Giáo trình Nguyên lý kế toán

Hình thức nhật ký – chứng từ là hình thức có nhiều ưu điểm nhất trong điều kiện kế toán thủ công, được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp lớn có nhiều nghiệp vụ và nhiều nhân viên kế toán có trình độ cao. Hình thức này bao gồm các sổ sách sau: nhật ký – chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ chi tiết. Cấu trúc của nhật ký – chứng từ được thiết lập dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo vế có của tài khoản, nó kết hợp giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa ghi thứ tự thời gian với ghi theo hệ thống, giữa kế toán hàng ngày với yêu cầu tổng hợp các chỉ tiêu. Sổ cái là để ghi theo hệ thống và sổ chi tiết là để ghi các chi tiết nghiệp vụ. Trình tự ghi sổ được thực hiện như sau: Hàng ngày, căn cứ chứng từ gốc ghi trực tiếp vào nhật ký – chứng từ, bảng kê và sổ chi tiết có liên quan hoặc căn cứ chứng từ gốc ghi vào bảng kê để cuối tháng ghi vào nhật ký – chứng từ. Cuối tháng, khóa sổ, lấy số tổng cộng trên nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái, căn cứ sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu bảng với các tài khoản trong sổ cái.