào phần xương gò má của người đang tiếp xúc. Còn khi trình bày trước đám đông, bạn cần đưa mắt liên tục để nhìn tất cả mọi người, nhưng hãy đảm bảo là ánh nhìn của bạn dừng lại từng người vừa đủ để mắt bạn kịp giao tiếp với họ. Duy trì giao tiếp bằng mắt trong ba giây với các cá nhân theo cách ngẫu nhiên. Chìa khóa để trở thành chuyên gia giao tiếp bằng mắt là hình dung bạn đang có một loạt cuộc trò chuyện với một khán giả cụ thể nào đó trong khoảng thời gian đủ cho một câu hay một ý nghĩ. Như vậy, bạn sẽ tránh được tình trạng liên tục nhìn lướt qua khán giả, hay nhìn chăm chăm lên trần nhà hoặc xuống sàn nhà. Điều này đồng nghĩa bạn phải giữ giao tiếp bằng mắt từ ba đến năm giây với các cá nhân theo 132 cách ngẫu nhiên quanh khán phòng. Bạn nên nỗ lực sao cho khi kết thúc bài nói chuyện, bạn phải nói với mỗi người ít nhất một lần. Trong bối cảnh rộng hơn, hãy chia khán giả thành ít nhất bốn nhóm hoặc hơn, và dành từ một đến ba phút nói chuyện với từng nhóm như thể bạn đang nói chuyện với một cá nhân. Hãy biến bài thuyết trình trở thành bài đối thoại, và nhìn người nghe với nhiều góc với ánh mắt thân thiện. Quan sát người nghe. Khi bạn đặt câu hỏi cho khán giả, hãy để ý quan sát cách trả lời của họ qua giọng điệu, ngữ điệu, âm lượng, tốc độ. Điều này có thể giúp bạn đọc ra được những gì họ thực sự đang nghĩ trong đầu. Người ta thường thích những người có cùng cách suy nghĩ với họ. Ðôi bàn tay. Lòng bàn tay bạn là công cụ hữu hiệu giúp bạn tạo được cảm giác trung thực, cởi mở của mình đến khán giả. Đây là đặc tính bắt nguồn từ xa xưa khi gặp nhau người ta thường chìa tay ra, thể hiện thông điệp không mang theo vũ khí, không nguy hiểm, không giấu giếm gì. Với con người hiện đại, đôi bàn tay mở sẽ tạo cho người đối diện cảm giác an tâm về bạn. Họ sẽ cảm nhận được sự cởi mở, thân thiện, thích chia sẻ của bạn với mọi người. Đó là lý do tại sao trong diễn thuyết, bạn cần phải mở lòng bàn tay ra trước khán giả, thể hiện thái độ thân thiện và “cho đi”. Nếu cảm thấy không thoải mái với đôi tay, hãy đưa tay về trạng thái nghỉ: để tay tự nhiên sang 2 bên hông. Hoặc 1 tư thế giúp bạn tạo điểm dừng, đó là đặt đôi tay hình tháp chuông ở trước bụng, hoặc nắm hờ bàn tay này trên bàn tay kia trước khi di chuyển đôi tay thể hiện ý tiếp theo. Khi còn nhỏ, có thể mẹ bạn đã dạy bạn rằng chỉ trỏ là thói xấu. Tuy nhiên, nhiều diễn giả lại quên mất điều này và áp dụng cách đó khi nói chuyện với khán giả. Hành vi chỉ trỏ mang tính gây hấn, nếu không muốn nói là công kích. Vậy, bạn phải làm gì nếu nhất thiết phải chỉ vào điểm nào đó? Một phương án thân mật và 133 tinh tế là đưa cả bàn tay. Để thực hiện động tác này, hãy bắt đầu với khuỷu tay gập và lòng bàn tay để ngửa, rồi mở rộng cánh tay về phía khán giả. Ðôi vai. Để có một tâm thái cởi mở, đôi vai của bạn luôn cần được mở ra. Hãy lưu ý giữa sự khác nhau giữa việc ưỡn ngực và mở vai: Ưỡn ngực khiến cho bạn cảm thấy không thoải mái, ảnh hưởng đến cột sống về lâu dài; còn mở vai là vẫn duy trì độ thẳng của cột sống, và bạn có thể thoải mái với tư thế đó liên tục. Tư thế này phù hợp với cả nam và nữ trong giao tiếp và cả trong thuyết trình. Việc mở đôi vai sẽ giúp cho bạn hạn chế tình trạng gù lưng, giữ cho toàn thân người luôn ở vị trí thẳng đứng, tạo cảm giác vững chắc, tự tin, biểu lộ được những đường nét trên cơ thể bạn. Ðôi bàn chân. Ba tư thế thường thấy của đôi chân khi ở vị trí đứng hoặc nghỉ là: hình chữ V, tư thế 10 giờ hoặc 2 giờ. Tùy theo giới tính mà khoảng cách của đôi chân sẽ dài hay ngắn lại. Đối với nam, khoảng cách sẽ rộng hơn (tư thế chữ V: khoảng cách 2 bàn chân cách nhau 20-30 cm), và ngắn hơn đối với nữ, đặc biệt khi các chị em mặc trang phục công sở. Tư thế đứng. Hãy tập tư thế đứng tại nhà bằng cách đứng áp người sát vào tường. Giữ cho cả 2 vai chạm vào tường, lưng tiếp xúc với tường, toàn bộ thân người vuông góc với mặt đất. Nếu bạn cảm thấy thoải mái với thư thế này, nghĩa là bạn đang sở hữu tư thế đứng đẹp, làm nổi bật lên cơ thể bạn. Đứng thẳng với dáng điệu thư giãn. Tư thế này sẽ đánh lừa bộ não nghĩ rằng bạn hoàn toàn tự tin và giúp bạn dễ diễn thuyết hơn. Tư thế di chuyển trên sân khấu. Việc di chuyển hợp lý trên sân khấu thể hiện phong cách của bạn, nó giúp duy trì sự tập trung của thính giả, biểu lộ sự tự nhiên và thư giãn, cũng như góp phần làm rõ hơn thông điệp bạn trình bày. Vì vậy, hãy làm cho việc di chuyển trên sân khấu của bạn có ý nghĩa hơn bằng cách chú ý đến các chi tiết sau: 134 Ðừng đứng “chết trân” trên bục phát biểu. Nếu bục và micro không thiết kế cố định, hãy tìm cách thoát khỏi bục càng nhiều càng tốt, vì tư thế đứng phía sau bục vô tình đã tạo một rào chắn giữa bạn và khán giả. Lưu ý rằng: khán giả càng thấy bạn nhiều và rõ ràng bao nhiêu, họ sẽ càng tin tưởng vào bài trình bày của bạn nhiều bấy nhiêu. Nếu không có cơ hội di chuyển nhiều, thì ít nhất là khi nói đến những nội dung trọng tâm bạn muốn nhấn mạnh trong bài nói chuyện, bạn nên bước ra khỏi bục và tương tác trực tiếp với khán giả. Nếu như hội trường thiết kế bục và micro cố định: hãy cố gắng tận dụng cử chỉ của đôi tay, nét biểu cảm trên gương mặt để tạo cảm giác cởi mở và chân thành, vì lúc đó các ngôn ngữ cơ thể khác không còn được phát huy nữa Di chuyển về phía khán giả. Mỗi khi bạn muốn tương tác với khán giả như: bắt đầu cuộc thảo luận, mời khán giả tình nguyện lên sân khấu, đón nhận ý kiến, chuẩn bị tiến hành một hoạt động nào đó, bạn sẽ cần di chuyển gần hơn về phía khán giả của mình, để thể hiện điều ấy cho họ biết. Hãy quan tâm đến khán giả ở cả hai bên sân khấu, chứ không chỉ tập trung vào một bên. Kiểm soát tốt hoạt động di chuyển của mình, bạn sẽ giúp duy trì được ánh nhìn rõ ràng của khán giả vào bạn. Cơ thể mở. Đầu hơi ngẩng lên, cánh tay mở ra – động tác mời gọi khán giả lắng nghe, thể hiện bạn đang kiểm soát cuộc thuyết trình. Trước khi bắt đầu nói, bạn phải thể hiện cho khán giả thấy một hình ảnh mạnh mẽ, sống động. Khi bạn khởi đầu thật mạnh mẽ, sự tự tin sẽ theo sau. Thực hiện một số động tác tay để nhấn mạnh những điểm nổi bật lúc mở màn, thể hiện thái độ tự tin với những gì mình nói. Hãy đảm bảo cơ thể của bạn hoàn toàn hướng về cá nhân hoặc nhóm bạn đang nói chuyện bằng cách giữ đầu, thân và chân thẳng hàng, hai bàn chân trụ vững và vai mở rộng. Khi bạn xem những người tập sự phát biểu, bạn có thể nhận thấy họ thường xuyên nhìn lên trần nhà hoặc có những cử chỉ lo lắng. Tại sao lại như vậy? Bộ não đang tập trung để xác định xem nên nói gì và người nói có xu hướng quên 135 sạch cả cử chỉ lẫn giao tiếp bằng mắt. Nếu bạn cựa quậy ngón tay, nhảy từ chân nọ sang chân kia hoặc nhìn chăm chăm lên trần nhà, việc này không những khiến người nghe thấy khó chịu mà còn khiến họ nghi ngờ rằng bạn không chắc chắn với những điều bạn nói. Ngoài ra, cử chỉ và hành vi của một người phản ánh rất rõ cá tính của họ. Với những người nhiệt tình, nhiều năng lượng, cử chỉ của họ sẽ mạnh và nhanh trên sân khấu, truyền cho khán giả động lực lớn để hành động và thay đổi. Ngược lại, với những người nhẹ nhàng, sâu sắc, cử chỉ của họ sẽ ít, chậm rãi hơn, tạo cho khán giả cảm giác tin cậy và có thể chia sẻ, hướng khán giả quay vào thế giới nội tâm của mình. Việc bạn theo đuổi phong cách nào không quan trọng, quan trọng là bạn cảm thấy thoải mái, tự nhiên và là chính mình khi đang diễn thuyết trên sân khấu và hãy trung thành với phong cách đó. 3.5 Những điều cần tránh khi thuyết trình Ðọc bài. Không cầm giấy để đọc. Thuyết trình không phải là đọc cho mọi người nghe các ghi chép mình đã soạn. Nếu chỉ cầm giấy để đọc, như vậy, bài thuyết trình của bạn sẽ là một bài tập đọc. Và hãy nhớ rằng giọng đọc của bạn chưa chắc truyền cảm hơn giọng của khán giả bên dưới, nên họ không muốn tốn thời gian đến đây chỉ để nghe bạn đọc. Cách tốt nhất để tránh tình huống không hay này là nên học thuộc lòng những ý chính cần nói để khi trình bày, bạn biết rõ mình sẽ nói gì tiếp theo đó. Như thế, bạn sẽ thoải mái tập trung hoàn toàn vào bài thuyết trình. Lặp lại y nguyên những gì có trên slide. Đa số khán giả đều biết chữ. Điều họ muốn nghe là thông điệp ẩn chứa đằng sau những hình ảnh, đoạn phim trên màn hình. Hãy diễn giải, nêu ví dụ, chất vấn, chia sẻ quan điểm, thể hiện kiến thức sâu rộng của bạn. Đây là điểm phân biệt giữa con vẹt và diễn giả. Dùng từ ngữ phức tạp, khó hiểu. Không nên cố gắng gây ấn tượng khán giả bằng những từ khó hiểu, thuật ngữ chuyên môn trừ những buổi thuyết trình khoa 136 học. Dùng từ đúng chỗ, thích hợp, cố gắng đơn giản hóa cách dùng từ trong sáng, rõ ràng, ngắn gọn và dễ nhớ. Sử dụng quá nhiều công cụ hỗ trợ phần nhìn. Đôi khi có nhiều diễn giả làm như thể mình là các ông chủ rạp xiếc khi “dội bom” khán giả bằng những màn trình diễn liên tục dùng hết công cụ hỗ trợ phần nhìn này đến công cụ hỗ trợ phần nhìn khác – từ các slide Powerpoint, đến các đoạn phim, đoạn nhạc, rồi cả các biểu đồ, hình họa, Lạm dụng quá nhiều công cụ hỗ trợ phần nhìn, bạn sẽ làm cho buổi thuyết trình của mình rối rắm và làm giảm hiệu quả của các công cụ đó. “Sờ soạng” lung tung. Một số thói quen xấu như là vừa nói vừa mân mê chiếc nút áo (làm cho khán giả chăm chú ngó nút áo bạn và tự hỏi không biết bao giờ nó sẽ đứt) hoăc các cử chỉ như đưa tay lên sờ tai, sờ cằm, che mũi cho thấy rằng bạn đang cố giấu đi sự thật là bạn không thực sự tin vào những gì mình đang nói. Cần tránh thói quen mân mê vật dụng, trang sức đeo trên người, vì nó sẽ làm khán giả bị phân tán. Hãy lưu ý tháo đồ đạc trang sức ra khỏi người bạn trước khi thuyết trình, nhất là những món đồ dễ khiến khán giả phân tâm. Ðung đưa người. Khi đang nói, bạn đừng tỏ ra năng động bằng cách đung đưa người qua lại hoặc theo hướng trước – sau. Xen ngang lời khán giả. Đôi khi bạn thiếu kiên nhẫn hoặc bị “cám dỗ” cắt ngang câu trả lời hoặc những chia sẻ của khán giả khi họ phát biểu ý kiến dài dòng, lôi thôi và làm mất thời gian. Ai cũng cảm thấy khó chịu khi đang nói mà bị xen ngang. Do đó, bạn đừng bao giờ làm chuyện này với khán giả khi bạn đang muốn thuyết phục họ. Vẫn còn rất nhiều cách để bạn có thể cải thiện kỹ năng thuyết trình của mình, áp dụng những cách trên đây sẽ giúp bạn có được một phần trình bày ấn tượng và truyền đạt được tốt hơn đến người nghe. Hãy cố gắng dành thời gian luyện tập để có thể đạt được mức độ như bạn mong muốn. 137 Bài 4 : KỸ NĂNG PHỎNG VẤN VÀ VIẾT CV 1. Mục đích Hiểu được những yêu cầu cơ bản của nhà tuyển dụng đối với các ứng cử viên. Biết cách phát huy những ưu thế của bản thân trong cuộc phỏng vấn. Rèn luyện khả năng thuyết phục nhà tuyển dụng. Rèn luyện kỹ năng viết CV hiệu quả; 2. Các bước khởi đầu của tìm việc 2.1 Tạo ấn tượng trước nhà tuyển dụng Thông thường, một cuộc phỏng vấn mà nhà tuyển dụng tiến hành để tuyển chọn nhân viên kéo dài khoảng 20 - 30 phút. Đây là thời gian để nhà tuyển dụng tiếp xúc trực tiếp, quan sát hình dáng, tướng mạo, phong cách của ứng viên. Nhà tuyển dụng cũng sẽ đặt ra những câu hỏi để tìm hiểu năng lực chuyên môn, khả năng giao tiếp cũng như tính cách của ứng viên để tìm ra người nhân viên phù hợp có thể đáp ứng các yêu cầu của họ. Vì vậy, để tạo ấn tượng tốt đẹp với nhà tuyển dụng, mỗi ứng viên cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng để có thể được tuyển chọn vào vị trí mà mình mong muốn. Để tạo ấn tượng trước nhà tuyển dụng, các ứng viên cần phải chú ý đến khâu chuẩn bị như sau: 2.2 Tìm hiểu thông tin về công ty Đọc kỹ thông tin tuyển dụng, Tìm hiểu lịch sử, quy mô, lĩnh vực hoạt động của công ty Đọc kỹ yêu cầu mà nhà tuyển dụng đặt ra cho vị trí tuyển dụng 138 2.3 Xác định năng lực của bản thân Xác định mức độ phù hợp của bản thân (trình độ/chuyên môn) với vị trí tuyển dụng Xác định mức độ tâm huyết với công việc Xác định khả năng giao tiếp; kỹ năng làm việc nhóm; khả năng làm việc độc lập; tính năng động sáng tạo; khả năng lãnh đạo 2.4 Nhận diện những thành tích và kinh nghiệm của bản thân Quá trình và kết quả học tập/các bằng cấp, chứng chỉ đã có Những thành tích nổi bật trong học tập Những thành tích trong công tác xã hội, công tác sinh viên 3. Cách thực hiện hồ sơ phỏng vấn Bản lý lịch là một căn cứ quan trọng để nhà tuyển dụng quyết định có tiến hành cuộc phỏng vấn bạn hay không. Nhìn vào một bản lý lịch, người ta có thể đánh giá được năng lực, trình độ thậm chí tính cách của ứng viên. Bởi vì người cẩn thận, nghiêm túc hay cẩu thả, dễ dãi cũng có thể nhận biết được qua cách mà họ trình bày bản lý lịch của mình. Do vậy, để tạo được ấn tượng tốt đẹp ngay từ những phút ban đầu với nhà tuyển dụng, bạn cần phải đầu tư công sức để viết bản lý lịch một cách chỉn chu. Có nhiều bí quyết viết lí lịch mà bạn có thể tham khảo để đạt được mục đích của mình. * Các vấn đề cần lưu ý khi viết CV: (Curriculum vitae hay CV) là một tập văn bản tài liệu tóm tắt về bản thân, quá trình được giáo dục, đào tạo và liệt kê các kinh nghiệm làm việc dùng để xin việc làm. Đừng bao giờ viết một bản lý lịch một cách vội vã. Bạn cần phải tĩnh tâm, suy nghĩ cẩn thận và nghiêm túc trước khi đặt bút viết CV của mình. 139 Nên giữ thái độ trung thực khi viết CV. Bạn hãy chỉ khai vào CV những bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm mà mình thực sự có. Vì hãy nhớ rằng trong thời đại thông tin hiện nay, nhà tuyển dụng có thể dễ dàng kiểm tra mọi thông tin về bạn. Bạn nên xác định trước mục tiêu nghề nghiệp của mình (mong muốn, mục đích mà mình muốn đạt tới trong sự nghiệp) và nếu có thể, hãy viết chúng ra một cách thật cụ thể. Nhà tuyển dụng cũng rất thích các ứng viên có tư duy mạch lạc và mục tiêu nghề nghiệp rõ ràng. Khi nói về những kinh nghiệm làm việc trước đây, bạn chỉ nên trình bày thật vắn tắt. Tuyệt đối tránh chỉ trích những cơ quan cũ trong bản lý lịch của bạn. Trong trường hợp bạn là người đã trải qua nhiều công việc vụn vặt, khi viết CV, bạn có thể lược bớt những kinh nghiệm không liên quan đến công việc mà bạn đang tìm kiếm. Trong trường hợp bạn mới ra trường, chưa thực sự trải qua bất kì công việc chính thức nào, bạn đừng băn khoăn, e ngại. Hãy tự tin vì các nhà tuyển dụng cũng rất cần những nhân viên trung thực, nhiệt tình, ham học hỏi. Bạn nên chú ý đến hình thức của bản lý lịch bởi vì nó là cơ sở để tạo dựng ấn tượng bạn đầu đối với nhà tuyển dụng. Một bản lý lịch mắc nhiều lỗi chính tả, lỗi kỹ thuật là điều khó có thể chấp nhận vì nó cho thấy chủ nhân của bản CV này không phải là người cẩn thận nghiêm túc hoặc không thực sự chú tâm đến việc tìm kiếm việc làm. Vì vậy, khi viết CV bạn nên sử dụng phông chữ đơn giản, cỡ chữ chuẩn, lề thẳng và cân đối, tránh lỗi chính tả, lỗi kỹ thuật, v.v. để tạo ngay thiện cảm ban đầu với nhà tuyển dụng. Khi gửi CV đến cơ quan tuyển dụng qua đường bưu điện hoặc thư điện tử, bạn phải tìm hiểu kỹ để có chính xác tên và địa chỉ của người nhận hồ sơ, cũng như vị trí, chức danh... của họ. Nên liên lạc lại qua điện thoại để khẳng định chắc chắn hồ sơ của bạn đã đến đúng địa chỉ cần gửi. Bạn cần đảm bảo rằng mọi chi tiết được lưu ý trong bản lý lịch có thể được xác nhận 140 4. Cách viết CV Khi viết CV cần có các thông tin như:  Thông tin cá nhân: - Điền đầy đủ thông tin - Email: sử dụng địa chỉ email trung tính - Ảnh đính kèm (bắt buộc)  Quá trình đào tạo và thành tích cá nhân: - Chỉ cần cung cấp thông tin về quá trình học đại học, trên đại học và những lĩnh vực liên quan (nếu có). - Thành tích cá nhân: nêu những thành tích nổi bật đáng chú ý nhất và ghi rõ đã đạt được thành tích này ở đâu, vào thời gian nào?  Kinh nghiệm làm việc: - Nêu kinh nghiệm làm việc theo trình tự thời gian ngược: Ví dụ: + 2009 – nay: + 2007 – 2009: - Ghi rõ vị trí công tác và đơn vị công tác. - Mô tả những công việc cụ thể tại vị trí đã làm. - Kinh nghiệm làm việc bao gồm cả quá trình làm bán thời gian (nếu có). - Có thể kết hợp phần hoạt động xã hội, đoàn thể vào phần này. Chú ý: ghi rõ thời gian sinh hoạt, ngắn gọn, súc tích. Nên lựa chọn những hoạt động có tính tiêu biểu, tránh đi sâu vào hoạt động ngoại khoá đặc biệt là đối với sinh viên khi kinh nghiệm làm việc thực tế không nhiều. - Chỉ nên nêu những kinh nghiệm phù hợp với vị trí ứng tuyển, yêu cầu công việc.  Kỹ năng: - Nêu những kỹ năng mình có và có liên quan đến yêu cầu tuyển dụng. - Nếu có những chuẩn mực đánh giá (chứng chỉ, chứng nhận) sẽ được đánh 141 giá cao hơn.  Sở thích và xu hướng cá nhân: - Nêu một vài sở thích của bản thân có lợi với vị trí ứng tuyển. - Xu hướng bản thân: nêu định hướng trong nghề nghiệp.  Thông tin tham khảo: - Là thông tin về người có thể xác nhận những thông tin trong CV. - Nên nêu rõ nguồn thông liên quan đến kinh nghiệm làm việc và hoạt động ngoại khóa (không nhất thiết phải nêu). 5. Chuẩn bị phỏng vấn Các cuộc phỏng vấn tuyển dụng ra đời với mục tiêu chính là để nhà tuyển dụng và ứng viên gặp gỡ, trao đổi nhằm tạo sự hiểu biết đúng và đầy đủ về nhau. Đối với ứng viên, việc trả lời phỏng vấn tốt nghĩa là người đó đã nói rõ những khả năng tốt nhất của mình khi làm việc, tạo cơ hội cho mình bằng cách thuyết phục được nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, bên cạnh các ứng viên có kinh nghiệm, thông minh khi trả lời phỏng vấn thì còn có khá nhiều ứng viên vẫn rơi vào thế “bí” hay trả lời không tốt những câu hỏi tưởng chừng đơn giản của nhà tuyển dụng và nhiều người trong số họ đã tự gạch tên mình ra khỏi quyết định tuyển dụng tưởng như cầm chắc trong tay. Bạn là người chuẩn bị bước vào một cuộc phỏng vấn để tìm kiếm một công việc đang mong đợi, bạn sẽ làm gì để tránh sự thất bại này? Một cuộc phỏng vấn thành công thường qua 3 bước: trước khi đi phỏng vấn, trong cuộc phỏng vấn và sau cuộc phỏng vấn. 5.1. Trước khi đi phỏng vấn a. Chuẩn bị hồ sơ - Chuẩn bị hồ sơ (định dạng file Word hoặc PDF). - Viết sâu hơn về năng lực bản thân trong lĩnh vực ứng tuyển. 142 - Gửi qua thư điện tử - Email (kiểm tra thư đã tới người nhận chưa - check receipt nếu có chức năng này). - Mang đến trực tiếp (hay bưu điện). - Bộ hồ sơ văn bằng văn bản scan (định dạng JPG/PDF, kích cỡ thích hợp, học kỹ năng xử lý ảnh, văn bản file PDF). Ví dụ: Hồ sơ của một ứng viên thường bao gồm: Đơn xin việc Bản sơ yếu lý lịch hoặc Bảng thông tin cá nhân (CV). Bằng cấp, chứng chỉ đạt được, giấy khám sức khỏe  Tìm hiểu về công ty, tổ chức - Thông tin doanh nghiệp (lĩnh vực kinh doanh, vốn đầu tư...). - Website (cơ cấu tổ chức, hoạt động, hệ thống quản lý, văn hóa doanh nghiệp...) - Blog (nhân viên, lãnh đạo, đối tác...). - Tìm kiếm bằng công cụ tìm kiếm trên mạng (Google) các bài viết về doanh nghiệp, tổng giám đốc. - Đến nộp hồ sơ trực tiếp và quan sát trụ sở doanh nghiệp (cách bố trí, sắp xếp, thái độ ứng xử, giao tiếp). b. Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn - Chuẩn bị thêm thông tin liên quan về bản thân. Áp dụng mô hình SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Thách thức). - Chuẩn bị các câu hỏi đặc thù liên quan đến công việc ở nơi đang ứng tuyển. - Nhờ người quen có kinh nghiệm đóng vai người phỏng vấn để tập dượt (thử nghiệm). - Tập trình bày các kế hoạch công việc nếu bản thân được tuyển dụng. 143 5.2 Trong buổi phỏng vấn a. Trình bày về bản thân - Tập trung nói những ý chính cần nhấn mạnh, tránh đưa nhiều thông tin từ CV. - Nhấn mạnh phẩm chất cá nhân, năng lực học tập, các quan hệ xã hội, tiềm năng của bản thân trong công việc, học tập. - Tập trung vào các kỹ năng, kinh nghiệm liên quan đã có. - Nhấn mạnh các bài học mà bản thân đã tự rút ra - Nói tóm tắt về các thành tựu cá nhân. b. Trình bày về sự phù hợp của mình với công việc ứng tuyển - Nếu chưa rõ về công việc, nên hỏi cho rõ (các trách nhiệm chính, tuyến báo cáo, các cá nhân và bộ phận liên quan - sơ đồ ma trận). - Tìm hiểu xem đây là vị trí mới hay vị trí thay thế. - Nếu là vị trí thay thế, nên tìm hiểu những mong đợi khác biệt của nhà tuyển dụng đối với người mới. c. Trình bày các điểm mạnh, các điểm cần hoàn thiện, cần làm quen tại môi trường mới - Nhấn mạnh các kinh nghiệm, kỹ năng, kiến thức đã có, liên quan và sẽ phục vụ đắc lực cho công việc. - Cần thể hiện sự quan tâm đến công việc. - Mỗi vị trí luôn có những sự thách thức với người mới đảm nhận. - Chuẩn bị trước 2-3 câu hỏi, khi hội đồng phỏng vấn hỏi thì nêu ra (tránh chi tiết đã trao đổi). - Không nên nêu các điểm yếu quá bất lợi cho công việc. Cần tự đánh giá sau. * Lưu ý: Không có các điểm yếu, chỉ có các điểm cần thay đổi hay hoàn thiện (tùy theo yêu cầu môi trường công việc). d. Khâu giao tiếp với hội đồng phỏng vấn 144 - Tự tin, dáng đi đứng, tư thế ngồi, cách bắt tay, cách nói, ánh mắt nhìn... - Khi nói, quan sát phản ứng của các thành viên trong hội đồng phỏng vấn; tìm sự thông hiểu; hiệu chỉnh nếu cần. Cách thức nhận, trao danh thiếp, nhớ tên các thành viên hội đồng phỏng vấn. Mang theo bút và cuốn sổ nhỏ có thể bỏ túi. - Lịch sự, quan sát ứng xử của Hội đồng. - Ăn mặc kiểu công sở. - Đến trước giờ. - Tắt điện thoại di động hay để yên lặng để bản thân và hội đồng phỏng vấn không bị làm phiền. Trao đổi về chế độ chính sách, đãi ngộ, lương - Tìm hiểu trước về mức lương trên thị trường. - Tỏ ra linh hoạt trong phạm vi lương mong đợi. (Nhiều công ty có thang lương sẵn rồi, Nhà tuyển dụng sẽ chủ động đề xuất lương phù hợp). - Không nhất thiết phải quyết định ngay lập tức về mức lương. - Không nên nhận lời ngay, kể cả khi Nhà tuyển dụng mời mức lương bằng hay cao hơn mong đợi. (Tuy nhiên, cần cân nhắc tình thế của Nhà tuyển dụng! Ứng viên cần có thời gian suy nghĩ tổng thể). 5.3 Sau buổi phỏng vấn a. Rút kinh nghiệm - Tự đánh giá cách trả lời, ứng xử, bài làm của bản thân. - Đánh giá mức độ phù hợp của bản thân (với vị trí, công ty hay ngành công nghiệp): góc độ chuyên môn, tổ chức, văn hóa DN, điều kiện làm việc... - Nếu không được bổ nhiệm, cố gắng tìm hiểu các lý do để thành công hơn trong các lần tìm việc sau, chọn việc phù hợp hơn cũng như các yếu tố chủ quan về kỹ năng. 145 b. Duy trì quan hệ - Viết thư cảm ơn sau khi các vòng phỏng vấn kết thúc. - Theo dõi tình hình hoạt động của công ty qua phương tiện thông tin đại chúng. Nếu có dịp ứng tuyển lần sau, hay trở thành đối tác, khách hàng. - Liên lạc, phát triển quan hệ khi có dịp thích hợp. 146 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Huỳnh Văn Sơn (chủ biên, 2017) , Giáo trình kỹ năng giao tiếp, NXB TP.HCM. 2. Lại Thế Luyện, (2014), Kỹ năng thuyết trình, Kỹ năng làm việc nhóm, NXB Thời đại. 3. Huỳnh Văn Sơn (chủ biên, 2011), Giáo trình tâm lý học đại cương, NXB ĐH Sư phạm Tp. HCM. 4. Huỳnh Văn Sơn, 2009, Nhập môn kỹ năng sống, NXB Giáo dục, Hà Nội. 5. Huỳnh Văn Sơn, 2012, Phát triển kỹ năng mềm cho sinh viên Đại học Sư phạm, NXB Giáo dục Việt nam. 6. Huỳnh Văn Sơn, 2013, Tâm lý học sáng tạo,NXB Giáo dục Việt nam. 7. Carol Kinsey Goman, 2009, Sức Mạnh Của Ngôn Ngữ Không Lời, NXB Tổng hợp TP. HCM. 8. Dale Carnegie, 2005, Nghệ thuật nói trước công chúng, nhà xuất bản Văn hóa - Thông tin. 9. Nguyễn Hiến Lê, 1952, Nghệ thuật nói trước công chúng, NXB Tổng hợp TP. HCM. 10. XACT group, Nguyễn Thu Hương dịch, 2015, 55 cách sử dụng tốt ngôn ngữ cơ thể, NXB Đại học Sư phạm Hà Nội. 11. XACT group, Nguyễn Thu Hương dịch, 2015, 55 cách để tự tin, NXB Đại học Sư phạm Hà Nội. 12. XACT group, Nguyễn Thu Hương dịch, 2015, 55 cách để chọn trang phục phù hợp, NXB Đại học Sư phạm Hà Nội.